Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Di PT Najwa Semesta Mandiri Design Management Information System of PT Najwa Semesta Mandiri

Prosiding Akuntansi

ISSN: 2460-6561

Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Di PT Najwa Semesta Mandiri Design Management Information System of PT Najwa Semesta Mandiri 1

Riska Novianti Wijaya, 2Magnaz Lestira Oktaroza, 3Elly Halimatusadiah 1,2,3

Prodi Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Islam Bandung, Jl. Tamansari No.1 Bandung 40116 email: [email protected], [email protected], [email protected]

Abstract. PT Najwa Semesta Mandiri is a company engaged in the field of travel services umrah and hajj special. There are several subsystems that support the company's business processes, including: cash register and cash receipt information system, inventory information system and payroll information system that is being applied by the company, but there are still many weaknesses in the system such as no complete forms, Internal because there is no separation of authority and responsibility on each employee. Analysis and design of information system of registration and cash receipt, inventory management and payroll of employees in PT Najwa Semesta Mandiri aims to identify the needs of companies in the management of data and information transactions business operations. The research method used in the research with FAST approach and JAD development techniques by following the DCLS stage so that the end result of the developed system will get a structured system. The results obtained from the analysis and design of this system is a design of information systems registration and cash receipts, inventory management information system and employee payroll information system yng able to support the operational needs of the company. The advantages of the new system that can improve internal control, security of data security and integrated input and output processes. Keywords: Management Information System, PT Najwa Semesta Mandiri.

Abstrak. PT Najwa Semesta Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang biro jasa perjalanan umrah dan haji khusus. Terdapat beberapa subsistem yang mendukung proses bisnis perusahaan, diantaranya: sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, sistem informasi persediaan dan sistem informasi penggajian yang sedang diterapkan oleh perusahaan, namun masih terdapat banyak kelemahan dalam sistem tersebut seperti tidak diterapkan formulir-formulir yang lengkap, lemahnya pengendalian internal karena tidak terdapat pemisahan wewenang dan tanggung jawab pada masing-masing pegawai. Analisis dan perancangan sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, pengelolaan persediaan dan penggajian pegawai di PT Najwa Semesta Mandiri bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan perusahaan dalam pengelolaan data dan informasi transaksi operasional bisnisnya. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian dengan pendekatan FAST dan teknik pengembangan JAD dengan mengikuti tahapan DCLS sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan mendapatkan sistem yang terstruktur. Hasil yang didapat dari hasil analisis dan perancangan sistem ini adalah sebuah rancangan sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, sistem informasi pengelolaan persediaan dan sistem informasi penggajian pegawai yng mampu untuk menunjang kebutuhan operasional perusahaan. Adapun keunggulan dari sistem yang baru yaitu dapat meningkatkan pengendalian internal, keterjaminan keamanan data dan proses input dan output yang terintergrasi. Kata Kunci: Sistem Informasi Pengelolaan, PT Najwa Semesta Mandiri.

A.

Pendahuluan

PT Najwa Semesta Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang biro jasa perjalanan umrah dan haji khusus, yang beralamat di Jl. Saluyu A XV No 262 Bandung, Jawa Barat. Dalam proses bisnisnya perusahaan membagi dua aktivitas utama, yaitu operasional yang menangani pendaftaran dan bertanggung jawab pada persediaan perlengkapan umrah dan haji yang ada di gudang, dan bagian keuangan bertugas menerima pembayaran dari peserta pendaftar. Permasalahan yang muncul pada perusahaan ini terkait pengelolaan data pendaftar yang berhubungan dengan prosedur pendaftaran dan penerimaan kas. Permasalahan lain yang muncul yaitu terkait sistem pengelolaan persediaan perlengkapan umrah dan haji. Hal tersebut terjadi karena perusahaan belum 345

346 |

Riska Novianti Wijaya, et al.

