PENGELOLAAN REPOSITORI DIGITAL MODEL OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM (Studi Kasus di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang)
SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Guna Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan
Disusun Oleh : Satria Gamala NIM. 11140089
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN ILMU BUDAYA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA 2015
HALAMAN MOTTO
“Boleh jadi kamu membenci sesuatu padahal ia amat baik bagimu dan boleh jadi pula kamu menyukai sesuatu padahal ia amat buruk bagimu. Allah mengetahui sedang kamu tidak mengetahui (Al-Baqarah : 216)”
“Tidak ada kesuksesan instan dalam hidup ini, bahkan untuk membuat mie instan sekalipun, kita harus merebus air terlebih dahulu”
“Jika ada seseorang yang menghinamu dan mempermalukanmu dengan sesuatu yang ia ketahui ada padamu, maka janganlah engkau membalasnya dengan sesuatu yang engkau ketahui ada padanya. Akibat buruk biarlah ia yang menanggungnya (HR. Abu Daud no. 4084 dan Tirmidzi no. 2722)”
v
HALAMAN PERSEMBAHAN
Skripsi ini saya persembahkan untuk : Kedua Orang Tuaku (Bapak Sutarno dan Ibu Poniyem) Abangku Tersayang (Junaindra Sumawan, S.T.P, Junaidi Sunandar, S.T) Kakakku Tersayang (Nur Aspiani Jannah, S.E.I) Adikku Tersayang (Tina Syifa Adillah Putri) Keluarga keduaku di Jogja (Aprek, Aswi, Bombong, Fenty, Dita, Dika, Putra, Rifki, Tyo, Tohir, Qori, Heni) Almamater UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Khususnya Prodi Ilmu Perpustakaan S1 Angkatan 2011 Semua Pihak Yang Selalu Memberi Doa Kepadaku
vi
PENGELOLAAN REPOSITORI DIGITAL MODEL OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM (Studi Kasus Di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang) Satria Gamala 11140089
INTISARI
Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan, menganalisis, dan mengevaluasi pengelolaan repositori digital di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro berdasarkan model OAIS. Model Open Archival Information System (OAIS) merupakan kerangka konseptual pengembangan perpustakaan digital dan pengelolaan repositori digital yang diakui secara internasional. Universitas Diponegoro memiliki repositori digital yang bernama UNDIP-IR yang dikelola oleh UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro. Penelitian ini merupakan penelitian studi kasus dengan pendekatan kualitatif yang menjadikan UNDIP-IR sebagai kasus untuk mengetahui pengelolaan repositori digital di universitas yang sesuai dengan standar internasional, meskipun tidak dapat menggambarkan secara keseluruhan dan dijadikan sebuah generalisasi. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan observasi, wawancara dan dokumentasi. Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman wawancara semi terstruktur. Analisis data dilakukan yaitu, reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Teknik penentuan informan menggunakan snowball sampling dan informan merupakan pustakawan di UPT Perpustakaan UNDIP yang bertugas sebagai administrator dalam pengelolaan UNDIP-IR. Hasil penelitian ini menyimpulkan bahwa pengelolaan repositori digital di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang dilihat dari model OAIS belum memenuhi semua komponen model OAIS. Adapun dari dua belas komponen model OAIS yang telah dideskripsikan, terdapat sebelas komponen yang memenuhi dan satu belum memenuhi. Sebelas komponen model OAIS yang terpenuhi diantaranya Producer, Management, Consumer, Ingest, Archival Storage, Data Management, Preservation Planning, Access, Administration, Submission Information Package, dan Dissemination Information Package. Sedangkan satu komponen model OAIS yang belum terpenuhi yaitu bagian dari Archival Information Package berupa Fixity. Dalam pengelolaan UNDIP-IR belum terdapat validasi tentang keaslian dari sebuah koleksi digital seperti watermark, ataupun tanda tangan digital.
Kata Kunci : Model OAIS, repositori digital
vii
DIGITAL REPOSITORY MANAGEMENT BASED ON THE OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM MODEL (Case Study On Diponegoro University Library)
Satria Gamala 11140089
ABSTRACT The purpose of this research is to describe, analyze, and evaluate digital repository management at Diponegoro University Library based on the OAIS model. The Open Archival Information System (OAIS) reference model is a conceptual framework of digital library development and digital repositories management that was approved as ISO International Standard. Diponegoro University has a digital repository which named UNDIP-IR that is managed by Diponegoro University Library. This research is a case study with a qualitative approach that makes UNDIP-IR as a case to determine the management of digital repositories at the university in accordance with international standards, although it can’t describe the overall and made a generalization. Data collection method in this research used observation, interview and documentation. This research used a semi-structured interview guide as the research instrument. Data analysis in this research by data reduction, data display and conclusion drawing. Informant determination technique in this research used snowball sampling and the informant was librarian at Diponegoro University Library who served as UNDIP-IR administrator. Results of this research concluded that the management of digital repositories at Diponegoro University Library based OAIS Reference Model hasn’t qualified all components. Based twelve OAIS model components that have been described, there’re eleven components that qualify and one unqualified. Eleven of these components include Producer, Management, Consumer, Ingest, Archival Storage, Data Management, Preservation Planning, Access, Administration, Submission Information Package, and Dissemination Information Package. Whereas the OAIS model component unqualified which is part of the Archival Information Package form Fixity. UNDIPIR management there’s no authenticity validation of a digital collection such as watermark, or digital signature.
Keywords : Open Archival Information System, digital repositories
viii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil’alamin. Segala puji bagi Allah SWT dengan segala sifat-sifat kesempurnaan-Nya, sehingga dengan rahmat, taufiq serta hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Pengelolaan Repositori Digital Model Open Archival Information System (Studi Kasus di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang)”. Tidak lupa shalawat serta salam kita haturkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad saw sebagai penutup para nabi serta kepada keluarganya, sahabatnya, dan orang-orang yang mendakwahkan risalahNya serta berjihad di jalan-Nya hingga akhir kelak. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Ilmu Perpustakaan S1 Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta untuk memperoleh gelar sarjana strata satu. Dalam penyusunan skripsi ini, penulis mendapat banyak dukungan, motivasi, pengarahan, dan bantuan yang bermanfaat dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati, peneliti ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada: 1. Bapak Dr. Zamzam Afandi, M.Ag., selaku Dekan Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. 2. Ibu Dr. Hj. Sri Rohyanti Zulaikha, S.Ag., M.Si., dan Ibu Marwiyah, S.Sg., SS., M.LIS., selaku Ketua Program Studi dan Sekretaris Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta periode 2012-2015.
ix
3. Ibu Marwiyah, S.Sg, SS., M.LIS., dan Ibu Puji Lestari, M.Kom., selaku Ketua Program Studi dan Sekretaris Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta periode 2015-2019. 4. Ibu Syifaun Nafisah, ST., MT., selaku Dosen Pembimbing Akademik penulis, yang selalu memberikan bimbingan akademik selama penulis menjalani pendidikan di Program Studi Ilmu Perpustakaan. 5. Bapak M. Solihin Arianto, S.Ag., SIP., M.LIS., selaku dosen pembimbing yang dengan sabar dan ikhlas telah banyak memberikan masukan dan koreksi yang berharga sehingga sangat bermanfaat bagi penulis. 6. Bapak Sugeng Priyanto, S.S., M.IP., selaku pustakawan dan administrator UNDIP-IR sekaligus penulis anggap sebagai pembimbing lapangan di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang yang selalu berkenan meluangkan waktunya untuk membantu penulis selama proses pengerjaan skripsi ini. 7. Universitas Diponegoro dan UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang yang telah berkenan memberikan izin untuk tempat penelitian sekaligus data dan informasi yang sangat berguna bagi penulis dalam proses pengerjaan skripsi ini. 8. Bapak Dr. Nurdin, S.Ag., SS., MA., dan Ibu Puji Lestari, M.Kom selaku penguji 1 dan penguji 2 dalam siding munaqosyah, yang banyak memberikan kritik dan saran untuk perbaikan skripsi ini.
