1
PEMANFAATAN DAN EVALUASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PT PETROKIMIA GRESIK
HARI SETIABUDI HUSNI G651024224
PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2006
2
PEMANFAATAN DAN EVALUASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PT PETROKIMIA GRESIK
HARI SETIABUDI HUSNI G651024224
Tesis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Komputer pada Program Studi Ilmu Komputer
PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2006
3
RINGKASAN Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (PSP) merupakan proses untuk mengintegrasikan komponen manajemen perusahaan seperti pembelian peralatan, perencanaan produksi, perawatan inventaris, customer service, hubungan dengan supplier dan alur instruksi (tracking orders) ke dalam sebuah sistem. Sistem yang dibangun memiliki kebutuhan yang sangat tinggi akan teknologi informasi. Keuntungan pemanfaatan teknologi informasi dalam penerapan PSP adalah mengalirnya informasi secara cepat dan tepat sehingga eksekusi keputusan penting bisa dilakukan cepat dengan pertimbangan yang didasarkan pada informasi
yang
akurat
dari
berbagai
departemen/bagian
dalam
perusahaan/organisasi. Demikian pula dengan feedback dari lini bawah dapat segera diterima guna pertimbangan lebih lanjut. Di lain sisi penerapan sistem PSP akan mengurangi operational cost, karena sistem ini merupakan sistem paperless di mana semua informasi dialirkan ke semua bagian secara digital tanpa kertas (www.gorupsite.co.id). Perencanaan Sumberdaya Perusahaan sebagai sebuah sistem dapat ditingkatkan efektifitas dan efisiensinya dengan Decision Support System (DSS) atau Sistem Penunjang Keputusan (SPK) yang membantu setiap penanggung jawab lini manajemen untuk mengambil keputusan tepat sesuai kondisi yang terjadi. Tesis ini dibuat dalam usaha melakukan evaluasi implementasi perangkat lunak PSP di PT Petrokimia Gresik sesuai tahapan yang ada, dalam bentuk sebuah aplikasi perangkat lunak yang me manfaatkan konsep SPK. Pembahasan awal merupakan teori-teori yang berhubungan dengan konsep perencanaan sumberdaya perusahaan dan perangkat lunak yang digunakan. Pembahasan selanjutnya membedah teknik evaluasi implementasi PSP yang salah satunya memanfaatkan metrik perangkat lunak. Setelah dijelaskan cara evaluasi dalam proses implementasi PSP, pembahasan mengarah kepada pemanfaatan konsep SPK dalam evaluasi PSP adapun alat analisa yang digunakan adalah metode perbandingan ekponensial (MPE) dan proses analisa hierarki (AHP). Pembahasan selanjutnya setelah konsep SPK dibangun secara detil adalah merancang aplikasi yang dapat merealisasikan konsep SPK tersebut. Hal ini
4 dilakukan dengan cara memanfaatkan konsep SDLC (System Development Life Cycle ) yakni perencanaan, analisa, desain dan implementasi. Setelah aplikasi selesai dibangun memanfaatkan ASP (Active Server Pages) dan MSSQL (Microsoft Structured Query Language) maka dilakukan uji coba simulasi terhadap aplikasi dengan memanfaatkan data dummy. Hasil analisa AHP memperlihatkan bahwa bobot penilaian panelis terhadap efektifitas pelaksanaan implementasi sistem PSP mencapai 29% dan untuk efisiensi pelaksanaan implementasi sistem PSP mencapai 28,0% , kedua aspek ini berperan dalam menyumbang pemilihan alternatif strategi kustomisasi modul yang bobot penilaiannya mencapai 61,1%. Kustomisasi modul lebih disukai untuk diaplikasikan oleh pengambil keputusan dalam memperbaiki hasil implementasi perangkat lunak ERP dibandingkan mengevaluasi anggaran (12,6%) dan evaluasi manajemen (26,3%). Kompleksitas perangkat lunak SPK yang dibangun atau big O dari aplikasi evaluasi implementasi sistem perencanaan sumberdaya perusahaan adalah O(N). Kesimpulan yang dicapai dari penelitian ini adalah bahwa perangkat lunak ERP dibutuhkan oleh PT Petrokimia Gresik disebabkan skalabilitas perusahaan yang semakin berkembang dan untuk mengevaluasi proses implementasinya dapat dilakukan dengan pendekatan anggaran, perangkat lunak dan manajemen implementasi. Saran yang diberikan adalah mempertimbangkan melakukan kustomisasi modul untuk memperbaiki kinerja implementasi namun evaluasi anggaran dan manajemen yang lebih baik juga patut dilaksanakan. Penelitian lebih lanjut disarankan memanfaatkan metode analisis balanced scorecard sebagai pembanding hasil MPE maupun AHP dan mengikutsertakan fungsi analisis tersebut ke dalam sistem penunjang keputusan yang dibangun.
5
ABSTRACT HARI SETIABUDI HUSNI. Utilization and Evaluation of Information Technology in PT Petrokimia Gresik. Supervised by Marimin, Rindang Karyadin, and Batara Yudistira. In 2003, PT Petrokimia Gresik began to utilize information technology (IT) software called Industrial and Financial Systems (IFS). The software use Enterprise Resource Planning (ERP) concept, which integrate all data in the company thus enhancing bussines process. There are two phases in the implementation of software modules, the first phase are module for finance, human resource, maintenance, sales and service. The second phase include module for engineering, distribution and manufacturing. This thesis evaluates the implementation of IFS from selecting modules phase to executing system phase in three point of view, which is managerial, budgeting, and system performance. The result then used as a basis data for an application that developed in the end of research. The applications are using decision support system (DSS) concept as a tool in evaluation information for the executive, so they can achieve a conclusion for the implementation result. The results of IT utili zation in PT Petrokimia Gresik are bussines process simplification and data integration. The results enhance efficiency and effectivity of bussines process thus optimalizes company workload. The strategy to improve IT implementation process are furthering costumization of the modules. Key words: PT Petrokimia Gresik, information techology, IFS, ERP, DSS
6
7
8
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Jakarta, pada tanggal 19 September 1980 sebagai anak kedua dari empat bersaudara pasangan H.M.Husni Nurdin dan Dra.Hj.Siti Fadhillah. Penulis menempuh pendidikan di SD 09 Pagi Jakarta hingga tahun 1992, SMP 252 Jakarta tahun 1992-1995, dan SMU 91 Jakarta tahun 1995-1998. Penulis diterima di Institut Pertanian Bogor, Fakultas Peternakan, Jurusan Ilmu Produksi Ternak, Program Studi Teknologi Hasil Ternak pada tahun 1998 dan memperoleh gelar Sarjana Peternakan (S.Pt) pada tahun 2002. Pada tahun 2003, penulis diterima sebagai mahasiswa Sekolah Pascasarjana Program Studi Ilmu Komputer Institut Pertanian Bogor. Penulis melaksanakan penelitian dengan judul ”Pemanfaatan dan Evaluasi Teknologi Informasi di PT Petrokimia Gresik” untuk penyusunan tesis sebagai tugas akhir guna memperoleh gelar Magister Sains.
9
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Rabb Semesta Alam, karena menyadari bahwa berkat rahmat dan hidayahNya maka penulisan tesis ini pada akhirnya dapat terselesaikan. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Prof.Dr.Ir.Marimin, MSc. selaku ketua komisi pembimbing, Bapak Rindang Karyadin, ST., M.Kom. dan Bapak Batara Yudistira, SE., Ak., MMT. selaku anggota komisi pembimbing. Tanpa bimbingan intensif dari beliau-beliau maka tesis ini tidak akan mencapai kesempurnaan. 2. Ketua Program Studi Pascasarjana Ilmu Komputer yang telah memfasilitasi studi, Dosen Penguji yang meluangkan waktu untuk menguji materi yang dibahas dalam tulisan ini serta staf pengajar dan karyawan di Program Studi Ilmu Komputer, Sekolah Pascasarjana IPB. 3. Bapak Ir. Arifin Tasrif, MM selaku Direktur Utama PT Petrokimia Gresik yang telah memberikan kepercayaan dan kesempatan untuk menjalani tugas belajar ini. 4. Segenap staf dan pegawai PT Petrokimia Gresik terutama di Biro Pendidikan dan Latihan serta Tim Proyek Teknologi Informasi. 5. Ayahanda H.M.Husni Nurdin dan Ibunda Dra.Hj.Siti Fadhillah, kedua orangtua yang telah memberikan dukungan hingga selesainya studi penulis. Kakanda Arif Hidayat Husni ST., MMIT., atas kumpulan literatur tiada ternilai. 6. Istri tercinta Laeli Fitrah, S.Pt dan seluruh keluarga atas dukungan moral dan spiritual. 7. Terima kasih kepada rekan-rekan mahasiswa program pascasarjana ilmu komputer IPB, Krisna, Irwang, Asid, Wawan, Rein dan lainnya yang walau tidak tersebutkan namun tak lekang dalam ingatan. Akhir kata, semoga tesis ini dapat bermanfaat bagi banyak pihak dan memperkaya khasanah ilmu pengetahuan. Bogor, Februari 2006
Penulis
10
I. PENDAHULUAN 1.1
LATAR BELAKANG Perusahaan yang hidup di awal abad 20 hingga saat ini memahami bahwa
kultur manajemen yang tradisional sudah tidak dapat menjawab tantangan zaman. Tradisional dalam arti gagap terhadap perkembangan teknologi, terutama teknologi informasi. Salah satu teknologi informasi dalam manajemen perusahaan yang sedang berkembang saat ini adalah Enterprise Resource Planning (ERP) atau Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (PSP). Perencanaan mengintegrasikan
Sumberdaya
Perusahaan
komponen-komponen
adalah
manajemen
sebuah
proses
perusahaan
yang seperti
perencanaan produksi, pembelian peralatan, perawatan inventaris, hubungan dengan supplier , customer service, dan alur instruksi (tracking orders) ke dalam sebuah sistem. Sistem yang dibangun biasanya di dukung teknologi informasi secara optimal. Keuntungan pemanfaatan teknologi informasi dalam penerapan PSP adalah mengalirnya informasi secara cepat dan tepat sehingga eksekusi keputusan penting bisa dilakukan dalam waktu singkat dengan pertimbangan yang didasarkan pada informasi yang akurat dari berbagai departemen/bagian dalam perusahaan/organisasi. Demikian pula dengan feedback dari lini bawah dapat segera diterima guna pertimbangan lebih lanjut. Di lain sisi penerapan sistem PSP akan mengurangi operational cost, karena sistem ini merupakan sistem paperless di mana semua informasi dialirkan ke semua bagian secara digital tanpa kertas (www.gorupsite.co.id) . Perencanaan Sumberdaya Perusahaan sebagai sebuah sistem belum lengkap tanpa adanya Decision Support System (DSS) atau Sistem Penunjang Keputusan (SPK) yang membantu setiap penanggung jawab lini manajemen untuk mengambil keputus an tepat sesuai kondisi yang terjadi. Sistem Penunjang Keputusan tidak memiliki definisi khusus tetapi dapat dijelaskan sebagai pendukung dan untuk memperbaiki pengambilan keputusan dalam manajemen (Turban dan Aronson, 2001).
11 Teknologi informasi yang digunakan PT Petrokimia Gresik untuk meningkatkan kinerja perusahaan menerapkan konsep PSP didalamnya karena diharapkan dapat memberi solusi integrasi perusahaan yang memiliki berbagai macam data disetiap unit bidang usaha dengan struktur bisnis yang kompleks. Pada tahun 2003 dilakukan implementasi perangkat lunak yang mengakomodasi konsep PSP, namun selama pelaksanaan ditemui be berapa permasalahan. Permasalahan tersebut antara lain terkait dengan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan kustomisasi perangkat luna k PSP , komunikasi oleh tim teknologi informasi perusahaan kepada pengguna yang belum paham dan kebijakan manajemen perusahaan yang belum efektif dalam sosialisasi keuntungan dari pemanfaatan teknologi informasi. Langkah yang telah diambil oleh PT Petrokimia Gresik dalam penyelesaian permasalahan diatas adalah mengintesifkan komunikasi dengan konsultan teknologi informasi dan menambah baik waktu maupun jumlah pegawai yang diikutsertakan dalam pelatihan teknologi informasi. Melihat situasi yang berkembang tersebut, maka tesis ini dibuat dalam usaha melakukan evaluasi implementasi perangkat lunak PSP di PT Petrokimia Gresik sesuai tahapan yang ada. Pembahasan awal akan diberikan teori-teori yang berhubungan dengan konsep perencanaan sumberdaya perusahaan dan pe rangkat lunak sebagai bentuk teknologi informasi yang digunakan. Hal ini akan membantu dalam menilai efektifitas dari perangkat lunak PSP yang digunakan dan memahami sistem SPK yang dibangun. Setelah dipaparkan konsep PSP yang struktur secara detilnya diperlihatkan pada Lampiran 1, selanjutnya diberikan informasi yang berhubungan dengan aplikasi SPK dalam melakukan evaluasi implementasi PSP. Informasi akan mencakup analisis struktur aplikasi SPK berdasarkan data yang diperoleh dari pakar maupun studi pustaka, rancangan model SPK memanfaatkan teknik Software Development Life Cycle (SDLC) agar hasil fungsional sistem dapat segera dilihat, dan pembahasan proses implementasi yang dilakukan. Teknis untuk setiap tahapan yang dilaksanakan dalam penelitian diberikan pada Lampiran 2. Pembahasan analisis , rancangan dan implementasi diharapkan dapat memberikan kontribusi kepada penyempurnaan implementasi PSP lebih lanjut
12 sekaligus mengetahui efektifitas dari SPK yang dibangun untuk melakukan evaluasi implementasi perangkat lunak PSP . 1.2
TUJUAN Tujuan penelitian ini adalah :
a.
Menelaah dan mengevaluasi struktur Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (PSP) yang terkait dengan pemanfaatan dan evaluasi teknologi informasi di PT Petrokimia Gresik.
b.
Merancang Sistem Penunjang Keputusan (SPK) untuk mengevaluasi implementasi perangkat lunak PSP.
1.3
MANFAAT Manfaat penelitian ini adalah :
a.
Memberi arahan dan masukan evaluasi penerapan modul PSP yang telah dilakukan di PT Petrokimia Gresik.
b.
Membantu
merancang
sistem
SPK
untuk
mengevaluasi
kiner ja
implementasi PSP di PT Petrokimia Gresik. 1.4
RUANG LINGKUP Lingkup kajian terhadap industri manufaktur yang menerapkan sistem
teknologi informasi untuk perencanaan sumberdaya perusahaan dalam penelitian ini meliputi : a.
Analisis struktur dan tahapan implementasi sistem PSP di PT Petrokimia Gresik.
b.
Pengembangan
SPK
untuk
evaluasi
tingkat
keberhasilan
proses
implementasi sistem PSP yang akan diterapkan PT Petrokimia Gresik. c.
Fokus bahasan ditinjau dari 6 perspektif teknologi komunikasi dan informasi, yaitu perangkat lunak, perangkat keras, manajemen organisasi, sumberdaya manusia, jaringan dan data.
13
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1
TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK MANAJEMEN Dalam menelaah dan mengevaluasi struktur perencanaan sumberdaya
perusahaan (PSP) dibutuhkan studi literatur mengenai ranah keilmiahan yang mendasari teknologi informasi yang digunakannya. Hal ini dilakukan untuk memahami manfaat teknologi informasi yang digunakan secara ideal berdasarkan hasil penelitian yang ada. Secara definisi, terdapat banyak versi untuk menjelaskan teknologi informasi dan komunikasi, namun pada umumnya memiliki kebutuhan minimal akan data, manusia , jaringan, software, hardware dan organisasi (manajemen). Salah satu yang cukup representatif dan jelas terdapat di situs Stanford Electronic Health Information Security Committee yaitu teknologi informasi dan komunikasi yang dimaksud adalah berupa sumberdaya informasi yang saling terkoneksi dalam satu kontrol manajemen langsung yang sama dan memiliki pembagian wewenang fungsi yang terpadu, membe ntuk sebuah sistem yang terdiri dari hardware, software,
informasi,
data,
aplikasi,
komunikasi,
dan
manusia
(http://ostinato.stanford.edu/hipaa-feedback/definitions.html, 2005). Turban dan Aronson (2001) menjelaskan bahwa perusahaan yang dibantu aktifitasnya dengan teknologi informasi seperti keuangan, sumber daya manusia, pemeliharaan dan pemasaran dapat bekerja lebih efektif dan efisien dibandingkan ketika belum memanfaatkan teknologi informasi. Aktifitas tersebut tercakup dalam manajemen perusahaan dalam arti luas, artinya tidak hanya pada lini bisnis yang bertumpu pada kerja administratif saja. Lebih lanjut dijelaskan bahwa dari seluruh lini manajemen yang menjalankan aktifitas perusahaan, setiap penanggung jawab lini memiliki kapasitas sebagai pengambil keputusan. Wewenang tersebut akan terbantu dengan pemanfaatan teknologi informasi yang ditujukan untuk mengintegrasikan keseluruhan lini manajemen dalam sebuah sistem Perencanaa n Sumberdaya Perusahaan (PSP) atau Enterprise Resource Planning (ERP) dan me manfaatkan aplikasi Sistem Penunjang Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) di dalam prosesnya.
14 Martin, Arie dan Carrie (1998) menyebutkan pengaruh teknologi informasi dalam manajemen, yakni bahwa teknologi informasi seperti yang berbasis web (ecommerce) memiliki potensi untuk merubah secara radikal cara melakukan procurement, yakni sebuah fungsi bisnis yang penting untuk menentukan biaya sebuah proyek dan kualitas dari produk akhirnya. Dengan perubahan yang diterapkan, biaya proses procurement bisa ditekan dan seluruh rantai penyediaan (supply chain) dapat berjalan lebih efisien. Contoh aplikasi teknologi informasi untuk manajemen diberikan oleh Christoph dan Heinz-Jürgen (1996) yakni sebuah alat CASE (Computer-Aided Software Engineering) yang disebut Mokassin, dibangun khusus untuk pengguna yang tidak menguasai teknik pengembangan software. Sistem lainnya yang diperoleh dengan pemanfaatan teknologi informasi adalah Korpus, yakni sebuah sistem aliran kerja (workflow system) yang dimanfaatkan untuk industri penyuplai bahan baku. Contoh lainnya adalah pemanfaatan teknologi informasi pada perencanaan sumberdaya perusahaan yang dikemukakan oleh Henk Eertink dan kawan-kawan (1999)
yang
mengembangkan
sebuah
bahasa
pemodelan
bisnis
untuk
meningkatkan efektifitas dalam mendesain proses bisnis. Bahasa pemodelan bisnis yang disebut AMBER (Architectural Modelling Box for Enterprise Redesign) ini merupakan pengembangan dan penyempurnaan dari bahasa pemodelan
sebelumnya
yang
menggantikan
model
spreadsheet
untuk
memperkirakan akibat yang ditimbulkan dari perubahan. Dari pemaparan contoh diatas, dapat diambil benang merah pemanfaatan teknologi informasi dalam manajemen sangat bervariasi dan untuk sistem PSP secara umum berbentuk sebuah program aplikasi yang baku. Aplikasi tersebut terdiri dari modul yang mendukung pelaksanaan dari hampir setiap proses bisnis. Oleh karena itu, sistem ini menawarkan suatu tulang punggung terstandardisasi serta terintegrasi untuk semua transaksi data. Dalam proses implementasi sistem PSP, evaluasi dilakukan pada setiap tahapan dengan kontrol yang ketat untuk menjamin hasil yang baik, namun keputusan untuk menyatakan tingkat keberhasilan pada suatu tahapan tidak mudah diambil sehingga dibutuhkan sistem penunjang keputusan.
15 Sistem Penunjang Keputusan (SPK) adalah bentuk lain area pemanfaatan teknologi informasi yang biasanya berupa modul mandiri yang ditujukan untuk memberikan suatu pemahaman masalah yang lebih baik kepada pengambil keputusan. Pemanfaatannya dapat digabungkan dengan perangkat lunak PSP sebagai sebuah kesatuan aplikasi maupun digunakan terpisah. Dalam pemanfaatan pada sistem PSP, aplikasi ini dapat digunakan untuk menganalisis proses implementasi sistem PSP sehingga diketahui tingkat keberhasilannya. 2.2
PERENCANAAN SUMBERDAYA PERUSAHAAN Setelah diketahui konsep pemanfaatan teknologi informasi dalam dunia
manajerial, selanjutnya adalah mengetahui konsep perencanaan sumberdaya perusahaan. Literatur ya ng menjelaskan tentang PSP cukup banyak karena konsepnya
sendiri
telah
ada
sejak
dikembangkannya
komputer
untuk
memudahkan kerja manusia. Lebih lanjut, pengenalan tentang konsep PSP diharapkan dapat memudahkan mengenali struktur dan proses implementasi sistem tersebut. Pada awal proses perkembangannya, teknologi informasi digunakan untuk mengotomatiskan tugas yang administratif seperti pembukuan dan invoicing. Pada awal tahun enampuluhan, aplikasi teknologi informasi menuju ke arah sistem pengendalian persediaan dan dengan diperkenalkannya COPICS (IBM 1972) spesifikasi konsep aplikasi teknologi informasi pada industri di tahun tujuhpuluhan mengarah kepada konsep MRP (Kebutuhan Perencanaan Bahan). Konsep MRP diperluas ke MRP/II (Memproduksi Perencanaan Sumber Daya) di tahun delapanpuluhan dan dengan pengembangan dari standard RD BMS (Sistem Relasional Manajemen Database) di tahun sembilanpuluhan, model sistem ERP (Perencanaan Sumberdaya Perusahaan, PSP ) mendominasi (Kræmmergaard and Møller, 2000). Perkembangan terakhir dari sistem PSP adalah sistem penjadwalan dan perencanaan tingkat lanjut (Advanced Planning System, APS). Sistem APS merupakan perluasan lingkup sistem PSP kepada rantai persediaan perusahaan keseluruhan yang sebelumnya dikenal dengan sistem manajemen rantai persediaan (SCM). Sistem APS menyediakan perusahaan, kemampuan untuk
16 membuat perencanaan dan penjadwalan tingkat lanjut di sepanjang rantai
Functionality
persediaan.
Gambar 1. Perkembangan sistem perusahaan (Hieber & Alard, 1999) Pengaruh dari teknologi informasi yang diimplementasikan untuk sistem PSP secara umum ditunjukkan oleh literatur sebagai optimalisasi aktivitas rantainilai, sesuatu yang mengintegrasikan departemen yang sebelumnya mandiri dan terpisah, dan oleh karenanya mengakibatkan pengintegr asian lebih lanjut di dalam organisasi (Kræmmergaard and Møller, 2000). Pada tahun 2004 tercatat dua perusahaan multinasional yang telah selesai menerapkan teknologi informasi untuk PSP. Pertama adalah PT HM Sampoerna (HMS) dan yang kedua adalah Asia Pulp & Papers (APP). Humaedi (2004) menjelaskan bahwa PT HM Sampoerna (HMS) menerapkan sistem teknologi informasi pada aplikasi PSP dengan proses yang cukup berliku dan waktu panjang. Namun menemukan kunci keberhasilannya pada penentuan skala prioritas dan komunikasi intensif. Perusahaan PT Petrokimia Gresik memanfaatkan IFS (Industrial and Financial Systems) sebagai aplikasi yang digunakan untuk menerapkan konsep PSP.
Menurut
situs
IFS
(www.ifsworld.com,
2004),
aplikasi
mereka
dioptimalisasi kepada konsep PSP, manajemen aset perusahaan dan MRO (maintenance, repair and operations) sehingga menyediakan keuntungan terukur kepada bisnis untuk mempercepat kembalinya modal investasi, mengurangi resiko dan memberikan keragama n pilihan terhadap modul yang ingin diterapkan.
17 2.3
EVALUASI PERENCANAAN SUMBERDAYA PERUSAHAAN Landasan ilmiah yang dibangun untuk memahami manfaat teknologi
informasi dan konsep perencanaan sumberdaya perusahaan diharapkan telah memadai. Selanjutnya untuk memenuhi tujuan kedua dari penelitian yakni merancang
Sistem
Penunjang
Keputusan
(SPK)
dalam
mengevaluasi
implementasi perangkat lunak PSP, dibutuhkan landasan teori yang memadai dalam hal teknik evaluasi yang dapat dilakukan berdasarkan penelitian yang telah ada. Eskilsson et.al (2003) menyebutkan bahwa evaluasi penerapan perencanaan sumberdaya perusahaan dapat dilakukan dengan membandingkan antara sistem perencanaan sumberdaya perusahaan di atas kertas dengan sistem perencanaan sumberdaya perusahaan yang telah diterapkan di dalam perusahaan. Keduanya dibandingkan berdasarkan aspek-aspek yang mempengaruhi kinerja perusahaan secara nyata dialami di lapangan. Eskilsson et.al (2003) lebih lanjut menyarankan bahwa dalam melakukan evaluasi, teknik pengumpulan da ta yang digunakan adalah kualitatif karena akan memberikan gambaran mendalam terhadap data yang dikumpulkan. Evaluasi perencanaan sumberdaya perusahaan (PSP) secara tradisional dilakukan dengan melakukan analisis terhadap kriteria finansial. Hal ini mencakup NPV (net present value), IRR (internal rate of return), ROI (return on investment) dan pengembalian modal (payback in time) yang hanya menampilkan paradoks produktivitas investasi teknologi informasi. Ditelaah lebih lanjut, sistem PSP memberikan keuntungan investasi tidak hanya berupa pengurangan biaya, karena seiring waktu berjalan sistem berevolusi secara alami terutama biaya dan keuntungan yang intangible . Hal ini telah banyak dibahas secara luas bahwa disebabkan ole h kompleksitas dari sistem maka ide ntifikasi sumber biaya maupun keuntungan yang diperoleh dari investasi tersebut hanya dapat diketahui seiring implementasi dari sistem itu sendiri. Oleh karena sifat intangible tersebut, ukuran penilaian keuntungan dan biaya dari investasi sistem PSP tidak cukup mengandalkan pendekatan secara finansial, berikut beberapa alasan yang dapat dikemukakan (Stefanou, 2001):
18 a.
Sejumlah besar keuntungan dan biaya dari investasi sistem tidak mudah diidentifikasi, karena tersebar secara merata diseluruh proses implementasi.
b.
Biaya dan keuntungan yang teridentifikasi tidak mudah dikuantitatifkan.
c.