menerapkan sistem informasi yang terkomputerisasi dan masih dilakukan secara manual pada kegiatan pengelolaannya. Disamping itu terdapat masalah lain yaitu pada sistem penggajian pegawai, perusahaan tidak mencantumkan rincian gaji. Hal ini disebabkan perusahaan tidak menerapkan sistem absensi sehingga pihak perusahaan tidak dapat mengetahui dengan pasti pegawai yang absen maupun terlambat. Dalam menyelesaikan permasalahan tersebut, PT Najwa Semesta Mandiri perlu membenahi sistem informasi akuntansi yang sedang diterapkan. Penggunaan sistem informasi akuntansi dapat meningkatkan kualitas, efisiensi, keunggulan kompetensi perusahaan, dan memberikan informasi yang tepat waktu dan dapat dipercaya. Sehingga sistem informasi akuntansi dapat menambah nilai bagi bisnis perusahaan (Krimiaji, 2015:13). Dewasa ini banyak perusahaan yang menggunakan komputer dalam melakukan operasinya. Seiring dengan perkembangan dunia usaha, perusahaan melakukan komputerisasi dalam sistem informasi untuk mendapatkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat (Puspita & Anggadini, 2014:17). Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan, penulis tertarik untuk merancang sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, sistem informasi pengelolaan persediaan dan sistem informasi penggajian untuk digunakan dalam menunjang proses bisnis perusahaan. Berlandaskan pada latar belakang di atas maka penulis merumuskan masalah dalam penelitian ini antara lain: “Bagaimana sistem informasi pengelolaan yang sedang diterapkan PT Najwa Semesta Mandiri?”. Selanjutnya, dapat diketahui tujuan penelitian adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui sistem informasi pengelolaan yang sedang diterapkan PT Najwa Semesta Mandiri. 2. Untuk membuat perancangan sistem informasi pengelolaan yang sesuai dengan PT Najwa Semesta Mandiri untuk diterapkan di perusahaan. B.

Landasan Teori Laudon dan Laudon (2012:15) mendefinisikan sistem informasi sebagai seperangkat komponen yang saling terkait dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian dalam sebuah organisasi. Sistem informasi menerima input, kemudian diubah melalui berbagai proses menjadi output informasi sehingga dapat digunakan oleh users (Hall, 2011:7). Kuswadi (2006:59) mendefinisikan penjualan jasa sebagai pelaksanaan tugas yang secara kontraktual telah disepakati untuk dilakukan selama suatu perode waktu. Sistem informasi penjualan yang dimaksud dalam penelitian ini adalah seluruh aktivitas penerimaan pendaftaran peserta umrah atau haji, dan penerimaan kas atas penjualan paket jasa perjalanan umrah dan haji. Menurut Suandy dan Jessica (2008:17) “Persediaan merupakan aset milik perusahaan, persediaan yang terdapat dalam perusahaan jasa adalah persediaan perlengkapan”. Persediaan yang dimaksud dalam penelitian ini adalah persediaan perlengkapan umrah dan haji yang ada di gudang dan akan diserahkan kepada peserta. Maka sistem informasi persediaan yaitu semua aktivitas yang mencatat data dan informasi tentang persediaan perlengkapan. Proses penggajian dalam suatu perusahaan terjadi karena interaksi orang, peralatan, metode, dan kontrol yang menciptakan arus informasi untuk mendukung rutinitas kerja (Gelinas & Dull, 2008:501). Sistem informasi penggajian yang dimaksud dalam penelitian ini adalah seluruh data, kegiatan dan informasi mengenai Volume 3, No.2, Tahun 2017

Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Di PT Najwa... | 347

gaji yang akan dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan pada setiap periodenya. C.

Hasil Penelitian dan Pembahasan

Perbandingan Sistem Awal dan Sistem Baru Tabel 1. Perbandingan Sistem Awal dan Sistem Baru No.

