1
PENGEMBANGAN PROTOTYPE KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM BERBASIS CASE BASED REASONING BAGI PENINGKATAN AKSESIBILITAS UMKM DALAM PERMODALAN USAHA Ikang Achmad Mubarok, Naning Aranti Wesiani, dan Ahmad Rusdiansyah Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya 60111 E-mail:
[email protected] ;
[email protected] ;
[email protected]
Abstrakβ Peningkatan kiprah UMKM (Usaha Mikro Kecil dan Menengah) didalam perekonomian negara dirasa semakin penting. Namun salah satu kendala yang seringkali dihadapi UMKM dalam memperbesar usahanya adalah keterbatasan modal usaha walaupun seringkali pemerintah maupun lembaga keuangan menawarkan kredit-kredit khusus yang bisa dimanfaatkan oleh UMKM. Akan tetapi karena ketidakmampuan dan ketidaktahuan dalam menghadapi permasalahan permodalan membuat UMKM tidak memiliki aksesibilitas yang cukup dalam mendapatkan modal tersebut. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengembangkan sebuah Knowledge Management System (KMS) yang bisa diakses secara luas oleh para pelaku UMKM dengan harapan mampu meningkatkan aksesibilitas UMKM dalam permodalan usaha. Perumusan isi dari KMS tersebut utamanya didapatkan dari mencari solusi permasalahan yang timbul mengenai permodalan usaha dengan mendapatkan kembali kasus-kasus yang telah ada dan yang memiliki kemiripan atau pada konsep Knowledge Management disebut sebagai metode Case Based Reasoning. Selain itu, karena keluaran dari penelitian ini berupa sistem berbasis aplikasi web, maka dalam mendesain tampilan sistem digunakan metode QFD (Quality Function Deployment) agar mampu menterjemahkan kebutuhan pengguna. Harapannya keberadaan KMS ini dapat dimanfaatkan dengan baik oleh UMKM guna meningkatkan peranan dan kontribusinya dalam perekonomian negara. Kata kunci : Knowledge Management System, Case Based Reasoning, Quality Function Deployment, UMKM, Permodalan Usaha
I.
PENDAHULUAN
Peran usaha mikro kecil dan menengah (UMKM) dalam pertumbuhan perekonomian negara dari waktu ke waktu sangat dirasa penting untuk ditingkatkan. Didalam krisis perekonomian yang pernah menghantam Indonesia tahun 1997-2001 telah memberikan pembuktian nyata bahwa sektor UMKM jauh lebih handal didalam menghadapi krisis dibandingkan perusahaan besar yang terpaksa melakukan PHK terhadap ribuan karyawannya. Melihat peran strategis tersebut, maka akan sangat disayangkan jika sektor UMKM tidak dikelola dan
diberdayakan secara optimal oleh pemerintah. Berdasarkan data yang ada, dapat dikatakan bahwa UMKM menjadi tumpuan dan harapan bagi perkembangan perekonomian negara, akan tetapi para pelaku UMKM itu sendiri seringkali menghadapi kendala dalam mengembangkan usaha mereka. Berikut ini merupakan informasi lain yang menjelaskan permasalah yang dihadapi oleh UMKM. Kendala tersering UMKM yang ada di lapangan yaitu mengenai keterbatasan aksesibilitas UMKM terhadap sumber-sumber dana untuk memperoleh hingga memperbesar modal [1]. Dalam pemberdayaanny, KUMKM masih dihadapkan pada berbagai kendala dan permasalahan yang memerlukan solusi atau pemecahannya terutama berkaitan dengan masih lemahnya aksesibilitas KUMKM terhadap sumberdaya produktif, seperti permodalan[2]. Dari berbagai kendala yang dihadapi dalam pengembangan atau pemberdayaan UMKM, masalah kesulitan akses terhadap permodalan merupakan salah satu masalah yang selama lebih dari tiga puluh tahun belum dapat dipecahkan[3]. Permasalahan utama yang dihadapi UMKM, diantaranya ialah sulitnya mengakses kepada pelayanan permodalan[4]. Permasalahan yang paling sering timbul dalam usaha pengembangan pada sebagian besar UMKM salah satunya adalah lemahnya struktur permodalan dan kurangnya akses untuk menguatkan struktur