Microsoft Office Project Standard 2007 adalah suatu alat project management yang handal dalam mengerjakan tugas sehari-hari bagi seorang project manager. Microsoft Office Project Standard 2007 memberikan keseimbangan antara penggunaan, keunggulan, dan fleksibilitas, sehingga anda bisa mengerjakan tugas anda lebih efisien dan efektif. Menjadi lebih produktif dalam waktu singkat Dengan Project, anda bisa lebih memegang kendali bagian finance melalui fitur budget tracking (anggaran monitoring), sehingga anda bisa menetapkan anggaran ke berbagai project dan program. Cost resource type telah mengimprovasi estimasi cost dengan memberikan anda kemampuan untuk melihat peta finansial yang telah disesuaikan dengan project sistem akutansi • Monitor anggaran project di tingkat utama – Gunakan budget tracking (anggaran monitoring) untuk mendefinisikan suatu anggaran di tingkat utama (program atau project) sehingga sang project manager bisa mengalokasikan dana untuknya dan memonitor beban ongkos dan kerja yang bersangkutan dengan anggaran tersebut. • Idenfitikasi ongkos resource diberbagai jenis task – Sekarang berbagai jenis rencana dan harga aktual bisa ditetapkan ke suatu task dengan Cost resource type, yang juga mendukung integrasi dengan Project lainnya serta dengan sistem akutansi. • Pengungkitan project template baru – Anda bisa mengungkit beberapa template baru ketika membuat project untuk aktifitas-aktifitas sebagai berikut: persiapan annual report, forecast keperluan merekrut staff, implementasi sistem finansial dan akutansi, dan perencanaan marketing campaign. Pengertian dan pengendalian project schedules dan finansial Set ekspektasi yang aktual kepada team project, management, dan pelanggan dengan menggunakan Project dalam membuat jadwal, alokasi resource, dan mengatur anggaran. Memahami jadwal (schedule) dengan menggunakan fitur seperti task drivers untuk mengetahui kenapa suatu tugas (task) berjalan pada tanggal tertentu, multiple level undo dibuat untuk membalikkan perubahan langkah-langkah yang telah dibuat, dan merubah halhal penting untuk menunjukkan anda data mana saja yang telah berubah sebagai hasil dari pembaharuan yang telah anda lakukan pada project plan.
• Idenfitikasi faktor yang mempengaruhi task schedule – Tasks drivers (penggerak tugas) menunjukkan faktor mana saja yang memepengaruhi awal mula tanggal dari suatu task. Contoh dari kemungkinan drivers (penggerak) itu adalah predecessors (pendahulu), constraints (pembatas), dan calendar exceptions (kalendar pengecualian). Caranya cukup dengan meng-klik drivers tersebut untuk di-link ke informasi yang bersangkutan. • Tunjukkan pengaruh dari perubahan yang telah anda buat – Hidupkan fitur perubahan untuk membantu mengidentifikasikan perubahan dari masing-masing pengaruh yang telah anda buat pada project plan. • Undo dan redo multiple changes – Kembali kepada perubahan terakhir dengan mengembalikan perubahan pada views, data, dan opsi dengan fitur Multiple Level Undo. Dengan fitur ini, anda juga bisa undo berbagai macam perubahan yang terjadi pada saat menggunakan aplikasi macros maupun aplikasi dari pihak ketiga. Berkomunikasi dan memperlihatkan informasi project secara lebih efektif Memperlihatkan informasi dalam berbagai bentuk format menurut kebutuhan para narasumber dengan cara yang lebih mudah dan jelas. Anda bisa format dan print schedule atau report lainnya. Dengan mudah anda bisa export berbagai jenis data project ke Micfosoft Office Word untuk membuat suatu dokumentasi yang formal, atau ke Microsoft Office Excel untuk memperlihatkan chart atau spreadsheet, atau ke Microsoft Office PowerPoint untuk presentasi yang dinamis, ataupun ke Microsoft Ofice Visio Profesional untuk memperlihatkan diagram. • Membuat chart, graph, dan diagram dari data project anda – Gunakan Excel dan Visio untuk membuat suatu chart, graph, dan diagram yang sesuai dengan data Project melalui fitur Visual Report. Anda bisa gunakan template yang sudah ada, atau memodifikasikan report template dan membagikannya dengan penggunana Project lainnya. • Tunjukkan hal-hal pokok dengan cell shading – Fitur background cell highlighting memperbolehkan anda untuk menonjolkan beberapa cell, sama seperti di Excel, yang bertujuan untuk memberikan makna lebih. • Membuat report yang lebih menarik perhatian dengan fitur calendar enhancements dan 3D Gantt bars – Dengan beberapa peningkatan pada fungsi Calendar view dan penambahan
pada 3-D Gantt bars, anda bisa membuat report yang menarik perhatian dan lebih efektif. Apakah Project Management itu? Anda sudah pasti tau apa itu project. Jika anda mengadakan acara pesta atau seminar untuk perusahaan anda, itulah project. Jika anda ditugaskan untuk mengkoordinasi subkontraktor dan berurusan dengan ijin pemerintah, bahkan bekerja dalam suatu team yang beranggotakan lebih dari 300 orang, itu sudah pasti sebuah project besar. Besar atau kecil, tiap project itu memiliki hal-hal sebagai berikut: • Tujuan utama / goal • Project manager • Tugas individual yang harus dilaksanakan • Memberikan waktu untuk setiap tugas sampai tugas itu selesai (conthnya, tiga jam, tiga hari, atau tiga bulan) • Memberikan waktu berurutan diantara tugas (contohnya, anda tidak bisa mengeksekusikan tugas membuat produk sebelum anda melatih / trainning karyawan anda terlebih dahulu) • Kebutuhan resource (sumber daya manusia, alat, kantor, suplai, dsb) dalam menyelesaikan tugas. • Kebutuhan anggaran / dana (ongkos dari keseluruhan sumber daya manusia, alat, tempat beroperasi / kantor, dan suplai, dsb) Jadi Project Management adalah suatu proses dalam menangani keseluruhan elemen-elemen yang membentuk project tersebut, baik itu project besar atau kecil. Apa gunanya Project? Project bisa membantu anda dalam mengurus jadwal (schedule) dan memonitor progress suatu proyek yang sedang anda kerjakan. Suatu alat yang mengevaluasi apakah anda tepat waktu atau terlambat (dari segi timing) dalam mengerjakan proyek ataupun menilai apakah anda hemat atau boros selama proyek berlangsung ataupun setelah proyek selesai. Dengan kata lain, Project ini membantu anda agar tetap sukses dalam mengerjakan proyek anda. Project membantu anda untuk tetap fokus dan pintar dalam mengambil keputusan seperti apa yang harus dilakukan disaat darurat / penting selama proyek berlangsung. Disamping itu, Project juga berguna sebagai laporan yang anda berikan kepada atasan anda ataupun
kepada partner atau klien anda sehingga mereka bisa mengetahui progress anda dalam menyelesaikan proyek yang telah disepakati. Ada suatu alasan kenapa perusahaan anda membeli Microsoft Project 2007 ini dan juga kenapa anda membaca ini. Berikut adalah beberapa hal yang menyenangkan dari aplikasi Project ini yang tentunya bermanfaat bagi anda.: • Project otomatis meng-kalkulasikan ongkos dan waktu yang bertumpu pada input yang anda berikan. Anda bisa dengan cepat mengulang kalkulasi yang sudah ada sesuai dengan scenario “bagaimana-jika” dalam menangani konflik antar sumber daya (resource), mengetahui ongkos yang bersangkutan dengan anggaran, ataupun memenuhi final deadline anda. • Project memberikan view dan report yang kaya akan informasi untuk anda dan kepada mereka yang anda beri laporan. Tidak perlu lagi kewalahan menunjukkan laporan ongkos terkini secara manual kepada bos anda. Dengan Project anda cukup melakukan print pada Tracking Gantt view dengan mendisplaykan yang ada di Tracking table. • Anda bisa manfaatkan template yang sudah ada untuk mempercepat pembuatan project anda. Berbagai macam template sudah tersedia yang umumnya digunakan dalam kalangan bisnis seperti commerical construction, engineering project, produk rollout, software development, ataupun rencana pindah lokasi office. • Anda bisa membuat resource (sumber daya) untuk project anda yang sudah sesuai dengan informasi yang ada di Outlook Address Book. Anda juga bisa membuat suatu set resource di dalam perusahaan anda yang kemudian memberikan akses ke seluruh project manager di perusahaan anda. • Berbagai macam alat di dalam Project yang memudahkan anda dalam menggunakan kalkulasi / formula kompleks untuk digunakan ke dalam proyek anda pada tingkatan resource assignment dalam mencari solusi pada resource conflict (bentrokan antar resource), filtrasi tugas sesuai kriteria masing-masing, implementasikan senario what-if, dan kalkulasi nilai performa pekerjaan saat terkini.dalam mata uang dollar. Mengerti 3 keterbatasan Ada tiga macam keterbatasan dalam project management yaitu anda bisa menghasilkan proyek secara cepat, murah, atau benar; pilih dua saja. Microsoft Project hanya membantu anda dalam menangani resource (ongkos) dan timing (waktu) dalam proyek. Namun
mengenai kualitas atau hasil dari proyek tersebut tergantung dari cara anda menangani semua itu. Jika anda menambahkan waktu, ongkos juga bertambah karena sumber daya (resource) diperlukan lebih lama sesuai dengan perhitungannya. Tapi jika anda abaikan sumber daya (resource), tentunya anda menghemat biaya, tetapi ini bisa mempengaruhi kualitas – dan seterusnya. Cara mengangani waktu, dana, dan kualitas secara baik dan seimbang adalah tujuan utama bagi seluruh proyek manager selama proyek itu berlangsung. Mengenali Microsoft Project 2007 Microsoft Project menggunakan beberapa alat pengaturan jadwal (scheduling) dan tracking (monitoring), berikut penjelasannya: • Gantt Chart adalah view pertama yang muncul saat Project dibuka. Gantt Chart memperlihatkan spreadsheet dengan data kolum beserta grafikal representatif dari tugastugas di dalam project yang tersusun secara horizontal timeline. Dengan menggunakan data yang ada di kolum (seperti halnya di task name, start date, finish date, dan resources assigned to tasks) anda bisa mengerti parameter dari setiap tugas dan melihat waktunya sesuai dengan yang tampil di grafikal area. Dengan memperlihatkan semua informasi ini dalam satu halaman tentunya membantu anda untuk mengerti lebih baik apa yang terjadi pada proyek anda dari segi waktu dan ongkos. • Network Diagram (juga dinamakan logic diagram) adalah PERT chart versinya Microsoft. PERT (Program Evaluation and Review Technique) lahir pada saat pembuatan Polaris submarine di tahun 1950. Umumnya Network Diagram hanya memperlihatkan “perjalanan” tugas-tugas yang ada di project dalam bentuk grafis saja dan tidak memperlihatkan waktu dari tiap tugas. View ini membantu anda untuk melihat bagaimana satu tugas “menjalankan” tugas lainya dan juga memberikan makna dimana tugas anda sekarang berada – tidak terlalu berdampak pada waktu melainkan bertumpu pada berapa sisa tugas yang harus diselesaikan. • Risk Management sangat penting dalam bagian suatu project management karena tentunya proyek selalu penuh kendala (risk). Anda akan menghadapi berbagai macam kendala (risk) dimana sumber daya (resource) anda tidak mampu menanganinya, atau materialnya akan datang terlambat, atau klien anda akan berubah pikiran sehingga harus merubah banyak parameter dari isi proyek itu sendiri bahkan hampir setengah dari keseluruhan proyek harus ikut dirubah – anda mengerti maksud dari kendala (risk) yang saya maksud bukan?
• Resource Mangement terdiri dari penggunaan sumber daya (resource) secara bijak. Seorang project manager menemukan sumber daya (resource) yang tepat yang kemudian menugaskan seseorang dengan waktu dan beban kerja yang pantas, yang kemudian juga tetap waspada akan kerja lembur atau shift di dalam schedule yang bisa mengakibatkan suatu sumber daya (resource) menjadi terlalu padat, dan juga pada saat kelangsungan proyek sang project manager membuat perubahan-perubahan untuk menjaga keseluruh resources agar tetap produktif. Di Project, alat-alat sudah tersedia sperti halnya resource graph (dulunya disebut histogram) dan resource usage chart yang menggambarkan beban kerja sumber daya (resource workload) itu. Penasarankah anda untuk mengetahui Project 2007 lebih lanjut? Banyak hal yang akan anda pelajari dengan menulusuri demonstrasi video tutorial. Dari pembuatan project plan sampai mendistribusikan laporan visual lewat Project Guide dan pre-defined template yang memudahkan anda membuat project dalam sekejap bisa anda temukan semuanya di sini. Maka saya anjurkan untuk menyimaknya secara seksama dan pastikan anda sudah menginstal MS Project 2007, MS Excel 2007, dan MS Visio 2007 agar pengalaman anda dalam mengikuti tahap tahap pada video lebih terasa dan melekat. 1) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Task – Bagian Pertama Pada demonstrasi ini kita buat suatu proyek berdasarkan tahap-tahap yang sudah ada di Project Guide. Proyek Renovasi Rumah adalah proyek yang akan kita buat. Awali dengan menghidupkan Project Guide di View menu. Secara default yang tertampil adalah Gantt Chart. Bila anda ingin menggunakan scheduling atau tracking lainnya seperti Network Diagram, Risk Management, atau Resource Management anda tinggal memilihnya di View menu dan klik View Bar. Untuk Proyek Renovasi Rumah kita gunakan yang default saja yaitu Gantt Chart dan seperti yang terlihat disebelah kiri adalah Tasks (tugas) yang anda berikan untuk proyek tersebut. SET DATE TO SCHEDULE DAN DEFINE WORKING TIMES Pertama kita tentukan tanggal awal dimulainya proyek ini. Contohnya tanggal 1 Mei 2008. Setiap proyek tentunya memiliki waktu kerja, namun waktu kerja tiap proyek tidak selalu sama. Ada yang kerja di tengah malam ada yang kerja subuh ataupun 24 jam. Pada umumnya pekerjaan untuk proyek renovasi rumah tidaklah terlalu beda dengan jadwal kerja karyawan kantor yaitu dari jam 8 pagi sampai jam 5 sore. Oleh karena itu kita gunakan yang
