PENGEMBANGAN TATA USAHA BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI Oleh: Lantip Diat Prasojo, ST., M.PdΣ ABSTRAK Peranan tata usaha dalam organisasi sangat penting baik tingkat nasional maupun lokal. Tata usaha sangat diperlukan oleh organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang ditargetkan organisasi. Pengembangan kemampuan TU perlu ditingkatkan dan disesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi. Perkembangan teknologi informasi sangat mendukung para tata usaha dalam melaksanakan tugas ketatausahaan secara tepat, cepat, dan hemat. Terdapat sejumlah teknologi informasi yang dapat diaplikasikan oleh tata usaha dalam mengembangkan tata usaha berbasis teknologi informasi. Tenaga TU disarankan memiliki ketrampilan teknologi informasi.
Kata kunci: Teknologi Informasi, Pengembangan Tata Usaha
A. Pendahuluan Setiap orang dalam suatu organisasi biasanya sudah banyak mengenal istilah ”tata usaha” atau sering disingkat dengan TU. TU oleh sebagian orang masih dipandang sebagai sesuatu yang tidak penting sehingga keberadaannya sering terabaikan. Orang-orang yang menekuni pekerjaan dalam bidang tata usaha sering tidak diperhatikan, seperti: kurangnya
penghargaan
atas
pekerjaan,
pemikirannya
sering
tidak
digunakan, keberadaannya terabaikan, kurangnya kesejahteraan, dan lainlain. Pekerjaan orang-orang TU sering dianggap mudah bagi kebanyakan orang sehingga penghargaan atas pekerjaan tersebut dapat dikatakan masih Σ
Mantan Staff TU. Dosen Prodi Manajemen Pendidikan Jurusan Administrasi Pendidikan FIP UNY
1
rendah. Kondisi ini dapat dilihat pada instansi-instansi yang belum profesional dalam manajemen pengorganisasiannya. Beberapa kasus yang mungkin bisa kita amati adalah keberadaan pegawai arsip yang mungkin tidak dianggap penting pada saat surat atau berkas baru masuk ke ruang pimpinan. Keberadaan pegawai arsip akan terlihat penting, ketika proses surat atau berkas tersebut sudah berjalan beberapa waktu kemudian, misalnya: seorang pimpinan membutuhkan surat atau berkas yang dikirim enam bulan yang lalu, hal ini akan lebih mudah jika ada pegawai arsip yang baik sehingga suratsurat atau berkas-berkas yang masuk mudah untuk dicari kembali. Selain itu, ada beberapa permasalahan yang terkait dengan ketepatan dan kecepatan dalam bekerja, misalnya: surat yang dicari oleh pimpinan dapat ditemukan sesuai dengan keinginannya tetapi dalam waktu yang lama. Kondisi-kondisi tersebut menjadi suatu masalah yang perlu diselesaikan oleh organisasiorganisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Beberapa permasalahan tentang TU sebagaimana tersebut di atas dapat diselesaikan dengan bantuan teknologi informasi. Salah permasalahan tersebut adalah kemampuan pegawai TU. Pegawai TU yang baik mungkin belum
cukup
untuk
mendukung
profesionlisme
kerja.
Peningkatan
kemampuan pegawai TU dalam bidang teknologi informasi sangat diperlukan untuk mendukung profesionalisme kerja. Selain itu, pekerjaan-pekerjaan yang terkait dengan surat menyurat, pengarsipan, inventaris barang, dan lainlain akan lebih mudah diselesaikan dengan bantuan teknologi informasi.
2
Tuntutan penyelesaian pekerjaan yang cepat dan tepat akan sulit dipenuhi jika menggunakan cara-cara manual, sebalik hal tersebut akan sangat mudah jika dibantu dengan implementasi teknologi informasi dalam bidang TU. Tuntutan penguasaan
teknologi informasi sudah semakin besar
sehingga setiap organisasi harus memperhatikan peningkatan kemampuan para pegawainya dalam bidang teknologi informasi. Kondisi ini juga berlaku bagi para pegawai TU jika mereka tidak ingin menjadi orang-orang yang gagap teknologi (gaptek). Kemampuan tentang teknologi informasi harus terus ditingkatkan seiring perkembangannya semakin pesat sehingga kita mampu menghadapi persaingan global yang semakin ketat. Disamping itu, sarana dan prasarana pendukung untuk implementasi teknologi informasi juga harus disiapkan dengan baik dan selalu diperbaharui agar tidak ketinggalan jaman.
