PERENCANAAN SISTEM PENGANGGARAN BERDASARKAN PADA AKTIVITAS DI PERGURUAN TINGGI (Studi Kasus: BAPSI-ITS )

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

PERENCANAAN SISTEM PENGANGGARAN BERDASARKAN PADA AKTIVITAS DI PERGURUAN TINGGI (Studi Kasus: BAPSI-ITS ) Amin Syukron*, Arman Hakim Nasution**, Naning Aranti Wessiani*** Jurusan Teknik Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Email: *[email protected] Email: **[email protected] Email: ***[email protected]

ABSTRAK Banyak peneliti yang melihat bahwa Activity Based Budgeting (ABB) adalah sebagai suatu alat yang digunakan untuk memanaje koordinasi dan harmonisasi antaraktivitas. Para peneliti berpendapat bahwa ABB akan mendapatkan manfaat yang besar jika diimplementasikan di perusahaan jasa, tetapi akan mengalami kesulitan dalam mengimplementasikannya. Kesulitan itu diantaranya ketidakakuratan yang disebabkan oleh kurang jelasnya hubungan antarinput dan output fungsi produksi. Perencanaan dan kontrol untuk kapasitas suatu departemen sering menjadi masalah kontroversi dan ketidakpastian karena didominasi oleh kerja keras manusia. Tujuan dari penelitian ini adalah mengusulkan sistem penganggaran berdasarkan pada aktivitas di perguruan tinggi yaitu Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya di bagian BAPSI (Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi). Kondisi nyata pada sistem penganggaran di ITS masih menggunakan sistem penganggaran tradisional, dimana pengalokasian dana hanya didasarkan pada proporsi kegiatan dan sistem plafon yang diusulkan oleh unit-unit didalam institusi (bottom-up system). Sistem penganggaran ini mempunyai banyak kelemahan diantaranya adalah tidak adanya informasi mengenai pemakaian sumber daya. Konsep Activity Based Budgeting (ABB) yaitu mengontrol anggaran dengan cara menelusuri aktivitas-aktivitas yang menggunakan sumber daya. Dengan mengimplementasikan ABB diharapkan ITS dapat mengontrol penggunaan sumber daya sehingga bisa melakukan efisiensi. Hasil perencanaan penganggaran BAPSI-ITS tahun anggaran 2007/2008 dengan menggunakan konsep ABB adalah 8% lebih besar dari perencanaan anggaran yang disusun oleh BAPSI . Hal ini menunjukan adanya biaya distorsi yang disebabkan oleh adanya penggunaan cost driver yang tidak sesuai dengan aktivitas yang muncul dan pembagian beban kerja yang tidaki disesuaikan dengan aktivitas. Kata Kunci: Activity Based Budgeting (ABB), Activity Based Costing (ABC), Aktivitas, Anggaran, Perencanaan

PENDAHULUAN Latar belakang masalah Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi adalah salah satu unit di ITS yang mempunyai tugas pengumpul data, menganalisa dan menyajikan data untuk


pengembangan perencanaan. Kondisi nyata pada sistem penganggaran di ITS masih menggunakan sistem penganggaran tradisional, dimana pengalokasian dana hanya didasarkan pada proporsi kegiatan dan sistem plafon yang diusulkan oleh unit-unit didalam institusi (bottom-up system). Sistem penganggaran ini mempunyai banyak kelemahan diantaranya adalah tidak adanya informasi mengenai pemakaian sumber daya. Permasalahan yang terjadi di BAPSI terkait dengan penyusunan anggaran adalah seringnya terjadi gap yang besar antardesain anggaran yang disusun dengan kondisi nyata dalam penggunaan anggaran di akhir tahun anggaran. Selain gap tersebut, BAPSI juga sering mengalami keterlambatan dalam menyelesaikan produknya (laporan). Hal ini disebabkan oleh keterkaitan BAPSI dengan pihak stake holder dalam hal ini adalah unit-unit di ITS, yang sering terlambat dalam menyerahkan data kepada BAPSI dan lamanya pemeriksaan yang dilakukan oleh pimpinan, sehingga produk yang seharusnya selesai sesuai dengan waktu yang telah dialokasikan tidak juga terselesaikan. Permasalahan dapat diselesaikan jika sistem penganggaran di ITS mengintegrasikan konsep ABB kedalam penyusunan perencanaan anggaranya. Untuk mengatasi keterlambatan salah satu yang bisa dilakukan adalah dengan melakukan pengukuran kinerja dari aktivitas yang memepunyai pengaruh terhadap order qualifier dari produk yang dihasilkan oleh BAPSI, sehingga BAPSI bisa menilai dan memperbaiki kinerja dari sumber daya yang digunakan dalan out put aktivitas yang merupakan proses bisnis kritis. Penelitian ini memfokuskan pada integrasi model Activity Based Budgeting pada sistem penganggaran untuk mengetahui sumber daya yang dibutuhkan dan mengetahui besarnya distorsi dari perhitungan dengan sistem penganggaran tradisional. Penelitian ini mengacu pada model Activity Based budgeting yang diusulkan Mustafa (2005) yang diaplikasikan pada perusahaan jasa dengan kondisi low-IT. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian dalam latar belakang masalah di atas, perumusan masalah yang menjadi obyek kajian dalam penelitian ini adalah “Bagaimana membuat perencanaan sistem penganggaran berdasarkan aktivitas pada perguruan tinggi yang lebih terstruktur, sehingga aktivitas yang tertelusuri atau terjadi adalah aktivitas yang memang terjadi pada proses bisnis?”. Tujuan Penelitian 1. 2. 3. 4. 5.

