OPERATIONELE EN FINANCIELE VERSLAGGEVING

OPERATIONELE EN FINANCIELE VERSLAGGEVING Seminarie Residentiële Ouderenzorg

3 december 2012 Klaartje Huyge en Philippe Venken

BDO, the relationship people !

INHOUD 

Het kader…



Case Study – NVCW Een HulpBehoevende Oma (EHBO)



Wat zijn uw vragen?

Seminarie Residentiële Ouderenzorg - Operationele en financiële verslaggeving Pagina 2

Het kader …

SECTORKENNIS RUSTHUIZEN EN ANDERE ZORGINSTELLINGEN Onze expertise in ‘de sector’: •

Commissaris in Woon- en zorgcentra (WZC) (ca. 7.000 bewoners)  meer dan 100 instellingen voor ouderenzorg

•

Commissaris in instellingen voor gehandicaptenzorg, Orthopedagogische centra (mpi’s), centra voor algemeen welzijn en beschutte werkplaatsen

•

Begeleiding van meer dan 39 OCMW-rusthuizen bij de optimalisatie van hun operationele en financiële processen

•

Juridisch en fiscaal raadgever voor tal van zorginstellingen

•

Waarderingen van WZC’s en begeleiding bij overnames


KADER VAN VERSLAGGEVING Bestuurders

Werknemers

Leveranciers …

Aandeelhouders/leden

Operationele verslaggeving

Directie/management

Overheid

Financiële verslaggeving

Bewoners

Wettelijk schema Boordtabellen / KPI’s Interne rapportering Boordtabellen/KPI’s Interne controle Budgettering …


Banken

Vakorganisaties

RELEVANTE INFORMATIE PER STAKEHOLDER?

 Wettelijk schema  Interne rapportering  Operationele/financiële KPI’s  Budgettering  Personeelsindicatoren …


De concrete toepassing. Wat is operationele en financiële verslaggeving in een zorginstelling? Toepassing op NVCW de Eenzame HulpBehoevende Oma (EHBO)


Benadering vanuit het SDRPI MODEL

Systeem

Doelstellingen

Rollen

Procedures

Interpersoonlijke Relaties

Bron: Ron Fry


SDRPI model: waarom? •

Dimensies die ertoe doen om tot een strategische werking van continue verbetering te komen.

•

De diagnose wordt tastbaar, gericht rond een bepaalde dimensie.

•

Voor elke dimensie bestaan specifieke manieren om ze te ontwikkelen. Er wordt een gerichte aanpak georganiseerd.

•

De volgorde van ontwikkeling is van groot belang voor de kwaliteitsgerichte werking van de organisatie: de hiërarchie van de dimensies is van groot belang.


SYSTEEM

Systeem

Doelstellingen

Rollen

• Wie zijn uw stakeholders? • Welke zijn de rapporteringsbehoeften van uw stakeholders?  Wat verlangen ze?  Rapporteringsverplichtingen  Rapporteringsbehoeften

 Wat is nuttig?  Wat begrijpen ze?


Procedures


HET SYSTEEM BIJ EHBO -

De verslaggeving  Enkel de wettelijk verplichte documenten; en  Slechts 1 keer per jaar

-

De Raad van Bestuur  Hoofdzakelijk leden met een niet-financiële achtergrond  Alle kennis en expertise bij 1 persoon  Focus op stand bankrekening en laatste lijn resultatenrekening

-

De kwaliteit van de operationele activiteiten wordt niet gemeten  Waarop zijn de cijfers gebaseerd – van waar komen ze?  Wat vertellen ze over onze werking?  Welke link bestaat er tussen operationele acties en financiële gevolgen?

