“PEMBERIAN QR CODE PADA LPB DAN PEMANFAATAN QR CODE E-FAKTUR UNTUK INPUT DATA TTF” (INNOVATION AWARD 2016)
(BRANCH KARAWANG) MUHAMMAD K. H - (04081056 - KETUA - TAFIC - 08551428113) EKO VALENTINO - (11041917 - ANGGOTA - TAX 089502908171) ARSYAD S - (08121039 - ANGGOTA - FINANCE - 08121303498)
INNOVATION AWARD
PT. SUMBER ALFARIA TRIJAYA, Tbk
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016
SUGGESTION SYSTEM A. JUDUL “Pemberian QR Code Pada LPB Dan Pemanfaatan QR Code e-Faktur Untuk Input Data TTF” B. LATAR BELAKANG INOVASI 1. EFISIENSI yang yang menjadi tema kerja tahun 2016. Kondisi saat ini untuk jumlah personil TTF belum terstandarisasi. Masing-masing cabang rata-rata memiliki 5 sampai dengan 3 orang staff TTF. Jika ide ini dapat diterapkan maka personil TTF disetiap cabang dapat distrandarisasikan mejadi 2 orang. 2. BANYAK NYA Jumlah fisik faktur pajak masukan. Dalam satu bulan saja dapat mencapai belasan ribu atau bahkan puluhhan ribu lembar. Jika dilakukan dengan cara manual seperti saat ini maka akan berdampak pada jumlah pendingan inputan TTF yang meningkat. Sedangkan jika mengunakan sistem scan QR code ini maka dapat meminimalkan jumlah pendingan inputan TTF karena proses nya sangat cepat, hanya cukup dengan sekali scan saja. 3. SUDAH DILENGKAPINYA SETIAP FAKTUR PAJAK DENGAN QR CODE dari pihak kantor pelayanan pajak (KPP) yang berlaku nasional. Sehingga data yang ada dalam setiap faktur pajak pembelian sudah
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 mendapatkan persetujuan dari pihak pemerintah dalam hal ini KPP. 4. MANUALNYA sistem inputan TTF perusahaan kita yang belum berubah dari awal sampai dengan saat ini, sehingga tidak praktis dan tidak mengikuti perkembangan teknologi informasi yang ada saat ini. C. TUJUAN & MANFAAT INOVASI Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dari ide ini adalah : -
Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari salah satu unit kerja Accounting/APFA yaitu bagian TTF. Dengan ide ini dapat dijalankan maka dapat menekan jumlah tenaga kerja, Atk dan perlengkapan kantor lainya seperti unit komputer.
-
Menyederhanakan inputan TTF sehingga lebih ramping dan tidak memerlukan banyak langkah inputan.
-
Mempercepat proses input data TTF.
-
Mengurangi jumlah pendingan inputan TTF yang dikarenakan proses inputan yang panjang dan lama.
-
Mengurangi jumlah kesalahan penginputan data oleh TTF yang disebabkan proses inputan yang dilakukan secara manual. Sehingga akan menyebabkan kesalahan dalam pelaporan pajak pertambahan nilai.
-
Memaksimalkan
jumlah
dibayarkan perusahaan.
pengkreditan
(pengurangan)
pajak
yang
harus
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 -
Standarisasi jumlah tenaga/staff TTF.
-
Mengupdate sistem kerja menjadi lebih sesuai dengan perkembangan jaman.
-
Memanfaatkan teknologi QR code yang telah ditetapkan dan dikeluarkan oleh pihak pemerintah dalam hal ini Kantor Pelayanan Pajak (KPP)
Manfaat Manfaat yang didapat perusahaan jika ide ini dapat diterapkan adalah : -
Menekan jumlah biaya upah/gaji, Biaya Atk dan perlengkapan kantor lainnya seperti unit komputer.
-
Memperkecil jumlah kewajiban membayar pajak atas pajak pertambahan nilai, karena maksimalnya inputan jumlah kredit pajak oleh TTF.
