1.
Pendahuluan Perkembangan sistem informasi (SI) telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam sistem kerja sebuah perusahaan maupun sebuah bidang usaha yang diusahakan sendiri maupun swasta. Meningkatnya penggunaan teknologi informasi (TI) membawa setiap orang untuk dapat melakukan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu sesuai dengan proses yang telah dilakukan karena dengan adanya TI yang semakin maju, memudahkan manusia untuk bertukar informasi dalam berbagai hal, manusia dapat bertukar informasi dengan cepat tanpa terhambat oleh ruang dan waktu. UD Gudang Berkat adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang usaha penjualan mainan di Kediri. Proses pendistribusian barang dari perusahaan pusat ke cabang merupakan salah satu hal penting bagi keberlangsungan prosesbisnis. Saat ini, proses pencatatan untuk distribusi barang dari kantor pusat ke kantor cabang masih dilakukan secara manual dengan melakukan pengecekan di setiap kantor yang dimiliki. Hal tersebut dapat menyebabkan lambannya proses pelaporan persediaan barang baik di pusat maupun di cabang serta dapat menyebabkan ketidakakuratan data persediaan yang ada. Berdasarkan kondisi tersebut, maka dilakukan penelitian untuk merancang dan mengimplementasikan suatu sistem yang dapat mengelola data pendistribusian barang berbasis web yang dapat diakses oleh pemilik UD. Gudang Berkat dengan pusat penyuplai mainan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kenyamanan dan efisiensi dalam melakukan transaksi. 2.
Tinjauan Pustaka Penelitian terdahulu yang relevan dengan topik penelitian yang pertama adalah penelitian yang berjudul “Sistem Penjualan Makanan Khas Daerah Berbasis Web Services (Studi Kasus: UKM Qm’i Snack Bandung)”. Dalam penelitian tersebut dibahas mengenai aplikasi penjualan berbasis web service yang terhubung dengan sistem pembayaran secara online. Kegunaan web service dalam aplikasi tersebut yaitu untuk menghubungkan aplikasi dengan pembayaran secara online [1]. Penelitian lainnya yaitu dengan judul Sistem Informasi Distribusi Barang Pada PT. Alamjaya Wira Sentosa Palembang Dengan Menggunakan Metode DRP (Distribution Requirement Planning). Dalam penelitian tersebut disebutkan bahwa sistem distribusi yang terkoordinasi dengan baik, dapat meningkatkan pendapatan perusahaan, serta dapat mencatat semua transaksi pengiriman dengan rapi dan efisien [2]. Setelah melihat beberapa penelitian sebelumnya, maka dalam penelitian ini akan diteliti bagaimana merancang prototype sistem informasi yang dapat berguna untuk sistem pendistribusian barang sehingga memungkinkan penerapan sistem lebih baik, dimana penggunaan web yang terintegrasi dapat menghasilkan output dalam bentuk laporan yang akurat dan dapat membantu pihak UD. Gudang Berkat dalam mengelola distribusi dan persediaan barang. . Distribusi merupakan suatu proses yang menunjukkan penyaluran barang yang dibuat dari produesn agar sampai kepada para konsumen yang tersebar luas. Produsen sendiri memiliki pengertian sebagai orang yang melakukan dan membuatsuatu produksi, sedangkan konsumen adalah orang yang menggunakan atau memakai barang atau jasa yang ditawarkan oleh produsen dalam kegiatan pembuatan barang.Selain itu, distribusi juga memiliki pengertian sebagai kegiatan ekonomi yang menjembatani suatu produksi dan konsumsi suatu barang agar barang dan jasa yang ditawarkan akan sampai tepat kepada para konsumen sehingga kegunaan yang didapat dari barang dan jasa tersebut akan semakin maksimal setelah dikonsumsi. Maka dari itu akan sangat terlihat tentang kegunaan dari distribusi baik tentang waktu dan tempatnya[3]. Adapun alur pendistribusian barang dapat dilihat pada Gambar 1 di bawah ini.
