PENENTUAN NILAI GUNA MELALUI ANALISIS ISI DALAM PENGELOLAAN ARSIP VITAL SUBSTANSI

PENENTUAN NILAI GUNA MELALUI ANALISIS ISI DALAM PENGELOLAAN ARSIP VITAL SUBSTANSI Content Analysis of Different Retention to Determine The Usefulness of Vital Substances of Archives. Hardiyanto Sekretariat Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian

ABSTRACT Assessment of Archives is an activity to analyze information of archives through determination the usefulness and the duration of retention. The objective of this activity is to determine retention period by using content analysis technique on the difference period of archives retention schedule. This activity is the first step in archives decreasing processes in order to ensure the safety of a very important information for institution development.

Informatika Pertanian Volume 16 No. 2, 2007

1055

PENDAHULUAN Peningkatan kegiatan Badan Litbang Pertanian memberikan dampak hasil samping arsip substansi beserta luaran ikutan arsip fasilitatif yang memiliki daya simpan baik sementara maupun permanen dengan berbagai keragaman nilai guna. Kurang tersedianya sarana simpan khusus (depot arsip) pada setiap jaringan unit kerja mengakibatkan terjadinya pengendapan arsip sebagai imbas kurangnya pengelolaan tindak lanjut arsip substansi yang merupakan bagian dari arsip vital unit kerja. Oleh karena itu pengelolaan arsip yang berorientasi pada efisiensi sarana simpan dan efektifitas sistem pengelolaan sangat diperlukan untuk mengatasi pengendapan arsip sekaligus menekan biaya pemeliharaan. Dalam rangka mengatasi pengendapan arsip unit kerja terutama di setiap unit pengolah maka dilakukan penyusutan arsip inaktif secara periodik. Hal tersebut dilakukan dengan cara pengurangan arsip melalui pemindahan ke Depot Arsip (record centre) atau melalui penghapusan. Untuk memperoleh hasil penyusutan yang benar dan sesuai prosedur diperlukan suatu kegiatan penilaian arsip. Hasil evaluasi kearsipan unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian menunjukkan bahwa sebagian besar unit kerja sampel tidak melakukan pemeriksaan dan penilaian arsip yang akan disusutkan (Litbang, 1994). Hal tersebut diperparah dengan tidak tersedianya ruang simpan arsip pada masing-masing unit kerja Puslitbang, Balai dan BPTP (Litbang 1998). Akibatnya penyusutan arsip tidak berjalan sesuai prosedur yang berlaku, terutama pada tahapan penilaian arsip. Lebih ironis lagi, karena tidak adanya ruang simpan, eksekusi pemusnahan arsip dilakukan dengan menyamaratakan tingkatan nilai guna keseluruhan arsip yang dianggap sudah inaktif. Sebenarnya arsip tersebut masih memiliki nilai guna yang didalamnya berisikan perjalanan operasional substansi unit kerja. Hal ini dimungkinkan terdapat keterkaitan mengenai keberadaan arsip vital yang sangat mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi substansi. Dalam hubungannya dengan keberadaan arsip vital unit kerja substansi, menurut Betty Ricks CRM dkk (1992), arsip vital adalah arsip dalam media apapun yang esensinya berkaitan dengan kelangsungan hidup organisasi (Creating Agency). Keberadaannya dapat di central file karena bersifat aktif dan di records centre karena bersifat inaktif. Berdasarkan hal tersebut, maka dikhawatirkan bahwa penyamarataan nilai guna arsip dalam penyusutan karena alasan ketidakberadaan atau keterbatasan ruang penyimpanan akan mengakibatkan hilangnya sebagian besar arsip autentik sejarah perjalanan substansi unit kerja. Hal tersebut lebih ditegaskan oleh lembaga substansi nasional penyelamatan dan pengamanan arsip mengenai pengertian arsip vital. Arsip vital merupakan bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas kinerja, alat bukti hukum dan 1056

