PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELACAKAN ALUMNI PADA PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB Yudie Irawan*1, Syaiful Muzid1, Dwy Puspitasari1 1
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Muria Kudus Gondangmanis, PO Box 53, Bae, Kudus 59352 *Email:
[email protected] 1. Pendahuluan
Abstract
Kualitas pelayanan dalam suatu institusi akademis menjadi kebutuhan yang harus
The research discusses the development of alumni tracking system using a web-based information technology. Development of the sistem using Waterfall model. At the planning stage researchers collected data from studies program manager of alumni, alumni data from several faculty and administrative data collection directly from the alumni. Those data used by researcher to analyze the proposed alternative system requirement at the analysis phase. At the design stage researchers to develop alternative systems chosen to make the system design and database design. Researchers using the Unified Modeling Language (UML) in the presentation of system design and database design. The final stage is the implementation of a design to a form web based application. Researchers using Hypertext Preprocessor (PHP) in building the system and the MySQL database in the development of physical database. The system is based website "tracer study" which focused on the management of information about graduates waiting period, the percentage amount of graduates who are already has a job, and earning first graduates, as well as obtain information about possible deficiencies in the educational process and the learning process. In addition to the web this is presented in tabular form is also presented in the form of three-dimensional graphics. The weakness of this research is the lack of research on the system security.
diutamakan karena berdampak langsung terhadap
kepuasan
pengguna
akan
terpenuhinya kebutuhan mereka.
Tingkat
kualitas pelayanan menjadi indikator kualitas sebuah
institusi
berfungsisebagai
akademis media
dan
dapat
publikasi
yang
efektif. Pada banyak perguruan tinggi telah memanfaatkan
teknologi
menyampaikan
informasi
web dan
dalam promosi
karena dirasakan lebih efektif disamping juga melihat meningkatnya pengguna internet dewasa ini. Salah satu keunggulan teknologi web
adalah
mampudioperasikan
pada
komputer desktop (stand alone), jaringan lokal (LAN), intranet, maupun internet. Keuntungannya
memungkinkan
aplikasi
dapat dimanfaatkan tanpa proses instalasi pada komputer pengguna. Kedua hal tersebut memungkinkan user untuk
menjalankan
kegiatan desktop dan online sekaligus.
Keywords : information system, tracer, alumni, web based
Peningkatan teknologi jaringan yang telah dicapai oleh Universitas Muria Kudus memungkinkan 1
terjadinya
peningkat
berkembangnya teknologi informasi yang
yang berorientasi pada IT solution.
berbasis jaringan, salah satunya adalah
b. Design
aplikasi yang berjalan pada teknologi web.
Pada tahap ini dihasilkan blue print
Jumlah alumni yang semakin banyak dan
sistem.
memiliki lokasi yang tersebar merupakan
c.
Coding
permasalahan sendiri dalam pengelolaan
Pada tahap ini menghasilkan aplikasi
pelacakan alumni. Teknologi web yang akan
sistem berbasis web yang siap untuk di
dibangun pada system ini mempermudah
integrasikan dan di uji coba.
komunikasi antara alumni dengan progdi dan
d.
Testing
antar alumni tanpa terbatas waktu dan
Proses pengujian menggunakan metode
tempat.
Black Box Testing.
Tujuan penelitian yang ingin dicapai
oleh
pada tahap desain adalah menghasilkan blueprint Alumni
Sistem dengan
Informasi
Modelling Language(UML).
e.
Unified
yang
Pemantauan sistem dilakukan setiap minggu
untuk
ingin dicapai pada tahap implementasi adalah
berjalan
baik
menghasilkan
penelitian.
perangkat
user
Maintenance
Tujuan yang
aplikasi
sample
mewakili stakeholder.
