JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2014
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI FOLLOW UP PAKET UNDELIVERY OUTBOUND MENGGUNAKAN METODE FIFO DI CUSTOMER SERVICE PT. TIKI JNE BANDUNG Andy Victor1 Revandy Eka Setia2 Sistem Informasi, Manajemen Informatika, STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. 022 75642823, Fax. 022 7564282 Email :
[email protected],
[email protected] 1,2
Abstrak PT. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir Bandung pada Departemen Customer Service masih melakukan pekerjaan yang masih kurang efektif dalam proses bisnisnya, yakni, proses follow up paket undelivery outbound dilakukan secara acak dan kurang optimalnya hasil laporan. Inilah yang menimbulkan kesalahan dalam penyajian informasi. Metode First In First Out (FIFO) adalah metode yang digunakan untuk melakukan proses follow up paket undelivery outbound oleh perusahaan, dimana metode ini akan mudah digunakan apabila hanya ada beberapa penerimaan informasi paket yang berkendala dari beberapa sumber yang diterima. Proyek akhir ini akan mengembangkan aplikasi untuk membantu menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, maka program ini dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual Basic Studio 2010. Selain itu, dalam penulisan ini juga dijelaskan mengenai rancangan program aplikasi tersebut dan penerapannya dalam komputer. Kata Kunci : Follow Up Paket Undelivery Outbound, Metode Fifo 3. Pembahasan intern pada Departemen Customer Service dilakukan hanya pada proses konfirmasi barang-barang berkendala dikarenakan alamat kurang lengkap/ Bad Address (BA) dan penerima tidak dikenal/ Customer Unknow (CU). 4. Pembahasan dilakukan hanya membahas barang-barang yang keluar dari Bandung hanya meliputi wilayah Jawa Barat seperti : Garut, Tasik, Subang, dan Purwakarta. Adapun tujuan dari perancangan sistem yang baru adalah sebagai berikut : 1. Meminimalisir menumpuknya barang digudang. 2. Proses follow up paket undelivery outbound dapat berjalan lebih mudah dan terkoordinir. 3. Proses pengisian dokumen terkomputerisasi.
1. Pendahuluan Industri jasa mengalami perkembangan yang sangat pesat seiring dengan kebutuhan masyarakat akan berbagai jenis jasa dalam berbagai bidang kehidupan. Perkembangan dan industri jasa yang semakin besar yang didorong pula oleh kemajuan pesat dalam teknololgi komunikasi dan informasi. Oleh karena itu, industri jasa akan memainkan peranan penting pada masa mendatang. Jasa pengiriman barang adalah suatu industri jasa penunjang yang dibutuhkan oleh konsumen sekarang ini. Adapun Permasalahan yang temukan pada PT. TIKI JNE Bandung, antara lain adalah : 1. Penumpukan barang dalam jumlah banyak di departemen customer service yang di berikan oleh departemen operasional untuk di konfirmasi kepada pelanggan. 2. Proses follow up paket undelivery outbound menggunakan metode acak. 3. Pencarian dokumen yang memakan waktu dikarenakan pengisian dokumen masih manual. Berdasarkan permasalahan yang ada diatas maka perlu membatasi ruang lingkup dari permasalahan tersebut. Adapun permasalahan yang akan dibahas meliputi : 1. Aktivitas yang di mulai dari proses penerimaan barang dan dokumen dari departemen operasional ke departemen Customer Service agar segera di follow up. 2. Proses follow up paket undelivery outbound dengan kriteria service regular dan hanya untuk barang berupa pakaian saja.
