Mendelova univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta

Optimalizace podnikových procesů za použití Google Apps v prostředí malé firmy Diplomová práce

Vedoucí práce: Mgr. Tomáš Foltýnek, Ph.D

Bc. Lucie Palánová

Brno 2012

2

Zadání práce

Děkuji Mgr. Tomáši Foltýnkovi, Ph.D za cenné rady a doporučení, které mi poskytl při realizaci této diplomové práce. Dále děkuji panu Martinu Kluskovi za poskytnutí informací o procesech a ekonomických ukazetelích firmy.

Prohlašuji, že jsem tuto diplomovou práci vyřešila samostatně s použitím literatury, kterou uvádím v seznamu.

V Brně dne 23. května 2012

.............................................................................

5

Abstract Palánová, L. Optimization of business processes using Google Apps in a small company environment. Diploma Thesis. Brno, 2012. This thesis deals with the optimization of business processes in a small company using Google Apps. It analyzes current business processes. It explores the possibility of using Google Apps. It compares the current proposed solutions and evaluate their implementation in terms of economic benefits, practicality and solution usability. Keywords: Processes, process analysis, Google Apps, optimization.

Abstrakt Palánová, L. Optimalizace podnikových procesů za použití Google Apps v prostředí malé firmy. Diplomová práce. Brno, 2012. Tato diplomová práce se zabývá optimalizací podnikových procesů v malé firmě pomocí Google Apps. Analyzuje stávající podnikové procesy. Zkoumá možnosti využití Google Apps. Porovnává stávající řešení s navrhovaným a vyhodnocuje jeho zavedení z hlediska ekonomických přínosů, praktičnosti a použitelnosti řešení. Klíčová slova: Procesy, procesní analýza, Google Apps, optimalizace.

6

OBSAH

Obsah 1 Úvod

7

2 Cíl práce

8

3 Metodika

9

4 Seznámení s problematikou 4.1 Podnikové procesy a procesní organizace . . . 4.1.1 Procesní analýza . . . . . . . . . . . . 4.1.2 Modelování podnikových procesů . . . 4.1.3 Optimalizace podnikových procesů . . 4.2 Google Apps . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.1 Produkty a jejich funkce . . . . . . . . 4.2.2 Výhody . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.3 Mobilní zařízení . . . . . . . . . . . . 4.2.4 Zabezpečení a ochrana osobních údajů 4.2.5 Verze a jejich porovnání . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

10 10 12 13 14 15 15 17 19 19 19

5 Analýza současného stavu 5.1 O firmě . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2 Procesní analýza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3 Stanovení hlavních procesů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4 Stanovení řídících procesů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5 Stanovení podpůrných procesů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.6 Stanovení duplicitních nebo chybějících činností . . . . . . . . . . 5.6.1 Duplicitní činnosti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.6.2 Chybějící činnosti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.7 Definice a znázornění odpovědností . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.7.1 Popis činností a odpovědností jednotlivých zaměstnanců . 5.7.2 Grafické znázornění činností a odpovědností zaměstnanců 5.8 Modelování podnikových procesů . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.8.1 Organizační schéma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.8.2 Funkční schéma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.8.3 Datový model . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.8.4 Procesní model . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.9 Optimalizace podnikových procesů . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.9.1 Varianty cílových procesů a výběr nejvhodnější varianty . 5.9.2 Nová struktura organizace . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

21 21 21 22 23 24 24 24 25 25 25 27 27 27 27 28 28 28 28 30

6 Návrh řešení a implementace 6.1 Návrh řešení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1.1 Volba vhodných nástrojů pro optimalizaci 6.1.2 Použité nástroje pro optimalizaci . . . . . 6.1.3 Použití rozšířené nabídky služeb . . . . . 6.1.4 Použití služeb Marketplace . . . . . . . . 6.1.5 Slovní řešení . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1.6 Návrh řešení pomocí jiných produktů . . 6.2 Implementace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.1 Registrace a nastavení . . . . . . . . . . . 6.2.2 Nastavení služeb . . . . . . . . . . . . . . 6.2.3 API Google Apps . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

34 34 34 34 35 35 37 38 40 40 41 42

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

7

OBSAH

7 Porovnání stávajícího a navrhovaného stavu 7.1 Porovnání stavů . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.2 Výhody . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.2.1 Výhody pro uživatele . . . . . . . . . . . 7.2.2 Výhody pro firmu . . . . . . . . . . . . 7.3 Nevýhody . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.3.1 Nevýhody pro uživatele . . . . . . . . . 7.3.2 Nevýhody pro firmu . . . . . . . . . . . 7.4 Porovnání výhod a nevýhod jiných řešení . . . 7.5 Ekonomické porovnání stavů . . . . . . . . . . 7.5.1 Náklady na aplikace služby Marketplace

. . . . . . . . . a

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . mimo službu Google

8 Zhodnocení nákladů a přínosů zavedení navrženého řešení 8.1 Analýza nákladů a přínosů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1.1 Definice podstaty projektu . . . . . . . . . . . . . . . 8.1.2 Vymezení struktury beneficientů . . . . . . . . . . . . 8.1.3 Popis výhod pro beneficienty . . . . . . . . . . . . . . 8.1.4 Určení relevantních Cost&Benefits (C&B) . . . . . . . 8.1.5 Výpočet kriteriálních ukazatelů . . . . . . . . . . . . . 8.1.6 Zhodnocení rizik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1.7 Rozhodnutí o přijatelnosti a financování investice . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Apps .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

47 47 47 47 48 48 48 48 48 49 49

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

51 51 51 51 51 51 51 52 54

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

9 Diskuze

55

10 Závěr

57

Přílohy

60

A Procesní modely

61

B Služby Google Apps – registrace a nastavení

64

1

1

ÚVOD

8

Úvod

V dnešní době je pro firmu, aby se udržela na trhu a byla konkurenceschopná, důležité, aby se zajímala a využívala nejmodernějších technologií, metodik a způsobů, které jsou vytvořeny, pro co nejvýnosnější strategii a úspěšné fungování podniku. Existují dva přístupy k optimalizaci a to manažerský a informatický. Z hlediska managementu, jeho správy a řízení bylo vymyšleno mnoho způsobů a metodik, jak ovlivnit chod firmy a zajistit si tak místo na trhu. Z tohoto přístupu bude vybrána optimalizace, tedy zlepšováním procesů uvnitř organizace, jímž zabývají přístupy označované jako Business Process Reengineering (BPR) a Business Process Improvement (BPI). Pojem BPR znamená zásadní přehodnocení a rekonstrukci procesů tak, aby mohlo být dosaženo dramatického zdokonalení procesů z hlediska kritických měřítek výkonnosti firmy. BPI naproti tomu reprezentuje postupnou inovaci procesů uvnitř firmy při respektování omezení, která mohou představovat existující organizační struktury a cíle firmy. To znamená, že procesy jsou zdokonalovány průběžnou implementací identifikovaných drobných zlepšení stávajících procesů. Pro každý podnik, který chce být dlouhodobě efektivní, by mělo být průběžné zdokonalování procesů základní filosofií. Z informatického hlediska rozlišujeme přístupy strukturovaný, objektový, procesní. Strukturovaný přístup již měl daná jistá opatřený, jako je struktura programu, použití vývojových diagramů pokrývající celý životní cyklus projektu. Přechod od strukturovaného k objektovému přístupu se objevuje v první polovině 90. let ve snaze o standardizaci objektových metodik. Jejím výsledkem je vizuální jazyk UML. Procesních přístup a vlastnosti jeho nástrojů pak vycházejí z myšlenky, že informační systém je modelem reálného systému a jeho základním smyslem je postupná tvorba výstupu pro konečné užití zákazníka a vychází z předpokladu, že výsledky jsou ovlivněny procesy, které probíhají uvnitř projektu. Zlepšování podnikových procesů je dnes holou nezbytností pro udržení firmy na trhu. Během uplynulých dvaceti let se již stalo zvykem, alespoň ve zdravějších ekonomikách, že podniky, nuceny svými zákazníky, kteří žádají stále lepší produkty a služby, soustavně uvažují o zlepšování svých procesů. Pokud totiž zákazník nedostane co žádá, má možnost obrátit se na mnoho konkurenčních firem. To je síla konkurenčního prostředí – hlavní hodnoty tržní ekonomiky. A tak mnoho firem začíná pracovat se svými podnikovými procesy formou jejich průběžného zlepšování. Tento přístup je založen na porozumění a měření stávajícího procesu a z toho přirozeně vyplynuvších podnětů k jeho zlepšování. Můžeme zde mluvit o jakémsi přirozeném procesním přístupu“. (Řepa, 2008) ” V každé firmě probíhá mnoho procesů, které je nutné co nejdříve zkoordinovat a zpřehlednit, v této práci budou procesy optimalizovány za pomocí nástrojů Google Apps. K propojování všech jeho částí do jednoho celku pod jedním jménem a umožnit přehlednost všech procesů od bězných provozních věcí, přes plánování zakázek či úkolů až po celkový chod firmy. Jedná se o rychlý a snadný systém založený na propojování všech jeho částí do jednoho celku. Nejbohatším zdrojem informací jsou data, která sbírá a uchovává podnikový informační systém. Ten je nedílnou součástí podniku a jeho podoba je závislá na podnikových procesech, které podporuje. Význam analýzy podnikových potřeb a zvyklostí s ohledem na druh výroby není třeba zdůrazňovat. Analýzu lze provádět mnoha způsoby a mnoha nástroji. Než organizace začne navrhovat, optimalizovat a automatizovat své podnikové procesy, je nutné zanalyzovat a zhodnotit procesy existující. Modelování podnikových procesů může pomoci podnikovým analytikům rychle shromáždit a objektivně analyzovat informaci o operacích organizace a efektivně komunikovat o této informaci s exekutivou a IT personálem a poskytuje mechanismus pro zahrnutí klíčových podnikových znalostí, pro popis a identifikaci problémů v aktuálních operacích. (Rábová, 2007)

2

CÍL PRÁCE

2

9

Cíl práce

Cílem této diplomové práce je optimatizace podnikových procesů. Tuto práci si vyžádala firma iMakers s.r.o., zabývající se tvorbou webových stránek a vývojem aplikací pro produkty značky Apple. Dílčími cíli jsou: • analýza stávajícího stavu, • analýza poskytovaných služeb Google Apps (dále označovány jako GA), • návrh řešení a implementace, • porovnání stávajícího stavu s navrhovaným, • zhodnocení přínosů, použitelnosti a praktičnosti daného řešení. V rámci dílčích cílů se po prostudování teoretických poznatků o procesní analýze, modelování a optimalizaci podnikových procesů se přesuneme k praktické části, ve které bude dále zabýváno provedením těchto kroků v praxi v rámci firmy. Dojde k vytyčení všech procesů ve firmě, jejich rozdělení, vymodelování a optimalizaci. Bude vypracováno grafické řešení organizačního schématu, vytvořeny UML diagramy a grafické mapy všech procesů. Dále bude proveden návrh řešení a jeho implementace ve formě nastavení serverových služeb a uživatelského prostředí Apps. Řešení budou porovnána a na jejich základě dojde ke zhodnocení nákladů a přínosů nového řešení.

3

METODIKA

3

10

Metodika

Průzkum a analýza současného řešení podnikových procesů a metodik. Analýza poskytovaných služeb online kancelářských nástrojů a nástrojů pro spolupráci (groupware) Google Apps. Průzkum možností zlepšení současného stavu. Volba vhodných nástrojů pro optimalizaci procesů z nabídky Google Apps. Implementace navržených optimalizací podnikových procesů. Zhodnocení přínosů zavedení Google Apps pro řešení podnikových procesů. Průzkum a analýza současného řešení budou prováděny jako procesní analýza spočívající v následujících krocích: • Stanovení všech procesů, jejich kategorizace mezi hlavní, řídící a podpůrné a jejich přehledné znázornění. • Odkrytí duplicitních nebo chybějících činností. • Definice a znázornění odpovědností, definice a optimalizace vazeb a rozhraní mezi procesy. • Definice informačního zajištění procesů, popis používaných informací a dokumentů v rámci jednotlivých procesních kroků. Výstupem bude model organizačního schématu ve firmě, identifikace a popis všech podnikových procesů, které se ve firmě vyskytují, a v grafické podobě vyjádřené jako funkční schéma či datový model. Na základě těchto kroků bude celý model popsán a graficky znázorněn jako procesní model. Dojde k vytyčení kritických procesů, které nejsou ekonomicky či časově žádané a řešení těchto procesů bude přijímáno jako první. Analýza poskytovaných služeb Google Apps – výpis a popis všech nabízených služeb, zhodnocení jejích výhod a nevýhod pro firmu z hlediska použitelnosti. Průzkum možností zlepšení současného stavu – výpis a popis kritických procesů, nástin jejich řešení prolínající se s volbou vhodných nástrojů pro optimalizaci. Volba vhodných nástrojů pro optimalizaci bude probíhat jako analýza popisující zhodnocení výhod a nevýhod daných nástrojů podle zvolených kritérií s přihlédnutím k tomu, jak ve firmě probíhá tento proces nyní a zda nedojde naopak ke zhoršení řešení této situace. Výběr vhodných nástrojů bude klíčovou záležitostí, která musí být co nejlépe navrhnuta a vyjádřena (slovně i graficky). Implementace optimalizačních řešení bude probíhat, po zhodnocení vhodné varianty služeb Google Apps, ve formě nastavení serverových služeb a prostředí Apps pro podporu podnikových procesů. Součástí práce bude popis všech postupů včetně grafického vyjádření. Dojde k vyjádření a popisu nových firemních procesů v podobě grafické mapy procesů se znázorněním odpovědností, použitých informací a dokumentů a se znázorněním vazeb mezi jednotlivými procesy a procesními kroky (UML, DFD,…). Zhodnocení přínosů bude provedeno na základě podkladových materiálů Ministerstva pro místní rozvoj zhruba v rámci těchto kroků: definice benefitů a beneficientů, výpočet kriteriálních ukazatelů, návratnost a přijatelnost nového řešení. Dojde ke slovnímu zhodnocení nákladů a výnosů, porovnání obou variant z hlediska časového a finančního a zjištění, zda se daná investice vyplatí, co a kolik ušetří.

4

SEZNÁMENÍ S PROBLEMATIKOU

4 4.1

11

Seznámení s problematikou Podnikové procesy a procesní organizace

Podnikový proces je souhrnem činností, transformujících souhrn vstupů do souhrnu výstupů (zboží nebo služeb) pro jiné lidi nebo procesy, používající k tomu lidi a nástroje. Firmu již nelze řídit na základě pevně definované organizační struktury, kde každý zaměstnanec má své předem určené místo, definovanou odpovědnost a tomu příslušné pravomoci. Takové řízení totiž předpokládá především pevně definovanou strukturu činností a jejich návazností, představu přesně definované a především neměnné posloupnosti činností. Od takto řízené firmy pak nelze předpokládat patřičnou pružnost, variantnost postupů, ani přílišnou nahraditelnost pracovníků, jak požaduje výše popsaná změněná situace. Samotnou a vpravdě nepřekonatelnou skupinu problémů potom tvoří požadavek tvořivého přístupu pracovníků všech úrovní, jejich vnitřní motivace ke změně, a to permanentní. Organizace, aby splňovala výše uvedené nároky, tedy musí změnit předevšim základní pojetí svého fungování: za základ musí přestat být považována organizační struktura jako pevně definovaná struktura činností a jejich vztahů, a z toho vyplývající pravomoci, odpovědnosti, komunikační procedury, odměňování, karierní postupy apod. Namísto toho je základem organizace nového typu představa podnikových procesů jako souboru činností, který vyžaduje jeden nebo ” více vstupů a tvoří výstup, jenž představuje hodnotu pro zákazníka“. Procesy jsou tedy chápány účelově a vždy ve vazbě na zákazníka. Tímto pojetím procesů je daná i jejich případná hierarchie – hlavní či klíčové jsou ty řetězce činností, jimiž přímo vzniká hodnota pro zákazníka, u ostatních musíme hledat jejich smysl v podpoře těch klíčových. Procesy a jejich vztahy tedy tvoří základ organizace, vše ostatní má již povahu infrastrukturální a je od základní struktury odvozeno: organizační a komunikační struktura, informační systém a další případná technologie. Mají-li přitom být procesy dostatečně pružné“, aby mohly odrážet ” proměnlivou povahu zákaznických potřeb a okolností daných trhem, musí být adekvátně pružné i ostatní odvozené infrastruktury. Jak organizace, tak technologie tedy již nemohou být definovány do úplného detailu pevně, naopak musí být schopny pojmout onu permanentní změnu. (Řepa, 2007) Jedna ze zahraničních definic procesu říká, že je to libovolná část organizovaného celku, která přijímá vstupy a transformuje je do užitných výstupů. Jiná tuzemská definice chápe proces jako definovaný sled činností, který je vykonáván za účelem přidání hodnoty. Jak je vidět obě tyto věty vyjadřují v zásadě totéž. To podstatné pro podnikové procesy je, že výsledkem procesu je produkt nebo služba, která směřuje k nějakému zákazníkovi. Toto je ovšem velmi obecná definice a je možné ji aplikovat téměř na jakýkoliv podnik. Bylo by proto vhodné vymezit oblast problému ještě nějakými dalšími charakteristikami. Procesní přístup bývá v tomto smyslu někdy dáván do protikladu s přístupem projektovým. Soustřeďme se tedy nyní na definici dalších předpokladů podniku, pro který je vhodné aplikovat procesní způsob řízení: • soustředit se na výstupy klíčových procesů, které uspokojují vnějšího zákazníka. • schopnost definovat, vytvořit a udržovat procesní model podniku, • využívat tohoto modelu k řízení změn, • schopnost měřit pomocí tohoto modelu vstupy a výstupy jednotlivých procesů a jejich efektivitu, • schopnost rozlišit procesy vlastního předmětu podnikání a ostatní procesy, • schopnost začlenit svoje procesy do okolního prostředí, • schopnost řízení kvality ve vazbě na procesní model,

4.1

Podnikové procesy a procesní organizace

12

• schopnost kontinuálního rozvoje procesů – inovace, • podpora procesů informačními technologiemi – integrace procesního modelu s nastavením IS, • schopnost řízení znalostí, • schopnost řízení krizí – krizové scénáře. (Löffelmann, 2001) Zavedení procesní organizace Jedním z významných trendů v získávání větší konkurenceschopnosti, dosahování vyšší produktivity, efektivnosti firem a udržení jejich postavení v dnešním dynamickém tržním prostředí je zavádění procesní organizace a orientace na procesy. Procesní organizace se snaží organizovat a řídit práci v podnicích jako ucelený proces, který je dále dekomponován na jednotlivé, vzájemně logicky provázané subprocesy, tzv. strom procesů, které jsou orientovány na výsledek, tj. na hodnotu, kterou přinese podnik pro zákazníka. Procesní organizace podniku se skládá z: 1. organizační struktury, která je tvořena: • procesní strukturou firmy - horizontální, • útvarovou strukturou firmy - vertikální, jednoznačně podporující procesní strukturu, 2. systému řízení firmy, tj. procesního řízení. Základní charakteristiky procesní organizace a procesního řízení: • Jsou identifikovány klíčové hodnototvorné procesy a hlavní podpůrné procesy. • Každý proces má svého zákazníka a je definován hodnotou, kterou vytváří pro zákazníka vnějšího či vnitřního. • Každý proces má svého vlastníka, odpovědného za optimální průběh a výstupy. • Pro všechny procesy jsou stanoveny indikátory žádoucího výkonu. • Spokojenost zákazníka s dodanou hodnotou je klíčovým indikátorem. • Procesy, které nevytvářejí žádnou hodnotu se eliminují. • Procesy procházejí permanentním zdokonalováním = zlepšují se výkonové parametry pro zákazníka. • Funguje systém řízení inovací, který převádí nové potřeby a očekávání zákazníků do nových výrobků a služeb. • Výkonnost procesů se porovnává se vnějšími standardy. • Věnuje se pozornost formování způsobilostí, které umožňují dosáhnout špičkovosti ve výkonu procesů. Základní přínosy procesní organizace • Minimalizace strategické mezery. • Udržení a posílení strategické výhody a klíčové způsobilosti. • Stanovení všech základních procesů a jejich kvalifikace. • Stanovení vedlejších procesů a činností, které je možné outsourcovat.