B. Konsep Tata Usaha dan Teknologi Informasi TU adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi (The Liang Gie, 1998). Berdasarkan definisi tersebut, maka TU menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud enam pola perbuatan, yaitu: Menghimpun
:
yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan
3
tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan jika diperlukan. Mencatat
:
yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis-mulis
keterangan-keterangan
yang
diperlukan
sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula menyimpan keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya ”pencatatan” pada pita rekaman. Mengolah
:
yaitu bermacam-macam kegiatan menyajikan keteranganketerangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
Mengganda
:
yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
Mengirim
:
yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
Menyimpan
:
yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
Hal atau sasaran yang terkait dengan enam pola sebagaimana tersebut di atas merupakan informasi. Informasi adalah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pembacaan dan pengamatan.
4
Informasi ini yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka pengambilan keputusan. Enam pola kegiatan tersebut merupakan isi dan ruang lingkup TU. Perkembangan
teknologi
informasi
mencakup
berbagai
aspek
kehidupan manusia dan berjalan sangat cepat. Salah satu bidang yang dapat dijangkau perkembangan teknologi informasi adalah bidang TU di berbagai organisasi. Teknologi informasi adalah suatu bidang ilmu pengetahuan yang perkembangannya semakin pesat dari tahun ke tahun (Thabratas T., 2002). Teknologi informasi mencakup bidang teknik informatika yang merupakan ilmu pengetahuan yang mencakup berbagai hal seperti: sistem informasi manajemen yang berbasis komputer, LAN (Local Area Network), MAN (Metropolitan Area Network), WAN (Wide Area Network), dan internet. Teknologi
informasi
sebagai
ilmu
pengetahuan
sangat
luas
pokok
bahasannya sehingga tidak hanya informatika saja yang menjadi pokok bahasannya. Implementasi teknik informatika dalam TU biasanya terkait dengan pemanfaatan LAN, internet, dan database untuk keperluan TU, seperti: Siakad (sistem informasi akademik), Sikeu (sistem informasi keuangan), dan lain-lain. Secara umum implementasi teknologi informasi terkait langsung dengan sistem informasi manajemen (SIM). Sistem informasi manajemen adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang diinginkan (McLeod, Jr.,
5
2001). Untuk mengetahui lebih jauh tentang SIM, maka perlu dipahami mekanisme kerja sistem informasi manajemen tersebut.
C. Pembahasan Semua pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dalam suatu organisasi tertentu mempunyai unsur keTUan. Pendapat tersebut sesuai dengan pendapat Littlefield dan Peterson (The Liang Gie, 1998) sebagai berikut: ”Every job in organization to day has some office or paper work aspects. In most jobs, these aspects are only incidental to the activity of chief concern, which may be production, sales, finance, purchasing, personnel, engineering, or one of many others. The paper work aspects must be managed nevertheless”. (Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam berbagai pekerjaan, segi ini adalah sebagai akibat dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Meskipun demikian, segi-segi pekerjaan kertas itu harus tetap diurus). Dengan demikian, peran TU menjadi sangat penting dalam suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi tersebut.
6
Peran TU dalam suatu organisasi secara garis besar mempunyai tiga peranan pokok sebagai berikut ini. 1.
Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.
2.
Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3.
Membantu
kelancaran
perkembangan
organisasi
sebagai
suatu
keseluruhan. Berdasarkan peran TU tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa peran TU dalam organisasi bersifat menyeluruh dari tingkat bawahan sampai dengan tingkat atasan. Implementasi TU dalam suatu organisasi mempunyai tiga ciri utama sebagai berikut: 1)
bersifat pelayanan melalui penerapan pelayanan prima;
2)
bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi;
3)
dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.
Littlefield dan Rachel (The Liang Gie, 1998) menambahkan ciri-ciri khusus dari TU sebagai berikut ini. a.
More mental work usually required-more ”hard-to-measure” tasks.
b.
Greater variability of work from case to case.
c.
Numerous small, low volume tasks not thought to justify standards.
d.
Irregularity of work flow of much office work.
