1.
Pendahuluan
Dewasa ini, peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi, dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Hal ini berarti bahwa suatu perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain dengan mempergunakan sistem informasi. Keberadaan sistem informasi tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan, tetapi juga bagi nasabah atau konsumen. Sebagai contoh, dengan adanya sistem informasi para nasabah bank dengan mudah dapat mengambil uang di mesin-mesin ATM, memperoleh informasi saldo tabungan, atau melakukan transfer melalui telpon [1]. Sekolah Menengah Atas (SMA) Negeri 3 Salatiga merupakan organisasi yang memiliki berbagai macam aset, misalnya server, komputer, berbagai perlengkapan laboratorium, berbagai perlengkapan ruang kelas, bangunan, tanah dan lain-lain, dengan jumlah aset yang banyak, maka memunculkan kompleksitas dalam melakukan manajemen aset. Selain itu juga ada beberapa masalah yang dihadapi oleh bagian sarana prasarana dalam menangani manajemen aset SMA Negeri 3 Salatiga, antara lain sistem manajemen aset yang ada saat ini masih dilakukan secara manual sehingga penelusuran aset lebih sulit, kurangnya efisien waktu dan biaya, belum adanya sistem yang terintegrasi menyebabkan pembuatan berbagai laporan aset menjadi sulit, selain itu dari sisi biaya penggunaan kertas dan tinta menyebabkan biaya lebih tinggi. Oleh karena itu, diperlukan sebuah sistem yang dapat mengelola seluruh aset yang ada, dimana dengan adanya sistem manajemen aset, maka dapat dilakukan optimalisasi aset secara maksimal, karena aset teridentifikasi dengan jelas, dan akan mempermudah untuk mengetahui bagaimana status aset tersebut, apakah saatnya diganti atau masih layak pakai. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang dan mengimplementasikan sistem informasi manajemen aset berbasis web pada SMA Negeri 3 Salatiga.
2.
Tinjauan Pustaka
Perancangan sistem informasi yang membahas manajemen aset, sudah banyak dilakukan, salah satunya tentang “Perancangan Sistem Manajemen Aset dengan Menggunakan Metode Garis lurus (Studi Kasus: Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga)”. Dalam penelitian ini membahas pengolahan data aset teknologi informasi atau elektronik berbasis web pada Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga [2]. Penelitian selanjutnya membahas tentang ”Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset Berbasis Intranet pada Program Studi Teknik Industri UNDIP”. Mengatakan bahwa tanpa adanya sistem yang menyajikan informasi tentang data aset barang yang telah dimiliki maka akan timbul banyak masalah. Pada penelitian ini digunakan metode SDLC (System Development Life Cycle) dengan menggunakan IDEFO dan ERD. Hasil dari penelitian tersebut adalah sebuah sistem yang menyediakan bermacam-macam fasilitas, meliputi inventarisasi barang, dokumentasi perawatan, peminjaman barang dan pembuatan laporan [3].
1
Berdasarkan penelitian-penelitian yang dilakukan tentang manajemen aset, maka akan dilakukan penelitian tentang Sistem Informasi Manajemen Aset Berbasis Web. Persamaan dua penelitian sebelumnya dengan penelitian sekarang adalah sama-sama melakukan penelitian tentang aset dari suatu perusahaan atau organisasi dan menyediakan bermacam-macam fasilitas, antara lain inventarisasi barang dan pembuatan laporan. Perbedaannya dengan peneliti pertama yaitu, penulis tidak hanya meneliti tentang aset teknologi informasi atau aset elektronik saja tetapi juga aset gedung dan bangunan, jalan, irigasi dan jaringan dan aset tetap lainnya. Perbedaannya dengan peneliti kedua yaitu, dalam pengembangan sistem penulis menggunakan metode prototype dan UML sedangkan pada peneliti sebelumnya menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle) dengan menggunakan IDEFO dan ERD. Penelitian yang dilakukan mengambil studi kasus pada SMA Negeri 3 Salatiga, dan diharapkan dapat membantu SMA Negeri 3 Salatiga dalam melakukan manajemen aset. Sistem informasi yang dibuat akan memberikan sarana penyampaian dan penyimpanan informasi yang berkaitan dengan aset yang dimiliki SMA Negeri 3 Salatiga. Sistem yang dibangun bersifat internal, dimana informasi hanya dapat diakses dalam ruang lingkup SMA Negeri 3 Salatiga. Sasaran pengguna sistem informasi yang dibangun adalah pegawai sarana prasarana SMA Negeri 3 Salatiga. Manajemen Aset Aset adalah sumber daya yang mempunyai manfaat ekonomik masa datang yang cukup pasti, atau diperoleh atau dikuasai/dikendalikan oleh suatu entitas akibat transaksi atau kejadian masa lalu. Aset mempunyai sifat sebagai manfaat ekonomik dan bukan sebagai sumber ekonomik, karena manfaat ekonomik tidak membatasi bentuk atau jenis sumber ekonomik yang dapat dimasukkan sebagai aset. Pengertian aset bila dikaitkan dengan properti maka dapat dijabarkan melalui beberapa aspek, antara lain: 1) Memiliki nilai ekonomis yang terkait dengan nilai pemanfaatan tertinggi dan terbaik (highest and best use); 2) Menghasilkan pendapatan dari pengoperasian properti; 3) Memiliki fisik, fungsi dan hak penguasaan yang baik; dan 4) Economical life-time yang panjang. Dikaitkan dengan properti sebagai suatu aset, maka tugas seorang manajemen properti adalah bagaimana manajemen mampu mempertahankan, meningkatkan, dan menjamin kontinuitas dari nilai yang ada pada properti [4]. Siklus manajemen aset mempertimbangkan semua pilihan dan strategi manajemen sebagai bagian dari aset masa pakai, dari perencanaan sampai penghapusan aset. Tujuan adalah untuk mencari biaya terendah dalam jangka panjang (bukan penghematan dalam jangka pendek) ketika membuat keputusan dalam aset manajemen. Siklus manajemen aset dapat dilihat pada Gambar 1 [5].
