Panduan Webmail UB
Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015
1
Panduan Webmail UB Bab: 1. Login ke Webmail 2. Memulai 2.1 Gambaran Umum Antarmuka Pengguna 2.2 Mengakhiri Sesi 3. Email 3.1 Daftar Surat 3.2 Folder Kotak Surat 3.3 Unjuk Pratinjau 3.4 Melihat Surat dan Lampiran 3.5 Mengirim Email 3.6 Pencarian Email 3.7 Mengorganisir Email Anda 3.8 Impor/Expor 4. Buku Alamat 4.1 Direktori dan Grup 4.2 Daftar Kontak 4.3 Detail Kontak 4.4 Membuat dan Edit Kontak 4.5 Mencari Kontak 4.6 Impor/Expor 5. Pengaturan 5.1 Pilihan 5.2 Pengaturan Folder 5.3 Identitas Pengirim 5.4 Respon Terekam 6. Pengaturan Filter
2
1. Login ke Webmail Buka URL yang diberikan oleh administrator sistem pada penjelajah web Anda. Situs ini menampilkan halaman login yang digunakan untuk autentikasi pengguna. Ketik username email (biasanya alamat email Anda) dan password pada kolom yang sesuai. Tekan tombol login atau <Enter> pada keyboard untuk autentikasi.
2. Memulai 2.1 Gambaran Umum Antarmuka Pengguna Setelah terautentikasi, layar webmail Roundcube akan terbagi menjadi beberapa bagian fungsional yang dijelaskan di bawah ini:
(1) Tugas Aplikasi Aplikasi webmail menyediakan tugas-tugas utama yang berbeda, seperti Email, Buku Alamat, Pengaturan dan lain-lain. Gunakan daftar ini untuk beralih dari satu tugas ke tugas lainnnya. Layar akan memuat kembali dengan tampilan spesifik untuk tugas yang dipilih. Daripada beralih bolak-balik, layar tugas dapat dibuka melalui jendela penjelajah web secara terpisah atau pada tab lain. Klik kanan pada sebuah ikon tugas pada daftar dan pilih “Buka Tautan di Tab/Jendela Baru“ dari manu penjelajah web. (2) Status Tampilan Bagian ini digunakan untuk menampilkan status pemberitahuan berhasil atau gagal (seperti konfirmasi, peringatan, dan eror) dalam operasi yang baru saja Anda lakukan pada aplikasi ini. Saat aplikasi bekerja atau memproses data, status pemberitahuan juga ditampilkan di sini. (3) Toolbar Toolbar utama selalu berada di bagian atas konten dan membolehkan Anda untuk melakukan tindakan yang berbeda, tergantung apa yang ingin ditampilkan atau dipilih pada bagian jendela. Jika tombol berwarna abu-abu berarti tindakan yang terkait tidak tersedia. Jika ikon 3
toolbar menampilkan panah kecil pada sisi kanannya berarti mengklik panah tersebut akan menampilkan variasi tindakan yang dapat dilakukan. Tindakan tambahan dapat ditemukan dengan mengklik tombol Tindakan Lain (jika tersedia). (4) Daftar Operasi Ikon ini berada di bagian footer dan berisi daftar tindakan yang mempengaruhi daftar di atas atau elemen yang dipilih dari daftar masing-masing. Ikon gerigi biasanya membuka menu untuk tindakan tambahan. (5) Kotak Pencarian Jika tugas yang dipilih menyadiakan pencarian data (misalnya untuk pesan email atau kontak), kotak pencarian in berada di pojok kanan di atas konten utama. Masukkan kata yang ingin dicari kemudian tekan <Enter> pada keyboard untuk memulai mencari. Untuk mengatur ulang pencarian, klik ikon hapus yang berada di sebelah kanan kotak pencarian. Mungkin ada pilihan pencarian yang tersebunyi di menu drop-down yang terbuka ketika mengklik ikon di sisi kiri kotak pencarian. Mengubah ukuran kolom konten Beberapa kolom yang mengisi konten utama di layar dapat diubah ukurannya. Temukan pengaturan ukuran diantara dua kolom dengan menariknya dengan mouse. 2.2 Mengakhiri Sesi Setelah pekerjaan Anda selesai di aplikasi webmail. Penting bagi Anda untuk mengakhiri sesi dengan mengklik ikon Keluar (1). Ini akan memastikan bahwa tidak akan ada orang lain yang dapat mengakses, membaca dan menghapus email atau mengirim email atas nama Anda. Menutup jendela penjelajah web tidak cukup untuk keluar!
3. Email 3.1 Daftar Surat Bagian ini menampilkan daftar semua surat di dalam folder yang dipilih. Banyaknya jumlah surat yang ditapilkan dalam daftar dan jumlah total surat di dalam folder ditampilkan tepat di bawah daftar. Sesuai pengaturan Anda, daftar ini hanya menampilkan jumlah surat secara terbatas pada waktu tertentu. Gunakan tombol membolehkan (allow) di bawah daftar untuk mencari surat pada beberapa halaman. Aplikasi ini secara berkala akan memeriksa surat baru dan memperbarui tampilan jika ada email baru. Anda juga dapat melakukan pemeriksaan secara manual dengan mengklik tombol Penyegaran (Refresh) pada toolbar tampilan email. Membuka Surat untuk Dibaca
4
Jika Unjuk Pratinjau (Preview Pane) tampak, sekali klik pada surat maka akan menampikan unjuk pratinjau di bawah daftar surat. Agar dapat membuka surat pada tampilan penuh atau jendela baru (tergantung pada pengaturan Anda), lakukan dengan klik dua kali dengan mouse. Cara lain untuk membuka surat pada tab tab atau jendela baru yaitu dengan mengklik kanan pada judul surat dan kemudian pilih “Buka Link pada Tab/Jendela Baru” dari menu penjelajah web. Dengan memilih surat pada daftar juga akan mengaktifkan tombol toolbar yang akan menawarkan tindakan lebih lanjut yang berhubungan dengan surat yang telah dipilih seperti membalas, meneruskan atau mengapus surat tersebut. Tandai Surat Sudah Terbaca atau Tertandai Ketika membuka surat yang belum dibaca secara otomatis akan ditandai dengan terbaca. Hal ini juga bisa dilakukan secara langsung pada daftar surat dengan mengklik bintang belum terbaca di depan judul pesan. Klik lagi jika ingin menandai surat belum dibaca. Jika kolom tertandai terlihat (lihat Mengubah kolom daftar surat), Anda dapat menandai/tidak (flag/unflag) pesan dengan mengklik kolom bendera pada baris pesan. Selain itu ada menu Tandai di toolbar yang memungkinkan Anda untuk menandai semua surat yang dipilih dengan satu kali klik. Mengganti Penyortiran Daftar Surat Urutan penyortiran surat dapat diganti dengan mengklik kolom pada header daftar yang ingin anda sortir. Klik sekali lagi untuk membalikkan urutan. Kolom yang digunakan untuk menyortir disorot dalam header daftar. Meng-Thread Pengurutan Surat Selain menyortir surat berdasarkan tanggal atau judul, beberapa surat dapat dikumpulkan dengan“Thread”. Gunakan tombol switch di kiri footer daftar surat untuk beralih antara tampilan Daftar atau Thread. Ketika pada modus thread, kelompok surat dapat diperluas dengan menggunakan ikon panah di kolom paling kiri dari daftar pesan.
Mengubah Kolom Daftar Surat Kolom yang ada di daftar dapat atur dengan klik ikon Daftar Pengaturan di kolom paling kiri dari header daftar pesan. Ini akan membuka jendela dimana Anda bisa memilih kolom mana yang akan di tampilkan dan bagaimana surat diurutkan. Klik Simpan untuk menerapkan perubahan dan untuk menutup jendela. Catatan: Kolom “Dari/Kepada” merupakan kolom penting yang menunjukkan pengirim atau penerima surat ketika Anda memasukkannya ke Folder Terkirim atau Daftar Tunggu.
5
Posisi kolom pada daftar juga bisa diatur dengan menggeser header kolom tertentu dengan mouse dan menaruhnya sesuai keinginan Anda.
