PÉNZÜGYI MŐVELETEK FELADÁSA A TÜSZ GAZDASÁGI RENDSZERBE

PÉNZÜGYI MŐVELETEK FELADÁSA A TÜSZ GAZDASÁGI RENDSZERBE Felhasználói dokumentáció verzió 1.0.

Budapest, 2011.

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

Változáskezelés

Verzió Dátum

Kiadás: 2011.08.29.

Pont

Változás Cím

Verzió: 1.0.

Oldal

Oldalszám: 2 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

Tartalomjegyzék 1. Feladások a gazdasági rendszer felé ..........................................................................4 2. Beállítások, kezdeti lépések, beállítások karbantartása ............................................4 2.1. Rendszerparaméterek ................................................................................................... 4 2.2. Kommunikáció a két rendszer között, pénzügyi beállítások .............................................. 4 2.2.1. A gazdasági rendszerbıl rendszeresen átadásra kerülı állomány............................... 5 2.2.2. A kommunikáció alapját képezı pénzügyi kódok fıkönyvi és témaszám paramétereinek átadása a gazdasági rendszerbıl a tanulmányi rendszer felé. ..................... 6 3. Feladások kezelése .....................................................................................................8 3.1. Kintlévıségek kezelése, feladása ................................................................................... 9 3.2. Számlák feladása ....................................................................................................... 10 3.3. Számlateljesítés igazolása ........................................................................................... 12 3.4. Győjtıszámlás pénzmőveletek feladása ....................................................................... 14 3.5. Bankkártyás tételek feladása ....................................................................................... 15 3.6. Csekkek feladása........................................................................................................ 15 3.7. Kifizetések feladása .................................................................................................... 16 3.7.1. Ösztöndíj feladás ................................................................................................. 16 3.7.2. Jóváírások feladása .............................................................................................. 18 3.8. Feladások megtekintése, mőveletek ............................................................................ 18 4. Diákhitel engedményezés .........................................................................................21

Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 3 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

1. Feladások a gazdasági rendszer felé A feladási állomány alapján a gazdasági rendszer képes elvégezni e Neptunban történt befizetések és kifizetések helyes könyvelését. Az állomány tartalmazza a könyveléshez szükséges adatokat. Az alábbi dokumentációban a TÜSZ gazdasági rendszerrel való kommunikáció részletes leírása található. A Virtuális győjtıszámlás mőködést, mivel az egy nagy terület, külön dokumentáció tárgyalja.

2. Beállítások, kezdeti lépések, beállítások karbantartása 2.1. Rendszerparaméterek • • •

•

PU_GAZDASAGIRENDSZER o (TUSZ, OA, SAP, EGR, PIR stb.) Szükséges beállítás: TUSZ PU_FELADAS_FAJLFORMATUM o (DBF, XML) Szükséges beállítás: TUSZ PU_ATUTALASOSSZAMLA_TELJESITES_NELKUL_FELADHATOE o (I, N) A rendszerparaméter értékét I-re kell állítani ahhoz, hogy a rendszer az átutalásos számlákat feladja. Abban az esetben, ha az intézmény csak a gazdasági rendszerben beérkezett átutalások alapján kívánja a számlák teljesítését a NEPTUN részére átadni, érdemes a PU_ATUTALASOSSZAMLA_KEZZEL_TELJESITHETOE o rendszerparamétert is N-re állítani. Ezzel a kézi számlarögzítést tiltja a rendszer. Fordított paraméter állásnál (az elsı paraméter N, a második I) a program ugyan úgy kezeli a számlás befizetéseket, mint az egyéb bevételeket, vagyis a kézi tranzakció rögzítés után, banki dátum szerint adja fel a számlákat.