Keuntungan dan biaya yang terbesar tidak ditimbulkan oleh penggunaan perangkat lunak saja tapi utamanya dari perubahan organisatoris yang dipengaruhi dari penerapan sistem dan dukungan perangkat lunak kepada fungsionalitas yang ada di perusahaan. Lebih lanjut Stefanou (2001) menyebutkan pendekatan secara non-finansial
untuk mengevaluasi PSP dapat dilakukan dengan perhitungan ekonomi informasi (information economics) yaitu memperhitungkan manfaat secara ekonomis yang diperoleh perusahaan dari implementasi teknologi informasi pada lini manajemen tertentu seperti misalnya peningkatan layanan konsumen. Pendekatan lain yang disebutkan adalah kartu nilai berimbang (balanced scorecard) yang memperhatikan penilaian terhadap finansial, proses internal, konsumen dan penelitian inovasi. Namun hasil evaluasi memanfaatkan pendekatan yang disebutkan sebelumnya tidak selalu efektif, karena skala kerumitan proyek teknologi informasi yang tinggi disebabkan dari interaksi antara lingkungan ekonomi, teknik dan sosial di dalam perusahaan. Interaksi yang ada harus diidentifikasi dengan cermat agar dapat dilihat hambatan yang ditimbulkannya sehingga evaluasi yang dilakukan dapat efektif. Untuk itu, Stefanou (2001) mengajukan faktor -faktor yang patut diperhatikan agar evaluasi PSP dapat berjalan secara efektif. Faktor tersebut teridentifikasi pada level strategis dan operasional, lalu pada kebutuhan dan keterbatasan yang dimiliki perusahaan dan terakhir teridentifikasi pada penyedia perangkat lunak. Penjelasan mengenai faktor yang teridentifikasi dan pengaruhnya kepada sistem evaluasi yang dibangun pada penelitian ini, diberikan lebih lanjut pada pembahasan evaluasi dibagian lain penulisan. 2.4
METRIK PERANGKAT LUNAK Sebenarnya metrik perangkat lunak adalah bagian dari teknik melaksanakan
evaluasi untuk perangkat lunak yang telah diimplementasikan. Diberikannya pembahasan khusus untuk landasan teori yang menunjang pemahaman hal ini karena informasi yang dihasilka n dari teknik ini sangat variatif dan detil. Sehingga diharapkan
19 dari pemaparan teori metrik perangkat lunak ini dapat dibangun kerangka analisis hasil metrik yang diberikan dari evaluasi perangkat lunak di PT Petrokimia Gresik. Metrik secara definitif adalah pengukuran. Sebuah sistem metrik adalah satu set pengukuran yang dapat dikombinasikan untuk membuat turunan pengukuran lainnya. Tantangan dari metrik untuk pengujian adalah objek pengukuran memiliki beragam properti yang dapat diukur dengan definisi yang beragam pula. Terdapat beberapa macam metode metrik perangkat lunak yang bermanfaat dan mudah untuk digunakan, Hutcheson (2003) menjelaskan bahwa perusahaan pada umumnya memiliki metrik dan alat penelusuran bug. Beberapa mengembangkan cara penelusuran bug memanfaatkan aplikasi web based yang cukup rumit untuk dimanfaatkan sejak penulisan script hingga tahap pengujian sistem. Cara demikian untuk memberikan dukungan sistem dan pengguna yang lebih baik. Umumnya upaya pengujian tergantung kepada metrik penelusuran bug mereka. Sebagian besar metrik bug yang digunakan basisnya adalah metrik dasar dengan memadukan beberapa metrik seperti rentang waktu antara kegagalan dan bug yang ditemukan per jam. Pada uji paling penting (MIT) digunakan teknik dimana dilakuka n analisis berbasis beberapa tipe pengukuran yang dilaksanakan bersamaan. Manfaat dari teknik ini adalah variasi sudut pandang yang fleksibel untuk melihat kondisi dari sistem perangkat lunak. Metrik untuk pengujian inventory dan pengujian cakupan dipertimbangkan sebagai kebutuhan dari setiap pengujian yang dilaksanakan di masa ini bahkan untuk jenis pengujian perangkat lunak yang terus berevolusi. Sejak 10 tahun yang lalu metrik ini telah digunakan dalam pengembangan software dan hingga saat ini telah mengalami pengembangan lebih lanjut dengan pengguna yang lebih banyak. Perencanaan, analisis path, dan analisis data lalu worksheet untuk estimasi pengujian merupakan rangkaian langkah pengujian yang dapat berdiri sendiri maupun dikombinasikan untuk beberapa pendekatan pengujian perangkat lunak. Pertimbangan digunakan terpisah dan dikombinasikan tergantung kepada skala dari perangkat lunak yang diuji. Metrik performa pengujian dan kurva-S berhubungan dengan erat serta dapat digunakan pada saat yang bersamaan jika kelompok penguji memiliki perangkat lunak
20 graphic (seperti Microsoft Graph) untuk menghasilkan kurva-S. Hanya saja, nilai kelebihan dari pemanfaatan metode ini tidak sebanding dengan waktu dan energi yang diberikan untuk menggunakannya. Hal ini disebabkan metode ini dimanfaatkan seiring perubahan desain yang cepat selama proses pengembangan perangkat lunak. Kurva-S sendiri adalah salah satu alat pembuat gambar untuk penelusuran perkembangan sebuah proyek yang ada. Gambar tersebut menyediakan informasi ringkas mengenai perkembangan yang kritis dari proyek. Upaya yang keras harus diberikan dan berkolaborasi dengan teknologi terkini agar dapat memudahkan alat ini digunakan oleh anggota kelompok untuk melaporkan angka hasil pengujian dan menghasilkan kurva-S. Pengujian berulang secara otomatis adalah satu dari perangkat paling rumit digunakan untuk mendapatkan hasil pengujian yang memuaskan dan hampir setiap orang yang mencoba merasakannya. Satu hal yang perlu ditekankan dengan pengujian ini adalah bahwa unt uk mendapatkan hasil yang baik, maka harus dilakukan pengulangan yang sangat banyak. Pembangkit pengujian otomatis merupakan upaya mendapatkan hasil pengujuan dinamis. Pada perangkat lunak yang terus berevolusi secara kontinu maka pengujian secara statis memiliki waktu guna yang pendek. Pada proyek perangkat lunak yang berat, waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan dan mempertahankan pengujian otomatis merupakan hal yang rumit. Hal ini lebih kepada pihak manajemen yang tidak sabar untuk melakukan pengujian berulang-ulang karena tidak yakin investasi yang diberikan akan berdampak sama sepanjang pengujian. Tabel 1 menampilkan metrik pengujian perangkat lunak menurut tingkat kerumitan (Hutcheson, 2003). Tabel 1. Metrik pengujian perangkat lunak menurut tingkat kerumitan Paling mudah digunakan -
Metrik untuk pencarian bug Metrik untuk pengujian inventory dan pengujian cakupan Perencanaan, analisis path, dan analisis data Uji Paling Penting (Most Importance Test, IMT) Worksheet untuk estimasi pengujian Metrik performa pengujian
Lebih sulit digunakan Kurva-S Pengujian berulang secara otomatis Pembangkit pengujian otomatis
21 Aplikasi IFS yang digunakan PT Petrokimia Gresik untuk menunjang konsep perencanaan sumberdaya perusahaannya merupakan sebuah perangkat lunak yang utuh, besar dan sangat kompleks karena telah mengalami evolusi pengembangan yang memakan waktu bertahun-tahun. Pengujian yang dilakukan untuk sebuah sistem aplikasi yang telah memakan waktu lama dalam pengembangannya akan tidak efektif apabila menggunakan metrik untuk pencarian bug. Pengujian yang dapat digunakan adalah metrik untuk pengujian inventory dan pengujian cakupan karena dapat menggunakan pendekatan kebutuhan fungsional bisnis PT Petrokimia Gresik sebagai basis pengujian perangkat luna k yang digunakan. Pengujian ini akan lebih tepat karena tujuan dari aplikasi IFS adalah mendukung proses bisnis. Tidak seluruh fungsional dari inventory maupun cakupan dari modul aplikasi yang telah dikustomisasi tersebut harus dilakukan pengujian, akan te tapi dibatasi dengan mengikuti konsep proses bisnis dan melakukan klasifikasi terhadap kekritisannya terhadap keseluruhan proses bisnis. Perencanaan, analisis path, dan analisis data lalu worksheet untuk estimasi pengujian juga turut dimanfaat untuk menghasilkan metrik perangkat lunak pada PT Petrokimia Gresik. Dengan memfokuskan analisis kepada modul spesifik dan kritis terhadap keberlangsungan proses bisnis PT Petrokimia Gresik maka dapat diharapkan proses pengujian yang efektif dan efisien dari segi waktu maupun biaya. 2.5
SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN Setelah dibangun pemahaman ilmiah mengenai manfaat teknologi
informasi, konsep perencanaan sumberdaya perusahaan dan evaluasi terhadap hasil implementasi yang dilakukan serta metrik perangkat lunak sebagai salah satu alatnya, maka selanjutnya dibutuhkan pemahaman mengenai sistem penunjang keputusan. Hal ini penting untuk dipahami karena akan dibangun sebuah aplikasi untuk melakukan evaluasi hasil implementasi perangkat lunak PSP memanfaatkan konsep SPK pada bagia n akhir penelitian ini. Turban dan Aronson (2001) membagi aplikasi sistem penunjang keputusan (SPK) dalam empat komponen subsistem yaitu : a.
Manajemen Data (Mdat)
22 b.
Manajemen Model (Mmod)
c.
Manajemen Berbasis Pengetahuan (MBP)
d.
Manajemen Dialog (Mdig)
yang dapat dihubungkan dengan jaringan yang ada di dalam dan luar perusahaan. Gambar 2 memperlihatkan struktur komponen subsistem SPK secara skematik. Pengguna
Mdig MBP1 Mdat
Mmod
MBP2
MBP3
Gambar 2. Struktur komponen subsistem SPK (Turban dan Aronson, 2001) Subsistem manajemen data mencakup basisdata yang berisi data yang relevan sesuai situasi yang ada atau dibutuhkan dan diatur dengan sebuah perangkat lunak DBMS (database management system) yang dapat terhubung kepada data warehouse perusahaan. Data warehouse berisi data yang digunakan khusus untuk menunjang pengambilan keputusan. Subsistem manajemen model adalah paket perangkat lunak yang mencakup model sistem kuantitatif yang menyediakan kemampuan analisis dan memberikan perangkat lunak manajemen yang tepat. Subsistem ini dapat dihubungkan kepada subsistem manajemen model diluar SPK lainnya. Subsistem
manajemen
basis
pengetahuan
adalah
subsistem
yang
mendukung subsistem lainnya maupun berlaku sebagai komponen berdiri sendiri. Subsistem tersebut berfungsi sebagai penampung pe ngetahuan/informasi yang dimiliki pengambil keputusan (individual) yang dapat dihubungkan dengan penampung pengetahuan perusahaan (grup individual) , yang disebut basis pengetahuan perusahaan. Subsistem manajemen dialog adalah subsistem yang memfasilitasi pengguna dalam berkomunikasi dan memanfaatkan fungsi-fungsi SPK. Bila
23 subsistem semakin baik, maka akan mengintensifkan interaksi antara pengguna dengan SPK sehingga SPK akan semakin berkontribusi lebih baik. Untuk metode pengembangan SPK, pada umumnya menggunakan Software Development Life Cycle (SDLC) yang terdiri dari empat fase pengembangan dasar, yakni perencanaan, analisis , desain dan penerapan. Namun terdapat beberapa macam metode pengembangan SPK lainnya seperti Rapid Application Development (RAD) yang jenisnya terdapat metode Phased Development, Prototyping dan Throwaway prototyping. Setiap metode pengembangan memiliki kelemahan dan keunggulan masing-masing seperti yang terlihat pada Tabel 2 (Turban dan Aronson, 2001). Sebagai alat analisis dalam mela kukan evaluasi implementasi PSP dimanfaatkan metode perbandingan eksponensial (MPE) untuk menentukan urutan prioritas alternatif dengan kriteria jamak. Marimin (2004) menjelaskan bahwa MPE digunakan sebagai pembantu bagi pengambil keputusan untuk menggunakan rancang bangun model yang telah terdefinisi dengan baik pada tahapan proses. Tahapan dalam menggunakan metode ini ada beberapa yaitu (Marimin, 2004): menyusun alternatif-alternatif yang akan dipilih, menentukan kriteria atau perbandingan kriteria keputusan yang penting untuk dievaluasi, menentukan tingkat kepentingan dari setiap kriteria keputusan atau pertimbangan kriteria, melakukan penilaian terhadap semua alternatif pada setiap kriteria, menghitung skor atau nilai total setiap alternatif, dan menentukan urutan prioritas keputusan didasarkan pada skor atau nilai total masing-masing alternatif. Tabel 2. Metode pengembangan SPK Metode SDLC
Keunggulan Pendefinisian kebutuhan sistem sejak awal sebelum dilakukan pemrograman
RAD-phased
Memenuhi keinginan pengguna secara bertahap seiring proses pengembangan Pengguna dapat melihat fungsi sistem dalam waktu singkat dan memberikan tanggapan balik Purwarupa dibangun khusus untuk memastikan fungsi apa saja yang dibutuhkan oleh pengguna
RADPrototyping RADthrowaway prototyping
Kelemahan desain harus spesifik dan jelas diatas kertas 2. butuh proses yang memakan waktu cukup lama sejak proposal hingga program jadi Tidak adanya desain yang pasti dan jelas bagaimana program yang ingin digunakan sebenarnya. Dalam setiap purwarupa yang dibangun dapat kehilangan fungsi sistem yang dipesan Memakan waktu lama dalam mendefinisikan desain yang diinginkan 1.
24 Formulasi perhitungan skor untuk setiap alternatif dalam metoda perbandingan eksponensial adalah sebagai berikut : Nai =
(Nilaiij)Krit j
dengan: Nai
= nilai akhir dari alternatif ke-i
Nilaiij = nilai dari alternatif ke-i pada kriteria ke-j Krit j = tingkat kepentingan deret kriteria ke-j ; Kritj > 0, bulat i
= 1, 2, 3, ...., n ; n = jumlah alternatif
j
= 1, 2, 3, ...., m ; m = jumlah kriteria Penentuan tingkat kepentingan kriteria dilakukan dengan cara wawancara
dengan pakar atau melalui kesepakatan curah pendapat. Sedangkan penentuan skor alternatif pada kriteria tertentu dilakukan dengan memberi nilai setiap alternatif berdasarkan nilai kriterianya. Semakin besar nilai alternatif, semakin besar pula skor alternatif tersebut. Total skor masing-masing alternatif keputusan akan relatif berbeda secara nyata karena adanya fungsi eksponensial. Keuntungan dari pemanfaatan MPE dalam melakukan evaluasi PSP adalah pengurangan bias yang mungkin terjadi dalam analis is. Nilai skor yang menggambarkan urutan prioritas menjadi besar (fungsi eksponensial) ini mengakibatkan urutan prioritas alternatif kesimpulan tingkat keberhasilan impleme ntasi PSP lebih nyata. Alat analisis selanjutnya yang digunakan dalam evaluasi implementasi perangkat lunak PSP adalah proses hierarki analitik (AHP). Dalam situs perangkat lunak Expert
Choice (www.expertchoice.c om,
2005) yakni salah satu
pengembang perangkat lunak untuk alat analisis AHP, memberikan definisi AHP yakni sebuah proses yang ampuh dan fleksibel dalam pengambilan keputusan yang membantu memberikan prioritas dan menghasilkan keputusan terbaik ketika kedua aspek, yakni kualitatif dan kuantitatif dari keputusan harus diikutsertakan. Dengan mengurangi kerumitan keputusan menjadi perbandingan satu-satu secara serial kemudian mesintesa hasilnya, AHP tidak hanya membantu pembuat keputusan mendapatkan keputus an terbaik, tapi juga menyediakan rasionalisasi alasan mengapa keputusan tersebut yang terbaik. AHP didesain untuk mencerminkan cara manusia berpikir pada saat dikembangkan pada tahun 1970
25 oleh Dr. Thomas Saaty dan selanjutnya menjadi teori pembuat keputusan yang banyak digunakan. Prinsip kerja AHP diawali dengan penyusunan hierarki, yakni dengan menguraikan persoalan yang akan diselesaikan menjadi unsur-unsurnya dalam bentuk kriteria dan alternatif. Setelah terbentuk hierarki maka langkah selanjutnya adala h penilaian kriteria dan alternatif tersebut melalui perbandingan berpasangan. Langkah berikutnya adalah penentuan prioritas berdasarkan perbandingan berpasangan yang dilakukan dengan cara manipulasi matriks maupun persamaan matematik. Langkah terakhir ada lah
memastikan
untuk
semua
elemen
dikelompokan secara logis dan diperingkatkan secara konsisten sesuai dengan suatu kriteria yang logis (Marimin, 2004).
26
III. METODOLOGI PENELITIAN 3.1
KERANGKA PEMIKIRAN Menerapkan se buah sistem tidak semudah melakukan pembeliannya karena
sistem aplikasi perencanaan sumberdaya perusahaan (PSP) mempengaruhi seluruh lini manajemen perusahaan. Hal ini kadang tidak dipahami perusahaan ketika melakukan outsourcing untuk menerapkan aplikasi tersebut, sehingga kejadian paling umum yang berlaku adalah kebingungan dalam menentukan langkah strategis agar aplikasi dapat dimanfaatkan secara optimal. Berdasarkan pemikiran tersebut maka dinilai perlu dilakukan penelaahan dan evaluasi struktur PSP di PT Petrokimia Gresik. Penelaahan diawali dengan mempelajari struktur organisasi dan manajemen dari perusahaan untuk selanjutnya diperoleh peta kebutuhan dari teknologi informasi yang dapat disediakan oleh sistem aplikasi PSP. Peta kebutuhan yang diperoleh selanjutnya digunakan untuk memahami konsep implementasi PSP yang telah dilakukan pada tahap pertama untuk selanjutnya menganalisis kebutuhan teknologi informasi yang akan diterapkan pada tahap kedua implementasi. Hasil yang diharapkan adalah deskripsi kualitatif dari tahap pertama implementasi PSP disertai dengan hasil metrik perangkat lunak yang diperoleh dari data sekunder. Setelah dipaparkan deskripsi kualitatif tahap pertama implementasi, analisis selanjutnya ditujukan kepada evaluasi implementasi dengan memanfaatkan metode perbandingan eksponensial (MPE), proses hierarki analitik (AHP) dan metrik perangkat lunak yang dihasilkan dari pengujian tahap pertama sebagai data sekunder. Hasil dari analisis diharapkan dapat digunakan untuk membangun sistem SPK yang akan melakukan evaluasi hasil implementasi PSP tersebut. Analisis pengembangan sistem SPK disertai dengan desain dan uji coba sistem hingga mencapai kesimpulan tingkat keberhasilan implementasi. Konsep secara skematik kerangka pemikiran formulasi strategi evaluasi PSP dan perancangan sistem penunjang keputusan untuk pengembangan dan perbaikan proses implementasi sistem perencanaan sumberdaya perusahaan dapat dilihat pada Gambar 3.
27 Identifikasi struktur dan manajemen perusahaan
Identifikasi struktur dan tahapan implementasi PSP
Tidak
Cukup ? Ya
Evaluasi proses implementasi PSP Alat analisis : MPE, Metrik perangkat lunak, AHP
Analisis dan desain SPK evaluator implementasi PSP
Uji coba, OK ?
Tidak
Ya Perumusan rekomendasi Gambar
3.2
3.
Kerangka pemikiran formulasi penelaahan dan evaluasi implementasi sistem perenc anaan sumberdaya perusahaan
TATA LAKSANA Tahapan penelitian yang dilakukan terdiri atas dua langkah yaitu
pengumpulan dan pengolahan data, serta perumusan formulasi strategi evaluasi proses
implementasi
sistem
perencanaan
sumberdaya
perusahaan
dan
pengembangan sistem penunjang keputusan. Dalam tahap pertama terdapat penelitian pendahuluan dan penelitian utama. Penelitian pendahuluan dilakukan untuk penelaahan struktur dan manajemen perusahaan serta proses implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (PSP) di PT Petrokimia Gresik. Sedangkan penelitian utama ditujukan untuk melakukan evaluasi proses implementasi PSP serta merancang sistem penunjang keputusan (SPK) untuk evaluasi proses implementasi PSP berdasarkan hasil dari penelitian pendahuluan. Setelah diperoleh rancangan SPK maka dilakukan proses desain untuk merealisasikan SPK yang selanjutnya dilakukan uji coba untuk mengetahui
28 apakah konsep yang mendasari SPK telah sesuai dengan analisis evaluasi proses implementasi PSP . Setiap analisis
dan evaluas i yang dilakukan dalam penelitian ini
membasiskan kepada enam cakupan konsep Teknologi Informasi dan Komunikasi (Information and Communication Technologies, ICT), yakni Data, People, Software, Hardware , Network dan Organization. Teknis proses penelitian ya ng akan dilakukan adalah sebagai berikut : a.
Pengumpulan dan Pengolahan Data Pengumpulan data dilakukan dengan metode studi pustaka dan survey
lapangan. Studi pustaka digunakan untuk mendapatkan data sekunder yang meliputi model bisnis, perangkat manajemen serta infrastruktur komunikasi dan teknologi informasi. Survey dilakukan untuk memperoleh data primer, yaitu untuk penelaahan dan evaluasi struktur Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (PSP) di PT Petrokimia Gresik. Survey dilakukan dengan observasi dan wawancara terhadap pengambil keputusan yang terkait dengan penelitian ini. Pengolahan data dilakukan dengan metode perbandingan eksponensial yang dilanjutkan dengan proses analisis hierarki. Kedua metode tersebut digunakan secara
berurutan
dalam
pemodelan
sistem
penunjang
keputusan yang
dikembangkan pada akhir penelitian. Hasil pengolahan data kemudian diterjemahkan untuk merumuskan rekomendasi yang akan diberikan kepada PT Petrokimia Gresik . b.
Pemodelan sistem penunjang keputusan Sistem penunjang keputusan terdiri dari 3 komponen utama, yakni sistem
manajemen basis data, sistem manajemen dialog dan sistem manajemen basis model. Data dari ketiga sistem manajemen saling berinteraksi melalui sistem pengolahan pusat yang sekaligus sebagai pengatur dan pengelola sistem secara keseluruhan. Pengguna menggunakan sistem secara interaktif melalui sistem manajemen dialog dan mendapatkan bantuan teknis penggunaan sistem dari fasilitas penjelasan yang disediakan. Gambar 4 menampilkan skematik dari model sistem penunjang keputusan yang dibangun.
29 Pengguna
Sistem Manajemen Dialog
Fasilitas Penjelasan
Sistem Manajemen Basis Data Data Organisasi Perusahaan Data Organisasi implementasi Data Perangkat lunak PSP
Sistem Pengolahan Pusat
Sistem Manajemen Basis Model Model penilaian parameter evaluasi PSP Analisis bidang manajemen organisasi Analisis bidang evaluasi PSP Analisis tingkat keberhasilan implementasi PSP
Gambar 4. Konfigurasi modelsistem penunjang keputusan c.
Analisis, desain dan uji coba sistem penunjang keputusan Analisis dilakukan menurut hasil evaluasi implementasi proses PSP yang
dilakukan di PT Petrokimia Gresik menghasilkan sebuah konsep SPK yang terdiri dari sistem manajemen dialog, sistem manajemen basis data dan sistem manajemen basis model. Desain SPK dihasilkan dari pengembangan hasil analisis , diwujudkan dalam bentuk sebuah perangkat lunak dengan memanfaatkan bahasa pemrograman berbasis web (ASP) dan untuk basis data memanfaatkan MSSQL. Uji coba sistem dilakukan dengan mencoba fungsional perangkat lunak pada situasi sebenarnya . Diagram alir deskriptif formulasi penelaahan dan evaluasi implementasi sistem perencanaan sumberdaya perusahaan terdapat pada Gambar 5. Data, sumber data dan cara untuk memperoleh serta menganalisis data disajikan pada Lampiran 2.
30 Mulai
Input identifikasi struktur : - Struktur organisasi dan birokrasi perusahaan - Struktur modul software - Tahapan implementasi modul Strategi evaluasi implementasi perencanaan sumberdaya perusahaan Dengan metode MPE, metrik perangkat lunak dan AHP
Input analisis SPK : - Organisasi implementasi - Perangkat lunak PSP
Desain SPK dengan metode SDLC (Turban, 2001)
Output : SPK evaluator implementasi PSP
Uji coba SPK di internet
Output : Rekomendasi strategi evaluasi dan perbaikan
Selesai Gambar 5.
Diagram alir deskriptif formulasi penelaahan dan evaluasi implementasi sistem perencanaan sumberdaya perusahaan
31
IV. PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DI PT PETROKIMIA GRESIK Pada bab ini dibahas hasil akuisisi data dari PT Petrokimia Gresik yang berada pada lingkup kajian teknologi informasi yang dimiliki dan digunakan selama ini, untuk mempermudah pembahasan diberikan dua subbab yakni sistem manajemen perusahaan dan sistem teknologi informasi. Hasil yang diperoleh dari pembahasan bab ini adalah analisis struktur manajemen dan kebutuhan teknologi informasi yang digunakan untuk memper mudah proses bisnis perusahaan. 4.1
SISTEM MANAJEMEN PERUSAHAAN PT Petrokimia Gresik memiliki operasi bisnis yang cukup luas dan
mempunyai serangkaian fasilitas pabrik berbeda yang terintegrasi. Terdapat diantaranya, industri kimia, industri pestisida, pembuatan peralatan pabrik, disain industri dan jasa rancang-bangun dan jenis jasa lainnya (www.petrokimiagresik.com). Dalam rangka mendukung dan memudahkan pengadaan bahan baku, proses produksi dan pemasaran/distribusi, PT Petrokimia Gresik mengadakan berbagai macam fasilitas pendukung dan infrastruktur. Mereka mencakup hal-hal berikut (www.petrokimia -gresik.com) : a.
Darmaga
b.
Pembangkit listrik
c.
Fasilitas Perawatan Air Untuk memudahkan berbagai aktivitas produksinya, PT Petrokimia Gresik
membuat bahan baku sendiri seperti belerang cuka, asam fosfat dan amoniak. Operasi untuk menghasilkan produk pupuk dan produk lain yang non-pupuk telah dikelompokkan ke dalam 3 unit manajemen yang berbeda, masing-masing meliputi sejumlah pabrik (lihat Ta bel 3. unit produksi I, II, III). Pupuk hingga sekarang menjadi komoditas utama perusahaan, oleh karena itu, dalam memanajemen proses produksi, perusahaan secara konstan mempertimbangkan kebutuhan pelanggannya agar efisiensi pertanian mencapai maksimum.
32 Tabel 3. Kapasitas produk per unit pabrikasi PT Petrokimia Gresik UNIT
PRODUK
Annual
Installed
Capacity (metrik ton) PLANT
PLANT
PLANT
I.
II.
III.
