EMBERI ERŐFORRÁS TÁMOGATÁSKEZELŐ TÁRSADALMI FELZÁRKÓZÁSI ÉS SZOCIÁLIS KOHÉZIÓS TÁMOGATÁSOK IGAZGATÓSÁGA
Pénzügyi elszámolási útmutató „A roma kulturális események megvalósításának, kulturális tartalmak és termékek elérhetővé tételének támogatására”
(ROM-RKT-12)
Kiadás dátuma: 2013. május 02. Utolsó módosítás dátuma:
Készítette: Emberi Erőforrás Támogatáskezelő
Emberi Erőforrás Támogatáskezelő 1054 Budapest, Alkotmány u. 25. Levelezési cím: 1054 Budapest, Báthory u. 10.
PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS .................................................................................................................... 3 PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS FORMAI KELLÉKEI ........................................................................................................ 3 A számla formai követelményei ................................................................................................................. 3 Számla javítása ............................................................................................................................................ 4 SZÁMVITELI BIZONYLATOK ZÁRADÉKOLÁSA ÉS HITELESÍTÉSE ................................................ 5 ZÁRADÉKOLÁS .................................................................................................................................................... 5 HITELESÍTÉS ....................................................................................................................................................... 5 SZIGNÓ HASZNÁLATA .......................................................................................................................................... 5 PÉNZÜGYI TELJESÍTÉST (KIFIZETÉST) IGAZOLÓ BIZONYLATOK................................................. 5 PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS ELKÉSZÍTÉSE AZ EPER-BEN: ................................................................ 6 BÉREK, MEGBÍZÁSI DÍJAK KÖLTSÉGÉNEK ELSZÁMOLÁSÁHOZ: ................................................ 7 UTAZÁSI KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA ............................................................................................. 7 SAJÁT SZEMÉLYGÉPKOCSI KEDVEZMÉNYEZETT ÉRDEKÉBEN TÖRTÉNŐ HASZNÁLATA ..................................... 7 TÖMEGKÖZLEKEDÉSI ESZKÖZ IGÉNYBEVÉTELE ................................................................................................. 8 SZÁLLÍTÁSI KÖLTSÉG .......................................................................................................................................... 8 TELJESÍTÉS IGAZOLÁSA TÖRTÉNHET .............................................................................................. 8 AZ 1 ÉS 2 FORINTOS CÍMLETŰ ÉRMÉK BEVONÁSÁNAK HATÁSA A PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁSOK ÖSSZEÁLLÍTÁSÁRA .............................................................................................. 8 PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁSBAN MEGENGEDETT ELTÉRÉSEK ......................................................... 8 PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁSBAN NEM MEGENGEDETT ELTÉRÉSEK ................................................ 9 LEMONDÁS ............................................................................................................................................ 9 TÁMOGATOTT TEVÉKENYSÉGEK ÉS KIADÁSTÍPUSOK ................................................................. 9
2
Pénzügyi elszámolás Projekt időszak: A szerződéskötést, valamint a támogatási összeg elutalását követően a megjelölt támogatási időszak végéig tartó megvalósítási szakasz (2012.09.01-2013.06.30). A pénzügyi elszámolás keretében a Kedvezményezettnek a projekt időszakban megvalósult gazdasági események költségeit, a támogatási összeg felhasználását igazoló számviteli bizonylatok hitelesített másolatait és azok pénzügyi teljesítését (kifizetését) igazoló bizonylatok hitelesített másolatait, eredeti EPER-ből kinyomtatott számlaösszesítőt a hivatalos képviselő cégszerű aláírásával együtt kell benyújtania az EPER pénzügyi elszámolás moduljának használatával. Az elszámolást az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (továbbiakban: ÁFA törvény), a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Számviteli törvény), valamint a 24/1995. (XI. 22.) PM rendeletben leírt tartalmi és alaki követelményeknek megfelelő, a gazdasági esemény felmerült költségeit alátámasztó számviteli bizonylatok és annak értékének pénzügyi teljesítését (kifizetését) igazoló bizonylatok másolatainak megküldésével kell megtenni. Fontos, hogy a számviteli bizonylat tartalma kapcsolódjon a programhoz, a betervezett költségekhez, bizonyítsa a program megvalósítását, a számviteli bizonylatok által alátámasztott gazdasági események teljesítési dátumai, teljesítési időszakai kapcsolódjanak a projekt megvalósításához, támogatási időszakhoz. Valamint a szerződésre hivatkozó bizonylatokhoz csatolni kell a hivatkozott szerződéseket. Az elszámolás során hiányos, vagy hiányosan kitöltött, olvashatatlan, nem eredeti, nem szabályos aláírással benyújtott bizonylat másolat nem fogadható el. A pénzügyi elszámolást a támogatási összegről kell elkészíteni, a pályázatban található költségvetés módosítás esetén a legutolsó elfogadott költségvetés – költségtípusai és összegei alapján. A pályázathoz benyújtott költségvetésben önerő tervezése nem szükséges, az elszámoláshoz ezzel kapcsolatos dokumentumok benyújtása szükségtelen. A következő pontokban szeretnénk felhívni figyelmét néhány fontos információra.
