Organisatie en agendaplanning in de tandartspraktijk. april 2011

Organisatie en agendaplanning in de tandartspraktijk april 2011

1

Praktijkmanagement

- de zorg - de financiën - het personeel en de rol van de agenda

Organisatie en agendabeheer in de tandartspraktijk

Praktijkmanagement

Problemen •uitloop •ergernis over niet (goed) uitgevoerde taken •rendement •miscommunicatie en de rol van de agenda Organisatie en agendabeheer in de tandartspraktijk

MBA in 1 dag


Praktijkmanagement

QuickTime™ en een -decompressor zijn vereist om deze afbeelding weer te geven.

De agenda in de tandartspraktijk

Ben Tiggelaar •connectie zoeken en borgen strategische top en uitvoerenden

•innovatieve organisaties

Ben Tiggelaar

Lord of the Rings

•Bureaucratische organisaties en kleine innovatieve ondernemingen aanpassen

•winst maken om te kunnen overleven en te kunnen werken aan een groter doel dan winst maken ... leuke en goed tandheelkunde ... Organisatie en agendabeheer in de tandartspraktijk

Praktijkmanagement Vandaag

•de praktijkagenda •persoonlijke drijfveren en interactie


Time management?

Je kunt tijd niet managen, wel jezelf en je organisatie

Het gaat niet om TIJD, maar om PRIORITEIT Organisatie en agendabeheer in de tandartspraktijk

praktijkmanagement Agenda planning is een van de belangrijkste management tools in de praktijk. Effectief praktijkmanagement hangt af van een goed ‘geoliede’ planning; het heeft direct invloed op de hoeveelheid behandelingen en werkdruk.


Agendaplanning Een effectieve planning is eigenlijk een wiskundig model dat op maat gemaakt is voor de unieke eigenschappen en doelen van een specifieke tandarts of praktijk. Er zijn diverse factoren die de planning beïnvloeden: zoals bijvoorbeeld het aantal stoelen, de deskundigheid van de staf, en de snelheid van werken van de tandarts. Met deze variabelen moet rekening worden gehouden bij het ontwerpen van een planningssysteem, zodat het de tandarts en het team ondersteunt om zo efficiënt en comfortabel mogelijk te werken. Roger Levin Organisatie en agendabeheer in de tandartspraktijk

Agendaplanning

Een effectieve agenda stelt de tandarts in staat regie te voeren over de behandeldag en een ‘flow’ te creëren in plaats van er door te worden geregeerd.


Flow Waarom verschaft een identieke werkdag de een voldoening, de ander afstomping? En waarin zit dan het verschil? Hoogleraar psychologie Mihaly Csikszentmihalyi doet al vele jaren onderzoek naar de raadselen van (on)geluk. Het blijkt dat mensen zich het gelukkigst voelen als zij het moment zelf optimaal beleven: FLOW. We krijgen steeds meer informatie te verwerken. Volgens Csikzentmilhalyi kun je zo’n acht informatiestromen tegelijk behappen, maar als die allemaal even veel aandacht vragen in je bewustzijn, heeft dat als effect dat je geen van die stromen volledig aandacht kunt geven: tijdens je werk moet je bijvoorbeeld niet alleen regelmatig de telefoon opnemen of e-mails beantwoorden, maar ook denken aan de verjaardag van je assistente, het je patiënt naar de zin maken, een behandelplan maken, plassen, tijd in je agenda vinden voor de pijnklacht die zich aandient en ook nog een vergadering voorbereiden. Als er maar genoeg van dit soort informatiestromen door elkaar heen lopen raakt de geest in een toestand van geestelijke wanorde en daar wordt je niet gelukkig van. Als je daarentegen je bewustzijn weet te ordenen door één stroom de ruimte te geven dan ontstaat er FLOW. En een gevoel van geluk niet alleen opgaat voor werk, relaties, families, maar ook voor het functioneren van bedrijven en zelfs

Flow Tevreden tandartsen:

- goede agendavoering en agendabeheer - duidelijkheid over - taken - bevoegdheden - verantwoordelijkheden

