PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASIPENGAJUAN UANG MUKA DAN PERTANGGUNGJAWABAN SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS BERBASIS WEB DENGAN MENGGUNAKAN TEKNOLOGI ASP.NET DI PKT BONTANG
Naskah Publikasi
diajukan oleh Muhammad Noordiansyah Cahyonegoro 07.12.2356
kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
DEVELOP A WEB BASED ADVANCE PAYMENT SUBMISSION AND ACCOUNTABILITY OF OFFICIAL TRAFEL WARRANT INFORMATION SYSTEM USING ASP.NET IN PT PKT BONTANG PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASIPENGAJUAN UANG MUKA DAN PERTANGGUNGJAWABAN SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS BERRBASIS WEB DENGAN MENGGUNAKAN TEKNOLOGI ASP.NET DI PKT BONTANG Muhammad Noordiansyah Cahyonegoro Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT It is known that most large companies now often send their employees to perform services outside the company for various purposes are concerned with the company. Likewise with PT.Pupuk East Kalimantan (PKT) is also often sendtheir employees to perform official travel outside the company. During this PT.PKT already have systems for recording data information Travel Office. But the application process and Accountability Advances official travel funds are still done manually so it takes more time, cost and manual data storage space is. From the existing problems, it is necessary to build an Advance Submission System and Accountability SPPD to meet the aforementioned deficiencies and facilitate the company weeks to manage data that previously SPPD is difficult because the form of paper and manual form.
Keywords: Information systems, web, SPPD
1.
Pendahuluan Perkembangan teknologi yang sedemikian cepatnya telah membawa dunia
memasuki era modern yang lebih cepat dari yang yang pernah dibayangkan sebelmunya, salah satunya teknologi dibidang informasi. Sejak dahulu informasi menjadi suatu kebutuhan pokok dalam kehidupan masyarakat, tanpa informasi masyarakat merasa ada yang janggal. Semakin berkembangnya teknlogi informasi saat ini memacu suatu penyampaian informasi yang lebih cepat, tepat, mudah dan akurat. Penggunaan komputer terutama dalam sistem informasi merupakan alat bantu yang sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan baik dalam bidang pendidikan, ekonomi , instansi maupun Industri. Terutama pada sistem informasi Pengajuan UM dan SPPD yang berperan cukup penting sebagai alat pemecahan masalah baik dalam ketelitian, penyampaian informasi, maupun volume pekerjaan yang ditangani. Sehingga dalam penyajian laporan dalam bentuk informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh secara cepat, akurat dan lengkap tanpa harus melakukan pencatatan secara manual yang dilakukan berulang-ulang dan membutuhkan banyak tempat untuk penyimpanan datadata perjalanan dinas. PT. Pupuk Kalimantan Timur, sebagai salah satu perusahaan terkemuka di Indonesia sering menugaskan karyawannya untuk melakukan perjalanan dinas. Perjalanan dinas tiap karyawan dimulai dengan proses penerbitan nomor SPPD dengan sistem HRIS yang dilanjutkan dengan pengajuan uang muka sebelum digunakan untuk perjalanan dinas karyawan. Setelah karyawan melakukan perjalanan dinasnya, karyawan akan melakukan pertanggungjawaban terhadap uang muka yang nantinya akan diverifikasi oleh pihak akuntansi. Selanjutnya hasil verifikasi akan dimasukkan ke database sistem PROTEAN untuk dibuat laporannya Dalam praktiknya, sistem perjalanan dinas belum sepenuhnya menggunakan bantuan perangkat lunak. Ada beberapa proses yang masih dilakukan secara manual, yaitu proses pengajuan uang muka dan proses pertanggungjawaban oleh karyawan pemegang SPPD. Tentunya proses tersebut akan mengurangi efektifitas dan efisiensi penggunaan waktu kerja. 2.
Landasan Teori
2.1.
Definisi Sistem Informasi Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut 1 : 1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponenkomponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
1
Ladjamudin, bin Al-Bahra, Analisis dan Desain Sistem Infoormasi, Graha Ilmu, Yogyakarta, hal 13, 2005
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan untuk mengendalikan informasi 3. Suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertahankan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.2.
Komponen Sistem Informasi Terdapat lima komponen sistem informasi yang diklasifikasikan sebagai berikut
: a. Perangkat Keras (Hardware) berfungsi sebagai mesin. b. Perangkat Lunak (Software) berfungsi sebagai mesin. c.
Manusia (People) sebagai pengguna
d. Prosedur (Procedure) sebagai tata cara menggunakan mesin e. Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data
Gambar 2.1 Lima Komponen Sistem Informasi
2.3.