-

Ontbreken van meetinstrumenten (operationeel en financieel) leidt tot  Blijvende inefficiëntie op de werkvloer (en personeelsontevredenheid) Seminarie Residentiële Ouderenzorg - Operationele en financiële verslaggeving Pagina 11

DOELSTELLINGEN

Systeem

Doelstellingen

Rollen

Procedures


• Belang van missie, visie en doelstellingen:  Wat willen jullie bereiken met de zorginstelling als organisatie?  Wat willen jullie bereiken met elke afdeling en functie binnen de zorginstelling?  Zijn er duidelijke doelstellingen bepaald? Zijn deze gekend door de directe stakeholders (zoals o.a. bestuurders, directie en medewerkers)? Autonomie Com peten ties Betrokken heid


DOELSTELLINGEN

Systeem

Doelstellingen

Rollen

Procedures


• Evenwicht tussen kwaliteit en betaalbaarheid op niveau van de dienstverlening  Welke kwaliteit willen we bieden tegen welke kostprijs?  Welke kostprijs zijn we bereid te betalen voor welke kwaliteit?  Hoe kunnen we de beschikbare middelen (>60% personeelskost) optimaal inzetten? Voorbeeld: optimale mix van personeelscategorieën (RIZIV) en hoe omgaan met invulling van knelpuntberoepen?


Optimale mix personeelscategorieën – AS IS EHBO Inkomsten RIZIV: Residenten

90

Bezetting

98,84%

Forfait

€ 53,61 ROB RVT

FORFAIT

FORFAIT

ROB aantal RVT aantal

O

A

B

C

CD

156.815,15

320.811,62

57.411,49 468.977,87

45.886,14 150.103,44

87.173,88 453.441,15

53,61 8,014

53,61 16,395

53,61 2,934

53,61 2,345

53,61 4,455

B

C

CD

53,61 23,967

53,61 7,671

53,61 23,173

72% Seminarie Residentiële Ouderenzorg - Operationele en financiële verslaggeving Pagina 14

TOTAAL 668.098 1.072.522 1.740.621 34,143

54,811

Optimale mix personeelscategorieën – AS IS EHBO Inzet van personeel in EHBO volgens de gemiddelde loonkost RIZIV:

HOOFDVERPLEEGKUNDIGE VERZORGENDEN VERPLEGENDEN ERGO/KINE/LOGO REACTIVERING

NORM in vte

Effectief in vte

Loonkost in €

0,000 13,175 10,994 1,827 0,818

0,000 21,204 16,089 2,893 0,000

0,00 1.042.338,17 1.061.044,62 165.441,04 0,00

26,814

40,186

2.268.824

De inzet van personeelscategorieën leert ons het volgende: • De effectieve inzet overstijgt de norm met 50% wat VTE betreft • Berekend aan de gemiddelde loonkost RIZIV volstaat de tegemoetkoming van het RIZIV voor EHBO voor 77% van de betaling van zijn personeelskosten (nl. het verschil tussen 1.740.620 EUR en 2.268.825 EUR).


Optimale mix personeelscategorieën – AS IS EHBO Verschil tussen de gemiddelde loonkost RIZIV en de reële loonkost: Lonen volgens omzendbrief Verpleging A1 Verpleging A2 Verzorging KEL

HOOFDVERPLEEGKUNDIGE VERZORGENDEN VERPLEGENDEN ERGO/KINE/LOGO REACTIVERING

Reële gemiddeldes

71.019,65 61.309,96 49.157,62

74.419 45.944

57.186,67

51.057

NORM in vte

Effectief in vte

Loonkost in €

0,000 13,175 10,994 1,827 0,818

0,000 21,204 16,089 2,893 0,000

974.192 1.197.327 147.708

26,814

40,186

2.319.227,53

Berekend aan de gemiddelde reële loonkost volstaat de tegemoetkoming van het RIZIV voor EHBO slechts voor 75% van de betaling van zijn personeelskosten (nl. het verschil tussen 1.740.620 EUR en 2.319.227 EUR) Seminarie Residentiële Ouderenzorg - Operationele en financiële verslaggeving Pagina 16

Optimale mix personeelscategorieën – TO BE EHBO Besparende mogelijkheid: NORM HOOFDVERPLEEGKUNDIGE