- heldere protocollen, procedures en afspraken


Doelstelling inzichten verwerven die je helpen om een praktijkagenda te ontwerpen die zorgt voor meer

kwaliteit plezier rendement


Kwaliteit

- technisch - functioneel - relationeel

tandheelkunde

comfort communicatie en service

De kwaliteit van de praktijkvoering hangt af van de kwaliteit van de communicatie


De ideale dag

CONTROLE je realiseert de planning RESULTAAT je kunt behandelingen goed afronden UITDAGING

je kunt problemen goed oplossen


De ideale dag in de praktijk Je kunt

• je werk zelf indelen • behandelingen afmaken • je kwaliteiten benutten • kwaliteit leveren •rendabel zijn • plezier hebben Organisatie en agendabeheer in de tandartspraktijk

De ideale dag Denk aan de dag van vandaag of gisteren: - Wist je aan het begin van de dag wat je wilde bereiken? - Heb je dat dan ook bereikt? - Heb je voldoende omgezet? - Heb je dingen afgemaakt? - Heb je genoeg uitdagingen gehad? - Heb je plezier gehad?


De ideale dag Denk aan je eigen praktijk:

- Welke rol speel de agenda daarbij?

- Wat zou je graag anders willen zien?


Werkdruk

Stress

Planning

Stress is een bedreiging voor de praktijk: - burn out

- verloop - verminderde kwaliteit omgang patiënten


Werkdruk

Stress in de tandartspraktijk • • • • • •

Werken op de mm2 Angstige patiënten Kleine ruimte Perfectionisme Boven op elkaars lip Tijdsdruk … Organisatie en agendabeheer in de tandartspraktijk

Agendaplanning

Een goed ontworpen praktijkagenda zal stress verminderen, want hij is - efficiënt - voorspelbaar


23 21

Basisprincipes voor agendaplanning

- Bepaal het jaarlijkse productiedoel - Bepaal de dagelijkse productie - Maak een standaard agenda sjabloon


1-kamer planning - Roger Levin

Ochtend: grote behandelingen - 65-70% van dagomzet Middag: nieuwe patiënten en consulten

Einde van de dag: kleine behandelingen

Cluster behandelingen Organisatie en agendabeheer in de tandartspraktijk

6 sleutels voor een effectieve agenda

1. gebruik 10-minuten units 2. maak sjablonen voor iedere behandelstoel

3. plan je productie proactief 4. zorg voor je ideale dag en productie 5. plan tandarts en assistente gescheiden

6. breng het aantal ‘no-shows’ terug


1. Gebruik 10-minuten units

- bij 15 minuten blokken ben je minder flexibel - vaak is 15 minuten net te kort en 30 te lang De overstap van 15- naar 10-minuten blokken levert een besparing op van 7 behandeldagen per jaar


2. sjablonen per stoel

om je capaciteit goed te benutten, is het verstandig om per behandelplek een efficiënte planning te maken


3. Plan je productie proactief

Veel praktijken maken de fout om reactief lege plekken in de agenda op te vullen in plaats van proactief de ‘grote’ productieve behandelingen eerst te plannen.


Stephen Covey

‘Het is belangrijk om prioriteren stellen in de zaken die zich aandienen, maar beter is het om je prioriteiten te plannen’


31

32

4. Zorg voor je ideale dag en productie

ontwerp de ideale agenda waarmee je je dagelijkse streefomzet bereikt


5. Plan tandarts en assistente gescheiden

Zorg indien gewenst en mogelijk voor een delegatie-model in een meer-stoelen-planning


6. Zorg voor minder ‘no-shows’ - Gebruik ‘verbal skills’ ‘de tijd is speciaal voor gereseveerd’

- laat klanten niet zonder afspraak naar huis gaan

- minimaal 48 uur van te voren afzeggen - voed je klanten op meld dat er normaal € 50,- boete staat op een gemiste afspraak, maar dat de tandarts in dit speciale geval zijn hand over het hart strijkt Organisatie en agendabeheer in de tandartspraktijk