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: Memodelkan pemetaan atas aktivitas yang terjadi di Perguruan Tinggi dengan mengintegrasikan konsep CIMOSA. Menentukan cost driver yang terjadi. Mengetahui distorsi yang terjadi setelah dilakukan penyusunan anggaran berdasarkan aktivitas Menegetahui prosentase penggunaan sumber dana anggaran yang diserap oleh aktivitas produktif dan non produktif Mereduksi dan mengeliminasi aktivitas yang non added value

Manfaat Penelitian Manfaat yang didapatkan pada penelitian ini adalah membuat sistem pengangaran berdasarkan pada aktivitas yang lebih tersruktur dengan mengintegrasikan

ISBN : 978-979-99735-7-3 A-19-2


konsep CIMOSA, sehingga didapatkan akurasi dalam penyusunan perencanaan anggaran. LANDASAN TEORI Activity Based Budgeting Menurut Don R. Hansen dan Mowen (2003), Activity Based Budgeting adalah proses perkiraan permintaan untuk setiap output aktivitas dan menilai biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk memproduksi output tersebut. Brimson dan Jhon Antos (1999), Activity Based Budgeting adalah proses perencanaan dan pengendalian aktivitas yang diharapkan oleh perusahaan dapat menghasilkan biaya anggaran yang efektif, memenuhi beban biaya yang diramalkan dan sesuai dengan tujuan organisasi. Computer Integrated Manufacturing For Open System Architecture (CIMOSA) CIMOSA adalah metode generik yang bisa digunakan tanpa melihat model organisasi yang dipakai. CIMOSA terbagi menjadi beberapa level tergantung dari seberapa detail proses bisnis perusahaan tersebut yang akan dipetakan. Semakin detil proses bisnis yang dipetakan level CIMOSA semakin dalam (Santos, 2005). Pada dasarnya CIMOSA mengenali tiga kunci proses bisnis perusahaan yang terdiri dari manage, operate dan support. Gambar 1 menunjukan peta proses bisnis CIMOSA.

Gambar 1. Peta Proses Bisnis CIMOSA (based on CIMOSA standard, 1989, and Childe at all, 1994)

METODOLOGI PENELITIAN Tahapan pengolahan data merupakan kegiatan yang dilakukan setelah data dikumpulkan. Proses pengolahan data bisa juga disebut dengan proses penganggaran dengan metode ABB. Secara terinci pengolahan data yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Menyusun perencanaan yang akan dilakukan atau dikerjakan pada periode yang dianggarkan. 2. Menelusuri aktivitas-aktivitas yang terjadi kedalam proses bisnis BAPSI-ITS dalam melaksanakan perencanaan yang sudah ditetapkan. 3. Menggolongkan aktivitas dengan metode CIMOSA. Tujuan digunakannya metode CIMOSA adalah untuk mempermudah penelusuran aktivitas pada proses bisnis yang ada pada suatu organisasi, dimana terdapat tiga level bisnis proses, yaitu manage process, core process dan support process.

