Panduan (Manual Book) p r i m a. versi 2011 [Build 3.75] update 1 Maret 2015 Copyright

Panduan (Manual Book)

TRANSPOS prima versi 2011 [Build 3.75] update 1 Maret 2015 Copyright© 2010-2011

DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9.

Tentang TransPOS  Fitur-fitur .. Garansi . Dongle . Pra Instalasi .. Instalasi . Registrasi .. Membuka Program .. Alur Penjualan Retail ..

1 1 4 4 4 5 6 8 9

2. SETTING AWAL 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9.

Setting Regional & Date Time Windows  Setting Data .. Setting Resolusi Monitor . Setting Awalan Nota ... Identitas Usaha & Setting Program . Setting Printer  Setting Cash Drawer . Setting Cutter ... Hak Akses User ..

10 10 12 12 12 14 16 16 17

3. MENGISI DATA MASTER 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7.

Data Pelanggan .. Data Sales .. Data Supplier  .. Data Lokasi Data Kategori Barang & Jasa  Data Barang & Jasa . Pos Kas ..

18 19 20 21 22 23 26

4. TRANSAKSI-TRANSAKSI 4.1. Stok/ Persediaan 4.1.1. Stok Awal  4.1.2. Mutasi Stok .. 4.1.3. Stok Opname  4.2. Pembelian 4.2.1. Pemesanan Barang (PO)  4.2.2. Pembelian  4.2.3. Retur Beli . 4.2.4. Hutang & Konsinyasi . 4.3. Penjualan 4.3.1.Pesanan Barang (SO)  4.3.2.Penjualan (Kasir)  4.3.3.Retur Jual .. 4.3.4.Piutang  4.4. Transaksi Kas 4.4.1. Saldo Awal Kas  4.4.2. Transaksi Kas  4.4.3. Edit data Transaksi Kas  4.4.4. Hapus data Transaksi Kas  4.5. Transaksi Kasir 4.5.1.Modal Kasir . 4.5.2.Pengeluaran Kasir ..

27 27 28 29 30 32 33 35 36 40 41 43 43 43 43 44 44

4.5.3.Uang dalam Cash Drawer 4.5.4.Laporan Penjualan Kasir

.. .

45 45

………………………….…………………………

47

6.1. Jenis Laporan ... A. Jenis-jenis Laporan .. B. Komisi Sales . 6.2. Mencetak & Menyimpan Laporan .

48 48 48 48

5. TUTUP TAHUN 6. LAPORAN-LAPORAN

7. CETAK LABEL BARCODE & LABEL HARGA

…………………………

49

………………………………………

50

………………………………………………………

51

8. BACKUP & BUKA FILE BACKUP 9. DATA BARU

10. PERBAIKI & OPTIMALKAN DATA 11. JARINGAN (LAN)

………………………………………

52

…………………………………………………….

54

12. PERANGKAS KERAS TRANSPOS 13. DUKUNGAN TEKNIS

…………………………………….

56

…………………………………………………

57

)

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 1. PENDAHULUAN 1.1.

TENTANG TRANSPOS Software TRANSPOS dirancang untuk mengelola transaksi pada Penjualan Retail. Pengelolaan itu meliputi: 1. Penjualan 2. Pembelian 3. Hutang 4. Piutang 5. Stok/ persediaan 6. Data Pelanggan 7. Data Supplier 8. Data Barang 9. dll Software TRANSPOS dirancang untuk mempermudah dalam melakukan transaksi. Tidak hanya itu saja pengoperasian TransPOS mudah dan dapat menyajikan data yang akurat dalam beberapa jenis laporan termasuk laporan keuangan. TransPOS juga dilengkapi fasilitasfasilitas lain yang mendukung dan mempermudah pihak manajemen dalam mengelola usaha penjualan retailnya. Software TRANSPOS dirancang sedemikian rupa sehingga dapat mengakomodasi semua aktivitas Penjualan Retail dan dirancang sesuai apa yang dibutuhkan dalam Penjualan Retail sehingga benar-benar efektif dan pas untuk Anda. Software TRANSPOS mempunyai kelebihan yaitu: 1. Mudah digunakan & mudah dirawat 2. Stabil 3. Secure 4. Fitur Lengkap 5. Handal & Teruji 6. Dukungan Teknis

1. TransPOS 2011 Prima hanya menggunakan tipe Lisensi Dongle. 2. TransPOS 2011 Prima masih memerlukan Registrasi yang bertujuan untuk: a. Identitas & Kepastian hak user b. Administrasi & security di pihak TransCODE

1.2.

FITUR-FITUR Berikut ini adalah fitur-fitur software TransPOS 2011 versi Standar, Prima & Enterprise. No.

A. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Fitur

Fitur Umum Item penjualan: Barang & Jasa Multi User Multi Gudang Mutasi Stok Pengaturan Hak Akses (Flexible) Harga Bertingkat (Harga Grosir) Multi Hold (Pending) Antrian Penjualan Gabung Meja (Join Bill) -- Rumah Makan, Café, dll Penjualan & Pembelian Kredit Pembayaran Hutang & Pelunasan Piutang Flexible Retur Penjualan & Pembelian | Cetak Retur Edit/Koreksi & Hapus Penjualan & Pembelian Stok Awal

TransPOS Standard

TransPOS Prima

TransPOS Enterprise

--

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

--

Ya

Ya

--

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya|--

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Hal 1 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55

Ya Stok Opname Ya Kartu Stok -Konsinyasi Pembelian -PO/SO (Purchase & Sales Order) Ya Perhitungan HPP metode Average (rata-rata) -Perhitungan HPP metode LIFO/FIFO -Pembukuan (Book Keeping) -Akuntansi (Accounting) Ya Fasilitas Pencarian Data (Flexible) Ya Laporan Rugi/Laba Ya Ubah Warna Theme Ya Cetak/Print Faktur Pembelian & Penjualan Ya Discount Pembelian & Penjualan (per Barang & Faktur) Ya Tambah data barang di Form Pembelian Ya Edit harga bertingkat di Form Pembelian Ya Data Pelanggan -Data Sales & Komisi Ya Data Supplier Ya Laporan per Kasir Ya Backup & Restore Data Ya Repair/Fix Data Ya Setting Nama Toko/Usaha, Alamat & Telepon Mendukung Pengoperasian Tombol Keyboard Ya (shortcut) Ya Mendukung jaringan LAN Ya Mendukung Barcode Scanner (Pembelian & Penjualan) Ya Mendukung Mini Printer (beberapa tipe & merk) Ya Mendukung Cash Drawer -Mendukung Cetak Label Harga -Mendukung Cetak Label Barcode Ya Mendukung Cetak Data Barang --|Ya|-Mendukung Cetak Data Pelanggan, Supplier & Sales -Mendukung Cetak Item Barang di Struk 2 Baris Ya Direct Print -- Cetak Struk (Tanpa Driver - lebih cepat) Ya Driver Printer -- Cetak Struk, Faktur & Laporan Reset Nota Struk/Nota Penjualan & PO (Purchase Ya|-Order) Ya Data Barang & Transaksi tidak dibatasi Ya Update Fitur Gratis 6 bln Garansi (Support System) Software 1 Tahun Ya Panduan (Manual Book) Ya Compatibility: Windows98/ME/2000/NT/XP 1 PC Lisensi Software (Diizinkan diinstal di 2 komputer) OEM / 1 Dongle Tipe Lisensi

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

- di versi lain -

- di versi lain -

Ya

--

--

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya|Ya|Ya

Ya|Ya|Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya|Ya

Ya|Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

1 & 2 Dongle

1 & 2 Dongle

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya|--

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya|--

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

(*) dalam pengembangan

B. F i t u r K a s i r Gabung Item Penjualan di Layar 1 (dg Barcode Scanner atau Keyboard) 2 Hapus item Penjualan di Layar 3 Bersihkan tampilan di Layar (Cancel) 4 Cetak Ulang Struk/nota & Faktur 5 Pencatatan Modal & Pengeluaran Kasir 6 Cetak Laporan Keuangan Kasir (kertas 75mm) 7 Display informasi stok 8 Display Teks Berjalan 9 Pilihan Cetak Struk atau Tidak 10 Setting printer Struk/nota & Faktur Indikator pengingat harga Satuan & Diskon 11 (bila di bawah harga jual) 12 Cetak Laporan Kasir dengan Printer Mini (kertas 75mm) 13 Tombol shortcut buka Cash Drawer tanpa Print dulu 14 Laporan Kasir : a. Laporan per Nota b. Laporan Penjualan Bersih c. Laporan per Jenis Barang d. Laporan Pengeluaran

Hal 2 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima C. Laporan-Laporan 1 Laporan Stok : a. Nilai Persediaan Barang b. Persediaan per Lokasi c. Stok di Bawah Limit d. Daftar Harga Jual e. Barang Tidak Laku f. Mutasi Stok g. Stok Opname g. Kartu Stok 2

3

4

5

6

D. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Laporan Pembelian : a. Pembelian Total b. Pembelian Detail c. Pembelian per Supplier d. Pembelian per Kategori e. Retur Pembelian f. Pemesanan Barang (PO) Laporan Penjualan : a. Penjualan Total b. Penjualan Detail c. Penjualan per Pelanggan d. Penjualan per Supplier e. Penjualan per Kategori f. Penjualan per Sales & Kalkulator Komisi g. Penjualan per Kasir Total & Detail h. Ranking Penjualan i. Retur Penjualan j. Pesanan Barang (SO) k. Penjualan Jasa Laporan Hutang a. Hutang & Konsinyasi per Supplier b. Pembayaran Hutang & Konsinyasi c. Analisa Umur Hutang Laporan Piutang a. Piutang per Pelanggan b. Pelunasan Piutang c. Analisa umur Piutang Keuangan : a. Transaksi Kas (Pendapatan & Biaya) b. Rekapitulasi Saldo c. Laba / Rugi Total d. Laba / Rugi per Kategori e. Laba / Rugi per Supplier f. Laba per Pelanggan g. Laba / Rugi per Tahun (bersih) Pembukuan / Akuntansi Saldo awal Daftar Perkiraan/Akun Jurnal Kas Jurnal Umum Daftar Transaksi Jurnal Edit/Koreksi & Hapus Transaksi Jurnal Posting Otomatis & Unposting Laporan Jurnal Kas Laporan Jurnal per Perkiraan Buku Besar Neraca Rugi / Laba Tutup Tahun /Periode

)

Ya

Ya

Ya

--

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

--

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

--

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

--

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

--

Ya

Ya

Ya|--

Ya

Ya

--

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

--

Ya

Ya

Ya|--

Ya

Ya

Ya|--

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

--

Ya

--

--

Ya

--

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

--

Ya

Ya

--

Ya

Ya

--

Ya

Ya

--

--

Ya

--

Ya

Ya

--

--

Ya

--

Ya

Ya

--

Ya

Ya

--

Ya

Ya

--

Ya

Ya

--

--

Ya

--

--

Ya

--

--

Ya

--

Ya

Ya

--

Ya

Ya

Hal 3 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 1.3.

GARANSI
Garansi berlaku bila kerusakan/ kesalahan (bugs) berasal dari software TransPOS. Untuk hal ini TransCODE akan melakukan perbaikan & hasilnya akan diupdate di periode Update software selanjutnya (Periode Update software sepenuhnya adalah Hak TransCODE).


Garansi tidak berlaku bila kerusakan/ kesalahan disebabkan diluar software TransPOS. » Terinfeksi virus (Penyebab: terkoneksi internet dan copy/transfer file dari atau ke flash disk, CD atau media storage lain).

»

Bugs atau erorr dari software atau program aplikasi lainnya (Misal: corrupt file windows/ Operating system, Crash antar file program).

»

Kerusakan hardware atau peralatan komputer (Misal: aus/umur, tegangan listrik tidak stabil, perawatan salah/kurang)

»

Kesalahan operasional oleh operator/user (Misal: pemasangan alat-alat listrik yg salah, perawatan salah/kurang, file/data terhapus, modifikasi file, hacking & cracking, decompiLe, overloading, perbaikan sendiri).


Garansi berlaku dalam jangka waktu 6 bulan sampai dengan 1 tahun tergantung jenis dan versi Produk (lihat di Tabel spesifikasi atau fitur software).
Garansi tidak berlaku bila ada pergantian/perubahan system security (keamanan) software TransCODE. 1.4.

DONGLE TransCODE tidak menjual Dongle terpisah dari software (melekat & merupakan bagian dari Lisensi software), namun TransCODE memberikan toleransi penggantian Dongle dengan kondisi & ketentuan di bawah ini: 1. Kondisi A (Rusak & dikembalikan): a. Toleransi penggantian Dongle sebanyak:  Maks. 1 dongle : untuk software versi Standard atau versi dengan 1 dongle.  Maks. 2 dongle : untuk software versi Prima & Enterprise atau versi dengan 2 dongle. b. Harga Dongle pengganti @ Rp. 200.000,c. Dongle pengganti kami kirim setelah Dongle yang rusak dikembalikan oleh user ke TransCODE & telah diverifikasi. , d. Bila Dongle pengganti dari TransCODE ingin langsung dikirim (agar cepat), sambil menunggu kiriman Dongle rusak dari user/client maka sbb:  Pembayaran Uang jaminan penggantian Dongle = @ 60% dari Harga Software  Telah mengirimkan via email Bukti Pengiriman pengembalian Dongle rusak.  Uang Jaminan akan kami kembalikan (refund) via Transfer Bank jika Dongle rusak sudah kami terima & telah kami verifikasi. 2. Kondisi B (Rusak/Hilang & tidak dikembalikan): a. Toleransi penggantian Dongle sebanyak:  Maks. 1 dongle: untuk software versi Standard atau versi dengan 1 dongle.  Maks. 2 dongle: untuk software versi Prima & Enterprise atau versi dengan 2 dongle. b. Harga Dongle pengganti total (untuk versi dengan 1 & 2 Dongle):  60% dari Harga Software per Lisensi Software (kurang dari atau sama dengan 1,5 tahun setelah tanggal Registrasi yang pertama kali 40% dari Harga Software per Lisensi Software (lebih dari 1,5 tahun setelah tanggal Registrasi yang pertama kali) Harga Dongle pengganti satuan (khusus untuk versi dengan 2 Dongle):  @ 35% dari Harga Software per Lisensi Software (kurang dari atau sama dengan 1,5 tahun setelah tanggal Registrasi yang pertama kali  @ 25% dari Harga Software per Lisensi Software (lebih dari 1,5 tahun setelah tanggal Registrasi yang pertama kali)



c.

Keterangan: -

1.5.

Harga Dongle Pengganti belum termasuk ongkos kirim, handling fee & PPn (bila ada) Harga Dongle Penganti dapat berubah sewaktu-waktu (tergantung dari kurs dollar & harga yang kami tetapkan) Apabila user/client melanggar ketentuan di atas akan kami masukkan dalam daftar Black List.