Voorbeeld 2-kamer planning

7:00

7:00

7:10

A

7:20 7:30

7:10 7:20

A

7:30

7:40

7:40

7:50

A

8:00

7:50 7:00

anaesthesie, x-solo, rubberdam

8:10

A

8:10

vóórafdruk, tegenmodel, kleur

8:20

A

8:20

opbouwen

8:30

A

8:30

prepareren

8:40

A

8:40

afdrukken

8:50

A

8:50

noodkroon

afwerken

9:00 9:10

9:00 A

A

9:20

A

Assistente zelfstandig

9:20

9:30

A

9:30

9:40

A

9:40

9:50 Tandarts

9:10

10:00

A A

9:50 10:00

10:10

A

10:10

10:20

A

10:20

workflowmodel 2-kamerplanning 1

2

1

2

7:00

TA-AS

7:00

TA-AS

10:30

PAUZE

PAUZE

10:30

7:10

TA-AS

7:10

AS

10:40

PAUZE

PAUZE

10:40

7:20

TA

10:50

PAUZE

PAUZE

10:50

7:30

TA

vullen/extr/ pl. vullen/extr/ pl.

7:20 7:30

AS

7:40

TA

7:50

TA


TA-AS

11:10

AS

11:20

AS

11:30

TA-AS

11:40

AS

11:50

AS

7:50

AS

8:00

TA

8:10

TA

8:10

AS

8:20

AS

8:20

8:30

AS

8:30

TA-AS

12:00

8:40

TA

8:40

AS

12:10

AS

8:50

TA

8:50

AS

12:20

TA

9:00

TA

12:30

TA

9:10

AS

9:20 9:30

TA-AS

9:40

AS

9:50

AS

10:00

AS

vullen/extr/ pl. vullen/extr/ pl. vullen/extr/ pl. vullen/extr/ pl. vullen/extr/ pl. vullen/extr/ pl. vullen/extr/ pl.

7:40


8:00

11:00

vullen/extr/ pl. vullen/extr/ pl. vullen/extr/ pl.

9:00

vullen/extr/ pl. vullen/extr/ pl. vullen/extr/ pl. vullen/extr/ pl.


11:00

TA-AS

11:10

AS

11:20

TA

11:30

TA

11:40

TA

11:50

TA

12:00

TA

12:10

TA

12:20 12:30

AS

12:40

TA

9:10

AS

12:40

9:20

TA

12:50

AS

12:50

TA

9:30

TA

13:00

AS

13:00

TA

13:10

AS

13:10

TA

9:40

TA

13:20

TA

9:50

TA

13:30

TA

10:00

TA-AS


13:20

37 13:30

AS

MODEL A i.o. 7:00 7:10 7:20 7:30 7:40 7:50 8:00 8:10 8:20 8:30 8:40 8:50 9:00 9:10 9:20 9:30 9:40 9:50 10:00 10:10 10:20 10:30 10:40 10:50 11:00 11:10 11:20 11:30 11:40 11:50 12:00 12:10 12:20 12:30 12:40 12:50 13:00 13:10 13:20 13:30 13:40 13:50

vullen e.d. vullen e.d. vullen e.d. vullen e.d. vullen e.d. vullen e.d. pk pk endo MH MH MH MH MH vullen vullen vullen vullen vullen PAUZE PAUZE PAUZE pk pk MH MH MH MH endo endo endo endo endo endo endo vullen e.d. vullen e.d. vullen e.d.

MODE L A1 7:00 HJ of consult 7:10 HJ of consult 7:20 HJ of consult 7:30 vullen/extr/pl. 7:40 vullen/extr/pl. 7:50 vullen/extr/pl. 8:00 kroon 8:10 kroon 8:20 kroon 8:30 kroon 8:40 kroon 8:50 kroon 9:00 kroon 9:10 9:20 Pijnklacht 9:30 Pijnklacht 9:40 vullen 9:50 vullen 10:00 vullen 10:10 vullen 10:20 vullen 10:30 PAUZE 10:40 PAUZE 10:50 PAUZE 11:00 HJ of consult 11:10 endo 11:20 endo 11:30 endo 11:40 endo 11:50 endo 12:00 endo 12:10 endo 12:20 12:30 vullen/extr/pl. 12:40 vullen/extr/pl. 12:50 vullen/extr/pl. 13:00 vullen 13:10 vullen 13:20 vullen 13:30 vullen 13:40 vullen 13:50

