PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI PERPUSTAKAAN SWISS GERMAN UNIVERSITY
MARIA MARGRITH TIRTASARI
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2014
i
PERNYATAAN MENGENAI TUGAS AKHIR DAN SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA Dengan ini saya menyatakan bahwa tugas akhir berjudul Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan di Perpustakaan Swiss German University adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun ke perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tugas akhir ini. Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
Bogor, April 2014 Maria Margrith Tirtasari NIM G652110035
ii
RINGKASAN MARIA MARGRITH TIRTASARI. Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan di Perpustakaan Swiss German University. Dibimbing oleh KUDANG BORO SEMINAR dan BADOLLAHI MUSTAFA. Proses pengadaan bahan perpustakaan merupakan langkah awal dalam kegiatan perpustakaan. Jika proses tersebut tidak dilakukan dengan cepat dan tepat maka akan berpengaruh terhadap proses selanjutnya sehingga proses alih pengetahuan dari perpustakaan kepada pemustaka akan berjalan dengan lambat. Campur tangan teknologi informasi sangat dibutuhkan dalam proses pengadaan bahan perpustakaan di perpustakaan perguruan tinggi. Saat ini di Indonesia, khususnya di daerah Jakarta dan sekitarnya, sistem informasi untuk perpustakaan semakin banyak dikembangkan, namun sayangnya pengembangan sistem informasi ini hanya diperuntukkan bagi proses katalogisasi dan sirkulasi bahan perpustakaan, sedangkan proses pengadaan bahan perpustakaan belum dikembangkan secara maksimal. Menurut pengamatan, hanya terdapat tiga perpustakaan perguruan tinggi swasta yang telah menerapkan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan yaitu Perpustakaan Universitas Pelita Harapan, Perpustakaan Universitas Atma Jaya dan Perpustakaan Universitas Bina Nusantara. Penelitian ini bertujuan untuk membuat suatu prototipe sistem informasi berbasis web guna menunjang proses pengadaan bahan perpustakaan di Perpustakaan Swiss German University. Penelitian ini terdiri dari empat tahapan yaitu wawancara dengan tiga kepala perpustakaan perguruan tinggi yang telah menerapkan sistem informasi pengadaan, wawancara dengan semua unit yang terlibat guna menganalisis kebutuhan staf, perancangan prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan dan pengujian prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan. Wawancara internal menunjukkan bahwa hampir seluruh unit yang terlibat merasakan bahwa proses pengadaan bahan perpustakaan memakan waktu lama dan minimnya informasi mengenai status pemesanan bahan perpustakaan tersebut. Berdasarkan kebutuhan semua unit yang terlibat dirancang sebuah prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan yang tidak membutuhkan proses yang lama dalam mengajukan order, menyetujui order dan mengetahui status pemesanan bahan perpustakaan. Hasil pengujian prototipe yang dilakukan oleh semua unit yang terlibat menunjukkan bahwa prototipe sistem informasi pengadaan yang diusulkan lebih baik daripada proses pengadaan dengan cara konvensional karena dapat menghemat waktu dan proses persetujuan pengadaan bahan perpustakaan dapat dilakukan dimana saja sehingga tidak menghambat proses bisnis. Prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan ini dapat digunakan di unit lain di Swiss German University dan perpustakaan perguruan tinggi swasta yang lain sesuai dengan kebutuhan. Kata kunci: sistem informasi, prototipe, proses pengadaan, perpustakaan perguruan tinggi, Swiss German University
iii
SUMMARY MARIA MARGRITH TIRTASARI. The Design of an Information System for the Acquisition of Library Materials in the Swiss German University Library. Supervised by KUDANG BORO SEMINAR and BADOLLAHI MUSTAFA. Acquisition of library materials is the first process in every library activities. If the process was not done fast and accurate, it will effects the whole process in the library services and the transformation of information to the users will be going slowly. Information technology is highly needed in acquisition process in the university library. Unfortunately nowadays, an acquisition information system is not yet the main focus of information system designs in the private university libraries in Jakarta and the surrounded areas. According to the writer’s observation, only three university libraries already apply an acquisition information system, which are Pelita Harapan University Library, Atma Jaya University Library and Bina Nusantara University Library. This research aims to create a prototype web based acquisition information system to support the acquisition process in the Swiss German University Library. This research consists of four stages, (1) interviews with the head librarians from private university libraries which already apply an acquisition information system; (2) interviews with all other staff who are involved in the acquisition process to analyze their needs; (3) designing a prototype acquisition information system; and (4) user acceptance testing for all staff who are involved in the acquisition process. Internal interview showed that almost all people involved in library materials acquisition process claim that the current acquisition system is relative slow and minimum information about the books’ inquiring status. Based on the early, internal interviews and users’ needs, the prototype acquisition information system was designed to reduce the long procedure for proposing an order, approving an order and finding out the order status of the library materials. The prototype acquisition information system was tested by all staff involved in the acquisition process. The result shows that the prototype acquisition information system was better than the conventional acquisition process because it could save time and the approval process could be accessed anywhere and anytime without ruin the business process. This prototype acquisition information system could be applied in the other departments in Swiss German University and other private university libraries based on their needs. Keywords: information system, prototype, acquisition process, university library, Swiss German University
iv
© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2014 Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB
Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya tulis ini dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB
v
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI PERPUSTAKAAN SWISS GERMAN UNIVERSITY
MARIA MARGRITH TIRTASARI
Tugas Akhir Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Profesional Pada Program Studi Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2014
vi
Penguji Luar Komisi Pada Ujian Tesis: Ir Yuyu Yulia, SIP, MSi
vii
Judul Tugas Akhir Nama NIM
Perancangan : Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan di Perpustakaan Swiss German University Maria : Margrith Tirtasari G652110035 :
Disetujui, Komisi Pembimbing
Prof Dr Ir Kudang Boro Seminar, MSc Ketua
Drs Badollahi Mustafa, MLib Anggota
Diketahui,
Ketua Program Studi Teknologi Informasi Perpustakaan
Dekan Sekolah Pasca Sarjana untuk
Aziz Kustiyo, SSi, MKom
Dr Ir Dahrul Syah, MScAgr
Tanggal Ujian: 5 April 2014
Tanggal Lulus:
viii
PRAKATA Puji dan syukur penulis panjatkan kepada kemuliaan Allah Bapa di Surga atas segala karuniaNya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan April 2013 ini adalah Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan di Perpustakaan Swiss German University. Terima kasih penulis ucapkan kepada Bapak Prof. Dr. Kudang Boro Seminar, M.Sc dan Bapak Drs. Badollahi Mustafa, M. Lib selaku pembimbing yang telah memberikan saran dan masukan di sela jadwalnya yang padat. Bapak Aziz Kustiyo, S.Si,, M.Kom. yang senantiasa mau mendengar keluh kesah kami, Ibu Ir. Yuyu Yulia, S.IP., M.Si. yang mau meluangkan waktunya untuk menjadi penguji pada sidang akhir. Semua dosen pada Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan yang sudah banyak memberikan inspirasi dan pengetahuan baru, tak lupa untuk Pak Ruchyan dan Pak Fikih yang sering direpotkan siang dan malam. Ucapan terimakasih penulis sampaikan juga kepada Ibu Dr. rer. nat. Filiana Santoso selaku atasan yang senantiasa memberikan keleluasaan waktu bagi penulis dalam menyelesaikan tugas belajar. Penulis juga mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada Hermawan Haryanto dan Budhi Setiawan yang selalu meluangkan waktu dan memberikan ilmunya dalam perancangan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan. Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada Bapa, Mama, keluarga besar Lamury & Fernandez, temanteman kuliah, rekan kerja di Swiss German University, para narasumber yang telah memberikan bantuan, perhatian, pengertian, dan dukungan penuh selama menyelesaikan penelitian hingga penyusunan karya ilmiah ini. Semoga karya ilmiah ini bermanfaat bagi perkembangan dan kemajuan ilmu perpustakaan di Indonesia.
Bogor, April 2014 Maria Margrith Tirtasari
DAFTAR ISI DAFTAR TABEL
x
ix
DAFTAR GAMBAR
x
DAFTAR LAMPIRAN
xi
1 PENDAHULUAN
1
Latar Belakang
1
Perumusan Masalah
1
Tujuan Penelitian
2
Manfaat Penelitian
2
Ruang Lingkup Penelitian
2
2 TINJAUAN PUSTAKA
3
Prototipe
3
Sistem Informasi
4
Pengadaan Bahan Perpustakaan
5
Perpustakaan Perguruan Tinggi
8
Perpustakaan Swiss German University (SGU)
8
Objek Penelitian
11
Teknik dan Peralatan Penelitian
11
Road Map Penelitian
12
3 METODE
15
Kerangka Pemikiran
15
Pendekatan Penelitian
16
Layout Penelitian
16
Lokasi dan Jadwal Penelitian
17
Pelaksanaan Penelitian
18
4 HASIL DAN PEMBAHASAN
18
Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan di Perguruan Tinggi Swasta 18
Sistem Pengadaan Bahan Perpustakaan di SGU Secara Konvensional
19
Wawancara Internal
20
Infrastruktur Fisik
22
Karakteristik Pengguna
23
Unified Modelling Language (UML)
24
Context Diagram
24
x
Data Flow Diagram
26
Entity-relationship Diagram
26
Use Case Diagram
27
Perancangan Prototipe
28
User Acceptance Test (UAT)
37
Perbandingan Proses Pengadaan Bahan Perpustakaan Secara Konvensional dan Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan yang Diusulkan
39
5 SIMPULAN DAN SARAN
42
Simpulan
42
Saran
42
DAFTAR PUSTAKA
43
LAMPIRAN
45
RIWAYAT HIDUP
50
DAFTAR TABEL
1 Responden pada user acceptance test
11
2 Perbandingan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan
18
3 Persyaratan Infrastruktur Fisik
23
4 Jumlah pertanyaan pada user acceptance test
38
DAFTAR GAMBAR
1 Proses pengembangan prototipe
4
2 Alur sistem informasi
5
3 Siklus alih informasi
6
4 Struktur organisasi Swiss German University
10
5 Tampilan order dengan vendor Amazon
13
6 Sejarah order berdasarkan vendor bahan perpustakaan
13
xi
7 Tampilan detail invoice per vendor
14
8 Tahapan penelitian
16
10 Waktu pemesanan bahan perpustakaan
20
11 Informasi status pemesanan bahan perpustakaan
21
12 Informasi sisa anggaran per Program Studi
21
13 Tingkat kepuasan pemustaka terhadap
22
14 Context diagram pengadaan buku bahan perpustakaan di SGU
25
15 DFD proses pengadaan bahan perpustakaan di Perpustakaan SGU
26
16 ERD proses pengadaan bahan perpustakaan di Perpustakaan SGU
27
17 Use case diagram proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU
28
18 Tampilan pengisian formulir order bahan perpustakaan
29
19 Daftar permintaan bahan perpustakaan diproses oleh kaprodi
30
20
Penolakan permintaan bahan perpustakaan yang diorder oleh pemustaka
31
21 Proses perbaikan data oleh bagian pengadaan perpustakaan
31
22 Proses persetujuan order oleh staf bagian keuangan
32
23 Tampilan anggaran per program studi pada staf bagian keuangan
32
24 Proses permintaan penawaran harga kepada toko buku
33
25 Tampilan pengisian penawaran harga oleh vendor
33
26 Tampilan penawaran harga dari vendor
34
27 Tampilan update status pada pemustaka
34
28 Tampilan pencetakan order pembelian pada kepala bagian pembelian
35
29 Tampilan pengiriman invoice oleh vendor
36
30 Tampilan edit data bahan perpustakaan oleh staf katalogisasi
36
31 Tampilan status akhir pemesanan bahan perpustakaan
37
32 Alur kerja sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan
41
DAFTAR LAMPIRAN
1 Formulir wawancara awal
45
2 Formulir wawancara internal
46
3 Formulir pengujian prototipe sistem informasi pengadaan
47
xii
1 PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perpustakaan memegang peranan penting dalam menyediakan bahan perpustakaan bagi pemustakanya. Begitu juga dengan perpustakaan perguruan tinggi yang sudah seharusnya menyediakan bahan perpustakaan yang digunakan oleh dosen dan mahasiswa dalam proses belajar dan mengajar serta dalam melakukan penelitian. Proses pengadaan bahan perpustakaan yang akan menjadi koleksi di perpustakaan dapat diperoleh dari pembelian, hadiah dan tukar menukar dengan instansi lain. Tidak seperti pengadaan bahan perpustakaan lain, proses pengadaan bahan perpustakaan melalui pembelian harus dilakukan dengan teliti karena menyangkut sejumlah dana yang dialokasikan untuk perpustakaan. Pustakawan harus dapat meyakinkan pimpinan perguruan tinggi bahwa dana yang digunakan untuk pengadaan koleksi di perpustakaan tidak sia-sia dengan adanya proses pengadaan yang tepat. Proses pengadaan bahan perpustakaan merupakan langkah awal dalam kegiatan perpustakaan. Jika proses tersebut tidak dilakukan dengan cepat dan tepat maka akan berpengaruh terhadap proses selanjutnya sehingga proses alih pengetahuan dari perpustakaan kepada pemustaka akan berjalan dengan lambat. Campur tangan teknologi informasi sangat dibutuhkan dalam proses pengadaan bahan perpustakaan di perpustakaan perguruan tinggi.