Analisis Isi Perbedaan Retensi dalam Penentuan Nilai Guna Arsip

memori organisasi. Arsip vital mempunyai peranan penting dalam melindungi hak kepentingan organisasi, instansi dan perseorangan atau pihak-pihak yang berkepentingan lainnya (ANRI, 2005). Melalui pengelolaan arsip vital yang terprogram akan memberikan perlindungan, pengamanan dan penyelamatan terhadap dokumen/arsip substansi terhadap hal-hal yang tidak diinginkan oleh organisasi unit kerja yang menyebabkan musnahnya dokumen vital tersebut (Litbang, 2006). Problema dasar pengelolaan arsip unit kerja yang didalamnya terdapat keberadaan arsip vital menekankan pada apa dan bagaimana tahapan yang harus dilakukan. Menurut William Benedon (1969) yakni pertama menyangkut identifikasi, analisis dan seleksi arsip vital, sedangkan masalah kedua berkaitan dengan metode dan prosedur pengelolaannya. Menyikapi hal tersebut kiranya suatu unit kerja tidak terlambat untuk segera melakukan penilaian arsip sebelum melaksanakan penyusutan, karena didalamnya terdapat rangkaian langkah tersebut di atas yang harus dilaksanakan. Penilaian arsip merupakan proses awal dari kegiatan penyusutan dan dinilai sangat penting untuk menjamin terpeliharanya informasi yang memiliki nilai guna bagi perkembangan operasional unit kerja (ANRI, 2000). Penilaian arsip merupakan suatu kegiatan analisis informasi terhadap sekelompok arsip unit kerja untuk menentukan nilai guna dan jangka simpan dengan memperhatikan kaidah hukum dan kepentingan lainnya. Dalam hubungan ini persoalan dihadapkan pada kemampuan menganalisis dalam menentukan nilai guna dengan batasan kaidah yang berlaku dan keterkaitan arsip pada kepentingan sesuai peran isi informasi didalamnya. Didalam menyajikan analisis isi informasi arsip, retensi atau jangka waktu penyimpanan mempunyai peran sangat penting. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah sebuah bentuk daftar yang berisi jadwal tentang jangka waktu penyimpanan arsip sebagai pedoman dalam kegiatan penyusutan arsip (Deptan, 1997). Melalui jadwal retensi, petugas arsip atau staf administrasi dapat menentukan apakah arsip tersebut disimpan, dipindahkan atau dimusnahkan. Menurut pengamatan penulis, petunjuk penentuan retensi dalam bentuk angka menunjukkan batasan yang kurang tegas. Seyogyanya batasan tersebut disamping berupa angka juga disertai penjelasan atau keterangan ringkas, sehingga petugas lebih mudah menentukan batasan secara jelas. Pengamatan lain yang diperoleh, bahwa ragam sub masalah pada daftar retensi belum menunjukkan gambaran jelas isi informasi arsip yang akan dinilai. Oleh sebab itu, penulis mencoba ingin memperoleh batasan lebih tegas dalam menentukan nilai guna arsip melalui kegiatan analisis isi atas ragam isi informasi berkas sampel. Informatika Pertanian Volume 16 No. 2, 2007