ISBN : 978-979-99735-7-3 A-19-3


4. Menentukan cost driver yang akan digunakan untuk menelusuri sumber daya yang digunakan. 5. Mengestimasikan biaya yang digunakan dalam penganggaran. 6. Menyusun anggaran dengan mengalikan cost driver yang sudah ditetapkan pada setiap aktivitas dengan biaya yang sudah diestimasi. PEMBAHASAN Menyusun Perencanaan Anggaran Langkah awal dalam menyusun sistem penganggaran yang didasarkan pada aktivitas adalah dengan membuat perencanaan seperti agenda kerja untuk menyelesaikan pekerjaan pada periode yang dianggarkan dan meengalokasikan karyawan utntuk ditugaskan pada pekerjaan yang sudah ditentukan. Menelusuri Aktivitas-Aktivitas yang Terjadi Di Dalam Proses Bisnis BAPSI-ITS Terdapat dua aktivitas besar yang dilakukan di BAPSI-ITS, yaitu aktivitas rutin dan aktivitas pengembangan, dimana kedua aktivitas tersebut dibiayai oleh sumber anggaran yang berbeda, kalau aktivitas rutin dibiayai oleh sumber anggaran dari eksDIKS dan aktivitas pengembangan dibiayai dari sumber anggaran eks-DIP. Menggolongkan Aktivitas dengan Metode CIMOSA Langkah selanjutnya dalam membuat perencanaan penganggaran berdasarkan aktivitas adalah dengan menelusuri aktivitas yang terjadi dalam bisnis proses BAPSIITS. Menentukan Cost Driver Setelah aktivitas-aktivitas didapatkan, maka langkah selanjutnya adalah menetapkan cost driver untuk setiap out put aktivitas yang dilakukan. Mengestimasi Biaya yang Digunakan dalam Penganggaran. Untuk dapat menyusun aggaran dengan akurat, langkah selanjutnya dalam menyusun anggaran adalah dengan mengestimasi biaya-biaya sumber daya yang digunakan dalam melakukan aktivitas-aktivitas yang dilakukan. Menyusun Anggaran Dalam menyusun anggaran, dibutuhkan informasi seperti: perencanaan anggaran yang dibuat oleh BAPSI, penelusuran aktivitas pada proses bisnis, estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas. Anggaran Dengan Sumber Dana Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) Pada penelusuran aktivitas pada proses bisnis, dilakukan dengan bantuan konsep CIMOSA. Dalam penyusunan anggaran dengan bantuan konsep CIMOSA pada penelusuran aktivitas, dilakukan tiga tahap penyusunan anggaran yaitu: anggaran untuk aktivitas manage process, core process dan support process. Dari hasil penyusunan anggaran pada proses bisnis, yaitu manage process, core process dan support process dapat dirangkum pada tabel 1.

ISBN : 978-979-99735-7-3 A-19-4

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009 Tabel 1. Rekapitulasi Anggaran Belanja BAPSI Berdasarkan Sumber Anggaran PNBP 2007/2008 dengan Konsep Activity Based Budgeting (ABB) Proses

Nama Aktivitas

MANAGE PROCESS Raker ITS Raker BAPSI TOTAL 1 CORE PROCESS DEVELOP PRODUCT Rapat pembuatan buku LAKIP Rapat program up-date data website Rapat usulan DIPA Rapat proposal ABT Rapat pembuatan buku PO Vol 1 dan 2 Rapat pembuatan buku PO Vol 3, 4, dan 5 Rapat pembuatan buku PO edisi revisi Pengumpulan Data FULFIL ORDER Pengolahan Data Penyusunan Laporan Pemeriksaan Penggandaan Pendistribusian Perjalanan Dinas Pimpinan SUPPORT PRODUCT Perjalanan Dinas Staf TOTAL 2 SUPPORT PROCESS Pemakaian Tenaga Honorer HUMAN RESOURCE PROCESS FINANCE/ACCOUNTING PROCESS Pengelolaan Keuangan Pemeliharaan Kendaraan Dinas MAINTENANCE PROCESS Pengelolaan Gudang Pengadaan Seragam Staf PROCUREMENT PROCESS Pembelian Bensin Sepeda Motor Pembelian Kaos Dies Pembelian Hadiah Dies Pembelian Aqua Administrasi Kantor Biro OPERATION SUPPORT Administrasi Kantor Bagian Telekomunikasi (Telepon) Informasi (Koran) Halal Bi Halal Bantuan Studi Lanjut (S1) QUALITY ASSURANCE PROCESS Penghargaan Prestasi Kerja PROSPERITY PROCESS Insentif Akhir Tahun Bantuan Dana Sosial TOTAL 3 TOTAL 1 + 2 + 3 SET STRATEGY

