Panduan Praktis Pengatalogan Dengan Program Aplikasi INLISLite versi 2.1.2 Revisi Panduan : 24 Maret 2015
Oleh Aristianto Hakim, S.IPI 1. Persiapan Untuk dapat melakukan pemasukan data bibliografi dan menambahkan data koleksi (eksemplar), pastikan Anda telah memiliki akun user yang telah didaftarkan oleh seseorang yang berperan sebagai Administrator program aplikasi INLISLite. Dalam membuat deskripsi bibliografi atau biasa disebut mengkatalog, sebaiknya Anda telah memahami prinsip-prinsip dasar pengolahan bahan pustaka, seperti delapan daerah deskripsi bibliografi, penentuan tajuk pengarang, menentukan nomor klasifikasi, tajuk subjek, tanda baca, dan lain-lain sesuai dengan pedoman pengatalogan terstandar yang telah ada seperti ISBD (International Standard Bibliographic Description), AACR (Anglo American Cataloguing Rules), dan Peraturan Pengatalogan Indonesia. 2. Masuk Back Office INLISLite Untuk masuk ke back office INLISLite, pastikan Anda telah memiliki akun telah diberi hak akses untuk bekerja pada modul Katalog.
Gambar 1. Tampilan halaman login back office INLISLite Cara login adalah sebagai berikut:
Isikan username pada kotak isian sebelah kiri, dan password pada kotak isian sebelah kanan Klik tombol Sign In
Jika tidak terjadi kesalahan saat proses login, Anda akan dihantarkan kepada halaman beranda back office INLISLite seperti ini:
Panduan Praktis Pengatalogan dengan program aplikasi INLISLite versi 2.1.2| 1
Gambar 2. Beranda back office INLISLite Pada panel kiri terdapat menu-menu terkait dengan kegiatan dalam pengatalogan. Dari sini input data katalog dan menambahkan eksemplar koleksi dilakukan, hingga mencetak katalog kartu dan label koleksi.
Gambar 3. Menu-menu pengatalogan 3. Membuat Katalog Baru (data bibiografi) Sebelum Anda membuat katalog / deskripsi bibliografi dari bahan pustaka yang akan dicatat, pastikan data-data katalog tersebut belum pernah dibuat sebelumnya. Ini harus dilakukan untuk menghindari duplikasi data bibliografi. Untuk itu, lakukan pencarian data bibliografis melalui menu “Daftar Katalog”.
Klik menu Daftar Katalog, sehingga tampil data katalog / bibliografi yang pernah tersimpan.
Panduan Praktis Pengatalogan dengan program aplikasi INLISLite versi 2.1.2| 2
Gambar 4. Daftar katalog
Manfaatkan fitur pencarian yang disediakan untuk mencari data katalog. Misalnya melalui judul “budidaya jamur”.
Gambar 5. Fitur pencarian katalog
Jika tidak ditemukan, artinya katalog tersebut belum pernah dibuat. Anda yang akan membuatnya. Pada panel kiri, klik menu “Entri Katalog”. Akan muncul form pengisian data katalog berbasis metadata terstandar MARC.