2
Gambar 1 Siklus Manajemen Aset [5]
Fungsi-fungsi dari manajemen aset pada Gambar 1 adalah sebagai berikut: 1) Asset Planning (Perencanaan Aset) meliputi konfirmasi tentang pelayanan yang dibutuhkan oleh pelanggan dan memastikan bahwa aset yang diajukan merupakan solusi yang paling efektif untuk memenuhi kebutuhan pelanggan; 2) Asset Creation/Acquistion (Pengadaan Aset) merupakan pengadaan atau peningkatan dari aset dimana pembiayaan dapat menjadi alasan yang diharapkan untuk menyediakan keuntungan di luar tahun pembiayaan. Sebuah pendekatan management yang berharga dapat diadopsi untuk menghasilkan solusi yang paling ekonomis dan kreatif; 3) Pengoperasian aset mempunyai fungsi yang berhubungan dengan kerja, pengendalian aset dan biaya yang berhubungan dengannya yang merupakan komponen penting dalam aset yang dinamis atau berumur pendek; dan 4) Asset Disposal / Rasionalisation (Pembuangan / Rasionalisasi Aset) adalah pilihan ketika sebuah aset tidak diperlukan lagi, menjadi tidak ekonomis untuk dirawat atau direhabilitasi. Pembuangan / rasionalisasi menyediakan kesempatan untuk melakukan review konfigurasi, tipe dan lokasi dari aset dan proses layanan yang dihasilkan yang relevan dengan aktivitas. Kategori Aset Aset mempunyai beberapa kategori, sebagai berikut: 1) Aset Operasional adalah aset yang dipergunakan dalam operasional perusahaan/pemerintah yang dipakai secara berkelanjutan dan atau dipakai pada masa mendatang, dimiliki dan dikuasai/diduduki untuk digunakan/dipakai untuk operasional perusahaan/pemerintah, bukan aset khusus, jika aset khusus yang berupa prasarana dan aset peninggalan sejarah yang dikontrol oleh pemerintah, tetapi secara fisik tidak harus dihuni untuk tujuan operasional, diklasifikasikan sebagai aset operasional; 2) Aset non operasional adalah aset yang tidak merupakan bagian integral dari operasional perusahaan/pemerintahan dan diklasifikasikan sebagai aset berlebih. Aset berlebih merupakan aset non integral yang tidak dipakai untuk penggunaan secara berkelanjutan atau mempunyai potensi untuk digunakan di masa akan datang, dan karena itu bersifat surplus terhadap persyaratan operasional; 3) Aset infrastruktur adalah aset yang melayani kepentingan publik yang tidak terkait, biaya pengeluaran dari aset ditentukan kontinuitas penggunaan aset bersangkutan, seperti jalan raya, jembatan dan sebagainya; dan 4) Commonity asset adalah aset milik pemerintah dimana penggunaan aset tersebut secara terus menerus, umur ekonomis atau umur guna aset tidak ditetapkan, dan terkait pengalihan yang terbatas (tidak dapat dialihkan). Contoh aset ini adalah musium, kuburan, rumah ibadah dan sebagainya [6].
3
Metode Garis Lurus Metode garis lurus (straight line method) menghasilkan jumlah beban penyusutan yang sama setiap tahun sepanjang umur manfaat suatu aset tetap [7]. Biaya penyusutan harus dialokasikan berdasarkan berlalunya waktu dalam jumlah yang sama. Biaya penyusutan tahunan dalam metode ini dihitung dengan Rumus 1 [8]. Harga Perolehan – Nilai Sisa Biaya penyusutan =
(1) Taksiran Umur Berguna
Metode Saldo Menurun Jika dalam metode garis lurus dianggap bahwa biaya penyusutan akan merata sepanjang umur harta tetap yang bersangkutan, dalam metode saldo menurun penyusutan yang dibebankan sebagai biaya akan makin lama makin menurun dari tahun ke tahun sepanjang umur harta tetap. Pembebanan yang makin menurun ini didasarkan pada anggapan bahwa kapasitas harta tetap tadi dalam memberikan jasanya juga makin menurun apabila umurnya bertambah tua. Dalam saldo menurun ini biaya penyusutannya dihitung dengan Rumus 2 [8]. Biaya penyusutan = (100% /umur ekonomis) x Nilai buku awal periode (2)
Framework CodeIgniter CodeIgniter (CI) adalah aplikasi open source yang berupa framework dengan model MVC (Model, View, Controller) untuk membangun website dinamis dengan menggunakan PHP. CodeIgniter memudahkan developer untuk membuat aplikasi web dengan cepat dan mudah dibandingkan dengan membuatnya dari awal. Ada beberapa kelebihan CodeIgniter (CI) dibandingkan dengan Framework PHP lain: 1) Performa sangat cepat; bisa dibilang CodeIgniter merupakan framework yang paling cepat di banding framework yang lain; 2) Konfigurasi yang sangat minim (nearly zero configuration); tentu saja untuk menyesuaikan dengan database dan keleluasaan routing tetap diizinkan melakukan konfigurasi dengan mengubah beberapa file konfigurasi seperti database.php atau autoload.php, namun untuk menggunakan CodeIgniter dengan setting standard, hanya perlu merubah sedikit saja file pada folder config; 3) Banyak komunitas; dengan banyaknya komunitas CI ini memudahkan user untuk berinteraksi dengan yang lain, baik itu bertanya atau teknologi terbaru; dan 4) Dokumentasi yang sangat lengkap, setiap paket instalasi CodeIgniter sudah disertai user guide yang sangat bagus dan lengkap, serta bahasanya mudah dipahami [9]. Web Application Perfomance Testing (WAPT) WAPT adalah sebuah tool software testing yang digunakan untuk pengujian tingkat stress pada suatu aplikasi web [10]. WAPT dapat digunakan untuk menguji performa web yang berjalan pada jaringan intranet maupun internet. Hasil dari pengujian menggunakan software ini dapat digunakan untuk menganalisis performa dari sebuah aplikasi web. Dalam sistem penilaian respon server terdapat tiga batas penting, yaitu sebagai berikut. − 0.1 detik, Merupakan waktu respon ideal. Pengguna sistem akan merasakan reaksi sistem yang singkat, cepat dan tidak terasa adanya interupsi (gangguan).