x
9. Segenap Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta yang telah memberikan ilmu, wawasan dan pelajaran hidup selama penulis menjalani pendidikan. 10. Bapak Sutarno dan Ibu Poniyem serta keluarga besar yang telah mencurahkan doa, kasih sayang dan memberikan motivasi bagi penulis sehingga penulisan skripsi ini berjalan dengan lancar. 11. Teruntuk Aulia Falantika, S.E., yang sahabat sejak SMA yang tak pernah bosan memberikan motivasi dan semangat kepada peneliti selama pengerjaan skripsi ini. 12. PALABRO CREW yang selalu memberikan motivasi, kritikan, masukan serta hiburannya (Aprek, Bombong, Pepen, Tyo, Dika, Tohir, Heni, Rifki, Putra, Qori, Aswi, Frida) 13. Sahabat dan rekan seperjuangan Prodi Ilmu Perpustakaan 2011 yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. 14. Keluarga besar BEM-J Ilmu Perpustakaan dan OMIP LIBERTY Fakultas Adab dan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan warna, ilmu, pengalaman, pelajaran, dan semangat yang membuat penulis makin yakin dengan pendidikan Ilmu Perpustakaan yang penulis jalani selama ini. 15. Segenap pihak yang telah membantu kelancaran dalam penulisan ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu dan yang turut membantu penulisan skripsi ini bak secara langsung maupun tidak langsung.
xi
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan yang disebabkan keterbatasan kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki, maka dari itu penulis sangat mengharapkan kritik, saran, dan masukan dari berbagai pihak yang bersifat membangun.
Yogyakarta, 15 Juni 2015 Penulis
Satria Gamala 11140089
xii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ......................................................................................
i
HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................
ii
NOTA DINAS ................................................................................................
iii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN ........................................................
iv
HALAMAN MOTTO ...................................................................................
v
HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................
vi
INTISARI ......................................................................................................
vii
ABSTRACT ....................................................................................................
viii
KATA PENGANTAR ...................................................................................
ix
DAFTAR ISI ...................................................................................................
xiii
DAFTAR TABEL ..........................................................................................
xvi
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... xvii DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xviii BAB I PENDAHULUAN ...............................................................................
1
1.1
Latar Belakang ........................................................................................
1
1.2
Rumusan Masalah ..................................................................................
3
1.3
Fokus Penelitian .....................................................................................
4
1.4
Batasan Istilah ........................................................................................
4
1.5
Tujuan Penelitian ...................................................................................
4
1.6
Manfaat Penelitian .................................................................................
5
1.7
Sistematika Pembahasan ........................................................................
5
xiii
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI .....................
7
2.1
Tinjauan Pustaka ....................................................................................
7
2.2
Landasan Teori ......................................................................................
11
2.2.1 Repositori Digital ...................................................................................
11
2.2.2 Model OAIS (Open Archival Information System) ...............................
13
BAB III METODE PENELITIAN ...............................................................
24
3.1
Pendekatan Penelitian ............................................................................
24
3.2
Tempat dan Waktu Penelitian ................................................................
25
3.3
Situasi Sosial ..........................................................................................
25
3.4
Subjek dan Objek Penelitian ..................................................................
26
3.5
Informan dan Teknik Penentuan Informan........................................... ..
26
3.6
Instrumen Penelitian ................................................................................... 28
3.7
Teknik Pengumpulan Data ....................................................................
28
3.7.1 Metode Observasi ...................................................................................
28
3.7.2 Metode Wawancara ................................................................................
29
3.7.3 Metode Dokumentasi .............................................................................
29
3.8
Teknik Analisis Data .............................................................................
30
3.9
Pengujian Keabsahan Data ....................................................................
32
3.9.1 Triangulasi ..............................................................................................
32
3.9.2 Membercheck .........................................................................................
33
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .............................
35
4.1
Gambaran Umum UPT Perpustakaan UNDIP ......................................
35
4.1.1 Sejarah Singkat UPT Perpustakan UNDIP ............................................
35
xiv
4.1.2 Visi dan Misi ..........................................................................................
35
4.1.3 Struktur Organisasi ................................................................................
36
4.1.4 Lokasi dan Ruangan ...............................................................................
39
4.1.5 Layanan Perpustakaan ............................................................................
39
4.1.6 Sejarah UNDIP-IR .................................................................................
41
Hasil Penelitian dan Pembahasan ..........................................................
42
4.2.1 Analisis dan Uji Keabsahan Data ...........................................................
42
4.2.2 Analisis Pengelolaan UNDIP-IR dilihat dari Model OAIS ...................
45
4.2.2.1 Pengembangan Repositori Digital atau UNDIP-IR ............................
45
4.2.2.2 Perundingan dan Penyepakatan Informasi ..........................................
50
4.2.2.3 Penyerahan dan Pengunggahan Koleksi Digital UNDIP-IR ...............
53
4.2.2.4 Implementasi Model OAIS dalam Pengelolaan UNDIP-IR ...............
54
BAB V PENUTUP .........................................................................................
73
5.1
Kesimpulan ............................................................................................
73
5.2
Saran ......................................................................................................
74
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................
75
4.2
xv
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Profil Informan ................................................................................
27
Tabel 4.1 Kesesuaian AIP dengan Pengolahan Koleksi Digital UNDIP-IR ...
70
xvi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Ruang Lingkup Model OAIS ......................................................
16
Gambar 2.2 Paket Informasi Pengarsipan (AIP) .............................................
21
Gambar 2.3 Keseluruhan Model OAIS ...........................................................
23
Gambar 4.1 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan UNDIP .........................
37
Gambar 4.2 Alur Penyerahan dan Pengolahan Koleksi Digital UNDIP-IR ..
54
Gambar 4.3 Jumlah Akses UNDIP-IR Berdasarkan Kota pada 20 Mei 2015 .
64
Gambar 4.4 Promosi UNDIP-IR Melalui Situs Web Universitas ...................
66
Gambar 4.5 Paket Informasi Penyebaran ........................................................
72
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Kronologi Pelaksanaan Penelitian ..............................................
77
Lampiran 2. Peringkat Webometrics UNDIP-IR Hingga Bulan Mei 2015 .....
78
Lampiran 3. Pedoman Wawancara .................................................................
79
Lampiran 4. Membercheck/ Hasil Wawancara ...............................................
80
Lampiran 5. Contoh Salah Satu Syarat Bebas Perpustakaan ..........................
88
Lampiran 6. Surat Penetapan Pembimbing ......................................................
89
Lampiran 7. Surat Permohonan Izin Penelitian ..............................................
90
Lampiran 8. Surat Rekomendasi Penelitian KESBANGLINMAS DIY ..........
