PENDAHULUAN P a d a ma s a s e k a ra n g, sistem informasi telah mengubahcara perusahaan melakukanbisnis yangmengakibatkan banyakhal-halbaruterjadi di dalam suatu organisasi. Hal ini dapatdilihat dari perubahanyang ada di sckitarkita, mis a l n y a fa s i l i ta s AT M '% & y a n g d i s e d i a k a no l e h perusahaan perbankan, fbsilitasCD-ROM yangumumnya terdapatdi perpustakaan, scanneryang terdapatdi toko-tokoswalayan,dan sebagainya. Ini menunjukkan bahwaperanansisteminfbrmasimenjadisemakrnmeningkatmengikutiperkembangan teknologiinformasr. Secaratradisional, praktisidanakademisimemandang peranansisteminfbrmasisebagaifungsi pendukungdalamoperasiperusahaan. Pandangan merekaini sesuaidengandefinisiawalsisteminformasi(Sl). Sebagai contoh,Ein-DordanSegev( I 978),lves et al. (1980) mendefinisikan sisteminformasisebagaifungsipendukung dalammelaksanakan aktivitasdan funssi manaj e me n . Saatini, praktisidanakademisimemandangperanan sisteminfbrmasisebagaienablerbagi perusahaan untuk mendapatkankeunggulankompetitif. Sistem informasimampumengubahbentukorganisasi,mampu
*
mengubahcaraperusahaan dalamberoperasi, danmampu mengubahcaraperusahaan dalam bersaing (Alter 1996,hl m. 191-193).S i stemi nformasisebagai senj ata strategisuntuk mendapatkankeunggulankompetitif dalam iklim bisnis yang baru (Ives dan Learmonth 1984). Hal ini menunjukkanbahwasisteminformasr memainkanberbagaiperandi dalamsuatuorganisasi. Peransisteminformasiyangberbeda-beda ini perlu dievaluasiolehperusahaan sebelummembuatperencanaansisteminformasiuntuktujuanstratejikarauuntuk mempertahankan kelangsungan hidup pelusahaannya. Atau dengankata lain, perencanaan sisleminfbrmasi stratejikperusahaan harussesuaidenganpcrananyang dimainkansisteminformasidalampcrusahaan tersebut untukmendapatkan keunggulankompctiril'. Makalahini mencobamenguraikanmenucnaiperanansisteminformasidenganmen_ggunakan rcrangka strategicgrid dan pengaruhnyaterhadapDercncilnaan sisteminformasi.Pertama-tama, penulisukln rncmperlihatkanperubahan konsepinformasidan sistcrninfbrmasi yang menunjukkantahap-tahapperanansistem informasimulai sebagaipaper tlragotthinggasebagai sumberdayastratejik.Kemudian,penulisrrrcng-uunakan strategicgrid McFarlanet al. (1993)unruknrenjclaskan perananyangdimainkansisteminfbrntasidalamsuatu organisasi. Danterakhir, penulismenguraikanpcnclitian yang telah dilakukandenganmenggunakanreran-uka strategic grid dan percncanaansistem inforntasrbaik di Amerikamaupundi Indonesia.
Dra. Glacc l'. Pontoh,Akt. adalah dosen yuniol pada FE UniversitasHasanuddinUjung Pandang.Saat ini. ia sedangbeftugasbclajar di Fakultas Pasca SarjirnaProgramStudi AkunransiUGM Vrgyakarta.