2.2. Kommunikáció a két rendszer között, pénzügyi beállítások A kommunikáció fájl alapon történik, tehát mindkét rendszer fájlokat állít elı, melyeket a másik rendszer képes fogadni és feldolgozni. Amennyiben a két programot nem ugyanaz a felhasználó kezeli (nem ugyan azon a számítógépen történik a fájlok generálása), célszerő egy olyan közös könyvtárat kialakítani, amelyre minden érintett felhasználó írás és olvasás joggal rendelkezik. A két rendszer közti kommunikáció a Neptunban létrehozott pénzügyi kódok alapján történik. A rendszer a kommunikáció során nem a generált nevet, hanem a Pénzügyi azonosító tartalmát tekinti a pénzügyi kódnak. Mivel ez egy minden esetben egyedi kód, ezért nem okoz problémát, ha egy korábban más adatokkal rendelkezı, de lejárt, majd újra, azonos generált névvel létrejövı pénzügyi kódot létrehozunk. A pénzügyi kódok létrehozása a tanulmányi rendszerben történik, fıkönyvi paraméterezésükre a gazdasági rendszerben van lehetıség. Minden könyvelésre feladott tételnek tartalmaznia kell egy pénzügyi kódot, amely a gazdasági rendszerben tárolt és karbantartott fıkönyvi szám és témaszám alapján kerül feldolgozásra. Fontos, hogy a TÜSZ rendszerben a témaszámok úgy kerülnek meghatározásra, hogy azok egyértelmően azonosítják a szakfeladat kódokat is – amennyiben használ szakfeladat kódokat az intézmény. Ezért a szakfeladat kódok megadása hasonlóan a fıkönyvi és témaszám adatokhoz, szintén leíró adat. A tanulmányi rendszerben biztosítani kell a pénzügyi kódokhoz tartozó aktuális fıkönyvi és témaszám, adott esetben szakfeladat paraméterek megtekintését. Ehhez a gazdasági rendszerbıl biztosítjuk a pénzügyi kódok paramétereinek átadását a tanulmányi rendszer felé. A szakfeladat kódok átadása külön Excel importtal történik a pénzügyi kód vagy azonosító alapján, a rendszerben minden felületen megszokott, jobb Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 4 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

egeres import segítségével. (Amennyiben az intézmény használ szakfeladat kódokat, bár a fájl nem tartalmazza, érdemes mégis adni egy listát a gazdasági rendszernek a pénzügyi kód és szakfeladat kód párokról, mert könnyebben azonosíthatóak a kódok.) Fontos, hogy a pénzügyi kódokat olyan szinten határozza meg az intézmény a tanulmányi rendszerben, hogy az a gazdasági rendszerben található könyvelési szinteknek megfeleljen. Egy pénzügyi kódhoz egy fıkönyvi szám, témaszám és szakfeladat kód tartozhat, de egy fıkönyvi szám, egy témaszám és egy szakfeladat kód tetszıleges összetételben, tetszıleges számú pénzügyi kódhoz rendelhetı. Az adott tétel könyvelésétıl függ, hogy milyen számú jogcímet hozunk létre a rendszerben, és azt milyen mélységig bontjuk meg, az intézményi szinttıl a szervezeti (kari), képzés, szak, szakfeladat vagy képzési hely szintig. A megfelelı szint létrehozása után ezeket kell ellátni a megfelelı pénzügyi paramétereket, fıkönyvi szám, témaszám és szakfeladat kód szinten. Az összerendeléshez szükséges a gazdasági rendszerbıl érkezı paraméterek megléte is a rendszerben.

2.2.1. A gazdasági rendszerbıl rendszeresen átadásra kerülı állomány A TÜSZ rendszerbıl kinyert állományt a megfelelı felülten (Fıkönyvi számok, Témaszámok) lehet beolvasni, ezt követıen rendelhetı a pénzügyi kódokhoz. TÜSZ-ös intézmény esetén mindkét felületen az alsó Import gombot kell használni, mert a felsı, hagyományos, jobb egeres import esetén adatváltozáskor nem felülíródnak a sorok, hanem újak keletkeznek, ez eltér a TÜSZ-ös mőködéstıl, más gazdasági rendszer esetén használható! Szerkezet: TPKOD.DBF 1 2 3 4 5 6 7

FJOGC FFOK FTEMA FONE FMUN FTIP FAFA

Pénzügyi kód Fıkönyvi szám Témaszám Önálló egység Munkahely Kerettípus Áfa százalék

Kiadás: 2011.08.29.

