Onze vonk van integriteit Baxalta - Mondiale gedragscode. Sectietitel 1

Onze vonk van integriteit Baxalta - Mondiale gedragscode

Sectietitel

1

Inhoud

Brief van de CEO

I. Onze belanghebbenden/passie voor de verbetering van levens

IV. Onze wereld/Actief bezig met de wereld om ons heen

15 Overzicht

35 Overzicht

16 Relaties met de medische gemeenschap

36 Milieu, gezondheid en veiligheid

17 Verbod van corrupte praktijken

37 Leveranciers

18 Eerlijke concurrentie en antitrust

38 Naleving handelswetgeving

19 Gegevensbescherming

40 Bedrijfsinlichtingen 41 Correcte aanpak van “voorkennis” en effectenhandel

08

II. Onze behandelingen/Zoektocht naar innovatie

Beslissingskader voor naleving

21 Overzicht

43 Publieke zaken en politieke activiteiten

09

22 Bio-ethiek

45 Informatie verschaffen aan overheidsorganisaties

Bestanddelen van ons effectieve nalevingsprogramma

23 Bescherming van patiënten en Levering van kwaliteitsproducten

V. Kwesties ter sprake brengen en het juiste doen/hulplijn

24 Reclame en Promotie

47

03

Onze waarden en acties 04

De belofte van de Baxalta-vonk 07

Bedrijfsoverzicht

10

Algemene verwachtingen 12

Kernverwachtingen 13

25 Baxalta - activa en eigendommen

III. Ons bedrijf/Geïnspireerde teams 28 Overzicht 29 Personeelsbeleid 30 Belangenverstrengeling 31 Geschenken en Entertainment werknemers 33 Nauwkeurige bedrijfsadministratie

Baxalta - Mondiale gedragscode: Inhoud

2

42 Communicatie met media en investeerders

VI. Tools en resources 49

VII. Toezicht op naleving bij Baxalta 51

Slotverklaring 53

Brief van de CEO Geachte Baxalta-collega’s, Het werk dat we bij Baxalta doen en hoe we dat doen, is heel belangrijk voor veel mensen over de hele wereld. Patiënten van dienst zijn is onze inspiratie, verbetering van hun leven is onze passie en we voelen het als een voorrecht dat we iets voor hen kunnen betekenen. Samen met dat voorrecht brengt ons werk de verantwoordelijkheid met zich mee om met de hoogste normen van ethiek en integriteit te handelen. Het bereiken van deze normen is niet alleen goed voor de mensen die we van dienst zijn, maar het is ook goed voor ons bedrijf. Onze Baxalta-gedragscode geeft een duidelijk overzicht van onze normen en leidt ons in ons dagelijkse werk wanneer we navigeren door de steeds complexere wereld van de mondiale gezondheidszorg. In onze code vindt u praktisch advies om ervoor te zorgen dat we alle geldende wetten, overheidsregels en de vereisten van regelgevende instanties in acht nemen. De code is een onmisbaar bestanddeel van onze Baxaltawaarden en van de belofte van de Baxalta-vonk. Onze waarden en acties vertegenwoordigen onze wezenlijke overtuigingen, waar we als bedrijf voor staan en hoe deze in onze handelingen tot uitdrukking komen. De belofte van de Baxalta-vonk omvat onze inzet voor de manier waarop we onze patiënten, onze mondiale gemeenschappen en elkaar van dienst zijn. Samen vormen de code, waarden, acties en belofte het fundament van ons bedrijf en zij zijn Baxalta - Mondiale gedragscode: Brief van de CEO

de grondslag voor ons succes nu en tot ver in de toekomst. Als hoofdonderdeel van onze inzet voor de mensen die we van dienst zijn en voor elkaar, moeten alle Baxalta-werknemers, -leveranciers en andere partners de gedragscode lezen en er akkoord mee gaan om deze richtlijnen te volgen. Als onderdeel van ons totale nalevingsprogramma en als aanvulling op onze gedragscode hebben we tools en resources voor u voor meer informatie over de juiste naleving en het melden van kwesties of mogelijke problemen. Ik moedig u aan om al deze resources en tools die we u aanbieden, te leren kennen en om alert te blijven en alle vragen te stellen die bij u opkomen. Wanneer we buitengewone resultaten nastreven, samenwerken en met de hoogste normen van integriteit handelen, dan we vervullen we de belofte van ons bedrijf en maken we het de patiënten mogelijk om groots te dromen en het volle leven te ervaren. Hartelijk dank voor alles wat u elke dag weer doet ten behoeve van onze patiënten en onze mondiale gemeenschappen. Met vriendelijke groet, Ludwig N. Hantson, Ph.D. CEO, Baxalta

3

Wanneer we buitengewone resultaten nastreven, samenwerken en met de hoogste normen van integriteit handelen, dan we vervullen we de belofte van ons bedrijf en maken we het de patiënten mogelijk om groots te dromen en het volle leven te ervaren.

Onze waarden en acties Zoektocht naar innovatie

Onze waarden en acties vertegenwoordigen onze wezenlijke overtuigingen, waar we als bedrijf voor staan, en definiëren onze handelingen

Passie voor verbetering van levens

Patiënten centraal stellen

Waarden en Acties

De mogelijkheden zijn eindeloos

Baxalta - Mondiale gedragscode: Onze waarden en acties

4

Geïnspireerde teams

Mensen en teams sterker maken

Actief bezig met de wereld om ons heen

Uitstekende prestaties stimuleren

Onze waarden en acties (vervolg)

Passie voor verbetering van levens • P atiënten staan centraal bij alles wat we doen. • W e zetten ons in om inzicht te krijgen in hun behoeften en om essentiële resources, support en transformerende behandelingen te verschaffen aan patiënten en verzorgers over de hele wereld.

Zoektocht naar innovatie


• V erbetering van het leven van patiënten geeft ons de motivatie voor voortdurend onderzoek en constante innovatie.

• W e functioneren optimaal in uiteenlopende, sterk presterende teams.

• S amen brengen we de wetenschap tot leven en richten we onze focus op de zoektocht naar het buitengewone. • W e nemen uitgebalanceerde risico’s om de uitdagingen van vandaag te transformeren in de doorbraken van morgen.


5

• W e geven elkaar energie en spreken elkaar aan op het houden van onze beloften. • W e zijn flexibel en streven naar topprestaties in alles wat we doen. • W e bevorderen actief de unieke bijdragen van iedereen en geloven dat er meer kracht zit in “wij” dan in “ik”.

Actief bezig met de wereld om ons  heen • W e zoeken overal, zowel binnen onze sector als in de wereld daarbuiten, proactief naar nieuwe denken werkwijzen. • A ls wereldburgers aanvaarden we verandering en zoeken we naar uiteenlopende perspectieven en samenwerkingsverbanden ten bate van onze patiënten en zo zorgen we voor een positieve impact op de wereld.

Onze waarden en acties (vervolg)

Patiënten centraal stellen

De mogelijkheden zijn eindeloos

Mensen en teams sterker maken

• W e behartigen de belangen van onze patiënten, en stellen hen altijd centraal bij alles wat we doen.