Ammonia
445.000 MT
Urea
460.000 MT
Ammonia Sulphate (ZA) I
200.000 MT
Ammonia Sulphate (ZA) III
200.000 MT
Superphosphate (SP-36) I
500.000 MT
Superphosphate (SP-36) II
500.000 MT
Phonska
300.000 MT
Phosphoric Acid (100%)
170.000 MT
Sulphuric Acid 600.000 MT
600.000 MT
Ammonium Sulphate (Z A) II
250.000 MT
Cement Retarder
440.000 MT
Almunium Flouride
12.600 MT
Ada juga produk non-pupuk yang dihasilkan oleh perusahaan; seperti amoniak, belerang cuka, asam fosfat, oksigen, zat lemas, dan karbondioksida. Produk tersebut selain menjadi bahan baku untuk produksi pupuk, beberapa diantaranya dijual dalam wujud gas, cairan dan/atau padat. Proses pembuatan asam fosfat menghasilkan beberapa hasil sampingan seperti gips (mentah, berbentuk butiran dan dibersihkan) untuk produk campuran semen, da n almunium fluoride (diambil dari cuka fluosilicylic yang merupakan hasil sampingan dari proses pembuatan asam fosfat). Sistem distribusi pupuk, pelayanan penjualan pupuk dan teknis pengambilan barang dapat dilihat pada Gambar 6 sampai Gambar 9 secara berurutan.
33
Gambar 6. Sistem distribusi pupuk tanpa gudang penyangga
Gambar 7. Sistem distribusi pupuk dengan gudang penyangga
Gambar 8. Pelayanan penjualan pupuk
34 Teknis Pengambilan Barang di Gudang Petrokimia Gresik Pengambilan Barang (Expeditur)
Distributor
• •
Copy D/O Surat Kuasa
Gudang Petrokimia Gresik
• • •
Penyerahan Barang
•
Copy D/O Surat Kuasa Bukti Penyerahan terimaan Pupuk (BP)
BP yang telah ditandatangani oleh pengambil barang dan petugas Gudang Petrokimia
Gambar 9. Teknis pengambilan barang Dilihat dari kapasitas kerja manajemen perusahaan PT. Petrokimia Gresik yang sangat luas dan kompleks, memanfaatkan teknologi informasi untuk mengintegrasikan keseluruhan proses tersebut adalah pilihan bijaksana. Sistem informasi telah sejak lama menjadi pilihan dalam meningkatkan kinerja manajemen di PT Petrokimia Gresik. Teknologi informasi yang awal mula digunakan adalah berbasis mini komputer HP-3000, lalu seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan perusahaan, maka saat ini sedang diterapkan perencanaan sumberdaya perusahaan (PSP) dengan memanfaatkan perangkat lunak IFS. Pada situs IFS (www.ifsworld.com, 2004) dijelaskan bahwa saat ini IFS memiliki perangkat lunak versi terakhir yang dikenal dengan nama IFS Aplications TM 2004. Perangkat lunak IFS memiliki arsitektur menggunakan bahasa pemrograman utama C++, Java, PL/SQL. Sedangkan sistem manajemen basisdata menggunakan Oracle. Untuk perangkat kerasnya, IFS memanfaatkan sistem operasi Unix, NT/2000, Linux pada host atau aplikasi di server dan untuk client memanfaatkan sistem operasi Windows (www.homercomputer.com.au, 2003). Penjelasan lebih lengkap yang diperoleh dari situs IFS (www.ifsworld.com, 2004) menyebutkan bahwa proses implementasi sistem diawali dengan menerapkan landasan IFS (IFS Foundation1TM) yaitu fondasi teknologi yang berbasis standar umum seperti UML, SQL, XML, J2EET M, dan Microsoft® .NET yang
di
dalamnya
tercakup
metodologi
dan
alat
untuk
mendesain,
mengembangkan, instalasi dan mengatur aplikasi-aplikasi dari IFS. Selain itu juga
35 konsep dari landasan tersebut adalah menyediakan kerangka kerja dan jasa yang memfasilitasi penyimpanan berbasisdata, eksekusi logika bisnis dan mengatur antar muka pengguna. PT Petrokimia Gresik saat ini telah menyelesaikan tahap pertama dari implementasi perangkat lunak IFS untuk modul financial, sales and service, maintenance dan human resources. Setelah tahap pertama selesai dilaksanakan maka pada tahap kedua dilakukan penerapan modul IFS selanjutnya antara lain engineering, distribution dan manufacturing. Struktur lengkap modul software IFS diperlihatkan pada Lampiran 1. 4.2
SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI
4.2.1 HP-3000 Teknologi informasi ini diterapkan sejak tahun 1984 dengan memanfaatkan mini komputer HP-3000/969 sebagai server sampai tahun 2003. Sebelumnya HP3000/969 dibantu oleh dua mini komputer lainnya, yakni HP -3000/817 dan HP3000/918LX, namun karena telah habis masa guna terkait masa lisensi dan dukungan purna jual yang telah selesai terhadap kedua mini komputer tersebut maka semua data akhirnya dimigrasikan ke server utama. Hingga tahun 2003, kemudian diperpanjang hingga 2005, server HP3000/969 mendukung komunikasi data terutama untuk aplikasi yang mendukung manajemen dalam aspek pergudangan dan distribusi. Secara detil jenis aplikasi pada HP -3000/969 dan pada PC yang terkoneksi dengannya dapat dilihat pada Lampiran 3. Selain aplikasi yang dioperasionalkan tersebut, terdapat sistem operasi yang digunakan terutama pada mini komputer HP-3000/969 yaitu MPE/ix 5.0 lalu terdapat program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dapat dimengerti oleh komputer, yaitu Transact, Basic, Fortran dan SpeedWare. Aplikasi yang digunakan oleh PT Petrokimia Gresik dikembangkan dengan konsep tree database model dengan menggunakan Turbo Image 3000 sehingga antara aplikasi satu dengan lainnya dapat dikoordinasikan sesuai peruntukannya dan dikembangkan untuk setiap aplikasi baru tanpa harus mengubah keseluruhan sistem database yang telah ada.
36 Jaringan
yang
digunakan
untuk
operasional
HP-3000/969
sudah
memanfaatkan kabel berjenis serat optik, sehingga topologi bus dikombinasikan dengan topologi star yang digunakan dapat lebih efektif dan efisien dalam hal mengkomunikasikan data. Meskipun jaringan memiliki tingkat konektifitas yang tinggi, namun secara realitas belum terhubung dalam sebuah sistem utuh yang mengelola secara real time seluruh sumber daya sistem informasi yang ada. Sistem HP-3000 ini dikelola oleh Biro Teknologi Informasi, yang berada di bawah Kepala Kompartemen Pengembangan, Direktorat Teknik PT Petrokimia Gresik. Biro ini memiliki dua bagian fungsional, yakni Bagian Pengembangan dan Bagian Teknik dan Operasi. Pada tahun 2003 dimulai usaha untuk menggantikan sistem HP-3000 ini, selain terkait masa lisensi dan dukungan purna jual yang telah selesai, sistem ini tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menghadapi persaingan bebas maupun tantangan lainnya dimasa datang. Hal ini dapat dianalisis dari beberapa kelemahan yang dimilikinya, yakni konsep yang didukung belum integrated application system sehingga tidak efisien dalam pemenuhan konsep data akurat dan terkini untuk memberikan masukan bagi pengambil keputusan dalam menyikapi kondisi dinamis di lapangan. Hal kedua yang menjadi kelemahan adalah aplikasi yang telah ada mengalami kesulitan untuk dilakukan pengintegrasian karena beragamnya pengembang perangkat lunak yang digunakan. Masing-masing memiliki desain dan kebutuhan sistem yang unik sesuai spesifikasi yang diberikan oleh para pengembangnya. 4.2.2 Perencanaan Sumberdaya Perusahaan Untuk mengatasi dan memperbaiki keseluruhan manajemen administrasi yang semakin kompleks, maka PT Petrokimia Gresik merintis pengembangan sistem informasi ya ng dapat memenuhi kebutuhannya dalam kerangka perencanaan sumberdaya perusahaan (PSP). Dalam perkembangan penerapan sistem aplikasi PSP, PT Petrokimia Gres ik melakukan pembagian fase implementasi dalam beberapa tahapan yang dilakukan karena selain merupakan keputusan strategis, penerapannya akan berpengaruh luas terhadap keseluruhan proses kerja PT Petrokimia Gresik. Strategi perencanaan sumberdaya perusahaan
37 mencakup beberapa proses, dimana setiap outputnya memberikan pengaruh dalam keberhasilan pencapaian hasil maksimum yang bisa diperoleh. PT Petrokimia Gresik menerapkan perangkat lunak PSP dalam beberapa tahap, setiap tahap mengimplementasikan modul perangkat lunak tersebut kepada bidang manajemen yang dianggap siap dan mendesak. O’Leary (2000) mengatakan
perencanaan
berkesinambungan
yang
sumberdaya diawali
perusahaan
sejak
terbagi
perusahaan
dalam
memutuskan
proses akan
merencanakan sumberdaya perusahaan, lalu memilih sistem perencanaan sumberdaya
perusahaan
yang
diinginkan,
kemudian
mendesain
sistem
perencanaan sumberdaya perusahaan untuk selanjutnya masuk kepada proses penerapan sistem perencanaan sumberdaya perusahaan. Setelah menerapkan maka akan menghadapi permasalahan pasca penerapan sistem. Tahapan lainnya yang ada dalam setiap proses adalah pelatihan sumberdaya manusia, dimana hal ini ditujukan untuk mengantisipasi keutuhan proses untuk disadari dan diikuti dengan seksama. Dengan habisnya masa guna dari HP-3000/969 pada tahun 2003, PT Petrokimia Gresik memulai usaha pengalihan sistem informasi kepada yang lebih baru dan sesuai dengan perkembangan teknologi. Solusi yang dipilih adalah menggunakan perangkat lunak untuk mengintegrasikan seluruh manajeme n administrasi perusahaan dalam sebuah konsep Perencanaan sumberdaya perusahaan (PSP). Secara ringkas, aplikasi yang telah diterapkan dapat dilihat pada Tabel 4, yang secara detil dapat dilihat pada Lampiran 3 dan 4. Dari Tabel 4 dapat dinilai bahwa pada sebuah sistem informasi yang sangat kompleks dan mencakup aspek yang luas seperti yang ada pada PT Petrokimia Gresik, dibutuhkan pengalihan yang sifatnya evolusi bukan revolusi. Artinya pengalihan yang dilakukan harus mengakomodir siklus perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnisnya. Apabila hal ini dapat dilakukan, maka sikap penolakan terhadap sistem baru akan minimalis dan proses bisnis yang terjadi di perusahaan akan berjalan tanpa harus mengalami penghentian dalam waktu lama. Dalam kerangka berpikir seperti ini, maka PT Petrokimia Gresik melakukan pengalihan sistem secara bertahap. Tahap pertama telah dilakukan dan pada
38 tanggal 1 Maret 2005 semua modul pada tahap ini diimplementasikan dijalankan secara utuh. Sebelum tanggal tersebut, sistem HP-3000/969 tetap digunakan secara paralel dengan sistem informasi yang sedang dikembangkan. Tabel 4. Aplikasi yang digunakan oleh PT Petrokimia Gresik Bidang
Aplikasi HP-3000/969
Finansial
- GL,CL,AP dan AR - Aplikasi Budget - Aplika si Keuangan
Pemasaran dan Distribusi, Inventory dan Purchasing Maintenance
- Aplikasi pemasaran - Aplikasi gudang Pemasaran dan distribusi
Sumber Daya Manusia
- Aplikasi Adm. Personalia dan Payroll - Aplikasi Pendidikan dan Pelatihan
- Aplikasi Maintenance Control System
Industrial and Financial Systems - IFS\ General Ledger - IFS \Account Payable - IFS \Account Receivable - IFS \Financial Ledger - IFS \Fixed Assets - IFS \Report Generator - IFS\Inventory - IFS\ Purchasing - IFS\Invoicing - IFS\ Customer Orders - IFS\ Equipment - IFS\ Preventive Maintenance - IFS\ Work Request - IFS\ Work Processing - IFS\ Project - IFS\ Payroll - IFS\ Personal Admin
39
V. IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI PERUSAHAAN Pembahasan pada bab ini terbagi dalam dua subbab yakni pembahasan mengenai aplikasi perencanaan sumberdaya perusahaan dan tahap kedua implementasi. Kedua subbab tersebut memiliki fokus bahasan yang saling melengkapi untuk pengkajian proses yang dilakukan oleh PT Petrokimia Gresik dalam menerapkan perangkat lunak perencanaan sumberdaya perusahaan. Bila pada bab sebelumnya telah dibahas mengenai teknologi informasi dan pemanfaatan yang dilakukan perusahaan sampai saat ini. Selanjutnya pada bab ini dilakukan analisis struktur teknologi informasi dan manajemen implementasi sistem perencanaan sumberdaya perusahaan dalam kerangka pemenuhan kebutuhan proses bisnis perusahaan pada saat ini dan masa yang akan datang. 5.1
APLIKASI PERENCANAAN SUMBERDAYA PERUSAHAAN Subbab ini merupakan analisis terhadap proses yang dilakukan oleh PT
Petrokimia Gresik dalam implementasi perangkat lunak PSP pada tahap pertama. Pembahasan perangkat lunak IFS (Industrial and Financial Systems) dianalisis dari sudut pandang perangkat keras, perangkat lunak dan manajemen pelaksananya. Data spesifikasi perangkat keras, perangkat lunak dan aktifitas manajemen pelaksana diper oleh dari dokumentasi implementasi perangkat lunak pada tahap pertama. 5.1.1 Perangkat Keras Perangkat yang digunakan untuk sistem yang diterapkan mengacu kepada dokumen implementasi perangkat lunak PSP, disesuaikan dengan spesifikasi yang disyaratkan oleh pengembang perangkat lunak dan kondisi yang ada pada PT Petrokimia Gresik, yakni terdiri dari : a.
Personal Computer sebagai Client, memiliki spesifikasi sistem operasi windows, sedangkan oracle client dan cristal report sebagai pelengkap fungsi serta internet explorer (IE) maupun netscape navigator sebagai browsernya.
b.
Server terbagi beberapa jenis, yakni internet server dengan sistem operasi WinNT maupun freeBSD, bertugas mengelola FTP, Proxy, DNS dan Email.
40 Kemudian database server berupa HP-9000 server series dengan spesifikasi processor 2 PA8700 650 Mhz, memori 4 GB dan harddisk drive 2 x 36 GB, bertugas mengelola secara terpusat seluruh data yang beredar di dalam sistem. Terakhir adalah application server dengan spesifikasi yang sama dengan database server, namun bertugas untuk mengelola rutin aplikasi yang diakses oleh komputer klien. c.
Jasa jaringan internet memanfaatkan leased line dari Telkom
d.
Untuk distribusi jaringan dimanfaatkan hub, router dan switch sebagai pengatur lalu lintas data. Secara skematik, konfigurasi perangkat keras dan alur jaringan yang
menghubungkannya, dapat dilihat pada Gambar 10 berikut.
Gambar 10. Konfigurasi jaringan PT Petrokimia Gresik 5.1.2 Perangkat Lunak a.
Spesifikasi Perangkat lunak yang digunakan memiliki spesifikasi sebagai berikut : Product Database ORACLE (versi : 9.2.0.1) IFS Application (versi : 2003-2)
41 Lisensi : 30 lisensi user, Full Use, Standard Engine, Name User, Multi Server b.
Modul Tahap I Aplikasi IFS yang diimplementasikan dalam tahap I meliputi: §
§
§
§
§
IFS Financials : -
IFS\General Ledger
-
IFS\Account Payable
-
IFS\Account Receivable
-
IFS\Financial Ledger
-
IFS\Fixed Assets
-
IFS\Report Generator
IFS Distribution : -
IFS\Inventory
-
IFS\Purchasing
-
IFS\Invoicing
-
IFS\Customer Orders
IFS Human Resources : -
IFS\Payroll
-
IFS\Personal Admin
IFS Maintenance : -
IFS\Equipment
-
IFS\Preventive Maintenance
-
IFS\Work Request
-
IFS\Work Processing
-
IFS\Project
IFS Business Performance -
Basis Application (versi: 2003)
-
Crystal Reports Lisensi: 5 user license
Perangkat lunak tersebut tidak dapat begitu saja diinstalasi tanpa kustomisasi.
Namun
untuk
menghindari
kehilangan
fokus
dalam
keseluruhan fase perencanaan sumberdaya perusahaan ini, maka digunakan
42 manaje men
kustomisasi
menggunakan
suatu
metode
yang
disebut
Application Implementation Methodology with Package Development Methodology (AIM-PDM). Dengan menggunakan metodologi ini dapat dipastikan diperoleh: -
Akurasi yang tinggi
-
Kecepatan tinggi yang disertai kualitas tinggi
-
Mudah dijadwal
-
Penanggung jawab yang jelas
-
Mudah dalam mengalokasikan personil
-
Mudah ditelusuri setelah selesai proyek
Metodologi membagi pekerjaan pembuatan ke dalam paket–paket yang pada umumnya dapat dibuat dalam batas waktu yang ditetapkan oleh beberapa Technical Consultant (1~4 orang). Aktivitas ini berjalan dalam rencana waktu yang jelas. Sejumlah kustomisasi dapat dilaksanakan secara paralel sehingga dapat menghemat waktu pengerjaan proyek. Lebih lanjut, proses implementasi kustomisasi IFS dilakukan dalam batasan waktu yang jelas untuk melakukan aktivitas-aktivitas yang terdiri dari pembuatan spesifikasi, pembuatan program, internal test , PG (PT Petrokimia Gresik) test, feedback dan diakhiri PG test akhir dan persetujuan. Beberapa keuntungan dari strategi implementasi ini adalah: -
Testing terkoordinasi dengan pembuatan program dan aktivitas lainnya seperti pembuatan rutin kerja dan tidak terkonsentrasi pada akhir proyek.
-
PG
menyetujui
fungsi-fungsi
permasalahan-permasalahan
dalam
kecil
tidak
skala akan
kecil
sehingga
menyebabkan
tertundanya proyek. -
Kustomisasi dilakukan paralel sehingga mempercepat proses implementasi.
-
Spesifikasi dibentuk secara bersamaan dengan pembuatan program sehingga PG dapat mengetahui dengan jelas bagaimana produk akhir bekerja.
43 -
ASP (PT Aksesa Sistimindo Pratama) menerima input balik secara terus menerus mengenai kualitas dari program sehingga pada akhirnya tidak diharapkan adanya bugs yang tertinggal dan produk akhir akan memuaskan pihak PG.
-
Proyek akan bergulir lebih baik dan tim akan bekerja lebih efektif apabila dalam waktu yang pendek bekerja untuk skala kecil dari pada bekerja untuk waktu yang panjang untuk mencapai target yang besar.
-
Akan memperkecil manajemen resiko karena PG maupun ASP akan mengetahui lebih cepat apabila ada kemungkinan tertundanya proyek. Penyebab dari keterlambatan lebih mudah teridentifikasi diwaktu yang lebih awal sehingga penanggulangan pun dapat dilakukan lebih cepat dengan biaya minim.
Agar metodologi ini dapat bekerja baik maka syarat-syaratnya adalah: -
Solution report /blue print disepakati terlebih dahulu sebelum memulai kustomisasi.
-
Alokasi personil tim PG yang tetap.
-
Urutan proses impelementasi diikuti.
-
Memahami masing-masing tanggung jawab baik ASP sebagai pembuat program dan pihak PG sebagai penerima produk.
-
Kustomisasi yang di luar lingkup kerja ditempatkan secara terpisah agar bisa menjadi prioritas yang lebih rendah dari kustomisasi didalam ruang lingkup pekerjaan.
Kustomisasi yang dilakukan dengan prioritas dan tingkat kerumitan dalam merealisasikannya secara lebih jelas dapat dilihat pada Lampiran 4. 5.1.3 Manajemen Pelaksana Secara organisasi, mengacu kepada dokumen operasi implementasi sistem PSP, manajemen organisasi yang digunakan oleh PT Petrokimia Gresik dalam melaksanakan proses tersebut terdiri dari : A.
Panitia Pengarah Proyek (PPP) PPP umumnya terdiri dari top manajemen dari pihak PG (PT Petrokimia Gresik) dan IFS/ASP.
44 B.
Manajer Proyek ASP (MP ASP) MP ASP (Aksesa Sistimindo Pratama) bertanggung jawab atas kualitas kegiatan sehari-hari dari implementasi yang dilaksanakan oleh personil ASP dan memberikan penjelasan kepada MP PG.
C.
Manajer Proyek PG (MP PG) PG menunjuk seorang MP internal untuk bekerja bersama MP ASP untuk mengikuti tahapan implementasi. MP PG akan menempatkan waktu 80%~100% selama implementasi berlangsung.
D.
Konsultan Aplikasi ASP (KA) Tim teknis yang menentukan arah aplikasi perangkat lunak
E.
Konsultan Teknik ASP (KT) Tim teknis yang melaksanakan keputusan yang diambil oleh KA Selain komponen organisasi tersebut, dibentuk pula tim yang melaksanakan
fungsi spesifik untuk memastikan kelancaran dari proses penerapan perencanaan sumberdaya perusahaan ini. Hal ini dibutuhkan karena waktu yang lama dan tingkat kerumitan yang tinggi akan sangat kritis terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan. Tim yang dibentuk disebut sebagai PG Project Core Team, yang terdiri dari manejer proses bisnis yang mempunyai pengetahuan mendalam mengenai proses yang akan ditangani oleh IFS Application. Project Core Team juga diharuskan menyediakan waktunya untuk keperluan implementasi serta diharapkan personil yang ditunjuk dapat mewakili PG untuk memberikan masukan-masukan kepada implementasi selain mampu berkomunikasi secara efektif. Efektif yang dimaksud dalam hal ini adalah menjamin bahwa pendapat-pendapat dan hal- hal yang menjadi titik perhatian rekan-rekan dari bagian yang sama disampaikan, dianalisis dan ditangani dalam implementasi. Di samping itu, hasilnya disampaikan kembali kepada rekan-rekan tersebut. Adapun tim-tim yang dibentuk didalamnya adalah : F.
Project Core Team, terdiri dari - Key Person – PG, merupakan koordinator per bidang manajemen - Key User – PG, merupakan pelopor dan peletak dasar pemanfaatan modul - Tim Manajemen Perubahan – PG, merupakan pengelola sumberdaya manusia
45 - System Administrator – PG, merupakan tim teknis implementor aplikasi. Masing-masing tim manajemen tersebut dibentuk dengan fungsi tersendiri seperti yang telah dijabarkan diatas. Cakupan keputusan yang dapat diambil oleh tim tersebut secara umum dapat dilihat pada Tabel 5, sedangkan seluruh fungsi dan tugas tim manajerial pelaksanaan implementasi aplikasi PSP dapat dilihat secara lengkap pada Lampiran 5. Tabel 5. Otorisasi pengambilan keputusan Jenis Keputusan
Pedoman Pengambilan Keputusan
Pengambil Keputusan
Ruang Lingkup
Kontrak, Rencana Implementasi Awal
PPP
Perubahan
PG Solution Specification, Perubahan terhadap Rencana
PPP
Ruang
Lingkup
Implementasi
Kustomisasi
PG Solution
Risk Management
Specification, Rencana Implementasi dan
MP
ASP,
perubahan akibat kustomisasi
M P PG
Risk Management, Rencana Implementasi
MP
ASP,
M P PG Meeting
5.2
Notulen Rapat
PPP/M P
TAHAP KEDUA IMPLEMENTASI Setelah dilakukan implementasi tahap I dan seluruh kustomisasi dari modul
yang ada telah selesai dilakukan, PT Petrokimia Gresik
melaksanakan
implementasi tahap II yakni pada modul IFS Manufacturing/Production. 5.2.1 Analisis Struktur Proses Manufaktur/Produksi Pemaparan penerapan tahap II diawali dengan memperlihatkan proses manufaktur yang ada, yakni seperti yang telah disebutkan pada subbab sebelumnya, fasilitas produksi pada perusahaan PT Petrokimia Gresik terbagi tiga, yakni Unit Pabrik Pupuk Nitrogen (unit produksi I), Unit Pabrik Pupuk Fosfat (unit produksi II) dan Unit Produksi Asam Fosfat dan Produk Samping (unit produksi III). Unit Produksi I dan II menghasilkan produk akhir berupa pupuk yang langsung dijual kepada konsumen. Amoniak yang dihasilkan pada unit produksi I, selain digunakan sebagai bahan baku pupuk juga dijual kepada konsumen industri yang membutuhkannya. Pada unit produksi III selain dihasilkan produk yang langsung dijual kepada konsumen, juga dihasilkan produk antara yang
46 dimanfaatkan sebagai bagian dari bahan baku pada unit produksi I maupun II, dan bila berlebih produksinya maka dijual kepada industri yang membutuhkan. Unit produksi yang ada, didukung operasionalnya dengan unit penghasil utilitas yang secara mandiri terdapat di masing-masing unit produksi tersebut maupun terintegrasi. Unit utilitas tersebut menghasilkan kukus, listrik, air pendingin, air proses dan udara proses maupun udara instrument. Bahan baku yang dimanfaatkan oleh unit produksi diantaranya adalah berupa gas bumi, belerang, batuan fosfat, alumunium hidroksida, kalium khlorida dan bahan tambahan lainnya yang diperoleh dari dalam dan luar negeri. Keseluruhan keterkaitan antara unit produksi, aliran bahan baku, produk antara dan produk akhir dapat dilihat pada Lampiran 6. Dalam pengelolaan organisasi operasi unit-unit produksi di PT Petrokimia Gresik, koordinasi dilakukan secara langsung oleh Direktur Produksi. Setiap unit produksi dipimpin oleh seorang kepala kompartemen Pabrik yang masing-masing membawahi seorang Kepala Departemen Produksi dan seorang Kepala Departemen
Pemeliharaan.
Direktur
Produksi
juga
membawahi
Kepala
Kompartemen Teknologi dan Permesinan yang memimpin unit kerja pendukung. Unit kerja Kompartemen Teknologi dan Permesinan membawahi Biro Proses dan Laboratorium yang menjalankan fungsi pengendalian proses dan kegiatan penjaminan kualitas, juga membawahi Departemen Peralatan dan Permesinan yang menjalankan fungsi pe nyediaan suku cadang dan fabrikasi peralatan pabrik, terakhir juga membawahi Biro Lingkungan yang menjalankan fungsi pemantauan dan pengelolaan lingkungan di PT Petrokimia Gresik. Konsep organisasi diatas dapat dilihat secara skematik pada Lampiran 7. 5.2.2 Cakupan Modul Manufaktur/Produksi IFS Setelah dilakukan pemaparan proses yang ada pada manajemen manufaktur di PT Petrokimia Gresik, maka selanjutnya adalah menganalisis perangkat lunak yang akan diterapkan, dalam hal ini adalah Modul Manufaktur/Produksi IFS. Christijanto (2004) menganalisis kebutuhan teknologi informasi di PT Petrokimia Gresik terkait dengan rencana implementasi perangkat lunak IFS memberikan saran untuk sub modul yang diimplementasikan adalah :
47 a.