C C C C C C C

20 10 6 6 6 6 2

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 5 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

Fıkönyvi számok fogadása a gazdasági rendszerbıl

Témaszám adatok fogadása a gazdasági rendszerbıl

2.2.2. A kommunikáció alapját képezı pénzügyi kódok fıkönyvi és témaszám paramétereinek átadása a gazdasági rendszerbıl a tanulmányi rendszer felé.

Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 6 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

A pénzügyi kódok feladása a Befizetési jogcímek menüponton történik. A Feladás gomb segítségével pénzügyi kódokat adunk fel, a lenti táblázatban szereplı formátumban. A kifizetési kódok – mivel a Neptunban ugyanott tárolódnak, mint a befizetési kódok – ugyaninnen, azonos állományban kerülnek feladásra.

Be- és Kifizetési pénzügyi kódok feladása Egyszeri alkalommal a tanulmányi rendszerbıl felkerülı állomány szerkezete: NPKOD.DBF 1

4

TPUKOD Pénzügyi azonosító C 20 TPUNEV Pénzügyi kód megnevezés C 200 TJCIM Jogcím C 20 TSZEGY Szervezeti egység C 20

5

TKEPZ

Képzés

7

TSZAK

Szak

C 15

8

TTEMA

Témaszám

C 5

9

TONE

2 3

C 15

Önálló egység

C 2

10 TMUN 11 TKTIP

Munkahely

C 2

Kerettípus

C 3

12 TFOK 13 TAFA

Fıkönyvi szám

C 10

Áfa százalék

C 2

Az egyszeri feladás után az intézmény feladata (jogosultsági beállításokkal) letiltani a tanulmányi rendszerben történı összerendelés módosítást. Az állományt meg kell küldeni a TÜSZ üzemeltetésnek. Új pénzügyi kódok létrejötte esetén a feladást meg kell ismételni, a gazdasági rendszer csak olyan tételeket képes fogadni, amelyhez a hozzá kapcsolódó pénzügyi kód megtalálható a rendszerben. Fontosnak tartjuk kiemelni, hogy minden változás esetén, amit a fájl tartalmaz, ideértve az ÁFA tartalmat is, változás esetén új pénzügyi kód generálása szükséges, vagyis a régi kódot le kell járatni (törölni kell), és új kódot kell létrehozni. Így természetesen a változások csak azoknál a kiírásoknál érvényesülnek, amelyek az új pénzügyi azonosítóra kerültek kiállításra, akkor is, ha a pénzügyi kód generált neve megegyezik.

Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 7 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

3. Feladások kezelése A feladások e rendszerben mindig az adott fizetési módhoz tartozó felületekrıl érhetıek el, kivéve a számlás feladást, amelyet a Számlafeladások, illetve a kintlévıségek, amelyeket a TÜSZ kintlévıségek felületen érhetünk el. A feladáshoz fontos, hogy a rendszerben a tranzakcióknak a megfelelı banki dátum legyen beállítva, ugyanis a feladások mindig a banki dátum alapján történnek. Egy adott idıintervallumra akár több feladás is készíthetı, mivel a program a már feladott tranzakciókat vagy tételeket a feladási fájl kapcsolattal megjelöli, így azonos intervallumon belül sem kerülnek duplán leválogatásra. Ez alól egyetlen kivételt az átutalásos számlák feladása képez, ahol a számla létrehozásának dátuma alapján történnek a feladások. A feladások másik közös jellemzıje, hogy a rendszer feladáskor mindig bekéri a kezdeti és végdátumokat, ami alapján elvégzi a tranzakciók, valamint az átutalásos számlák összegyőjtését. Az állományok szerkezete a legtöbb esetben megegyezik, típustól függıen adattartalmukban és nevükben térnek el. Az állományok névkonvenciója: NXYéhhnns.DBF (X=állománytípus, Y összesítés, év, hó, nap, sorszám) Az állománytípus betőkonvenciója: F - kintlévıség B – bankkártya C – csekkes G – győjtıszámlás O – ösztöndíjas V- Visszautalásos(jóváírás) (S – számlás, külön formátum) A fájlok tartalma: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

FJOGC FJOGN FBDAT FTK FERTEK FDEVN FDEV FFOK FTEMA FONE FMUN FTIP FAFA FSZEGY FKEPZ FSZAK FNKOD FVEZNEV FKERNEV FKTGH FNAZON FTELEP FOSSZ

