PENERAPAN METODE UWE UNTUK MONITORING PEGAWAI OUTSOURCING PT. TRANS DANA PROFITRI BERBASIS WEB Irmita Dwi Septiani Uci Abmi Yeni Marleni Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak PT. Trans Dana Profitri adalah unit usaha yang bergerak dibidang jasa layanan tenaga kerja outsourcing. Kegiatan yang dilakukan PT. Trans Dana Profitri antara lain melakukan rekruitmen, memberikan pelatihan sesuai dengan kebutuhan klien (training) juga menyediakan tenaga kerja yang bekerja langsung dibawah kontrol manajemen perusahaan (outsourcing). Tenaga kerja outsourcing PT. Trans Dana Profitri saat ini berjumlah 208 orang dan telah tersebar di beberapa perusahaan klien. Proses Monitoring pegawai PT. Trans Dana Profitri tidak dilakukan secara rutin, jika terdapat permasalahan baru di laporkan kepada pimpinan. Sistem pelaporan pun tidak efisien karena proses monitoring memerlukan jarak dan waktu. Hal tersebut menyebabkan proses pelaporan pun menjadi lambat dan menumpuk. Sedangkan untuk penyimpanan data klien, data perekrutan, data pelatihan dan data penempatan akan disimpan dan dikumpulkan dalam satu berkas. Hal tersebut menyebabkan keterlambatan pembuatan laporan yang mempengaruhi keoptimalan kinerja. Web ini diharapkan bisa menjadi sebuah aplikasi yang akan membantu proses monitoring kinerja pegawai secara online di PT. Trans Dana Profitri.UML – Based Web Engineering (UWE) merupakan pedekatan metode untuk pengembangan aplikasi Web yang berdasarkan bahasa pemodelan berbasis web. Metode UWE mempunyai keunggulan dibandingkan metode lain. UWE meliputi fase rekayasa kebutuhan spesifik dengan pemerolehan kebutuhan, penspesifikasian, dan pemvalidasian yang ditangani sebagai aktivitas yang terpisah dari proses Kata kunci : Outsourcing, Monitoring, UWE & Berbasis Web
PENDAHULUAN UML – Based Web Engineering (UWE) merupakan pedekatan metode untuk pengembangan aplikasi Web yang berdasarkan bahasa pemodelan berbasis web. Metode UWE mempunyai keunggulan dibandingkan metode lain. UWE meliputi fase rekayasa kebutuhan spesifik dengan memperoleh kebutuhan, spesifikasi, dan validasi yang ditangani sebagai aktivitas yang terpisah dari proses. (Simarmata, 2010:223) Outsourcing merupakan layanan terpadu penyerahan pekerjaan tertentu suatu perusahaan kepada pihak ketiga yang dilakukan dengan tujuan untuk membagi resiko dan mengurangi beban perusahaan tersebut, (Jehani, 2008 : 1). Penyebab penggunaan outsourcing oleh sebuah perusahaan memiliki motif yang hampir sama yaitu kecenderungan untuk memudahkan pekerjaan atau operasional yang bukan menjadi bisnis utamanya (core business). Monitoring outsourcing merupakan pengawasan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Hal ini berkaitan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang direncanakan. pengawasan langsung atau dapat juga dikatakan sebagai kegiatan monitoring. Pengawasan langsung adalah pengawasan yang dilakukan dengan cara mengunjungi dan melakukan pemeriksaan ditempat terjadinya pelaksanaan pekerjaan, apakah berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan pengawas dan pemimpin organisasi. PT. Trans Dana Profitri adalah unit usaha yang bergerak dibidang jasa layanan tenaga kerja outsourcing. Kegiatan yang dilakukan PT. Trans Dana Profitri antara lain melakukan
1
rekruitment, memberikan pelatihan sesuai dengan kebutuhan klien (training) juga menyediakan tenaga kerja yang bekerja langsung di bawah kontrol manajemen perusahaan (outsourcing). Tenaga kerja outsourcing PT. Trans Dana Profitri saat ini berjumlah 208 orang dan telah tersebar di beberapa perusahaan klien, seperti PT. Pertamina Gas Central Sumatera Area, jumlah pegawai dapat dilihat pada tabel 1. berikut ini : Tabel 1. Jumlah Karyawan No 1 2 3 4 5 6
Jenis Pekerjaan
Jumlah Karyawan
Administrasi Chief Danru Security Driver Line Cheker
3 3 20 52 27 40
Total
145
Sumber: PT. Pertamina Gas Central Sumatera Area (Palembang) Tenaga kerja outsourcing PT. Trans Dana Profitri yang tersebar pada PT. Pertamina Gas Southern Sumatera Area (Prabumulih), jumlah pegawai dapat dilihat pada tabel 2 berikut ini : Tabel 2. Jumlah Karyawan No 1 2 3 4
