Panduan Praktis Proses Pendaftaran Anggota Dengan Program Aplikasi INLISLite versi 2.1.2 Oleh Aristianto Hakim, S.IPI
Pada program aplikasi INLISLite versi 2.1.2, pendaftaran atau registrasi anggota dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu melalui modul pendaftaran anggota mandiri atau melalui modul back office (dilakukan oleh petugas layanan keanggotaan). Untuk kemudahan kerja petugas layanan keanggotaan, kami menyarankan agar pihak perpustakaan memanfaatkan modul pendaftaran anggota mandiri ini dengan menyediakan setidaknya satu unit komputer sebagai sarana bagi calon pemustaka mendaftarkan keanggotaannya. Langkah-langkah proses pendaftaran anggota hingga pencetakan kartu anggota adalah sebagai berikut. A. PENDAFTARAN ANGGOTA 1. Jalankan modul program pendaftaran anggota mandiri dengan mengklik tautan “Pendaftaran Anggota” pada laman portal aplikasi INLISLite
Tautan modul pendaftaran anggota mandiri
Gambar 1. Tautan untuk membuka modul program pendaftaran anggota mandiri 2. Modul program pendaftaran anggota mandiri akan diawali dengan petunjuk pendaftaran anggota yang berisi persyaratan, tata tertib, hak dan kewajiban anggota, dan informasi lain yang dapat dikonfigurasi melalui setting peraturan keanggotaan. Tampilannya adalah seperti gambar berikut :
Tombol melanjutkan proses pendaftaran
Gambar 2. Petunjuk pendaftaran anggota mandiri 3. Klik tombol “Lanjutkan Pendaftaran” yang terdapat pada sudut kanan atas. Akan tersedia form pendaftaran anggota mandiri.
Gambar 3. Form pendaftaran / registrasi anggota mandiri 4. Tatacara pengisian form pendaftaran anggota mandiri adalah sebagai berikut: Ruas-ruas isian isian yang berada dalam area merah muda (diberi tanda bintang) adalah ruas yang harus diisi / tidak boleh dikosongkan. Khusus
untuk ruas nama ibu kandung, jika pihak pengelola perpustakaan tidak membutuhkan data ini, maka dapat diisi dengan tanda strip (-)
Untuk ruas tanggal lahir, harus mengikuti format yang benar yaitu YYYYMM-DD. YYYY berarti 4 digit angka tahun, MM berarti 2 digit angka bulan, dan DD berarti 2 digit angka tanggal. Sistem juga secara otomatis menyediakan fasilitas date picker untuk memilih tahun, bulan, dan tanggal lahir secara benar
Gambar 4. Fasilitas date picker untuk memilih tanggal lahir dengan benar
Untuk mengisi ruas kabupaten/kota dan propinsi pada isian alamat tinggal, sistem menyediakan fasilitas auto suggest nama kabuten/kota dan propinsi yang benar pada saat Anda mulai mengetikannya.
Gambar 5. Fasilitas auto suggest pada ruas pengisian kota/kabupaten dan propinsi tempat tinggal
Beberapa ruas penting yang harus diisi dengan benar adalah ruas jenis anggota, pendidikan terakhir, jenis kelamin, dan pekerjaan
Gambar 6. Ruas-ruas yang juga harus diisi dengan benar
Jika pengisian minimal telah dilakukan dengan benar, maka klik lah kotak contreng yang berada di bagian paling bawah form isian agar memunculkan tombol “Daftar” untuk menyimpan data yang telah diisikan.