Standard saja. Selanjutnya kita tambah waktu kerjanya dari hari Senin sampai Sabtu. Misalnya kita ingin agar para buruh kerja lembur 2 kali seminggu maka saya tentukan agar tiap hari Selasa dan Kamis (Tuesday & Thursday) bekerja sampai jam 8 sore. Anda bisa lihat disebelah kanan warna biru bertambah untuk hari Selasa dan Kamis sesuai yang kita tentukan untuk hari lembur ini. Untuk hari Sabtu kita berikan waktu kerja hanya sampai jam 3 sore saja. Kita juga bisa tentukan hari libur, conthonya saya isikan tanggal 1 Mei 2008 adalah hari libur Kebangkitan Yesus Kristus dan tanggal 20 Mei 2008 adalah Hari Raya Waisak. Kita juga bisa menentukan apakah pada hari libur tersebut adalah hari libur penuh atau setengah hari, dan apakah hari libur tahun ini disamakan untuk tahun berikutnya. Sementara ini kita liburkan saja full-day. Untuk permulaan mingguannya kita tentukan bahwa hari pertamanya adalah hari Senin dan awal jam kerjanya jam 9 pagi. Ada 7 jam kerja untuk tiap harinya yaitu dari jam 9 pagi sampai jam 12 siang lalu istirahat 1 jam dan mulai kerja lagi dari jam 1 sore ke jam 5 sore. Karena kita berikan full hari kerja dari hari Senin ke Jumat (7 x 5 = 35jam) dan setengah hari pada Sabtu (5 jam) maka total jam kerja tiap minggunya adalah 40 jam. Dan kita berikan 24 hari kerja untuk tiap bulannya. Berikutnya sama dengan input yang sudah kita berikan yaitu 7 jam kerja per hari, 40 jam kerja per minggu, dan 24 hari kerja per bulan. Demikian selesai sudah untuk membuat permulaan project management untuk Proyek Renovasi Rumah ini. Di bagian kedua anda akan belajar cara menginput tugas-tugas yang harus dilaksanakan selama proyek renovasi rumah berlangsung. Maka ikuti demonya di Project Guide bagian 2. 2) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Task – Bagian Kedua LIST THE TASKS IN THE PROJECT Kita mulai dengan tahap berikutnya yaitu List the tasks in the project yang artinya mulailah menginput tugas pada project. Gunakan nama tugas serta deskripsinya yang unik. Pada bagian kolum Duration (durasi) masukkan waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugasnya yang umumnya diberikan per jam (hr) per hari (day) per minggu (wk) per bulan (mth) dsb. Untuk sementara jangan masukkan tanggal mulai dan tanggal akhir. Fitur Project Guide ini akan membantu anda menjadwalkan tugas tugas itu nantinya. Anda juga bisa mengimport tugas yang sudah ada di dokumen excel dengan cara klik Import Wizard. Jika anda ingin menandakan suatu tugas sebagai suatu peristiwa besar (milestone) maka pilihlah tugas tersebut lalu centangkan “Make selected task a milestone”. Milestone adalah suatu
fase pada tugas yang menunjukkan akhir proses yang signifikan, contohnya seperti pengiriman produk adalah suatu milestone karena ini adalah fase terakhir pada proses tugas pembuatan produk. Milestone umumnya diberikan 0 day duration namun tidak terkecuali bisa diberikan durasi. ORGANIZE TASKS INTO PHASES Tahap berikutnya adalah Organize tasks into phases maka kliklah link tersebut. Tujuan ini adalah untuk menyusun project anda dalam bentuk hirarki sehingga terlihat jelas bahwa tugas tertentu termasuk dari bagian besar pada tugas utama. Pada layar dicontohkan bahwa Kalkulasi ongkos tukang & material adalah bagian utama dari Rencana angaran. Begitu pula dengan pembongkaran kamar mandi, pipa yang bocor, ubin yang rusak dsb adalah bagian dari Mulai renovasi tahap pertama. Jika anda sudah selesai klik Done. Mulailah dengan memilih tugas yang ingin disusun lalu klik Indent, jika kurang yakin, cukup klik Outdent seperti yang diperagakan. Perhatikan juga bahwa tiap kali anda Indent tugas maka tugas utamanya memiliki tanda plus/negatif yang otomatis memberikan tugas utama itu sebagai rangkuman dari tugas tugas dibawahnya yang telah di Indent. Perhatikan juga bahwa tugas yang memiliki waktu kerja terlama akan menjadi pacuan pada tugas utamanya seperti pada Mulai renovasi tahap pertama memiliki 7 hari sebagai rangkuman dari keseluruhan hari kerja dibawahnya. Jika anda sudah selesai menyusun tugas pada project anda maka tutuplah dengan meng klik Done. SCHEDULE TASKS Sering kali permulaan atau pengakhiran suatu tugas bergantung pada permulaan atau pengakhiran tugas lainnya. Anda bisa menjadwalkan kapan suatu tugas dimulai atau diakhiri dengan cara membuat link. Disini saya pilih Inspeksi bangungan tahap pertama dan Bertemu dengan pemborong lalu saya klik Finish-to-Start link. Ini artinya bahwa jadwal bertemu dengan pemborong dilakukan setelah melakukan inspeksi bangunan untuk tahap pertama (menunggu inspeksi bangunan FINISH lalu START dengan bertemu si pemborong). Sedangkan Start-to-Start link artinya tugas pertama dan kedua dilakukan/dikerjakan secara bersamaan. Sedangkan Finish-to-Finish link artinya tugas pertama dan kedua harus selesai secara bersamaan. Sedangkan Start-to-Finish artinya tugas pertama baru dimulai setelah tugas kedua selesai dan pilihan terakhir adalah menghapus link dependency tersebut. Untuk proyek Renovasi Rumah ini sangat sederhana untuk dimengerti
karena tiap jadwal kerja ataupun pertemuan dilakukan setelah tugas atau pertemuan sebelumnya diselesaikan terlebih dahulu sebelum yang lainnya bisa dilanjutkan. Ada kalanya dimana tugas-kedua bisa mulai dilaksanakan bilamana tugas-pertama sudah selesai sekitar 90% komplit ataupun 50% komplit namun disini tidak ada. Perhatikan tiap kali anda membuat link, terlihat panah dari tugas sebelumnya ke tugas berikutnya. Untuk tugas “Tunggu cet kering & bau cet hilang” dan “Inspeksi bangungan tahap kedua” saya berikan Start-to-Start link dependency karena saya ingin inspeksi dilakukan pada saat menunggu cet kering. Bila sudah selesai menjadwalkan tugasnya, klik Done untuk mengikuti tahap berikutnya. LINK TO OR ATTACH MORE TASK INFORMATION Disini kita input informasi tambahan untuk tugas yang akan dikerjakan. Contohnya pada “inspeksi bangunan tahap pertama” saya berikan memo yang isinya “Lihat foto-foto bagian rumah yang rusak/bocor untuk diperbaik. Note: sebelum direnovasi foto disimpan dan sesudah renovasi diambil foto untuk perbandingan” saya ingin agar hasilnya memuaskan dan bisa jadi perbandingan sebelum dan sesudah. Hal ini penting dalam menilai kinerja soerang buruh. Kemudian saya isikan informasi alamat dan nomer telpon pemborong dan suplier bangunan jika ada sesuatu saya bisa melihat kontak nomer telpon mereka. Saya juga ingin memberikan memo bahwa Rencana anggaran bisa dilihat secara perinci pada dokumen Renovasi Rumah.xls. Disini kita juga bisa membuat hyperlink jadi misalnya saya lupa menaruh dokumen Renovasi Rumah.xls itu maka cukup dengan membuat hyperlink tinggal di klik muncullah dokumen itu secara otomatis. Fungsi ini sangat efektif buat kalangan project manager yang memiliki begitu banyak referensi dokumen penting yang juga bisa menyita banyak waktu untuk mencarinya jika lupa ditaruh. Isi dokumen Renovasi Rumah.xls berisikan rencana anggaran untuk para buruh dan juga untuk bahan bangunan serta alat-alat yang diperlukan dalam mengerjakan tugas-tugas renovasi rumah. Perhatikan juga bahwa kalkulasinya saya sertakan juga disini sebagai referensi yang nantinya akan saya input dibagian Project ini. Jika anda sudah selesai memberikan informasi tambahan ataupun hyperlink maka klik Done untuk melanjutkan tahap berikutnya. ADD COLUMNS OF CUSTOM INFORMATION Pada bagian ini kita ingin tambahan informasi untuk tabel tugas project yaitu seperti yang anda lihat ada persentase komplit, persentase work komplit, aktual cost, actual durasi, actual
finish dsb. Ini adalah kolum untuk mengindikasikan apakah pekerjaan atau tugas yang telah ditetapkan selesai sesuai rencana ataupu sebagai pengukuran sejauh mana tugas tugas tersebut mendekati target komplit. Ada opsi juga untuk membuat kolum sesuai keinginan anda yaitu pada Show me custom fields. Disana anda bisa tentukan sendiri apa yang ingin anda berikan pada kolum tambahan itu. Untuk sementara waktu kita gunakan yang sudah ada yaitu persentase komplit. Jika anda sudah selesai memberikan kolum tambahan ataupun jika anda tidak ingin memberikan kolum tambahan, klik Done untuk pergi ke tahap berikutnya. SET DEADLINES AND CONSTRAINTS TASKS Disini kita berikan deadline ataupun consraint pada tugas tugas yang sudah ada. Deadline atau batas waktu akhir pada tugas berbeda dengan constraint. Constraint bisa diartikan sebagai batas awal dan akhir suatu tugas dimulai dan diselesaikan. Constraint sifatnya lebih ketat dibandingkan deadline dan masing masing mempunyai pengaruh tersendiri pada Project. Untuk sementara kita berikan deadline pada Tugas Utama yang telah kita tetapkan sebelumnya. Contohnya pada “beli bahan bangunan” saya berikan deadline pada tanggal 21 Mei 2008. Anda bisa melihat deadline ini pada bagian Gantt timeline yang diberikan dengan tanda panah putih kecil. Pastikan bahwa and tidak memberikan deadline sebelum tanggal Finish karena ini akan menimbulkan tanda eror pada bagian yang anda berikan deadline tersebut. Demikian demo ini telah menunjukkan anda cara menggunakan Project Guide tahap Tasks. Ikuti tahap berikutnya yaitu pada Resources, dimana anda akan belajar cara menginput sumber daya manusia (tukang dan pemborong) serta alat-alat dan bahan material bangunan yang diperlukan dalam meneyelesaikan project renovasi rumah ini. 3) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Resource – Bagian Pertama RESOURCE Resource yang berarti sumber daya tidak hanya pada sumber daya manusia (SDM) tetapi juga meliputi tempat, alat, maupun sumber daya alam, yang intinya adalah sesuatu yang digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek / project. Dalam hal renovasi rumah, yang dikategorikan sebagai sumber daya (resource) tentunya SDM, bahan bangunan, dan alat-alat bangunan. Maka itu kita isikan hal-hal tersebut pada bagian ini. SPECIFY PEOPLE AND EQUIPMENT FOR THE PROJECT Untuk bagian ini ada tiga pilihan yaitu menambahkan sumber daya yang berasal dari
Address Book, atau yang berasal dari direktori perusahaan , atau menginputnya secara manual. Saya memilih untuk menginputnya secara manual. Seperti yang terlihat di layar sudah saya isikan nama-nama tukang yang masing masing mempunyai tugas yang berbeda serta gajih per jam dan gajih per jam pada waktu lembur. Setelah mengisikan nama tukang, saya lalu isikan jenis-jenis alat bangunan dan bahan materialnya dengan cara klik Enering material Resources. Bagian Enering Cost Resources ini jika saya menyewa kantor atau menyewa gudang ataupun alat-alat yang saya pinjamkan yang memiliki nilai mata uang yang harus dibayar sebelum memulaikan proyek ini. Untuk senario ini tidak saya berikan Cost Resources karena alat-alat pembantu/bangunan dan juga bahan materialnya saya belikan langsung dari toko bangungan CV. Bangun Bersama. Sebelum saya isikan alat-alat dan bahan materialnya perlu kita isikan terlebih dahulu tipe sumber dayanya. Pilih Email Address lalu klik Insert dan Kolum dan pilih Type. Untuk para pekerja kita berikan type work dan untuk bahan material serta alat bangunannya kita berikan type Material. Bayangkan jika anda harus mengubah tipe nya satu per satu tentu akan memakan banyak waktu. Dan seperti yang terlihat muncul box yang menyatakan bahwa ada cara lebih baik dalam mengedit semua type dalam satu cara maka lalukan sebagai berikut: pilih type yang ingin disamakan dalam hal ini saya pilih semua alat bangunan dan bahan materialnya, klik tombol kanan mouse dan pilih Resource Information. Pada box Resource Information ubah Type menjadi Material dan klik OK. Anda lihat sekarang semua yang telah dipilih berubah ke type material. Jika sudah selesai klik Done. DEFINE WORKING TIMES FOR RESOURCES Disini diberikan opsi tambahan untuk mengubah jam kerja pada masing masing sumber daya. Anda bisa memberikan waktu kerja tertentu pada tiap sumber daya dengan hari libur ataupun jam istirahat yang berbeda dari jadwal project yang telah ditentukan sebelumnya. Jika anda punya group sumber daya yang memiliki jadwal yang sama namun sangat berbeda dengan jadwal project ini maka anda bisa membuat jadwal tambahan untuk group sumber daya ini. Mulailah dengan memilih sumber daya baik itu SDM maupun bahan / alat bangunan yang ingin jadwalnya dirubah. Saya ingin memastikan jadwal kerja, jam istirahat dan hari libur untuk tiap tukang sama dengan jadwal project ini kecuali dengan si pemborong Pak Ketut Sudana yang libur pada hari Selasa dan Kamis saja namun waktu kerja tetap. Saya juga bisa memberikan hari tertentu dengan jam kerja yang berbeda. MS
Project 2007 ini sangat fleksible dan banyak yang bisa kita lakukan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Jika anda sudah selesai dengan perubahan jadwal jam kerja, hari libur, jam istirahant dsb maka klik Done. 4) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Resource – Bagian Kedua Sebelum kita mulai ke tahap berikutnya, saya ingin perlihatkan cara merubah mata uang dollar ke rupiah agar lebih pas dengan project renovasi rumah ini. Pilihlan kolum yang ada mata uang dolar. Pilih Tools dan Options. Dibagian Currency ubah USD ke IDR lalu klik OK. Terlihatlah perubahannya sekarang nilai rupiah yang muncul. Karena itu perlu juga dirubah standar gajih per jam untuk tiap tukang serta gajih lemburnya. Untuk Pak Ketut Sudana, Pak Budi Santoso, dan Bu Kadek diberikan Rp.7,500/jam. Sedangkan untuk tukang lainnya diberikan Rp.5,000/jam. Untuk gajih lemburnya saya samakan semuanya yakni Rp.5,000/jam. Tidak dilupakan untuk mengisi kolum Group bagi yang gajihnya Rp.7,500/jam dikategorikan group A dan yang lainnya group C. Group ini bermanfaat pada saat ingin melakukan analisa gajih ataupun analisa lainnya. Group juga berfungsi sebagai identitas, contohnya bahan bangunan atap diberikan ID ATP. Untuk material perlu diberikan kolum unit yang dinamakan Material Label. Ini fungsinya hampir sama dengan Group namun lebih spesifik untuk type material saja. Material Label juga berfungsi sebagai alat analisa, contohnya kita bisa melakukan report berdasarkan jumlah total bahan bangunan dengan unit kilogram yang telah dihabiskan untuk renovasi rumah, atau berapa jumlah dus berisikan ubin yang telah dibeli dibandingkan dengan jumlah dus yang telah terpakai, dsb. Semakin banyak informasi yang bisa kita isikan pada Project semakin efektif perhitungan dan report yang bisa dihasilkan maka perhatikan juga pengisian kolum Group untuk tipe material serta harga masing masing alat bangunan. Recek sekali lagi jadwal waktu bagi tiap sumber daya (resource) untuk memastikan tidak ada masalah dalam perencanaan proyek renovasi rumah ini. Sebelumnya Pak Ketut Sudana diberikan hari libur pada hari Selasa dan Kamis namun saya rubah disini agar si pemborong ikut memantau pekerjaan tukangnya setiap hari. Jika nantinya ia perlu hari libur hal itu bisa dibahas/dilakukan nanti. Jika sudah selesai klik Save and Finish. 5) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Resource – Bagian Ketiga ASSIGN PEOPLE AND EQUIPMENT TO TASKS Tahap berikutnya kita tentukan tukang mana yang akan menggunakan alat/bahan material