MODE L A2 7:00 HJ of consult 7:10 HJ of consult 7:20 HJ of consult 7:30 vullen/extr/pl. 7:40 vullen/extr/pl. 7:50 vullen/extr/pl. 8:00 kroon 8:10 kroon 8:20 kroon 8:30 kroon 8:40 kroon 8:50 kroon 9:00 kroon 9:10 vullen/extr/pl. 9:20 vullen/extr/pl. 9:30 vullen/extr/pl. 9:40 vullen 9:50 vullen 10:00 vullen 10:10 vullen 10:20 vullen 10:30 PAUZE 10:40 PAUZE 10:50 PAUZE 11:00 HJ of consult 11:10 endo 11:20 endo 11:30 endo 11:40 endo 11:50 endo 12:00 endo 12:10 endo 12:20 HJ of consult 12:30 vullen/extr/pl. 12:40 vullen/extr/pl. 12:50 vullen/extr/pl. 13:00 vullen 13:10 vullen 13:20 vullen 13:30 vullen 13:40 vullen 13:50 HJ of consult

MODE L A3 7:00 VIP met HJ 7:10 VIP met HJ 7:20 VIP met HJ 7:30 VIP met HJ 7:40 VIP met HJ 7:50 VIP met HJ 8:00 VIP met HJ 8:10 VIP met HJ 8:20 VIP met HJ 8:30 VIP met HJ 8:40 VIP met HJ 8:50 VIP met HJ 9:00 VIP met HJ 9:10 VIP met HJ 9:20 VIP met HJ 9:30 VIP met HJ 9:40 VIP met HJ 9:50 VIP met HJ 10:00 VIP met HJ 10:10 VIP met HJ 10:20 VIP met HJ 10:30 PAUZE 10:40 PAUZE 10:50 PAUZE 11:00 VIP met HJ 11:10 VIP met HJ 11:20 VIP met HJ 11:30 VIP met HJ 11:40 VIP met HJ 11:50 VIP met HJ 12:00 VIP met HJ 12:10 VIP met HJ 12:20 VIP met HJ 12:30 VIP met HJ 12:40 VIP met HJ 12:50 VIP met HJ 13:00 10:00: 00 VIP met HJ 13:10 VIP met HJ 13:20 VIP met HJ 13:30 VIP met HJ

MODE L A4 7:00 HJ of consult 7:10 HJ of consult 7:20 HJ of consult 7:30 vullen/extr/pl. 7:40 vullen/extr/pl. 7:50 vullen/extr/pl. 8:00 kroon 8:10 kroon 8:20 kroon 8:30 kroon 8:40 kroon 8:50 kroon 9:00 kroon 9:10 vullen/extr/pl. 9:20 vullen/extr/pl. 9:30 vullen/extr/pl. 9:40 vullen 9:50 vullen 10:00 vullen 10:10 vullen 10:20 vullen 10:30 PAUZE 10:40 PAUZE 10:50 PAUZE 11:00 endo 11:10 endo 11:20 endo 11:30 endo 11:40 endo 11:50 endo 12:00 endo 12:10 endo 12:20 endo 12:30 endo 12:40 endo 12:50 endo 13:00 endo 13:10 endo 13:20 endo 13:30 endo 13:40 endo

MODE L A5 7:00 MH 7:10 MH 7:20 MH 7:30 MH 7:40 MH 7:50 MH 8:00 MH 8:10 MH 8:20 MH 8:30 MH 8:40 MH 8:50 MH 9:00 MH 9:10 MH 9:20 MH 9:30 MH 9:40 MH 9:50 MH 10:00 MH 10:10 MH 10:20 MH 10:30 PAUZE 10:40 PAUZE 10:50 PAUZE 11:00 MH 11:10 MH 11:20 MH 11:30 MH 11:40 MH 11:50 MH 12:00 MH 12:10 MH 12:20 MH 12:30 MH 12:40 MH 12:50 MH 13:00 10:00:0 0 30 min. vullen 13:10 30 min. vullen 38 13:20 30 min. vullen 13:30 30 min. vullen