1057

Tujuan penulisan ini adalah membuat suatu rumusan pertimbangan dengan menggunakan teknik analisis isi terhadap perbedaan umur yang diberikan pada jadual retensi tiap tingkatan penyimpanan jenis arsip substansi dalam satu pemberkasan meliputi komponen fasilitatif dengan perbedaan jangka waktu simpan. Analisis isi merupakan suatu kegiatan yang digunakan untuk memperoleh keterangan dari isi komunikasi yang disampaikan dalam bentuk lambang. Analisis isi dapat digunakan untuk menganalisis semua bentuk komunikasi : ….., surat, peraturan , undang-undang dsb.(Rakhmat, 1984). Dengan teknik analisis isi ini pelaku penyusutan arsip dapat melakukan pembedaan arsip melalui isi dan bobot informasi arsip dalam satu pemberkasan menyangkut fasilitatif dan substantif yang memiliki nilai guna sementara dan permanen dalam penyimpanannya. Dengan demikian pelaku dapat melakukan penilaian secara efektif melalui penekanan persentase penyusutan atas nilai guna arsip terhadap keragaman arsip dalam satu pemberkasan. Hasil analisis ini kiranya dapat dijadikan kelengkapan acuan dalam mempertimbangkan proses eksekusi arsip. Perlu diketahui bahwa rangkaian proses pertimbangan analisis isi tersebut tetap mengacu pada ketentuan yang berlaku dalam kaidah penyusutan arsip (PP.34/1979) dan nilai guna arsip (SE.ANRI, 1983). METODOLOGI Analisis dilakukan dengan tahapan perumusan masalah, perumusan hipotesis, penarikan sampel, pembuatan alat ukur (koding), pengumpulan data dan analisis data (Rakhmat, 1984). Kegiatan tersebut diawali melalui tahapan perumusan masalah. Permasalahan yang akan dianalisa adalah bobot isi informasi dan dirumuskan dalam pertanyaan yang dapat diukur (Rakhmat, 1984). Tolok ukur yang digunakan menekankan pada nilai kegunaan bagi pengguna arsip, yaitu nilai primer yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan nilai sekunder yang memiliki kegunaan bersifat permanen (Deptan, 1996). Dalam perumusan hipotesis atas berkas arsip yang dijadikan sampel muncul persoalan, apakah terdapat perbedaan yang menunjukkan batasan antara arsip kelompok penunjang yang bersifat sementara dengan arsip yang memiliki unsur permanen dalam nilai guna. Tahapan berikutnya adalah penarikan sampel dengan cara menentukan sampel secara acak atas klasifikasi sub masalah terkait dalam daftar jadwal retensi sebagai obyek sampel. Perlu diketahui bahwa, pada penarikan sampel satuan analisisnya adalah berkas arsip substantif melalui pemilihan sampel dan diteruskan dengan pembuatan alat ukur yang didahului dengan pra uji. 1058


Dari hasil pendataan fisik atas ragam, jenis serta segi artistiknya, kemudian disusun tabulasi isi informasi mulai dari arsip yang memiliki retensi rendah sampai yang beretensi lebih panjang. Dalam daftar retensi, arsip substantif memiliki kelompok umur yang berbeda. Selanjutnya dilakukan analisa data yang mendasarkan pada hasil tabulasi untuk pertimbangan dan memberikan kejelasan gambaran masing-masing satuan arsip setiap kategori retensi yang dimilikinya. Perolehan batasan kejelasan tersebut merupakan hasil proses analisis isi yang mendasarkan pada ketentuan-ketentuan nilai guna arsip. Perumusan Masalah Obyek yang akan dianalisis adalah arsip yang mempunyai pengertian berupa : “naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka kegiatan pemerintahan” (UU, 1971). Naskah yang dimaksudkan di atas berisikan informasi berkaitan dengan kegiatan lembaga atau badan pemerintahan berupa produk hasil samping dari mandat program unit kerja. Sedangkan yang dimaksud arsip substantif berupa kumpulan naskah atau dokumen hasil keluaran kegiatan substansi unit kerja (Deptan, 1996). Arsip substantif memiliki daur hidup sejak berstatus aktif dimana memiliki nilai guna dan digunakan dalam proses operasional unit kerja, sampai menuju masa inaktif dimana nilai gunanya mulai menurun. Perjalanan arsip substantif berakhir pada saat penentuan nasib akhir, apakah disimpan menjadi arsip permanen atau dimusnahkan. Proses perpindahan nilai guna sampai pada penentuan nasib akhir tersebut melalui kegiatan yang disebut penilaian arsip. Sebagai bahan penilaian, kriteria arsip yang bersifat sementara diberikan batasan umur 3 tahun dan dikelompokkan dalam arsip penunjang pengolahan. Sedangkan untuk arsip yang memiliki unsur permanen dibagi menjadi 2 kelompok, yakni arsip penunjang substansi dengan batasan umur 10 tahun dan arsip produk substansi utama dengan batasan umur 20 tahun dengan tetap mengalami penentuan nasib akhir. Perlu diketahui bahwa batasan umur tersebut mengacu pada jadwal retensi arsip. Jadi permasalahan yang harus dipecahkan adalah sejauh mana ragam arsip yang dikategorikan memiliki perbedaan nilai guna untuk kelompok arsip penunjang pengolahan, penunjang substansi dan produk substansi utama atas kelompok berkas sampel yang ditentukan. Perumusan Hipotesis Pada langkah ini, hipotesis menunjukkan nol apabila tidak terdapat perbedaan kelompok satu dengan lainnya atas masing-masing nilai Informatika Pertanian Volume 16 No. 2, 2007