Pénzügyi elszámolás formai kellékei A számla formai követelményei Felhívjuk figyelmét, hogy az elszámoláskor benyújtott számviteli bizonylatok csak formailag megfelelően és hiánytalanul kitöltötten fogadhatóak el. Az elszámolás során hiányos, vagy hiányosan kitöltött, olvashatatlan vagy nem eredeti vagy nem szabályos aláírással benyújtott számviteli bizonylat másolat nem fogadható el. Ezért kérjük, különösen a számla átvételekor ellenőrizze, hogy a számla alakilag és tartalmilag megfelel-e az ÁFA törvényben leírtaknak, valamint, hogy számszakilag is megfelelően van kitöltve. Kérjük, hogy az alábbi adatok meglétét és olvashatóságát feltétlenül ellenőrizze a számla átvételkor: -
a számla sorszáma és kiállításának kelte; a számlakiállító neve, címe és adószáma; a vevő neve és címe; a teljesítés időpontja, ha az eltér a számla kibocsátásának időpontjától; értékesített termék/szolgáltatás megnevezése, mennyisége, nettó egységára (adó nélküli értéke); az ÁFA százaléka és értéke; a számla nettó értéke (adó nélkül értve).
Kérjük, ügyeljen arra, hogy a számlán a kibocsátó a teljesítés napjaként csak egy adott napot jelöljön meg és ne időszakot, mert ezt az ÁFA törvény által támasztott feltételek megkövetelik. Adómentesség esetében a számlán egyértelmű utalásnak kell lennie arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól (leggyakoribb jelölés: AM, TAM). Illetőleg az ÁFA törvény 176. §-a alapján egyszerűsített adattartalommal, adómentes termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása esetén kiállított számlán az „ÁFA-törvény területi hatályán kívül” kifejezés feltüntetése kötelező.