Pelacakan
memanfaatkan
beberapa
Testing dilakukan
lunak
memastikan sampai
akhir
sistem jadwal
berdasarkan blueprint yang telah dirancang menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext
PreProcessor)
dan
2.2. Sumber Data a. Data Primer
database
Adalah data yang diperoleh langsung dari
MySqL.
stakeholder 2. Metode Penelitian
maupun
2.1.Metode Pengembangan Sistem Metode
yang
digunakan
penelitian, dalam
baik
melalui
pencatatan seperti
pengamatan
terhadap :
obyek
Data_Mahasiswa,
Data_Dosen, Data Alumnidan lain-lain.
pengembangan sistem ini adalah metode
b. Data Sekunder
Waterfall atau linear method. Tahap – tahap
Adalah data yang diambil secara tidak
metode tersebut antara lain :
langsung dari objek penelitian. Data ini
a. Requirements / Analysis
diperoleh dari buku – buku, dokumentasi,
Pada tahap ini dihasilkan kesimpulan
dan literatur – literatur perpustakaan meliputi
permasalahan utama dan alternatif solusi
: 2
a. Syarat pendaftaran alumni, jumlah
b.
alumni dalam satu angkatan.
keberhasilan lulusan berkompetisi dalam seleksi;
b. Tugas, Wewenang dan Tanggung
c.
gaji yang diperoleh, relevansi pekerjaan
Jawab pejabat struktural Progdi
dengan latar belakang pendidikan, dan
Sistem Informasi
manfaat mata kuliah dalam pekerjaan Kelemahan
tersebut
terjadi
karena
minimnya informasi dari alumnus yang dapat
2.3.Metode Pengumpulan Data Untuk mendapatkan data yang benar-
diperoleh. Mengingat jumlah alumnus Program
benar akurat, relevan, valid (sahih) dan reliable
Studi Sistem Informasi semakin banyak dan
maka penulis mengumpulkan data dengan cara :
keberadaannya yang tersebar maka sulit untuk mendapatkan informasi dari masing – masing alumni secara tepat.
a. Observasi Pengumpulan data melalui pengamatan
3.2. Sistem Informasi yang Diusulkan
dan pencatatan terhadap gejala / peristiwa
Sistem informasi yang diusulkan untuk
yang diselidiki pada obyek penelitian
menangani permasalah sistem lama adalah
secara langsung.
dengan membangun sebuah Sistem Informasi
b. Interview
Pelacakan Alumni Pada Program Studi Sistem
Pengumpulan data melalui tatap muka
Informasi Berbasis Web. Sistem ini dibangun
dan tanya jawab langsung dengan sumber data
atau
berkepentingan
pihak-pihak yang
dengan bentuk pemodelan menggunakan Unified
yang
Modelling
berhubungan
Language
(UML),
bahasa
pemograman PHP dan MySQLsebagai database
dengan penelitian.
yang nantinya dapat menangani kelemahan yang ditemukan dari sistem sebelumnya, sehingga diharapkan
3. Pembahasan
a.
Dalam menangani data alumni Program
secara kuantitatif dan kualitatif hal hal berikut : seberapa besar daya saing lulusan yang melalui
masa
permasalahan
Membantu proses pendataan alumni yang dilakukan secara online,
Studi Sistem Informasi belum dapat mengetahui
ditunjukkan
mengatasi
sebagai berikut :
3.1.Analisa Sistem yang Berjalan
a.
dapat
b.
Membantu alumni dalam mencari pekerjaan,
c.
Melalui sistem secara online alumni dapat saling berkomunikasi dan saling bertukar
tunggu
mendapatkan pekerjaan pertama; 3
d.
informasi dengan alumni lain maupun
Masing-masing user memiliki hak akses yang
dengan staf dan dosen,
berbeda
Membantu Program Studi Sistem Informasi dan
Universitas
Muria
Kudus
dalam
3.3.Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan kegiatan
memonitoring alumni, e.
Membantu proses penyebaran informasi
yang terdapat dalam sistem. Apa saja yang terjadi
baik
lowongan
dalam sistem dan siapa saja yang melakukan
pekerjaan dan perkembangan alumniyang
kegiatan tersebut. Use Case diagram juga dapat
dapat diakses secara online dalam bentuk
memberikan gambaran sejauh mana fungsi dan
grafik maupun table
kemampuan sistem yang akan dibangun.
itu
mengenai
berita,
Dalam
tahap desain dengan use case diagram dapat analisa
ditindaklanjuti dengan pembuatan modul – modul
modul, analisa hardware dan software,serta analisa
yang sesuai dengan fungsi yang tercantum dalam
kebutuhan data dan informasi.