MODE L B1 7:00 7:10 7:20 7:30 7:40 7:50 8:00 8:10 8:20 8:30 8:40 8:50 9:00 9:10 9:20 9:30 9:40 9:50 10:00 10:10 10:20 10:30 10:40 10:50 11:00 11:10 11:20 11:30 11:40 11:50 12:00 12:10 12:20 12:30 12:40 12:50 13:00 13:10 13:20 13:30 13:40 13:50

HJ of consult HJ of consult HJ of consult vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. kroon kroon kroon kroon kroon kroon kroon Pijnklacht Pijnklacht vullen vullen vullen vullen vullen PAUZE PAUZE PAUZE HJ of consult endo endo endo endo endo endo endo vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen vullen vullen vullen vullen

7:00 7:10 7:20 7:30 7:40 7:50 8:00 8:10 8:20 8:30 8:40 8:50 9:00 9:10 9:20 9:30 9:40 9:50 10:00 10:10 10:20 10:30 10:40 10:50 11:00 11:10 11:20 11:30 11:40 11:50 12:00 12:10 12:20 12:30 12:40 12:50 13:00 13:10 13:20 13:30 13:40 13:50

VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ PAUZE PAUZE PAUZE VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ

14:00 14:10 14:20 14:30 14:40 14:50 15:00 15:10 15:20 15:30 15:40 15:50 16:00 16:10 16:20 16:30 16:40 16:50 17:00 17:10 17:20 17:30 17:40 17:50 18:00 18:10 18:20 18:30 18:40 18:50 19:00 19:10 19:20 19:30 19:40 19:50 20:00 20:10 20:20 20:30 20:40 20:50

HJ of consult HJ of consult HJ of consult vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. kroon kroon kroon kroon kroon kroon kroon Pijnklacht Pijnklacht vullen vullen vullen vullen vullen PAUZE PAUZE PAUZE HJ of consult endo endo endo endo endo endo endo vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen vullen vullen vullen vullen HJ of consult

14:00 14:10 14:20 14:30 14:40 14:50 15:00 15:10 15:20 15:30 15:40 15:50 16:00 16:10 16:20 16:30 16:40 16:50 17:00 17:10 17:20 17:30 17:40 17:50 18:00 18:10 18:20 18:30 18:40 18:50 19:00 19:10 19:20 19:30 19:40 19:50 20:00 20:10 20:20 20:30 20:40 20:50

VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ PAUZE PAUZE PAUZE VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ

39

MODE L C1 7:00 HJ of consult 7:10 HJ of consult 7:20 7:30 vullen/extr/pl. 7:40 vullen/extr/pl. 7:50 vullen/extr/pl. 8:00 8:10 kroon 8:20 kroon 8:30 kroon 8:40 kroon 8:50 kroon 9:00 kroon 9:10 kroon 9:20 9:30 VIP met HJ 9:40 VIP met HJ 9:50 VIP met HJ 10:00 vullen/extr/pl. 10:10 vullen/extr/pl. 10:20 vullen/extr/pl. 10:30 PAUZE 10:40 PAUZE 10:50 PAUZE 11:00 VIP met HJ 11:10 VIP met HJ 11:20 VIP met HJ 11:30 VIP met HJ 11:40 VIP met HJ 11:50 VIP met HJ 12:00 12:10 vullen/extr/pl. 12:20 vullen/extr/pl. 12:30 vullen/extr/pl. 12:40 12:50 kroon 13:00 kroon 13:10 kroon 13:20 kroon 13:30 kroon 13:40 kroon 13:50 kroon