91
Lampiran 9. Surat Rekomendasi Penelitian BPMD JATENG ........................
92
Lampiran 10. Surat Rekomendasi Penelitian Bakesbangpol Kota Semarang..
94
Lampiran 11. Surat Keterangan Izin Penelitian Universitas Diponegoro ........
96
Lampiran 12. Modul Pelatihan Pengelolaan IR UPT Perpustakaan UNDIP ..
97
Lampiran 13. Curriculum Vitae ......................................................................
114
xviii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pendit (2009:26) menjelaskan bahwa model OAIS merupakan model pengarsipan (archival) dan menekankan pada fungsi pelestarian atau preservasi. Pengarsipan dan pelestarian yang dimaksud adalah bukan sekedar menyimpan, mengawetkan atau mempertahankan bentuk, melainkan memastikan agar informasi selalu tersedia untuk dimanfaatkan selama mungkin dan dapat ditemukan kembali kapan pun diperlukan. Sejalan dengan penjelasan diatas Strodle dan Rauber (2015:1) juga menjelaskan bahwa model tersebut telah diterima secara luas sebagai standar internasional model referensi yang terkenal untuk pelestarian jangka panjang informasi bagi masyarakat selama waktu yang tidak terbatas. Model OAIS telah diadopsi secara luas sebagai titik awal dalam upaya pelestarian digital. Terdapat beberapa lembaga yang pertama mengawali menggunakan model OAIS diantaranya Netherlands National Library sebagai pengembangan Perpustakan Digital, US National Archives untuk pelestarian arsip tradisional, dan National Space Science Data Center pelestarian pusat data ilmiah, (Dale dan Bellinger, 2001:24). Model OAIS terdiri dari ruang lingkup ekternal, internal dan paket informasi diantaranya enam ruang lingkup internal berupa Ingest, Archival Storage, Data Management, Preservation Planning, Access, Administration, tiga ruang lingkup eksternal pemangku kepentingan berupa
1
2
Producers, Consumers, and Management, dan tiga paket informasi berupa Submission Information Package, Archival Information Package, Dissemination Information Package (Pendit, 2008:206). Universitas Diponegoro memiliki repositori digital yang bernama UNDIPIR. Dalam situs web http://eprints.undip.ac.id/ disebutkan UNDIP Institutional Repository (UNDIP-IR) adalah kumpulan digital hasil penelitian atau intelektual universitas. UNDIP-IR memusatkan, mengumpulkan, menjaga, dan memenuhi standar open access dalam mengakses koleksi bahan ilmiah dari hasil penelitian masyarakat Universitas Diponegoro. Perpustakaan Universitas Diponegoro bertanggung jawab dalam membangun, berkolaborasi, mengelola, memelihara dan menyebarkan isi UNDIP-IR. Berdasarkan pra penelitian dan wawancara yang dilakukan peneliti kepada salah satu pustakawan bagian IT (informan) pada 9 Februari 2015, UNDIP-IR dibangun pada tahun 2009 dikarenakan semakin banyaknya karya ilmiah cetak yang menimbulkan beberapa masalah dalam hal penyimpanan, pelestarian, dan distribusi. Pada bulan Juli 2010 situs Webometrics mengeluarkan pemeringkatan baru bagi situs repositori diseluruh dunia. UNDIP-IR menduduki peringkat 49 Dunia, 3 Asia, 1 Asean dan 1 untuk wilayah Indonesia. Di tahun 2015 UNDIP-IR mengalami penurunan menduduki peringkat 94 Dunia, 6 Asia, dan 2 Indonesia. Selain data berdasarkan wawancara, peneliti juga mendapatkan data primer dari tesis informan (Sugeng Priyanto, S.S., M.IP) yang berjudul Evaluasi Pengelolaan UNDIP Instritutional Repository. Dari kesimpulan yang dituliskan di dalam tesis tersebut, peneliti memilih masalah yang berkaitan dengan pengelolaan
3
repositori digital model OAIS diantaranya pengetahuan dosen dan mahasiswa UNDIP selaku konsumen (consumer) tentang UNDIP-IR ternyata masih kurang. Mereka lebih sering memanfaatkan sumber lain daripada UNDIP-IR dikarenakan promosi yang masih minim. Kontribusi dosen selaku produsen (producer) UNDIP-IR dalam penyerahan karya ilmiah masih rendah. Model OAIS menyebutkan setiap lembaga harus mengikuti kebijakan dan prosedur tertulis dalam pelestarian digital, akan tetapi pengelolaan UNDIP-IR belum memiliki prosedur dan manajemen yang baku. Mengupayakan kontrol dan hak terhadap informasi merupakan daftar tanggung jawab yang wajib dipenuhi oleh lembaga, akan tetapi hak cipta local content di UNDIP IR masih belum diatur secara resmi. Evaluasi yang telah dilakukan belum menghasilkan sebuah dokumen resmi atau pedoman tertulis yang bisa digunakan dalam pengelolaan UNDIP-IR selanjutnya. Berdasarkan latar belakang masalah di atas, pengelolaan UNDIP-IR masih memiliki beberapa kendala yang belum sesuai dengan standar pengelolaan repositori digital model OAIS. Oleh karena itu, peneliti akan melakukan penelitian lebih lanjut tentang pengelolaan repositori digital model OAIS di UPT Perpustakaan UNDIP.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimanakah Pengelolaan Repositori Digital di UPT Perpustakaan UNDIP dilihat dari Model OAIS?”.
4
1.3 Fokus Penelitian Fokus penelitian merupakan batasan masalah yang akan diteliti. Dalam hal ini peneliti akan memfokuskan penelitian pada pengelolaan repositori digital di UPT Perpustakaan UNDIP dilihat dari model OAIS yang berupa ruang lingkup eksternal, internal, dan paket informasi.
1.4 Batasan Istilah Berikut adalah beberapa istilah yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu: 1. Batasan terhadap tempat studi kasus, dalam hal ini UPT Perpustakaan UNDIP karena terlalu luas maka peneliti memfokuskan terhadap repositori digitalnya yang bernama UNDIP-IR (Institutional Repository), dan pengelolaan repositori digital yang dimaksud adalah pengelolaan UNDIPIR. 2. Pengelolaan repositori digital yang dimaksud yaitu berdasarkan ruang lingkup eksternal, internal, dan paket informasi.
1.5 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mendeskripsikan dan menganalisis pengelolaan repositori digital di UPT Perpustakaan UNDIP berdasarkan model OAIS.
5
1.6 Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dan ingin dicapai dalam penelitian ini adalah: 1. Bagi UPT Perpustakaan UNDIP Semarang a.
Memberikan wawasan dan pengetahuan mengenai model OAIS sebagai standar
internasional
pengelolaan
repositori
digital
di
UPT
Perpustakaan UNDIP Semarang. b. Sebagai bahan acuan untuk pengelolaan dan pengembangan repositori digital yang ada di UPT Perpustakaan UNDIP Semarang. 2. Bagi peneliti lain Hasil penelitian ini agar dapat dijadikan dasar penelitian lebih lanjut tentang kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan repositori digital di perpustakaan perguruan tinggi. 3. Bagi ilmu pengetahuan Hasil
penelitian
ini
diharapkan
dapat
menambah
khasanah
ilmu
pengetahuan dan dapat memberikan manfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan dan informasi. 4. Bagi peneliti Mengetahui proses pengelolaan repositori digital dilihat dari model OAIS yang dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang.