Perumusan Masalah
Saat ini di Indonesia, sistem informasi untuk perpustakaan semakin banyak dikembangkan, namun sayangnya sistem informasi ini hanya diperuntukkan bagi proses katalogisasi dan sirkulasi bahan perpustakaan, sedangkan proses pengadaan bahan perpustakaan yang merupakan proses awal dan penentu proses transformasi informasi di perpustakaan kadang terlupakan. Jika kita melihat perkembangan di negara lain, seperti di Amerika Serikat, sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan telah dikembangkan sejak tahun 1986 dimana sistem informasi pengadaan dikembangkan dengan tujuan penghematan biaya pengadaan dan mengidentifikasi dimana sumber keterlambatan prosedur pengadaan bahan perpustakaan (Hawks 1989). Di India, sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan sudah dimulai sebelum tahun 2010. Pada sebuah penelitian, terdapat 22 perpustakaan perguruan tinggi di India telah menggunakan sistem informasi pengadaan (Mulla, Chandrashekera, Talawar 2010). Menurut pengamatan penulis, pada perpustakaan perguruan tinggi swasta di daerah Jakarta dan sekitarnya hanya terdapat tiga perpustakaan yang menggunakan sistem informasi yang terdiri dari pengadaan, katalogisasi, dan sirkulasi yaitu Perpustakaan Universitas Bina Nusantara (Binus), Perpustakaan Universitas Atmajaya dan Perpustakaan
2 Universitas Pelita Harapan (UPH). Atas dasar itulah, tugas akhir ini akan merancang sebuah prototipe sistem informasi yang berguna bagi pengadaan bahan perpustakaan di Swiss German University (SGU).
Tujuan Penelitian
Terdapat beberapa tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini guna merumuskan jawaban dari latar belakang permasalahan yang telah dikemukakan di atas, yaitu: 1. 2. 3.
Membangun prototipe sistem informasi berbasis web guna menunjang pengadaan bahan perpustakaan di SGU. Melakukan uji coba prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan berbasis web di SGU. Mengembangkan rancangan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan di SGU.
Manfaat Penelitian
Setiap penelitian diharapkan dapat memberikan manfaat baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap bidang ilmunya. Manfaat yang dapat dihasilkan dari penelitian ini adalah: 1.
2.
Menghasilkan prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan berbasis web yang dapat memenuhi kebutuhan staf bagian pengadaan di Perpustakaan SGU dan unit yang terlibat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan. Menjadi dasar kebijakan bagi perpustakaan perguruan tinggi swasta di Indonesia dalam merancang dan mengembangkan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan.
Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini dibatasi karena keterbatasan waktu, tenaga dan biaya, maka hanya terbatas pada empat hal yaitu: 1.
Identifikasi kebutuhan staf bagian pengadaan di Perpustakaan SGU dan unit yang terlibat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan.
3 2. 3. 4.
Perancangan prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan berbasis web di SGU. Sistem informasi pengadaan tidak mencakup proses seleksi bahan perpustakaan. Sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan hanya terbatas pada buku tercetak.
2 TINJAUAN PUSTAKA
Prototipe
Menurut Whitten dan Bentley (2007), dalam perancangan sebuah sistem informasi dikenal istilah analisis sistem yang merupakan teknik pemecahan masalah yang mengurai sebuah sistem menjadi komponen dengan tujuan untuk mempelajari sejauh mana komponen ini bekerja dan berinteraksi untuk memenuhi kebutuhan pengguna akhir dari sebuah sistem informasi. Analisis sistem ini terdiri dari beberapa pendekatan antara lain model-driven, sistem terakselerasi, penemuan persyaratan dan proses desain ulang. Prototipe termasuk di dalam pendekatan analisis sistem terakselerasi. Prototipe pada sebuah sistem informasi adalah skala kecil, wakil atau model kerja dari persyaratan pengguna atau desain yang diajukan untuk sebuah sistem informasi. Prototipe yang diberikan dapat mengurangi fungsi atau tampilan tertentu hingga prototipe cukup untuk diterimanya implementasi dari persyaratan yang diminta dari pengguna akhir. Sistem analis dapat menggunakan prototipe untuk berdiskusi dengan pengguna bagaimana sistem yang diajukan tersebut dapat memperbaiki sebuah proses dan sistem analis dapat mendemonstrasikan proses bisnis yang baru. Prototipe dapat membantu pengguna untuk menemukan hal lain yang belum pernah terpikirkan sebelumnya dan merangsang pengguna untuk berpikir “outside the box”. Berikut ini adalah karakteristik prototipe yang efektif: 1. Operative. Prototipe harusnya adalah sebuah model kerja dengan penekanan pada kata kerja. Cara sederhana untuk memulai sebuah prototipe adalah mock-up, sebuah formulir elektronik (seperti tampilan) yang menunjukkan sistem informasi seperti apa tetapi tidak dapat mengeksekusi sebuah aktifitas. 2. Fokus. Untuk menilai konsep yang spesifik atau untuk memverifikasi sebuah pendekatan, prototipe harus fokus pada satu tujuan saja. 3. Cepat. Pengembangan prototipe yang cepat membutuhkan peralatan yang cocok untuk membuat tampilan dan software. Prototipe tidak membutuhkan pengembangan aplikasi yang lengkap. Hal yang terpenting adalah secara cepat merancang sebuah prototipe yang dapat dinilai.
4 Tujuan prototipe harus dibuat secara jelas dan terperinci sejak awal proses perancangan sistem informasi. Hal ini dapat berarti membangun sistem untuk prototipe tampilan pengguna, untuk membangun sistem yang dapat menguji persyaratan sistem secara fungsional atau untuk membangun sistem yang dapat mendemonstrasikan kelayakan aplikasi sistem informasi kepada pimpinan. Tahapan berikutnya adalah untuk menentukan apa yang diletakkan dalam prototipe. Beberapa fungsi dapat dikesampingkan terlebih dahulu guna menghemat biaya prototipe. Pada tahap terakhir yaitu evaluasi harus dibuat modul untuk pelatihan pengguna dan tujuan prototipe harus dapat digunakan untuk menyampaikan rencana evaluasi. Pengguna memerlukan waktu untuk menjadi nyaman dengan sistem yang baru dan mencari pola penggunaan yang cocok. Pada saat mereka dapat menggunakan sistem secara normal, mereka kemudian dapat menemukan kesalahan (Sommerville 2011). Proses pengembangan prototipe dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1 Proses pengembangan prototipe Sumber: Sommerville, 2011.
Sistem Informasi
O’Brien (2003) mencoba mendefinisikan sistem informasi yang menurutnya adalah kombinasi terorganisasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dan sumber data yang mengumpulkan, mentransformasikan dan menyebarkan informasi di dalam sebuah organisasi. Manusia mengandalkan sistem informasi untuk berkomunikasi dengan yang lain menggunakan perangkat fisik (hardware), instruksi dan prosedur proses informasi (software), jalur komunikasi (networks), dan data yang disimpan (data resources) sejak awal mula peradaban. Lima komponen utama dari sebuah sistem informasi dapat dijelaskan pada Gambar 2.
5
Gambar 2 Alur sistem informasi Sumber: O'Brien, 2003.
Manusia, perangkat keras, perangkat lunak, data dan jaringan adalah lima komponen dasar dari sebuah sistem informasi. Komponen manusia meliputi pengguna akhir dan spesialis sistem informasi, komponen perangkat keras meliputi mesin dan media, perangkat lunak meliputi program dan prosedur, data termasuk data dan pengetahuan, jaringan meliputi media komunikasi dan jaringan. Data diubah menjadi informasi dan keluarannya berupa produk informasi bagi pengguna akhir. Proses informasi terdiri dari masukan, proses, keluaran, penyimpanan dan kontrol. Hal yang patut diingat adalah bahwa kelima komponen sistem informasi ini terdapat di dalam sebuah organisasi dimana terdapat pula faktor lain yang mempengaruhi keberlangsungan sebuah sistem informasi yaitu lingkungan kerja, budaya kerja, struktur organisasi, proses bisnis, politik perusahaan dan kebijakan manajemen. Kebijakan dan prosedur yang dimiliki oleh sebuah organisasi memungkinkan sebuah sistem informasi dapat semakin berkembang dan menjadi layanan pendukung organisasi tersebut. Karyawan dapat menggunakan sistem informasi tersebut sesuai dengan aturan yang berlaku secara bebas dan bertanggung jawab dan manajemen dapat menggunakan sistem informasi untuk menentukan langkah yang strategis guna menuntun organisasi ke arah yang lebih baik (Laudon 2012).
Pengadaan Bahan Perpustakaan
Pengadaan bahan perpustakaan merupakan cara untuk mendapatkan koleksi perpustakaan dengan tiga pilihan yaitu pembelian, tukar-menukar dan hadiah. Pengadaan bahan perpustakaan merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi (Sulistyo Basuki 1991).
6 Menurut Evans dan Saponaro (2005), tujuan utama dari perpustakaan dan pusat informasi adalah untuk membantu peralihan informasi dan pengembangan pengetahuan. Pustakawan harus dapat menginterpretasikan keinginan pemustaka agar dapat digunakan, inilah pentingnya melakukan proses pengadaan bahan perpustakaan dengan benar sehingga peralihan informasi kepada pemustaka dapat berjalan dengan baik. Proses ini dapat dijelaskan pada Gambar 3.