PRA INSTALASI Sebelum instalasi TransPOS langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Pastikan menggunakan backup power (UPS)

Hal 4 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima pengaruh: kerusakan/corrupt data (sangat mungkin terjadi bila listrik sering mati/tidak stabil)

2. Pastikan pemasangan peralatan-peralatan listrik aman pengaruh: umur hardware & lisensi

3. Sebaiknya Format Ulang Windows dahulu pengaruh: kebersihan komputer dari kerusakan data karena corrupt, crash & virus

4. Sangat dianjurkan komputer yang di instal TransPOS khusus hanya untuk keperluan Penjualan Retail atau PoS (Point of Sales) saja pengaruh: kerusakan data karena corrupt & virus

5. Pastikan penggunaan Anti Virus yang diupdate secara berkala pengaruh: kerusakan/hilang data

6. Backup data secara rutin periodik pengaruh: pada saat kondisi force majeur (darurat)

7. Pastikan penggunaan media backup lain (Flash Disk atau CD) & secara manual (buku harian transaksi) pengaruh: pada saat kondisi force majeur (darurat)

8. TransPOS berjalan optimal di Windows XP namun juga bisa berjalan di Win 98 SE, Win ME, Win 2000 & Win NT. Windows 7 kami tidak sarankan namun bisa dicoba dahulu diinstal & diexplore dahulu selama masa percobaan/latihan. Apabila semua fitur TransPOS bisa di gunakan normal & tidak ada masalah silahkan lanjutkan dengan Windows 7. pengaruh: lisensi software

 Sangat Dianjurkan Membaca:

 Lisensi software (di CD TransPOS)  Informasi-informasi yang ada di website

1.6.

, INSTALASI Sebelum software TransPOS bisa dijalankan, terlebih dahulu dilakukan proses Instalasi pada komputer Anda. Langkah-langkah instalasi software TransPOS adalah sebagai berikut: 1. Masukkan CD TransPOS ke CDROM atau DVDROM pada komputer Anda 2. Muncul menu pilihan sebagai berikut:

3. Klik menu Install TransPOS  Lanjut 4. Klik tombol Browse (bila ingin mengganti letak direktori)  Lanjut 5. Klik Instal  Selesai (buat Icon /create shortcut di layar desktop, agar nantinya memudahkan dalam membuka/akses)

 Catatan Kondisi Instalasi 1. Autorun CD TransPOS tidak berfungsi – Autorun CD TransPOS tidak berfungsi: browse file setup.exe dalam CD dengan Windows Explorer  klik Lanjut  lanjutkan langkah point ke-3 di atas

Hal 5 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 1.7.

REGISTRASI Registrasi adalah proses pendaftaran hak penggunaan program sehingga hak user lebih terjamin. Adapun registrasi dapat dilakukan setelah proses instalasi selesai atau setelah masa uji coba program (15 hari) selesai.

Sebelum melakukan registrasi lakukan sebagai berikut: 1. Cek penanggalan (Date & Time) pada komputer Anda 2. Pastikan Baterei CMOS di Komputer masih bagus (tidak checksum error) Sebelum Registrasi, sangat dianjurkan juga: – Latihan & explore fitur-fitur di TransPOS – Cek & setting Komputer – Cek & setting Hardware PoS (Printer, Barcode Scanner & Cash Drawer) – Cek & setting Hardware Jaringan (Port LAN atau LAN Card, dll)

a. Kode install Lihat kode install berwarna merah (catat dan simpan)

b. Serial number 12 digit Serial Number terdapat dalam cover CD TransPOS di bagian luar

c. Pengiriman Setelah Kode install dan Serial Number di catat & disimpan, kirimkan kode install dengan format sebagai berikut: POSP<spasi>Nama Anda<spasi>kode install<spasi>serial number Pengiriman bisa melalui: 1. SMS : 085 72972 0398

Hal 6 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 2. Email

:

[email protected] , dengan Subject: REG POSP

d. Kode Registrasi Anda akan menerima balasan dari kami berupa 24 digit kode registrasi. – Masukkan kode registrasi tersebut di kotak kode registrasi – Klik tombol Register Input Kode Registrasi 1. Input Kode Registrasi diketik (jangan di copy paste)!! 2. Bedakan: O = huruf o ; 0 = angka nol ; I = huruf i ; L = huruf L ; B = huruf b ; 8 = angka 8 3. Tampilan kode registrasi di TransPOS memang selalu huruf besar (walaupun diketik huruf kecil). , 4. Bila input kode registrasi gagal, silahkan cek/teliti dulu & bila masih gagal silahkan emailkan capture/screenshot form registrasi. 5. Catat dan Simpan baik-baik Kode Instal & Kode Registrasi anda!!

PEMROSESAN KODE REGISTRASI DARI KAMI MAKSIMAL 1 x 24 JAM KERJA (setelah pengiriman registrasi dari Anda)

Hal 7 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 1.8.

MEMBUKA PROGRAM Colokkan (plug) Dongle sebelum TransPOS dibuka (dijalankan)

Untuk menjalankan atau membuka Program TransPOS langkah-langkahnya sebagai berikut: A. Klik icon TransPOS 1. Buka lewat menu program Windows – Klik tombol Start  All Programs  TransPOS 2011 Prima  TransPOS Prima 2. Buka lewat icon di Layar Dekstop – Klik 2x icon TransPOS: B. Pilih tombol Lanjutkan

bila program TransPOS belum diregistrasi (masih

masa percobaan 16 hari) C. Pilih menu File  Login

D. Ketik Username dan Password

 Catatan Login Pertama (setelah Instal) ,

 

Username : A Password : (dikosongkan)

Untuk selanjutnya silahkan ganti username & password di menu Setting  Hak Akses User

E. Tampilan TransPOS 2011 Prima

Peringatan – Default data setelah install adalah data untuk latihan (dblatihan) untuk pengenalan – Setelah latihan, bila ingin data valid/baru gunakan fitur Data Baru (New) silahkan klik di tombol Start Windows  All Programs  TransPOS 2011 Prima  Tools Program  Login  klik tombol Data Baru  caranya lihat bab 9- Data Baru

Hal 8 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 1.9.

ALUR PENJUALAN RETAIL Alur transaksi penjualan retail di komputer pada umumnya adalah sebagai berikut:

Dalam realitanya, alur transaksi penjualan retail terutama pada toko klontong, minimarket dll ada beberapa cara yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing. TransPOS mengakomodasi kondisi-kondisi tersebut, dan berikut ini adalah contoh beberapa kondisi tersebut beserta langkah-langkahnya: 1.

Usaha baru akan mulai (kondisi 1) Pada kondisi ini usaha/toko belum ada stok & transaksi (baru buka), berikut urutan alur transaksinya: 1. Setting program 2. Isi Data Master 3. - - tidak ada Stok Awal - , 4. Pembelian 5. Penjualan 6. Stok Opname 7. Transaksi Kas 8. Pelaporan

2.

Usaha sudah berjalan (kondisi 1) Pada kondisi ini usaha/toko sudah ada stok & sudah ada transaksi, berikut urutan alur transaksinya: 1. Setting program 2. Isi Data Master 3. Isi Stok Awal  (langkah ini bisa dilewati, nantinya jumlah stok disesuaikan di Stok Opname) 4. Pembelian 5. Penjualan 6. Stok Opname 7. Transaksi Kas 8. Pelaporan

 Catatan Alur Penjualan Retail  Stok Awal : Stok barang yang sudah ada di toko/gudang.  Stok Opname : Penyesuaian jumlah stok barang di komputer dengan stok barang berdasarkan perhitungan fisik.  Bila tidak melakukan Pembelian (kondisi 1) & bila tidak melakukan Stok Awal (kondisi 2) namun sudah melakukan Penjualan, maka jika jumlah stok minus (-) sesuaikan jumlah stok di Stok Opname

Hal 9 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 2. SETTING AWAL 2.1.

SETTING REGIONAL & DATE TIME WINDOWS A. Setting Regional Pengaturan Regional sangat berguna dalam format penulisan angka atau bilangan, nilai mata uang, waktu dan tanggal. Settinglah Regional dengan menggunakan Regional Indonesia, langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Klik tombol Start  pilih Control Panel 2. Klik icon Date, Time, Language and Regional Options 3. Klik icon Regional and Language Options 4. Pilih “Indonesian” di menu combo (sebelah tombol Customize...)

,

5. Klik tombol OK B. Setting Date Time Setting tanggal & waktu pada Windows diperlukan karena tanggal & waktu program TransPOS menggunakan sistem tanggal & waktu Windows, sehingga tanggal & waktu Windows perlu disesuaikan. Berikut ini cara menyesuaikan tanggal & waktu di Windows: 1. Klik 2x pada jam/waktu di pojok kanan Taskbar Windows

2. 3. 4. 5.

2.2.

Sesuaikan Date (tanggal, bulan dan tahun) Sesuaikan Time (jam, menit dan detik) Pastikan pula Time Zone, pilih (GMT+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta Klik tombol OK

SETTING DATA A. Setting Database di PC Server Setting data diperlukan untuk mengarahkan program Transpos ke file database, sehingga data bisa digunakan untuk transaksi dan sebagainya. Setting database bisa diakses dengan 2 (dua) cara yaitu: 1. Otomatis Cara ini akan secara otomatis memunculkan jendela Setting Data jika file database tidak ada atau tidak ditemukan

Hal 10 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 2. Start Menu Windows Cara ini bisa dilakukan kapan saja (manual) dan bisa diakses lewat: – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows  All programs  TransPOS 2011 Prima  pilih Tools Program  Login  Setting Data

Langkah-langkahnya sebagai berikut: di kotak Letak Database – Klik tombol – Pilih folder dimana file database berada – Klik tombol di kotak Folder Priv – Klik tombol Simpan  klik Ya B. Setting Database di PC Client Setting database di PC Client diperlukan apabila TransPOS digunakan untuk jaringan (lebih dari 1 PC). Berikut cara settingnya: – Sebelumnya silahkan setting jaringan terlebih dahulu untuk awal pemakaian (lihat Bab 14) – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop  All programs  TransPOS 2011 Prima  pilih Tools Program  isikan Login  pilih Setting Data di kotak Letak Database – Klik tombol , – Pilih folder dimana file database yang digunakan di PC Server (yang telah disharing sebelumnya)  Geser/scroll, mouse ke bagian bawah  Double klik folder My Network Places  double klik Entire Network  double klik Microsoft Windows Network  double klik Nama jaringan/workgroup (contoh: TRANSPOS)  double klik Nama komputer/PC Server  klik folder database  klik tombok OK – Klik tombol di kotak Folder Priv  Geser/scroll mouse, klik folder priv di PC Client di direktori program TransPOS diinstal (default di C:\Program Files\..\)  Klik tombol OK – Klik tombol Simpan  klik tombol Ya – Kemudian program TransPOS akan otomatis terbuka  silahkan login

 Catatan Setting Data  Untuk Letak Database bisa diletakkan atau ditempatkan di Drive atau folder mana saja  Untuk Folder Priv diusahakan tetap di Drive:\Folder\Software TransCODE\TransPOS

2011 Prima\priv (drive dimana TransPOS diinstal)

Default file database ketika program TransPOS diinstal di direktori: Drive:\Folder\Software TransCODE\TransPOS 2011 Prima\dbLatihan (berfungsi untuk keperluan setting, misal: printer, dll & untuk latihan dahulu sebelum digunakan untuk transaksi sesungguhnya)

Apabila Anda telah familiar menggunakan program TransPOS, silahkan buat Data Baru/New -- lihat di bab 9 Data Baru (sehingga data transaksi usaha Anda menjadi lebih valid)

Hal 11 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 2.3.

SETTING RESOLUSI MONITOR Setting Resolusi Monitor/Layar diperlukan agar tampilan TransPOS full (tidak terpotong). Minimal resolusi monitor adalah: 1024 x 768 pixels

2.4.

SETTING AWALAN KOMPUTER Sebelum digunakan untuk Penjualan untuk membedakan data transaksi antara Komputer satu dengan Komputer lain, diperlukan setting Awalan Komputer. Yaitu dengan memberikan pembeda dengan digit awal yang terlihat di No Struk/Nota. Setting ini digunakan bila TransPOS digunakan dalam jaringan dengan komputer lebih dari 1 (satu)

Cara setting Awalan Komputer: – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows  All programs  TransPOS 2011 Prima  pilih Tools Program  isikan Login  pilih Setting Data – Ganti/ketikkan awalan komputer di kotak, Awalan Komputer  klik tombol Simpan Misal: o jika kita isi Awalan Komputer dengan angka 1 maka no Struk/nota akan tercetak 1000010.11 o jika kita isi Awalan Komputer dengan huruf J maka no Struk/nota akan tercetak J000010.11

 Catatan Awalan Komputer  Awalan Komputer bisa diisi huruf atau angka (hanya 1 digit)  Awalan Komputer dengan huruf/abjad bisa dengan huruf besar atau huruf kecil  Awalan Komputer harus beda masing-masing komputer!

2.5.

IDENTITAS USAHA & SETTING PROGRAM Setting Awal dimulai dari setting Nama & Identitas Usaha, langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Cara mengakses – Klik menu Setting  Setting Program 2. Setting Nama & Identitas Usaha Klik tab/tombol Perusahaan, lalu isikan sesuai Nama & Identitas Usaha Anda: – Nama Perusahaan : ...muncul dalam Kop Faktur, Nota/Struk & Laporan... : ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk... – Alamat : ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk... – Kota – No Telp : ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk... : ...muncul dalam Kop Faktur & Kop Laporan... – Logo

Hal 12 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima

3. Setting Edit & Posting, klik tab/tombol Setting  centang atau kosongkan  Harga jual bisa diedit :  mengizinkan Anda merubah harga jual satuan di Form Penjualan ----------------------------------- --fitur ini kami non aktifkan (di update 1-03-2015)-------------------------- Langsung Posting Jual :  berarti data transaksi penjualan langsung otomatis terposting (bila tidak di cek, maka nantinya diposting manual di Daftar Penjualan)

 Langsung Posting Beli :  berarti data transaksi pembelian langsung otomatis terposting (bila tidak di cek, maka nantinya diposting manual di Daftar Pembelian)

----------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------4. Setting Catatan Kaki Nota/Struk & Faktur Penjualan – klik tab/tombol Nota / Faktur – ketik kata atau kalimat yang akan muncul di bagian bawah (footer) Nota/struk & Faktur Penjualan (masing-masing maks. 3 baris). ,

5. Setting Teks Berjalan – klik tab/tombol Teks Berjalan Menu Kasir  ketikkan teksnya (akan muncul di form Penjualan (Kasir) Setelah semua kotak isian terisi sesuai keinginan lalu simpan  klik tombol Simpan

 Catatan Identitas Usaha & Setting Program Pilihan Harga jual bisa diedit biasanya digunakan untuk kondisi: 1. memberikan harga khusus untuk Pelanggan 2. strategi penjualan 3. dll

Hal 13 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 2.6.