Distributor
Perusahaan Induk
Anak Cabang
Konsumen
Gambar 1. Alur Distribusi Barang Secara umum, perusahaan adalah suatu organisasi dimana sumber daya seperti bahan baku dan tenaga kerja diproses untuk menghasilkan barang atau jasa. Menurut kegiatan operasionalnya, perusahaan dibagi menjadi tiga jenis, yaitu perusahaan manufaktur, perusahaan dagang, dan perusahaan jasa [4].Perusahaan manufaktur beroperasi untuk menciptakan suatu produk untuk kemudian dijual kepada pelanggan. Perusahaan dagang melakukan penjualan barang tanpa menghasilkan produk tersebut melainkan membeli dari perusahaan manufaktur. Sedangkan perusahaan jasa menghasilkan jasa bukan berupa barang jadi atau produk untuk dijual kepada pelanggan.Tujuan dari kebanyakan perusahaan adalah untuk memaksimalkan perolehan keuntungan atau laba. Laba akan dihasilkan apabila terjadi selisih antara jumlah yang diterima dari pelanggan atas penjualan barang atau jasa yang dihasilkan dengan jumlah yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk membiayai sumber daya dalam menghasilkan barang atau jasa tersebut. Struktur Organisasi Perusahaan :
Pemilik
Sekretaris
Pekerja
Pekerja
Pekerja
\
Anak cabang
Sekretaris
Pekerja
Pekerja
Pekerja
Gambar 2: Struktur Perusahaan[Wawancara]
Gambar 2 merupakan struktur perusahaan yang ada di UD. Gudang berkat bagaimana perusahaan induk mempunyai cabang. Di perusahaan induk terdapat sekretaris yang membawahi para pekerja, kemudian di bagian cabang juga sama dengan perusahaan induk, dimana terdapat sekretaris yang membawahi para pekerja. Proses bisnis UD Gudang berkat dimulai ketika perusahaan induk menerima barang dari distributor yang kemudian disotir dan dipilah-pilah sesuai dengan jenis barang, setelah semua di lakukan, proses selanjutnya adalah menjual dan memperdagangkan barang oleh para pekerja, di perusahaan induk terdapat cabang, cabang menerima barang dari perusahaan induk untuk kemudian diproses dan dijual. Proses bisnis ini sudah menjadi bagian di UD Gudang berkat dan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
Jelas dalam hal ini proses distribusi barang antar perusahaan induk ke cabang menjadi salah satu hal penting dalam proses bisnis di UD Gudang berkat, bagaimana barang bisa sampai dengan baik di cabang dan sebaliknya pemesanan barang yang tepat, sehingga efisiensi pengiriman barang dapat terjadi.
3. Metodologi Penelitian Metode penelitian yang digunakan yaitu metode deskriptif kualitatif dimana pengumpulan data dilakukan dengan melakukan wawancara dan pengamatan terhadap proses pendistribusian barang di UD. Gudang Berkat. Hasil pengumpulan data kemudian dijadikan temuan yang digunakan sebagai acuan dalam merancang dan mengimplementasikan sistem informasi. Sedangkan dalam perancangan dan implementasi sistem, digunakan model proses prototyping model. Gambar 2 menjelaskan tahapan dari proses model prototyping yang digunakan dalam penelitian ini.
Gambar 2.Model ProsesPrototyping Model[5] 1. Listen to Customer Pada tahap ini, dilakukan pengumpulan kebutuhan dengan melakukan pengamatan (observasi) dan wawancara terhadap bagian-bagian yang terkait dengan proses pendistribusian barang di UD. Gudang Berkat Kediri yaitu bagian gudang, bagian pengiriman barang, dan bagian penjualan guna mengetahui masalah-masalah yang dihadapi serta memberikan pemecahan masalah melalui usulan sistem informasi yang akan dibangun. 2. Build or Revise Mockup Pada tahap ini, dilakukan perancangan atau desain aplikasi sistem informasi distribusi barang dengan menggunakan bantuan alat perancangan sistem Unified Modelling Language (UML) dan perancangan database. 3. Customer Test Drives Mockup Pada tahap ini, dilakukan implementasi aplikasi sistem informasi distribusi barang di setiap komputer pada bagian yang terkait dan saling terintegrasi antara kantor pusat dan kantor cabang UD. Gudang Berkat Kediri. Dalam tahap ini juga dilakukan pengujian secara bertahap menggunakan metode black-box testing terhadap aplikasi yang telah diimplementasikan untuk mengetahui apakah semua fungsi yang ada pada sistem telah berjalan dengan baik dan dapat digunakan oleh para pengguna pada bagian-bagian yang terkait yaitu bagian gudang, bagian pengiriman barang, dan bagian penjualan. Perancangan sistem informasi distribusi barang ini dirancang dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML). Diagram UML menyediakan beberapa diagram dalam proses perancangan sistem. Guna menjelaskan hubungan fungsionalitas yang terdapat dalam aplikasi, maka didesain use case diagram yang menjelaskan bagaimana hubungan antar aktor dengan sistem, maupun relasi antar fungsi atau modul di dalam aplikasi. Use case diagram menggambarkan apa yang dapat
dilakukan aktor terhadap sistem yang akan dibangun. Use case diagram terdiri dari aktor, use case dan hubungannya. Aktor adalah seseorang yang akan berinteraksi dengan sistem untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu. Sebuah use case merepresentasikan keseluruhan kerja sistem secara garis besar dan juga merepresentasikan interaksi antara aktor dengan sistem yang dibangun serta menggambarkan fungsionalitas yang dapat diberikan sistem kepada user. Use casediagram sistem yang dibangun digambarkan pada Gambar 3 berikut ini.