mana dalam mengerjakan tugasnya masing masing. Disini ditentukan juga tukang mana yang mengerjakan tugas apa. Saya sertakan memo untuk memudahkan pelajaran pada demo ini agar anda bisa mengerti tukang mana saja yang akan ditugaskan untuk pekerjaan apa. Seperti yang anda lihat di memo sudah saya komplokan tiga orang masing masing untuk mengerjakan atap, ubin, dan kamar mandi/jendela/pintu, dan sisianya untuk cet tembok dialihkan ke pekerja wanitanya. Untuk masing masing pekerjaan juga saya kategorikan bahan bangunan bagian atap, dalam, dan alat pembantu. Mulailah dengan memilih Tugas Utama “Mulai renovasi tahap pertama” untuk Kamar mandi bongkar diberikan tugas kepada Aming Mondang dan Pak Budi. Kita telah menugaskan tukang tersebut tetapi blom untuk alat-alatnya. Diperlukan tang dan palu untuk membongkar kamar mandi maka kita sertakan alat-alat ini untuk pekerjaan tersebut. Perhatikan disini saya melakukan kesalahan dimana Aming Mondang dan Pak Budi sudah dicentang namun tanpa sengaja Mondang dan Pak Budi terpilih lagi disaat ingin menyertakan palu dan tang untuk tugas ini maka error pun menampilkan bahwa tidak diperbolehkan untuk menugaskan sumber daya (SDM) untuk kedua kalinya pada tugas yang sama. Dan jika ingin memberikan tugas yang sama pada SDM yang sama pula pada jadwal kerja yang berbeda, dianjurkan untuk menggunakan fitur resource contouring. Kali ini cukup klik OK. Otomatis error yang belom diperbaiki akan menunjukkan tanda peringatan seperti yang terlihat disini. Oleh karena error tadi itu, jadwal keseluruhannya telah ikut berubah juga dan karena itu MS Office 2007 cukup pintar untuk mendeteksi hal ini sehingga diberikannya pernyataan bahwa telah ada perubahan pada sumber daya dan apakah karena kita ingin: 1) Mengurangi durasi sehingga tugas selesai lebih awal namun diperlukan kinerja yang sama yakni tiap tukang per jam atau, 2) Menambahkan beban kerja karena tugasnya memerlukan banyak waktu untuk tiap pekerja per jamnya namun durasinya tetap konstan (dengan kata lain disini kita suruh tukang bekerja lebih ulet) atau, 3) Mengurangi waktunya sumber daya bekerja perjamnya namun tetapkan durasi dan kerja sama. Kali ini kita pilih yang pertama. Jika ingin merubah pilihannya, maka klik Edit task or assignment information dan rubahlah secara manual. Jika sudah selesai untuk tugas “kamar mandi bongkar” klik Done. Untuk tugas “pipa bocor bongkar” diberikan kepada Fardi Ipul dan Ngurah dan gergaji dan tang sebagai alatnya. Otomatis nilai ongkos juga ikut tercantum dalam hal ini. Untuk tugas “Ubin bongkar” diberikan kepada Komang Made dan Wayan dan palu dan tang sebagai alatnya. Nilai pada
Cost atau ongkos sudah otomatis terkalkulasi yakni gajih per jamnya dikalikan harinya bekerja begitu pula dengan peralatannya. Untuk tugas “lepas bekas paku” diberikan kepada Fardi saja dan tang sebagai alatnya. Planning wizard muncul yang menyatakan bahwa sebetulnya window Assign Resource tidak harus di close tiap kali ingin menetapkan tugas pada sumber daya dan alatnya. Untuk tugas “colokan listrik rusak bongkar” diberikan kepada Ipul dan tang sebagai alatnya. Untuk tugas “tembok diamplas” diberikan kepada pekerja wanitanya dan amplas sebagai alatnya. Untuk tugas “semen titik bocor di atap” diberikan kepada Fardi Ipul dan Ngurah serta semen atap sebagai bahan bangunannya. Untuk tugas “genteng rusak bongkar” diberikan kepada mereka yang bertugas diatap serta alatnya. Begitu juga dengan tugas “plafon rusak bongkar.” Untuk tugas “pintu rusak bongkar” diberikan kepada Aming Mondang dan Pak Budi serta palu dan tang sebagai alatnya. Perhatikan window Group muncul hal ini bertujuan agar kita bisa menyelesaikan ini secara lebih mudah yaitu memberikan nama group untuk para pekerja yang berurusan dengan tugas “pintu rusak bongkar” tersebut maka saya berikan ID AMB. Untuk tugas “jendela rusak bongkar” diberikan kepada group AMB. Untuk membuat tempat aduk semen pasir kitar berikan kepada Pak Ketut Sudana. Lakukan hal yang serupa untuk tugas utama “Mulai renovasi tahap kedua” dan “Mulai renovasi tahap ketiga.” Demikian demo ini untuk bagian tahap Assin people dan equipment to tasks. 6) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Resource – Bagian Keempat Kini anda sudah melengkapi tahap Assign people and equipment to tasks atau menetapkan pekerja beserta alat-alatnya ke tugas yang bersangkutan. Sebelum kita memulai tahap berikutnya yakni Link to or attach more resource information atau Penambahan informasi lewat hyperlink atau lewat memo, mari inspeksi data yang sudah ada terlebih dahulu. Seperti yang terlihat semua tugas sudah dikaitkan dengan tukang serta alat/bahan bangunan yang akan digunakan oleh si tukang itu. Bila dipikirkan sejenak, nampaknya ada konflik untuk para tukang ini, dimana berbagai jenis pekerjaannya dilaksanakan secara bersamaan. Tentunya ini mustahil, bagaimana anda bisa membongkar genteng dan pipa secara bersamaan jika tugasnya tidak dibagikan atau dilakukan dilain waktu? Ketahuilah apa yang anda lihat sekarang ini akan menimbulkan error. Tentunya akan saya perbaiki namun perhatikan secara rinci pada kolum duration sebelum dan sesudah saya memperbaikinya. Ingat bahwa di MS Project 2007 satu perubahan saja bisa menimbulkan perubahan total
pada keseluruhan project. LINK TO OR ATTACH MORE RESOURCE INFO Klik Link to or attach more resource information. Inilah error yang saya maksud tadi. Saya akan perjelas maksud peringatan ini pada demo berikutnya. Untuk sementara waktu kita ikuti dahulu tahap mengisi informasi tambahan ini. Saya ingin menambahkan nomer telpon Pak Budi Santoso. Anda juga bisa mereferensikan ke dokumen lain bila perlu dengan meng-klik Add a hyperlink. Jika sudah selesai klik Done. ADD COLUMNS OF CUSTOM INFO Ditahap berikutnya kita Add columns of custom information atau Penambahan kolum untuk informasi tambahan. Anda bisa gunakan kolum default yang sudah ada atau merancangnya sendiri dengan memilih Show me custom fields lalu klik Insert this Field untuk menambahkannya. Secara otomatis ia akan ditambahkan pada kolum terakhir tapi anda bisa menggesernya dimanapun juga. Jika sudah selesai klik Done. Demikian demo ini sudah menunjukkan anda cara memberikan informasi tambahan dan kolum untuk tabel sumber daya (resource) nya pada project. Mengenai error yang anda lihat tadi akan saya perbaiki pada demo berikutnya, oleh karena itu simaklah! 7) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Resource – Bagian Kelima LEVELING RESOURCE Inilah error yang diakibatkan oleh karena sumber daya yang tidak seimbang yakni para tukang bekerja lebih dari satu jenis tugas pada waktu yang bersamaan, tentunya ini tidak mungkin dilaksanakan. Diperingatkan bahwa si tukang ini seharusnya diungkit settingnya menjadi Day by Day atau hari ke hari. Ini maksudnya bahwa sumber daya (tukang) tersebut harus dipekerjakan sesuai standard per harian bukan per jam-an. Oleh karena itu perlu kita gunakan fitur Level Resource untuk menyelesaikan masalah ini. Level Resource artinya melevel-kan atau menyeimbangkan resource (sumber daya) atau pemerataan resource sehingga tidak ada konflik. Pada menu, klik Tools dan pilih Level Resources. Di Resource Leveling anda bisa memilih antara mengkalkulasi level secara manual atau automatic dan pilihlah Day by Day sesuai peringatan tadi. Pada Leveling range pilih Level entire project sehingga perbaikan terjadi secara menyeluruh atau anda bisa lebih perinci dengan memilih tanggal yang perlu diperbaiki. Untuk Resolving overallocations ini adalah pilihan dimana setelah pemerataan sumber daya
(resource leveling) dilakukan akan terjadi suatu alokasi sumber daya yang berlebihan maka itu berikan centang pada Leveling can adjust individual assignments on a task dan Leveling can create splits in remaining work. Yang pertama artinya pemerataan diperbolehkan untuk mengatur pekerja individu pada tugas. Yang kedua artinya pemerataan diperbolehkan membuat pembagian pada sisa tugas yang ada. Dan untuk leveling order pilih Standard sesuai dengan jadwal kerja tipe Standard pada project. Untuk Level only within available slack tidak berlaku karena project ini tidak berisikan slack atau waktu luang. Jika sudah selesai klik Level Now. Pilih Entire Pool dan klik OK. Tanda peringatannya sudah hilang namun nama Ngurah Aming Mondang dan Pak Budi tetap merah. Mari kita lihat penyebabnya. Anda lihat ada titik titik pada beberapa tugas ini adalah hasil dari resource leveling itu. Jika diperhatikan lebih detail pada tugas “Pipa bocor bongkar” dan “Semen titik bocor di atap” sudah benar tidak ada tumpang tindih (overlap) namun antara tugas “Semen titik bocor di atap” dan “Genteng rusak bongkar” terjadi saling overlap begitu juga dengan tugas “Plafon rusak bongkar” inilah penyebabnya. Intinya disini kita mencari tugas mana saja yang masih ada overlap dan perlu dirubah. Untuk lebih nyaman, saya pilih tugas yang saling overlap lalu saya berikan link dependency Finish-to-Start sehingga Fardi Ipul dan Ngurah bisa mengerjakan tugasnya masing masing secara tersusun yakni mengerjakan pipa bocor lebih dahulu dan diikuti dengan memberikan semen pada titik bocor atap dan kemudian membongkar genteng yang rusak dan selanjutnya membongkar plafon yang rusak. Pada tugas “Lepas bekas paku” oleh Fardi dan tugas “Colokan listrik rusak bongkar” oleh Ipul bisa kita biarkan apa adanya karena durasinya hanya memakan 1 jam sehingga tidak terlalu mengganggu resource leveling nya. Untuk tugas “Kamar mandi bongkar” oleh Aming Mondang dan Pak Budi dan tugas “Pintu rusak bongkar” dan “Jendela rusak bongkar” saya susun juga agar tidak ada konflik pada resource leveling nya. Perhatikan apa yang terjadi pada kolum Duration setelah kita memperbaiki level resourcing nya. Sebelumnya Tugas Utama Mulai renovasi tahap pertama hanya memiliki 7 hari sedangkan sekarang berubah menjadi 11 hari. Ini berarti eksekusi pada resource leveling menyebabkan para tukang bekerja lebih banyak per harinya untuk menyelesaikan tugas yang
sama. Namun jika anda ingin agar durasi Tugas Utama tetap pada 7 hari, anda perlu mengalokasikan tiap pekerja serta tugasnya dan apakah tiap tukang harus bekerja lebih dari waktu kerja yang sudah dijadwalkan atau tugas bisa dikerjakan sambilan dalam hal ini menggunakan lag time atau lead time, atau mengalokasikan satu tugas untuk satu tukang saja. Bagaimanapun pilihan anda bisa anda rubah dengan cara klik Edit task or assignment information pada menu Assign Resource. Saya lanjutkan dengan memperbaiki level resourcing nya untuk Tugas Utama Mulai renovasi tahap kedua. Sama seperti sebelumnya saya set link dependency Finish-to-Start pada tiap tugas dimana para tukangnya bersangkutan dengan tugas itu. Begitu juga dengan Tugas Utama Mulai renovasi tahap ketiga. Setelah selesai kembalilah ke tahap Link to or attach more task information. Namun masih ada kesalahan level resourcing nya untuk Ipul dan Fardi mari kita lihat peneybabnya. Anda lihat bahwa Fardi sebetulnya tidak diperbolehkan untuk melakukan tugas “Lepas bekas paku” bersamaan dengan tugas “Pipa bocor bongkar” Berikanlah Fardi waktu jeda agar bisa melakukan tugasnya dengan baik. Begitu pula dengan Ipul. Untuk kedua tukang ini kita susun kembali tugas tugas yang bersangkutan dengan mereka. Saya ingin mereka meneruskan kerjanya setelah selesai dengan “Pipa bocor bongkar” maka perlu saya putus link dependency antara “Pipa bocor bongkar” dengan “Semen titik bocor di atap”. Nah kini tugas si Fardi Ipul dan Ngurah sudah tidak ada overlap lagi. Dan peringatan pun (warna merah) hilang. Kini bisa dilanjutkan untuk mengecek ulang pada bagian pengisian informasi tambahan dan kolum tambahan. Nampaknya semua sudah set. Sekarang kita sudah selesai dengan tahap Resource. Berikutnya kita ke tahap Track area. Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Track – Bagian Pertama Sekarang kita berada pada tahap Track yaitu mengawasi dan memanage progres pada project. Disini kita asumsikan bahwa proyek renovasi rumah sudah siap dilaksanakan dan sebagai project manager anda harus memantau tiap tugas dan seberapa jauh perbedaan antara pelaksanaan di lapangan dengan yang anda rencanakan di MS Project 2007 ini. SAVE BASELINE PLAN Klik Save a baseline plan to compare with later versions. Baseline adalah dasar perencanaan yang dijadikan pacuan dalam menyelesaikan proyek ini sehingga perubahan yang terjadi di
lapangan akan dibandingkan dengan baseline plan tersebut. Dari situ anda bisa melihat apakah rencana sesuai target? apakah ada anggaran surplus atau defisit? apakah para pekerja menyelesaikan tugas tepat waktu? dsb. Semakin jauh kenyataan di lapangan dengan baseline plan anda semakin buruk hasil project nya. Pastikan dahulu deadline sudah diliputi untuk project ini. Pilih Tasks lalu klik Set deadlines. Anda bisa tentukan sendiri apa yang patut diisikan deadline. Umumnya, deadline diberikan kepada tugas yang memiliki ketergantungan pada tugas sebelumnya karena jika satu tugas utama terlambat maka tugas lainnya akan ikut terlambat juga apalagi di project ini semua tugas memiliki dependency Finish-to-Start link. Maka saya pilih tiap Tugas Utama dan diberikan deadline. Pastikan anda tidak memberikan deadline pada saat tugas itu sedang berlangsung tentunya ini tidak masuk akal. Simbol Deadline berbentuk panah putih seperti yang anda lihat. Setelah selesai mengisikan deadline, kembali ke tahap Track dan klik Save Baseline. Klik Done untuk melanjutkan tahap berikutnya. PREPARE TO TRACK PROGRESS Klik Prepare to track the progress of your project. Disini diberikan 3 opsi bagaimana anda ingin memantau progress pada tiap tugas. Pilihan pertama ditunjukkan cara memantau dengan menggunakan Percent of Work Complete atau Pekerjaan Selesai berdasarkan Persentase. Pilihan kedua adalah memantau Pekerjaan Selesai Berdasarkan Dilapangan dan Sisa Pekerjaan Yang Belum Selesai. Pilihan ketiga adalah memantau Jam Kerja Yang Sudah Selesai Berdasarkan Waktu. Saya pilih yang pertama dan lihat di Gantt Chart terdapat 0% pada tiap bar. Dan lihat juga definisi dari cara metode pemantauan yang telah dipilih. Disitu dikatakan bahwa pilihan pertama adalah pemantauan yang paling kurang efektif namun paling cepat. Tiap kali anda memilih metode tracking, otomatis Gantt Chart dan tabelnya berubah sesuai piilhannya. Pilihan kedua adalah metode pemantauan (tracking) yang lebih efektif dibandingkan dengan yang pertama, sedangkan pilihan ketiga adalah metode paling efektif namun memakan waktu lebih banyak dibandingkan metode lainnya. Jadi pertimbangkan baik baik mana menurut anda metode yang terbaik untuk project anda. Setelah selesai memilih klik Done untuk melanjutkan tahap berikutnya. 9) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Track – Bagian Kedua INCORPORATE PROGRESS INFO TO PROJECT Klik Incorporate progress information into the project. Disini anda memberikan nilai pada