SETTING PRINTER 1. Printer Faktur, Pemesanan Barang, Pesanan Barang (SO) & Laporan Biasanya digunakan printer untuk kertas ukuran ½ A4/Qwarto (SO & Faktur) & A4/Qwarto (Laporan). – Instal driver printer & setting sebelum digunakan untuk cetak Faktur Pembelian, Faktur Penjualan, Pemesanan Barang (PO), Pesanan Barang (SO) & Laporan-laporan. – Ikuti langkah-langkah install & setting driver printer sesuai petunjuk atau panduan yang ada. A. Setting Printer Pemesanan Barang/Purchase Order (PO) – Langkah ini dilakukan sewaktu akan melakukan Pemesanan Barang (PO) – Selengkapnya lihat di bab Cetak Pemesanan Barang (PO) hal 26 B. Setting Printer Pesanan Barang/Sales Order (SO) – Klik menu Penjualan  klik submenu Pesanan Barang (SO) – Klik tombol Fold di bagian kanan atas form penjualan – Klik salah satu option print out Pesanan Barang (SO): Print SO Kecil atau Print SO Besar (Setting ini bisa dilakukan juga sewaktu akan melakukan Pesanan Barang (SO)) 2. Printer Struk/Nota & Faktur Penjualan Sebelum kasir melakukan transaksi penjualan, terlebih dahulu harus setting printer yang digunakan untuk mencetak Nota/struk, caranya: – Klik menu Penjualan  klik submenu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan di table/grid di Form Penjualan (Kasir)  klik Setting Printer / Open Cashdrawer – Klik salah satu option Setting Driver: a. Cetak Struk/Nota Penjualan (kami rekomendasikan pilih Generic/Text Only) b. Cetak Faktur Penjualan (pilih Faktur Kecil atau Faktur Besar) ,

Penjelasan Setting Printer: - Generic/Text Only (75mm 1 brs) - Generic/Text Only (75mm 2 brs) - Generic/Text Only (60mm 2 brs) - Driver disesuaikan Printer (75mm 1 brs) - Driver disesuaikan Printer (60mm 2 brs) - Driver disesuaikan Printer (Faktur Kecil) - Driver disesuaikan Printer (Faktur Besar)

 : Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 75/76mm & 1 baris)  driver Generic/Text Only : Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 75/76mm & 2 baris)  driver Generic/Text Only : Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 58/60mm & 2 baris)  driver Generic/Text Only : Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 75/76mm & 1 baris)  driver sesuai jenis Driver Printer yang digunakan : Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 58/60mm & 2 baris)  driver sesuai jenis Driver Printer yang digunakan : Cetak Faktur (kertas ½ A4/Qwarto atau countinous form kecil)  driver sesuai jenis Driver Printer yang digunakan : Cetak Faktur (kertas Full A4/Qwarto atau countinous form besar)  driver sesuai jenis Driver Printer yang digunakan

 Cara Instal Driver Printer Generic/Text/Only 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Klik tombol Start Windows  klik Printers and Faxes Klik menu File  klik sub menu Add Printer  klik tombol Next Pilih Local printer attached to this computer  klik tombol Next Pilih Use the following port  pilih Port sesuai kabel Printer yang digunakan  klik tombol Next Pilih Generic di kolom Manufacturer  pilih Generic / Text Only di kolom Printers  klik tombol Next Pilih Yes  klik tombol Next  klik Do not share this printer  klik tombol Next Sebaiknya klik Yes (untuk test print)  klik tombol Next  klik tombol Finish  klik Ok

Hal 14 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 3. Format Baris Struk/Nota Print Out Struk 1 Baris:

Print Out Struk 2 Baris:

 Catatan Format Baris Struk  1 baris : item barang di struk/nota tercetak 1 baris, dengan nama barang hanya 18 digit (kertas 75/76).  2 baris : item barang di struk/nota tercetak 2 baris, dengan nama barang bisa panjang (35 digit) & informasi ada diskon per barang (kertas 75/76).

,

4. Jarak Nota Jarak Nota adalah jarak antar struk/nota dengan satuan baris. Tujuannya untuk menyesuaikan panjang tarikan/roll kertas agar struk/nota pas dengan pisau pemotong kertas sewaktu menyobek terutama di printer jenis LX.

 Catatan Jarak Nota  Jarak Nota khusus untuk driver Generic/Text Only  Jarak Nota terutama digunakan di printer jenis LX (LX-300, LX-300+, LX-300+ii, LX-800, LX-

810, LX-850 & LX-850+)

5. Format Nomer Struk/Nota & Faktur Penjualan

Hal 15 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 2.7.

SETTING CASH DRAWER (OPEN) 1. Driver Generic/Text Only Code Open Drawer digunakan untuk membuka Laci di Cash Drawer (open drawer) hanya untuk pilihan Setting Driver dengan pilihan Generic/Text/Only. Caranya: – Klik menu Penjualan  klik submenu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan di table/grid di Form Penjualan (Kasir)  klik Setting Printer / Open Cashdrawer – Klik opsi Setting Driver yaitu Generic/Text Only yang 75mm atau 60mm (di sebelah kanan akan muncul pilihan Code Open Drawer) – Klik atau pilih salah satu opsi di bawah Code Open Drawer yang cocok (dicoba satu persatu yang bisa membuka Laci Cash Drawer) Peringatan Setting Driver Printer (Open Drawer/buka laci) ini khusus hanya untuk pilihan Setting Driver : Driver Generic/Text Only

2. Driver Disesuaikan Printer Sebelum setting Cash Drawer di TransPOS, silahkan setting cash drawer dahulu di driver printer (pilih perintah open drawer). Adapun cara masuknnya sbb: – Pastikan sebelumnya kabel cash drawer sudah dicolokkan di Mini Printer (Printer Struk/Nota) – Klik tombol Start Windows di pojok kiri bawah  klik Printers and Faxes

,

– Klik klik kanan driver printer yang dipakai  klik Properties – Klik tab di bagian atas & cari yang ada perintah untuk Open Drawer di End of Page (setiap printer berbeda letak/menunya, silahkan disesuaikan sendiri sesuai Manual Book Printernya) Peringatan Setting Driver Printer (Open Drawer/buka laci) ini khusus hanya untuk pilihan Setting Driver : Driver Disesuaikan Printer

2.8.

SETTING CUTTER Dilakukan bila Mini Printer (Printer Struk/Nota) yang digunakan mempunyai fasilitas pemotong kertas otomatis (Auto Cutter) Caranya: – Klik menu Penjualan  klik submenu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan di table/grid di Form Penjualan (Kasir)  klik Setting Printer / Open Cashdrawer – Klik opsi Setting Cutter: yaitu Autocutter (di sebelah kanan akan muncul pilihan Code Autocutter) – Klik atau pilih salah satu opsi di bawah Code Autocutter yang cocok (dicoba satu persatu yang bisa membuka Cutter di Mini Printer berjalan)

Hal 16 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 2.9.

HAK AKSES USER Hak Akses digunakan untuk mengatur hak-hak (otorisasi atau kewenangan) user dalam mengakses menu-menu program TransPOS. Dengan Hak Akses maka keamanan data dan validitas data akan lebih terjamin. A. Melihat/Mengakses Data User – Klik menu Setting  Hak Akses User B. Menambah User – Klik menu Setting  Hak Akses User – Klik tombol Tambah – Ketikkan Nama, Username & Password di tombol Umum

– Masih di tab Umum, klik juga yang ada di box Setting – Pilih/Klik submenu-submenu lain yang akan menjadi hak user tersebut yang ada di tombol Master, tombol Persediaan, tombol Pembelian, tombol Penjualan, tombol Kas, tombol Tutup Tahun & tombol Laporan – Klik tombol Simpan C. Mengedit User – Klik menu Setting  Hak Akses User – Klik user yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit  sesuaikan submenu yg akan diganti – Klik tombol Simpan D. Menghapus User – Klik user yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus  klik Yes

 Catatan Hak Akses User  Untuk memilih semua submenu program klik tombol All  Untuk tidak memilih semua submenu program klik tombol None

E. Menutup Hak Akses User – Klik tombol Close (tanda silang di kanan atas) Peringatan  Sangat dianjurkan yang bisa mengakses fasilitas Hak Akses User ini adalah Pemilik atau Petugas Khusus/Admin.  Apabila Anda pemilik atau admin jangan sampai lupa username & password Anda.  User tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

Hal 17 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 3. MENGISI DATA MASTER 3.1.

DATA PELANGGAN Pelanggan adalah pembeli yang loyal (setia) bertransaksi di toko/ tempat usaha Anda. Pada umumnya pelanggan bisa dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu: 1. Pelanggan umum 2. Pelanggan khusus (per pelanggan) Langkah-langkah mengisi data pelanggan sebagai berikut: A. Melihat/Mengakses Data Pelanggan – Klik menu Master  Pelanggan B. Menambah data Pelanggan – Klik menu Master  Pelanggan – Klik tombol Tambah – Ketikkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp

– Klik tombol Simpan

,

C. Mengedit data Pelanggan – Klik menu Master  Pelanggan – Klik pelanggan yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit  sesuaikan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp yg akan diganti – Klik tombol Simpan D. Menghapus data Pelanggan – Klik menu Master  Pelanggan – Klik pelanggan yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus  klik Ya E. Pencarian data Pelanggan Pencarian berdasarkan Kode dan Nama pelanggan. – Pilih kategori pencarian (kode atau nama) – Ketikkan sebagian atau seluruh dari kode atau nama yg akan dicari  tekan Enter F. Navigasi Data Pelanggan

G. Menutup Form Pelanggan Klik tombol Close (tanda silang di kanan atas) atau tekan tombol Esc keyboard

Hal 18 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima  Catatan Pelanggan

 Kode pelanggan bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).  Kode pelanggan harus unik (tidak boleh sama satu sama lain).  Mencetak Data Pelanggan: Klik kanan di grid/table  klik Print Data Pelanggan

Peringatan  Data pelanggan tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

3.2.

DATA SALES Sales atau Salesman adalah orang yang berjasa dalam menjualkan barang/produk. Sales ini bisa tenaga penjualan khusus, karyawan atau perantara penjualan. Langkah-langkah mengisi data sales sebagai berikut: A. Melihat/Mengakses Data Sales – Klik menu Master  Sales B. Menambah data Sales – Klik menu Master  Sales – Klik tombol Tambah – Ketikkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp

,

– Klik tombol Simpan C. Mengedit data Sales – Klik menu Master  Sales – Klik data sales yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit  sesuaikan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp yg akan diganti – Klik tombol Simpan D. Menghapus data Sales – Klik menu Master  Sales – Klik data sales yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus  klik Ya E. Pencarian data Sales Pencarian berdasarkan Kode dan Nama sales. – Klik menu Master  Sales – Pilih kategori pencarian (kode atau nama) – Ketikkan sebagian atau seluruh dari kode atau nama yg akan dicari  tekan Enter

Hal 19 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima

F. Navigasi Data Sales

G. Menutup Form Sales Klik tombol Close (tanda silang di kanan atas) atau tekan tombol Esc keyboard

 Catatan Sales  Kode sales bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).  Kode sales harus unik (tidak boleh sama satu sama lain).  Mencetak Data Sales: Klik kanan di grid/table  klik Print Data Sales

Peringatan  Data sales tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

3.3.

DATA SUPPLIER Supplier adalah penyedia barang atau pemasok di toko/ tempat usaha Anda. Cara mengisi data supplier tidak berbeda jauh dengan data pelanggan. Langkah-langkah mengisi data supplier sebagai berikut: A. Melihat/Mengakses Data Supplier , – Klik menu Master  Supplier B. Menambah data Supplier – Klik menu Master  Supplier – Klik tombol Tambah – Ketikkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp

– Klik tombol Simpan C. Mengedit data Supplier – Klik menu Master  Lokasi – Klik supplier yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit  sesuaikan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp yg akan diganti – Klik tombol Simpan

Hal 20 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima D. Menghapus data Supplier – Klik menu Master  Lokasi – Klik supplier yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus  klik Ya E. Pencarian data Supplier Pencarian berdasarkan Kode dan Nama supplier. – Pilih kategori pencarian (kode atau nama) – Ketikkan sebagian atau seluruh dari kode atau nama yg akan dicari  tekan Enter F. Navigasi Data Supplier

G. Menutup Form Supplier Klik tombol Close (tanda silang di kanan atas) atau tekan tombol Esc keyboard

 Catatan Supplier  Kode supplier bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).  Kode supplier harus unik (tidak boleh sama satu sama lain).  Mencetak Data Supplier: Klik kanan di grid/table  klik Print Data Supplier

Peringatan  Data supplier tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

叺Ѕ

3.4.

DATA LOKASI Lokasi adalah tempat penyimpanan barang/stok, bisa Gudang, Toko atau tempat penyimpanan lainnya. Langkah-langkah mengisi data lokasi sebagai berikut: A. Melihat/Mengakses Data Lokasi – Klik menu Master  Lokasi B. Menambah Lokasi – Klik menu Master  Lokasi – Klik tombol Tambah – Ketikkan nama Lokasi

– Klik tombol Simpan – Klik kanan data Lokasi yang baru saja ditambahkan di grid/table Lokasi  pilih/klik Default Jual atau Default Beli C. Mengedit Lokasi – Klik menu Master  Lokasi – Klik data lokasi yang akan diedit (pada tabel)

Hal 21 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima – Klik tombol Edit  sesuaikan atau ganti – Klik tombol Simpan D. Menghapus Lokasi – Klik menu Master  Lokasi – Klik data lokasi yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus  klik Ya E. Cara Navigasi Data Lokasi

F. Cara Menutup Form Lokasi Klik tombol Close (tanda silang di kanan atas) atau tekan tombol Esc keyboard

 Catatan Lokasi Barang    

Kode lokasi bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit). Kode lokasi harus unik (tidak boleh sama satu sama lain) Default Jual adalah bila barang/stok disimpan di Toko untuk dijual Default Beli adalah bila barang/stok disimpan di Gudang (bukan untuk langsung dijual)

Peringatan  Data Lokasi barang tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

�І

3.5.

DATA KATEGORI BARANG Untuk lebih memudahkan pengelolaan, barang perlu dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang dinamakan Kategori. Misal: Kategori untuk produk-produk barang berupa mie dinamakan "Mie Instan", atau bisa juga dikelompokkan berdasarkan merk atau pabriknya. Langkah-langkah mengisi data supplier sebagai berikut: A. Melihat/Mangakses Data Kategori – Klik menu Master  Kategori B. Menambah Kategori – Klik menu Master  Kategori – Klik tombol Tambah – Ketikkan nama Kategori

– Klik tombol Simpan C. Mengedit Kategori – Klik menu Master  Kategori – Klik kategori yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit  sesuaikan atau ganti – Klik tombol Simpan

Hal 22 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima D. Menghapus Kategori – Klik menu Master  Kategori – Klik kategori yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus  klik Ya E. Navigasi Data Kategori

F. Menutup Form Kategori Klik tombol Close (tanda silang di kanan atas) atau tekan tombol Esc keyboard

 Catatan Kategori Barang

 Kode supplier bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).  Kode supplier harus unik (tidak boleh sama satu sama lain)

Peringatan  Kategori barang tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

3.6.

