PÉNZSZÁM pénzügyi - számviteli rendszer bemutatója Bemutatónk végigvezeti Önt a rendszer főbb alkalmazási lehetőségein. A rendszer menüszerkezetét az utolsó oldalon tekintheti meg. Elérhetőségünk:
Financia Kft 1221. Budapest, Péter Pál u. 90. Telefon: 226-0611, 06-20-9354-690 Email:
[email protected]
Számlatükör - főkönyvi számlatörzs •
Az így elkészült, decimális felépítés számlatükör b víthet , meglév számlái alszámlákra bonthatók, a bontásig könyvelt forgalom automatikusan az els alszámlára kerül.
A rendszerrel szállított ajánlott számlatükör számláiból a rendszer alkalmazásának els lépéseként gyorsan összeállíthatja saját számlatükrét.
Számlatörzs kiegészít adatok. A számlatükör összeállításával készen van a f könyvi számlatörzs is, ahol a számlatükörb l megjelennek azok a f könyvi számlák, amelyekre könyvelés történt, illetve amelyekre könyvelni lehet. A forgalom helyett lekérhet k a f könyvi számlatörzs kiegészít adatai is.
A f könyvi számlákhoz gy jtések kapcsolhatók (analitika, gy jt csoportok). Itt végezhet k el - a rendszerrel szállított beszámolók közül a könyvvezetésre vonatkozó beállításoknál a felhasználó által kiválasztott - beszámoló összeállításához szükséges beállítások (lásd a mérlegnél)
•
Könyvvezetésre vonatkozó beállítások
A számlatükör összeállítását követ en célszer a könyvvezetésre és a rendszer m ködésére vonatkozó beállításokat elvégezni.
A beállítások helyes értelmezését egyedi súgók segítik.
Főkönyvi forgalomra vonatkozó beállítások
•
Külkereskedelmi forgalom választásakor száma lael zmény esetén pénzügyi teljesítéskori árfolyamdifferenciát a rendszer automatikusan az itt kijelölhet f könyvi számlákra viszi.
A forgalmi tételek kezelésénél jelölhet k ki a vev , szállító, bank, pénztár, valamint az automatikus nyitás-zárás végrehajtásához szükséges f könyvi számlaszámok. A vev , szállító f könyvi számlákhoz a rendszer automatikusan beállítja a folyószámla vezetést (kikapcsolható).
Bizonylatolásra vonatkozó beállítások
A vegyes bizonylatok bet jele a felhasználó által szabadon módosítható, de el is hagyható. Ez a beállítás a sorszámozott, el re kiállított vegyes bizonylatok könyvelését nem zárja ki.
Pénztáranként választható, hogy a pénztárkezelés is, pénztárkezelés) (zártkör vagy csak a pénztári forgalom könyvelése történjen ezzel a rendszerrel.
Azoknál a pénztáraknál, ahol zártkör pénztárkezelést lett választva, itt módosíthatóak a pénztárak sorszámozására, valamint a bizonylatok példányszámára és maximális tételszámára felkínált beállítások.
ÁFA-ra vonatkozó beállítások A bevallás szerinti ÁFAanalitikában történ megjelenés az adófizetési kötelezettséggel nem járó ÁFA kulcsoknál módosítható. Az import ÁFA bevallásához el írt kiegészít adatok ÁFA-listában történ megjelenítéséhez önálló ÁFA f könyvi számla kijelölésével van lehet ség.
A forgalomban az ÁFA rögzítésénél a rendszer mindig az alapként kiválasztott ÁFA f könyvi számlát kínálja fel, mely csak az itt kijelölt f könyvi számlák valamelyikére módosítható.
Pénzügyi bonyolítás beállításai A rendszerrel készíthet k fizetési felszólítások, egyenlegközl és késedelmi kamatterhel levelek.
A késedelmi kamat mértéke beállítható felhasználói szinten, partnerek csoportjára és partnerre vonatkozóan is. A kamat számításánál a rendszer a partnerre vonatkozó kamat mértékét keresi, ha ott nincs beállítva, akkor a partnercsoporthoz fordul, s ha ott sincs beállítás, akkor alkalmazza az itt beállított Ptk. szerinti kamatot.
Egyéb beállítások
Ezekkel a beállításokkal a felhasználói igényekhez igazíthatók a fentiekben felsorolt megjelenítések, számítások, intervallumos listák, a könyvelés devizaneme, valamint a több nyelv f könyvi kivonat készíthet sége.
Főkönyvi számlához kapcsolható gyűjtések
A f könyvi számlatörzsben szerepl minden egyes f könyvi számlához két gy jt csoport válaszható. A gy jt csoportok, valamint a csoportba tatozó gy jt k a felhasználó által szabadon definiálhatók. Egy adott f könyvi számlánál a gy jt csoport kijelölés a forgalom rögzítésekor a kijelölt csoportból gy jt választási kényszert jelent.