Pénzügyi azonosító Pénzügyi kód megnevezése Banki dátum Tartozik/Követel Érték Deviza nem Deviza összeg Fıkönyvi szám Témaszám Önálló egység Munkahely Kerettípus Áfa százalék Szervezeti egység (*) Képzés (*) Szak (*) Hallgató neptun kódja(*) Hallgató vezeték neve(*) Kereszt neve(*) Költséghely (*) Neptun feladási azonosító Telephely Összesített sor

Kiadás: 2011.08.29.

C C D C N C N C C C C C C C C C C C C C N C C

20 200 8 1 13 3 13, 2 10 6 6 6 6 2 20 15 15 8 32 60 20 15 20 1

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 8 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

A feladások általában pénzügyi kódra történnek. A táblázatban (*) jelöltı mezık összesítés esetén üresek. Egy állomány fogadásakor a gazdasági rendszer azon pénzügyi kódokat amelyeknek nincs megfeleltetésük, felkínálja paraméterezésre. A fogadás akkor is megvalósul, ha van benne olyan pénzügyi kód, amelynek nincsen fıkönyvi illetve témaszám megfeleltetése. Fıkönyvbe könyvelni akkor lehet egy fogadott állományt, ha a benne lévı pénzügyi kódok mindegyikének van fıkönyvi és témaszám megfeleltetése. A gazdasági rendszer a DBF állományból az 1-7 mezıben lévı adatok alapján könyvel. A 8-21 mezık adatai kitöltöttségük esetén is csak tájékoztató jellegőek. A fıkönyvi feladás alapját a gazdasági rendszerben paraméterezett kódok adják.

3.1. Kintlévıségek kezelése, feladása A kintlévıségek feladása annyiban tér el a többi feladási módtól, hogy míg a többi esetben egy lezárt eseményrıl készít feladást a rendszer, és a fájloknak egymáshoz képest nincs hatása, a kintlévıségek kezelésében az elızı feladástól számított minden változást nyomon kell követnie a rendszernek. Ezért a két fájl generálása között létrejött változások egy átmeneti táblában kerülnek letárolásra, ahol az elızı fájl generálást követıen kezdenek töltıdni az adatok, és minden adat belekerül, ami aktív kiírást érintı változás. Az átmeneti tábla a következı fájl feladásakor kerül át a feladásba, és ekkor kezdıdik elölrıl a folyamat. A nyomon követés kizárólag a befizetéseket (+ elıjelő tételeket) követi nyomon. A kifizetések, ideértve az ösztöndíj fizetést és a jóváírást, csak a tranzakció létrejötte, tehát a kifizetés és banki dátum megadás után kerülnek feladásra, a kintlévıség kezelést nem érinti. A feladás pénzügyi kódonként összesítve történik, a két fájl közötti idıtartamban történt változásokról. Két fájlba, ugyanaz a módosítás nem kerülhet be. A kintlévıségek közé a következı események kerülnek, természetesen + vagy – elıjelő változásokként: -

új kiírás keletkezése (+) kiírás törlése, sztornózása (-) meglévı kiírás módosítása, összeg (+ vagy -) meglévı kiírás módosítása, pénzügyi kód (+ és - ) ösztöndíj visszafizetés (+)

A fenti változások követése, a program bármely felületén, vagy létrehozási, módosítási formájában történik meg, bekerül a kintlévıség kezelésbe. Az összesített sorok a + és – elıjelő módosítások elıjelhelyes összeadásának megfelelıen képzıdnek. Amennyiben egy pénzügyi kódra csak – elıjelő változás történik, az összesített sor is – elıjelő lesz. Mivel a kintlévıséget a + elıjelben határoztuk meg, a jóváírások, függetlenül attól, hogy azok befizetési kódokhoz tartoznak, szintén nem módosítják a kintlévıségeket, csak a tranzakció létrejötte után kerülnek feladásra. A befizetések (érvényes tranzakció létrejötte) a kintlévıség kezelésben nem módosító adatok, azok feladása a következı pontokban részletezett, fizetési módtól függı, befizetésenkénti feladásoknál történik meg. A feladás gomb megnyomása után a többi feladási felülettıl eltérıen, ezen a felületen nem szükséges dátum megadás, mivel az elızı állományhoz képest készíti el az új feladási állományt, függetlenül attól, hogy az elızı állomány mikor készült.

Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 9 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

Kintlévıség feladás

3.2. Számlák feladása A számlák feladásához lépjen a „Pénzügyek”/ „Számlafeladás” menüpontra:

Számlák feladása

Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 10 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

A felületen a „Számlák feladása” gombra kattintva a program elkészíti a gazdasági rendszernek átadandó állományokat. A bekért dátum idıintervallum rendezést igénylı számlák esetén a számlák generálási dátuma a banki dátum helyett. A felületen leválogatott, feladható számlák leválogatása, illetve fájlba helyezése attól függ, hogy a PU_ATUTALASOSSZAMLA_TELJESITES_NELKUL_FELADHATOE rendszerparaméter hogyan került beállításra. Ha a beállítás „I” érték, akkor a program csak azokat a számlákat válogatja le, amelyek nem kapcsolódnak tranzakciókhoz, tehát a kézi számlarögzítéssel, vagy más módon teljesített számlák nem kerülnek feladásra. A leválogatott számlákon belül az intézménynek lehetısége van a Feladható/Nem feladható gombok segítségével egyéb, intézményi feltétek szerint, manuálisan is beállítani, hogy mely számlák feladhatóak a gazdasági rendszer felé. A felületen három állomány készül: NSEHHNNX.DBF, aktuális dátumból képezve, ahol E az évszám utolsó karaktere, HH hónap két karakteren, NN nap két karakteren, X adott napon belüli sorszám 0..9, majd A-Z. (Az EHHNNX rész mindhárom állományban megegyezik.)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PSZSZ PPART PHIBA PKELT PTDAT PFHAT POSSZEG PBSZAM PMEGJ PTIPUS

11 PSTSZAM 12 PADOIG

Számlaszám Neptunos partnerazonosító Kifogásolás jele. I – Hibás, rontott, N – Nem hibás. Számla kelte Számla telj. dátuma Fizetési határidı Számla végösszege Intézményi bankszámlaszám Megjegyzés A - Átutalásos számla, K - átutalásos számla kézi teljesítés igazolással, T - A számla korábban már teljesítésre került. Sztornózott számla száma (ha a számla sztornózó). Az adóigazolás kiadásának ténye a számlán feltüntetve (I/N)

C C C D D D N C C C

12 10 1 8 8 8 13,2 24 60 1

C C

12 1

C D N N C C C C C C C C

12 8 13,2 13,2 20 200 10 6 6 6 6 2

Számla sorok NTEHHNNX.DBF, az aktuális dátumból képezve

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PSZSZ PBDAT PSERTEKA PSERTEKE PJOGC PJOGN FFOK FTEMA FONE FMUN FTIP FAFA

Számlaszám Banki dátum Számlasor Áfa alapja Számlasor Áfa értéke Pénzügyi kód Pénzügyi kód megnevezése Fıkönyvi szám Témaszám Önálló egység Munkahely Kerettípus Áfa százalék

Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 11 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

FSZEGY FKEPZ FSZAK FNKOD FVEZNEV FKERNEV FKTGH FNAZON PSKTETEL PSRTETEL

NEPTUN TÜSZ

Szervezeti egység Képzés Szak Hallgató neptunos kódja Hallgató vezeték neve Kereszt neve Költséghely Neptun feladási azonosító Számlához kapcsolódó kiírt tétel Neptun azonostója Számlához kapcsolódó régi kiírt tétel Neptun azonostója

C C C C C C C N N N

20 15 15 8 32 60 20 15 15 15

Partner adatok NPEHHNNX.DBF, az aktuális dátumból képezve 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PPART PNEV PIRSZ PVAROS PCIM PTEL PFAX PBANKSZ PADOSZ PTIPUS

Neptunos partnerazonosító Partner hivatalos neve Irányítószám Város Cím (utca, házszám, …) Telefonszám Fax szám Bankszámlaszám Adószám A - Átutalásos számla, T - A számla korábban már teljesítésre került.