Jumlah ( x Rp. 1.000) 45,360 37,875 83,235 1,536 792 4,290 1,586 8,700 1,590 1,110 7,429 41,515 19,950 18,155 71,198 6,698 16,000 24,000 224,548 45,500 1,800 10,000 600 13,000 2,700 3,000 10,000 4,800 3,000 6,000 3,000 780 1,200 10,000 22,800 6,000 10,800 154,980 462,763

Dari hasil penyusunan anggaran Sumber Anggaran APBN 2007/2008 pada proses bisnis, yaitu manage process, core process dan support process dapat dirangkum pada tabel 2.

ISBN : 978-979-99735-7-3 A-19-5

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009 Tabel 2. Rekapitulasi Anggaran Belanja BAPSI Berdasarkan Sumber Anggaran APBN 2007/2008 dengan Konsep Activity Based Budgeting (ABB) NO A

B

C

PROSES

NAMA AKTIVITAS

AKTIVITAS MANAGE PROCESS Evaluasi & Pengawasan Evaluasi dan Monitoring SP-4 Evaluasi dan Monitoring EPSBED AKTIVITAS CORE PROCESS Develop Product Perumusan SP-4 Koordinasi EPSBED Fulfil Order Pelaksanaan SP-4 Pengelolaan Program EPSBED Penyusunan laporan Support Product Perjalanan Dinas SP-4 Perjalanan Dinas EPSBED AKTIVITAS SUPPORT PROCESS Operation Support Administrasi (sekretariat) SP-4 Administrasi (sekretariat) EPSBED Human Resource Process Sosialisasi EPSBED Ketua Koordinator Anggota Panitia Pembicara TOTAL

JUMLAH (x Rp. 1.000) 3,375 1,000 11,700 700 10,030 1,200 8,920 33,320 16,848 9,400 10,800 4,000 350 600 1,400 1,500 115,143

KESIMPULAN Dari hasil studi perancangan sistem penganggaran dengan menggunakan konsep Activity Based Budgeting (ABB) serta studi kasus di BAPSI-ITS, diperoleh kesimpulan sebagai berikut: 1. Sebelum dilakukan penyusunan anggaran berdasarkan pada aktivitas, anggaran BAPSI didasarkan pada 3 kegiatan utama, yaitu kegiatan umum, kegiatan pembuatan produk-produk BAPSI dan kegiatan kesejahteraan. Pembagian 3 kegiatan ini tidak disusun berdasarkan pada proses bisnis yang dipetakan oleh CIMOSA (Computer Integrated Manufacturing for System Architecture) tetapi berdasarkan atas petunjuk operasional penyusunan anggaran yang sekarang digunakan oleh semua unit yang ada di ITS. Penyusunan anggaran ini mempunyai kelemahan pada ketidakakuratan dalam penelusuran aktivitas-aktivitas yang terjadi, karena penelusuran tidak dilakukan pada proses bisnis yang terjadi. 2. Pada penyusunan anggaran yang dilakukan oleh BAPSI tidak menggunakan cost driver sebagai pemicu biaya tapi menggunakan satuan. Satuan yang digunakan dalam penyusunan anggaran yaitu orang, bulan, paket dan kali. Penggunaan satuan sebagai pemicu biaya mempunyai kelemahan ketidakakuratan pada penjumlahan besarnya anggaran yang harus dikeluarkan untuk setiap output aktivitas. 3. Hasil perancangan system penganggaran berdasarkan aktivitas, dengan menganalisa aktivitas yang terjadi pada bisnis proses dengan pendekatan CIMOSA, menemukan

ISBN : 978-979-99735-7-3 A-19-6


4.

5.

6.

7.

