PENGEMBANGAN APLIKASI WEB AUTOMATIC SYSTEM INFORMATION TERMINAL UNTUK PENGELOLA AKADEMIK JURUSAN DI UNIVERSITAS KRISTEN PETRA Alexander Setiawan1), Leo Willyanto Santoso2), Isaac Jonathan3) Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Kristen Petra Jln. Siwalankerto 121 – 131 Surabaya 60236 Telp : (031) 2983455, Fax : (031) 8417658 E-mail :
[email protected]),
[email protected]),
[email protected]) (1,2,3)
Abstract Needs of data from an information system has been increasing in order to assist decision making to improve the quality of a system. At this time data delivery is sent online so it is processed quickly and accurately. One thing that can support the delivery of data online is a web-based application. ASIT is a provider of Academic information facilities in the Petra Christian University. Now ASIT has been providing information for students and lecturers. But the information available is not enough. It is being develop on this thesis. Development of ASIT created with Web programming, ASP. Net. ASP. Net is a new Internet programming technology from Microsoft that is more efficient and dynamic. This web application will be developed for the management of academic departments in Petra Christian University, which consists of the University Board, Dean of Faculty and Head of Department/Head of Learning Program. From the results of the design and testing on web ASIT will show Academic information and produce a Decision Support System which helps the Manager of Academic Departments in decision making to increase the academic quality of Departments. Academic information provided are information about the active students, graduates, drop out students, academic limits, the average of GPA, Faculty/Department schedule, transfer students, and Accreditation. Keyword: Web ASIT, Decision Support System, Management of Academic.
1.
performa Jurusan tersebut kepada para Pengelola Akademik Jurusan. Untuk menyesuaikan dengan platform yang dipakai pada web ASIT yang dikembangkan saat ini, maka dibutuhkan pembuatan Sistem Informasi Akademik ini dengan menggunakan pemrograman ASP.Net dan database SQL Server. Fokus pembuatan makalah ini adalah kemampuan dalam penyajian informasi mengenai performa Jurusan-Jurusan di Universitas Kristen Petra kepada para Pengelola Akademik Jurusan sebaik mungkin, sehingga dapat membantu dalam meningkatkan performa/kinerja Jurusan.
PENDAHULUAN
Automatic System Information Terminal (ASIT) adalah sebuah layanan Sistem Informasi Akademik yang dipakai di Universitas Kristen Petra Surabaya. Mahasiswa dan Dosen dapat mengakses informasi akademis sesuai dengan kebutuhan, seperti informasi nilai/transkrip, Kartu Hasil Studi (KHS), Kartu Rencana Studi (KRS), biodata mahasiswa, dan informasi yang berhubungan dengan data Akademik yang lain. Pada saat ini ASIT belum menyediakan layanan Sistem Informasi Akademik bagi Pengelola Akademik Jurusan di Universitas Kristen Petra. Informasi tersebut mengenai performa/kinerja dari Jurusan masing-masing yang digunakan untuk meningkatkan performa Jurusan. Pengelola Akademik Jurusan yang dimaksud terdiri dari Rektor Universitas, Dekan Fakultas dan Ketua Jurusan/Kepala Program Studi. Dengan penambahan pada web ASIT yang telah ada saat ini, diharapkan pembuatan Sistem Informasi Akademik menyediakan fitur-fitur yang dapat memberikan informasi mengenai
2. WEB AUTOMATIC SYSTEM INFORMATION TERMINAL (ASIT) UK. PETRA Sistem informasi web ASIT Universitas Kristen Petra saat ini dapat menampilkan beberapa informasi. Terdapat informasi mengenai biodata lengkap mahasiswa. Biodata mahasiswa didukung dengan informasi transkrip. Ada 2 macam informasi 1
transkrip yang tersedia yaitu transkrip lokal dan transkrip negara (untuk Jurusan yang belum terakreditasi). Selain itu disediakan informasi Kartu Hasil Studi (KHS) dan Kartu Rencana Studi (KRS). Pada web ASIT juga menyediakan beberapa informasi pendukung. Terdapat informasi limit antara lain limit studi yang terdiri dari limit IPS tiga kali berturut-turut di bawah 1.5, limit SKS yang harus diselesaikan sesuai dengan semester yang terlewati, limit IPK yang harus diselesaikan, dan limit nilai D. Informasi pendukung lainnya adalah data keuangan mahasiswa, jadwal Jurusan, jadwal mahasiswa yang terdiri dari jadwal kuliah dan jadwal Ujian Tengah Semester (UTS)/Ujian Akhir Semester (UAS). Selain menyediakan informasi, di web ASIT mahasiswa dapat melakukan Pendaftaran Rencana Studi (PRS). Untuk membantu mahasiswa pada saat PRS disediakan menu Mata Kuliah Umum (MKDU) untuk melihat kode mata kuliah (khusus Jurusan manajemen, akutansi, perhotelan, pariwisata, dan pemasaran). Sedangkan bagi para Dosen yang dapat ditampilkan adalah semua data yang telah disebutkan di atas, hanya Dosen dapat melihat data seluruh mahasiswa yang menjadi murid walinya dengan memilih terlebih dahulu mahasiswa yang ingin dilihat data-data, baru kemudian menampilkan data apa yang ingin dilihat. (UK. Petra, 2008). 3.