Gambar 6. Form entri katalog (standar metadata MARC) Cara praktis mengisi form entri katalog berstandar metadata MARC ini adalah sebagai berikut:
Isilah ruas (tag) 008 dengan mengklik tombol sehingga muncul jendela subruas seperti berikut:
yang berada di sisi kanan
Panduan Praktis Pengatalogan dengan program aplikasi INLISLite versi 2.1.2| 3
Gambar 7. Jendela subruas tag 008 o Sekurang-kurangnya isilah komponen bahasa dalam ruas tag 008 ini o Klik tombol Ok
Jika pada bahan pustaka tersebut terdapat ISBN (International Standard Book Number), maka masukkanlah pada ruas (tag) 020 – ISBN Gambar 8. Ruas (tag) 020 – ISBN o Klik tombol yang berada di sisi paling kanan sehingga muncul jendela subruas seperti berikut:
Gambar 9. Jendela subruas 020 – ISBN o Klik tombol OK
Jika telah ditentukan nomor klas DDC dari bahan pustaka tersebut, isikanlah pada ruas (tag) 082 – Nomor Klasifikasi Dewey (DDC) Panduan Praktis Pengatalogan dengan program aplikasi INLISLite versi 2.1.2| 4
o Klik tombol yang berada di sisi paling kanan sehingga muncul jendela subruas seperti berikut:
Gambar 10. Jendela subruas 082 – Nomor Klasifikasi Dewey (DDC) o Isilah sub ruas a – Nomor DDC dan edisi DDC (jika diketahui) seperti gambar di atas o Klik tombol OK
Isilah nomor panggil klas koleksi pada tag 084 – Nomor Panggil Klas, melalui jendela sub ruas yang dapat dibuka dengan mengklik tombol sisi paling kanan.
yang berada di
Gambar 11. Jendela sub ruas 084 – Nomor Panggil Klas o Isilah sub ruas a – Nomor panggil seperti gambar di atas o Klik tombol OK
Jika telah ditentukan tajuk pengarangnya, masukkanlah dalam ruas (tag) 100 – Entri Utama Nama Orang Panduan Praktis Pengatalogan dengan program aplikasi INLISLite versi 2.1.2| 5
o Klik tombol yang berada di sisi paling kanan sehingga muncul jendela subruas seperti berikut:
Gambar 12. Jendela sub ruas 100 – Entri utama nama orang o Isilah sub ruas a – Nama Orang seperti gambar di atas o Klik tombol OK
Isilah pernyataan judul pada tag 245 – Pernyataan Judul, melalui jendela sub ruas yang dapat dibuka dengan mengklik tombol
yang berada di sisi paling kanan.
Gambar 13. Jendela sub ruas 245 - Pernyataan Judul o Isilah sub ruas a – Judul (judul utama), sub ruas b jika ada anak judul, dan sub ruas c – pernyataan tanggungjawab seperti gambar di atas o Klik tombol OK
Isilah data penerbitan pada tag 260 – Penerbitan, melalui jendela sub ruas yang dapat dibuka dengan mengklik tombol
yang berada di sisi paling kanan.
Panduan Praktis Pengatalogan dengan program aplikasi INLISLite versi 2.1.2| 6
Gambar 14. Jendela sub ruas 260 – Penerbitan o Isilah sub ruas a – tempat / kota terbit, sub ruas b – nama penerbit, dan sub ruas c – tahun terbit seperti gambar di atas o Klik tombol OK
Isilah data deskripsi fisik bahan pustaka pada tag 300 – Deskripsi fisik, melalui jendela sub ruas yang dapat dibuka dengan mengklik tombol sisi paling kanan.
yang berada di
Gambar 15. Jendela sub ruas 300 – Deskripsi fisik o Isilah sub ruas a – jumlah halaman dan jilid, sub ruas b – keterangan ilustrasi, dan sub ruas c – dimensi (tinggi) seperti gambar di atas o Jika terdapat bahan sertaan seperti CD praktek dan sebagainya, isikan pada ruas e – bahan sertaan (contoh : disertai CD praktek) o Klik tombol OK
Panduan Praktis Pengatalogan dengan program aplikasi INLISLite versi 2.1.2| 7
Jika telah ditentukan subjek dari isi bahan pustaka tersebut, masukkanlah dalam ruas (tag) 650 – Entri tambahan subjek topik o Klik tombol yang berada di sisi paling kanan sehingga muncul jendela subruas seperti berikut:
Gambar 17. Jendela sub ruas 650 – Entri tambahan subjek topik
o Isilah sekurang-kurangnya sub ruas a – Tajuk topik o Klik tombol OK Jika bahan pustaka tersebut ditulis oleh beberapa orang, atau terdapat editor, atau penerjemah, maka tambahkan masing-masing pengarang tambahan tersebut pada ruas (tag) 700 – Entri tambahan nama orang o Klik tombol yang berada di sisi paling kanan sehingga muncul jendela subruas seperti berikut:
Gambar 18. Jendela sub ruas 700 – Entri tambahan nama orang o Isilah sub ruas a – Nama Orang seperti gambar di atas o cara pengisian sama dengan pengisian tag 100 o Klik tombol OK Panduan Praktis Pengatalogan dengan program aplikasi INLISLite versi 2.1.2| 8
Untuk menambahkan tag baru (yang belum ada maupun yang bersifat dapat berulang / repeatable), klik saja tombol yang berada di bawah kiri form isian katalog. Akan muncul kotak teks kosong. Isikan kotak tersebut dengan kode tag. Jika tidak terjadi kesalahan pengisian maka akan muncul nama tag dan kotak isian data tag di sisi kanannya.