modal tersebut[5]. Pada penelitian ini, yang menjadi pembahasan atas permasalahan yang sering dihadapi oleh pihak UMKM adalah mengenai aksesibilitas terhadap permodalan usaha. Hal ini bisa disebabkan karena ketidakmampuan d a n ketidaktahuan mereka terhadap penanganan permasalahan permodalan baik itu pada saat pengajuan modal, pemenuhan persyaratan dan pengelolaan modal. Salah satu kebutuhan yang dirasa cukup penting dan mendesak untuk menangani permasalahan diatas adalah keberadaan suatu Knowledge Management System (KMS) yang diwujudkan melalui media website atau suatu portal yang bisa diakses oleh para pelaku UMKM yang khusus dirancang guna meningkatkan aksesibilitas UMKM dalam permodalan usaha. Media tersebut dipilih karena dimasa yang akan datang teknologi
2 informasi akan menjadi kebutuhan utama bagi pelaku UMKM[6]. Knowledge management adalah sebuah proses yang membantu suatu organisasi dalam mengidentifikasi, memilih, mengatur, menyebarkan, dan mentransfer informasi penting dan keahlian yang merupakan bagian dari memori organisasi[7]. Upaya dalam menciptakan suatu knowledge management system (KMS) tersebut juga akan mendukung peraturan pemerintah UU RI no.20 tahun 2008 tentang UMKM bab V penumbuhan iklim usaha pasal 10 aspek informasi usaha sebagaimana dimaksud dalam pasal 7 ayat (1) huruf c [8]. Melalui rancangan sistem ini, para pelaku UMKM dapat memperoleh berbagai informasi dan data terkait dengan kasus-kasus permodalan serta beberapa program pemerintah maupun lembaga keuangan tentang bantuan modal usaha beserta dengan deskripsi, persyaratan maupun informasi penting lainnya. Selain itu didalam sistem tersebut akan ada semacam media sharing informasi antar UMKM baik itu mengenai brainware, software maupun hardware yang dapat menunjang aktifitas atau operasional UMKM dengan harapan mampu meningkatkan kapabilitas UMKM sehingga dapat meningkatkan aksesibilitasnya terhadap permodalan usaha. Perumusan isi dari KMS ini utamanya didapatkan dari mencari solusi permasalahan yang timbul dalam kasus permodalan usaha dengan mendapatkan kembali kasus-kasus yang telah ada dan yang memiliki kemiripan atau pada konsep knowledge management disebut sebagai metode case based reasoning. Secara dinamis, KMS ini pun akan terus di-update termasuk didalamnya terdapat expert yang akan berperan dalam penggunaan sistem pakar sebagai narasumber dengan menggunakan informasi serta pengalaman yang dimiliki sebagai pelaku lembaga pemerintahan yang bertugas untuk menangani permasalahan UMKM yang dihadapi khususnya dalam hal permodalan usaha. Harapannya, keberadaan KMS ini pada akhirnya dapat dimanfaatkan dengan baik oleh UMKM guna meningkatkan peranan dan kontribusinya dalam perekonomian negara. Batasan yang digunakan dalam penelitian ini antara lain, penelitian ini dilakukan pada sepuluh kampung usaha unggulan binaan Disperdagin Kota Surabaya, merupakan rancangan prototype knowledge management system bagi UMKM dalam permasalahan aksesibilitas terhadap permodalan usaha, responden di kategorikan menjadi dua elemen antara lain expert (berasal dari Disperdagin), pengelola UMKM (pelaku usaha sepuluh kampung unggulan), responden yang mengisi kuisioner atau diwawancarai harus dalam keadaan sadar dan dapat berkomunikasi. Sedangkan asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah dalam menjawab pertanyaan dan memberikan penilaian, responden berpikir rasional dan objektif. II.
METODOLOGI PENELITIAN
II.1 Tahap Identifikasi Pada tahapan ini akan dilakukan proses identifikasi terhadap penelitian yang akan dilakukan meliputi studi literatur, studi lapangan, proses identifikasi dan perumusan masalah, serta identifikasi metode analisis penelitian.