3
Amennyiben a számlán nem szerepel VTSZ vagy SZJ szám, abban az esetben a pénzügyi elszámolás ellenőrzésekor a számlán szereplő megnevezés, a számla tartalma alapján kerül a számlán szereplő költség, ráfordítás besorolásra az egyes költségkategóriákba, ezért kérjük, ellenőrizzék a számlán szereplő termék vagy szolgáltatás megnevezését. A pénzügyi elszámolás részeként a Kedvezményezett, azaz a támogatott nevére és címére kiállított számla, számviteli bizonylat fogadható el. Abban az esetben, ha a kedvezményezett gazdálkodását egy másik szervezet végzi, szintén kérjük, hogy a kedvezményezett neve és címe szerepeljen a számlán; elfogadható az a számla, amelyen szerepel a gazdálkodást végző fenntartó szervezet neve, illetve mellette annak az intézménynek a neve, amely a támogatás kedvezményezettje; amennyiben a számlán csak a fenntartó, vagy gazdálkodását végző szervezet neve szerepel, kérjük mind a fenntartó/gazdálkodó szervezet, valamint a kedvezményezett nyilatkozatát, miszerint a számlán szereplő tétel a kedvezményezett költségvetését terheli. Amennyiben a pályázó kötelezettségvállaló közreműködésével kötött szerződést, úgy a kötelezettségvállaló nevére és címére kiállított számlák és pénzügyi bizonylatok is elfogadhatók. Amennyiben a támogatási szerződésben számlatulajdonos szervezet is meg van jelölve, úgy a számlatulajdonos nevére és címére szóló számlák is elfogadhatók. Ha a Kedvezményezett a projekt egészére vagy egyes részeinek megvalósítására együttműködési megállapodást kötött egy másik szervezettel/személlyel, úgy a szerződött fél nevére és címére szóló számlák és pénzügyi bizonylatok is elfogadhatók, de ebben az esetben a szerződést/megállapodást mindenképpen csatolni kell az elszámoláshoz. Nem fogadhatók el az alábbi bizonylatok: -
Nem a Támogatott szervezet nevére, címére kerültek kiállításra a számlák, bizonylatok. Az eredeti számlákra, bizonylatokra nem írták rá a szerződésszámot, nem záradékolták. Az eredeti számlákról, bizonylatokról készített másolatokat nem hitelesítették aláírással, valamint bélyegzővel. A számlák, bizonylatok dátuma nincs összhangban a támogatott programmal és ezen útmutató 1. pontjában meghatározott felhasználási határidővel. Pénztárbizonylat, bankkivonat önmagában nem fogadható el, csak a számla vagy bizonylat melléklésével.
Előlegszámla pénzügyi elszámolás részeként történő benyújtása esetén, csak a hozzá kapcsolódó pénzügyileg is rendezett (kifizetett), záradékolt végszámlával együtt számolható el. Számla javítása A számla javítására csak a számla kibocsátója jogosult. A számla szabályos javítását az ÁFA törvény 170. § továbbá a 7003/2002. PM irányelvben foglaltakat szabályozzák, amelyek értelmében a számlát mindig a számla kibocsátójával kell javíttatni. Gépi számla kézzel történő javítása nem megengedett. a számla stornírozása esetén mind az eredeti, stornírozott számla mind az új számla hitelesített másolatát, számla helyesbítése esetén mind az eredeti, helyesbített, mind a helyesbítő számla hitelesített másolatát be kell nyújtani. gépi számla javítása történhet a számlakibocsájtó által kiállított „Számlával egy tekintet alá eső okirat” kiállításával is. Számlával egy tekintet alá eső okirat minimális adattartalma: az okirat kibocsátásának kelte, az okirat sorszáma, amely az okiratot kétséget kizáróan azonosítja, hivatkozás arra a számlára, amelynek adattartalmát az okirat módosítja, a számla adatának megnevezése, amelyet a módosítás érint, valamint a módosítás természete, illetőleg annak számszerű hatása, ha ilyen van.
4
Számviteli bizonylatok záradékolása és hitelesítése A gazdasági események kiadásait igazoló számviteli bizonylatokat záradékolni, majd hitelesíteni kell a következő módon:
Záradékolás -
az eredeti számviteli bizonylaton szöveges formában fel kell tüntetni az adott pályázat pályázati azonosítóját, valamint az elszámolni kívánt összeget, például: „…. Ft az ROMRKT-12-… pályázati azonosítószámú szerződés terhére elszámolva” (=ZÁRADÉKOLÁS),
Hitelesítés -
-
a záradékolt eredeti számviteli bizonylatot ezt követően le kell fénymásolni, majd a másolatra pecséttel vagy kék tollal rá kell vezetni, hogy „A másolat az eredetivel mindenben megegyezik.” (vagy ezzel megegyező tartalmú hitelesítési szöveg), ezután a fénymásolatot a képviselőnek vagy meghatalmazottnak kék tollal cégszerű aláírásával, bélyegzővel és dátummal kell ellátnia (=HITELESÍTÉS).
A hitelesítést a szervezet hivatalos képviseletére jogosult személynek kell elvégeznie. A képviselő akadályoztatása esetén meghatalmazott személy is eljárhat, ebben az esetben a képviselő által aláírt alakszerű meghatalmazás csatolása szükséges. (Az alakszerű meghatalmazás egy írásos meghatalmazás, amelyen szerepel a meghatalmazó és a meghatalmazott neve és adatai, valamint az aláírásokat hitelesítő két tanú neve, lakcíme és aláírása.)