Sub modul IFS/Planning (MPS, MRP, CRP dan Demand Planning) Merupakan alat yang digunakan dalam kegiatan perencanaan dan penjadwalan produksi. Memberikan fungsi antara lain sebagai berikut : -
Penjadwal induk (master schedules) yang mengkonfigurasi end items dan sub assemblies.
-
Melakukan penjadwalan induk secara sederhana (satu level) dan kompleks (multi level)
-
Pengembangan penjadwal induk untuk produksi pada semua tipe strategi manufaktur, termasuk tipe make-to-stock , assemble-toorder , make-to-order , dan engineer-to-order.
-
Melakukan simulasi penjadwal induk untuk dianalisis , dengan memanfaatkan multiple forecast sets
-
Secara dinamis dan real time melakukan aktualisasi terhadap permintaan dan memprakirakan data konsumsi pelanggan untuk memberikan dukungan ATP (available -to-promise)
b.
Sub modul IFS/Costing Merupakan
alat
untuk
mendukung
kegiatan
peramalan
yang
didasarkan kepada data historis kebutuhan konsumen dan data historis kemampuan fasilitas produksi. Proses peramalan dilakukan dengan menggunakan beberapa metode statistik dan formulasi. Memberikan fungsi antara lain sebagai berikut :
c.
-
Pendefinisian elemen biaya secara fleksibel dan adaptif
-
Alat analisis dan simulasi grafis
Sub modul IFS/Batch Processing Merupakan alat untuk mendukung sistem bisnis yang menyeluruh untuk proses industri yang berorientasi pada batch production. Memberikan fungsi antara lain sebagai berikut : -
Keseimbangan produksi batch
-
Optimalisasi pemanfaatan bahan
-
Kemampuan untuk mencampur proses produksi
48 d.
Sub modul IFS/Make to Order Merupakan alat untuk mengakomodasi kegiatan produksi yang dilakukan untuk memenuhi permintaan konsumen yang spesifik. Dengan menggunakan dynamic order processing (DOP), memungkinkan produsen untuk melakukan perencanaan dan penjadwalan, pembelian dan eksekusi kegiatan produksi untuk memenuhi pesanan spesifik dari konsumen dengan pengendalian sepenuhnya terhadap waktu dan biaya yang dibutuhkan. Memberikan fungsi antara lain sebagai berikut :
e.
-
Pengaturan input pesanan
-
Pengaturan struktur pesanan
-
Analisis biaya pemesanan
Sub modul IFS/Contrained based Scheduling Merupakan alat untuk menjawab kebutuhan kegiatan manufaktur untuk senantiasa dapat mengadaptasi perubahan kondisi pasar dan permintaan konsumen. Sub model ini memberikan kemudahan untuk menyusun penjadwal produksi yang responsif terhadap perubahan yang terjadi dengan tetap menghasilkan output produksi yang maksimal. Memberikan fungsi antara lain sebagai berikut : -
Pola pendugaan (predictive mode) melakukan optimalisasi jadwal secara otomatis untuk memenuhi target
-
Pola reaktif (reative mode) secara otomatis mengaktualkan jadwal begitu diberikan input tidak terduga
-
Pola interaktif (interactive mode) memberikan kebebasan pengaturan jadwal
f.
Sub modul IFS/Shop Floor Reporting Merupakan alat untuk menghilangkan kesenjangan antara data dan penundaan waktu ketika melaporka n informasi produksi yang relevan. Memberikan informasi mengenai status operasi, jumlah yang dimanufaktur dan item yang dibuang serta jumlah waktu kerja yang digunakan. Memberikan fungsi antara lain sebagai berikut : -
Mampu untuk menjalankan operasi produksi secara kolektif
-
Interaksi asistensi dari operator melalui terminal
49 -
Mencakup operasi yang dijalankan secara langsung, tidak langsung maupun terfiksasi.
Cakupan modul IFS yang diterapkan berdasarkan analisis proses bisnis pada PT Petrokimia Gresik terutama yang teridentifikasi termasuk dalam sistem manufaktur yang saat ini dilaksanakan dapat dilihat pada Lampiran 8.
50
VI. EVALUASI IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI PERUSAHAAN Setelah pada dua bab sebelumnya dilakukan pembahasan mengenai teknologi informasi dan proses implementasi yang dilaksanakan di PT Petrokimia Gresik, maka pada bab ini dilakukan pembahasan evaluasi dari proses implementasi yang telah ditelaah sebelumnya. Bab ini terdiri dari tiga subbab yakni analisis parameter evaluasi dari proses imple mentasi, lalu rancangan sistem evaluasi yang akan dikembangkan dan terakhir adalah pembahasan metrik perangkat lunak yang diperoleh dari data sekunder di PT Petrokimia Gresik. Hasil yang diperoleh terbagi atas dua bagian, pertama adalah kerangka dasar sistem penunjang keputusan untuk melaksanakan evaluasi proses impelementasi dan kedua adalah hasil analisis data sekunder metrik perangkat lunak yang memberikan pemahaman tentang perangkat lunak PSP di PT Petrokimia Gresik. Kedua hasil pembahasan tersebut digunakan sebagai basis pengembangan aplikasi evaluasi proses implementasi yang diberikan pada akhir penelitian. 6.1
PARAMETER EVALUASI IMPLEMENTASI Evaluasi sistem PSP tidak dapat dilakukan seperti melakukan evaluasi pada
implementasi sistem informasi lainnya, hal ini disebabkan kompleksitas sistem itu sendiri dan lingkup area implementasi sistem yang luas. Salah satu cara untuk mengevaluasi hasil implementasi PSP adalah dengan memanfaatkan metrik perangkat lunak. Selain cara tersebut, pembahasan mengenai evaluasi sistem PSP telah banyak dilakukan dari berbagai sudut pandang namun saat ini yang populer adalah pendekatan secara menyeluruh dengan memandang segenap aspek maupun faktor yang mempengaruhi keberhasilan implementasi. Sampai saat ini, telah dapat diidentifikasi faktor yang mempengaruhi keberhasilan implementasi dari sistem PSP , faktor-faktor tersebut sangat esensial digunakan sebagai paramater evaluasi karena memberikan kriteria sebuah sistem yang ideal dan dengan menggunakannya sebagai bahan pendekatan maka dapat dieksplorasi ke berhasilan pelaksanaan implementasi sebuah sistem. Adapun faktor -faktor tersebut adalah (Stefanou, 2001) :
51 a.
Parameter Evaluasi pada Level Strategis. - Kontribusi sistem PSP terhadap visi dan strategi perusahaan - Keterpaduan teknologi de ngan bisnis - Fleksibilitas dan skalabilitas arsitektur teknologi informasi - Fleksibilitas dan adaptabilitas sistem PSP terhadap perubahan - Keintegrasian informasi bisnis dan prosesnya - Identifikasi varian komponen sistem PSP dan resiko pengaruhnya - Pengaruh PSP kepada proses pengambilan keputusan - Laju adopsi pesaing terhadap PSP - Pengaruh PSP terhadap jaringan bisnis - Prakiraan intensitas kompetisi dan deregulasi pasar masa depan - Estimasi biaya implementasi PSP dan pengaruh terhadap sumberdaya - Analisis dan posisi dari pilihan alternatif bagi perusahaan
b.
Parameter Evaluasi pada Level Operasional. Diperhatikan pengaruh sistem PSP pada : - Biaya transaksi - Waktu untuk menyelesaikan sebuah transaksi - Tingkat pengintegrasian proses bisnis - Penyebaran informasi di intra maupun inter-organisasi - Jaringan bisnis - Pelaporan - Kepuasan konsumen Diperhatikan pula biaya yang disebabkan : - Penolakan pengguna - Pelatihan pegawai - Konsultan - Aplikasi tambahan
c.
Parameter Evaluasi Kebutuhan Perusahaan dan Batasan yang dimiliki. Faktor pada kebutuhan perusahaan : - Efisiensi operasional - Optimalisasi rantai supply - E-commerce
52 - CRM (customer relationship management) - Integrasi proses Sedangkan faktor keterbatasan : - Teknis (sistem warisan dan arsitektur teknologi informasi) - Organisasi (proses bisnis, struktur manajemen, kepemimpinan, komitmen, komunikasi dan pelatihan) - Finansial (batasan anggaran) - Waktu d.
Parameter Evaluasi Produk PSP, Vendor dan Purna jual. - Pemenuhan kebutuhan - Fungsionalitas modul utama sistem PSP yang kritis - Penawaran solusi yang spesifik - Ketersediaan/kompabilitas aplikasi untuk dikembangkan - Proses bisnis kritis yang dapat didukung sistem PSP - Tim konsultan ahli yang tersedia - Implementasi keahlian rekanan - Pelatihan yang ditawarkan oleh vendor atau pihak ketiga - Posisi finansial dari vendor - Penawaran pembiayaan oleh vendor
e.
Parameter Evaluasi Kebijakan Pemilihan Produk PSP. Faktor kebijakan all-in-one : - Proses pengintegrasian yang konsisten - Kompabilitas terhadap upgrades - Biaya yang rendah - Mudah dalam implementasi - Perawatan yang le bih mudah Faktor kebijakan Best-of breed : - Peningkatan fungsionalitas - Fleksibilitas - Peluang kelebihan yang kompetitif - Aplikasi lebih berkembang (SCM, CRM, DSS) dengan lolos uji - Tidak tergantung pada satu vendor
53 Selain faktor tersebut diatas, Haryanto (2003) juga memberikan paramater yang layak diperhatikan dalam melakukan evaluasi sebuah sistem teknologi informasi, yaitu : - Kemampuan adaptasi program aplikasi terhadap perubahan yang diinginkan - Fasilitas akses data ke eksternal database dari sistem internal perusahaan - Sistem yang fleksibel untuk menghasilkan laporan yang tepat guna (grafik dll) - Kemampuan untuk melakukan sistem on-line secara nasional - Memperbanyak pendidikan atau pelatihan terhadap pengguna sistem - Kemampuan sistem untuk menambah pengalaman bela jar pegawai Parameter yang tercakup dalam lingkup evaluasi sistem PSP tersebut dapat dirancang sebagai input untuk melakukan sebuah evaluasi yang memanfaatkan sistem penunjang keputusan 6.2
RANCANGAN STRUKTUR SISTEM EVALUASI Setelah
parameter
evaluasi
implementasi
perencanaan
sumberdaya
perusahaan diketahui dengan jelas, maka kemudian dibangun sebuah rancangan struktur sistem evaluasi implementasi PSP. Setelah dihasilkan sebuah konsep, maka dilakukan analisis untuk merealisasikan dan uji coba aplikasi yang dihasilkan. Seperti yang dibahas pada bab sebelumnya, rancangan struktur sistem evaluasi implementasi PSP dibangun dengan memanfaatkan konsep Sistem Penunjang Keputusan (SPK) yang memiliki alat analisis metode perbandingan eksponensial (MPE). Sistem yang diba ngun mengikuti metode pengembangan software development life cycle (SDLC) yang terdiri dari perencanaan, analisis , desain dan implementasi. Pada akhir penelitian ini, realisasi sistem evaluasi implementasi PSP memanfaat bahasa pemrograman active server page (ASP) untuk antarmuka pengguna, sedangkan basis data memanfaatkan aplikasi Microsoft SQL Server 2000 (MSSQL). Tahap uji coba sistem menggunakan fasilitas internet dengan memesan sebuah domain (husni.org) untuk alamat hosting yang telah difasilitasi MSSQL. Hal ini dilakukan karena PT Petrokimia Gresik
keberatan
untuk
mengimplementasikan
perangkat
lunak
yang
54 dikembangkan dengan pertimbangan membahayakan stabilitas sistem PSP yang sedang diimplementasi. Rancangan struktur sistem evaluasi memiliki komponen utama berupa sistem manajemen basis data dan sistem manajemen basis model. Keduanya berinteraksi melalui sistem pengolahan pusat yang berfungsi sebagai pengatur seluruh sistem yang terintegrasi dalam program. Sistem manajemen dialog yang merupakan front-end kepada pengguna memberikan sinyal kepada pusat pengolahan pusat untuk bekerja. Untuk melakukan evaluasi terhadap hasil implementasi sistem PSP di PT Petrokimia Gresik digunakan kuisioner analytical hierarchical process (AHP) yang selanjutnya diolah dengan memanfaatkan perangkat lunak Expert Choice 2000. Nilai lebih dari perangkat lunak tersebut adalah kemampuan melaksanakan perhitungan hasil kuisioner untuk data lebih dari satu orang. 6.2.1 Struktur manajemen basis data Basis data sistem yang digunakan diperoleh dari input dinamis, artinya sistem tidak menyediakan data untuk diolah oleh pengolahan pusat sistem sehingga semua data yang disimpan oleh sistem berasal dari pengguna. Hal ini dimungkinkan dengan cara menyediakan fungsi administrator pada manajemen dialo g. Data yang diinput ke dalam sistem berasal dari data primer, yakni data yang diperoleh pengguna dari penggunaan sistem PSP secara aktif. Data primer tersebut dapat berupa pengalaman menggunakan sistem PSP, data anggaran implementasi sistem PSP dan kebijakan yang diambil selama implementasi sistem PSP. Data lainnya yang digunakan oleh pengguna untuk diinput adalah data sekunder, yakni data yang diperoleh dari berkas administrasi yang dihasilkan selama pelaksanaan implementasi sistem PSP. Data primer dan sekunder tersebut akan diolah dengan sistem manajemen model. Secara skematik struktur manajemen basis data terlihat pada Gambar 11 berikut. Data Primer Data Input
Sistem Pengolahan Pusat
Pengguna
Sistem manajemen basis data
Data Sekunder
Gambar 11. Struktur manajemen basis data
55 6.2.2 Struktur manajemen basis model Struktur basis model terbagi dalam empa t bagian yakni Model penilaian kriteria evaluasi PSP, Analisis bidang manajemen organisasi, Analisis bidang evaluasi PSP dan Analisis tingkat keberhasilan implementasi PSP. Alasan diambilnya keempat bagian tersebut adalah untuk memudahkan pengerucutan permasalahan sehingga menghasilkan kesimpulan yang mewakili tingkat implementasi yang dicapai. Pemodelan memanfaatkan alat analisis pengambilan keputusan kriteria majemuk antara lain metode perbandingan eksponensial untuk penilaian kriteria evaluasi PSP, Analisis bidang manajemen organisasi dan Analisis bidang evaluasi PSP. Analisis tingkat keberhasilan implementasi PSP memanfaatkan alat analisis proses analisis hierarki. Skematik struktur sistem manajemen basis model diperlihatkan pada Gambar 12 berikut. penilaian parameter evaluasi PSP Analisis bidang manajemen organisasi Sistem Pengolahan Pusat
Sistem manajemen basis model Analisis bidang evaluasi PSP
Analisis tingkat keberhasilan implementasi PSP
Gambar 12. Struktur manajemen basis model Adapun kriteria dan alternatif yang dimiliki masing-masing model adalah sebagai berikut: a.
Model penilaian parameter evaluasi PSP Kriteria: -
Parameter pada level strategis
-
Parameter pada level operasional
-
Parameter kebutuhan perusahaan dan batasannya
-
Parameter Produk ERP, vendor dan purna jual
-
Parameter kebijakan pemilihan
Alternatif: -
Perangkat Lunak (Software)
56
b.
-
Manajemen (Organization )
-
Perangkat Keras (Hardware )
-
Sumberdaya Manusia (People)
-
Data
-
Jaringan (Network)
Model Analisis bidang manajemen organisasi Kriteria: -
Perangkat Lunak (Software)
-
Manajemen (Organization )
-
Perangkat Keras (Hardware )
-
Sumberdaya Manusia (People)
-
Data
-
Jaringan (Network)
Alternatif:
c.
-
Finansial
-
Perawatan
-
Distribusi
-
Produksi
-
Manajerial
-
Sumber daya manusia
-
Tim teknologi informasi
Model analisis bidang evaluasi PSP Kriteria: -
Finansial
-
Perawatan
-
Distribusi
-
Produksi
-
Manajerial
-
Sumber daya manusia
-
Tim teknologi informasi
Alternatif: -
Kinerja Sistem
57 -
Kebijakan Manajerial
-
Anggaran
Pemilihan kriteria dan alternatif setiap model diperoleh dari literatur dan dokumen PT Petrokimia Gresik. Pada kriteria dan alternatif dari masing-masing model akan terlihat adanya saling keterhubungan antara satu dengan lainnya, terutama karena konsep evaluasi yang meletakan keutuhan dan keintegrasian antara parameter evaluasi, bidang manajemen dan pengelompokan bidang evaluasi perangkat lunak PSP sebagai prioritas analisis. 6.3
METRIK PERANGKAT LUNAK Metrik perangkat lunak yang dikembangkan untuk evaluasi implementasi
sistem PSP mengambil sumber data dari pengamatan dilapangan, dokumentasi proses implementasi dan wawancara kepada tim pengadaan teknologi informasi di PT Petrokimia Gresik. Metrik dibangun dalam kerangka enam perspektif teknologi komunikasi dan informasi yakni perangkat lunak, perangkat keras, jaringan, data, sumberdaya manusia dan manajerial organisasi. Enam perspektif tersebut selanjutnya dirinci dengan memanfaatkan serangkaian kriteria untuk memperjelas hasil implementasi sistem PSP yang dicapai lalu dibandingkan dengan konsep ideal sistem PSP. Hasil yang diperoleh dari metrik adalah bahwa secara umum PT Petrokimia Gresik telah memenuhi kebutuhan ideal dari sistem PSP yang diterapkan, namun pada beberapa kriteria memiliki kekurangan dan kelebihan. Kelemahan yang teridentifikasi adalah pada pemanfaatan fungsi yang disediakan modul belum sempurna, hal ini disebabkan waktu yang dibutuhkan untuk pengguna sistem beradaptasi belum memadai namun dapat diselesaikan dengan pelatihan lebih lanjut. Kelemahan lainnya adalah waktu yang dibutuhkan untuk perbaikan dan perawatan belum ideal, namun dapat diselesaikan seiring penyempurnaan sistem. Selain itu juga terlihat bahwa perangkat keras masih ada yang dibawah kondisi ideal, namun masih dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang direncanakan untuk perusahaan sehingga kondisi ini masih dapat dipertahankan sementara waktu. Kelebihan yang dimiliki oleh perusahaan sesuai kebutuhan sistem yang terdata dalam metrik adalah kualitas sumberdaya manusia, terutama tim pengelola
58 pengadaan teknologi informasi diperusahaan. Kondisi ideal mensyaratkan kebutuhan sebatas sarjana, namun PT Petrokimia Gresik memiliki kualifikasi tim hingga master, hal ini memberikan keuntungan strategis dalam merealisasikan sistem PSP di perusahaan. Hasil metrik evaluasi secara lengkap terdapat pada Lampiran 9, adapun kriteria yang dibangun dan teridentifikasi di PT Petrokimia Gresik adalah sebagai berikut: 1.
Perangkat lunak a. Kustomisasi modul, aktifitas untuk menyesuaikan modul sistem yang standar agar dapat diterapkan sesuai kondisi perusahaan. b. Pemanfaatan fungsi per sub modul, aktifitas pemanfaatan fungsi standar dan hasil kustomisasi modul oleh operator perusahaan. c. Tingkat
kegagalan
fungsi,
ukuran
yang digunakan
untuk
menentukan resiko terjadinya kerusakan pada sistem. d. Lama melakukan back up data , ukuran waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktifitas duplikasi data yang disimpan. e. Kemampuan identifikasi kesalahan entry, aktifitas sistem dalam memeriksa kesalahan pemasukan data oleh operator. f. Lama perbaikan perangkat lunak, ukuran waktu estimasi perbaikan sistem ketika terjadi kerusakan. g. Waktu guna perangkat lunak, ukuran masa efektif pemanfaatan sistem. 2.
Perangkat keras a. Jumlah PC per departemen, kapasitas terpasang client. b. Kecepatan processor per PC, kualitas PC yang digunakan. c. Kapasitas HDD per PC, kapasitas penyimpanan PC yang digunakan. d. Umur pakai PC, jangka waktu penggunaan sebuah PC. e. Jumlah server, kapasitas terpasang server di PT Petrokimia Gresik. f. Kecepatan processor per server, kualitas server terpasang. g. Kapasitas HDD per server, kapasitas penyimpanan server. h. Umur pakai server, jangka waktu penggunaan sebuah server.
59 i. Lama perbaikan server, estimasi waktu yang dibutuhkan ketika terjadi kerusakan pada server. j. Downtime server , waktu yang dibutuhkan untuk pemeliharaan rutin. 3.
Jaringan a. Konektifitas LAN, kondisi local area network yang dibangun. b. Konektifitas internet, ketersediaan hubungan dengan internet. c. Akses database , penyediaan layanan transaksi data dengan basis data. d. Akses peer to peer, ketersediaan hubungan antar sesama client. e. Jumlah hub per departemen, kapasitas terpasang jaringan. f. Lama perawatan rutin, estimasi waktu pemeliharaan jaringan. g. Lama troubleshooting, estimasi waktu perbaikan kegagalan koneksi.
4.
Data a. Master data setiap
departemen,
ketersediaan
data
utama
departemen. b. Konektifitas master data, keterhubungan antara data utama. c. Redudancy master data, kondisi basis data tanpa cacat d. Inkonsistensi master data , kondisi basis data yang konsisten e. Akftifitas re-entry, kemungkinan terjadinya pemasukan data berulang. f. Lama validasi entry data, estimasi waktu untuk validasi data yang dimasukkan. g. Variasi Output jenis data , ketersediaan variasi data yang dihasilkan. 5.
Sumberdaya Manusia a. Jumlah operator, kapasitas terpasang pengguna sistem. b. Pendidikan terakhir operator , kualitas pengguna sistem untuk mengadaptasi sistem yang diimplementasi. c. Lama pelatihan per modul, waktu yang dibutuhkan untuk menguasai sebuah modul sistem.
60 d. Lama interaksi dengan PC per hari, waktu yang dibutuhkan untuk membiasakan diri dengan sistem yang diimplementasi. e. Penguasaan
terhadap
troubleshooting,
kemampuan
untuk
memperbaiki kesalahan sederhana dari pemanfaatan sistem. f. Agenda pelatihan rutin, fasilitas untuk meningkatkan kualitas pengguna sistem. g. Jumlah anggota tim pelaksana proyek, kapasitas pelaksana pengadaan teknologi informasi. h. Kualifikasi anggota tim, kualitas pelaksana pengadaan teknologi informasi. i.
Agenda kerja rutin proyek, fasilitas perencanaan pengadaan teknologi informasi yang terstruktur dan terukur.
j.
Keikutsertaan level manajer, penunjukan sejumlah pengambil keputusan dalam pelaksanaan implementasi.
6.
Organisasi (manajerial) a. Keikutsertaan direksi dalam rapat proyek, penentuan langkah strategis oleh pucuk pimpinan perusahaan. b. Komunikasi antara konsultan dan tim TI, langkah kr itis dalam keberhasilan pelaksanaan implementasi. c. Rutinitas
rapat
proyek,
manajemen
pengelolaan
proses
implementasi. d. Fleksibelitas anggaran proyek, fasilitas dalam pelaksanaan implementasi. e. Penunjukan tim TI berdasarkan kualifikasi, keputusan yang bersifat
strategis
dan
menentukan
keberlangsungan
proses
implementasi. f. Hierarki penanggung jawab proyek, koordinasi yang dilakukan dengan disiplin dan terarah. g. Penetapan
waktu
penyelesaian
proyek,
menentukan hasil akhir proses implementasi.
keputusan
yang
61
VII. SISTEM EVALUASI IMPLEMENTASI PERENCANAAN SUMBERDAYA PERUSAHAAN Bab ini merupakan muara analisis dari seluruh pembahasan pada bab-bab sebelumnya. Apabila pada pembahasan bab sebelumnya masih dalam tataran analisis dan argumentasi perencanaan sumberdaya perusahaan, mulai dari teknologi informasi hingga manajemen implementasi dilapangan, maka pada bab ini tahapan tersebut diteruskan menjadi pengembangan sebuah aplikasi untuk evaluasi proses implementasi perangkat lunak PSP. Dengan demikian, hasil dari pembahasan bab ini adalah sebuah aplikasi berbasis web yang ditujukan untuk evaluasi tingkat keberhasilan implementasi sistem PSP dan pemaparan hasil evaluasi proses implementasi memanfaatkan analisis proses hierarki (AHP) pada akhir bab. 7.1
PERENCANAAN DAN ANALISIS
7.1.1 Perencanaan Perencanaan dilakukan selama dua bulan untuk mempelajari beberapa bahasa pemrograman yang memungkinkan untuk implementasi sistem penunjang keputusan dan aplikasi database yang relevan. Adapun pertimbangan yang digunakan dalam menentukan hal diatas adalah bahwa nantinya sistem akan memberikan: - pengetahuan kepada pengguna tentang efektifitas dan efisiensi sistem PSP dalam membantu kinerja perusahaan, karena merupakan investasi mahal dan memakan waktu cukup lama dalam realisasinya. - akurasi ukuran penilaian manfaat sistem PSP, karena adanya ketimpangan penilaian
tingkat
keberhasilan
implementasi
dengan
pendekatan
pengukuran kriteria yang tangible (terukur) maupun finansial yang dapat mempersulit dilakukannya pengambilan keputusan secara tepat. - evaluasi yang utuh dan menyeluruh, karena tingginya kompleksitas sistem PSP terkait dengan sistem ekonomi, teknik dan sosial dari perusahaan. Pada akhirnya diputuskan memanfaatkan bahasa pemrograman ASP (Active Server Pages) dengan aplikasi database memanfaatkan aplikasi MSSQL untuk mengikuti platform yang digunakan di tempat penelitian, selain juga diharapkan
62 dapat menjawab tantangan diatas. Pemanfaatan alat analisis pengambilan keputusan kriteria majemuk direncanakan akan diterapkan pada sistem manajemen basis model dengan alasan memberikan validasi hasil yang sesuai dengan praktik baku proses pengambilan keputusan. Alat analisis yang digunakan adalah metode perbandingan eksponensial (MPE) untuk model penilaian kriteria evaluasi PSP, model analisis bidang manajemen organisasi dan untuk model Analisis bidang evaluasi PSP. Ketiga model tersebut memanfaatkan MPE karena output yang diinginkan adalah prioritas dari alternatif yang ada pada masing-masing model untuk diinputkan ke dalam sistem. Output yang diberikan oleh MPE pada masing-masing model selanjutnya digunakan sebagai input untuk model analisis tingkat keberhasilan implementasi PSP. Hal ini menyebabkan data yang diinput akan menjadi kriteria dalam model tersebut. 7.1.2 Analisis Setelah perencanaan disiapkan, maka langkah selanjutnya adalah analisis sistem yang akan dibangun, mulai dari aliran kerja, user interface, hingga fungsifungsi yang dapat dibangun untuk mengakomodasi kebutuhan SPK. Sebelumnya, analisis yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan dibangunnya sistem evaluasi implementasi adalah identifikasi pengguna. Hal ini dilakukan agar sistem yang dibangun memiliki batasan yang jelas atas fungsi-fungsi yang dibangun. Berikut adalah hasil analisis indentifikasi pengguna dan fungsi kerjanya masing-masing, yakni: Administrator, memiliki fungsi kerja: - memelihara sistem agar selalu berjalan dengan baik - mendaftarkan, menghapus dan mengedit user lainnya - menginput , menghapus dan mengedit data parameter evaluasi PSP, bidang manajemen organisasi dan bidang evaluasi PSP - menginput nilai parameter yang diajukan dalam evaluasi implementasi PSP sesuai hak akses yang dimiliki Manajer, memiliki fungsi kerja:
63 - menganalisis parameter evaluasi PSP, bidang manajemen organisasi dan bidang evaluasi PSP - menginput nilai parameter yang dia jukan dalam evaluasi implementasi PSP sesuai hak akses yang dimiliki - menganalisis hasil output sistem evaluasi implementasi PSP dan menggunakan data tersebut untuk mendapatkan hasil akhir kesimpulan tingkat keberhasilan implementasi PSP. Teknisi, memiliki fungsi kerja: - menginput nilai parameter yang diajukan dalam evaluasi implementasi PSP sesuai hak akses yang dimiliki. Setelah dianalisis pengguna sistem evaluasi implementasi PSP, langkah selanjutnya adalah analisis pada aliran kerja sistem evaluasi implementasi PSP. Aliran kerja penting untuk diidentifikasi karena menentukan arah sistem berjalan selama diakses oleh pengguna. Secara detil, hasil analisis terdapat pada Dokumentasi sistem dan listing program, namun secara skematik, aliran kerja yang dibangun pada sistem dapat dilihat pada Gambar 13. Manajer
Administrator
Analisis parameter evaluasi PSP Analisis bidang manajemen organisasi
Teknisi
Mengelola data sistem evaluasi implementasi PSP
Analisis bidang evaluasi PSP
Penilaian evaluasi implementasi PSP Analisis tingkat keberhasilan implementasi PSP
Ket : Fungsi kerja Aliran data
Gambar 13. Analisis aliran kerja sistem evaluasi implementasi PSP
64 7.2
DESAIN DAN IMPLEMENTASI
7.2.1 Desain Desain sistem evaluasi implementasi PSP dilakukan terutama kepada sistem manajemen dialog yang akan digunakan, dengan melihat kebutuhan fungsional yang teridentifikasi dari hasil analisis yang dilakukan. Perangkat lunak yang dikembangkan memberikan fasilitas fungsional yang mengakomodasi sistem manajemen basis model untuk pencapaian hasil simpulan yang baik, adapun fungsi pada manajemen dialog yang dimasukkan adalah: a.