Persiapan Penyimpanan Organisasi
Interpretasi Pengadaan
Penggunaan Seleksi
Identifikasi Mulai
Penyebaran Selesai
Gambar 3 Siklus alih informasi Sumber: Evans dan Saponaro, 2005. Pada Gambar 3 dapat dilihat bahwa proses pengadaan termasuk proses awal dalam siklus alih informasi. Proses ini dimulai dari identifikasi data, seleksi, pengadaan, pengorganisasian, penyimpanan, penggunaan hingga berujung kepada penyebaran informasi. Terdapat tiga tahap yang terdapat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan yaitu proses permintaan, pemesanan awal dan pemesanan. Tahap pertama dalam proses pengadaan bahan perpustakaan adalah mengelola pesanan yang masuk, pesanan dapat berupa lisan, email ataupun dalam formulir yang lengkap berupa kartu atau dalam bentuk online. Pada tahap ini, staf pengadaan memeriksa apakah bahan perpustakaan yang dipesan telah terdapat dalam koleksi perpustakaan. Tahap pemesanan awal adalah tahap pengecekan bahan perpustakaan pada katalog penerbit atau toko buku berdasarkan judul atau pengarang. Tahap pemesanan sangat penting karena perpustakaan harus menginformasikan kepada vendor tentang deskripsi bibliografi buku seperti judul, pengarang, dan ISBN (International Standard Book Number) atau ISSN (International Standard Serial Number) dengan benar sehingga tidak akan ada salah pengiriman bahan perpustakaan yang dilakukan oleh vendor.
7 Masih menurut Evans dan Saponaro (2007), bagian pengadaan mempunyai tujuan internal, yaitu: 1. Mengadakan bahan perpustakaan secepat mungkin. 2. Mengutamakan keakuratan dalam setiap prosedur. 3. Membuat proses yang sederhana dan mencari harga yang termurah. 4. Membangun hubungan baik dengan unit kerja yang lain dan dengan vendor. Menurut Yulia dan Sujana (2007) dalam pengembangan koleksi diperlukan adanya kebijakan seleksi dan kebijakan pengadaan yang dibuat berupa pedoman internal yang menjelaskan prosedur yang harus dilakukan oleh staf perpustakaan dan penyeleksi dalam menentukan dan mengadakan bahan perpustakaan. Kebijakan pengadaan berisi prosedur yang harus digunakan untuk memperoleh bahan perpustakaan termasuk membuat format order, daftar vendor yang bekerja sama dalam mengadakan bahan perpustakaan, prosedur dalam menerbitkan proforma invoice dan menentukan lokasi bahan perpustakaan. Bahan perpustakaan dapat diperoleh dengan cara pembelian, pertukaran dan hadiah. Dalam melakukan pembelian, banyak hal yang perlu dijadikan pertimbangan yaitu ketersediaan dana, prosedur pembelian, prosedur pembayaran, dan prosedur administratif di bea cukai. Pembelian buku dapat dilakukan melalui penerbit, toko buku, toko buku online dan agen buku. Beberapa kalangan menyamakan istilah pengadaan dengan pengembangan koleksi (collection development) meski kedua hal ini merupakan hal yang berbeda. Dalam Action Plan 2011-2013, IFLA menegaskan bahwa kegiatan pengembangan koleksi meliputi perencanaan dan pengembangan bahan perpustakaan yang berguna bagi lembaga induknya. Pengembangan koleksi meliputi penilaian terhadap kebutuhan pemustaka, analisis statistik penggunaan koleksi, dan berdasarkan ketersediaan budget. Proses pengembangan koleksi meliputi:
Formulasi kriteria seleksi. Rencana resource sharing. Seleksi dan penyiangan rutin. Mengevaluasi pilihan untuk akses terhadap bahan perpustakaan.
Sedangkan kegiatan pengadaan bahan perpustakaan (tercetak maupun elektronik) diadakan dengan cara pembelian, tukar menukar dan hadiah, terdiri dari:
Pemesanan, penerimaan, klaim dan pembayaran bahan perpustakaan Seleksi dan evaluasi vendor bahan perpustakaan Penawaran harga Lisensi sumber elektronik Kegiatan Open Access Komunikasi ilmiah
8 Kegiatan lainnya adalah harga bahan perpustakaan, penggantian bahan perpustakaan yang hilang atau rusak, duplikasi bahan perpustakaan, hubungan pustakawan dengan penerbit dan toko buku serta pemanfaatan teknologi untuk memperkaya akses terhadap sumber-sumber informasi (IFLA 2010). Proses pengadaan bahan perpustakaan secara online kadang diartikan juga dengan istilah e-procurement. E-procurement adalah penggunaan teknologi berbasis web untuk mendukung proses pembelian termasuk permintaan, pembelian barang, kontrak, pemesanan dan pembayaran. E-procurement mendukung pembelian bahan secara langsung dan tidak langsung dan memakai beberapa fungsi berbasis web seperti katalog online, order pembelian dan pemberitahuan pengiriman (Turban et al. 2010). Perbedaan mendasar antara proses pengadaan bahan perpustakaan secara online dengan e-procurement adalah bahwa proses pengadaan bahan perpustakaan hanya berorientasi kepada barang sementara e-procurement dapat berorientasi kepada barang dan jasa. Proses pengadaan bahan perpustakaan adalah untuk menunjang kegiatan belajar mengajar sementara e-procurement lebih kepada kepentingan bisnis perusahaan. Proses pengadaan bahan perpustakaan tidak selalu harus melewati tahap tender sementara e-procurement harus selalu melewati tahap tender karena nilainya yang besar.
Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Sulistyo-Basuki (1991), perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Tujuan perpustakaan perguruan tinggi yaitu: 1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf, pengajar dan mahasiswa namun sering pula mencakup tenaga administrasi. 2. Menyediakan bahan perpustakaan rujukan (referensi) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pascasarjana dan pengajar. 3. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan.
Perpustakaan Swiss German University (SGU)
Perpustakaan SGU adalah sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang didirikan bersamaan dengan didirikannya perguruan tinggi tersebut pada tahun 2000. Perpustakaan ini pada mulanya didirikan di atas ruangan sebesar 50m 2 dan hanya dikelola oleh satu orang staf perpustakaan berlatar belakang pendidikan
9 non-perpustakaan. Saat ini perpustakaan dikelola oleh satu orang kepala perpustakaan dan dua orang staf perpustakaan berlatar belakang pendidikan ilmu perpustakaan. Sistem informasi di Perpustakaan SGU dimulai pada tahun 2004 pada saat penerapan sistem informasi Atheneum. Pada tahun 2006 dengan berbagai pertimbangan, SGU memutuskan untuk migrasi dari sistem operasi berbasis Windows ke sistem operasi berbasis Linux. Hal ini mengakibatkan sistem informasi Atheneum tidak dapat lagi digunakan. Pada tahun 2008, perpustakaan bekerjasama dengan unit Information System Support (ISS) SGU mengembangkan sistem informasi pengatalogan yang dinamakan SGU-Lib. Sistem informasi ini menambah fitur sirkulasi pada tahun 2011 dan hingga saat ini berusaha mengembangkan dan menambah fitur-fitur lain. Jika menilik kepada pernyataan O’Brien mengenai komponen sistem informasi, berikut penjabaran komponen sistem informasi di SGU : 1. Manusia Komponen manusia (brainware) termasuk pemustaka yang terdiri dari mahasiswa, dosen dan staf sebagai komponen manusia yang menggunakan sistem informasi ; pustakawan sebagai komponen manusia yang memasukkan data menjadi sebuah informasi yang berguna ; jajaran manajemen yang menyetujui pengajuan sistem informasi dan menggunakannya sebagai dasar kebijakan serta unit ISS sebagai komponen manusia yang merancang dan mengontrol sistem informasi. 2. Perangkat keras Perangkat keras (hardware) terdiri dari tiga komputer untuk penelusuran informasi oleh pemustaka di dalam perpustakaan, tiga komputer untuk pustakawan untuk menginput data, satu komputer untuk unit ISS guna merancang dan mengontrol sistem informasi perpustakaan dan satu server yang digunakan untuk menyimpan data. Printer termasuk komponen perangkat keras dalam sebuah sistem informasi karena dapat mencetak informasi menjadi bentuk tercetak. Sebaliknya, scanner dapat mengalih bentuk informasi tercetak menjadi bentuk digital. 3. Perangkat lunak Perangkat lunak (software) terdiri dari web browser yang memungkinkan penelusuran dapat dilakukan melalui intranet dan internet, PHPMyAdmin dan SQL yang merupakan bahasa pemrograman dapat digunakan dalam membangun sebuah basis data. Flash player memungkinkan pemustaka untuk melihat dokumen full text dalam format SWF (Shockwave Flash). Sistem operasi Linux juga memungkinkan pustakawan menginput data buku dalam bentuk excel dan menerjemahkannya ke dalam bentuk CSV (Comma Separated Values). 4. Jaringan Jaringan (netware) terdiri dari jaringan internet sehingga penelusuran dapat dilakukan tidak hanya dari perpustakaan tetapi juga dari luar perpustakaan.
10 5. Data Data (dataware) terdiri dari data anggota perpustakaan, daftar buku dan artikel jurnal, daftar permintaan bahan perpustakaan, daftar pemesanan bahan perpustakaan kepada vendor, file buku, dokumen Budget Realisation Request Form, skripsi dan tesis dalam bentuk PDF. Unit yang terdapat pada Perpustakaan SGU adalah unit katalogisasi, unit sirkulasi dan unit pengadaan. Unit katalogisasi bertugas untuk mengolah buku, majalah dan surat kabar dari proses awal yaitu proses pemberian cap, pemberian nomer klasifikasi dan subyek buku, penginputan data pada database hingga pemberian label pada buku. Kegiatan sirkulasi dilakukan secara bergantian oleh tiga orang staf perpustakaan yang setiap tiga jam sekali akan bertugas di area sirkulasi. Proses sirkulasi mencakup peminjaman, pengembalian dan penagihan buku kepada mahasiswa, staf dan dosen. Tugas utama unit pengadaan di Perpustakaan SGU adalah menyediakan bahan perpustakaan untuk dipinjamkan dan dibeli oleh pemustakanya. Proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU melibatkan beberapa pihak yaitu ketua program studi (kaprodi), dekan, unit pengadaan, unit pembelian, bagian keuangan, rektorat dan ketua yayasan. Pihak yang terlibat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4 Struktur organisasi Swiss German University Sumber: http://www.sgu.ac.id
11 Objek Penelitian
Objek penelitian menurut Sugiyono (2005) adalah sasaran ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Objek dalam penelitian ini adalah sistem informasi, pengadaan bahan perpustakaan dan Perpustakaan SGU.