Szignó használata Felhívjuk a figyelmet, hogy a pénzügyi elszámolásban beküldött hitelesített másolatokon aláírásként szignót csak abban az esetben tudunk elfogadni, amennyiben a szignóra vonatkozó eredeti nyilatkozatot is csatolnak a pénzügyi elszámoláshoz, amely nyilatkozatnak tartalmaznia kell a szervezet hivatalos képviseletére jogosult személynek a teljes aláírását, a szignóját, továbbá a nyilatkozatot hitelesítő két tanú nevét, lakcímét, aláírását. Ha a számviteli bizonylat teljes összege nem számolható el, vagy a pályázó nem kívánja elszámolni a teljes összeget a támogatás terhére, akkor a záradékolásnak az elszámolásba beállított összeget kell tartalmaznia. (Pl.: Kommunikációs költségekre az érvényes pályázati költségvetés 100 000 Ft-ot engedélyez, a számviteli bizonylat értéke 120 000 Ft. Ebben az esetben rá kell írni az eredeti számviteli bizonylatra, hogy „100 000 Ft az ROM-RKT-12-….. pályázati azonosítószámú szerződés terhére elszámolva”.)
Pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatok Minden, a gazdasági események kiadásait igazoló számviteli bizonylathoz, annak értékének pénzügyi teljesítését (kifizetését) igazoló bizonylatot is csatolni kell, hitelesítve. A kifizetés bizonylata a tényleges teljesítést tartalmazza, vagyis a számla kiállítója felé teljesített tranzakcióról szól, nem a kedvezményezett számlái közti átvezetésről.
Pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat: Készpénzben történő megfizetése esetén: -
a Kedvezményezett által kiállított kiadási pénztárbizonylat ha a szervezet nem vezet kiadási pénztárbizonylatot, időszaki pénztárjelentés egyszeres könyvvitel esetében naplófőkönyv, melyen szerepelnie kell a nyitó- és záró egyenlegnek. Időszaki pénztárjelentés vagy naplófőkönyv esetén oldalhű hitelesített másolatokat kell benyújtani;
Átutalással teljesített kiegyenlítés: -
bank által kibocsátott bankszámlakivonat, többoldalas bankszámlakivonat azon részét kell csatolni, amely tartalmazza az intézmény számlaazonosító adatait, a kivonat sorszámát és
5
dátumát, és minden esetben a bankszámlakivonatnak az adott tételre vonatkozó terhelési értesítő részét is csatolni kell; a Kedvezményezett által előállított internetes ún. számlatörténet, amennyiben az tartalmazza a nyitó- és záró egyenleget is. A könnyebb azonosíthatóság érdekében az összeg mellett jelöljék, hogy a számlaösszesítő mely sorszámú kifizetését igazolja. A pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatokat is hitelesíteni kell a fent leírt módon. (Amennyiben a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat nem jelzi egyértelműen, hogy melyik kifizetéshez kapcsolódik, akkor a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatot is záradékolni kell a fentiekben meghatározottak szerint.) A pénzügyi beszámolóhoz beküldött kiadási pénztárbizonylat minimális kellékei: a bizonylat sorszáma; a bizonylat kibocsátójának neve, címe és adószáma; a pénztárból kiadott (átvett) összeg; a kifizetés időpontja; a kifizetés jogcíme; a pénztáros, az átvevő és a kifizetést jóváhagyó aláírása Pénzügyi elszámolás elkészítése az EPER-ben: A tételes pénzügyi elszámolást is az EPER-be belépve tudja majd rögzíteni, ami nem váltja ki az elszámoláshoz tartozó pénzügyi dokumentumok papíralapon történő benyújtását. A pénzügyi elszámolás részét képező számviteli bizonylatok főbb adatait tételesen is rögzíteni kell az EPER-ben. A rendszer pénzügyi elszámolás modulja segítséget nyújt az egyes költségsorok terhére elszámolt összegek keretfigyelésében, visszajelzést ad a többször elszámolt számviteli bizonylatokról stb. Az elszámolás elkészítéséhez a www.eper.hu honlapról letölthető Felhasználói kézikönyv nyújt részletes segítséget. A pénzügyi elszámolás részeként a következőket