• W e benutten de gedurfde en uiteenlopende ideeën van elkaar en de wereld om ons heen.

• W e zijn onstuitbaar bij het werkelijke luisteren naar en begrijpen van onze patiënten en de mensen die hen op hun reis terzijde staan.

• W e creëren een sfeer van vertrouwen waarbij innovatief, bedachtzaam risico’s nemen wordt aangemoedigd en beloond.

• W e bouwen, activeren en dragen bij aan sterk presterende teams die buitengewone resultaten bereiken.

• W e gebruiken inzichten om een zinvol, positief verschil te maken in het leven van onze patiënten.

• W e opereren met flexibiliteit en staan altijd open voor ideeën zodat we sneller met baanbrekende innovaties komen.

• W e creëren een omgeving waar we de moed hebben om onszelf te zijn, openhartig kunnen spreken en de verscheidenheid om ons heen accepteren.


6

• O nze passie is persoonlijke ontwikkeling en we zijn actief in het aantrekken en inspireren van geweldige mensen en teams.

Uitstekende prestaties stimuleren • W e houden ons en elkaar aan de hoogste niveaus van prestaties, ethiek en integriteit. • W e vereenvoudigen wat ingewikkeld is en maken het mensen en teams gemakkelijk om succes te behalen. • W e leiden onze onderneming alsof wij de eigenaar zijn, met focus, discipline en een onstuitbaar verlangen naar het creëren van waarde voor onze patiënten, mensen en aandeelhouders.

De belofte van de Baxalta-vonk Het dienen van patiënten is onze inspiratie en het verbeteren van hun leven is onze passie. Wat we ook doen of waar we ook werken, we streven allemaal naar topprestaties ten behoeve van patiënten, verzorgers en medische zorgverleners. We proberen hun reis te begrijpen. Via onze inzichten leveren we doorbraakbehandelingen en persoonlijk afgestemde diensten. We zien een wereld met eindeloze mogelijkheden, waarbij onze fantasie geïnspireerd en doelbewust is. We aanvaarden de gedurfde en uiteenlopende ideeën van elkaar en de wereld om ons heen. We bouwen en activeren flexibele, efficiënte teams waar we onszelf kunnen zijn. We houden ons en elkaar verantwoordelijk volgens de hoogste normen van ethiek, integriteit en prestatie. We nemen de tijd om blij te zijn met succes. Dit is onze vonk bij Baxalta. Dit is hoe we dienen, met ons hart en ons hoofd. Dit is hoe we een zinvol verschil maken zodat onze patiënten weer groots kunnen dromen en het volle leven kunnen ervaren. Bij Baxalta is uw leven onze inspiratie.

Baxalta - Mondiale gedragscode: De belofte van de Baxalta-vonk

7

Bedrijfsoverzicht

Als we onze reputatie als wereldwijde leider op het gebied van gezondheidszorg willen handhaven, is het van doorslaggevend belang dat we in elk onderdeel van onze activiteiten integer handelen en op de juiste wijze zaken doen.

Baxalta - Mondiale gedragscode: Bedrijfsoverzicht

Baxalta Incorporated is een vooraanstaand mondiaal biofarmaceutisch bedrijf voor de ontwikkeling, productie en commercialisering van behandelingen voor zeldzame en chronische aandoeningen op het gebied van hematologie, oncologie en immunologie. Baxalta’s brede en uiteenlopende pijplijn bestaat onder andere uit biologische geneesmiddelen met innovatieve werkingsmechanismes en geavanceerde technologische platforms zoals gentherapie. Het Baxalta-centrum voor mondiale innovatie en R&D bevindt zich in Cambridge, Massachusetts. Baxalta ontstond in 2015 na afscheiding van Baxter International, en haar erfgoed op het gebied van biofarmaceutica omspant decennia. Baxalta’s geneesmiddelen zijn verkrijgbaar in meer dan 100 landen en de onderneming heeft 12 hypermoderne biologische fabrieken voor onder andere

8

geavanceerde recombinante productie en plasmafractionering. Het hoofdkantoor van Baxalta staat in het noorden van Illinois, en het bedrijf heeft over de hele wereld 16.000 werknemers in dienst. Omdat we een mondiaal bedrijf voor uiteenlopende biologische geneesmiddelen zijn, hebben we het gevoel dat onze werkzaamheden echt zin hebben. We hebben het voorrecht te mogen werken in een sector waar onze producten een diepe uitwerking kunnen hebben op het leven van mensen. Net zo belangrijk is de manier waarop we te werk gaan. Als we onze reputatie als wereldwijde leider op het gebied van gezondheidszorg willen handhaven, is het van doorslaggevend belang dat we in elk onderdeel van onze activiteiten integer handelen en op de juiste wijze zaken doen.

Beslissingskader voor naleving—3P-test Gebruik de eenvoudige 3P-test hieronder als een tool waarmee u zich kunt laten leiden bij beslissingen en interacties. De vragen in de 3P-test gaan over doel, inzicht en procedure en kunnen u helpen voorspellen of een resultaat al of niet positief zal zijn.

1

• Waarom doet u het? • Is het legitiem?

Doel

• Hoe zou het negatieve krantenartikel eruit zien? • Wat zouden de patiënten denken?

Inzicht

Procedure

• Is de documentatie transparant? • Is de juiste Baxalta-procedure gevolgd? • Is er overlegd met de juiste Baxalta-deskundigen?

Positief resultaat

Baxalta - Mondiale gedragscode: Beslissingskader voor naleving

9

ur Global Code of Conduct


acinia justo sed dolor rutrum vehicula. Aliquam tristique placerat pretium. Lobortis ut, sagittis eget velit.

Naleving

Onze mondiale gedragscode Ethiek

Baxalta - Mondiale gedragscode: Bestanddelen van ons effectieve nalevingsprogramma

Integriteit

10


Naleving

Naleving is gebaseerd op acties waarmee wettelijke sancties worden voorkomen, maar het houdt nog veel meer in. Naleving is inachtneming van een kader van gedefinieerde beleidslijnen, voorschriften en wetten, evenals het aanpassen aan de verwachtingen voor de sector en professioneel gedrag. Naleving definieert op activiteiten gebaseerde normen en verwachte acties voor werknemers, ter bevordering van een probleemoplossende cultuur waar we elkaar vertrouwen en waar innovatie en prestaties worden aangemoedigd en beloond. Verbonden door deze gemeenschappelijke principes en een gezamenlijke inzet voor het gedrag van leden van de organisatie, trekt naleving ons op naar een nog hoger niveau van succes. Baxalta - Mondiale gedragscode: Bestanddelen van ons effectieve nalevingsprogramma

Ethiek

Ethiek wordt gevormd door de morele principes en waarden die het gedrag van mensen sturen. Dezelfde principes die het gedrag van een mens bepalen, zijn ook van toepassing op zaken. Ethiek is onze voornaamste vorm van zelfregulering die maakt dat we ons consistent met ethisch besef gedragen vanaf het ene besluit tot het volgende — om het juiste te doen en ook op de juiste wijze zaken te doen. Voor de organisatie is het een collectieve inzet voor een verzameling ideeën, vormgegeven door de organisatie en van gelijke toepassing op iedereen.