C10 C40 C10 C30 C60 C20 C20 C24 C11 C1

3.3. Számlateljesítés igazolása A számladelejesítés igazolást abban az esetben használunk, hogy ha az elızıekben leírt módon, pénzügyi rendezést igénylı számlákat továbbítunk a gazdasági rendszerbe. A Neptun rendszer a gazdasági rendszerbe feladott számlaadatok alapján várja, hogy a gazdasági rendszer által nyilvántartott számlaadatokra beérkezı utalásokról készülı kiegyenlítés állományt beolvassák. Az állomány alapján a Neptun a megfelelı számlás tételeket teljesítettnek veszi és természetesen a számlához tartózó kiírás státuszát ennek megfelelıen állítja be. A gazdasági rendszeren keresztül teljesített számlákhoz tartozó tranzakciók „Számlás tétel teljesítése gazdasági rendszer által” értéket kapnak. Ha egy kiíráshoz ezzel a fizetés típussal tartozik tranzakció, amennyiben sztornózzuk a számlát, a program automatikusan sztornózza (érvényteleníti) a kapcsolódó tranzakciót is. Ennek az az oka, hogy a tüszös számlakezelési folyamatban nem csak az érvényes számlákat, hanem a sztornó számlákat is feladja a tanulmányi rendszer, és arról a TÜSZ állományban válasz is érkezik. Korábban ez a folyamat sztornózta a korábbi tranzakciót is, a Neptunban történı tranzakció sztornóval a hibalehetıséget csökkentettük, például a késıbb érvénytelenítendı tranzakcióig a jóváírás lehetıségét. Az TÜSZ rendszerbıl kapott állomány formátuma: KIEGYEHHNNX.DBF 1 2 3 4 5

PSZAM PSZSZ PBDAT PBKIV PERTEK

Neptunos partnerazonosító NEPTUN számlaszám Banki teljesítés dátuma Banki kivonat száma Kiegyenlített érték

Kiadás: 2011.08.29.

C 10 C 12 D8 C 10 N 13,2

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 12 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció 6 7

FNKOD PBSZAM

NEPTUN TÜSZ

Hallgató neptunkódja Forrás Bankszámlaszám

C8 C24

Az állomány beolvasását a „Pénzügyek”/ „Számlateljesítés igazolása” felületen kell elvégezni.

Állomány importálása A felületen az „Import” gombra kattintva a rendszer a megadott teljesítési állomány alapján automatikusan elvégzi a számlák teljesítését. Az egyes állományok tartalmát megtekinthetjük a Számlateljesítés igazolása felületen a beolvasott fájl kiválasztása után az alárendelt Teljesítés igazolás sorok felületen.

Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 13 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

Teljesítés igazolás sorok

3.4. Győjtıszámlás pénzmőveletek feladása A győjtıszámlás pénzmőveletek feladása a „Pénzügyek”/ „Győjtıszámla”/ „Banki file” menüpont alatt elérhetı felületen végezhetı el.

Győjtıszámlás pénzmőveletek feladása a gazdasági rendszer felé

Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 14 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

A felületen a „Feladás gazdasági rendszer felé” gombra kattintva a Neptun elıállítja a gazdasági rendszer felé feladandó győjtıszámlás állományt. A megadandó idıintervallumba azokat a dátumokat kell beírni, amely idıintervallumban szeretnénk legyőjteni a győjtıszámlás befizetéseket. A leválogatás alapja a beolvasáskor megadott banki dátum. A dátum a banki fájl beolvasásakor bekerül a tranzakciókhoz, így azokat a győjtıszámlás tranzakciókat győjti le a program, amelyekben az idıintervallumba esı banki dátumok szerepelnek. A formátum megegyezik a 3. pontban leírt formátummal.

3.5. Bankkártyás tételek feladása A bankkártyás tételek feladására a „Pénzügyek”/ „Bankkártya”/ „Bankkártyás analitika” felületen van lehetıség. Feladáshoz kattintson a „Tételfeladás” gombra, adja meg a banki dátum idıintervallumot és válassza ki a célkönyvtárat, ahova az állományt menteni szeretné.