Effectief

Lonen RIZIV Reële gemiddelde lonen

0,000

0,000

0,00

VERZORGENDEN

13,175

26,204

1.288.126,27

1.203.911

VERPLEGENDEN

10,994

11,089

705.946,37

825.232

ERGO/KINE/LOGO

1,827

2,893

165.441,04

147.708

REACTIVERING

0,818

0,000

0,00

26,814

40,186

2.159.514 2.176.851,53

Deze simulatie voor EHBO leert ons het volgende: • • • •

De effectieve inzet overstijgt de norm eveneens met 50% wat VTE betreft Berekend aan de gemiddelde loonkost RIZIV volstaat de tegemoetkoming van het RIZIV voor dit WZC voor 81% van de betaling van zijn personeelskosten Berekend aan de effectieve loonkost volstaat de tegemoetkoming van het RIZIV voor dit WZC voor 80% van de betaling van zijn personeelskosten In EHBO is het overtal van 50% vooral gelokaliseerd bij de verzorgenden en niet bij de verpleegkundigen. M.a.w. een zelfde overtal personeelsleden wordt ingezet aan een lager loon en resulteert in een hoger benutting van de RIZIV-tussenkomst zonder in te boeten aan kwaliteit door personeelsinzet. Seminarie Residentiële Ouderenzorg - Operationele en financiële verslaggeving Pagina 17

Doelstellingen

Systeem

Doelstellingen

Rollen

Procedures


• Evenwicht tussen kwaliteit en betaalbaarheid van de verslaggeving:  

Relevantie van informatie Begrijpbaarheid van de informatie

• Periodieke opvolging moet leiden tot:    

Een rapportering waarmee iedereen vertrouwd is Een rapportering die iedereen begrijpt Een rapportering als echt sturingselement Meetinstrument dat aangeeft of doorgevoerde wijzigingen hun verwachte effect hebben


DE ORGANISATIE VAN DE INTERNE RAPPORTERING VAN EHBO Wat EHBO niet of laattijdig … te weten komt…

“Meten is weten”


INTERNE RAPPORTERING EHBO is de voorbije jaren sterk gegroeid maar haar interne rapportering is niet meegegroeid met de organisatie. Als gevolg van een “quick scan” wordt het volgende vastgesteld: Met betrekking tot het budgetteringsproces: - Laattijdige opmaak (4 maanden na de start van het nieuwe boekjaar) - Op geen enkel moment een vergelijking tussen budget en werkelijke kosten (noch in de loop van het jaar noch achteraf)

- Opmaak door CFO hoofdhuis zonder inspraak/engagement van de lokale directie - M.b.t. nieuwbouwplannen: geen doorgedreven budgetoefening want “de rusthuissector is in volle expansie en er is een capaciteitstekort”


INTERNE RAPPORTERING Met betrekking tot de tussentijdse rapportering: - In het verleden geen tussentijdse afsluiting - Nu eerste tussentijdse rapportering = proef-en saldibalans boekhouding waarbij  Geen opname van ‘afsluitboekingen’  Geen bespreking volgt van deze cijfers binnen directie/RvB

- Geen geconsolideerde rapportering - Geen benchmarking tussen de financiële- en operationele performanties van de instellingen noch worden evoluties binnen de instelling over de voorbije periodes geanalyseerd - Geen correcte bedrijfseconomische weerslag van de realiteit  Geen interco-doorrekeningen tussen instellingen/juridische entiteiten Seminarie Residentiële Ouderenzorg - Operationele en financiële verslaggeving Pagina 21

INTERNE RAPPORTERING Hoe het er zou kunnen uitzien … Met betrekking tot het budgetteringsproces: - De instelling heeft een budget dat wordt opgesteld in de maand november x-1 - Dit jaarbudget is gekoppeld aan een meerjarenbegroting - Dit budget wordt opgesteld in nauw overleg met de directie van het rusthuis waarbij zij ook verantwoordelijk zijn (en moeten afleggen) over de realisatie van het budget (kwartaalvergaderingen); - De aandeelhouders keuren dit budget formeel goed. - Voor de nieuwbouwplannen wordt een budget- en cashflowprognose opgesteld uitgaande van een “best” vs “worst” case scenario. Hierbij wordt o.a. rekening gehouden met:   

Impact bezettingsgraad bij opstart Impact van de basisforfait van het Riziv bij opstart Impact hoge vs lage forfait op cash-flow prognose op lange termijn

 Opnamebeleid! Seminarie Residentiële Ouderenzorg - Operationele en financiële verslaggeving Pagina 22