Fungsi administrator, yang memiliki sub fungsi: - Menjawab pertanyaan - Modifikasi data user - Modifikasi bidang kerja user berdasarkan modul PSP yang diterapkan - Modifikasi bidang evaluasi berdasarkan tiga pendekatan yang dilakukan (teknis sistem, anggaran dan kebijakan manajerial) - Modifikasi sesi dilakukannya evaluasi implementasi PSP - Modifikasi pertanyaan yang diajukan dalam evaluasi
b.
Fungsi teknisi, yang memiliki sub fungsi: - Menjawab pertanyaan
c.
Fungsi manajer, yang memiliki sub fungsi: - Menjawab pertanyaan - Melihat hasil evaluasi dalam bentuk statistik Untuk desain basis data yang dibutuhkan, dilakukan dengan mempelajari
kebutuhan aliran data yang dibangun kemudian mendefinisikan setiap item basis data secara jelas agar dalam implementasi tidak mengalami kendala . Adapun basis data yang dibutuhkan untuk pemodelan adalah: a.
Data user yang berisi data mengenai pengguna yang dapat mengakses perangkat lunak PSP.
b.
Bidang kerja yang berisi data mengenai nama modul PSP yang telah diterapkan dan digunakan pengguna.
c.
Bidang evaluasi yang berisi data mengenai nama pengelompokan evaluasi perangkat lunak PSP berdasarkan tiga pendekatan yang telah dianalisis diatas.
65 d.
Data sesi
yang berisi data waktu ya ng digunakan dalam melakukan
evaluasi. e.
Pertanyaan yang berisi data pertanyaan yang diajukan kepada pengguna, dibedakan menurut bidang kerja dan bidang evaluasi dari pengguna.
f.
Jenis jawaban yang berisi data tipe jawaban yang ditawarkan ke pengguna untuk digunakan dalam menjawab pertanyaan.
g.
Nilai jawaban yang berisi data dalam angka yang merupakan representasi dari jawaban dan bobot pertanyaan yang diajukan kepada pengguna. Basis data yang disebutkan diatas digunakan untuk menyediakan informasi
yang terkait dengan kinerja sistem, komposisi anggaran proyek dan kebijakan manajerial yang digunakan oleh pengambil keputusan untuk pengolahan keputusan lebih lanjut. 7.2.2 Implementasi Dalam implementasi, perangkat lunak yang dikembangkan disesuaikan dengan rancangan yang telah dibangun. Pemanfaatan alat analisis Metode Perbandingan Eksponensial (MPE) dilakukan secara manual karena keterbatasan kemampuan pembuatan pemrograman, sedangkan output analisis dimasukkan kedalam sistem untuk mendapatkan hasil akhir. Adapun dengan memanfaatkan bahasa pemrograman Active Server Pages (ASP) serangkaian antarmuka pengguna yang mendukung untuk implementasi tersebut disusun menjadi sebuah program yang secara detil dapat dilihat pada Lampiran 12. Antarmuka yang dibangun didukung oleh sistem basis data yang memanfaatkan aplikasi Microsft SQL Server 2000. Uji coba simulasi sistem evaluasi dilakukan dengan cara menyewa
tempat
(hosting)
pada
domain
husni.org,
karena
untuk
mengimplementasikan ke dalam sistem PSP yang ada di PT Petrokimia Gresik terkendala secara teknis. Untuk mendapatkan respon pengguna terhadap output model analisis yang dilakukan secara manual dengan menggunakan alat analisis MPE, dibangun konsep survei yang termasuk sebagai bagian dari aplikasi evaluasi implementasi PSP. Berik ut format survei yang dibangun:
66 - memiliki format berupa pertanyaan eksplorasi yang hanya dapat direspon dengan jawaban “iya”, “tidak” dan “pernah”, “belum”, tujuannya adalah selain memudahkan pembobotan juga untuk memperluas demografi user yang memanfaatkan aplikasi. Demografi peserta quisioner yang luas artinya peserta dapat siapa saja yang memiliki akses kepada sistem PSP dan pernah berinteraksi dengannya. Hal ini dimaksudkan untuk menghilangkan bobot ekstrim dari penilaian oleh tim proyek teknologi atau para administrator yang belum pernah ikut pelatihan sama sekali. Diharapkan dengan perancangan seperti ini, hasil yang diperoleh akan lebih realistik dalam mengGambar kan tingkat keberhasilan penerapan sistem PSP. - Dengan kondisi dilapangan dimana sistem PSP yang dijalankan secara realtime maka survei perlu dilakukan dengan cara yang sama agar user yang berinteraksi dengan sistem tersebut tidak memiliki kesulitan ketika menggunakan aplikasi ini, secara teknis hal ini dapat dilakukan dengan merancang quisioner yang online dengan sistem PSP yang berjalan dalam bentuk semisal java applet dari server yang sama. - Pembobotan dilakukan dengan pemberian nilai, selain diberikan kepada jenis jawaban juga nilai diberikan kepada pertanyaan yang diajukan. Setiap item pertanyaan yang diajukan akan diberi nilai 1 bila dijawab sesuai dengan harapan dan 0 bila tidak sesuai harapan. Harapan yang diinginkan dari setiap item pertanyaan ditentukan oleh pengambil keputusan, Sedangkan nilai pertanyaan diberikan untuk memudahkan identifikasi pertanyaan yang kritis terhadap implementasi PSP. 7.3
UJI COBA Untuk uji coba dilakukan penentuan parameter evaluasi PSP, bidang
manajemen organisasi dan bidang evaluasi PSP. Dengan memanfaatkan data dummy
sebagai
data
uji
coba,
dilakukan
simulasi
penentuan
dengan
memanfaatkan alat analisis MPE. Hal ini ditujukan sebagai cara untuk mengetahui apakah semua fungsi yang disediakan dapat digunakan dengan baik karena data sebenarnya tidak dapat diperoleh disebabkan kondisi yang telah disebutkan sebelumnya.
67 7.3.1 Penentuan parameter evaluasi implementasi PSP Penentuan memanfaatkan alat analisis metode perbandingan eksponensial secara manual. Tujuan dari penentuan ini agar mendapatkan alternatif parameter evaluasi yang dijadikan dasar untuk memasukkan pertanyaan yang sesuai untuk dievaluasi oleh pengguna sistem. Alternatif yang dibangun berdasarkan enam perspektif teknologi informasi dan komunikasi yakni Software resources, Hardware resources , Network resources, Data resources , People resources dan Organization resources. Kriteria yang dibangun untuk menilai adalah faktorfaktor evaluasi penerapan sebuah sistem yang disarankan oleh Stefanou (2001) demikian juga berlaku untuk penentuan bobot yang memiliki kisaran antara nilai 1-9. Pada Tabel 7 diperlihatkan hasil penilaian penentuan parameter evaluasi PSP. Tabel 7. Penilaian alternatif parameter evaluasi implementasi PSP No 1 2 3 4 5
Nilai alternatif parameter evaluasi Hardware Network Data People Organization 7 6 6 7 8
Kriteria
Bobot
Level Strategis Level Operasional Keb.perusahaan dan batasannya Produk ERP, vendor dan purna jual Kebijakan pemilihan
9
Software 9
8
9
6
7
7
7
9
7
8
7
7
7
6
9
7
9
6
6
9
9
8
8
9
6
6
6
6
6
Setelah dihitung menggunakan teknik MPE maka akan terlihat urutan prioritas alternatif para meter evaluasi, seperti yang terlihat pada Tabel 8. Tabel 8. Hasil perhitungan parameter evaluasi dengan MPE Prioritas Parameter prioritas 1 Parameter prioritas 2 Parameter prioritas 3 Parameter prioritas 4 Parameter prioritas 5 Parameter prioritas 6
Alternatif Software Organization Hardware People Data Network
Nilai MPE 480.394.052 185.824.186 52.860.929 44.816.318 23.128.625 18.625.592
Dari Tabel 8 dapat disimpulkan bahwa hasil simulasi menunjukkan prioritas pertanyaan evaluasi yang diberikan harus mengenai software dari PSP dan bobot
68 yang diberikan disesuaikan untuk setiap pertanyaan yang ada. Mengenai simulasi pertanyaan yang diberikan dan bobot masing-masing, terdapat pada Tabel 13. 7.3.2 Penentuan bidang manajemen organisasi Penentuan memanfaatkan alat analisis metode perbandingan eksponensial secara manual. Tujuan dari penentuan ini agar mendapatkan alternatif bidang manajemen organisasi yang akan dijadikan kriteria dalam evaluasi tingkat keberhasilan
implementasi
PSP.
Alternatif
yang
dibangun
berdasarkan
dokumentasi PT Petrokimia Gresik mengenai bidang manajemen yang berhubungan dalam penerapan perangkat lunak PSP. Kriteria yang dibangun untuk menilai adalah alternatif parameter hasil penentuan sebelumnya, karena sudah dalam susunan prioritas, maka bobot dummy yang diberikan disesuaikan dengan urutan tersebut sedangkan penilaian alternatif dilakukan menurut hasil kajian terhadap dokumentasi PT Petrokimia Gresik. Pada Tabel 9 diperlihatkan hasil penilaian penentuan parameter evaluasi PSP untuk bidang manajemen organisasi. Tabel 9. Penilaian alternatif bidang manajemen organisasi No 1 2 3 4 5 6
Kriteria
Bobot
Software Organization Hardware People Data Network
9 8 7 6 5 4
Prod 8 6 7 8 9 8
SDM 7 6 7 8 9 8
Nilai alternatif bidang manajemen Distrb Perawatan Finansial Tim TI 8 8 9 6 7 8 9 7 7 7 7 9 8 8 8 9 9 9 9 6 8 8 8 8
Manajerial 6 9 8 9 6 8
Setelah dihitung menggunakan teknik MPE maka akan terlihat urutan prioritas alternatif bidang manajemen organisasi, seperti yang terlihat pada Tabel 10. Tabel 10. Hasil perhitungan bidang manajemen organisasi dengan MPE Prioritas Bidang prioritas 1 Bidang prioritas 2 Bidang prioritas 3 Bidang prioritas 4 Bidang prioritas 5 Bidang prioritas 6 Bidang prioritas 7
Alternatif Finansial Perawatan Distribusi Produksi Manajerial SDM TIM TI
Nilai MPE 431.616.042 152.143.776 141.131.361 137.046.176 55.764.882 43.182.055 21.168.779
Dari Tabel 10 dapat disimpulkan bahwa simulasi perhitungan menunjukkan prioritas bidang manajemen yang dievaluasi imple mentasi modulnya diberikan kepada finansial. Dokumentasi pelaksanaan implementasi memperlihatkan bahwa bidang
manajemen
finansial
diutamakan
dalam
implementasi
karena
69 mempengaruhi langsung kepada kinerja proses bisnis perusahaan sebagai distributor pupuk. Tim teknologi informasi (TI) merupakan bidang manajemen yang memiliki prioritas terendah karena bersifat sementara dan bertugas sebagai fasilitator dalam implementasi perangkat lunak PSP. 7.3.3 Penentuan bidang evaluasi PSP Penentuan memanfaatkan alat analisis metode perbandingan eksponensial secara manual. Tujuan dari penentuan ini agar mendapatkan alternatif bidang evaluasi yang akan dijadikan kriteria dalam evaluasi tingkat keberhasilan implementasi PSP, sama seperti hasil yang diberikan dari penentuan bidang manajemen organisasi. Penentuan alternatif berdasarkan pengelompokan dari parameter evaluasi yang dibahas oleh Stefanou (2001) yang terdiri dari kebijakan manajerial, komposisi anggaran proyek dan kinerja sistem. Kriteria yang dibangun untuk menilai adalah alternatif bidang kerja hasil penentuan sebelumnya, karena sudah dalam susunan prioritas, maka bobot yang diberikan disesuaikan dengan urutan tersebut, sedangkan penilaian alternatif dilakukan menggunakan data dummy. Pada Tabel 11 diperlihatkan hasil penilaian penentuan parameter evaluasi PSP untuk bidang evaluasi. Tabel 11. Penilaian alternatif bidang evaluasi No 1 2 3 4 5 6 7
Kriteria
Bobot
Finansial Perawatan Distribusi Produksi Manajerial SDM TIM TI
9 8 7 6 5 4 3
Kebijakan 1 1 1 1 9 1 1
Nilai alternatif bidang evaluasi Anggaran Kinerja Sistem 1 9 1 9 1 9 1 9 6 1 1 9 9 1
Setelah dihitung menggunakan teknik MPE maka akan terlihat urutan prioritas alternatif bidang manajemen organisasi, seperti yang terlihat pada Tabel 12. Tabel 12. Hasil pe rhitungan bidang evaluasi dengan MPE Prioritas Bidang prioritas 1 Bidang prioritas 2 Bidang prioritas 3
Alternatif Kinerja Sistem Kebijakan Manajerial Anggaran
Nilai MPE 435.788.183 59.055 8.510
Dari Tabel 12 dapat disimpulkan bahwa simulasi perhitungan menunjukkan prioritas bidang evaluasi yang dilakukan dalam melihat tingkat keberhasilan dari implementasi perangkat lunak ERP adalah kinerja sistem. Nilai MPE bidang
70
evaluasi anggaran yang rendah disebabkan bobot dari tiap kriteria yang digunakan memberikan kontribusi yang rendah pula. 7.3.4 Simulasi perangkat lunak Pada uji coba simulasi perangkat lunak, dilakukan pendaftaran user, memasukkan pertanyaan, menjawab pertanyaan dan laporan jawaban pertanyaan. Data yang digunakan untuk simulasi ini adalah fiktif (dummy). Berikut adalah simulasi perangkat lunak yang dilakukan. a.
Pendaftaran User Sebelum user dapat menggunakan perangkat lunak, maka dilakukan pendaftaran data user untuk disimpan pada basis data. Sub fungsi ini terdapat di dalam sistem fungsi user administrator (admin), sehingga secara default user admin telah tersimpan datanya di dalam sistem. Setelah data user tersimpan, apabila terjadi perubahan terhadap data maka perangkat lunak memiliki fungsi edit dan delete untuk mengakomodasinya. Antarmuka pengguna tampak pada Gambar 14.
Gambar 14. Antarmuka untuk menyimpan data pengguna Setelah user di daftarkan, maka admin selanjutnya menambahkan data pertanyaan sesuai bidang kerja dan level user atau disebut juga bidang evaluasi. kemudian waktu yang diberikan kepada pengguna untuk menjawab pertanyaan tersebut juga dimasukkan. b.
Memasukkan Pertanyaan Sub fungsi ini masih dalam sistem fungsi user admin, pertanyaan yang disimpan disesuaikan dengan hasil analisis yang dilakukan oleh manajer per bidang manajemen. Pada simulasi ini dimasukkan beberapa pertanyaan yang
71 mewakili hasil analisis tersebut, sebagian hasilnya terlihat pada Tabel 13 yang berisi id pertanyaan, isi pertanyaan, bobot pertanyaan, id jenis jawaban, id bidang kerja dan id sesi. Secara lengkap daftar pertanyaan yang dimasukkan dalam simulasi terdapat di Lampiran 10. Nilai bobot yang diberikan terentang antara lebih besar dari 0 hingga lebih kecil sama dengan 1, hal ini untuk memudahkan pembacaan angka dan penafsiran yang lebih cepat oleh pengguna. Ta bel 13. Pertanyaan yang diajukan dalam simulasi Id pertanyaan 1 2 3 4 5 6
Is i pertanyaan Apakah Anda memahami aplikasi yang diinstall ? Apakah Anda mengetahui deskripsi kerja Anda ? Apakah Anda memahami fungsi komputer Anda ? Apakah Anda pernah mendapatkan pelatihan ? Apakah Anda mendapatkan pelaporan sesuai kebutuhan ? Apakah Anda mengalami hambatan dalam koneksi ?
bobot Id jenis Id bidang Id jawaban kerja sesi 1 2 0 1 0.8 2 0 1 0.7 2 0 1 0.6 1 0 1 0.5 2 0 1 0.4
1
0
1
Keterangan : 1.
2.
Id jenis jawaba n a.
nilai 1 adalah ya/pernah
b.
nilai 2 adalah tidak/belum
Id bidang kerja a.
0 adalah human resource, jenis evaluasi teknik.
b.
1 adalah distribusi, jenis evaluasi teknik.
c.
2 adalah maintenance, jenis evaluasi teknik.
d.
3 adalah financial, jenis evaluasi teknik.
e.
4 adalah manufaktur/produksi, jenis evaluasi teknik.
f.
5 adalah tim TI, jenis evaluasi anggaran.
g.
6 adalah manajerial, jenis evaluasi manajer.
3.
Id sesi adalah tanggal mulai 1 Juni 2005 sampai 10 Juni 2006
4.
Bobot merupakan nilai untuk memberikan prioritas kekritisan terhadap pertanyaan yang diajukan. Setelah semua data yang dibutuhkan tersimpan dalam basis data, maka
selanjutnya dilakukan aktifitas menjawab pertanyaan yang merupakan sub
72 fungsi pada setiap sistem fungsi user, baik administrator, operator maupun manajer. c.
Menjawab Pertanyaan Antarmuka dari menjawab pertanyaan dibangun memanfaatkan kode program dalam lingkungan javascript sehingga hasil yang diberikan adalah sebuah pop up menu yang berisi urutan pertanyaan, isi pertanyaan, jenis jawaban dan tombol naviga si yang membantu pengguna dalam menjawab pertanyaan. Berikut adalah Gambar 15 yang memuat antarmuka menjawab pertanyaan.
Gambar 15. Antarmuka menjawab pertanyaan Setelah pengguna menjawab pertanyaan, user manajer dapat melihat hasil jawaban pertanyaan tersebut setiap saat seiring mendekatnya waktu sesi kepada akhir. Hal ini memberikan informasi yang lebih detil kepada user sehingga dapat mengantisipasi hasil yang mungkin diberikan. d.
Laporan Jawaban Pertanyaan Laporan yang diberikan dari aplikasi ini menunjukkan serangkaian angka yang mewakili tingkat pemahaman yang dimiliki oleh masing-masing pengguna sistem terhadap sistem yang diimplementasikan. Sensitifitas nilai sangat tergantung kepada jenis pertanyaan dan bobot setiap pertanyaan yang diajukan dalam kuisioner. Hasil pada tabel pertama menunjukkan nilai pemahaman yang dimiliki oleh pengguna berdasarkan pembagian bidang
73 kerjanya. Misalnya pada bidang kerja Distribusi memiliki hasil 0,42 maka dapat dikatakan pengguna pada bidang kerja Distribusi memiliki tingkat pemahaman terhadap modul sistem yang digunakan sebesar 42%. Pada Gambar 16 diperlihatkan tampilan laporan yang dimiliki oleh aplikasi yang dibangun.
Gambar 16. Tampilan laporan hasil aplikasi Pada tabel kedua diperlihatkan nilai eva luasi yang merupakan pengelompokan bidang kerja sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk memudahkan pengambil kebijakan dalam melihat memahami tingkat keberhasilan implementasi dari sisi teknik, manajerial dan anggaran. Misalkan pada bidang evaluasi teknik memiliki nilai 0,32 maka dapat dikatakan bahwa implementasi pada sisi teknik memiliki tingkat keberhasilan sebesar 32%. Cara mendapatkan nilai pada kedua tabel tersebut adalah : Untuk Tabel 1, (BP x NJ)/JP = NU, kemudian JNU/JU = RK dengan: RK BP NJ JP NU JNU JU
= rataan per bidang kerja = bobot pertanyaan = nilai jawaban = jumlah pertanyaan = nilai per user = jumlah nilai user per bidang kerja = jumlah user per bidang kerja
Untuk Tabel 2, JNUBE / JUBE = RE dengan: RE
= Rataan per bidang evaluasi
74 JNUBE JUBE 7.4
= jumlah nilai user per bidang evaluasi = jumlah user per bidang evaluasi
EVALUASI DENGAN AHP Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa perangkat lunak yang
dikembangkan untuk evaluasi implementasi sistem PSP tidak dapat digunakan diperusahaan karena dapat menimbulkan resiko ketidakstabilan sistem PSP secara keseluruhan, maka langkah evaluasi yang dikembangkan selanjutnya memanfaatkan AHP. Untuk kuisioner yang dibangun dan penilaian yang diberikan oleh ketiga ahli dapat dilihat pada Lampiran 11, sesuai dengan hierarki yang digunakan seperti Gambar 17. Hierarki strategi optimalisasi perencanaan sumberdaya perusahaan (full pairwaised)
Modul yang diinstalasi Anggaran yang digunakan
Kesesuaian dengan rencana
Efektifitas pelaksanaan
Percepatan adaptasi sistem
Waktu pelaksanaan proyek
Keputusan yang diambil
Efisiensi pelaksanaan
Kinerja proses implementasi
Implikasi terhadap proses bisnis
Tingkat kegagalan sistem
Rendah
Sedang
Tinggi
Kustomisasi Modul
Evaluasi Anggaran
Evaluasi Manajemen
Gambar 17. Hierarki yang digunakan Pada level paling atas adalah tujuan diadakannya kuisioner ini, yakni mengetahui strategi untuk mengoptimalisasi proses implementasi yang dilaksanakan di perusahaan, selanjutnya pada level kedua diberikan kriteria penilaiannya, yakni modul yang diinstalasi, anggaran yang digunakan, keputusan-keputusan yang diambil dan waktu pelaksanaan proyek. Indikator dari kriteria penilaian yang dibangun ada pada level ketiga yakni kesesuaian dengan perencanaan, efektifitas dan efisiensi dari pelaksanaan implementasi dan implikasi terhadap proses bisnis perusahaan. Pada level keempat diberikan kondisi yang dievaluasi oleh para ahli, yakni percepatan adaptasi sistem, kinerja proses implementasi dan tingkat kegagalan sistem. Hasil yang ingin dicapai dari kondisi yang dievaluasi tersebut diberikan pada level kelima, yakni rendah, sedang dan
75 tinggi. Lalu pada level keenam adalah alternatif strategi yang diberikan untuk mengoptimalkan proses implementasi sistem PSP di perusahaan. Ahli yang diminta untuk memberikan penilaian terdiri dari tiga orang, yakni pembimbing tesis di lapangan, kepala dan sekretaris proyek pengadaan teknologi informasi di PT Petrokimia Gresik. Penilaian mereka kemudian dianalisis dengan memanfaatkan perangka t lunak Expert Choice 2000. Hasil analisis dapat dilihat pada Gambar 18.
Gambar 18. Hasil analisis sensitifitas dinamis level 2 terhadap alternatif Hasil analisis pada Gambar 18 menunjukkan bahwa altenatif strategi yang lebih disukai untuk dijalankan oleh tim pengadaan teknologi informasi di PT Petrokimia Gresik adalah kustomisasi modul yang digunakan dengan nilai sebesar 61,3%. Terpilihnya alternatif strategi ini disumbang sebagian besar oleh keputusan manajerial yang diambil selama pelaksanaan implementasi dengan nilai sebesar 34,6% . Selain keputusan manajerial yang diambil untuk penentuan kustomisasi modul dipilih sebagai strategi optimalisasi proses implementasi, modul yang diinstalasi juga turut menyumbang dihasilkannya pilihan ini dengan nilai sebesar 33,7%. Alternatif strategi evaluasi manajemen (26,2%) lebih disukai dari pada evaluasi anggaran (12,6%), hal ini dipengaruhi kenyataan bahwa anggaran pelaksanaan implementasi tidak dapat diubah secara leluasa dibandingkan mengubah sisi manajerial dan modul yang diimplementasi.