Memilih Banyak Surat Dengan sekali klik pada baris di daftar surat, surat akan terpilih dan tersorot. Dengan menekan tombol Shift atau Ctrl pada keyboard saat mengklik surat, Anda dapat memilih/tidak beberapa surat. Ada juga cara untuk memilih dengan cara Pilih menu drop-down pada footer surat. Dengan menu tersebut, Anda bisa memilih semua surat yang belum terbaca atau yang tertandai sekaligus atau untuk membalikkan/mengatur ulang pilihan. 3.2 Folder Kotak Surat Di sisi kiri Anda dapat melihat daftar folder pada kotak surat Anda. Folder dapat digunakan untuk arsip surat berdasarkan topik, pengirim atau apapun yang Anda pilih untuk pengaturan. Pesan yang baru saja masuk biasanya tampil di folder Kotak Masuk yang berada dibagian pertama di dalam daftar folder. Ada beberapa folder khusus yang digunakan oleh sistem untuk menyimpan surat yang sudah terkirim (Terkirim) atau surat yang dihapus (Surat Terhapus) dan tempat surat yang belum terkirim berupa konsep (Draft) disimpan. Folder sistem ini ditandai dengan ikon khusus. Jumlah surat yang belum terbaca pada masing-masing folder ditampilkan di sisi kanan pembatas daftar folder. Klik sebuah folder pada daftar untuk menampilkan isi surat pada daftar surat di sisi kanan. Folder yang terpilih tersorot pada daftar. Folder dengan subfolder yang tersembunyi ditandai dengan ikon (+) kecil yang dapat diklik untuk membuka atau menutup pohon folder. Operasi Pada Folder Pada footer di daftar folder, ikon Tindakan Folder menunjukkan daftar tindakan folder yang terkait ketika diklik. Sebagian besar tindakan pada menu mempengaruhi folder yang di pilih. Ringkaskan Tindakan ini akan memampatkan ukuran folder dengan menghapus surat yang telah ditandai untuk dihapus. Kosongkan Tindakan ini akan menghapus seluruh surat yang telah ditandai secara permanen. Berhati-hatilah dengan pengoperasian ini karena tidak dapat dikembalikan. Untuk alasan
6
keamanan, tindakan ini hanya dapat digunakan untuk folder Surat Terhapus dan folder Sampah.
Mengatur Folder Menu ini akan membawa Anda ke bagian pengaturan dimana Anda dapat mengatur folder kotak surat. Di sini Anda dapat membuat, menghapus, mengganti nama atau mengatur ulang folder email Anda. Tampilan Kuota Jika kotak surat Anda dibatasi oleh penyimpanan, tampilan kuota ada di footer yang berada di daftar folder yang menunjukkan pemakaian penyimpanan yang tersedia. Pindahkan penunjuk mouse pada tampilan presentase untuk melihat besarnya penggunaan kuota. 3.3 Unjuk Pratinjau Jika diaktifkan, unjuk pratinjau di bawah daftar surat menampilkan surat yang dipilih di sebelah kanan tampilan utama surat. Untuk membukanya, klik ikon kotak pada footer daftar surat. Dengan menekan ikon yang sama lagi akan menyembunyikan unjuk pratinjau. Fungsi Jalan Pintas Pada pojok kanan atas unjuk pratinjau terdapat tombol-tombol untuk tindakan yang sering digunakan seperti menjawab atau meneruskan surat. Ikon yang paling kanan penuh seluruh surat.
akan membuka surat pada jendela baru untuk tampilan ukuran
Perluas Header Surat
Unjuk pratinjau dimaksudkan untuk memberi Anda tampilan cepat surat. Hanya bagan surat penting seperti pengirim dan tanggal yang langsung ditampilkan. Header dari pratinjau dapat diperluas dengan klik panah-bawah pada header kiri. 3.4 Melihat Surat dan Lampiran Dua kali klik pada surat di daftar akan membukanya dalam ukuran penuh atau pada jendela baru, tergantung pada preferensi tampilan surat Anda.
7
Blok header kini menampilkan semua header surat termasuk foto dari pengirim jika ditemukan di buku alamat Anda. Buka Pada Jendela Baru Saat melihat surat di unjuk pratinjau, surat ini dapat dibuka di jendela baru dengan menekan tombol . Saat membuka sebuah surat dalam tampilan ukuran penuh, toolbar di atas menampilkan tombol-tombol untuk memilih surat ini. Pindah ke Folder Lain Gunakan daftar drop-down di kanan atas toolbar untuk memindah surat baru ke folder lain. Saat folder dipilih dari daftar, surat dipindah ke folder tersebut dan jendela akan menampilkan surat selanjutnya pada daftar. Pindah ke Surat Selanjutnya atau Sebelumnya Gunakan tombol panah di sisi kanan kotak header untuk pindah ke surat selanjutnya atau sebelumnya pada folder. Jika tidak ada surat selanjutnya atau sebelumnya, maka tombol akan dinonaktifkan. Tambah Kontak ke Buku Alamat Anda Setiap alamat email mengacu ke sebuah surat, baik sebagai pengirim atau penerima, dapat disimpan di buku alamat dengan sekali klik pada ikon Tambah kontak di sampingnya. Tentu ini tidak akan disimpan dua kali jika kontak dengan alamat email tersebut sudah terdapat di buku alamat. Tampilkan atau Unduh Lampiran Jika surat yang terbuka mempunyai lampiran, lampiran ini tercantum di sebelah kanan isi surat. Klik pada nama file untuk membuka atau mengunduh. Jika file tidak dapat ditampilkan langsung pada penjelajah web, unjuk pratinjau akan terbuka untuk menampilkan lampiran. Hal ini terjadi untuk gambar, file teks dan PDF jika penjelajah web Anda dapat menampilkannya. Sebaliknya, klik pada nama file akan memulai proses unduh dan sebuah dialog tampil, meminta Anda untuk menyimpan filenya. Jika tidak terjadi, lihat folder “Unduhan” standar pada komputer Anda untuk file lampiran. Paksa Unduh Lampiran Untuk file yang terbuka pada penjelajah web secara langsung, Anda dapat memaksa mengunduh dengan klik pada link Unduh di unjuk pratinjau atau dengan klik kanan nama file lampiran pada tampilan surat dan pilih “Simpan Link Sebagai…” dari menu penjelajah web. Tampilan Gambar 8
Jika diaktifkan di Preferensi gambar yang dilampirkan pada surat tercantum pada pratinjau (atau “thumbnails”) tepat di bawah naskah surat. Masing-masing gambar punya link tepat di sebelah kanannya yang membolehkan Anda untuk membuka gambar dalam ukuran penuh (Tampilkan) atau Mengunduhnya ke perangkat keras komputer Anda.
3.5 Mengirim Email Menulis Surat Baru Klik ikon toolbar Tulis untuk membuka halaman tulis surat. Tergantung pada pengaturan Anda, dibuka pada tab penjelajah web atau pada jendela baru. Masukkan paling tidak satu alamat penerima atau menandainya pada buku alamat, tulis pada subjek dan teks surat dan klik tombol Kirim pada toolbar ketika Anda sudah siap mengirim surat. Simpan sebagai Konsep (ikon toolbar) jika surat belum lengkap dan Anda akan menyelesaikan dan mengirimnya nanti. Email akan tersimpan di folder Daftar Tunggu dan klik dua kali untuk melajutkan menulis. Catatan: Ketika menulis surat, salinan secara berkala disimpan di dalam folder daftar tunggu untuk menghindari kehilangan yang tidak disengaja. Untuk berjaga-jaga jika sesi berhenti secara tiba-tiba atau komputer atau penjelajah web Anda macet (crash). Anda akan menemukan salinan surat di folder Daftar Tunggu. Anda dapat mengatur interval penyimpanan otomatis di Preferensi Pengguna. Membalas Surat Jika Anda ingin menanggapi surat yang diterima, klik tombol Balas atau Balas Semua pada toolbar atau tombol yang memiliki fungsi sama pada Unjuk Pratinjau. Tombol ini juga akan membuka halaman penulisan namun dengan kutipan surat berupa Anda sedang membalas ke dan dengan penerima yang belum diisi. Saat Membalas akan menyalin alamat pengirim pada kolom Ke (To), Balas semua (Replay all) akan menambahkan semua penerima dari pesan asli pada kolom Ke dan Cc. Meneruskan Surat Surat dapat diteruskan kepada seseorang dengan meng-klik tombol Teruskan pada toolbar. Halaman penulisan akan memuat teks surat dan semua lampiran yang telah ditambahkan. Anda tetap dapat menambahkan lebih banyak lampiran atau menghapus beberapa yang tidak ingin Anda teruskan. Tombol toolbar Teruskan menawarkan pilihan berikut: Penerusan Sejalan (Inline) 9
Pada mode (default) ini, isi surat asli disalin ke teks editor surat dan dapat diubah atau dihapus. Juga lampiran pesan asli disalin ke pesan baru dan dapat dihapus sendiri. Perhatian: mode ini dapat memotong atau memformat ulang surat dengan HTML terformat.