4.1

Podnikové procesy a procesní organizace

13

• Stanovení základních řídících procesů. • Definice způsobu informačního zajištění řídících procesů, včetně jejich IS/IT podpory řízení. • Definice a optimalizace vazby procesní struktury s ostatními strukturami. • Zajištění efektivity a produktivity. • Zajistění zkrácení průběžných časů zpracování všech procesů, především těch klíčových. • Změna dělby práce. • Odstraňování tradičních hranic ve firmě – zavádění principů týmového řízení. • Zajištění splnění současných stále náročnějších ekologických požadavků. Postup implementace procesní organizace a procesního managamentu Procesní organizaci lze zavádět různými způsoby a postupy, ale ne všechny vedou k dosažení cíle vytvořit efektivní, dynamickou a fungující procesní organizaci. Jedním z postupů, který tento cíl splní, je implementace procesní organizace na základě modelování a optimalizace podnikových procesů. Procesní management a implementace procesní organizace, její zavádění v podnicích a zákaznická orientace procesů je, jak se ukazuje v podnikatelské praxi, jedním ze základních předpokladů zajištění konkurenceschopnosti, dlouhodobé efektivity, produktivity a dosažení budoucí životaschopnosti podniků v dnešním hospodářském a ekonomickém prostředí. Je nutné si však uvědomit, že přínosy procesního managementu je možno dosáhnou ne pouhým zavedením procesního managementu v podniku, ale jednoznačným zavedením, prosazováním a dodržováním jeho zásad a neustálým vyhodnocováním a zlepšováním implementované procesní organizace a procesního řízení. (Institut průmyslového managementu, 2012) 4.1.1

Procesní analýza

V rámci procesní organizace je nutné na firmu nahlížet jako na ucelený proces, který je dále dekomponován na jednotlivé, vzájemně logicky provázané subprocesy a dále na procesní kroky. Definované procesy a subprocesy společně tvoří tzv. strom procesů. Procesy jsou orientovány na výsledek, tj. na přidanou hodnotu, kterou přinese daný proces nebo jeho krok. Základní přínosy tvorby procesní analýzy: • Stanovení všech procesů, jejich kategorizace mezi hlavní, řídící a podpůrné a jejich přehledné znázornění. • Odkrytí duplicitních nebo chybějících činností nebo odpovědností, případně vazeb a rozhraní. • Stanovení vedlejších procesů, případně funkcí a činností. • Jasná definice a znázornění odpovědností. • Zajištění efektivity a produktivity. Výsledek z modelování a optimalizace procesů je procesní model organizace obsahující: • Strom procesů, procesní mapy a popisy procesů. • Kategorizaci procesů na hlavní, řídící, podpůrné. • Popis firemních procesů v podobě grafické mapy procesů se znázorněním odpovědností, použitých informací a dokumentů a se znázorněním vazeb mezi jednotlivými procesy a procesními kroky. (DERS, 2012)

4.1

Podnikové procesy a procesní organizace

4.1.2

14

Modelování podnikových procesů

Přední světové metodiky v různých modifikacích využívají procesní modelování jako úvodní krok zahájení analytických prací. Právě toto modelování je počáteční fází mnoha softwarových projektů. Zejména při tvorbě úvodní studie je výhodné využít diagramy popisující firemní procesy. Pro zadavatele informačního systému jsou dobře pochopitelné a může se využít spolupráce se zákazníkem. Procesním modelováním se zabrání tomu, že zákazník opomene spoustu souvislostí a požadavků, které ovlivní návrh informačního systému. Zákazník se aktivně účastní mapování svých procesů a tím vytváří zadání pro analýzu a design softwarové aplikace. (Rábová, 2007) Vývojem poznatků v této oblasti se ukázalo, že jazyk a modelovací techniky i metody vyvíjené, zdokonalované a částečně standardizované v oblasti softwarového inženýrství mohou být inspirací pro nové způsoby vizualizace procesů a ostatních konceptů v organizaci. Objektově orientované postupy, čtenářům, profesionálům IT, dobře známé, nahradily a rozšířily dřívější metodologie a jsou považovány za jednu z nejslibnějších technologií softwarového inženýrství. Vizuální modelování jako poskytování informace v obrázcích“ a jako jedna z technik efektivního vývoje informačních ” systémů slouží nejen jako prostředek pro komunikaci o reálném světě, ale také pro zachycení věcné problematiky, architektury podniku a podnikových konceptů. Přirozenou cestou se tak objektový způsob a vizuální modelovací techniky objevují jako základ pro podnikové modelování. (Rábová a Štencl, 2008) Základní náležitosti modelování procesů • Proces, • činnost, • podnět, • vazba – návaznost. Proces je vždy modelován jako struktura vzájemně navazujících činností. Platí zde princip sémantické relativity, podle níž obecně každá činnost může být samostatně popsána jako proces. To, zda činnost je, či není popsána jako proces, závisí na potřebě srozumitelnosti modelu, použitém nástroji, invenci a stylu autora modelu, omezení možné velikostí modelu apod., tedy v zásadě nikoliv na obsahu procesu samotného. Jednotlivé činnosti zpravidla neprobíhají náhodně či živelně, ale na základě definovaných podnětů/důvodů. Obecně může být podnětem vnější či vnitřní skutečnost. Vnějším podnětům činností procesu, které přicházejí z okolí procesu a jsou tak z hlediska procesu objektivní, se zpravidla říká události. Vnitřním důvodem je pak situace, v níž se daná činnost nachází, z hlediska procesu jde o záležitost subjektivní. Činnosti procesu jsou řazeny do vzájemných návazností. Tyto návaznosti činí z množiny činností, jíž proces je, definovanou strukturu. Návaznosti činností jsou popsány pomocí vazeb. Vazbami jsou definována různá typová uspořádání činností v procesu. (Řepa, 2007) Čím modelovat podnikové procesy? Jazyk UML jako standardní jazyk pro vizualizaci, specifikaci, konstrukci a dokumentaci prvků softwarového systému poskytuje ideální prostředek pro ilustraci podnikových procesů. Diagramy v jazyce UML jsou jedním z možných pohledů na objekty v modelovaném podniku a na jejich vztahy a lze jimi přímo zobrazit některé vlastnosti podnikových objektů. Vizuální syntaxe a částečně i sémantika UML poskytuje výkonnou notaci nejen pro modelování softwarových systémů, ale lze ji rozšířit i na oblast podnikového modelování. Použití UML nabízí několik vzorů architektur podniku podle zaměření: • Architektura zaměřená na podnikové procesy. • Architektura zaměřená na use case. • Architektura podle Erikssona a Penkera zaměřená na podnikové koncepty.

4.1

Podnikové procesy a procesní organizace

15

• Architektura podle Zachmana. Jmenované přístupy k podnikovým architekturám jsou ucelené a použitelné. Rozsah jejich využití záleží na konkrétní situaci, znalostech a zkušenostech vývojových pracovníků a především na účelu, pro který je podniková architektura prováděna. (Rábová a Štencl, 2008) Jak modelovat podnikové procesy? V terminologii modelování procesů se nejčastěji používají následující typy schémat: • Organizační schéma (organigram) – vyjadřuje organizační popis podniku nebo jeho části ve smyslu nadřízenosti a podřízenosti. Obvykle je hierarchicky uspořádán. V organizačním schématu jsou definovány názvy útvarů, následný rozpad až na jednotlivé pozice definované organizačním řádem podniku a k nim přiřazeným konkrétním pracovníkům. • Funkční schéma – popisuje jednotlivé procesy, podprocesy a činnosti. Obvyklým prostředkem pro vyjádření funkčního schématu je vývojový diagram s obvyklými atributy - událost, činnost, logické rozhodnutí atd. • Datový model – exaktně definuje doklad, který putuje mezi jednotlivými událostmi a popisuje činnost, která mezi těmito událostmi nastala. Jedná se v podstatě o obecnou definici tabulky relační databáze. • Procesní model je sloučením všech tří předchozích pohledů - organizačního, funkčního a datového. Procesní model se obvykle zpracovává v několika úrovních složitosti - od hlavních procesů podniku přes podprocesy až k jednotlivým činnostem. (Löffelmann, 2001) 4.1.3

Optimalizace podnikových procesů

Obrázek 1: Optimalizace podnikových procesů (Löffelmann, 2001)

Základní optimalizace procesů tzv. průběhová optimalizace se provádí v rámci analýzy a popisu stávajícího stavu organizace podniku. V rámci optimalizace procesů podniku se definují varianty cílových procesů. Výchozí bázi definování variant cílových procesů tvoří SWOT analýza a v rámci

4.2

Google Apps

16

této analýzy stanovená kritéria pro hodnocení výkonnosti a efektivity dosavadních procesů podniku. Na základě váhového porovnání hodnot kritérií, které přinášejí jednotlivé navržené varianty nových procesů, se provádí výběr nejvhodnější varianty. Z navržených cílových procesů je poté vypracována odsouhlasená struktura organizace, která se dokumentuje formou organigramu. Rovněž jsou stanovena organizační opatření k zajištění nových cílových procesů. Jsou-li vytvořeny a definovány cílové procesy a struktura podniku dojde k definování celé procesní organizace v rámci podniku. Tato fáze probíhá tak, že se s novou procesní organizací a s důsledky, které z ní vyplývají, seznámí všichni zaměstnanci. Následně se začnou jednotlivé změny implementovat do života podniku. Implementace procesní organizace většinou probíhá v zavádění přijatého a schváleného řešení pro jednotlivé oblasti procesů. (Institut průmyslového managementu, 2012)

4.2

Google Apps

Google Apps je jednoduchý a výkonný nástroj pro komunikaci a spolupráci v libovolně velké firmě – spravuje jej americká společnost Google, což urychluje instalaci a snižuje nároky na údržbu a náklady na IT. Součástí Google Apps jsou služby Gmail pro firmy, Dokumenty Google, Kalendář Google, Weby Google a další služby. 4.2.1

Produkty a jejich funkce

Gmail pro firmy nabízí 25 GB úložného prostoru na uživatele, výkonné filtrování spamu, spolupráci se zařízeními BlackBerry a aplikací Outlook a záruku 99,9 % dostupnosti. • e-mail, chat, hlasový chat a videochat – každý uživatel získává 25 GB prostoru pro e-mail a úložiště chatových zpráv. • Přístup k e-mailu vždy a všude – Gmail používá bezpečné webové technologie, a tak umožňuje docílit vysoké produktivity práce jak na pracovišti, na cestách, tak i doma. Prostřednictvím počítače i mobilního telefonu, a to i v případě, že právě nejsou uživatelé připojeni. Synchronizuje se s platformou Android a zařízeními iPhone a BlackBerry. • Rychlé hledání e-mailů – zkracuje čas strávený tříděním a vyhledáváním e-mailů pomocí vyhledávací technologie Googlu. • Technologie pro omezení spamu – výkonné filtrování spamu od společnosti Postini dovoluje uživateli nastavit ochranu před spamem. (Google, 2012) Kalendář Google – webová aplikace kalendáře umožňuje zaměstnancům účinně spolupracovat a pomáhá snižovat náklady a složitost infrastruktury IT. • Snadné plánování schůzek – pomocí této aplikace je možné překrývat několik kalendářů přes sebe ke zjištění dostupnosti jakéhokoliv uživatele. Další funkcí je odesílání pozvánek a správa odpovědí. • Integrace s e-mailovým systémem – Kalendář Google je integrovaný do Gmailu a lze jej používat společně se všemi oblíbenými kalendářovými aplikacemi. • Sdílení projektových kalendářů – kalendáře lze sdílet v celé společnosti nebo s vybranými uživateli. Bezpečí a soukromí je zajištěno řadou kontrolních mechanismů pro oprávnění ke sdílení. • Přístup z mobilního zařízení – prostřednictvím mobilních zařízení BlackBerry a iPhone lze přidávat nové události, zobrazovat a upravovat podrobnosti o událostech, zvát na tyto události hosty a dostávat upozornění z Kalendáře prostřednictvím SMS.

4.2

Google Apps

17

• Publikování kalendářů – prostřednictvím publikování kalendáře lze zveřejňovat externí události a vyhledávat je pomocí galerie Kalendáře Google. Kalendáře je možné snadno vkládat do webových stránek. (Google, 2012) Google Dokumenty umožňují v rámci webových dokumentů, tabulek, výkresů i prezentací upravovat stejný soubor zároveň několika uživatelům. Každý uživatel tak má k dispozici vždy nejnovější verzi. • Přístup k práci vždy a všude – Dokumenty Google používají bezpečné webové technologie, a tak umožňují flexibilně pracovat nejen v zaměstnání, ale i na cestách, z domova nebo prostřednictvím mobilního telefonu, a to dokonce i v režimu offline. • Funguje ve všech operačních systémech – Dokumenty Google lze používat v prohlížečích na počítačích s Windows, Mac OS a Linux. Podporují oblíbené formáty souborů, jako je Microsoft Office a PDF. • Snadné nahrávání a sdílení souborů – soubory ukládané v Dokumentech Google jsou vždy přístupné online a zálohované. • Kontrolní mechanismy pro bezpečný přístup – administrátoři mohou spravovat oprávnění ke sdílení souborů v rámci celého systému a vlastníci dokumentů mohou kdykoli povolit nebo zakázat sdílení a přístup k souborům. (Google, 2012) Google cloud connect pro Microsoft Office obohacuje známé prostředí systému Microsoft Office o možnost společných úprav více uživateli současně. Se spolupracovníky můžete sdílet, zálohovat a současně upravovat dokumenty aplikací Microsoft Word, PowerPoint a Excel. • Možnost současných úprav souborů aplikací Word, PowerPoint a Excel bez nutnosti zamykání dokumentů či odstavců. • Adresa URL pro sdílení každého souboru Microsoft Office v rámci Dokumentů Google. • Historie revizí souborů Microsoft Office, ukládané v Dokumentech Google. • Úpravy v režimu offline s inteligentní synchronizací změn provedených v režimu offline. • Bez nutnosti upgradu systému Microsoft Office nebo použití služby SharePoint. (Google, 2012) Skupiny Google lze používat jako seznamy příjemců nebo ke snadnému sdílení kalendářů, dokumentů, webů či videí se všemi uživateli. • Rychlé nastavení – lze vytvářet a spravovat skupiny bez dalších nároků na IT. • Sdílení se skupinou – uživatelé mohou sdílet dokumenty, kalendáře, weby, sdílené složky a videa se skupinou nebo i s jednotlivci. Prostřednictvím správy skupin lze řídit, kdo má přístup k obsahu. • Nastavení odběru s možností přizpůsobení – diskuse skupiny jsou ve výchozím nastavení archivovány a uživatelé tak mohou prostřednictvím webového uživatelského rozhraní snadno vyhledávat a prohlížet minulé i současné diskuse. • Archivy s možností vyhledávání – členové skupin mohou přistupovat k archivům pošty a vyhledávat e-maily odeslané určitým skupinám osob, a tak účinně vyhledávat témata podle svých zájmů. • Odpověď jménem skupiny – skupiny mohou sloužit jako centrální bod příjmu a reakcí na komunikaci. Členové mohou odpovídat jménem skupiny. (Google, 2012)

4.2

Google Apps

18

Weby Google představují snadný způsob vytváření bezpečných webových stránek pro intranet a týmové projekty. Není vyžadována znalost programování ani HTML. • Uspořádejte informace v centrálním umístění – pomocí Webů Google lze centrálně ukládat dokumenty, tabulky, prezentace, videa, prezentace fotek a další dokumenty, které pomohou při řízení pracovních týmů. Lze vytvářet weby pro spolupráci rychleji a to pomocí šablon pro projektová pracovní prostředí, týmové weby, intranet a další. • Přístup vždy a všude – weby Google používají bezpečné webové technologie, díky nimž lze přistupovat na stránky firmy z pracoviště, z pracovních cest, z domu a to i prostřednictvím mobilního telefonu. • Funguje ve všech operačních systémech – weby Google lze používat v prohlížečích počítačů, Mac nebo počítačů se systémem Linux. • Kontrolní mechanismy na úrovni systému a webu – administrátoři mohou spravovat oprávnění pro sdílení webu v rámci celé firmy a autoři mohou kdykoli povolit nebo zakázat sdílení a přístup k souborům. (Google, 2012) Videa Google – Google bezpečně hostuje a vysílá videa, takže je uživatelé nemusejí sdílet prostřednictvím e-mailů, ani zatěžovat oddělení IT žádostmi o vytvoření komplexního interního řešení pro sdílení videa. • Kanál videa pro vaši firmu – sdílení videa přináší vyšší zapojení účastníků a zefektivňuje komunikaci, například interní školení a firemní oznámení. • Bezpečí a soukromí pro vaše videa – zaměstnanci mohou se spolupracovníky bezpečně sdílet videa, aniž by prozradili důvěrné informace. • Přístup vždy a všude – videa Google používají bezpečné webové technologie, které umožňují přistupovat k firemním videím na pracovišti, na cestách i doma. • Funguje ve všech operačních systémech – videa Google lze používat v prohlížečích počítačů se systémem Windows, Mac OS nebo Linux. (Google, 2012) Apps Marketplace nabízí webové aplikace, které fungují se službou Google Apps. • Nabídka různě zaměřených aplikací – pokud uživatel potřebuje aplikaci pro řízení vztahů se zákazníky, účetnictví či řízení projektů, web Apps Marketplace pomůže vyhledat, zakoupit a implementovat webové aplikace, které se integrují se službou Google Apps. • Integrace zjednodušují firemní procesy – všechny aplikace na webu Marketplace poskytují z důvodu maximálního usnadnění možnost jednotného přihlášení a nabízejí další možnosti integrace, například synchronizaci dat se službou Apps nebo gadgety, které dále rozšiřují funkce. • Zjednodušená správa IT – správci aplikací mohou spravovat jeden adresář uživatelů i aplikací ve stejném unifikovaném prostředí jako službu Google Apps, a tím snížit režijní náklady a zlepšit zabezpečení. (Google, 2012) 4.2.2

Výhody

Prokazatelné úspory nákladů Webové aplikace pro zasílání zpráv a spolupráci od Googlu nevyžadují žádný hardware ani software a potřebují pouze minimální správu, a tím přinášejí firmám úspory času a nákladů. I po přechodu na Gmail a Kalendář Google mohou koncoví uživatelé využít pro e-mail, kontakty a kalendář známé rozhraní aplikace Microsoft Outlook.