minden esetben be kell beküldeni papír alapon: az EPER-ből kinyomtatott számlaösszesítőnek a szervezet hivatalos képviselője által aláírt, eredeti példánya, amely az elszámolni kívánt kiadásokat alátámasztó számviteli bizonylatok adatait tételesen tartalmazza. az elszámolni kívánt kiadásokat igazoló, záradékolt számviteli bizonylatok hitelesített másolata; a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatok hitelesített másolata, benyújtandó dokumentumok köre egyes költségfajtáknál: bérleti díj elszámolása esetén a bérleti díjhoz kapcsolódó bérleti szerződés hitelesített másolata; adminisztrációs és ügyintézési költségek (vállalkozási - megbízási szerződéssel) esetén a díjhoz kapcsolódó szerződés hitelesített másolata; személyi kifizetés elszámolása esetén a munkaszerződés/megbízási szerződés, a kifizetési jegyzék (bérjegyzék) hitelesített másolata, nettó bér kifizetésének igazolása, járulékok megfizetésének igazolása. amennyiben a számlához megbízási szerződés tartozik és a számlán hivatkozás szerepel a megbízási szerződésre, akkor a megbízási szerződés hitelesített másolata amennyiben a számlán az egyedi beszerzési érték meghaladja a 200.000 Ft-ot szerződés/megállapodás/megrendelő benyújtása szükséges tárgyi eszköz vásárlásnál a bevételezési leltári bizonylat vagy eszköz-nyilvántartási bizonylat hitelesített másolata; ösztöndíj típusú, kizárólag természetben nyújtott támogatás biztosítása esetén (pl. nyelvtanfolyam díja, sporteszköz, hangszer, könyv) átvételt igazoló dokumentum hitelesített másolata; szolgáltatások, anyagjellegű költségek esetén, amennyiben nem derül ki egyértelműen, kérjük, hogy csatoljanak nyilatkozatot vagy vezessék fel a számlára, hogy mely programhoz kapcsolódó költség;
6
Bérek, megbízási díjak költségének elszámolásához: -
Megbízási díj fizethető számlás kifizetésként. Ebben az esetben benyújtandó a számla, a kifizetés igazolása, a megbízási /vállalkozási szerződés.
-
Bér, illetve megbízási díj kifizetése történhet bérszámfejtett bérként. Ebben az esetben munkaszerződés és módosításai/megbízási szerződés, nettó bér kifizetésének igazolása a munkavállaló felé, a járulékok megfizetésének az igazolása szükséges. A bérjegyzéket záradékolni szükséges. Nettó bér kifizetésének igazolása történhet munkavállalóként szerepeltetve a bankkivonaton, vagy csoportos utalás keretében. Csoportos utalás esetén kérjük, hogy a záradékban szerepeltesse, hogy kinek, milyen összegű bérét/megbízását tartalmazza a kifizetés.
-
A nettó vagy a bruttó bér elszámolásakor is szükséges benyújtani a járulékok megfizetését igazoló bankkivonatot. Nettó finanszírozású költségvetési szervek esetén az adó és járulékok megfizetésének igazolására a MÁK Regionális Igazgatósága által havonta megküldött „Költségvetési szervek bérelszámolása és finanszírozási összesítője” lapot, záradékkal ellátva, hogy mely személy milyen összegű megbízásának a járulékát tartalmazza.
-
Bér, megbízási díj munkáltatót terhelő járulékainak elszámoláshoz a bér és megbízási díj dokumentumain felül igazolni és záradékolni kell a járulékok megfizetésének igazolására a járulékok megfizetését igazoló bankkivonatot (kinek, milyen összegű bérének/megbízási díjának a járulékát) tartalmazza a kifizetés. Nettó finanszírozású költségvetési szervek esetén az adó és járulékok megfizetésének igazolására a MÁK Regionális Igazgatósága által havonta megküldött „Költségvetési szervek bérelszámolása és finanszírozási összesítője” lapot, záradékkal ellátva, hogy mely személy milyen összegű megbízásának a járulékát tartalmazza. Abban az esetben, amennyiben a pályázat tárgyát képező projektben a kinevezésében/munkaköri leírásában megfelelően dolgozik a munkavállaló, nem számolhatnak el a részére bérköltséget.