Teruskan sebagai lampiran Dengan pilihan ini, surat asli disalin sebagai lampiran pada surat yang diteruskan. Hal ini akan melindungi surat dengan semua format dan lampirannya dan tidak membolehkan Anda mengubah apapun. Memilih Penerima dari Buku Alamat Penerima surat dapat dengan bebas dimasukkan secara langsung ke kolom Ke atau Cc pada bagian header pada halaman penulisan surat. Pisahkan banyak alamat dengan koma (,). Pastikan Anda memasukkan alamat email dengan lengkap dan benar. Pelengkapan Otomatis (Autocompletion) Buku Alamat Saat mengetik alamat penerima, aplikasi secara terus menerus mencari pada buku alamat Anda dan menyarankan kecocokan entri tepat di bawah kolom masukkan. Gunakanlah tombol kursor (atas/bawah) pada keyboard untuk memilih satu dan tekan <Enter> atau
untuk menyalin alamat yang tersorot ke dalam kolom penerima. Menggunakan Widget Buku Alamat Jika Anda lebih suka memilih penerima dari daftar kontak, gunakan widget buku alamat pada sisi kiri untuk mencarinya. Pertama, pilih buku alamat untuk mencari di bagian teratas widget dan lihat kontak yang terdaftar di bawah. Hanya jumlah kontak yang terbatas yang tampil jadi gunakan tombol panah pada header widget untuk melanjutkan ke halaman kontak selanjutnya. Pilih satu atau lebih kontak pada daftar dan kemudian klik satu kali pada tombol bawah (Ke+,Cc+,Bcc+) supaya menyalin kontak yang terpilih menurut kolom penerima dengan segera. Klik dua kali sebuah kontak pada daftar untuk menambahkannya ke kolom Ke. Menambahkan Lampiran Untuk melampirkan file pada surat, klik tombol Lampirkan pada toolbar dan kemudian pilih file pada computer Anda menggunakan dialog pemilihan file yang terbuka. Lampiran yang dikirim bersama surat terdaftar pada sisi kanan dan dapat dihapus lagi dengan meng-klik simbol Hapus pada file.
10
Jika penjelajah web (browser) Anda mendukung HTML 5, Anda akan melihat ikon file-drop di bawah daftar lampiran. Ini maksudnya Anda dapat menyeret file dari file explorer di komputer Anda dengan mouse pada ikon tersebut untuk melampirkannya pada surat.
Menulis Surat Dengan Format HTML Tergantung pada pengaturan Anda, halaman penulisan menampilkan kolom teks sederhana untuk memasukkan surat atau rich text editor dengan toolbar yang mengaktifkan pemformatan teks, daftar bullet, penempelan gambar dan banyak lagi. Anda dapat beralih pada mode komposisi antara teks biasa dan naskah penuh (HTML) dengan pemilih Pengedit Ketikan yang tersembunyi pada pilihan pengiriman. Memperluas Pilihan Pengiriman dengan meng-klik panah bawah pada border kiri dari header block pesan. Menempelkan Gambar Pada mode HTML editor, Anda dapat meletakkan gambar tepat di naskah surat. Dan berikut caranya: 1. 2. 3. 4. 5.
Tambahkan gambar sebagai lampiran pada surat. Klik ikon Sisipkan/Edit gambar pada editor toolbar. Pilih gambar dari daftar gambar seret ke bawah menu pada dialog Tekan tombol sisipkan Ubah ukuran gambar pada area naskah jika diperlukan
Menggunakan Respon Yang Disiapkan Respon yang tersimpan bisa lebih mudah ketika menulis email secara berulang dengan teks yang sama, misalnya saat menjawab permintaan pendukung atau mengirim undangan dengan pendahuluan yang sama. Tombol Respon pada halaman toolbar penulisan memegang kumpulan “rekaman respon” pribadi Anda yang bisa disisipkan ke dalam badan surat dengan satu kali klik. Catatan: ini hanya potongan naskah yang bisa disisipkan dimana saja and bukan template surat dengan judul (subjek), teks atau lampiran. Menyisipkan Respon Klik tombol Respon untuk membuka menu yang mendaftar semua teks boilerplate yang tersimpan dengan nama. Cukup klik satu kali dan teks yang tersimpan akan disisipkan ke dalam surat pada posisi kursor, tepatnya dimana Anda berhenti mengetik. Jika Anda memilih beberapa bagian teks pesan dengan mouse sebelumnya, teks respon yang tersimpan akan menggantikan pemilihan. Menyimpan Respon Baru 11
Saat menulis teks yang sama untuk kedua kalinya, Anda mungkin ingin menyimpannya untuk penulisan email ke depannya. Untuk menyimpan respon baru, pertama pilih bagian teks surat yang harus disimpan dengan mouse dan klik Buat Respon Baru dari menu di belakang tombol Respon. Ini akan membuka dialog di mana Anda dapat meninjau naskah sebelum disimpan. Beri nama respon baru tersebut dan klik Simpan. Sekarang respon baru sudah ditambahkan ke daftar potongan untuk disisipkan. Mengedit Respon Beralih ke bagian Pengaturan dimana Anda dapat mengatur semua respon yang telah disimpan. Pilihan pengiriman Surat Yang Lain
Opsi pengiriman surat tersembunyi secara awal (default) dan hal pertama yang diperlukan untuk menampilkan opsi tersebut adalah dengan mengklik panah-bawah di pojok kiri header pesan. Dengan demikian Anda dapat mengganti tipe penyunting untuk menulis surat html dan menyesuaikan pengaturan lainnya mengenai pengiriman surat. Prioritas Prioritas menandai surat yang dikirim dan akan ditampilkan pada kotak surat penerima. Tanda Terima Kembali Meminta penerima untuk mengembalikan konfirmasi tanda terima ketika membuka surat. Tanda terima ini akan dikirim oleh program email penerima jika dia menyetujuinya. Pemberitahuan Status Terkirim Permintaan surat pemberitahuan saat surat terkirim akan dikirim oleh server email ketika surat terkirim. Perlu dicatat bahwa hal ini tidak mengkonfirmasi jika penerima yang sebenarnya telah menerima surat. Simpan Pesan Terkirim Di Pilih folder di mana Anda akan menyimpan salinan pesan setelah dikirim. Secara default akan tersimpan pada folder Terkirim dan dapat diubah di sini. Pilih “jangan disimpan” akan mengirim pesan tanpa menyimpan salinannya. 3.6 Pencarian Email Untuk mencari email, pertama pilih folder yang ingin Anda cari pada “Folder kotak surat” di sebelah kiri. Kemudian masukkan istilah pencarian ke dalam kolom 12
pencarian yang berada di atas daftar pesan dan klik <Enter> pada keyboard untuk memulai pencarian. Hasil pencarian akan ditampilkan pada daftar pesan. Untuk mereset pencarian bisa dengan mengklik ikon Reset Pencarian pada border kanan kolom pencarian. Berpindah ke folder lain juga akan mereset pencarian dan menghapus kotak pencarian. Pilih bagian yang akan dicari
Buka opsi pencarian dengan mengklik ikon pencarian di kiri kolom pencarian. Anda dapat memilih bagian pesan yang dicari dengan memasukkan kata yang ingin dicari. Cek Seluruh pesan untuk mencari semua pesan. Anda juga dapat mengetik kriteria pencarian tertentu secara langsung ke dalam kotak, seperti "pengirim:Scott" atau "judul: Konferensi." Kata kunci yang didukung adalah: • pengirim: • penerima: • cc: • bcc: • judul: • isi: Memilih Tempat untuk Mencari Di menu opsi pencarian juga, pilihan "Lingkup" mengatur apakah pesan yang dicari dalam folder yang dipilih, termasuk subfolder atau semua folder. Jika permintaan pencarian sudah aktif, mengubah ruang lingkup dalam menu ini akan melakukan pencarian lagi dan memperbarui hasil dalam daftar pesan. Daftar Penyaringan Surat Menu drop-down di sebelah kolom pencarian menyediakan beberapa penyaringan agar dengan cepat memperkecil daftar surat pada status atau prioritas. Aturan penyaringan di sini diaplikasikan untuk mencari istilah pencarian yang dimasukkan dalam kolom pencarian. Sebagai contoh Anda dapat memilih pesan yang tidak dibalas dari Paul dengan memilih penyaringan pesan yang Tidak dibaca dan masukkan “pengirim:Paul” pada kolom pencarian. Penyaringan pesan juga tergantung pada “Lingkup” yang dipilih pada menu opsi pencarian. Ganti lingkup yang Anda inginkan untuk memperluas penyaringan aktif ke daftar surat dari semua folder. 3.7 Mengorganisir Email Anda
13
Daftar folder pada tampilan email menunjukkan semua folder yang dapat digunakan untuk menyortir email untuk penyimpanan sementara atau akhir. Anda dapat mengatur folder pada bagian pengaturan dan bebas memilih susunan folder.