II.2
Tahap Eksplorasi Knowledge dan Perancangan Sistem Tahap ini merupakan tahap dilakukannya pemenuhan terhadap kebutuhan knowledge dalam sistem dan melakukan perancangan sistem. II.2.1
Eksplorasi Knowledge Tahap ini dimulai dengan mengidentifikasi aktoraktor yang ada dalam sistem antara lain expert, knowledge worker dan knowledge developer. Setelah itu akan dilakukan pendataan terhadap kendala permodalan usaha yang dihadapi oleh objek amatan. Data tersebut diperoleh melalui wawancara dengan para pelaku usaha objek amatan. Setelah permasalahan telah terkumpul maka dilakukan identifikasi knowledge penanganan masalah dari pihak expert untuk dijadikan kasus awal dalam sistem. II.2.2
Case Based Reasoning Metode Case Based Reasoning adalah proses dalam mengingat suatu kasus lampau, lalu menggunakannya kembali dan mungkin mengadaptasikannya dalam kasus baru [9]. Case based reasoning memiliki beberapa tahapan. Tahapan pertama adalah proses retrieve yaitu pencarian knowledge penanganan permasalahan UMKM objek amatan mengenai permodalan usaha. Task ini dimulai dengan pendeskripsian satu atau sebagian masalah dan berakhir apabila telah ditemukan knowledge penanganan yang paling sesuai. Caranya dengan menggunakan uji similaritas untuk satu kasus baru yang ingin dicari solusinya, lalu akan dilakukan pencocokan dengan dua puluh empat kasus yang dijadikan initial knowledge pada sistem repositori dengan cara melakukan perhitungannya sampai didapatkan nilai similaritas. Perhitungan dilakukan secara manual dan perlu dilakukan karena akan dijadikan pembanding dengan hasil yang ditunjukkan oleh sistem repositori nantinya. Tahap berikutnya adalah reuse yaitu menggunakan kembali knowledge tersebut sebagai solusi dari masalah yang timbul. Tahap berikutnya adalah revise, dimana dalam menangani perkembangan permasalahan baru maka repository akan beradaptasi dengan solusi baru yang sesuai dan meninjau kembali kesesuaian solusi tersebut atas permasalahan. Apabila solusi tersebut sesuai dengan permasalahan yang baru, maka solusi tersebut akan diverifikasi terlebih dahulu oleh seorang expert dan selanjutnya dimasukkan dalam case based sebagai proses retain atau menyimpan bagian-bagian dari pengalaman tersebut yang mungkin berguna untuk memecahkan masalah di waktu yang akan datang. II.2.3
Perancangan Prototype Knowledge Management System Pada tahap ini akan dilakukan perancangan sistem yang berbasis aplikasi web sebagaimana yang menjadi target luaran dari penelitian ini. Perancangan diawali dengan menentukan entitas-entitas dalam sistem lalu dilakukan identifikasi kebutuhan sistem berdasarkan pada kebutuhan setiap entitas. Setelah itu dilakukan penentuan hak akses pengguna sistem beserta alur operasionalnya masing-masing agar sistem dapat berjalan secara efektif. Pada penelitian ini, juga diterapkan konsep QFD (Quality Function Deployment) untuk menentukan kebutuhan akan tampilan sistem bagi pengguna agar hasil rancangan mampu menjadi user friendly.
3 Akhir pada tahap ini adalah melakukan evaluasi terhadap sistem khususnya terhadap penerapan metode Case Based Reasoning dan Quality Function Deployment yang digunakan dalam penelitian. Tahap Analisis dan Intepretasi Analisis yang dilakukan pada penelitian ini adalah analisis kondisi eksisting, analisis serta evaluasi implementasi sistem, dan analisis penggunaan konsep QFD dalam perancangan tampilan sistem. Sedangkan interpretasi dimaksudkan untuk menjelaskan dan memahami data secara lebih detail dibandingkan dengan teori yang telah didapatkan sebelumnya sebagai modal utama untuk melakukan evaluasi dan perbaikan.
Tabel 2 Contoh Kodifikasi Penentuan Permasalahan Kategori
Kode
II.3
Tidak memiliki pembukuan keuangan Sistem pembayaran yang menyulitkan bagi pelaku usaha kecil Pengelolaan Modal
Permasalahan Permodalan Berdasarkan hasil brainstorming dengan expert dan melihat kondisi lapangan, permasalahan mengenai permodalan dapat dikategorikan menjadi tiga bagian antara lain permasalahan pengajuan modal, permasalahan pemenuhan persyaratan dan permasalahan pengelolaan modal. Identifikasi Permasalahan UMKM Objek Amatan dalam Permodalan usaha Berikut ini adalah contoh kendala yang dialami oleh salah satu UMKM objek amatan berdasarkan kategori permasalahan permodalan yang telah didefinisikan sebelumnya (tabel 1).