1059

guna yang dimiliki. Hipotesis akan mengarah pada hipotesis penelitian (H1) apabila terdapat perbedaan pada masing-masing kelompok, atau kelompok arsip produk substansi utama memiliki kadar nilai guna lebih tinggi dari kelompok arsip penunjang substansi maupun dengan arsip penunjang pengolahan yang bersifat sementara. Rumusan hipotesis statistiknya adalah sebagai berikut. H nol (0) : x A sama dengan x B1.2 (hipotesis nol) H 1(satu) : x A tidak sama (≠) x B1.2 (hipotesis penelitian) atau H1 (satu) x B1.2 lebih besar (>) x A. Keterangan : A : berkas arsip penunjang pengolahan B1 : berkas arsip penunjang substansi B2 : berkas arsip produk substansi utama Penarikan Sampel Menurut Kasto (1981), pengambilan sampel secara random harus menggunakan metode yang tepat, sesuai ciri populasi dan tujuan penelitian. Metode sampel yang ideal diatas, mempunyai sifat : • Menghasilkan gambaran yang dapat dipercaya dari seluruh populasi. • Dapat menentukan presisi dari hasil penelitian dengan menentukan penyimpangan. • Baku taksiran yang diperoleh. • Sederhana dan mudah dilaksanakan. • Dapat memberikan keterangan sebanyak mungkin dst. Dari 33 ragam klasifikasi sub masalah yang terdapat dalam jadwal retensi arsip substantif bidang litbang (LB) penulis melakukan pengambilan sampel sebanyak 40% atau sejumlah 12 ragam arsip untuk dilakukan proses analisis isi. Kegiatan tersebut kemudian dilanjutkan dengan uji pemberkasan per sub masalah, selanjutnya dilakukan penentuan nilai guna. Penentuan nilai guna arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan atau retensi yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungan dengan arsip-arsip yang lainnya (ANRI, 1983). Pembuatan Alat Ukur Disini penulis menguji kategori pada arsip-arsip kelompok antar penunjang pengolahan, antar arsip penunjang substansi dan antar kelompok arsip produk substansi utama. Apabila terjadi kesamaan hasil pengukuran antar kelompok pada masing-masing kategori, maka dapat disimpulkan bahwa kajian ini memiliki validitas. Hal ini berarti bahwa setiap produk arsip yang berkategori penunjang pada setiap satuan sampel pada dasarnya memiliki kesamaan bobot atau nilai 1060


guna. Demikian halnya yang terdapat pada arsip berkategori penunjang substansi maupun arsip produk utama. Pengumpulan Data Menurut ketentuan jadwal retensi yang berlaku, arsip substantif yang berada di unit pengolah (Depot Arsip II) rata-rata memiliki retensi 3 tahun. Arsip yang berada di Unit Kearsipan (Depot Arsip I) memiliki rata-rata retensi masing-masing 10 tahun. Sedangkan arsip di Depot Arsip Pusat memiliki retensi masing-masing 20 tahun. Nasib akhir dari jenis arsip tersebut masuk kategori arsip permanen yang berhak disimpan di Arsip Nasional (Deptan, 1996). Dengan berorientasi pada fisik berkas yang dijadikan sampel, data dikumpulkan dengan menggunakan format pendataan berkas arsip dengan mendasarkan pada indeks sub masalah, kategori retensi dengan variabel yang dimilikinya, keragaman berkas per kategori, tingkat kesamaan bobot tiap satuan berkas per kategori dan pembedaan per kategori dengan mendasarkan pembedaan nilai guna. Analisa Data Beberapa ketentuan dalam menentukan nilai guna arsip yang sangat penting dalam kegiatan analisis isi arsip, antara lain : • Nilai guna primer mendasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga pencipta arsip yang menyangkut nilai guna administrasi, hukum , keuangan, nilai guna ilmiah dan teknologi. • Nilai guna sekunder mendasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan instansi lain atau kepentingan umum diluar instansi pencipta, yang mengandung unsur nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional (ANRI, 2000). Analisis isi arsip yang berorientasi pada keberadaan arsip vital lebih banyak menekankan pada analisis isi informasi arsip yang memiliki nilai guna primer. Unsur fasilitatif disamping substantif yang dimiliki arsip menjadi pertimbangan dalam menentukan jangka waktu simpan, apakah sementara atau permanen, atas perannya sebagai penunjang pengolahan, produk substansi dan produk substansi utama.