7
Hal yang perlu diingat adalah bahwa TU tidak dapat berjalan sendiri atau terlaksana dengan sendirinya, meskipun mumpunyai peran yang sangat penting dalam suatu organisasi. Orang-orang yang bekerja dalam bidang TU perlu dukungan dari pimpinan, sarana dan prasarana, serta faktor lainnya dalam penyelesaian tugas-tugasnya. Semua pekerjaan perkantoran harus direncanakan, diatur, disusun, diarahkan, dikendalikan, dan disempurnakan oleh seorang pejabat pimpinan yang memikul tugas manajemen. Tugas pokok dan fungsi bagian TU harus terus ditingkatkan karena memiliki peranan yang penting dalam pengembangan suatu organisasi. Tugas pokok dan fungsi bagian TU tersebut dapat dirinci sebagai berikut: 1. tugas pokok TU adalah melaksanakan urusan TU, rumah tangga, perlengkapan, kepegawaian dan keuangan; 2. fungsi TU adalah pelaksanaan urusan TU, pelaksanaan urusan rumah tangga,
perlengkapan,
pelaksanaan
urusan
kepegawaian,
dan
pengelolaan keuangan. Pendapat lain tentang tugas pokok bagian TU adalah melaksanakan urusan kepegawaian, keuangan, persuratan, kearsipan, perlengkapan dan rumah tangga
(Download
pada
13
Desember
2006
dari
http://google.co.id/artikel/TU.html). Berdasarkan uraian tentang tugas pokok dan fungsi bagian TU sebagaimana tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa keberadaan bagian TU sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Salah satu contoh adalah urusan kepegawaian dan keuangan akan menjadi
8
kacau jika tidak ditangani oleh orang-orang tertentu (pegawai TU bagian kepegawaian dan keuangan). Urusan tersebut harus ditangani serius karena menyangkut kenaikan pangkat, gaji, dan kesejahteraan pegawai lainnya. Masalah kepegawaian dan keuangan berperan penting dalam menunjang kelangsungan hidup suatu organisasi sehingga perlu ditangani oleh orangorang tertentu (pegawai TU bagian kepegawaian dan keuangan). Kegiatan surat menyurat, kearsipan, perlengkapan, dan kegiatan TU yang lain juga dibutuhkan oleh organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Bagianbagian TU dalam suatu instansi dapat dilihat dalam contoh struktur instansi PRPN sebagai berikut:
Gambar 1. Struktur Organisasi PRPN ( Downdload 13 Des. 2006 dari http://google.co.id/prpn.html )
9
Teknologi informasi baik secara langsung maupun tidak langsung telah
memberikan
sumbangan
yang
besar
dalam
mewujudkan
pengembangan TU. Kebutuhan akan teknologi informasi merupakan suatu keharusan dalam suatu organisasi. Suatu organisasi harus mau dan mampu untuk
mengikuti
perkembangan
teknologi
informasi
agar
kehidupan
organisasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Pesatnya persaingan global menuntut setiap organisasi untuk mampu mengikuti perkembangan teknologi informasi sehingga tujuannya dapat tercapai dengan baik. Sumbangan teknologi informasi bagi pengembangan TU cukup besar khususnya dalam hal kecepatan dan ketepatan dalam penyelesaian pekerjaan. Adapun sumbangan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut ini. 1. Pemanfaatan LAN dalam pengembangan TU. Local Area Network
adalah jaringan komputer lokal dengan cakupan
sekitar 1 km, misal jaringan komputer dalam suatu universitas, tingkat fakultas, dan lain-lain. Local Area Network terdiri dari komputer server (komputer pusat) dan komputer workstation/client (komputer cabang). Semua komputer yang tergabung dalam LAN dapat “berkomunikasi” antara yang satu dengan yang lainnya sehingga memudahkan pegawai TU dalam pengiriman surat, pengarsipan, pencarian informasi dan lainlain. Informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan dapat dicari dalam hitungan menit bahkan detik. Pegawai TU tinggal menekan beberapa tombol
10
dengan menggunakan mouse/keyboard, maka dalam beberapa detik informasi yang dibutuhkan sudah tertampil dalam monitor. Jarak antara gedung yang satu dengan yang lainnya tidak menjadi kendala dengan adanya LAN, karena masing-masing komputer yang ada di berbagai gedung tersebut dapat saling “berhubungan”. Teknologi ini biasanya disebut dengan intranet, yaitu komunikasi antara beberapa komputer dalam suatu jaringan komputer lokal atau dalam wilayah yang terbatas. Tugas-tugas pokok TU yang begitu banyak akan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat melalui implementasi teknologi intranet tersebut. 2. Pemanfaatan WAN dalam pengembangan TU. Wide Area Network adalah gabungan dari banyak jaringan komputer yang meliputi negara dan benua atau dunia (areanya sangat luas). Word Area Network terdiri dari banyak jaringan komputer yang tersambung dengan jaringan telepon atau satelit sehingga dapat menjangkau berbagai negara di dunia. Komputer-komputer yang tersambung dengan WAN akan dapat saling “berkomunikasi” dalam area yang sangat luas (mencakup seluruh dunia). Peran WAN dalam pengembangan TU dapat dilihat dalam penyediaan informasi dari berbagai negara yang dapat diperoleh dengan cepat. Selain itu, proses pengiriman surat antar kota bahkan negara dapat dilakukan dengan cepat melalui fasilitas e-mail, yaitu perangkat lunak tertentu yang dapat digunakan untuk saling mengirim pesan, surat, gambar, dan lain-lain. Fasilitas e-mail ini dapat mempermudah pekerjaan