4.2

Google Apps

19

50× více úložného prostoru, než je obvyklý průměr Každý zaměstnanec získá 25 GB úložného prostoru pro e-maily, což umožňuje uchovávat důležité zprávy a rychle v nich vyhledávat pomocí integrovaného vyhledávání Google. Gmail je navržen tak, aby uživatelé trávili méně času správou doručené pošty a více času využili pro produktivnější činnosti. Funkce, které šetří čas, jako například seskupování zpráv do vláken, štítky zpráv, rychlé vyhledávání ve zprávách a účinné filtrování spamu, pomáhají zaměstnancům pracovat efektivně i s velkými objemy e-mailů. Přístup k e-mailu, kalendáři a rychlému zasílání zpráv z mobilních zařízení Díky službě Google Apps a řadě možností vzdáleného přístupu k informacím mohou zaměstnanci pracovat, i když právě nesedí u svého pracovního stolu. Společnost Google podporuje bez dalších poplatků bezdrátový mobilní přístup pro zařízení se systémy BlackBerry OS, iOS, Windows Mobile, Android a celou řadu dalších telefonů. Vysoká spolehlivosti provozu se synchronní replikací Díky synchronní replikaci jsou vaše data a aktivita v Gmailu, Kalendáři Google, Dokumentech Google a na Webech Google simultánně uchovávána ve více zabezpečených datových centrech. Pokud jedno datové centrum není schopno zpracovat vaše požadavky, je systém navržen tak, aby okamžitě přepnul na jiné datové centrum, které obslouží váš účet, aniž by došlo k přerušení služby. Zabezpečení informací a dodržování předpisů Tým společnosti Google pro bezpečnost informací je složený z předních světových expertů v oblasti zabezpečení informací, aplikací a sítí. Tito odborníci se plně soustředí na to, aby všechny informace byly v bezpečí. Firmy získávají se službou Google Apps tyto přizpůsobitelné funkce zabezpečení: • Vlastní nástroje pro filtrování spamu a příchozí pošty, které využívají technologii Postini, doplňují spamové filtry, které pracují automaticky bez přímé konfigurace. • Vlastní nástroje pro filtrování odchozí pošty, které využívají technologii Postini, zabraňující úniku citlivých informací. • Vlastní pravidla sdílení informací určují, do jaké míry mohou zaměstnanci sdílet údaje v Dokumentech Google, Kalendáři Google a na Webech Google. • Vlastní požadavky na délku hesla a grafické ukazatele síly hesla pomáhající uživatelům vybírat bezpečná hesla. • Nucené připojení ke službě Google Apps pomocí protokolu SSL zajišťuje bezpečný přístup pomocí protokolu HTTPS. • Volitelná archivace e-mailů až po dobu 10 let. Úplná správa a kontrola nad daty Správci mohou personalizovat službu Google Apps tak, aby vyhovovala technickým a obchodním požadavkům i podmínkám používání značky. Možnosti integrace umožňují připojit službu Google Apps k existující infrastruktuře IT jako: • Rozhraní API s jednotným přihlášením (SSO) umožňuje připojit Google Apps k existujícímu ověřovacímu systému. • Nástroj a rozhraní API pro správu uživatelských účtů připojí Google Apps ke stávajícímu systému uživatelských adresářů. • Podpora přesměrování e-mailů a e-mailové brány umožňuje, aby Google Apps bylo možné používat společně s existujícím e-mailovým řešením. • Nástroj a rozhraní API pro migraci e-mailů umožňují převést poštu z vašeho stávajícího emailového řešení do Google Apps.

4.2

Google Apps

20

Integrace systému s firemní značkou a vlastnictví dat zajišťují, že služba Google Apps získá osobitý charakter a že vlastníkem dat uživatelů bude vždy uživatel. Ten si pak může nastavit: • Vlastní účty uživatelů v internetové doméně společnosti. • Vlastní logo a barvy aplikací. • Smluvní vlastnictví zaměstnaneckých dat zákazníkem. Nepřetržitá pomoc od zákaznické podpory Služba Google Apps má vysokou garantovanou dostupnost a uživatelé mají k dispozici rozsáhlou dokumentaci, správcům je však k dispozici podpora, pokud je jí třeba. Možnosti podpory zahrnují: • Telefonickou podporu v krizových situacích. • e-mailovou podporu. • Automatickou online podporu. (Google, 2012) 4.2.3

Mobilní zařízení

Cílem Google Apps je poskytovat uživatelům snadný a bezpečnější přístup k informacím bez ohledu na umístění nebo zařízení. Google Apps podporuje přístup z většiny běžných typů mobilních zařízení jako jsou Android, iPhone, BlackBerry, Windows Mobile, Nokia S60 a dalších. Jedná se především o synchronizaci Gmailu, kalendáře a kontaktů, podporuje publikování a přístup k dokumentům. Obsahuje kontrolní mechanismy pro podnikové správce a poskytuje dvoufázové ověření. (Google, 2012) 4.2.4

Zabezpečení a ochrana osobních údajů

Vytvořeno s ohledem na zabezpečení a spolehlivost Google provozuje jednu z nejrozsáhlejších sítí distribuovaných datových center na světě. Vzhledem k tomu, že ochrana dat a duševního vlastnictví na těchto serverech je hlavní prioritou, vyhradili pro zachování bezpečnosti dat rozsáhlé prostředky. Všechny prostory jsou nepřetržitě chráněny, sledovány zvláštním bezpečnostním týmem a při jejich správě jsou neustále dodržovány nejvyšší standardy zabezpečení. Kontroly, procesy a zásady chránící tato data v našich systémech úspěšně vyhověly auditu ISAE 3402 typu II. Google Apps nabízí dohodu o úrovni poskytovaných služeb zaručující 99,9% dostupnost, která vám dává jistotu, že uživatelé budou mít přístup k datům, kdykoli jej budou potřebovat. Dvoufázové ověření Dvoufázové ověření umožňuje uživatelům přidat k účtům Google Apps další vrstvu ochrany. Tato funkce je k dispozici ve verzích Google Apps pro firmy, Google Apps pro školy a Google Apps for Government a připravuje se její zprovoznění v bezplatných verzích služby Google Apps. Zabezpečení infrastruktury Služba Google Apps je navržena tak, aby poskytovala bezpečnou a spolehlivou platformu pro data a zprostředkovávala nejnovější technologie a některé doporučované postupy pro řízení datových center, zabezpečení síťových aplikací a zajištění integrity dat. (Google, 2012) Ochrana osobních údajů Google nese odpovědnost za ochranu dat, které jim uživatelé svěří. Vyvíjí silné standardy ochrany osobních údajů a umožňují uživatelům viditelnost a kontrolu jejich dat. (Google, 2012)

4.2

21

Google Apps

Tabulka 1: Porovnání Google Apps a Google Apps pro firmy Poskytovaná služba

Popis

Maximální počet uživatelů Aplikace pro zasílání zpráv Aplikace pro spolupráci

Počet uživatelských účtů na jednu organizaci Gmail, Kalendář Google Google Dokumenty a Weby Google Reader, Blogger, Webová alba Picasa, AdWords a další Videa Google pro firmy a skupiny Google pro firmy 25 GB úložného prostoru pro e-maily na uživatele spolupráce se zařízeními BlackBerry a aplikací Microsoft Outlook, … Jednotné přihlášení (SSO), vynucení protokolu SSL, vlastní nastavení požadavků na sílu hesla, … Nepřetržitá podpora a záruka 99,9% dostupnosti

Další aplikace Další aplikace pro firmy

Firemní funkce

Kontrolní mechanismy Podpora

4.2.5

Google Apps

Google Apps pro firmy

10

bez omezení

4 4

4 4

4

4

6

4

6

4

6

4

6

4

Verze a jejich porovnání

Google Apps je standardní bezplatná verze. U ní lze vytvořit až 10 uživatelských účtů a použití aplikací Gmailu, Kalendáře Google, Google weby a Google Dokumenty. Google Apps pro firmy jako placená verze nabízí uživatelům snadno použitelné a výkonné nástroje pro komunikaci a spolupráci určené pro firmy – hostuje jej Google, aby se zrychlilo nastavení, omezily nároky na údržbu a snížily náklady na IT. • Přizpůsobené e-mailové adresy. • Přístup k e-mailu, kalendáři a chatu z mobilních zařízení. • Žádný další hardware ani software. • Špičkové filtrování spamu. • Nepřetržitá e-mailová a telefonická podpora. • Záruka 99,9% dostupnosti. Porovnání těchto dvou možností naleznete v tabulce číslo 1. (Google, 2012)

5

ANALÝZA SOUČASNÉHO STAVU

5 5.1

22

Analýza současného stavu O firmě

Firma vznikla v roce 2010 jako firma s ručením omezeným. Základní kapitál činí 200.000 Kč. Zabývá se vývojem aplikací pro produkty společnosti Apple a dalších. V nynější době se ale zabývá především tvorbou webových stránek a aplikací. Cílem společnosti je vytvořit takové portfolio, které představí kompletní sadu užitečných a přínosných aplikací, které pomáhají řešit různé druhy problémů od běžných až po velice konkretizované. Firma jednak vyvíjí vlastní produkty vznikající od nápadu až po realizaci ve společnosti, jednak se zabývá realizací zakázek od klientů. Zpočátku se společnost zaměřovala především na vývoj mobilních aplikací pro platformu Apple iOS, později však bylo portfolio rozšířeno o Google Android a RIM BlackBerry.

5.2

Procesní analýza

Plánování zakázek a řízení zaměstnanců Zakázka vzniká buď jako aplikace, kterou vymyslela firma nebo jako projekt s nímž příjde zákazník. Aplikace se vyrábí z popudu některého ze zaměstnanců firmy. Zaměstnanec vymyslí aplikaci, kterou představí vedení firmy (rozumějme manažerovi a technickému řediteli) a dohodnou se spolu na realizaci této aplikace. Následně dojde k přidělení práce zaměstancům. Aplikaci kontroluje vedoucí IT a po její realizaci ji představí vedení firmy. Po schválení ji lze prodávat. Zaměstnanec, který ji vymyslel dostane, v případě výnosů, provizi. Zpracování projektu, s nímž přijde zákazník, probíhá trochu jinak, rozdílnost je zde hlavně kvůli komunikací ještě s další osobou, která má hlavní slovo. Zákazník kontaktuje firmu s potřebou realizace projektu tak, že může oslovit firmu na info e-mail, se kterým pracuje převážně asistentka nebo přímo z www stránek firmy kontaktovat odpovědného zaměstnance, nejlépe technického ředitele. Zpočátku jde o e-mailovou či telefonickou konzultaci ke zjištění projektu z hlediska jeho obsahu, o čem má být a čím se má zabývat, zkrátka o jakou aplikaci se jedná. Finanční ředitel může již teď zhotovit peněžní kalkulaci. Technický ředitel a manažer se poté rozhodnou, zda na tomto projektu budou pracovat a v případě, že ano, tak jim asistentka domluví schůzku, na které se bude jednat o všech aspektech projektu včetně těch nejpodrobnější záležitostí. Je možno sebou na schůzku vzít i některého z grafiků, aby se sám mohl dohodnout na grafické stránce. Poté se ve firmě rozdělují úkoly a to tak, že technický ředitel společně s vedoucím IT se dohodnou na provedení práce, rozdělí úkoly zaměstnancům IT a dohodnou se jak dlouho má projekt trvat,… Dále už se projektem zabývá vedoucí IT společně se zaměstnanci. Vedoucí IT navrhne architekturu, rozdělí projekt na dílčí úkoly a ty pak bude rozdělovat mezi dané zaměstnance, kteří na něm budou pracovat. Zaměstnanci pracují na svých přidělených úkolech z hlediska obsahového i časového dodržování termínu. Poté se všechny části sejdou u vedoucího, který je zkompletuje a vyzkouší veškerou funkčnost, zhodnotí provedení a popřípadě něco vrátí k přepracování a znovu kontroluje funkčnost. Jak bude vše fungovat, předá se technickému řediteli, který bude dále komunikovat s klientem. Po vyzkoušení se může klient obrátit na firmu s případnými připomínkami, jimž je možno vyhovět. Projekt může být v průběhu jeho vývoje průběžně prezentován zákazníkovi, což umožní získat zpětnou vazbu ještě před jeho dokončením. Výsledek tak lépe odpovídá požadavkům a představám zákazníka. Po předání klientovi firma poskytuje zákazníkovi technickou podporu danou smluvními podmínkami. Firma po dobu smluvené záruky zajištuje bezplatné opravy a nápravu chyb a nedostatků. Po skončení záruční lhůty mohou být s klientem dojednány podmínky další správy a podpory projektu.

5.3

Stanovení hlavních procesů

23

Komunikace Komunikace probíhá ve třech formách to jako osobní hovor, telefonický hovor nebo e-mailová komunikace. S klientem se komunikuje v počátcích buď telefonicky nebo e-mailem, po dohodě dojde k osobním schůzkám, na nichž se domlouvají podrobnosti projektu a následně dojde k uzavření smlouvy. Informace o průběhu projektu se posílají zákazníkovi e-mailem, případně předávají telefonicky, je-li třeba získat okamžitou zpětnou vazbu nebo jde-li o složitejší problém. Na další osobní schůzce se pak představuje výsledek práce, který je zákazníkovi předán k vyzkoušení a je zde poslední možnost připomínek a vrácení k dopracování. Po předání finální verze, je možnost reklamace či přepracování projektu, ale úpravy jsou zpoplatněny jakoby se jednalo o nový projekt. Komunikace ve firmě je nastavená jako osobní hovor či e-mailová korespondence nebo telefonický hovor v případě nepřítomnosti zaměstnance na pracovišti. Kontrola zakázek Kontrola zakázek se provádí na několika úrovních. Jednak je za vlastní práci odpovědný samotný zaměstnanec, který ji vykonával, vedoucímu IT. Dochází k průběžné kontrole odvedené práce a to přímou kontrolou na pracovišti. Dále je vedoucí IT odpovědný za celý projekt z hlediska jeho obsahové a funkční stránky technickému řediteli a manažerovi. Vedoucí IT kompletuje pracovní výsledky jednotlivých zaměstnanců, kterou kontroluje, a výsledky předává technickému řediteli k posouzení. Technický ředitel je odpovědný za celý projekt před klientem z hlediska především funkčnosti, uživatelského rozhraní a fungování celého projektu. Proto je jeho kontrola nejdůkladnější a nejvíce dílčích prací se od ředitele vrací zpět k dopracování. Po dokončení práce na projektu se sejdou všichni zúčastnění a mají poradu o tom, jak vše proběhlo, kde nastaly komplikace, co je potřeba ještě před předáním zákazníkovi udělat a co by se mělo na práci v dalších projektech změnit či zlepšit.

5.3

Stanovení hlavních procesů

Zakázky Asistentka vyřizuje korespondenci a komunikuje s klienty, domlouvá schůzky, vyřizuje reklamace. Manažer komunikuje s klienty, domlouvá zakázky z ekonomického hlediska, je přítomen na schůzkách, koordinuje činnosti související s různými klienty, je na stejné úrovni jako technický ředitel a je nadřízeným ostatním zaměstnancům IT, plánuje zakázky z časového a ekonomického hlediska. Technický ředitel řídí zaměstnance IT, plánuje zakázky z personálního hlediska, plánuje a hlídá termíny prací, vyřizuje reklamace (práce s klientem). Vedoucí IT kontroluje a koordinuje činnosti zaměstnanců IT, vyřizuje reklamace uvnitř firmy. Zaměstnanci IT pracují na projektech jim přidělených, svůj výstup dávají na kontrolu vedoucímu IT a technickému řediteli, opravují či upravují svůj výstup. Finanční ředitel kontroluje platby v rámci pokladny i bankovního účtu související s danou zakázkou. Účetní zaúčtuje všechny procesy týkající se zakázek, jako jsou například platy zaměstnanců, výdaje a příjmy spojené se zakázkou. Přijatá objednávka Asistentka eviduje objednávku, kterou postoupí manažerovi. Manažer rozhoduje o procesu přijetí či odmítnutí objednávky společně s technickým ředitelem. Technický ředitel rozhodnutí společně s manažerem o tom, zda objednávku přijmou nebo odmítnou. Fakturace Faktura přijatá – Asistentka zaeviduje a zkontroluje přijatou fakturu, kterou pošle manažerovi. Po návratu a vyřízení ji předá účetní a posléze založí. Účetní přijatou fakturu zaúčtuje a postoupí zpět asistentce. Manažer zkontroluje přijatou fakturu, postoupí vedoucímu financí. Vedoucí financí zaplatí přijatou fakturu a pošle asistentce k založení. Faktura vydaná – Asistentka dostane od manažera či finančního ředitele podklady, vystaví fakturu, kterou zkontroluje. Manažer fakturu zkontroluje a odešle klientovi. Finanční ředitel kontroluje zaplacení faktury. Účetní poté fakturu zaúčtuje. Zdroje Finanční ředitel hlídá a kontroluje veškeré pohyby peněz ve firmě.Manažer v případě potřeby shání peníze od sponzorů či hledá nové tržní možnosti pro expanzi společnosti.

5.4

Stanovení řídících procesů

24

Prodej vlastních výrobků Finanční ředitel provádí kalkulace ceny. Technický ředitel a manažer rozhodují o konečné ceně.