pengiriman barang
pengelolaan barang
distributor
add data
pengelolaan kiriman
update
perm intaan barang
menerima barang
anak cabang
delete
konfirmasi pengirim an
Gambar 3.Use Case Diagram Sistem Informasi Distribusi Barang UD. Gudang Berkat
Gambar 3 menjelaskan bagaimana kondisi umum dari sebuah sistem informasi distribusi barang di UD. Gudang Berkat Kediri, inti dari sistem ini bertumpu pada aktor distributor yang bertugas untuk memasukkan data seperti pengiriman barang, pengelolaan barang, dan pengelolaan pengiriman. Kemudian berhubungan dengan aktor anak cabang perusahaan yang dimana terdapat proses aktivitas seperti permintaan barang, menerima barang serta konfirmasi pengiriman. Setelah itu tejadi aktivitas diantara distributor dan anak cabang, yaitu anak cabang meminta barang yang dibutuhkan lalu distributor mengelola barang yang ada, setelah barang yang diminta ada, maka distributor mengirim barang dan kemudian anak cabang menerima barang tersebut. Proses kemudian dilanjutkan dengan anak cabang mengkonfirmasi barang yang sudah datang dan ditributor menerima laporan bahwa barang telah diterima oleh anak cabang.
mulai
login system
tidak valid
cek data
valid menu utama
pengelolaan barang
pengiriman barang
pengiriman add
update
delete
logout
selesai
Gambar 4 : Aktivity Diagram Aplikasi Pusat
Gambar 4 menjelaskan penggambaran aktifitas apa saja yang dapat dilakukan distributor. Distributor pertama – tama dihadapkan dengan halaman beranda. Kemudian melakukan proses login kedalam sistem, bila tidak valid kembali lagi ke halaman beranda. Setelah valid masuk ke bagian menu utama yang terdiri dari pengiriman barang, pengelolaan barang yang didalam nya ada proses add, update barang, serta delete lalu ada proses pengiriman barang, setelah semua selesai bisa langsung logout
mulai
login
tdk valid cek data
valid menu utama
permintaan barang
menerima barang
konfirmasi permintaan
logout
selesai
Gambar 5 : Gambar Aktivity Diagram Cabang Gambar 5 menjelaskan Anak cabang dihadapkan pada menu utama, kemudian login bila tidak valid akan kembali ke menu utama, didalam menu utama terdapat 3 kegiatan yaitu permintaan barang menerima barang serta konfirmasi barang yang akan dipesan. Selesai semua kegiatan dapat melakukan logout dan proses selesai.
Pengiriman Barang_ui
Pengelolaan Barang_ui
jenis_barang : String kode_barang : Integer jumlah_brg : Integer tanggal_pengiriman : Date
kode_barang : Integer jenis_barang : String jumlah_brg : Integer
+1
Pengelolaan Kiriman _ui
+1
+1 Pengiriman Barang_Conn
add() update() delete()
cek_barang() mengirim_laporan() +1 +1
+1
+1
+1
+1 Penerimaan Barang_Conn
meminta_barang() menentukan_jumlah() +1
+1
kode_barang : Integer jenis_barang : String tanggal_pengiriman : Date jml_barang : Integer
+1
+1 Pernintaan Barang_Conn
laporan_pengiriman() menerima_pemesanan()
Konfirmasi_ui
kode_barang : Integer jenis_barang : String tanggal_pengiriman : Date jml_barang : Integer
+1
+1 Pengelolaan Kiriman _Conn
+1
Penerimaan Barang_ui
jenis_barang : String jml_barang : Integer tanggal_pengiriman : Date kode_barang : Integer
+1
+1 Pengelolaan Barang_Conn
menerima_pesanan() mengirim_barang() view_stock() view_stock()
Pernintaan Barang_ui
jenis_barang : String kode_barang : Integer jml_barang : Integer tanggal_pengiriman : Date
+1 Konfirmasi_Conn mengirim_laporan() +1 +1
+1
+1
+1
+1
+n
+n
Barang_entity kode_barang : Integer jenis_barang : String jumlah_brg : Integer tanggal_pengiriman : Date menerima_pesanan() mengirim_barang() view_stock() add() update() delete() laporan_pengiriman() menerima_pemesanan() meminta_barang() menentukan_jumlah() cek_barang() mengirim_laporan()
+n +1 +1
+1 +n
+n Data pengiriman_entity menerima_pesanan() mengirim_barang() laporan_pengiriman() menerima_pemesanan() cek_barang() mengirim_laporan()
+1
+1
+1
+1
+1
Anak Cabang_entity meminta_barang() menentukan_jumlah() cek_barang() mengirim_laporan()
Gambar 6 : Gambar Class Diagram.