Teknik dan Peralatan Penelitian
Teknik yang akan digunakan di dalam penelitian ini adalah teknik wawancara. Wawancara menurut Sekaran dan Bougie (2009) adalah metode pengumpulan data untuk mendapatkan informasi mengenai masalah tertentu. Teknik wawancara mempunyai keuntungan fleksibilitas dalam mengadaptasi, dan mengubah pertanyaan pada saat berlangsungnya wawancara. Teknik yang akan digunakan di dalam penelitian ini adalah wawancara langsung dan tertutup sehingga dapat mencapai tujuan penelitian. Wawancara awal dilakukan terhadap tiga kepala perpustakaan perguruan tinggi di daerah Jakarta dan sekitarnya yang telah menerapkan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan. Wawancara internal akan dilakukan terhadap beberapa pihak yang berkaitan dengan proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU yang terdiri dari delapan orang requestor yang terdiri dari delapan orang kaprodi dan empat orang approver yang terdiri dari satu orang kepala perpustakaan, satu orang staf pembelian, satu orang staf keuangan dan satu orang wakil rektor bidang akademik. Wawancara terakhir dilakukan pada saat user acceptance test terhadap semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU. Responden pada saat user acceptance test ini dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1 Responden pada user acceptance test Responden Mahasiswa Dosen Staf administrasi Kaprodi Dekan Kepala perpustakaan Staf pengadaan Staf katalogisasi Staf keuangan Staf pembelian Kepala bagian pembelian Wakil rektor bidang akademik Vendor Total
Jumlah 5 3 2 8 3 1 1 1 2 1 1 1 4 33
12 Road Map Penelitian
Sebuah universitas di Rhode Island, Amerika Serikat, telah menerapkan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan yang dikembangkan oleh Charles Haffner. Keunggulan dari sistem informasi ini adalah membantu pekerjaan staf perpustakaan menjadi lebih efektif dan efisien karena hanya menggunakan satu sumber utama yaitu sistem informasi terautomasi tanpa perlu melihat file pemesanan berupa kertas yang tersebar dimana-mana, merekam data vendor sehingga tidak perlu mengetik ulang jika ada pemesanan terhadap vendor yang sama, buku yang tidak jadi dipesan dapat dipesan kembali tanpa perlu diketik ulang, mengetahui pesanan apa yang belum tiba, mempunyai kapasistas penyimpanan yang besar sehingga dapat mencari semua pesanan dalam waktu singkat (Frechette 1985). Monroe County Public Library di Indiana, Amerika Serikat memulai usaha mereka untuk menerapkan sistem informasi pengadaan pada tahun 1992 dengan menggunakan decision support system. Sistem informasi ini mempunyai empat modul yaitu modul database yang dapat menunjukkan perbandingan anggaran, tren sirkulasi, katalogisasi, stok buku, dan buku yang dibuang ; modul forecasting yang dapat memprediksi anggaran dan tren sirkulasi ; modul alokasi anggaran yang dapat mengetahui sisa anggaran pada masing-masing unit dan modul scenario-testing yang dapat menghitung stok di masa yang akan datang (Gleeson dan Ottensmann 1994). Pada artikel yang pernah dimuat pada Bulletin of Information Technology mengemukakan bahwa Defense Science Library di India telah menggunakan sistem pengadaan perpustakaan secara terotomasi sejak tahun 1994. Software yang digunakan adalah Sanjay, sebuah software yang dikembangkan berdasarkan software CDS/ISIS yang dikeluarkan oleh UNESCO. Software ini dapat mengirimkan informasi buku baru kepada pemustaka, menampilkan data lengkap sebuah buku kepada tim seleksi, membuat order baru, mengingatkan order kepada vendor, memproses tagihan dan mengecek sisa anggaran (Sharma 1994). Pada tahun 1999, sebuah sistem informasi yang dinamakan Koha dikembangkan oleh Katipo Communications dan Horowhenua Library Trust di New Zealand. Hingga saat ini Koha terus memperbaiki dan menambah fiturnya pada Koha versi terakhir yaitu Koha 3.14.4 yang dirilis sejak Februari 2014. Koha dapat digunakan pada komputer yang berbasis Linux dan Windows. Modul yang terdapat dalam sistem informasi Koha adalah modul pengadaan, pengatalogan, sirkulasi dan serial. Keunggulan Koha yaitu open source sehingga dapat dikembangkan oleh siapapun sesuai dengan kebutuhan (Zico 2009). Modul yang terdapat dalam sistem informasi Koha adalah modul pengadaan, pengatalogan, sirkulasi dan serial. Pada modul pengadaan, terdapat modul budget, modul vendor, modul order, modul invoice. Proses bisnis pengadaan bahan perpustakaan dimulai dengan mengisi kurs mata uang yang akan dipakai dalam proses pembayaran. Tahap kedua adalah mengisi dana yang tersedia untuk tahun yang sedang berjalan. Jenis bahan perpustakaan dibagi menjadi fiksi, non fiksi, dan audio visual yang masing-masing memiliki anggaran tersendiri. Order bahan perpustakaan dilakukan dengan memilih vendor. Bahan perpustakaan yang akan diorder didapatkan dari katalog buku yang sudah dimiliki oleh perpustakaan, dari
13 saran pemustaka, dari langganan terbitan berkala, dan dari sumber referensi dari luar. Pustakawan dapat mengecek sejarah order per vendor untuk mengetahui order mana saja yang belum diterima sehingga dapat melakukan klaim kepada vendor bahan perpustakaan. Beberapa tampilan sistem informasi pengadaan Koha dapat dilihat pada Gambar 5, 6 dan 7.
Gambar 5 Tampilan order dengan vendor Amazon
Gambar 6 Sejarah order berdasarkan vendor bahan perpustakaan
14
Gambar 7 Tampilan detail invoice per vendor
Salah satu kekurangan Koha yaitu menggunakan bahasa pemrograman Perl yang tidak mudah dipahami dan tidak berorientasi kepada pengguna sistem informasi. Di Indonesia, hanya terdapat dua pengguna Koha yang resmi tercatat yaitu Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Solo dan Perpustakaan Museum di Bandung (Priyanto 2010). Perpustakaan perguruan tinggi negeri seperti Perpustakaan Universitas Indonesia juga telah menggunakan sistem informasi pengadaan. Sayangnya, sistem informasi tersebut belum dikembangkan secara maksimal sehingga baru terbatas kepada pemesanan buku online yang dapat diisi oleh pemustaka melalui web perpustakaan. Pada Perpustakaan National University of Singapore, sistem informasi pengadaan yang dinamakan Millenium dikembangkan sejak tahun 1995. Sistem informasi ini sudah terintegrasi dengan sistem informasi lain. Fitur yang menonjol pada sistem informasi ini adalah order yang dilakukan secara otomatis dengan vendor utama. Kekurangan dari sistem informasi ini adalah sistem informasi pengadaan yang tidak berbasis web sehingga menyulitkan proses persetujuan oleh pihak manajemen, kekurangan lainnya adalah sistem informasi ini tidak terintegrasi dengan sistem informasi yang ada di unit di luar perpustakaan seperti bagian keuangan dan akademik. Lamborn dan Smith (2001) pernah melakukan penelitian tentang penggabungan sistem informasi pengadaan dan sistem akuntansi keuangan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa staf dapat menghemat waktu, data dari perpustakaan dapat ditransfer secara akurat, dan pembayaran kepada vendor dapat dilakukan dengan cepat. Penelitian lain pernah dilakukan oleh Farell dan Truitt (2004) yang merancang sebuah sistem informasi pengadaan yang lebih ditekankan kepada pentingnya data vendor bahan perpustakaan. Lain lagi yang dilakukan oleh ShihTing dan Ming-Chien (2012) yang pernah merancang sebuah sistem informasi
15 pengadaan bahan perpustakaan yang mengumpulkan kata kunci yang tidak ditemukan oleh pemustaka dalam penelusuran bahan perpustakaan. Kata kunci ini dihubungkan dengan basis data toko buku yang secara otomatis akan mencari judul yang berhubungan dengan kata kunci tersebut. Di Indonesia, penelitian mengenai e-procurement telah banyak dilakukan seperti yang dilakukan oleh Wibowo (2006) yang merancang portal pembelian online dari tahap model bisnis hingga perancangan arsitektur sistem. Hasil dari penelitian ini adalah portal pembelian online berbasis web yang membuat pekerjaan lebih efisien. Penelitian lain dilakukan oleh Komarudin (2007) merancang e-procurement berdasarkan analisa internal dan eksternal sebuah perusahaan. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa cara otomasi dapat mempersingkat proses bisnis pembelian dimana penghematan waktu ini berhubungan dengan efektifitas, efisiensi, dan kapasitas pengadaan yang dilakukan oleh bagian pembelian. Namun sayangnya, penelitian mengenai sistem informasi pengadaan di bidang perpustakaan belum pernah dilakukan.
3 METODE
Kerangka Pemikiran
Proses pengadaan bahan perpustakaan merupakan langkah awal dalam mengadakan koleksi yang tepat dan berguna bagi pemustaka. Jika proses ini tidak ditunjang dengan alat bantu yang terhubung dengan teknologi dan informasi maka proses pengadaan bahan perpustakaan akan berjalan lama sehingga informasi yang diterima oleh pemustaka juga akan semakin lamban. Dengan dikembangkannya sebuah prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan di SGU tentunya akan memudahkan staf bagian pengadaan dalam melakukan pekerjaannya sehari-hari. Staf perpustakaan dan unit lain yang terkait akan menghemat waktu dalam proses pengadaan bahan perpustakaan dan dapat melakukan pekerjaan yang lain sehingga penggunaan waktu kerja dapat berjalan lebih efektif dan efisien. Metode penelitian kualitatif akan digunakan untuk menemukan model yang tepat dalam membuat prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan di SGU yang sesuai dengan manfaat dan tujuan penelitian. Metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi objek yang alamiah, dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, teknik pengumpulan data dilakukan secara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada generalisasi (Sugiyono 2005). Pada penelitian ini, data didapatkan dengan cara melakukan studi literatur, melakukan pengamatan tentang desain sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan di perpustakaan, dan wawancara terhadap staf di bagian pengadaan di perpustakaan SGU serta unit yang terkait dengan proses
16 pengadaan bahan perpustakaan di SGU. Objek penelitian pada tugas akhir ini adalah sistem informasi, pengadaan bahan perpustakaan dan Perpustakaan SGU.
Pendekatan Penelitian
Setelah membaca dan menganalisis teori dan penelitian sebelumnya, juga dengan melihat keterbatasan waktu, tenaga dan dana, penelitian ini akan merancang prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan di SGU.
Layout Penelitian
Layout penelitian dapat membuat penelitian lebih terstruktur dan terarah. Tahapan penelitian pada tugas akhir ini dapat dilihat dari Gambar 8.