Pendapatan tidak pasti sehingga khawatir pinjaman tidak terbayar
2 Kampung Paving
IDENTIFIKASI PERMASALAHAN
Pengajuan Modal Tidak mengetahui prosedur 1 peminjaman mulai dari pengajuan hingga pencairan Ketidakjelasan status dana hibah
Pemenuhan Persyaratan Pengelolaan Modal Tidak berani mengajukan Pembukuan keuangan usaha kredit karena tidak ada tercampur dengan urusan rumah tangga jaminan Di fasilitasi alat produksi oleh disperindag tetapi tidak ada modal Bunga terlalu tinggi untuk bahan baku, kenapa tidak dialirkan modal saja
Berharap adanya perantara yang Persyaratan pengajuan Sistem pembayaran yang menyulitkan 3 dapat memfasilitasi dalam proses pinjaman yang relatif banyak bagi pelaku usaha kecil peminjaman modal
Berdasarkan pengumpulan informasi kendala tersebut, diketahui bahwa masing-masing kategori memiliki berbagai kendala yang berbeda. Selanjutnya adalah penentuan permasalahan yang dilakukan dengan mencari suatu kata kunci permasalahan yang dapat representatif terhadap berbagai kendala yang sejenis untuk masing-masing kategori. Berikut ini contoh penentuan permasalahan beserta kode masing-masing yang kemudian akan digunakan untuk mempermudah dalam perancangan sistem (tabel 2).
Pembukuan Keuangan
P21
K34 Sistem Pembayaran
K35
K36
P22
Peran Bank Indonesia
P23
Pinjaman Tidak Terbayar
P24
K37
K39
Identifikasi Knowledge Penanganan Permasalahan Pada bagian ini, akan dipaparkan knowledge penanganan berupa solusi expert terhadap berbagai permasalahan dalam bentuk kumpulan kasus permodalan dari objek amatan.Kasus permodalan usaha yang didapatkan berjumlah 24 kasus yang akan menjadi kasus awal dalam sistem.Berikut merupakan contoh salah satu kasus permodalan usaha dalam sistem (tabel 3). Tabel 3 Contoh Kasus Permodalan Kategori Kendala yang dialami Permasalahan
Tabel 1 Contoh Kendala UMKM Objek Amatan NO
K33
III.3
III.2
NAMA UMKM
Kode Permasalahan Kode
Tidak mengetahui konsekuensi K38 apabila pinjaman tidak terbayar
Tahap Kesimpulan dan Saran Pada tahap ini akan dilakukan penarikan kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan serta memberikan saran bagi penelitian selanjutnya.
III.1
Tidak mengetahui peran Bank KP3 Indonesia dalam proses pinjaman modal ke bank Masuk ke dalam daftar hitam Bank Indonesia
II.4
III. EKSPLORASI KNOWLEDGE
Kendala yang dialami Pembukuan keuangan usaha tercampur dengan urusan rumah tangga
Solusi
KASUS 3 Pengajuan Modal Tidak ada perantara yang dapat memfasilitasi dalam proses peminjaman modal Perantara Proses Peminjaman Disperdagin telah menyediakan tenaga pendamping untuk membantu kelompok usaha yang salah satunya sebagai perantara dalam proses peminjaman Fasilitas tersebut diberlakukan untuk kelompok usaha, bukan untuk pelaku usaha secara perorangan Bagi kelompok usaha yang menginginkan program pendamping tersebut dapat mengajukan langsung ke Disperdagin kota Surabaya
III.4
Case Based Reasoning Perhitungan nilai similaritas, yaitu perhitungan dengan cara menentukan kesamaan dari index yang diinputkan dengan cara, kasus yang dijadikan acuan dikalikan dengan bobot dari index tersebut. Rumus umumnya yaitu: π π π π π π π π π π π π π π π π π π π π =
1 οΏ½(ππππππππππ β ππππππππππ π π π π π π π π π π π π π π π π π π π π ) ππππππππππβ ππππππππππ
Nilai bobot ini diberikan sebagai gambaran seberapa penting index tersebut dalam penentuan solusi dari kasus yang sama. Index yang dimiliki oleh tiap-tiap kasus antara lain βkategoriβ dan βkendala yang dialamiβ. Untuk keduanya, memiliki nilai bobot 6 yang artinya adalah index ini sangat menentukan jenis permasalahan .Tahap selanjutnya setelah penentuan bobot adalah penentuan tingkat similaritas dari tiap-tiap index.