Pada analisa
diagram. Penggambaran dari kegiatan sistem baru
kebutuhan data dan informasi menghasilkan data –
dapat dijelaskan pada proses bisnis sistem pada
data yang harus diolah, diantaranya data alumni, data
gambar dibawah ini :
Tahapan
selanjutnya
dilakukan
lowongan kerja, data forum diskusi, data berita dan data agenda. Hasil yang diperoleh dari pengolahan data tersebut adalah informasi daftar alumni, informasi lowongan kerja, informasi forum diskusi alumni, informasi berita mengenai alumni, informasi agnda program studi yang berkaitan dengan alumni, grafik jumlah alumni pertahun,
grafik tingkat
keterserapan alumni, grafik tingkat gaji alumni dan grafik kesesuaian bidang ilmu dengan bidang pekerjaan. Data dalam perancangan data secara aktif Gambar 1 : Use Case Diagram Sistem Pelacakan Alumni
dimotori oleh pengguna. Dalam UML user disebut
3.4.Class Diagram
sebagai Aktor. Aktor dalam perancangan sistem inisecara keseluruhan disebut user. User merupakan
Class diagram menggambarkan hubungan
aktor induk dari sistem ini dan mempunyai anak
antar kelas dalam sistem yang sedang dibangun dan
turunan aktor yaitu admin, alumni, dan progdi.
bagaimana mereka saling berkolaborasi untuk 4
mencapai suatu tujuan. Berdasarkan analisa dari use
web_usaha, bid_usaha, bln_usaha, jml_kar,
case diagram, diperolehlah analisa kelas. Berikut ini
omzet, manfaat_pend, perkembangan_iptek,
adalah kelas – kelas untuk sistem pelacakan alumni
saran, dan hak_akses. Sedangkan operasi yang
:
dilakukan kelas alumni antara lain: insert
1.
Kelas User : Kelas user merupakan super kelas
alumni, update alumni, delete alumni, view
yang akan mewarisi semua operasinya pada
alumni, view data diri, update data diri dan print
kelas-kelas dibawahnya. Sub kelas dari kelas
alumni.
user antara lain: kelas admin, kelas alumni, dan
2.
4.
kelas progdi. Operasi dari kelas user diantaranya
kelas dari kelas user. Kelas ini menjadi bagian
adalah login, edit password, kelola berita, kelola
dari kelas user karena mewarisi operasi yang
lowongan dan logout.
sama dengan kelas induknya. Atribut yang
Kelas Admin : Kelas admin merupakan sub
dimiliki oleh kelas progdi adalah niy dan
kelas dari kelas user. Kelas ini menjadi bagian
hak_akses. Sedangkan operasi yang dilakukan
dari kelas user karena mempunyai operasi yang
kelas progdi adalah kelola data alumni.
sama dengan kelas induknya. Atribut yang
3.
Kelas Progdi : Kelas progdi merupakan sub
5.
Kelas Agenda : Atribut yang dimiliki oleh kelas
dimiliki oleh kelas admin adalah hak akses.
agenda adalah id_agenda, id_user, tema_
Sedangkan operasi yang dilakukan kelas admin
agenda,
antara lain: kelola user, validasi alumni, kelola
tgl_selesai, jam, tgl_posting. Sedangkan operasi
agenda, kelola forum dan kelola data alumni.
yang dilakukan adalah set id_agenda, get
Kelas Alumni : Kelas alumni merupakan sub
id_user, insert agenda, update agenda, delete
kelas dari kelas user karena mewarisi operasi
agenda, dan view agenda.
dari kelas induknya. Atribut yang dimiliki oleh
6.