5.4

Stanovení řídících procesů

Komunikace a řízení zaměstnanců při práci na projektech Asistentka dojedná schůzku s klientem, případně komunikuje též s externím zaměstnancem IT. Manažer komunikuje s klientem, kde zjišťuje požadavky a předává informace o průběhu realizace zakázky. Technický ředitel komunikuje s klientem, zjišťuje požadavky. Komunikace se zaměstnanci IT je buď osobní či elekronická. Zaměstnanci IT – osobní či elekronická komunikace s vedoucím či manažerem v případě nepřítomnosti vedoucího. Externí zaměstnanci IT komunikace s asistentkou či vedoucím IT. Komunikace v rámci IT oddělení Technický ředitel a vedoucí IT naplánují a rozdělí práci. Vedoucí IT pak práci kontroluje a komunikuje se všemi zaměstnanci. Zaměstnanci IT pracují a komunikují mezi sebou s vedoucím i externími zaměstnanci především přes e-mail. Externí zaměstnanci IT komunikují s vedoucím a zaměstnanci IT především prostřednictvím e-mailu. Komunikace s klienty Asistentka komunikuje telefonicky, e-mailem, sjednává schůzky. Získané informace předává manažerovi. Manažer komunikuje prostřednictvím telefonického rozhovoru nebo e-mailovou korespondencí s klientem v případě rozhodování o zakázce a při podávání informací o zakázkách. Komunikuje též osobně s klientem na schůzkách při předávání dílčích výsledků a konečné verze. Technický ředitel komunikuje s klienty osobně při dohodnutí práce a při práci informuje o změnách a o tom, kdy se bude zakázka odevzdávat. Organizace a řízení Organizaci řídí manažer z hlediska ekonomické činnosti firmy a jejího každodenního fungování a technický ředitel, který se stará o technické záležitosti. Rozhodování o zakázkách Technický ředitel rozhoduje o přijetí zakázky společně s manažerem a rozděluje role v projektu. Manažer rozhoduje o přijetí zakázky společně s technickým ředitelem a má možnost přidělit zaměstnancům role. Plánování zakázek Technický ředitel má za úkol hrubé rozplánování zaměstnanců dle kvalifikace a možnosti práce na tomto projektu. Vytváří vizi projektu. Manažer provádí rozplánování především času a nástin kalkulace, tak jak ji finanční ředitel nakalkuloval. Vedoucí IT má na starosti přímé určení toho, který zaměstnanec bude na této zakázce pracovat. Vytváří časový plán prací. Kontrola zakázek Vedoucí IT provádí častější kontrolu dílčích prací a sjednocuje je do jednoho celku. V případné problému vrátí danou část k přepracování. Technický ředitel kontroluju až hotové aplikace a předá je klientům. Účetnictví Účetní sbírá podklady od asistentky, manažera nebo finančního ředitele, podle nich pak vede účetnictví, tedy účetní knihu a účetní deník. Počíta mzdy a připravuje ke konci roku výkazy a počítá daň z příjmu, další daně a poplatky, které firma odvádí státu. Finance Finanční ředitel připravuje kalkulace k zakázkám, stará se o pokladnu a kontroluje příjmy a výdaje, pohyby na bankovním účtu a stará se o závazky a pohledávky firmy.

5.5

Stanovení podpůrných procesů

5.5

25

Stanovení podpůrných procesů

Vyřizování korespondence Asistentka vyzvedne poštu, kterou roztřídí, předá odpovídajícím osobám a po navrácení zpět odpoví či založí tuto korespondenci. Pokud se jedná o e-mailovou korespondenci, tak ta se pouze přeposílá odpovídající osobě, asistentka na přání komunikaci vytiskne a založí. Ostatní zaměstnanci odpovídající poštu přečtou, vyhodnotí, odpoví a předají asistentce k založení. V případě e-mailové komunikace lze číst poštu i rovnou z celopodnikového e-mailu. Reklamace Asistentka komunikuje s klientem, který se ozve, že je v projektu něco v nepořádku a je potřeba daný problém napravit. Technický ředitel může být kontaktován přímo klientem o nápravu daného problému. Informuje tedy vedoucího IT a případně pověří příslušného zaměstnance IT nápravou, kterou zkontroluje. Vedoucí IT pověří zaměstance opravou chyby a zkontroluje její nápravu. Zaměstnanci IT – příslušný zaměstnanec napraví reklamovanou chybu a předá vedoucímu IT. Nákup drobného hmotného majetku Technický ředitel vyslechne požadavky a nakoupí potřebný majetek, který zaplatí z pokladny nebo kartou, předá daňový doklad finančnímu řediteli. Finanční ředitel vydá peníze na koupi či eviduje platbu z karty, předá daňový doklad přímo účetní. Účetní zaúčtuje doklady a založí je. Nákup dlouhodobého majetku Manažer společně s technickým ředitelem rozhodne o koupi na základě daných požadavků. Technický ředitel vyslechne požadavky, rozhodne s manažerem o koupi, nakoupí potřebný majetek, zaplatí kartou a předá daňový doklad finančnímu řediteli. Finanční ředitel eviduje platbu z karty, předá daňový doklad účetní.Účetní zaúčtuje doklady a založí je. Propagace Grafik vymyslí slogan a navrhne provedení včetně grafického, ukáže manažerovi a po odsouhlasení pracuje na této variantě. Manažer odsouhlasí či neodsouhlasí návrh propagace i konečný výsledek. Platba za fixní náklady (energie, nájem,...) Finanční ředitel zaplatí z pokladny či banky, zaeviduje, po zaúčtování založí dané dokumenty. Účetnictví zaúčtuje odvod peněz. Výplata mezd (provize) Finanční ředitel provádí a kontroluje odvod peněžních prostředků z banky. Manažer schvaluje provize a její výši. Technický ředitel též schvaluje provize a její výši. Účetní provádí výpočet mezd, odvod zdravotního a sociálního pojištění, výpočet daně z příjmu.

5.6 5.6.1

Stanovení duplicitních nebo chybějících činností Duplicitní činnosti

1. Manažer a technický ředitel • Přijetí zakázek či objednávek, • plánování zakázek, • přidělování rolí v zakázkách, • rozhodování o ceně, • komunikace s klientem, • schvalování provizí. 2. Technický ředitel a vedoucí IT

5.7

Definice a znázornění odpovědností

26

• Přidělování zaměstnanců na projekty, • plánování a rozdělování úkolů v projektu, • hlídání termínů, • kontrola reklamace. 3. Manažer a finanční ředitel • Kontrola faktur.

Obrázek 2: Use case – zakázky

Grafické znázornění některých duplicitních činností je znázorněno na obrázku č. 2, kde je vidět hned několik duplicitních činností, jako je kontrola zakázek u technického ředitele i vedoucího IT, plánování zakázek a rozhodování o zakázkách u manažera a technického ředitele. Duplicitní činnost manažera a finančního ředitele je vyobrazena na obrázku č. 3 a je jí kontrola faktur. 5.6.2

Chybějící činnosti

• Neexistence firemních e-mailu; • špatná komunikace mezi zaměstnanci, když vykonávají pracovní činnost mimo pracoviště; • nesnadná kontrola prací zaměstnanců, převážně externích nebo při práci z domu.

5.7 5.7.1

Definice a znázornění odpovědností Popis činností a odpovědností jednotlivých zaměstnanců

• Asistentka vyřizuje korespondenci (e-mail), komunikuje se zákazníky, domlouvá schůzky, vede evidence, zakládá smlouvy a dokumenty,… • Účetní (externí) vede veškeré účetnictví, podává daňové přiznání, pracuje cca 1x měsíčně. • Finanční a obchodní ředitel vede pokladnu a stará se o veškeré finance, má na starosti závazky a pohledávky firmy, má přehled o veškerých finančních operacích na bankovním účtu, stará se o výplatu mezd a provizí. Provádí a kontroluje kalkulace u jednotlivých zakázek.

5.7

Definice a znázornění odpovědností

27

Obrázek 3: Use case – fakturace

• Marketing vede grafik, který navrhuje formu a podobu propagace firmy. • Manažer (vlastník) řídí ekonomické činnosti firmy a deleguje úkoly, schvaluje především ekonomickou stránku zakázek. Jako vlastník se zúčastňuje schůzek s klienty, se kterými komunikuje a informuje je o stavu či změnách na zakázkách. Může zakázky plánovat, řídit, spravovat a kontrolovat stejně jako technický ředitel a rozdělovat úkoly. • Technický ředitel (vlastník) stará se o technické záležitosti firmy, udržuje kanceláře a technické vybavení v chodu. Zúčastňuje se schůzek s klienty, kde zjišťuje především informatickou stránku věci, komunikuje s klienty v případě nejasností, návrhů či změn. Následně tyto zakázky řídí a má nad nimi hlavní kontrolu. Má na starosti nákup programů či vybavení. • Vedoucí IT má odpovědnost za správné provedení zakázky, navrhuje architekturu a rozděluje úkoly dalším členům týmu. Komunikuje s členy a kontroluje jejich práci. Sám na projektech i pracuje a testuje jejich správnost. • Programátor – ve firmě pracuje 5 stálých programátorů a 3 co jsou najímáni externě pouze na některé zakázky v případě nedostatku personálu či nedostatečné odbornosti zaměstnanců v určitém oboru. Programátoři pracují na projektech i na webových aplikacích a stránkách. Vyrábí a spravují databáze či síť. Přesné rozdělení je v organizačním schématu firmy. • Grafik – 2 grafici pracují na projektech z grafického či designového hlediska, navrhují uživatelské rozhraní a tvoří veškerou grafiku v projektech. A jeden z nich pracuje též jako marketingový specialista. • Tester (externí) najímán jen v případě potřeby za předpokladu, že je nutné otestovat aplikaci jiným člověkem, který není ve firmě zainteresován.

5.8

Modelování podnikových procesů

28

Obrázek 4: Diagram tříd – zakázky

5.7.2

Grafické znázornění činností a odpovědností zaměstnanců

V této kapitole jsou uvedeny odpovědnosti za jednotlivé činnosti z odlišného pohledu. Je znázorněn určitý proces a v něm jsou zobrazeny odpovědnosti jednotlivých zaměstnanců. Příkladem jsou obrázky č. 4 a č. 5 zobrazující diagram tříd ve firmě. Jedná se o zobrazení odpovědností v procesech zakázky a reklamace.

5.8 5.8.1

Modelování podnikových procesů Organizační schéma

Na obrázku č. 6 je zobrazeno organizační schéma ve firmě podle názvů útvarů a následný hierarchický rozpad až na jednotlivé pozice. Dále jsou popsány pravomoci a odpovědnosti jednotlivých zaměstnanců a souhrn jejich hlavních činností. 5.8.2

Funkční schéma

Popisuje jednotlivé procesy, podprocesy a činnosti. Obvyklým prostředkem pro vyjádření funkčního schématu je vývojový diagram s obvyklými atributy - událost, činnost, logické rozhodnutí atd. Na obrázku č. 7 je vyobrazeno schéma procesu průchodu přijaté faktury, například za nákup počítače. Dále je zobrazen diagram aktivit procesu Objednávka (obr. č. 8).

5.9

Optimalizace podnikových procesů

29

Obrázek 5: Diagram tříd – reklamace

5.8.3

Datový model

Datový model již exaktně definuje doklad, který putuje mezi jednotlivými událostmi a popisuje činnost (funkci), která mezi těmito událostmi nastala. Jedná se v podstatě o obecnou definici tabulky relační databáze. V následující tabulce 2 je popsáno, jaké činnosti provází přijatá faktura za nákup počítače, navazuje na předchozí datový model. 5.8.4

Procesní model

Procesní model vyjadřuje strom procesů, v této kapitole je vyobrazen celkový strom procesů obr. č. 9, strom procesů pro proces fakturace obr. č. 10. Další procesy jsou zobrazeny v příloze A.

5.9

Optimalizace podnikových procesů

V tabulce č. 3 je SWOT analýza vyjadřující největší hrozby, nejlepší příležitosti, slabé a silné stránky firmy. 5.9.1

Varianty cílových procesů a výběr nejvhodnější varianty

Varinty cílových procesů: 1. Zaměstnat další 2 programátory/web designery. 2. Nadále zajistit kvalifikované pracovníky, školit je a podporovat v dalším vzdělávání. 3. Zajistit lepší a přesnější komunikaci mezi zaměstanci. 4. Zajistit originální tvorbu na produktech.

5.9

30

Optimalizace podnikových procesů

Tabulka 2: Datový model – Přijatá faktura Identifikátor 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Popis Číslo dodavatelské faktury Interní číslo faktury Interní číslo objednané položky Objednané množství Dodané množství Jednotková cena Celková cena Měna Daň Datum vystavení faktury Datum splatnosti faktury Datum zdanitelného plnění Úhrada faktury

Vazba na číselníky

Číselník položek

Číselník měn

Tabulka 3: SWOT analýza Vnější prostředí

Silné stránky Kvalifikovaný personál Modení technologie Kvalita produktů Originalita výrobků Finanční stabilita

Slabé stránky Nedostatek pracovníků IT odd Špatná komunikace zaměstanců Malé povědomí o firmě Stabilita procesů Výška investicí

Vnitřní prostředí

Příležitosti Zvyšující se zájem zákazníků Zvyšující se ceny na trhu Nové technologie na trhu Růst trhu

Hrozby Hospodářská krize Konkurence Vývoj úrokových sazeb Daňová reforma

5.9

31

Optimalizace podnikových procesů

Obrázek 6: Organizační struktura Pozn.: P – programátor, WS – webový specialista, DS – databázový specialista, S - sítě

Tabulka 4: Porovnání variant Varianta číslo 1 2 3 4 5 6 7 8

Snadnost provedení 7 3 5 5 2 9 4 5

Cena 9 2 1 4 6 10 2 3

Časová náročnost 3 5 3 2 5 4 4 3

Body celkem 19 10 9 11 13 23 10 11

5. Nabízet lepší a kvalitnější produkty. 6. Využívat i nadále nejmodernější technologie na trhu. 7. Zvýšit povědomí o firmě pomocí originální reklamy. 8. Zajistit lepší nabídku než konkurence. V tabulce č. 4 je pod čísly uvedena varianta cílových procesů. Za kritéria byla zvolena snadnost provedení, cena a časová náročnost provedení konkrétního cílového procesů. 1 – nejlépe, 10 – nejhůře. V posledním sloupečku nalezneme součet bodů za kritéria. Nejlepší varianta s nejmenším bodovým ohodnocením je tedy zajištění originální tvorby s 9 body a dále se umístily s deseti body varianty podpora ve vzdělávání a školení zaměstnanců a zajištění lepší a snadnější komunikace. 5.9.2

Nová struktura organizace

Z navržených cílových procesů je poté vypracována odsouhlasená struktura organizace, která se dokumentuje formou organigramu, je vyobrazena na obr. č. 11. Rovněž jsou stanovena organizační opatření k zajištění nových cílových procesů.

5.9

Optimalizace podnikových procesů

Obrázek 7: Funkční schéma – faktura přijatá

Obrázek 8: Funkční schéma – objednávka

32

5.9

Optimalizace podnikových procesů

Obrázek 9: Procesní model – celkový

33

5.9

Optimalizace podnikových procesů

Obrázek 10: Procesní model – fakturace

Obrázek 11: Nová struktura organizace Pozn.: P – programátor, WS – webový specialista, DS – databázový specialista, S - sítě

34

6

NÁVRH ŘEŠENÍ A IMPLEMENTACE

6

35

Návrh řešení a implementace

6.1

Návrh řešení

V procesní analýze byly nalezeny a určeny kritické a chybějící procesy, které budou nyní pomocí nástrojů Google Apps optimalizovány. Nejprve se vyberou ze všech nástrojů, které Google Apps nabízí, ty, které jsou vhodné pro tuto firmu. Poté bude slovně popsáno navrhované řešení. Byly nalezeny také duplicitní činnosti. Tato problematika byla konzultována s manažerem – bylo rozhodnuto, které činnosti se budou moci provádět jen jednou či způsobem, který bude rychlejší a snadněji proveditelný. 6.1.1

Volba vhodných nástrojů pro optimalizaci

Volba vhodných nástrojů pro optimalizaci bude splňovat následující podmínky: • Výhody pro zaměstnance, • snadnost a rychlost implementace, • rychlost práce, • možnost komunikace, • snadná správa, • kontrola zakázek a práce na zakázkách, • kontrola projektů a práce na projektech. 6.1.2

Použité nástroje pro optimalizaci

Po zhodnocení kriterií byly vybrány tyto služby: firemní e-mail, tvorba skupin, kalendář a jeho sdílení se skupinou či všemi skupinami, Google Dokumenty, Weby, sdílení videa a využití služeb Marketplace. Práci bude poté možno provádět odkudkoliv přes internet a to na počítačích i mobilních telefonech. Firemní e-mail – použití firemního e-mailu pro všechny zaměstnance, s tím, že některé účty budou vytvořeny jako osobní bezplatné pro zaměstnance z ekonomické sféry firmy (jako je finanční ředitel, účetní a asistentka), placené pro zaměstnance IT oddělení, technického ředitele a manažera, které obsahují více funkcí. Tvorba skupin – vytvoření několika skupin, které budou komunikovat mezi sebou a s okolím jako jedinec či jeden celek i pro sdílení dokumentů či kalendáře. Kalendář – publikování kalendáře, sdílení projektových kalendářů se skupinou, plánování schůzek a jejich upozornění přes e-mail. Dokumenty – pro nahrávání a sdílení souborů, které budou online dostupné ze všech zařízení s možností povolení nebo zákazem sdílení. Weby – vytvoření bezpečných webů pro projekty, pro vkládání dokumentů, tabulek či prezentací. Videa

– sdílení videa pro zefektivnění komunikace například v rámci interního školení.

Marketplace – pro možnost vyhledání, zakoupení a implementace aplikací například pro řízení vztahů se zákazníky či projektů pro zaměstnance.

