Pengguna CMS Joomla Oleh: Herman Dwi Surjono, Ph.D. http://elearning-jogja.org/personal 1. Pendahuluan CMS (Content Management System) adalah sistem aplikasi web yang dapat digunakan untuk memudahkan mengelola website dan isinya. Joomla merupakan salah satu CMS open source yang sangat terkenal (http://www.joomla.org/). Dengan CMS Joomla ini seorang author dapat dengan mudah mengelola, memodifikasi dan menghapus isi website tanpa harus mengerti pemrograman komputer. Pekerjaan mengelola isi website dan mendesain tampilan website dapat dilakukan secara terpisah. Perangkat lunak yang berada dibalik CMS itulah yang memproses semuanya sehingga website ter-update secara otomatis. Di samping itu, seorang webmaster pengelola website yang dibangun dengan CMS Joomla dapat melakukan beberapa fungsi dan fitur sebagai berikut: • mengatur layout website • membuat item menu dan halaman isi web dengan teks dan gambar. • menambahkan newsfeed • mengadakan polling • membuat forum • membuat tempat aman khusus untuk pengguna yang terdaftar • menambahkan halaman download dan katalog • membuat pop-ups • mengelola dan mengupdate file download Lebih dari itu, karena sifatnya CMS Joomla yang open sources, banyak pengembang di dunia yang bersama-sama mengembangkan berbagai modul ekstensi dan komponen add-on guna lebih memberdayakan website yang dibangun dengan Joomla. Beberapa ekstensi tersebut antara lain (http://extensions.joomla.org/): sistem e-commerce, sistem revservasi, sistem kontrol inventori, galeri multimedia, dll. 2. Klasifikasi Pengguna Joomla Setiap pengguna Joomla mempunyai hak akses tertentu sesuai dengan statusnya. Klasifikasi status pengguna Joomla dapat diilustrasikan dalam diagram dan tabel berikut. Registered
Guest
Author Front-end Users
Users
Editor Publisher
Registered Users Manager Back-end Users
Administrator Super Administrator
2 A. Guests
B. Registered Users
B.1. Front-end Users • Registered
• Author • Editor • Publisher
B.2. Back-end Users
• Manager
• Administrator
• Super Administrator
Guests atau tamu adalah semua orang yang mengunjungi website tanpa melakukan login. Tergantung setingnya, beberapa isi website tidak dapat dilihat oleh pengunjung tamu. Pengguna ini telah melakukan pendaftaran sehingga mempunyai username dan password untuk melakukan login. Pengguna ini selanjutnya dapat ditingkatkan statusnya menjadi: author, editor, publisher (Front-end Users) atau manager, administrator, super administrator (Back-end Users) Kelompok pengguna ini disebut dengan content providers (pemberi isi web) yang harus login melalui halaman depan website. Ini adalah pengguna terdaftar yang belum diangkat statusnya. Mereka tidak dapat membuat, mengedit atau mem-publish isi web. Mereka hanya dapat mengirim link web untuk dipublikasikan dan dapat mengakses restricted area yang tidak tersedia untuk tamu. Author dapat membuat isi web sendiri, menentukan aspek-aspek apa saja yang akan ditampilkan, dan menentukan kapan materi akan di-publish. Editor mempunyai kemampuan yang sama dengan Author plus dapat mengedit materi yang dibuat author lain. Publisher mempunyai kemampuan yang sama seperti editor plus dapat mem-publish isi web milik sendiri atau orang lain. Kelompok pengguna ini disebut dengan pengelola website (webmaster) yang dapat login melalui halaman administrator dan dapat juga login ke halaman depan website. Manager mempunyai kemampuan yang sama seperti publisher plus dapat mengakses panel administrator. Sebagai administrator, manager mempunyai akses ke semua isi yang berkaitan dengan pengaturan website, akan tetapi manager tidak dapat mengubah template, mengubah layout, menambah dan menghapus ekstensi. Manager juga tidak bisa menambah dan mengedit profil pengguna. Kemampuan administrator lebih banyak dari manager yakni dapat mengubah template, mengubah layout, menambah dan menghapus ekstensi, dan bahkan bisa menambah dan mengedit profil pengguna (kecuali profile super administrator). Administrator tidak dapat mengubah karakteristik global dari website. Super administrator bisa melakukan tugas apa saja termasuk mengangkat seseorang menjadi super administrator lain.