76
VIII. KAJIAN PEMANFAATAN DAN EVALUASI TEKNOLOGI INFORMASI PERUSAHAAN Bab ini memberikan pembahasan tentang hasil yang dicapai dari pemanfaatan dan evaluasi teknologi informasi yang diterapkan PT Petrokimia Gresik.. Hal ini tercermin dari pembagian subbab yang memfokuskan pembahasan kepada efektifitas , efisiensi dan kinerja perusahaan serta implikasinya kepada kebijakan strategis secara umum. Pada bagian akhir pembahasan diberikan analisis kompleksitas aplikasi untuk evaluasi sistem PSP yang dibangun. Hasil akhir yang ingin dicapai dari pembahasan bab ini adalah terbentuknya mata rantai terakhir pemaparan informasi untuk memperjelas output penelitian yang telah dicapai. 8.1
EFEKTIFITAS PROSES BISNIS PERUSAHAAN Hasil analisis AHP pada Gambar 19 memperlihatkan bahwa efektifitas
pelaksanaan implementasi sistem PSP (29%) sangat disukai dalam menyumbang pemilihan alternatif strategi kustomisasi modul. Hal ini menunjukkan bahwa kondisi ya ng saat ini sedang berlangsung di perusahaan dipandang telah cukup efektif oleh para panelis namun untuk meningkatkannya masih dibutuhkan adanya kustomisasi modul lebih lanjut.
Gambar 19. Hasil analisis sensitifitas dinamis level 3 terhadap alternatif Dengan melakukan strategi kustomisasi modul (61,1%) diharapkan dapat menunjang efektifitas proses bisnis yang dilaksanakan oleh perusahaan. Hal ini dapat dipahami karena sistem PSP yang diimplementasikan pada prinsipnya dimaksudkan untuk membantu proses bisnis perusahaan untuk berjalan optimal. Kustomisasi modul yang dilakukan dapat mencakup identifikasi fungsional sistem yang dibutuhkan oleh proses bisnis perusahaan seperti pelaporan data produk mentah yang masih tersedia di gudang secara realtime kepada jalur
77 produksi sehingga keputusan untuk melaksanakan produksi dapat berjalan lebih cepat tanpa harus menunggu proses koordinasi birokrasi yang memakan waktu. 8.2
EFISIENSI PROSES BISNIS PERUSAHAAN Efisiensi proses bisnis perusahaan juga dapat ditelusuri dari hasil analisis
AHP pada Gambar 19. Seperti pada pembahasan efektifitas proses bisnis sebelumnya, efisiensi proses bisnis perusahaan juga dihubungkan dengan efisiensi pelaksanaan implementasi sistem PSP (28,0%). Alasan efisiensi kurang disukai dari pada efektifitas pelaksanaan (29,0%) karena prinsip dari tim pengadaan teknologi informasi di PT Petrokimia Gresik yang mengutamakan keberhasilan implementasi tanpa mempertimbangkan terlalu ketat penggunaan anggaran. Namun bukan berarti prinsip efisiensi ditinggalkan sama sekali, hal ini terlihat dari urutan peringkat efisiensi adalah kedua setelah efektifitas yang menunjukkan bahwa sebagai sebuah perusahaan milik negara, PT Petrokimia Gresik dituntut untuk menjalankan prinsip efisiensi seiring pelaksanaan operasionalnya. Lebih lanjut, strategi optimalisasi proses implementasi sistem PSP dengan cara melaksanakan kustomisasi modul lebih lanjut (61,1%) seperti pada modul keuangan (finance), dapat meningkatkan efisiensi proses bisnis karena modul ini memiliki master data yang menyimpan data transaksi finansial perusahaan. Ketika master data tersebut terkoneksi dengan data pada modul lainnya maka dicapai transparansi informasi finansial yang sangat kritis untuk menciptakan efisiensi dalam proses bisnis perusahaan. 8.3
KINERJA PERUSAHAAN Kinerja perusahaan dipengaruhi oleh kesesuaian proses implementasi sistem
PSP dengan perencanaan yang telah dilakukan yang pada Gambar 19 ditunjukkan pada urutan keempat (21,2%). Apabila sistem yang diimplementasikan dapat selesai tepat waktu sesuai rencana maka akan mempercepat adaptasi pengguna terhadap sistem. Proses adaptasi inilah yang menentukan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Semakin cepat pengguna mengadaptasi sistem, maka kinerja perusahaan akan semakin baik. Hal ini dapat dipahami karena sistem PSP
78 ditujukan untuk memperbaiki kinerja perusahaan dengan menerapkan teknologi informasi ke dalamnya. Walaupun demikian, para panelis memberikan posisi keempat untuk kesesuaian dengan jadwal implementasi karena memandang bahwa sistem PSP tidak dapat diimplementasikan dengan berpatokan kepada jadwal. Sistem yang diimplementasikan hanya akan menjadi sia -sia apabila tidak berfungsi dengan baik, sedangkan memastikan seluruh fungsi pada setiap modul berjalan sesuai kebutuhan membutuhkan waktu. 8.4
IMPLIKASI KEBIJAKAN SECARA UMUM Implikasi kebijakan secara umum dapat disimpulkan dari indikator penilaian
yang terdapat pada hasil analisis AHP di Gambar 19 yakni implikasi terhadap proses bisnis (21,9%) yang menempati urutan ketiga. Indikator tersebut memperlihatkan bahwa proses implementasi sistem PSP dilaksanakan tanpa harus menerapkan modul yang terkait dengan inti proses bisnis perusahaan sebagai prioritas. Sebagai ilustrasi, pada tahapan implementasi, modul yang diterapkan terlebih dahulu adalah yang mendukung proses bisnis bukan kepada inti proses bisnis. Inti proses bisnis perusahaan adalah manufaktur namun sebelum modul tersebut diimplementasikan, terlebih dahulu diimplementasikan modul keuangan, pemeliharaan, sumberdaya manusia dan distribusi. Sehingga implikasi kebijakan secara umum bila dilihat dari indikator tersebut tidak banyak berubah dengan diterapkannya sistem PSP di perusahaan. Hal ini dapat disebabkan adanya standar baku pengambilan kebijakan di perusahaan yang sistem PSP tidak dapat mempengaruhinya. Bila dikaitkan dengan pembahasan sebelumnya, sistem PSP dapat menjadikan proses kebijakan yang diambil oleh manajemen lebih efektif dan efisien namun tidak dapat mengubah cara pengambilannya. Terkait dengan hasil yang diperoleh dari alat analisis AHP, bahwa yang paling diinginkan untuk dilaksanakan dalam memperbaiki proses implementasi sistem ERP adalah kustomisasi modul, maka hal ini dilakukan dengan melanjutkan proses kustomisasi yang telah ada, namun mempertimbangkan tingkat adaptasi yang telah dimiliki pengguna terhadap sistem. Tingkat adaptasi
79 pengguna dapat diperbaiki dengan memberikan pelatihan rutin serta materi yang berkelanjutan sesuai tingkat kustomisasi yang dilakukan. Hal ini membutuhkan kebijakan yang bersifat jangka panjang, karena proses implementasi sistem ERP memakan waktu yang tidak sebentar. Kebijakan yang dapat diambil untuk memberikan pelatihan rutin dan materi yang berkelanjutan kepada pengguna adalah dengan memberdayakan tim yang telah terbentuk pada awal proses implementasi. Tim tersebut dimodifikasi agar tetap bekerja setelah proses implementasi selesai, dengan fungsi utama memberikan pendampingan selama dibutuhkan untuk mempercepat tingkat adaptasi pengguna sistem. Tim tersebut diberikan wewenang jangka panjang mendesain sistem pelatihan dan evaluasi yang berkelanjutan hingga dicapai kondisi ideal pengguna sistem dimana human error mereka terjadi sangat rendah dalam berinteraksi dengan sistem. Alternatif lain dalam memperbaiki proses implementasi sesuai dengan hasil pada analisis AHP adalah evaluasi manajerial implementasi. Evaluasi manajerial dilakukan apabila diindikasikan telah terjadi ketidakefektifan maupun inefisiensi dalam kinerja manajemen implementasi. Indikator terjadinya hal tersebut adalah waktu pengambilan keputusan yang lama, ketidakpatuhan organisasi perusahaan terhadap kebijakan manajemen implementasi dan keputusan yang diambil oleh manajemen implementasi terhambat oleh struktur birokrasi perusahaan ketika dijalankan. Ketiga indikator tersebut dapat diatasi dengan melakukan revitalisasi terhadap fungsi manajemen implementasi. Langkah revitalisasi yang dilakukan adalah dengan pengocokan ulang pemimpin manajemen dan mengikutsertakan sosok yang setara dengan level manajemen atas seperti wakil direksi bahkan akan lebih baik bila pemimpin perusahaan langsung yang ikut serta dalam manajemen implementasi. Manajemen level atas harus ikut serta dalam tim implementasi karena skala sistem ERP yang mempengaruhi organisasi perusahaan secara keseluruhan tidak dapat diimplementasikan tanpa merubah proses bisnis. Dengan ikut sertanya manajemen level atas maka hambatan birokrasi organisasi, ketidakpatuhan yang dapat terjadi dilapangan dan waktu pengambilan keputusan yang bersifat kritis terhadap proses
80 bisnis perusahaan dapat ditanggulangi dan berdampak kepada perbaikan proses implementasi sistem ERP. Langkah ketiga yang diperoleh dari analisis AHP adalah evaluasi anggaran. Hal ini merupakan langkah yang sangat sensitif sehingga dipilih sebagai yang paling kecil kemungkinan untuk dilakukannya. Pada perusahaan swasta, walaupun memiliki kebijakan anggaran ketat, namun untuk sebuah proyek yang tingkat kekritisan tinggi terhadap proses bisnis seperti sistem ERP, masih memberikan keleluasaan dalam mengeluarkan dana selama pelaksanaannya. Anggaran yang fleksibel dibutuhkan dalam proses implementasi sistem ERP karena waktu pelaksanaan yang lama dan dilaksanakannya modifikasi sumberdaya perusahaan. Dana dinilai kritis karena proses yang dilakukan harus tuntas agar tidak terjadi permasalahan dikemudian hari, dan ketika berinteraksi dilapangan dalam menuntaskan proses dibutuhkan biaya yang tidak fix untuk setiap kasus. Pada PT Petrokimia Gresik, evaluasi anggaran berat dilaksanakan karena birokrasi yang harus dilalui cukup berbelit dan la ma. Efek langsung dari sistem anggaran yang kaku dalam pelaksanaan proyek adalah tertundanya jadwal kerja dan tidak optimalnya pencapaian sasaran setiap kegiatan. Evaluasi anggaran dibutuhkan agar proses implementasi sistem ERP dapat berjalan sesuai jadwal dan tuntas. 8.5
KOMPLEKSITAS SISTEM APLIKASI EVALUASI YANG DIBANGUN Kompleksitas dianalisis dari dua sudut pandang, pertama dari coding
perangkat lunak (internal) , namun karena akan membutuhkan banyak analisis yang tidak perlu apabila dilakukan terhadap semua list coding yang ada, maka analisis kompleksitas terhadap coding difokuskan kepada fungsi-fungsi utama dari aplikasi, salah satunya adalah perhitungan hasil survey online. Notasi Big O untuk setiap model yang ada pada aplikasi diperlihatkan pada Tabel 14 sedangkan contoh penelusuran kompleksitas yang dilakukan untuk perhitungan hasil survey online adalah sebagai berikut: -
Penentuan coding dari fungsi perhitungan hasil survey online. Coding hasil penentuan tersebut dapat dilihat pada list berikut ini: do while not rs.EOF if tmpUser <> rs("id_user") then tmpUser = rs("id_user") no_user = no_user + 1 end if
81 sql_insert = "INSERT INTO t_temp (no_user,id_bidang_kerja, jml_jwban) VALUES (" & no_user & ", " & rs1("id_bidang_kerja") & ", " & cdbl(rs("JmlJwban"))/cdbl(rs("CountJwban")) & ")" 'Response.Write sql_insert cn.execute sql_insert TmpRataan = TmpRataan + (cdbl(rs("JmlJwban"))/cdbl(rs("CountJwban"))) rs.MoveNext loop
-
Setelah ditentukan list coding yang akan dianalisis , maka selanjutnya adalah penentuan notasi big O. Pada proses looping (pengulangan) diatas , pengulangan dilakukan sebanyak n data dan waktu yang dibutuhkan c konstan hal ini ditunjukan oleh script “no_user = no_user + 1”.
Sehingga total waktu yang dibutuhkan adalah c * n = cn = O(N). Tabel 14. Hasil analisis kompleksitas aplikasi
No 1 2 3 4
Model sistem Input data penilaian parameter evaluasi PSP Input data analisis bidang manajemen organisas i Input data analisis bidang evaluasi PSP Menjawab pertanyaan survey
Notasi big O O(N) O(N) O(N) O(N)
Tabel 14 memperlihatkan notasi big O yang sama pada setiap model sistem yang ada, hal ini disebabkan sifat aplikasi yang tergantung kepada jumlah data dalam mengeksekusi coding. Untuk sudut pandang kedua adalah kompleksitas sistem dilihat dari lingkungan eksekusinya (eksternal). Lingkungan kerja aplikasi yang dibangun memiliki konsep memanfaatkan database sebagai penyimpan dan pengelola data yang diinput oleh pengguna. Pemrograman yang digunakan utamanya dalam bentuk sql script dan bekerja dibelakang sistem sehingga tidak membebani komputer pengguna dalam mengolah data. Hal ini juga yang menjadi alasan mengapa memanfaatkan pemrograman berbasis web. Konsep kerja yang demikian menyebabkan kompleksitas sistem (big O) yang ada menjadi setara dengan jumlah data. Hal ini artinya bahwa waktu yang digunakan oleh aplikasi dalam mengelola database untuk mengolah data menjadi hasil output tergantung jumlah data yang diinput. Semakin banyak data yang diinput, akan semakin lama waktu yang dibutuhkan mengolahnya karena data diperlakukan satu persatu untuk diolah menjadi satu output data.
82 Namun dengan desain aplikasi client-server maka lama waktu mengolah data tidak akan sama denga n waktu yang dibutuhkan untuk mengolah data yang sama pada aplikasi yang di desain single desktop. Waktu pengolahan data pada desain client-server akan lebih cepat karena aplikasi database ditempatkan pada sisi server sehingga sisi client tidak terbebani pengolahan data, hanya akan memerlukan query dalam menampilkan data hasil olahan yang merupakan output sisi server. Dengan demikian, kompleksitas sistem atau big O dari aplikasi evaluasi implementasi sistem perencanaan sumberdaya perusahaan adalah O(N), karena algoritma dengan efisiensi n hanya membutuhkan satu buah proses untuk seluruh input yang diberikan. Hal ini sama seperti pada algoritma pencarian linear, dimana mencari sebuah array dengan cara memeriksa setiap elemen per prosesnya. Dapat juga terjadi pada saat pengaksesan linked list, karena akses semacam itu tidak bisa dilakukan secara random (Cprogramming.com, 2005).
83
IX. KESIMPULAN DAN SARAN 9.1
KESIMPULAN Berdasarkan analisis
dan pembahasan yang dilakukan, dapat ditarik
kesimpulan sebagai berikut : a.
Pemanfaatan sistem informasi dengan HP-3000 memberikan solusi yang memadai bagi operasional kerja di PT Petrokimia Gresik pada masanya, namun tidak dapat menjawab tantangan pada saat ini.
b.
Ditinjau dari enam perspektif teknologi informasi dan komunikasi, yakni perangkat lunak, perangkat keras, jaringan, organisasi, data dan sumberdaya manusia , metrik evaluasi proses implementasi memberikan informasi realisasi hasil implementasi mendekati kondisi standar ideal vendor perangkat lunak sistem PSP.
c.
Evaluasi menyeluruh terhadap implementasi perangkat lunak PSP dapat dilakukan dengan memanfaatkan tiga pendekatan sekaligus, yakni dari sisi anggaran, perangkat lunak dan kebijakan manajerial, berdasarkan hasil proses analisis hierarki (AHP) dimana pendekatan perangkat lunak lebih disukai untuk memperbaiki implementasi sistem PSP dalam bentuk kustomisasi perangkat lunak (61,3%) diikuti oleh evaluasi manajemen (26,3%) dan terakhir evaluasi anggaran (12,6%).
d.
Dalam melakukan kustomisasi modul lebih lanjut kriteria efektifitas fungsionalnya, efisiensi proses implementasi, implikasi terhadap proses bisnis dan kesesuaian dengan jadwal kerja sangat dipertimbangkan agar proses pemanfaatan sistem nantinya dapat maksimal.
9.2
SARAN Berdasarkan hasil pembahasan yang dilakukan, maka dapat dikemukakan
beberapa saran yang dapat dipertimbangkan untuk ditindaklanjuti, yaitu : a.
Strategi optimalisasi proses implementasi sistem PSP yang dihasilkan dari penelitian ini adalah kustomisasi modul lebih lanjut, namun disarankan untuk memperhatikan alternatif lainnya seperti evaluasi manajemen untuk mengurangi hambatan birokrasi dengan mengikutsertakan manajemen level atas ke dalam tim implementasi dan evaluasi anggaran agar lebih fleksibel
84 penggunaannya dalam penuntasan proses implementasi yang sesuai jadwal, sebagai jalan keluar. b.
Melakukan penelitian lebih lanjut dengan alat analisis balanced scorecard untuk mengevaluasi pasca penerapan sistem PSP memanfaatkan parameter evaluasi yang telah dibahas pada penelitian ini, sehingga dapat memberikan hasil dari sudut pandang peningkatan nilai tambah sistem PSP bagi produktivitas perusahaan.
c.
Pengembangan aplikasi yang ada dalam tesis ini dengan memfasilitasi sistem manajemen basis model dalam pemrograman sehingga dapat melakukan evaluasi proses implementasi dengan lebih baik dan mencobanya ke dalam sistem PSP yang sedang dikembangkan.
85
DAFTAR PUSTAKA Algeo, M. E. A. and E. J. Barkmeyer. An Overview of Enterprise Resource Planning Systems in Manufacturing Enterprises. National Institute of Standards and Technology, USA, 2000. Bernroider, E and S. Koch. Differences in Characteristics of the ERP System Selection Process between Small or Medium and Large Organizations. Proc. of the Sixth Americas Conference on Information Systems (AMCIS 2000), pp. 1022-1028, Long Beach, CA, 2000. Bichler, M., Arie S., Carrie B. An Electronic Broker for Business -to-Business Electronic Commerce on the Internet. Haas school of Business, University of California, Berkeley, 1998. Christijanto, S. N. Implementasi Enterprise Resource Planning “IFS Application 2003TM” di PT Petrokimia Gresik (Studi Kasus Implementasi Modul IFS Manufacturing). Tesis, Institut Teknologi Bandung, 2004. Cprogramming.com. Algorithmic Efficiency -- Various Orders and Examples. tersedia di http://www.cprogramming.com/tutorial/computersciencetheory/ algorithmicefficiency3.html [diakses tanggal 04-8-2005]. Eskilsson, H., C. Nyström and M. Windler. ERP Syste m Effects. Thesis, Göteborg University, German, 2003. Expert
Choice, Inc. Analytic Hierarchy Process. Tersedia di http://www.expertchoice.com/customerservice/ahp.htm [diakses tanggal 12-2-2005]
Gruninger, M., and Fox M.S. “The Logic of Enterprise Modelling”, Modelling and Methodologies for Enterprise Integration. Ed. P. Bernus & L. Nemes, Cornwall, Great Britain:Chapman and Hall, 1996. Groupsite, PT. Indonesia . Enterprise Resource Planning (ERP) "Minimizing your company cost on IT development" . GroupSite Indonesia, tersedia di www.groupsite.co.id [diakses tanggal 13-5-2004]. Haryanto, T. Kajian Implementasi Teknologi Informasi pada Industri Asuransi (Studi Kasus PT Jasa Raharja [Persero]). Tesis , Universitas Indonesia , 2003.
86 Hidayati, I. Penyempurnaan Rancangan Data Warehouse untuk Menghasilkan Laporan Multi Dimensional dan Sesuai dengan Kebutuhan User (Studi Kasus Bank XYZ). Tesis. Universitas Indonesia, 2003. Hutcheson, M. L. Software Testing Fundamentals: Methods and Metrics. Electronic Book. John Wiley and Sons, 2003. Huang, S. H., G. Wang and J. P. Dismukes . A Manufacturing Engineering Perspective on Supply Chain Integration. The University of Toledo, Ohio, 1999. Humaedi, D. Ketika Juragan Rokok Membangun Sistem TI. Indonesia Interactive News. tersedia di www.i2.co.id [diakses tanggal 13-5-2004]. Humaedi, D. Proyek Quantum Leap APP. Indonesia Interac tive News. tersedia di www.i2.co.id [diakses tanggal 13-5-2004]. Holten R., A. Dreiling, M. Muehlen and J. Becker. Enabling Technologies for Supply Chain Process Management. University of Muenster, Muenster, Germany, 2002. Holsapple, C.W., M.P.Sena. The Decision-Support Characteristics of ERP Systems. International Journal of Human-Computer Interaction. hlm 101123, 2003. Klauck, C. and H Müller. Formal Business Process Engineering Based on Graph Grammars. University of Bremen, 1996. Juliadarma, A. Rekayasa Ulang Proses Bisnis Berbasis Teknologi Informasi pada Perusahaan Manufaktur dengan ERP (Studi Kasus PT XYZ). Tesis. Universitas Indonesia, 2004. IFS. Company Profile. tersedia di www.ifsworld.com, 2004. Kræmmergaard, P and C. Møller. A Research Framework for Studying the Implementation of Enterprise Resource Planning (ERP) systems. Ed. L. Svensson, U. Snis, C. Sørensen, H. Fägerlind, T. Lindroth, M. Magnusson, C. Östlund, P roceedings of IRIS 23, 2000. Marimin. Pengambilan Keputusan Kriteria Majemuk. Grasindo, Jakarta, 2004.
87 Mcleod, R. Jr. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia, jilid 1. PT. Prenhallindo, Jakarta, 1996. O’Leary, D. E. Enterprise Resource Plann ing Systems. Cambridge University Press, United States of America, 2000. Petrokimia, PT. Gresik. Fertilizer Company. PT. Petrokimia Gresik. tersedia di www.petrokimia-gresik.com [diakses tanggal 13-5-2004]. Prabowo, A. P. Aspek Pengembangan Sistem Informasi Manajemen-Pemasaran di PT Petrokimia Gresik. Laporan Praktek Lapang, Institut Pertanian Bogor, 2002. Robey, D., J. W. Ross and M. Boudreau. Learning to Implement Enterprise Systems: An Exploratory Study of the Dialectics of Change. Georgia State University and MIT Center for Information Systems Research, 2000. Services, Homer Computer. Pty Ltd. Selecting ERP Software: Tips and Traps. tersedia di www.homercomputer.com.au, 2003. Services, Homer Computer. Pty Ltd. IFS Product Profile Page. tersedia di www.homercomputer.com.au, 2003 Stanford Electronic Health Information Security Committee. definitons. Stanford University School of Medicine. Tersedia di http://ostinato.stanford.edu/hipaa-feedback/definitions.html [diakses tanggal 12-8-2005]. Stefanou, CJ., A framework for the ex -ante evaluation of ERP software. European Journal of Information Systems . hlm.204-215, 2001. Turban, E. and J. E. Aronson. Decision Support Systems and Intellegent Systems. 6th ed. Prentice Hall, New Jersey, 2001. Wijayanti, P. Evaluasi Pengimplementasian SIMTEL (Sistem Informasi Manajemen Telekomunikasi) Berbasis SAP dengan Metodologi Information Economics (Studi Kasus PT Telkom Divre II Jakarta). Tesis. Universitas Indonesia, 2002.
88
Lampiran 1. Struktur modul software IFS yang diterapkan di PT Petrokimia Gresik
CASH FLOW
ACCOUNTS PAYABLE
FIELD SERV ICE
PROCESS DESIGN
SHOP FLOOR REPORTING
COMPLEX MRO
SHOP ORDER
VEHICLE INFORMATION MANAGEMENT
REPETITIVE PRODUCTION
PROCESS AUTOMATION INTEGRATION
SELF-SERVICE
BATCH PROCESS
INVOICING
SCHEDULING
EXPENSE MANAGEMENT
ACCOUNTS RECEIVABLE
COLLABORATIVE SOLUTIONS
SERVICE CONTRACT MANAGEMENT
INSTRUMENTATION DESIGN
COSTING
CUSTOMER ORDER
PREVENTIVE MAINTENANCE
PROJECT REPORTING
FIXED ASSETS
ePROCUREMENT
SUPPORT CENTER
ELECTRICAL DESIGN
CONSTRAINTBASED SCHEDULING
CUSTOMER SCHEDULES
WORK ORDER
TIME & ATTENDANCE
REPORT GENERATOR
PERSONAL PORTAL
CUSTOMER QUORATION
ASSET DATA MANAGEMENT
MAKE | ASSEMBLE TO ORDER
PURCHASING
EQUIPMENT METERING
PAYROLL ADMINISTRATION
CONSOLIDATE D ACCOUNTS
MOBILE & WIRELESS SERVICES
SALES CONFIGURATOR
ENGINEERING CHANGE MANAGEMENT
CONFIGURE TO ORDER
SUPPLIER SCHEDULES
EQUIPMENTT PERFORMANCE
TRAINING MANAGEMENT
GENERAL LEDGER
EVENT MANEGEMENT
WEB STORE
PROJECT DELIVERY
ENGINEER TO ORDER
INVENTORY
EQUIPMENT MONITORING
EMPLOYEE DEVELOPMENT
ACCOUNTING RULES
CONNECT
SALES & MARKETING
PDM CONFIGURATION
PLANNING
DEMAND PLANNING
EQUIEPMENT
IFS FINANCIALST M
IFS eBUSINESST M
IFS SALES & SERVICET M
IFS ENGINEERING TM
IFS MANUFACTURINGTM
IFS DISTRIBUTION TM
IFS MAINTENANCET M
BUSINESS PERFORMANCE
CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT
QUALITY MANAGEMENT
DOCUMENT MANAGEMENT
PROJECT MANAGEMENT
IFS HUMAN RESOURCEST M
BUSINESS MODELER
79
IFS Foundation1TM
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
REQRUITMENT
89
Lampiran 2. Cara pengumpulan dan pengolahan data penelitian
No
Tahapan
Input Data
Alat Analisis
Jenis
Sumber
Metoda Kuisioner
Metrik Perangkat Lunak, MPE dan AHP
Prosedur Pelaksanaan Kegiatan
1.
Identifikasi Struktur Implementasi PSP
Primer Sekunder
Pakar Studi Pustaka
- Analisis struktur organisasi dan birokrasi perusahaan - Analisis struktur modul software - Identifikasi tahapan implementasi modul
2.
Perancangan dan Realisasi SPK
Primer Sekunder
Pakar Studi Pustaka
SDLC
- Analisis organisasi implementasi - Evaluasi perangkat lunak PSP
3.