DATA BARANG & JASA Barang adalah data barang dagangan yang dibeli dari Supplier & akan dijual ke konsumen Ѕ kategori terisi). Sedangkan Jasa adalah data (data barang diisi setelah data supplier dan data penjualan Jasa toko/usaha anda ke konsumen (umumya tidak ada supliernya) A. Melihat/Mangakses Data Barang & Jasa – Klik menu Master  Barang & Jasa – Data Barang & Jasa ada disebelah kiri – Bila ingin mencari data barang/jasa: Pilih Kata Kunci  ketik di kotak Pencarian  tekan Enter – Bila ingin melihat Total Barang & Jasa: klik di grid/table pada Judul Kolom (Kode & Nama Barang & Jasa) – Bila ingin melihat mengurutkan berdasar abjad (Sort: Ascending atau Descending): klik di grid/table pada Judul Kolom (Kode & Nama Barang & Jasa) – Informasi Harga Beli, Harga Jual & Supplier bisa dilihat di bagian kanan – Bila ingin melihat jumlah stok: Klik data barang di grid/table sebelah kiri  lihat di kotak Informasi Stok (bagian kanan bawah) B. Menambah Data Barang & Jasa – Klik menu Master  Barang & Jasa – Klik tombol Tambah – Ketik Kode Barcode atau masukkan dengan Barcode Scanner (bila barang tidak ada Kode Barcodenya, buat Kode Sendiri/Kode Lokal, maks: 25 digit) – Ketik Nama Barang/Jasa (maks: 35 digit)  Catatan Kode & Nama (khusus jenis Barang)  Kode Barang maks. 13 digit bila ingin rapi dicetak di Label Barcode  Kode Barang bila ingin dicetak label barcode sbb:

A. Standard EAN 13 - Kode harus Angka - Kode tidak boleh depannya angka 0 (nol) - Kode minim. 10 digit & maks. 13 digit

B. Standard EAN 128 Kde bisa Angka & Huruf Kode huruf harus Huruf Besar Kode boleh depannya angka 0 (nol) Kode minim. 1digit & maks. 13 digit

– – – –

 Nama Barang maks. 15 digit bila ingin rapi dicetak di Label Barcode

Hal 23 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima – Pilih Kategori barang/jasa (bila tidak ada, klik tombol plus caranya lihat di Master Kategori) – Pilih jenis Satuan barang/jasa (bila tidak ada, ketikkan langsung) – Ketik Stok Minimal atau stok yang harus ada (nantinya sebagai informasi batas/limit stok hampir habis untuk melakukan Pembelian/Kulakan)  klik tombol Baru  cara – Pilih Supplier Utama (bila tidak ada, klik tombol cari selanjutnya lihat di Master Supplier  setelah Simpan, Double klik data Supplier yang baru saja dibuat (Untuk item jenis penjualan Jasa: supplier bisa di kosongkan) – Ketik Harga Beli Satuan barang (tanpa tanda Rp atau tanda titik & koma) – Harga Pokok Penjualan biarkan saja sama seperti Harga Beli Satuan – Mengisi Harga Jual: A. Bila hanya 1 harga (tidak ada Harga bertingkat), biarkan Maks Qty di Harga Jual 1 dengan jumlah 1000  ketik persentase markup (dari Harga Beli Satuan) di Pct dan atau ketik Harga Jual Satuan

B. Bila lebih 1 harga (harga bertingkat), misal 3 harga: ketik Maks Qty, Pct & Harga Jual Satuan di Harga Jual 1 & Harga Jual 2, sedangkan Harga Jual 3 di Maks Qty diisi dengan jumlah 1000  lalu ketik persentase markup (dari Harga Beli Satuan) di Pct dan atau ketik Harga Jual Satuan di Harga Jual 3 Ilustrasi 3 Harga Bertingkat, contoh jml Lusinan:  Catatan Harga Bertingkat (isi: Maks Qty)

Є

 Bila 2 Harga Bertingkat: Ketik kotak Maks Qty di Harga Jual 2 dengan jumlah 1000  Bila 4 Harga Bertingkat: Ketik kotak Maks Qty di Harga Jual 4 dengan jumlah 1000

 Catatan Harga Bertingkat (isi: Harga Jual Satuan) Harga Grosir/Bertingkat ini menggunakan dasar Satuan terkecil/ecer, misal Kopi Instan maka:

– harga beli yang dimasukkan adalah harga beli 1 bungkus (misal: Rp. 700) & harga jual per bungkus dimasukkan di Harga Jual 1 (misal: Rp. 900)

– untuk harga jual per renceng (isi 10 bungkus) dimasukkan di Harga Jual 2, misal harga jual 1 renceng Rp 8.000 berarti 8000 / 10 = Rp. 800 maka yang dimasukkan di Harga Jual 2 adalah Rp. 800

– apabila setelah satuan renceng ada satuan diatasnya lagi (misal: dos) caranya sama – Bila barang Konsinyasi, klik kotak check Tipe Barang sehingga tulisan berubah menjadi Konsinyasi (khusus Barang) – Klik tombol Simpan

Hal 24 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima  Catatan Menambah Data Barang & Jasa

 Nama barang & jasa agar tidak terpotong di Nota/struk (format 1 baris), gunakan panjangnya maks. 18 karakter. Namun bisa diisi maks 35 karakter (lebih detail) untuk keperluan pencarian barang  Nama barang & jasa agar tidak terpotong di Nota/struk (format 2 baris), gunakan panjangnya maks. 35 karakter  Kotak Min Qty otomatis diisi sistem (mengandung pengertian: dari jumlah Minimal)  Kotak Maks Qty mengandung pengertian sampai dengan jumlah Maksimal  Kotak Pct sbg bantuan dalam menghitung persentase markup Harga Jual Satuan dari Harga Beli Satuan

C. Mengedit Data Barang – Klik menu Master  Barang & Jasa – Klik kategori yang akan diedit (pada tabel) – Klik tombol Edit  sesuaikan Kode, Nama Barang/Jasa, Kategori, Satuan, Stok minimal, Supplier, Harga Beli Satuan, Harga Pokok Penjualan & Harga Jual Satuan yang akan diganti. – Klik tombol Simpan D. Menghapus Data Barang & Jasa – Klik menu Master  Barang & Jasa – Klik kategori yang akan dihapus (pada tabel) – Klik tombol Hapus  klik Ya E. Membuat Data Barang & Jasa Aktif & Tidak Aktif Tujuan: menonaktifkan atau tidak menampilkan barang & jasa di Form Pencarian Penjualan & Pembelian, sehingga lebih akurat & cepat. – Klik menu Master  Barang & Jasa – Klik kanan Barang atau Jasa di grid/table  klik Jadikan Tidak Aktif (bila nantinya ingin menjadikan Aktif lagi, maka klik Jadikan Aktif)

 Catatan Membuat Data Barang & Jasa Aktif & Tidak Aktif

 Nama barang & jasa bila Tidak Aktif akan diblok warna Biru (di Form Master Barang & Jasa)  Nama barang & jasa bila Tidak Aktif akan berwarna Merah (di Form Penjualan/Kasir)

F. Mencetak Data Barang & Jasa – Klik menu Master  Barang & Jasa – Bila ingin mencetak semua barang & jasa: Klik kanan di grid/table  klik Print Data Barang  klik tombol Printer  pilih Nama Printer  klik Ok  setelah tercetak klik tombol Close – Bila ingin mencetak berdasarkan kata kunci pencarian: Cari dulu data barang (lihat Pencarian Barang di atas  Klik kanan di grid/table  lalu lanjutkan seperti mencetak semua barang. G. Navigasi Data Barang & Jasa

H. Menutup Form Barang & Jasa Klik tombol Close (tanda silang di kanan atas) atau tekan tombol Esc keyboard

 Catatan Data Barang & Jasa

 Kode barang biasanya berupa kode Barcode (bisa dimasukkan dengan Barcode Scanner).  Penulisan Kode Barang bila ingin dicetak Label Barcode harus memperhatikan ketentuan standard EAN 13 & 128 di atas  Jenis penjualan Jasa dimasukkan juga kodenya, namun umunya tidak dicetak di Label Barcode  Jenis penjualan Jasa umumnya tidak dicetak label barcode.  Jenis penjualan Jasa umumnya tidak ada supplier (supplier utama boleh dikosongkan)

Hal 25 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima

Peringatan  Data Barang & Jasa tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.  Konsinyasi berlaku hanya untuk 1 Barang dengan 1 Supplier  Bila 1 Barang untuk beberapa Supplier, biasa disiasati dengan: - Buat Kode Sendiri (Kode Lokal) untuk masing-masing barang - Buat Kode Barcode Sendiri untuk masing-masing barang

3.7.

POS KAS Yang dimaksud Pos Kas adalah nama Akun/Perkiraan Pendapatan & Biaya selain/diluar pendapatan dari transaksi penjualan retail. Maksud dari Transaksi Kas adalah untuk mendapatkan nilai bersih/net dari Laba (seperti Rugi/Laba dalam Pembukuan Akuntansi). Istilah Pos bila di akuntansi adalah Akun atau Perkiraan. Untuk membedakan dengan pembukuan Akuntansi maka TransPOS versi Prima menggunakan istilah Pos. Contoh: - Pendapatan Sewa Counter, Pendapatan Sewa Baliho Iklan, dll - Biaya Listrik Bulanan, Biaya Gaji Karyawan, Biaya Sewa Ruko, dll A. Menambah Pos Kas – Klik menu Master  Pos Kas – Klik tombol Tambah – Isikan Nama Pos  pilih jenis Pendapatan atau Biaya

Ѕ

– Klik tombol Simpan B. Mengedit Data Pos Kas – Klik menu Master  Pos Kas – Klik data Pos Kas yang akan diedit (pada table/grid) – Klik tombol Edit  sesuaikan atau ganti Nama Pos & Jenis Pendapatan atau Biaya – Klik tombol Simpan C. Menghapus Data Pos Kas – Klik menu Master  Pos Kas – Klik data Pos Kas yang akan dihapus (pada table/grid) – Klik tombol Hapus  klik Ya D. Navigasi Data Pos Kas

E. Menutup Form Pos Kas Klik tombol Close (tanda silang di kanan atas) atau tekan tombol Esc keyboard

Peringatan  Data Pos Kas tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.

Hal 26 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 4. TRANSAKSI-TRANSAKSI 4.1.

STOK/ PERSEDIAAN 4.1.1. Stok Awal Stok awal adalah proses mengisi/mencatat jumlah stok/persediaan yang ada ke dalam program TransPOS. Stok awal digunakan untuk usaha/toko yang sudah berjalan atau sudah mempunyai stok barang baik itu di toko atau di gudang. Caranya sebagai berikut: – Klik menu Persediaan  klik Stok Awal – Pilih Lokasi  pilih Kategori barang untuk memilih 1 kategori (bila memilih semua kategori: klik kotak cek  semua)  klik tombol Tampilkan – Ketikkan jumlah stok pada kolom Jumlah untuk masing-masing barang Bila akan membuat stok untuk semua barang dengan jumlah sama, caranya: ketik pada kotak Jumlah  klik tombol Samakan Jumlah – Klik tombol Simpan  klik Ok

 Catatan Stok Awal  Stok Awal barang dilakukan untuk semua barang dalam 1 kategori  Barang tidak akan tampil lagi jika sudah melakukan stok awal, kecuali barang baru yang dimasukkan lagi dari master barang  Bila barang tidak muncul atau sudah stok awal, silahkan stok opname untuk penyesuaian jumlah stok selanjutnya.

TransPOS memberikan kemudahan dalam pengelolaan Stok/Persediaan yaitu Anda bisa melewati proses Stok Awal Anda bisa langsung melakukan transaksi Pembelian dan atau Penjualan nantinya Stok/Persediaan disesuaikan di proses Stok Opname

4.1.2. Mutasi Stok Fitur ini digunakan untuk memindahkan stok/barang antar lokasi penyimpanan barang (bila mempunyai lebih dari 1 lokasi penyimpanan). Lokasi penyimpanan barang ini bisa Gudang, Toko atau yang lainnya. Caranya: – Klik menu Persediaan  klik Mutasi Stok – Pilih Lokasi Asal  lalu pilih Lokasi Tujuan – Cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang  pilih barang  lalu tekan Enter) – Ketikkan jumlah barang yang akan dimutasi (Jml Mutasi) – Cari/masukkan barang kembali seperti di atas bila mutasi barang lebih dari 1 macam) – Klik tombol Simpan  klik OK

Hal 27 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 4.1.3. Stok Opname Stok opname adalah proses penyesuaian jumlah stok/persediaan yaitu mencocokkan jumlah yang tercatat dalam di komputer dengan jumlah stok berdasarkan hasil perhitungan fisik barang. a. Daftar Stok Opname – menampilkan stok opname berdasarkan periode waktu – menampilkan seluruh data stok opname hari ini – menampilkan seluruh data stok opname bulan ini – mengurutkan daftar stok opname – menavigasi data stok opname

: pilih Tahun atau Tanggal (range tanggal) : klik option Hari ini : klik option Bulan ini : klik pada judul kolom pada grid/table : klik tombol panah pada bagian kanan bawah

b. Stok Opname – Klik menu Persediaan  klik submenu Daftar Stok Opname  klik tombol Tambah – Pilih Lokasi  Tanggal stok opname bila diperlukan (default = tgl sekarang) – Masukkan barang : tekan Enter atau Scan (dengan Barcode scanner) – Sesuaikan jumlah fisik barang sebenarnya di kolom Jml Fisik  Enter  lalu tekan Simpan (bila barang telah disesuaikan jumlahnya semua) – Klik tombol Close untuk menutup

ᚐЅ

 Catatan Stok Opname 

Stok Opname dilakukan per Barang

Peringatan Syarat Stok Opname adalah bila telah melakukan transaksi sebagai berikut: 1. Stok Awal, atau 2. Pembelian & Pembelian yang dibatalkan, atau 3. Penjualan & Penjualan yang dibatalkan, atau 4. Pemesanan Barang (PO) & Pemesanan Barang (PO) yang dibatalkan, atau 5. Pesanan Barang (SO) & Pesanan Barang (SO) yang dibatalkan

Hal 28 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 4.2.