3 Meskipun klasifikasi pengguna dalam Joomla sedemikian kompleks, tetapi tidak harus semua status mesti ada di dalam pengelolaan suatu website. Sebuah website bisa saja dikelola oleh satu orang yakni oleh super administrator saja. Sedangkan status yang lain tidak diberikan kepada siapapun. Karena pengguna super administrator inilah yang ditentukan pertama pada saat instalasi Joomla. Dalam kasus ini misalnya sebuah personal website. Sebaliknya, dalam organisasi pengelolaan website yang besar bisa saja suatu status diberikan kepada beberapa orang sekaligus. Misalnya dalam pengelolaan website universitas, bisa saja status author diberikan kepada beberapa orang perwakilan fakultas, dst. Bahkan status super administrator pun dapat juga diberikan kepada lebih dari satu orang, misalnya pertama adalah kepada teknisi yang telah menginstal Joomla, dan kedua (atau ketiga) bisa diberikan ke dosen yang mempunyai kemampuan teknik dan bertanggung jawab atas pengelolaan website tersebut. Oleh karena pengelolaan website bisa dibagi atas dua pekerjaan utama, yakni content providers (pemberi isi web) dan webmaster (pengelola website), maka kelompok Front-end Users (author, editor, publisher) sebaiknya terdiri atas orangorang yang menguasai aspek materi atau isi web (misalnya dari bagian humas) dan kelompok Back-end Users (manager, administrator, super administrator) sebaiknya terdiri atas orang-orang yang mengerti aspek teknik dalam perancangan website. 3. Pendaftaran Pengguna Joomla Website yang baru saja di-instal Joomla hanya mempunyai satu user account yaitu super administrator (atau admin), karena account ini secara otomatis diciptakan pada saat proses instalasi. Semua orang yang mengunjungi website Joomla dalam keadaan belum tedaftar atau belum melakukan login disebut sebagai Guests atau tamu. Agar dapat diangkat statusnya sebagai author, editor, dll, maka seseorang harus menjadi anggota terlebih dahulu. Ada dua cara untuk menjadi anggota, yaitu, pertama: mendaftarkan diri dan kedua: didaftarkan oleh super administrator (atau administrator, bila ada). Untuk mendaftarkan diri, melalui halaman depan website pengguna harus meng-klik link ”Register” pada ”Login Form” dan mengisi formulir ”Registration”.
Gambar 1.a. Formulir login
Gambar 1.b. Formulir pendaftaran
Selanjutnya sistem akan mengirim e-mail untuk konfirmasi dan setelah pengguna melakukan konfirmasi melalui e-mail, maka accountnya telah diaktifkan dan dia menjadi registered user.
4 Setelah menjadi anggota, maka super administrator (atau administrator, bila ada) dapat mengangkat statusnya ke tingkat yang lebih tinggi, yakni menjadi kelompok ”Front-end Users” atau ”Back-end Users” sesuai kebutuhan. Cara lain untuk menjadi anggota adalah dengan didaftarkan langsung oleh admin. Dalam hal ini, admin mengisi form khusus untuk membuat account baru dan langsung pengguna dapat diangkat ke kelompok pengguna tertentu. Apabila ada pengguna yang lupa passwordnya, maka sistem akan me-reset dan memberikan password baru. Untuk mendapatkan password baru tersebut, pengguna perlu meng-klik link ”Lost Password?” pada halaman depan (ligat gambar 2).
Gambar 2. Form untuk meminta password baru 4. Pengguna “Front-end Users” Kelompok pengguna ”Front-end Users” yang terdiri atas registered, author, editor, dan publisher harus login melalui halaman depan website, misalnya: http://subdomian.uny.ac.id, melalui ”Login Form” yang disediakan (lihat gambar 1.a). Setelah login, maka akan muncul (di sebelah kiri layar) menu tambahan khusus untuk pengguna (gambar 3).