1.7 Sistematika Pembahasan Sistematika pembahasan dalam penyusunan penelitian ini, dapat diuraikan sebagai berikut:
6
BAB I PENDAHULUAN, yang terdiri dari latar belakang, rumusan masalah, fokus penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika pembahasan. BAB II STUDI KEPUSTAKAAN, yang terdiri dari kajian penelitian sejenis, dan kajian teori dan konsep yang relevan. BAB III METODE PENELITIAN yang terdiri dari pendekatan penelitian, tempat penelitian, sumber data dan teknik penentuan informan, instrumen penelitian, metode dan teknik pengumpulan data, pengujian keabsahan data, metode dan teknik analisis data. BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN yang terdiri dari gambaran umum, hasil penelitian dan pembahasan. BAB V PENUTUP yang terdiri dari kesimpulan dan saran.
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan Berdasarkan paparan deskripsi dan analisis di atas, peneliti menyimpulkan bahwa pengelolaan repositori digital di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang dilihat dari model OAIS belum memenuhi semua komponen model OAIS. Adapun dari dua belas komponen model OAIS yang telah dideskripsikan oleh peneliti terdapat sebelas komponen yang memenuhi dan satu belum memenuhi. Sebelas komponen model OAIS yang terpenuhi adalah Producer, Management, Consumer, Ingest, Archival Storage, Data Management, Preservation Planning, Access, Administration, Submission Information Package, dan Dissemination Information Package. Sementara satu komponen lainnya yang belum terpenuhi yaitu bagian dari Archival Information Package berupa Fixity. Dalam pengelolaan UNDIP-IR belum terdapat validasi tentang keaslian dari sebuah koleksi digital seperti watermark, ataupun tanda tangan digital.
5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, peneliti memberikan saran khusunya kepada perpustakaan diantaranya: 1. Agar memberikan perhatian khusus pada pengelolaan dan pengelola repositori, khususnya peningkatan pengetahuan pengelola UNDIP-IR
73
74
tentang pentingnya memberikan validasi keaslian terhadap karya ilmiah sivitas akademika berupa watermark. 2. Usulan pembuatan surat perjanjian penyerahan hak cipta secara seragam. 3. Terbitnya prosedur tertulis pengelolaan UNDIP-IR secara seragam baik dalam hal digitalisasi maupun pengunggahan. 4. Kepada semua pihak yang memiliki perhatian khusus tentang persoalan repositori digital, agar penelitian ini dijadikan sebagai informasi awal tentang pengelolaan repositori digital model Open Archival Information System (OAIS) yang mengambil studi kasus di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang.
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi. 2013. Manajemen Penelitian. Jakarta : Rineka Cipta. Bennett, Michael J. 2007. "Digital Repository Implementation: a Toolbox For Streamlined Success", OCLC Systems & Services: International digital library perspectives, Vol. 23 Iss 3 pp. 254 – 261. Dalam http://dx.doi.org/10.1108/10650750710776387, tanggal 21 Desember 2014, pukul 19:17. Bradley, dkk. 2007. ” Towards an Open Source Repository and Preservation System”. Paris: UNESCO. Dalam http://bit.ly/1xlyS2q, tanggal 11 Februari 2015, pukul 15.29. Bungin, Burhan M. 2007. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta : Kencana. Chandra, Smita dan Gokhale, Pratibha A. 2012. “Implementing Open Archival Information System Model for Digital Preservation at Indian Institute of Geomagnetism”. DESIDOC Journal of Library & Information Technology, Vol. 32, No. 4, July 2012, pp. 327-334. Dalam http://bit.ly/1JRLvHe, tanggal 30 April 2015, pukul 14.09. Consultative Committee for Space Data Standards (CCSDS). 2012. “Reference Model For An Open Archival Information System CCSDS 650.0-M-2”. Washington DC. Dalam http://bit.ly/Q9X5V1, tanggal 18 November 2014, pukul 15.54. Dale, Robin dan Bellinger, Meg. . 2001. “Attributes of a Trusted Digital Repository : Meeting the Needs of Research Resources”. The Research Libraries Group, California. Dalam http://bit.ly/1B9cx3e, tanggal 10 Maret 2015, pukul 23.29. Hasan, Nur. 2010. “Strategi Membangun dan Mengelola Institutional Repository Pada Lingkup Perguruan Tinggi”. Dalam http://bit.ly/1EZHElq, tanggal 2 Februari 2015, pukul 17.22. Lavoie, Brian. 2014. “The Open Arhival Information System (OAIS) Reference Model : Introductory Guide (2nd Edition)”. Digital Preservation Coalition. Dalam http://bit.ly/1AOmeu6, tanggal 3 Februari 2015, pukul 12.37. Lynch, Clifford A. 2003. “Institutional Repositories; Essential Infrastructure fo scholarship in the Digital Age”. ARL, No. 226. February 2003. Dalam http://bit.ly/198Ydkn, tanggal 13 Januari 2015, pukul 17.55.
75
76
Margono, S. 2004. Metodologi Penelitian Pendidikan. Jakarta: PT. Asdi Mahasatya. Pendit, Putu Laxman. 2008. Perpustakaan Digital dari A sampai Z. Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri. Priyanto, Sugeng. 2012. “Evaluasi Pengelolaan UNDIP Instritutional Repository”. Konsentrasi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Pascasarjana UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Rajgoli, Ashalatha Laxminarsaiah Iqbalahmad U. 2007. "Building institutional repository: an overview", OCLC Systems & Services: International digital library perspectives, Vol. 23 Iss 3 pp. 278 – 286. Dalam http://dx.doi.org/10.1108/10650750710776413, tanggal 4 Januari 2014, pukul 13.09. Reitz, Joan M. 2002. “ODLIS: Online Dictionary of Library and Information Science”. WCSU Libraries. Dalam http://bit.ly/1DEhrMp, tanggal 31 Januari 2015, pukul 14.43. Repanovici, Angela. 2011. “Education and Training for Digital Repository Manager”, IFLA 2011 Puerto Rico 13-18 Agustus 2011. Dalam http://conference.ifla.org/ifla77, tanggal 4 Januari 2015, pukul 12.53. Siagian, Harly Christy M. 2009. “Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengelolaan Grey Literature dan Koleksi Repository pada Universitas Sumatera Utara”. Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara Medan. Strodl, Stephan dan Rauber, Andreass. 2015. “Preservation Planning in the OAIS Model”. Vienna University of Technology. Dalam http://bit.ly/1OceplU, tanggal 24 Februari 2015, pukul 5.40. Sugiyono. 2013. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan Kombinasi (Mixed Methods). Bandung: Alfabeta. Sukandarrumidi. 2012. Metodologi Penelitian: Petunjuk Praktis untuk Penelitian Pemula. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press. Yanto. 2013. “Pengelolaan Institutional Repository Perpustakaan Perguruan Tinggi (Studi Kasus di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta)”. Konsentrasi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Pascasarjana UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
LAMPIRAN
77
Lampiran 1. Kronologi Pelaksanaan Penelitian
No
Tanggal
Kegiatan
1
09 Februari 2015
Pra Penelitian
2
25 Februari 2015
ACC Seminar Proposal
3
04 Maret 2015
Seminar Proposal
4
23 Maret 2015
ACC Penelitian
5
31 Maret – 23 April 2015
Mengurus Surat Izin Penelitian
6
29 April 2015
Mulai memasuki lokasi penelitian
7
29 April – 06 Mei 2015
Pengumpulan data dan Penyajian Data
8
07 – 18 Mei 2015
Uji Keabsahan Data
9
19 Mei 2015
Mulai Penyempurnaan Penelitian
10
15 Juni 2015
ACC Munaqosyah
78
Lampiran 2. Peringkat Webometrics UNDIP-IR Hingga Bulan Mei 2015 Peringkat ke-6 se-Asia
Peringkat Ke-2 se-Indonesia
Peringkat 94 Dunia
79
Lampiran 3. Pedoman Wawancara
Pertanyaan penelitian, 1. Kapankah UNDIP-IR dibangun dan hal apa yang melatarbelakanginya? 2. Hal apa saja yang yan dipersiapkan dalam membangun UNDIP-IR? 3. Adakah perundingan dan penyepakatan tentang informasi apa saja yang akan diberikan kepada pengguna? Bagaimana? 4. Siapa sajakah pengguna atau komunitas yang berhak mendapatkan simpanan informasi dari UNDIP-IR? Alasan? 5. Bagaimana proses pengelolaan UNDIP-IR hingga bisa diakses oleh pengguna? 6. Adakah kebijakan tertulis yang dibuat lembaga untuk melindungi dan menjamin informasi agar tidak mengalami kerusakan dan plagiasi? Bagaimana? 7. Bagaimanakah cara yang dilakukan agar informasi yang disimpan dapat tersedia bagi pengguna dalam waktu yang tidak ditentukan? Ditinjau dari segi skalabilitas software, hardware, dan sistem yang terkait dengan pengelolaan UNDIP-IR? 8. Bagaimanakah implementasi model OAIS dalam pengelolaan repositori digital UNDIP-IR?