2. Dasar Teori Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mendukung fungsi operasi organisasi yang besifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. [2] Pengiriman Barang adalah Mempersiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ketempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.[1] Metodologi yang digunakan dalam penyusunan sistem informasi ini adalah metode Waterfall. Hal ini disebabkan karena metodologi ini dapat menggambarkan sistem secara utuh dan juga dapat
1
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2014 memecahkannya menjadi lebih rinci. Oleh karena itu, alat yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem adalah bagan alir dokumen (Mapping Chart), Diagram Konteks (Context Diagram), Diagram Alir Data (Data Flow Diagram), Kamus Data, Gantt Chart.[2]
3.1.2 DFD Level 0 Sistem Berjalan DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat menggambarkan arus data di dalam sistem. Berikut ini gambar DFD level 0 Sistem Informasi Follow Up Paket Undelivery Outbound yang sedang berjalan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
3. Hasil Penelitian 3.1 Aliran Proses Sistem Berjalan 3.1.1 Prosedur Sistem Berjalan 1. Departeman Customer Service menerima report barang beserta data barang sebanyak 3 rangkap dari Departemen Operasional. 1. Report diarsipkan. 2. Lalu kemudian Departemen Customer Service melakukan konfirmasi kepada customer. 3. Jika tidak ada jawaban atau no respon maka barang tersebut akan dikirim ke gudang lalu diarsipkan. 4. Jika customer merespon maka Departemen Customer Service akan mengkonfirmasikan kepada customer apakah barang tersebut akan diantar ulang atau akan diambil sendiri (DAS SEOTA). 5. Jika diambil sendiri (DAS SOETA) Departemen Customer Service membuat DAMI Sebanyak 2 rangkap dan Customer harus menyerahkan fotocopy KTP sebanyak 2 rangkap. 1. DAMI rangkap 1 diarsipkan. 2. DAMI rangkap 2 diberikan ke Departemen Operasional. 3. Fotocopy rangkap 1 diberikan ke Departemen Operasional. 4. Fotocopy rangkap 2 diarsipkan. 6. Jika diantar ulang maka Departemen Customer Service akan menanyakan kelengkapan data dan membuat DI (Delivery Instruction) sebanyak 3 rangkap dan DAMI sebanyak 2 rangkap. 1. DI rangkap 1 dan 2 di serehkan ke Departeman Operasional. 2. DI rangkap 3 di arsipkan. 3. DAMI rangkap 2 diberikan kepada Departemen Operasional. 4. DAMI rangkap 1 diarsipkan. 7. Setelah itu Departemen Customer Service membuat Report To Operasional sebanyak 2 rangkap dan Report Undel Outbound sebanyak 2 rangkap. 1. Report To Operasional rangkap 1 diberikan kepada Departemen Operasional. 2. Report To Operasional rangkap 2 diarsipkan. 3. Report Undel Outbound rangkap 1 diberikan kepada Kordinator Undel. 4. Report Undel Outbound rangkap 2 diarsipkan.
E-connote dan DI E-connote dan DAMI E-connote dan Fotocopy KTP Report To Operasional
Departemen Operasional
Fotocopy KTP
E-connote dan Fotocopy KTP
Report
1.0 Konfirmasi Customer
E-connote
Gudang
Customer
Fotocopy KTP Report
E-connote E-connote
E-connote
3.0 Mengisi DAMI
2.0 Mengisi DI
DI E-connote dan DI E-connote dan DAMI
DAMI
Report Undel Outbound
4.0 Membuat Report Report Undel Outbound
Kordinator Undel
Report To Operasional
Gambar 1 DFD Level 0 Sistem Berjalan
3.2 Evaluasi 3.2.1 Tujuan Operasional Sistem Usulan Dengan ditemukannya berbagai masalah dari sistem yang sedang berjalan maka diharapkan sistem yang baru ini dapat mengantisipasinya sehingga dapat lebih menunjang kelancaran, keakuratan, dan efisiensi waktu dari setiap proses yang ada, agar dapat berjalan dengan baik dan lancar. Tujuan yang akan dicapai setelah rancangan sistem baru ini ditetapkan yaitu : 1. Dengan adanya sistem baru diharapkan Mengurangi menumpuknya barang digudang. 2. Dengan sistem baru ini diharapkan dapat Proses follow up paket undelivery outbound dapat berjalan lebih cepat dan terkordinir. 3.2.2 Gagasan Untuk Mencapai Tujuan Untuk dapat merealisasikan tujuan operasional sistem baru yang telah disebutkan pada sub bab sebelumnya, di bawah ini dijabarkan mengenai uraian gagasan untuk mencapai tujuan tersebut. 1. Menerapkan metode fifo pada proses follow up paket undel outbound. 2. Membuat Aplikasi menggunakan Visual Basic 2010 guna menghasilkan laporan dengan tepat dan efisien. 3. Tidak ada proses yang berhubungan dengan gudang.
2
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2014 Gambar 2 DFD Level 0 Sistem Usulan
3.3 Aliran Proses Sistem Usulan Uraian naratif mengenai aliran informasi beserta gambaran batasan otomatisasi pada sistem yang diusulkan, dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Pada sistem lama proses follow up paket undelivery outbound dilakukan dengan metode acak, pada sistem baru ini sebelum konfirmasi kepada customer dilakukan input data terlebih dahulu dan proses konfirmasi dilakukan dengan metode fifo yang dilihat pada tanggal pengiriman dan jam yang lebih dulu dikirim sampai yang paling terbaru sehingga proses follow up paket undelivery outbound pun lebih tertata dan mengurangi komplain dari customer. 2. Pada sistem lama pada saat konfirmasi kepada customer apabila tidak ada jawaban atau no respon maka paket akan dikirim ke gudang dan diarsipkan, pada sistem baru ini pada saat konfirmasi kepada customer apabila tidak ada jawaban atau no respon maka akan mengkonfirmasi kepada agen yang bersangkutan bahwa paket undelivery tersebut akan dikembalikan lagi ke agen yang bersangkutan sehingga meminimalisir barang menumpuk digudang.