6.
Realisasi kegiatan kuliah atau kegiatan terjadwal lainnya setiap semester 7. Rasio jumlah lulusan dan jumlah mahasiswa terdaftar 8. Lama studi mahasiswa 9. IPS rata-rata mahasiswa 10. Jumlah penelitian Dosen tetap pada setiap progam studi 11. Rerata ruang kerja Dosen tetap 4.
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM WEB ASIT
Pada web ASIT yang sebelumnya tersedia proses pengolahan informasi bagi Dosen Mata Kuliah/Dosen Wali dan Mahasiswa. Di pengembangan ini ditambahkan proses pengolahan informasi bagi Pengelola Universitas. Kemudian informasi tersebut digunakan oleh Pengelola untuk mengambil keputusan yang tepat dalam mengatur Akademik di Fakultas/Jursan menjadi lebih baik. Perancangan Use Case Diagram untuk web ASIT dapat dilihat pada Gambar 1.
EVALUASI PROGRAM STUDI BERBASIS EVALUASI DIRI (EPSBED)
EPSBED adalah suatu metode yang dijalankan oleh Direktorat Akademik untuk mengukur kelayakan sebuah program studi dan KPEPPG (Kuesioner Pemantauan dan Evaluasi Penyelenggaraan Pendidikan Guru) menilai aspek esensial proses penyelenggaraan pendidikan oleh Guru/Dosen. (Dirjen Pendidikan Tinggi, 2008) Tujuan dari diadakannya EPSBED untuk membangun sistem pemantauan dan evaluasi perguruan tinggi penyelenggara pendidikan guru yang kokoh sebagai upaya penjaminan mutu dan pengendalian mutu guru/Dosen pra-jabatan secara berkelanjutuan. Berikut ini adalah parameter dari EPSBED : 1. Jumlah mahasiswa baru pada program studi 2. Rasio mahasiswa diterima dengan yang mendaftar ulang 3. Jumlah dan latar belakang pendidikan Dosen tetap 4. Rasio jumlah mahasiswa terdaftar dan Dosen tetap 5. Rerata beban tugas mengajar Dosen tetap Pada ketiga actor pada Gambar 1. dibedakan ruang lingkup masing-masing. Ruang lingkup untuk Ketua Jurusan/Kepala Program Studi
Gambar 1. Use Case Diagram Web ASIT adalah data-data pada Jurusannya sendiri. Ruang lingkup untuk Dekan Fakultas adalah data-data pada Jurusan yang terdapat di dalam Fakultasnya 2
sendiri. Ruang lingkup untuk Rektorat adalah datadata pada seluruh Jurusan. Perancangan Entity
Relationship Diagram web ASIT dapat dilihat pada Gambar 2. M_INDUK FC_NOVAK
M_JENIS_KUL FC_KD_JENISKUL