INTERNE RAPPORTERING Hoe het er zou kunnen uitzien … Een budget op maat van een WZC: NVCW XXX Schema 1: Meerjarenplanning exploitatie Omschrijving WZC XXX

AC 8341

MEERJARENPLANNING EXPLOITATIE

code I. Werkingsopbrengsten en geproduceerde vaste activa A. Werkingsopbrengsten 1. Werkingsopbrengsten 2. Recuperatie specifieke kosten sociale dienst B. Voorraadwijzigingen C. Geproduceerde vaste activa D. Interne facturatie E. Andere opbrengsten II. Werkingskosten A. Verbruikte goederen en verstrekte diensten 1. Aankoop goederen 2. Specifieke kosten sociale dienst 3. Voorraadwijzigingen B. Diensten, diverse leveringen en interne facturatie 1. Leveringen en diensten 2. Interne facturatie C. Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen

70/74 70 700/7-9 708 71 72 73 74 60/64 60 600/7 608 609 61 610/7-9 618 62

JRRK 2009

B 2010

B 2011

1.671.985,99 1.320.386,89 1.320.386,89

1.676.359,39 1.384.559,39 1.384.559,39

1.804.180,51 1.491.680,51 1.491.680,51

9.994,54 341.604,56 1.624.167,58 40.868,91 40.868,91

7.000,00 284.800,00 1.949.970,00 66.600,00 66.600,00

7.000,00 305.500,00 1.995.210,00 68.600,00 68.600,00

361.859,03 343.258,24 18.600,79 1.173.568,14

442.650,00 423.650,00 19.000,00 1.411.220,00

470.950,00 451.950,00 19.000,00 1.422.860,00


INTERNE RAPPORTERING Hoe het er zou kunnen uitzien … Met betrekking tot de tussentijdse rapportering: - Proces van kwartaalrapportering = vergelijkbaar met jaarafsluiting - Kwartaalrapportering = basis voor het boordtabel - Kwartaalrapportering = eigen schema - Uitgebreide boordtabel = niet enkel financiële maar ook operationele KPI’s


KOSTENCALCULATIE Opsplitsing van de werking van EHBO in functies (kostenplaatsen): functie

opbrengsten

verzorgingskost was en linnen

kosten

1.814.749,08 € 1.840.876,15 €

saldo

kost/dag

kost/bed/dag

aandeel

-26.127,07 €

-72,58 €

-0,77 €

2%

7.621,64 €

86.100,37 €

-78.478,72 €

-218,00 €

-2,32 €

6%

voeding

49.867,76 €

445.487,04 €

-395.619,28 €

-1.098,94 €

-11,69 €

32%

schoonmaak

37.577,46 €

318.983,13 €

-281.405,67 €

-781,68 €

-8,32 €

22%

technisch onderhoud

28.479,00 €

182.535,49 €

-154.056,49 €

-427,93 €

-4,55 €

12%

administratie

36.300,19 €

264.202,46 €

-227.902,27 €

-633,06 €

-6,73 €

18%

investering

80.350,11 €

170.718,98 €

-90.368,87 €

-251,02 €

-2,67 €

7%

-1.253.958,37 €

-3.483,22 €

-37,06 €

functie dagprijs

opbrengsten

kosten

1.144.730,79 €

winst/verlies

saldo 1.144.730,79 €

3.179,81 €

33,83 €

-109.227,58 €

-303,41 €

-3,23 €


dagprijs/dag dagprijs/bed/dag

100%

KOSTENOPVOLGING Focussen op de kosten die het grootste aandeel vertegenwoordigen en het sterkst stijgen: Focus One 10,00 9,00 8,00 7,00

m a a n d e lijk s e % s t ijg in g

6,00 5,00 4,00 3,00

rekening

2,00 1,00 0,00 0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

22

24

-1,00 -2,00 -3,00 -4,00


% aandeel in de totale kosten

26

28

30

32

34

ROLLEN

Systeem

Doelstellingen

Rollen

Operationele en financiële verslaggeving … • Is een organisatiebreed gegeven! • Overstijgt het niveau van de directeur en de financiële dienst! • Sensibiliseren van het voltallige personeel! Binnen een instelling zijn er verschillende functies … • Uitvoerders – Opvolgers - Bewakers


Procedures


PROCEDURES

Systeem

Doelstellingen

• Duidelijke selectie maken van de kritische processen ‐ Operationele: vb verroostering    

Vanuit organisatiebelang! Vanuit een vaststaande kwaliteitsnorm! Vanuit optimalisatie van de personeelsinzet (zie hoger)! Consequent sturen EN opvolgen!