Fotocopy KTP Customer
2.0 Konfirmasi Customer
E-connote
No Respon
2.1 Konfirmasi Agen
2.2 Membuat SPKK
E-connote
Departemen Operasional
E-connote dan SPKK
Gambar 3 DFD level 1 Proses 2.0 Konfirmasi Customer 3.4 Rancangan Antar Muka Input Data E-connote
20/12/2013
KETERANGAN BARANG
: ACCESSORIES HP
TIME
:
10:30
JENIS KIRIMAN
: PARCEL
NO. E-CONNOTE
:
BDOF802120475614
JUMLAH
: 1
KOTA ASAL
:
BDO
BERAT
: 1
KOTA TUJUAN
:
PANDEGLANG
LAYANAN
:
REG13
:
DATE IN
PENGIRIM :
PENERIMA :
Nama
: OTONG AEF
Alamat
:
JL. RAYA SOEKARNO HATTA NO. 11 BANDUNG
Kode Pos : 40561
3.3.1 DFD Level 0 Sistem Usulan Berikut ini gambar DFD Sistem Informasi Follow Up Paket Undelivery Outbound usulan sesuai dengan uraian naratif yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya.
Telepon
: DADANG SEBLAY :
JL. LAPANGAN SUKARELA RT06 RW11 NO.35 KAMPUNG KADUPANDAK SEKOLAH SD 06 PANDEGLANG, KAB. PANDE
Kode Pos :
0898292xxxx
:
Nama Alamat
Telepon
082111xxxxxx
:
FOLLOW UP
E-connote dan DAMI E-connote dan Fotocopy KTP Report To Operasional
Departemen Operasional
Fotocopy KTP
BARU
SIMPAN
BATAL
KELUAR
NO
DATE IN
TIME
NO. E_CONNOTE
KOTA ASAL
KOTA TUJUAN
LAYANAN
KETERANGAN BARANG
JUMLAH
BERAT
NAMA PENGIRIM & TELEPON
NAMA PENERIMA & TELEPON
1
20/12/2013
10:30
BDOF802120475614
BDO
DPS
REG13
ACCESSORIES HP
1
1
OTONG AEF / 0898292XXXX
DADANG SEBLAY / 082111XXXXXX
Gambar 4 Tampilan Input Data E-connote Follow Up Paket Undel Outbound
Report
1.0 Input Data
Report E-connote
Customer
E-connote
E-connote dan SPKK
2.0 Konfirmasi Customer
E-connote
4.0 Membuat DAMI
3.0 Membuat DI
No. Follow Up
:
sab4114
Kode Petugas
:
CSO001
20/12/2013
NOTE
TIME
:
10:30
NO. E-connote
:
BDOF802120475614
:
8000012345671878
POL
:
BDO
POD
:
PWK
CAUSE OF UNDEL
:
BA
REMARKS
:
RA
CLOSE DATE
:
04/1/2014
LEAD TIME
:
15
FOLLOW UP BY
:
YUSUP
KELUAR
: 12:23 TELEPON SHIPER NO RESPON INFO AGEN
:
KONFIRMASI
DAMI
DI
SPKK
SIMPAN
DI Setiap Hari E-connote dan DI
DAMI
04/01/2014
No. AWB
Fotocopy KTP
E-connote
Setiap Hari
:
DATE IN
Fotocopy KTP
E-connote FIFO
:
DATE
E-connote dan DAMI
Report Undel Outbound
5.0 Membuat Report Report Undel Outbound
NO
DATE IN
TIME
NO. E_CONNOTE
KOTA ASAL
KOTA TUJUAN
LAYANAN
KETERANGAN BARANG
JUMLAH
BERAT
1
20/12/2013
10:30
BDOF802120475614
BDO
PWK
REG13
ACCESSORIES HP
1
1
NAMA PENGIRIM & TELEPON
NAMA PENERIMA & TELEPON
OTONG AEF / 0898292XXXX DADANG SEBLAY / 082111XXXXXX
Kordinator Undel
Report Operasional
Gambar 5 Follow Up Paket Undel Outbound
3
4. Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan tahap awal dari penerapan sistem dengan tujuan dari kegiatan implementasi sistem yang baru ini, agar sistem yang baru dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Langkah – langkah kegiatan pengimplementasian sistem adalah sebagai berikut : a. Penetapan waktu dan anggaran Kegiatan yang pertama dilakukan adalah survey harga dan meminta persetujuan dari Pimpinan. b. Persiapan Tempat, Hardware dan Software Tempat atau ruangan untuk peralatan tersebut dipersiapkan terlebih dahulu, dan memilih hardware dan software yang akan digunakan. c. Pemilihan Operator dan Programmer Salah satu faktor yamg mempunyai peranan penting dalam penerapan sistem baru, yaitu operator. sedangkan yang mempunyai peranan dalam pembuatan program yaitu programmer. Dimana tanpa adanya operator dan programmer, sistem baru yang telah dirancang tidak dapat diimplementasikan. d. Instalasi Hardware dan Software Setelah hardware dan software tersedia maka selanjutnya adalah proses pemasangan hardware baru dan penginstalan software. e. Pembuatan Program dan User Guide Kegiatan pembuatan program yaitu kegiatan menterjemahkan hasil rancangan ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Kemudian membuat petunjuk pengoperasian, agar program yang dibuat dimengerti oleh user dan penggunanya