7:00 7:10 7:20 7:30 7:40 7:50 8:00 8:10 8:20 8:30 8:40 8:50 9:00 9:10 9:20 9:30 9:40 9:50 10:00 10:10 10:20 10:30 10:40 10:50 11:00 11:10 11:20 11:30 11:40 11:50 12:00 12:10 12:20 12:30 12:40 12:50 13:00 13:10 13:20 13:30 13:40 13:50

HJ of consult vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ vullen vullen vullen vullen vullen VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ PAUZE PAUZE PAUZE HJ of consult endo endo endo endo endo endo endo vullen vullen vullen vullen vullen Pijnklacht Pijnklacht

MODE L C3 7:00 HJ of consult 7:10 HJ of consult 7:20 7:30 vullen/extr/pl. 7:40 vullen/extr/pl. 7:50 vullen/extr/pl. 8:00 8:10 kroon 8:20 kroon 8:30 kroon 8:40 kroon 8:50 kroon 9:00 kroon 9:10 kroon 9:20 9:30 VIP met HJ 9:40 VIP met HJ 9:50 VIP met HJ 10:00 vullen/extr/pl. 10:10 vullen/extr/pl. 10:20 vullen/extr/pl. 10:30 PAUZE 10:40 PAUZE 10:50 PAUZE 11:00 ortho 11:10 ortho 11:20 ortho 11:30 ortho 11:40 ortho 11:50 ortho 12:00 ortho 12:10 ortho 12:20 ortho 12:30 ortho 12:40 ortho 12:50 ortho 13:00 ortho 13:10 ortho 13:20 ortho 13:30 ortho 13:40 ortho 13:50 ortho

7:00 7:10 7:20 7:30 7:40 7:50 8:00 8:10 8:20 8:30 8:40 8:50 9:00 9:10 9:20 9:30 9:40 9:50 10:00 10:10 10:20 10:30 10:40 10:50 11:00 11:10 11:20 11:30 11:40 11:50 12:00 12:10 12:20 12:30 12:40 12:50 13:00 13:10 13:20 13:30 13:40 13:50

HJ of consult vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ vullen vullen vullen vullen vullen VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ PAUZE PAUZE PAUZE ortho ortho ortho ortho ortho ortho ortho ortho ortho ortho ortho ortho ortho ortho ortho ortho ortho ortho

MODE L C3 7:00 HJ of consult 7:00 7:10 HJ of consult 7:10 7:20 7:20 7:30 vullen/extr/pl. 7:30 7:40 vullen/extr/pl. 7:40 7:50 vullen/extr/pl. 7:50 8:00 8:00 8:10 kroon 8:10 8:20 kroon 8:20 8:30 kroon 8:30 8:40 kroon 8:40 8:50 kroon 8:50 9:00 kroon 9:00 9:10 kroon 9:10 9:20 9:20 9:30 VIP met HJ 9:30 9:40 VIP met HJ 9:40 9:50 VIP met HJ 9:50 10:00 vullen/extr/pl. 10:00 10:10 vullen/extr/pl. 10:10 10:20 vullen/extr/pl. 10:20 10:30 PAUZE 10:30 10:40 PAUZE 10:40 10:50 PAUZE 10:50 11:00 NP 11:00 11:10 11:10 11:20 11:20 11:30 11:30 11:40 NP 11:40 11:50 11:50 12:00 12:00 12:10 12:10 12:20 NP 12:20 12:30 12:30 12:40 12:40 12:50 12:50 13:00 NP 13:00 13:10 13:10 13:20 13:20 13:30 NP 13:30 40 13:40 13:40 13:50 13:50

HJ of consult vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. vullen/extr/pl. VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ vullen vullen vullen vullen vullen VIP met HJ VIP met HJ VIP met HJ PAUZE PAUZE PAUZE HJ NP

NP

NP

NP ortho ortho

briefing Begin de dag met een teamoverleg voordat er patiënten aanwezig zijn. Bekijk de agenda en bepaal de tijden waarop - Spoedgevallen gezien kunnen worden - De behandeltijd waarschijnlijk te krap is ingepland - Er patiënten staan ingepland die extra aandacht nodig hebben - Patiënten staan ingepland met openstaande facturen


debriefing

Eindig de dag ook weer met een teamoverleg en analyseer de voorbije dag. - moment voor feedback - leer van wat niet goed ging - vier het succes