Gambar 6 menjelaskan class diagram dari sistem distribusi Ud Gudang berkat berbasis web service. Gambar ini merupakan representasi dari tabel – tabel basis data yang tersedia dan saling berkaitan, interaksi antar class serta atribut – atribut yanag melekat pada class tersebut. Gambar ini mejelaskan tentang mengenai detail class diagram dalam aplikasi, serta hubungan antar class beserta atributnya yang membentuk kesatuan yang saling mendukung
4. Hasil dan Pembahasan Setelah seluruh rangkaian analisa dan perancangan sistem selesai dilakukan, maka tahap selanjutnya adalah melakukan implementasi sesuai dengan perancangan sistem yang telah dibuat. Sistem informasi distribusi yang dibangun memiliki 2 (dua) bagian yaitu: Aplikasi Pusat dan Aplikasi
Cabang. Adapun untuk Aplikasi Pusat, memiliki Halaman Login adalah halaman yang pertama kali muncul pada saat aplikasi dijalankan. Sedangkan Halaman Utama akan tampil ketika user sudah memasukkan username dan password dengan benar pada Halaman Login. Halaman Utama memiliki beberapa menu antara lain: Menu Barang, Menu Stock Opname, Menu Stock Mapping, Menu Pengiriman, dan Menu Distribusi Barang. Sedangkan Aplikasi Cabang memiliki menu antara lain: Menu Utama, Menu Pengiriman, Menu Stock Opname, Menu Stock Mapping, dan Menu Distribusi Barang. Adapun tampilan Halaman Login pada Aplikasi Pusat yaitu seperti pada Gambar 7.
Gambar 7.Halaman Login
Halaman Login digunakan sebagai syarat untuk dapat menggunakan aplikasi secara keseluruhan dan untuk memberi hak akses terhadap setiap pengguna di masing-masing bagian yang terkait dengan proses pendisribusian barang pada UD. Gudang Berkat. Halaman Menu Utama merupakan halaman untuk proses pengelolaan distribusi barang secara keseluruhan yang terdiri dari beberapa menu yaitu: Menu Master Data, Menu Persediaan, dan Menu Transaksi. Tampilan Halaman Menu Utama seperti pada Gambar 8.
Gambar 8.Halaman Menu Utama
Halaman Menu Utama seperti terlihat pada Gambar 8 akan tampil apabila pengguna berhasil memasukkan username dan password yang sesuai pada Halaman Login.
Halaman Data Item seperti terlihat pada Gambar 9 digunakan oleh Bagian Gudang untuk memasukkan data-data barang yang dimiliki oleh perusahaan. Tampilan Data Item seperti pada Gambar 9.
Gambar 9.Halaman Data Item
Data-data barang yang diinputkan ke dalam sistem meliputi: Kode, Barcode, Nama, Jenis, Tipe, dan Satuan yang dimasukkan pada masing-masing textbox. Proses pendistribusian barang dikelola melalui Menu Stock Mapping. Tampilan Halaman Menu Stock Mapping seperti pada Gambar 10.
Gambar 10.Halaman Menu Stock Mapping
Halaman Menu Stock Mappingpada Gambar 10 digunakan oleh Bagian Pengiriman Barang untuk memasukkan data-data terkait pengiriman barang dari pusat ke kantor anak cabang. Data-data tersebut antara lain: Nama Gudang Tujuan yang dapat dicari melalui database, Kode Transaksi, Kode Barang, Barcode, Nama Barang, dan Jumlah Barang yang dikirim. Sedangkan aplikasi yang terdapat pada anak cabang digunakan untuk melakukan pemesanan barang ke pusat. Adapun tampilan Halaman Menu Pemesanan Anak Cabang seperti pada Gambar 11.