Bankkártyás tételek feladása Feladáskor a rendszer a banki dátummal ellátott tranzakciók alapján készít feladási állományt. A banki dátum az analitika beolvasásakor (Új fájl feldolgozása) megadott dátum, amelyet a program a kapcsolódó tranzakcióknál a banki dátum mezıben letárol. Csak olyan tételek kerülhetnek feladásra, melyek a banki analitikai állományban visszaigazolást nyertek (a még csak on-line igazolt tételek nem kerülnek feladásra, a feladás csak az azokra vonatkozó banki analitika visszaolvasást követıen adhatóak fel). . A formátum megegyezik a 3. pontban leírt formátummal.

3.6. Csekkek feladása A rendszerben szereplı csekkes teljesítések feladását a „Pénzügyek”/ „Postai file” felületen lehet elvégezni. Feladáshoz kattintson a „Feladás” gombra. A rendszer csak olyan csekkeket ad fel, melyekhez

Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 15 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

már tartozik banki dátum és legalább pénzügyi kód. Ezért javasoljuk, hogy ne nyomtassanak a rendszerbıl biankó csekkeket, ugyanis ebben az esetben a postai állományban befolyó összegek eltérhetnek a feladási állományban szereplı összegektıl. Biankó csekkek nyomtatásának tiltásához a PU_BIANKOCSEKKNYOMTATAS rendszerparaméter értékét N-re kell állítani. . A formátum megegyezik a 3. pontban leírt formátummal. További rendszerparaméterek: • PU_CSAKNEPTUNOSCSEKKEK - Abban az esetben, ha a paraméter értéke "I", akkor csak a Neptunos csekkeket adjuk fel a gazdasági rendszer felé, ha a paraméter "N", akkor az összes csekket feladjuk. (Alapértelmezett érték:"N"). A legtöbb esetben a banki terminálból beolvasott, vagy a postától érkezı csekkes állomány nem csak a hallgatói befizetéseket tartalmazza. • PU_KEZI_CSEKK_FELAD - Kézi csekket fel kell-e adni. Ez a paraméter azt szabályozza, hogy ha kézzel teljesítünk be egy csekket, feladásra kerüljön-e. Ugyanaz a csekk kétszer nem kerül leválogatásra, azonban kézi teljesítéskor ügyelni kell a kapcsolódó banki dátumra. Amennyiben az intézményben történi fájl beolvasás minden tételre kiterjedıen, a kézi csekkek feladás nem javasolt.

Csekkes teljesítések feladása

3.7. Kifizetések feladása 3.7.1. Ösztöndíj feladás Az ösztöndíjak feladását a „Pénzügyek”/ „Kifizetési lista szőrés alapján” menüpont alatt található felületen kell elvégezni.

Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 16 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

Ösztöndíjak feladása A felületen a „Feladás” gombra kattintva válasszuk ki a rádiógombok közül az Ösztöndíj rádiógombot, a „Rendben” gombra kattintva az útvonal és a banki dátum bekérése után a program elkészíti a banki dátummal ellátott ösztöndíj kifizetéseket, tartalmazó állományt. Fontos, hogy csak a banki dátummal ellátott tételek kerülnek feladásra. A dátumot a „Banki dátum megadása” gomb segítségével kell megadni, az utalás tényleges megtörténtét követıen. A program minden esetben feladáskor bekéri a kezdeti, illetve vég banki dátumokat, ami alapján elvégzi a feladáshoz szükséges leválogatást.

Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 17 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

3.7.2. Jóváírások feladása Jóváírások feladására a „Pénzügyek”/ „Kifizetési lista szőrés alapján” felületen van lehetıség.

Jóváírások feladása A jóváírt tranzakciók feladásához a felületen a „Feladás” gombra kattintva válasszuk ki a rádiógombok közül a Visszautalások rádiógombot, a „Rendben” gombra kattintva a program az útvonal és a banki dátum bekérése után elkészíti a banki dátummal ellátott jóváírásokat tartalmazó állományt. Fontos, hogy csak a banki dátummal ellátott tételek kerülnek feladásra. A dátumot a „Banki dátum megadása” gomb segítségével kell megadni, az utalás tényleges megtörténtét követıen. A „Feladás” gombnál található többi rádiógomb jelenleg a TÜSZ feladásban nem használatos. Mivel a program a feladási állomány kapcsolattal megjelöli a már feladott tételeket, így egy nap akár több kifizetési feladás is történhet a rendszerbıl.