Integriteit

Integriteit is een actiewerkwoord dat aangeeft hoe we de dingen voor elkaar krijgen. Integriteit is gedrag op basis van ons fundament van ethiek en naleving van de voorschriften. Integriteit wordt bereikt door onze ethische principes en inzet toe te passen op naleving in ons besluitvormingsproces en uiteindelijk in ons gedrag. Als de aandrijvende kracht van onze onderneming zorgt onze integriteit dat onze handelingen kloppen met onze woorden zodat we onze beloften nakomen. Samen creëren personen die ethisch gezond handelen een grotere sfeer van vertrouwen en doel, ter ondersteuning van een reputatie als een van ‘s werelds grootste ondernemingen — en ter versterking ervan voor morgen.

11

Algemene verwachtingen Baxalta’s reputatie komt voort uit ons persoonlijke zakelijke handelen. Elke interactie met onze belanghebbenden is een gelegenheid waarbij we kunnen aantonen dat we ethisch en met naleving van de voorschriften zaken doen en dat we op de juiste manier resultaten bereiken. Bij Baxalta helpen onze reputatie van kwaliteit en integriteit, en het positieve imago dat uit onze handelingen voortkomt, bij het opbouwen van vertrouwen bij patiënten, klanten en de gemeenschappen die we van dienst zijn. Elke medewerker, functionaris en directeur van Baxalta moet eerlijk omgaan met onze klanten, leveranciers, concurrenten en heel belangrijk, met elkaar. We tolereren geen zakelijke methoden waarbij sprake is van manipulatie, verzwijging, misbruik van informatie, verkeerde voorstelling van wezenlijke feiten of enige andere oneerlijke praktijken. We leggen zelf de verwachtingen voor ons gedrag vast om op de juiste wijze resultaten te bereiken. We baseren onze normen en methoden niet op de activiteiten van concurrenten, en we veranderen onze verwachtingen niet omdat anderen zich anders gedragen. Bovendien doen we geen afbreuk aan onze normen om onze financiële of andere doeleinden te behalen. Elk van ons is verantwoordelijk voor het kennen en naleven van de huidige wetten, regels, voorschriften, normen, beleidslijnen en procedures die voor ons werk gelden en die na verloop van tijd kunnen veranderen. Aan medewerkers van Baxalta die de geldende wetten, regels, voorschriften, normen, beleidslijnen en procedures niet naleven, kunnen disciplinaire maatregelen worden opgelegd, waarbij ontslag niet is uitgesloten. Op de juiste manier zaken doen is de taak van iedereen bij Baxalta. Baxalta - Mondiale gedragscode: Algemene verwachtingen

12

Verantwoordelijkheden van medewerkers • Begrijp en houd u aan alle normen van de Gedragscode die van toepassing zijn op uw werk bij Baxalta • Doe op de juiste manier zaken, afgestemd op de beleidslijnen van Baxalta en de wettelijke vereisten • Ondersteun ethisch gedrag en bescherm Baxalta’s reputatie door actief de gedragscode, beleidslijnen en procedures te ondersteunen • Zoek contact met uw resources als u vragen hebt • Meld alle mogelijke problemen of vermoedelijke overtredingen met betrekking tot naleving via de Ethics en Compliance Helpline of beschikbare resources • Verleen volledig en eerlijk uw medewerking aan elk onderzoek van beweerd wangedrag of overtreding van de gedragscode of de beleidslijnen en procedures van Baxalta

Bijkomende verantwoordelijkheden van het Management • Inspireer de mensen met wie u samenwerkt zodat zij zich verantwoordelijk voelen voor de naleving en zodat zij op de juiste wijze zaken doen • Creëer een open milieu dat dialoog, debat en ondersteuning aanmoedigt, zodat de mensen zich op hun gemak voelen en zonder aarzeling of angst voor wraakneming naar voren komen met vragen over of mogelijke problemen met naleving • Wees op de hoogte van nalevingsrisico’s specifiek voor uw bedrijfsactiviteiten en pak deze proactief aan • ·Leg nalevingsdoelen vast voor uzelf en uw team

Kernverwachtingen Integriteit en naleving Baxalta-werknemers moeten op de juiste wijze resultaten bereiken, zaken doen met inachtneming van het beleid van Baxalta en de wettelijke vereisten. Naleving is de verantwoordelijkheid van iedereen bij Baxalta.

Open communicatie Baxalta-werknemers moeten een open, eerlijk en volledig debat aanmoedigen over problemen in verband met de naleving van het beleid of de wettelijke vereisten.

Vragen stellen Baxalta-werknemers moeten vragen stellen en problemen over naleving van het beleid of de wettelijke vereisten afhandelen wanneer deze zich voordoen.

Schendingen melden Baxalta-werknemers moeten het bijtijds melden als er volgens hen sprake is van een overtreding van het beleid of de wettelijke vereisten. Dit kan gebeuren via de Ethics en Compliance HelpLine, het Ethics en Compliance Team, het management, de juridische afdeling, Financiën of Human Resources.

Samenwerking Baxalta-werknemers moeten volledig en transparant hun medewerking verlenen aan elke audit, evaluatie van de naleving of een intern onderzoek, en oprechte, nauwkeurige en complete informatie verschaffen.

Geen wraakneming Medewerkers van Baxalta mogen niemand straffen of wraak nemen tegen iemand die in goed vertrouwen een vraag of een mogelijk probleem meldt in verband met de naleving van het beleid of de wettelijke vereisten.

Baxalta - Mondiale gedragscode: Kernverwachtingen

13

I. Onze belanghebbenden

Passie voor verbetering van levens

Sectie I: Overzicht

Bij Baxalta is het onze passie om levens te verbeteren. Hoe we te werk gaan bij het van dienst zijn van onze belanghebbenden is even belangrijk als wat we doen. Door elke dag op de juiste manier te werken, kunnen we buitengewone resultaten bereiken en een positieve impact op de wereld hebben.