Ja" Sll€WDf,l' Q,,*cT. Po'4ol
Strategic Grid,dan Perencanaan Sistem Informasi
PERUBAHAN KONSEPSI INFORMASI DAN SISTEM INFORMASI Perubahanteknologi informasi yang sangatcepatmenyebabkansisteminformasidalamsuatuorganisasiikut berubahmenjadisemakinmeningkatmelalui beberapa tahap,yaitu informasisebagaipaper dragon,informasi sebagaipendukungsecaraumum, informasiuntukmanajemen,informasisebagaisumberdayastratejik(LaudondanLaudon1991,hlm.'11-72\.Keempattahapperubahankonsepsiinformasi dan sistem informasi ini dapatdilihat padaTabel L
Tabel I Perubahan Konsepsi Informasi dan Sistem Informasi
Paper Drugn
Eledronic ucs,untinll
Mengurangi biaya
( | 950-an-1960-an)
nuchines (EAMI
kerras
Pendukungsecara
Manugenentinfirnr
umunr
Manajemen
Sumber daya
Dedsion support stslenr (DSS) dan e\c( utitc
pengantbilan
xrtrlrrrtJrJl"n.{(ESS)
keputusan
.ttrzl((i(. .l,Jtdn.r
Stratejik
Meningkatkan proses
Kelangsunganhidup organisasi
( 1980-an-sekarang)
Su n r b e r:l -a u d o nd a n l -a u d o n( 1991.hlm. 72)
Padatahapinformasisebagaipaper dragon,sekitar tahun1950-an,sisteminformasiberfokuspadapenguranganbiayayangmanapadamasasebelumitu sistem informasidianggapsebagaitimbunankertas.Electronic accountingmachines(EAM) digunakanuntuk menghasilkansisteminformasidalambidangakuntansi.Dan, istilah electronic data proces.ring(EDP) digunakan p e rtam ak ali padam a s ai n i . Informasisebagaipendukungsecaraumum,sekitar tahun1960-ansampaitahun 1970-an,sisteminformasi yangdigunakanpadamasaini lebihdikenaldenganistilah sisteminformasimanajemen(nnnagententinfor-
mation systems). Sistemini digunakanuntuk menghasilkan laporanberkisarinformasi keuangansecaraperiodik untuk semuafungsimanajemen. Informasi untuk manajemen,sekitar tahun 1970an sampaitahun 1980-an,sisteminformasiyangdigunakan pada masa ini disebut decision support systems (DSS)dan executivesupportsystems(ESS),yang mana informasidapatdimanipulasisesuaidengankebutuhan pemakai. Sistem ini digunakan untuk meningkatkan efektivitasprosespengambilan keputusanmanajemen. Informasisebagaisumberdayastratejik,sekitartahun 1980-ansampaisekarang,informasi dianggapsebagaisumberpotensialdalam meningkatkankeunggulan kompetitif, atau sebagaisenjatastratejikdalam memenangkanpersaingan.Sisteminformasisebagaisumber dayaberartisisteminformasidapatdikelola.Sistem informasiyangdigunakanpadamasaini dikenalsebagai strategic systems,yang mana tujuannya adalah untuk kelangsunganhidup suatuorganisasi.
STRATEGIC GRID DAN PERENCANAAN SISTEM INFORMASI Rerangkasfrategic gridMcFarlan et al. ( 1983)menunjukkan bahwa sistem informasi memainkanperanan yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Rerangka ini dapatmenjadidasarbagi suatuorganisasidalammelakukanperencanaan sisteminformasi stratejik.Karena itu, McFarlanet al. (1983)menganjurkanbahwasebaiknya suatu organisasidalam melakukanperencanaan sisteminformasiterlebihdahulumengevaluasiperanan apa yang dimainkansisteminformasi di clalamorgantsasimereka.Hal ini ditekankanoleh merekakarenasua_ tu organisasimungkin tidak dapat mencapaidampak stratejik dengan memfokuskan perencanaansistem informasipadamasalahoperasional.Dengankatalain, suatuorganisasimungkin akanmengalamipemborosan sumber daya jika penggunaansistem informasi tidak sesuaidenganperencanaan bisnisperusahaan. Rerangkastrategicgrid dapatmendefinisikandengantepatperanansisteminformasi di dalam suatuorga_ nisasi,karenarerangkaini melihatmelaluiduadimensi. yaitupengaruhstratejiksisteminformasidi masasekarangdan pengaruhstratejikpenerapansisteminformasi di masayangakandatang.Keduadimensitcrschutdapal