Gambar 19. Penambahan tag baru
Menyimpan data katalog Jika telah selesai melakukan entri ataupun perubahan data bibliografis, simpanlah data tersebut dengan cara mengklik tombol simpan yang berada di bagian atas atau bawah form isian.
Gambar 20. Tombol Simpan data katalog o Perlu diperhatikan bahwa sistem akan memberikan peringatan jika data katalog yang disimpan memiliki judul, pengarang, dan penerbitan yang sama dengan data lain yang telah tersimpan sebelumnya. o Setelah data tersimpan, maka lembar kerja katalog akan dilengkapi dengan tab Koleksi, Sampul, dan File, serta Preservasi. Form entri katalog berubah menjadi Edit Katalog.
Gambar 21. Tab koleksi, sampul, dan file (dokumen digital) serta tambahan tombol yang muncul setelah cantuman katalog disimpan
Panduan Praktis Pengatalogan dengan program aplikasi INLISLite versi 2.1.2| 9
Gambar 22. Tampilan katalog yang telah tersimpan
4. Menambahkan item koleksi / data eksemplar Setiap item/eksemplar koleksi yang diadakan (dibeli, hadiah, dsb) perlu dicatat ke dalam data bibliografis yang telah dibuat. Untuk melakukan itu, pastikan Anda telah membuka (edit) data katalog yang sesuai dengan eksemplar yang akan dicatat seperti gambar 22.
Pada bagian atas form edit katalog, klik tab Koleksi (lihat gambar 21). Akan terbuka form entri koleksi seperti berikut:
Panduan Praktis Pengatalogan dengan program aplikasi INLISLite versi 2.1.2| 10
Gambar 23. Form entri koleksi pada katalog terpilih
Anda dapat mendata data eksemplar bahan pustaka lebih dari satu sekaligus Isilah nomor induk koleksi (boleh dikosongkan) Isilah tanggal kirim (tanggal koleksi dikirim / tanggal pengadaan) Isilah keterangan sumber jika diperoleh sebagai hadiah/hibah Isilah bentuk fisik / media koleksi tersebut Tentukan kategori bahan pustaka tersebut (sesuai kebijakan pengelola) Tentukan akses terhadap koleksi tersebut (boleh dipinjam atau tidak) Tentukan lokasi tempat koleksi tersebut akan disimpan Tentukan rekanan (vendor) pengadaan koleksi tersebut (dapat diisi dengan tidak diketahui atau non rekanan) Tentukan status ketersediaan awal (apakah sudah tersedia untuk dilayankan) Klik tombol Tambah dan Simpan Koleksi
Jika tidak terjadi kesalahan pada saat menyimpan data koleksi, maka akan ditampilkan pada daftar koleksi pada bagian bawah form entri koleksi, seperti gambar berikut:
Gambar 24. Daftar koleksi yang telah tercatat pada katalog terpilih
Panduan Praktis Pengatalogan dengan program aplikasi INLISLite versi 2.1.2| 11