M_KEL_MK Kelompok Mata Kulia h FC_KD_KEL_MK M_AGAMA
M_PROPINSI FN_KD_PROP
M_KOTA FN_KD_KOTA
Mempunyai
Ber agama Mempunyai
Ber agama
FN_KD_AGAMA Mempunyai
M_PEKERJAAN FC_KD_PEKERJAAN
Bekerja Mempunyai
Mempuny ai
Novak
Kota kela hiran
M_JENIS_MK FC_KD_JNSMK
Jadwal
M_KECAMATAN FN_KD_KECAMATAN Ber agama
Mempunyai
Jenis Mata Kulia h
M_PENDIDIKAN FN_KD_PENDIDIKAN
T_KURIKULUM FC_KD_KUR
T_JADWAL FC_KD_JADWAL
M_KATEGORI_SMT FC_KATEGORI
Mempunyai
M_SMA FC_KD_SMA
Mempuny ai
M_MHS FC_KD_MHS
Wali
M_ORTUMHS FC_KD_ORTU
Pendi d ikanNegara Terakhir Warga Negara Warga
Mempunyai
M_WNEGARA FN_KD_WNEGARA
M_KEGIATAN FC_KD_KEGIATAN
M_PTA FC_KODE_PTA
M_RUANG FC_KD_RUANG
Kategori Semes te r
Asal SMA
M_NEGARA ID_Negara
Tempat
Jenis Kuliah
TD_JADWAL M_PENAWARAN FC_KD_TWR
Mempunyai
Mempunyai Jadwal
M_STATUSMHS FC_KD_STATUS
Double D egree Mempuny ai
BSW_EKS Kode
NR NRPPPiAsal n dah
Maste r Kgtn Mahasis wa Pr estasi Indeks
Sta tus
T_MHS FC_NRP
Ambil Beasiswa Exte rn
Bid ang Peminatan
M_BTUD FC_KD_BTUD
D_PENAWARAN
Mempunyai
T_ABSEN FC_KD_ABSEN
Mempunyai
AMBIL_BSW NoUrut
T_IPS Ambil Beasiswa Intern
Nilai
M_GRADE FC_GRADE
Induk
Detail_SKKK [No]
Induk
M_JAB_STRUK ID_Jab_Struk
M_IC Jabata n Struktual ID_IC
Mempuny ai
Mempuny ai Mempunyai
Sta tus Pegaw ai
Mempunyai
D_PEGAWAI_JAB_STRUK ID_Pegawai_Jab_Struk ID_Pegawai
Mempunyai
M_FAKULTAS FC_KD_FAK
Mempunyai
M_STATUS_AKTIVITAS ID_Status_Aktivitas
J abata n Struktural
M_PEGAWAI FC_NIP
Dosen Wali
Mempunyai
D_PEGAWAI_STATUS_AKTIVITAS ID_Pegawai_Status_Aktivitas
Pengampu Mempunyai
M_JURUSAN Mempunyai
FC_KD_JUR
Mempunyai
M_Aktif
TLulus
TKeluar
TLimit
TAktif
TAktif_Wly
TRata_IP
TPersebaranSKKK
TAktif_Sma
TPersebaranNilai
TAktif_Pk_Ot
TAktif_Jrs_Sma
TJalurDaftar
TPersebaranWali
TAktif_Pd_Ot
TBeasiswa
TAktif_Agm
TPegawaiNonAkademik
Gambar 2. Entity Relationship Diagram Web ASIT
3
TPegawaiA kademik
TJadwalJurusan
5.
Pada Gambar 5. user harus terlebih dahulu memilih tahun akademik, dan Fakultas/Jurusan yang diinginkan. Mahasiswa Lulus adalah mahasiswa yang telah lulus dari UK Petra dan tidak berstatus aktif sebagai mahasiswa. Setelah itu tekan tombol “Preview” untuk menampilkan hasil. Hasil pengujian module dapat dilihat pada Gambar 6.