Sistem yang sedang

Sistem yang baru

Alasan

diterapkan Model Permasalahan Umum 1

Tidak terdapat

Dibuatkan struktur organisasi

Agar tidak terjadi

struktur organisasi

yang menyatakan wewenang

penumpukan tugas

yang memisahkan

menurut fungsi hirarki agar

disalah satu kegiatan

wewenang dan fungsi

memperjelas jabatan pegawai di

yang membuat

masing-masing divisi.

setiap divisi.

pekerjaan tidak efektif dan efisien.

2

Tidak terdapat

Fungsi operasional dibagi

Agar tidak terjadi

pemisahan fungsi

menjadi tiga bagian yaitu bagian

penyalahgunaan pada

pada setiap pegawai.

pelayanan, bagian penerimaan

saat penerimaan

barang dan bagian pengeluaran

pembayaran,

barang. Ketiga bagian tersebut

penerimaan barang dan

dikepalai oleh manajer

saat mengeluarkan

operasional.

barang digudang.

Model Permasalahan Khusus Sistem Informasi Pendaftaran dan Penerimaan Kas 3

Formulir pendaftaran

Dibuatkan formulir terpisah

Agar memudahkan

untuk umrah dan haji

untuk pendaftaran umrah dan

dalam dalam

menggunakan satu

haji dan diberi keterangan nomor

pengelolaan formulir

formulir yang sama

registrasi.

dan mencari informasi

dan

yang diperlukan serta

tidak terdapat nomor

formulir dapat

registrasi pada

diarsipkan dengan baik.

formulir tersebut. 4.

Tidak terdapat arsip

Dibuatkan database peserta

Agar mempermudah

atau catatan khusus

umrah dan haji

dalam memperoleh data

untuk

ketika diperlukan dan

mendokumentasikan

meminimalisisr

data peserta umrah

terjadinya kehilangan

dan haji.

data.

Akuntansi, Gelombang 2, Tahun Akademik 2016-2017

348 |

5.


Kwitansi bukti

Kwitansi dibuat sebanyak tiga

Agar menetapkan

penerimaan

rangkap dan diberikan nomor

tanggung jawab

pembayaran

urut cetak. Rangkap pertama

terhadap timbulnya

umrah/haji hanya

untuk bagian keuangan, rangkap

transaksi penerimaan

terdapat dua rangkap

kedua untuk bagian pelayanan

kas, Mengurangi

dan tidak memiliki

dan rangkap ketiga diberikan

kemungkinan kesalahan

nomor urut cetak.

kepada peserta.

dan memudahkan dalam melacak transaksi.

6.

Petugas yang

Dibuatkan pemisahan fungsi,

Agar tercipta

menerima kas,

petugas yang menerima uang

pengendalian dalam

mengotorisasi

dari peserta dan yang melakukan

pelaksanaan tugas dan

penerimaan

otorisasi adalah bagian

menghindari

pembayaran dan

pelayanan, dan bagain keuangan

penyalahgunaan

mencatatat kas masuk

yang melakukan pencatatat

pencatatan transaksi

adalah petugas yang

berdasarkan kecocokan uang

penerimaan kas.

sama.

dengan kwitansi dari bagian pelayanan.

7.

Tidak memiliki

Dibuatkan laporan data peserta

Agar terdapat rekaman

laporan data peserta

umrah, laporan data peserta haji

jejak pada setiap

umrah, laporan data

khusus dan laporan pembayaran

transaksi dan

peserta haji dan

peserta yang terkomputerisasi

meminimalisir resiko

laporan penerimaan

berdasarkan dengan kebutuhan

kehilangan data.

kas atas penjualan

perusahaan

paket umrah dan haji. Model Permasalahan Khusus Sistem Informasi Persediaan Perlengkapan 8.

