VERSLAG OCMW-raad OCMW Raad van 16/12/2010 Voornaamste beslissingen uit de openbare zitting:
Verslag vorige vergadering Verslag openbare zitting vorige vergadering – goedkeuring Dit verslag wordt zonder opmerkingen goedgekeurd. Verslagen diverse vergaderingen – akteneming De raad neemt akte van de volgende verslagen: ∼ Vast bureau 18.11.2010 ∼ Spoor2: AV 01.06.2010 ∼ AZ Nikolaas/raad van bestuur 07.10.2010 Mededelingen elet op de beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 26 augustus 2010 De Raad, gelet waarbij wordt besloten tot de erkenning van DDS als lokale entiteit voor de samenwerking met het Fonds voor de Reductie van de Globale Energiekost en tot het samenwerken met de intercommunale DDS voor het aanbrengen van doelgroepdossiers in het het kader van de kredietverschaffing voor structurele energiebesparende maatregelen voor particulieren; Gelet op het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst tussen de intercommunale DDS en het OCMW met betrekking tot het Fonds ter Reductie van de Globale Energiekost Energiekost (FRGE), goedgekeurd door de Raad van Bestuur van DDS op 14 oktober 2010 en overgemaakt aan het OCMW op 29 november 2010; Beslist, met unanimiteit: Enig artikel:: De samenwerkingsovereenkomst tussen enerzijds DDS en anderzijds het lokaal bestuur met name de gemeente en het OCMW van Hamme, in het kader van het Fonds voor de Reductie van de Globale Energiekost, wordt goedgekeurd. Deze overeenkomst zal namens het OCMW worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Teamvergadering krib De Raad neemt kennis van ∼ de powerpoint-presentatie presentatie die werd voorgesteld op het ouderoverleg van dinsdag 7 december 2010 ∼ het verslag m.b.t. het valincident van een baby op 18.11.2010 in het kinderdagverblijf. ∼ Voorstel verlof 2011 krib De Raad neemt kennis van de voorgestelde verlofregeling in het kinderdagverblijf Zonnebloem en gaat akkoord met de voorgestelde sluitingsdagen: Buiten de wettelijke feestdagen zal de krib gesloten zijn op de volgende dagen: Maandag 3 januari 2011 opnemen dag 1 januari Maandag 4 april 2011 Karnaval Vrijdag 3 juni 2011 brugdag Maandag 11 juli Vlaamse feestdag Vrijdag 22 juli brugdag Maandag 25 juli tot en met maandag 15 augustus 2011 zomervakantie – sluiting Maandag 31 oktober verlofdag (begin egin herfstvakantie) Woensdag 2 november reglementaire feestdag Maandag 25 december tot en met maandag 2 januari 2012 Kerstvakantie
Verslag OCMW-raad – Raad van 16/12/2010
1
Aankoopdienst Aankoop softwarepak notulenbeheer De Raad, gelet op de beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 16 december 2010 waarbij de investering en de exploitatiekost van een nieuw notuleringsprogramma werd opgenomen in de begroting 2011; Overwegend dat momenteel de tekstverwerker “MS Word” wordt gebruikt voor het opstellen van de notulen. Overwegend dat een notuleringsprogramma diverse voordelen biedt als een gestructureerde aanpak voor de opstelling van de dossiers,vlotte uitwisseling van de documenten, integreerbaar in toepassingen als midoffice en extranet, digitale archivering, koppeling met digiweb, …; Overwegend de aanbevelingen van BDO voor de aanschaf van een gestructureerd softwarepakket; Overwegend de beperkte offerteaanvraag bij de aanbieders CEVI en Schaubroeck; Overwegend dat de aanbieding van Schaubroeck het meest gebruiksvriendelijk is en gezien de diverse koppelingen op lange termijn de meest prijsgunstigste is; Gelet op het verslag van nazicht van de ingekomen offertes