Sistem Khusus Folder Bebrapa folder memiliki kegunaan khusus dan digunakan oleh sistem untuk menempatkan pesan. Beberapa folder khusus ini ditunjukkan dengan ikon individual dalam daftar dan biasanya tidak dapat dihapus atau diubah namanya. Kontak Masuk Tempat di mana pesan baru tiba. Daftar Tunggu (Konsep) Ketika Anda menulis pesan, Anda dapat menyimpannya sementara sebagai konsep. Pesan tersebut disimpan dalam folder ini dan dapat diambil untuk mengedit kembali. Terkirim Kecuali jika telah dikonfigurasi, salinan setiap pesan yang Anda tulis dan kirim kepada orang lain akan disimpan di folder ini. Sampah Ketika Anda menghapus pesan, pesan itu akan dipindahkan ke folder ini dan tidak dihapus segera. Tergantung pada pengaturan email server, menghapus pesan secara otomatis akan dihapus dari folder ini setelah waktu tertentu. Anda juga dapat mengosongkan folder sampah secara manual dengan perintah Kosongkan dari Menu tindakan folder. Penugasan pada folder khusus dapat diubah dalam Pilihan > Folder Khusus.
Bagaimana Cara Memindah Surat ke Folder Menempatkan surat ke folder tertentu sangatlah mudah hanya dengan menyeret surat dari daftar dengan mouse, lalu meletakkan ke folder yang diinginkan. Hal ini juga dapat dilakukan pada beberapa surat yang telah dipilih. Jika folder yang dituju adalah sub-folder dan tidak terlihat, tahan mouse pada folder induk sambil menyeret dan folder tersebut akan membuka secara otomatis setelah dua detik. Pindahkan mouse (ketika menyeret) ke daftar footer folder untuk tetap berpindah sampai folder yang dituju terlihat. 14
Menyalin bukannya memindah Anda juga bisa menyalin surat ke folder lain selain memindahnya. Tekan tombol Shift pada keyboard saat menaruh satu atau beberapa surat pada folder tujuan sehingga akan membuka menu dimana Anda dapat memilih untuk Memindah atau Menyalin surat tersebut.
Memindah surat dari halaman tampilan surat Ketika membaca surat pada halaman penuh, Anda akan menemukan menu drop-down bertuliskan “Pindahkan ke...” pada toolbar bagian atas. Pilih folder dari menu dan surat akan dipindah ke folder tersebut. Menggunakan Plugin Arsip Jika sistem webmail Anda terinstal plugin arsip, tombol bertuliskan Arsip akan muncul pada tugas toolbar email. Tombol ini memindahkan surat yang dipilih ke folder arsip dengan sekali klik. Anda dapat mengatur bagaimana mengelompokkan folder arsip dan membaginya menjadi sub-folder, baik berdasarkan tanggal, pengirim atau folder asal. Catatan: Untuk mengaktifkan fungsi arsip, pertama Anda harus memilih sebuah folder sebagai arsip di pengaturan Pilihan > Folder Khusus. Menghapus Surat Surat yang dipilih dapat dihapus dari foldernya dengan mengklik ikon Hapus pada toolbar atau dengan menekan tombol (atau Backspace pada Mac) pada keyboard Anda. Ini akan memindahkan surat secara default ke folder sampah. Untuk segera menghapus pesan di tempat pertama, tahan tombol Shift pada keyboard saat klik tombol Hapus atau saat menekan tombol . Ada pilihan di Pengaturan > Pilihan > Pengaturan Server di mana pengaturan default dari penghapusan surat dapat diganti. 3.8 Impor/Ekspor Format pertukaran umum untuk email adalah MIME (.eml) dan Mbox (.mbox) yang keduanya didukung untuk impor.
15
Impor Email Sebuah atau beberapa surat baik dengan data MIME ataupun Mbox dapat diupload untuk menambah email ke folder yang terpilih: 1. Klik folder di mana surat yang diimpor akan ditambahkan. 2. Pilih Impor Surat dari menu Tindakan Folder dibelakang ikon gerigi di footer daftar folder. 3. Pilih file yang akan diimport dari komputer Anda. Anda dapat memilih beberapa file melalui dialog pengambilan file dengan menekan tombol Shift atau Ctrl ketika memilih file. 4. Tekan Upload untuk memulai proses import. Ekspor Email Surat dari kotak masuk atau folder lainnya dapat diunduh ke komputer Anda untuk disimpan atau backup. Ketika mengekspor, pesan akan disimpan sebagai file tunggal .eml. Unduh Email Tunggal Untuk mengunduh sebuah surat, pertama pilih surat pada Daftar Surat kemudian pilih Unduh (.eml) dari menu Tindakan Lain di toolbar. Pilih tempat di mana Anda akan menyimpat file .eml ketika diminta, jika tidak temukan file di folder "Unduhan" di komputer Anda. Unduh Banyak Email Beberapa surat akan disimpan dalam bentuk file Zip untuk diunduh. Pilih surat satu persatu pada daftar surat kemudian ikuti instruksi untuk mengunduh satu surat. Anda perlu membuka file .zip yang sudah diunduh untuk mengakses surat secara induvidu. Mengekspor Seluruh Folder Untuk tujuan pengarsipan semua surat dari sebuah folder dapat diunduh dalam arsip .zip tanpa terlebih dahulu memilih surat-surat tersebut dalam daftar.
Beralih ke folder yang ingin Anda ekspor kemudian pilih Unduh folder dari menu Tindakan Folder di belakang ikon gerigi di footer daftar folder.