tiap tugas sejauh mana tugas tugas tersebut mendekati 100% komplit. Nantinya hasil dari pemberian nilai ini akan dibandingkan dan dikalkulasi untuk menentukan diakhir report apakah suatu project telah berhasil memenuhi kriteria atau tidak dsb. Anda harus mengisi nilai yang bersangkutan sejajar dengan tanggal dan waktu yang telah diberikan pada tiap tugas. Misalkan saya berikan nilai 50% pada Tugas Utama Mulai renovasi tahap pertama, otomatis tugas dibawahnya diberikan nilai persentase. Tugas yang punya tanggal dan waktu lebih awal akan diberikan persentase lebih dibandingkan tugas yang akan datang, ini masuk akal. Jadi disini 50% komplit pada Tugas Utama Mulai renovasi tahap pertama berarti 89% komplit untuk membongkar kamar mandi, 89% komplit untuk membongkar pipa bocor, 51% komplit untuk membongkar ubin, 59% komplit untuk mengamplas tembok, dan 99% komplit untuk membuat tempat penadukan semen dan pasir. Semakin ditingkatkan persentase Tugas Utama semakin bertambah pada persentase tugas dibawahnya. Semakin ditingkatkan persentasenya semakin terisi barnya di Gantt Chart view. Bagian pengisian progress ini akan selalu anda gunakan tiap kali anda ke lapangan dan memberikan nilai pada tugas yang sesuai dengan jadwal dan waktu kerja yang telah ditetapkan. Setelah anda selesai klik Done untuk ke tahap berikutnya. TASK DRIVERS Klik See what is driving the start date of a task yang artinya lihat faktor apa saja yang membuat suatu tugas itu terlaksanakan. Faktor yang mempengaruhi permulaan Rencana Anggaran pada tanggal 3 Mei 2008 adalah tugas sebelumnya yakni Beretmu dengan suplier bangunan dan disitu terlihat pada kolum Lag apakah pertemuan itu memiliki penundaan atau tidak (0d artinya 0 day atau 0 hari jadi tidak ada penundaan). Fungsi Task Drivers ini sebagai alat pendeteksi apa yang menyebabkan jika durasi suatu tugas itu menjadi lebih panjang atau tertunda, ataupun mengindikasikan apa yang pokok dari suatu tugas agar bisa berjalan lancar contohnya pada Mulai renovasi tahap pertama lima macam subtask yang pokok dengan kata lain kelima subtask tersebut juga ikut menentukan apakah tugas utama Mulai renovasi rumah tahap pertama akan berjalan lancar dan selesai sebelum deadline atau tidak. Jadi ingat, Task Drivers tidak hanya mengindikasikan tugas sebelumnya sebagai pemicu keterlambatan atau kemajuan tugas tetapi juga isi pada tugas itu sendiri yang harus diperhatikan sehingga keseluruhan jadwal dan tugas tetap pada rencananya dan tidak menimbulkan kelebihan beban waktu kerja maupun kemunduran jadwal dalam
merealisasikan proyek renovasi rumah ini. Task Drivers juga memberikan perincian sumber daya apa saja yang akan digunakan untuk tugasnya, contohnya tugas “Tembok diamplas” akan dilaksanakan sama tukang wanitanya yang dimulai tanggal 7 Mei 2008. Anda bisa lihat perincian task drivers untuk tugas lainnya dan perhatikan pada tugas yang memiliki Leveling Delay. Jika sudah selesai menginspeksinya klik tanda silang diatas Task Drivers untuk melanjutkan tahap berikutnya. 10) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Track – Bagian Ketiga CHECK PROGRESS OF THE PROJECT Klik Check the progress of the project. Disini tempat untuk memantau perkembangan keseluruh project dan terlihat simbol yang mengindikasikan suatu tugas itu telah selesai / komplit, tugasnya tepat pada jadwalnya, atau tugasnya terlambat. Anda lihat bahwa tugas nomer 1 sampai 5 ditandai terlambat ini karena sebelumnya tidak saya isikan nilai persentase sedangkan tugas nomer 8 dan setersunya sudah diberikan nilai persentase. Jadi perlu kembali pada bagian tahap pengisian nilai progress suatu tugas (Klik Incorporate progress information into the project) dan isikan nilai persentasenya. Namun untuk sementara kita selesaikan tahap ini terlebih dahulu. Pada bagian Check status terlihat tanggal 5 Mei 2008. Disini artinya bahwa saya sedang memantau perkembangan project pada tanggal sekarang yaitu 5 Mei 2008. Aturlah tanggalnya pada saat (tanggal) anda memantau perkembangan project agar status indikator menampilkan status yang sebenarnya. Apakah suatu tugas itu terlambat atau tepat waktu ataupun komplit sangat tergantung pada deadline dan batas waktu akhir / awal yang sudah ditetapkan untuk tugas tersebut. Jika tugas diluar deadline maka tanda Late tasks muncul, jika tugas berada sebelum deadline ataupun diantara batas waktu awal dan akhir maka tanda Tasks on schedule muncul. Untuk lebih akurat dalam menilai perkembangan project ini bisa digunakan filtrasi atau filter dan tiap kali kita pilih jenis filtrasi maka otomatis tabelnya menunjukkan hasil yang sesuai. Selain jenis filter yang ada, anda juga bisa menambahkan filter jenis lainnya dengan cara klik More Filters. Dari Work Overbudget sampai Cost Overbudget banyak terdapat pilihan filter nya dan pilihlah yang sesuai dengan project ini jika tidak (seperti saya memilih Work Overbudget) tidak akan menghasilkan apapun. Adapun cara mengkategorikan tugas, bisa dimulai dari tidak menggunakan kategori manapun (No Group), kategori berdasarkan Status Kerja saja (Task Status), kategori berdasarkan tanggal permulaannya saja (Intervals based
on the start date), atau kategori berdasarkan tanggal penyelesaiannya saja (Intervals based on finish date). Untuk 2 pilihan terakhir anda bisa tentukan apakah tanggalnya dimulai / diakhir tiap menit, jam, hari, minggu, bulan, dsb. Jika anda merubah Check Status otomatis filter nya juga ikut berubah dan disini bila saya sedang memantau perkembangan dari tanggal 30 maka banyak tugas yang belum selesai dan jika saya pilih filter nya itupun juga akan menampilkan hasil yang berbeda. Jadi perlu diingatkan bahwa tanggal Check Status perlu dipilih terlebih dahulu sebelum mulai menggunakan filter ataupun group. Jika sudah selesai untuk tahap ini maka klik Done untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. 11) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Track – Bagian Keempat MAKE CHANGES TO PROJECT Tahap terakhir pada Task ini adalah Make changes to the project. Pada bagian ini kita diberikan lebih leluasa dalam melakukan perubahan pada tiap tugas dan sumber daya berdasarkan detail pekerjaannya dan waktunya. Disini anda lihat semua tugas yang disertai dengan sumber dayanya dimana ada tiga bagian yang bisa kita lakukan perubahan yakni kolum Duration, Work, dan Assignment Units. Semuanya terkalkulasi disini contohnya duration pada Kamar mandi bongkar adalah 4 hari dan membutuhkan jumlah total waktu untuk menyelesaikannya adalah 84 jam yang terdiri dari 28 jam pada tiap tukang (Aming Mondang dan Pak Budi). Awalnya agak membingungkan karena 84 jam tidak sama dengan 4 hari lalu apa penjelasannya? Singkat saja, Aming Mondang dan Pak Budi bekerja 7 jam per hari dan karena diperlukan 4 hari untuk menyelesaikan tugas ini maka masing masing bekerja 28 jam. Jadi total dari ketiga tukang yang bekerja selama 4 hari atau bekerja selama 28 jam menghasilkan total 84 jam. Jadi jika anda ingin mengetahui total gajih yang dikeluarkan untuk menyelesaikan tugas ini, gunakanlah 84 jam kalikan gajih per jamnya. Bagi anda sang project manager bagian ini murni untuk perhitungan ongkos maupun untuk menganalisa kinerja per jam versus ongkos per jam dsb. Penting untuk diperhatikan bahwa ketiga kolum durasi, kerja, dan unit saling mempengaruhi jadi jika anda melakukan satu perubahan maka yang lainnya juga ikut berubah maka berhati-hatilah dalam melakukan perubahan apapun kecuali anda sangat yakin untuk merubahnya. Tidak berbeda dengan formula matematika dimana satu faktor saja berubah maka hasilnya pun berbeda total dengan sebelumnya. Tetapi anda tidak perlu cemas karena MS Project 2007 cukup pintar mendeteksi segala macam perubahan lewat fitur terbarunya yakni Highlighting Change
dimana efek perubahan diwarnai (highlight) sehingga anda tahu persis apa saja yang ikut berubah sehingga tidak perlu pusing memikirkan kesalahan kalkulasi yang terjadi pada project anda. Dan jika anda kurang yakin dengan hasil perubahannya anda bisa selalu gunakan Multi-level Undo (fitur terbaru yang juga terdapat pada MS Project 2007) sehingga anda bisa balik ke waktu sebelumnya dimana kesalahan tidak terjadi. Jika sudah selesai klik Done untuk mengikuti tahap berikutnya yakni Report / Laporan. 12) Pembuatan Project dengan Templates Selamat datang di Microsoft Project 2007! Anda tentunya sudah tidak sabar lagi untuk belajar cara menggunakan Microsoft Project 2007! Oleh karena itu kita telah membuat puluhan demonstrasi video khusus untuk anda. Demo video pertama ini akan memperlihatkan bagaimana cara membuat project dengan template. Bukalah Microsoft Project 2007 anda. Hal yang pertama tampil di depan layar anda adalah beberapa kolum disebelah kiri dan sebuah kalendar view disebelah kanannya. View ini disebut Gantt Chart View. Disinilah tempat mengisi informasi detail mengenai tugas tugas yang akan dilaksanakan selama berlangsungnya suatu proyek. Microsoft Project 2007 memberikan 3 opsi dalam membuat suatu project. Yang pertama membuat project secara custom atau dari nol seperti yang anda lihat dilayar awal membuka Microsoft Project 2007. Yang kedua membuat project dengan bantuan template yaitu contoh contoh project yang sering digunakan oleh banyak kalangan bisnis. Dan ketiga membuat project lewat Project Guide yaitu tahap-tahap yang menuntun anda dalam membuat project dari awal sampai akhir. Untuk perkenalan awal, mari kita lihat fitur Project Guide dan template ini. Klik kanan tombol mouse dan pilih Project Guide. Anda perhatikan menu Tasks, Resources, Track, dan Report nampak di toolbar. Masing-masing menu memiliki tahap tersendiri dimana anda harus mengikutinya satu per satu dalam meneyelesaikan project yang dibuat dari awal / nol. Untuk membuat project dengan template pilihlah menu File dan klik New lalu dibagian Templates klik On computer. Project templates nampak didepan anda. Inilah contoh-contoh project yang sering kali digunakan pada umumnya dari membuat laporan anggaran tahunan, ke rencana perpindahan ofice, sampai siklus pembuatan produk baru. Pilihlah template yang sesuai dengan kebutuhan bisnis anda. Contohnya saya pilih Software Development (pembuatan perangkat lunak). Terlihat disini proses pembuatan perangkat lunak dari
membuat scope atau perencanaannya sampai menganalisa kebutuhan perangkat lunak tersebut sampai ke bagian design dsb. Semuanya sudah berisikan informasi yang lazimnya ditemukan dalam project pembuatan perangkat lunak ini. Anda tinggal merubah hal-hal penting yang sesuai dengan kebutuhan bisnis anda. Di Gantt Chart View memiliki informasi nama tugasnya, durasi peneyelsaian tuasnya, serta siklus perjalanan awal sampai akhir dari project ini yang terlihat di bagian kalendar. Bar berwarna biru menunjukkan lama durasi tugas tersebut sedangkan panah-panah menunjukkan relasi diantara tugas-tugas tersebut. Jika anda klik menu View maka tampil berbagai macam penampilan dalam project Software Development ini. Eksplorasi sedikit mengenai view lainnya seperti Network Diagram, Task Usage, Tracking Gantt, Risk Management, Resource Management dsb. Network Diagram (juga dinamakan logic diagram) adalah PERT chart versinya Microsoft. PERT (Program Evaluation and Review Technique) lahir pada saat pembuatan Polaris submarine di tahun 1950. Umumnya Network Diagram hanya memperlihatkan “perjalanan” tugas-tugas yang ada di project dalam bentuk grafis saja dan tidak memperlihatkan waktu dari tiap tugas. View ini membantu anda untuk melihat bagaimana satu tugas “menjalankan” tugas lainya dan juga memberikan makna dimana tugas anda sekarang berada – tidak terlalu berdampak pada waktu melainkan bertumpu pada berapa sisa tugas yang harus diselesaikan. Track Usage memantau penggunaan tugas dalam kurun waktu yang ditetapkan. Tracking Gantt hampir sama dengan Gantt Chart yaitu memperlihatkan tugas-tugas dan arah perjalanannya di kalendar. Resource Graph menampilkan penilaian sumber daya pada waktu tertentu. Resource Sheet berisi jenis sumber dayanya serta ongkosnya dalam menyelesaikan tugastugas pada project. Pada Calendar menampilkan tugas tugas yang ada pada project pembuatan perangkat lunak dengan waktu dan tanggal yang telah ditetapkan. Disni anda bisa zoom in atau zoom out dalam melihat isi kalendar berdasarkan bulan, minggu, ataupun hari. Tentunya sifat Calendar view ini sangat terbatas karena tidak memberikan informasi apapun kecuali tangal dimulainya tugas tugas tersebut, lama durasi tiap tugas, dan perjalannya. Ia tidak memperlihatkan kinerja atau hasil tugas ataupun sumber daya (resources) yang bersangkutan dengan tugasnya. Jadi view ini hanyalah sebagai daftar isi pada project Software Development. Untuk demonstrasi seterusnya kita akan selalu menggunakan Gantt Chart view jadi pelajarilah dan perhatikan view ini dengan baik.
13) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Report – Bagian Pertama REPORT Anggap saja pada tahap ini project kita sudah selesai. Fakta yang ada di lapangan dengan yang direncanakan oleh project ini pada akhirnya harus dilaporkan kepada klien/atasan. Nilai keberhasilan ataupun kegagalan suatu project dilihat dari hasil laporannya. Dan ada baiknya untuk selalu mengecek kembali hal hal yang diluar perkiraan sehingga anda sebagai project manager bisa memberikan penjelasan kepada klien/atasan penyebab dari kegagalan tersebut. Faktor penyebabnya bisa dilihat dari bagian Tasks seperti halnya pada Task Drivers. Report juga bisa dibilang hasil dari analisa anda pada project ini. Dibagian report murni untuk presentasi saja. SELECT VIEW OR REPORT Klik Select a view or report. Anda punya pilihan apakah ingin membuat laporan atau view. Pilihan pertama memberikan opsi view diantaranya Calendar, Gantt Chart, Network Diagram, Task Usage, dsb. Setiap pilihan punya penjelasan dibawahnya. Pilihlah sesuai keinginan anda. Untuk contoh, saya pilih Tracking Gantt dan dijelaskan bahwa view ini membandingkan antara jadwal rencana (baseline schedule) dengan jadwal aktual (actual schedule). Selain Tracking Gant Chart, coba kita telusuri view nya satu per satu. Pada view Calendar terlihat seluruh tugas dimana masing masing tugas ditempatkan pada tanggal yang bersangkutan serta durasi tugas tersebut. Pada Detail Gantt view ini yang sering kita gunakan. Disini terlihat berbagai list tugas serta informasinya dengan sebuah peta (chart) yang menampilkan tugas dan durasi sesuai berjalannya waktu. Gunakan view ini untuk mengisi dan menjadwalkan list tugas. Pada Multiple Baselines Gantt menunjukkan tiga macam baseline yang masing masing tugas berisikan warna yang berbeda. Anda tidak lihat warna lain selain garis biru karena saya tidak meliputi lebih dari satu Baseilne untuk project ini. Alasan untuk memberikan lebih dari satu Baseline jika suatu saat pada perjalanan project ini terjadi sesuatu diluar kendali yang mengakibatkan keseluruhan rencana diatur ulang maka ada baiknya membuat rencana alternatif yaitu Baseline2 atau Baseline3 dst. Pada Network Diagram menunjukkan keseluruhan tugas serta tugas yang memiliki ketergantungan (dependencies). Gunakan view ini jika hendak membuat perbaikan atau imperovasi jadwal kerjanya dalam format flowchart. Tanda silang pada kotak diagram berarti tugas tersebut telah tuntas. Seperti anda lihat untuk melihat keseluruhan flowchart ini