PEMBELIAN 4.2.1. Pemesanan Barang (PO) Digunakan unuk mencatat Pemesanan Pembelian Barang (Purchase Order) ke Supplier, Distributor atau Pabrik, sebelum nantinya dijadikan/diakui sebagai Pembelian. A. Mencatat Pemesanan Barang – Klik menu Pembelian  klik submenu Pemesanan Barang (PO) – Pilih Supplier  No. PO (otomatis diisi oleh TransPOS) – Cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang  pilih barang  lalu tekan Enter) – Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc %), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual) (Cari/masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1 macam) – Klik tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan atau klik tombol Simpan – Klik OK B. Edit & Hapus Data Pemesanan Barang Fitur Edit & Hapus ini bertujuan untuk melakukan koreksi/pembetulan, caranya: – Klik menu Pembelian  klik submenu Daftar Pemesanan Barang – Cari data Pemesanan Barang berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur atau Supplier – Klik kanan data Pemesanan Barang yang akan diedit/hapus  klik Edit/Hapus – Klik tombol Simpan  klik OK C. Menjadikan Pemesanan Barang sebagai Pembelian – Klik menu Pembelian  klik submenu Daftar Pemesanan Barang – Klik kanan data Pemesanan Barang yang akan dijadikan Pembelian  klik Jadikan Nota Pembelian – Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc %), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual) --- bila ada yang perlu disesuaikan – Penyesuaian Jenis Barang: A. Untuk menambah barang lagi: Geser kursos mouse dengan tombol panah ke bawah di keyboard  cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang  pilih barang  lalu tekan Enter atau Double Click) B. Untuk mengurangi barang yang ada: Klik/pilih barang yang akan dikurangi/hapus  tekan tombol Ctrl + Del  Ok – Klik di kotak Bayar atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan  ketikkan jumlah uang pembayaran – Pastikan tanda cek  apabila ingin mencetak/print Purchase Order – Klik tombol Simpan  klik OK D. Cetak Pemesanan Barang (PO) Fitur cetak di Daftar Pemesanan barang ini digunakan untuk keperluan cetak ulang atau untuk keperluan arsip. Ukuran kertas cetak Pemesanan Barang Full A4(Qwarto), caranya: – Klik menu Pembelian  klik submenu Daftar Pemesanan Barang – Klik kanan data Pemesanan Barang yang akan dijadikan Pembelian  klik Print – Klik tombol Print  sesuaikan Jenis Printer, Halaman & Jumlah Cetak  klik OK – Bila telah selesai mencetak, klik tombol Close

4.2.2. Pembelian Transaksi-transaksi pembelian dilakukan di form pembelian secara garis besar meliputi: a. Tunai b. Kredit c. Lain-lain

Hal 29 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima

Tampilan: Form Pembelian

A.

Ї Pembelian Tunai – Klik menu Pembelian atau tekan tombol F10 di keyboard – Pilih Supplier  ketikkan No. Faktur (maks. 10 digit) dari supplier  pilih Lokasi penyimpanan (default: Gudang) – Masukkan barang: tekan Enter & cari atau scan barcode dengan Barcode Scanner (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang  lalu tekan Enter) – Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc %), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual) (Masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1 macam) – Jumlah uang pembayaran otomatis terisi – Klik tombol Simpan  klik OK (layar otomatis akan kosong)

B. Pembelian Kredit – Klik menu Pembelian atau tekan tombol F10 di keyboard – Pilih Supplier  ketikkan No. Faktur dari supplier  pilih Lokasi penyimpanan (default: Gudang) – Klik menu Jenis Transaksi  pilih Kredit  pilih Tanggal Tempo  pilih Tanggal – Masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang  lalu tekan Enter) – Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc %), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual) (Masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1 macam)

 Catatan Pembelian & Harga Beli berubah  Bila melakukan pembelian & Harga Beli (Hrg Satuan) berubah naik/turun, maka di TransPOS akan sbb: o Harga Jual tidak berubah/tetap jika Harga Beli (Hrg Satuan) tidak lebih besar atau sama dengan Harga Jual o Harga Jual otomatis berubah berdasarkan % markup jika Harga beli lebih besar atau sama dengan Harga Jual lama  Selalu lihat Harga Jual bila Harga Beli berubah, sesuaikan jika perlu ! Hal 30 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima –

Klik di kotak Uang Muka (apabila ada) atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan  ketikkan jumlah uang muka Anda – Klik tombol Simpan  klik OK (layar otomatis akan kosong) C. Lain-lain a. Hapus Item Barang – Klik pada item barang yang dimaksud  tekan Ctrl + Del  klik OK b. Memilih Supplier – c.

Bila supplier sudah banyak gunakan fasilitas pencarian, klik tombol

Menambah Supplier Baru Program TransPOS mengijinkan menambah Supplier Baru di Form Pembelian untuk memperlancar proses transaksi, caranya: – –

Klik klik tombol  lalu klik tombol Baru Masukkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp  Simpan  double klik Supplier baru pada grid/tabel

d. Memasukkan Diskon Total (Diskon Faktur) – Klik kotak Diskon [Rp] atau tekan tombol F4 di keyboard  lalu masukkan jumlah uang diskon e. Memasukkan Diskon per Barang – Ketikkan persentase di kolom Disc % pada barang yang dimaksud f.

Memasukkan PPn – Klik kotak PPn [%] atau tekan tombol F3 di keyboard  lalu masukkan jumlah persentase PPn di kotak sebelah kiri, atau masukkan jumlah uang PPn di kotak sebelah kanan

g. Memasukkan PPn BM – Klik kotak PPn BM[%]  lalu masukkan jumlah persentase PPn BM di kotak sebelah kiri, atau masukkan jumlah Ї uang PPn BM di kotak sebelah kanan h. Mengedit Harga Bertingkat TransPOS memberikan fasilitas mengedit Harga bertingkat (MarkUp & Harga Jual) dari Form Pembelian, caranya: – Letakkan pointer mouse di kolom MarkUp 1, lalu pointer mouse geser ke kanan – Edit markup & harga jual bertingkat sesuai kolomnya i.

Daftar Data Pembelian – Klik menu Pembelian  klik submenu Daftar Pembelian – Cari pembelian berdasarkan: periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur atau Supplier

D. Print Faktur Beli Cara mencetak Faktur Pembelian adalah sebagai berikut: – Klik menu Pembelian  klik Daftar Pembelian – Cari data Pembelian (berdasarkan: periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur atau Supplier) – Klik kanan pembelian yang diinginkan  klik Print Faktur – Klik tombol Print – Klik tombol Close

untuk mencetak Faktur  lalu klik tombol Close

satu lagi untuk menutup faktur

E. Edit Data Pembelian Cara mengedit data Pembelian untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut: – Klik menu Pembelian  klik Daftar Pembelian – Cari data pembelian (berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur atau Supplier) – Klik kanan data pembelian yang akan diedit  klik Unposting  klik Ya – Klik kanan lagi data pembelian yang akan diedit  klik Edit  sesuaikan bagian yang ingin diedit

Hal 31 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima – Klik tombol Simpan  klik Ok F. Hapus Data Pembelian Cara menghapus data Pembelian untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut: – Klik menu Pembelian  klik Daftar Pembelian – Cari data pembelian (berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur atau Supplier) – Klik kanan data pembelian yang akan dihapus  klik Unposting  klik Ya – Klik kanan lagi data pembelian yang akan dihapus  klik Hapus  klik Yes  klik Ok

 Catatan Pembelian

  

 

Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) Apabila Jenis Transaksi tidak dipilih, secara default TransPOS akan memasukkannya sebagai jenis transaksi Tunai Apabila pada item barang tersebut sudah ada harga bertingkat, maka baris barang tersebut akan diblok biru muda & muncul pesan dibagian bawah berwarna merah TransPOS mengijinkan Anda menambah Data Master barang di Form Pembelian  klik tombol Tambah Barang TransPOS memberikan informasi Harga Beli Netto di bagian atas Form Pembelian

3 Cara memasukkan Item barang dg jumlah (quantity) lebih dari 1: Misal ada pembelian Kecap Bango sebanyak 5 botol, maka di kolom Kode bisa kita masukkan sebagai berikut: – Ketik jumlah pembelian (ketik: 5)  ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *)  ketik Kode Barang  Enter contoh: 5*8990121011073

– Ketik jumlah pembelian (ketik: 5)  ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *)  masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner contoh: 5*(Scan barcode) Љ – Langsung masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner berulang-ulang sebanyak 5x

Tombol Cepat (keyboard): – F3 : PPn – F4 : Diskon Total – F9 : Bersihkan/kosongkan Layar – Ctrl + Del : Hapus item pembelian – Enter : Jalankan atau eksekusi : Pilih atau geser – ←↑↓→

4.2.3. Retur Beli A. Daftar Retur Beli – Menampilkan data berdasarkan : periode Tahun & Tanggal (range tanggal) periode waktu – menampilkan seluruh data retur hari : klik option Hari ini ini : klik option Bulan ini – menampilkan seluruh data retur bulan ini – mengurutkan/sort daftar retur : klik pada judul kolom pada grid/table – menavigasi data retur

: klik tombol panah pada bagian kanan bawah

B. Retur Beli – Klik menu Pembelian  klik submenu Daftar Retur Pembelian  klik tombol Retur – Pilih Supplier  pilih No. Faktur  pilih Tgl Retur – Pilih barang mana yang akan diretur  ketik jumlah barang retur di kolom Jml Retur

Hal 32 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima Setelah yakin jumlah barang yang diretur  klik tombol Lanjut  klik tombol Simpan (layar akan otomatis kosong) – Klik tombol Close untuk menutup C. Cetak Retur Beli – Klik menu Pembelian  klik submenu Daftar Retur Pembelian – Klik kanan data No. Faktur Beli yang ingin di cetak  klik Print – Klik tombol Print  pilih Jenis Printer & settinglah printer  pilih Ok – Klik tombol Close untuk menutup –

 Catatan Retur Beli

 Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows)  Tombol Kembali digunakan apabila Anda ingin mengoreksi kembali jumlah barang retur sebelum disimpan  Untuk membatalkan atau mengosongkan layar  klik tombol Batal

�Ћ

Peringatan  Retur Beli tidak dapat diedit & di hapus !!  Apabila jumlah Retur Beli terjadi kesalahan (lebih banyak), maka lakukan Pembelian lagi sejumlah kelebihannya.  Apabila jumlah Retur Beli terjadi kesalahan (lebih kecil/kurang), maka lakukan Retur Beli lagi sejumlah kekurangannya.

4.2.4. Hutang & Konsinyasi A. Daftar Hutang & Konsinyasi – menampilkan data Hutang & Konsinyasi berdasarkan Faktur – menampilkan data Hutang & Konsinyasi berdasarkan Supplier – mengurutkan data Hutang & Konsinyasi – menavigasi data hutang

: klik pilihan Faktur Beli  pilih kriteria Hutang atau Konsinyasi  ketikkan no. faktur  Enter : klik pilihan Supplier   pilih kriteria Hutang atau Konsinyasi  ketikkan nama supplier  Enter : klik pada judul kolom pada grid/tabel : klik tombol panah pada bagian kanan bawah

B. Pembayaran Hutang & Barang Konsinyasi – Klik menu Pembelian  klik submenu Daftar Hutang & Konsinyasi  klik tombol Pembayaran – Pilih Tanggal Pembayaran  pilih Jenis Transaksi (Hutang atau Konsinyasi)  pilih Supplier  lalu klik tombol Tampilkan – Ketikkan jumlah uang yang Anda bayarkan di kolom Uang Bayar

Hal 33 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima –

Pilih No Faktur mana yang akan dibayar pada tabel sebelah kiri  lalu klik tombol

–

atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk dibayar) Apabila No Faktur tidak jadi dibayarkan pilih No Faktur pada tabel sebelah kanan 

– –

atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk klik tombol membatalkan) Setelah yakin No. Faktur mana saja yang akan dibayar  klik tombol Simpan  klik OK Klik tombol Close untuk menutup

 Catatan Pembayaran Hutang & Konsinyasi    

Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows) Gunakan fasilitas pencarian untuk memilih Supplier  klik tombol Cari Untuk membatalkan atau mengosongkan layar  klik tombol Batal Uang Bayar adalah jumlah uang bayar riil atau jumlah nominal uang yang digunakan untuk Ї membayar hutang ke supplier  Jumlah pembayaran hutang riil bisa dilihat di kolom Jumlah Dibayarkan  Sisa Pembayaran bisa berarti juga Uang Kembalian (apabila jumlah uang yang dibayarkan lebih dari jumlah hutang)

Peringatan 1. Pembayaran Hutang tidak bisa diedit & dihapus 2. Bila terjadi kesalahan Kurang Bayar, silahkan lakukan Pelunasan Hutang kembali 3. Bila terjadi kesalahan Lebih Bayar, perlakukan sebagai Uang Titipan terlebih dahulu

Hal 34 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 4.3.