4. Buku Alamat 4.1 Direktori dan Grup Panel paling kiri menampilkan direktori daftar alamat dan grup kontak dalam setiap direktori. Tergantung pada konfigurasi server Anda dan plugin yang terinstal, Anda akan melihat beberapa direktori namun setidaknya ada satu direktori yang berisi kontak pribadi Anda. Grup kontak mudah digunakan untuk mengatur kontak Anda. Grup kontak juga dapat dipilih saat menulis pesan dan akan memasukkan semua anggota sebagai penerima. Grup juga akan 16
muncul dalam daftar pelengkapan otomatis ketika Anda mulai mengetik di kolom penerima. Sebuah kontak dapat masukkan ke beberapa grup. Klik sebuah direktori atau grup dari daftar untuk melihat kontak di dalamnya di sebelah kanan. Direktori atau grup yang dipilih akan disorot dalam daftar. Membuat Grup Kontak Untuk membuat grup kontak baru, pertama pilih direktori yang Anda inginkan untuk dijadikan grup. Kemudian gunakan ikon + pada footer daftar grup untuk mengisi kolom nama grup. Masukkan nama grub baru dan tekan <Enter> untuk menyelesaikan. Tindakan pembuatan dapat dibatalkan dengan menekan tombol <Esc> ketika memasukkan nama grup. Memasukkan Kontak ke Grup Kontak dapat ditempatkan ke dalam grup dengan menyeret dan meletakkannya dengan mouse. Pilih satu atau beberapa kontak dalam daftar dan letakkan ke dalam grup yang diinginkan. Menghapus Kontak dari Grup Mode Daftar 1. Pilih grup pada daftar di sebeah kiri 2. Pilih satu atau beberapa kontak yang ingin Anda hapus dari grup 3. Klik tombol Hapus Kontak Terpilih dari Grup pada footer daftar kontak Mode Tunggal: 1. Pilih kontak pada daftar kontak 2. Beralih ke tab Grup pada Detail Kontak di sebelah kanan 3. Hilangkan tanda centang Goup untuk kontak yang Anda inginkan Tindakan Lainnya Pada footer daftar grup juga, ikon gerigi menunjukkan sebuah menu dengan tindakantindakan yang berhubungan dengan direktori atau grup yang dipilih. Mengubah Nama Grup Hanya aktif jika sebuah grup kontak dipilih pada daftar di atas, di sini Anda bisa memasukkan nama baru untuk grup tersebut. Menghapus Grup Menghapus grup yang dipilih pada daftar di atas. Perlu diingat bahwa kontak yang ada di dalam grup tersebut tidak akan terhapus. 17
Pencarian Tersimpan Jika sebelumnya Anda menjalankan pencarian buku alamat, opsi ini akan membantu Anda untuk menyimpannya sebagai filter untuk keperluan nanti. Menghapus Pencarian Hanya aktif jika pencarian tersimpan dipilih pada daftar di atas, ini akan menghapus filter pencarian.
4.2 Daftar Kontak Kontak pada direktori atau grup alamat yang dipilih disajikan dalam daftar ini dengan nama mereka. Jumlah seluruh kontak pada direktori atau grup tertentu berada di bawah daftar serta kumpulan yang saat ini ditampilkan. Gunakan tombol panah pada header daftar untuk mengendalikannya dari halaman. Catatan: Anda dapat mengubah cara dan urutan kontak yang terdaftar di bagian Buku Alamat di pilihan pengguna. Tindakan Daftar Kontak Footer daftar kontak menyediakan tombol yang beroperasi pada daftar atau pilihan kontak secara menyeluruh. Membuat kontak baru (+) Buka form untuk menambahkan kontak baru pada direktori yang terpilih. Hapus Kontak Terpilih Menghapus kontak yang terpilih pada daftar di atas secara permanen. Hapus Kontak Terpilih dari Kelompok Menghapus kontak yang terpilih dari grup yang sedang dibuka. Mengirim Email ke Kontak Terpilih Buku alamat tidak hanya untuk mengelola kontak Anda tetapi Anda juga dapat mencari dan memilih kontak yang Anda inginkan untuk menulis email baru. Ikon Buat Pesan Baru pada toolbar di bagian atas akan segera aktif setelah Anda memilih minimal satu kontak atau kelompok kontak. Klik untuk ikon tersebut membuka layar penulisan surat dengan kontak yang terpilih masuk sebagai penerima. Untuk memulai menulis sebuah surat pada sebuah kontak, Anda juga bisa meng-klik alamat email pada Detail Kontak di sisi kanan. 18
Menyalin Kontak Kontak dapat disalin dari satu petunjuk ke petunjuk lain dengan cara yang sama yang menugaskan mereka untuk berkelompok. Sederhananya seret satu atau beberapa kontak yang terpilih dengan mouse dan lepaskan target petunjuk. Harap dicatat bahwa pilihan mungkin disimpan di kolom lain atau tidak disalin sama sekali jika direktori alamat mempunyai bagan yang berbeda. 4.3 Detail Kontak Detail kontak ditampilkan dalam di kotak paling kanan pada layar buku alamat. Pilih satu kontak pada daftar untuk melihat rinciannya. Properti kontak tersusun dengan tab dan kotak yang dikelompokkan dalam properti yang sama seperti nomor telepon, kartu pos atau alamat email. Grup tab memungkinkan tugas atau penghapusan langsung untuk kontak penerima/pengirim dari grup kontak. 4.4 Membuat dan Ubah Kontak Pilih sebuah kontak dari daftar lalu tekan tombol Ubah Kontak pada properti kontak di sisi kanan untuk mulai mengubah kontak tersebut. Pada bagian paling atas dari ubah kontak adalah kolom nama dan organisasi serta foto kontak yang diunggah. Bagian paling bawah menampilkan grup yang sama dari properti kontak sebagai Detail Kontak yang tersusun dengan tab dan kotak. Beberapa properti mempunyai tipe selektor drop-down di mana Anda dapat memilih jenis alamat email (seperti rumah atau kantor). Hapus properti kontak baik dengan mengosongkan kolom input atau meng-klik ikon Hapus tepat disebelahnya. Ketika melakukan perubahan, simpan perubahan Anda dengan meng-klik tombol Simpan di bagian bawah. Batalkan perbaikan dan buang perubahan Anda dengan tombol Batal. Tambahkan Lebih Banyak Properti Kontak Untuk menambahkan kolom properti lainnya, pilih satu dari Tambah kolom isian…. menu drop down yang berada di bawah form. Drop-down yang sama di bawah kolom nama pada header membantu Anda menambahkan lebih banyak kolom yang berhubungan. Catatan: Tergantung pada lokasi kontak pada direktori, daftar properti yang dapat Anda tambahkan ke kontak bisa jadi berbeda. Unggah Foto Kontak
19
Kontak memiliki foto yang ditampil pada aplikasi email jika pengirim surat disimpan dengan gambar pada buku alamat Anda. Untuk menambahkan atau mengganti foto kontak, klik tombol Tambah (atau Ganti jika kontak sudah punya foto) tepat di bawah foto pada form ubah kontak. Kemudian pilih foto dari komputer Anda menggunakan dialog pemilihan file yang muncul. Setelah dipilih, foto akan di unggah dan langsung tampil. Perlu diingat bahwa foto yang baru akan tersimpan dengan kontak jika Anda sudah menyimpan kontaknya. Untuk menghilangkan foto dari kontak, gunakan tombol Hapus tepat di bawah foto dan simpan kontak untuk melihat perubahannya.
Buat Kontak Baru Kontak baru bisa ditambahkan pada alamat yang dipilih secara langsung dengan meng-klik tombol Buat Kontak Baru pada footer Daftar Kontak. Form untuk menambahkan nama dan properti sama seperti saat mengubah kontak. Akhirnya buat kontak dengan meng-klik tombol Simpan di bawah form. 4.5 Mencari Kontak Untuk mencari kontak masukkan nama atau alamat email ke dalam kotak pencarian di atas area toolbar dan tekan <Masukkan> pada keyboard untuk mulai mencari. Hasil pencarian akan ditampilkan di daftar kontak di bagian tengah. Jumlah kontak yang cocok dengan permintaan Anda akan tampil di daerah footer daftar kontak dan jika hasilnya beberapa halaman, gunakan tombol panah pada daftar header untuk mencari. Ulangi pencarian dengan meng-klik ikon Atur Ulangi Pencarian pada border kanan kotak pencarian. Pencarian meliputi semua direktori dan hasilnya dicampur dari semua sumber. Direktori dari kontak tertentu ditampilkan di kotak pilihan kontak paling atas, tepat di atas foto kontak dan nama. Memilih Properti yang Dicari
Buka menu opsi pencarian dengan meng-klik ikon cari pada sisi kiri kotak pencarian. Anda dapat memilih properti mana dari kontak yang harus dicari untuk kata yang dimaksukkan. Periksa Semua Kolom untuk mencarinya. Bentuk Pencarian Lanjut Sementara kotak pencarian sederhana pada toolbar hanya mencari kata yang dimasukkan pada semua properti kontak, pencarian lanjut berfungsi untuk menambahkan permintaan yang lebih spesifik pada buku alamat. 20
Klik tombol toolbar Lanjutan dan form pencarian terlihat di daerah kontak di sisi kanan. Di sini Anda dapat memasukkan parameter pencarian untuk kolom kontak individual. Misalnya, Anda dapat mencari semua kontak dengan nama “Paul” (Nama Depan) yang tinggal di “New York” (Alamat). Mulai pencarian dengan tekan tombol Cari di bawah form. Daftar kontak di bagian tengah akan menampilkan semu kontak yang sesuai dengan kriteria yang dimasukkan. Jika tidak ada yang ditampilkan, Tampilan Status akan menampilkan pesan.