4
− −
1.0 detik, Merupakan waktu respon terlama yang masih dapat ditoleransi. 10 detik, Merupakan batas waktu terlama yang sudah tidak dapat ditoleransi lagi. Berdasarkan hasil pengamatan dan survey, waktu respon di atas 8 detik akan membuat user meninggalkan akses ke sistem.
3.
Metode dan Perancangan Sistem
Pengembangan aplikasi ini menggunakan metode prototype. Metode ini memungkinkan adanya interaksi antara pengembang sistem dengan pengguna sistem, sehingga dapat mengatasi ketidakserasian antara pengembang dan pengguna. Metode prototype merupakan salah satu teknik atau pendekatan dalam menerapkan desain sistem.
Gambar 2 Metode Prototype [11]
Gambar 2 merupakan tahapan yang harus dilakukan dalam metode prototype. Tahapan pertama yang dilakukan pada metode prototype adalah mengidentifikasi kebutuhan pengguna mengenai aplikasi yang akan dibangun. Pada tahap ini dilakukan identifikasi mengenai kebutuhan pemakai, baik meliputi model interface maupun teknologi yang digunakan. Berdasarkan informasi pada tahap pertama, maka tahap selanjutnya adalah mengembangkan prototype sesuai kebutuhan pengguna. Tahapan berikutnya adalah menentukan apakah prototype yang dibangun dapat diterima oleh pengguna atau tidak. Proses yang terjadi pada proses ini adalah evaluasi kegunaan prototype, evaluasi dilakukan untuk menambah kelengkapan dari aplikasi. Tiga tahapan prototype terus berulang sampai prototype yang dibangun sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Tahapan pada metode ini berakhir jika prototype sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna dan prototype siap untuk diimplementasikan. Analisis Kebutuhan Pemakai Pada tahap ini dilakukan analisis kebutuhan pemakai, yaitu melakukan wawancara dengan bagian sarana prasarana SMA Negeri 3 Salatiga, untuk mendapatkan data kebutuhan pemakai. Wawancara dilakukan dengan Bapak Takarina, selaku Kepala Sarana Prasarana SMA Negeri 3 Salatiga. Dalam tahap ini penulis mendapatkan data-data aset yang dimiliki SMA Negeri 3 Salatiga. Kebutuhan pemakai tersebut di antaranya: User: 1) Dapat melihat data aset yang diinginkan; dan 2) Dapat melihat report yang berisi keadaan aset yang ada, apakah masih dalam keadaan baik, cacat ataupun rusak. Administrator: 1) Dapat melakukan penambahan data barang dan data aset yang dibeli; 2) Dapat 5
melakukan perubahan terhadap data barang dan data aset yang diinginkan; dan 3) Dapat melakukan perhitungan nilai penyusutan aset. Berdasarkan wawancara yang dilakukan, diperoleh juga data tentang golongan aset yang dimiliki SMA Negeri 3 Salatiga. Golongan aset tersebut terlihat pada Tabel 1 Tabel 1 Golongan Aset SMA Negeri 3 Salatiga
Golongan Keterangan Aset Aset Aset tanah yang dikelompokkan sebagai aset tetap ialah Tanah tanah yang diperoleh dengan maksud untuk dipakai dalam kegiatan operasional pemerintah, dan dalam kondisi siap pakai. Aset Aset peralatan dan mesin mencakup, mesin-mesin, Peralatan kendaraan bermotor, alat elektronik, dan seluruh inventaris dan Mesin kantor yang masa manfaatnya lebih dari 12 (dua belas) (PM) bulan, dan dalam kondisi siap pakai. Yang termasuk dalam aset peralatan dan mesin adalah alat besar, alat angkut, alatalat bengkel dan alat ukur, alat-alat pertanian dan alat ukur, alat-alat kantor dan rumah tangga, alat-alat studio dan komunikasi, alat-alat kedokteran, alat-alat laboratorium dan alat-alat keamanan. Aset Aset gedung dan bangunan (GB) mencakup seluruh gedung Gedung dan bangunan yang dibeli atau dibangun dengan maksud dan untuk dipakai dalam kegiatan operasional pemerintah dan Bangunan dalam keadaan siap pakai. Yang termasuk dalam aset GB (GB) adalah bangunan gedung dan bangunan monumen. Aset Jalan Aset Jalan, Irigasi, dan Jaringan (JIJ) mencakup jalan irigasi Irigasi dan jaringan yang dibangun oleh pemerintah dan dalam dan kondisi siap pakai. Yang temasuk dalam kategori aset JIJ Jaringan adalah jalan dan jembatan, bangunan air/irigasi, instalasi, (JIJ) dan jaringan. Aset Aset tetap lainnya adalah aset yang tidak dapat Tetap dikelompokkan ke dalam aset tanah, aset PM, aset GB, dan Lainnya aset JIJ. Yang termasuk dalam kategori aset tetap lainnya (Tetap) adalah buku perpustakaan, barang bercorak kesenian/kebudayaan, hewan ternak dan tumbuhan. (Sumber: Hasil Wawancara dengan Bpk. Hendri, selaku Pengurus Barang SMA Negeri 3 Salatiga)
Berdasarkan kategori aset yang ada, maka golongan aset tanah, aset peralatan dan mesin, aset gedung dan bangunan, aset jalan, irigasi dan jaringan, aset tetap lainnya termasuk dalam kategori aset operasional. Proses Bisnis Proses bisnis pada perusahaan atau organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan dari perusahaan atau organisasi tersebut. Begitu juga pada SMA Negeri 3 Salatiga membutuhkan proses bisnis agar dapat mencapai apa yang menjadi tujuan dari SMA Negeri 3 Salatiga.