Mulai
Wawancara Awal
Wawancara Internal
Perancangan Prototipe
Pengujian Prototipe
Selesai
Gambar 8 Tahapan penelitian Penelitian ini terdiri dari empat tahap yaitu wawancara dengan tiga perpustakaan universitas yang telah menerapkan sistem informasi pengadaan,
17 wawancara dengan semua unit yang terlibat dalam proses pengadaan perpustakaan guna menganalisis kebutuhan staf, perancangan prototipe informasi pengadaan bahan perpustakaan dan pengujian prototipe informasi pengadaan bahan perpustakaan oleh semua unit yang terlibat proses pengadaan bahan perpustakaan.
bahan sistem sistem dalam
a. Wawancara awal Wawancara awal dilakukan untuk memperoleh gambaran mengenai sistem informasi pengadaan, keterkaitan dengan sistem informasi lain dan modul yang terdapat pada sistem informasi tersebut. Wawancara awal ini dilakukan terhadap tiga perpustakaan universitas di daerah Jakarta dan sekitarnya yang sudah menerapkan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan yaitu Perpustakaan Universitas Pelita Harapan, Perpustakaan Universitas Bina Nusanta dan Perpustakaan Universitas Atmajaya. Formulir wawancara awal dapat dilihat pada Lampiran 1. b. Wawancara internal Pada tahap kedua dilakukan wawancara terhadap semua unit yang terlibat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU. Wawancara dilakukan terhadap delapan orang requestor yang terdiri dari delapan orang kaprodi dan empat orang approver yang terdiri dari satu orang kepala perpustakaan, satu orang staf pembelian, satu orang staf keuangan dan satu orang wakil rektor bidang akademik. Formulir wawancara internal dapat dilihat pada Lampiran 2. c. Perancangan prototipe sistem informasi pengadaan Setelah mendapatkan informasi mengenai sistem informasi pengadaan dari beberapa perpustakaan universitas dan mengetahui kebutuhan internal staf yang terlibat dalam proses pengadaan di SGU, maka dibuat sebuah prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan . d. Pengujian prototipe sistem informasi pengadaan Prototipe sistem informasi diujikan terhadap 33 orang yang terlibat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU. Perincian dari 33 responden tersebut dapat dilihat pada Tabel 1. Formulir pengujian prototipe sistem informasi pengadaan dapat dilihat pada Lampiran 3.
Lokasi dan Jadwal Penelitian
Lokasi penelitian dilakukan di kampus SGU yang berlokasi di Bumi Serpong Damai, Tangerang. Jadwal kegiatan penelitian dimulai pada bulan Mei 2013 sampai dengan bulan Maret 2014.
18 Pelaksanaan Penelitian
Pelaksanaan penelitian akan ditekankan kepada perancangan prototipe sistem informasi di SGU dalam melakukan proses pengadaan bahan perpustakaan.
4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan di Perguruan Tinggi Swasta
Berdasarkan wawancara awal dengan tiga kepala perpustakaan perguruan tinggi swasta di daerah Jakarta dan sekitarnya didapati informasi bahwa penerapan sistem informasi proses pengadaan bahan perpustakaan perguruan tinggi swasta dirintis pertama kali oleh Perpustakaan Universitas Bina Nusantara pada tahun 2000, diikuti oleh Perpustakaan Universitas Pelita Harapan pada tahun 2004 dan Perpustakaan Universitas Atmajaya pada tahun 2007. Perbandingan sistem informasi yang digunakan oleh ketiga perpustakaan tersebut di atas dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2 Perbandingan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan di tiga perpustakaan perguruan tinggi tahun 2013 Kategori
Atmajaya
Binus
UPH
Pengguna Sistem Informasi
Civitas academica
Perpustakaan,
Perpustakaan dan
keuangan, dan
kaprodi
kaprodi Berbasis Web Integrasi sistem dengan unit lain
Ya
Ya
Tidak
Katalogisasi &
Katalogisasi,
Katalogisasi &
sirkulasi
sirkulasi, SDM,
sirkulasi
akademik & keuangan Integrasi sistem
dengan
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Ya
toko buku atau penerbit Otomatis
mengirimkan
email ke vendor Pemesanan
buku
secara
online oleh pemustaka Pengecekan status buku
Ya
Ya
Tidak
Jumlah permintaan online
160
200
25
per bulan
19
Sistem Pengadaan Bahan Perpustakaan di SGU Secara Konvensional
Proses pengajuan pengadaan bahan perpustakaan untuk koleksi perpustakaan yang dapat dipinjamkan kepada pemustaka didasarkan kepada anggaran dan kebutuhan yang telah diajukan oleh setiap program studi pada setiap bulan Agustus. Kaprodi dapat mengajukan pembelian bahan perpustakaan dengan mengisi formulir Budget Realisation Request Form (BRRF) dan melampirkan anggaran yang telah disetujui oleh ketua yayasan kepada dekan untuk kemudian diajukan kepada perpustakaan sebagai departemen yang terkait dengan proses pengadaan bahan perpustakaan. Unit pengadaan memeriksa ketersediaan dan harga bahan perpustakaan untuk kemudian diteruskan kepada staf bagian keuangan untuk diperiksa ketersediaan dana dari setiap program studi. Staf bagian keuangan meneruskan dokumen kepada wakil rektor bidang akademik dan jika disetujui akan masuk ke bagian pembelian. Staf bagian pembelian akan meminta penawaran harga dari beberapa vendor dan memberikan rekomendasi vendor dengan harga terbaik kepada kepala bagian pengadaan yang akan diteruskan kepada wakil rektor bidang non-akademik. Jika persetujuan telah diberikan, barulah bagian pembelian membuat order pembelian yang diberikan kepada vendor. Proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU yang dilakukan secara konvensional dapat dilihat pada alur kerja yang terdapat pada Gambar 9.
Gambar 9 Alur Kerja Proses Pengadaan Bahan Perpustakaan di Perpustakaan SGU Secara Konvensional
20
Wawancara Internal Wawancara internal dilakukan terhadap delapan orang requestor dan empat orang approver untuk mengetahui kebutuhan dan kepuasan pemustaka dalam proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU. 11 pertanyaan ditanyakan kepada requestor. Beberapa hal yang dapat digaris bawahi dari wawancara internal dengan pemustaka adalah waktu pemesanan bahan perpustakaan yang memakan waktu lama, hanya 13% pemustaka yang mendapatkan informasi mengenai status pemesanan bahan perpustakaan, 87% pemustaka tidak mengetahui sisa anggaran setelah bahan perpustakaan dipesan dan hanya dua orang pemustaka yang puas terhadap layanan pengadaan bahan perpustakaan. Hasil dari wawancara internal dapat dilihat pada Gambar 10 hingga Gambar 13.
Wawancara Internal
Wawancara internal dilakukan terhadap delapan orang requestor dan empat orang approver untuk mengetahui kebutuhan dan kepuasan pemustaka dalam proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU. 11 pertanyaan ditanyakan kepada requestor. Beberapa hal yang dapat digaris bawahi dari wawancara internal dengan pemustaka adalah waktu pemesanan bahan perpustakaan yang memakan waktu lama, hanya 13% pemustaka yang mendapatkan informasi mengenai status pemesanan bahan perpustakaan, 87% pemustaka tidak mengetahui sisa anggaran setelah bahan perpustakaan dipesan dan hanya dua orang pemustaka yang puas terhadap layanan pengadaan bahan perpustakaan. Hasil dari wawancara internal dapat dilihat pada Gambar 10 hingga Gambar 13.
5 5 4 3
2
2
1
1 0 1-2 bulan
3-4 bulan
6 bulan
Gambar 10 Waktu pemesanan bahan perpustakaan
21
Ya 13%
Kadang 49%
T idak 38%
Gambar 11 Informasi status pemesanan bahan perpustakaan oleh tim Pengadaan Bahan Perpustakaan
Tahu 13%
Tidak Tahu 87%
Gambar 12 Informasi sisa anggaran per program studi
22
25% 37% Tidak Puas Cukup Puas 38%
Gambar 13 Tingkat kepuasan pemustaka terhadap layanan pengadaan bahan perpustakaan
Keempat gambar di atas menunjukkan bahwa terdapat kendala pada proses pengadaan bahan perpustakaan yang menyebabkan proses pengadaan bahan perpustakaan berlangsung lama. Hal ini mengakibatkan rendahnya tingkat kepuasan pemustaka terhadap proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU. Dengan demikian, diperlukan sebuah sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan yang dapat mengatasi kendala-kendala pada sistem pengadaan bahan perpustakaan secara manual.
Infrastruktur Fisik
Sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan perlu memiliki perangkat operasional dan memungkinkan akses bagi pemustaka selama 24 jam dengan jaringan internet. Hal ini memungkinkan pemustaka untuk dapat menggunakan sistem informasi ini secara interaktif dimana saja dan kapan saja tanpa terbatas ruang dan waktu. Spesifikasi perangkat yang dibutuhkan dari sistem informasi ini dijelaskan pada Tabel 3.
23 Tabel 3 Persyaratan Infrastruktur Fisik Pada Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan No 1.
Perangkat Server
Fungsi
Spesifikasi Minimum
Server perpustakaan yang
Sistem Operasi Linux,
digunakan untuk menyimpan
Pentium 4 3 GHZ, 2G RAM,
database
2x500 GB HD, Apache Web Server, PHP, MySQL
2.
3.
Hub LAN
PC Administrator
Perangkat jaringan yang
Min. 8 port, dengan
menghubungkan komputer
kecepatan koneksi
yang satu dengan yang lain
1G/100M/10M
Komputer khusus untuk
Sistem Operasi Linux,
administrator dalam me-
Pentium 4 1 GHz, 1 GB
manage data
RAM, 160 GB HD, Acrobat Reader, XAMPP, PHPMyAdmin, Komodo editor
4.
PC requestor,
Komputer yang disediakan
Sistem Operasi Linux atau
editor dan
ataupun dimiliki oleh
Windows, Pentium 4 1 GHZ,
approver
pengguna sistem informasi
1 GB RAM, 160 GB,
pengadaan bahan
Acrobat Reader
perpustakaan
Karakteristik Pengguna
Pengguna yang terlibat dalam sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan yang diusulkan terdiri dari empat kelompok besar dengan karakteristik sebagai berikut: 1. Requestor yang tidak hanya terdiri dari mahasiswa, tetapi juga dosen part-time maupun full-time, karyawan, sekretaris jurusan, ketua program studi hingga ke tingkat rektor yang merupakan civitas academica dari SGU. Requestor harus melakukan login untuk dapat mengajukan permintaan bahan perpustakaan dan melihat sejarah pemesanan. 2. Approver mempunyai otoritas untuk menyetujui atau menolak permintaan bahan perpustakaan dari requestor. Beberapa approver harus mengunggah dokumen sebelum persetujuannya disampaikan
24 kepada tingkat manajemen yang lebih tinggi. Approver terdiri dari ketua program studi, dekan, kepala perpustakaan, kepala bagian pembelian, staf bagian keuangan dan wakil rektor bidang akademik 3. Administrator, yaitu bagian pengadaan perpustakaan, bagian katalogisasi perpustakaan, bagian otorisasi keuangan dan bagian pembelian universitas. Administrator mempunyai otoritas untuk mengedit dan menambahkan data, mengirimkan email secara otomatis kepada vendor dan informasi secara otomatis kepada requestor mengenai kedatangan buku. 4. Vendor terdiri dari toko buku dan penerbit yang dapat menyediakan data ketersediaan dan harga buku kepada administrator. Vendor bertugas juga untuk meng-update data pada saat buku sedang dikirim kepada administrator.
Unified Modelling Language (UML)
UML adalah notasi, bahasa untuk menggambarkan model abstrak. Memberikan cara untuk mewakili satu set konsep dan interaksi antar bagian yang terlibat di dalamnya. UML bukan merupakan metoda. Proses atau metode dibutuhkan untuk mendefinisikan bagaimana menggunakan UML untuk membangun model dengan beberapa cara. Analogi UML dan model adalah seperti proses penulisan kreatif. Bahasa terdiri dari karakter, kata, kalimat dan paragraf. Tata bahasa mengatur cara yang dapat digunakan untuk beberapa kata sehingga dapat membentuk sebuah kalimat (Raistrick et al. 2004).