Baxalta - Mondiale gedragscode: Onze belanghebbenden

15

Relaties met de medische gemeenschap De relatie van Baxalta met de medische wereld (waaronder medewerkers in de gezondheidszorg, gezondheidszorgorganisaties, patiënten en organisaties voor patiënten en overheidsfunctionarissen en ziektekostenverzekeraars) zijn sterk gereguleerd en overal ter wereld wordt er streng toegezien op de naleving. De regels voor betalingen of het verschaffen van iets van waarde zoals geschenken, maaltijden, entertainment, honoraria, gesponsorde reizen, subsidies of andere zaken zijn complex, en kunnen zelfs verschillen tussen landen onderling. De gevolgen van niet-naleving van deze regels kunnen resulteren in aanzienlijke monetaire en soms strafrechtelijke maatregelen voor Baxalta en voor personen. Het is daarom belangrijk dat u alle geldende regels begrijpt en deze in acht neemt. Baxalta heeft specifieke mondiale beleidslijnen en procedures vastgelegd voor onze interactie met de medische gemeenschap over de hele wereld. Wanneer landen meer beperkte vereisten hebben dan Baxalta, dan moeten ook die opgevolgd worden. Elke betaling die of elk voordeel dat wordt verschaft aan een lid van de medische gemeenschap moet voldoen aan het Baxalta-beleid en moet eventuele noodzakelijke goedkeuring hebben ontvangen in het land waar de leden van de medische gemeenschap wonen en/of medisch werkzaam zijn. Over het algemeen moet elke betaling die of elk voordeel dat aan een lid van de medische gemeenschap wordt verschaft, voldoen aan een van de volgende normen: • Alle betalingen moeten nauwkeurig worden gedocumenteerd en transparant zijn; • Betalingen mogen nooit, direct of indirect, gekoppeld zijn aan verkopen of andere besluiten die impact hebben op de onderneming of worden gebruikt als steekpenningen, beloning, stimulans of premie voor verkopen; • Betalingen moeten zijn bestemd voor legitieme diensten of ten behoeve van legitiem onderzoek dat of legitieme voorlichting die van waarde is voor Baxalta of de wetenschappelijke wereld als geheel. • Baxalta betaalt niet meer dan een eerlijke marktwaarde voor diensten of niet meer dan nodig ten behoeve van klinische of medische voorlichting of onderzoeken.

Overheidscontracten Medewerkers van Baxalta die betrokken zijn bij de verkoop aan overheidsinstanties, zijn ook verantwoordelijk voor de inachtneming van de speciale wetten en voorschriften die in veel delen van de wereld gelden voor verkopen aan de overheid. Betrek de juridische afdeling bij alle overheidsverkopen en -contracten.


16

Verbod van corrupte praktijken De wettelijke vereisten van elk land waar Baxalta zaken doet, verbieden ongepaste betalingen aan overheidsfunctionarissen. In veel delen van de wereld vallen onder overheidsfunctionarissen ook medewerkers in de gezondheidszorg, zoals artsen en ziekenhuisdirecteuren die werkzaam zijn in de publieke sector. Het is Baxalta-werknemers verboden om direct of indirect iets van waarde aan een overheidsfunctionaris te geven teneinde: • Een opdracht te verkrijgen of te behouden of de besluitvorming van een ambtenaar, politieke partij, kandidaat voor een politieke functie of medewerker van een publieke internationale organisatie op een ongepaste manier te beïnvloeden; • Een ongepast voordeel te verkrijgen; of • Op een onwettige manier invloed uit te oefenen op de handeling van een individu, klant, bedrijf of vertegenwoordiger van een bedrijf.

Nauwkeurige administratie Alle functionarissen, medewerkers, contractors en tussenpersonen van Baxalta moeten een accurate en transparante administratie bijhouden van de feitelijke transacties en betalingen die kloppen met het Baxalta-systeem voor interne boekhoudcontroles.

Contracten met derden Baxalta voldoet vaak aan zijn verplichtingen ten opzichte van patiënten via samenwerking met derden, zoals tussenpersonen, vertegenwoordigers, zelfstandige contractors, consulenten, distributeurs en leveranciers. Om Baxalta’s vertrouwensrelaties met onze belanghebbenden veilig te stellen, moeten werknemers die externe relaties selecteren en monitoren: • Afdoende onderzoek verrichten naar derden om te controleren of deze partners een goede reputatie hebben en gekwalificeerd zijn; • Relaties met derden schriftelijk documenteren en erop toezien dat alle transacties transparant zijn; • Controleren of Baxalta niet meer dan de eerlijke marktwaarde betaalt voor producten of diensten; • Erop toezien dat derden niet worden ingeschakeld om namens Baxalta activiteiten uit te voeren die medewerkers van Baxalta niet direct zouden mogen uitvoeren; en • Zich houden aan Baxalta’s beleid inzake contracten met derden.


17

Eerlijke concurrentie en antitrust Communicatie met concurrenten Wissel de volgende zaken niet uit met concurrenten: • Vertrouwelijke informatie zoals prijs, verkoop-/marketingkosten, R&D of leveringsinformatie; • Voorwaarden in contracten met klanten, leveranciers of dienstverleners; • Bedingen, offertes, prijsvoorstellen, tenders of reacties op aanvragen van leveringsvoorstellen of offerteaanvragen voor klanten en regeringsinstanties; • Of Baxalta samenwerking of transacties met een klant, leverancier of dienstverlener weigert — of zou weigeren.

Baxalta gelooft in vrije en eerlijke concurrentie. We verkopen onze producten op basis van kwaliteit, werkzaamheid en prijs.

Communicatie met klanten of distributeurs Communiceer niet met klanten of distributeurs over de volgende punten: • Of Baxalta transacties met een concurrent van een klant/distributeur zou weigeren; • Specifieke prijzen die Baxalta berekent aan de concurrent van een klant.

Bepaalde verkoopmethoden zijn mogelijk onwettig • Bundelen: Van klanten eisen dat zij één product aanschaffen voordat ze een ander product kunnen aanschaffen, of korting verlenen op een product met als voorwaarde de aankoop of verplichting tot aankoop van een bundel producten • Minimale wederverkoopprijs: Met een klant/distributeur afspraken maken over de minimale wederverkoopprijs die zij voor een door hen gekocht Baxalta-product kunnen rekenen • Exclusiviteitscontracten: Het aangaan van exclusieve transacties of distributiecontracten met klanten/distributeurs Eventuele vragen dient u op te nemen met de juridische afdeling.


18

Gegevensbescherming Baxalta respecteert de geheimhouding van de informatie van onze klanten, patiënten en werknemers. Hieronder staan voorbeelden van gerelateerde informatie die Baxalta in zijn bezit kan hebben: • • • • • •

Burgerservicenummer(s) of nationaal identificatienummer(s) Marketinggegevens Patiëntgegevens Gegevens van klinische onderzoeken Personeelsgegevens Gegevens over complicaties

Ter bescherming van de informatie van klanten, patiënten en personeel moeten Baxalta-werknemers: • Zich bewust zijn van de persoonlijke informatie op het terrein waarin zij werken; • De wettelijke en contractuele beperkingen ten aanzien van het gebruik van de informatie begrijpen; • De informatie alleen verzamelen, gebruiken en bekend maken in overeenstemming met alle geldende wetten en voorschriften inzake gegevensbescherming; • De informatie alleen aan andere werknemers doorgeven wanneer dit noodzakelijk is voor hun werk en uitsluitend na goedkeuring door de juridische afdeling; • De informatie behoorlijk opslaan of transporteren (bijvoorbeeld versleutelen, met een wachtwoord beschermen, beveiligd achter slot en grendel); en • Onbevoegd gebruik, bekendmaking of verlies van de informatie onmiddellijk melden aan uw supervisor, IT of de Ethics en Compliance Helpline.