Gambar 3. Menu khusus untuk pengguna Tampilan menu tersebut akan sama apakah yang login registered, author, editor maupun publisher, tetapi fungsinya akan berbeda tergantung kewenangan masing-masing pengguna. Sebagai contoh, apabila yang login adalah pengguna dengan status registered yang tidak mempunyai kewenangan mengirim berita (isi web), maka walaupun dalam user menu tersebut ada link ”Submit News” tetapi bila diklik tidak akan berfungsi. Mengelola Isi Web: Pengertian pengelolaan isi web dalam website Joomla meliputi kegiatan: mengirim, mengedit, dan mempublikasikan isi web. Pengguna dengan status ”Author” hanya dapat mengirim isi web, sedangkan pengguna dengan status ”Editor” selain dapat mengirim juga dapat mengedit isi web yang dibuat oleh orang lain. Kewenangan tertinggi dalam kelompok ”Front-end Users” adalah pengguna dengan status ”Publisher” yang dapat melakukan semua kegiatan pengelolaan isi web.
5 Bila link ”Submit News” pada menu pengguna diklik, maka akan muncul tampilan berikut (gambar 4).
Gambar 4. Window untuk mengelola isi web
6 Penjelasan window untuk mengelola isi web tersebut adalah sbb: Title: diisi dengan judul berita atau artikel yang akan ditulis Tombol Save Tombol Apply
: menyimpan hasil tulisan dan menutup window editor. : menyimpan hasil tulisan dan melanjutkan menulis.
: tidak jadi membuat artikel/berita. Tombol Cancel Category: dipilih artikel/berita kita termasuk dalam kategori apa. Editor (atas): Wajib diisi dengan isi artikel/berita secara lengkap atau hanya pendahuluan (cuplikan) saja sedangkan berita selengkapnya dapat dimasukkan ke editor bawahnya. Editor (bawah): Boleh diisi dengan tambahan artikel/berita. Insert image
: memasukkan gambar di posisi kursor.
Insert page break : memasukkan “ganti halaman” untuk artikel yang panjang. Sistem secara otomatis akan menambahkan navigasi dan indeks untuk memudahkan pada saat diakses pengguna. Tab Images: untuk menentukan properti dari gambar yang akan dipakai. Tab Publishing: untuk menentukan properti yang berkaitan dengan publikasi artikel. Tab Metadata: untuk menuliskan isi metadata guna keperluan search engine. Window tersebut digunakan untuk membuat artikel/berita baru bagi author, editor maupun publisher. Secara sepintas tampilan window untuk mengelola isi web tersebut akan sama untuk ketiga pengguna (author, editor, publisher), tetapi bila tab publishing dibuka, maka akan kelihatan perbedaannya antara author/editor dan publisher. Pengguna publisher bisa menentukan status isi web, yaitu ”State” dalam keadaan ”Unpublished” atau ”Published” (lihat gambar 5a dan 5b).
Gambar 5a. Tab Publishing untuk pengguna author dan editor
7
Gambar 5b. Tab Publishing untuk pengguna publisher Bagi editor dan publisher, selain dapat membuat artikel baru mereka juga dapat mengedit artikel yang sudah dibuat oleh orang lain. Apabila editor dan publisher telah melakukan login, maka pada sisi samping artikel yang menjadi tanggung jawabnya akan terdapat icon . Dengan meng-klik icon tersebut maka akan muncul window editor yang berisi artikel yang dimaksud, sehingga editor dan publisher dapat mengeditnya. Mengirim Link Web: Untuk dapat mengirimkan link web, seseorang paling tidak harus menjadi pengguna registered (pengguna yang telah terdaftar sebagai anggota, tanpa harus diangkat statusnya ke level tertentu). Bila link ”Submit WebLink” diklik, maka akan muncul tampilan seperti gambar 6.