Context Diagram
Context diagram digunakan untuk menggambarkan cakupan sistem informasi dalam hubungannya dengan alur masukan dan keluaran. Context diagram menunjukkan pengguna utama dari sebuah sistem dan informasi yang digunakan sehari-hari. Context diagram sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan di SGU dapat dilihat pada Gambar 14.
25
Gambar 14 Context diagram pengadaan buku bahan perpustakaan di SGU
Diagram di atas menunjukkan pengguna utama dari sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan ini yaitu pemustaka, kaprodi, dekan, kepala perpustakaan, wakil rektor bidang akademik, staf bagian keuangan, staf bagian pembelian, staf pengadaan, toko buku dan staf katalogisasi. Pemustaka dapat mengorder bahan perpustakaan yang diinginkannya dan mengecek sejarah order bahan perpustakaan. Kaprodi dapat menyetujui atau menolak order, mengunggah dokumen anggaran, mengetahui sisa anggaran dan mengecek sejarah order. Dekan, kepala perpustakaan dan wakil rektor bidang akademik dapat menyetujui atau menolak order dan mengecek sejarah order. Staf bagian keuangan dapat mengisi anggaran per tahun, meng-update status pembelian bahan perpustakaan dan mengecek sejarah order. Staf bagian pembelian dapat meminta penawaran harga, mengirimkan order pembelian kepada toko buku dan mengecek sejarah order. Bagian pengadaan dapat memberikan rekomendasi toko buku, mengedit
26 data bahan perpustakaan dan mengecek sejarah order. Toko buku dapat memberikan informasi status bahan perpustakaan, mengirimkan penawaran harga dan mengirimkan invoice online. Staf katalogisasi dapat meng-update status keberadaan bahan perpustakaan.
Data Flow Diagram
Kunci dari sebuah model grafis dari persyaratan system yang digunakan dengan analisa terstruktur dinamakan Data Flow Diagram (DFD) yang menunjukkan masukan, proses, penyimpanan, keluaran dan bagaimana komponen ini saling berkaitan satu sama lain (Whitten dan Bentley 2007). DFD pada Gambar 15 menjelaskan empat proses utama dalam proses pengadaan yaitu proses request, proses approval, proses order dan proses pembayaran. Pada diagram ini juga digambarkan empat database yang terpadu yaitu database request, database order, database keuangan dan database buku. DFD dimulai sejak pemustaka merequest buku hingga buku dikatalog oleh staf katalogisasi dan siap untuk dipinjamkan.
Gambar 15 DFD proses pengadaan bahan perpustakaan di Perpustakaan SGU
Entity-relationship Diagram
Entity-relationship Diagram (ERD) adalah analisa terstruktur dan model teknik informasi dari data yang dibutuhkan oleh sebuah sistem. Sistem tidak
27 hanya membutuhkan analisa yang terstruktur, namun juga desain terstruktur dan program yang terstruktur. Persyaratan penyimpanan data terdiri dari entitas data, atribut dan hubungan antara entitas data. Pada ERD, kotak menggambarkan data entitas, garis yang mengubungkan kotak menggambarkan hubungan antara entitas data. Hubungan tersebut dapat berubah satu entitas dengan entitas yang lain maupun satu entitas dengan banyak entitas yang lain (Whitten dan Bentley 2007). Salah satu contoh ERD pada proses pengadaan bahan perpustakaan di perpustakaan SGU adalah pemustaka dapat mengorder banyak bahan perpustakaan, tetapi order tersebut hanya untuk satu pemustaka bukan untuk beberapa pemustaka. Contoh yang lain adalah satu program studi hanya memiliki satu anggaran per tahun sementara anggaran dapat dimiliki oleh beberapa program studi.
Gambar 16 ERD proses pengadaan bahan perpustakaan di Perpustakaan SGU
Use Case Diagram
Use case diagram merupakan diagram yang menunjukan peranan berbagai pengguna dan bagaimana peranan tersebut digunakan untuk sebuah sistem. Use case diagram merupakan cara yang nyaman untuk mendokumentasikan aktivitas sebuah sistem. Tujuan dari use case diagram adalah untuk mengidentifikasi penggunaan atau kasus penggunaan dari sebuah sistem baru, dengan kata lain untuk mengidentifikasi bagaimana sebuah sistem akan digunakan (Whitten dan Bentley 2007). Pada use case diagram dapat dilihat bahwa requestor dapat melakukan beberapa hal antara lain melakukan order, pengecekan status, konfirmasi status dan mengecek sisa anggaran per program studi. Approver pun
28 dapat melihat sisa anggaran program studi, menyetujui order maupun menolak order.
Order
Cek Status Order
Konfirmasi order
Requestor
Persetujuan order
Cek sisa anggaran Approver
Permintaan penawaran harga
Membuat order pembelian
Kirim harga
penawaran
Cek daftar order
Penolakan order
Edit data order
Administrator
Memberikan Rekomendasi vendor
Terima order
Kirim invoice
Gambar 17 Use case diagram proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU Perancangan Prototipe
Prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan di Perpustakaan SGU terdiri dari modul pengesahan (authentication), modul pemesanan (order), modul approval, modul edit data bibliografis, modul kontrol anggaran, modul penawaran harga (price quotation), modul perbandingan harga (price comparison), modul order pembelian (purchase order) dan modul status. Pada modul pengesahan, pengguna dapat melakukan login untuk masuk ke dalam sistem informasi dan logout untuk keluar dari sistem informasi. Pada modul
29 pemesanan, pengguna dapat memesan bahan perpustakaan yang sudah ada di perpustakaan maupun bahan perpustakaan yang belum dimiliki oleh perpustakaan. Pada modul approval, approver dapat menyetujui atau menolak order. Modul edit data bibliografis memungkinkan bagian pengadaan untuk merevisi data bahan perpustakaan dan melengkapi data untuk meminimalisasi kesalahan pada saat pemesanan bahan perpustakaan. Pada modul kontrol anggaran, bagian keuangan dapat mengisi anggaran setiap departemen setiap tahunnya. Modul penawaran harga memudahkan toko buku untuk mengisi harga dan perkiraan kedatangan dari bahan perpustakaan yang dipesan oleh bagian pengadaan. Pada modul perbandingan harga, bagian pengadaan dapat melihat harga yang paling murah yang ditawarkan oleh toko buku. Modul order pembelian memungkinkan bagian pengadaan untuk mengirimkan order kepada toko buku yang terpilih dan pada modul status, approver dan requestor dapat mengecek status order dari requestor. Menu utama sistem informasi pengadaan terdiri dari: home, book request dan login. Pada menu home, pemustaka dapat mengecek ketersediaan bahan perpustakaan guna menghindari terjadinya duplikasi bahan perpustakaan atau langsung memesan bahan perpustakaan tanpa mengecek ketersediaan bahan perpustakaan.
Gambar 18 Tampilan pengisian formulir order bahan perpustakaan Sesudah pemustaka melakukan login, akan muncul menu tambahan yaitu book request, my request history, request from user dan remaining budget pada program studi masing-masing. Book request memungkinkan pemustaka untuk melakukan order tanpa perlu mengacu kepada koleksi yang ada di perpustakaan. Pada menu My request history, pemustaka dapat melihat order yang pernah dilakukannya dan melihat status dari order tersebut. Request from user berguna bagi tim pengadaan bahan perpustakaan untuk dapat melihat order dari pemustaka
30 yang pernah masuk ke dalam kotak suratnya, dimana order tersebut dapat disetujui atau ditolak. Sesudah tim pengadaan bahan perpustakaan melakukan login, muncul notifikasi bahwa terdapat permintaan bahan perpustakaan baru dari pemustaka. Informasi yang terdapat di dalamnya yaitu deskripsi bahan perpustakaan (title, ISBN, qty, notes), nama pemustaka yang mengajukan permintaan bahan perpustakaan (requestor), tanggal pemesanan (request date) dan pilihan yang akan dilakukan oleh tim pengadaan yaitu menyetujui (approve), menolak bahan perpustakaan yang diajukan oleh pemustaka (reject) atau melihat deskripsi bahan perpustakaan secara lengkap (lookup) seperti yang terlihat pada Gambar 19.
Gambar 19 Daftar permintaan bahan perpustakaan yang harus diproses oleh kaprodi
Jika approver perpustakaan menolak sebuah permintaan akan muncul pilihan tidak ada anggaran (no remaining budget), melebihi jumlah maksimal bahan perpustakaan (exceed maximum quantity) dan order tidak berkaitan dengan mata kuliah yang diajarkan pada program studi tersebut (not relevance). Tampilan penolakan permintaan bahan perpustakaan dapat dilihat pada Gambar 20.
31
Gambar 20 Penolakan permintaan bahan perpustakaan yang diorder oleh pemustaka
Permintaan bahan perpustakaan dari pemustaka pertama kali akan masuk kepada kaprodi. Pada saat menyetujui permintaan bahan perpustakaan, kaprodi wajib untuk melampirkan copy anggaran tahun berjalan. Copy anggaran dapat diunggah dalam bentuk PDF, Excel maupun Word. Sesudah kaprodi menyetujui permintaan bahan perpustakaan, notifikasi akan muncul kepada dekan. Pada tahap ini dekan tidak harus mengunggah dokumen apapun, tetapi tetap dapat melihat dokumen anggaran, deksripsi dokumen dan alasan permintaan bahan perpustakaan. Proses di bagian pengadaan adalah proses sesudah permintaan bahan perpustakaan disetujui oleh dekan. Bagian pengadaan tidak mempunyai otoritas untuk menyetujui atau menolak permintaan bahan perpustakaan tetapi bertugas untuk mengecek keberadaan bahan perpustakaan di penerbit, melengkapi data order dari pemustaka dan memberikan rekomendasi vendor. Proses pada bagian pengadaan perpustakaan dapat dilihat pada Gambar 21.
Gambar 21 Proses perbaikan data oleh bagian pengadaan perpustakaan
32
Sama halnya seperti dekan, kepala perpustakaan juga tidak harus mengunggah dokumen apapun, tetapi dapat melihat dokumen anggaran, deksripsi bahan perpustakaan, perkiraan harga bahan perpustakaan dan alasan permintaan bahan perpustakaan. Proses selanjutnya adalah bagian keuangan. Bagian ini setiap tahunnya akan mengisi anggaran per program studi. Sama halnya seperti dekan dan kepala perpustakaan, bagian keuangan juga tidak harus menggunggah dokumen. Namun jika dirasa perlu, bagian keuangan dapat mengunggah dokumen pendukung yang lain. Tambahan tampilan yang dapat dilihat pada bagian ini adalah anggaran per program studi dan sisa anggaran yang dimiliki oleh masingmasing program studi (department budget). Tampilan pada bagian keuangan dapat dilihat pada Gambar 22 dan 23.
Gambar 22 Proses persetujuan order oleh staf bagian keuangan
Gambar 23 Tampilan anggaran per program studi pada staf bagian keuangan
33 Notifikasi akan diberikan oleh sistem kepada wakil rektor bidang akademik yang juga tidak harus mengunggah dokumen pendukung lainnya tetapi dapat melihat dokumen yang diunggah oleh kaprodi. Proses selanjutnya akan dilakukan oleh staf bagian pembelian. Bagian ini akan mengotorisasi sistem guna mengirimkan email kepada vendor yang ada untuk memberikan informasi harga dan waktu pengiriman bahan perpustakaan yang diorder.