19

Ter overweging Voordat u gegevens van klanten, patiënten en personeel verkrijgt of doorgeeft, moet u het volgende in overweging nemen: Wordt de informatie die ik wil gebruiken of bekendmaken beschouwd als gegevens van klanten, patiënten en personeel? Als dat het geval is, zijn dan gebruik en bekendmaking van deze informatie beperkt krachtens de interne beleidslijnen van Baxalta, externe wetten of zakelijke contracten? Heeft de persoon of entiteit die om deze informatie vraagt deze nodig om zijn/haar werk voor Baxalta te doen? Is de informatie verloren, gestolen of anderszins op onbevoegde wijze gebruikt?

II. Onze geneesmiddelen

Zoektocht naar innovatie

Sectie II: Overzicht Bij Baxalta creëren we innovatieve geneesmiddelen met strenge normen voor precisie in ons werk en voor de kwaliteit van onze producten. Echte mensen rekenen op de kwaliteit en leverbaarheid van onze levensreddende geneesmiddelen. We houden dat feit altijd als onze focus en verliezen bij alles wat we doen nooit onze verantwoordelijkheid en inzet voor het bereiken van hoge kwaliteitsnormen uit het oog.

Baxalta - Mondiale gedragscode: Onze geneesmiddelen

21

Bio-ethiek

Research door Baxalta of op aanwijzing van/met ondersteuning van Baxalta moet:

Baxalta onderkent dat we zorgvuldig de risico’s en voordelen voor patiënten en maatschappij moeten overwegen voordat we besluiten om een product of geneesmiddel in de handel te brengen.


• Voldoen aan geldende wetten, voorschriften en geaccepteerde ethische en professionele normen; • Het leven, de gezondheid, de privacy en de waardigheid van deelnemers aan klinische onderzoeken beschermen; • Het gebruik van dieren bij ons onderzoek tot een minimum beperken en het bewuste gebruik en de strengste normen voor het welzijn van proefdieren ondersteunen als er geen ander geldig wetenschappelijk alternatief voorhanden is; en • Het milieu beschermen en de mondiale biodiversiteit en duurzaamheid in stand houden. Onze inzet voor bio-ethiek strekt zich ook uit tot werk dat op aanwijzing van Baxalta wordt uitgevoerd door externe research-organisaties onder contract, consulenten en externe leveranciers.

22

Bescherming van patiënten en levering van kwaliteitsproducten

De levering van veilige en effectieve levensondersteunende producten aan patiënten is het meest wezenlijke onderdeel van ons werk. Baxalta’s reputatie is gebouwd op onze capaciteit om consistent kwaliteitsproducten aan de markt te leveren. Om het vertrouwen van onze klanten te behouden, wordt van elke Baxalta-medewerker verwacht dat deze altijd naar kwaliteit streeft. Als Baxalta-werknemers moeten we: • Kwaliteitsdienstverlening leveren in overeenstemming met het Baxalta bedrijfssysteem voor kwaliteit; • Productkwaliteit en kwaliteitssystemen hoog in het vaandel dragen; • Verplichtingen aan overheidsinstanties nakomen; • Kwaliteitsproblemen onmiddellijk melden aan uw supervisor en/of de desbetreffende kwaliteitsmedewerker; • Alle productklachten uit elke bron binnen één werkdag melden aan Product Surveillance; • Alle complicaties uit elke bron binnen één werkdag melden aan Drug Safety; en • De standaardprocedures (SOP’s) van uw afdeling volledig begrijpen, erin zijn opgeleid, en opvolgen.


23

Baxalta’s reputatie is gebouwd op onze capaciteit om consistent kwaliteitsproducten te leveren aan patiënten en de mondiale gemeenschap voor gezondheidszorg. Ter overweging U hebt resources tot uw beschikking wanneer het om productkwaliteit en veiligheid van geneesmiddelen gaat: Telefoonnummer Global Drug Safety: 1-800-999-1785 Fax: 1-800-874-7528 of per e-mail: [email protected]

Reclame en Promotie Onze klanten kunnen vertrouwen op de geloofwaardigheid van Baxalta omdat wij in alle gevallen onze producten en diensten eerlijk en nauwkeurig beschrijven.

Reclame en concurrenten Baxalta-werknemers mogen geen oneerlijke kritiek uiten op producten of diensten van een concurrent. Vergelijkingen tussen producten voor wat betreft veiligheid en werkzaamheid mogen niet worden gemaakt zonder van toepassing zijnde klinische gegevens ter ondersteuning van de gegeven verklaringen en moeten vóór het eerste gebruik via onze procedures worden goedgekeurd. In sommige landen zijn opmerkingen over een concurrent en zijn of haar producten of diensten verboden. In dergelijke gevallen moet de naleving met speciale zorg worden gewaarborgd.

Promotie Alle promotionele materialen en activiteiten van Baxalta, inclusief reclame, lectuur en publieke verklaringen over producten en diensten moeten corresponderen met goedgekeurde productetikettering, goedgekeurd worden vóór het eerste gebruik en een evenwichtig beeld geven van risico’s en voordelen. De materialen moeten worden ondersteund door gericht wetenschappelijk bewijs, en mogen geen onware of misleidende informatie bevatten.

Verbod van promotie van nog niet geregistreerde producten Het is Baxalta-werknemers verboden om onwettig reclame te maken voor producten voordat deze zijn goedgekeurd of voor een gebruik dat niet is goedgekeurd door desbetreffende overheidsinstantie. We maken uitsluitend reclame voor onze geregistreerde producten op basis van de goedgekeurde beschrijvende informatie. Baxalta - Mondiale gedragscode: Onze geneesmiddelen

24

Baxalta - activa en eigendommen

Intellectuele eigendom en vertrouwelijke informatie

Baxalta-werknemers moeten de fysieke en intellectuele eigendom en financiële activa van Baxalta in stand houden, behouden en beschermen.

Baxalta’s intellectuele eigendom en vertrouwelijke informatie zijn waardevolle vermogensbestanddelen, en werknemers moeten alle desbetreffende stappen nemen voor het optimaliseren van de waarde ervan en/of het geheimhouden van deze vermogensbestanddelen. Werknemers moeten bijvoorbeeld het geheim bewaren van innovaties waarvoor Baxalta bescherming zal vragen of vraagt via een patent, voor plannen van de onderneming ten opzichte van zijn gebruik van handels- of servicemerken en eventuele strategieën in verband met door auteursrechten beschermd materiaal. Om de rechten van Baxalta te behouden, moeten handelsgeheimen nauwlettend en streng worden beschermd. Vertrouwelijke informatie mag niet buiten Baxalta worden gedeeld zonder een geheimhoudingsovereenkomst die door de juridische afdeling is goedgekeurd. De geheimhoudingsplicht blijft ook na uw vertrek bestaan. De financiële informatie van Baxalta is vertrouwelijk en mag zonder goedkeuring niet buiten het bedrijf worden verspreid. Elke onbevoegde bekendmaking van Baxalta’s vertrouwelijke informatie, of dat nu wel of niet per ongeluk gebeurt, moet onmiddellijk aan de juridische afdeling worden gemeld.