sesuai dengan yang telah ditentukan. f. Pengetesan dan Perbaikan Program Kegiatan ujicoba program dan apabila masih ada kesalahan akan diperbaiki, hingga dapat berjalan maksimal sesuai dengan yang diharapkan. g. Pelatihan Operator Operator yang telah dipilih akan mengikuti pelatihan agar memahami sistem yang baru dan dapat menjalankannya dengan baik. h. Uji Coba Sistem baru Pengujian sistem baru harus dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang baru tersebut dapat berjalan sesuai dengan rencana atau tidak. i. Evaluasi Sistem Baru dan Perbaikan Kegiatan Evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui hasil dari sistem yang baru dibandingkan dengan hasil yang dicapai oleh sistem lama. j. Konversi Sistem Implementasi sistem ini adalah proses untuk meletakkan sistem baru agar dapat digunakan. Pengoperasian sistem baru ini dilakukan bersama-sama dengan sistem yang lama.
4.1 Rencana Aktifitas dan Waktu Untuk lebih jelas secara keseluruhan dari rencana dan waktu yang dibutuhkan secara keseluruhan, dapat dilihat pada tabel dibawah ini. Untuk lebih jelas secara keseluruhan dari rencana penerapan sistem ini dapat di lihat pada table di bawah ini :
Tabel 1 Rencana Aktifitas dan Waktu 4.2 Kebutuhan Sumber Daya Untuk menunjang keberhasilan sistem yang diusulkan, maka diperlukan adanya sumber daya pendukung selain kebutuhan hardware dan software, yaitu berupa sumber daya manusia sehingga dapat menghasilkan hasil yang optimal dari sistem yang diusulkan. Kebutuhan sumber daya dari sistem yang diusulkan adalah : 1. 1 (satu) orang operator sebagai pelaksana pengoperasian terhadap sistem di dalam melakukan kegiatanya. 5. Kesimpulan Setelah menganalisa, memahami dan mempelajari masalah, permasalahan yang terjadi di perusahaan tempat melakukan praktik kerja lapangan. Telah diambil kesimpulan dari Perancangan Sistem Informasi Follow Up Paket Undelivery Outbound yang akan berjalan nantinya. Perancangan ini merupakan peralihan dari sistem manual ke sistem komputer, sehingga proses follow up paket undelivery outbound akan dapat berjalan lancar sesuai dengan keperluan atau kebutuhan pemakai. Sistem Informasi Follow Up Paket Undelivery Outbound akan berjalan dengan baik jika data yang di input dengan benar serta penggunaannya dilakukan secara baik dan benar pula sesuai dengan kinerja dari sistem follow up paket undelivery outbound yang telah diperbaharui, sehingga sistem informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat. Dari hasil pelaksanaan praktik kerja yang telah dilakukan mengenai Sistem Informasi Follow Up
4
Paket Undelivery Outbound, maka dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan adanya sistem baru dan aplikasi yang dibuat pemrosesan data lebih mudah dan terkordinir. 2. Dengan adanya sistem baru pengisian dokumen untuk pemrosesan sudah terkomputerisasi. 3. Dengan adanya sistem baru dapat meminimalkan penumpukan barang digudang. Saran – saran yang dapat disampaikan dari hasil penyelesaian tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk peningkatan pelayanan penggunaan barcode scanner dapat diterapkan untuk memudahkan dalam penginputan data, karena petugas hanya mengarahkan kode barcode tepat didepan pemancar sinar laser sehingga lebih praktis. DAFTAR PUSTAKA 1. 2. 3.
4.
5.
6.
Drs. Zulian Yamit, M.Si (2005). Manajemen Persediaan. Tata Sutabri (2012). Analisis Sistem Informasi. Rosa A.S & M. Shalahuddin (2011). Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur & Berorientasi Objek). WAHANA KOMPUTER (2010). Tutorial 5 Hari Belajar Pemrograman Pemrograman Visual Basic Studio 2010. Muhammad Sadeli (2011). 7 Jam Belajar Interaktif Visual Basic 2010 Untuk Orang Awam. Ketut Darmayuda (2008). Pemrograman Aplikasi Database Dengan Microsoft Visual Basic. NET 2008.
5