Pencarian Tersimpan Ketika memiliki akses pada direktori alamat yang besar, pencarian adalah cara yang paling dipilih untuk mengaksesnya. Selain mengatur kontak dalam grup, Anda juga dapat membuat filter atau “pencarian tersimpan”. Filter ini mengingat penggunaan parameter saat mencari kontak dan menjalankan kembali pencarian tersebut. Membuat Pencarian Tersimpan 1. Carilah buku alamat baik menggunakan kotak pencarian sederhana atau fungsi pencarian lanjutan 2. Pilih Pencarian tersimpan dari opsi menu ke daftar Grup di sisi kiri 3. Beri nama pencarian yang disimpan dan tekan <Enter> pada keyboard untuk menyimpan. Tindakan ini akan menambahkan sebuah item ke daftar Grup di kiri 4. Klik untuk menjalankan pencarian lagi dan untuk melihat hasil pada daftar kontak Menghapus Pencarian Tersimpan 1. Pilih permintaan pencarian yang disimpan di panel paling kiri 2. Buka opsi menu di daftar footer dan klik Hapus Pencarian untuk menghapus. Ini tidak akan menghapus kontak namun hanya filter yang tersimpan 4.6 Impor/Ekspor Impor Kontak Kontak dapat diimpor ke buku alamat Roundcube dari file vCard dan CSV. 1. Klik tombol Impor dari toolbar atas pada tampilan buku alamat untuk membuka proses impor. 2. Lalu pilih file yang diimpor dari komputer Anda. Pastikan filenya .vcf atau .csv 3. Pilih buku alamat kontak mana yang akan diimpor. Tanda centang memungkinkan Anda untuk menghapus semua kontak dari buku alamat yang terpilih sebelum mengimpor. Harap hati-hati, penghapusan tidak dapat dibatalkan! 4. Klik tombol Impor untuk memulai proses impor.
21
Layar selanjutnya akan menampilkan hasil proses impor. Klik Selesai untuk kembali ke tampilan buku alamat dan melihat kontak yang diimpor. Ekspor Kontak Kontak dari buku alamat Roundcube terekspor hanya dalam format vCard. 1. Pilih buku alamat atau grup yang ingin Anda ekspor 2. Klik tombol Ekspor di toolbar atas 3. Pilih tempat untuk menyimpan file .vcf yang diekspor jika diminta, atau periksa folder “Unduh” pada komputer Anda untuk file bernama “rouncube_kontak.vcf”
Tombol toolbar Ekspor menawarkan dua pilihan berikut: Expor semua Tindakan default pada tombol dan akan mengumpulkan semua kontak yang terdaftar ke dalam file vcard. Expor yang dipilih Jika ada satu atau lebih kontak yang terpilih di daftar (lakukan ini dengan menekan tombol Shift atau Ctrl pada keyboard saat Anda mengklik kontak secara individu), pilihan ini akan menghasilkan file .vcf dengan kontak yang terpilih saja.
5. Pengaturan 5.1 Pilihan Pilihan pengguna memungkinkan Anda mengatur beberapa opsi dan pengaturan yang mengendalikan perlakuan dan antar muka pengguna aplikasi webmail. Banyak pengaturan yang di kelompokkan berdasarkan bagian berikut: Catatan: Setelah mengubah pilihan (preferensi), jangan lupa untuk menyimpannya dengan mengklik tombol Simpan di bawah form pengaturan. Antar Muka Pengguna Bahasa Webmail tersedia dalam berbagai bahasa. Pilih bahasa di sini sesuai keinginan Anda. Saat mengakses aplikasi, bahasa akan otomatis dipilih dari sistem operasi komputer Anda. Daerah Waktu 22
Tanggal akan ditampilkan di mana saja (misal saat surat terkirim) dan diterjemahkan ke daerah waktu lokal Anda secara otomatis. Atur ke Otomatis untuk membiarkan sistem menggunan pengaturan daerah waktu komputer Anda atau pilih daerah waktu tertentu dari daftar. Format Waktu Pilih bagaimana waktu (jam, menit) ditampilkan. Format Tanggal Pilih format bagaimana tanggal ditampilkan. Tanggal Cantik Jika pilihan ini aktif, tanggal yang dekat dengan hari ini akan diterjemahkan ke dalam istilah seperti “hari ini”, “kemarin”, dan sebagainya.
Refresh Atur interval yang Anda inginkan bagi sistem untuk memeriksa pembaharuan (misal untuk surat yang baru datang) Tampilan Antarmuka Pilih tampilan visual dari antarmuka pengguna dari pilihan tema. Menangani popup sebagai jendela standar Saat Roundcube membuka surat atau form tulis surat pada jendela baru, muncul jendela dalam ukuran lebih kecil dan tanpa tombol toolbar atau dengan pengaktifan pilihan. Menjadi jendela penjelajahan web biasa atau tab pada jendela yang sedang terbuka. Jika memungkinkan, semua jendela yang dibuka oleh aplikasi webmail mengikuti pengaturan penjelajahan web Anda.
Mendaftarkan handler protokol Anda dapat mendaftarkan aplikasi webmail ini untuk terbuka kapanpun Anda mengklik sebuah link email pada web.
Tampilan Kotak Surat Tampilkan unjuk pratinjau (preview pane) Tindakan ini menampilkan atau menyembunyikan Unjuk Pratinjau pada tampilan surat. Tandai pesan yang sudah dilihat Pilih batas waktu penundaan untuk menandai pesan baru sudah “terbaca” saat membukanya pada unjuk pratinjau. 23
Sedang dimintakan tanda terima kembali Opsi ini mengatur perlakuan saat Anda membuka pesan yangmana pengirim minta tanda terima baca.
Bentangkan pesan teruntai Saat mendaftar pesan pada untai (thread), opsi ini mengatur bagaimana percakapan grup diperluas di daftar. Baris per halaman Daftar pesan menampilkan jumlah pesan saat tertentu (atau “halaman”). Meningkatan jumlah ini dapat mengakibatkan waktu proses lebih lama saat membuka folder kotak surat. Periksa semua folder untuk pesan baru Secara standar (default), hanya kotak masuk yang diperiksa untuk surat baru secara berkala. Jika Anda memiliki filter server-side yang terinstal yang akan memindah surat yang masuk ke folder lain, Anda harus memeriksa opsi ini.
Menampilkan Pesan Buka pesan di jendela baru Dengan opsi ini tercentang, klik dua kali sebuah pesan pada tampilan email akan membukanya di jendela baru bukan pada jendela browser saat ini/tab.
Tampilan HTML Periksa opsi ini untuk menampilkan surat yang terformat seperti keinginan pengirim. Ketika dinonaktifkan, surat yang terformat akan dikonversi ke teks biasa. Menampilkan gambar remote inline Surat yang terformat (HTML) bisa berisi referensi ke gambar yang membutuhkan waktu tunggu dari remote server. Hal ini dapat merugikan privasi Anda dan menampilkan kepada pengirim bahwa Anda telah membuka pesan. Teknik ini sering digunakan oleh spammer untuk memeriksa apakah alamat email Anda bekerja dan Anda mungkin akan mendapatkan lebih banyak spam. Tampilan gambar terlampir di bawah pesan Pilihan opsi ini jika Anda ingin menampilkan lampiran gambar di bawah pesan. Setelah menghapus/memindah, tampilan pesan berikutnya Atur apakah layar harus berpindah ke surat selanjutnya di daftar ketika membuka sebuah email (tidak pada unjuk pratinjau) dan selanjutnya dipindah atau dihapus. 24
Opsi Lanjutan Karakter default Beberapa sistem email tidak menetapkan kumpulan karakter ketika sedang mengirim pesan. Dalam kasus yang jarang seperti penerima (aplikasi webmail Anda) menampilkan karakter khusus (misalnya éäç), untuk itu gunakan pengaturan ini. Pilih set karakter/bahasa yang banyak digunakan pada koresponden email Anda. Pengaturan Pesan Buat pesan di jendela baru Dengan opsi ini penulisan pesan akan dibuka pada jendela baru bukan pada jendela/tab penjelajah web.