2 aktivitas manage process, 15 aktivitas core process dan 18 aktivitas support process. Setelah dilakukan penyusunan anggaran berdasarkan pada aktivitas, didapatkan pemicu biaya (cost driver) sebagai akibat dari aktivitas yang muncul dari proses bisnis yang ada di BAPSI. Cost driver tersebut adalah jumlah orang, jumlah rapat, jumlah kendaraan, jumlah produk, jumlah perjalanan, jumlah bulan, jumlah aktivitas dan jumlah liter. Hasil perencanaan penganggaran BAPSI-ITS tahun anggaran 2007/2008 dengan menggunakan konsep ABB adalah sebesar Rp. 462,763,000,- untuk anggaran yang bersumber dari Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) sedangkan perencanaan anggaran yang disusun oleh BAPSI adalah Rp. 426,784,000,- hal ini menunjukan adanya biaya distorsi sebesar Rp. 35.979.000. Untuk anggaran yang bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) adalah Rp. 115,143,000,- sedangkan perencanaan anggaran yang disusun oleh BAPSI untuk sumber anggaran dana dari APBN adalah 117,640,000,- hal ini menunjukan adanya biaya distorsi sebesar Rp. 2,497,000,Analisa terhadap penggunaan anggaran dana untuk aktivitas produktif dan non produktif dengan sumber anggaran dari PNBP masing-masing adalah terdapat 66,5% penggunaan anggaran dana yang produktif dan 33,5% digunakan untuk anggaran dana non produktif. Sedangkan untuk anggaran dana yang bersumber dari APBN terdapat 76% penggunaan anggaran dana yang produktif dan 24% digunakan untuk anggaran dana on produktif. Analisa aktivitas pada proses bisnis BAPSI-ITS menghasilkan penghematan biaya anggaran sebesar Rp. Rp. 13,796,000,- dari hasil mereduksi aktivitas rapat dan mengeliminisasi aktivitas pengumpulan data.

DAFTAR PUSTAKA Atkinson, Anthony A., Banker, Rajiv D., Kaplan, Robert S., Itng, S. Mark, (1996), Management Accounting, Houghton Mifflin. Banovic, (2005), Evaluation And Critical Evaluation Of Current Budgeting Practices, Thesis, University of Ljubljana Faculty Of Economics. Blocher. J. Edward., Chen. H. Kung., Lin. W. Thomas., (2000), Manajemen Biaya dengan Tekanan Stratejik, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta. Bourne (2008) Manage Process-What Are They? United Kingdom, Media departements. Garrison, Noreen, (2000), Akuntansi Manajerial, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta. Hansen dan Mowen, (2000), Manajemen Biaya, Edisi Pertama, Jilid Satu, Salemba Empat, Jakarta. Hansen, Don R, Maryanne M. Mowen (1997), Management Accounting, South Western College Publishing, Ohio USA. Hansen. C. Stephen,. Otley. T. David., Stede. Wim A. Vander., (2003), Practice Developments in Budgeting:An Overview and Research Perspective, Journal Of Management Accounting Research, Volume Fifteen :pp. 95–116. Hilton, R. W., (2002), Managerial Accounting. Irwin-McGrawHill.

ISBN : 978-979-99735-7-3 A-19-7


Horngren, Charles T., (1994), Akutansi Biaya dengan Pendekatan Manajerial, Edisi Pertama, Jilid satu, Salemba Empat, Jakarta. Mashuna, (2004), Implementasi Activity Based Budgeting Pada Perusahaan Manufaktur, Tugas Akhir, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya. Mulyadi (2003). Activity-Based Cost System. Sistem Informasi Biaya Untuk Pengurangan Biaya. UPP AMP YKPN, Yogyakarta. Mustafa. Essam.,(2005), An Application of Activity-Based-Budgeting in Shared Service Departments and Its Perceived Benefits and Barriers under Low-IT Environment Conditions, Journal of Economic & Administrative Sciences, Vol. 21 No. 1: 42 -72. Porter, M., (1996), "What is Strategy?", Harvard Business Review, PP. 61-78. Simamora, Henry., (1999), Akuntansi Manajemen, Salemba Empat, Jakarta. Santos (2005) , Integrating Infrastructures for Manufacturing a Comparative Analysis, University of Aveiro, Dept. of Mechanics, 3800 Aveiro, Portugal.

ISBN : 978-979-99735-7-3 A-19-8

PERENCANAAN SISTEM PENGANGGARAN BERDASARKAN PADA AKTIVITAS DI PERGURUAN TINGGI (Studi Kasus: BAPSI-ITS )

Recommend Documents