6.1

Návrh řešení

6.1.3

36

Použití rozšířené nabídky služeb

Kromě základních a nejznámějších aplikací Google Apps mohou firmy využít i rozšířenou nabídku více než 60 služeb a aplikací Google pro zefektivnění podnikání. Jejich výhodou je bezproblémová integrace v platformě a to, že se vzájemně dobře doplňují. (Kutil, 2012) Upozornění Google fungující jako monitoring klíčových slov. Do systému stačí zadat například název firmy, produktu nebo konkurence a při výskytu nového výsledku ve vyhledávači Google přijde e-mailové upozornění v předem zvolené periodicitě. Google Analytics slouží ke sledování informací o vlastní webové stránce. Pomocí tohoto analytického nástroje dokáže marketingový specialista vyhodnotit statistiky návštěvnosti webu mnohými ukazateli a zjistit, odkud návštěvníci na web přicházejí a kolik času zde stráví. Tyto informace mu umožní lépe rozhodovat, jak zefektivnit webové stránky a jak lépe oslovit zákazníky. Google AdWords slouží k tvorbě a správě reklamních kampaní. V rámci Google AdWords si firma sama tvoří reklamní kampaň, naváží k ní klíčová slova, vyberou cílovou skupinu a stanoví maximální denní rozpočet a požadovanou aktivitu uživatele, za kterou chce zaplatit. Vše pak probíhá automaticky, na základě aukčního systému. Mapy Google slouží kromě zjišťování konkrétních adres a tras také k přidávání nové vrstvy obohacené o vlastní grafický obsah – ikonky, zvýrazněné linie či oblasti. Výslednou mapu je pak možné sdílet s konkrétními lidmi nebo ji publikovat prostřednictvím vlastní webové stránky. V případě zálohy nebo potřeby dalšího zpracování lze data vyexportovat ve formátu KML. 6.1.4

Použití služeb Marketplace

Google Apps Marketplace je otevřené prostředí nabízející specializované aplikace vyvíjených třetími stranami. Marketplace nabízí cloudové aplikace, které využívají aplikačních rozhraní pro jejich propojení s daty a prvky nacházejícími se v Google Apps. Integrované cloudové aplikace mohou správci nainstalovat na jejich doménu a spravovat je z ovládacího panelu. Po instalaci jsou aplikace přístupné pro všechny uživatele z univerzální navigační lišty Google, na které jsou v horní části každé stránky odkazy nevyžadující další přihlášení. Po schválení správcem mohou některé aplikace číst a zapisovat na základní aplikace Google Apps jako je Gmail, Kalendář a další prostřednictvím služby Google API. Integrované aplikace umožňují uživatelům efektivní využití stávajících informací z kontaktů či Kalendáře pro další aplikace a hlídání rozsahu a efektivity během aplikací v cloudu. (Kutil, 2012) • Kalendář a plánování Tungle.me od firmy Tungle Corporation je aplikace sloužící k osobnímu plánování a následnému publikování požadavků a domlouvání schůzek. Aplikace je možné propojit s kalendářem všech zaměstnanců a posílat jim termíny schůzek. Usnadňuje plánování schůzek v kanceláři i mimo ni. Existují dva způsoby, jak lze naplánovat schůzku a to příchozí a odchozí. Příchozí plánování schůzek se provádí, když se někdo chce setkat s někým s firmy, napojí se na jeho profil, kde uvidí dostupnost daného uživatele a požádá ho o schůzku ve vybraném termínu. Odchozí plánování je naopak situace, kdy někdo s firmy se chce s někým setkat, to se pak domlouvá s danou osobou a pak si do kalendáře vloží schůzku. Synchronizuje se s: Google Kalendářem, iCal/Entourage, MobileMe, Lotus Notes, BlackBerry, Windows Live, Yahoo!, Plancast, TripIt a Facebookem. Možnost plánování schůzek je možno provádět i z mobilních telefonů, funguje stejně jako počítačová verze. Tungle.me není kalendářem, nabízí však jeho rozšíření a propojování jiných kalendářů. Aplikace je zcela zdarma po celou dobu používání. (Research In Motion, 2012) • Správa zákazníků Insightly od firmy Insightly se řadí mezi nejvíce používané CRM systémy prostředí Marketplace. Jedná se o integrovaný systém pro správu zákazníků a projektový management.

6.1

Návrh řešení

37

Eviduje jednotlivé příležitosti a projekty, ke kterým pak přiřazujete konkrétní úkoly a spravuje e-mailovou komunikaci. Umožňuje přiřazování úkolů, připojování souborů, sdílení souborů a kontaktů. Snadno se používá při řízení vztahů se zákazníky s využitím stávajících účtů Google Apps. Insightly byl vytvořen pro kompletní integraci s Google Apps. Importuje kontakty, dokumenty, exportuje kalendáře a vyhledává informace v e-mailech. Zasílá upozornění přes e-maily pro všechny důležité body v práci, lze s ním zadávat úkoly, připojovat soubory a hlídat průběh prací. Lze snadno, na jedno kliknutí, propojit související položky jako jsou e-maily týkající se projektů, úkoly s nimi souvisejícími se zákazníky. Centrální sdílení seznamu kontaktů pro všechny osoby v rámci společnosti s jistotou, že nebudou vystaveny pro nechtěné osoby. Zachovává kompletní historii všech zákaznických interakcí včetně e-mailů, telefonních hovorů a schůzek. Dokáže velmi rychle vyhledávat v e-mailech, poznámkách i projektech. Je vestavěn a integrován do e-mailu, kde dokáže sledovat e-mailovou korespondenci, přiřadit ji ke správnému zákazníkovi a uložit ji do historie. Též je integrovaný s dokumenty, v nichž dokáže vyhledávat a připojit odkaz ke konkrétnímu zákazníkovi či do konkrétního projektu. Nabízí možnost sdílení souborů jakékoliv velikosti a k nim připojit i jiné informace například o návrzích. Používá 128bit SSL a tak umožňuje bezpečné uložení dat a jejich zálohování. Nabízí možnost bezplatného využívání tří uživatelů pro 2500 kontaktů s podporou zdarma a je velmi vhodný pro řízení malých a středních podniků. Po rozhodnutí o užívání více uživatelů je velmi jednoduché se připojit i na placenou verzi. Platba je prováděna pouze kreditní kartou. Platba 49 dolarů za 15 uživatelů, 25MG uložiště a neomezený počet kontaktů. (Insightly, 2012) • Správa dokumentů Syncplicity File Sync od firmy Syncplicity – jedná se o kompletní řešení pro synchronizaci souborů, zálohování a sdílení dokumentů i v rámci mobilního přístupu pro iPhone, iPad a Android k souborům a to i v rámci Google dokumentů. Synchronizuje soubory a složky ve všech počítačích, na dokumentech i v režimu offline. Umožňuje uživatelům správu souborů přes cloud, které je automaticky synchronizovány a zálohovány. Nabízí možnost práce online i offline a to i na více zařízeních současně včetně mobilních telefonů. Syncplicity umožňuje nastavení zásad pro přístup k souborům a opravnění ke čtení či přepisu. Vytvoření účtů a podpory uživatelů v administrativní konzoly. Umožňuje centralizovanou kontrolu, nastavení účtů, jejich sledování či zrušení, nastavení oprávnění její změnu nebo zrušení, obnovení souboru, verzování, odebírání či přidávání uživatelů ze sdílených složek a skupin. Začíná se s neomezenou bezplatnou verzí pro 25 uživatelů po dobu třiceti dní. Poté stojí pro tři a více uživatelů 49 dolarů na měsíc. (Syncplicity, 2012) • Řízení projektů Mavenlink od firmy Mavenlink slouží k vedení a správě projektového řízení, centralizaci úkolů i projektů, k integraci kalendáře, kontaktů a dokumentů. Umožňuje si sestavit vlastní řízení projektů s vlastním logem, barvami a stylem. Propojuje sledování úkolů a propojení souborů z dokumentů a hlídání termínů a milníků přes kalendář. Může se nastavit rozpočet a řídit procesy, sledovat čas, náklady a dokončenou práci. Nabízí: sdílení souborů, webovou spolupráci, e-mailovou integraci, uložiště s 500 MB, SSL zabezpečení. Pomocí služby Úkoly Google lze v programu integrovat služby Google Apps – vložení dokumentů a synchronizaci s kalendářem a kontakty. Usnadňuje dokončení projektů společně s klienty či kolegy online v rámci komunikace a sdílení informací ve společně sdíleném pracovním prostoru. Data jsou denně zálohována v zabezpečených datových centech. Pracuje na principu úschovny, kde jsou shromažďovány veškeré sdílené soubory prostřednictvím e-mailu. Poskytuje třiceti-

6.1

Návrh řešení

38

denní provoz zdarma na vyzkoušení. Dále pak verze Expert vhodná pro malé týmy stojí 39 dolarů na měsíc. (Mavenlink, 2012) • Prodej a marketing Mailchimp od firmy Mailchimp – Aplikace zasílající newsletter, ve kterém lze evidovat seznamy e-mailových adres, vytvořit formulář pro registraci nebo odhlášení ze zpravodaje. Přizpůsobení registračních formulářů dle požadavků firmy je samozřejmostí, lze je publikovat na webových stránkách či integrovat na Facebook stránku. Tvorba formuláře probíhá buď výběrem z předem vytvořených šablon nebo přes základní šablonu přizpůsobením vlastní firmě přes html kód. Aplikace je dostupná i z mobilních telefonů či je možné ji zasílat odběratelům na Twitteru. Google Analytics pak poskytne statistiky o kampani a ovlivnění provozu webových stránek. Služba je zcela zdarma v případě, že se nepřekročí limit maximálně 12 000 odeslaných e-mailů měsíčně na maximálně 200 adres. (Mailchimp, 2012) Další možnosti využití Marketplace Firma nebo podnikatel, který se zabývá vývojem a hostováním vlastních aplikací, může využít tzv. Google App Engine. Díky němuž lze interně vytvořit aplikace, které poběží na stejné infrastruktuře a doplní funkcionalitu balíku Google Apps. Aplikace lze také prostřednictvím Marketplace dál prodávat. Z pohledu vývoje a provozu je hlavní výhodou App Engine škálování zdrojů podle skutečného využití a tomu odpovídající platby. Nenáročné aplikace lze dokonce provozovat zcela zdarma. Opět zde není potřeba spravovat server – stačí jen nahrát aplikaci a pak už je připravena k distribuci uživatelům. 6.1.5

Slovní řešení

Řešení bylo zvoleno, tak aby odpovídalo požadavků(viz kapitola Volba vhodných nástrojů pro optimalizaci) a řešilo zjištěné problémy. Hlavním problémem je špatně zvolená forma komunikace mezi zaměstnanci na projektech a to především, když pracují z prostředí mimo pracoviště nebo pokud se jedná o externí zaměstnance a s tímto problémem spojená nesnadná kontrola odvedené práce. Dále se jedná o plánování práce vedoucím a hlídání termínů, do kterých má být práce splněna. V této kapitole bude níže popsáno, jak situaci co nejlépe vyřešit. Komunikace s okolím – řešením tohoto problému by mělo být zavedení služeb Google Apps do firmy, tedy zavedení firemního e-mailu pro snadnější komunikaci s okolím, aby bylo všem hned jasné, že se jedná o zaměstnance této firmy. V tomto směru můžeme přistoupit i k možnostem reklamy, jež jsou nabízeny v rámci Google AdWords sloužící pro vytvoření reklamní kampaně nebo Mailchimp pro zasílání newsletterů a pro statistiku její úspěšnosti pak bude pomocí Google Analytics sledováno, jak její spuštění ovlivnilo návštěvnost webových stránek firmy a zájem o produkty a služby firmy. Komunikace mezi zaměstanci – řešením bude možnost vytvořit dokumenty, ve kterých bude popsáno, co má který zaměstnanec vytvořit a do jakého termínu, který bude hlídán přes kalendář a upozornění bude odesláno přes e-mail. Též jako komunikační kanál, kde budou zaměstnanci potvrzovat, co již udělali a svoji práci budou odevzdávat na vytvořený web. Práce bude sdílena též pomocí aplikace Syncplity. V rámci komunikace mezi zaměstnanci je možno rozesílat videa například pro interní školení nebo firemní oznámení. Dále bude komunikace samozřejmě probíhat formou osobního rozhovoru či e-mailové korespondence. Diskutovat o problémech na projektu je možné též v rámci skupin, kde lze díky archivaci a snadnému vyhledávání vyhledat a prohlížet jakékoliv diskuze. Osobní setkání jednotlivých pracovníků a plánování schůzek bude jednodušší při použitím aplikace Tungle.me. Kontrola provedené práce – bude prováděna shlédnutím Google Dokumentů a webů, kde budou vystaveny aplikace nebo přes aplikaci Mavenlink, kde bude zároveň hlídána časová a nákladová náročnost projektu. Plánování práce a hlídání termínů – se bude provádět v aplikaci Kalendář, kam vedoucí zadá práci a napíše, kdy bude kontrola. Tato aplikace pak upozorní zaměstnance například

6.1

Návrh řešení

39

přes e-mail na odevzdání práce. Kalendář bude synchronizován rovněž s aplikací Mavenlink umožňující též sledování úkolů a jejich dokončení. Práce pak bude vložena dle potřeby na dokumentech nebo webech pro tuto práci speciálně vytvořených. Tvorba skupin – vytvoření několika typů skupin pro práci ve firmě i v rámci komunikace s okolím, lze je využívat jako seznamy příjemců pošty nebo na sdílení různých dokumentů, souborů či prezentací. Ve firmě dojde k vytvoření několika druhů zainteresovaných skupin, s tím, že jeden zaměstnanec může být členem ve více skupinách. Rozdělení skupin bude následující: • Skupina A – manažer a technický ředitel. • Skupina B – vedoucí IT se zaměstnanci IT. • Skupina C – zaměstnanci IT. Dalším výstupem této kapitoly je obrázek č. 12, který znázorňuje propojení procesů ve firmě.

Obrázek 12: Znázornění nových procesů ve firmě

6.1.6

Návrh řešení pomocí jiných produktů

V této kapitole je popsáno, jak by bylo možné přistupovat k řešení problémů mimo aplikace Google Apps. Byly vybrány produkty pro správu zákazníků, správu a sdílení dokumentů a pro řízení projektů.

6.1

Návrh řešení

40

Správa zákazníků Spravovat evidenci zákazníků a jejich kontaktů je možné v zámci CRM systémů na základě webových aplikací. Na trhu existuje množství těchto systémů, ale pro tyto účely byly vybrány následující systémy: CAS PIA – CRM, Vistos CRM. CAS PIA umožňuje spravovat záznamy vašich zákazníků, sledovat jejich historii, plánovat a koordinovat schůzky, delegovat úkoly, psát hromadné dopisy nebo e-maily. Aplikace je dostupná všude, kde se lze připojit k internetu a to i prostřednictvím mobilního telefonu. Rozhraní CAS PIA je funkční, snadné a pohodlné. Přehled poskytovaných funkcí: profesionální správa kontaktů včetně historie, aktivní podpora sledování obchodního cyklu včetně jednotlivých akvizičních fází, snadné plánování schůzek a rozdělování úkolů, rychlejší rozesílání e-mailů a dopisů, data jsou vždy přístupní, rovněž na mobilních zařízeních, centralizované úložiště a přímé zpracování dokumentů, přímo směřované marketingové akce, rychlé vyhledání informace s globálním vyhledáváním, reporty a analýzy. CAS PIA je možno vyzkoušet na třicet dní zdarma a dále je k dispozici za cenu od 555 Kč bez DPH za uživatele a měsíc. Pro ukládání vašich dat je k dispozici pro všechny uživatele celkem 2 GB diskového prostoru, který lze navýšit. (KOMIX, 2012) Vistos CRM je moderní systém, který nabízí efektivní řešení pro zlepšení vztahu se zákazníky, tj. vedení zákazníků, komunikace s nimi, plánování a správa zakázek, plánování kampaní a dalších jako jsou vytváření timesheetu zaměstnanců, administrace projektů a tasků, sledování nákladů na projektech, administrace financí. Funguje i jako emailový klient umožňující pracovat s emaily přímo v CRM, vytvářet z nich úkoly a další aktivity. Nabízí možnost propojení s MS Outlook a připojit se na účetnictví firmy. Aplikace je postavena na moderních technologiích ASP.NET MVC (.NET FW 4.0) a MS SQL 2008, díky nimž je přístupná z jakéhokoli zařízení připojeného na internet. Nabízí práci v těchto typech modulů: • Modul evidence; • Modul marketingu; • Modul prodeje; • Modul projektového řízení; • Modul reportingu; • Modul e-mailového klienta; • Ostatní specifické moduly. Jednotlivé licence ve variantě cloud“, je možno pořídit již od 300 Kč bez DPH za licenci a měsíc. ” (Euro Softworks, 2011) Správa a sdílení dokumentů Správa dokumentů je možné provádět informačním systémem IS ALeX. Dokumenty je možné kromě posílání emaily či vystavováním na webech možné sdílet pomocí SVN systému Apache Subversion. IS ALeX je konfigurovatelný webový informační systém zaměřený na správu dokumentů. Organizuje dokumenty do složek a přiřazujete k nim další informace, tzv. metapopis. Přístup ke složkám, dokumentům a informacím o nich je řízen pomocí propracovaného systému přístupových práv. Pracuje v prostředí webových prohlížeřů MS Internet Explorer a Firefox. Každý uživatel se musí před použitím vždy přihlásit pomocí uživatelského jména a hesla v určité jemu přiřazené roli, podle typu role jsou mu pak zpřístupněny a nebo znepřístupněny některé funkce. K dispozici je česká i anglická dokumentace. Nutná instalce základního softwaru. Základní verzi je možno rozšířit o tyto moduly: datové schránky, archivace, přehledy a plánované úkoly. Základní instalace obsahuje instalační médium a dokumentaci. Licence je udělována pro 1 CPU a není omezená na počet uživatelů. IS AleX 50.000 Kč (5 hodin instalační podpory v ceně). Modul Archivace 5.000 Kč, Modul Datové schránky 8.000 Kč, Modul Plánované úlohy 5.000 Kč, Modul Přehledy 5.000 Kč. (EXCON, 2012)