Konsep Arsitektur Sistem Istilah arsitektur mengacu pada desain sebuah aplikasi, atau dimana komponen
yang membentuk suatu sistem ditempatkan dan bagaimana mereka berkomunikasi. Client merupakan sembarang sistem atau proses yang melakukan suatu permintaan data atau layanan ke server. Sedangkan server ialah, sistem atau proses yang menyediakan data atau layanan yang diminta oleh client. Client-Server adalah pembagian kerja antara server dan client yg mengakses server dalam suatu jaringan. Jadi arsitektur client-server adalah desain sebuah aplikasi terdiri dari client dan server yang saling berkomunikasi ketika mengakses server dalam suatu jaringan.
Macam-macam
arsitektur
aplikasi
Client-Server
beserta
kelebihan
dan
kekurangannya yaitu: 1.
Stand-alone (one-tier)
Pada arsitektur ini semua pemrosesan dilakukan pada mainframe. Kode aplikasi, data, dan semua komponen sistem ditempatkan dan dijalankan pada host. Walaupun computer client dipakai untuk mengakses mainframe, tidak ada pemrosesan yang terjadi pada mesin ini, dan karena mereka “dump- client” atau “dump-terminal”. Tipe model ini, dimana semua pemrosesan terjadi secara terpusat, dikenal sebagai berbasis-host. 2.
Client/Server (two tier)
Dalam model client/server, pemrosesan pada sebuah aplikasi terjadi pada client dan server. Client/server adalah tipikal sebuah aplikasi two-tier dengan banyak client dan sebuah server yang dihubungkan melalui sebuah jaringan. Aplikasi ditempatkan pada computer client dan mesin database dijalankan pada server jarak-jauh. Aplikasi client mengeluarkan permintaan ke database yang mengirimkan kembali data ke client-nya. 2.4.
Konsep Pemodelan Sistem
2.4.1.
Unified Modeling Language (UML) Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah "bahasa" yg telah menjadi
standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. 2 2.4.1.1. Bangunan Dasar Metodologi Unified Modeling Language (UML) Menurut (Adi Nugroho : 2005)3. “Bangunan dasar metodologi Unified Modeling Language
(UML)
menggunakan
tiga
bangunan
dasar
untuk
mendeskripsikan
sistem/perangkat lunak yang akan dikembangkan yaitu : 1. Sesuatu (things) a. Structural things b. Behavioral things c.
Grouping things
d. Annotational things 2. Relasi (Relationship) a. Kebergantungan b. Asosiasi 2
B. Henderson-Sellers; C. Gonzalez-Perez : Model Driven Engineering Languages and Systems., Springer Berlin / Heidelberg 2006 3
Nugroho , Adi. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Dengan Metodologi Berorientasi Objek. Informatika. Bandung.
c.
Generalisasi
d. Realisasi 3. Diagram
2.4.2.
a.
Use Case Diagram
b.
Class Diagram
c.
Sequence Diagram
d.
State Chart Diagram
e.
Activity Diagram
Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan
profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.
4
Tabel 2.1 Simbol yang digunakan dalam pembuatan DFD Elemen
Setiap
Field Tipikal
proses
Type (proses)
nama,
deskripsi
Deskripsi
proses,
satu/lebih
Nomer
data
flow,
Simbol menurut De
Gane / Sarson
Marco / Yourdan
Proses
Proses
Data Flow
Data Flow
(Aliran Data)
(Aliran Data)
Label(Nama)
memiliki : Nomor,
output,
Simbol menurut
proses
satu/lebih input flow
Setiap
data
flow
Label
nomor,
Type
memiliki
:
nama,
deskripsi,
satu/lebih
koneksi
sesuatu proses
Deskripsi Alias Komposisi (deskripsi dari elemenelemen data
Setiap
store
Label
memiliki : nomor ,
Type
4
data
Parno, SKom., MMSI, DFD untuk Sistem Informasi , http://tavipia.staff.gunadarma.ac.id/
nama,
deskripsi
Deskripsi
proses,
satu/lebih
Alias
output
data
flow,
Catatan
Setiap
entitas
Label
memiliki:
Type
Nama, deskripsi
Data store
Entitas eksternal
Entitas eksternal
Kompposisi
satu/lebih input flow
eksternal
Data store
Deskripsi Alias Deskripsi entitas
2.5.
Konsep Basis data Basis Data (database) merupakan sekumpulan data yang saling berintegrasi
satu sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan 2
tersimpan pada sebuah hadware computer. 2.5.1.
Atribut Kunci (Field) 1. Candidate Key (kunci kandidat / kunci calon) adalah suatu attribute atau suatu set minimal attribute yang mengedintifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dari entity. 2. Primary Key adalah suatu attribute atau suatu set minimal attribute yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. 3. Alternative Key adalah kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. 4. Foreign Key adalah attribute (atau suatu set attribute) yang melengkapi suatu relationship (hubungan) yang menggabungkan ke induknya.