6
Gambar 3 Proses Bisnis SMA Negeri 3
Gambar 3 menggambarkan proses bisnis dari SMA Negeri 3 Salatiga untuk manajemen aset. Proses dimulai dari bagian sarana prasarana yang menganalisis data aset di setiap ruang kelas, laboratorium, kantor, dan mencatat aset yang dibutuhkan serta mengusulkan kebutuhan tersebut setiap awal tahun kepada kepala sekolah SMA Negeri 3 Salatiga. Berdasarkan data yang ada, kepala sekolah dapat mengambil keputusan, apakah aset tersebut ditambah, dihapus, dirawat atau diganti, setelah disetujui kepala sekolah mengembalikan lagi ke bagian sarana prasarana, bagian sarana prasarana membuat rencana anggaran sekolah, kemudian dikirim ke dinas. Perancangan Proses Perancangan proses dalam sistem menggunakan metode UML (Unified Modelling Language) yaitu Use Case Diagram dan Class Diagram.
Gambar 4 Use Case Diagram Manajemen Aset
Use case diagram manajemen aset pada Gambar 4, menjelaskan sistem informasi manajemen aset yang akan dibuat memiliki 2 (dua) aktor utama yaitu
7
admin dan user. Aktor admin memiliki use case pengolahan Aset Tanah, pengolahan Aset Peralatan, pengolahan Aset Gedung, pengolahan Aset Jalan, pengolahan Aset Tetap Lainya, dan lihat report. Sedangkan aktor user memiliki use case lihat report. AsetTetap kodeAset : v archar (30) bukuJudul : v archar (200) bukuSpesif ikasi : v archar (200) kesenianAsal : v archar (200) kesenianPencipta : v archar (200) kesenianBahan : v archar (200) hewanTumbuhanJenis : v archar (200) hewanTumbuhanUkuran : v archar (200) jumlah : int (11) tahunCetakPembelian : v archar (10) asalUsul : v archar (200) harga : bigint (20) keterangan : v archar (200) simpan() tambah() hapus() tampil()
AsetPeralatan kodeAset : v archar (30) ty pe : v archar (500) ukuran : v archar (200) bahan : v archar (200) tahunPembelian : v archar (10) noPabrik : v archar (50) noRangka : v archar (50) noMesin : v archar (50) noPolisi : v archar (20) noBpkb : v archar (30) asalUsul : v archar (200) harga : bigint (20) keterangan : v archar (200)
AsetGedung
1
1 Aset n 1
1
asetJalan
simpan() tambah() hapus() tampil()
simpan() tambah() hapus() tampil() n
n
simpan() tambah() hapus() tampil()
kodeAset : v archar (30) konstruksi : v archar (200) panjang : int (11) lebar : int (11) luas : int (11) dokumenTanggal : date dokumenNomor : v archar (30) statusTanah : v archar (200) noKodeTanah : v archar (30) asalUsul : v archar (200) harga : bigint (20) kondisi : v archar (200) keterangan : v archar (200)
AsetTanah kodeAset : v archar (30) luas : double tahunPengadaan : v archar (20) statusHak : v archar (100) statusTgl : date statusNomor : v archar (30) penggunaan : v archar (200) asalUsul : v archar (200) harga : bigint (21) keterangan : v archar (200) alamat : v archar (200)
kodeAset : v archar (30) idPembelian : v archar (30) tglPembelian : date namaAset : v archar (200) kodeLokasi : v archar (30) umurEkonomis : int (11) aktif : tiny int (1) kondisi : v archar (20) simpan() tambah() hapus() tampil()
n
1
simpan() tambah() hapus() tampil() n
n
Purchase 1
n
kodeAset : v archar (30) kondisiBangunan : v archar (100) bertingkat : tiny int (1) beton : tiny int (1) luasLantai : int (11) lokasi : v archar (200) dokumenTanggal : date dokumenNomor : v archar (100) luas : int (11) statusTanah : v archar (200) nomorKodeTanah : v archar (200) asalUsul : v archar (200) harga : begint (20)
1 Lokasi kodeLokasi : v archar (30) deskripsi : v archar (200) simpan() tambah() hapus() tampil()
n
idPembelian : v archar (30) noNota : v archar (50) tglPembelian : date kodeBarang : v archar (30) supplier : v archar (100) totalPembelian : int (11) simpan() tambah() hapus() tampil()
1 Barang
Golongan idGolongan : v archar (20) deskripsi : v archar (100) 1 simpan() tambah() hapus() tampil()
n
kodeBarang : v archar (30) namaBarang : v archar (200) idGolongan : v archar (20) register : v archar (30) simpan() tambah() hapus() tampil()
Gambar 5 Class Diagram Manajemen Aset
Class diagram manajemen aset pada Gambar 5, dijelaskan sebagai berikut. Class Aset menyimpan informasi tentang aset yang dimiliki SMA 3 Salatiga. Class ini memiliki beberapa relasi terhadap class-class lainnya. Di antaranya class Aset berelasi dengan class AsetTanah. Relasi antara class Aset dengan class AsetTanah adalah one to many. Relasi class Aset dengan class AsetPeralatan yaitu one to many. Relasi class Aset dengan class AsetGedung yaitu one to many. Relasi class Aset dengan class AsetJalan yaitu one to many. Relasi class Aset dengan class AsetTetapLainnya yaitu one to many. Class Purchase menyimpan informasi tentang barang yang dibeli oleh SMA 3 Salatiga. Class ini memiliki relasi dengan 1 (satu) tabel lainnya. Relasi class Purchase dengan class Aset yaitu one to many. Class Lokasi menyimpan informasi tentang lokasi-lokasi aset di SMA 3. Class ini memiliki relasi dengan 1 (satu) tabel lainnya. Relasi class Lokasi dengan Class aset yaitu one to many. Class Barang menyimpan informasi tentang data barang yang sudah dibeli oleh SMA 3 Salatiga. Class ini memiliki 1 (satu) relasi terhadap class-class lainnya. Relasi class Barang 8
dengan class Purchase yaitu one to many. Class Golongan menyimpan informasi tentang golongan dari masing-masing aset di SMA 3. Class ini memiliki relasi dengan 1 (satu) tabel lainnya. Relasi class Golongan dengan class Barang yaitu one to many.