t5
r
l*
SII€lMlJ' C*t T.Do,'bl
Strategic Grid,dan Perencanoon Sistem I nformasi
memperlihatkanfungsi dan dampak sistem informasi yang merupakaninti dari peranansisteminformasi. Dafam rerangkastrategic grid, organisasidiklasifikasikanke dalam empat lingkungansistem informasi, y aitustrategic, turnaround,facto ry, dansupport,seperti terlihat padaGambar l. Dalam kuadranstrategic, organisasisangatbergantungpadasisteminformasidi masa sekarangmaupunpada masayang akan datang.Bank, perusahaanpenerbangan,perusahaanelektronik (Cash et al. 1992)merupakanorganisasiyang masuk dalam lingkungan sistem informasi strategic. Organisasiini sangatbergantungpada teknologi intbrmasi untuk mendapatkankeunggulankompetitif. Karenaitu, organisasiyangtermasukdalamkuadranini seharusnya merencanakansecaramatangsisteminformasinyadan menyejajarkannyadenganperencanaanbisnis perusahaan. PengaruhstratejikSl saatini Rendah
Tinggi
Support
Factory
lhnrutnurtd
Strutegic
Rendah Pengaruh stratejik penerapan Sl di masayang akandatang Tinggi
Gambar I Strategic Grid ( 1983. Sumber; McFarlan hlrn.| 50). Dafam kuadrantuntaround, organisasitidak bergantungpadasisteminformasipadarnasasekarang.Organisasiini mencariaplikasisisteminlbrmasibaru di masayangakandatanguntukmendukungposisikompetitif merekadi pasar. Meningkatnyaterminalpoint-ofsale,menurunnyabiayapenyimpanan. danpesananbarangyang lebthpraktisoleh perusahaan dalamindustri retail ataudistrihutor,mengklasilikasikanjenis perusahaanini ke dalarnkuadranturnurcund.Oreanisasiini
mungkin melihat operasionalpendukungsisteminformasicukup dapatdipertimbangkan,tetapi secaraabsolut bergantungpadafungsi efektivitas biaya dari pendukung sistem ini untuk mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjangnya.Karena itu, organisasidalam kuadran ini seharusnyajugamerencanakansecaramatang sisteminformasinyadan menyejajarkannyadenganperencanaanbisnis perusahaan. Dalam kladr anfac tory, walaupunorganisasisangat bergantungpadasisteminformasiuntuk operasimereka sehari-hari,tetapi tidak dalam posisi di mana aplikasi sisteminformasiuntuk mendapatkankeunggulankompetitif.Organisasiini menginginkansisteminformasinya menjadilebih dapatdiandalkandan tersediadenganmudah.Penyejajaran perencanaan sisteminformasidengan perencanaan bisnisperusahaan bukanmerupakansesuatu yang penting. Dalam kuadransupport, walaupunanggaransistem informasibesaqoperasiorganisasiini tidak secarafundamentalbergantungpadafungsi aktivitassisteminformasi di masasekarangmaupun di masayang akan datang.Prosesinformasitidak penting untuk perusahaan, begitu pula integrasistratejik bukan hal yang penting untuk sukses.Perusahaankayu merupakanorganisasi yangmasukdalamkuadranini.
STUDI EMPIRIS MENGENAI STRATEGIC GRID DAN PERENCANAAN SISTEM INFORMASI Raghunathan ( | 990) melakukanpenedan Raghunathan litianmengenaiimplikasiperencanaan darisisteminformasistrategicgrid. Mereka menginvestigasisifat kontinjen dari variabelperencanaan sisteminformasidalam konteksrelevansistratejiksisteminformasisuatuorganisasi.Organisasi yangmenjadiresponden dalampenelitian merekadimintauntuk mengidentifikasi perbedaan perencanaan sisteminformasi untuk setiapkuadranda_ lam stategic grid. Hasil penelitianmerekarnenunjukkan bahwasecaraumum terdapatdukunganempirisuntuk rerangkastrategicgrid dan terdapatperbedaandalam aspekperencanaan di antaraorganisasi, tergantung pada lingkungansisteminformasiorganisasitersebut dalant stategic gritl.
