PERANCANGAN DAN PENGIMPLEMENTASIAN BASIS DATA PADA YAYASAN SADDHAPALA

PERANCANGAN DAN PENGIMPLEMENTASIAN BASIS DATA PADA YAYASAN SADDHAPALA

Penulis

Indra Wirawan

1000850531

Martin Chandra

1000850840

Rifki Harun Al-Rasyid

1000857582

Pembimbing

Tanty Oktavia, S.Kom.,MM.

D3219

ABSTRAK This Scientific writing is purposed to design a database system on Saddhapala Foundation which integrated with operational applications to support library data storage and help Saddhapala Foundation in processing transaction data, considering that until now the transactions recording still done manually thus causing several problems such as: data duplication, hard to find the records and make reports. Research using several methods such as analysis methods and design methods. Analysis method done by analyzing the processes that are running on the Saddhapala Foundation. While the design methods used include Database Application Life-cycle introduced by Conolly and Begg are divided into three sections: Conceptual Database Design, Database Design Logical and Physical Database Design. Results of this scientific writing is a database system that integrates with operational applications on Saddhapala Foundation that can support its operations and can eliminate the problems of redundancy and process various transaction data into reports that required by the Chairman of Saddhapala Foundation. By implementing a database system that integrates with the applications that can help and ease in storing transaction data and processed transaction into the report, so it can make decisions based on the report

Key word : Database, Database Application Life-Cycle, Library

Penulisan ilmiah ini bertujuan untuk merancang sistem basis data pada Yayasan Saddhapala yang diintegrasikan dengan aplikasi operasional guna mendukung penyimpanan data perpustakaan dan membantu Yayasan Saddhapala dalam mengolah data-data transaksi mengingat pencatatan transaksi selama ini masih dilakukan secara manual sehingga menyebabkan terjadinya beberapa permasalahan seperti: duplikasi data, sulit melihat arsip dan membuat laporan. Penelitian menggunakan beberapa metode seperti metode analisis dan metode perancangan.. Metode analisis dilakukan dengan melakukan analisis terhadap proses yang sedang berjalan pada Yayasan Saddhapala. Sedangkan metode perancangan yang digunakan meliputi Database Application Life-cycle yang diperkenalkan oleh Conolly dan Begg yang terbagi menjadi tiga bagian yaitu : Conceptual Database Design, Logical Database Design dan Physical Database Design. Hasil dari penulisan ilmiah ini adalah sistem basis data yang terintegrasi dengan aplikasi operasional pada Yayasan Saddhapala yang dapat mendukung kegiatan operasional Yayasan Saddhapala serta dapat menghilangkan permasalahan redundansi dan mengolah berbagai data-data transaksi menjadi laporan yang dibutuhkan oleh Ketua Yayasan Saddhapala. Dengan menerapkan sistem basis data yang diintegrasikan dengan aplikasi dapat membantu dan mempermudah dalam menyimpan data transaksi dan mengolah transaksi menjadi laporan, sehingga dapat mengambil keputusan berdasarkan laporan tersebut.