4.
Hasil dan Pembahasan
Evaluasi Prototype Sistem Pada proses pembuatan prototype, terdapat tiga versi pengembangan/perbaikan prototype yang dilakukan. Perbaikan yang terjadi dapat dilihat pada Tabel 2 Tabel 2 Versi Prototype Sistem Informasi Manajemen Aset
Versi Versi 01.2012
Tanggal 03 Juni 2012
Update User terdiri dari pimpinan SMA Negeri 3 Salatiga, guru-guru dan pegawai SMA Negeri 3 Salatiga.
Versi 02.2012
25 Juni 2012
Memperbaiki interface laporan/report.
Versi 03.2012
23 Juli 2012
Memperbaiki error yang terjadi.
dan
Berdasarkan Tabel 2 dapat dilihat perkembangan dari prototype yang dibuat. Hasil dari versi 03.2012 merupakan versi yang diterima SMA Negeri 3 Salatiga. Pembahasan Sistem Sistem informasi manajemen aset ini memiliki dua pengguna utama yaitu admin dan user. Admin memiliki hak akses dapat melihat, menambah, mengubah dan menghapus data barang dan data aset, sedangkan user hanya dapat melihat report data aset tanpa bisa merubah dan menghapus data aset. Akses Sebagai User Pada saat sistem dijalankan pertama kali, akan ditampilkan antarmuka sistem, jika seorang user yang melakukan login.
Gambar 6 Form Report Aset
Form report aset pada Gambar 6 menunjukkan menu utama dari seorang user. Jika user memilih menu aset tanah, maka akan muncul data aset tanah, seperti nama barang, kode barang, luas, tahun pengadaan, letak/alamat, status tanah (hak, tanggal, dan nomor), penggunaan, asal-usul, harga dan keterangan.
9
Jika user memilih menu aset PM, maka akan muncul data aset PM, seperti nama barang, kode barang, register, type, ukuran, bahan, tahun pembelian, nomor pabrik, nomor rangka, nomor mesin, nomor polisi, nomor BPKB, asal-usul, harga, dan keterangan. Jika user memilih menu aset GB, maka akan muncul data aset GB, seperti nama barang, kode barang, register, kondisi bangunan, bertingkat, beton, luas lantai, dokumen tanggal, dokumen nomor, luas, status tanah, nomor kode tanah, asal-usul, harga, dan keterangan. Jika user memilih menu aset JIJ, maka akan muncul data aset JIJ, seperti nama barang, kode barang, register, konstruksi, panjang, lebar, luas, dokumen tanggal, dokumen nomor, status tanah, nomor kode tanah, asal-usul, harga, dan keterangan. Jika user memilih menu aset tetap, maka akan muncul data aset tetap seperti, nama barang, kode barang, register, judul buku dan spesifikasi buku, asal kesenian, pencipta, bahan, jenis hewan dan ukuran, jumlah, tahun cetak pembelian, asal-usul, harga, dan keterangan. User hanya dapat melihat report dari Aset Tanah, Aset PM, Aset GB, Aset JIJ, dan Aset Tetap Lainnya, tanpa bisa merubah data aset. Akses Sebagai Admin Pada saat sistem dijalankan pertama kali, akan ditampilkan antarmuka sistem, jika seorang admin yang akan melakukan login.
Gambar 7 Menu Barang
Menu barang pada Gambar 7 menunjukkan data awal barang yang baru dibeli oleh SMA Negeri 3 Salatiga sebelum di proses menjadi aset, terdapat pilihan untuk melihat data barang, input golongan, input barang dan input pembelian. Menu data barang digunakan untuk melihat data barang secara keseluruhan, pada menu data barang, admin dapat melihat kode barang, nama barang, golongan barang, no.nota, tanggal beli barang, supplier, dan total pembelian barang serta dapat melakukan pencarian data aset sesuai kebutuhannya. Menu golongan menunjukkan data golongan aset yang dimiliki SMA Negeri 3 Salatiga, di antaranya golongan tanah, golongan peralatan dan mesin, golongan gedung dan bangunan, dan golongan aset tetap lainnya. Tidak ada pilihan edit atau delete golongan, karena data golongan yang ada sudah paten atau tidak dapat dirubah lagi. Menu input barang menunjukkan jika seorang admin ingin menambah data pembelian barang baru, admin dapat memasukkan nama barang, golongan dan nomor register barang. Pada menu input barang tersimpan semua
10
data-data pembelian barang yang dilakukan oleh SMA Negeri 3 Salatiga. Admin dapat melakukan edit dan hapus data barang, tetapi jika data barang tersebut sudah diinventarisasikan maka data barang tidak dapat dihapus. Setelah mengisi data barang, admin dapat mengisi data pembelian pada menu input pembelian, admin dapat memasukkan no.nota, tanggal pembelian, kode barang, supplier, dan total pembelian barang. Kode barang dimasukkan setelah berhasil memasukkan nama barang, golongan, dan register pada menu data barang, jika belum memasukkan data barang pada menu barang maka akan muncul tampilan error. Pada menu input pembelian tersimpan semua data-data pembelian barang. Admin dapat melakukan edit dan delete data pembelian barang. Fungsi untuk select data barang terlihat pada Kode Program 1, untuk insert data barang terlihat pada Kode Program 2, untuk delete data barang terlihat pada Kode Program 3, dan untuk update data barang terlihat pada Kode Program 4. Kode Program 1 Fungsi Select Data Barang 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
public function read($per_page=null, $offset=null, $field=null, $order=null) { if (!$field) $field = $this->colom_id; if (!$order) $order = 'desc'; if ($this->session->userdata('search')) $this->search(); return $this->db->select(' A.*,B.deskripsi,C.no_nota,C.tgl_pembelian,C.suplier,C.total_pembelian ') ->from("$this->table A") ->join('tb_golongan B','A.id_golongan=B.id_golongan', 'left') ->join('tb_purchase C', 'A.kode_barang=C.kode_barang', 'left') ->limit($per_page, $offset) ->order_by($field, $order) ->get() ->result(); }