perlu di zoom out agar lebih jelas mengikuti alur perjalanan pada tiap tugas. Pada Relationship Diagram menunjukkan tugas sebelum dan sesudahnya. Untuk proyek bersekala besar, gunakan view ini agar lebih fokus pada ketergantungan tugas (task dependencies) secara lebih spesifik. Pada Resource Form adalah suatu form untuk mengisi dan mengedit informasi mengenai suatu sumber daya. Pada Resource Graph menunjukkan alokasi sumber daya, ongkos, atau tugas berdasarkan perjalanan waktu. Gunakan view ini untuk memperlihatkan informasi mengenai satu jenis sumber daya atau satu grup sumber daya berdasarkan perjalanan waktunya. Pada Resource Sheet menunjukkan suatu list sumber daya beserta informasinya. Gunakan view ini untuk mengisi atau mengedit informasi sumber daya dalam format spreadsheet. Pada Resource Usage menunjukkan suatu list sumber daya beserta alokasi, ongkos, atau informasi tugas pada tiap sumber daya berdasarkan perjalanan waktu. Gunakan view ini untuk memperlihatkan ongkos (cost) atau alokasi tugas (work allocation) pada tiap sumber daya dan untuk menentukan resource contours. Pada Task Form adalah form untuk mengisi dan mengedit informasi mengenai suatu tugas. Pada Task Sheet dan Task Usage sering kita lihat pada tahap sebelumnya. Masing masing tujuan untuk memperlihatkan informasi tugas. Yang terakhir Tracking Gant view. Anda lihat disini perbandingan antara aktual dengan baseline. Baseline diberikan warna biru sedangkan yang aktual berwarna abu abu. Jika sudah selesai dengan melihat view atau membuat laporan klik Done untuk ke tahap berikutnya. 14) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Report – Bagian Kedua CHANGE CONTENT OR ORDER OF INFO IN A VIEW Klik Change the content or order of information in a view. Disini terdapat berbagai macam filter. Untuk hanya memperlihatkan beberapa jenis tugas atau sumber daya pilihlah filter yang sesuai. Saya pilih Incomplete Tasks maka menampilkan tugas yang belum terselesaikan pada project ini antara lain Inspeksi bangunan tahap pertama sampai Beli bahan bangunan. Ini dikarenakan sebelumnya belum saya berikan nilai persentase. Belum tentu semua filter berguna karena contohnya pada project ini saya tidak membuat milestone begitupula dengan tugas yang memiliki estimasi durasi. Sedangkan Summary Tasks memperlihatkan Tugas Utamanya saja. Pada Task Range anda isikan jarak diantara task ID yang anda ingin perlihatkan. Di bagian Apply a Group tujuannya untuk mengkategorikan tugas atau sumber daya sesuai kriteria yang dipilih pada drop-down list dari No Group,
Complete and Incomplete Tasks, Critical, Duration, Duration then Priority, Milestones, Priority, Priority Keeping Outlien Structure, Constraint Type, Task Status, Intervals based on start date, dan Intervals based on finish date. Saya pilih Duration then Priority maka tampil list tugas dari durasi terkecil sampai terbesar yang diikuti dengan prioritasnya. Anda bisa menyusunnya lebih perinci lagi sesuai ID, Start, Finish, Priority, atau Cost. Anda lihat hasil dari filtrasi berdasarkan pada kriteria Completed Tasks, dikategorikan berdasarkan Duration then Priority, dan disusun secara Priority. Di tiap kriteria filtrasi terdapat pilihan lebih yaitu More filters, More groups, dan More sort option yang memberikan anda leluasa dalam menentukan penampilan yang anda inginkan. Jika sudah selesai klik Done untuk ke tahap berikutnya. CHANGE LOOK OR CONTENT OF GANT CHART Klik Change the look or content of the Gantt Chart. Bagian ini untuk memilih format penglihatan Gantt Chartt dan ada 4 pilihan yaitu menggunakan Wizard, merubah Jadwal waktu, merubah penampilan garis bar, atau menulis text pada Gantt bar. Tiap pilihan diberikan informasi mengenai itu. Saya pilih Use the Gantt Chart Wizard. Hal ini akan menuntun saya dalam suatu proses pembuatan Gantt Chart dengan penampilan yang saya inginkan. Klik Stat the Gant Chart Wizard. Klik Next dan disini ditanyakan informasi macam apa yang anda ingin perlihatkan pada Gantt Chart nya? Pilihan dari Standard, Critical Path, Baseline, Custom Gantt Chart dan Other. Saya pilih Other Standard Style 1. Kemudian ditanya informasi tugas apa saja yang ingin ditampilkan pada Gantt bar? Ada pilihan Resources and dates, Resources, Dates, None, dan Custom task information. Saya pilih Resources and dates. Kemudian ditanya apakah ingin menampilkan link line diantara tugas yang saling berkaitan? Saya pilih Yes. Kini sudah pada tahap akhir pemilihan Wizard dan klik Format untuk mengeksekusikan perubahaannya. Sekarang lihatlah perubahaannya, penampilannya tentu berbeda dan sesuai dengan pilihannya. Bila sudah selesai klik Done untuk ke tahap berikutnya. 15) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Report – Bagian Ketiga PRINT CURRENT VIEW AS REPORT Klik Print current view as a report. Ini fungsi untuk print view yang sedang tertampil dan yang tampil adalah Tracking Gantt view. Berikut ini adalah print preview darn Tracking Gantt. Semua tertampil dalam satu lembar dan biasanya tidak akan menampilkan hal hal
yang mendetail secara jelas. Perlu kita rubah marginnya atau diprint lebih dari satu lembar. Pilihlah sesuai kebetuhannya lalu klik Continue to step 2. Disini anda mengubah margin panjang dan lebarnya dan juga diberikan piilhan untuk menentukan bagian apa yang ingin kita atur sebelum diprint. Pilihannya adalah timescale date range, columns, tasks that display, font size, dan zooming timescale. Saya pilih yang pertama. Lalu klik Continue to step 3. Disini kita bisa berikan memo tambahan seperti header, footer atau legend namun saya skip bagian ini dan langsung ke tahap berikutnya. Klik continue to step 4. Project memberikan banyak opsi dalam memodifikasi laporan. Disini ditanya bagaiaman anda ingin memodifikasi laporan anda dan pilihannya adalah merubah lebarnya margin, print kolum pertama pada keseluruhan lembar kertas, print note, dsb. Dan tentunya tiap pilihan diberikan penjelasan yang lebih detail. Sementara saya biarkan saja dan saya klik Done untuk ke tahap berikutnya. COMPARE PROGRESS AGAINST BASELINE WORK Klik Compare progress against baseline work. Disini untuk membandingkan progress yang terjadi dilapangan versus rencana pada project (baseline). Disebelah kanan terlihat 2 macam task bar (bar tugas) untuk tiap tugas. Bar dibawahnya adalah baseline sedangkan yang diatas adalah rencana/jadwal. Persentase disebelahnya menunjukkan progress aktual. Sedangkan bila ada warna merah ini adalah Critical task (tugas sangat penting / kritis). Pada bagian tabel kolum Variance menunjukkan perbedaan nilai diantara jadwal schedule dan jadwal baseline pada tanggal start dan finish. Dibagian filter anda bisa memilih untuk menfokuskan hanya pada tugas tertentu sesuai pada pilihan yang ada. Jika sudah selesai klik Done untuk ke tahap berikutnya. 16) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Report – Bagian Keempat SEE PROJECT CRITICAL TASKS Klik See the project’s critical tasks. Critical path adalah sebuah rangkaian tugas yang mendikte tanggal akhir pada penyelesaian project. Tugas yang berada di critical path dinamakan critical tasks, dan tugas kritikal ini tidak bisa ditunda kecuali ingin menghasilkan dampak negatif pada tanggal akhir penyelesaian project. Pada bagian kanan, critical task diberikan tanda bar merah. Disini anda tidak melihatnya karena saya assumpsikan pekerjaannya selesai 100 % dan tepat waktu. Dan seperti biasanya selalu terdapat opsi untuk memfilter / atau fokus hanya pada tugas tertentu saja. Pilihannya antara lain All Tasks,
Critical, In Progress Tasks, Incomplete Tasks (tugas belum selesai), Using Resources, Should Start By, Slipping Tasks (tugas yang terselip), Date Range dsb. Jika sudah selesai klik Done untuk ke tahap berikutnya. SEE HOW RESOURCE’S TIME IS ALLOCATED Klik See how resources’ time is allocated. Disini untuk melihat bagaiaman waktunya sumber daya teralokasi selama perjalanan project ini. Disebelah kanan terlihat seluruh sumber daya beserta tugasnya dan jadwal kerjanya yang telah ditetapkan. Pilih sumber daya atau tugas diatas untuk melihat informasi detailnya dalam bentuk Gantt View yang berada di bawah. Jika ada indikasi berwarna merah ini berarti terdapat Overallocated Resources (sumber daya beserta waktunya yang melampaui pengalokasiannya). Disini anda tidak melihatnya karena saya telah gunakan resource leveling pada demonstrasi sebelumnya sehinga tidak ada konflik. Pada view ini anda juga bisa melakukan beberapa perubahan pada jadwal kerja yang telah dijadwalkan dan anda bisa menampilkan juga hasil tugas yang sebenarnya telah terjadi dengan meng-klik Show Actual Work. Anda juga bisa merubah penampilan Actual Work nya sesuai dengan jadwal waktu yang anda inginkan. Bilamana ada konflik Overallocated resources maka anda perlu klik Resolve overallocations by leveling untuk mempelajari cara mensolusikan masalah ini. Pada dasarnya terdapat dua macam leveling: pertama gunakan delay (tunda tugasnya sampai tugas sebelumnya selesai seperti yang saya buat pada demo sebelumnya) atau kedua gunakan split task (pembagian tugas dimana sebagian dilaksanakan serta sisanya dilanjutkan dilain waktu). Anda bisa melakukannya sendiri secara manual atau biarkan Project melakukannya secara otomatis. Jika Project yang melakukannya maka yang pertama yang akan ia lakukan adalah mencari Task ID, kemudian mencari waktu luang, dan mengidentifikasikan tugas berdasarkan nilai prioritas, dan melihat tugas yang memiliki sifat ketergantungan (dependencies), dan melihat keterbatasan tugas itu, dan terakhir tanggal jadwal waktunya. Ketahui bahwa Project hanya melakukan delay atau split sedangkan anda bisa melakukan hal lebih seperti menugaskan sumber daya tambahan pada tugas yang memerlukannya. Jika sudah selesai klik Done untuk ke tahap berikutnya. SEE PROJECT COSTS Klik See project costs. Disini anda bisa lihat keseluruhan ongkos pada tiap tugas. Pada umumnya nilai ongkos tugas berdasarkan pada nilai harga sumber daya yang bersangkutan
denga tugas itu. Kolum Cost variance menunjukkan perbedaan antara total cost dan baseline cost. Tugas yang memiliki nilai harga pada kolum variance menunjukkan overbudget. Kolum actual cost adalah nilai harga sebenarnya yang telah digunakan. Kolum remaining cost adalah sisa ongkos. Disini saya tunjukkan bilamana proyek terencana 100% tanpa kendala (tentunya ini fiktif karena kenyataanya tidak selalu begitu dan jarang sekali). Seperti biasanya anda bisa memperlihatkan sebagian informasi pada ongkos tabel ini dengan memilih diantaranya Cost overbudget (harga yang melebihi kemampuan finansial), Cost greater than (mencari ongkos yang kisarannya antara sekian dan sekian), Tasks using resource (mencari tugas yang menggunakan resource tertentu), dan Tasks with overtime (tugas yang memiliki waktu lembur). Pada Tasks using resource anda bisa pilih nama tukang yang bersangkutan dengan nilai total anggaran yang dikeluarkan untuk membiayainya. Saya pilih Komang dan anda lihat tipe kerjanya / tugasnya serta ongkos yang bersangkutan dengan tugasnya itu termasuk juga gajihnya. Dan yang satu ini memperlihatkan ongkos atau gajih untuk Fardi dalam menyelesaikan tugasnya. Tentunya selain filter yang telah ada anda bisa memilih filter jenis lainnya dengan klik More filter maka tampil pilihan yang lebih banyak lagi. Jika sudah selesai klik Done. Demikian demonstrasi ini anda telah mempelajari cara membuat project Renovasi Rumah dengan menggunakan tahap tahap yang telah disediakan oleh Project Guide. 17) Fine Tuning Project Plan Dengan Auto Filter AUTOFILTERS Filter di Office Project 2007 menentukan informasi macam apa yang seharusnya ditampilkan pada view. Contohnya anda memilikih Critical filter, maka hanya tugas yang kritikal yang tertampil di view. Office Project 2007 memberikan 2 metode dalam memfilter data project. Anda bisa filter view tugas dan sumber daya dengan jenis filter yang sudah ada atau anda membuatnya sendiri, atau gunakan AutoFilter yang memungkinkan anda untuk memfiltrasi pada tiap kolum. Disini saya gunakan AutoFilter karena ini lebih fleksible tapi tentunya anda bisa menggunakan filter yang sudah ada dan bisa juga menggunakan kombinasi filter yang sudah ada dengan autofilter. Autofilter terdapa di menu Project atau bisa klik tombol dengan
gambar tabung runcing. Otomatis setelah anda memilih AutoFilter maka di view setiap kolum terdapat panah kecil dan bila anda klik panah tersebut tertampil filtrasi yang sesuai dengan isi kolum itu. Saya coba pilih Genteng rusak bongkar maka terlihat hanya yang berorientasi dengan tugas tersebut tertampil. Dan bila ingin menampilkan semuanya kembali pilihlah (All). Selain AutoFilter, metode satu lagi adalaha menggunakan filter yang sudah ada. Jenis filter bisa dilihat di menu Project dan Filter for atau bisa lewat Project Guide pilih Report dan klik Change the content or order of information in a view. Saya coba pilih Completed Tasks yang di group sesuai Duration dan disusun rapi menurut Cost. Dan seperti biasanya autofilter masih nampak pada tiap kolum karena tombol AutoFilter masih terpilih. Pentingnya filter bisa dirasakan pada saat anda mamantau progress tiap tugas dan sumber daya. JIka dilihat dari segi Track, filter tentunya membantu dalam menganalisa sumber daya dan tugas. Saya bisa mencari tau siapa saja dan apa saja yang digunakan untuk tugas yang memiliki durasi tertentu, persentase komplit tertentu, bahkan tukang mana saja yang bekerja pada waktu yang ditentukan. Jadi dua metode filter tadi yang anda lihat bisa digunakan kapan pun terutama dalam mengevaluasi suatu kinerja sumber daya maupun dalam menyelesaikan konflik yang sering terjadi pada project. 18) Fine Tuning Project Plan Dengan Custom Filter CUSTOM FILTER Sebelumnya anda sudah menggunakan AutoFilter yang fungsinya menampilkan tugas atu resource tertentu saja pada bagian yang lebih spesifik yaitu pada kolum. Sekarang saya perlihatkan cara membuat filter sendiri. Misalnya saya ingin mencari tau tugas mana saja yang total cost nya atau baseline cost nya mencapai Rp.1juta atau lebih. Cara membuat filter sendiri tidaklah terlalu rumit namun anda perlu mengerti beberapa langkah berikut ini. Pertama pilih menu Project dan pilih Filtered for:. Klik More filters. Karena saya ingin filter tugas maka saya pilih Task. Jika ingin filter untuk sumber daya maka pilih Resource. Pilihlah Task dan klik New. Berikan nama pada Name untuk sederhana saya biarkan nama Filter 1 dan agar nantinya filter yang saya buat ini terlihat pada menu Project maka centang Show in Menu. Kolum pertama adalah And/Or ini