Els dleges költségszámlák Az els dleges költségszámláknál a f könyvi számlatörzsben állítható be a másodlagos költségszámla megadás típusa (tételes vagy fix másodlagos f könyvi költségszámla kijelölés, stb.), ha a könyvvezetésre vonatkozó beállítások szerint a felhasználónál van másodlagos költségelszámolás. Az els dleges költségszámlákra történ forgalom rögzítésekor a másodlagos költségszámla számát csak akkor kell megadni, ha itt a tételes megadást választottak.
•
Azoknál az els dleges költségszámláknál, ahol a másodlagos költségelszámolás típusa beállításra került - a forgalom zárását követ en - a rendszerrel automatikusan elvégeztethet a másodlagos költségelszámolás könyvelése.
Partnerek, partnercsoportok
A partnereket a rendszer vállalkozásokra és magánszemélyekre csoportosítja. E két partnercsoportnál az azonosításhoz szükséges adatok eltér ek. Vállalkozásoknál adószám, magánszemélyeknél adóazonosító jel, vagy TAJ-szám.
A forgalom megjelenítésére, a forgalmi adatok rögzítésére a következ három, eltér felépítés képerny szolgál: - forgalmi bizonylatok listája, - forgalmi bizonylat felvitele (bizonylat feje, és összesen adata), - forgalmi bizonylat tételeinek felvitele.
Forgalomkezelés
A nyitó forgalmat csak az alkalmazás els évében kell manuálisan rögzíteni, a további években a nyitás az el z év zárásával együtt, automatikusan elvégezhet . A nyitó forgalom képerny inek elvi felépítése megegyezik a következ kben ismertetett forgalom képerny ivel. A vev , szállító számlák, bank, pénztár és vegyes bizonylatok adatbeviteli képerny inek felépítése azonos, adattartalmuk azonban a forgalom típusától függ en változik. Az azonos típusú képerny kb l egy-egy kerül bemutatásra. A bemutatott forgalmi típus képerny jének más forgalmi típusnál meglév esetleges eltéréseit a szöveges kiegészítés tartalmazza.
A rendszer egy számlát, egy banki kivonatot és egy pénztárbizonylatot tekint egy bizonylatnak. A könyvelt bizonylatok listáját bemutató képerny kb l a vev , a bizonylat felviteli képerny kb l a szállító, a tétel felviteli képerny kb l több is bemutatásra kerül. A tétel felviteli képerny k attól függ en változnak, hogy azokon milyen, a tétel rögzítéséhez szükséges adatmez k jelennek meg. Ezt mindig a könyvvezetésre, a rendszer m ködésére vonatkozó beállítások, valamint a f könyvi számlatörzs beállításai határozzák meg A forgalom adatai a forgalom zárásáig szabadon módosíthatóak, a forgalom zárása után csak bizonylat alapján (vegyes tétellel) helyesbíthet k a forgalmi adatok.
Forgalmi bizonylatok képernyős listája A listában mindig a fejléc beállításai szerinti forgalom jeleníthet meg. A lista sorrendje változtatható, a kívánt sorrend oszlopának kijelölésével. A lezárt id szak eltér színnel (rózsaszín) kerül megkülönböztetésre.
A szállító forgalmi lista kiegészül a szállítói számla nyilvántartási számával, a bank és a pénztár forgalmi listáján a partner és fizetési határid helyett a forgalom egyenlege és megjegyzés oszlop, a vegyesnél csak megjegyzés oszlop szerepel.
Forgalmi bizonylat felvitele A bizonylat végösszegét a rendszer számolja, számláknál a tételek egyenlegéb l, a többi bizonylatnál a tételek összesítéséb l. Devizaszámláknál a tételek forint értékét a rendszer számolja a fejben megadott árfolyammal. A Tárol//Új funkció a gyors adatbevitelt biztosítja, mellyel a rögzített bizonylat tárolásra kerül, s azonnal megjelenik az új bizonylat felviteli képerny je. A vev számlánál nincs nyilvántartási szám, a tételek listájában pedig nincs költségszámla oszlop. A bank, a pénztár és a vegyes bizonylatnál a fejlécben egy dátum van, tétellistájuk kiegészül a bizonylatszámmal, és a nyilvántartási számmal, valamint a partnerrel, s a tételek összesen fenti adatai helyett és a forgalom összesen (T. és K. külön-külön), pénzforgalmi bizonylatoknál pedig még a mindenkori pénzforgalmi egyenleg szerepel.
Forgalmi tételek felvitele
A forgalom rögzítése egér nélkül, kizárólag billenty zettel is végrehajtható.
A f könyvi számlaszám mez kbe a számlaszám beírható, s a rendszer ellen rzi, hogy van-e ilyen f könyvi számla, de az ablak lenyitásával (F4) a számlatükörb l is kiválasztható.
Szállító, vev banki kiegyenlítésekor a számlaszám beütésére a rendszer felkínálja a pénzügyileg rendezend összeget. Számlaszám hiányában a partner megadása után meghívható a partner nyitott folyószámlája, ahonnan kiválasztható a pénzügyi rendezéshez kapcsolódó számla.