Gambar 24 Proses permintaan penawaran harga kepada toko buku
Vendor akan mendapat notifikasi email dari staf bagian pembelian jika ada permintaan bahan perpustakaan. Vendor mempunyai akses ke dalam sistem untuk dapat melihat deskripsi bibliografis serta jumlah bahan perpustakaan yang dipesan oleh SGU. Vendor juga dapat memberikan penawaran harga (price) dan perkiraan kedatangan bahan perpustakaan (delivery date) kepada staf bagian pembelian.
Gambar 25 Tampilan pengisian penawaran harga oleh vendor
34 Jika vendor telah memberikan penawaran harga, staf bagian pembelian dapat melihat penawaran harga (price) dan perkiraan kedatangan bahan perpustakaan (delivery date) pada sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan.
Gambar 26 Tampilan penawaran harga dari vendor
Pada Gambar 27 dapat dilihat bahwa sistem secara otomatis akan memberikan update kepada pemustaka mengenai status keberadaan order bahan perpustakaan yang diajukan oleh pemustaka. Pada tampilan ini, dapat dilihat dimana stagnansi dari sebuah order bahan perpustakaan sehingga proses bisnis pengadaan bahan perpustakaan dapat diperbaiki.
Gambar 27 Tampilan update status pada pemustaka
35 Staf bagian pembelian akan memilih vendor yang tepat berdasarkan harga dan delivery date. Vendor yang terpilih akan muncul dengan highlight warna kuning. Setelah itu, staf bagian pembelian bertugas untuk mengunggah file perbandingan harga kepada kepala bagian pembelian. Kepala bagian pembelian akan melihat data yang diunggah oleh staf bagian pembelian untuk kemudian merubah ke dalam sebuah order pembelian (purchase order) dalam bentuk excel. Tahap selanjutnya adalah melakukan pencetakan order pembelian guna mengantisipasi beberapa bagian lain yang tidak menginginkan otorisasi order dalam bentuk online dan memerlukan bukti tanda tangan yang sah untuk kepentingan arsip dan pengecekan oleh auditor.
Gambar 28 Tampilan pencetakan order pembelian pada kepala bagian pembelian
Kepala bagian pembelian akan men-scan order pembelian yang sudah ditanda-tangani oleh direktur administrasi, wakil rektor bidang akademik dan rektor ke dalam bentuk PDF untuk kemudian dikirimkan kepada toko buku yang dipilih. Notifikasi akan diberikan via email oleh sistem informasi pengadaan ini. Setelah itu vendor bertugas untuk mengupdate status kepada pemustaka. Pada saat semua bahan perpustakaan sudah dikirimkan kepada perpustakaan, toko buku akan mengirimkan invoice kepada bagian keuangan agar dapat segera dilakukan pembayaran dalam kurun waktu tertentu.
36
Gambar 29 Tampilan pengiriman invoice oleh vendor
Pada saat vendor mengirimkan bahan perpustakaan kepada perpustakaan, bahan perpustakaan ini akan diterima oleh staf katalogisasi. Staf tersebut akan melengkapi data bahan perpustakaan yang sudah diisi oleh staf pengadaan untuk kemudian digabungkan dengan database katalog perpustakaan.
Gambar 30 Tampilan edit data bahan perpustakaan oleh staf katalogisasi
37
Setelah staf katalogisasi perpustakaan melengkapi data, status akhir akan muncul kepada pemustaka yang memesan bahan perpustakaan bahwa buku sudah tersedia di perpustakaan dan dapat dipinjam seperti yang dapat dilihat pada Gambar 31.
Gambar 31 Tampilan status akhir pemesanan bahan perpustakaan
User Acceptance Test (UAT)
Pada tahap pengembangan software, UAT adalah proses akhir yang dilakukan sebelum pengguna menggunakan program aplikasi yang baru. Sistem informasi diuji untuk meyakinkan bahwa sistem informasi berjalan dengan baik tanpa ada kesalahan. Setelah diuji, sistem informasi diunggah ke server dan diuji kembali untuk meyakinkan bahwa sistem informasi ini berjalan dengan sempurna. Menurut Sommerville (2011), pengujian prototipe berguna untuk: 1. Mendemonstrasikan bahwa sistem informasi dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Beberapa sistem informasi memiliki pengujian yang sangat eksplisit dimana biasanya pengguna mengecek sistem informasi sesuai dengan spesifikasi yang diminta. 2. Menemukan kesalahan atau mendeteksi sistem informasi dimana alur kerja pada sistem informasi tidak berjalan dengan sempurna, tidak sesuai harapan atau tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta. Hal ini termasuk sistem yang crash, interaksi yang tidak diinginkan dengan sistem informasi lain, atau korupsi data.
38
UAT memerlukan tes yang formal dari pengguna untuk menentukan sebuah sistem informasi diterima atau ditolak. Terdapat enam tahap dalam UAT yaitu: 1. Menentukan kriteria penerimaan sistem. Tahap ini harus dilakukan sebelum kontrak ditandatangani meskipun dalam prakteknya hal ini sulit untuk dilakukan karena akan ada banyak perubahan seiiring dengan dikembangkannya sebuah sistem informasi. 2. Merencanakan tes penerimaan. Tahap ini termasuk menentukan sumber daya manusia, waktu, dana dan jadwal tes sistem informasi. 3. Memperoleh tes penerimaan. Setelah kriteria ditetapkan, tes harus dibuat untuk mengecek apakah sistem informasi diterima atau ditolak. 4. Menjalankan tes penerimaan. Idealnya tes dilakukan pada lingkungan dimana sebuah sistem informasi diterapkan. 5. Negosiasi hasil tes. Pada saat tes akan ditemukan beberapa kesalahan pada sistem informasi, pengembang sistem dan pengguna harus melakukan negosiasi untuk menentukan apakah sistem tetap dapat digunakan atau tidak. 6. Menolak atau menerima sistem informasi. Pada tahap ini, diadakan pertemuan antara pengembang sistem dan pengguna untuk menentukan apakah sebuah sistem informasi dapat digunakan atau ditolak. UAT dilaksanakan dalam bentuk pengujian prototipe pada hari yang sama kepada 32 orang responden yang terdiri dari 27 pertanyaan. Tabel 4 Jumlah pertanyaan pada user acceptance test
Responden Seluruh responden Requestor Approver Staf pengadaan Staf keuangan Staf pembelian Kepala bagian pembelian Vendor Staf katalogisasi Staf pembayaran
Jumlah Pertanyaan 2 5 4 2 2 3 1 5 2 1
Terdapat tiga pilihan jawaban untuk masing-masing pertanyaan yaitu passed (P), failed (F) dan skipped (S). Hasil UAT menunjukkan bahwa 88.93% sistem berjalan dengan baik, 0.36% sistem gagal berfungsi dan 10.71% tes tidak dilakukan karena terdapat dua aplikasi yang belum tersedia yaitu aplikasi notifikasi email dan online signature. Terdapat perbedaan proses pengadaan bahan perpustakaan yang dilakukan secara manual dan prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan yang
39 diusulkan. Dengan adanya prototipe sistem informasi, pemustaka dapat melakukan order dengan mudah, mengetahui status keberadaan bahan perpustakaan yang dipesan, dan melihat sejarah pemesan setiap pemustaka. Approver dapat melakukan proses approval dimana saja dan kapan saja, dapat melihat order yang pernah ada, dan mengetahui sisa anggaran setiap departemen yang ada di bawahnya. Administrator dapat mengedit data dan berhubungan secara langsung dengan toko buku. Toko buku bisa mendapatkan permintaan penawaran harga dan mengajukan penawaran harga kepada administrator. Beberapa saran muncul dari hasil UAT dari beberapa unit mengenai prototipe sistem informasi ini antara lain pembuatan online signature, notifikasi mengenai order baru kepada seluruh pengguna sistem yang terkait via email, pengingat otomatis pada order yang belum di-follow up dan penawaran harga yang belum diberikan, pencetakan BRRF dan memasukkan wakil rektor bidang non-akademik, rektor dan ketua yayasan ke dalam sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan ini. Dengan kata lain, prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan hampir dapat memenuhi kebutuhan pengguna sistem informasi dan dapat menunjang kegiatan pengadaan bahan perpustakaan sehingga meningkatkan pelayanan Perpustakaan Swiss German University.
Perbandingan Proses Pengadaan Bahan Perpustakaan Secara Konvensional dan Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan yang Diusulkan
Berdasarkan hasil wawancara internal dan hasil user acceptance test, didapati kesimpulan bahwa proses penawaran harga adalah proses yang paling lama dalam pengajuan permintaan bahan perpustakaan yaitu selama lebih dari tiga minggu dikarenakan pekerjaan yang menumpuk, tidak adanya notifikasi mengenai order baru, dan terlambatnya respon dari vendor. Proses pengadaan bahan perpustakaan secara konvensional di Perpustakaan SGU memiliki beberapa perbedaan dengan proses pengadaan bahan perpustakaan secara otomasi seperti yang tertera pada Tabel 5.
40 Tabel 5 Perbandingan proses pengadaan konvensional dan sistem informasi yang diusulkan
Deskripsi
Pengisian
Konvensional
permintaan
buku Sisa anggaran
Sistem Informasi yang Diusulkan Mengisi dalam format
Mengisi dalam format offline
online
Harus menanyakan sisa anggaran kepada
Sisa
anggaran
bagian keuangan
langsung
dapat
dilihat
pada
saat login sistem. Status buku
Persetujuan order
Tidak dapat mengetahui status buku kalau
Mengetahui status buku
tidak menanyakan langsung kepada tim
secara
pengadaan
sistem
Order tidak akan disetujui kalau approver
Order
sedang cuti
dari mana saja dan kapan
langsung
dapat
dari
disetujui
saja Permintaan penawaran
Mengirimkan via email
Mengirimkan notifikasi
harga dan pengiriman
lewat email dan update
order pembelian
data
pada
sistem
informasi Pengisian
data
pada
Melakukan pengisian data secara berulang
Tidak perlu melakukan
penawaran harga dan
pada
pengisian
order pembelian
pembelian
sama
Input data catalog
Melakukan input data dari dasar.
Terbantu karena tidak
penawaran
harga
dan
order
data
yang
perlu melakukan input data dasar (judul, ISBN dan harga) Waktu order
persetujuan
Butuh proses untuk order sehingga order
Real time. Order dapat
akan lama tiba
diterima saat itu juga sehingga
menghemat
waktu
Dengan adanya prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan di perpustakaan SGU, beberapa proses dapat dihilangkan sehingga proses bisnis dapat dilaksanakan dengan lebih efektif dan efisien. Alur kerja sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan dapat dilihat pada Gambar 32.
41
Gambar 32 Alur kerja sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan
42
5 SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Pada penelitian ini telah dikembangkan sebuah prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan di Swiss German University. Prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan di Perpustakaan SGU terdiri dari modul pengesahan (authentication), modul pemesanan (order), modul approval, modul edit data bibliografis, modul kontrol anggaran, modul penawaran harga (price quotation), modul perbandingan harga (price comparison), modul order pembelian (purchase order) dan modul status. Prototipe sistem informasi ini sudah diujikan kepada pengguna sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan dan berjalan dengan baik. Pada pengujian sistem sudah tergambar efisiensi, keterpaduan dan kontrol sistem. Prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan dapat memberikan gambaran lengkap mengenai sistem informasi yang akan diterapkan di Swiss German University. Dengan adanya prototipe ini, proses pengadaan bahan perpustakaan dapat memenuhi keinginan pemustaka untuk melakukan order online, mengecek status order dan mengetahui sisa anggaran per program studi. Pustakawan juga dapat melakukan pekerjaan dengan cepat dalam melakukan pengecekan bahan perpustakaan yg baru. Staf pembelian tidak perlu melakukan input data ulang yang dapat mengakibatkan kesalahan dalam penulisan data dan pembuatan order. Secara keseluruhan prototipe sistem informasi ini hampir memenuhi kebutuhan semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan bahan perpustakaan di SGU.