Tidak terdapat catatan

Dibuatkan formulir penerimaan

Agar perlengkapan yang

yang

barang untuk bagian penerimaan

masuk ke gudang dan

mendokumentasikan

barang dan formulir pengeluaran

keluar dari gudang dapat

persediaan

barang untuk bagian pengeluaran

didokumentasikan

perlengkapan saat

barang.

dalam setiap formulir

masuk gudang dan

dan menjaga

pada saat

pengendalian barang di

perlengkapan keluar

gudang.

gudang. 9.

Tidak terdapat bagian

Pada bagian operasional

Menghindari

penerimaan barang

dibuatkan pemisahan fungsi pada

penyalahgunaan saat

Volume 3, No.2, Tahun 2017


pada saat

penerimaan barang dan

pemeriman

perlengkapan datang

pengeluaran barang.

perlengkapan maupun

dan tidak ada bagian

saat mengeluarkan

pengeluaran barang

perlengkapan di gudang.

saat perlengkapan keluar. 10.

Tidak mengetahui

Dibuat database barang dengan

Dapat memonitoring

jumlah pasti

sistem pengkodean agar setiap

setiap perlengkapan

persediaan

barang yang masuk dan keluar

yang masuk dan keluar,

perlengkapan di

dapat disimpan ke database

baik dalam jumlah yang

gudang dan tidak

persediaan perlengkapan.

banyak maupun sedikit.

mengetahui apabila terdapat selisih. Model Permasalahan Khusus Sistem Informasi Penggajian Pegawai 11.

Tidak melakukan

Dibuatkan formulir absensi untuk

Melalui absensi

pencatatan absensi

menjaga pengendalian dan

pegawai, akan dapat

pegawai pada saat

sebagai data yang digunakan

diketahui apabila

hari kerja berlangsung

dalam perhitungan gaji

pegawai tidak masuk kerja atau terlambat masuk kerja, sehingga tidak terjadi penyalahgunaan.

Desain Prototype Interface Pengguna

Gambar 1. Desain Main Menu Utama

Gambar 2. Desain Log In Aplikasi Akuntansi, Gelombang 2, Tahun Akademik 2016-2017

350 |


Gambar 3. Desain Menu Transaksi

Gambar 4. Desain Formulir Registrasi Pendaftaran

Gambar 5. Desain Data Pendaftar

Gambar 6. Desain Daftar Pendaftar Umrah

Gambar 7. Desain Data Pendaftar Haji

Gambar 8. Desain Transaksi



Gambar 9. Desain Laporan Penerimaan Kas

Gambar 10. Desain Pencarian Peserta

Gambar 11. Desain Persediaan Barang

Gambar 12. Desain Masuk Barang

Gambar 13. Desain Tabel Barang Masuk Gudang

Gambar 14. Desain Keluar Barang

Akuntansi, Gelombang 2, Tahun Akademik 2016-2017

352 |


Gambar 15. Desain Tabel Barang Keluar Gudang

D.

Gambar 16. Laporan Persediaan

Gambar 17. Desain Menu Pegawai

Gambar 18. Desain Input Pegawai

Gambar 19. Desain Data Pegawai

Gambar 20. Desain Laporan Daftar Gaji Pegawai

Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, peneliti menyimpulkan beberapa hasil penelitian sebagai berikut: 1. Sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, persediaan dan penggajian Volume 3, No.2, Tahun 2017