80
Lampiran 3. Membercheck / Hasil Wawancara
Pertanyaan Penelitian Informan : Sugeng Priyanto, S.S., M.IP Jabatan : Administrator UNDIP-IR Hari/Tanggal : 18 Mei 2015
Pertanyaan penelitian, 1. Kapankah UNDIP-IR dibangun dan hal apa yang melatarbelakanginya? Jawab : Kalo latarbelakangnya itu dulu masalah penyimpanan fisik yang sudah terlalu banyak dan membutuhkan ruang yang luas. Tahun 2008 itukan ada semacam pencanangan INHERENT Dikti. Dikti berinisiatif untuk membangun jaringan komputer antar perguruan tinggi negeri di Indonesia untuk mempercepat komunikasi data, kuliah online. Dengan adanya INHERENT kemudian dibangun infrastruktur hardware dan jaringan di perguruan tinggi tertentu seperti UI, ITB termasuk di UNDIP. Sesudah semuanya dibangun kemudian dibangun konten berupa website universitas, perpustakaan dan repositori pada tahun 2009. Nah tahun 2009 kita nyoba nginstall plus digunakan untuk ngelola pidato pengukuhan, dan juga softcopy tesis dari pascasarjana. Input sampe sekitar 1000 judul tesis dan pidato pengukuhan yang dijalankan menggunakan jaringan lokal. Dengan adanya INHERENT tadi, ada juga badan pengelolanya namanya PLTIK (Pusat Layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi) sekarang jadinya UPT Puskom yang mengelola jaringan, server, website dan lainnya. Akhirnya oleh kepala perpustakaan yang dulu, kita laporkan ke PLTIK bahwa di perpustakaan sudah ada kegiatan mengelola koleksi digital. Kemudian GDL di evaluasi oleh PLTIK dan disimpulkan ya sudah bagus tapi nanti kurang cocok untuk aksesnya harus login, harus daftar dan kurang open access. Permasalahan itulah yang kurang pas untuk digunakan. Kemudian PLTIK, yang menangani website kan namanya Pak Istadi, disarankan untuk menggunakan Eprints. Kemudian dilakukan penginstalan Eprints oleh PLTIK pada Mei 2009 karena mereka yang punya hardware untuk server dan jaringan dan bagian yang teknis adalah bagian PLTIK. Kemudian oleh kepala perpustakaan yang dulu, saya yang diminta untuk melakukan komunikasi dengan PLTIK yaitu bapak Istadi. Saya dibuatkan account untuk login dan dicoba untuk dioperasionalkan oleh pak Istadi. Otomatis saya yang mempelajari operasionalnya, cara inputnya, yang diinput apa saja.
81
2. Hal apa saja yang yang dipersiapkan dalam membangun UNDIP-IR? Jawab : Setelah diinstal server dan testing software kemudian ngisi. Saya yang ditugasin untuk mencoba ngisi dulu sampai 200an judul. Bulan Juni 2009 sudah dianggap stabil, Pada Agustus akhir diadakan pelatihan untuk ngangkat petugas baru dan saya ditugaskan untuk melatih. Pada awalnya ya cuma ngirim surat aja meminta untuk dikirim perwakilan ikut pelatihan. Kalo dulu masih campur-campur belum definitive perpustakaan. Kadang ada petugas administrasi, sekretaris diikutkan asal berangkat. Kemudian November 2009 ada evaluasi, kok udah ada pelatihan kok masih sedikit?. Dulu dari 200an naik ke 1000an. Kemudian saya melihat orang-orangnya dan cara penambahan kontennya yang dulu awalnya dikerjakan oleh 80 orang. Kemudian saya meminta yang sebaiknya ditunjuk adalah orang-orang dari pepustakaan, karena mereka sudah kenal dengan pengisian data bibliografi, penentuan subjek, dan lainnya. Pada tahun 2010 Maret diadakan pelatihan kembali yang diikuti oleh peserta yang sebagian besar petugas perpustakaan dan hasilnya mengalami kenaikan jumlah koleksi yang signifikan. 3. Adakah perundingan dan penyepakatan tentang informasi apa saja yang akan diberikan kepada pengguna? Bagaimana? Jawab: Kalo pingin diisi apa kan otomatis yang namanya repositori itu gunanya untuk menyimpan seluruh hasil karya cipta milik sivitas akademika Undip. UPT perpustakaan mendigitalkan penelitian dosen, tesis, skripsi, bahan ajar, modul kuliah. Ya bukannya dirundingkan, karena memang yang namanya Eprints kan software repositori digital yang digunakan untuk mengelola local content institusi. Pemilihan software untuk mengelola repositori kan sudah dipertimbangkan oleh PLTIK. Kalo disini itu jalan dulu, gak butuh paham apa itu repositori, diisi apa. Jadi jalan dulu, ngisi dulu. Kita gak mikir kebijakannya apa, langsung kita jalan dulu, ibaratnya kita ngisi gudang dulu. 4. Siapa sajakah pengguna atau komunitas yang berhak mendapatkan simpanan informasi dari UNDIP-IR? Alasan? Jawab : Kalo yang namanya sudah masuk repositori online kan seluruh dunia dan kita gak bisa mengutamakan pengguna Undip yang menggunakan. 5. Adakah kriteria dalam penunjukan staf pengelola repositori oleh Kepala Perpustakaan? Jawab : Ada, staf TI itu ada 3 orang. Secara tidak langsung sudah ada pembagian job masing-masing. Ada yang mengurusi software otomasi dan jaringan internal, kalo saya dulu tugasnya membantu jaringan internal, perbaikan hardware, dan sebagai web master.