Kata kunci : Basis data, Database Application Life-Cycle, Perpustakaan

PENDAHULUAN Latar Belakang Informasi merupakan dasar dari komunikasi, semua kegiatan bisnis yang dilakukan akan menggunakan informasi, seperti laporan-laporan dalam pengoperasionalan perusahaan. Pada perubahan dan perkembangan jaman, informasi pun terus berubah mengikuti teknologi yang ada. Dengan perkembangan teknologi yang terus berkembang membuat perusahaan maupun institusiinstitusi lain, seperti yayasan mengikuti perkembangan tersebut dalam sistemnya. Alasan-alasan yang mendorong perusahaan untuk melakukan perubahan adalah efisiensi waktu, efisiensi biaya, ataupun kebutuhan pasar. Perusahaan yang belum menggunakan Teknologi Informasi (TI) kurang efektif dalam menjalankan proses bisnisnya, mulai dari perusahaan kecil, menengah bahkan perusahaan yang berskala besar ataupun internasional. Jika perusahaan tersebut masih menyimpan data dalam bentuk manual atau lembaran kertas dalam jumlah banyak, kemungkinan data hilang dan rusak akibat bencana yang tidak diduga akan lebih besar dan akan memakan banyak biaya untuk mengembalikan data tersebut seperti kondisi awal. Dalam proses bisnis yang biasa terjadi, perusahaan perlu adanya data. Suatu cara dalam menyimpan data yang dikenal secara umum adalah sistem basis data (database). Perusahaan yang menyimpan data dengan menggunakan sistem basis data dan aplikasi yang terkomputerisasi, maka semua data akan tersimpan terintegrasi atau rapi, pengolahan data atau informasi dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Sedangkan penyimpanan data yang dilakukan secara manual yang berarti belum terkomputerisasi dan data disimpan didalam dokumen-dokumen sederhana yang masih mudah diakses oleh pihak-pihak luar / tidak berkepentingan, kecil kemungkinan data tersebut dapat disimpan dengan rapi, pengolahan data dan informasi tidak akan secepat data yang disimpan dengan sistem basis data. Contoh dari penyimpanan data manual seperti mencatat dibuku, menyimpan dokumen-dokumen sederhana dengan menggunakan Microsoft excel, word, dan lain-lain. Untuk mengurangi kemungkinan data-data hilang akibat bencana yang tidak diduga tersebut, maka diperlukan Teknologi Informasi (TI) khususnya penerapan database dalam penyimpanan data-data tersebut. Database adalah komponen yang cukup berperan penting dalam perusahaan, dengan adanya database perusahaan dapat menyimpan data secara terkomputerisasi dan dapat mengolah data tersebut menjadi informasi-informasi yang diperlukan dalam kegiatan perusahaan. Pada saat ini perancangan database digunakan perusahaan agar mencapai tujuan yang perusahaan inginkan. Selain pada perusahaan sekarang institusi-institusi pun sudah mengikuti perkembangan jaman dan perkembangan teknologi yang ada, salah satunya adalah Yayasan. Yayasan adalah suatu badan hukum yang mempunyai maksud dan tujuan bersifat sosial, keagamaan dan kemanusiaan. Didirikan dengan memperhatikan persyaratan-persyaratan yang ditentukan oleh undang-undang. Yayasan Saddhapala adalah salah satu Yayasan yang bergerak dalam bidang sosial dan keagamaan. Didirikan pada tanggal 4 Juli 1992 di perumahan Bojong Indah Cengkareng Jakarta Barat. Dalam penulisan skripsi ini ada beberapa pokok permasalahan yang dihadapi oleh Yayasan Saddhapala. Yayasan ini memiliki beberapa permasalahan dalam penerapan dan ingin mengubah sistem untuk lebih berkembang lagi. Permasalahan yang berlaku saat ini adalah masih adanya pengulangan data, yaitu adanya data yang sama atau duplikasi data pada data yang dimiliki saat ini, kesulitan dalam mengakses data dikarenakan data-data yang ada belum tersimpan dengan rapih. Hal ini terjadi karena penyimpanan data di perpustakaan Yayasan Saddhapala masih menggunakan pencatatan manual, hal ini menyebabkan data tersebut tidak konsisten. Keamanan data yang sangat rendah menyebabkan data-data yang disimpan dan bersifat rahasia mudah diakses oleh orang yang tidak bertanggung jawab atau tidak berkepentingan. Yayasan Saddhapala belum memiliki alur sistem yang baku untuk seluruh kegiatan perpustakaannya, prosedur dan pengaturan pada rak buku belum tertata dengan baik, tidak adanya laporan-laporan yang diperlukan seperti laporan anggota, laporan permintaan buku, persediaan buku, dan buku yang paling banyak dipinjam, laporan event, kesulitan dalam hal mengakses data yang diinginkan, sehingga menghambat sistem kinerja dari Yayasan Saddhapala. Oleh sebab itu, perancangan database sangatlah diperlukan dalam proses bisnis yang terjadi. Hal tersebut merupakan beberapa faktor yang melatarbelakangi penulisan skripsi ini dengan judul “PERANCANGAN DAN PENGIMPLEMENTASIAN BASIS DATA PADA YAYASAN SADDHAPALA”

METODE PENELITIAN Metode Analisis 1.