PENJUALAN 4.3.1. Pesanan Barang (SO) Digunakan unuk mencatat Pesanan Penjualan Barang (Sales Order) dari Pelanggan atau Konsumen, sebelum nantinya dijadikan/diakui sebagai penjualan. A. Mencatat Pesanan Barang – Klik menu Penjualan  klik submenu Pesanan Barang (SO) – Klik tombol Fold Panel di bagian kanan atas form penjualan  ketik No. SO dari pelanggan  pilih Pelanggan (default: umum)  pilih Jenis Print out (jika belum pernah disetting diawal) – Cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang  pilih barang  lalu tekan Enter) – Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga Jual Satuan (Harga), Diskon Persen (Disc %), Diskon Uang (Disc Rp) (Cari/masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam) – Klik tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan atau klik tombol Simpan – Klik OK B. Edit & Hapus Data Pesanan barang Fitur Edit & Hapus ini bertujuan untuk melakukan koreksi/pembetulan, caranya: – Klik menu Penjualan  klik submenu Daftar Pesanan Barang (SO) – Cari data Pesanan Barang berdasarkan: periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur atau Pelanggan – Klik kanan data Pesanan Barang yang akan diedit/hapus  klik Edit/Hapus – Klik tombol Simpan  klik OK C. Menjadikan Pesanan Barang sebagai Penjualan – Klik menu Penjualan  klik submenu Daftar Pesanan Barang – Klik kanan data Pesanan Barang yang �Ћ akan dijadikan Penjualan  klik Jadikan Nota Penjualan – Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga satuan (Harga), Diskon Persen (Disc %), Diskon Uang (Disc Rp) --- bila ada yang perlu disesuaikan – Penyesuaian Jenis Barang: B. Untuk menambah barang lagi: Geser kursos mouse dengan tombol panah ke bawah di keyboard  cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang  pilih barang  lalu tekan Enter atau Double Click) C. Untuk mengurangi barang yang ada: Klik/pilih barang yang akan dikurangi/hapus  tekan tombol Ctrl + Del  Ok – Klik di kotak Bayar atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan  ketikkan jumlah uang pembayaran dari pembeli – Pastikan tanda cek  apabila ingin mencetak/print Sales Order – Klik tombol Simpan  klik OK D. Cetak Pesanan Barang (SO) Fitur cetak di Daftar Pesanan barang ini digunakan untuk keperluan cetak ulang atau untuk keperluan arsip. Ada pilihan cetak Pesanan Barang yaitu Kecil (½ A4/Qwarto & A4/Qwarto Full), caranya: – Klik menu Penjualan  klik submenu Daftar Pesanan Barang – Klik kanan data Pesanan Barang yang akan dijadikan Penjualan  klik Print  klik Kecil/Besar – Klik tombol Print  sesuaikan Jenis Printer, Halaman & Jumlah Cetak  klik OK – Bila telah selesai mencetak, klik tombol Close

 Catatan Cetak Pesanan Barang Langsung dari Form Pesanan Barang (SO))

 Untuk mencetak Pesanan Barang (SO) langsung sewaktu memasukkan Pesanan Barang (SO): pilih Jenis Printer di Print SO Kecil atau Print SO Besar di form Pesanan Barang (SO)  Caranya lihat Setting Printer di hal 12

Hal 35 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 4.3.2. Penjualan (Kasir) Transaksi-transaksi penjualan dilakukan di form penjualan (Kasir) secara garis besar meliputi: a. Tunai b. Kredit c. Pending/ Hold Penjualan d. Lain-lain e. Print Faktur Jual

Ї

Tampilan: Form Penjualan/Kasir Full Screen

Tampilan: Form Penjualan/Kasir Lengkap (setelah di klik tombol Fold Panel)

Hal 36 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima A. Penjualan Tunai – Klik submenu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik tombol Fold Panel di bagian kanan atas form penjualan  pilih Pelanggan (default: umum)  Jenis Transaksi (default: Tunai)  pilih Jenis Printer/Print out (jika belum pernah disetting diawal) – Pilih Lokasi penyimpanan (default: Toko)  pilih Sales (bila menggunakan Salesman) – Masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang/jasa di form pencarian barang  pilih barang  lalu tekan Enter) – Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga satuan (Harga), Diskon Persen (Disc %), Diskon Uang (Disc Rp) (Masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam) – Klik di kotak Bayar atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan  ketikkan jumlah uang pembayaran dari pembeli – Pastikan tanda cek  apabila ingin mencetak/print Struk/Nota atau Faktur Penjualan – Klik tombol Simpan  klik OK B. Penjualan Kredit – Klik menu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik tombol Fold Panel di bagian kanan atas form penjualan  pilih Pelanggan (default: umum)  pilih Jenis Printer/Print out (jika belum pernah disetting diawal) – Klik menu combo Jenis Transaksi  pilih Kredit – Klik menu combo Tanggal Tempo  pilih Tanggal – Pilih Lokasi penyimpanan (default: Toko)  pilih Sales (bila menggunakan Salesman) – Cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang/jasa di form pencarian barang  lalu tekan Enter) – Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga satuan (Harga), Diskon Persen (Disc %), Diskon Uang (Disc Rp) (Cari/masukkan barang kembali seperti �Ћ di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam) – Klik di kotak Uang Muka (apabila ada) atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan  ketikkan jumlah uang muka dari pembeli – Pastikan tanda cek  apabila ingin mencetak/print Struk/Nota atau Faktur Penjualan – Klik tombol Simpan  klik OK C. Pending/ Hold Penjualan Pending penjualan dilakukan apabila saat terjadi antrian di kasir, ada pembeli A yang sedang dimasukkan barang belanjanya namun akan menambah barang lain selain barang yang sudah dibawanya. Sebagian barang yang dibeli tersebut sudah dimasukkan oleh kasir di komputer. Supaya pembeli lain dalam antrian tetap bisa dilayani tanpa menunggu pembeli A tadi mengambil barang yang diinginkan maka program TransPOS menyediakan fasilitas pending penjualan. – Tekan tombol F8 pada keyboard – Masukkan angka di No Simpan untuk disimpan sementara (misal: di angka 1)  Enter  klik OK  klik tombol Close – Lalu layar kasir akan kosong, Catat/Hafalkan angka untuk Pembeli A, pembeli lain bisa dilayani dulu – Seteleh pembeli A tadi kembali  tekan tombol F8 – Ketikkan angka yang dicatat tadi di kotak No Ambil  tekan Enter  klik OK – Lanjutkan memasukkan barang lain untuk pembeli A  Catatan Pending

 Kotak angka pending yang belum terisi berwarna Hijau  Kotak angka pending yang terisi pending berwarna Merah  Fasilitas pending ini bisa dipakai untuk memasukkan tagihan/bill di Rumah Makan, Resto & Cafe. Kotakkotak angka pending penjualan bisa dianggap sebagai Nomer Meja. Gabung Struk/Nota (Join Bill) Fasilitas ini digunakan untuk menggabungkan tagihan (bill) beberapa meja pada rumah makan, cafe, resto,

Hal 37 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima dll yang telah disimpan dengan fasilitas Pending/Hold. Misal kita akan menggabungkan No. Meja 1, 2 & 3 caranya sebagai berikut: – Tekan tombol F8 – Ketikkan No. Meja 1 di kotak No Ambil  tekan Enter  klik OK Ulangi untuk No Meja 2 & 3 (tekan F8 lagi dst) – Klik di kotak Bayar atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan  ketikkan jumlah uang pembayaran – Klik tombol Simpan (nota/struk akan tercetak)  klik OK

D. Lain-lain a. Hapus Item Barang/Jasa – Klik kanan pada barang yang dimaksud  klik Hapus Item Penjualan – atau klik pada item barang yang dimaksud  tekan Ctrl + Del  klik OK b. Memilih Pelanggan – Klik tombol Fold Panel dicari – c.

 klik di menu Pelanggan  pilih pelanggan yang

Bila pelanggan sudah banyak, gunakan fasilitas pencarian, klik tombol

Menambah Pelanggan Baru Program TransPOS mengijinkan menambah Pelanggan Baru di Form Penjualan/Kasir untuk memperlancar proses transaksi, caranya: – Klik tombol Fold Panel  lalu klik tombol Baru – Masukkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp  Simpan  double klik Pelanggan yang baru saja ditambahkan pada grid/tabel

d. Memasukkan Diskon Total (Diskon Faktur) – Klik kotak Diskon Rp atau tekan tombol F12 di keyboard – Masukkan jumlah persentase diskon di kotak sebelah kiri, atau masukkan jumlah uang diskon di kotak sebelah kanan Ї e. Memasukkan Diskon per Barang – Ketikkan persentase di kolom Disc (%) pada barang yang dimaksud – atau ketikkan jumlah uang diskon di kolom Disc (Rp) pada barang yang dimaksud f.

Merubah Harga Satuan Untuk keperluan khusus, program TransPOS memberikan fasilitas rubah harga jual satuan, caranya: – Klik di kolom Harga satuan (Harga) pada barang yang dingin dirubah  ganti harganya  tekan Enter atau geser pointer mouse  Catatan Harga Satuan

 Apabila harga pengganti lebih kecil daripada harga jual barang maka akan muncul Peringatan berwarna merah di atas, sebagai indikator supaya apabila perubahan harga satuan itu dilakukan tidak sengaja/keliru maka ada peringatan.

g. Tidak mencetak Nota/struk Biasanya untuk keperluan efisiensi atau bila tidak diminta oelh pembeli, Nota/Struk tidak di cetak/print. – Hilangkan tanda cek/centang di kotak Print (sebalah kiri tombol Simpan) h. Print Ulang Nota/Struk Print ulang ini adalah fasilitas mencetak kembali Nota/struk yang baru saja diprint. Biasanya digunakan apabila pada waktu cetak/print printer ada masalah atau pita habis, caranya: – Klik kanan di tabel/grid di Form Penjualan/Kasir  klik Print Ulang i.

Daftar Penjualan – Klik menu Penjualan  klik submenu Daftar Penjualan

Hal 38 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima –

Cari data pejualan berdasarkan: periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur atau Pelanggan

E. Print Faktur Jual Cara mencetak Faktur Penjualan adalah sebagai berikut: – Klik menu Penjualan  klik Daftar Penjualan – Cari penjualan berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur atau Pelanggan – Klik kanan Penjualan yang diinginkan  klik Print Faktur  klik Kecil (½ Qwarto/A4) atau Besar (Qwarto/A4 Full) –

Klik tombol Print

–

Klik tombol Close faktur

untuk mencetak Faktur  lalu klik tombol Close

satu lagi untuk menutup

 Catatan Cetak Faktur Jual (Langsung dari Penjualan/Kasir)

 Untuk mencetak Faktur Penjualan langsung dari Penjualan/Kasir: pilih Jenis Printer di Faktur Kecil atau Faktur Besar di form Penjualan/Kasir  Caranya lihat Setting Printer di hal 12

F. Edit Data Penjualan Cara mengedit data Penjualan untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut: – Klik menu Penjualan  klik Daftar Penjualan – Cari data penjualan (berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur atau Pelanggan) – Klik kanan data penjualan yang akan diedit  klik Unposting  klik Ya – Klik kanan lagi data penjualan yang akan diedit  klik Edit  sesuaikan bagian yang ingin diedit – Klik tombol Simpan  klik Ok �Ћ G. Hapus Data Penjualan Cara menghapus data Penjualan untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut: – Klik menu Penjualan  klik Daftar Penjualan – Cari data penjualan (berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No. Faktur atau Pelanggan) – Klik kanan data penjualan yang akan dihapus  klik Unposting  klik Ya – Klik kanan lagi data penjualan yang akan dihapus  klik Hapus  klik Yes  klik Ok

 Catatan Penjualan  No Faktur diisi otomatis oleh sistem  Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows)  Apabila Pelanggan tidak dipilih, secara default TransPOS akan memasukkannya sebagai pelanggan Umum  Apabila Jenis Transaksi tidak dipilih, secara default TransPOS akan memasukkannya sebagai jenis transaksi Tunai  Apabila Jenis Printer tidak dipilih, secara default TransPOS akan memilih jenis printer Parallel Epson  Secara default TransPOS memberikan tanda cek/centang pada kotak Print  Untuk menyembunyikan panel atas klik tombol Fold Panel Vertical

3 Cara memasukkan Item barang dg jumlah (quantity) lebih dari 1: Misal ada penjualan Kecap Bango sebanyak 5 botol, maka di kolom Kode bisa kita masukkan sebagai berikut: – Ketik jumlah penjualan (ketik: 5)  ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *)  ketik Kode Barang  Enter contoh: 5*8990121011073

– Ketik jumlah penjualan (ketik: 5)  ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *) 

Hal 39 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner contoh: 5*(Scan barcode)

– Langsung masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner berulang-ulang sebanyak 5x Tombol Cepat (keyboard): – F8 : Pending/ Hold – F9 : Bersihkan Layar – F11 : Buka Cash Drawer (tanpa transaksi penjualan) – tanpa Driver Printer – F12 : Diskon Total – + (plus) : Uang Bayar (tunai) atau Uang Muka (kredit) – Ctrl + Del : Hapus item penjualan – Enter : Jalankan atau eksekusi : Pilih atau geser – ←↑↓→

4.3.3. Retur Jual A. Daftar Retur Jual – menampilkan data berdasarkan periode waktu – menampilkan seluruh data retur hari ini – menampilkan seluruh data retur bulan ini – mengurutkan daftar retur – menavigasi data retur

: pilih Tahun & Tanggal (range tanggal) : klik option Hari ini : klik option Bulan ini : klik pada judul kolom pada grid/table : klik tombol panah pada bagian kanan bawah Ї

B. Retur Jual – Klik menu Penjualan  klik submenu Daftar Retur Penjualan  klik tombol Retur – Pilih Pelanggan  pilih No. Faktur  pilih Tgl Retur – Pilih barang mana yang akan diretur  ketik jumlah barang retur di kolom Jml Retur – Setelah yakin jumlah barang yang diretur  klik tombol Lanjut  klik tombol Simpan (layar akan otomatis kosong) – Klik tombol Close untuk menutup

C. Cetak Retur Jual – Klik menu Penjualan  klik submenu Daftar Retur Penjualan – Klik kanan data No. Faktur Jual yang ingin di cetak  klik Print – Klik tombol Print  pilih Jenis Printer & settinglah printer  pilih Ok – Klik tombol Close untuk menutup

Hal 40 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima  Catatan Retur Jual

 Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows)  Tombol Kembali digunakan apabila Anda ingin mengoreksi kembali jumlah barang retur sebelum disimpan  Untuk membatalkan atau mengosongkan layar  klik tombol Batal

Peringatan  Retur Jual tidak dapat diedit & di hapus !!  Apabila jumlah Retur Jual terjadi kesalahan (lebih banyak), maka lakukan Penjualan lagi sejumlah kelebihannya.  Apabila jumlah Retur Jual terjadi kesalahan (lebih kecil/kurang), maka lakukan Retur Jual lagi sejumlah kekurangannya.

4.3.4. Piutang A. Daftar Piutang – menampilkan piutang berdasarkan Faktur – menampilkan piutang berdasarkan Pelanggan – mengurutkan daftar piutang – menavigasi data piutang

: klik pilihan Faktur  ketikkan no. faktur  Enter : klik pilihan Pelanggan  ketikkan nama pelanggan  Enter : klik pada judul kolom pada grid/tabel : klik tombol panah pada bagian kanan bawah

B. Pelunasan Piutang – Klik menu Penjualan  klik submenu Daftar Piutang  klik tombol Pelunasan �Ћ – Pilih Tanggal Pelunasan  pilih Pelanggan  lalu klik tombol Tampilkan – Ketikkan jumlah uang yang dibayarkan pembeli di kolom Uang Bayar – Pilih No Faktur mana yang akan dilunasi pada tabel sebelah kiri  lalu klik tombol atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk dilunasi) – Apabila No Faktur tidak jadi dibayarkan, pilih No Faktur pada tabel sebelah kanan  klik tombol atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk membatalkan) – Setelah yakin No. Faktur mana saja yang akan dilunasi  klik tombol Simpan  klik OK – Klik tombol Close untuk menutup

 Catatan Pelunasan Piutang

 Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows)  Gunakan fasilitas pencarian untuk memilih Pelanggan  klik tombol Cari

Hal 41 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima  Untuk membatalkan atau mengosongkan layar  klik tombol Batal  Uang Bayar adalah jumlah uang bayar riil atau jumlah nominal uang yang diserahkan pelangan untuk membayar piutang  Jumlah pembayaran piutang riil bisa dilihat di kolom Jumlah Dibayarkan  Sisa Pembayaran bisa berarti juga Uang Kembalian (apabila jumlah uang yang dibayarkan lebih dari jumlah piutang)

Peringatan 1. Pelunasan Piutang tidak bisa diedit & dihapus 2. Bila terjadi kesalahan Kurang Bayar, silahkan lakukan Pelunasan Piutang kembali 3. Bila terjadi kesalahan Lebih Bayar, perlakukan sebagai Uang Titipan terlebih dahulu

Ї

Hal 42 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 4.4.