4 IV.
PERANCANGAN PROTOTYPE KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
IV.1
Perancangan Sistem Repository Pada penelitian ini yang akan berperan sebagai expert dan admin adalah pihak Dinas Perdagangan dan Perindustrian (Disperdagin) Kota Surabaya selaku salah satu lembaga yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan UMKM. Sedangkan user adalah kesepuluh pelaku UMKM objek amatan. Berikut ini adalah daftar kebutuhan sistem beserta penjelasan keterangan mengenai hak akses masing-masing entitas (tabel 4). Tabel 4 Kebutuhan Fungsional Sistem Kebutuhan S istem M enu Log In M enu Profile
M enu Pencarian
Keterangan Fungsi untuk expert dan admin memasukan user id dan password saat log in Tampilan yang menjelaskan profil dari website Fungsi bagi setiap pengguna dalam mencari peluang akses modal yang tersedia dan fungsi bagi expert untuk menambah, menghapus, merevisi informasi akses modal Fungsi bagi pengguna untuk menemukan solusi permasalahan dengan mencari kasus-kasus terdahulu yang sejenis dan fungsi bagi expert untuk menambah, menghapus, merevisi kasus
M edia forum komunikasi antar pengguna dengan expert unt uk melakukan tany a jawab mengenai permasalahan y ang belum termuat dalam data case M edia sharing data file (.doc, .pdf, .xls, .jpeg) yang dapat di M enu Download lihat, upload , dan download oleh setiap pengguna M edia sharing berita/artikel (.doc) yang dapat dilihat dan M enu Berita/Artikel diupload oleh setiap pengguna M edia sharing resource information antar UM KM melalui M enu Informasi UM KM masing-masing profil UM KM Fungsi bagi expert untuk menyetujui pertanyaan dan jawaban pada menu forum konsultasi online, resource information, berita/artikel, solusi baru dalam kasus M enu Approval permodalan, data file pada menu download yang akan ditampilkan dalam sistem M enu Pengaturan Fungsi bagi admin untuk melakukan input dan edit user Pengguna Fungsi bagi setiap pengguna untuk melihat contact person dalam sistem ini agar dapat dihubungi secara langsung diluar M enu Kontak sistem Fungsi bagi setiap pengguna untuk log out dari account M enu Log Out masing-masing dalam sistem
M enu Forum Konsultasi
Tabel 5 Rekapitulasi Kuisioner Responden No
Atribut
1
Estetika
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Average
4
4
4
3
4
4
4
2
4
3
3.6
2 Kemudahan Penggunaan
3
4
4
4
4
4
4
4
4
4
3.9
3
Pembaharuan Informasi
3
3
4
4
2
4
4
3
3
3
3.3
4
Interaktif
4
3
3
3
2
4
4
3
2
3
3.1
5
Kelengkapan Informasi
4
4
3
4
2
4
4
4
4
4
3.7
6
Ketepatan Informasi
3
3
4
4
4
4
4
4
4
4
3.8
7
Ketersediaan
2
3
3
3
2
4
4
3
3
3
3
IV.2.2
House of Quality HOQ (House of Quality) merupakan sebuah matrix yang digunakan dalam QFD yang mana matrix tersebut menampilkan apa yang diinginkan dan dibutuhkan oleh customer (Voice of Customer) serta respon teknis dari pihak penyusun untuk dapat mewujudkan keinginan dan kebutuhan tersebut[11]. Berikut ini merupakan respon teknis dari setiap atribut (tabel 6) yang akan diolah pada HOQ . Tabel 6 Respon Teknis dari Setiap Atribut No
Atribut
Respon Teknis Des a i n l a yout umum Pengguna a n text
1
Es teti ka
Pengguna a n a ngka Pengguna a n wa rna Pengguna a n ba ha s a pa da i nterfa ce s oftwa re
2
Des a i n l a yout umum Kemuda ha n Pengguna a n Pengguna a n text Pengguna a n ba ha s a pa da i nterfa ce s oftwa re
3
Pemba ha rua n Informa s i
4
Intera kti f
5
Kel engka pa n Informa s i
Des a i n l a yout umum Pengguna a n text Des a i n l a yout umum Pengguna a n text Pengguna a n ba ha s a pa da i nterfa ce s oftwa re Des a i n l a yout umum Pengguna a n text Sistem keamanan jaringan