Studi Lapangan a. Wawancara b. Observasi (survey)

2.

Studi Kepustakaan

Metode Perancangan a.

b. c.

Perancangan database yang berdasarkan tahapan perancangan database yang terdiri dari tiga tahap, yaitu : 1. Rancangan database konseptual 2. Rancangan database logika 3. Rancangan database fisikal Perancangan User Interface (Rancangan Layar) Perancangan aplikasi

d.

1. Penentuan kebutuhan perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) 2. Mendiskripsikan hasil keluaran atau laporan akhir yang dihasilkan dari aplikasi yang ditujukan kepada penggunaan pengembangan perangkat lunak Implementasi dan testing

HASIL DAN BAHASAN Rich Picture

Gambar : Rich Picture Perpustakaan Yayasan Saddhapala

Permasalahan yang dihadapi Permasalahan yang sedang dihadapi oleh Yayasan Saddhapala adalah : 1. Sering terjadinya pengulangan data operasional perpustakaan dan sulit dalam mengakses data-data yang diperlukan seperti data transaksi, data anggota, data permintaan buku, data persediaan buku, data buku yang paling banyak dipinjam, serta data event. 2. Keamanan data yang sangat rendah dikarenakan data-data yang disimpan berupa dokumen pencatatan dalam bentuk kertas yang mudah hilang atau rusak juga dapat dilihat oleh siapa saja. 3. Belum ada alur sistem yang baku untuk operasional perpustakaan, yang mengakibatkan data yang disimpan tidak tersimpan dengan rapi sehingga pekerjaan tidak dapat terselesaikan tepat waktu. 4. Klasifikasi/kategori buku belum tersusun dengan rapi, hanya diklasifikasikan secara umum saja. Seperti Buku Keagamaan, Buku anak-anak, Buku orang dewasa dan buletin/majalah. Akibatnya ada beberapa buku yang kategorinya tidak sesuai dengan klasifikasi seharusnya, dan tempat penyimpananpun menjadi tidak konsisten. 5. Koleksi buku-buku yang dipinjam sering tidak diketahui peminjamnya, beberapa buku rusak dan tidak diketahui siapa yang bertanggung jawab akan kerusakannya. 6. Data-data yang ada tidak dapat dijadikan sebagai pendukung proses pengambilan keputusan yang berhubungan dengan kinerja perpustakaan.

Alternatif pemecahan masalah 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Merancang dan membuat database yang bertujuan untuk mempermudah dalam mengakses data-data yang diperlukan, dimana data yang berada didalam database adalah data yang unik yang dibedakan dengan primary key pada tiap-tiap fieldnya sehingga memperkecil kemungkinan terjadinya pengulangan data. Membuat sistem yang dapat meng-generate identitas pengguna/mengatur akses sistem kontrol pada aplikasi dan database yang dibuat, sehingga meminimalkan pengguna yang tidak bertanggung jawab untuk mengakses data-data yang bersifat rahasia. Membuat alur sistem/prosedur yang baku untuk operasional perpustakaan, sehingga pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan aturan yang berjalan dan data yang disimpan akan tersusun dengan rapi. Menganalisis kategori buku yang ada, dan menjadikan lebih rinci. Misalkan untuk buku keagamaan dapat dikategorikan menjadi riwayat para dewa/nabi, buku-buku ajaran, kumpulan ceramah/khotbah dan lain-lain. Serta memberikan sistem pengkodean pada database dan aplikasi agar lebih mudah dalam melakukan pencarian buku dan juga penyimpanannya. Setiap anggota yang ingin melakukan transaksi, harus membawa kartu anggota dan data kartu tersebut disimpan kedalam database yang berhubungan dengan transaksi yang dilakukan anggota. Seperti transaksi peminjaman buku. Menganalisis dan merancang laporan-laporan yang dapat digunakan pihak executive dalam mengambil keputusan. Seperti membuat Laporan stok buku, Laporan anggota, Laporan penerbitan buku, Laporan peserta event, Laporan penjualan, Laporan retur penjualan, Laporan pembelian, Laporan retur pembelian, Laporan penulis, Laporan transaksi, Laporan request buku, Laporan daftar hadir.