Saran
Sebelum sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan diterapkan di Swiss German University, terdapat beberapa hal yang perlu menjadi perhatian: 1. Perlu dibuatkan dokumentasi program yang akan menjadi buku panduan penggunaan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan yang juga memungkinkan untuk pengembangan sistem. 2. Pelatihan pengguna sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan. 3. Perbaikan aplikasi yang informatif dan intuitif seperti tampilan sejarah order secara lebih ringkas, penambahan link ke website penerbit dan toko buku guna penelusuran bahan perpustakaan bagi pemustaka, penambahan kolom catatan pada penolakan atau persetujuan order,
43 pembuatan online signature, notifikasi mengenai order baru via email, pengingat otomatis pada order yang belum di-follow up, kriteria skala prioritas untuk order yang lebih penting, file desiderata untuk menampung order yang belum dibeli pada tahun yang sedang berjalan, klaim kepada vendor, dan evaluasi vendor berdasarkan waktu pengiriman dan sejarah pemesanan guna pengambilan keputusan bagi perpustakaan. 4. Pengembangan aplikasi untuk bahan perpustakaan yang lain seperti CD, DVD, dan jurnal. 5. Uji coba sistem agar tidak terdapat data yang hilang pada saat migrasi data dari sistem informasi lama ke sistem informasi yang baru. 6. Perlu adanya kajian lebih lanjut agar sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan dapat diterapkan sesuai sesuai dengan struktur organisasi dan proses bisnis yang telah ada.
DAFTAR PUSTAKA
Evans GE dan Saponaro MZ. 2005. Developing Library and Information Center Collections. Ed ke-5. Westport (US): Libraries Unlimited. Farell KT dan Truitt M. 2004. Defining functional requirements for acquistions records: vendor metadata. Library Collections, Acquisitions and Technical Services. 28:473-487. Frechette J. 1985. Library acquisitions on a micro scale. Library Journal. Nov: 154-155. Komarudin I. 2007. Desain Electronic Procurement Untuk Perusahaan Kontraktor EPC: studi kasus: PT. Rekayasa Industri [tesis]. Depok (ID): Fakultas Ekonomi, Universitas Indonesia. Gleeson ME dan Ottensmann JR. 1994. A decision support system for acquisitions budgeting in public libraries. Interfaces. 24: 107-117. Hawks CP. 1988. ALA annual conference 1988: report on the “automated acquisitions: managing change” preconference. Library Acquisitions: Practice and Theory. 12(3-4): 387-395. The International Federation of Library Associations and Institutions. 2010. Acquisition and Collection Development Section Action Plan 2011-2013. http://www.ifla.org/files/assets/acquisition-collectiondevelopment/strategic-plan/acd_action_plan_revised_2011-2013.pdf. Diakses tanggal: 5 Maret 2014. Lamborn JG dan Smith PA. 2001. Institutional ties: developing an interface between a library acquisitions system and a parent institution accounting system. Library Collections, Acquisition & Technical Services. 25: 247-261. Laudon KC dan Travel CG. 2012. Management Information Systems. Ed ke-12. New Jersey (US): Prentice-Hall.
44 Mulla KR, Chandrashekera M., Talawar VG. 2010. Usage and performance of various library software module in Engineering Colleges of Karnataka. Desidoc: Journal of Library and Information Technology. 30(3): 13-22. O’Brien JA. 2003. Introduction to Information Systems: essentials for the ebusiness enterprise. Ed ke-11. New York (US): McGraw-Hill Irwin. Pressman RS. 2005. Software Engineering: a practitioner’s approach. Ed ke-6. New York (US): McGraw-Hill. Priyanto IF. 2010. Teknologi Informasi, Perpustakaan dan Pengembangannya. Seminar Perpustakaan dan Pameran Buku Mengupas Koha Open Source ILS: software otomasi perpustakaan multi fitur dan bertaraf internasional. 14 Oktober 2010. Raistrick C, Francis P, Wright J, Carter C dan Wilkie I. 2010. Model Driven Architecture with Executable UML. Cambridge (UK): Cambridge University Press. Sekaran U dan Bougie R. 2009. Research Methods for Business: a skill building approach. Ed ke-5. New York (US): John Wiley and Sons. Sharma S. 1994. Automated book acquisition system using “Sanjay” at Defence Science Library. Desidoc: Bulletin of Information Technology 14(4):1-10. Shih-Ting Y dan Ming-Chien H. 2012. A model for book inquiry history analysis and book-acquisition recommendation for libraries. Library Collections, Acquisitions and Technical Services. 36:127-142. Sugiyono. 2005. Memahami Penelitian Kualitatif: dilengkapi contoh proposal dan laporan penelitian. Bandung (ID): Alfabeta. Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta (ID): Gramedia Pustaka Utama. Sommerville I. 2011. Software Engineering. Ed ke-9. Boston (US): Pearson. Turban E, Lee JK, King D, Liang, TP, Turban D. 2010. Electronic Commerce 2010. New Jersey (US): Pearson. Whitten JL dan Bentley LD. 2007. Systems Analysis and Design Methods. Ed ke7. Boston (US): McGraw-Hill-Irwin. Wibowo I. 2006. Pengembangan Online Procurement Auctions Portal Berteknologi Web Services [tesis]. Depok (ID): Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia. Yulia Y dan Sujana JG. 2007. Pengembangan Koleksi. Jakarta (ID): Universitas Terbuka. Zico M. 2009. Developing an Integrated Library System (ILS) using open source software Koha. [tesis]. Dhaka (BAN): BRAC University.
45
LAMPIRAN Lampiran 1 Formulir wawancara awal Day, Date Interviewee: (job position) Interviewer
20.
Questions When is your library established How many collections do you have How many users do you have How many staff do you have Could you describe your library organizational structure? Could you describe about your library business process on acquiring the library materials? Do you have information system to acquire materials for library If yes, is the information system web based Since when your acquisition information sysem was established Who established your acquisition information system Who maintain the system until now Who have the authority to access and use the system Could user send the request via online form? Could the system send the notification via email about the new request to the respective units? Could users check their request status? (e.g. current budget, book order which has been approved, book which has been ordered, book has been arrived, etc) Could the system integrated with other information system in the library Could the system integrated with other information system in the university Does the system integrated with bookstores and or the publisher’s database? Does the system automatically send the email to the book vendor in the standard format? In average, how many book request do you receive per month?
21.
Does the system fulfill your need in acquisition process?
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
16. 17. 18. 19.
Maria Margrith Tirtasari
46 Lampiran 2 Formulir wawancara internal Hari, Tanggal Responden Pewawancara Pertanyaan Berapa banyak bahan perpustakaan yang Anda pesan per tahun 2. Apakah bahan perpustakaan yang Anda pesan sudah mewakili keinginan seluruh dosen dan mahasiswa di program studi Anda? 3. Apa alat bantu seleksi yang Anda gunakan untuk mencari bahan perpustakaan yang Anda inginkan? 4. Apakah Anda pernah mengecek ketersediaan buku yang Anda inginkan di katalog perpustakaan? 5. Apakah Anda mengetahui proses bisnis pemesanan bahan perpustakaan? 6. Bagaimana tanggapan Anda mengenai proses bisnis pemesanan bahan perpustakaan? 7. Apakah Anda selalu mendapatkan informasi mengenai status bahan perpustakaan yang Anda pesan? 8. Bagaimana cara Anda untuk mendapatkan informasi mengenai status bahan perpustakaan yang Anda pesan? 9. Berapa lama waktu yang dibutuhkan sejak Anda memesan bahan perpustakaan hingga menerimanya? 10. Apakah Anda mengetahui sisa anggaran untuk bahan perpustakaan setelah Anda menerima bahan perpustakaan? 11. Seberapa puas Anda terhadap pelayanan pemesanan bahan perpustakaan? 1.
Maria Margrith Tirtasari
47 Lampiran 3 Formulir pengujian prototipe sistem informasi pengadaan No
Hasil yang Diharapkan
Hasil Tes P/F/S
1
Login dilakukan tanpa ada halangan yang berarti
2
Menerima email notifikasi
3
Pemustaka dapat menemukan buku yang ada di katalog perpustakaan
4
Pemustaka dapat mengorder buku yang ada di perpustakaan
5
Pemustaka dapat mengisi formulir order
6
Pemustaka dapat menemukan informasi tentang sisa anggaran per program studi
7
Pemustaka dapat mengecek status buku yang sudah diorder
8
Approver
dapat
menyetujui
atau
menolak request baru 9
Approver dapat melihat dokumen yang diunggah
10
Approver dapat menggunggah dokumen dalam format excel, word dan PDF
11
Approver dapat menggunggah tanda tangan online
12
Staf pengadaan dapat menambah atau mengedit data dari buku yang direquest
13
Staf pengadaan dapat mengecek status buku di website penerbit
Komentar
48 14
Staf bagian keuangan dapat mengisi anggaran tahunan per program studi
15
Staf bagian keuangan dapat melihat harga dari buku yang diorder
16
Staf bagian pembelian dapat meminta penawaran harga dari vendor
17
Staf bagian pembelian mendapatkan penawaran harga dari vendor
18
Staf bagian pembelian dapat mencetak file perbandingan harga dari beberapa vendor
19
Kepala
bagian
pembelian
dapat
mengirimkan order pembelian kepada vendor terpilih 20
Vendor
dapat
melihat
permintaan
penawaran harga terbaru 21
Vendor dapat mengirimkan penawaran harga kepada kepala bagian pembelian
22
Vendor dapat melihat order pembelian yang dikirimkan oleh kepala bagian pembelian
23
Vendor dapat mengupdate status order dari "sent to publisher”, "book received from publisher", ke “book send to library”
24
Vendor dapat mengirimkan invoice online kepada bagian keuangan
25
Staf katalogisasi dapat merubah status order dari “book send to cataloger” ke “book is ready”
49 26
Staf katalogisasi dapat mengedit data di katalog buku
27
Staf pembayaran menerima invoice online dari vendor
50
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 15 Januari 1976 dari pasangan Bapak Laurentius Pieter Lamury dan Ibu Maria Martina Fernandez. Penulis merupakan putri kedua dari lima bersaudara. Pada tahun 1994 penulis lulus dari SMA Negeri 1 Bekasi dan pada tahun yang sama penulis melanjutkan kuliah di Universitas Indonesia, Fakultas Sastra, Program Studi Ilmu Perpustakaan. Pada bulan Agustus tahun 2006, penulis mulai bekerja di Perpustakaan Swiss German University, Bumi Serpong Damai, Tangerang sebagai kepala perpustakaan. Pada bulan Oktober 2011 penulis diterima di Sekolah Pascasarjana IPB pada Program Studi Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan (MTP).