digunakan jika ingin melakukan lebih dari satu macam filter. Kali ini saya langsung ke kolum Field Name dan saya piilh Baseline Cost. Di kolum Test saya pilih Is greater than or equal to dan pada kolum value saya tulis 1000000. Jika anda ingin agar filter ini menampilkan rangkuman row untuk hasil filtrasinya, centangkan Show related summary rows. Lalu klik OK. Kini Filter 1 sudah terbentuk dan klik Apply untuk mengeksekusikannya. Pastikan view yang ditampilkan adalah Project Cost maka klik Report dan pilih see Project cost dan tampilkan kembali filter nya dengan memiilh menu Project lalu Filter for dan pilih Filter 1 yang barusan dibuat. Seandainya anda tidak melihat filter yang baru anda buat ini berarti anda tidak pada view yang tepat. Misalnya disini kita buat filter untuk Task maka jika saya buka view yang isinya Resource dan walaupun saya ke Project dan Filtered for maka filter yang barusan dibuat tidak akan tampil. Jadi ingat sebelum apply filternya pastikan viewnya diset sesuai terlebih dahulu. Dan seperti yang anda lihat disini view menampilkan semua tugas (tasks) yang mempunyai Basline Cost lebih dari atau sama dengan Rp.1juta. Sekarang mari kita coba membuat filter untuk Resource (sumber daya). Kali ini saya ingin melihat hasil dari filtrasi yang hanya memperlihatkan nama tukang yang bekerja lebih dari 200 jam. Lakukan tahap seperti sebelumnya dan kli ini pilih Resource. Saya sudah buat filternya yaitu My Filter 1 saya perlihatkan isinya. Sekarang saya eksekusikan My Filter 1. Dan terilhat disini nama tukang Made, Waya, Komang, Ngurah, Ipul, Fardi memiliki waktu kerja lebih dari 200 total jam kerja dan disebelahnya adalah perincian dari total kerja tersebut. Sekarang saya ingin perlihatkan tambahan sedikit dari filterasi ini karena kita juga ingin membuatnya menggunakan AND/OR. Pilih Project dan Filtered for dan klik More Filters. Pilih My Filter 1 dan klik Edit. Saya ingin tahu nama tukang yang bekerja lebih dari 200 jam ATAU tukang yang bisa dialokasikan tugasnya agar menghindar dari resource overallocation konflik. Pada saat apply di klik maka tertampil nama tukang (sumber daya) yang memiliki waktu jam kerja lebih dari 200 jam ATAU (OR) sumber daya yang bisa dialokasikan. Terlihat banyak yang tidak ditugaskan (unassigned) dan inilah yang memiliki faktor “bisa dialokasikan.” 19) Fine Tuning Project Plan Dengan Analysis Toolbar USING ANALYSIS TOOLBAR
Ada beberapa kemungkinan kenapa Analysis toolbar tidak nampak pertama kali di menu View. Contohnya, ada kesalahan pada saat instalasi Component Object Model (COM) addins sehingga Analysis toolbar tidak ter-instalasi. Atau global file terhapus sehignga toolbar tidak akan menampilkannya di menu View. Bagaimanapun juga solusi untuk menampilkan Analysis toolbar cukup mudah. Klik menu View dan pilih Toolbars lalu klik Customize dan klik Commands. Pada Categoris box klik All Commands. Di Command box pilih ComAddInsDialog klik, tekan dan taruh di toolbar. Pada saat anda drag perhatikan tanda garis hitam ini menunjukkan dimana akan ditaruh COM Add-Ins ini. Klik Close untuk menutup Customize dialog box. Klik COM Add-Ins yang barusan ditaruh di toolbar. Hapus centang untuk semu Adjust Dates, Copy Picture to Office, dan PERT Analysis dan klik OK. Klik COM Add-Ins lagi dan centang balik semuanya lalu klik OK. Sekarang pergi ke menu View pilih Toolbars dan klik Analysis dan tampillah Analysis toolbar. 20) Fine Tuning Project Plan Dengan PERT Analysis GUNAKAN PERT ANALYSIS UNTUK ESTIMASI DURASI TUGAS Anda punya banyak cara mengumpulkan informasi untuk mengestimasi durasi project. Namun, kebanyakan metode tidak memiliki kemampuan dalam menganalisa best-case dan worst-case scenario. Tetapi PERT (Proram, Evaluation, and Review Technique) analysis bisa melakukan hal ini. Anda bisa melakukan suatu PERT analysis untuk mengestimasi sebuah durasi tugas. Setelah anda menentukan durasi untuk optimistic, pessimistic, dan ekspektasi pada tugas di jadwal project anda, Microsoft Office Project 2007 mengkalkulasikan nilai rata-rata ketiga durasi tersebut. Secara manual anda pun bisa mengubah durasinya masing masing dalam menentukan durasi terpendek, terpanjang, dan perkiraan tanggal penyelesaian suatu project. Setelah anda memberikan nilai durasi ketiga-tiganya, anda bisa lihat tiga jenis jadwal berdasarkan durasi optimistik, pesimistik, atau ekpektasi. Anda pun juga bisa membuat Microsoft Project 2007 untuk mengkalkulasi suatu durasi yang berdasarkan pada nilai yang anda tentukan pada tiap tipe durasi. Anda bisa melakukan PERT analysis dalam dua cara: 1) Gunakan nilai default pada estimasi durasi jika anda berpikir bahwa ekspektasi durasi estimasi lebih cendrung akan terjadi dibandingkan durasi optimistik ataupun durasi
pessimistik estimasi dan jika anda juga berpikir bahwa kedua estimasi terakhir hampir mirip. 2) Ubah nilai default pada estimasi durasi jika anda merasa kurang yakin dengan penilaiannya. Contohnya, salah satu tugas di project anda memiliki optimistik durasi 3 bulan, dan ekspektasi durasi 4 bulan, dan pesimistik durasi 6 bulan. Bila menggunakan nilai default estimasi durasi maka Microsoft Project 2007 akan menghitung 1 kali pada optimistik durasi, 4 kali pada ekspektasi durasi, dan 1 kali pada optimistik durasi. Jumlah total dari kalkulasi ini adalah 25 yang terdiri dari 3 bulan optimistik ditambah 4 bulan ekspektasi ditambah 4 bulan ekspektasi ditambah 4 bulan ekspektasi ditambah 4 bulan ekspektasi ditambah 6 bulan pesimistik. Angka 25 kemudian dibagi 6 yang hasilnya digenapkan ke decila 2 terakhir yang menghasilkan jumlah nilai rata rata 4.17 bulan. Jumlah inilah (4.17 bulan) yang dimasukkan ke kolum Durasi pada tugas di project anda. Perhatikan bahwa PERT analysis di Project 2007 hanya bisa melakukan analisa pada level tugas saja sedangkan pada summary level ataupun keseluruhan data project tidak bisa dianalisakan dengan Project 2007 ini. 21) Penampilan Project Plan Pada Office Program COPY INFORMASI PROJECT KE APLIKASI OFFICE Anda telah mengerjakan berminggu-minggu dalam mempersiapkan sebuah project, dan sekarang anda perlu memperlihatkan hasil kerja keras anda kepada rekan kerja atau atasan dikantor. Semua informasi yang kaya akan bentuk bar dan network diagram ada didalam Project anda, namun bagaimana anda memperlihatkan semua ini kepada mereka yang tidak punya aplikasi Microsoft Project? Gunakan wizard untuk memperlihatkan project anda ke dokumen PowerPoint, World, atau Visio. Pertama Anda harus pertimbangkan apa saja yang ingin anda presentasikan. Anda tentunya tidak ingin memperlihatkan hal hal yang tidak penting dan anda perlu menyembunyikan kolum yang berisikan info tersebut seperti informasi mengenai gajih. Selain menyembunyikan kolum, anda juga bisa menseleksi sebagian kolum yang akan dipresentasikan sebelum anda mulai menggunakan wizard. Setelah selesai menyusun info yang ingin diperlihatkan / dipresentasikan, klik Analysis yang ada di toolbar, dan klik Copy Picture to Office Wizard maka muncul dialog box pertama untuk memilih apakah original outline level ditetapkan atau dirubah. Jika anda tidak melihat
Analysis di toolbar, klik View menu klik Toolbars dan pilih Analysis. Jika Analysis tidak ada, saya anjurkan untuk melihat demo Analysis Toolbar. Di tahap kedua pada wizard dialog box, anda tentukan bagian row mana yang ingin anda tampilkan untuk presentasi anda. JIka anda ingin memperlihatkan data pada waktu dan tanggal tertentu, anda tinggal ubah dibagian Timescale. Anda jugatentukan seberapa besar gambaran presentasi anda. Pilihlah Default untuk ukuran standard 8 x 6 inchi. Sedangkan Maximum bila anda ingin buat print out yang ukurannya sebesar 22 inchi atau anda tentukan sendiri dengan Custom. Di tahap ketiga pada wizard, preview gambarnya dan pilih program mana yang akan anda gunakan. Di tahap keempat/terakhir, pilihlah informasi tambahan bila perlu. Informasi tambahan ini akan muncul tepat diatas gambar yang anda buat di tahap 1-3. Pada saat anda klik Finish maka wizard ini menghasilkan 2 hal yaitu: gambar yang telah anda tentukan pada tahap 1-3 seperti yang anda ilhat ketika anda klik Preview, dan informasi mendetail tentang project anda sesuai yang anda pilih pada informasi tambahan. Perlu dicatat bahwa tiap kali anda rubah informasi pada project maka anda perlu membuat presentasi dari awal lagi karena apapun perubahan (update) yang anda lakukan tidak akan merubah pada aplikasi Office secara otomatis. Apakah organisasi / perusahaan anda sudah punya website dimana tempat saling tukar informasi juga terdapat didalamnya? Selain membuat gambar informasi project ke aplikasi Office, anda bisa buat website dan upload gambar tersebut kesitu. Pertama tentukan kolum informasi yang ingin ditampilkan pada website. Kemudian pilih Report menu dan klik Copy PIcture. Anda bisa tentukan jenis gambar, apa itu gambar untuk ditampilkan di layar, atau di print, atau ke format GIF. JIka anda pilih For Screen atau For printer, gambar yang diambil akan di copy ke Office Clipboard. Anda harus menggunakan aplikasi lain seperti Photoshop atau Wordpad lalu tekan Ctrl + V dimana anda bisa meng-paste informasi project anda lewat aplikasi lain tersebut. Pilih row mana yang ingin di copy dan tentukan tanggalnya. Setelah membuat gambar, kini giliran untuk di upload ke website perusahaan anda. 22) Amankan Project Plan Dengan Password CARA MEMPROTEKSI DOKUMEN PROJECT DENGAN PASSWORD PROTECTION Dokumen yang sensitif dan penuh rahasia sebaiknya tidak dipublikasikan atau bisa di akses
oleh siapa pun. Oleh karena itu anda perlu memproteksi project anda dengan password protection. Klik File dan Save As. Dibagian bawah pencet tombol Tools dan klik General Options. Isi passwordnya. Jika and tidak mau dokumen anda diedit, centang Read-only recommended. Ada baiknya anda membuat backup untuk dokumen project anda. Klik OK. Masukkan lagi passwordnya. Klik Save. Pilih OK untuk overwrite existing filenya, atau Cancel jika ingin menamakan filenya dengan nama lain. Saya pilih Cancel dan saya namakan Project Guide Protection. Klik Save. Sekarang saya buka kembali file Project Guide Protection dan disini ditanya bahwa file ini hanya bisa di read-only (hanya bisa diilhat tidak bisa diedit) Jika hanya ingin read-only maka klik Yes jika tidak klik NO. Sekarang diminta passwordnya, saya tulis passwordnya. Bagi yang tidak tahu passwordnya tidak akan bisa membuka ataupun melihat isi dokumen project anda. Saya coba rubah isi project ini untuk lihat berhasil atau tidak. Saya klik Save dan muncul peringatan bahwa jika saya ingin perubahaannya tersimpan maka klik OK dan harus memberikan nama file baru. Ini berarti otomatis kita tidak bisa merubahnya karena awalnya sudah dikatakan bahwa file ini hanya read-only dan bila ingin melakukan perubahan bisa disimpan namun harus memberikan nama file baru dan tidak bisa overwrite file yang sudah dibuka. Oleh karena itu saya namakan file ini New Project Guide. Demikian caranya memproteksi dokumen project anda dengan menggunakan password protection. 23) Penampilan Project Plan Pada Adobe Acrobat Reader SAVE PROJECT KE FORMAT ADOBE PDF FILE Sebelumnya anda bisa menampilkan project plan ke format aplikasi Office lainnya untuk memudahkan mereka melihat dan memahami kemajuan progress project anda. Namun bagaimana jika anda ingin menyimpannya ke dalam format Portable Document Format (.pdf file) karena banyak kalangan yang menggunakan Adobe Acrobat Reader. Misalnya anda punya suatu project yang besar dan mengandung informasi sensitif dan hanya orang tertentu saja, katakanlah para manager saja yang bisa melihatnya dan tidak memperbolehkan yang lainnya meng-akses ataupun melihat view plan tertentu. Di Project 2007 anda bisa melakukan dua hal: cara rumit atau gampang. Cara rumit anda harus instal Project Server 2007 dan kemudian setting User Profile dan Akses seperti halnya menginstal server dari awal. Tentu Project Server 2007 mempunyai keunggulana dalam kolaborasi namun pilihan
kedua, yakni yang mudah, jauh lebih cepat dan sederhana. Pilihan kedua ini adalah menampilkan view plan yang ingin anda perlihatkan lalu di print dalam format PDF dan kirimkan file PDF itu kepada mereka (bos atau manager lain) lalu tinggalkan project plan anda terkunci dengan password-protection sehingga yang lainnya tidak bisa melihat ataupun meng-aksesnya. Pertama pilihlah view plan yang ingin anda print ke forma PDF. Disini saya ingin print View Gantt Chart. Lalu klik File dan Print. Perhatikan di Name harus dipilih Adobe PDF dan klik Preview sebelum anda print untuk memastikannya. Lalu klik Print dan OK. Selain view Gantt Chart, tentunya anda bisa print view lainnya juga contohnya disini saya pilih Calendar karena saya ingin agar anak buah mengerti skop dan jalannya proyek ini. Calendar lebih ditujukan kepada atasan dan team member. Pada print preview untuk Calendar, anda bisa set margin sesuai yang anda inginkan. Secara default ia sudah bisa memperlihatkan keseluruhan isi calendarnya. Sekarang katakanlah anda ingin print bagian yang sensitif yaitu jumlah ongkos total dari keseluruhan project ini. Disini saya pilih Project Cost. Ini tentunya view plan yang sensitif dan hanya kalangan bos dan manager saja yang bisa melihatnya. Sama seperti sebelumnya, pastikan di bagian Name Adobe terpilih. Untuk pilihan view plan lainnya klik ke View menu dan pilih More Views. Disini tertampil seluruh macam view plan dan anda tentukan sendiri mana yang di print untuk kalangan siapa dan mana yang penting di print untuk kalangan rahasia dsb. Untuk kalangan supervisor dan HRD view plan Resource Usage lebih tepat karena mereka ingin laporan waktu atas dasar sumber daya (resource) yang telah bekerja pada tugasnya masing masing dan ini tentunya berhubungan sekali dengan gajih (payroll). Seperti anda lihat, inilah summary dari Resource Usage yang lengkap dengan jumlah total jam kerja pada tiap sumber daya manusia dan tentunya tidak memperlihatkan ongkos pada tiap sumber daya karena ini dirahasiakan baik terhadap supervisor maupun kalangan HRD. Untuk kalangan Accounting atau Finance, pilihlah Resource Sheet dengan tabel Cost dan Summary yang memperlihatkan Baseline Cost, Acutal Cost, dan Remaining. Pada summary terlihat Standar Gajih per jam dan Lembur nya serta total kerja masing masing sumber daya manusia. Dan bagi anda sendiri sebagai project manager, tentunya total jam kerja yang lebih detail akan membantu dalam mengalokasikan tenaga kerja seperti yang anda lihat pada view plan Resource Sheet Tabel Work, dan seperti biasanya selalu pilih Adobe PDF pada Print dialog box.