Fungsi select data barang pada Kode Program 1 dapat dijelaskan sebagai berikut. Perintah baris ke sembilan sampai ke empat belas merupakan fungsi yang digunakan untuk memanggil/select record dari tabel tb_barang beserta data yang berelasi dengan tabel tb_barang yaitu tb_golongan dan tb_purchase. Perintah baris ke lima belas merupakan fungsi yang digunakan untuk menentukan berapa banyak record dalam satu halaman. Perintah baris ke enam belas merupakan fungsi yang digunakan untuk mengurutkan data. Perintah baris ke delapan belas merupakan fungsi dalam CI yang digunakan untuk mengembalikan data. Kode Program 2 Fungsi Insert Data Barang 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
private $table = 'tb_barang'; .... public function getRequest() { $data = array( 'kode_barang' =>$this->getNewId(), 'nama_barang' => $this->input->post('nama_barang'), 'id_golongan' => $this->input->post('id_golongan'), 'register' => $this->input->post('register'), ); return $data; } ..... public function create() { if ($this->validate()) { $this->uploading('image', $this->path);
11
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
if ($this->db->insert($this->table, $this->getRequest())) { $this->updateNextnum(); return true; } Else return false; }else { return false; } } .... }
Fungsi insert data barang pada Kode Program 2 dapat dijelaskan sebagai berikut. Perintah baris ke satu merupakan dekralasi variabel tabel dari tb_barang. Perintah baris ketiga dan keempat merupakan fungsi yang digunakan untuk menerima input form dari user. Perintah baris kelima sampai tiga belas merupakan fungsi untuk memanggil generate kode barang baru. Perintah baris ke empat belas dan lima belas merupakan fungsi cek validasi dari input user. Perintah baris ke enam belas merupakan fungsi untuk memasukkan data ke tabel tb_barang. Perintah baris ke tujuh belas merupakan fungsi yang digunakan untuk generate kode barang baru. Kode Program 3 Fungsi Delete Data Barang 1 2
public function delete($id) { return $this->db->where($this->colom_id, $id)->delete($this>table);
Fungsi delete data barang pada Kode Program 3 dapat dijelaskan sebagai berikut. Perintah baris pertama dan kedua merupakan fungsi yang digunakan untuk delete data dari tabel tb_barang berdasarkan kode_barang. Kode Program 4 Fungsi Update Data Barang 1 2 3 4 5 6 7 8 9
public function update() { $id = $this->input->post('kode_barang'); $this->uploading('image', $this->path, $id); if ($this->db->where($this->colom_id, $id)->update($this>table, $this >getRequestUpdate())) return true; Else return false; }
Fungsi update data barang pada Kode Program 4 dapat dijelaskan sebagai berikut. Perintah baris pertama sampai ketiga merupakan fungsi yang digunakan untuk input hidden dari form data barang. Perintah baris keempat sampai kelima merupakan fungsi db dimana id=$ id di-update sesuai input user data yang baru.
Gambar 8 Form Aset
12
Form aset pada Gambar 8 merupakan tampilan utama jika seorang admin ingin memasukkan data-data aset. Pada form aset terdapat kode aset, nama aset, nota pembelian, nama barang, tanggal pembelian, kode lokasi, lokasi, pemilik, umur ekonomis, aktif, dan kondisi aset. Setelah berhasil memasukkan data aset, admin dapat melihat laporan/report data aset berdasarkan golongan aset, adapun golongan yang dimaksud adalah golongan aset tanah, golongan aset peralatan dan mesin, golongan gedung dan bangunan, golongan aset jalan, irigasi dan jaringan, dan golongan aset tetap lainnya. Admin dapat melakukan edit data-data aset yang ada pada tiap-tiap golongan aset, menghapus data aset, dan mencari data aset sesuai kebutuhan. Pada form input data aset terdapat pilihan ID Pembelian, Nama Aset, Kode Lokasi, Pemilik, Umur Ekonomis, Aktif, dan Kondisi Aset. Id Pembelian akan muncul jika aset tersebut sudah tercatat pada menu barang dan menu pembelian, jika tidak maka aset tidak dapat ditambah dan akan terjadi error pada saat penambahan data baru. Kode lokasi dapat disesuaikan dengan kode lokasi yang ada pada menu lokasi aset. Aset aktif jika tidak digunakan, sedangkan aset tidak aktif jika sedang digunakan. Kondisi menunjukkan keadaan aset, apakah aset dalam keadaan baik, cacat, atau rusak. Fungsi untuk menampilkan depresiasi per tahun dapat dilihat pada Kode Program 5 Kode Program 5 Fungsi Depresiasi Aset 1 2 3 4 5 6 7
function depressi($harga,$tgl_beli,$umur){ $dep_pertahun=$harga/$umur; $nilai_dep=((EDateNow()-$tgl_beli))*$dep_pertahun; $nilai_akhir=$harga-$nilai_dep; if( $nilai_akhir>0) return $nilai_akhir; else return 0; }
Fungsi depresiasi aset pada Kode Program 5 menggunakan nama fungsi depresiasi. Perintah baris kedua sampai ketujuh digunakan untuk menghitung pembagian antara harga beli dengan umur ekonomis sehingga menghasilkan depresiasi pertahun.
Gambar 9 Form Data Aset Tanah
Form data aset tanah pada Gambar 9 merupakan tampilan dari menu golongan aset tanah, dimana terdapat pilihan edit dan delete data aset tanah. Admin dapat memilih edit untuk memasukkan kode aset, luas tanah, tahun pengadaan, alamat, status hak, status tanggal, status nomor, penggunaan, asalusul, harga, dan keterangan. Admin juga dapat melihat report aset tanah.