3 standaard modellen

Model A - behandelaar in solo-kamer Model B - tandarts in ‘hoofdkamer’/PA in ‘subkamer’ Model C - meerkamerplanning voor tandarts met ervaren assistente


Model A

- voor beginnende tandarts - voor specialistisch programma - voor onervaren assistentes - bij tekort aan behandelkamers


Voordelen Model A

- makkelijk in te plannen voor verschillende behandelaars - toepasbaar in onervaren team


Model B

•voor periodiek onderzoek in combinatie met preventieve behandeling •als de assistente in de ‘hoofdkamer’ nog niet voldoende bekwaam is •als de tandarts (nog) niet toe is aan C-planning als overgang van model A naar C


Voordelen model B

- ‘one stop shopping’ - meer tijd en aandacht voor de patiënt - efficiënt gebruik van vrije momenten - eerste opstap tot delegatiemodel - hoog hygiëne niveau praktijk - rendement


Model C

- voor ervaren tandarts met voorspelbaar tempo - voor ervaren assistente met hoge delegatiegraad - voor receptie met goed georganiseerde agenda


Voordelen model C - afwisselend programma - delegatie en ontplooiing - meer rust en ruimte tussen de behandelingen - minder werkdruk voor assistente en tandarts - minder downtime - minder patiënten per dag in de praktijk - meer aandacht voor de patiënt


Principes voor agendaplanning - blokplanning vs tijdplanning - analyse van het gemiddelde aantal verrichtingen p.d. - analyse van de duur van de behandelingen - behandel- en omzetdoelen - protocol voor nieuwe patienten - protocol voor pijnklachten - briefing en debriefing - ‘no-shows’ minder dan 1% - niet méér doen dan gepland! Organisatie en agendabeheer in de tandartspraktijk

Marktwerking in de tandheelkunde ...


QuickTime™ en een -decompressor zijn vereist om deze afbeelding weer te geven.

52

Teamwork in de tandhelkunde Analyses op basis van

Profile Dynamics werving en selectie persoonlijke ontwikkeling teamontwikkeling


Principes voor agendaplanning IJsbergtheorie

Kennis

Wat doe je?

Vaardigheden

Opvattingen

Wat vind je?

Normen en Overtuigingen

Eigenschappen Wat wil je? Motieven / Drijfveren

De agenda in de tandartspraktijk ©Copyright Amygdala B.V. The Netherlands 2009

55 64

Dr. Clarence W. Graves (1914 – 1986)

• Psychologische Gezondheid – Express-self – Deny-self • Als de omstandigheden veranderen, ontwikkelen mensen nieuwe waardensystemen, die beter passen bij de nieuwe situatie (Life Conditions versus Mind Conditions) • Elk mens draagt meerdere (tegenstrijdige) waardensystemen in zich. • In verschillende omstandigheden, gebruiken mensen andere waardensystemen

De agenda in de tandartspraktijk ©Copyright Amygdala B.V. The Netherlands 2009 ©Copyright Amygdala B.V. The Netherlands 2009

Graves’ waardentheorie Individueel

Groep

Turkoois Vrijheid, creativiteit, vernieuwing

Geel Groen Competitie, winnen, doelgericht

Oranje Blauw

Daadkracht, macht, snelheid

Rood Paars

De agenda in de tandartspraktijk ©Copyright Amygdala B.V. The Netherlands 2009 ©Copyright Amygdala B.V. The Netherlands 2009

Holistisch, relativerend ‘Het materiële voorbij’

Harmonie, sociaal, groepsgevoel

Orde en structuur, betrouwbaarheid

Veiligheid en geborgenheid

Het persoonlijke profiel

58 52

Energiebalans

59 52

Groepsprofiel

60 52

Dank voor uw aandacht

61

Organisatie en agendaplanning in de tandartspraktijk. april 2011

Recommend Documents