82
6. Adakah alur penyerahan materi digital dari produsen? Jika ada bagaimana? Jawab : Ada, yaitu ngikut kegiatan akademik berupa syarat kelulusan mahasiswa harus menyerahkan hardcopy dan softcopy. Kalo dosen biasanya untuk syarat kenaikan pangkat. 7. Bagaimana dengan status Hak Cipta setelah dilakukan perjanjian penyerahan? Jawab : Kalo wajib serah simpan itu dilakukan oleh mahasiswa, sedangkan sukarela serah simpan dilakukan oleh dosen. Kalo yang namanya wajib serah simpan hak cipta dimiliki oleh kampus, kalo sukarela serah simpan dari dosen biasanya hak ciptanya tetap menjadi milik dosen. Meskipun tidak ada pedoman secara tertulis. 8. Bagaimana proses transfer dan validasi materi digital sebelum masuk ke dalam sistem penyimpanan? Jawab : Proses transfernya dilakukan datang langsung ke masing-masing fakultas dan juga bisa melakukan pengiriman melalui email yang sudah disediakan di dalam UNDIP-IR. Transfer materi digital melalui email bisanya banyak dilakukan oleh dosen. Untuk validasinya yaitu dilakukan dengan cara pengubahan format dari Ms. word sama pdf. Kalo yang menyerahkan masih berupa Ms word maka petugas mengubahnya ke pdf. Sedangkan untuk metadata itu sudah tercipta dari sistemnya, tetapi kita melakukan modifikasi subjek dan divisi. Kalo pas pelatihan awalnya kita belum menyadari, yang penting kita upload aja. Setelah evaluasi, saya membandingkan di ITS ternyata dilakukan pemecahan karena berpengaruh di Webometrics. Akhirnya saya menyarankan kepada petugas untuk dilakukan pemecahan. Dikarenakan tidak ada kebijakan tertulis dan petugas yang banyak, kita tidak bisa melakukan kontrol penyeragaman. 9. Apa cara yang dilakukan agar materi digital yang tersimpan dapat dipastikan tetap lestari dan diakses oleh pengguna dalam jangka panjang?. Jawab : Berdasarkan pengalaman disini ada backup dengan model mirror server, itu semacam SOP di IT. Trus kalo bandwitch Undip terakhir yang saya tahu yaitu 300MBPs. Untuk mengatasi mati lampu kita ada genset yang diletakkan dibelakang perpustakaan agar sistem tetap selalu bisa diakses. Selalu dilakukan upgrade server jika dimungkinkan perubahan server baru. 10. Adakah panduan secara formal perencanaan pemulihan jika terjadi bencana? Jawab : Kalo panduan secara formal atau tertulisnya gak ada, untuk mengahindari bencana biasanya kebiasaan orang IT itu dilakukan backup paling tidak sebulan sekali.
83
11. Adakah evaluasi yang dilakukan terhadap hardware dan software setelah berjalan beberapa tahun? Jawab: Ada, evaluasi hardware pernah dilakukan dengan melihat jumlah akses yang terlalu banyak tetapi terjadi lelet, makanya yang dulunya menggunakan ram yang kecil kemudian diperbaharui menjadi besar. Evaluasi software itu dilakukan oleh UPT Puskom yaitu melakukan perubahan versi dari 2 menjadi versi 3. Ya yang namanya software open source itu harus di upgrade terus untuk menghindari takutnya banyak lubang misalnya keamanan data. 12. Apakah metadata yang disediakan Eprints sudah mencakup semua yang dibutuhkan oleh perpustakaan baik deskriptif maupun administratif? Jawab : Sudah cukup. Karena Eprints sudah didesain sesuai dengan kebutuhan perpustakaan baik metadata deskriptif maupun administratif. Modifikasi deskriptif yang dilakukan paling penambahan subjek, divisi atau fakultas dan jurusan. 13. Apakah ada metadata tambahan yang diberikan oleh pengelola untuk keperluan temu kembali informasi dan pelestarian? Jawab : Saya sudah mencoba apapun, kekurangan Eprints itu temu baliknya kurang bagus. Apapun yang kita ketikkan, semua akan tampil. Jadi gak bisa memfokuskan hasil pencarian pengguna. Di Eprints itu tidak ada perangkingan, meskipun sudah memasukan judul yang sangat spesifik pun tidak ada perangkingan. Kalo penambahan metadata tidak ada, paling cuma modifikasi penambahan subjek, divisi/fakultas/jurusan. 14. Bagaimana cara memperbaharui pangkalan data jika ada materi baru? Jawab : Kalo kita upload aja gak ada penghapusan. Karenakan sejak awal sudah ada pembagian job tanggung jawab masing-masing antara UPT Puskom dan Perpustakaan. UPT Perpustakaan melakukan sosionya dan UPT Puskom teknisnya. Perbaharuan pangkalan data dilakukan jika ada complain dari pengguna, misalnya mereka melaporkan bahwa karyanya ada yang diplagiasi. Jadi kita langsung menghapus karya yang plagiasi. 15. Bagaimana cara merawat pangkalan data metadata deskriptif? Jawab : Ya paling kalo kita nemuin data yang tidak sesuai dengan cara editing. Kan kadang ada petugas yang salah upload atau ngisi, jadi bisa kita edit. Kita bisa lakukan editing metadatanya. Editing itu dilakukan oleh editor.
84
16. Adakah yang memberikan usulan terhadap perubahan media penyimpanan dan jaringan? Jawab : Ada, yang melakukan saran secara teknis yaitu bagian dari UPT Puskom. Untuk mengenai akses yang lambat biasanya di manajemen jaringan misalnya IP. 17. Bagaimana strategi preservasi yang dilakukan terhadap software dan hardware mengingat perubahan teknologi yang semakin pesat? Jawab : Kalo kita sudah mendigitalkan ya kita sudah melakukan preservasi, kemudian kita upload ke repositori ya sudah preservasi. Jadi menurut kita ya seperti itu yang namanya preservasi. Kalo untuk hardware dan softwarenya ya harus di upgrade. 18. Apakah repositori mematuhi standar pemeliharaan metadata seperti Dublin Core, ISO? Jawab : Iya, Eprints metadatanya menggunakan DC 19. Adakah perjanjian penyerahan dengan data produsen? Jika ada, apakah didokumentasikan? Jawab : Belum, perjanjian penyerahan itu secara kebiasaan saja dan belum terdokumentasikan.. 20. Apakah kegiatan penguplodan materi digital dilakukan sesuai jadwal? Bagaimana? Atau bergantung pada produsen untuk memulai penguplodan? Jawab : Tidak, penguplodan dilakukan sesuai dengan kesibukan para petugas. Karena petugas uploadnya itu banyak, jadi saya gak bisa melakukan kontrol untuk melakukan penyeragaman. Kadang sehari untuk jumlah judul yang terupload bisa saja 5 judul. 21. Apakah perpustakaan/universitas melakukan pengawasan terhadap pengelolaan repositori? Jawab : Iya, Universitas dan UPT Perpustakaan melakukan pengawasan terhadap kenaikan jumlah koleksi di repositori. UPT Puskom melakukan pemantauan terhadap Webometrics.