1061

HASIL DAN PEMBAHASAN Pengamatan per satuan berkas arsip menunjukkan adanya kesamaan atas ragam arsip dalam kategori arsip penunjang pengolahan, arsip penunjang substansi dan arsip produk substansi utama dengan perbedaan relatif kecil (rata-rata kesamaannya di atas 50%), seperti terlihat dalam Tabel 2 dan 3. Apabila dihubungkan dengan hasil pengamatan per satuan sampel ragam arsip substantif antar kategori tersebut memperlihatkan perbedaan yang lebih tegas antara sampel produk berkas arsip beretensi rendah dengan yang memiliki retensi lebih tinggi. Hal tersebut terlihat pada tabel perhitungan kuantitas batasan nilai guna dan tabel gambaran keragaman jenis berkas per tingkatan kategori (Tabel 2 dan 4). Berdasarkan nilai guna arsip diperoleh alur argumentasi yang tertuang dalam Tabel 1. Tabel tersebut merupakan hasil pengelompokan berkas sampel yang terbagi dalam sub masalah. Dari pembagian kategori retensi atas variabel produk arsip, menunjukkan terjadi pemisahan arsip yang mempunyai kriteria simpan berbeda. Disini terdapat kecenderungan bahwa setiap berkas arsip yang dijadikan sampel masing-masing memiliki ketiga kategori tersebut. Pada setiap bentuk pemberkasan arsip terjadi penyatuan komponen berkas arsip yang memiliki permasalahan yang saling mengkait dimana didalamnya terdapat arsip pelengkap, dan arsip bernilai guna (fasilitatif dan substantif). Sajian tabel tersebut mengacu pada jadwal retensi, yang dapat dilihat dari ketentuan pembagian bobot informasi dan batasan tahun berkas. Tabel 1. Data Sampel Berkas Arsip Substantif per Kategori Berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip). No 1 2

Sub Masalah tanah padi-padian

Isi Informasi Arsip DA II DA I (3)* (10)* -substantif -substantif

DAP (20)* produk utama

-fasilitatif

-fasilitatif

substansi

-substantif

-substantif

produk utama

-fasilitatif

-fasilitatif

substansi

Penentuan Nasib Akhir (p/m) permanen permanen

3

umbi-umbian

-substantif -fasilitatif


produk utama substansi

permanen

4

tanaman sayuran




permanen

5

tanaman buah

-substantif

-substantif

produk utama

permanen

-fasilitatif

-fasilitatif

substansi

1062


Tabel 1. Data Sampel Berkas Arsip Substantif per Kategori Berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip).