Gambar 11.Halaman Menu Pemesanan Anak Cabang
Gambar 11 berisi mengenai data-data pemesanan barang kepada kantor pusat, kantor anak cabang akan memperoleh informasi serta data-data barang yang dapat dipesan dan langsung terkirim
ke database kantor pusat. Halaman Menu Pemesanan pada Gambar 11 digunakan untuk memasukkan data-data barang yang dipesan oleh anak cabang. Data-data barang yang dipesan terdiri dari Gudang Tujuan yang secara otomatis terisi Kantor Pusat, Kode Transaksi, Kode Barang, Barcode Barang, Nama Barang, dan Jumlah Barang yang dipesan. Setelah selesai, maka akan muncul data pemesanan barang yang kemudian akan menunggu konfirmasi dari Kantor Pusat untuk dilakukan pengiriman ke gudang anak cabang. Setelah proses implementasi sistem selesai dilakukan, maka tahapan berikutnya adalah melakukan pengujian (testing). Pengujian dilakukan dengan tujuan untuk menghindari kesalahankesalahan yang terjadi pada program yang dibangun. Bentuk-bentuk kesalahan yang mungkin ditemukan pada tahapan pengujian antara lain seperti kesalahan kode program, kesalahan inputan data, kesalahan proses, dan kesalahan lokasi basis data (path database). Apabila dalam proses pengujian ditemukan kesalahan program, maka program harus diperbaiki sehingga diperoleh program yang benar-benar bersih dari kesalahan. Aplikasi yang dibangun pada UD. Gudang Berkat juga harus melewati tahapan pengujian. Pengujian dilakukan untuk menguji fungsionalitas sistem. Tahap pengujian fungsionalitas sistem pada aplikasi ini adalah dengan menggunakan metode Blackbox Testing dimana aplikasi akan diujikan fungsi-fungsi aplikasi secara menyeluruh. Hasil pengujian blackbox dapat dilihat pada Tabel 1berikut ini.
Tabel 1. Hasil Pengujian Blackbox Poin Pengujian
Hasil Pengujian Aplikasi dapat melakukan pengaksesan Ketepatan teknologi website dalam data sehingga data barang dapat di mengakses data pada media penyimpanan tampilkan. data.
Prosespemesanan barang.
Proses penyimpanan barang.
Proses update barang.
Aplikasi dapat memproses pemesanan Barang yang dilakukan pihak Anak Cabang terhadap Pusat.
Setelah pemesanan berhasil maka data barang yang dipesan oleh Anak Cabang dapat tersimpan. Kemudian data yang tersimpan dapat diakses oleh pihak Pusat.
Aplikasi dapat menambah dan mengurangi jumlah barang yang tersedia di dalam database dan memberikan informasi kepada aplikasi AnakCabang.
Berdasarkan Tabel 1, maka secara keseluruhan hasil pengujian menggambarkan bahwa secara fungsional sistem telah memenuhi kebutuhan perusahaan.
5.
Kesimpulan Setelah melakukan tahapan analisa, perancangan, implementasi, dan pengujian sistem, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan berdasarkan hasil penelitin ini antara lain: perancangan dan implementasi sistem informasi distribusi barang pada UD. Gudang Berkat berbasis web menghasilkan sistem yang dapat mempermudah antara kantor pusat dan kantor cabang untuk melakukan pengiriman barang, melihat data barang, melakukan proses pemesanan barang, melakukan pencatatan transaksi, maupun melakukan proses distribusi barang. Selain itu, UD. Gudang Berkat juga dapat mengetahui jenis-jenis barang yang menarik dan laku di pasaran dengan melihat data di bagian pemesanan barang yang diminta oleh cabang. Dengan demikian, UD. Gudang Berkat dapat menyediakan persediaan barang yang lebih banyak untuk jenis barang yang laku di pasaran.
6. Daftar Pustaka [1] Pradhytia, Michael, 2011, “Sistem Penjualan Makanan Khas Daerah Berbasis Web Services (Studi Kasus: UKM Qm’i Snack Bandung)”,Salatiga: Universitas Kristen Satya Wacana. [2] Handoyo, 2010,Sistem Informasi Distribusi Barang Pada PT. Alamjaya Wira Sentosa Palembang Dengan Menggunakan Metode DRP (Distribution Requirement Planning). [3] http://ekokusnur.com/pengertian-distribusi-dan-fungsi-distribusi.html. Diakses Tanggal 2 Mei 2014. [4] Warren, Reeve & Fees, 2006, Pengantar Akuntansi, Jakarta: Salemba Empat.. [5] Pressman. Roger S., 2005,Software Engineering – A Practitioner’s Approach Sixth Edition, New York: McGraw-Hill.
