Ordina VSM Customer Portal Waarom gebruik maken van een Customer Portal U wilt de voortgang van uw meldingen (verstoringen / vragen) voor uw beheercontract(en) via een internetportaal kunnen inzien. Eventueel wilt u zelf meldingen via dit portaal kunnen indienen. Aanvragen toegang tot Ordina VSM Customer Portal Via uw Ordina Servicemanager vraagt u toegang voor één of meer gebruikers aan voor het Ordina VSM Customer Portal. U ontvangt uw aanlog gegevens per mail. Aanmelden op de Ordina VSM Customer Portal Navigeer in uw internet browser naar de volgende URL, vul uw ‘User ID’ en ‘Password’ in en klik op ‘OK’. https://vsm.ordina.nl/vsmprod/servicemanager.aspx?lite Wachtwoord vergeten? Stuur een berichtje naar
[email protected] met de vraag een nieuw wachtwoord te sturen. Openingspagina Customer Portal Hiernaast ziet u het openingsscherm van het Portal. Afhankelijk van de toegekende rechten kunnen er meer of minder opties beschikbaar zijn. Schermindeling In het blok links boven in het scherm staan uw persoonlijke gegevens met daaronder het aantal openstaande Calls (Incidents) en Requests. Onder dit blok staan de voor u beschikbare menu-opties. De rechter zijde van het scherm toont de ‘Activity Summary’ met daarin meer details over de op uw naam staande openstaande items. Door op de oranje pijl
voor een item te klikken, kunt u direct de details van het item raadplegen.
Versie 16-12-2014
Wachtwoord wijzigen Klik op de link ‘Change Password’ om het ‘Change Your Password’ scherm te openen. Voer in het veld ‘Old Password’ eerst het oude wachtwoord in, voer vervolgens in het veld ‘Password’ het nieuwe wachtwoord in en herhaal dit nogmaals in het volgende ‘Password’ veld. Klik daarna op ‘OK’ om het wachtwoord te wijzigen. Verschillende soorten meldingen in VSM Iedere melding binnen VSM is van een bepaald type. Afhankelijk van het type kunnen hier in de SLA afspraken over worden gemaakt ten aanzien van bijvoorbeeld reactie- en doorlooptijden. In VSM wordt er gewerkt met ‘Calls’ en ‘Requests’. Bij het registreren van een Call, kan er worden gekozen voor de typen ‘Complaint’ (klacht), ‘Incident’ (verstoring), ‘Action’ (opdracht of standaard verzoek) en ‘Call for Information’ ((informatie)vraag). Middels requests (RFC’s) kunnen zaken rondom impact analyses, wijzigingen en releases worden geadministreerd. Raadplegen Calls Via de optie ‘Review Past/Current Calls is het mogelijk om in de Calls te zoeken. Met de optie ‘Your Incidents’ wordt er alleen in de op uw naam staande Calls gezocht, met de ;Your Organization’s Incidents’ optie zoekt u in alle aan uw organisatie toegewezen Calls. Als u op zoek bent naar 1 specifieke Call en u weet het nummer, vul dit dan in, in het veld ‘Incident No’. In de ‘Advanced Search Criteria’ kunt u het aantal zoekresultaten verder inperken door extra zoekcriteria te specificeren. Raadplegen Requests Via de optie ‘Review Past/Current Requests is het mogelijk om op dezelfde wijze als voor Calls in de Requests te zoeken.
Een keuze voor “Your Incidents” / “Your Requests” levert in het resultaat alleen die meldingen op die jij zelf gedaan hebt. Wil je ook meldingen zien die door collega’s zijn gedaan, kies dan voor “Your Organization’s Incidents / Requests” .