2.5.2.
Normalisasi Normalisasi merupakan salah satu tahap dalam proses perancangan yang
mengharuskan perancang untuk mempertimbangkan masalah space penyimpanan (efisiensi), mencegah duplikasi dan redundancy data, konsistensi, dan integrasi data dalam database yang dirancang.
2.5.3.
Structured Query Language (SQL) SQL adalah bahasa yang digunakan untuk memperoleh data / informasi tertentu
dari suatu database dengan perintah-perintah tertentu. Berdasar kegunaannya, perintahperintah dari SQLdapat dikolompokan menjadi 2 yaitu DDl dan DML. 2.6.
Perangkat Lunak Yang Digunakan Dalam pembuatan Sistem Informasi ini, penulis menggunakan beberapa
perangkat lunak, antara lain : Visual Studio 2010, Sql Server 2008, Oracle 10g, Sqldeveloper, Mozilla Firefox. 3.
Analisis
3.1.
Tinjauan Umum PT. PKT sebagai salah satu perusahaan terbesar di Indonesia sering
menugaskan dan mengirimkan para pegawainya untuk melakukan perjalanan dinas ke luar kota untuk memenuhi kebutuhan tugas yang ada di PT.PKT. Penugasan pegawai ini ditangani oleh bagian Human Resorce Development (HRD) yang bekerja sama dengan departemen yang menerbitkan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dan bagian Akuntansi yang bertugas menghitug jumlah uang muka yang diterima pegawai yang bertugas dan menghitung pertanggung jawaban uang muka setelah perjalanan dinas selesai. Setiap pegawai di PT.PKT mempunyai tingkat Eselon yang berbeda, dari mulai pegawai tingkat bawah sampai Direktur utama. Perbedaan Eselon membedakan jumlah uang muka yang akan dibawa oleh pegawai saat melakukan perjalanan dinas. Selain Eselon, uang muka perjalanan dinas juga ditentukan oleh tujuan dan lama hari perjalanan dinas tersebut. 3.2.
Analisis Sistem Analisis yang dilakukan penulis pada sistem perjalanan dinas di PT PKT ini
bertujuan untuk mengidentifikasi masalah – masalah yang muncul 3.2.1.
Analisis Kelemahan Sistem
Untuk mengidentifikasi maslah-maslah yang ada maka dilakukan analisis PIECES, yaitu analisis terhadap Performance (kinerja), Information (informasi), Economy (ekonomi), Control (pengendalian), Efficiency (efisiensi) dan Service (layanan). 3.2.2.
Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru, apakah sistem baru ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak. 3.2.3.
Analisis Kelayakan Sistem
Analisis kelayakan suatu sistem yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan sistem layak diteruskan atau dihentikan. Analisis ini terdiri atas : Kelayakan Teknologi, Kelayakan Hukum, Kelayakan Operasional, Kelayakan Ekonomi. 3.3.
Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan strategi untuk memecahkan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan yang ada. Perancangan sistem adalah bagaimana mengorganisasikan sistem kedalam subsistem – subsistem, serta mengalokasikan sunsistem – subsistem ke komponen – komponen perangkat keras, perangkat lunak serta prosedur – prosedurnya. 3.3.1.
UML
3.3.1.1. Diagram: Use Case Model
Gambar 3.1 Use Case Model
3.3.1.2. Diagram: Actors
uc Actors
Akuntan
Karyaw an
Gambar 3.2 Actors 3.3.1.3. Diagram: Akuntan Use Cases uc Akuntan Use Cases System Boundary
Buat Uang Muka
Cetak SPPD
Karyaw an
Verifikasi Uang PJ
(from Actors)
Garmbar 3.3 Akuntan Use Cases
3.3.1.4. Diagram: Karyawan Use Cases uc Karyaw an Use Cases System Boundary
Input Uang PJ
Karyaw an (from Actors)
Gambar 3.4 Karyawan Use Cases
3.3.1.5. Diagram: Business Process Model
Gambar 3.5 Business Process Model 3.3.1.6. Diagram: Business Objects analysis Business Obj ects
The Business Objects package contains representations of information, reports, data stores and other artifacts which are manipulated and used within the business workflows
«information» SPPD Karyaw an Master
«information» Report SPPD Transaksi
Gambar 3.6 Diagram: Business Objects
3.3.1.7. Diagram: Business Workflows analysis Business Workflow s
The Workflow package contains diagrams modeling the processing of information flows throughout the business domain. 1. Akuntan set SPPD for the employee
Input No SPPD
Akuntan
Hitung Uang Muka Perintah Perjalan
SPPD Karyaw an
The Workflow package contains diagrams modeling the processing of information flows throughout the business domain. 2. Employee set PJ doc
Input PJ Karyaw an «representation»
Input PertanggungJaw aban PJ SPPD Karyaw an
Kembali dari Dinas
The Workflow package contains diagrams modeling the processing of information flows throughout the business domain. 3. Akuntan verify SPPD employee duty
Verifikasi PJ SPPD Karyaw an
Verifikasi SPPD Report SPPD
Gambar 3.7 Diagram: Business Workflows 3.3.2.
Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi
(simbol-simbol) untuk menggambarkan arus dari data sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.
DATA_UM
HRIS DATA_SPPD
SISTEM SPPD
DATA_PJ
DATA_SPPD
AKUNTANSI DATA_VERIFIKASI
USER DATA_UM
Gambar 3.8 gambar Diagram Konteks 3.3.3.
Perancangan Basis Data Perancangan database pada sistem ini bergantung pada database HRIS dan
database Karyawan pada Sistem Karyawan. Sistem ini langsung tergintegrasi dengan dua database tersebut untuk selanjutnya data diproses di dalam sistem ini lalu disimpan kedalam database sistem ini. Jadi dalam pembuatan sistem ini terdapat tiga database yaitu HRIS, Karyawan dan SPPD. 1. Database HRIS
SPPD_DETAIL_DN
SPPD_KARYAWAN
SPPD_DETAIL_LN
SPPD_NO
SPPD_NO
SPPD_NO
TEMPAT_TUGAS
TANGGAL
TEMPAT_TUGAS
START_DATE
EMPLOYEE#
START_DATE
END_DATE
NAMA
END_DATE
TANGGAL
COST_CODE
COST_CODE
UANG_SAKU_DN
COST_CENTER
LUPSUM_HARIAN
UANG_TRANSPORT_DN
ESSELON_TAMU
LUPSUM_HOTEL
UANG_TAXI
URAIAN_TUGAS
JAS
UANG_MAKAN
KETERANGAN
BAJU_DINGIN
TRANSPORT
STATUS
TRANSPORT
KOTA_ASAL
APP_EMPLOYEE
UANG_HOTEL
KWN_EMPLOYEE BATAL
2. Database SPPD
4.1.
Hasil Penelitian
4.2.
Hasil Uji Coba
4.2.1.
Kelebihan Program
1. Web ini dapat dijalankan pada semua web browser 2. Keamanan Terjamin 4.2.2.
Kekurangan Program
1. Tidak ada fasilitas admin 2. Desain masih sangat sederhana 3. Tidak ada report berupa Laporan tertulis 5.
Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan
program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga mengakibatkan keterlambatan arus informasi kepada pihak perusahaan dan karyawan. Dengan sistem baru ini, keterlambatan arus informasi dapat dicegah karena pembuatan laporan, pencarian dan pengolahan data sudah dilakukan secara terkomputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih berkualitas. 2. Aplikasi Sistem ini dapat membantu karyawan dan bagian akuntansi dalam melakukan kegiatan perjalanan dinas dimana karyawan dan bagian akuntansi hanya menginputkan data saja dan proses perhitungan dan pengolahan data sudah dilakukan oleh computer sehingga akan meminimalkan tingkat kesalahan yang biasanya terjadi dalam sistem manual. 3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak sitem yang selama ini berjalan di PT PKT Bontang, tetapi dengan system ini diharapkan dapat mendukung kinerja proses pengolahan data pada perusahaan tersebut menjadi lebih efisien. 4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data perjalanan dinas ini yaitu: Menghemat waktu untuk untuk pencarian,pencatatan dan pengolahan data. Dapat Menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.
DAFTAR PUSTAKA
B.Henderson, C.Gonzales .2006. Model Driven Engineering Languages and Systems., Springer Berlin Jogiyanto, HM.1989. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Amrullah, Afif, 2002. Unified Modeling Language. http://afif.web.id/kuliah/uml.ppt. Nugroho , Adi. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Dengan Metodologi Berorientasi Objek. Informatika. Bandung Parno, SKom., MMSI, DFD untuk Sistem Informasi , http://tavipia.staff.gunadarma.ac.id/ Arief, M Rudyanto. ,2006, Program Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Andi, Yogyakarta Yuhefizard. 2008, Database Management Menggunakan Microsoft Access 2003 , Elex Media, Jakarta Mata-Toledo A Ramon, Cushman K Paulin. 1999, Schaum’s Outlines Of Fundamentals of “RELATIONAL DATABASE”, U.S.A : The McGraw Hill Co, Kusumo ,Ario Suryo, Buku Latihan : VISUAL BASIC.NET versi 2002 dan 2003, Elex Media Komputindo,Jakarta.