Producten U moet producten beschermen, opslaan en transporteren op de wijze die voor uw afdeling geldt.


25

Baxalta - activa en eigendommen (vervolg)

Fysieke eigendom en voorraad Faciliteiten en apparatuur moeten goed worden onderhouden en degelijk worden beveiligd tegen diefstal en misbruik. Baxalta’s eigendommen mogen alleen voor het bedrijf worden gebruikt, tenzij goedgekeurd door het hogere management.

Baxalta-werknemers moeten de fysieke en intellectuele eigendom en financiële activa van Baxalta in stand houden, behouden en beschermen.

Gebruik van mobiele toestellen, elektronische media, internet en e-mail Er zijn veel tools die onmisbaar zijn voor onze mondiale onderneming, inclusief mobiele toestellen, elektronische media, internet, e-mail en andere. Baxalta-werknemers zijn verplicht om voorzorgsmaatregelen te nemen ter bescherming van deze tools. Besteed speciale aandacht aan het beschermen van vertrouwelijke bedrijfsinformatie en mobiele toestellen zoals laptops, externe schijven, diskettes en dergelijke: • Versleutel gegevens of bescherm ze met een wachtwoord zoals vereist kan zijn krachtens het Baxalta-beleid; • Houd mobiele toestellen bij u of vergrendel deze tijdens het reizen; • Bescherm de vertrouwelijke informatie en elektronische media van Baxalta; • Neem de plaatselijke wetten inzake gegevensbescherming in acht; • Gebruik deze tools voornamelijk voor zakelijke doelen; alleen incidenteel persoonlijk gebruik is toegestaan; en • Gebruik deze tools overeenkomstig het Baxalta-beleid voor het gebruik van elektronische media. Baxalta bewaakt de elektronische communicatie conform de geldende wetten.


26

III. O ns bedrijf


Sectie III: Overzicht Bij Baxalta geven we elkaar energie en houden we elkaar verantwoordelijk voor de hoogste normen van kwaliteit en integriteit bij alles wat we doen. Wanneer we naar dit niveau van topprestaties streven en het bereiken, bouwen we onze positieve reputatie op en verdienen we het vertrouwen van onze patiënten, klanten en de mondiale gemeenschappen die we van dienst zijn. Onze grote verscheidenheid is een fundamentele kracht en onze band met de wereld om ons heen voedt ons succes.

Baxalta - Mondiale gedragscode: Ons bedrijf

28

Arbeidspraktijken Een van de sterkste punten van Baxalta is ons uiteenlopende, sterk presterende team. We geven elkaar energie en stellen elkaar aansprakelijk zodat we onze beloften nakomen en moeten elkaar altijd in onze waarde laten en met respect behandelen.

Grote verscheidenheid en geen discriminatie Baxalta zoekt zeer bekwame en gemotiveerde werknemers en houdt deze in dienst, ongeacht geslacht, leeftijd, ras, religie, land van herkomst, seksuele oriëntatie, geslachtsidentiteit of -expressie, beschermde veteranenstatus of invaliditeitsstatus. Bij Baxalta tolereren we geen enkele vorm van discriminatie.

Lastig vallen Baxalta biedt iedereen een veilige werkplek. Verbaal of fysiek lastig vallen en intimidatie worden niet getolereerd.

Drugs en alcohol Baxalta-medewerkers mogen op het Baxalta-terrein geen illegale drugs bezitten, gebruiken of verkopen of hun werkzaamheden uitvoeren terwijl ze onder invloed van alcohol of illegale drugs zijn. Baxalta kan medewerkers verplichten tot een drugstest om een drugsvrije werkplek te garanderen.

Minimale personeelsleeftijd In de meeste gevallen moeten reguliere fulltime werknemers 18 jaar of ouder zijn. Baxalta maakt of distribueert geen producten waarbij dwang- of kinderarbeid wordt gebruikt. Overtreding van deze normen moet onmiddellijk worden gemeld aan de supervisor van de werknemer, Human Resources, Ethics en Compliance of een lid van het management.


29

Belangenverstrengeling Werknemers moeten objectief en effectief voor Baxalta werken. Dit betekent dat de privébelangen van een werknemer niet in de weg mogen staan van de belangen van Baxalta of zelfs die indruk wekken. Er zijn een aantal vormen van belangenverstrengeling: • Financiële belangenverstrengeling — Deze kan optreden wanneer u of een familielid financiële belangen in, een baan bij of een plaats in de directie heeft van een concurrent, leverancier, distributeur of dienstverlener van Baxalta. Een potentiële financiële belangenverstrengeling kan bestaan wanneer u of een familielid direct of indirect een “aanzienlijke financiële investering” heeft in een bedrijf dat met Baxalta concurreert, zaken doet of zaken wil doen. Een “aanzienlijke financiële investering” bestaat wanneer: –– De werknemer of het familielid meer dan 1% van het uitstaande kapitaal van een onderneming bezit en/of –– De investering meer dan 5% van de totale vermogensbestanddelen van een werknemer of familielid vertegenwoordigt. • Persoonlijke belangenverstrengeling — Deze kan ontstaan wanneer iemand die familie is, of met u samenwoont of met wie u een andere nauwe persoonlijke relatie hebt, op uw afdeling of in uw


managementteam werkt. Maak de relatie bekend aan uw manager om te bepalen of er belangenverstrengeling bestaat en als dat het geval is, wat eraan gedaan moet worden. • Belangenverstrengeling qua tijd — Deze kan ontstaan wanneer u een tweede baan hebt die of een eigen bedrijf hebt dat een conflict kan veroorzaken met uw verantwoordelijkheden bij Baxalta. • Belangenverstrengeling voor zakelijke kansen — Deze kan ontstaan wanneer u profiteert van persoonlijke kansen op basis van informatie die u via Baxalta hebt verkregen. Werknemers mogen niet persoonlijk profiteren van kansen die worden ontdekt of bevorderd via het gebruik van eigendommen of informatie van of een positie bij Baxalta. Werknemers mogen niet met Baxalta concurreren, en over het algemeen zijn zij verplicht om de belangen van Baxalta te bevorderen wanneer de gelegenheid zich voordoet. In al deze situaties, of als men twijfelt of er belangenverstrengeling bestaat, moeten Baxalta-werknemers alle schijnbare of werkelijke belangenverstrengeling bekendmaken aan hun management of het team voor Ethics en Compliance. Wanneer het Baxalta-management of Ethics en Compliance een schijnbare of werkelijke belangenverstrengeling goedkeuren, dan moet dit goedkeuringsbesluit worden gedocumenteerd conform het Baxalta-beleid.