Toevoegen Notities en Bijlagen Als u via een search een overzicht met meldingen heeft, kunt u middels de knop ‘Add Note’ notitie toevoegen en middels de knop ‘Attach Object’
een
een bijlage toevoegen. Via de ‘Incident
Details’ kan dit via de volgende knoppen. Bekijken Notities en Bijlagen Als u de details van een melding bekijkt, kunt u de Bijlagen onder de kop ‘Objects’ vinden. Als u op de naam van de bijlage klikt, opent u dit bestand. De Notities zijn te vinden onder de kop ‘History’. Registreren nieuwe Call Om een nieuwe Call te registreren klikt u op de optie ‘Log a Call’. Indien u uit verschillende typen Calls mag kiezen, dan krijgt u eerst een keuzescherm. Indien u toegang hebt tot slechts één type gaat u direct naar het juiste invoerscherm. Vul de volgende velden in: Short Description: een korte, heldere omschrijving IPK Status: dit is het type Call dat u eerder heeft geselecteerd, dit is hier niet meer te wijzigen Description: hier kan een uitgebreidere beschrijving worden gegeven Customer Reference: hier kan een referentie naar een eigen administratie worden opgenomen Urgency: selecteer de juiste urgentie uit de keuzelijst (voor meer informatie kunt u de SLA raadplegen) Impact: selecteer de juiste impact uit de keuzelijst Service: geef aan voor welke overeengekomen dienstverlening de Call wordt geregistreerd. Selecteer via het vergrootglas, kies in het vervolgscherm “Your Organization’s Services” en klik op “Search” en kies uit het resultaat. Configuration Item: geef aan voor welke configuratie item de melding is. Selecteer via het vergrootglas. Attach File: hier kunt u een bestandsbijlage toevoegen
Hou bij het invullen de volgorde van de velden op het scherm aan. Indien u na ‘Attach File’ nog de ‘Service’ of ‘Configuration Item’ vult, moet u ‘Attach File’ opnieuw vullen! Wanneer alle velden ingevuld zijn, klikt u op de knop ‘Submit’. U krijgt nu een bevestiging te zien met het Call nummer en een samenvatting van de door u ingevoerde velden. U krijgt ook een e-mail ter
bevestiging van de geregistreerde Call.
Reports De Ordina Service Manager heeft de mogelijkheid om rapporten aan u beschikbaar te stellen via de portal. Door op de optie ‘Reports’ in het menu te klikken, kunt u kijken of er rapporten voor u beschikbaar zijn om te bekijken. Registreren nieuw Request Klik op “Log a Request”. Er verschijnt een keuzescherm waar het type melding moet worden gekozen:
Bovenstaand scherm verschijnt niet indien er maar 1 type request voor uw organisatie beschikbaar is.
Klik op het juiste type request en het ‘log a request’ scherm verschijnt.
Vul de volgende velden in: Short Description: een korte, heldere omschrijving Description: hier kan een uitgebreidere beschrijving worden gegeven Customer Reference: hier kan een referentie naar een eigen administratie worden opgenomen Service: geef aan voor welke overeengekomen dienstverlening het Request wordt geregistreerd. Selecteer via het vergrootglas, kies “Your Organization’s Services” en klik op “Search”. Kies uit het resultaat de gewenste “Service”. Configuration Item: geef aan voor welke configuratie item de melding is. Selecteer via het vergrootglas op eenzelfde wijze als hierboven. Attach File: hier kunt u een bestandsbijlage toevoegen
De rubrieken “Short Description” en “Description” zijn mogelijk voorgevuld. Overschrijf deze met de door u gewenste informatie. De rubrieken “Service” en “Configuration Item” zijn eventueel voorgevuld. Controleer de voorgevulde waarde en pas deze aan waar nodig. Via het ‘x’ kunt u de voorgevulde waarde verwijderen. Klik vervolgens op het knopje met het vergrootglas om een keuze te maken uit de voor uw organisatie beschikbare lijst gegevens. Klik vervolgens op de Submit knop. De melding wordt nu verstuurd naar onze servicedesk voor verdere aanvulling. Het volgende scherm verschijnt:
Request No. is het nummer waaronder de melding bij ons is geregistreerd.