isi_agenda,
tempat,
tgl_mulai,
Kelas Berita : Atribut yang dimiliki oleh kelas
kelas alumni adalah nim, angkatan, bln_lulus,
berita adalah id_berita, id_kategori, id_user,
thn_lulus,
lama_tunggu_kerja,
judul, isi_berita, gambar, hari, tgl_posting, jam,
pekerjaan_pertama,
counter, publish. Sedangkan operasi yang
nama_instansi, jns_instansi, alamat_instansi,
dilakukan adalah set id_berita, get id_kategori,
web_instansi, kali_lamar, kali_pindah_kerja,
get id_user, insert berita, update berita, delete
alasan_pindah_kerja,
berita, dan view berita.
kuesioner,
sumber_info_kerja,
ipk_dibutuhkan,
dukungan_karir_study, kebutuhan_bhs_inggris,
kesesuaian_pekerjaan, gaji_sekarang,
nm_univ,
7.
gaji_pertama, kota,
Kelas Kategori : Atribut yang dimiliki oleh kelas kategori adalah id_kategori, nama_kategori,
jenjang,
aktif. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah
bid_study, biaya, nm_usaha, alamat_usaha, 5
set id_ kategori, insert kategori, update kategori, dan view kategori. 8.
Kelas Lowongan : Atribut yang dimiliki oleh kelas lowongan adalah id_lowker, id_katlowker, id_user, jdl_lowker, isi_lowker, tgl_posting, tgl_buka,
tgl_tutup,
counter,
validasi.
Sedangkan operasi yang dilakukan adalah set id_lowker, get id_katlowker, get id_user, insert lowker, update lowker, delete lowker, dan view lowker. 9.
Kelas Kategori Lowongan : Atribut yang dimiliki oleh kelas kategori lowongan adalah id_katlowker,
nama_
katlowker,
aktif.
Gambar 2 : Class Diagram Sistem Pelacakan
Sedangkan operasi yang dilakukan adalah set id_katlowker,
insert
katlowker,
Alumni
update
katlowker, dan view katlowker. Tahap selanjutnya adalah membuat class
10. Kelas Kategori Forum : Atribut yang dimiliki
diagram yang menggambarkan interaksi antara
oleh kelas kategori forum adalah id_katforum,
kelas – kelas yang ada. Class Diagram dapat
nama_katforum, keterangan. Sedangkan operasi
dilihat pada Class Diagram Sistem Pelacakan
yang dilakukan adalah set id_katforum, insert
Alumni (Gambar 2).
katforum, delete katforum, dan view katforum. 11. Kelas Topik Forum : Atribut yang dimiliki oleh
3.5.Perancangan Basis Data
kelas topik forum adalah id_topik, id_katforum, id_user,
subjek,
tgl_topik,
dibaca,
Dari
aktif.
hasil
class
diagram
yang
telah
terbentuk, akan ditentukan tabel-tabel yang akan
Sedangkan operasi yang dilakukan adalah set
digunakan dalam penyimpanan data-data Sistem
id_topik, get id_katforum, get id_user, insert
Informasi Pelacakan Alumni Pada Program Studi
topik, delete topik, dan view topik.
Sistem Informasi Berbasis Web. Berikut ini adalah
12. Kelas Tanggapan Forum : Atribut yang dimiliki
gambaran perancangan database disertai dengan
oleh kelas kategori forum adalah id_katforum,
tabel yang direkomendasikan.
nama_katforum, keterangan. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah set id_katforum, insert katforum, delete katforum, dan view katforum. 6
yang ada. Berikut ini adalah tampilan daftar lowongan kerja (Gambar 4).
Gambar 3 : Relasi Tabel Sistem Pelacakan Alumni
3.6.Perancangan Interface a. Tampilan Halaman Utama User Setelah user berhasil login, user akan mendapati tampilan halaman utama user sesuai
Gambar 4 : Halaman daftar lowongan kerja
dengan hak aksesnya. Berikut ini adalah halaman utama user dengan hak akses admin. c. Grafik jumlah alumni Berikut adalah tampilan grafik jumlah alumni yang telah register
berdasarkan tahun
angkatan.
Gambar 3 : Halaman utama admin b. Menu Lihat Lowongan Kerja Menu ini berfungsi untuk melihat daftar lowongan kerja yang diposting pada sistem. Jadi, para user dapat mengetahui daftar lowongan kerja Gambar 5 : Grafik jumlah alumni 7
web PHP.