24) Fine Tuning Project Plan Dengan Lag dan Lead Time CARA MEMBUAT LAG TIME DAN LEAD TIME Pada Project 2007, anda bisa buat suatu delay diantara tugas yang sudah selesai dengan tugas yang akan mulai, atau buat satu tugas bertumpuk dengan tugas lainnya (overlap). Untuk membuat delay, gunakan lag time. Delay terjadi dimana tugas A dan B harus menunggu waktu, contohnya menunggu pengiriman barang datang. Untuk membuat overlap, gunakan lead time. Jika tugas B bisa dimulai seminggu sebelum tugas A selesai, 7 hari lead time sanggup mencukupi penyelesaian pada tugas B. Seperti yang anda ketahui, penentuan lead time dan lag time otomatis menyesuaikan perubahan lainnya. Tanggal mulai bisa berubah, tanggal berakhir bisa berubah, namun ketentuan pada tugas awal dan berikutnya akan tetap terjaga dan tepat pada jadwalnya sesuai yang anda perkirakan. Lag time adalah suatu delay diantara tugas yang saling berkaitan. Contohnya, misalnya anda merencanakan untuk membongkar pipa yang bocor setelah selesai membongkar kamar mandi. Untuk tugas “Pipa bocor bongkar” anda tulis angka 2 dibagian kolum Lag pada Predecessors tab didalam Task Information dialog box dan klik OK. Untuk membuka Task Information pilih tugas berikutnya lalu dobel klik. Secara default unit waktunya dalam hari yang diberikan simbol D atau d. JIka anda ingin merubahnya ke menit kasi huruf m, jika bulang kasi m, jika minggu kasi w. Lead time adalah situasi dimana tugas yang saling berkaitan satu sama lain saling bertumpukkan (overlap). Contohnya, membongkar pipa tidak harus menunggu kamar mandi selesai dibongkar, maka anda bisa buat lead time untuk 2 hari dan kedua tugas tersebut saling overlap atau bisa hampir bersamaan dilaksanakan. Lead time dimasukkan sebagai angka dengan nilai negatif pada kolum Lag dibagian Predecessors tab didalam Task Information dialog box. Untuk membuka Task Information pilih tugas berikutnya lalu dobel klik. Selain di Task Information dialog box, anda bisa lihat di kolum Predecessors. 9FS+2 days singkatan dari kolum ID no.9 yaitu tugas Kamar mandi bongkar memiliki Finish-to-Start (FS) link dependency dengan tugas Pipa bocor bongkar dan +2 days yang artinya delay (lag) 2 hari. Jika lead 2 hari maka nilainya 9FS-2days. Jadi dari pada menggunakan Task Information anda bisa langsung mengisi kolum Predecessors seperti yang anda lihat ini. Lag and lead time berguna disaat anda menghadapi konflik pengalokasian sumber daya
(resource overallocation). Jadi gunakanlah sebisa mungkin untuk menambahkan lag atau lead time dalam menyeimbangkan tugas yang punya konflik resource allocation. 25) Fine Tuning Project Plan Dengan Macros GUNAKAN MACRO UNTUK MEMPERMUDAH RUTINITAS PROJECT ANDA Jika anda perhatikan, anda tentunya telah melakukan banyak hal pada project setiap hari baik itu analisa maupun membuat laporan. Tidakkan anda lelah melakukan hal yang sama tiap minggu, tiap bulan dsb? Seandainya saja ada tool yang bisa mempercepat proses rutinitas anda tiap hari, anda pasti lega! Tidak usah berharap lagi, karena kini Project 2007 telah hadir dengan fitur Macros yaitu alat yang merekam setiap gerak gerik yang anda klik, pilih, ketik dsb di project. And tidak perlu lagi mengulang semua proses pembuatan laporan maupun memperlihatkan hasil analisa anda. Cukup dengan klik tombol Macro maka hasilnya pun nampak dalam sekejap! Tampilkan dahulu fungsi Macros lewat menu Tools dan pilih Macro. Atau juga bisa klik tombol kanan mouse pada toolbar dan pilih Visual Basic. Macros sendiri sudah memiliki berbagai macam rekaman seperti yang anda lihat Format_Duration, Update_File, Toggle_Read_Only dsb. Dan sekarang ini saya akan merekam macro baru. Klik Record macro di toolbar atau bisa lewat menu Tools lalu pilih Macro dan klik Record New Macro. Berikan nama untuk Macro nya. Nama yang diberikan tidak bisa mengandung spasi dan jika ada spasi maka peringatan box muncul untuk anda menggantikan namanya. Disini saya namakan Print_Report. Shortcut key untuk start dan stop rekaman dan hanya bisa menggunakan huruf A-Z tetapi jika saya pilih C atau R maka peringatan box muncul mengatakan bahwa kombinasi Ctrl dan huruf tersebut sudah digunakan pada Project 2007 dan anda harus memilih kombinasi lain. Saya pilih kombinasi Ctrl + m. Store Macro tempat untuk menyimpan rekamana anda dan Global File tempat yang bisa diakses semua orang jadi saya pilih ini. Berikan deskripsi agar yang lainnya mengerti fungsi dari rekaman ini. Pilih Row dan Column References dimana relative berarti perekaman akan merekam pada view row yang sedang direkam saat ini sedangkan absolute akan merekam hanya pada row dan kolum tertentu sesuai yang anda pilih pada saat anda merekam. Saya biarkan pilihan row dan column secara default dan klik OK. Sekarang mulailah memperagakan gerakan (klik mouse, pilih menu dsb) yang ingin direkam, perhatikan bahwa saya melakukan hal seperti dibawah ini. Misalnya saya ingin membuat laporan mingguan mengenai aktifitas
yang akan dikerjakan pada minggu tersebut, maka langkah yang akan dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Pilih Report menu klik Report 2. Pilih Current Activities 3. Klik Select 4. Pilih Tasks Starting Soon 5. Klik Select 6. Pilih tanggal yang ingin dilampirkan. Saya pilih untuk 1 minggu dari tanggal 12 sampai 17. 7. Klik OK 8. Klik Print 9. Klik OK Dan stop perekamannya. Nah sekarang daripada mengulang semua tahap 1 sampai 9 saya hanya perlu Run macro Print_Report dan tinggal memilih tanggal yang ingin dilaporkan. Disini saya ingin laporan minggu lalu dan minggu depan. Anda juga bisa meng-edit isi macro yang penuh dengan VBA code. Jika anda mahir, silahkan melakukan perubahaan sesuka hati. Pilih macro yang ingin di edit dan klik Step Into. Ini langsung membuka Microsoft Visual Basic Editor. Demikian cara membuat sebuah Macro. 26) Fine Tuning Project Plan Dengan Split Task Pemecahan Masalah Konflik Resource Dengan Split Task Membagi tugas berarti menginterupsi jadwal kerja untuk tugas tersebut yang mengakibatkan terbentuknya suatu gap atau pemisah pada garis waktu (timeline), inilah yang disebut dengan Split Task. Pada Project 2007, split task bisa digunakan untuk memecah permasalahan pada konflik sumber daya (resource) seperti yang terlihat disini dimana nama tukang berwarna merah dengan tanda peringatan. Pertama kita lihat dengan Gantt Chart view untuk melihat penyebabnya resource konflik. Disini sudah jelas bahwa pada Tugas Utama Mulai renovasi tahap pertama semua tugas dilaksanakan bersamaan. Oleh karena itu perhatikan nama-nama tukang serta tugasnya agar tidak saling berbenturan. Piilh Split Task pada toolbar dan arahkan pada tugas yang ingin dibagi. Cara membaginya pilih tugas kemudian klik sekali maka tugasnya terbagi. Untuk
memindahkannya ,arahkan mouse sampai tanda panah empat arah muncul lalu klik dan tahan dan geserkan ke hari yang diinginkan lalu lepas. Anda lihat sekarang sudah saya pindahkan ke tanggal 5/19/08. Untuk memindahkan keseluruhan tugas ini tanpa merubah pemisahannya (gap), pilih bagian bar pertama, klik dan tahan lalu geser ke tanggal yang diinginkan lalu lepas. Planning wizard dialog box muncul mengatakan bahwa anda telah menggeser “Kamar mandi bongkar setelah tugas Pipa bocor bongkar dan diberikan opsi apakah ingin dibuat link diantara tugas tersebut atau tidak. Untuk contoh, saya pilih agar link dibuat. Untuk menggabungkan kembali tugas yang terbagi, pilih bar kedua, kilk dan tahan lalu geser sampai menyentuh bar pertama dan lepas. Perhatikan bahwa link dependencynya bersifat Finish-to-Start (FS) dan jika ingin memindahkan Kamar mandi bongkar ke tanggal lebih awal tidak diperbolehkan. Kemudian saya link Pipa bocor dengan ubin bongkar untuk menghindari resource konflik yang dikerjakan oleh tukang yang sama (Wayan, Made, Komang). Tidak semua tugas harus dimulai pada tanggal yang sama maka saya pindahkan Lepas bekas paku dan saya samakan dengan tugas sebelumnya dan saya berikan link dependency Finish-to-Finish (FF) diantaranya yang berarti kedua tugas ini selesai bersamaan. Saya berikan contoh lagi pada Split Task untuk Genteng rusak bongkar. Saya pindahkan tugas ini ke tanggal 5/12/08. Saya pastikan tidak menyentuh bagian abu-abu karena ini hari libur (minggu). Saya split juga untuk tugas yang menyentuh area libur (minggu). Tidak relevan pada pembagian tugas Genteng rusak maka saya gabungkan kembali. Lalu tugas Plafon rusak dan Genteng rusak saya berikan link dependency Finish-to-Start. Project 2007 cukup pintar untuk mengetahui tindakan anda, disini saya geser tugas Jendela rusak dan otomatis Planning wizard muncul mengatakan apakah ingin membuat link antara kedua tugas tersebut dan saya pilih iya dan OK. Tugas terakhir pembuatan tempat aduk semen pasir yang dimiliki oleh Made Komang dan Wayan agak rumit karena celah waktu sudah penuh bagi mereka dan terpaksa harus dipindahkan diluar skop waktu 11.14 hari ini. Sekali lagi Project 2007 mengerti tindakan saya dan meminta apakah ingin di link dengan tugas Lepas bekas paku. Kali ini saya tidak ingin ada link maka saya pilih “geser tanpa link” dan klik OK. Saya coba taruh tugas ini agar tidak konflik. Tapi seperti di view Resource Sheet ini masih terdapat konflik resource. Saya coba sekali lagi dengan tugas terakhir dihubungkan ke Pipa bocor agar memiliki Start-
to-Start link dependency. Namun tampaknya tidak memberikan solusi apapun, nama mereka masih merah. Untuk sementara saya putuskan link diantaranya. Kali ini saya coba geser Ubin bongkar namun tidak berhasil karena sudah ada link pada Pipa bocor. Satu-satunya solusi untuk ini saya coba link Ubin bongkar dengan tugas terakhir dengan Finish-to-Start dependency. Nampaknya berhasil, nama Made Wayan dan Komang sudah tidak merah lagi. Namun Ngurah Ipul dan Fardi perlu diperbaiki. Ternyata tugas Colokan listrik rusak belum diatur maka saya berikan link dengan tugas Semen titik bocor diatap. Nah kini selesai sudah penyelesaian konflik resource mari kita lihat kembali hasilnya. Demikian demo ini anda sudah pelajari cara menggunakan split task untuk memecahkan masalah resource konflik. 27) Pemecahan Konflik Jadwal dan Resource Secara Manual Pemecahan Masalah Jadwal Dan Resource Overload Dengan Adanya Keterbatasan Waktu. Demo ini akan memakan waktu kurang lebih 20 menit. Disini akan diperlihatkan cara memecahkan masalah resource overload dan jadwal kerjanya secara manual dan lebih mendetail dari sebelumnya. Anda akan melihat banyak percobaan karena dengan demikian anda bisa lebih memahami cara menggunakan berbagai macam fungsi pada Proejct 2007 ini diantaranya penambahan sumber daya, perubahan waktu (durasi), pengaturan link dependency, penggunaan split task, pemberian lag dan lead time, pendeteksian letak masalah, pergantian sumber daya, penggunaan contour, dsb. Demo ini dimulai pada saat masing masing sumber daya sudah diberikan tugasnya, namun belum menentukan alokasi hari / tanggal / waktu untuk mereka kerjakan. Mari ikuti demo ini secara seksama. Disini terdapat work overload pada tiap tugas dengan sumber daya yang sama. Agar lebih mudah dimengerti, bar diberikan warna yang sesuai dengan sumber daya manusianya. Karena bar keliatan beracakan, saya susun sesuai warnanya masing masing. Dengan penglompokan tugas sesuai sumber dayanya, anda bisa lebih mudah mengikuti cara pemecahan masalah pengalokasian sumber daya ini. Agar waktu kerja mereka sesuai dengan jadwal yang ditentukan, setiap tugas harus dikosongkan pada hari libur minggu. Gunakan split task untuk membaginya. Perhatikan durasi tugas renovasi tahap pertama ini bertambah dari 7 hari menjadi 7 hari lebih. Sebagai target, diusahakan tugas renovasi tahap pertama ini tidak melebihi dari 10 hari. Masih pada bar merah, saya ingin pembongkaran ubin dilakukan setelah pembongkaran pipa. Hal ini menyebabkan perubahan total durasi menjadi 11 hari
lebih. Saya coba gunakan lead time 1 hari diantara dua tugas ini, namun apa yang terjadi, pembagian tugas bongkar ubin memenuhi hari minggu maka perlu di split dan sisanya digabungkan menjadi satu kembali. Setidaknya total durasi berkurang menjadi 10 hari lebih. Untuk pembuatan aduk semen pasir saya taruh di paling akhir. Dampaknya agak sedikit mempengaruhi total durasi kerja namun sementara waktu saya biarkan. Berikutnya tugas dengan bar warna kuning. Dari tugas lepas bekas paku sampai semen titk bocor diatap saya berikan link dependency Finish-to-Start. Untuk tugas semen titik bocor saya coba berikan lead time 4 jam. Kemudian tugas berikutnya saya berikan link dengan lead time 1 hari. Dan terakhir pada tugas pembongkaran plafon diberikan link juga dengan lag time 2 hari. Lag 2 hari ini saya berikan agar beban kerja mereka tidak terlalu menumpuk. Berikutnya tugas dengan bar warna biru. Dari tugas pembongkaran kamar mandi sampai pembongkaran jendela diberikan link Finish-to-Start (FS). Durasi total kerja masih diluar target. Saya coba merubah beberapa sumber daya. Dan ternyata masih terdapat konflik pada sumber daya seperti yang terlihat pada Resource Sheet view. Untuk mengetahui apa penyebabnya konflik ini perlu kita gunakan Resource Allocation view agar mudah memahami apa yang salah selama ini. Anda lihat bahwa beberapa sumber daya bekerja terlalu banyak selama 10 hari kerja ini. Dan tentunya mereka yang melebih dari 42 jam kerja selama 10 hari ini harus diusahakan agar tidak terlalu payah. Saya pilih Made Wayan dan yang lainnya berwarna merah untuk mengetahui apa yang bisa dirubah atau dihapus agar waktunya bisa dikurangi. Pada Ngurah saya lihat awal tugas semen titik bocor diatap kurang tepat maka inilah yang perlu diperbaiki. Untuk tugas semen titik bocor saya hapus lead time nya. Tiap kali kita lakukan perubahan akan selalu merubah tugas berikutnya maka perlu di split task dan digabungkan kembali. Masih banyak lagi yang harus diperbaiki, maka saya lihat ke Resource Allocation view. Disini Made Wayan masih diatas batas total kerja 42 jam. Perhatikan bila saya pilih tugas Pipa bocor maka keterangan detailnya muncul di bawahnya, sedangkan yang sebelah kanan menunjukkan detail jam kerja untuk si Made dan pekerja lainnya. Sekarang saya dobel klik tugas Pipa bocor dan anda lihat bagian Contour. Ketika anda menetapkan sumber daya pada tugasnya, Project otomatis mengalokasikan tugas secara merata pada durasi tugas itu. Tetapi, anda bisa mengeditnya yang dinamakan dengan work contour sehingga beban tugas bisa dipusatkan pada awal, tengah, atau akhir
durasi. Contohnya, jika anda sedang membuat perangkat lunak dari awal anda mungkin ingin memusatkan beban kerja di tahap akhir (late-peaking contour) karena awalnya lebih banyak hanya membaca manual atau mempelajari konsep pembuatan perangkat lunak itu. Atau jika anda sedang melakukan survey dilapangan, tentunya ingin memidahkan beban kerja pada awal durasi dan hanya tinggal menunggu hasil survey di tahap terakhir sehingga jenis beban kerja ditaruh diawal (early-peaking contour). Dengan menggunakan berbagai macam work contour memungkinkan untuk menyelesaikan masalah konflik resource. Contour memiliki 8 macam tiper kerja. Flat berarti pekerjaan dilakukan secara merata selama berlangsungnya masa tugas itu, Back loaded artinya kebanyakan beban kerja akan dialihkan ke tahap akhir, Fron loaded artinya kebanyakan beban kerja akan dialihkan ke tahap awal, Double peak artinya beban kerja cenderung dipusatkan di awal dan akhir, Early peak artinya beban bertumpuk pada awal dan berkurang seiring dengan perjalanan masa tugas, Late peak artinya beban akan bertumpuk pada akhir seiring dengan perjalanan masa tugas, Bell artinya beban perlahan menumpuk pada pertengahan dan berkurang seiring perjalanan masa tugas, Turtle artinya beban menumpuk rata pada pertengahan masa tugas. Saya akan pilih beberapa jenis contour dan perhatikan apa yang terjadi pada waktu jam kerja disebelah kanan. Jam kerja teralokasikan diantara tugas tugas yang dikerjakan oleh Made. Bila saya lakukan Front load pada Wayan malah memperburuk waktu kerjanya, saya tidak ingin melakukan ini. Ini artinya pengalokasian work contour tidak bisa disamakan untuk setiap sumber daya dan anda harus tahu persis apa yang terbaik diberikan pada tiap sumber daya dalam mencari solusi ini. Walaupun Front load pada Wayan secara jam kerja terbagi, namun jika dilihat pada Gantt Chart view ini menyebabkan penambahan durasi total tugas renovasi tahap pertama. Ini tidak baik, maka saya kembalikan situasi sebelum Work Contour dirubah. Dan kini kita kembali pada total durasi 10 hari. Lalu bagaimana cara mensolusikan permasalahan ini jika perubahan pada work contour kurang optimal. Mari kita buka Resource Allocation view sekali lagi untuk menyeledikinya lebih lanjut. Anda mengetahui bahwa telah ditetapkan 7 jam kerja per harinya, maka sudah jelas 8 jam melebihi batas jam kerja untuk Made Wayan dan Komang dan ini disebabkan karena tugas pembongkaran pipa bocor dan pembongkaran ubin dilakukan pada hari yang sama yaitu hari Senin (M). Lihatlah pada tanggal 12 Mei terjadi lead time untuk tugas ubin