opgemaakt door de stafmedewerker; Gelet op het voorstel van gunning aan de firma met de meest voordelige regelmatige offerte, rekening houdende met de gunningcriteria, zijnde Schaubroeck NV; Gelet op de Wetgeving inzake overheidsopdrachten; (art.17§2,1°a wet van 24.12.1993) Gelet op het OCMW decreet van 19 november 2008; Beslist, met unanimiteit: Enig artikel: Het sofwarepakket ‘notulenbeheer’ te gunnen aan Schaubroeck NV volgens offerte 10OLO119 van 17/09/2010, zijnde: Als investering: Programma notulenbeheer (incl. 1 licentie): €4.100 (excl. BTW) Bijkomende installatie-licentie voor 15 gebruikers: €678 Digiweb (e-notulering naar het extranet) €1500 Gebruikersopleidingen €1230 Of inclusief 21% BTW: €9.084,68 Als exploitatie: voor onderhoud, assistentie en hosting de o Voor het programma (vanaf de 2 gebruiksmaand): €820 o Voor de bijkomende licenties: €339 o Voor digiweg: onderhoud €300 o Voor digiweb: hosting €200 Of inclusief 21% BTW: jaarlijks €2007,39 Aankoop vloertegels Christoph Van Goethem (chapewerken raadzaal) – gunning Op voorstel van de voorzitter gaat de raad akkoord dit punt te verdagen naar de volgende zitting. Er worden nog bijkomende monsters van tegels gevraagd + prijsofferte. De chapewerken kunnen wel al uitgevoerd worden. Aankoop GSM toestellen, in het kader van vernieuwing telefonie – gunning De Raad gelet op de beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 25 november 2010 waarbij de aankoop van een nieuwe telefooncentrale voor het administratief centrum werd gegund aan de firma Nextel en dit ter vervanging van onze verouderde dect-centrale en als nieuwe uitbreiding van de telefooncentrale van de gemeente. In overleg met de gemeente werd gekozen voor een deels beperkte vaste configuratie en deels mobiele telefonie. Gelet op de beslissing van het vast bureau van 18 november waarbij Mobistar als mobiele provider werd aangeduid; Overwegend dat er 3 gebruikersgroepen worden voorgesteld zijnde 20 administratieve medewerkers, 30 medewerkers van het dienstenchequebedrijf en een derde groep bestaande uit de leden van het MAT, de preventieadviseur en de nieuw aan te stellen kwaliteitscoördinator; Overwegend dat voor deze 3 gebruikersgroepen een specifiek GSM-toestel wordt voorgesteld afhankelijk met verschillende functionaliteiten afhankelijk van de vereiste bereikbaarheid en of ze het toestel al dan niet ook privé (via dubbele sim) kunnen gebruiken; Overwegend dat in een eerste fase enkel de toestellen voor de eerste en de derde gebruikersgroep worden aangekocht; voor de tweede gebruikersgroep is het nog onduidelijk over welke Verslag OCMW-raad – Raad van 16/12/2010
2
functionaliteiten deze toestellen moeten beschikken voor invoering van de nieuwe regeling inzake elektronische dienstencheques; Gelet op het verslag van marktstudie opgemaakt door de stafmedewerker; Gelet op het voorstel van gunning aan de meest prijsvriendelijke internetaanbieder Gelet op het OCMW decreet van 19 november 2008; Beslist, met unanimiteit: Enig artikel: 30 GSM toestellen aan te kopen bij een internetaanbieder en dit voor: 20 toestellen van het type Samsung Megacell E2370 voor de prijs van €60 per stuk (exclusief BTW) en 10 toestellen van het type GT-C6112 voor de prijs van €110 per stuk (exclusief BTW). Offertes dakkapellen administratief centrum – bespreking De Raad, gaat akkoord met het voorstel van de voorzitter om dit punt te verdagen naar de volgende zitting. Er werd nog een bijkomende offerte gevraagd aan de firma Ysewijn.