Jenis Pekerjaan
Jumlah Karyawan
Administrasi Chief Danru Security
1 1 2 24
Total
28
Sumber : PT. Pertamina Gas Southern Sumatera Area (Prabumulih) Tenaga kerja outsourcing PT. Trans Dana Profitri yang tersebar pada PT. Energi Tanjung Tiga, jumlah pegawai dapat dilihat pada tabel 3. berikut ini : Tabel 3. Jumlah Karyawan No
Jenis Pekerjaan
Jumlah Karyawan
1 2 3 4 No 5 6 7
Administrasi Fire Safety Man Danru Security Jenis Pekerjaan Office Boy Well Checker Mechanic
3 4 3 9 Jumlah Karyawan 4 8 2
2
8
K3ll Assistant
2
Total
35
Sumber : PT. Energi Tanjung Tiga (Prabumulih) Monitoring pegawai PT. Trans Dana Profitri tidak dilakukan secara rutin, jika terdapat permasalahan baru di laporkan kepada pimpinan. Sistem pelaporan pun tidak efisien karena proses monitoring memerlukan jarak dan waktu. Hal tersebut menyebabkan proses pelaporan pun menjadi lambat dan menumpuk. Monitoring juga dilakukan untuk mengetahui absensi setiap pegawai. Banyak pegawai yang akan di monitoring, hal ini menjadi kendala bagi pimpinan untuk mengetahui pegawai yang tidak hadir karena laporan absensi diketahui setiap satu bulan sekali. Oleh Karena itu, PT. Trans Dana Profitri sebagai perusahaan memerlukan sistem informasi yang mampu memberikan informasi yang efisien bagi perusahaan. Proses monitoring yang baik dan benar diharapkan dapat meningkatkan kinerja bagi perusahaan, karena kepuasan perusahaan klien terhadap pegawai outsourcing sangat berpengaruh terhadap PT. Trans Dana Profitri. Oleh karena itu pentingnya proses monitoring pekerjaan pada PT. Trans Dana Profitri maka dibuat web monitoring kinerja pegawai dengan menerapkan metode UML-Based Web Engineering (UWE) dengan tujuan untuk membuat proses pembangunan sistem monitoring pekerjaan menjadi terarah. Web ini diharapkan bisa menjadi sebuah aplikasi yang akan membantu proses monitoring kinerja pegawai secara online di PT.Trans Dana Profitri. LANDASAN TEORI Outsourcing Menurut Griffin (2006 : 46), outsourcing adalah stategi membayar pemasok dan distributor untuk melaksanakan proses bisnis tertentu atau menyediakan bahan atau jasa yang dibutuhkan. Monitoring Menurut Leeuwis (2009 : 511), monitoring adalah proses yang terus menerus dari pengawasan periodik terhadap implementasi sebuah proyek untuk menjamin bahwa penyampaian input, jadwal kerja, output target dan aksi yang diperlukan lain merupakan cara kerja menurut apa yang telah direncanakan. Web Menurut Yuhefizar (2009 : 1), web adalah sebuah sistem penyebaran informasi melalui internet. Informasi yang dikirimkan berupa teks, suara (audio), animasi, gambar dan bahkan dalam format video yang dapat diakses melalui sebuah software yang disebut browser, seperti internet explorer, Mozilla firefox, Opera dan lain – lain. PHP Menurut Anhar (2010 : 3 ),PHP singkatan dari PHP : Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source. MySQL Menurut Aryanto (2005 : 2), MySQL adalah sebuah sistem manajemen Database (Database Management Systems / DBMS) yang dapat dijadikan dasar pemrogramman web database.
3
Object Oriented Programming (OOP) Menurut Wardana (2008 :7), object oriented programming (OOP) adalah teknik pembuatan program yang berorientasikan objek. Teknik ini menekankan apa itu objek, bukan bagaimana objek itu digunakan. Diagram aktivitas Menurut Nugroho (2009 : 115), diagram aktivitas adalah merupakan suatu jenis diagram khusus dari statechart diagram yang mempresentasikan state – state dan transisi – transisi yang terjadi pada akhir operasi - operasi. Efisiensi Menurut Guswai (2007 : 2), efisiensi adalah pencapaian sebuah sasaran akhir dengan memakai jumlah sumber daya yang paling sedikit. UML-Based Web Engineering (UWE) Menurut Simarmata (2010:223), UML-based Web Engineering (UWE) merupakan pendekatan metode logis untuk pengembangan aplikasi Web yang berdasarkan pada Unified Proses, UWE terutama berdasarkan pada konsep yang paling berhubungan dan disediakan oleh metode-metode lainnya, tetapi ditentukan oleh notasi UML, dan menetapkan proses desain semiotomatis dan sistematis.