bongkar maka ini harus diperbaiki. Saya kembalikan lag ke nol. Dan kini durasi pembongkaran ubin kembali pada 7 hari seperti semula. Lead time tidak baik digunakan pada saat sumber daya telah menggunakan kapastias maksimum jam kerjanya untuk hari tersebut. Tugas pembuatan aduk semen pasir nampaknya tergeser diluar batas durasi 10 hari maka saya geser ini balik. Saya coba berikan waktu yang tepat untuk tugas yang satu ini tapi nampaknya semua sudah terokupasi. Saya coba berikan tugas ini link Finish-to-Finish dependency. Kita lihat apakah perubahaannya positif atau tidak, saya coba lihat di Resource Sheet view. Ada perubahan baik, peringatannya sudah hilang untuk Made Wayan dan Komang tetapi mereka masih berwarna merah. Kemungkinan tugas terakhir tadi itu yang menyebabkannya. Saya coba ubah tugasnya dari Finish-to-Finish menjadi Finish-to-Start. Akhirnya berhasil juga, Made Wayan dan Komang kini sudah bebas dari permasalahan alokasi. Kini tinggal Ngurah Ipul dan Fardi. Mari kita balik ke Gantt Chart view. Sepertinya permasalahan yang sama kita hadapi untuk sumber daya ini. Saya coba hilangkan lead time untuk mereka dan digantikan menjadi 2 hari lag time karena saya lihat mereka bisa diberikan beberapa slack (waktu lenggang) selama 10 hari durasi tugas renovasi tahap pertama ini. Oh tidak, terlalu jauh dari perkiraan. Saya ulangi menjadi 1 hari lag saja. Nah ini jauh lebih baik setidaknya untuk kelompok ini tidak melebihi durasi tugas pembongkaran ubin. Perlu diselidiki tugas yang memiliki lead time perlu dihapus. Nampaknya semua sudah OK, coba dilihat di Resource Sheet dan Resource Allocation view. Semua baik baik saja. Tiap sumber daya tidak melampaui batas kerja 7 jam per hari dan ini bagus. Pada Task Usage terlihat jumlah total kerja yang dihasilkan tiap harinya untuk Tugas Utama Renovasi tahap pertama. Walaupun kita sudah bisa menyingkirkan masalah konflik pengalokasian sumber daya, kita ingin agar target renovasi tahap pertama tetap berada pada durasi tidak lebih dari 10 hari demi kenyamanan finansial / budget. Mari kita lihat sejenak apa yang bisa dilakukan agar tugas utama ini tidak melewati target 10 hari. Dari Resource Allocation view saya coba alokasikan jam kerja Made untuk tugas pembongkaran ubin agar bertumpuk pada awal dan akhir masa tugas. Dengan ini saya berharap durasi kerjanya berkurang. Hal tadi tidak menimbulkan masalah seperti yang terlihat di Resource Sheet view. Saya coba lakukan yang sama yaitu memberikan Double Peak contour type untuk Wayan dan Komang. Wah, ini betul betul diluar batas. Ternyata double peak sangat tidak berguna untuk hal ini. Ia
menambahkan kerja dari 7 hari menjadi 2 kali lipat (14 hari). Saya undo semua perubahan tadi, terkecuali untuk Made. Durasinya masih diluar batas. Nampaknya mengutak atik work contour tidak dianjurkan, lalu bagaimana memenuhi target 10 hari? Bagaimana jika kita kurangi saja hari kerjanya kembali menjadi 7 hari dan saya pilih “karena saya perpendek waktu untuk meneyelsaikan tugas pembongkaran ubin ini” otomatis ia menyesuaikan. Ingat bahwa Made saya biarkan work controu dengan tipe double peak dan lihat bahwa ia masih bermasalah seperti yang terlihat di Resource Sheet ini. Walaupun pada Resource Allocation view Made dan Wayan sama sama memiliki waktu yang seimbang baik pada Pipa bocor maupun ubin bongkar. Namun demi kelancaran, saya kembalikan Made ke Flat work contour dan 100% pada unit (200% disebabkan oleh Dual peak work contour) dan saya ganti agar perubahan ini matching dengan durasi dan unit kerja. Sekarang Made hanya bekerja 24.5 jam untuk pembongkaran ubin. Anda lihat di resource sheet view Made sudah kembali normal. Tetapi total durasi masih diatas 10 hari. Cara alternatif lain adalah memberikan tugas pembuatan tempat aduk semen pasir ini kepada sumber daya yang punya waktu luang. Akan saya berikan kepada Pak Ketut karena dia sama sekali tidak ada untuk mengerjakan tugas utama ini. Pertama saya hilangkan sumber daya lainnya dan kemudian saya putuskan link antara tugas sebelumnya dengan yang satu ini. Seharusnya tidak ada masalah karena Pak Ketut adalah orang baru yang masuk dalam tahap tugas utama ini seperti yang anda lihat di Resource Sheet semuanya baik baik saja. Secara otomatis pada Resource Allocation view nama Pak Ketut hadir untuk tugas pembuatan tempat aduk semen pasir. Bagaimanapun juga hal itu tidak banyak membantu nyatanya durasi masih 11 hari. Alternatif lain kita bisa mengurangi durasi tugas pembongkaran pipa dan ubin setidaknya selisih 1 hari dan saya putuskan bahwa pekerjaan ini berkurang sehingga dibutuhkan waktu yang lebih pendek yaitu dari 4 hari ke 3 hari. Karena perubahan ini perlu memperbaiki pada tugas pembongkaran ubin oleh karena link dependency diantara mereka. Tugas pembongkaran plafon rusak saya kurangi lag time nya menjadi 1 hari. Tugas pembongkaran ubin saya selisihkan 1 hari dan daripada mengerjakan setengah hari pada hari sabtu saya pindahkan semuanya ke hari senin. Durasi menunjukkan 10.14 hari, kita semakin mendekati target. Apakah penyebab 10.14 hari ini? Kenapa tidak genap 10 hari padahal pada Gantt Chart menunjukkan hari yang sesuai. Mari lihat Resource Allocation view. Ternyata alokasi pembagian waktu kerja antara Made Wayan dan Komang
tidak terlalu seimbang. Wayan dan Komang mengerjakan 42 jam sedangkan Made hanya 24.5 jam. Saya naikkan waktu jam kerjanya si Made menjadi 29 jam dan saya turunkan jam kerjanya si Wayan dan Komang mejadi 40 jam. Akhirnya, berhasil juga mencapai target 10 hari kerja. Demikianlah cara memperbaiki konflik resource demi tercapainya durasi 10 hari kerja dengan menyeimbangkan resource se-maksimum mungkin lewat lag time, pengalokasian waktu kerja, serta pengurangan durasi kerjanya, dan terakhir ada baiknya selalu memberikan pekerjaan kepada yang mempunyai waktu luang dan tentunya dengan pertimbangan bahwa penambahan tukang tidak memberatkan dana. 28) Troubleshoot – Menghapus Password Pada Project CARA MENGHAPUS PASSWORD PROTECTED DOKUMEN PROJECT Project 2007 memiliki bug kecil pada bagian proteksinya sehingga cara menghilangkan password pada file yang sudah berisikan password perlu diakali sedikit. Saya buka file Project Guide Protection.mpp yang berisikan password. Peringatan box muncul mengatakan bahwa file ini hanya bisa dibuka dalam Read-Only namun jika saya Klik No maka harus mengisikan passwordnya. Saya isikan password untuk membuka dan mengakses file tersebut. Saya lakukan sedikit perubahan pada viewnya dan saya coba save tanpa password. Dengan kata lain saya ingin file ini disave tanpa harus mengisi password pada saat ingin membukannya kembali. Klik File dan Save As, pada Tools klik General Options. Hapus password **** disetiap box dan hilangkan centang Read-Only, klik OK dan Save. Overwrite file ini sehingga protection passwordnya juga hilang. Tutup filenya dan buka kembali. Sekarang ini seharusnya tidak perlu lagi mengisi password namun apa yang terjadi, kita dimintai password untuk membukanya. Inilah bug kecil yang saya maksud. Nampaknya fungsi penghapusan password di Project 2007 tidak optimal. Saya tunjukkan trik cara menghapusnya. Buka kembali filenya, isikan passwordnya, klik File dan Save As, pergi ke Tool dan General Options, hilangkan passwordnya, dan pada bagian Save As Type pilih Microsoft Project 2000-2003, lalu klik Save dan OK untuk overwrite. Peringatan box muncul mengatakan bahwa file original versi 2007 telah dikonversi ke versi 2003 sehingga beberapa fitur di 2007 tidak akan berfungsi, saya pilih OK. Tutup dan buka kembali filenya dan ternyata berhasil, tidak ada permintaan password. Karena originalnya dalam versi 2007 maka saya ingin save balik ke 2007 dan muncul peringatan box mengatakan bahwa file
2003 akan di overwrite ke versi 2007 saya pilih Yes. Maka sekarang jika ingin membukanya file ini sudah dalam versi 2007 dan saya bisa mulai menggunakan fitur fitur ada di versi 2007. Perhatikan, bahwa sekali anda melakukan penghapusan password melalui trik ini, anda tidak akan bisa lagi memberikannya password. 29) Troubleshoot – Memperbaiki Persentase Pada Tahap Check Progress CARA MEMPERBAIKI PERSENTASE WORK COMPLETE PADA TAHAP CHECK PROGRESS Disini terlihat bagian tugas dan status persentasenya namun agak membingungkan untuk tugas Rencana anggaran yang isinya 0% atau Late Task sedangkan hari ini tanggal 5 Mei 2008 dan subtasknya (Kalkulasi ongkos tukang & material) sudah 100% atau komplit. Saya coba untuk mengisinya secara manual 100% namun tidak berhasil. Jika anda mengalami masalah yang sama, saya tunjukkan cara memperbaikinya. Pilih tugas yang bermasalah, lalu klik tombol kanan mouse pilih Task Notes dan pilih General tab. Dibagian persentase ubah menjadi 100% dan klik OK. Sekarang anda lihat persentasenya sudah benar yakni 100%.. 30) Perangkuman Hasil Progress Project Plan Dengan Standard Report Membuat Laporan Teks Hasil Progress Project Plan Seperti yang anda ketahui, Project memiliki beberapa jenis view dalam membantu anda mengevaluasi progress project anda, membantu dalam mencari titik permasalahan, dan bahkan menyelesaikan permasalahan itu. Walaupun anda bisa print view, namun kadangkala anda perlu mempresentasikan informasi project anda dalam bentuk format yang tidak dimiliki orang lain. Disini anda akan belajar cara membuat laporan yang terbagi atas dua macam yaitu laporan jenis tradisional dalam bentuk text dan yang terbaru dalam bentuk visual yang digambarkan pada chart dan diagram. Dengan visual report anda bisa mengexport data ke aplikasi Office seperti Excel dan Visio. Pertama saya ingin perlihatkan laporan dalam bentuk text dan kemudian dalam bentuk visual. Klik menu Report dan pilih Reports. Berbagai macam pilihan dari Overview (rangkuman), Current Activities (Aktifitas terkini), Costs (Ongkos), Assignments (Tugas), Workload (Beban kerja), Custom (Modifikasi). Pada overview terdapat pilihan Project Summary (Rangkuman Project), Top-Level Tasks (Tugas dari awal-sampai-terkini), Critical Tasks (Tugas penting), Milestone (Tahap penting), Working Days (Kerja harian). Jika saya pilih working days maka jadwal jam kerja
serta hari liburnya tampil untuk di print. Jika saya pilih Critical Task maka peringatan box muncul mengatakan bahwa project ini tidak memiliki data yang bersifat kritikal. Saya coba pilih yang lain seperti Project Overview maka tampil rangkuman mengenai keseluruhan project ini dari segi perbandingan antara rencana, aktual dan perbedaan antara keduanya. Jika anda ingin print tinggal klik tombol print dan OK. Top-level report adalah laporan yang menampilkan rangkuman tugas dari level tertinggi sampai pada saat ini. Anda bisa lihat tanggal mula dan akhir, persentase tugas komplit, ongkos, dan sisa tugas untuk menyelesaikannya. Berikutnya saya pilih Current Activities disini terdapat Unstarted TAsks (tugas yang belum dimulai), TAsks starting soon (tugas yang akan dimulai segera), Tasks in Progress (tugas yang sedang berlangsung), Completed tasks (tugas yang sudah selesai), Should have started task (tugas yang seharusnya dimulai tetapi tidak), Slipping tasks (tugas yang terabaikan). Saya pilih yang pertama dan disini memperlihatkan tugas yang belum dimulai. Pada Tasks starting soon anda harus memberikan tanggal awal dan akhir yang ingin dilihat, contohnya saya pilih tanggal 19 sampai 24, maka tampil tugas tugas beserta sumber dayanya yang akan segera dilaksanakan. Sedangkan pada Completed TAsks menampilkan tugas yang sudah selesai seperti yang anda lihat disini menunjukkan durasi kerjanya, tanggal awal dan akhir, dan ongkosnya. Untuk bagian Cost saya pilih Cash Flow ini memperlihatkan masuk keluarnya dana yang bersangkutan denga proyek ini. Disini terlihat sangat perinci pada tiap tugas dan tanggalnya. Kini saya beralih ke Budget (anggaran belanja) segala macam yang terlibat ongkos kecuali para tukang tercantum disini. Untuk bagian Assignments terdapat pilihan Who Does What (Siapa yang melakukan Apa), Who Does What When (Siapa yang melakukan apa dan Kapan), To-Do List dan Overallocated Resources. Saya pilih yang pertama dan tampil nama sumber daya manusia dan jenis tugasnya secara mendetail. Who Does What When menampilkan nama tukang, tugasnya, jumlah jam kerjanya, dan tanggal tugasnya secara perinci. Bila saya pilih Overallocated Resources maka tidak berhasil karena project ini tidak memiliki masalah konflik resource, jika ada tentunya akan tampil. Berikutnya To-Do List dan saya pilih untuk Mondan dan tampil keseluruhan kerja yang Mondang pernah kerjakan. Untuk bagian Worload menampilkan Task Usage (penggunaan tugas) dan Resource
Usage(penggunaan sumber daya). Di task usage menampilkan jumlah jam kerja pada tanggalnya dan sumber daya manusia dan alat / bahan bangunan yang bersangkutan dengan urutan tugas pertama sampai akhir. Pada Resource Usage menampilkan berdasarkan sumber daya dan jumlah waktu kerja yang berkaitan serta tanggalnya. Custom report adalah pilihan untuk memodifikasi laporan yang sudah ada. Disini terlihat gabungan dari seluruh laporan / report yang tersedia dan jika anda ingin meng-edit laporan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis anda, gunakan Custom Report ini. Contohnya saya edit Top-Level Tasks, Di Task Report box anda tentukan sendiri apa yang ingin ditampilkan pada Period, Table, Filter dsb. Demikian pilihan yang ada untuk membuat laporan dalam bentuk teks. Selanjutnya adalah laporan visual, ikuti demo berikutnya. 31) Perangkuman Hasil Progress Project Plan Dengan Visual Report Visual Report adalah fitur terbaru di Project 2007. Visual report yang anda buat menggunakan data di Project untuk membuat Pivot Tables Excel atau Pivot Diagrams Visio. Setelah membuat reportnya, anda bisa merubah data di Excel atau Visio dan otomatis ia akan sinkron dengan Project2007. Penting! Sebelum menggunakan Visual Report anda harus menginstal .NET Framework 2.0, Excel 2007, dan Visio 2007. Jika anda menginstal .NET Framework Setelah menginstal Project 2007 maka anda perlu pergi ke Add and Remove Program di Control Panel lalu pilih Project 2007 dan klik Change. Pilih Add or Remove Features dan klik Continue dan buka Office Project node dan set Visual Reports menjadi Run From My Computer. Setelah anda klik Continue, Project akan menginstal fitur visual report ini. Untuk mulai menggunakan Visual Report, buka Project 2007 dan project plan yang bersangkutan. Klik Report menu dan pilih Visual Report. Anda lihat bahwa centangan pada Visio dan Excel terseleksi. Disini anda bisa membuat visual report berdasarkan Tugas atau Sumber daya atau Pekerjaan. Pertama saya ingin perlihatkan Task Status Report (US) yang berada di Assignment Summary tab. Untuk level usage saya biarkan default yaitu Weeks dan klik View. Sekarang ini anda melihat Microsoft Visio 2007. Anda bisa lihat PivotDiagram disebelah kiri. Data ini berdasarkan data yang ada di Project 2007. Bila saya pilih Actual Cost maka otomatis ia akan menambahkannya seperti yang terlihat di sebelah kanan. Begitupula dengan yang lainnya, jadi gunakan sesuai kebutuhan bisnis anda.
Kemudian saya ingin perlihatkan Cash Flow Report (US). Tidak seperti yang diperlihatkan mendetail pada Traditional Report (Laporan teks), di Visio ini hanya memperlihatkan total jumlah anggaran pengeluaran yang terbagi dua yaitu Material dan Work. Seperti biasanya disebelah kiri adalah PivotDiagram jadi anda bisa menambahkan data sesuka anda. Tentunya anda bisa print diagram ini, tinggal klik File lalu Print. Satu lagi contoh untuk Visio Saya pilih Critical Tasks Status Report (US). Visio memperlihatkan critical task dalam bentuk seperti ini dimana jumlah total jam kerja dan Remaining work time ditampilkan untuk tiap Tugas Utama (Summary TAsk). Seandainya anda ingin menambahkan gambar ikon, pilih Apply Shape dan gambarnya yang sesuai dengan tugasnya. Nampaknya tidak ada yang sesuai dengan ikon renovasi rumah yang berhubungan dengan tugas utama ini. Sekedar contoh saja saya pilih Research and Development. DAn anda lihat bahwa pemberian ikon bisa menambahkan arti pada mereka yang melihat presentasi laporan anda, setidaknya gambar tidak membosankan peserta jadi ini salah satu fitur yang bisa dikatakan berguna. Sekarang saya beralih ke Excel. Saya pilih Resource Cost Summary Report. Secara default pie chart yang terpilih untuk menampilkan laporan ini. Untuk menampilkan PivotTable dobel klik gambar pie chartnya. Dan seperti biasa anda bisa menambahkan data sesuai keinginan atau ketentuan bisnis anda. Untuk merubah gambar pie chart, pilih PivotChart Tools menu diatas dan klik Quick Styles. Seperti biasanya di Excel anda bisa tentukan sendiri bentuk gambar yang ingin ditampiikan apakah itu dalam bentuk bar, line, pie, area, atau bentuk lainnya baik itu 2dimensi maupun 3 dimensi. Banyak yang bisa anda modifikasi disini mulai dari layout, design, view, formula dsb. Demikian Visual Report anda telah mengetahui cara menampilkan laporan Project 2007 ke dalam bentuk Visio dan Excel untuk presentasi anda.