Lanjutan

Isi Informasi Arsip No Sub Masalah

DA II (3)*

DA I (10)*

DAP (20)*

Penentuan Nasib Akhir (p/m)

-substantif

produk utama

permanen

6

tanaman hias


-fasilitatif

substansi

7

tanaman obat

-substantif

-substantif

produk utama

-fasilitatif

-fasilitatif

substansi

-substantif

-substantif

produk utama

8

tanaman atsiri

9

ternak besar

-fasilitatif

-fasilitatif

substansi

-substantif

-substantif

produk utama

-fasilitatif

-fasilitatif

substansi

-substantif

-substantif

produk utama

permanen permanen permanen

10

ternak kecil

permanen

-fasilitatif

-fasilitatif

substansi

11

ekonomi pertanian




permanen

12

pengujian alsintan

-substantif

-substantif

produk utama

permanen

-fasilitatif

-fasilitatif

substansi

Keterangan : * = umur berkas arsip dalam hitungan tahun di setiap depot ** = keterangan "musnah" atau "permanen"

Uji pengelompokan berkas per kategori atas satuan sub masalah, menunjukkan jenis berkas tersebut dapat dipisahkan menjadi tiga kelompok, yakni kategori penunjang pengolahan (PP) ada16 ragam arsip, kategori berkas penunjang substansi (PS) 9 ragam, dan berkas produk substansi utama (PSU) terdiri 2 ragam (Tabel 2). Dalam satuan arsip sub masalah untuk satu judul kegiatan saja sudah dapat ditentukan perbedaan persentase setiap kelompok kategori, yang hasilnya cukup mencolok (PP 59%, PS 33% dan PSU 8%). Hal tersebut sudah dapat menjawab rumusan, bahwa di Depot Arsip II, arsip unit kerja dapat dipertahankan 60%, di Depot Arsip I sebanyak 40% sedangkan di Depot Arsip Pusat sampai ke Arsip Nasional (ANRI) dipertahankan dari 20% sampai 5 % (Litbang, 1995).


1063

Tabel 2. Data Keragaman Berkas Arsip per Kategori Kategori Berkas Arsip No

8

Penunjang Pengolahan (3 th) surat usulan kegiatan surat pelaksanaan kegiatan kelengkapan perijinan laporan tahapan kegiatan permohonan ijin menggunakan lokasi ijin menggunakan sarana data kelengkapan survey surat pengantar

9

surat penugasan

10

laporan kegiatan penunjang surat edaran terkait surat keterangan risalah rapat intern terkait jadwal rencana kegiatan pokja kegiatan blanko isian kuesioner Jumlah = 16 ragam arsip (59%)

1 2 3 4 5

6 7

11 12 13 14 15 16

Penunjang Substansi (10 th) 1. kerangka acuan 2. perijinan kegiatan

Produk Substansi Utama (20 th) 1. kontrak kerjasama 2. laporan akhir

Keterangan terdapat perbedaan jumlah per kategori

3. administrasi kerjasama 4. laporan statistik 5. laporan survey

6. edaran kebijakan kegiatan 7. uraian tugas dan prosedur 8. surat kebijakan kegiatan 9. risalah rapat kebijakan kegiatan

Jumlah = 9 ragam arsip (33%)

Jumlah = 2 ragam arsip (8%)

Analisa data yang dilakukan seperti terlihat pada Tabel 3 menunjukkan adanya validitas dalam kajian ini. Hal tersebut dapat dibuktikan bahwa ternyata dari satuan sampel sub masalah dengan satu judul kegiatan memiliki kesamaan dalam keragaman per tingkatan kategori. Dari ke 16, 9 dan 2 ragam berkas arsip sampel hampir seluruhnya dimiliki oleh ke 12 sampel sub masalah. Hasil 1064


menunjukkan rata-rata satuan sampel berkas memiliki persentase kesamaan diatas 50%, bahkan hingga 100%. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa, unsur validitas telah terpenuhi. Hal tersebut sangat mudah digunakan sebagai batasan dalam melakukan penilaian berkas arsip. Tabel 3. Data Kuantitas Kesamaan Isi Berkas Arsip per Kategori *) No

Indeks sampel

Sub Masalah

PP jml

PS %

jml

PSU %

jml

%

Tingkat Kesamaan Keragaman (%)