6.2

Implementace

41

Apache Subversion je systém pro správu a verzování zdrojových kódů. Jednou z výhod systému Subversion je existence velmi dobré dokumentace v angličtině. Další je existence více přístupových metod k repozitáři. Subversion je tak jako CVS založeno na principu centrálního repozitáře. Subversion patří do kategorie version control nástrojů a uspokojuje základní potřeby při správě verzí. Je vyvíjen firmou CollabNet, Inc. a je šířen pod licencí, která umožňuje jeho bezplatné komerční použití, k dispozici jsou zdrojové kódy. Lze ho provozovat na mnoha platformách, včetně Windows. Skládá se ze dvou hlavních částí – klientská část a serverová. Klientská část poskytuje nástroje pro práci s verzemi přímo v pracovním adresáři a komunikaci se serverovou částí, která se stará o repository (centrální úložiště). K repository lze přistupovat různými způsoby (lokálně, přes nativní protokol svn://, DAV). Existuje několik klientských nástrojů, od příkazového řádku, přes webové rozhraní až po nástroje integrované do GUI operačního systému. Záleží na tom, co kterému uživateli vyhovuje nejvíce. (Zloský, 2004) Řízení projektů Řízení projektů i řízení celé firmy je možné provádět pomocí Easy Project, jeho velkou nevýhodou však jeho vysoká cena a to především jako počáteční náklady na instalaci. Easy Project je informační systém na řízení celé firmy nebo firemních projektů. Je přístupný přes internet v jakémkoliv prohlížeči. Funguje na principu práce s projekty, ke kterým jsou přiřazovány úkoly, které jsou dále přiřazeny ke konkrétním pracovníkům s přidělením priority a termínem dokončení. Lze sledovat průběh zpracování a odpracovaný čas. Aplikace se soustředí na řízení projektů, práce, termínů, rozpočtů a mezd. Cena za služby je rozdělena podle počtu uživatelů: • do 5 uživatelů – 0 Kč za instalaci + 390 Kč za uživatele na měsíc; • do 10 uživatelů – 29 999 Kč za instalaci + 1 490 Kč měsíčně; • do 20 uživatelů – 49 999 Kč za instalaci + 1 990 Kč měsíčně; • od 10 s vlastním serverem – dohodnutá individuální cena. (Easy Software, 2012)

6.2

Implementace

Implementace Google Apps v prostředí firmy je prvotně provedena v testovacím prostředí domény imakers.tk na zkušební verzi Google Apps. Na základě praktických zkušeností s provozem v tomto prostředí je provedeno vyhodnocení a následná implementace v ostrém provozu. Grafický postup je k nalezení v příloze B. 6.2.1

Registrace a nastavení

Registrace Registrace služeb Google Apps začíná jako zkušební verze, která je poskytovaná zdarma na 30 dní s využitím maximálně deseti uživatelských účtů, poté se služby používají za poplatek 4 eur na uživatele za měsíc. Při registraci se uvádí název domény, přihlašovací údaje a údaje o organizaci. Nastavení Služby je možno nastavit jako expresní nebo vlastní nastavení. V tomto případě bylo využito vlastní nastavení služeb přímo dle potřeb organizace podle následujících kroků. Ověření vlastníků uvedené domény a to stáhnutím ověřovacího souboru, který se nahraje na doménu, zjistí se úspěšnost nahrání a klikne se na tlačítko ověřit. Poté se přidá minimálně jeden účet pro zaměstnance, který bude nastavovat další služby. Byly nastaveny tyto služby: Gmail, Kalendář, Dokumenty, Weby, Videa a Postini message security (poskytuje ochranu proti spamům a virům). Po nastavení konkrétních služeb bylo nutno zajistit další nastavení pro celou firmu, jednalo se o nastavení fakturace, přístup z mobilních zařízení, rozšíření služeb (např. použití prohlížeče, umístění firmy na Googlu, použití webových adres, přidání domén, …) a možnost získat aplikace

6.2

42

Implementace

z webu Google Marketplace. Po přidání uživatelů je možnost poslat jim odkaz na školící materiály ohledně používání účtů Google. Ověření účtu Účet je ověřován pomocí sms nebo telefonátu. Přidání uživatelů .csv souboru. 6.2.2

Přídání uživatelů je možno provést ručně jednoho po druhém nebo nahráním

Nastavení služeb

Grafy využití jsou k nalezení na kartě přehledy a jsou dostupné v podobě podrobných grafů, tabulek a datových souborů csv. Zobrazují informace o využití účtu v posledním týdnu s rozšíření na šest měsíců. V grafech lze zjistit: • Jak uživatelé vytvářejí a sdílejí obsah, včetně velikosti sítí, ve kterých spolupracují. • Typy a objem obsahu vytvářeného uživateli. • Údaje o fragmentaci spolupráce v rámci účtu. (Google, 2012) Firemní e-mail K aktivitám souvisejícím s užíváním e-mailu patří přihlašování do e-mailu a dále veškeré akce webové pošty, otevírání e-mailů, označování štítky. • Využití pošty – Tato sada přehledů ukazuje celkové a průměrné využití e-mailu v účtu. Zobrazuje také celkový a průměrný stav kvóty pro e-maily. • Aktivita v e-mailu – Tento přehled nabízí údaje o přihlašování do e-mailu a jeho využití. Dokumenty Tyto přehledy informují o aktivitách uživatelů a ukazují vzorce a trendy ve spolupráci. • Stárnutí dokumentů – tato skupina přehledů nabízí počet dokumentů, které v určitém časovém období nebyly používány nebo udržovány. • Průměrný počet uživatelů sdílejících dokument – ukazuje průměrný počet uživatelů, kteří sdílejí dokument a spolupracují na něm. Tento přehled pomůže zjistit, kolik lidí se podílí na publikování a recenzování dokumentů ve vašem účtu. • Souhrn spolupráce – poskytuje přehled o vytváření dokumentů a trendech ve spolupráci u všech uživatelů služby Google Apps. Konkrétně přehled vrátí celkový počet autorů dokumentů a spolupracovníků na jednotlivých dokumentech, což jsou uživatelé, kteří byli pozváni ke čtení nebo úpravám dokumentu. Autor dokumentu se nezapočítává jako spolupracovník. Pokud autor vytvoří dokument a poté je pozván k jeho čtení nebo úpravám, započítá se jako autor i jako spolupracovník. Přehled souhrnu spolupráce nelze použít u účtů s více doménami. • Vytvořené dokumenty podle typu – tato skupina přehledů ukazuje, kolik typů obsahu, jako jsou například dokumenty nebo tabulky, bylo vytvořeno, upraveno nebo zobrazeno v určitém časovém období. • Tvůrci dokumentů – ukazuje, kolik uživatelů vytvořilo ve svém účtu méně nebo naopak více než 5, 10, 20, 50, 100 nebo více než 100 dokumentů. • Viditelnost dokumentů – ukazuje, jaké množství obsahu je viditelné v rámci celé organizace. Přehled informuje, kolik obsahu je k dispozici veřejně na webu, jaké množství je dostupné každému, kdo zná odkaz na dokument, dále všem uživatelům účtu, všem uživatelům účtu mající odkaz na dokument, a kolik obsahu je dostupného soukromě.

6.2

Implementace

43

Marketplace Vzhledem k tomu, že přihlašování ke službám patří k nejaktivnějším a nejdynamičtějším funkcím, jež používají všichni uživatelé, nabídnou tyto přehledy užitečné poznatky o objemu aktivit ve vašem účtu. Konkrétní aktivity přihlašování do služby Google Apps Marketplace jsou k nalezení v části Protokol auditu pro přihlášení do služby Marketplace. Protokol auditu pro přihlášení do služby Marketplace – v protokolu auditu pro aktivity přihlášení je zobrazeno, kdy se uživatel úspěšně přihlásil do aplikací Google Apps Marketplace nainstalovaných na účtu. Postup nastavení protokolu auditu: • Implementace aplikace Google Apps Marketplace. • Po dokončení instalace aplikace Google Apps Marketplace se aktivuje v ovládacím panelu funkce audit přihlašování. V ovládacím panelu na kartě se nastaví doména na stránku Obecné a zde v části Audit a přehledy se aktivuje možnost Zobrazit aktivity přihlašování k webu Apps Marketplace. • Tento krok je třeba úspěšně dokončit před zobrazením karty Přihlašovací aktivita služby Marketplace v ovládacím panelu. Informace o protokolu auditu přihlašování k webu Marketplace: • V protokolu auditu pro aktivity přihlašování do služby Google Apps Marketplace je uvedeno nejvýše 100 administrátorských událostí a lze jej také vyexportovat do formátu CSV. • V protokolu jsou uvedeny pouze úspěšné aktivity přihlášení uživatele. • V tomto protokolu auditu jsou uvedeny aktivity přihlašování pro všechny nainstalované aplikace, které používají autentizační protokol OpenID. Zahrnuje většinu aplikací v Google Apps Marketplace. • Pokud nainstalujete aplikaci Google Apps Marketplace a poté ji odinstalujete, nebudou v protokolu auditu uvedeny aktivity přihlašování během doby odinstalace. Aplikace z Marketplace Instalace aplikací je prováděna následovně: 1. Navštívíme Google Apps Marketplace. 2. Nalezneme aplikaci a to tak, že je možné hledat podle kategorie nebo jednoduše vyhledáme aplikaci, o kterou máme zájem. Seznam aplikací obsahuje název aplikace, její popis a výrobce, dále je uveden přístup k aplikaci, její hodnocení a recenze. Po rozhodnutí o vyzkoušení aplikace ji naistalujeme. 3. Akceptujeme podmínky služby. 4. Povolíme přístup k datům pro spolupráci se základními aplikacemi. 5. Povolíme aplikaci uživatelům. 6.2.3

API Google Apps

Pro integraci Google Apps s podnikovým IS lze mimo standardních klientů využívajících služeb Google Apps využít i nízkoúrovňové API umožňující přímou práci s aplikacemi Apps přes protokol HTTP. K dispozici jsou dva základní balíky API, které rozdělují aplikace podle funkce na aplikace pro koncové uživatele a správní aplikace Apps. Většina z těchto API je dostupná pouze pro uživatelské účty druhu Google Apps pro firmy. Dále jsou k dispozici API pro zabezpečené přihlašování a vývoj a poskytování aplikací v rámci služby Google Marketplace.

6.2

Implementace

44

Základní principy Způsob komunikace s API Google Apps – API Google Apps využívá princip REST, tedy způsob komunikace pomocí HTTP za použití klíčových slov protokolu. Každá takto vytvořená ( RESTful“) služba využívá klíčová slova jako GET, POST, PUT nebo DELETE pro ” určení druhu akce, která se má vykonat. Všechna zdrojová data jsou dostupná na unikátní URI adrese. Protože je celá služba navržena jako sada koncových bodů HTTP, lze zde snadno aplikovat cachování a službu využívat v rámci distribuované webové infrastruktury. Příkladem komunikační adresy (tedy koncového bodu HTTP) je URI API pro správu Apps: GET https://www.googleapis.com/apps/reporting/audit/v1/customerId/ applicationId/{?parametery} Hodnota customerId je unikátní identifikátor uživatelského účtu Google Apps a používá se při všech požadavcích. Hodnota applicationId určuje, pro kterou aplikaci má být vytvořen protokol aktivity. Dalším příkladem může být způsob práce s událostmi v Kalendáři. S každou událostí lze tedy provádět obvyklý rozsah činností stejně jako v rozhraní kalendáře pro koncové uživatele: • DELETE – smazání události • GET – načtení události • POST import – importování události • POST insert – vložení nové události • GET instances – získání seznamu opakování opakujících se událostí • GET events – získání událostí v kalendáři • POST move – přesunutí události do jiného kalendáře • POST quickAdd – přidání události jen na základě textového řetězce • PUT – aktualizace události • PATCH – aktualizace události za použití rozdílů mezi novou a současnou verzí Pro rychlé přidání události tak například (po přihlášení) využijeme tohoto příkazu: POST https://www.googleapis.com/calendar/v3/calendars/1029848181/events/quickAdd ?text=Vyvenčit%20psa Pro integraci API do podnikového informačního systému lze tak použít běžně dostupné nástroje, ať už poskytované frameworkem, v němž je IS vytvořen nebo aplikace jako wget nebo curl, které taktéž dokáží s REST službami pracovat. Výstupy poskytované těmito aplikacemi tak může přímo použít například správce serveru, na němž IS běží nebo i koncoví uživatelé pro automatizované zpracování dat z Google APPS – pomocí těchto API lze tak provádět i OLAP. Integrace pomocí klientské knihovny v PHP Pro integraci podnikového IS s Google Apps lze využít i knihoven nabízených přímo společností Google pro jazyky Java, Python, PHP a Ruby. Níže je uveden komplexní příklad představující přihlášení přes OAuth a výpis kalendářů uživatele. 1

3

5

7


6.2

9

11

13

15

17

19

Implementace

45

$c -> setApplicationName (" Testovaci aplikace Google Calendar "); // prihlasovaci udaje z~https :// code. google .com/apis/ console ?api= calendar $-> setClientId ('OAuth2 client ID '); $c -> setClientSecret ('OAuth2 client secret '); // adresa , na ktere aplikace pobezi (pro presmerovani po prihlaseni ) $c -> setRedirectUri ('OAuth2 redirect URI '); // klic vyvojáre $c -> setDeveloperKey ('developer key '); // chceme pracovat s~ kalendarem $cal = new apiCalendarService ($c );

21

23

25

27

29

31

// pri odhlaseni odstranime prihlasovaci token if ( isset ( $_GET ['logout '])) { unset ( $_SESSION ['token ']); } // pokud jsme dostali kod , ziskame token od Googlu if ( isset ( $_GET ['code '])) { $c -> authenticate (); $_SESSION ['token '] = $c -> getAccessToken (); header ('Location : http :// ' . $_SERVER ['HTTP_HOST '] . $_SERVER ['PHP_SELF ']); }

33

35

37

39

41

43

45

47

49

// pokud mame token , prihlasime se if ( isset ( $_SESSION ['token '])) { $c -> setAccessToken ( $_SESSION ['token ']); } if ($c -> getAccessToken ()) { // pokud je token platny , vypiseme seznam kalendaru $calList = $cal -> calendarList -> listCalendarList (); print "

Seznam kalendaru

<pre >" . print_r ($calList , true) . " "; $_SESSION ['token '] = $c -> getAccessToken (); } else { // jinak nabidneme prihlaseni $authUrl = $c -> createAuthUrl (); print "Prihlasit se se "; } ?> • API pro aplikace koncových uživatelů 1. Kalendář API Kalendáře umožňuje s informacemi uloženými v Apps pracovat ve stejném rozsahu jako prostřednictvím uživatelského rozhraní samotného Google Kalendář. K dispozici jsou následující metody: Nastavení přístupových práv událostem v kalendáři, Získání seznamu kalendářů, Práce s kalendáři, Manipulace s barvami událostí v kalendáři a kalendářů samotných, Práce s událostmi, Nastavení dostupnosti/nedostupnosti uživatele, Nastavení kalendáře.

6.2

Implementace

46

2. Úkoly API Úkolů umožňuje vyhledávání, čtení a úpravu ukolů a jejich metadat. K dispozici jsou následující metody: Práce se seznamem úkolovníků, Manipulace s úkoly. 3. Kontakty API Kontaktů umožňuje klientským aplikacím prohlížení a aktualizaci kontaktů uživatele. Kontakty jsou uloženy na účtu Google daného uživatele a má k nim přístup většina služeb Google. Získání kontaktů, Načtení skupin kontaktů, Úprava kontaktů, Načtení konkrétního kontaktu a jeho metadat jako je fotografie, místo, členství ve skupinách, jazyk, priorita nebo příbuzenský vztah. 4. Dokumenty API Google Dokumentů umožňuje aplikacím prohlížet a pracovat se soubory v seznamu dokumentů každého uživatele. Získání seznamu dokumentů, Správa složek dokumentů, Vyhledávání dokumentu, Vytváření a nahrávání dokumentů (textových dokumentů, kreseb, prezentací nebo tabulek), Stahování dokumentů a správa revizí, Kopírování a mazání dokumentů. 5. Tabulky API Tabulek umožňuje nejen prosté stahování a nahrávání tabulek (zajišťované API Dokumentů), ale i práci se samotnou tabulkou a daty v ní obsaženými na úrovni buňek. K dispozici jsou tyto metody: Správa tabulek uživatele, Získání informací o tabulce, Načtení řádků tabulky a práce s řádky jako je jejich úprava nebo smazání, Práce s buňkami na zadané pozici, Struktuované dotazy na tabulku. 6. Weby API pro weby umožňuje aplikacím přistupovat, modifikovat a publikovat obsah na Webech Google. Vývojářům jsou k dispozici tyto metody: Vytváření nových nebo kopírování webů, Nastavení přístupových práv objektům webu, Získání, vytvoření, úprava nebo mazání stránek, komentářů, příloh a dalšího obsahu, Prohlížení revizí souborů, Nahrávání a stahování příloh a souborů, Vytváření a správa šablon stránek. • API pro správu 1. Audit správy API auditu správy umožňuje sledování aktivit všech účtu správců. API poskytuje podrobnosti o změnách služeb Google Apps včetně Kalendáře, Chatu, nastavení správců, Dokumentů, nastavení domény, Gmailu, Skupin, nastavení mobilního přístupu, organizační struktury, Webů a uživatelských nastavení. Navíc jsou poskytovány i informace o osobách, které změnu prováděly například včetně IP adresy správce. 2. Audit Gmailu Prostřednictvím API pro audit Gmailu mohou správci provádět audit e-mailové schránky uživatele, jeho konceptů a archivovaných chatů. Navíc může správce prostřednictvím tohoto rozhraní získat přihlašovací údaje účtu a stáhnout si poštovní schránku uživatele. API nabízí tyto metody: Nastavení monitorů uživatelské aktivity ve schránce, Načtení uživatelských přístupových údajů, Stažení poštovní schránky uživatele. 3. Správa Google Apps API pro správu Google Apps umožňuje správcům získávat informace o doménách a domény nastavovat. API poskytuje následující metody: Nastavení jazyka a názvu organizace, Správu detailů účtu – stav ověření, verzi, zemi, e-mailovou adresu správce a další, Nastavení vzhledu Apps a loga organizace, Ověření domény a zjištění stavu ověření, Nastavení sjednoceného přihlášení, Volby migrace, bran a směrování pošty. 4. Zdroje pro Kalendář