‐ Financiële processen    

Algemeen Verkoop Aankoop Personeel


Rollen

Procedures


DE ORGANISATIE VAN DE OPERATIONELE PROCESSEN VAN EHBO Daar waar EHBO… steken laat vallen…

“Studies hebben uitgewezen dat bedrijven ongeveer 6% van hun winst verloren zien gaan door menselijke “fouten”. In de praktijk blijkt dit vaak te gaan om eigen mensen.”


DAAR WAAR HET FOUT LOOPT… •

Algemeen:  Als gevolg van afwezigheid/ziekte van de boekhouder is er een grote achterstand in de verwerking van de boekhoudkundige verrichtingen. De directeur doet de meest cruciale zaken “tijdelijk” zelf.

•

Verkoopcyclus:  Geen gestructureerde opvolging van de inning van de vorderingen.  Geen controle op de volledigheid van doorrekening van bijkomende diensten.  Opbrengsten uit de cafetaria worden wel geteld maar niet vergeleken met de aankopen en kasafdrachten gebeuren maar 2 keer per maand.  Tewerkstellingssubsidies worden opgenomen op cash-basis zonder rekening te houden met personeelsevolutie en verschil tussen de referentieperiode en het boekjaar. Seminarie Residentiële Ouderenzorg - Operationele en financiële verslaggeving Pagina 30


Aankoopcyclus:  De interne boekhouder maakt leveranciers aan en boekt de aankoopfactuur. De directeur betaalt “blindelings” het door de boekhouder aangemaakte betalingsbestand en verifieert niet of de aankoopfactuur een goedkeuringsproces hebben afgelegd (als het al zou bestaan).  De instelling heeft bepaalde raamovereenkomsten met leveranciers maar niemand controleert de toetsing van deze voorwaarden met de factuur.  Geen controle van de fiscale verplichtingen bij werken in onroerende staat (RSZ en BV) en opmaak van fiscale fiches bij betaling van commissies en erelonen en eventueel andere betaalde vergoedingen.  Onkostennota’s worden betaald zonder enige goedkeuring



De personeelscyclus:  Er gebeurt geen controle tussen de geregistreerde uren en de gewerkte uren (bijvoorbeeld adv tikklokgegevens).  De directie komt helemaal niet tussen bij de goedkeuring en betaling van de lonen (vb door exceptierapporten te autoriseren loonsynthese maandelijks af te tekenen).  Afwezigheden worden geregistreerd omwille van de effecten op het loon, maar niet omwille van de analyse van de werking (zie verder).


DE OFFICIELE JAARREKENING VOOR PUBLICATIE Daar waar EHBO niet… helemaal juist is…


DE OFFICIELE JAARREKENING VOOR PUBLICATIE Daar waar EHBO niet helemaal juist is… 1.

Het onderscheid tussen eigendommen in volle eigendom en overige (VOL VZW 2.1)



Het onderscheid tussen vorderingen en vorderingen die niet rentedragend zijn of gekoppeld, zijn een abnormaal lage rente (VOL VZW 2.1) (idem voor de schulden – VOL VZW 2.2)


DE OFFICIELE JAARREKENING VOOR PUBLICATIE Daar waar EHBO niet helemaal juist is… 3. Het gebruik van de rubriek ‘Bestemde Fondsen’ binnen het eigen vermogen (VOL VZW 2.2)

Enkel specifieke toelichting VOL VZW 4.7  Bestemd fonds voor sociaal passief Verschil tussen bestemd fonds en voorziening



Verbonden entiteiten (VOL VZW 4.5.3)

5.

De vermelding van schulden die gewaarborgd zijn door zakelijke zekerheden (VOL VZW 4.8) De vermelding van niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen (VOL VZW 4.12) Voorbeelden : hypothecair mandaat, aangegane verplichtingen i.v.m. bouwwerken, aankoopverplichtingen van vaste activa, borgstellingen van uit de groep.