30

Ter overweging Hebt u of heeft een familielid een financieel belang in, bent u of is een familielid eigenaar of exploitant van, of werkt u of een familielid voor een leverancier, adviesbureau, distributeur of andere derde die zaken doet of probeert te doen met Baxalta? Werkt iemand anders met wie u een nauwe relatie hebt voor een leverancier, adviesbureau, distributeur of andere derde die zaken doet of probeert te doen met Baxalta? Hebt u of heeft een familielid een aanzienlijk financieel belang in of werkt u of een familielid voor een concurrent van Baxalta? Als u “ja” hebt geantwoord op een of meer van de bovenstaande vragen, dan is het mogelijk dat u een potentiële belangenverstrengeling hebt, die moet worden bekendgemaakt, besproken met uw manager of Ethics en Compliance, en behoorlijk moet worden geëvalueerd en gedocumenteerd.

Geschenken en Entertainment werknemers Wat u wel kunt accepteren

In vele culturen is het uitwisselen van beleefdheden zoals bescheiden geschenken en entertainment een onlosmakelijk deel van het zaken doen. Het geven of accepteren van ongeoorloofde geschenken en entertainment kan echter schade toebrengen aan het bedrijf en de reputatie van Baxalta, en kan zelfs onwettig zijn.


Het ontvangen van geschenken of entertainment moet verband houden met het bedrijf van Baxalta. Over het algemeen is het accepteren van bescheiden geschenken, entertainment of andere relatiegeschenken toelaatbaar als het geschenk of entertainment zorgt voor verbetering van zaken-, politieke of sociale relaties. Baxalta-werknemers kunnen bescheiden maaltijden, entertainment of kleine geschenken accepteren mits deze niet worden gegeven tijdens het beslissingsproces voor aankopen of de afsluiting van contracten en geen impact hebben op de uiteindelijke besluitvorming over het wel of niet doorgaan van een contract. In sommige omstandigheden kunnen Baxalta-werknemers zakelijke geschenken van aanzienlijke waarde accepteren om zich aan de plaatselijke gebruiken te houden; dit is aanvaardbaar met dien verstande dat het geschenk eigendom van Baxalta wordt voor de juiste administratie en bestemming. Als er twijfel bestaat of zo’n geschenk geoorloofd is, neem dan contact op met het team Ethics en Compliance.

Wat u niet kunt accepteren • Betaalde extravagante recreatieve uitjes, reizen of accommodatie bij door de leverancier gesponsorde evenementen • Kaartjes voor sportevenementen of artistieke optredens waar de schenker niet aanwezig zal zijn • “Prijzen” die door een commerciële entiteit worden gesponsord • Geschenken van een bepaalde waarde wanneer u krachtens het Baxalta-beleid niets van gelijke waarde zou kunnen teruggeven. • Geschenken van potentiële leveranciers of dienstverleners waar Baxalta nog niet mee samenwerkt of geschenken van leveranciers of dienstverleners tijdens onderhandelingen van een origineel of nieuw contract met Baxalta.

31

Geschenken en Entertainment werknemers (vervolg)

In vele culturen is het uitwisselen van beleefdheden zoals bescheiden geschenken en entertainment een onlosmakelijk deel van het zaken doen. Het geven of accepteren van ongeoorloofde geschenken en entertainment kan echter schade toebrengen aan het bedrijf en de reputatie van Baxalta, en kan zelfs onwettig zijn.


Bovendien mogen Baxalta-werknemers niet om geschenken vragen of leveranciers of andere zakenrelaties niet vragen om goede doelen te steunen.

Wat u wel kunt geven In onze sector zijn er bepaalde regels voor de geschenken of artikelen van waarde die we kunnen geven — maaltijden, entertainment en gratis producten, bijvoorbeeld — aan artsen, ziekenhuispersoneel, zakenpartners en overheidsfunctionarissen. Al dergelijke activiteiten vallen onder de Relaties met medewerkers in de gezondheidszorg en medische instellingen en de normen uit het Verbod van corrupte praktijken die u vindt in de sectie “Onze belanghebbenden” van deze code. Bij het uitwisselen van geschenken en entertainment met andere zakenrelaties, moeten Baxalta-werknemers: • De nationale wetten, voorschriften of striktere beleidslijnen van de bedrijfsunit of de regio in acht nemen; • Ervoor zorgen dat geschenken smaakvol zijn; • Ervoor zorgen dat de geschenken van redelijke en gebruikelijke waarde zijn; • Het geschenkenbeleid van de ontvangende entiteit in acht nemen; • Geen contanten, cadeaubonnen, of kasequivalenten uitwisselen; • Voorkomen dat de schijn wordt gewekt dat er steekpenningen of smeergeld worden betaald of ontvangen; • Gênante situaties voorkomen; handelen alsof het publiek kan toekijken bij de uitwisseling; en • Voorkomen dat afbreuk wordt gedaan aan het vermogen of de indruk om in staat te zijn beslissingen te nemen in het beste belang van Baxalta. Geschenken mogen nooit worden gegeven of ontvangen als steekpenningen, smeergeld of beloning voor omzet.

32

Nauwkeurige bedrijfsadministratie Veel belanghebbenden binnen en buiten Baxalta vertrouwen op de integriteit van onze bedrijfsadministratie. Onnauwkeurige administratie bezorgt de onderneming wettelijke risico’s en bedreigt ons concurrentievoordeel. Baxalta-medewerkers moeten informatie leesbaar, nauwkeurig en volledig en volgens de vereisten van Baxalta registreren. Originele gegevens (het resultaat van een originele observatie en activiteit) moeten precies worden geregistreerd alsof zij voor het eerst werden geobserveerd en mogen geenszins worden afgerond (buiten specificaties), geraden of gewijzigd. De volgende geregistreerde gegevens moeten speciaal in overweging worden genomen, zowel op papier als in elektronische uitvoering: • • • •

Financiële gegevens, inclusief jaarrekeningen, administratieve boekingen en ondersteunende details; Fabricage- en research-gegevens, inclusief productiegegevens, kwaliteitsrapporten en testresultaten van research; Gegevens die bij regeringsinstanties zijn ingediend of door hen vereist zijn; en Overige bedrijfsgerelateerde gegevens, inclusief tijdsregistratie en bedrijfsuitgaven

Gegevensbeheer Het bewaren van de gegevens is noodzakelijk voor het voeren van onze onderneming. De routinematige verwijdering van gegevens die niet meer nodig zijn, verbetert onze bedrijfsvoering. Voor de juiste wijze van gegevensbeheer moeten werknemers: • Gegevens bewaren volgens het geldende beleid voor gegevensbeheer of het kwaliteitssysteem voor uw bedrijf, regio of afdeling; • De documenten onder uw beheer minstens eenmaal per jaar doornemen om ervoor te zorgen dat de noodzakelijke documenten bestaan en dat er geen onnodige stukken worden opgesteld en bewaard; en • Alle documenten bewaren die gerelateerd zijn aan lopende of verwachte rechtszaken en overheidscontroles of -onderzoeken.


33

IV. Onze wereld

Actief bezig met de wereld om ons heen

Sectie IV: Overzicht

Baxalta-teamleden leven, werken en houden zich bezig met talloze belanghebbenden in landen over de hele wereld. We werken allemaal samen in vele verschillende culturen en perspectieven om een belangrijk verschil te maken voor onze wereldwijde gemeenschappen.