TRANSAKSI KAS Fitur ini digunakan untuk memasukkan transaksi kas yaitu Pendapatan & Biaya lainnya. Adapaun Saldo Awal Kas juga dimasukkan melalui fitur ini. 4.4.1. Saldo Awal Kas Saldo Awal Kas adalah proses mengisi/mencatat jumlah saldo pos pendapatan lain & pos biaya lain dari catatan toko/usaha yang sudah berjalan ke dalam program TransPOS Nama/Jenis Pos Pendapatan & Pos Biaya Lain dimasukkan/disetting dari menu Master  submenu Pos Kas. Caranya yaitu: – Pastikan sebelumnya telah mengisi/setting data Master Kas – Klik menu Kas  klik Saldo Awal Kas – Isikan jumlah saldo untuk masing-masing Pendapatan & Biaya di kolom Jumlah – Klik tombol Simpan  klik OK  klik tombol Close Peringatan 1. Saldo Awal Kas hanya bisa dilakukan 1 kali di awal pemakaian TransPOS 2. Salda Awal Kas tidak bisa diubah/edit setelah Tutup Tahun

4.4.2. Transaksi Kas Fitur ini digunakan untuk memasukkan transaksi kas yaitu Pendapatan & Biaya lainnya, yang sebelumnya Nama Posnya telah disetting di menu Master Pos Kas. Caranya: – Klik Menu Kas  klik Transaksi Kas – Tanggal (default: hari ini – bisa disesuaikan)  pilih Nama Pos – Isikan Keterangan (sebagai penjelasan transaksi)  isikan Jumlah  klik tombol Simpan �Ћ

4.4.3. Edit Data Transaksi Kas Cara mengedit data Transaksi Kas untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut: – Klik menu Kas  klik Daftar Transaksi Kas – Cari data Transaksi Kas (berdasarkan: periode Tahun atau Tanggal (range tanggal)) – Klik kanan data Transaksi Kas yang akan diedit  klik Unposting  klik Ya – Klik kanan lagi data Transaksi Kas yang akan diedit  klik Edit  sesuaikan bagian yang ingin diedit – Klik tombol Simpan  klik Ok 4.4.4. Hapus Data Transaksi Kas Cara menghapus data Transaksi Kas untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut: – Klik menu Kas  klik Daftar Transaksi Kas – Cari data Transaksi Kas (berdasarkan: periode Tahun atau Tanggal (range tanggal) – Klik kanan data Transaksi Kas yang akan dihapus  klik Unposting  klik Ya – Klik kanan lagi data Transaksi Kas yang akan dihapus  klik Hapus  klik Yes  klik Ok

Hal 43 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 4.5.

TRANSAKSI KASIR Transaksi lain adalah transaksi-transaksi yang berhubungan dengan Kasir namun selain transaksi penjualan. Berikut transaksi-transaksi tersebut: 4.5.1. Modal Kasir Modal kasir adalah proses memasukkan sejumlah uang yang menjadi modal kasir berjualan yang ada di Cash Drawer. Modal kasir ini sebaiknya harus dicatat sebelum kasir bertugas, caranya: – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan pada tabel/grid  klik Laporan Kasir – Klik tab Modal & Pengeluaran di bagian kiri atas – Ketikkan jumlah uang di kotak jumlah & ketikkan keterangan di kotak keterangan (misal: "Modal Kasir A")  lalu klik tombol Modal  klik OK

 Catatan Modal Kasir  Untuk menambah lagi modal kasir (bila ditambah/bila kurang), silahkan ulangi langkah di atas

 Untuk mengurangi modal kasir (bila kelebihan), silahkan masukkan di jumlah dengan tanda minus (-) di depan. Misal: -100000

4.5.2. Pengeluaran Kasir Pengeluaran Kasir adalah proses mencatat pengeluaran-pengeluaran lain yang diambilkan dari uang kasir (dalam Cash Drawer/Laci Kasir). Pengeluaran Kasir ini dicatat selama kasir bertugas. Љ a. Menambah Pengeluaran Kasir – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan pada tabel/grid  klik Laporan Kasir – Klik tab Modal & Pengeluaran di bagian kiri atas – Klik tombol Pengeluaran

– –

Pilih Nama Pos Pengeluaran Isikan Keterangan (sebagai penjelasan transaksi)  isikan Jumlah  klik tombol Simpan

b. Mengedit & Menghapus Pengeluaran Kasir – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan pada tabel/grid  klik Laporan Kasir – Klik tab Modal & Pengeluaran di bagian kiri atas – Klik kanan data yang akan di edit/hapus pada tabel/grid Pengeluaran Kasir  klik Unposting  klik Yes – Klik kanan lagi data yang akan di edit/hapus pada tabel/grid Pengeluaran Kasir  klik Edit/Hapus – a. bila Edit, sesuaikan: Keterangan & Jumlah  klik Simpan b. bila Hapus: klik Yes  klik Ok

 Catatan Pengeluaran Kasir  Sebelum menambah Pengeluaran Kasir, terlebih dahulu membuat Nama Pos di Master Pos Kas

 Pengeluaran Kasir akan tercatat di Laporan Uang dlm Cash Drawer (pada Laporan Kasir) & di Laporan Rekapitulasi Saldo (pada Laporan Keuangan)

Hal 44 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima

Peringatan  Dalam mengedit Pengeluaran Kasir, kata/teks “(Kasir)” di bagian Keterangan jangan diedit/dihapus  Data transaksi Pengeluaran Kasir yang bisa diedit/dihapus adalah data transaksi Kasir Aktif & pada hari itu juga

4.5.3. Uang dalam Cash Drawer Fasilitas ini adalah untuk memberikan laporan mengenai transaksi-transaksi yang dilakukan oleh Kasir saat dia bertugas yang menggunakan Uang dalam Cash Drawer, caranya: – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan pada tabel/grid  klik Laporan Kasir – Klik tab Laporan Kasir di bagian kiri atas  pilih Tanggal  pilih Kasir – Pilih Printer (bila memilih jenis printer Dengan Driver, maka akan preview dahulu) – Ketikkan jumlah riil uang dalam cash drawer di kotak Uang dlm Cash Drawer (diisi sewaktu Kasir selesai bertugas) – Klik tombol Tampilkan – Klik tombol Print (bila ingin mencetak)

 Catatan Uang dalam Cash Drawer 

Ћ

Laporan uang dalam cash drawer dicetak menggunakan Printer Mini, sehingga mudah dilihat dan efisien.

4.5.4. Laporan Penjualan Kasir Laporan Penjualan Kasir digunakan untuk mengetahui transaksi-transaksi yang dilakukan oleh Kasir dalam periode tertentu dan lebih detail. Laporan ini dikelompokkan menjadi 2 (dua) yaitu per Kasir atau Total, dan dibagi lagi berdasarkan seabagai berikut: 1. Laporan per Nota/struk 2. Laporan Keuangan (Net Sales) 3. Laporan per Kategori Barang 4. Laporan Pengeluaran Kasir Cara mencetak Laporan Penjualan Kasir: – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard – Klik kanan pada tabel/grid  klik Laporan Kasir  klik tab Laporan Kasir – Sesuaikan Tanggal (default: hari ini)  sesuaikan Kasir (default: Kasir aktif) – Pilih Range Tanggal

Hal 45 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima – –

Pilih Setting Printer (bila memilih Driver Disesuaikan Printer, maka akan muncul preview dahulu) Pilih jenis Laporan Kasir yang ingin dicetak, klik di tombolnya

 Catatan Laporan Penjualan Kasir  Laporan penjulan kasir dicetak menggunakan Printer Mini dengan ukuran kertas: – kertas 75/76mm – kertas 58/60mm sehingga mudah dilihat dan efisien.

Љ

Hal 46 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 5. TUTUP TAHUN Yang dimaksud Tutup Tahun adalah Tutup Pembukuan dalam periode 1 Tahun, dimana dilakukan di akhir tahun (31 Desember). Tutup Tahun berarti semua transaksi telah dianggap sah/valid dan setelah Tutup Tahun akan dipindahkan saldo hutang, piutang & konsinyasi ke saldo awal periode tahun berikutnya. Caranya: – Klik menu Tutup Tahun  klik tombol Cek Transaksi – Lihat pesan di kotak Cek Transaksi  bila ada pesan kesalahan, klik tombol Batal  periksa kembali & betulkan traksaksi mana yang ada kesalahan (ulangi langkah dari atas/awal lagi) – –

Klik tombol  pilih folder & ketik nama folder tempat file backup (default: di drive D)  klik Ok  klik tombol Simpan Backup klik tombol Tutup Tahun  klik Ok

Љ

Bila setelah Tutup Tahun ternyata masih ada yang perlu diedit/koreksi: – gunakan File Backup (restore)  ubah Tanggal, Bulan & Tahun Windows ke periode sebelumnya atau tanggal, bulan & tahun dimana transaksi yang salah akan diedit – edit/koreksi transaksi yang ingin dibetulkan (langkah edit lihat di masing-masing jenis transaksi)  ubah Tanggal, Bulan & Tahun Windows ke akhir tahun (31 Desember)  lakukan Tutup Tahun – lalu ubah Tanggal, Bulan & Tahun Windows ke Tanggal, Bulan & Tahun sebenarnya – lanjutkan transaksi

 Catatan Tutup Tahun  Sebelum Tutup Tahun pastikan semua transaksi telah di koreksi/cek dan disesuaikan.

Peringatan  Tutup Tutup Tahun harus dilakukan oleh 1 (satu) orang petugas khusus.  Proses Tutup Tahun tidak boleh ada komputer lain yang menjalankan TransPOS  Backup lah data sebelum Tutup Tahun untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

Hal 47 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 6. LAPORAN-LAPORAN 6.1. JENIS LAPORAN TransPOS 2011 Prima menyediakan fasilitas Laporan untuk terutama untuk kepentingan manajemen. Dengan fasilitas ini, diharapkan akan dapat membantu dalam pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Berikut laporan-laporan yang dapat diakses: A. Jenis-jenis Laporan 1.

Persediaan a. Nilai Persediaan Barang b. Persediaan per Lokasi c. Stok di bawah Limit d. Daftar Stok & Harga Jual e. Barang tidak laku f. Mutasi g. Stok Opname h. Kartu Stok

2.

Pembelian a. Pembelian Total b. Pembelian Detail c. Pembelian per Supplier d. Pembelian per Kategori e. Retur Beli f. Pemesanan Barang (PO)

3.

Hutang a. Hutang & Konsinyasi per Supplier b. Pembayaran Hutang & Konsinyasi c. Analisa Umur Hutang

4.

Penjualan a. Penjualan Total b. Penjualan Detail c. Penjualan per Pelanggan d. Penjualan per Supplier e. Penjualan per Kategori f. Penjualan per Kasir (Total & Detail) g. Penjualan per Sales & Komisi Sales h. Rangking Penjualan i. Retur Jual j. Pesanan Barang (SO) k. Penjualan Jasa

5.

Piutang a. Piutang per Pelanggan b. Pelunasan Piutang c. Analisa Umur Piutang

6.

Keuangan a. Transaksi Kas (Pendapatan & Biaya) b. Rekapitulasi Saldo c. Laba Rugi Total d. Laba Rugi per Kategori e. Laba Rugi per Supplier f. Laba per Pelanggan g. Laba Rugi per Tahun (bersih)

B. Komisi Sales Ћ Untuk memberikan komisi kepada Salesman, TransPOS memberikan fasilitas Kalkulator komisi berdasarkan Harga Jual & Laba per barang di Laporan Penjualan. Caranya: – Klik menu Laporan  klik Penjualan  klik Penjualan per Sales  pilih range Tanggal  isikan persentase Komisi  klik Print Preview – Sebaiknya di cetak/Print (tekan tombol printer) atau di simpan (tekan tombol simpan) – Masukkan jumlah komisi ke Transaksi Kas sebagai biaya/pengeluaran yang nantinya akan dihitung dalam Laporan Keuangan (Rugi/Laba). 6.2. MENCETAK & MENYIMPAN LAPORAN KE EXCEL Untuk mencetak Laporan caranya sebagai berikut: – Klik menu Laporan – Pilih Laporan mana yang ingin di lihat atau ingin dicetak – Pilih kategori/filter pencarian (bisa per kategori atau semua) atau pilih Periode Tanggal dan atau pilih pilihan lainnya yang sesuai yang diinginan – Klik tombol Print Preview laporan – Klik tombol Print sedangkan

 Catatan Laporan 

Sebaiknya Laporan secara periodik (misal: per bulan/akhir bulan atau per tahun) disimpan/export ke Excel, RTF, CSV atau tipe lain.



TRIK: Agar mendapat hasil layout Excel yang rapi, silahkan Laporan disimpan ke format .csv dahulu, baru kemudian buka Excel lalu import file .csv tadi. Setelah import lakukan diedit/re-layout (penyesuaian sedikit).



Cara Import Data CSV di: - Excel 2003 klik menu Data  klik Get External Data  klik Import  buka file .csv - Excel 2007/2010/2013 klik menu tab Data  klik form text dlm grup “Get External Data”  buka file .csv

untuk melihat

untuk mencetak laporan,

Untuk menyimpan/export ke Excel: Klik tombol Save  ketik Nama File di File name  pilih Excel file OLE (*.xls) di Save as type  klik Simpan  klik Ok – Klik tombol Close  lalu klik tombol Close satu lagi untuk menutup laporan

Hal 48 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 7. CETAK LABEL BARCODE & LABEL HARGA Yang dicetak labelnya adalah tipe penjualan Barang (bukan Jasa). Standard cetak barcode TranPOS menggunakan standard EAN 13 & EAN 128.