Gambar 6. Formulir untuk mengirim link web Setelah formulir tersebut diisi dan ditekan tombol Save, maka akan muncul ucapan terima kasih sbb:
5. Pengguna “Back-end Users” Untuk dapat melakukan tugas-tugas administratif, kelompok pengguna “Back-end Users” yang terdiri atas “Manager”, “Administrator” dan “Super Administrator” harus login melalui panel administrasi. Kelebihan kelompok pengguna ini adalah bahawa mereka juga bisa melakukan pengelolaan isi web dengan kewengan melebihi pengguna publisher. Untuk menampilkan panel administrasi,
8 alamat yang dituliskan adalah http://subdomain.uny.ac.id/administrator (lihat gambar 7).
Gambar 7. Login untuk administrasi Setelah berhasil login melalui halaman administrasi, maka akan muncul tampilan ”Control Panel” seperti gambar 8, 9, dan 10.
Gambar 8. Control Panel untuk “Super Administrator”
9
Gambar 4. Control Panel untuk “Administrator”
Gambar 5. Control Panel untuk “Manager”
Fungsi tombol-tombol pada Control Panel adalah sbb: Tombol untuk Manager, Administrator, dan Super Administrator Untuk membuat, mengedit, mempublikasi artikel/berita (content) sebagaimana tugas publisher. Di samping itu, juga bisa menambah parameter untuk mengatur tampilan dan layout artikel, membuat link ke menu lain, dll. Untuk memudahkan mengelola semua artikel (content) dalam tampilan satu layar. Semua item akan terlihat statusnya secara lengkap.
10 Untuk mengelola content yang bersifat statis (yakni yang bukan bagian dari section atau category).
Untuk mengelola item-item apa saja yang diletakkan di halaman depan. Untuk mengelola Section suatu website
Untuk mengelola Category suatu website.
Untuk memudahkan mengelola berbagai file yang akan digunakan dalam website, termasuk file gambar, suara, dll. Tombol untuk Administrator, dan Super Administrator Untuk melihat item-item yang telah didelete, apakah akan didelete permanen atau dikembalikan ke tempat semula. Untuk mengelola menu-menu yang akan ditampilkan dalam website.
Untuk mengelola account para pengguna, termasuk membuat pengguna baru, mengedit, menghapus, mengangkat status, dll. Tombol untuk Super Administrator Untuk menentukan bahasa yang dipakai dalam website (untuk menu-menu, bukan bahasa dari isi web) Untuk mengelola konfigurasi secara umum dari website, misalnya status website, server, mail, basisdata, format waktu, dll.
Pada bagian kanan dari layar Control Panel, terdapat beberapa modul yang bisa dibuka dengan meng-klik Tab yang berkaitan. Tab Logged Secara default, tab yang terbuka adalah “Logged” yang digunakan untuk mengetahui siapa saja yang saat ini sedang login. Administrator dan Super Administrator bisa mengedit profile pengguna yang sedang login dan bisa juga memaksa mereka untuk logout. Tab Components Untuk mengelola komponen-komponen yang dipakai dalam website. Tab ini tidak tersedia bagi Manager.
11 Tab Popular Untuk mengelola item-item yang sering diakses oleh pengunjung. Ditampilkan juga tanggal pembuatan dan jumlah hit item tersebut. Tab Latest Items Untuk mengelola item-item yang terakhir ditambahkan. Ditampilkan juga tanggal pembuatan dan siapa pembuatnya. Tab Menu Stats Untuk mengelola menu-menu dalam website.
6. Penutup Dalam CMS Joomla setiap level pengguna mempunyai tugas dan kewenangan yang menjadi tanggung jawabnya. Dengan demikian Joomla mendukung konsep pembagian tugas yang sering diberlakukan dalam pengelolaan website yang besar. Orang-orang yang ahli dalam bidang penulisan artikel dan berita atau yang sering disebut dengan web content dapat dikelompokkan dalam pengguna “front-end users” yang dalam istilah Joomla adalah Author, Editor, dan Publisher. Sedangkan orangorang yang ahli dalam bidang teknik perancangan website dapat dikelompokkan dalam pengguna “back-end users” yang terdiri atas Manager, Administrator, dan Super Administrator.