13
Gambar 10 Form Data Aset Peralatan dan Mesin
Form data aset peralatan dan mesin pada Gambar 10 merupakan tampilan dari menu golongan aset peralatan dan mesin, dimana terdapat pilihan edit dan delete data aset peralatan dan mesin. Admin dapat memilih edit untuk memasukkan kode aset, type, ukuran, bahan, tahun pembelian, nomor pabrik, nomor rangka, nomor mesin, nomor polisi, nomor BPKB, asal-usul, harga, dan keterangan. Admin juga dapat melihat report aset peralatan dan mesin.
Gambar 11 Form Data Aset Gedung dan Bangunan
Form data aset gedung dan bangunan pada Gambar 11 merupakan tampilan dari menu golongan aset gedung dan bangunan, dimana terdapat pilihan edit dan delete data aset gedung dan bangunan. Admin dapat memilih edit untuk memasukkan kode aset, kondisi bangunan, bertingkat, beton, luas lantai, dokumen tanggal, dokumen nomor, luas, status tanah, nomor kode tanah, asal-usul, harga, dan keterangan. Admin juga dapat melihat report data aset gedung dan bangunan.
Gambar 12 Form Data Aset Jalan Irigasi dan Jaringan
Form data aset jalan irigasi dan jaringan pada Gambar 12 merupakan tampilan dari menu golongan aset jalan irigasi dan jaringan, dimana terdapat pilihan edit dan delete data aset jalan, irigasi dan jaringan. Admin dapat memilih edit untuk memasukkan kode aset, konstruksi, panjang, lebar, luas, dokumen tanggal, dokumen nomor, status tanah, nomor kode tanah, asal-usul, harga, dan keterangan. Admin juga dapat melihat report data aset jalan irigasi dan jaringan.
14
Gambar 13 Form Data Aset Tetap Lainnya
Form data aset tetap lainnya pada Gambar 13 merupakan tampilan dari menu golongan aset tetap lainnya, dimana terdapat pilihan edit dan delete data aset tetap lainnya. Admin dapat memilih edit untuk memasukkan kode aset, judul buku, spesifikasi buku, asal, pencipta, bahan, jenis, ukuran, jumlah, tahun cetak pembelian, asal-usul, harga, dan keterangan. Admin juga dapat melihat report data aset tetap lainnya.
Gambar 14 Form Data Lokasi Aset
Form lokasi aset pada Gambar 14 merupakan tampilan dari menu lokasi aset. Lokasi aset terdiri dari Kode Lokasi dan Nama Lokasi. Admin dapat menambah dan menghapus data lokasi aset yang ada, serta dapat memasukkan lokasi baru aset. Analisis Manfaat Sistem Informasi Manajemen Aset Sistem informasi manajemen aset (SIMA) memberikan manfaat terhadap SMA Negeri 3 Salatiga sebagai berikut. SIMA dapat membantu user dalam hal ini pihak SMA Negeri 3 Salatiga melakukan penambahan dan pengaturan data barang dan data aset dengan mudah dan cepat. Pengaturan yang dimaksud adalah melakukan edit dan delete data barang maupun data aset, dapat melakukan pencarian data barang maupun data aset dengan cepat. Berbeda dengan manajemen aset sebelumnya, dengan adanya perhitungan penurunan nilai aset atau depresiasi pada sistem ini, dapat memberikan kemudahan kepada bagian sarana prasarana untuk menghitung rata-rata penurunan nilai aset setiap tahunnya dalam memantau aset. Pengujian Aplikasi Setelah tahapan perancangan dan pembuatan aplikasi, maka pada tahap akhir dilakukan pengujian aplikasi untuk mengetahui aplikasi yang dibuat dapat berjalan dengan baik. Pengujian sistem yang dilakukan meliputi pengujian black box, pengujian performance dan pengujian pengguna sistem.
15
Pengujian Black Box Pengujian aplikasi menggunakan teknik black box testing, dimana pembuat aplikasi akan melakukan ujicoba dengan memasukkan data-data yang telah dibuat oleh bagian Sarana Prasarana SMA Negeri 3 Salatiga yaitu data pembelian dan data aset. Hal yang diuji dan hasil pengujian dapat dilihat pada Tabel 3 1) Operasi Login Tabel 3 Operasi Login
Operation Kondisi Respon Sistem Status ID Uji 01 Syarat untuk login Melanjutkan ke Berhasil lengkap dan benar menu halaman utama 02 Username dan Menampilkan Berhasil password tidak diisi username/password semua Anda salah 03 Salah satu antara Menampilkan Berhasil username dan username/password password tidak diisi Anda salah 04 Kesalahan input Menampilkan Berhasil username dan username/password password (tidak Anda salah terdapat di database) Tabel operasi login pada Tabel 3 menjelaskan mengenai black box testing yang dilakukan dalam tes operasi login, dimana syarat untuk login adalah memasukkan username dan password yang benar, jika username dan password salah, username dan password tidak diisi semua, username dan password salah satunya salah, atau salah memasukkan username dan password maka, login tidak akan berhasil. 2) Operasi Penambahan Data Tabel 4 Operasi Penambahan Data
Operating Kondisi ID 01 Data pada form aset yang dimasukkan lengkap, pilih tombol add 02 Ada bagian yang tidak diisi dengan data, misalnya belum memasukkan nama aset 03
Respon Sistem Tampil form data aset
Status uji Berhasil
Tampil form data aset dengan keterangan data gagal diisi Memasukkan id Menampilkan pembelian tidak peringatan sesuai dengan id isian yang
Berhasil
Berhasil
16
pembelian sebelumnya
dilakukan salah, harus sesuai dengan tipe data awal. Operasi penambahan data pada Tabel 4 menjelaskan tes untuk operasi tambah data, untuk memasukkan data aset beberapa field harus diisi, jika ada salah satu field yang tidak diisi maka akan terjadi error, begitu juga jika memasukkan data yang tidak sesuai dengan tipe data yang sudah ditentukan sebelumnya. 3) Operasi Hapus Data Tabel 5 Operasi Hapus Data
Operating Kondisi Respon Status Uji ID Sistem 01 Data aset dihapus dari Tampil form Berhasil form aset data aset 02 Data barang yang Tampil error Berhasil sudah diproses jadi aset tidak dapat dihapus Operasi hapus data pada Tabel 5 menjelaskan tes untuk operasi penghapusan data. Jika data barang sudah diproses menjadi data aset, maka admin tidak dapat melakukan penghapusan data. Pengujian Performance Pengujian performance sistem menggunakan bantuan Software Web Application Testing 7.5 (WAPT). WAPT dapat digunakan untuk menguji performa web yang berjalan pada jaringan intranet maupun internet. Hasil dari pengujian menggunakan software WAPT dapat digunakan untuk menganalisis performa dari sebuah aplikasi web.