A. Cetak Label Barcode – Klik menu Tools  klik sub menu Cetak Label Barcode & Label Harga – Pilih option Label Barcode  pilih format cetak label (simple, standar atau lengkap) – Pilih standar barcode (EAN 13 atau EAN 128) – Masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang  masukkan kata kunci  pilih barang  lalu tekan Enter) – Masukkan jumlah/banyak label yang akan dicetak di kolom Jml Cetak Љ (Masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam) – Klik tombol Cetak untuk melihat print preview (jika pakai Printer Barcode lihat catatan di bawah) – Klik tombol/icon printer di kiri atas (sebelumnya jadikan Default, printer untuk cetak label) – setelah tercetak, klik tombol Close (Bila ingin mencetak kode barcode barang lain, klik tombol Hapus Layar  ulangi mulai langkah ke-2 dari atas) B. Cetak Label Harga – Klik menu Tools  klik sub menu Cetak Label Barcode & Label Harga – Pilih option Label Harga – Masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang  masukkan kata kunci  pilih barang  lalu tekan Enter) – Masukkan jumlah/banyak label yang akan dicetak di kolom Jml Cetak (Masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam) – Klik tombol Cetak untuk melihat print preview – Klik tombol/icon printer di kiri atas (sebelumnya jadikan Default, printer untuk cetak label) – Setelah tercetak, klik tombol Close (Bila ingin mencetak kode barcode barang lain, klik tombol Hapus Layar  ulangi mulai langkah ke-2 dari atas)

 Catatan Cetak Label Barcode & Label Harga  Ukuran kertas cetak A4/Qwarto, jenis kertas HVS sticker.  Alur cetak ke bawah (dari atas kiri ke bawah lalu zigzag ke kanan)  Bila ingin mencetak dengan Printer Barcode sendiri/khusus maka di langkah ke-6 sub bab 7A jangan

tekan tombol Cetak namun tekan tombol Kirim Data ke File CetakBarcode.txt sehingga TransPOS akan membuatkan file data barcode format .txt (CetakBarcode.txt). File data barcode format .txt (CetakBarcode.txt) ini silahkan diimport di Software Cetak Barcode (misal: Software Bartender atau software lainnya) untuk dicetak dengan Printer khusus cetak Label Barcode.

Hal 49 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 8. BACKUP & BUKA FILE BACKUP A. MEMBACKUP DATA Fasilitas Backup data adalah fasilitas yang sangat dianjurkan untuk menghidari hal-hal yang tidak diinginkan yang bisa berkibat akan rusaknya data. Rusaknya data bisa karena hardware rusak, kesalahan manusia (human error), virus, corrupt, dll. File backup data terkompresi dengan format ZIP. Caranya yaitu: 1. Manual Cara backup ini bisa dilakukan sewaktu-waktu dan bisa dilakukan secara periodik sesuai keinginan yaitu melalui Tools Program. – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows  All programs  TransPOS 2011 Prima  pilih Tools Program  isikan Login  klik tombol Backup Data

untuk memilih folder tempat file backup disimpan – Klik tombol – Ketik nama file di kotak File name  klik tombol Save – Klik OK 2. Semi Otomatis Dalam fasilitas semi otomatis ini setiap akan keluar/exit dari program TransPOS akan muncul Peringatan untuk membackup data. Sebaiknya peringatan tersebut dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan nantinya. – Setelah klik tombol Close program TransPOS atau klik menu File  klik Keluar – Klik tombol Backup  klik tombol

untuk memilih folder tempat file backup disimpan Љ

– Ketik nama file di kotak File name  klik tombol Save – Klik OK (otomatis program TransPOS ditutup)

B. MEMBUKA FILE BACKUP DATA (RESTORE) Fasilitas ini digunakan untuk membuka file yang sudah dibackup dengan cara mengekstrak/unzip ke dalam folder atau direktori yang ditentukan. – Sebelum buat folder baru dengan Windows Explorer di direktori dimana saja (untuk menempatkan hasil ekstrak/unzip file database) – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows  All programs  TransPOS 2011 Prima  pilih Tools Program  isikan Login  klik tombol Buka Data – Klik tombol dibuka

(disebelah kanan kotak Nama File) untuk memilih file backup yang akan

– Klik tombol (di sebelah kanan kotak Direktori) untuk memilih di folder mana file backup tersebut akan di tempatkan dan di ekstrak (unzip) sehingga terkoneksi dengan TransPOS  Klik OK – Kemudian Close  buka program TransPOS  Silahkan Login

Hal 50 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 9. DATA BARU Data Baru ini dimaksudkan untuk membuat file/Data baru (New) bukan data latihan sehingga data akan menjadi baru & kosong dan siap diisi dengan data sesuai yang diinginkan. Caranya yaitu: a. Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) b. Klik tombol Start di desktop Windows  All programs  TransPOS 2011 Prima  pilih Tools Program

c. Isikan Login (username & password sama seperti Login di TransPOS)  klik tombol Data Baru

di Nama data/folder (untuk membuat folder tempat data baru akan d. Klik tombol disimpan atau diletakkan) Љ e. Pilih Direktori/Drive atau Folder untuk tempat menyimpan data baru f. Ketik Nama Folder di kotak File name  klik tombol Save

g. h. i. j.

Isikan Identitas Usaha/Toko (Nama Toko, Jenis Usaha, Alamat, Kota, & Telp) Periode Pembukuan: Tahun & Bulan (Otomatis Default: Tahun & Bulan berjalan/saat ini) Klik tombol Buat Data Baru Klik Ok  klik Ok lagi

 Catatan Data Baru (logo Usaha/Toko)  Untuk setting/ganti logo: setting  setting program  browse (ganti logo)  pilih file image

 Ok

Hal 51 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 10. PERBAIKI & OPTIMALKAN DATA Fasilitas ini digunakan untuk memperbaiki data bilamana terjadi suatu hal mengakibatkan data corrupt atau rusak. Penyebab data corrupt atau rusak paling sering adalah karena listrik atau komputer mati secara mendadak tanpa prosedur shutdown. Biasanya data rusak karena mati listrik adalah data ketika sedang dipakai untuk transaksi. A. Cara Perbaiki Data – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows  All programs  TransPOS 2011 TransPOS 2011 Prima  pilih Tools Program  isikan Login  klik tombol Perbaiki Data – Klik tombol Connect – Klik kotak Termasuk Perbaiki Index Data – Pilih/select semua file data (.DAT) yang akan diperbaiki dengan mouse (Caranya: klik file anggota.DAT  tekan & tahan tombol Shift keyboard  scroll mouse ke bawah  klik file tutupbulan.DAT sehingga semua file terblok biru)

k – Klik tombol Perbaiki (tunggu sampai proses selesai 100%) – Klik tombol Close atau lanjutkan Optimalkan Data

B. Cara Optimalkan Data Optimalkan Data dilakukan bila setelah Perbaiki Data masih ada data corrupt atau rusak, maka dilakukan proses Optimalkan Data. – Pastikan program TransPOS tidak sedang berjalan/dipakai (posisi ditutup/Close) – Klik tombol Start di desktop Windows  All programs  TransPOS 2011 Prima  pilih Tools Program  isikan Login  klik tombol Perbaiki Data – Klik tombol Connect – Klik kotak Termasuk Perbaiki Index Data – Pilih/select semua file data (.DAT) yang akan diperbaiki dengan mouse (Caranya: klik file anggota.DAT  tekan & tahan tombol Shift keyboard  scroll mouse ke bawah  klik file tutupbulan.DAT sehingga semua file terblok biru)

Hal 52 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima – Klik tombol Optimalkan – Klik tombol Pilih (klik tombol Pilih terus menerus sampai tampilan Pilih Index Data hilang & kembali ke tampilan Perbaiki Data)

– Klik tombol Close semua jendela/tampilan (tampilan Perbaiki Data & tampilan Pesan)

– Pastikan tidak ada komputer yang menjalankan TransPOS ketika proses Perbaiki Data – Pastikan tidak ada komputer yang menjalankan TransPOS ketika proses Optimalkan Data – Untuk menghindari data rusak gunakan UPS atau sejenisnya, karena bila rusaknya berat fitur ini tidak memberi menjamin 100%

Љ

Hal 53 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 11. JARINGAN (LAN) Jaringan ini dibutuhkan apabila pemakaian program TransPOS yang menggunakan lebih dari 1 komputer. Prinsip kerja jaringan program TransPOS adalah Client Server, dimana salah satu komputer dijadikan Central atau pusat penyimpanan data dengan cara Sharing Folder. Berikut ini urutan langkah-langkahnya: 1. BUAT IDENTITAS KOMPUTER & WORKGROUP Supaya antar komputer bisa saling berkomunikasi, maka perlu dibuat suatu “jalur” khusus. Jalur tersebut adalah Workgroup. Sebelum membuat workgroup terlebih dahulu setiap komputer harus punya nama untuk membedakan satu sama lain. – Klik kanan pada tombol Start  pilih Explore – Klik kanan My Computer  Properties – Klik tab Computer Name  ketikkan keterangan ttg komputer pada Computer description (misal: 'Komputer Server' utk server atau 'Komputer Client1' utk komputer client 1)

– Klik tombol Change...  ketikkan nama komputer pada Computer name (misal: 'Server' utk komputer server, atau 'Client1' untuk komputer client 1)

Љ

– Ketikkan nama workgroup pada kotak Workgroup, misal: TransPOS. (baik komputer server maupun client nama workgroup harus sama) – Klik tombol OK  OK  OK  OK  Yes (Setelah tombol Yes ditekan maka komputer akan direstart secara otomatis)

2. SETTING IP Selain punya nama, masing-masing komputer harus punya alamat yaitu berupa nomer IP. Baik komputer server maupun client harus disetting nomer IPnya. Umumnya setting IP komputer jaringan sebagai berikut: – IP Komputer Server : 192.168.0.1 – IP Komputer Client 1 : 192.168.0.2 Apabila mempunyai komputer client 2 atau lebih maka IP Komputer Client 2 adalah 192.168.0.3 dan seterusnya Berikut langkah-langkah pemberian nomer IP pada masing-masing komputer pada taskbar (pojok kanan bawah desktop anda)  Properties atau klik – Klik icon Start  Control Panel  Network Connections – Klik kanan icon Local Area Connection

 pilih Properties

Hal 54 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima – Klik Internet Protocol (TCP/IP)  klik tombol Properties

– Pilih option Use the following IP address  ketikkan IP address dan Subnet mask  OK (IP address sesuai ketentuan di atas, sedang isi Subnet mask adalah 255.255.255.0)

– Klik/beri tanda cek 2 (dua) option seperti gambar di bawah ini, lalu klik OK

3. SHARING FOLDER Sharing folder digunakan untuk mengijinkan komputer client untuk mengakses file database yg ada di folder komputer Server. Berikut ini adalah cara Sharing Folder di komputer Server: – Klik kanan pada folder db atau folder database TransPOS berada/aktif (default: di direktori C:\Program Files\Software TransCODE\TransPOS 2011 Prima\) – Klik Sharing atau Sharing and Security...  klik tab Sharing di bagian atas Љ the network tidak muncul, klik link If you (Jika opsi/pilihan Share this folder to understand the security risks but want to share files without running the wizard,click here  Just enable file sharing  Ok  Yes) – Klik Share this folder to the network  klik juga Allow network users to change my files – Klik tombol OK 4. SETTING SECURITY Setting Security ini dilakukan di : a. Firewall Windows : cara lihat di bawah b. Anti Virus : cara bisa dilihat di help / manual booknya c. Program Security lain : cara bisa dilihat di help / manual booknya Setting Security di Windows Firewall: – Klik tombol Start Windows  klik Control Panel – Klik Windows Firewall  klik On (recommended) di tab General – Klik tab Exceptions (di bagian atas)  klik kotak cek File and Printer Sharing  Ok

 Catatan Jaringan  Untuk mendukung jaringan (LAN) komputer harus ada port RJ45/UTP (biasanya ada/onboard), apabila tidak ada bisa digunakan LAN Card.  Selain itu dibutuhkan juga Kabel Jaringan bertipe RJ45/UTP dan konektor kabel di kedua sisi kabel.  Apabila jaringan memakai lebih dari 2 komputer gunakan Switch/Hub.  Bila ingin kualitas transfer data jaringan bagus, gunakan hardware jaringan yang berkualitas juga & panjang kabel perlu diperhatikan.  Perangkat keras di atas (yang tidak onboard) dapat anda dapatkan di toko komputer.

Setting Jaringan/Network (LAN) diatas dibuat di Windows XP untuk Windows lainnya silahkan disesuaikan (prinsipnya sama)

Hal 55 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima 12. PERANGKAS KERAS TRANSPOS Perangkat keras Penjualan Retail (POS) ada banyak. Selain support jaringan, perangkat keras lain yang disupport oleh program TransPOS adalah sebagai berikut: 1. PC Komputer 2. Printer Mini & Tipe LX (cetak Struk/Nota) atau Printer A4 (cetak Faktur & Laporan) 3. Barcode Scanner 4. Cash Drawer (laci uang)

PC Komputer

Printer Mini & Printer A4

Barcode Scanner

Cash Drawer

Specs. PCKomputer:  Windows  Ada port UTP/LAN (RJ45)  Ada port Printer Parallel (LPT) atau Serial (RS232)  Ada port PS/2  Ada port USB

Specs. Printer Mini (Driver atau Non Driver):  Menggunakan Port Parallel (LPT), Serial (RS232) atau USB  Ada port RJ11  Ukuran kertas 75/76mm atau 58/60mm

Specs. Barcode Scanner:  Menggunakan Port PS/2 atau USB

Specs. Cash Drawer:  Menggunakan Port RJ11  Bila Printer mini tidak ada port RJ11 gunakan converter card

Merk Barcode Scanner yang telah di test dengan TranPOS adalah: – Inventor – Argox – TSC – Zebra – Toshiba – dll

Specs. Printer A4 (Driver):  Menggunakan port Parallel atau USB  Cash Drawer langsung ke komputer  Ukuran kertas 75/76mm atau 58/60mm Merk Printer mini yang telah di test dengan TranPOS adalah: – Inventor, Epson, Star, Zonerich, EC dll

Merk Printer yang telah di test dengan TranPOS adalah: – Integral – Inventor – TEC – dll

Љ

Hal 56 dari 57

Panduan TRANSPOS 2011 Prima

KONFIGURASI PERANGKAT KERAS & JARINGAN TRANSPOS

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------untuk Barcode Scanner dengan port PS/2Љ diparalel dengan kabel Keyboard - untuk Barcode Scanner dengan port USB langsung ke PC Komputer - untuk Mini Printer/ Printer Struk: gunakan driver Generic Text/only (bawaan Windows) - untuk cetak Faktur Penjualan dengan Printer A4: gunakan driver bawaan Printer

13. DUKUNGAN TEKNIS TransPOS mempunyai fasilitas berupa Dukungan Teknis (technical support) dari pengembang software TransPOS. Dukungan tersebut berupa bantuan teknis yang bisa diakses melalui: 1. Reseller/Agen : Kontak Reseller/Agen (bila membeli lewat Reseller/Agen atau Pihak Ketiga) 2. SMS

: 085 72972 0398

3. Email

: [email protected]

Apabila mengalami masalah dalam penggunaan software, silahkan beri penjelasan detail dan urut kepada kami & akan lebih baik disertai dengan screenshot/capture image bagian yg bermasalah, agar kami bisa menganalisa dengan benar & bisa memberikan solusinya. Untuk menggunakan fasilitas Dukungan Teknis kami, silahkan sebutkan Serial Number terlebih dahulu (sebagai identitas ID Anda atas pembelian software kami)

www.softwarekita.com

Hal 57 dari 57