Keterangan

1

210

tanah

10

62

7

78

2

100

> 50%

terpenuhi

2

310

padipadian

14

87

8

89

2

100

> 50%

terpenuhi

3

330

umbiumbian

16

100

9

100

2

100

> 50%

terpenuhi

4

340

tanaman sayuran

15

93

9

100

2

100

> 50%

terpenuhi

5

350

tanaman buah

16

100

8

89

2

100

> 50%

terpenuhi

6

460

tanaman hias

14

87

7

78

2

100

> 50%

terpenuhi

7

430

tanaman obat

13

81

9

100

2

100

> 50%

terpenuhi

8

440

tanaman atsiri

14

87

8

89

2

100

> 50%

terpenuhi

9

510

ternak besar

15

93

9

100

2

100

> 50%

terpenuhi

10

520

ternak kecil

16

100

7

78

2

100

> 50%

terpenuhi

11

710

ekonomi pertanian

15

93

6

67

2

100

> 50%

terpenuhi

12

920

pengujian alsintan

12

75

5

56

2

100

> 50%

terpenuhi

Keterangan : PP = berkas penunjang pengolahan dengan 16 keragaman (3th) PS = berkas penunjang substansi dengan 9 keragaman (10th) PSU = berkas produk substansi utama dengan 2 keragaman (20th)

Mencermati sajian Tabel 2, hal ini sangat berkaitan dengan argumentasi yang diberikan pada sajian Tabel 4 berikut ini. Dengan persentase yang diberikan pada keragaman berkas per tingkatan kategori, ternyata diikuti dengan kesamaan keragaman pada masingmasing sampel sub masalah pada setiap judul. Walaupun tidak semua keragaman tersebut dimiliki, namun perhitungan menunjukkan perbedaan yang cukup tegas , sehingga apa yang diacu pada rumusan persentase penyusutan oleh Badan Litbang tersebut di atas masih dapat dibuktikan. Informatika Pertanian Volume 16 No. 2, 2007

1065

Tabel 4. Data Hasil Penentuan Nilai Guna Arsip per Kategori *) %

Penentuan Nasib Akhir (%)

Keterangan

2

10

permanen

per judul

33

2

9

permanen

per judul

9

33

2

8

permanen

per judul

58

9

34

2

8

permanen

per judul

16

61

8

31

2

8

permanen

per judul

tanaman hias

14

61

7

30

2

9

permanen

per judul

430

tanaman obat

13

54

9

37

2

9

permanen

per judul

8

440

tanaman atsiri

14

58

8

33

2

9

permanen

per judul

9

510

ternak besar

15

58

9

34

2

8

permanen

per judul

10

520

ternak kecil

16

64

7

28

2

8

permanen

per judul

11

710

ekonomi pertanian

15

65

6

26

2

9

permanen

per judul

12

920

pengujian alsintan

12

63

5

26

2

10

permanen

per judul

No

Indeks sampel

1

PP

PS

PSU

Sub Masalah

jml

%

jml

%

jml

210

tanah

10

53

7

37

2

310

padipadian

14

58

8

3

330

umbiumbian

16

59

4

340

tanaman sayuran

15

5

350

tanaman buah

6

360

7

Keterangan : PP = berkas penunjang pengolahan (3th) PS = berkas penunjang substansi (10th) PSU = berkas produk substansi utama (20th)

KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Penentuan nilai guna arsip vital substansi dapat dilakukan melalui teknik analisis isi yang berdasarkan atas perbedaan retensi dalam satu pemberkasan. 1. Arsip substansi memiliki daur hidup sejak berstatus aktif hingga menuju masa in aktif. Perjalanan arsip berakhir saat menghadapi penentuan apakah akan disimpan menjadi arsip permanen atau akan dimusnahkan. Proses perpindahan tersebut dilaksanakan melalui kegiatan penilaian arsip dengan memberikan kategori pada arsip yang akan dinilai.