HASIL DAN PEMBAHASAN 1.
Pemodelan Persyaratan Pemodelan persyaratan terdiri dari dua langkah, langkah pertama adalah untuk memberikan gambaran kasar dari fungsi sistem dengan menggunakan use case diagram. Langkah kedua memberikan penjelasan lebih rinci tentang penggunaan kasus menggunakan diagram aktivitas yang menggambarkan secara grafis aliran proses bisnis. a.
Use Case Diagram Use-case diagram merupakan model diagram UML yang digunakan untuk menggambarkan requiremen tfungsional yang diharapkan dari sebuah sistem. Use-case diagram menekankan pada “siapa” melakukan “apa” dalam lingkungan sistem perangkat lunak akan dibangun. Use-case diagram sebenarnya terdiri dari dua bagian besar yang pertama adalah use case diagram (termasuk gambar use case dependencies) dan use case description.
4
Gambar 1. Diagram Use Case
5
Tabel 4. Definisi Use Case Use Case Deskripsi
No. 1.
Login
2.
Input Data Perusahaan
3.
Input permintaan klien
4.
Input data rekruitmen
5.
Input data pelatihan
6.
Input data penempatan
7.
Input data pegawai
8.
Input data absensi
Merupakan proses pengecekan hak akses siapa saja yang berhak menggunakan ataupun mengakses proses pengolahan data monitoring pegawai. Dalam hal ini yang dapat melakukan akses pengolahan data yaitu admin dan klien, maka dari itu aktoraktor tersebut harus melakukan login terlebih dahulu sebelum memulai tugas mereka masing-masing yang berkaitan dengan akses pengubahan ke basis data. Input data perusahaan merupakan proses generalisasi yang meliputi dua tahap proses penginputan data perusahaan yaitu edit data klien dan hapus data klien. Input data klien merupakan proses generalisasi yang meliputi dua tahap proses penginputan data klien yaitu edit data klien dan hapus data klien. Input data rekruitmen merupakan proses generalisasi yang meliputi dua tahap proses penginputan data rekruitmen yaitu edit rekruitmen dan hapus rekruitmen. Input data pelatihan merupakan proses generalisasi yang meliputi dua tahap proses penginputan data pelatihan pegawai yaitu edit data pelatihan dan hapus data pelatihan. Input data penempatan merupakan proses generalisasi yang meliputi dua tahap proses penginputan data penempatan yaitu edit data penempatan dan hapus data penempatan. Input data pegawai merupakan proses generalisasi yang meliputi dua tahap proses penginputan data pegawai yaitu edit data pegawai dan hapus data pegawai. Input data absensi merupakan proses generalisasi yang meliputi dua tahap proses yaitu edit data absensi dan hapus data absensi.
Sumber : Diolah Sendiri
6
b.
Diagram Activity Diagram activity menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir.
Gambar 2. Diagram Activity Klien
7
Gambar 3. Diagram Activity Admin
Gambar 4. Diagram Activity Manager
8
c.
Class Diagram Berikut adalah gambar class diagram yang berisi komponen-komponen himpunan kelas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut – atribut. Class diagram dibangun atau dibuat untuk mendokumentasikan dan menggambarkan kelas-kelas dalam pemrograman yang nantinya akan dibangun.Class Diagram dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 5. Class Diagram 2.
Pemodelan Navigasi Kerangka yang diusulkan membiarkan model ruang navigasi menentukan objek yang akan dikunjungi oleh yang aktor. di sini kasus penggunaan aktor elemen pemodelan digunakan kembali dalam model ruang navigasi untuk menentukan aktor yang diizinkan untuk mengakses objek ini untuk memberikan lebih banyak masalah keamanan dan untuk determine peran masing-masing aktor dalam sistem. Elemen pemodelan model space navigasi adalah kelas navigasi, aktor dan dilayari langsung. State Transition Diagram (STD) State trantition diagram (STD) merupakan suatu modellingtool yang menggambarkan sifat ketergantungan terhadap waktu pada sistem. STD digunakan untuk mengidentifikasi sebagaimana sistem harus berperilaku seperti resiko dari kejadian eksternal.
9
Gambar 6. STD Halaman Admin
Gambar 7. STD Halaman Klien
10
Laporan Data Perusahaan
Laporan Data Permintaan
Laporan Data Rekruitment
Laporan Data Pelatihan
Klik Tombol “Index / ( Home )” Tampilkan Halaman Index ( Home )
Index ( Home )
Login Manager
Input Tidak Valid Tampilkan Pesan Kesalahan Message Box
Halaman Muka Manager
Klik Tombol “ Masuk “ & Input Valid Tampilkan Halaman “ Halaman Muka Manager “
Laporan Data Penempatan
Logout Klik Tombol “ Logout “
Laporan Data Pegawai
Tampilkan Halaman “ Index / ( Home ) “
Laporan Data Absensi
Laporan Data Kegiatan
Laporan Data Kontrak
Gambar 8. STD Halaman Manager Berdasarkan rancangan State Transation Diagram diatas maka, penulis merancang web monitoring pegawai outsourcing PT. Trans Dana Profitri dapat dilihat pada gambar di bawah ini : 1.