11
pegawai TU dalam hal proses pengiriman surat, pesan, gambar, dan lainlain serta waktu yang diperlukan relatif singkat. 3. Pemanfaatan program database dalam pengembangan TU. Program database adalah perangkat lunak aplikasi yang dirancang khusus untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terkait dengan pengulangan data, misalnya program database keuangan, program database akademik, program database kepegawaian, dan lainlain. Pengulangan data dalam penyelesaian pekerjaan bidang TU merupakan hal sering dijumpai, sebagai contoh adalah format data KP4 yang sama bagi setiap pegawai, format laporan keuangan, format transkip nilai mahasiswa, dan lain-lain. Data yang sama tersebut akan memakan tempat yang besar jika di simpan dalam komputer, misalnya 1000 pegawai memiliki data KP4 dalam bentuk file MS Exel, maka akan terdapat 1000 file MS Exel dengan space (ukuran besar file dalam bite) tertentu dalam satu komputer. Kondisi ini akan memakan tempat yang banyak dalam komputer kita. Oleh karena itu, diperlukan suatu perangkat lunak khusus dalam bentuk program database yang dapat mengatasi permasalahan pengulangan data tersebut. Program database ini akan menghemat space dalam komputer sehingga berjuta-juta file yang sama dapat simpan dalam program tersebut dalam space yang kecil. Faktor sumberdaya manusia (SDM) merupakan hal yang sangat penting dalam pemanfaatan teknologi informasi, karena tanpa didukung oleh SDM
12
yang menguasai teknologi tersebut pemanfaatannya kurang optimal. Kemampuan sumberdaya manusia dalam bidang teknologi informasi harus terus ditingkatkan seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi. Sumberdaya manusia yang memadai, fasilitas yang baik dalam bidang teknologi informasi dan dukungan pimpinan merupakan faktor-faktor penting dalam rangka menyongsong persaingan global yang semakin ketat sehingga pengembangan organisasi dapat berjalan dengan baik termasuk bidang TUnya.
D. KESIMPULAN Berdasarkan uraian sebagaimana tersebut di atas, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut ini. 1. Peran TU dalam suatu organisasi sangat penting, yaitu meliputi seluruh tingkatan dalam organisasi tersebut. Peran TU sangat diperlukan oleh organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. 2. Pengembangan TU perlu ditingkatkan dan disesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi karena peran TU sangat penting dalam suatu organisasi. 3. Pemanfaatan teknologi informasi sangat mendukung pengembangan TU dalam suatu organisasi. Sumbangan teknologi informasi dalam pengembangan TU tersebut adalah pemanfaatan LAN (Local Area Network), WAN (Wide Area Network), dan program database.
13
4. Pemanfaatan teknologi informasi di bidang ketatausahaan dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya. Di samping itu, keakuratan data dan informasi lebih terjamin dibandingkan secara manual.
E. SARAN-SARAN 1. Sebagian besar tenaga TU di sekolah-sekolah belum terampil menggunakan komputer karena masih banyak sekolah yang tidak memiliki komputer. Oleh sebab itu, disarankan agar pengadaan komputer yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi menjadi prioritas sekolah dan mendapat dukungan kepala sekolah. 2. Untuk mengembangkan tenaga TU berbasis teknologi informasi sebaiknya setiap pelatihan TU diberikan materi teknologi informasi yang lebih mengutamakan praktik daripada berteori (hanya ceramah). 3. Pelatihan akan sia-sia jika tenaga TU sudah terampil berteknologi informasi
namun
sekolah
belum
menyiapkan
fasilitas
untuk
implementasi hasil pelatihan teknologi informasi. Oleh karena itu, disarankan sekolah disamping memperhatikan pengadaan komputer mutakhir tercanggih, juga harus memperhatikan sumberdaya tenaga TU yang akan menggunakan komputer tersebut. 4. Sekolah-sekolah sebaiknya menyiapkan database sekolah dan formulir-formulir baku tentang ketatausahaan melalui implementasi
14
teknologi informasi sehingga pekerjaan TU menjadi lebih cepat, tepat, dan hemat tenaga. 5. Jika teknologi informasi sudah berjalan secara efektif dan efisien, maka sekolah dapat meninjau kembali jumlah tenaga TU yang dibutuhkan oleh sekolah.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. (2006). TU di sekolah . Download pada tanggal 12 Desember 2006 dari http://google.co.id/artikel/TU.html. McLeod, R., Jr. (2001). Sistem informasi manajemen. (Terjemahan Hendra Teguh) Jakarta: Pearson Education Asia, PT. Prenhallindo. (Buku asli diterbitkan tahun 1998). Tharom, T., dan Dinata, M. (2002). Mengenal Teknik INFORMATIKA. Jakarta: PT.Elex Media Komputindo. The Liang Gie., (1998). Administrasi perkantoran modern. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta. PRPN. (2006). TU di PRPN. Download pada tanggal 13 Desember 2006 dari http://google.co.id/prpn.html.
15