HASIL PENGUJIAN SISTEM WEB ASIT
Pada saat user mengakses web ASIT muncul halaman Home/Beranda. Di halaman tersebut berisi informasi singkat mengenai ASIT dan fasilitas yang tersedia. Untuk dapat mengakses fasilitas ASIT yang disediakan sesuai dengan tipe user (mahasiswa, orang tua, dosen, dan pengelola Jurusan), maka terlebih dahulu melakukan login. Pada kesempatan kali ini hanya menjelaskan pengujian fasilitas untuk pengelola Jurusan sesuai dengan ruang lingkup. Halaman Home web ASIT dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Halaman Home Web ASIT Proses login ini dilakukan pemeriksaan pada username dan password yang diisikan sebagai error-handling. Apabila terjadi kesalahan, field username dan password kembali kosong. Kemudian user diberi kesempatan kembali untuk proses login seperti pada penjelasan di atas. Setelah user berhasil login, muncul menu-menu untuk dapat mengakses fasilitas yang disediakan. Untuk pengelola setelah login, muncul menu ‘Info Pengelola’ dan ‘Akreditasi’ seperti yang terlihat pada Gambar 4. Gambar 6. Jumlah Mahasiswa Lulus Pada menu selanjutnya ditampilkan module tentang Informasi Data Mahasiswa seperti pada Gambar 7. Gambar 4. Halaman Utama setelah Login sebagai Pengelola Pada menu info pengelola seperti menu yang terlihat pada Gambar 4. diambil sebagai sample dengan menampilkan module Jumlah Mahasiswa Lulus seperti pada Gambar 5.
Gambar 5. Module Jumlah Mahasiswa Lulus
Gambar 7. Data Mahasiswa 4
Pada menu selanjutnya ditampilkan module tentang Informasi Peringkat Mahasiswa seperti pada Gambar 8.
Gambar 10. Informasi Peringkat Mahasiswa berdasarkan IPK Pada menu selanjutnya ditampilkan module tentang Informasi Persebaran Penerimaan Mahasiswa Baru seperti terlihat pada Gambar 10.
Gambar 8. Module Informasi Peringkat Mahasiswa Kemudian user akan memilih tahun masuk (angkatan), tahun akademik, Fakultas/Jurusan, jumlah minimum SKS, jumlah peringkat, kategori Indeks Prestasi (IPS/IPK) sesuai dengan kebutuhan. Untuk jumlah peringkat user dapat memilih berdasarkan jumlah atau presentase dari jumlah total yang memenuhi persyaratan. Hasil pengujian module diambil sebagai sample di Jurusan Teknik Informatika dapat dilihat pada Gambar 9 untuk hasil peringkat mahasiswa berdasarkan IPS dan Gambar 10 untuk hasil peringkat mahasiswa berdasarkan IPK.
Gambar 11. Informasi Persebaran Jalur Daftar berdasarkan Jalur Penerimaan Pada menu selanjutnya ditampilkan module tentang Informasi Persebaran Dosen Wali atau Pembimbing Akademik seperti terlihat pada Gambar 12.
Gambar 9. Informasi Peringkat Mahasiswa berdasarkan IPS Gambar 12. Informasi Persebaran Dosen Wali 5
Pada menu selanjutnya ditampilkan module tentang Informasi Persebaran Beasiswa, dimana jenis Beasiswa dibagi menjadi 2 macam yaitu Intern yang berasal dari UK Petra dan Ekstern yang berasal dari luar UK Petra. Hasil pengujian dapat dilihat pada Gambar 13 dan Gambar 14.
Gambar 15. Jadwal Mata Kuliah Gambar 13. Informasi Persebaran Beasiswa Intern
Pada web ASIT disediakan menu untuk para pengelola Jurusan seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, di mana menampilkan informasiinformasi yang menjadi kebutuhan Jurusan. Informasi tersebut dievaluasi, kemudian dianalisa sehingga dapat mendukung para pengelola Jurusan dalam pengambilan keputusan. Di UK Petra terdapat 3 tingkat para pengambil keputusan yaitu tingkat Jurusan, Fakultas, dan Universitas. Masing-masing tingkat para pengambil keputusan memilik peran yang berbedabeda. Dikembangkan pula sistem pendukung pengambilan keputusan, baik yang bersifat taktis dan strategis. Hal ini sesuai dengan grand design Sistem Informasi Manajemen seluruh unit, di mana setiap pengambilan keputusan yang dilakukan oleh Manajemen Universitas tidak berdasarkan intuisi, tetapi berdasarkan informasi. Diagram tingkatan pengambil keputusan dapat dilihat pada Gambar 15.