-
Meminimalisir kesalahan pelaporan pajak pertambahan nilai yang akan menyebabkan pebetulan laporan pada akhir tahun sehingga memakan waktu yang cukup lama.
-
Menghindari dari pelaporan faktur pajak yang tidak resmi/tidak tervalidasi oleh pihak kantor pelayanan pajak, sehingga berpotensi menimbulkan kerugian finansial bagi perusahaan.
-
Mempercepat proses inputan data sehingga memperkecil pending inputan dan menghindari keterlambatan pembayaran kepada pihak suplier.
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 -
Mengupdate sistem perusahaan kita menjadi lebih baik, lebih cepat, lebih simpel dan minim kesalahan.
D. RENCANA INOVASI Rencana inovasi ini adalah : -
Memberikan QR code pada hasil print out LPB yang dikeluarkan pihak DC/Receiving dan toko setelah proses penerimaan barang selesai dilakukan dan memanfaatkan QR Code yang ada di Faktur Pajak. Seperti tampak pada contoh dibawah ini :
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016
Dilengkapinya LPB ini dengan QR Code dan memanfaatkan QR Code yang sudah
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 ada di faktur pajak maka akan mempermudah dan menyederhanakan proses inputan TTF. Seperti perbandingan yang akan kami gambarkan berikut ini : 1. PROSES INPUT DATA TTF SEBELUM QR CODE. -
TTF Terima berkas dari suplier.
-
Ctrl “L” pada TAF untuk mencari kode suplier sesuai dengan berkas yang diterima.
-
Enter proses kemudian Ctrl L pada kolom No LPB untuk mencari code LPB yang sesuai.
-
Jika sudah di temukan pilih klik enter, akan muncul jumlah total pembayaran dan nilai PPn nya dan tanggal jatuh tempo kemudian memasukan no invoice faktur suplier secara manual.
-
Setelah memasukan no invoice dari suplier langkah selanjut nya adalah input tanggal faktur pajak secara manual.
-
Setelah input tanggal faktur pajak secara manual, kemudian input nomor faktur pajak secara manual.
-
Setelah selesai kemudian klik ok/proses untuk mencetak tanda terima tukar faktur.
.
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 Jika dibuatkan alur diagram maka akan tampak seperti berikut :
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 2. PROSES INPUT DATA TTF SETELAH PENAMBAHAN QR CODE. -
Terima berkas
-
Ctrl L pada TAF unutk mencari kode suplier.
-
Enter proses kemudian scan QR code pada LPB. Nomor LPB dan nilai pembayaran serta nilai PPn sudah lanfsung tercetak.
-
Kemudian scan QR code pada faktur pajak, maka tanggal faktur dan nomor faktur pajak langsung tercetak.
-
Setelah selesai kemudian klik ok/proses untuk mencetak tanda terima tukar faktur.
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016
Jika dibuatkan alur diagram maka akan tampak seperti berikut :
E. ANGGARAN Anggaran yang diperlukan untuk menjalankan ide ini hanya memerlukan 2 unit QR Scaner, atau cukup dengan HP Andoid yang dapat menjalankan program QR Scaner
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 dengan cara mengunduhnya di Play Store.
F. PENUTUP Dari uraian singkat tadi dapat dilihat bahwa banyak keuntungan yang di dapat jika saja ide ini dapat dijalankan, memang akan ada sedikit permasalahan yang timbul yaitu menyesuaikan sistem data (TAF) di PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk dengan sistem yang digunakan oleh pihak Direktorat Jenderal Pajak yang di gunakan untuk e-faktur ini, tetapi jika perbedaan sistem yang digunakan dapat diatasi maka akan banyak keuntungan yang didapat untuk jangka panjangnya. Kedepan tentunya diharapkan sistem kerja kita menjadi lebih Baik, Cepat, Efisien, dan Efektif. Sesuai dengan Visi perusahaan yaitu “ Menjadi jaringan distribusi retail terkemuka yang dimiliki masyarakat luas, berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan konsumen, serta mampu bersaing secara global.