-
A kedvezményezett a beszámolóban külön nyilatkozik arról, hogy a feltüntetett költségek kifizetése előtt azok jogosságáról és összegszerűségéről - ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes kifizetés előtt ezen felül az ellenszolgáltatás teljesítéséről is előzetesen meggyőződött.
-
Nyilatkozat hiányában a beszámoló nem fogadható el.
Utazási költségek elszámolása Saját személygépkocsi Kedvezményezett érdekében történő használata A támogatás terhére (a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény kiküldetés rendelvényre vonatkozó szabályainak megfelelő alkalmazásával) kiküldetési rendelvény alapján a saját személygépkocsi Kedvezményezett érdekében történő használatára tekintettel kifizetett azon összeg számolható el, amely nem haladja meg a magánszemélynek a saját személygépkocsi használata miatt fizetett költségtérítés összegéből a kiküldetési rendelvényben feltüntetett km-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma és legfeljebb az NAV (APEH) által közzétett üzemanyagár, valamint általános személygépkocsi normaköltség (jelenleg: 9 Ft/km) alapulvételével kifizetett összeget. Kiküldetési rendelvény minimális tartalma: -
a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, a gépjármű forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát; a futásteljesítményt (megtett kilométer), az utazás költségtérítésének összege,
7
-
a költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb).
Tömegközlekedési eszköz igénybevétele Tömegközlekedési eszköz igénybevétele esetén felmerült költség-elszámolás alátámasztására a záradékolt számla, a záradékolt kiküldetési rendelvény és menetjegyek, továbbá a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat hitelesített másolatát kell benyújtani (a kapcsolódó számláknak a szervezet nevére és címére kell szólniuk). Amennyiben kedvezményes jegyet vásárolnak ki az utazás alkalmával, abban az esetben nem szükséges becsatolni a számlát, csak a menetjegyeket, valamint a kiküldetési rendelvény hitelesített másolatát.
Szállítási költség Különjárati tömegközlekedési eszközzel történő csoportos utazás esetén a szolgáltató felé leadott megrendelő, számla, menetlevél/nyilvántartás/nyilatkozat, mely a csoportos utazást igénybevevőket tartalmazza és a záradékolt pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat hitelesített másolatát kell benyújtani.
Teljesítés igazolása történhet: -
a számlára felvezetni „Teljesítést igazolom”, a hivatalos képviselő aláírásával hitelesítve. külön dokumentumon benyújtott teljesítés igazolása:
Teljesítésigazolás minimális tartalma: számlaszámra való hivatkozás szolgáltatás megnevezése a szolgáltatás teljesítése megtörtént teljesítés ideje a kedvezményezett cégszerű aláírása.
Az 1 és 2 forintos címletű érmék bevonásának hatása a pénzügyi elszámolások összeállítására A Magyar Nemzeti Bank 2008. március 1-jétől bevonta az 1 és 2 forintos címletű érméket, a szükséges kerekítés szabályairól pedig a 2008. évi III. törvény 2. §-a rendelkezik: A kifizetett kerekített összegek támogatás terhére történő elszámolásának módja a következő: amennyiben átutalással történik a számla értékének kifizetése, azaz az átutalt és a bankszámlakivonaton megjelent összeg megegyezik a számla értékével, abban az esetben a számla értékét kell szerepeltetni a számlaösszesítőben (és az EPER-ben). Tehát amennyiben az átutalással teljesített számla teljes értékét kívánják elszámolni a támogatás terhére, akkor az adott számla értéke a számlaösszesítőben, a záradékban és a bankszámlakivonaton megegyezik. amennyiben készpénzben a pénztárból fizetik ki a számla értékét, és így a kerekítés szabályai szerinti összeg a tényleges kifizetése, költsége a Kedvezményezettnek, akkor a ténylegesen kifizetett összeget kell beállítani a számla értékénél a számlaösszesítőben(és az EPER-ben), mivel így teljesül az egyezőség az adott számla értéke, a számlaösszesítőben elszámolt összeg, a záradékban szereplő összeg és a kiadási pénztárbizonylaton vagy naplófőkönyvben vagy pénztárjelentésben szereplő összeg között.