;an STIE \KP\J' C.z-T. P"*4o/"
Raghunathandan Raghunathan(1990)juga melaanalisis lebih lanjut mengenaihasil penelitian 'ukan 'r!'reka yang menunjukkanbahwa perbedaantersebut jelas untuk dimensi di masa yang akan datang -'bih :.rripadauntuk dimensi di masasekarang.Interpretasi :lercka mengenaiini bahwajika kita melakukanpene:tranmengenaiperencanaan,sifat kontinjen perenca:.ran lebih baik ditekankan dalam lingkungan sistem :nttrrmasidi masayangakandatangdaripadadalamlingrungon sisteminfbrmasi di masa sekarang.Dalam re:.tn gkast rat egic g r id, lin gkungansisteminform asist ra :r ?rcdan turnaround (yang mempunyaidampakstratejik . rng tinggi di masa yang akan datang)kemungkinan :lma satu samalain dan berbedadari dua lingkungan rritcm informasilainnya (support danfactory). Hal ini n cnunjukkan bahwa perbedaanseharusnyalebih jelas .rntaratinggi dan rendah dimensi di masa yang akan Jrtang daripadaantara tinggi dan rendah dimensi di :lrasasekarang. Premkumardan King ( 1992)juga melakukanpeneirtianyang serupadenganpenelitianyangdilakukanRa3hunathandan Raghunathan(1990) denganhasil yang :idak jauh,berbeda,atau dengankata lain mendukung penelitianyang dilakukan oleh Raghunathandan Raghunathan( 1990). PenelitianPremkumardan King (1992) stategic grid ini menunjukkanbahwa operasionalisasi r en-udikembangkandalampenelitianmerekadan hasil r angdidapatdari sebelashipotesismenjadidasaruntuk nrcmvalidasikan strategic gridsebagaialatuntukmenglr aluasiperananSI yangdimainkandi dalamsuatuorgan i sa s i. Penelitianmerekajuga menunjukkanbahwavariai.eI sistemperencanaan mempunyaipengaruhyangbesar untukmembedakankelompok stategic dengankelomtok support. Selainitu, merekajuga mengevaluasihusisteminformasi hunganantarakinerja perencanaan deJengan'/rt" (interaksiantaraprosesperencanaan ngan peranansistem informasi) yang menunjukkan dankontribusisisbahwahanyaefektivitasperencanaan tem informasi terhadapkinerja organisasionalyang nrempunyaihubunganyang signifikan dengan"fit". (1990) dan Raghunathan PenelitianRaghunathan .lan Premkumardan King (1992) merupakanpenelitan y'angdilakukandi Amerika.Untuk situasidi Indonesta, penelitianserupatelahdilakukanolehHartawan(1996).
Strategic
Grid dan Perencanaan Sistem Informasi
PenelitianHartawan(1996)ini menunjukkanhasilyang tidak konsistendenganpenelitianPremkumardan King perencanaan (1992)yangmanavariabelsumber-sumber secara signimembedakan tidak dapat informasi sistem dengan strategic/turnaround antara kelompok fikan kelompok sappo rt/fu cto ry.
PENUTUP Dalam situasiusahayang sangatkompetitif dan berorientasikepadakonsumensekarangini, sisteminformasi memegangperananyang sangatpentingdalammenentukan kesuksesan suatuorganisasi.Teknologiyangberhubungan dengansistem informasi mengalamiperkembanganyang sangatpesatterutamapadadekadeterakhir, sejalandenganperkembanganteknologi komputer,baik perangkatkeras maupun perangkatlunak. Perusahaanperusahaanyang menerapkan teknologi sistem informasi dengantepatakanmendapatkankeunggulankompetitif dibandingkandenganperusahaanyang tidak menerapkannya. Rerangkas/rateg ic g rid McF aian et al. ( I 993) menunjukkan bahwa sisteminformasi memainkanperanan yang berbeda-beda dalam suatuorganisasi.Karenaitu, dalam membuat perencanaansistem informasi untuk mendapatkankeunggulankompetitif atauuntuk mempertahankankelangsunganhidup perusahaan, seharusnya disesuaikandenganperananyang dimainkansistem informasitersebutdalamorganisasi. Penelitianyang telah dilakukan baik di Amerika maupun di Indonesiadenganmenggunakanrerangka strategicgrid menunjukkanbahwaparamanajersistem informasidapatmenggunakanrerangkaini sebagaialat peranansisteminformasidalamoruntuk mengevaluasi ganisasi,atausebagaialat untuk merumuskanstrategi. Peranansisteminformasiyang ditunjukkandalams/rategicgrid dapatberubah-ubahdari satukuadranke kuadran lainnya tergantungstrategi apa yang diinginkan perusahaan untuk mendapatkankeunggulankompetitif. Namun, perlu disadaribahwa perubahantersebutmemerlukan pertimbanganyang matang dalam perenca, seti appefanansi stemi nnaansi sl emi nformasikarena formasi memerlukanperencanaanyang berbeda-beda, sisteminfbrmasiuntukperanan misalnyamerencanakan sisteminformasi yang beradadalam kuadranstrategic
t7
\/l1PN ' Q"a*T. P'*1. Ja,^ST\E
berbedadengan rncrcncanakansistem infirrmasi untuk peranan sistern inf'ormasi yang berada dalam kuadran srrpl)0t'l.
t8
Strategic Grid darr Pcren.t:onoan Sistem In.fbrnnsL