Gambar 15 Grafik Performance Aplikasi
Gambar 15 menunjukkan grafik performance aplikasi dengan WAPT. Grafik pada Gambar 15 menunjukkan hasil pengujian performance aplikasi menggunakan WAPT yang meliputi waktu response yang dibutuhkan oleh
17
seorang user untuk menunggu response dari server, waktu download yang dibutuhkan oleh user dan banyaknya halaman web yang dapat dieksekusi tiap detik yang disimulasikan menggunakan 10 user. − Response Time. Hasil pengujian performance sistem menggambarkan bahwa waktu respon rata-rata sistem masih berada di antara batas 0.1 detik sampai dengan 0.5 detik. Sehingga respon server terhadap client masih berada dalam batas toleransi. − Download Time. Hasil pengujian performace sistem menggambarkan bahwa download time seirama dengan response time. Dalam analisa, response dan download time yang sama atau menunjukkan selisih 0 detik menunjukkan bahwa aplikasi memiliki download time yang cepat dan tidak membuat user menunggu. − Page per Second. Hasil pengujian performance sistem menggambarkan bahwa untuk tiap interval waktu tertentu tidak terjadi perubahan pages per second yang besar. Didapatkan paling sedikit 0 halaman tiap detik dan paling banyak 1 halaman tiap detik. Pengujian Pengguna Untuk menguji kegunaan dari aplikasi yang telah dibuat, maka dilakukan implementasi aplikasi yang telah dibuat, kemudian pengguna memberikan penilaian melalui kuisioner yang telah diberikan. Analisis kualitas aplikasi yang dilakukan berdasarkan nilai dengan menggunakan skala 1-5, dengan rincian sebagai berikut: Skala 1 untuk kualitas buruk; Skala 2 untuk kualitas kurang; Skala 3 untuk kualitas cukup; Skala 4 untuk kualitas baik; dan Skala 5 untuk kualitas sangat baik. Tabel 6 Pengujian Pengguna
No
Obyek Pengujian
Penilaian Pengguna 1 Antar Muka 4 2 Kemudahan Sistem 4 3 Manfaat Aplikasi 4 4 Kecepatan Akses 4 Tabel 6 menunjukkan hasil pengujian pengguna sistem. Subyek yang menguji aplikasi menilai antar muka dengan skala 4 (kualitas Baik); Kemudahan yang diberikan, Subyek yang menguji aplikasi menilai kemudahan yang diberikan dengan skala 4 (kualitas Baik); Manfaat, Subyek yang menguji aplikasi menilai manfaat dengan skala 4 (kualitas Baik) dan; Kecepatan Akses, Subyek yang menguji aplikasi menilai kecepatan akses dengan skala 4 (kualitas Baik); Berdasarkan seluruh pengujian yang dilakukan maka Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) yang dibangun dapat diimplementasikan dengan baik, dan bermanfaat bagi SMA Negeri 3 Salatiga.
18
5.
Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian, pembahasan dan pengujian sistem, dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut. Terbangunnya sistem informasi manajemen aset SMA Negeri 3 Salatiga berbasis web. Sistem informasi manajemen aset yang telah dibangun dapat memberikan sarana bagi administrator dalam pengolahan informasi data barang dan pengolahan informasi data aset, karena seluruh data tersimpan dan terstuktur dalam database. Adapun saran pengembangan yang dapat dilakukan pada penelitian ini adalah menambah fasilitas seperti menu log dan mutasi aset.
6. Daftar Pustaka [1] [2] [3]
[4] [5] [6] [7] [8] [9] [10]
[11]
Kadir, Abdul, 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Suprapto, Listiany, 2011. Skripsi Perancangan Sistem Manajemen Aset dengan Menggunakan Metode Garis Lurus (Studi Kasus: FTI UKSW). Setiadi, Deny, 2007. Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset Berbasis Intranet pada Program Studi Teknik Industri UNDIP. http://www.ebookf.com/pr/program-studi-sistem-informasi-book.doc. Diakses tanggal 10 April 2012. Siregar, Doli D, 2004. 2frameit.blogspot.com/2011/05/pengertian-danmanajemen-aset.html. Diakses tanggal 04 April 2012. Mitchell, John S., 2006. Physical Asset Management Handbook. Boston: CLARION Technical. Setiawan, Budisusilo, 2005. Manajemen Aset. Jakarta: Penerbit AgroMedia Pustaka. Fees, Reeve, Warren, 2005. Pengantar Akuntansi Edisi 21. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Soemarso, 2005. Akuntansi Suatu Pengantar Buku 2 Edisi 5. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Myer, Thomas, 2008. Professional CodeIgniter. IndianaPolis: Wiley Publishing. Afriani, Devie, 2012. Stress Testing Pada Aplikasi Web Dengan WAPT, http://devieafriani.blogspot.com/2012/05/stress-testing-pada-aplikasi-webdengan.html. Diakses tanggal 5 juni 2012. Sommerville, Ian, 2001. Software Engineering Edisi 6. England: AddisonWesley Publishing Company.
19