Database Design Conceptual Database Design

tahapan dalam conseptual database

1. Identify Entity Type. 2. Identify Relationship Type. 3. Identify and Associate Attributes with Entity or Relationship Types. 4. Determine Attribute Domain. 5. Determine Candidate, Primary, and Alternate Key Attributes. 6. Consider use of enhanced modeling concepts (optional step) 7. Check Model for Redundancy. 8. Validate Conceptual Data. 9. Review Conceptual Data Model with User.

Logical database

tahapan dalam logical model

1. Derive Relations for Logical data Model 2. Validate Relations using Normalization 3. Validate Relations against User Transaction 4. Check Integrity Constraints 5. Review Logical Data Model with User 6. Merge Logical Data Models into Global Data Model (Optional Step) 7. Check for Future Growth

Physical model 1. Translate Logical Data Model for Target DBMS 2. Design File Organization and Indexes 3. Design User Views 4. Design Security Merchanisms 5. Consider the Introduction of Controlled Redundancy 6. Monitor and Tune the Operational System

KESIMPULAN DAN SARAN Simpulan 1.

2.

3.

Yayasan Saddhapala memiliki beberapa data-data operasional yang masih terjadi pengulangan data atau redudansi. Hal ini menyebabkan kurangnya efektifitas dalam pencarian maupun penyimpanan data-data operasional. Oleh karena itu dibuatlah suatu sistem basis data, yang dapat mengurangi terjadinya pengulangan data atau Redudansi data yang terdapat pada data sebelumnya. Laporan-laporan operasional yang dihasilkan sebelumnya masih belum memberikan informasi yang cukup baik dan cepat, karena sebelumnya Yayasan Saddhapala belum memiliki sistem basis data, yang terintegrasi dengan aplikasi dengan sistem yang terbentuk dapat menghasilkan laporan-laporan guna mempermudah dalam kinerja operasional. Sistem keaamanan data yang dimiliki oleh Yayasan Saddhapala masih memiliki kekurangan, dikarenakan seluruh data yang ada disimpan dalam bentuk dokumen dan dapat diakses oleh orang lain yang tidak memiliki kepentingan. Dengan keadaan seperti itu, maka dibuatlah suatu sistem keamanan setting security database, diberlakukan password dan batasan pengelolaan data untuk masing-masing penggunanya sehingga tidak sembarang orang dapat mengakses sistem atau pun database.

Saran 1. 2.

Untuk mencegah terjadinya kehilangan data, maka perlu diterapkan penjadwalan backup data secara otomatis yang diatur setiap x pada waktu-waktu tertentu Perencanaan maintenance berupa pengecekan bug aplikasi dan penambahan modul-modul, pembaharuan hardware harus selalu dilakukan untuk memastikan bahwa sistem berjalan dengan cepat dan dapat diandalkan setiap saat.

REFERENSI Bentley, Lonnie D and Jeffrey L Whitten (2007). System Analysis and Design for The Global Enterprise, Seventh Edition. New York: McGraw-Hil. Connolly, Thomas and Carolyne, Begg. (2010). Database System : A Practical Approach To Design, Implementation, And Management, Fiveth Edition. United States: Pearson Education,Inc.. Farlex Trivia Dictionar y( 2011), Farlex, Inc.