Perumusan Kesimpulan dan Saran
Primer Sekunder
Pakar Studi Pustaka
Penelaahan
- Evaluasi hasil simulasi aplikasi yang dibangun - Perbandingan hasil simulasi dengan data dari pustaka dan studi kasus
80
90 Lampiran 3. Aplikasi operasional Pada HP-3000/969 No 1
Aplikasi
S/W House
Tahun
BBJ
1984
Rewrite ke Transact
- Aplikasi Budget
In House
1987
1998
- Aplikasi Keuangan
In House
1993
- Aplikasi ICS
BBJ
1987
- Purchasing
BBJ
1987
- Aplikasi pemasaran
In House
1996
- Aplikasi gudang Pemasaran dan
In House
1998
Metier
1992
- Aplikasi GL,CL,AP dan AR
2
3
Keterangan
Finansial
Inventory dan Purchasing
Pemasaran dan Distribusi
distribusi 4
Maintenance - Aplikasi Maintenance Control system
5
Rewrite ke Transact 1998
Sumber Daya Manusia - Aplikasi Adm. Personalia dan Payroll
Berca
1984
In House
1997
Kustomisasi
- Aplikasi Pendidikan dan Pelatihan Sumber: Prabowo (2002).
Pada Personal Computer No
Aplikasi
Operasional Th.
1
Aplikasi Inventarisasi Peralatan kantor
1990
2
Aplikasi Filling System (Indo File)
1990
3
Aplikasi Administrasi dan Akuntasi Rumah Sakit
1994
4
Aplikasi Administrasi dan Inventory Transport
1995
5
Perpustakaan
1995
6
Aplikasi Telephone Billing System
1998
7
Aplikasi Timbangan
1999
8
Aplikasi Kepuasan Pelanggan
2000
9
Aplikasi Kemitraan
2001
10
Aplikasi Distribusi Gudang Supply Point
Sumber: Prabowo (2002).
2001 (prototype)
91 Lampiran 4. Kustomisasi IFS Financials No
Deskripsi Kustomisasi
Prioritas
Tingkat Kerumitan
1
Sub Modul Supplier Invoice dan Payment : Menambah Posting Control untuk AP PPN dan merubah
1
A
1
A
1
B
1
A
1
B
1
B
1
B
1
B
jurnal yang dihasilkan secara otomatis 2
Sub Modul Customer Order Invoicing dan Instant Invoice dan Payment : Menambah Posting Control untuk AR PPN dan merubah jurnal yang dihasilkan secara otomatis
3
Modul Indonesian Tax : Mencetak Nota Retur Pajak
4
Sub Modul Mixed Payment : Link ke Cash Advance
5
Modul Mixed Payment : Penambahan Check Box Tanda Bukti Keluar di header
6
Modul Mixed Payment : Penambahan Check Box Slip Tranfer di header
7
Modul Mixed Payment : Penambahan Check Box To Be Paid di header
8
Modul Mixed Payment : Penambahan field “Nomor Approval” di header
Prioritas : 1 : Proses tidak bisa jalan tanpa customization 2 : Proses masih bisa jalan tanpa customization 3 : Tidak berpengaruh terhadap proses bisnis Tingkat kerumitan : A : Hard B : Medium C : Easy
92 Lampiran 4 (lanjutan) Kustomisasi IFS Distribution No
Deskripsi Kustomisasi
Prioritas
Tingkat Kerumitan
1.
Pembuatan PO/OK ke Transportir untuk Pengiriman ke
1
A
Gudang Penyangga. 2.
Disable field Receive Inventory Part - Inventory Value.
2
C
3.
Disable field Customer Order – Order Lines – Part
3
C
3
C
1
A
Price/Curr, Price/Currency, Price/Base bila merupakan Internal Order pemindahan produk antar gudang 4.
Disable field Purchase Order – Part Order Lines – Price/Curr, Price/Base bila merupakan Internal Order pemindahan produk antar gudang
5
Rencana Penjualan Pupuk per Wilayah
Prioritas : 1 : Proses tidak bisa jalan tanpa customization 2 : Proses masih bisa jalan tanpa customization 3 : Tidak berpengaruh terhadap proses bisnis Tingkat kerumitan : A : Hard B : Medium C : Easy
93 Lampiran 4 (lanjutan) IFS Human Resources No
Deskripsi Kustomisasi
Prioritas
Tingkat Kerumitan
1
Employee No & Person ID Setting kodefikasi pemberian Employee Number (NIK) 1
B
1
B
1
A
2
C
1
A
1
C
1
A
1
A
1
A
kepada karyawan perlu disesuaikan dengan kebutuhan yang ada di PG. 2
Proses pengangkatan karyawan BP menjadi T & Employement Period Perlu dilakukan kustomisasi untuk melakukan proses pengangkatan karyawan BP menjadi T & mencatat tanggal pegawai dari BP menjadi T
3
Address Perlu dilakukan kustomisasi untuk menampung data Kelurahan dan kecamatan pada Address
4
Reason for Recieve Dasar Penerimaan karyawan berdasarkan Education Level
5
Proses kenaikan Golongan Periodik, Berkala dan pilihan. Perlu dilakukan kustomisasi untuk melakukan proses kenaikan golongan periodik, ke naikan berkala dan kenaikan golongan pilihan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
6
Proses perhitungan Bantuan Perangsang Perlu dilakukan kustomisasi untuk menampung besarnya tabel bantuan perangsang.
7
JasOp, Bonus & Incentive Calculation Perlu dilakukan kustomisasi untuk proses perhitungan JasOp, Bonus & Incentive serta untuk menampungbesarnya uang muka bonus yang dibayarkan ke karyawan.
8
Overview Employee for Insurance Pragram. Berkaitan dengan program berhitungan asuransi maka perlu dilakukan kustomisasi untuk menampilkan data yang diperlukan oleh untuk proses perhitungan program asuransi.
9
Tax – Perhitungan Pph Perlu disesuaikan dengan cara perhitungan pajak pendapatan yang ada di PG.
94 Lampiran 4 (lanjutan) Kustomisasi IFS Maintenance No
Deskripsi Kustomisasi
Prioritas
Tingkat Kerumitan
1
Keterangan pada kolom Reported by, ditambahkan informasi si pelapor dari bagian/seksi apa. Akan berupa penambahan kolom User. Informasi ini akan menempel di :
2
B
2
B
2
B
1
A
3
C
1
A
1
B
3
B
Fault_Report, Prepare_Work_Order, Historical_Work_Order 2
Penambahan Status pada Work Order - Technical Observation dan Administrative Observation sebelum status Observed - Pending by Material dan Pending by Manhour sebelum status Prepared
3
Penambahan Tab Machine Hour pada menu Prepare Work Order, yang statusnya sama dengan Tab Craft
4
Work Request Approval Menggunakan template Purchase Authorization
5
Penambahan informasi apakah pekerjaan diperlukan Permit apa tidak di : Prepare_Work_Order, Historical_Work_Order
6
Maintenance Plan yang jatuh pada hari Sabtu/Minggu bergeser otomatis ke hari Senin. Yang jatuh pada hari libur, akan bergeser ke hari berikutnya (non libur/Sabtu/Minggu)
7
Perubahan Executing Department akan memunculkan pop up berupa reminder untuk mengisi alasan perubahan tersebut.
8
Hubungan Equipment Object dengan FA Object
Prioritas : 1 : Proses tidak bisa jalan tanpa customization 2 : Proses masih bisa jalan tanpa customization 3 : Tidak berpengaruh terhadap proses bisnis Tingkat kerumitan : A : Hard B : Medium C : Easy
95 Lampiran 4 (lanjutan) Kustomisasi Basis (IFS Business Performance) No
Deskripsi Kustomisasi
Prioritas
Tingkat Kerumitan
1
Multi Version, Version Integration, Multi Version
1
B
2
C
1
A
1
A
Reports 2
Penambahan Fungsi Kompilator Confirmation Approval untuk mengakomodasi fungsi Re -
3 Alokasi Fungsi Confirmation Y+1, untuk konfirmasi pembayaran 4 tahun depan 5
Operational Budget, 3 bulanan budget
1
Lihat Catatan
6
Proses Investment & Non Investment
3
Lihat Catatan
Catatan : 1. Untuk Operational Budget (3 bulanan budget), BASIS menyediakan budget bulanan dan Budget Version. Hal- hal yang berhubungan dengan Realisasi dihandle di IFS. 2. Proses Investment & Non Investment, tidak dibutuhkan dalam BASIS karena criteria Investment atau Non Investment sudah harus terdefinisi sebelum menjadi Budget. (Pada saat mendefinisikan Activity dan Parameter). 3. Prioritas : 1 : Proses tidak bisa jalan tanpa customization 2 : Proses masih bisa jalan tanpa customization 3 : Tidak berpengaruh terhadap proses bisnis 4. Tingkat kerumitan : A : Hard B : Medium C : Easy
96 Lampiran 5. Fungsi dan Tanggung Jawab Tim Implementasi No. 1.
Nama Tim Panitia Pro yek
2.
Manajer Proyek ASP
3.
Manajer Proyek PG
Pengarah
Tugas - Mengesahkan obyektif dan sasaran proyek secara keseluruhan dan masing -masing bagian/departemen yang terlibat dalam ruang lingkup proyek. - Memahami isi kontrak dan semua kesepakatan. - Menetapkan ruang lingkup proyek. - Menyetujui rencana proyek. - Menempatkan dan menjamin personil yang tepat dalam proyek agar dapat berjalan sesuai dengan target (waktu, kualitas, budget). - Mengesahkan dokumen cetak biru (PG Solution Specification Report). - Memberikan arahan dan menyelesaikan masalah-masalah utama yang tidak dapat diselesaikan pada tingkatan Manajer Proyek. - Mendukung dan mengesahkan perubahan-perubahan prosedur dan kebijakan yang terjadi akibat pengimplementasian PSP. - Mengevaluasi setiap tahapan implementasi termasuk invoicing dan pembayaran. - Memberikan keputusan apabila dalam implementasi ditemukan perkembangan dari apa yang tertera dalam kontrak yang tidak dapat dihindarkan. - Saling bertukar informasi yang berkaitan dengan proyek di antara PP. - Menghentikan proyek. - Mengendalikan semangat, motivasi tim serta kecepatan implementasi. - Memelihara hubungan dan komunikasi yang baik antara tim. - Merupakan penghubung utama Manajer Proyek – PG - Mengatur jadwal penempatan personil tim ASP agar proyek dapat diimplementasikan sesuai target kualitas , waktu dan anggaran. Bertanggung jawab atas kesuksesan implementasi. - Mengatur dan mengarahkan proyek secara keseluruhan agar implementasi mencakup semua hal yang tercantum dalam kontrak. - Memberikan saran dan memeriksa hasil kerja tim ASP. - Memberikan kontribusi dan membantu Manajer Proyek – PG dalam mengawasi proyek berdasarkan pengalaman. - Mengambil inisiatif untuk kesuksesan proyek dan meminimalkan resiko kegagalan. - Merevisi Project Quality Document. - Memberikan instruksi, mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanakan aktivitas tim PG yang telah ditentukan. - Melaporkan perkembangan implementasi kepada PP berdasarkan input dari tim. - Mengawasi kualitas implementsi yang dilaksanakan tim. - Mengawasi perkembangan implementasi agar proyek dapat selesai tepat waktu. - Mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan tim dalam implementasi dibantu oleh sekretaris proyek. - Menginformasikan kepada MP ASP bila mana ada hal hal yang dapat mempengaruhi implementasi dari segi
97 -
-
4.
Konsultan ASP
Aplikasi
-
5.
Konsultan Teknik ASP
-
-
6.
Key Person – PG
-
-
kualitas, waktu maupun anggaran. Menjamin segala informasi yang berkaitan dengan aktivitas implementasi diketahui dan dikomunikasikan kepada tim. Mengidentifikasi isu-isu yang muncul dan memastikan bahwa penyelesaiannya telah disepakati oleh semua pihak yang berkaitan. Menyampaikan permasalahan yang tidak dapat diputuskan oleh tim kepada PPP. Menyampaikan progress implementasi kepada PPP. Menjadi perwakilan tim dalam hubungan ke pihak luar (apabila diperlukan). Mengkoordinasi pembuatan prosedur baru PG. Memelihara hubungan dan komunikasi yang baik antara tim. Memberikan keputusan dalam Milestone Completion berdasarkan input dari tim. Mengendalikan semangat dan motivasi tim. Membantu Manajer Proyek – ASP dalam hal pengawasan tim ASP di lokasi Petrokimia Gresik. Menentukan solusi aplikasi untuk dipergunakan di PG. Mendefinisikan spesifikasi kustomisasi yang dibutuhkan dalam solusi aplikasi di PG. Memberikan pengetahuan dalam hal aplikasi dan cara implementasi demi kesuksesan project. Mengungkapkan permasalahan yan g timbul dalam implementasi. Memberikan saran dan ide dalam hal business process untuk mengoptimalkan kinerja di PG. Membantu pelaksanaan end user training. Membantu verifikasi data migrasi. Membantu Core Tim dalam penyusunan security matrix. Melakukan kustomisasi berdasarkan spesifikasi yang telah disetujui oleh Manajer Proyek. Memperbaiki bugs yang ditemukan selama implementasi. Membuat dokumentasi yang lengkap mengenai aplikasi dan perubahan yang dilakukan untuk keperluan solusi aplikasi di PG. Membuat migration scrip dan melaksanakan migrasi data. Melakukan instalasi database dan aplikasi di server. Melakukan performance tuning database di server. Memberikan pelatihan yang berkaitan dengan database, system admin dan security. Memberikan pelatihan dan mengawasi pelaksanaan instalasi aplikasi di komputer client. Memberikan saran dan ide untuk mengoptimalkan kinerja hardware di PG. Mendefinisikan Visi, Misi & Kriteria Sukses Faktor untuk masing-masing Sub Tim, dalam rangka implementasi modul Aplikasi PSP -IFS. Bertindak sebagai agen perubahan (Agent of Change) di setiap masing-masing unit kerja. Mendefinisikan kebutuhan proses bisnis sebagai akibat diterapkannya modul aplikasi PSP -IFS. Sebagai perwakilan unit kerja, maka Key Person mempunyai otoritas penuh untuk pengambilan keputusan
98 -
-
-
-
7.
Key User – PG
-
-
-
8.
Tim Manajemen Perubahan – PG
-
-
dalam rangka pendefinisian Proses Bisnis baru. Mengikuti workshop pembentukan cetak biru Proses Bisnis dengan PT. ASP. Membuat laporan rutin kegiatan penerapan modul aplikasi PSP -IFS di setiap masing-masing unit kerja. Memastikan bahwa perubahan proses bisnis yang berhubungan dengan sistem informasi dapat dimengerti dan diimplementasikan di setiap masing-masing unit kerja, dan bahwa sumber daya user pemakai sistem aplikasi dipilih dengan tepat. Merencana dan menyiapkan skenario testing. Ikut melaksanakan testing bersama KA ASP, serta melaporkan hasil testing tersebut kepada MP PG dan MP ASP. Turut memverifikasi solusi yang ditawarkan dan hasil testing yang dilakukan tim. Memberikan penjelasan mengenai business process dan flow kepada Konsultan Bisnis – ASP. Memberikan penjelasan mengenai hal-hal yang diinginkan dalam sistem secara lisan dan tulisan kepada KA ASP. Mengidentifikasi security matrix. Mengkoordinasi Key Users dan End Users pada saat diperlukan. Bertindak sebagai “Leader ” implementasi modul aplikasi PSP -IFS di setiap masing-masing unit kerja. Membantu penyusunan sistem dan prosedur sesuai dengan proses bisnis yang ditetapkan dan prosedur operasi aplikasi IFS, penulisan hal tersebut berdasarkan pada standar penulisan sisdur yang berlaku di PT. Petrokimia Gresik. Bertindak sebagai pengelola aplikasi/operator komputer PSP di setiap masing -masing unit kerja. Mengikuti training for the trainer modul aplikasi PSP IFS. Melakukan pelatihan berkala kepada seluruh staf terkait dengan implementasi modul aplikasi PSP-IFS di setiap masing-masing unit kerja. Menset basic data dipandu oleh KA ASP. Mengidentifikasi, mengumpulkan dan memvalidasi data data, form, report yang diperlukan. Melaksanakan testing bersama Key Person dan KA ASP. Memberikan masukan kepada Key Person ASP atas hasil testing. Memberikan penjelasan mengenai detail proses bisnis dan flow saat ini kepada KA ASP. Memberikan masukan kepada Core Team mengenai halhal yang diinginkan dalam sistem. Melakukan pelatihan berkala kepada seluruh staf terkait dengan implementasi modul aplikasi PSP-IFS di setiap masing-masing unit kerja. Melakukan sinergi antara implementasi PSP dengan sistem dan prosedur yang berlaku. Bertindak sebagai kompilator penyusunan sistem prosedur yang berbasis pada cetak biru proses bisnis PSP. Merencanakan segala bentuk sosialisasi untuk pelaksanaan “Change Management” sehubungan dengan
99 9.
System Administrator – PG
-
implementasi Software PSP. Bertindak sebagai Tim Pengarah penerapan Change Acceleration Process (CAP) Coach untuk seluruh tim dalam rangka implementasi proyek PSP. Menginstalasi aplikasi client dibantu oleh KT ASP. Membuat user profile. Seting security berdasarkan security matrix yang dibuat oleh Core Team. Membantu pengumpulan historical data dan basic data. Membantu KT ASP dalam migrasi data. Membuat dokumentasi seting aplikasi pada akhir proyek. Membantu user untuk menidentifika si masalah hardware dan jaringan. Melaksanakan backup database dan aplikasi, dan melakukan uji coba pelaksanaan restore database. Instalasi jaringan yang diperlukan. Memelihara sistem jaringan agar bekerja secara optimal. Membuat dokumentasi instalasi jaringan dan user. Menerima transfer knowledge mengenai technical dari KT ASP antara lain melalui pelatihan. Memberikan saran dan ide untuk mengoptimalkan kinerja software dan hardware di Petrokimia Gresik.
100 Lampiran 6. Diagram alir keterkaitan antar unit produksi PT Petrokimia Gresik Gas Bumi CO2 Amoniak 440.000 T/thn
Pupuk Urea 460.000 T/thn Pupuk ZA 650.000 T/thn
Pertanian & Perkebunan
Batuan Fosfat Pupuk SP-36 900.000 T/thn
Asam Fosfat 170.000 T/thn
Pupuk NPK 300.000 T/thn
KCl Gypsum
Belerang
H 2SiF6 Al(OH) Asam Sulfat 600.000 T/thn H2 SO4
Konsentrat Tembaga
Copper Smelter PT Smelting
Cement Retarder 440.000 T/thn
Cem ent
AIF3 12.600 T/thn
Alumunium Smelter
101 Lampiran 7. Struktur organisasi direktorat produksi PT Petrokimia Gresik Direktur Produksi
Kompartemen Pabrik I
Dep. Prod I Dep. Pelihara I
Kompartemen Pabrik II
Dep. Prod II Dep. Pelihara II
Kompartemen Pabrik III
Dep. Prod III Dep. Pelihara III
Kompartemen Teknologi & mesin
Dep.Latsin
Biro Lingkung
Biro Proses & Lab
Bag.Amoniak
Bag.PF I
Bag.Asam Sulfat
Bag.Shop Eng
Bag.Urea
Bag.PF II
Bag.Asam Fosfat
Bag.Mesin Fab.
Bag.ZA I/III dan ASP
Bag.Util II
Bag.CR & AIF3
Bag.Candal Latsin
Bag.Pantong I
Bag.Phonska
Bag.ZA II
Bag.Util & SU
Bag.Candal Prod II
Bag.Candal Prod III
Bag.Candal Prod I
Bag.Lab Uji Kimia Bag.Lab uji M/L/I Bag.Lab Prod I
Bag.Mekanik I
Bag.Mekanik II
Bag.Mekanik III
Bag.Lab Prod II
Bag.Listrik I
Bag.Listrik II
Bag.Listrik III
Bag.Lab Prod III
Bag.Instrumen I
Bag.Instrumen II
Bag.Instrumen III
Staf Eval. Proses
Bag.Bengkel I
Bag.Bengkel II
Bag.Bengkel III
Bag.Candal Har I
Bag.Candal Har II
Bag.Candal Har III
Staf Teknologi Lingkungan
Bag.Inspek Tek I
Bag.Inspek Tek II
Bag.Inspek Tek III
Staf Kendali Lingkungan
102 Lampiran 8. Proses bisnis (produksi) PT Petrokimia Gresik No. 1
Proses bisnis
Modul yang disarankan
Peren canaan Produksi dan Penjualan
Sub modul IFS/Planning
- Rencana kebutuhan penjualan produk
(MPS, MRP, CRP dan
- Rencana penyediaan stok produk
Demand Planning)
- Penetepan rencana produksi - Rencana pembebanan biaya produksi 2
Prakiraan (forecasting)
Sub modul IFS/Make to
- Prakiraan stok produk
Order
- prakiraan jumlah permintaan penjualan - prakiraan jumlah produksi tahunan 3
Perencanaan Kebutuhan Material
Sub modul IFS/Make to
- Rencana kebutuhan bahan baku
Order
- Rencana kebutuhan bahan penolong - Rencana kebutuhan produk antara Pengolahan Skenario Perencanaan
Sub modul IFS/Contrained
- Optimalisasi rencana produksi
based Scheduling
4 - Optimalisasi rencana kebutuhan material - Evaluasi kemampuan produksi 5
Penyusunan Jadwal Induk Produksi
Sub modul IFS/Contrained
- Penyusunan jadwal prod uksi per pabrik
based Scheduling
- Penetapan konsumsi material - Penetapan parameter operasi - Penetapan rencana biaya dan alokasi - Penetapan kebutuhan pembelian material 6
Pelaksanaan/Eksekusi Kegiatan Produksi
Sub
modul
- Penyusunan Process Instruction Sheet
Processing
IFS/Batch
- Setup parameter operasi - Pemantauan dan pengendalian proses produksi - Pencatatan & pelaporan parameter proses produksi - Permintaan kebutuhan material - Konfirmasi penyerahan produk 7
Perhitungan Biaya Produksi - penyusunan rekapitulasi penggunaan bahan baku - penyusunan rekapitulasi penggunaan bahan penolong - penyusunan rekapitulasi penggunaan spare part - penyusunan rekapitulasi penggunaan tenaga kerja - Rencana kebutuhan produk antara
Sub modul IFS/Costing
103 8.
Manajemen Kualitas
Sub modul IFS/ Shop Floor
- Menyusun rencana pemantauan kualitas
Reporting
- Menetapkan batasan spesifikasi pemeriksaan - Menetapkan jumlah titik sampling - Menyusun jadwal pemeriksaan laboratorium - Mendistribusikan hasil pemerikasaan - Membuat sertifikat kualitas (COA) - Menghitung kebutuhan biaya pemeriksaan Sumber: Christijanto (2004)
104 Lampiran 9. Metrik Evaluasi Implementasi No 1
Item Ideal** Realisasi Perangkat lunak a. Kustomisasi modul Dilakukan Dilakukan b. Pemanfaatan fungsi per sub modul 100% 90% c. Tingkat kegagalan fungsi 0% 5% d. Lama melakukan back up data Seketika Beberapa menit e. Kemampuan identifikasi kesalahan entry Ada Ada f. Lama perbaikan perangkat lunak 24 jam 36 jam g. Waktu guna perangkat lunak 20 tahun 20 tahun* 2 Perangkat keras a. Jumlah PC per departemen 10 buah 10 buah b. Kecepatan processor per PC 1 GHz 1 GHz c. Kapasitas HDD per PC 20 Gb 20 Gb d. Umur pakai PC 10 tahun 10 tahun* e. Jumlah server 3 buah 3 buah f. Kecepatan processor per server 3 GHz 3 GHz g. Kapasitas HDD per server 1 Tb 100 Gb h. Umur pakai server 20 tahun 10 tahun* i. Lama perbaikan server 24 jam 36 jam j. Downtime server 2 jam 6 jam 3 Jaringan a. Konektifitas LAN Established Established b. Konektifitas internet Established Established c. Akses database Available Available d. Akses peer to peer Not available Not available e. Jumlah hub per departemen 1 1 f. Lama perawatan rutin 2 jam 2 jam g. Lama troubleshooting 24 jam 36 jam 4 Data a. Master data setiap departemen Tersedia Tersedia b. Konektifitas master data Established Established c. Redudancy master data Tidak ada Tidak ada d. Inkonsistensi master data Tidak terjadi Tidak terjadi e. Akftifitas re -entry Tidak terjadi Masih terjadi f. Lama validasi entry data Seketika Beberapa menit g. Variasi Output jenis data Tersedia Tersedia 5 Sumberdaya Manusia a. Jumlah operator 10 orang 10 orang b. Pendidikan terakhir operator Diploma (D3) Diploma (D3) c. Lama pelatihan per modul 30 jam / minggu 30 jam / minggu d. Lama interaksi dengan PC per hari 5 jam 5 jam e. Penguasaan terhadap troubleshooting Dimiliki Dimiliki f. Agenda pelatihan rutin Tersedia Tersedia g. Jumlah anggota tim pelaksana proyek 15 orang 15 orang h. Kualifikasi anggota tim Sarjana (S1) Master (S2) i. Agenda kerja rutin proyek Tersedia Tersedia j. Keikutsertaan level manajer Ada Ada 6 Organisasi (manajerial) a. Keikutsertaan direksi dalam rapat proyek Available Available b. Komunikasi antara konsultan dan tim TI Available Available c. Rutinitas rapat proyek 1 x seminggu 1 x seminggu d. Fleksibelitas anggaran proyek Available Not available e. Penunjukan tim TI berdasarkan kualifikasi Dilakukan Dilakukan f. Hierarki penanggung jawab proyek Tersedia Tersedia g. Penetapan waktu penyelesaian proyek Tersedia Tersedia Ket : * menunjukkan angka estimasi realisasi berdasarkan pengalaman penggunaan sistem terdahulu. **kondisi ideal menurut standar pengembang perangkat lunak ERP yang diimplementasikan
105 Lampiran 10. Daftar pertanyaan yang diajukan dalam simulasi Id pertanyaan
Isi pertanyaan
1 2 3 4 5
Apakah Anda memahami aplikasi yang diinstall ? Apakah Anda mengetahui deskripsi kerja Anda ? Apakah Anda memahami fungsi komputer Anda ? Apakah Anda pernah mendapatkan pelatihan ? Apakah Anda mendapatkan pelaporan s esuai kebutuhan ? Apakah Anda mengalami hambatan dalam koneksi ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Inventory ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Purchasing ? Apakah Anda pernah menggunakan sub modul Invoicing ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Customer Orders ? Apakah Anda dapat memperoleh printout pelaporan yang sesuai ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Equipment ? Apakah And a pernah menggunakan submodul Preventive Maintenance ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Work Request ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Work Processing ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Project ? Apakah Anda dapat memperoleh printout pelaporan yang sesuai ? Apakah Anda membutuhkan pelatihan lebih lanjut ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul General Ledger ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Account Payable ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Account Receivable ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Financial Ledger ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Fixed Assets ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Report Generator ? Apakah Anda dapat memperoleh printout pelaporan yang sesuai ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
bobot 0,9 0,8 0,7 0,6 0,5
Id Id jenis Id bidang jawaban sesi kerja 2 0 1 2 0 1 2 0 1 1 0 1 2 0 1
0,4
1
0
1
0.9
2
1
1
0,9
2
1
1
0,9
2
1
1
0,9
2
1
1
0,5
1
1
1
0,9
2
2
1
0,9
2
2
1
0,9
2
2
1
0,9
2
2
1
0,9
2
2
1
0,5
1
2
1
0,6
1
2
1
0,9
2
3
1
0,9
2
3
1
0,9
2
3
1
0,9
2
3
1
0,9
2
3
1
0,9
2
3
1
0,5
1
3
1
0,9
2
4
1
106 Id pertanyaan
28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45
Isi pertanyaan Planning ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Costing ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Batch Processing ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Make to Order ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Contrained based Scheduling ? Apakah Anda pernah menggunakan submodul Shop Floor Reporting ? Apakah Anda dapat melihat data yang telah diinput dengan cepat ? Apakah Anda dapat memperoleh printout pelaporan yang sesuai ? Apakah Anda memahami penyaluran anggaran ? Apakah Anda pernah tidak melakukan aktifitas karena tiadaan anggaran ? Apakah Anda pernah menerima reward atas prestasi kerja ? Apakah Anda dapat memenuhi target jadwal penyelesaian proyek ? Apakah penyebab terselesaikan target jadwal berhubungan dengan Anggaran ? Apakah penyebab tertundanya target jadwal berhubungan dengan Anggaran ? Apakah Anda ikut serta dalam menentukan software ERP yang digunakan ? Apakah Anda ikut serta dalam merancang perubahan alur bisnis yang terjadi ? Apakah Anda ikut serta dalam menentukan modifikasi dari modul ERP ? Apakah Anda pernah melihat aplikasi ERP berjalan ditempat lain ? Apakah Anda pernah melakukan studi banding aplikasi ERP ?