Pénzügyi elszámolásban megengedett eltérések A beszámoláskor szerződésmódosítási kérelem benyújtása nélkül is eltérhet a pályázatban rögzített, elfogadott költségtervtől az alábbiak szerint:
8
-
-
-
a tervezett összegtől lefelé korlátlan mértékben eltérhet, vagyis kevesebb összeget elszámolhat (lemondó nyilatkozat csatolásával); a támogatási összeg erejéig elkészített részletes költségvetési terv tervben rögzített összegek a támogatás főösszegén belül eltérhetnek, azonban a szerződésben meghatározott mértéket (20%) meghaladó eltérés elfogadására csak szerződésmódosítás keretében kerülhet sor. (Költségvetési sor alatt a részletes költségvetési tervben meghatározott fő sorokat kell érteni); a pénzügyi elszámolás során a költségvetés egyes fősorain belül új költségvetési sor (alsor) nyitása nem megengedett a jóváhagyott támogatási vonatkozó költségvetéshez képest, vagyis csak olyan alsorra számolható el költség, amelyre a Kedvezményezett korábban is tervezett támogatásból finanszírozott költséget. szerződésmódosítási kérelem csak a pénzügyi beszámoló benyújtásáig fogadható el. Pénzügyi beszámolóval együtt beküldött szerződésmódosítás automatikusan elutasításra kerül.
Pénzügyi elszámolásban nem megengedett eltérések Konzorcium esetében a konzorciumi tagok a projekt keretén belül egymástól anyagot, árut, szolgáltatást, eszközt nem vásárolhatnak.
Lemondás A Kedvezményezett a döntés után bármikor kezdeményezheti a támogatási összeg egészéről vagy részéről való lemondást az EPER-ben, a „Beadott pályázatok” menüpontban és a www.emet.gov.hu honlapról letölthető iratminta segítségével. A beszámoló készítése során figyelmet kell fordítania arra, hogy a támogatás teljes összegével el kell számolni. Amennyiben a támogatási összeg 100%-ával nem tud az elfogadott költségvetés szerint elszámolni, úgy a maradványösszeget vissza kell utalni az Emberi Erőforrás Támogatáskezelő 10032000-01451461-00000000 számú bankszámlaszámára a pályázati azonosító közlemény rovatba való feltüntetésével. A lemondó nyilatkozatot a szervezet hivatalos képviselőjének kell aláírni és a visszautalásról szóló terhelési értesítő záradékolt másolatát csatolni kell a nyilatkozathoz.
Támogatott tevékenységek és kiadástípusok „A” komponens keretében támogatható tevékenységek: a) - programban részt vevő előadók, művészek tiszteletdíjaira b) - programban részt vevő előadók, művészek útiköltség térítésére, amennyiben nem részesül tiszteletdíjban, c) - tolmácsolás költsége d) - catering e) - gyerekprogramokhoz kapcsolódó személyi és kisértékű dologi költségek f) - világosítás, hangosítás, színpadtechnika költségei g) - reklám és PR költség „B” komponens keretében támogatható tevékenységek: a) - rendezvényszervezés költségei b) - programban részt vevő előadók, művészek tiszteletdíjaira c) - programban részt vevő előadók, művészek útiköltség térítésére, amennyiben nem részesül tiszteletdíjban, d) - gyerekprogramokhoz kapcsolódó személyi és kisértékű dologi költségek e) - pavilonok, sátrak, standok, színpad és az ehhez kapcsolódó technika költségei f) - világosítás, hangosítás, színpadtechnika költségei g) - egyéb közvetlenül kapcsoló költségek h) - reklám és PR költség
9