IV.2
Quality Function Deployment QFD dapat didefinisikan sebagai konversi permintaan customer ke dalam quality characteristic dan pengembangan suatu rancangan akhir produk (finished product) secara sistematis yang didapat dari hubungan antara permintaan konsumen dengan karakteristik produk untuk tiap komponen dan proses yang nantinya akan dilakukan[10]. Tahapan yang akan dilakukan pada penerapan konsep QFD ini secara umum terdiri dari tahap pengumpulan Voice of Customer, tahap penyusunan HOQ (House of Quality) dan tahap analisis dan implementasi berupa penyusunan konsep. Atribut tampilan sistem yang digunakan antara lain estetika, kemudahan penggunaan, pembaharuan informasi, interaktif, kelengkapan informasi, ketepatan informasi dan ketersediaan. IV.2.1
Voice of Customer Berikut ini merupakan rekapitulasi hasil pengisian kuisioner pada tahap voice of customer (tabel 5). IV.2.3
Penyusunan Konsep
6
Ketepa ta n Informa s i
Pengguna a n text Des a i n l a yout umum Pengguna a n ba ha s a pa da i nterfa ce s oftwa re Concurrency
7
Keters edi a a n
Network Intensiveness Sistem keamanan jaringan
Berdasarkan hasil HOQ, dari kedelapan respon teknis tersebut dilakukan perhitungan dengan menggunakan prinsip pareto untuk mendapatkan pilihan respon teknis yang akan menjadi pedoman perancangan tampilan sistem. Respon teknis terpilih antara lain penggunaan text, penggunaan bahasa pada interface software, desain layout umum dan penggunaan warna.
5 Hasil dari penyusunan konsep ini akan menjadi pedoman dalam perancangan tampilan sistem. Penyusunan konsep dilakukan berdasarkan respon teknis yang telah ditentukan dari hasil penyusunan HOQ. Berikut adalah contoh penyusunan konsep dari respon teknis βpenggunaan textβ (tabel 7). Tabel 7 Penyusunan Konsep No
Respon Teknis
No 1 2 3 4
1
Penggunaan text
5 6
7 8 9
Konsep Ide Pesan yang diberikan harus singkat dan jelas Pesan tersebut harus sederhana, spesifik, komprehensif, dan jelas Desain dari detail informasi berdasarkan pada pengetahuan dan pengalaman p engguna M eny ampaikan pesan dengan persetujuan pihak yang berhubungan Pesan harus bersifat konstruktif (membangun) dan tidak mengkritisi Pesan harus menunjukkan bahwa pengguna berada dalam alur yang benar M enggunakan pesan yang konsisten sesuai dengan pilihan tindakan yang diambil M enghindari penggunaan kalimat negatif M enggunakan penggunaan kata atau istilah secara kons isten
IV.3
Perancangan Tampilan Sistem Perancangan tampilan sistem dilakukan pada setiap menu yang menjadi kebutuhan pada masing-masing entitas. Dasar bagi peneliti dalam melakukan perancangan tampilan ini adalah menggunakan respon teknis beserta konsep ide yang merupakan hasil dari penggunaan metode QFD (Quality Function Deployment). Penentuan konsep ide dilakukan melalui brainstorming dengan pihak expert dan pendekatan prinsip HCI (Human Computer Interaction) [12]. IV.4
Evaluasi Perancangan Prototype Knowledge Management System Evaluasi ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana cara kerja sistem berdasarkan fungsi dari CBR (Case Based Reasoning) apakah sudah bisa memenuhi siklus CBR yaitu retrieve, reuse, revise, retain. Setelah itu akan dilakukan evaluasi tampilan sistem dari perspektif pengguna untuk menguji hasil penggunaan konsep QFD melalui kuisioner. Hasil dari evaluasi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem dapat memenuhi kriteria dari setiap siklus CBR dan calon pengguna menyatakan bahwa sistem telah memenuhi setiap kriteria dalam pertanyaan yang disajikan pada kuisioner. V.