6.2

Implementace

47

API pro správu zdrojů Kalendáře umožňuje správcům umožňit svým uživatelům přidávat do kalendářů zdroje firmy jako jsou konferenční místnosti, projektory nebo firemní vozidla. API poskytuje tyto metody: Vytvoření sdíleného zdroje, Získání seznamu zdrojů, Úprava a smazání zdroje. 5. Sdílené vnější kontakty API sdílených kontaktů umožňuje aplikacím získávat a upravovat externí (tedy nikoli kontakty uživatelů samotných) kontakty, které jsou sdíleny napříč všemi uživateli domény. Sdílené kontakty jsou zpřístupněny všem uživatelům domény a mají k nim přístup i všechny služby Google. 6. Migrace e-mailu Migrační API umožňuje převod pošty z původních systémů do hostovaného účtu Gmailu domény firmy. K převodu mohou správci celkově (i mimo API) využít následující možnosti: Google Apps Migration for Microsoft Exchange – aplikace pro použítí se serverem Microsoft Exchange Google Apps Migration for Lotus Notes – aplikce pro použití se serverem Lotus Notes e-mail Migration API – nízkoúrovňové API pro přesun e-mailů po jednom do Gmailu Migrační API poskytuje rozhraní přijímající e-mailové zprávy dle RFC822, které jsou následně uloženy v Gmailu příslušného uživatele. API lze využít jak pro hromadný import správcem, tam pro klientskou aplikaci, kterou může použít každý uživatel sám – v tomto případě je vhodnější využít zabudovanou funkci Gmailu Mail Fetcher pro přesun pošty z POP účtů. 7. Nastavení e-mailu API pro nastavení e-mailu poskytuje možnost pro provedení hromadných úprav uživatelských účtů. Správce má možnost upravovat tyto vlastnosti či funkce:Štítky, Filtry, Alias Odeslat jako“, Webové výstřižky, Nastavení přeposílání, Nastavení POP, Nasta” vení IMAP, Odpovídače v nepřítomnosti, Správu podpisů, Nastavení jazyka, Nastavení delegátů. 8. Nastavení Skupin API pro správu skupiny posktytuje možnost programově vytvářet a správovat skupiny. Uživatel má k dispozici tyto funkce: Načíst nastavení skupiny, Upravit nastavení skupiny, Upravit nastavení skupiny pomocí rozdílových dat. 9. Správu uživatelských účtů a práv API uživatelských účtů a práv umožňuje spravovat uživatele a skupiny v rámci domény, pracovat s uživateli a nastavovat oprávnění. Konkrétně jde o tyto metody: Správa uživatelských účtů, Správa přezdívek, Správa skupin, Správa členů skupiny, Správa vlastníků skupiny, Správa uživatelů ve více doménách, Správa aliasů ve více doménách, Správa organizačních jednotek v doméně, Správa uživatelů v organizačních jednotkách. 10. Protokoly používání aplikací API pro reporting nabízí možnost získávat protokoly o tom, jak uživatelé používají účty na doménách. API nabízí tyto metody: Protokol účtu, Protokol aktivity, Protokol o využití diskové kapacity, Protokol klientů e-mailu, Souhrnný protokol. 11. Správa uživatelských profilů API pro správ uživatelských profilů umožňuje klientským aplikací získat a aktualizovat profilové informace uživatelů v doméně Google Apps. Každý profil je uložen v rámci uživatelova účtu, může jej však upravovat pouze správce. API umožňuje ve jménu správce s účty pracovat. Profily nelze vkládat nebo mazat jelikož se u každého uživatele předpokládá, že má profil i když třeba prázdný. V rámci správy profilů lze pracovat i s fotografiemi uživatelů, tyto nahrávat, upravovat či mazat. (Google, 2012)

7

POROVNÁNÍ STÁVAJÍCÍHO A NAVRHOVANÉHO STAVU

7

48

Porovnání stávajícího a navrhovaného stavu

7.1

Porovnání stavů

• Komunikace s okolím Stávající stav: Každý zaměstnanec používá svůj e-mail, který používal již dříve. e-maily jsou různorodé od různých poskytovatelů v jakémkoliv tvaru. Navrhované řešení: Každý zaměstnanci bude vytvořen firemní e-mail obsahující jeho celé jméno zakončené @imakers.tld, pak bude již na první pohled pro kohokoliv jasné, že daná osoba pracuje ve firmě. • Komunikace mezi zaměstnanci Stávající stav: komunikace je především osobní, ale v případě, že některý zaměstnanec není přítomen na pracovišti, používá se e-mail, ve které jsou posílány veškeré instrukce k práci. Daný zaměstnanec pak posílá zpět svou práci s odkazem nebo přílohou. Navrhované řešení: použití Dokumentů Google a webů, na které je možno nahrát jakýkoliv soubor a sloužící i jako komunikační kanál, kde se bude potvzovat, co již je uděláno. Diskuze o problémech probíhá nadále přes e-mail nebo přes diskuzi v rámci skupin. Firma může též využít možnosti aplikace Syncplicity, která nabízí možnost synchornizace, zálohování a sdílení dokumentů. • Plánování zakázek Stávající stav: technický ředitel a vedoucí IT plánující zakázky z personálního hlediska, rozdělují práci a stanovují termíny odevzdání, v některých případech ale jednají odděleně, pak čas od času nastane problém s tím, že daný zaměstnanec je již obsazen nebo že stejnou práci dostanou dva lidé. Navrhované řešení: použitím plánovacího kalendáře je možné napsat a přiřadit práci jakémukoliv zaměstnanci, který v případě kolize se ozve a úkol se přeřadí. Tak můžou technický ředitel i vedoucí IT přidělovat práci i bez domluvy mezi sebou. Použitím aplikace Tungle.me přes sdílení kalendářů je zajištěno zjištění volnosti daného zaměstnance. • Kontrola zakázek Stávající stav: zaměstnanec musí práci v případě nepřítomnosti poslat přes e-mail. Navrhované řešení: nepřítomný zaměstnanec nahraje svoji práci na web, který byl k této zakázce vytvořen. Navíc bude přes kalendář upozorněn na termín odevzdání.Kontrola pak může probíhat shlédnutím webu nebo aplikací Mavenlink pro správu a kontrolu projektů.

7.2 7.2.1

Výhody Výhody pro uživatele

Nový komunikační kanál pro rychlejší a snadnější komunikaci, která je interaktivní, zaměstnanec se může na ni kdykoliv přihlásit a zjistit nejnovější informace o projektu nebo se poradit, jak má danou práci vykonat. Snadnější je poté i navazování jednotlivých částí projektu. Snadnější odevzdávání práce přes weby, kde bude pro každý projekt vytvořen konkrétní web, kam budou zaměstnanci práci odevzdávat, zde je pak možné ji i kontrolovat a společnými silami zkompilovat a vyzkoušet její funkčnost. Snadnější přiřazování práce pro technického ředitele a vedoucího IT, kteří se tímto problémem zabývají. Největší výhodou je to, že budou vědět, kteří zaměstnanci jsou volní nebo kdy volní budou a budou je moci přiřadit do projektu. Oba vedoucí takto budou moci přiřazovat jednotlivé zaměstnance i bez porady mezi sebou pomocí kalendářů a služby Tungle.me, která dokáže kalendáře propojit. Upozornění na odevzdání práce je funkcí, kterou lze nastavit do kalendáře a bude pomocí každému zaměstnanci, který bude pro firmu pracovat, ať už se bude jednat o zaměstnanci IT nebo

7.3

Nevýhody

49

jiného. Vždy bude vědět jakou práci a kdy má odevzdat. Nastavit upozornění lze i několikrát prakticky jakoukoliv dobu dopředu. 7.2.2

Výhody pro firmu

Vytvoření firemního e-mailu pro snadnější komunikaci s okolím, kdy si bude klient jistý, že komunikuje a spolupracuje se zaměstnancem firmy a že nedodává své údaje či nápady někomu jinému, kdo by je mohl zneužít. Snadnější kontrola provedené práce v rámci celé firmy, kterou bude mít na starost manažer pro ekonomické záležitosti a technický ředitel pro oblast IT a správy neekonomických činností. Aplikace Google Apps budou sloužit pro kontrolu odvedené práce na jednotlivých zakázkách a to shlédnutím vytvořených webů, dokumentů s kontrolou termínů přes kalendář. Další výhodou pro firmu je i fakt, že když budou potřebovat jiné aplikace, lze je mnohdy nalézt na Marketplace, kde existuje množství aplikací, které lze nadno implementovat a okamžitě používat. Dále zde existuje možnost prodeje vlastních vytvořených aplikací – další obchodní kanál společnosti.

7.3 7.3.1

Nevýhody Nevýhody pro uživatele

Největší nevýhodou je nový pracovní systém, na nejž si budou muset zvyknout všichni zaměstnanci, kteří nikdy nepracovali s Google aplikacemi ani v soukromé sféře. Každý systém je totiž jedinečný a má svá specifika, které nemusí hned vyhovovat všem zaměstnancům, ale ve výhledu jde vždy o krok správným směrem a to zlepšovat komunikaci a práci ve firmě. Při pořízení tohoto systému bude provedeno školení, jak s tímto systémem pracovat. S novým systémem je spojena nevýhoda v oblasti pořízení nových e-mailových účtů pro každého zaměstnance a to především u těch, kteří Gmail nikdy nepoužívali ani v rámci osobního e-mailu. 7.3.2

Nevýhody pro firmu

Nevýhodou pro firmu budou převážně náklady na pořízení nového systému včetně e-mailové adresy pro každého zaměstnance, dále se bude jednat o náklady na správu a to převážně v začátku, kdy bude muset pověřená osoba projít celým procesem přihlašování a registrace Google Apps pro firmu jakožto i správu při provozu, vytváření webů a dokumentů pro jednotlivé zakázky. Dalším ale méně nepříznivým faktem je i cena za jednotlivé účty pro každého zaměstnance, jeden účet pro jednoho zaměstnance stojí měsíčně 4 eura, což je do jisté míry kompenzováno garancí provozu. Google však nabízí i možnost dohody na individuální ceně.

7.4

Porovnání výhod a nevýhod jiných řešení

Správa zákazníků • CAS PIA – CRM VÝHODY: jednoduchá správa kontaktů, sdílení informací a efektivní týmová práce, profesionální péče o zákazníky, rychlé zjišťování o počtu a stavech zakázek, plná podpora češtiny, žádné instalace – stačí pouze internetový prohlížeč, vysoká dostupnost dat, profesionální zabezpečení dat, garance provozu služby, třicetidenní zkušební doba zdarma. NEVÝHODY : nutné stálé připojení k internetu. • Vistos CRM VÝHODY: komplexní pojetí, rozšiřitelnost a upravitelnost, emailový klient, možnost propojení s MS Outlook, možnost připojení na účetnictví firmy, rozsáhlý reporting, možnost pronájmu služby způsobem SaaS.

7.5

50

Ekonomické porovnání stavů

Tabulka 5: Ekonomické porovnání stavů Náklady Provozní náklady na zakázky Správa zakázek Kontrola zakázek Komunikace při zakázkách Správa e-mailových účtů Náklady za e-mail

Stávající stav + + + -

Navrhovaný stav + + +

NEVÝHODY: nutné připojení k internetu. Správa a sdílení dokumentů • IS ALeX VÝHODY: organizace složek, nastavení přístupových práv, různé verze dokumentů, čeština, dokumentace. NEVÝHODY: webový informační systém, nutnost přihlašování se, instalace hodinu, požadovaný základní sw. • Apache Subversion VÝHODY: více OS, oddělení klientské a serverové části, bezplatné komerční využití. NEVÝHODY: dokumentace pouze v anglickém jazyce, centrální uložiště. Řízení projektů • Easy Project VÝHODY: snadné získávání informací o projektech nebo o řízení celé firmy, snadné nastavení. NEVÝHODY: přístup přes internet, vysoké počáteční náklady na instalaci, každoměsíční platby na poskytnuté služby.

7.5

Ekonomické porovnání stavů

Poznámka k tabulce č. 5 + znamená nákladově dražší varianta; - nákladově levnější varianta. V této tabulce bylo vycházeno z nákladů na jednotlivé položky stávajícího stavu kolik je stojí a z navrhovaného stavu, kolik je stát budou. Ceny jsou orientační a proto byly vyjádřeny pouze znaménky plus a mínus. 7.5.1

Náklady na aplikace služby Marketplace a mimo službu Google Apps

Dále došlo v tabulce č. 6 k vyčíslení nákladů pro varianty použití některých aplikací z Marketplace a jiných aplikací mimo Google Apps. Pro přepočet měn byl použit kurz 1 USD = 20 Kč. Byly vybrány následující aplikace pro jejich přibližně stejnou použitelnost a poté byla porovnávána jejich cena. Aplikace na tyto typy problémů se dají sehnat v různých typech a možnostech použití za různou cenu dle výrobců, stáří aplikací či jejich vývojem. Pokud se jedná o aplikace vycházející již z dřívějších poznatků a od firem, které jsou na trhu déle, pak jsou tyto aplikace ve většině případů daleko levnější než naopak u aplikací, které vyrábí menší firma úplně od začátku vlastními silami. I proto jsou aplikace ze služby Marketplace levnější.

7.5

51

Ekonomické porovnání stavů

Tabulka 6: Náklady na aplikace služby Marketplace a mimo službu Google Apps Produkt

Cena v 1. měsíci

Cena v dalších měsících

Insightly Syncplicity Mavenlink

49 USD = 980 Kč zdarma zdarma

49 USD = 980 Kč 49 USD = 980 Kč 39 USD = 780 Kč

CAS PIA Vistos CRM IS ALeX Apache Subversion Easy Project

zdarma 7 200 Kč 50 000 Kč zdarma 49 999 Kč

13 320 Kč 7 200 Kč zdarma + upgrade zdarma 1 990 Kč

Aplikace z Marketplace správa zákazníků správa dokumentů řízení projektů Jiné aplikace správa zákazníků správa zákazníků správa dokumentů správa dokumentů řízení projektů

8

ZHODNOCENÍ NÁKLADŮ A PŘÍNOSŮ ZAVEDENÍ NAVRŽENÉHO ŘEŠENÍ

8

52

Zhodnocení nákladů a přínosů zavedení navrženého řešení

8.1

Analýza nákladů a přínosů

Je investice smysluplná? Cost – Benefit Analysis (CBA) je metodický postup, který svým průběhem postupně zodpovídá základní otázku: Co komu realizace investičního projektu přináší a co komu ” bere?“. Takto vymezené dopady akce jsou následně agregovány, převedeny na hotovostní toky a zahrnuty do výpočtu rozhodujících ukazatelů, na základě nichž lze rozhodnout, zda je projekt ve svém důsledku pro společnost přínosem či nikoli. (Sieber, 2010) 8.1.1

Definice podstaty projektu

Zavedení nového systému pro práci, který usnadní komunikaci mezi zaměstnanci a zefektivní práci na zakázkách a usnadní jejich plánování a kontrolu. Předmětem investice je tedy nehmotný majetek – služby Google Apps. Realizace budu provedena pro celou firmu a i pro každého zaměstnance zvlášt na základě seznamu činností. Předpokládané fáze projektu: • Fáze předinvestiční – jedná se o období přípravných prací, ve kterém se projekt připravuje a rozhoduje se o jeho realizaci či zamítnutí. Z hlediska hotovostních toků sem spadají náklady na analýzu stávající situace, dokumentaci aktuální situace, sběr požadavků a analýzu těchto požadavků. • Fáze realizační – jedná se o období od začátku realizace do zkušebního provozu. Z hlediska hotovostních toků jde o implementaci, nasazení a školení. • Fáze zkušební – jedná se o třicetidenní období od realizace, kdy je na Google Apps nastaven zkušební provoz, který je bezplatný a má možnost si práci v něm vyzkoušet 10 zaměstnanců. • Fáze provozní – jedná se o období od zahájení placené verze pro všechny zaměstnance. Jedná se o náklady ve výši 4 eur za zaměstnance na měsíc. 8.1.2

Vymezení struktury beneficientů

Manažer, technický ředitel, zaměstnanci, klienti. 8.1.3

Popis výhod pro beneficienty

Manažer a technický ředitel – snadnější a rychlejší komunikace, možnost kontroly provedené práce. Zaměstnanci – snadnější a rychlejší komunikace. Klienti – snadnější a rychlejší komunikace, rychleji provedená práce. 8.1.4

Určení relevantních Cost&Benefits (C&B)

NÁKLADY: na pořízení, na správu, za účty na službě GA, školení zaměstnanců. PŘÍNOSY: 8.1.5

zakázky navíc, ušetření mzdových nákladů, ušetření času na kontrolu odvedené práce.

Výpočet kriteriálních ukazatelů

Doba návratnosti Doba návratnosti bude počítána v měsících, jelikož investice není nikterak velká a potřebujeme zjistit co nejpřesnější datum. V nákladech bude jednorázově počítáno s náklady na pořízení a školení zaměstnanců, dále každý měsíc s nákladem na správu a na účty služby Google Apps, kde prvních třicet dní je zdarma a tak nebude v prvním měsíci počítáno s náklady na tyto účty. Suma nákladů na účty je vypočítána pro 13 zaměstnanců, kteří budou používat placenou verzi po 4 eurech, s kurzem 1 EUR = 25 Kč.

8.1

53

Analýza nákladů a přínosů

Tabulka 7: Doba návratnosti Období Náklady náklady na pořízení náklady na správu náklady za účty na službě GA školení náklady celkem Příjmy zakázky navíc ušetření mzdových nákladů ušetření času při kontrole práce příjmy celkem Cash flow Cash flow kumulované

1. měsíc

2. měsíc

3. měsíc

4. měsíc

5. měsíc

6. měsíc

7. měsíc

8. měsíc

20 000

-

-

-

-

-

-

-

5 000

5 000

5 000

5 000

5 000

5 000

5 000

5 000

-

1 300

1 300

1 300

1 300

1 300

1 300

1 300

50 000 75 000

6 300

6 300

6 300

6 300

6 300

6 300

6 300

-

-

30 000

-

-

30 000

-

-

5 000

5 000

5 000

5 000

5 000

5 000

5 000

5 000

3 000

3 000

3 000

3 000

3 000

3 000

3 000

3 000

8 000

8 000

38 000

8 000

8 000

38 000

8 000

8 000

- 67 000

1 700

31 700

1 700

1 700

31 700

1 700

1 700

- 67 000

- 65 300

- 33 600

- 31 900

- 30 200

1 500

3 200

4 900

A co se týká příjmů, bylo společně s finančním ředitelem spočteno, že když se ušetří čas na jednotlivé zakázky, bude možné každé tři měsíce vzít jednu zakázku navíc. Cena jedné průměrné zakázky byla vypočítaná na 30.000 Kč. Dále ušetření mzdových nákladů v částce 5.000 Kč a nákladů na kontrolu práce bylo vypočteno každé na 3.000 Kč měsíčně. Výpočet doby návratnosti ukazuje tabulka č. 7, na jejím základě pak můžeme říci, že investice bude zisková v 6. měsíci. Tedy doba návratnosti investice je šest měsíců. Při zohlednění nákladů na aplikace z Marketplace, byla vypočítána doba návratnosti na devět měsíců. Náklady na aplikace jsou spočítány v tabulce č. 6. Návratnost investic Součet příjmů za rok je 124.000 Kč a nákladů 119.100 Kč. (pˇ rijmy/v y´daje) − 1 = (124000/119100) − 1 = 0, 04 Návratnost investice jsou 4 procenta, tato suma nám říká, že investice je zisková. Čistá současná hodnota Vezmeme-li v potaz inflaci v hodnotě 10 % zjistíme, že investice bude zisková též v šestém měsíci, viz tabulka č. 8. 8.1.6

Zhodnocení rizik

Riziko investování spočívá v tom, že dopředu není znám jeho výsledek. Samotné podnikatelské riziko můžeme definovat jako nebezpečí, že dosažené výsledky podnikání se budou odchylovat od výsledků předpokládaných. Riziko můžeme i eliminovat, jsou na to různé metody, v tomto případě použijeme metodu RIPRAN.