1066


2. Perbedaan nilai guna akan menentukan bentuk arsip yang mana yang harus mulai disusutkan, dan jenis atau kategori arsip yang mana yang masih harus dipertahankan. Perbedaan persentase mencerminkan unsur efisiensi dalam penyimpanan berkas arsip. Hal ini terlihat dari hasil analisa dari 59% arsip yang masih dipertahankan hingga mencapai 8% untuk arsip substantif yang dapat disimpan sebagai arsip permanen. Hal tersebut juga dapat dikumulasikan dari 27 ragam arsip yang berasal dari penunjang pengolahan dapat dikurangi menjadi arsip dengan unsur vital sebanyak 9 ragam (penunjang substansi) dan akhirnya menjadi 2 ragam (produk substansi utama). 3. Unsur validitas dalam kajian analisis isi terpenuhi, karena terdapat kesamaan jenis atau ragam berkas pada setiap sampel arsip pada setiap tingkatan ketegori arsip. Kesamaan ragam per satuan arsip yang dijadikan sampel adalah diatas 50% hingga mencapai 100%. Besarnya persentase tersebut memudahkan memberikan batasan retensi pada kategori berkas arsip atas variabel yang dimilikinya. Saran Dalam rangka pengelolaan arsip di unit kerja, maka disarankan beberapa hal terutama untuk unit yang mempunyai fungsi pengolahan arsip, antara lain : 1. Menentukan nilai guna arsip melalui analisis isi akan membantu dalam kegiatan penilaian arsip, terlepas apakah suatu unit kerja telah memiliki jadual retensi atau belum. 2. Penilaian arsip hendaknya dilakukan dalam rangka kegiatan penyusutan arsip dengan melakukan koordinasi unsur terkait pada unit kerja. Hal ini sebagai upaya merealisasikan tindakan penyelamatan arsip unit kerja melalui pelestarian arsip substansi. 3. Ketersediaan ruang khusus penyimpanan arsip hendaknya menjadi suatu prioritas apabila menginginkan upaya penyelamatan arsip substansi. Diketahui bahwa arsip substansi berasal dari kegiatan unit kerja yang telah mengeluarkan biaya cukup banyak dan disadari bahwa arsip tersebut merupakan bagian dari aset negara yang tidak ternilai harganya. Oleh sebab itu, segala upaya baik secara manual maupun teknologi informasi, perlu dicoba untuk memperoleh kemudahan pada kegiatan penilaian termasuk kajian melalui analisis isi.


1067

DAFTAR PUSTAKA Arsip Nasional Republik Indonesia.1983. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip. Anonimous. 1984. Laporan Akhir Kegiatan Pembuatan Rancang Bangun Instalasi Depot Arsip, Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. Anonimous. 1995. Laporan Kajian Pengelolaan Administrasi Perkantoran Mendukung Program Kerja Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. Anonimous. 1998. Laporan Kegiatan Pembinaan Otomasi Perkantoran, Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. Anonimous.2006. Laporan Implementasi Pengelolaan Arsip Vital Melalui Koordinasi Aplikasi Sistem Jaringan Penataan Dokumen Substansi Unit Kerja Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. Arsip Nasional Republik Indonesia 2005. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2005 Tentang Pedoman Pendataan, Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Negara Periode Kabinet Gotong-Royong dan Kabinet Persatuan Nasional. Arsip

Nasional Republik Indonesia. 2000. Modul Akuisisi NasiopnalArsip Orde Baru Dan Kabinet Reformasi Pembangunan, ANRI. Jakarta.

Betty R Ricks, CRM dkk 1992, Information and Image Mangement, A Records Systems Approach. South-Western Publishing CO. Cincinnati, Ohio. USA Hal. 244. Departemen Pertanian. 1996. Keputusan Menteri Pertanian Nomor 433 Tahun 1996 Tentang Pedomen Tata Kearsipan Departemen Pertanian. Departemen Pertanian. 1997. Pedoman Penghapusan dan Jadual Retensi Arsip Departemen Pertanian. Kasto.1981. Metode Penelitian Survei (Penentuan Sampel), Penerbit LP3S, Jakarta. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia. Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. Rakhmat.1984. Metode Penelitian Komunikasi. Penerbit CV. Karya Remaja, Bandung. 1068


Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. William Benedon 1969. Records management. The Trident Shop, California State University, Los Angeles, California, USA Hal. 179.


1069

PENENTUAN NILAI GUNA MELALUI ANALISIS ISI DALAM PENGELOLAAN ARSIP VITAL SUBSTANSI

Recommend Documents