6.

Beschrijving van de regeling aanvullend rust- en overlevingspensioen (VOL VZW 4.12)

7.

Volledigheid van de sociale balans voornamelijk met betrekking tot ‘inlichtingen over opleidingen’

8.

Ontbreken van de waarderingsregels


INTERPERSOONLIJKE RELATIES

Systeem

Doelstellingen

Rollen

Procedures


• Absenteïsme – grijs absenteïsme: wat is de Bradfordfactor voor EHBO? • Op organisatieniveau? • Op afdelingsniveau? • Hoe sterk zijn onze leidinggevenden? Verpleegkundigen versus ‘managers’. • Hoe ervaart ons personeel de werkdruk? Stevenen ze af op burn-out, rugklachten, …? En wie zal dat dan betalen? Welke indicatoren dienen we hier verder op te volgen?


Werkdrukbevraging - resultaten • 96 op 111 respondenten = 86% • Algemene tevredenheid: ‘ik ben een tevreden medewerker’: Gemiddelde score: 7,85

• 92% geeft een score ≥ 6 • 8% geeft een score ≤ 5 • Modus en mediaan = 8

Wie zijn dit?


Werkdrukbevraging - resultaten • Algemene resultaten per schaal: Schaal

Gemiddelde

Belang

Werkinhoud

8.44

7.04

Arbeidsvoorwaarden

7.59

5.12

Arbeidsomstandigheden

8.03

6.12

Werkbelasting

6.59

7.44

Samenwerking

7.87

8.06

Overleg en inspraak

7.67

6.28

Interne communicatie

7.23

4.92

Directe werkomgeving

8

4.59

Beleid

6.63

2.86

Leidinggeven

8.17

4.39

Leiderschapskapitaal

7.51

/


Uitgesproken sterkte Sterkte WERKPUNT! Uitgesproken sterkte

Aandachtspunt

Werkdrukbevraging - resultaten

Werkinhoud

Arbeidsvoorwaarden

Arbeidsomstandigheden

Werkbelasting

Samenwerking

Overleg en inspraak

Interne communicatie

Directe werkomgeving

Beleid

Leidinggeven

• Resultaat per schaal per dienst:

8,41

7,55

8,02

6,89

7,90

7,90

7,34

8,02

6,80

8,28

zorgprofielen

8,32

7,29

7,94

5,81

8,18

7,82

7,19

8,14

6,29

8,25

Ik werk voor heel EHBO

8,55

7,86

8,12

6,96

7,58

7,33

7,16

7,86

6,75

8,03

Afdeling lichtere zorgprofielen Afdeling zwaardere


SDRPI model -> boordtabel Systeem

Doelstellingen

Procedures

Interpers relaties

Rollen

Boordtabel met KPI’s die voor EHBO relevant zijn


Voorbeeld boordtabel


FINANCIELE VERSLAGGEVING Van verslaggeving naar analyse -

Een horizontale en verticale analyse van balans en resultatenrekening Ratio-analyse  Liquiditeitsratio’s  Solvabiliteitsratio’s  Rentabiliteitsratio’s  Cash-flow analyse BELANGRIJK hierbij is:  Benchmarking met andere instellingen binnen de groep  Benchmarking met extern beschikbare informatie (vb MARA-studie, individuele jaarrekeningen, BELFIRST-database)  Benchmarking BDO  Zie voorbeeld

!Afwijkingen zijn mogelijk maar een veranderende tendens moet een aandachtspunt zijn!


FINANCIELE VERSLAGGEVING Van verslaggeving naar analyse Ratio-analyse


Benchmarking

Wat zijn uw vragen?



OPERATIONELE EN FINANCIELE VERSLAGGEVING DANK VOOR UW AANDACHT!

3 december 2012 Klaartje Huyge & Philippe Venken

BDO, the relationship people ! Seminarie Residentiële Ouderenzorg - Operationele en financiële verslaggeving Pagina 48

OPERATIONELE EN FINANCIELE VERSLAGGEVING

Recommend Documents