85
22. Adakah produsen dari luar Undip yang melakukan penyerahan materi digitalnya? Jika ada bagaimana kontrak kerjasamanya terkait pengelolaan datanya? Jawab : Ada, misalnya ada seminar di Undip dan pembicaranya dari luar. Bisa saja materinya di upload di UNDIP-IR. Undip kan punya jurnal, kadang ada dosen luar yang ingin menulis di jurnal kemudian kita masukan aja ke UNDIP-IR. Hak cipta ya tetap punyanya penulis. 23. Adakah evaluasi yang dilakukan terkait pengelolaan repositori atau kinerja para staff? Seberapa sering dan hasilnya seperti apa? Jawab : Ada, evaluasi dilakukan setiap akhir tahun yang diikuti oleh semua petugas perpustakaan. Yang dievaluasi biasanya jumlah yang diupload, prosedur penguploadan. 24. Adakah tim identifikasi yang memantau jumlah pengiriman data demi memenuhi kebutuhan pengguna? Jawab : Ada, yaitu UPT Puskom dan UPT Perpustakaan. 25. Adakah promosi yang dilakukan perpustakaan tentang UNDIP-IR? Bagaimana? Jawab : Ada, promosi dilakukan dengan cara membuat leaflet, dan berita repositori di website, user education dilakukan di masing-masing fakultas. 26. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menilai seberapa baik jumlah akses yang dilakukan pengguna terhadap UNDIP-IR? Jawab : Upaya yang dilakukan ya melihat jumlah statistiknya, bisa dilihat perminggu, perbulan, pertahun. Eprints menyediakan trafik jumlah akses yang dilakukan oleh pengguna seluruh dunia. 27. Bagaimana panduan pengguna mengakses UNDIP-IR? Jawab : Melalui brosur yang sudah disebarkan, didalamnya terdapat panduan penelusuran yang dapat dilakukan melalui simple search/advance search, by year, subject, faculty/discipline, type, dan by journal.
86
28. Apa saja yang berhak didapatkan pengguna dari setiap materi digital yang tersimpan? Full text atau tidak? Jawab : Kalo dulunya pertama kali, kita memberikan secara fulltext tanpa dilakukan pemecahan. Tetapi setelah dilakukan evaluasi, maka dilakukan pemecahan per bab. Dan untuk bab yang penting makanya dilakukan penguncian. Pengguna yang ingin mendapatkan fulltext maka bisa mengunjungi fakultas yang bersangkutan, ato meminta izin kepada penulisnya. 29. Apakah ada kebijakan untuk memastikan agar informasi terhindar dari plagiasi? Jawab : Kalo untuk kebijakan tertulis itu gak ada. Untuk kebijakan itu semuanya merupakan inisiatif dari masing-masing fakultas. 30. Bagaimana cara yang harus dilakukan pengguna jika ingin mendapatkan materi digital secara fulltext? Jika ada pembatasan penyebaran? Jawab : Ya bisa datang langsung ke perpustakaan yang mereka inginkan ato bisa menghubungi penulis yang bersangkutan. 31. Adakah kebijakan tertulis yang dibuat lembaga untuk melindungi dan menjamin informasi agar tidak mengalami kerusakan dan plagiasi? Bagaimana? Jawab : Gak ada, Cuma dulu tahun 2011 sempat ada surat edaran dari PR I yang mewajibkan dosen, mahasiswa untuk mengunggah publikasinya di repositori tapi saya belum menemukan arsipnya. Kebijakan itu ya yang nerapkan ya perpustakaan, fakultasnya atau jurusannya otomatis kan itu semacam ada penyerahan hak cipta. Karena di Undip itu berpandangan bahwa selama mahasiswa kuliah itu hak ciptanya milik universitas. 32. Bagaimanakah cara yang dilakukan agar informasi yang disimpan dapat tersedia bagi pengguna dalam waktu yang tidak ditentukan? Ditinjau dari segi skalabilitas software, hardware, dan sistem yang terkait dengan pengelolaan UNDIP-IR? Jawab: Dilakukan backup, upgrade software dan hardware, penambahan bandwitch jaringan, pemasangan genset untuk mengatasi mati listrik.
87
33. Bagaimanakah implementasi model OAIS dalam pengelolaan repositori digital UNDIP-IR? Jawab: Kita tidak tau implementasi model apa yang dijalankan dalam pengelolaan Undip IR. Karena semua yang berjalan atau terjadi itu terjadi dengan sendirinya tidak ada perencanaan dalam organisasi ataupun proses untuk mempelajari teori-teori tentang hal itu. Pengetahuan mengenai repositori , OAIS dan sebagainya itu kan masih sangat minim di sekolah-sekolah perpustakaan di Indonesia. Saya sendiri juga baru mengetahui setelah sekolah S2 di UIN Yogya.
Semarang, 18 Mei 2015 Mengetahui,
ttd Sugeng Priyanto, S.S., M.IP Informan
Keterangan, Jawaban pertanyaan di atas, telah dikonfirmasi kepada informan. Sebagai bahan buktinya informan telah membubuhkan tanda tangan pada lembar hasil wawancara ini.
88
Lampiran 5. Contoh Salah satu Syarat Bebas Perpustakaan
Syarat Bebas Perpustakaan Fakultas Sains dan Matematika Undip : 1. Tidak memiliki tanggungan pinjaman koleksi di Perpustakaan FSM 2. Menyerahkan Skripsi dalam bentuk hard 1 eks. 3. Menyerahkan Abstrak dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris rangakap 2 (dua) 4. Menyerahkan softcopy skripsi dalam format PDF dan/ Word
Format pengumpulan CD Skripsi Fakultas Sains Dan Matematika Undip 1. 2. 3. 4. 5. 6.