3.8. Feladások megtekintése, mőveletek A Feladások felületen találjuk meg a különbözı felületeken elkészített feladási fájlokat. A fájlok típusa a névkonvención kívül megkülönböztethetıek a Feladás típusa mezı értéke szerint is. Így a felületen az intézményi mőködéstıl függıen megkülönböztetünk: F – kintlévıség B – Bankkáryta C – Csekkes G – Győjtıszámlás Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 18 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

O – Ösztöndíjas V- Visszautalásos(jóváírás) S – Számlás (feladott számla adatok) T – Számlás (feladott számlás pénzmőveletek)

Feladások Az egyes felületen hibásan vagy tévesen elkészített fájlok visszavonására lehetıség van a „Feladás visszavonása” gombbal, úgy, hogy ráállunk a visszavonandó fájl sorára a felületen. Ez követıen a helyes állományt ismét a megadott felületen kell elvégezni. A feladási állomány ismételt elıállítása szintén ezen a felületen, a „Feladási állomány” gomb segítségével történik. Itt is meg kell keresni a megfelelı fájlt, csak a programból való ismételt exportra vonatkozik a gomb, új fájlt nem lehet vele elıállítani. A feladás típusától függıen a fájl részletezett tartalma megtalálható a Feladott számlák, Feladott pénzmőveletek, vagy Feladott csekkek felületeken. A felületek nevüknek megfelelı adatokat tartalmaznak, tehát számla adatokat, tranzakciókat vagy csekkeket.

Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 19 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

Feladott számlák

Feladott pénzmőveletek (tranzakciók)

Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 20 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

Feladott csekkek

4. Diákhitel engedményezés A diákhitel engedményezés menete a TÜSZ gazdasági rendszerrel mőködı intézményekben: 1. Engedményezés indítása hallgató felıl 2. Tételek feladása a DHK felé 3. Tételek engedményezésének visszaolvasása a DHK fájlból (ennek következtében történik a státusz beállítás) 4. TÜSZ fájl beolvasása 5. TÜSZ fájl feladása. A sorrendet be kell tartani, mert csak ebben a meghatározott sorrendben, minden lépést végig követve mőködik a folyamat. A TÜSZ fájl beolvasása következtében a DHK azonosító alapján létrejönnek a tételekhez a tranzakciók. A TÜSZ fájlba, amit a gazdasági rendszernek kell feladni, a létrehozott tranzakciók kerülnek, hasonlóan a többi fájlhoz, pénzügyi kódra összesítve. A beolvasást a TÜSZ beolvasás gomb segítségével lehet végezni, a feladást a TÜSZ feladás gombbal. Feladáskor a TÜSZ állományba kizárólag a gazdasági rendszer által teljesített tételek kerülnek, a kézi diákhitel teljesítések tehát nem.

Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 21 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

Diákhitel engedményezés A diákhitel engedményezésnek a gazdasági rendszerbıl érkezı és feladott fájl formátuma: Állomány neve: Héééééhhnns.xml összeg név Tanulmányi Rendszer kód

cím

bankszámlaszám <note>megjegyzés fıkönyviszám <subjectnumber>témaszám pénzügyikód afa önállóegység <workplace>munkahely <source>forrás dátum <extra1>extra <extra2>extra <extra3>extra név < neptuncode>Tanulmányi Rendszer kód

cím

bankszámlaszám <note>megjegyzés fıkönyviszám <subjectnumber>témaszám pénzügyikód afa önállóegység <workplace>munkahely

Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 22 / 23

NEPTUN Tanulmányi Rendszer Dokumentáció

NEPTUN TÜSZ

<source>forrás dátum <extra1>extra <extra2>extra <extra3>extra

(Az adatok minden esetben UTF-8 kódolású stringek.)

Kiadás: 2011.08.29.

Verzió: 1.0.

Oldalszám: 23 / 23