4. Kesimpulan dan Saran 4.1.Kesimpulan Dari hasil perancangan dan pembahasan Perancangan Sistem Informasi
Database yang digunakan dalam
penelitian ini adalah MySql.
Pelacakan Alumni 4.2.Saran
pada Program Studi Sistem Informasi berbasis Web pada Program Studi Sistem Informasi Universitas
Beberapa saran yang dapat diberikan
Muria Kudus dapat diambil kesimpulan sebagai
penulis sehubungan dengan Perancangan Sistem
berikut:
Informasi
1.
Perangkat lunak yang dihasilkan adalah Sistem
Sistem Informasi berbasis Web ini adalah sebagai
Informasi Pelacakan Alumni berbasis Web.
berikut:
Sistem ini mempunyai beberapa fasilitas bagi
1.
2.
Tingkat security sistem lebih ditingkatkan agar
user secara umum, diantaranya fasilitas untuk
dapat menjamin kerahasiaan data dari pihak
posting informasi mengenai lowongan kerja,
yang tidak berwenang.
berita, serta bergabung pada forum diskusi
2.
Sebaiknya website ini dikembangkan menjadi
alumni. Dimana dalam forum diskusi tersebut
sebuah portal Alumni Sistem Informasi yang
user dapat membuat suatu topik yang nantinya
lebih kompleks sehingga user dapat upload dan
dapat ditanggapi oleh user lain. User juga dapat
download
mengubah data profil diri, password, serta foto
perkembangan Progdi secara leluasa.
profil. Selain itu, user dapat melihat profil user
3.
Pelacakan Alumni pada Program Studi
3.
informasi
seputar
Alumni
dan
Untuk kedepannya penulis berharap sistem baru
lainnya.
ini bisa dikembangkan kembali menjadi sistem
Untuk user dengan hak akses admin, memilki
yang terhubung ke sistem-sistem akademik lain,
fasilitas untuk mengelola data user termasuk
dengan
melakukan blokir tehadap akses user apabila
efektivitas penyampaian informasi.
harapan
mampu
meningkatkan
menyimpang dan menyalahi aturan. Admin juga melakukan validasi terhadap data alumni yang telah registrasi, serta mengelola semua data pada
DAFTAR PUSTAKA
website. Sedangkan user dengan hak akses progdi lebih ditekankan pada hasil monitoring Anonim,
dari alumni tersebut. 4.
Perangkat perancangan yang digunakan dalam penelitian
ini
adalah
UML
_______, Monitoring System, http://www.nonprofithub.com/monitoringsystem.htm, diakses tanggal 18 Maret 2011
dan Basori, A.H., 2003, Tutorial Rational Rose, http://www.IlmuKomputer.com, di akses
diimplementasikan dalam bahasa pemrograman 8
tanggal 20 Mei 2011.
Nurwansyah, 2010, Sistem Informasi Alumni Berbasis Web Program Studi Diploma 3 Ilmu Komputer Universitas Sumatera Utara, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Sumatera Utara, Medan.
Gutomo , H.G., 2011, Rancang Bangun Sistem Informasi Pendaftaran Alumni di SCC STIKOM Surabaya, Fakultas Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer, Surabaya.
Perdana, B., 2010, Rancang Bangun Sistem Informasi Eksekutif Bagian Non-Akademik (Studi Kasus: STIKOM Surabaya , Fakultas Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer, Surabaya.
Jogiyanto, H.M., 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. Kadir, A., 2003, Pemrograman Web Mencakup: HTML, CSS, Javaskrip & PHP, Andi Offset, Yogyakarta.
Schomburg, H., 2003. Handbook for Graduate Tracer Study. Moenchebergstrasse Kassel, Germany: Wissenschaftliches Zentrum für Berufsund Hochschulforschung, Universität Kassel.
Ladjamudin, A.B., 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Sholiq, Nugroho, A., 2010, Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan Metode USDP, Andi Offset, Yogyakarta.
2006, Pemodelan Sistem Informasi Berorientasi Objek dengan UML, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Sutarman, 2007, Membangun Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL, Graha Ilmu, Yogyakarta.
9