File berbentuk .pdf semua atau disertai file dalam format word Isi CD sama persis dengan hardcopy, Lampiran diharapkan berbentuk .pdf, kecuali peta dapat berbentuk .jpg Untuk Skripsi/Thesis/Disertasi Naskah Publikasi harus disertakan Untuk lembar pengesahan sudah ditandatangani kemudian discan Penamaan file: 1. Cover, judul, lembar ujian, lembar pengesaha, kata pengantar dinamakan 1_pendahuluan.pdf 2. Sari, abstrak, dinamakan 2_abstrak.pdf 3. Daftar isi, daftar tabel, daftar gambar, daftar lampiran dinamakan 3_daftarisi.pdf 4. Pendahuluan diberi nama 4_pendahuluan.pdf Seterusnya urut nomor dan nama Bab 5. Landasan teori diberi nama 5_landasanteori.pdf 6. Metode penelitian diberi nama 6_metodepenelitian.pdf 7. Hasil dan Pembahasan diberi nama 7_pembahasan.pdf 8. Penutup, diberi nama 8_penutup.pdf 9. Daftar pustaka diberi nama 9_daftarpustaka.pdf 10. Lampiran diberi nama 10_lampiran.pdf Jika ada lebih dari satu lampiran maka dibuat nama urut, misalnya 1. 10_lampiran1.pdf 2. 10_lampiran2.pdf dan setersnya 11. Naskah Publikasi diberi nama NaskahPublikasi.pdf 12. 12. Slide presentasi, diberi nama presentasi.pdf
Lampiran 12
MODUL PELATIHAN PENGELOLAAN INSTITUTIONAL REPOSITORY UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DIPONEGORO SEMARANG
Oleh Sugeng Priyanto, SS, MIP
INSTITUTIONAL REPOSITORY atau disingkat IR adalah sebuah situs web yang berfungi sebagai media untuk menyimpan, mengelola dan menyebarkan hasil-hasil penelitian atau dokumen ilmiah lainnya yang dimiliki dan didistribusikan secara elektronik/digital dan terbuka agar dapat dinikmati oleh publik dengan gratis (open access). Alamat url : http:/repository.polines.ac.id
Klik untuk login / masuk
Untuk melihat koleksi terbaru
Untuk browsing repository
LOGIN Untuk dapat login/masuk maka anda harus terdaftar di repository dengan 3 level yaitu :
User : dapat mengupload dan mengisikan data bibliografis tetapi tidak dapat mempublish (move to repository) Editor, memiliki hak seperti user ditambah dengan dapat mempublish (move to repository) dan menghapus item Administrator, memiliki hak seperti user dan editor ditambah dengan mampu mengelola user account dan sistem
Masukkan username dan password anda di layar login spt di bawah ini :
Maka akan tampil tampilan pengelolaan item (manage deposits) spt di bawah ini :
Apabila telah ada koleksi yang diupload maka akan tampil seperti di bawah ini
Warna ungu menunjukkan bahw item tsb masih under review
Klik untuk mengedit
Warna hijau menunjukkan bahw item tsb masih sudah dipublish
Jumlah item
Tahapan Upload Dokumen ke Repository
User
Editor dan Administrator
Ada 6 tahap yang harus dilakukan untuk menguplod dokumen ke repository yaitu : 1. Type : memilih jenis item dokumen yang akan diupload 2. Upload :mengupload file dokumen digital ke dalam repository 3. Details : mengisi data bibliografi dokumen 4. Subjects : Memilih subject 5. Deposit : Memasukkan dokumen ke dalam repository akan tetapi masih dalam kondisi under review 6. Move to Repository : Mempublish item agar dapat tampil di repository dan dapat ditelusur melalui mesin pencari Koleksi Local content yang dapat dupload ke Institutional Repository yaitu: 1. Article yaitu artikel-artikel hasil penelitian yang telah/sedang diterbitkan di jurnal-jurnal nasional/internasional baik jurnal yang dihasilkan oleh institusi maupun hasil tulisan dari internal dosen yang diterbitkan di jurnal di luar institusi. 2. Monograf yaitu makalah dan laporan hasil penelitian yang tidak diterbitkan atau dipublikasi 3. Book yaitu Buku Teks, buku ajar, ataupun bab dalam buku yang dihasilkan oleh internal institusi. 4. Conference/workshop yaitu makalah pertemuan, konferensi, seminar, workshop yang diselenggarakan oleh institusi maupun diikuti oleh sivitas akademika di luar institusi sebagai pembicara 5. Thesis yaitu Tugas Akhir, Laporan Akhir, Skripsi, thesis, disertasi, 6. Teaching Resources yaitu Bahan-bahan kuliah atau handout kuliah, GBPP, silabus, bahan ajar
7. Audio / video dokumentasi kegiatan institusi. 8. Dokumentasi/Arsip manajemen yaitu Surat Keputusan, Surat Edaran, dan lain-lain yang tidak confidential/ bersifat penting dan rahasia
9. Dokumen paten, dan dokumen lain yang belum disebutkan Dokumen-dokumen di atas dapat di-online-kan secara bebas dalam bentuk file dokumen PDF (portable document format), ps (post script) dengan catatan bahwa dokumen tersebut tidak bersifat Rahasia atau Confidential.
Tahapan TYPE (memilih jenis item) Maka akan tampil pilihan jenis koleksi yang mau diupload ke repository
UPLOAD Pilih dokumen yang mau diupload, klik browse kemudian pilih file yang mau diupload, klik upload
Maka akan tampil file yang sudah diupload beserta pengaturannya yaitu jenis konten, format, privasi, lisensi dan embargo
DETAILS Selanjutnya menuju ke langkah pengisian detail koleksi (data bibliografis). Untuk field yang anda tanda bintang maka berarti field tersebut harus diisi (tidak boleh kosong), apabila kosong maka akan tampil peringatan bahwa ada field yang belum diisi datanya. Sebaiknya semaksimal mungkin field-field details item diisi dengan data yang valid karena data tersebut akan memudahkan dalam pencarian koleksi. Contoh dibawah ini untuk detaik item jenis Article yaitu jurnal
Detail Item Artikel (lanjutan)
Details Item Jenis Monographs (Laporan penelitian, makalah dll)
Details Item Jenis Conference (Seminar, Workshop, Pertemuan dll)
Details Item Jenis Book (Buku Full Teks) untuk materi buku yang diupload per bab / tidak full teks masukkan ke jenis item Book section
Details Item Jenis Thesis (TA, Skripsi, Tesis, Disertasi)
Detail Thesis (lanjutan)
Details Item Jenis Teaching Resources (Materi Pengajaran, Bahan Ajar Dosen, Silabus dll)
Teaching Resources (lanjutan)
WARNING Tampilan peringatan apabila field bertanda bintang tidak diisi
SUBJECT
Klik tanda + untuk menampilkan sub subject, kemudian klik Add untuk memilih subjek yang sesuai
Subjek yang telah dipilih akan tampil di bagian atas. Untuk mengganti subjek yang telah dipilih maka klik remove.
DEPOSIT Klik Deposit Item Now untuk menyimpan dokumen ke dalam repository. Apabila tidak ada dokumen yang diupload maka akan muncul peringatan seperti di bawah ini
MOVE TO REPOSITORY Ini merupakan tahapan terakhir untuk mempublikasi dokumen tersebut agar dapat tampil di repository dan dapat ditemukan dari mesin pencari. Klik Move to repository untuk menampilkan dokumen, Destroy Item untuk menghapus item.
Maka akan tampil di repository seperti di bawah ini
Klik untuk edit item
EDIT ITEM Seorang editor dapat mengedit item yang telah tampil di repository denga
Sekian dan Terima kasih.
114
Lampiran 13 CURRICULUM VITAE
A. DATA PRIBADI Nama
: Satria Gamala
Tempat/Tanggal Lahir
: Aek Tarum, 20 April 1993
Jenis Kelamin
: Laki-Laki
Agama
: Islam
Umur
: 22 tahun
Tinggi Badan
: 173 cm
Berat Badan
: 62 kg
Status Perkawinan
: Belum Kawin
Alamat Asal
: Dusun III Aek Nagali, Kecamatan Bandar Pulau, Kabupaten Asahan, Sumatera Utara
Telepon
: 0896 0445 3922, 0853 8502 9303
Email
:
[email protected]
B. PENDIDIKAN FORMAL 1998-2004
: SD Negeri 014659 Perkebunan Aek Tarum, Asahan, Sumatera Utara
2004-2007
: SMP Negeri 1 Pulau Rakyat, Asahan, Sumatera Utara
2007-2010
: SMA Negeri 2 Kisaran, Asahan, Sumatera Utara
2011-2015
: Program Studi Ilmu Perpustakaan (S1), Fakultas Adab dan Ilmu Budaya, UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
C. PENDIDIKAN TAMBAHAN 2010
: Kursus Komputer di Lembaga Pendidikan Komputer Deza Com, Asahan, Sumatera Utara
2011
: Kursus Bahasa Inggris di ELFAST, Pare, Kediri, Jawa Timur