Gambar 14. Informasi Persebaran Beasiswa Ekstern Pada menu terakhir ditampilkan module tentang Informasi Jadwal Kuliah Jurusan Teknik Informatika seperti terlihat pada Gambar 15. Gambar 16. Tiga Peranan Sistem Informasi dalam Organisasi 6
Dengan kebergantungan data untuk proses penyusunan informasi evaluasi kinerja unit, penyusunan renstra, informasi EPSBED, maka niscaya aplikasi sistem informasi terintegrasi ini tetap dipelihara dengan baik dan terus ditingkatkan kemampuannya, dimana hal ini dapat memudahkan dalam menganalisa dan memperkirakan kebutuhan pengelolaan data di masa yang akan datang. 6.
Whitten, J.L. & Bentley, L.D. (2007). System analysis and design for global enterprise. (7th ed). New York : McGraw Hill Companies.
RIWAYAT PENULIS Alexander Setiawan, S.Kom., M.T. lahir di kota Surabaya pada 11 Mei 1981. Penulis menamatkan Pendidikan S1 Jurusan Teknik Informatika di Universitas Kristen Petra Surabaya (2003) dan Pendidikan S2 Magister Teknologi Informasi di Universitas Gadjah Mada Yogyakarta (2008). Sampai saat ini bekerja sebagai Dosen Tetap di Jurusan Teknik Informatika Universitas Kristen Petra Surabaya.
KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah sebagai berikut: • Pada web ASIT yang telah dikembangkan telah mampu untuk menghasilkan informasi sesuai dengan data hasil rekap per periode tertentu dari biro yang bersangkutan. Informasi tersebut membantu para pengelola Jurusan untuk mengambil keputusan dalam pemenuhan kebutuhan. • Untuk membantu kinerja para pengelola Jurusan, disediakan fitur download data dalam format Excel. User dapat melihat data tersebut tiap saat tanpa harus mengakses web ASIT terlebih dahulu. Selain itu terdapat pula grafik yang membantu para pengelola Jurusan untuk melihat perbandingan tiap data. • Dengan tersedianya informasi Akreditasi, hal ini sangat membantu Fakultas/Jurusan dalam melakukan proses Akreditasi. Berdasarkan hasil kuisioner, lebih dari 75% responden menyatakan puas terhadap informasi yang tersedia di web ASIT. Web ASIT yang baru dikembangkan ini dapat membantu dalam melakukan evaluasi akademik dan Jurusan.
Leo Willyanto Santoso, S.Kom., MIT. lahir di kota Tulungagung pada 23 Mei 1980. Penulis menamatkan Pendidikan S1 Jurusan Teknik Informatika di Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya (2002) dan Pendidikan S2 Master of Information Technology di University Of Melbourne (2007). Sampai saat ini bekerja sebagai Dosen Tetap di Jurusan Teknik Informatika Universitas Kristen Petra Surabaya.
REFERENCES Indonesia. Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (n.d). Pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan pendidikan guru. Retrieved January 24, 2009 from www.ditnagadikti.org/ditnaga/files/KONSEP_DASAR_PEP PG.ppt Martin, J. & Tomson, B. (2004). Belajar sendiri ASP.Net dalam 24 jam. Yogyakarta : Penerbit Andi. McLeod Jr, R. & Schell, G.P. (2007). Sistem informasi manajemen. (9th ed). Jakarta : PT Indeks. Rapat Kerja Wilayah. Pimpinan Perguruan Tinggi Swasta. (n.d). Kebijakan Nasional SPM-PT. Retrieved January 24, 2009 from www.unika.ac.id/lembaga/ljmp/rakerwil/Tim/ Materi%20Mutu.ppt Turban, E., Aronson, J.E. & Ting, P.L. (2005). Decision support system and intelligent systems. (5th ed). New Jersey : Prentice Hall.
7