Tulis pesan HTML Tandai pilihan ini untuk mengaktifkan editor rich text (HTML) saat menulis pesan baru. Ini hanya pengaturan default untuk menulis pesan HTML. Opsi ini muncul saat menulis pesan. Otomatis menyimpan pesan konsep Sementara Anda menulis pesan baru, salinan akan tersimpan di folder daftar tunggu (konsep) setiap beberapa menit. Pilih interfal atau nonaktifkan penyimpan otomatis disini. Selalu meminta tanda terima kembali Aktifkan “Tanda terima” pada pilihan pengiriman secara default untuk pesan baru. Selalu meminta pemberitahuan status terkirim Aktifkan “Pemberitahuan status terkirim” pada pilihan pengiriman secara default untuk pesan baru. Taruh balasan di folder yang sama dengan pesan yang dibalas Pilih folder untuk menyimpan pesan balasan selain menyimpannya pada folder “Terkirim”. Ketika membalas Opsi ini mengatur di mana menempatkan teks asli ketika membalas surat. Meneruskan pesan Atur mode bagaimana pesan diteruskan secara default ketika mengklik tombol Teruskan tanpa memilih mode penerusan. Huruf standar untuk pesan HTML
25
Ketik menulis surat dengan format HTML, tampilan dan ukuran huruf ini digunakan untuk format teks standar. Tindakan standar untuk tombol “Balas ke semua” Ketika membalas surat dari daftar email, pengaturan ini mengontrol bagaimana membalasnya. Otomatis menambahkan tanda tangan Pilih jika ingin tanda tangan dari indentitas pengirim akan ditambahkan pada surat baru. Ketika membalas surat hapus tanda tangan dari pesan Seperti namanya, pengaturan ini menghilangkan tanda tangan terdeteksi dari pesan asli ketika mengutipnya dalam balasan.
Pilihan ejaan Kotak pengecekan ini mengatur tindakan untuk fungsi pengecekan ejaan. Opsi lanjutan Nama lampiran Terkadang penerima email Anda mengalami kesulitan untuk melihat dengan benar nama-nama file lampiran. Sesuaikan pengaturan ini jika Anda mendapatkan keluhan tentang nama lampiran yang kacau. Gunakan MIME encoding untuk karakter 8-bit Pengaturan ini memungkinkan pengiriman pesan yang "aman" tapi sedikit meningkatkan jumlah data yang dikirim. Aktifkan pilihan ini jika penerima tidak dapat membaca pesan yang Anda kirim dengan benar. Buku Alamat Buku alamat utama Pilih buku alamat utama dimana kontak baru akan disimpan ketika menambahkannya dari tampilan email. Daftar kontak sebagai Pilih bagaimana nama ditampilkan pada daftar kontak. Mengurutkan kolom Pilih atribut kontak yang digunakan untuk menyortir kontak pada daftar. Baris per halaman Jumlah kontak yang ditampilkan pada waktu (atau "halaman") dalam daftar kontak. Lewatkan alamat email alternatif pada pelengkapan otomatis 26
Dengan opsi ini, setiap kontak hanya akan muncul sekali dalam daftar pelengkapan otomatis yang akan muncul ketika Anda memulai menulis pada halaman penerima. Alamat email pertama dari kontak yang dipilih akan ditambahkan. Jika tidak bisa, semua alamat email dari kontak yang sama akan ditampilkan.
Folder Khusus Beberapa folder memiliki tujuan khusus dan digunakan oleh sistem untuk memproses menyimpan pesan. Hal ini memungkinkan Anda untuk memilih folder mana yang digunakan untuk menyimpan Konsep (Daftar Tunggu), Terkirim atau surat yang dihapus (Sampah). Menampilkan nama asli untuk folder khusus Dengan mengaktifkan pengaturan ini, nama-nama asli dari folder khusus akan ditampilkan dalam daftar folder bukan nama lokal. Ketika tombol arsip ditekan pada tampilan surat, surat yang dipilih akan dipindah ke folder ini. Membagi arsip dengan Pilihan ini mengizinkan Anda untuk mengatur folder arsip Anda dalam berbagai macam cara. Pesan-pesan yang dipilih dapat dimasukkan ke dalam subfolder arsip berdasarkan tanggal kirim, alamat pengirim email atau folder dimana surat dipindahkan. Jika diatur ke Tidak ada, semua pesan akan disimpan dalam folder Arsip tanpa membuat sub-folder. Pengaturan server Bagian ini menyediakan pengaturan lebih lanjut bagaimana surat diperlakukan oleh server email. Tandai pesan sebagai terbaca atau dihapus Dengan mengaktifkan pilihan ini, surat yang tidak dibaca juga akan ditandai telah dibaca ketika menghapus surat dengan segera. Tandai pesan untuk penghapusan daripada dihapus Email dapat ditandai sebagai terhapus dahulu sebelum akhirnya surat-surat tersebut dipindahkan dari folder. Hal itu juga memungkinkan untuk kemudian “tidak menghapus” surat terserbut. Untuk dapat menghapus surat, gunakan perintah ringkas pada menu operasi Folder kotak surat. Jangan tampilkan pesan terhapus Pilihan ini menyembunyikan pesan yang terhapus dari daftar. 27
Jika gagal memindahkan ke tempat sampah, langsung hapus Anda bisa saja gagal saat memindah surat ke folder Sampah, jika folder sampah tidak dipilih atau melebihi kuota. Dengan mengaktifkan pilihan ini, pesan akan dihapus dari folder ketika Anda mencoba memindah surat tersebut ke dalam folder Sampah. Langsung hapus pesan di kotak sampah Surat dalam folder Sampah juga dipindah ke folder Surat terhapus ketika menghapusnya. Lewati langkan tersebut dengan mengaktifkan pilihan ini. Bersihkan Surat Terhapus saat keluar Seperti namanya, akan mengosongkan folder Surat Terhapus (Trash) ketika Anda mengakhiri sesi. Susun kontak masuk pada saat keluar Hal ini akan menghapus semua pesan yang ditandai untuk dihapus dari kontak masuk saat Anda keluar. 5.2 Pengaturan Folder Pengaturan ini memungkinkan Anda untuk mengatur inti pohon folder kotak surat. Hirarkis pohon folder ditampilkan di daftar widget tengah dimana Anda dapat memilih satu folder dengan mengkliknya. Informasi folder dan beberapa pengaturan muncul di panel bagian kanan. Ada folder yang berwarna abu-abu yang tidak dapat di-edit, dihapus atau diubah namanya. Seperti folder "virtual" untuk penataan tetapi yang tidak dapat berisi pesan. Beberapa Folder Khusus Sistem tidak dapat diganti namanya atau berhenti berlangganan karena memiliki tujuan khusus dan digunakan oleh proses sistem. Berlangganan Folder (Subscribe) Dalam daftar folder, kolom kanan menunjukkan apakah folder berlangganan dan dengan klik kotak centang, berlangganan untuk folder tersebut dapat diubah. Folder berlangganan muncul dalam tampilan email sedangkan jika tidak berlangganan folder akan tersembunyi dan hanya dapat dilihat di sini. Membuat Folder Baru 1. 2. 3. 4.
Klik ikon Buat Folder Baru (+) pada footer daftar folder Masukkan nama folder baru pada atribut folder di sebelah kanan Pilih folder induk atau - untuk membuat folder di tingkat atas Klik tombol Simpan di bawah form untuk membuat folder
28
Catatan: Kolom folder induk telah dipilih dengan folder yang saat ini dipilih dalam daftar folder pada sisi kiri. Mengatur Hirarkis Folder Folder dapat diletakkan untuk membuat struktur hirarkis untuk menyimpan email Anda. Bahkan folder yang ada dapat dibuat subfolder dari folder lain atau dipindahkan ke level tertingi. Untuk memindah folder cukup sederhana, seret dan lepaskan dengan mouse dari daftar folder ke folder induk yang diinginkan. Cara lain adalah dengan memilih folder induk pada atribut folder di sisi kanan dan klik Simpan, folder yang telah dipilih akan berpindah ke folder induk baru. Menghapus Folder 1. Pilih folder dari daftar 2. Buka menu Tindakan Folder di daftar footer dan klik Hapus 3. Konfimasi penghapusan Berbagi Folder Folder pribadi dapat dibagi dengan pengguna server email lain baik hanya untuk membaca saja atau dengan izin resmi. Pilih folder pada daftar dan jika Anda diizinkan untuk mengatur folder ini, bagian bawah berbagi properti folder di sebelah kanan menunjukkan daftar pengguna folder tersebut sudah dibagi dengan hak akses masing-masing. Memberikan Hak Akses Baru 1. Klik tombol Tambah data (+) di footer daftar pembagian 2. Masukkan username atau pilih salah satu dari entri pelengkapan otomatis (autocomplete) yang diusulkan saat Anda mengetik. Selain pengguna tertentu, izin dapat diberikan untuk semua pengguna atau tamu. 3. Pilih hak akses yang ingin Anda berikan kepada pengguna 4. Klik Simpan untuk menambahkan izin
29
Mengedit Hak Akses 1. 2. 3. 4.