Frost, Raymond, John Day, and Craig Van Slyke (2006). Database Design and Development : A Visual Approach. New Jersey : Pearson Education,Inc.. Gelinas,Jr, Ulric J and Richard B. Dull (2010). Accounting Information System, Eighth e Edition. Canada: Cengage Learning. Hall, James A (2011), Introduction to Accounting Information System, Seventh Edition. Canada: Cengage Learning. Hoffer, Jeffrey A, Mary B Prescott, and Heiki Topi (2009), Modern Database Management, Ninth Edition. United States: Pearson Education,Inc., Kroenke, David M. (2006), Database Processing : Fundamentals, Design, And Implementation, International Edition. New York : Pearson Education, Inc. Laudon, Kenneth C and Jane P. Laudon (2007). Management Information System : Managing The Digital Firm, Tenth Edition. New Jersey: Pearson Education,Inc., Lenthbridge, Timothy C and Robert Laganiere (2011). Object-Oriented Software Engineering: Practical Software Development Using UML and Java, Second Edition. UK: McGraw-Hill Education. Purwono, Sri Suharmini (2008), Perpustakaan dan Kepustakawanan Indonesia, Edisi kedua. Jakarta : Universitas Terbuka. Rainer,Jr, R.Kelly, Efraim Turban, Richard E.Potter (2007). Introduction to Information System : Supporting and Transforming Business. United States: John Wiley & Sons,Inc.. Rob, Peter, Carlos Coronel (2007). Database Systems : design, implementation, and management, Seventh Edition. UK: Thomson Course Technology. Romney, Marshall and Paul Steinbart (2006), Accounting Information System,Tenth Edition. New Jersey: Pearson Education,Inc.. Saleh, Abdul Rahman, Rita Komalasari (2009), Manajemen Perpustakaan, Edisi pertama. Jakarta : Universitas Terbuka. Schach, Stephen R. (2007). Object-Oriented & Classical Software Engineering, Seventh Edition. New York: McGraw-Hill. Silberschatz, Abraham, Henry F Korth, S. Sudarshan (2006). Database System Concept, Fifth Edition. New York: McGraw-Hill. Sutrisna, Monty and Peter Barrett (2007) Applying Rich Picture Diagrams to Model Case Studies of Construction Project, www.emeraldinsight.com The American Heritage® Dictionary of the English Language(2009), Fourth Edition, Houghton Mifflin Company Whitten, Jeffrey L and Lonnie D. Bentley (2007). System Analysis & Design Methods,Seventh Edition. New York: McGraw-Hill. Williams, Brian K and Stancey C. Sawyer (2007). Using Information Technology : A Pratical Introduction to Computers and Communications, Seventh Edition. New York: McGraw-Hill. Williams, Brian K and Stancey C. Sawyer (2011). Using Information Technology : A Pratical Introduction to Computers and Communications, Ninth Edition. New York: McGraw-Hill.

RIWAYAT PENULIS

RIWAYAT HIDUP

PERSONAL INFORMATION Full Name E-mail Address Phone Number Gender Birth Place / Date Nationality Marital Status Religion

INDRA WIRAWAN [email protected] GG.Permata 1 blok B7 no 11 Cengkareng, Jakarta Barat 11820 DKI Jakarta Indonesia Home : 02170600823 Mobile : 08170966670 / 02190438813 Male JAKARTA 01 Apr 1988 Indonesia Single Buddha

FORMAL EDUCATION Sept 2006 – Present

Bina Nusantara University , Jakarta , Indonesia Bachelor (S1) , Information Systems GPA : 2.27

RIWAYAT HIDUP

PERSONAL INFORMATION Full Name E-mail Address Phone Number Gender Birth Place / Date Nationality Marital Status Religion

MARTINE CHANDRA [email protected] GG.samarasa1 angke Jakarta Barat Mobile : 082111730728 Male JAKARTA 03 mar 1988 Indonesia Single Buddha

FORMAL EDUCATION Sept 2006 – Present

Bina Nusantara University , Jakarta , Indonesia Bachelor (S1) , Information Systems GPA : 2.13

RIWAYAT HIDUP PERSONAL INFORMATION Full Name E-mail Address Phone Number

RIFKI HARUN ALRASYID [email protected] JL.Nilam Raya no22, sumur batu, kemayoran, jakarta pusat Home : 0214253360

Gender Birth Place / Date Nationality Marital Status Religion

Mobile : 085694999755 Male JAKARTA 23 mei 2987 Indonesia Single Islam

FORMAL EDUCATION Sept 2006 – Present

Bina Nusantara University , Jakarta , Indonesia Bachelor (S1) , Information Systems GPA : 2.00