Gambar 7. Tombol “Daftar” akan muncul jika kotak contreng di klik
Klik tombol Daftar tersebut, maka sistem akan menyimpan data keanggotaan dan menampilkan nomor anggota secara otomatis
Gambar 8. Contoh informasi keberhasilan pendaftaran anggota
Catatlah nomor anggota tersebut dan laporkan kepada petugas layanan keanggotaan untuk pemrosesan selanjutnya (memverifikasi data hingga mencetak kartu anggota)
B. PEMROSESAN DATA ANGGOTA Calon anggota yang telah berhasil mendaftarkan diri dan mendapatkan nomor anggota sebagaimana langkah-langkah pendaftaran anggota di atas, harus melapor kepada petugas layanan keanggotaan untuk dilakukan verifikasi data hingga pencetakan kartu anggota. Pemrosesan data anggota ini hanya boleh dilakukan oleh petugas melalui modul program Back Office Keanggotaan. Langkah-langkah pemrosesannya adalah sebagai berikut : 1. Masuk modul program Back Office INLISLite Untuk masuk ke modul ini, pastikan Anda telah memiliki akun telah diberi hak akses untuk bekerja pada modul Keanggotaan
Gambar 9. Tampilan halaman login back office INLISLite Cara login adalah sebagai berikut: Isikan username pada kotak isian sebelah kiri, dan password pada kotak isian sebelah kanan Klik tombol Sign In
2. Jika tidak terjadi kesalahan saat proses login, Anda akan dihantarkan kepada halaman beranda back office INLISLite seperti ini:
Menu Keanggotaan
Gambar 10. Beranda back office INLISLite 3. Untuk pemrosesan data anggota, gunakan menu Keanggotaan 4. Untuk melihat data-data anggota yang telah terdaftar, klik menu Daftar Anggota. Akan tampil daftar anggota seperti gambar berikut ini:
Gambar 11. Tampilan daftar anggota yang telah tersimpan 5. Untuk mencari data seorang anggota yang akan diproses, gunakan fasilitas penelusuran yang ada pada sisi kanan atas daftara anggota. Melalui fasilitas ini, petugas dapat mencari melalui nama, nomor anggota, atau nomor identitasnya. Petugas dapat pula mencari kumpulan data anggota berdasarkan tempat lahir, tanggal lahir, dan status aktivasi anggota.
Gambar 12. Pilihan ruas pencarian anggota
6. Untuk membuka data seorang anggota yang telah ditemukan, klik saja nama anggota tersebut. Laman akan berganti menjadi form edit anggota seperti gambar berikut:
Gambar 13. Form Edit / Detail Anggota
7. Cocokkanlah data profil anggota in dengan dokumen identitas yang bersangkutan. Lakukan perbaikan data jika diperlukan. Selain itu:
Lakukan aktivasi anggota dengan memilih pilihan ACTIVE pada ruas Status Anggota
Gambar 14. Ruas aktivasi anggota
Tentukan Lokasi Pinjam dengan cara mencontreng lokasi pinjam sesuai aturan keanggotaan yang berlaku
Gambar 15. Contoh pilihan lokasi pinjam
Tentukan Koleksi Yang Dapat Dipinjam dengan cara mencontreng pilihan yang tersedia, sesuai aturan keanggotaan yang berlaku
Gambar 16. Contoh pilihan kategori koleksi yang boleh dipinjam anggota 8. Jangan lupa menyimpan perubahan data yang telah dilakukan dengan mengklik tombol “Simpan” yang berada di atas form edit
Gambar 17. Tombol Simpan 9. Untuk menambahkan foto, dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu : Pemotretan secara langsung (live capture). Artinya penyertaan foto anggota dilakukan dengan cara pemotretan secara langsung dari modul keanggotaan menggunakan kamera web yang telah terpasang. Unggah (upload) file foto digital. Artinya penyertaan foto anggota dilakukan dengan cara mengunggah file foto digital yang telah disediakan sebelumnya oleh anggota. 10. Untuk pemotretan anggota secara langsung, langkahnya adalah sebagai berikut: Pastikan kamera web sudah terkoneksi dengan komputer yang akan digunakan untuk pemotretan dan dari sisi sistem operasi sudah berfungsi sebagaimana mestinya Pastikan juga browser yang digunakan telah terinstal pengaya (plug-in) flash player.