V.1
ANALISIS DAN INTEPRETASI
Analisis Kondisi Eksisting Kondisi existing merupakan kondisi sebelum diimplementasikannya sistem yang menjadi target luaran penelitian ini. Selama penelitian ini berlangsung, fakta dilapangan menunjukan bahwa permasalahan yang terpenting adalah mengenai ketidaktahuan para pelaku usaha terhadap informasi-informasi yang berkembang mengenai permodalan
usaha, sehingga para pelaku usaha terutama sektor usaha kecil merasa sulit untuk menyelesaikan masalah tersebut secara mandiri. Disisi lain, pihak pemerintah sebenarnya teleh mengupayakan sedemikian rupa untuk membantu segala macam permasalahan yang salah satunya mengenai permodalan.Pemerintah merasa kesulitan untuk mengakomodir seluruh permasalahan yang dialami oleh para pelaku UMKM yang jumlahnya sangat banyak apabila harus mengadakan penyuluhan satu per satu berhubung tenaga kerja yang dimiliki terbatas. Pada saat ini, Disperdagin belum memiliki media untuk sharing pengetahuan dengan para pelaku UMKM binaan terlebih dengan UMKM yang belum menjadi binaannya. Mekanisme yang digunakan adalah dengan melakukan rapat evaluasi mingguan dengan para pendamping UMKM. Dalam rapat tersebut baru akan terjadi proses transfer knowledge antar para pendamping maupun dengan staff Disperdagin selaku expert. Para pendamping akan melemparkan pertanyaan pada forum tersebut apabila UMKM binaannya mengalami suatu kasus permasalahan. Hasil dari pembahasan tersebut selanjutnya akan disampaikan para pendamping kepada pelaku UMKM yang bersangkutan. Setelah pembahasan kasus permasalahan selesai dan menemukan solusi yang tepat, tidak ada prosedur standar untuk mendokumentasikan kasus tersebut. Sehingga mungkin saja ketika kasus tersebut terulang, tidak semua pendamping UMKM memiliki catatan mengenai solusi penanganannya. V.2
Analisis dan Evaluasi Implementasi Sistem Pada penelitian ini, akan dibuat suatu rancangan sistem yang dapat membantu para pelaku UMKM secara langsung melakukan pencarian solusi penanganan terhadap kendala-kendala yang mereka alami. Solusi penanganan yang termuat dalam sistem merupakan hasil dokumentasi dari kasus-kasus yang terdahulu sehingga dapat dimanfaatkan kembali pada kasus-kasus yang akan datang. Selain itu, sistem ini berbasis aplikasi web sehingga dapat diakses oleh siapapun dan kapanpun selama terdapat koneksi internet. Sistem ini berisi berbagai pilihan menu mengenai informasi permodalan dan hal-hal lain yang terkait. Menu utama dalam sistem ini adalah menu pencarian dan forum konsultasi. Pada menu pencarian terjadi transfer knowledge dari tacit knowledge ke explicit knowledge yang disebut externalization dan menu forum konsultasi sebagai sarana knowledge sharing antar pelaku UMKM dan expert, dalam siklus KMS proses ini disebut socialization yaitu perubahan dari tacit knowledge ke tacit knowledge. Pada sistem ini juga disediakan informasi tentang berita/artikel, download data dan profil UMKM, proses ini disebut combination yaitu merubah eksplisit ke eksplisit dengan tampilan yang lebih baik. Dengan memahami pengetahuan yang ditampilkan dalam sistem harapannya akan terjadi transfer knowledge pada pengguna dari explicit knowledge ke tacit knowledge, dalam KMS proses ini disebut internalization. Secara garis besar berikut ini merupakan kelebihan dan kekurangan dari sistem usulan, Kelebihan dari sistem tersebut antara lain, a) Mampu menyimpan knowledge secara spesifik dan komperhensif dalam hal permodalan usaha dan mampu menampilkan knowledge yang dibutuhkan secara cepat
6 dengan melakukan pencarian yang terstruktur dalam sistem b) Tersedianya forum konsultasi sebagai sarana diskusi atau sharing knowledge dan konsultasi terhadap kasuskasus permasalahan baru c) Tersedia sharing informasi terkait dengan berita/artikel, profil UMKM, data/file pendukung mengenai permodalan usaha Kekurangan dari sistem ini antara lain, a) Informasi yang terkandung dalam sistem hanya terfokus pada permodalan usaha sebagaimana topik penelitian ini b) Belum dilakukan integrasi dengan sistem lain yang digunakan oleh lembaga-lembaga lain terutama perihal permodalan usaha VI.
KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat ditarik dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Pada penelitian ini telah didaptkan rancangan prototype knowledge management system berbasis case based reasoning yang dapat digunakan untuk solusi penanganan pada berbagai kasus permodalan usaha bagi UMKM dengan melakukan pencarian terhadap atau dengan kata lain menggunakan konsep sistem pakar kasus-kasus terdahulu yang paling mirip atau sesuai 2. Prototype knowledge management system yang telah dirancang telah memenuhi konsep knowledge management system antara lain externalization, socialization, cobination dan internalization 3. Pada prototype knowledge management system yang telah dirancang telah memenuhi beberapa kriteria dalam siklus CBR yaitu retrieve, reuse, revise, retain. 4. Melalui penggunaan metode QFD (Quality Function Deployment), maka perancangan tampilan sistem dapat dilakukan secara efektif berdasarkan kebutuhan pengguna UCAPAN TERIMA KASIH Pada penelitian ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada kepada Ibu Naning Aranti Wesiani ST., MM., dan Bapak Dr.Eng. Ir. Ahmad Rusdiansyah, M.Eng yang telah membimbing peneliti dalam proses penyelesaian penelitian ini serta segenap pegawai Dinas Perdagangan dan Perindustrian Kota Surabaya dan pelaku usaha dari kesepuluh kampung unggulan Surabaya yang telah memberi dukungan dan membantu kelancaran terselesaikannya penelitian.
DAFTAR PUSTAKA [1] Respita, Elsha Surya. 2010. Analisis Dampak Penyaluran Kredit Usaha Rakyat (KUR) Terhadap Perkembangan UMKM dan Penyebab Kendala UMKM dalam Mengakses KUR (Studi Kasus BRI Unit Margonda Depok). Skripsi Departemen Ilmu Ekonomi Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor [2] Kamarudding, Asep.2005. Himpunan Abstrak Hasil Penelitian Koperasi dan UKM. Deputi Bidang Pengkajian Sumber Daya UKMK [3] Panggabean, Riana. 2010. Kerjasama Bank, Koperasi dan Lembaga Keuangan Mikro (LKM) Mendukung Pemberdayaan Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM). Deputi Bidang Pengkajian Sumber Daya UKMK. [4] Local Governance Support Program. 2009. Praktek-Praktek Yang Baik Dalam Pemberdayaan UKM. Direktorat Jendral Pemerintahan Umum Departemen Dalam Negeri, Jakarta. [5] Setyari. 2011. Dinamika Pengembangan UMKM di Indonesia. [6] Mukhyi, Mohammad Abdul,. Mujiyana. 2008. Penerapan Teknologi Sistem Informasi dan Teknologi Tepat Guna Pada Usaha Kecil Menengah. Jawa Barat. Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen. [7] Turban, Efraim dan Linda Volonino. 2010. Information Technology for Management. John Wiley & Sons (Asia) Pte Ltd. [8] Kementrian Koperasi dan UKM Republik Indonesia (Online). Dapat diakses : www.depkop.go.id/ (terakhir diakses tanggal 25 Mei 2012). [9] Watson, Ian. 2003. Applying Knowledge Management. USA: Elseiver. [10] Yulismatun, Friska. 2012. Pengembangan Model Integrasi KANO-QFD Untuk Optimasi Kepuasan Konsumen. Laporan Tugas Akhir Jurusan Teknik Industri ITS Surabaya. [11] Cohen, Lou.1995. Quality Function Deployment β How to Make QFD Work for You. Addison-Wesley Publishing Company. Canada [12] Wickens C.D. 2004. An Introduction to Human Factor Engineering 2nd Edition [Book]. Person Educational Inc. New Jersey