Pilih izin di daftar Klik Edit pada opsi hak akses pada footer daftar atau langsung klik dua kali pada garis Atur hak akses pada halaman dialog yang muncul Klik Simpan untuk menutup dialog
Menarik Kembali Hak Akses 1. Pilih izin di daftar 2. Klik Hapus pada opsi hak akses di footer daftar 3. Konfirmasikan penghapusan Pencarian Folder Jika isi daftar folder sangat panjang, kotak pencarian dapat ditampilkan dari ikon kaca pembesar pada header daftar folder. Pohon folder dikurangi untuk mencocokkan folder saat Anda mengetik di kotak pencarian. Tepat di atas kotak pencarian, menu drop-down membantu untuk mengurangi daftar folder untuk lingkup umum (misalnya “namespaces”) seperti “Personal”, “Berbagi” atau “Pengguna Lain”. Pemilihan bisa jadi berbeda dengan kemampuan server email Anda.
5.3 Identitas Pengirim Pengaturan ini mengontrol nama dan alamat email yang dinyatakan sebagai pengirim ketika Anda mengirim email. Tergantung konfigurasi server, Anda bisa menentukan banyak identitas pengirim atau hanya mengubah nama dan kontrol lainnnya.
Pengaturan Bagian ini berisi pengaturan standar untuk identitas pengirim yang terpilih: 30
Nama yang ditampilan Nama lengkap ditampilkan pada program email penerima pada penerimaan pesan Anda. Email Alamat email tercantum sebagai pengirim email yang Anda kirimi dengan identitas tersebut. Silahkan masukkan alamat email yang benar yang ditangani oleh akun email Roundcube Anda. Sebaliknya pengiriman pesan mungkin akan gagal karena alamat pengirim yang salah. Catatan: Kolom email bisa jadi tidak tampak atau tidak bisa di-edit. Ini bukannya ada kerusakan tapi ada pembatasan pengaturan oleh administrator server untuk mencegah pengguna dari pengiriman pesan dengan alamat pengirim yang palsu. Pengorganisasian Beberapa program email menampilkan kolom pengaturan saat menerima surat dengan isian ini. Balas Kepada Masukkan alamat email yang berbeda dari identitas alamat email di sini untuk memaksa penerima untuk mengirim jawaban ke alamat tersebut bukannya ke alamat email pengirim. Lampiran Tersembunyi (Bcc) Tentukan sebuah alamat email di sini yang akan menerima salinan pesan tersembunyi dari setiap pesan yang Anda kirim dengan identitas ini. Pengaturan Awal Periksa kotak ini untuk membuat identitas yang dipilih sebagai pilihan awal ketika menulis pesan baru. Anda tetap dapat memilih identitas pengirim lain saat menulis pesan. Tanda Tangan Setiap identitas pengirim bisa mempunyai teks tanda tangan sendiri yang akan ditambahkan ke teks pesan saat Anda mulai menulis email baru. Buka Pengaturan>Pilihan>Pengaturan Pesan untuk mengatur kapan dan bagaimana tanda tangan disisipkan.
Tanda tangan Masukkan teks tanda tangan di sini. Tanda tangan HTML
31
Periksa opsi ini terutama jika Anda mengirim pesan dengan format HTML dan mengaktifkan format tandatangan Anda. Kotak teks di atas akan menampilkan toolbar untuk mengatur pemformatan. Menambahkan Gambar ke Tanda Tangan Tanda tangan dengan format HTML juga bisa ditambahkan gambar pada pesan keluar. Untuk menambahkan sebuah gambar ke tanda tangan Anda, pertama periksa kotak Tanda tangan HTML. Lalu temukan sebuah file gambar pada komputer Anda dan seret dan jatuhkan ke kotak tanda tangan. Gambar dapat dipindahkan atau diubah ukurannya ke kotak editor menggunakan mouse. Catatan: Selain memasukkan file gambar ke dalam editor, Anda juga dapat menempelkan (paste) gambar dari clipboard Anda setelah menyalinnya dari aplikasi atau jendela penjelahan lain. Buka gambar di penampil gambar atau jendela penjelajah web, lalu tekan Ctrl + C untuk menyalin, klik ke dalam kotak teks tanda tangan pada posisi di mana Anda ingin gambar muncul dan tekan Ctrl + V untuk menyisipkan gambar tersebut dari clipboard. Mengatur Identitas Beberapa Pengirim Kecuali dibatasi oleh administrator server, daftar identitas memiliki tombol pengatur untuk menambahkan dan menghapus identitas pengirim. Jika ada, klik ikon + pada footer daftar identitas untuk membuat identitas baru. Isi form dan klik Simpan untuk membuat. Identitas baru sudah ditambahkan ke daftar dan dapat di-edit atau dihapus dari sini. Tombol Hapus juga ada di footer daftar identitas yang bisa menghapus identitas yang dipilih setelah menampilkan dialog konfirmasi. 5.4 Respon Terekan Pengaturan ini memungkinkan Anda mengatur boilerplate pribadi Anda (atau “rekaman respon“) yang mudah saat membalas pesan dengan respon terekam. Mengedit Respon Panel tengah menampilkan daftar respon tersimpan. Pilih salah satu untuk melihat nama dan teks tersebut dalam form di sebelah kanan. Anda dapat langsung mengedit keduanya dan menyimpan perubahannya dengan meng-klik tombol Simpan. Catatan: Jika kolom tidak dapat di-edit dan tidak ada tombol Simpan di bawah, ini adalah respon global yang ditetapkan oleh administrator sistem untuk tidak dapat di-edit. Membuat Respon Baru
32
Klik ikon + pada footer daftar respon untuk membuat respon baru. Beri nama, masukkan teks respon dan akhiri dengan klik tombol Simpan. Menghapus Respon Tombol Hapus juga berada di footer daftar respon yang akan menghapus item yang terpilih saat ini setelah menampilkan dialog konfirmasi. Tombol yang berwarna abu-abu untuk respon global yang dikelola oleh administrator sistem.
6. Pengaturan Filter Webmail menyediakan filtering email yang dapat disesuaikan. Dengan fitur ini Anda dapat mengaktifkan filtering untuk menyaring email-email spam berdasarkan pengirim, tujuan, subject, atau hal-hal lainnya. Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat filter di webmail.
Buka halaman login webmail (…). Masukkan nama pengguna dan password email Anda.
1. Email Anda kini ditampilkan. Pilih email yang akan Anda sesuaikan aturan filteringnya dan klik dua kali untuk menampilkan.
33
2. Pilih ikon gir (more action), kemudian pilih Create filter.
3. Untuk filter baru, Anda dapat memilih untuk memblokir Subject, From (dari), atau To (kepada). Anda dapat mengatur lagi pilihan ini nanti sesuai kebutuhan. Klik Next Step.
4. Beri judul filter Anda, kemudian pilih dimana message ini akan dipindahkan. Anda dapat mengatur filter pada jendela ini, atau mengatur lagi filter Anda nanti. Klik Save. (Catatan: Anda hanya akan melihat managesieve sebagai filter set. Ini adalah satusatunya pilihan)
5. Filter Anda kini tersimpan.
34
6. Untuk mengatur lagi filter Anda, klik Settings di kanan atas, kemudian tab Filters, seperti ditunjukkan di gambar. Sekarang Anda dapat menampilkan, mengatur kembali, atau menghapus filter yang sudah Anda buat.
35