Klik tab Foto Anggota. Akan muncul tampilan seperti berikut ini:
Gambar 18. Kotak dialog konfirmasi pengizinan penggunaan kamera web
Klik tombol Allow untuk mengizinkan penggunaan kamera web. Jika tidak ada masalah dengan kamera dan instalasinya, maka akan terlihat pratinjau anggota yang akan difoto
Gambar 19. Pratinjau foto
Klik tombol “Ambil Foto”. Maka akan terlihat hasil pemotretannya, seperti gambar berikut ini:
Gambar 20. Hasil pemotretan
Foto hasil pemotretan harus disimpan dan jika perlu dipotong agar lebih simetris. Klik tombol “Lanjutkan Pemrosesan Foto”
Gambar 21. Hasil pemotretan telah tersimpan dan perlu dipotong
Klik tombol “Sesuaikan Ukuran Foto” untuk memotong (crop) gambar foto, sehingga tampil fitur cropping seperti di bawah ini:
Gambar 22. fitur cropping foto
Cara menggunakan fitur cropping adalah dengan menyeret (drag) kursor mouse sehingga area yang terang berubah-rubah hingga dianggap proporsional untuk dipotong.
Klik tombol “Crop Foto” untuk mengeksekusi. Hasilnya akan seperti ini:
Gambar 23. Hasil cropping foto 11. Untuk mengunggah (upload) file foto digital, langkahnya adalah sebagai berikut: Klik tab Foto Anggota. Akan muncul tampilan seperti pada gambar 18 di atas Gulung lagi layar browser Anda ke bawah, akan terlihat form Upload Foto
Gambar 24. Form Upload Foto
Klik tombol bergambar panah atas berwarna hijau. Akan terbuka jendela untuk memilih lokasi file foto tersebut berada
Gambar 25. Jendela pemilihan file foto Pilih file foto yang sesuai kemudian klik tombol Open atau tekan tombol enter pada keyboard. Nama file foto tersebut akan tertampil pada form Upload Foto tadi
Gambar 26. Nama file foto yang dipilih
Klik tombol Upload. Jika tidak terjadi kesalahan maka foto akan tertampil dalam form edit anggota
Gambar 27. Foto telah berhasil diunggah
Jika diperlukan pemotongan gambar (cropping), maka langkahlangkahnya sama dengan proses cropping pada langkah pemotretan anggota secara langsung di atas
12. Mencetak kartu anggota Jika telah dilakukan verifikasi serta penambahan foto, maka kartu anggota siap dicetak. Pencetakan kartu dalam aplikasi INLISLite berupa penciptaan dokumen PDF yang telah terbentuk sedemikian rupa sehingga siap cetak pada kartu ukuran kartu kredit. Cara mencetak kartu anggota adalah sebagai berikut:
Pastikan komputer Anda telah terinstal aplikasi pembaca dokumen PDF seperti Adobe Acrobat, Nitro, Foxit, dan sebagainya; Pastikan Anda telah membuka detail anggota yang akan dicetak kartunya; Pastikan data-data anggota telah benar dan keanggotaannya telah diaktifkan, serta dilengkapi dengan foto; Klik tombol “Kartu Anggota” yang berada di bagian atas detail data anggota;
Gambar 28. Tombol Kartu Anggota
Jika tombol Kartu Anggota diklik, maka akan tercipta dokumen PDF berbentuk kartu anggota untuk diunduh
Gambar 29. Kartu anggota format PDF siap diunduh
Bukalah dokumen PDF kartu anggota dengan aplikasi pembaca PDF yang telah terinstal, sehingga tampil seperti gambar berikut ini:
Gambar 30. Kartu anggota siap cetak dalam format PDF
Untuk mencetak ke printer, pilih menu File lalu Print. Pastikan Anda memilih printer dan ukuran kartu dengan benar
Pemrosesan data anggota telah selesai