•
Devizaszámla kiegyenlítésekor - számlael zmény esetén - a pénzügyi rendezés árfolyamának megadása után a rendszer a számított árfolyamdifferenciát automatikusan a beállítás szerinti f könyvi számlára viszi. (Részteljesítés esetén is.)
Tételes másodlagos költségszámla megadás beállítása esetén a képerny kiegészül még egy mez vel. Az összegnél nettó és bruttó érték is megadható, a rendszer ett l függ en számolja a megadott kulcsnak megfelel ÁFA-t.
•
Import ÁFA készpénzzel történ kiegyenlítése esetén megadhatók az ÁFA bevalláshoz szükséges adatok, a f könyvben azonban csak az ÁFA értéke kerül könyvelésre. (Azonos adattartalmú képerny jeleníthet meg a szállítónál és a vegyesnél is.)
Vegyes tétel Vegyes tételként könyvelend minden olyan tétel (gazdasági esemény), amelynek az alapbizonylata nem számla (vev , szállító), vagy pénzmozgásról kiállított bizonylat (bank, pénztár). Így könyvelend k például: - folyószámla rendezések, kompenzálások (lásd lenti képerny t), a rendszer az így könyvelt folyószámla tételeket pénzügyi rendezésnek tekinti, - analitikus nyilvántartások (tárgyi eszköz, készlet, bér, stb.) feladásai, ha az ezeket nyilvántartó alrendszerek nincsenek összekapcsolva ezzel a f könyvi rendszerrel (összekapcsolás esetén ezek automatikusan a feladások adatállományába kerülnek), - lezárt id szakok téves könyveléseinek helyesbít tételei (téves könyvelés miatti átvezetések), - nem számla alapján történ ÁFA tételek könyvelése: saját rezsis beruházás, import szolgáltatás, árrés utáni ÁFA elszámolás, ideértve a vámhatározatban kivetett ÁFA utólagos pénzügyi rendezése miatti átvezetést is, - egyéb rendez tételek.
Vegyes tétel (folytatás) Vegyes tétel féllábasan, azaz ellenszámla nélkül is könyvelhet , a rendszer a bizonylat végösszegének egyez ségét ellen rzi. (Csak egyez bizonylat tárolható le!)
Ha a tétel ÁFA hatálya alá tartozik, s a f könyvi számla mez ben ÁFA f könyvi számla szerepel, akkor az ÁFA alap megadása mellett csak az ÁFA kerül lekönyvelésre.
Feladások
A más alrendszerekb l jöv feladásokat (bér, eszköz, stb.) könyvelni kell, a f könyvi rendszer automatikus költségátvezetései itt csak megtekinthet k. Könyvelés el tt a feladások törölhet k, ismételten feladhatók, a költségátvezetésb l pedig mindig az utolsó könyvelt átvezetés törölhet és ismételten feladható.
Listák A listák képerny i hasonlóak, ezért csak egy kerül bemutatásra. A listák lekérhet k képerny re, nyomtatóra, vagy Excel fájlba. A rendszer listaszolgáltatásait megtekintheti a menüszerkezetnél.
Mérleg A mérleg és az eredménykimutatás bármikor lehívható mérleg-, illetve eredménysorosan, vagy f könyvi számlánkénti részletezésben is. A f könyvi számlák törzsénél az összevonandó számlaként beállított számláknál a rendszer az összevont egyenleg alapján dönti el, hogy a törzsbeli beállításnak megfelel en az összevont egyenleget eszköz, vagy forrás oldalra tegye. Ha a törzsben valamelyik f könyvi számlánál a mérleg, vagy eredményhivatkozás nincs beállítva, a képerny n megjelennek azoknak a f könyvi számláknak a számai és megnevezései, amelyeknél a hivatkozások hiányoznak.
Felhasználók, jogosultságok
A rendszer használóinak jogosultsága a menü mélységéig meghatározható, akár egy-két menüpont használatára korlátozható. A rendszer több céges változatánál a felhasználók hozzáférési jogosultsága cégenként adható meg, tehát a felhasználó csak az általa kezelhet céget és adatait láthatja..
Menüszerkezet
Felhasználói számlatükör Könyvvezetésre vonatkozó beállítások Rendszer m ködésére vonatkozó beállítások
Felhasználók, jogosultságok Adatkarbantartás Adatmentés, visszatöltés Kilépés
Lekérdezések Rendezés (pontozás) Pénzügyi levelezés Késedelmi kamat
Forgalom ÁFA Folyószámla Analitika kivonat Gy jtések
Másodlagos költségelszámolás Gy jt k
Folyószámla
Nyitó Vev Szállító Bank Pénztár Vegyes Feladások Záró
Zárások, mérleg
Bizonylat készítés Jelentés
F könyvi számlalap F könyvi kivonat Törzsek
Pénztár
Listák
Pénzügy
Forgalom
F könyvi számla Partner Partnercsoport Gy jt
Cég/év választás Programozott beállítások Felhasználói beállítások
Törzsek
Rendszer
Forgalom zárás Költségátvezetések Másodlagos költségátvezetés Forgalmi költség átvezetése
Mérleg Éves zárás-nyitás