Algemeen Lastenboek en gunning verzekering burgerlijke aansprakelijkheid bestuursleden, personeel en vrijwilligers OCMW Ingediende offertes: ∼ Ethias: premievoet 0,14% op jaarlijkse loonmassa + forfaitaire premies voor vrijwilligers, LOI, groepsexcursies ∼ Dexia en DVV: identieke aanbieding: 0,10% op loonmassa; vrijwilligers e.d. inclusief ∼ Amlin: vroeger Fortis Insurance en huidige verzekeraar: bij behoud huidige voorwaarden: 0,08% + forfaits voor vrijwilligers e.d.; geen verzekering mandatarissen; heeft geen offerte ingediend conform ons lastenboek maar via mail met verwijzing naar huidige voorwaarden. Voorstel: gunning aan DVV kantoor Hamme. Unaniem akkoord. Data vergaderingen 2011 De Raad, neemt kennis en gaat akkoord met de voorgestelde kalender van de vergaderingen van de bestuursorganen van het OCMW voor het eerste semester 2011.
Financiële dienst Budget 2011 beleidsnota + financiële nota – goedkeuring De Raad, gelet op art. 149 van het OCMW decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn; Gelet op de Meerjarenplanning 2009-2014, goedgekeurd door de raad op 27 november 2008 en goedgekeurd door de gemeenteraad op 17 december 2008; Gelet op het gunstig advies van het Managementteam; Gelet op het gunstig voorafgaand advies van het Schepencollege (14.12.2010); Gelet op de toelichtingen ter zitting en de tussenkomsten in de bespreking; Beslist, met unanimiteit: Enig artikel: Het ontwerp van het Exploitatie – en investeringsbudget 2011 van het OCMW, met inbegrip van de liquiditeitenplanning en van de gemeentelijke bijdrage in de werking van het OCMW, die wordt gebudgetteerd op 2.200.000 euro voor 2010, wordt goedgekeurd en zal ter kennisgeving aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Bespreking (samenvatting): De Raad betreurt de afwezigheid van de OCMW-ontvanger, die zich deze namiddag voor de vergadering liet verontschuldigen, niettegenstaande de afspraak op de zitting van 23 september dat hij zou aanwezig zijn om technische toelichting bij de financiële nota te verstrekken. De voorzitter geeft een toelichting bij de beleidsnota, aan de hand van de samenvattende tabel van de doelstellingen en actiepunten per AC, en van de financiële nota die aan de raadsleden vooraf werd bezorgd. Hij wijst o.m. op de volgende zaken: Verslag OCMW-raad – Raad van 16/12/2010
3
In activiteitencentrum Meulenbroek wordt een stijging van het zorgforfait opgenomen, o.m. een gevolg van de uitbreiding van het aantal RVT-bedden en van de realisatie van de zorggraad-verhouding 70/30. Het exploitatieresultaat wordt geraamd op –306.677 euro, een lichte verhoging t.o.v. 2009 (rekening). Er wordt een nieuw activiteitencentrum opgenomen: AC 83434 “bejaardenwoningen centrale site” ten gevolge van de verwerving via aankoop van de terreinen naast het ziekenhuis. Er is hiervoor nog geen definitieve bestemming maar in 2011 zal een studieopdracht worden uitgeschreven om de mogelijkheden te onderzoeken, om op deze site een kinderdagverblijf en bejaardenwoningen te realiseren. De toelage aan de thuiszorgorganisaties werd opgenomen in AC thuisdiensten: 840/608300 €15.000. Voor wat betreft het dienstenchequebedrijf poetsdienst (AC thuisdiensten) wordt de loonkost gedekt door de opbrengsten. De overheadkost is verlies. Liquiditeitenbudget: om binnen de gemeentelijke bijdrage van 2.200.000 euro te blijven verminderen de reserves met €58.000. Tussenkomst raadslid Passemiers (SP.A) (samenvatting): Het raadslid betreurt ook de afwezigheid van de ontvanger teneinde een antwoord te kunnen krijgen op “technische” vragen. Positieve aspecten in het budget 2011: de ligdagprijs in de ouderenvoorzieningen verhoogt niet. Het invoeren van moderne managementtechnieken met name het strategisch management waarbij doelstellingen, actiepunten en middelen worden geformuleerd. Vragen: worden de afbraakwerken op de nieuw verworven gronden – site Hospitaalstraat – al in 2012 uitgevoerd? De voorzitter antwoordt hierop bevestigend. Het huis (winkel Claus), serres en garages kunnen niet meer worden gebruikt en afbraak voorkomt leegstandbelasting. Met de eigenaar van het andere huis, naast de inrit, liggen de onderhandelingen momenteel stil. Zijn er al concrete plannen over de “optimalisering van de samenwerking” tussen De Roefel en De Kiezel? De Kiezel wordt ondergebracht in de nieuwe school (terrein Meulenbroek/Kaai). De Kiezel onderbrengen onder de koepel van het OCMW heeft zeker voordelen, maar alle aspecten van de huidige situatie moeten nog verder worden onderzocht. In het bijzonder de situatie van de medewerkers (Sociale Maribel), de mogelijkheid van erkenning,…Over de toekomst van de Kiezel zal beslist worden in functie van de resultaten van dit verder onderzoek. Raadslid Willaert (OpenVLD) drukt de wens uit dat bij de vernieuwing van de tijdsregistratie en de koppeling aan het NIS-plan, de kans benut wordt om hierdoor beter zicht te krijgen op een aantal parameters die voor het bestuur interessante beleidsinformatie kunnen verschaffen: bvb. verhouding ziektedagen t.o.v. te presteren en effectief gepresteerde arbeidsdagen. Financieel rapport De financiële toestand van het OCMW blijft gunstig. Dit blijkt uit het rapport over de maanden november en december: Thesaurietoestand: licht gezakt onder de 3 miljoen euro. Vooral ingevolge uitblijven inning saldi RIZIV e dagforfait 3 kwartaal, waarschijnlijk te wijten aan herfacturatie bijkomende RVT bedden. Subsidierapport: achterstand voor gescopremies en LOI toelagen (2 maand) en sociale maribel (1 maand). Cliëntenrapport: stabiel beeld. Bekrachtiging beleggingen op meer dan 1 jaar Op voorstel van de heer ontvanger gaat de raad unaniem akkoord met de volgende beleggingen op meer dan 1 jaar. Deze beleggingen leiden tot een spreiding en optimalisatie van de reserve – opbrengst op het liquiditeitenbudget. Bekrachtiging belegging: €500.000 DEXIA Invest 5+ aan netto 2,45% Bekrachtiging belegging: €500.000 KBC step-up 2j6m, gemiddeld netto: 1,82% Betaalbaarstelling investeringsfacturen Virtualisatie servers: Schaubroeck: €14.918,87 + BTW = €18.051,83 Vervanging raam Hebbestraat 12: Hamtimmer: €811,73 +BTW (6%)= €860,43
Personeelsdienst Hospitalisatieverzekering – akteneming gunningsverslag – gunning Verslag OCMW-raad – Raad van 16/12/2010
4
De raad, gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 oktober 2010 houdende de goedkeuring van het lastenboek voor het afsluiten van een hospitalisatieverzekering voor het gemeente- en OCMW personeel van de gemeente Hamme door middel van een algemene offerteaanvraag; Gelet op de machtiging, in dezelfde zitting van 28 oktober 2010, aan de administratieve diensten van het gemeentebestuur om de ingekomen offertes te onderzoeken en een gunningsvoorstel aan de raad voor te leggen; Gelet op de ingekomen en aanvaarde offertes van de volgende verzekeringsmaatschappijen: Ethias, AXA Belgium nv, DIB nv (de offerte van DKV Belgium werd niet aanvaard); Gelet op het verslag van nazicht van de ingekomen offertes van 19 november 2010, opgemaakt door de administratieve diensten van het gemeentebestuur; Gelet op het voorstel van gunning aan de firma met de meest voordelige regelmatige offerte, rekening houdende met de gunningscriteria, zijnde AXA Belgium NV; Gelet op de Wetgeving inzake overheidsopdrachten; Gelet op het OCMW decreet van 19 november 2008; Beslist, met unanimiteit: Enig artikel: Er wordt een hospitalisatieverzekering voor het gemeente- en OCMW personeel van het gemeentebestuur Hamme afgesloten met de maatschappij AXA Belgium NV, 1170 Brussel, voor een looptijd van 1 januari 2011 tot 31 december 2013. Het voorwerp en de tarieven van de hospitalisatieverzekering zijn opgenomen in de bij dit besluit gevoegde verzekeringspolis. De personeelsleden van het OCMW zullen tijdig in kennis worden gesteld van de nieuwe polisvoorwaarden en gevraagd worden hun akkoord over te maken aan het OCMW bestuur. Omschakeling forfaitaire vergoeding voor dienstverplaatsingen naar vergoeding per kilometer voor dienstverplaatsingen binnen het dienstenchequebedrijf – goedkeuring De Raad, gelet op het geldelijk en administratief statuut van het OCMW personeel, goedgekeurd in zitting van 16 juli 1998 en latere aanpassingen en aanvullingen; Gelet op het feit dat de poetsvrouwen van het dienstenchequebedrijf (vroegere poetsdienst) momenteel een jaarlijkse forfaitaire verplaatsingsvergoeding ontvangen van 82 euro, ongeacht of zij zich met de auto of met de fiets verplaatsen; Gelet op het feit dat deze vergoeding voor vele poetsvrouwen hun jaarlijkse verplaatsingskosten niet dekt ; Overwegende dat het bestuur er, om redenen van administratieve vereenvoudiging, de voorkeur aan geeft het systeem van een forfaitaire vergoeding te behouden; Overwegende dat de jaarlijkse kost geraamd wordt op ca. 7500 euro en dat deze kost wordt opgenomen in het exploitatiebudget 2011; Gelet op het OCMW decreet van 19 november 2008; Gelet op het vakbondsoverleg met betrekking tot deze materie in zitting van 14 december 2010; Beslist, met unanimiteit: Enig artikel: De forfaitaire vergoeding voor dienstverplaatsingen van het personeel van het dienstenchequebedrijf verhoogt met ingang van 1 januari 2011 van €82 naar €125 per jaar. Dit stemt overeen met een maximale verplaatsing op jaarbasis van 834 km aan een kilometervergoeding van € 0,15.
Serviceflats De Durme Raamakkoord levering 15 keukentjes SF De Durme – gunning Op voorstel van de voorzitter wordt dit punt verdaagd naar de volgende zitting. Er zijn in het voorstel tot gunning te veel onduidelijkheden met betrekking tot de beoordeling van de kwaliteit van de 2 aanbiedingen. Vorderingsstaat dakwerken SF De Durme – betaalbaarstelling – vorderingsstaat nr.2 en 2bis Zie ook vorige zitting. PV van nazicht van – gewijzigde – vorderingsstaat door Abetec met positief advies. Vorderingsstaat 2: werken uitgevoerd tijdens de periode van 01.10.2010 tot en met 31.10.2010: €17.182,99 + BTW (6%) = €18.213,97 Vorderingsstaat 2bis: meerwerken (periode 01.10.2010 tem 31.10.2010): Verslag OCMW-raad – Raad van 16/12/2010
5
€10.660 + BTW (6%) = €11.299,60 De facturen 67 (vorderingstaat 2) en 68 (vorderingstaat 2bis) van de firma Pema Dakwerken, Potaardestraat 9 te 9250 Waasmunster worden betaalbaar gesteld.
Verslag OCMW-raad – Raad van 16/12/2010
6