yang sedang diterapkan oleh PT Najwa Semesta Mandiri saat ini masih terdapat kelemahan-kelemahan pada dokumentasi, job description, dan prosedur. Adapun kelemahan-kelemahan yan dikemukakan pada sistem informasi pengelolaan PT Najwa Semesta Mandiri adalah sebagai berikut:  Kelemahan secara umum seperti tidak adanya struktur organisasi secara tertulis dan tidak adanya job description yang menyebabkan pegawai tidak mendapatkan kejelasan fungsi dan wewenang pada tugasnya masingmasing  Kelemahan khusus pada input sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, persediaan, dan penggajian terdapat kelemahan pada formulir seperti: (1) Formulir pendaftaran untuk umrah dan haji menggunakan satu formulir yang sama dan tidak terdapat nomor registrasi, (2) Tidak terdapat formulir penerimaan barang masuk, (3) Tidak terdapat formulir pengeluaran barang, (3) Tidak terdapat kartu barang, (4) tidak terdapat absensi pegawai.  Pada proses sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, persediaan dan penggajian terdapat kelemahan-kelemahan, seperti: (1) tidak terdapat pemisahan fungsi pada saat penerimaan pembayaran oleh peserta dan pada saat penerimaan barang dan pengeluaran barang (2) Tidak mempunyai data base peserta, persediaan dan data pegawai (3) Bukti penerimaan pembayaran hanya terdapat dua rangkap dan tidak memiliki nomor urut (4) Tidak terdapat register gaji dan slip gaji.  Terdapat kelemahan pada output sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, persediaan dan penggajian, yaitu: tidak memiliki laporan pada setiap bagian yang terkait dengan pendaftaran dan pembayaran, persediaan dan penggajian di PT Najwa Semesta Mandiri. 2. Pada pengembangan sistem informasi pengelolaan perlu dilakukan perbaikan terhadap sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, persediaan dan penggajian yang sedang diterapkan PT Najwa Semesta Mandiri, seperti:  Membuat struktur organisasi tertulis.  Membuat job description secara tertulis yang bertujuan agar pegawai mengetahui wewenang dan tanggung jawab dalam mengerjakan tugasnya.  Membuat sistem input seperti: (1) Formulir pendaftaran umrah, (2) Formulir pendaftaran haji (3) Formulir penerimaan barang, (2) Formulir pengeluaran barang, (4) Formulir absensi pegawai.  Membuat sistem proses seperti: (1) Kartu barang, (2) Bukti penerimaan pembayaran dengan nomor urut tercetak, (3) Register gaji, (4) Slip Gaji.  Membuat output laporan seluruh kegiatan data peserta dan penerimaan kas, pengelolaan persediaan dan penggajian pegawai yang bertujuan untuk mempermudah direktur dalam mengambil keputusan. Saran Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem yang telah diuraikan sebelumnya, penulis memiliki saran-saran kepada pihak PT Najwa Semesta Mandiri untuk mendukung hasil dari analisis dan perancangan sistem yang baru, yaitu sebagai berikut: 1. Berdasarkan hasil anaisis yang telah dilaksanakan sebaiknya PT Najwa Semesta Mandiri memperbaiki kelemahan-kelemahan yang dapat menimbulkan suatu masalah. Akuntansi, Gelombang 2, Tahun Akademik 2016-2017

354 |


2. Besar harapan penulis agar sistem informasi pengelolaan PT Najwa Semesta Mandiri yang dirancang oleh penulis dapat diimplementasikan untuk membantu operasional perusahaan. 3. Pengendalian terhadap prosedur pengelolaan agar ditingkatkan, karena kesalahan-kesalahan yang kecil dapat berakibat fatal dikemudian hari seperti hilangnya aset. Daftar Pustaka Gelinas, Ulric J. dan Richacd B. Dull. 2008. Accounting Information System. Edisi 7. Natorp Boulevard Mason: The Thomson Corporation. Hall, James A. 2011. Accounting Information System. Edisi 7. Natorp Boulevard Mason: Cengage Learning. Krismiaji. 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 2. Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu YKPN. Kuswadi. 2006. Memahami Rasio-Rasio Keuangan. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Laudon, Kenneth C. dan Jane P. Laudon. 2012. Management Information System. Edisi 12. New Jersey: Pearson Prentince Hall. Puspitawati, Lilis dan Sri Dewi Anggadini. 2014. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Suandy, Erly dan Dessica. 2008. Praktikum Akuntansi Manual dan Komputerisasi dengan MYOB. Jakarta: Selemba Empat.


Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Di PT Najwa Semesta Mandiri Design Management Information System of PT Najwa Semesta Mandiri

Recommend Documents