8.1

54

Analýza nákladů a přínosů

Tabulka 8: Čistá současná hodnota Období Cash flow CASH FLOW diskontované CASH FLOW diskontované kumulované

1. měsíc - 67 000

2. měsíc 1 700

3. měsíc 31 700

4. měsíc 1 700

5. měsíc 1 700

6. měsíc 31 700

7. měsíc 1 700

8. měsíc 1 700

- 60 300

1 530

28 500

1 530

1 530

28 500

1 530

1 530

- 60 300

- 58 770

- 30 240

- 28 710

- 27 180

1 350

2 880

4 410

Tabulka 9: Jak se zachovat k riziku MD SD VD

MP

SP

VP

MHR MHR SHR

MHR SHR VHR

SHR VHR VHR

Metoda RIPRAN – fáze metody RIPRAN • Příprava • Identifikace rizik • Ohodnocení rizik • Zmírnění/odstranění rizik Postup této metody je následující: Uvědomíme si, jaká hrozba nám může v daném projektu vzniknou a přidělíme hrozbě možný scénář, který by se mohl stát s určitou pravděpodobností jeho vzniku. Zjistíme hodnotu rizika Ri . Pro konkrétní scénář s pravděpodobností pi a dopadem di vypočítáme hodnotu rizika jako: Ri = pi · di . Z následujících tabulek č. 9, 10 poté snadno zjistíme, jak se máme k takovému riziku zachovat. V tabulce č. 11 pak nalezneme zkoumaná rizika. Prvním bodem je zde proniknutí k datům a jejich zneužití, to je ohodnoceno poměrně vysokým rizikem a nejvyšší částou peněz, jedná se o nejrizikovější věc, která by se mohla stát. Ve výsledku vyšlo riziko tohoto bodu jako SHR což znamená tvorbu rizikového plánu. Druhým bodem je celodenní výpadek elektřiny v kanceláři, tedy není možné pracovat, pravděpodobnost takového stavu je celkem nízká a je i méně oceněná, závěTabulka 10: Vysvětlení zkratek Zkratka MD SV VD

Vysvětlení Ohrožení dílčí činnosti Ohrožení hlavní činnosti Ohrožení cíle

MP SP VP

0,01 – 0,33 0,34 – 0,66 0,67 – 0,99

MHR SHR VHR

Akceptace rizika Tvorba rizikového plánu Vyhnutí se riziku

8.1

55

Analýza nákladů a přínosů

Tabulka 11: Výpočet hodnoty rizika Hrozba

Scénář

Proniknutí k datům Výpadek elektřiny Výpadek služby

zneužití dat nepracuje se nepracuje se

Pravděpodobnost scénáře 0,5 0,1 0,01

Dopad scénáře

Hodnota rizika

500 000 100 000 100 000

250 000 10 000 1 000

Pravděpodobnost rizika SP MP MP

Dopad rizika

Reakce na riziko

SD SD SD

SHR MHR MHR

rem plyne akceptace stavu – MHR. Třetím bodem je výpadek služby GA, pravděpodobnost tohoto stavu je 1 %, jelikož poskytovatel této služby garantuje pro firmy 99 % spolehlivost, tudíž i možné dopady jsou nízké a tento stav se bude taktéž akceptovat. 8.1.7

Rozhodnutí o přijatelnosti a financování investice

Projekt se přijímá na základě všech vypočítaných ukazatelů této analýzy a po zvážení všech rizik.

9

9

DISKUZE

56

Diskuze

Procesy ve firmě byly optimalizovány pomocí Google Apps, protože poskytuje komplexní řešení pro vedení, správu firmy a všech jeho procesů velmi snadno s jednoduchou a rychlou implementací. Vedení společnosti s některými aplikacemi z nabídky Google Apps mělo dobré zkušenosti a požadovalo dobrou funkčnost i mimo platformu Windows jelikož se tento systém ve společnosti téměř nepoužívá. Na trhu jsou k dispozici i další řešení (například Office 365 nebo IBM Lotus Domino) poskytující obdobný rozsah služeb jako Google Apps, v některých případech i finančně výhodnější. Z výše uvedného důvodu však tato nebyla dále zkoumána. Samotná optimalizace procesů by mohla probíhat i jinými způsoby, bez použití aplikací z Marketplace, a dalo by se poskládat velmi konkrétní řešení pomocí různých systémů a aplikací podle všech požadavků, takové řešení by však bylo patrně finančně i implementačně náročnější, nemluvě o propojování aplikací různých dodavatelů dohromady či synchronizaci dat. V této práci bylo navrženo i řešení pomocí jiných nástrojů na správu dokumentů, správu zákazníků a řízení projektů, bylo však dosti finančně náročné zvláště v rámci prvotní investici do softwaru. Velikost firmy je zcela rozhodující pro návrh konkrétního řešení a pro hledání problémů. V této práci je zkoumána firma malé velikosti, z čehož plyne i menší rozsah a složitost znázorněných procesních modelů, ty však pokrývají velkou většinu procesů a problémů, se kterými se firma potýká. Google Apps nabízí kromě placené firemní verze, která byla použita v této práci, také osobní verze, která je zdarma. Někdo by mohl namítnout, že by bylo možné použít jen tuto verzi, rozsah její funkčnosti je však menší a neexistuje zde žádná garance dostupnosti. Omezený je též rozsah nabídek aplikací a jejich funkčnosti ze služby Marketplace. Zásadní potíží je však omezení na 10 uživatelů v jedné doméně, což by v případě společnosti iMakers nepokrývalo požadované množství účtů. Největší vadou ekonomického zhodnocení nákladů je předpoklad některých příjmů či nákladů, u kterých nikdy nemůže být s jistou tvrzeno, že budou pohybovat přesně v uvedené výši. Pokud bychom požadovali přesnější hodnoty, bylo by nutné, mimo užití hodnot poskytnutých vedením firmy, provést další ekonomické analýzy možných vlivů implementace Google Apps ve firmě. Implementace v této práci byla tvořena na testovací doméně společnosti, aby bylo zjištěno, jaké výhody a nevýhody toto řešení přinese. Setkalo se však převážně s kladnými ohlasy a proto se firma posléze rozhodla implementovat tyto služby na své oficiální doméně. Nejvíce se jim líbila možnost nastavení osobního vzhledu e-mailů, intuitivního ovládání a synchronizace dat, ať už v heterogenním prostředí firmy (mezi různými mobilními zařízeními a operačními systémy) nebo mezi zaměstnanci. Vedení firmy zaujaly široké možnost grafických výstupů pro kontrolu odvedené práce a zjišťování o využití základních aplikací i používání aplikací Marketplace. Firma se po testovací implementaci a ekonomickém zhodnocení rozhodla, že bude služby Google Apps využívat, došlo tedy k ostré implementaci na doméně firmy a zkušebnímu provozu v rámci třicetidenní verzi, která je zdarma. Řešení se jim natolik zalíbilo, že po skončení tohoto zkušebního provozu pokračovali v placené verzi. Tento provoz probíhá již druhým měsícem. První poznatky z tohoto provozu měly velmi pozitivní ohlasy převážně z hlediska velmi snadné použitelnosti nabízených nástrojů. Pro omezení rizik vzniklých přechodem společnosti na nové řešení zůstaly prozatím v provozu i původní používané nástroje a aplikace. Při zhodnocování doby návratnosti z již zjištěných dat v průběhu dvou měsíců byla přepočítána odhadovaná doba návratnosti. Jak je vidět v tabulce č. 12, založené na datech poskytnutých finančním ředitelem, došlo ke snížení některých nákladů i výnosů firmy. Proběhlo interní školení zaměstnanců, které bylo levnější a firmu vyšlo na 20.000 Kč, snížily se náklady na správu o 500 Kč měsíčně. Snížily se mzdové náklady a byl ušetřen čas na kontrolu odvedené práce, předpoklad jedné zakázky navíc v průběhu tří měsíců zůstavá v platnosti ve výši 30.000 Kč. Doba návratnosti zůstala stejná, tedy šest měsíců. Větší problémem však fakt, že v měsících, kdy není započítána zakázka navíc, převyšují náklady výnosy o 800 Kč. Pokud by se tedy nesplnil odhad získání jedné zakázky měsíčně navíc díky implementaci Google Apps, může mít investice

9

57

DISKUZE

Tabulka 12: Nová doba návratnosti Období Náklady náklady na pořízení náklady na správu náklady za účty na službě GA školení náklady celkem Příjmy zakázky navíc ušetření mzdových nákladů ušetření času při kontrole práce příjmy celkem Cash flow Cash flow kumulované

1. měsíc

2. měsíc

3. měsíc

4. měsíc

5. měsíc

6. měsíc

7. měsíc

8. měsíc

20 000

-

-

-

-

-

-

-

4 500

4 500

4 500

4 500

4 500

4 500

4 500

4 500

-

1 300

1 300

1 300

1 300

1 300

1 300

1 300

20 000 45 500

5 800

5 800

5 800

5 800

5 800

5 800

5 800

-

-

30 000

-

-

30 000

-

-

3 000

3 000

3 000

3 000

3 000

3 000

3 000

3 000

2 000

2 000

2 000

2 000

2 000

2 000

2 000

2 000

5 000

5 000

35 000

5 000

5 000

35 000

5 000

5 000

- 39 500

- 800

29 200

- 800

- 800

29 200

- 800

- 800

- 39 500

- 40 300

- 11 100

- 11 900

- 12 700

16 500

15 700

14 900

pro firmu naopak negativní finanční efekt neboť budou výnosy z investice nikoli růst, nýbrž klesat. Pak by bylo vhodné doporučit další snížení nákladů na správu přeřazením na jiného pracovníka nebo provést analýzu toho, kolik času se správě Apps skutečně věnuje. Pro korektní posouzení výsledků výpočtu doby návratnosti by bylo vhodnější, kdyby firma měla Google Apps v provozu déle a bylo by již zřejmé, kolik a z čeho je schopna ušetřit či naopak, zda je možné zvýšit výnosy. Stejně tak by teprve po delším běhu funkčního řešení bylo možné posoudit skutečné nepeněžní přínosy nasazení Apps. Toto posouzení je však až věcí dalšího používání implementovaného řešení – cílem práce bylo poskytnutí podkladů pro vedení, které mu měly pomoci učinit rozhodnutí, zda bude mít přechod na konkrétní řešení reálný přínos a jaká opatření je třeba při implementaci přijmout či které aplikace nasadit, tak aby přechod proběhl hladce a výsledky byly co nejlepší.

10

10

ZÁVĚR

58

Závěr

Cílem této práce bylo zavedení aplikací Google Apps do firmy a optimalizovat tak podnikové procesy, bylo proto nutné zdokumentovat, jak vypadají stávající procesy, namodelovat je a poté navrhnout přijatelné řešení. Byla provedena procesní analýza popisující stávající procesy v podniku, došlo k jejich rozdělení na hlavní, řídící a podpůrné, které byly dále detailně popsány. Byly stanoveny chybějící a duplicitní činnosti a vymodelovány jednotlivé UML diagramy – Use case, procesní diagramy, diagramy aktivit a diagramy tříd pro duplicitní činnosti i popis jednotlivých procesů v rámci modelování procesního modelu dělícího se na organizační schéma, funkční schéma a datový model. V rámci optimalizace podnikových procesů byly určeny varianty cílových procesů, ty pak byly porovnány a vybrány ty, které se dále řešily. Dále byla vymodelována nová struktura organizace. Od tohoto momentu pak bylo možné navrhnou optimální řešení pro firmu skýtající možnosti nabízející základní aplikace Google Apps, rozšířené služby a aplikace v rámci služby Marketplace, které byly porovnány s řešením mimo aplikace Google Apps. Navržené řešení bylo implementováno v testovacím prostředí tak, že došlo k registraci a nastavení celého systému jako takového, nastavení fakturace, nastavení základních služeb Google Apps a aplikací z Marketplace. Dále došlo k popisu integrace podnikového IS s Google Apps přes API a pomocí klientských knihoven v PHP. Byl porovnán stávající a navrhovaný stav z hlediska praktičnosti řešení, dále došlo k popisu výhod a nevýhod pro firmu i její zaměstnance. Byly popsány i výhody a nevýhody řešení jiných aplikací. Následně pak byly tyto aplikace ekonomicky porovnány s vybranými aplikacemi z Marketplace. Poté byla ekonomicky zhodnocena celá investice do Google Apps. Byla popsána definice podstaty projektu, vymezena struktura beneficientů a jejich výhod. Došlo k určení relevantních nákladů a přínosů, výpočtu kriteriálních ukazatelů, byla zhodnocena rizika a bylo rozhodnuto o přijetí investice. Na základě výstupů a analýz získaných zpracováním této práce bylo vedením společnosti rozhodnuto, že budou služby Google Apps pro firmy skutečně nasazeny do ostrého provozu. V polovině března 2012 byl započat přechod firmy z dosavadních řešení na Google Apps, nejprve v podobě bezplatné verze a po ukončení testovací lhůty v podobě verze placené. Dle odhadů představených v této práci by firma měla po nasazení Apps ušetřit 180 tisíc Kč ročně, získat lepší přehled o vykonané práci a efektivitě práce zaměstnanců. Dále by měla být zvýšena efektivita projektového řízení, komunikace se zákazníky a vnitrofiremní komunikace a podpořena jednotná identita společnosti.

LITERATURA

59

Literatura DERS DERS procesní analýza [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Easy Software Easy Project [on-line], 2012 [cit. 2012-04-26]. Dostupný z WWW: . Euro Softworks Vistos CRM [on-line], 2012 [cit. 2012-04-26]. Dostupný z WWW: . EXCON ISALeX [on-line], 2012 [cit. 2012-04-26]. Dostupný z WWW: . Google Apps Marketplace [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Google Další Google aplikace [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Google Google Apps Administrative APIs [on-line], 2012 [cit. 2012-04-26]. Dostupný z WWW: . Google Google Apps pro firmy [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Google Google Apps pro mobilní telefony [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Google Google cloud connect [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Google Google dokumenty [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Google Google kalendář [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Google Google mail [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Google Grafy využití [on-line], 2012 [cit. 2012-04-26]. Dostupný z WWW: . Google Ochrana osobních údajů [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Google Google security [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Google Skupiny Google [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Google Videa Google [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Google Výhody Google Apps [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Google Weby Google [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Insightly Insightly [on-line], 2012 [cit. 2012-04-18]. Dostupný z WWW: .

LITERATURA

60

Institut průmyslového managementu Optimalizace podnikových procesů [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Institut průmyslového managementu Zavedení procesní organizace [on-line], 2012 [cit. 201203-05]. Dostupný z WWW: . KOMIX CAS PIA [on-line], 2012 [cit. 2012-04-26]. Dostupný z WWW: . Kutil, I. Když základ nestačí: další služby, Apps Marketplace a užitečné pluginy [on-line], 2012 [cit. 2012-04-18]. Dostupný z WWW: . Löffelmann, J. Modelování a optimalizace podnikových procesů I [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Mailchimp Mailchimp [on-line], 2012 [cit. 2012-04-18]. Dostupný z WWW: . Mavenlink Mavenlink [on-line], 2012 [cit. 2012-04-18]. Dostupný z WWW: . Rábová, I. Podniková architektura, informační technologie a podnikový management ISKI, 2007. Rábová, I., Štencl, M. Podniková architektura – strategický nástroj v rukou manažera ISKI, 2008. Research In Motion Tungle.me [on-line], 2012 [cit. 2012-04-18]. Dostupný z WWW: . Řepa, V. Podnikové procesy: Procesní řízení a modelování Grada Publishing, a.s., Praha, 2007. Řepa, V. Řízení procesů versus procesní řízení [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Sieber, P. Analýza nákladů a přínosů [on-line], 2012 [cit. 2012-03-05]. Dostupný z WWW: . Syncplicity Syncplicity [on-line], 2012 [cit. 2012-04-18]. Dostupný z WWW: . Zloský, O. Jak spravovat software pomocí Subversion – I [on-line], 2012 [cit. 201204-26]. Dostupný z WWW: .

Přílohy

A

PROCESNÍ MODELY

A Procesní modely

Obrázek 13: Procesní model – komunikace

62

A

PROCESNÍ MODELY

Obrázek 14: Procesní model – nákup majetku

Obrázek 15: Procesní model – prodej výrobků

63

A

PROCESNÍ MODELY

Obrázek 16: Procesní model – propagace

Obrázek 17: Procesní model – účetnictví

64

B

SLUŽBY GOOGLE APPS – REGISTRACE A NASTAVENÍ

B Služby Google Apps – registrace a nastavení

Obrázek 18: Registrace 1

Obrázek 19: Nastavení služby Google Apps

65

B

SLUŽBY GOOGLE APPS – REGISTRACE A NASTAVENÍ

Obrázek 20: Průvodce nastavením

Obrázek 21: Ověření domény 1

66

B

SLUŽBY GOOGLE APPS – REGISTRACE A NASTAVENÍ

Obrázek 22: Ověření domény 2

Obrázek 23: Vytvoření nového uživatele

67

B

SLUŽBY GOOGLE APPS – REGISTRACE A NASTAVENÍ

Obrázek 24: Nastavení aplikací

Obrázek 25: Nastavení gmailu

68

B

SLUŽBY GOOGLE APPS – REGISTRACE A NASTAVENÍ

Obrázek 26: Migrace pošty

Obrázek 27: Nastavení kalendáře

69

B

SLUŽBY GOOGLE APPS – REGISTRACE A NASTAVENÍ

Obrázek 28: Nastavení dokumentů

Obrázek 29: Nastavení webu

70

B

SLUŽBY GOOGLE APPS – REGISTRACE A NASTAVENÍ

Obrázek 30: Postini message security

Obrázek 31: Nastavení videa

71

B

SLUŽBY GOOGLE APPS – REGISTRACE A NASTAVENÍ

Obrázek 32: Nastavení fakturace

Obrázek 33: Nastavení přístupu z mobilních zařízení

72

B

SLUŽBY GOOGLE APPS – REGISTRACE A NASTAVENÍ

Obrázek 34: Rozšíření služeb

Obrázek 35: Další aplikace z Marketplace

73

B

SLUŽBY GOOGLE APPS – REGISTRACE A NASTAVENÍ

Obrázek 36: První vstup na gmail

Obrázek 37: Nastavení kalendáře

74

B

SLUŽBY GOOGLE APPS – REGISTRACE A NASTAVENÍ

Obrázek 38: Nastavení pošty

Obrázek 39: Přidání uživatele

75