Menu Utama Pada desain menu utama menampilkan tentang data – data seperti kalender, sejarah perusahaan dan menu keunggulan, galeri kegiatan, klien dan hubungi kami.
Gambar 9. Menu Utama 2.
Halaman Admin Pada desain halaman muka admin terdapat beberapa menu seperti form edit home, edit keunggulan, edit galeri kegiatan, edit klien, edit hubungi kami. Selain itu, terdapat beberapa form inputan serta beberapa form cetak laporan.
11
Gambar 10. Halaman Admin 3.
Form Data Perusahaan Pada desain halaman input data perusahaan terdapat form pengisian data perusahaan.
Gambar 11. Form Data Perusahaan
4.
Halaman Klien Pada desain halaman muka klien terdapat beberapa menu seperti home, data perusahaan, input data permintaan, input data kontrak, input data absensi, dan input data kegiatan.
12
Gambar 12. Halaman Klien 5.
Form Data Permintaan Pada desain form data permintaan, perusahaan klien dapat melakukan penginputan data permintaan pegawai.
Gambar 13. Form Data Permintaan 6.
Halaman Manager Pada desain halaman muka manager terdapat menu data laporan.
13
Gambar 14. Halaman Manager 7.
Laporan Data Pegawai Pada desain halaman ini manager dapat melihat laporan data pegawai.
Gambar 15. Laporan Data Pegawai PENUTUP Berdasarkan hasil pembahasan pada sebelumnya terhadap monitoring pegawai outsourcing pada PT. Trans Dana Profitri, maka dapat diambil simpulan bahwa terdapat kelemahan dalam proses monitoring yang berjalan di PT. Trans Dana Profitri sebelumnya, maka dari itu penulis membuat web monitoring pegawai outsourcing pada PT. Trans Dana
14
Profitri yang dapat memberikan informasi mengenai informasi data perusahaan klien, data permintaan klien, prosedur pelatihan dan prosedur penempatan tenaga kerja outsourcing, mengolah data klien, data rekruitment, data pelatihan, data penempatan dan menampilkan daftar nama klien, laporan data permintaan klien, laporan data rekruitment, laporan data pelatihan, laporan penempatan, laporan data absensi, dan laporan data kegiatan. Dengan adanya web monitoring pegawai outsourcing ini diharapkan dapat : Mempermudah dalam proses pengolahan seluruh data yang dapat di input melalui form yang telah dirancang dan memiliki database sehingga data tersebut akan tersimpan pada database yang telah ada dan dapat diakses kembali untuk pembuatan laporan secara berkala. Web monitoring pegawai outsourcing ini dibuat menggunakan PHP dan MySQL akan lebih mempermudah dalam proses pemberian informasi sehingga data yang tersaji lebih cepat, akurat dan dapat meningkatkan efesiensi kerja. Meminimalisir terjadinya rangkap data dalam pembuatan jadwal pelatihan, karena data yang tersimpan terintegrasi dengan database. DAFTAR PUSTAKA Anhar. 2010. Panduan Menguasai PHP & MySQL Secara Otodidak. Jakarta: Mediakita. Aryanto, 2005. Pemrograman Database MySQL dengan MS. Visual FoxPro 8.0. Jakarta:PT. Elex Media Komputindo. Guswai, Christian F. 2007. How To Operate Your Store Effectively Yet Efficiently. Jakarta: PT Elex media Komputindo. Griffin, Ricky W. Dan Ronald J. Ebert. 2006. Bisnis. Jakarta: Erlangga. Leeuwis, Cees. 2009. Komunikasi Untuk Inovasi Pedesaan Berpikir Kembali Tentang Penyuluhan Pertanian. Yogyakarta: Kanisius. Nugroho, Adi. 2009. Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan Java. Yogyakarta: Andi Offset. Simarmata, Janner. 2010. Rekayasa Web. Yogyakarta: Andi Offset. Wardana. 2008. Membuat Aplikasi Berbasis Pendekatan Sistem Dengan Visual Basic .Net 2008. Jakarta: PT Elex Media Komputindo Yuhefizar. HA. Mooduto. Rahmat Hidayat, ST. 2009. Cara Mudah Membangun Website Interaktif Menggunakan Content Management System Joomla ( CMS ). Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.
15