bobot
Id Id jenis Id bidang jawaban sesi kerja
0,9
2
4
1
0,9
2
4
1
0,9
2
4
1
0,9
2
4
1
0,9
2
4
1
0,6
1
4
1
0,5
1
4
1
0,6 0,6
1 2
5 5
1 1
0,8
2
5
1
0,8
1
5
1
0,8
1
5
1
0,8
1
5
1
0,9
1
6
1
0,9
1
6
1
0,9
1
6
1
0,6
2
6
1
0,6
2
6
1
107
Lampiran 11. Kuisioner AHP dan penilaian yang diberikan LEVEL 1. Membandingkan Kriteria
Petunjuk Pengisian Skala Penilaian Antar Kriteria Perbandingan
Skala Penilaian
Perbandingan
Skala Penilaian
A sama penting dengan B
1
A sangat jelas lebih penting dari pada B
7
A sedikit lebih penting dari B
3
B sangat jelas lebih penting dari pada A
-7
B sedikit lebih penting dari A
- 3 *)
A mutlak lebih penting dari pada B
9
A jelas lebih penting dari B
5
B mutlak lebih penting dari pada A
-9
B jelas lebih penting dari A
-5
Nilai skala 2,4,6,8 atau -2, -4, -6, -8 diberikan bila terdapat sedikit saja perbedaan tingkat kepentingan dengan patokan
Keterangan :*) Skala ini digunakan untuk memudahkan pengisian. Waktu akan diproses dengan AHP, skala ini akan dikonversikan ke dalam nilai yang sebenarnya (sebagai misal : –3 dikonversikan menjadi 1/3) Tabel 1. Dalam rangka Optimalisasi Implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan, bagaimana pendapat Saudara tentang Perbandingan Tingkat Kepentingan Kriteria-kriteria berikut : ELEMEN KRITERIA B ELEMEN KRITERIA A
Modul Yang Di instalasi Anggaran Yang Digunakan Keputusan Yang Diambil Waktu Pelaksanaan Proyek
Modul Yang Di instalasi
Anggaran Yang Digunakan
Keputusan Yang Diambil
1
1/3/1 1
1/-3/3 1/-6/1 1
Waktu Pelaksanaan Proyek 3/6/5 3/4/7 3/6/3 1
98
108
LEVEL 2. Membandingkan Antar Indikator
Petunjuk Pengisian Skala Penilaian Antar Indikator Perbandingan
Skala Penilaian
Perbandingan
Skala Penilaian
A sama prioritas dengan B
1
A sangat jelas lebih prioritas dari pada B
7
A sedikit lebih prioritas dari B
3
B sangat jelas lebih prioritas dari pada A
-7
B sedikit lebih prioritas dari A
- 3 *)
A mutlak lebih prioritas dari pada B
9
A jelas lebih prioritas dari B
5
B mutlak lebih prioritas dari pada A
-9
B jelas lebih prioritas dari A
-5
Nilai skala 2,4,6,8 atau -2, -4, -6, -8 diberikan bila terdapat sedikit saja perbedaan tingkat prioritas dengan patokan
Keterangan :*) Skala ini digunakan untuk memudahkan pengisian. Waktu akan diproses dengan AHP, skala ini akan dikonversikan ke dalam nilai yang sebenarnya (sebagai misal : –3 dikonversikan menjadi 1/3) Tabel 2.1. Bagaimana pendapat Saudara tentang Perbandingan Tingkat Prioritas antar Indikator berikut, dalam rangka Optimalisasi Implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan , ditinjau dari Kriteria Modul Yang Di instalasi. ELEMEN INDIKATOR A Kesesuaian dengan Rencana Efektifitas Pelaksanaan Efisiensi Pelaksanaan Implikasi Terhadap Proses Bisnis
Kesesuaian dengan Rencana 1
ELEMEN INDIKATOR B Efektifitas Efisiensi Pelaksanaan Pelaksanaan
Implikasi Terhadap Proses Bisnis
1/-5/3
1/-2/1
-3/-3/5
1
3/1/5 1
1/2/3 -5/1/7 1
99
109
Tabel 2.2. Bagaimana pendapat Saudara tentang Perbandingan Tingkat Prioritas antar Indikator berikut, dalam rangka Optimalisasi Implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan, ditinjau dari Kriteria Anggaran Yang Digunakan
ELEMEN INDIKATOR B ELEMEN INDIKATOR A
Kesesuaian dengan Rencana Efektifitas Pelaksanaan Efisiensi Pelaksanaan Implikasi Terhadap Proses Bisnis
Kesesuaian dengan Rencana
Efektifitas Pelaksanaan
Efisiensi Pelaksanaan
Implikasi Terhadap Proses Bisnis
1
-3/-6/5
1/1/3
-5/2/1
1
3/2/7 1
-3/8/5 -5/7/1 1
Tabel 2.3. Bagaimana pendapat Saudara tentang Perbandingan Tingkat Prioritas antar Indikator berikut, dalam rangka Optimalisasi Implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan, ditinjau dari Kriteria Keputusan Yang Diambil ELEMEN INDIKATOR B ELEMEN INDIKATOR A
Efektifitas Pelaksanaan
Efisiensi Pelaksanaan
Implikasi Terhadap Proses Bisnis
1
1/-3/3
1/-6/1
-3/-3/3
1
1/-4/-3 1
-3/-2/-3 -5/2/3 1
100
Kesesuaian dengan Rencana Efektifitas Pelaksanaan Efisiensi Pelaksanaan Implikasi Terhadap Proses Bisnis
Kesesuaian dengan Rencana
110
Tabel 2.4. Bagaimana pendapat Saudara tentang Perbandingan Tingkat Prioritas antar Indikator berikut, dalam rangka Optimalisasi Implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan, ditinjau dari Kriteria Waktu Pelaksanaan Proyek ELEMEN INDIKATOR B ELEMEN INDIKATOR A
Kesesuaian dengan Rencana Efektifitas Pelaksanaan Efisiensi Pelaksanaan Implikasi Terhadap Proses Bisnis
Kesesuaian dengan Rencana
Efektifitas Pelaksanaan
Efisiensi Pelaksanaan
Implikasi Terhadap Proses Bisnis
1
-3/3/7
1/1/-3
-3/1/1
1
-3/-6/-7 1
-5/-2/-5 -6/3/5 1
101
111
LEVEL 3. Membandingkan Antar Evaluasi
Petunjuk Pengisian Skala Penilaian Antar Elemen Evaluasi Perbandingan
Skala Penilaian
Perbandingan
Skala Penilaian
A sama efektif dengan B
1
A sangat jelas lebih efektif dari pada B
7
A sedikit lebih efektif dari B
3
B sangat jelas lebih efektif dari pada A
-7
B sedikit lebih efektif dari A
- 3 *)
A mutlak lebih efektif dari pada B
9
A jelas lebih efektif dari B
5
B mutlak lebih efektif dari pada A
-9
B jelas lebih efektif dari A
-5
Nilai skala 2,4,6,8 atau -2, -4, -6, -8 diberikan bila terdapat sedikit saja perbedaan tingkat efektivitas dengan patokan
Keterangan :*) Skala ini digunakan untuk memudahkan pengisian. Waktu akan diproses dengan AHP, skala ini akan dikonversikan ke dalam nilai yang sebenarnya (sebagai misal : –3 dikonversikan menjadi 1/3) Tabel 3.1. Bagaimana pendapat Saudara tentang Perbandingan Antar Evaluasi berikut, ditinjau dari indikator Kesesuaian dengan Rencana, dalam rangka Optimalisasi Implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan.
ELEMEN EVALUASI A Percepatan Adaptasi Sistem Kinerja Proses Implementasi Tingkat Kegagalan Sistem
Percepatan Adaptasi Sistem 1
ELEMEN EVALUASI B Kinerja Proses Implementasi 3/-3/-5
Tingkat Kegagalan Sistem 9/5/3
1
5/7/7 1
102
112
Tabel 3.2. Bagaimana pendapat Saudara tentang Perbandingan Antar Evaluasi berikut, ditinjau dari indikator Efektifitas Pelaksanaan , dalam rangka Optimalisasi Implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan . ELEMEN EVALUASI A Percepatan Adaptasi Sistem
Percepatan Adaptasi Sistem 1
Kinerja Proses Implementasi
ELEMEN EVALUASI B Kinerja Proses Implementasi -5/-2/3
Tingkat Kegagalan Sistem 4/7/5
1
9/6/3
Tingkat Kegagalan Sistem
1
Tabel 3.3. Bagaimana pendapat Saudara tentang Perbandingan Antar Evaluasi berikut, ditinjau dari indikator Efisiensi Pelaksanaan, dalam rangka Optimalisasi Implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan. ELEMEN EVALUASI A Percepatan Adaptasi Sistem Kinerja Proses Implementasi Tingkat Kegagalan Sistem
Percepatan Adaptasi Sistem 1
ELEMEN EVALUASI B Kinerja Proses Implementasi -3/-3/1
Tingkat Kegagalan Sistem 8/4/7
1
9/6/5 1
103
113
Tabel 3.4. Bagaimana pendapat Saudara tentang Perbandingan Antar Evaluasi berikut, ditinjau dari indikator Implikasi Terhadap Proses Bisnis , dalam rangka Optimalisasi Implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan. ELEMEN EVALUASI A Percepatan Adaptasi Sistem Kinerja Proses Implementasi Tingkat Kegagalan Sistem
Percepatan Adaptasi Sistem 1
ELEMEN EVALUASI B Kinerja Proses Implementasi 3/3/3
Tingkat Kegagalan Sistem 9/5/9
1
8/3/7 1
104
114
LEVEL 4. Membandingkan Antar Hasil
Petunjuk Pengisian Skala Penilaian Antar Elemen Hasil Perbandingan
Skala Penilaian
Perbandingan
Skala Penilaian
A sama efektif dengan B
1
A sangat jelas lebih efektif dari pada B
7
A sedikit lebih efektif dari B
3
B sangat jelas lebih efektif dari pada A
-7
B sedikit lebih efektif dari A
- 3 *)
A mutlak lebih efektif dari pada B
9
A jelas lebih efektif dari B
5
B mutlak lebih efektif dari pada A
-9
B jelas lebih efektif dari A
-5
Nilai skala 2,4,6,8 atau -2, -4, -6, -8 diberikan bila terdapat sedikit saja perbedaan tingkat efektivitas dengan patokan
Keterangan :*) Skala ini digunakan untuk memudahkan pengisian. Waktu akan diproses dengan AHP, skala ini akan dikonversikan ke dalam nilai yang sebenarnya (sebagai misal : –3 dikonversikan menjadi 1/3) Tabel 4.1. Bagaimana pendapat Saudara tentang Perbandingan Antar Hasil berikut, ditinjau dari Evaluasi Percepatan Adaptasi Sistem, dalam rangka Optimalisasi Implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan. ELEMEN HASIL A Rendah Sedang Tinggi
Rendah
ELEMEN HASIL B Sedang
Tinggi
1
-3/-5/-5
-5/-7/-3
1
-3/-3/1 1
105
115
Tabel 4.2. Bagaimana pendapat Saudara tentang Perbandingan Antar Hasil berikut, ditinjau dari Evaluasi Kinerja Proses Implementasi, dalam rangka Optimalisasi Implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan . ELEMEN HASIL A Rendah
Rendah
ELEMEN HASIL B Sedang
Tinggi
1
-3/-2/-6
-5/-5/-4
1
-3/-4/3
Sedang Tinggi
1
Tabel 4.3. Bagaimana pendapat Saudara tentang Perbandingan Antar Hasil berikut, ditinjau dari Evaluasi Tingkat Kegagalan Sistem, dalam rangka Optimalisasi Implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan . ELEMEN HASIL A Rendah Sedang Tinggi
Rendah
ELEMEN HASIL B Sedang
Tinggi
1
5/3/4
7/7/6
1
3/5/2 1
106
116
LEVEL 5. Membandingkan Antar Strategi
Petunjuk Pengisian Skala Penilaian Antar Elemen Strategi Perbandingan
Skala Penilaian
Perbandingan
Skala Penilaian
A sama efektif dengan B
1
A sangat jelas lebih efektif dari pada B
7
A sedikit lebih efektif dari B
3
B sangat jelas lebih efektif dari pada A
-7
B sedikit lebih efektif dari A
- 3 *)
A mutlak lebih efektif dari pada B
9
A jelas lebih efektif dari B
5
B mutlak lebih efektif dari pada A
-9
B jelas lebih efektif dari A
-5
Nilai skala 2,4,6,8 atau -2, -4, -6, -8 diberikan bila terdapat sedikit saja perbedaan tingkat efektivitas dengan patokan
Keterangan :*) Skala ini digunakan untuk memudahkan pengisian. Waktu akan diproses dengan AHP, skala ini akan dikonversikan ke dalam nilai yang sebenarnya (sebagai misal : –3 dikonversikan menjadi 1/3) Tabel 5.1. Bagaimana pendapat Saudara tentang Perbandingan Antar Strategi berikut, ditinjau dari Hasil Rendah , dalam rangka Optimalisasi Implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan . ELEMEN STRATEGI A Kostumisasi Modul Evaluasi Anggaran Evaluasi managemen
Kostumisasi Modul
ELEMEN STRATEGI B Evaluasi Anggaran
Evaluasi managemen
1
5/7/7
5/5/3
1
1/-2/-3 1
107
117
Tabel 5.2. Bagaimana pendapat Saudara tentang Perbandingan Antar Strategi berikut, ditinjau dari Hasil Sedang , dalam rangka Optimalisasi Implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan . ELEMEN STRATEGI A Kostumisasi Modul
Kostumisasi Modul
ELEMEN STRATEGI B Evaluasi Anggaran
Evaluasi managemen
1
5/3/7
5/1/3
1
1/-5/-3
Evaluasi Anggaran Evaluasi managemen
1
Tabel 5.3. Bagaimana pendapat Saudara tentang Perbandingan Antar Strategi berikut, ditinjau dari Hasil Tinggi, dalam rangka Optimalisasi Implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan . ELEMEN STRATEGI A Kostumisasi Modul Evaluasi Anggaran Evaluasi managemen
Kostumisasi Modul
ELEMEN STRATEGI B Evaluasi Anggaran
Evaluasi managemen
1
3/5/5
3/3/1
1
1/-3/-3 1
108
118 Lampiran 12. Cara Penggunaan Aplikasi Sistem Evaluasi Implementasi Perencanaan Sumbardaya Perusahaan Batasan aplikasi Tipe
: aplikasi berbasis web
Area
: LAN/WAN
Bahasa kode : ASP Extension file
: .asp
Basis data
: Microsoft SQL Server Service Manager Version
8.00.194 Kompatibalitas browser : -
Mozilla/5.0 (Windows; U; Windows
NT
5.1;
en-US;
rv:1.7.8)
Gecko/20050511 Firefox/1.0.4 atau lebih tinggi -
IE version 6.0.2900.2180.xpsp_sp2_rtm.040803-2158 atau lebih tinggi
-
Opera version 8.0, build 7561, Platform Win32, System Windows XP, Sun Java Runtime Environment version 1.4 atau lebih tinggi
Antarmuka Pengguna Untuk memudahkan penjelasan fungsi, maka dilakukan penggolongan antarmuka pengguna berdasarkan jenis user, yakni administrator, manajer dan user biasa. Selain itu untuk fungsi yang bersifat umum akan dijelaskan terlebih dahulu. a. Fungsi umum Validasi User Keterangan : Username untuk memasukkan nama pengguna. Password untuk memasukkan kata kunci Login untuk masuk ke dalam sistem Reset untuk mengulang data yang di entry
Keterangan : Pesan akan muncul apabila pengguna salah memasukkan salah satu data yang diminta. Tekan ok untuk mengisi ulang.
119 Menjawab Pertanyaan
Keterangan : Gambar disamping akan tampil ketika pengguna memilih sub menu menjawab pertanyaan. Terdiri dari informasi pertanyaan ke, isi pertanyaan, jenis jawaban, tombol untuk menjawab, informasi tambahan dan tombol untuk menutup window.
Keterangan : Pesan akan muncul apabila pengguna telah menekan tombol jawab & pertanyaan berikutnya. Ditekan ok apabila pengguna yakin dengan jawaban, ditekan cancel apabila pengguna ingin menjawab ulang.
Keterangan : Pesan akan muncul apabila pengguna belum memilih jawaban yang disediakan tapi telah menekan tombol jawab & pertanyaan berikutnya. Tekan ok akan menutup pesan dan pengguna dapat memilih jawaban.
b. Fungsi user administrator Login
Keterangan : Masukkan nama user dan kata kunci administrator sesuai kolom yang sesuai lalu tekan login
120 Menu Awal
Keterangan : Menu awal yang memiliki sesi menjawab pertanyaan yang masih aktif. Sub menu berikutnya akan dijelaskan pada penjelasan selanjutnya.
Keterangan : Menu awal yang sesi menjawab pertanyaannya sudah habis. Sub menu berikutnya akan dijelaskan pada penjelasan selanjutnya.
Sub Menu Data User Input
Keterangan : Sub menu ini akan tampil ketika pada menu awal dipilih input data user. Nama user untuk memasukkan nama user, login username untuk memasukkan nama alias user. Password untuk menyimpan kata kunci user. Bidang kerja untuk memasukkan nama modul yang digunakan user selama bekerja. Level user untuk memilih bidang evaluasi dari user. Tombol kembali untuk kembali ke menu awal. Tombol lihat data user untuk melihat hasil input. Tombol simpan untuk menyimpan data.
121 Edit Keterangan : Sub menu ini akan tampil ketika pada laporan data user di pilih edit. Data yang diinput dan fungsi tombol sama dengan yang dijelaskan pada fungsi input data.
Pesan berhasil Keterangan : Pesan Hasil: Update data sukses tampil ketika tombol update pada fungsi edit maupun tombol simpan pada fungsi input ditekan.
Pesan kesalahan Keterangan : Pesan akan tampil ketika data yang diinput maupun diupdate belum sempurna dimasukkan.
Laporan per bidang kerja
122 Laporan semua bidang kerja
Keterangan : Laporan semua maupun per bidang kerja ditampilkan dengan menekan tombol filter. Tombol kembali untuk keluar menu, cetak untuk mencetak, delete untuk menghapus data user dipilih, edit untuk memodifikasi data user dipilih.
Sub Menu Bidang Kerja Input Keterangan : Sub menu ini akan tampil ketika memilih input bidang kerja pada menu awal. Setelah nama bidang kerja di entry, dipilih jenis bidang evaluasi user. Tombol kembali untuk keluar, daftar bidang kerja untuk melihat hasil dan simpan untuk masukkan data.
Edit Keterangan : Sub menu ini akan tampil ketika pada laporan data bidang kerja di pilih edit. Data yang diinput dan fungsi tombol sama dengan yang dijelaskan pada fungsi input data.
Pesan berhasil Keterangan : Pesan Hasil: Update data sukses tampil ketika tombol update pada fungsi edit maupun tombol simpan pada fungsi input ditekan.
123 Pesan kesalahan Keterangan : Pesan akan tampil ketika data yang diinput maupun diupdate belum sempurna dimasukkan.
Pesan konfirmasi hapus data Keterangan : Pesan akan tampil ketika data user dan pertanyaan yang ada pada bidang kerja belum dihapus semua.
Laporan
Keterangan : Tombol kembali untuk keluar menu, cetak untuk mencetak, delete untuk menghapus data user dipilih, edit untuk memodifikasi data user dipilih.
Sub Menu Bidang Evaluasi Input Keterangan : Sub menu ini akan tampil ketika memilih input jenis evaluasi pada menu awal. Ketikkan nama jenis bidang evaluasi pada kolom yang tersedia. Tombol kembali untuk keluar, daftar jenis evaluasi untuk melihat hasil dan simpan untuk masukkan data.
124 Edit Keterangan : Sub menu ini akan tampil ketika pada laporan data bidang evaluasi di pilih edit. Data yang diinput dan fungsi tombol sama dengan yang dijelaskan pada fungsi input data.
Pesan berhasil Keterangan : Pesan Hasil: Update data sukses tampil ketika tombol update pada fungsi edit maupun tombol simpan pada fungsi input ditekan.
Pesan kesalahan
Keterangan : Pesan akan tampil ketika data yang diinput maupun diupdate belum sempurna dimasukkan.
Pesan konfirmasi hapus data Keterangan : Pesan akan tampil ketika data bidang kerja yang ada pada bidang evaluasi belum dihapus semua.
Laporan Keterangan : Tombol kembali untuk keluar menu, cetak untuk mencetak, delete untuk menghapus data user dipilih, edit untuk memodifikasi data user dipilih.
125 Sub Menu Data Sesi Input
Edit
Pesan berhasil
Keterangan : Sub menu ini akan tampil ketika memilih input data sesi pada menu awal. Masukkan data sesuai kolomnya. Tombol kembali untuk keluar, lihat data sesi untuk melihat hasil dan simpan untuk masukkan data. Keterangan : Sub menu ini akan tampil ketika pada laporan data sesi di pilih edit. Data yang diinput dan fungsi tombol sama dengan yang dijelaskan pada fungsi input data.
Keterangan : Pesan Hasil: Update data sukses tampil ketika tombol update pada fungsi edit maupun tombol simpan pada fungsi input ditekan.
Pesan kesalahan Keterangan : Pesan akan tampil ketika data yang diinput maupun diupdate belum sempurna dimasukkan.
Pesan konfirmasi hapus data Keterangan : Pesan akan tampil ketika data pertanyaan per sesi belum dihapus semua.
126 Laporan
Keterangan : Tombol kembali untuk keluar menu, cetak untuk mencetak, delete untuk menghapus data user dipilih, edit untuk memodifikasi data user dipilih.
Sub Menu Pertanyaan Input
Keterangan : Sub menu ini akan tampil ketika memilih input pertanyaan pada menu awal. Masukkan data sesuai kolomnya. Tombol kembali untuk keluar, lihat data sesi untuk melihat hasil dan simpan untuk masukkan data.
Edit
Keterangan : Sub menu ini akan tampil ketika pada laporan data sesi di pilih edit. Data yang diinput dan fungsi tombol sama dengan yang dijelaskan pada fungsi input data.
127 Pesan berhasil
Keterangan : Pesan Hasil: Update data sukses tampil ketika tombol update pada fungsi edit maupun tombol simpan pada fungsi input ditekan.
Pesan kesalahan Keterangan : Pesan akan tampil ketika data yang diinput maupun diupdate belum sempurna dimasukkan.
Laporan utuh
128 Laporan sebagian
Keterangan : Laporan semua maupun per bidang kerja ditampilkan dengan menekan tombol filter. Tombol kembali untuk keluar menu, cetak untuk mencetak, delete untuk menghapus data user dipilih, edit untuk memodifikasi data user dipilih.
c. Fungsi user operator Login Keterangan : Masukkan nama user dan kata kunci administrator sesuai kolom yang sesuai lalu tekan login
Menu Awal Keterangan : Menu awal yang sesi menjawab pertanyaannya sudah habis. Tekan Logout untuk keluar.
Keterangan : Menu awal yang memiliki sesi menjawab pertanyaan yang masih aktif. Tekan Logout untuk keluar.
129 d. Fungsi user manajer Login Keterangan : Masukkan nama user dan kata kunci administrator sesuai kolom yang sesuai lalu tekan login
Menu Awal
Keterangan : Menu awal yang memiliki sesi menjawab pertanyaan yang masih aktif. Tekan Logout untuk keluar.
Keterangan : Menu awal yang sesi menjawab pertanyaannya sudah habis. Tekan Logout untuk keluar.
Sub Menu Laporan Pilih sesi
Keterangan : Pilih sesi yang diinginkan, lalu tekan laporan. Tekan kembali untuk keluar menu
Pesan kesalahan Keterangan : Pesan akan tampil ketika tidak ada data yang diinput/dipilih.
130
Laporan lengkap
Keterangan : Laporan lengkap terbagi dua kolom, menurut bidang kerja dan bidang evaluasi. Rumus untuk perbidang kerja adalah : Jumlah (nilai jenis jawaban x bobot pertanyaan) Jumlah pertanyaan yang dijawab Rumus untuk perbidang evaluasi adalah : Jumlah (semua nilai jawaban x bobot) user per bidang evaluasi Jumlah pertanyaan yang diajukan per bidang evaluasi Tekan Logout untuk keluar. Cetak untuk mencetak hasil dan kembali untuk keluar. Tombol detail untuk melihat laporan detil dari rataan per bidang kerja.
Laporan detail