Baxalta - Mondiale gedragscode: Onze wereld

35

Milieu, gezondheid en veiligheid Baxalta zet zich in om mondiaal leider te zijn op het gebied van milieu, gezondheid en veiligheid (Environment, Health & Safety, EHS). Ons EHS-beleid is ontwikkeld om: • Medewerkers, omwonenden en het milieu te beschermen; • EHS-kwesties, zoals naleving van de regelgeving, aan te pakken via bewezen managementnormen en -systemen; • Resources te conserveren, kosten te verlagen en ongewenste EHS-effecten en eventuele risico’s in verband met onze producten, diensten en activiteiten tot een minimum te beperken; en • Duurzame praktijken en gemeenschappen te bevorderen. We moeten alle geldende EHS-vereisten van Baxalta en van de overheid begrijpen en opvolgen. We moeten werken op een wijze die onze persoonlijke veiligheid en de veiligheid van collega’s waarborgt. Alle ongelukken, noodsituaties of vermoedelijke nalatigheid in het naleven van de wettelijke vereisten of het beleid, moeten onmiddellijk worden gemeld aan uw manager of aan Ethics en Compliance en meteen worden aangepakt.


36

Leveranciers Baxalta vertrouwt op haar netwerk van leveranciers voor de levering van kwalitatieve goederen en diensten aan onze klanten. Het is essentieel dat alle Baxalta-leveranciers zich net als wij inzetten voor de juiste wijze van zaken doen. Bij de contacten of transacties met een leverancier moeten Baxalta-werknemers: • Duidelijk de vereisten definiëren, en eerlijke en open concurrentie aangaan overeenkomstig het mondiale inkoopbeleid; • Controleren of leveranciers een goede reputatie hebben en gekwalificeerd zijn; • Controleren of een contract met een leverancier geen werkelijke of schijnbare belangenverstrengeling creëert; • Leveranciers evalueren en goedkeuren voordat materialen, componenten, producten of diensten van hen worden gekocht, overeenkomstig de kwaliteitsnormen voor leveranciers, het mondiale inkoopbeleid en andere vereisten van Baxalta; • In elke schriftelijke overeenkomst de Ethische en nalevingsnormen van Baxalta voor leveranciers opnemen (of de eigen desbetreffende ethische en nalevingsnormen van leveranciers wanneer deze voldoen aan de verwachtingen van Baxalta); en • Goedkeuring verkrijgen van de afdeling Corporate Communications voordat een zakenpartner openlijk wordt goedgekeurd.


37

Naleving van de handelswetgeving Baxalta verplicht zich tot naleving van de geldende handelsvoorschriften, inclusief de export- en importcontroles. Overtreding van deze wetten kan er de oorzaak van zijn dat Baxalta haar klanten niet meer van dienst kan zijn en ook dat Baxalta hoge boetes en andere straffen worden opgelegd. De handelsvoorschriften zijn complex. Werknemers moeten zich houden aan het internationale handelsbeleid van Baxalta en worden aangemoedigd om aan de voorschriften gerelateerde vragen bij het team Ethics en Compliance naar voren te brengen. Voorbeelden van belangrijke voorschriften die moeten worden opgevolgd:

Ter overweging Omvat de transactie verzending van producten naar, of het doen van zaken of het delen van technologie met personen of organisaties in landen met handelsbeperkingen of -verboden?

Sancties

Ben ik op de hoogte van een handelstransactie die mogelijk inhoudt dat we akkoord gaan om ons bezig te houden met boycot-activiteiten of een verzoek om aan een boycot gerelateerde informatie?

De Verenigde Staten heeft aan een aantal landen sancties en handelsbeperkingen opgelegd. Voor updates inzake Amerikaanse sancties tegen landen en andere sancties, zie de sanctieprogrammalijst van de Office of Foreign Asset Control van het Amerikaanse ministerie van Financiën op http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/Pages/default.aspx of neem contact op met het team Ethics en Compliance.

Ben ik op de hoogte van een handelstransactie waarbij mogelijk onnauwkeurige documentatie is betrokken, zoals onnauwkeurige tariefinformatie of onnauwkeurige waardedocumentatie?

Zwarte lijst Het is ons verboden om zaken te doen met bepaalde personen, groepen of organisaties die bepaalde handelswetten hebben overtreden, als terroristen zijn aangemerkt of die het terrorisme, de handel in drugs enz. hebben ondersteund. Alle geïmporteerde goederen moeten nauwkeurig worden geclassificeerd en moeten worden voorzien van het juiste tariefnummer zodat de juiste verschuldigde rechten kunnen worden vastgesteld.


38

Als uw antwoord op een of meer van de bovengenoemde punten “ja” is, bespreek uw mogelijke probleem dan met een lid van de groep International Trade and Customs of van het team Ethics en Compliance.

Naleving handelswetgeving (vervolg) Ter overweging

Verboden activiteiten Het is ons verboden om transacties af te sluiten met “eindgebruikers” die mogelijk betrokken zijn bij de ontwikkeling van chemische of biologische wapens, ballistische raketten of sensitieve nucleaire activiteiten in bepaalde landen.

Antiboycot-beperkingen Het is ons verboden om de boycot van de Arabische Liga tegen Israël te ondersteunen.

Verboden producten en technologieën Baxalta vereist een exportvergunning voor bepaalde producten, software en technologieën, ook als deze worden verzonden naar een in aanmerking komende klant in een bevriend land voor vreedzaam gebruik. De overdracht van technische gegevens naar buitenlandse ingezetenen, inclusief medewerkers van Baxalta die in de VS verblijven, wordt als export beschouwd.

Classificatie van goederen Alle geïmporteerde goederen moeten nauwkeurig worden geclassificeerd en moeten worden voorzien van het juiste tariefnummer zodat de juiste verschuldigde rechten kunnen worden vastgesteld.

Waardebepaling Het is verboden om op handelsdocumenten een te lage waarde op te geven voor goederen in een poging om minder invoerrechten te betalen.


39

Maak ik mij zorgen dat een bezoeker die naar mijn bedrijf of kantoor komt mogelijk afkomstig is uit een land met beperkingen/verboden of op de zwarte lijst staat? Veroorzaakt de transactie wantrouwen of een “rode vlag” als de definitieve bestemming anders is dan wat op de documenten staat? Bevat de zending bijvoorbeeld elektrische apparatuur voor een land waar 110 V wordt gebruikt, maar gebruiken ze op de bestemming op het document 220 V? Als uw antwoord op een of meer van de bovengenoemde punten “ja” is, bespreek uw mogelijke probleem dan met een lid van de groep International Trade and Customs of van het team Ethics en Compliance.

Bedrijfsinlichtingen Informatie is van cruciaal belang in de wereldwijde, snelle omgeving waarin wij zaken doen. Baxalta zet zich in voor het verkrijgen van de benodigde zakelijke inlichtingen voor de bedrijfsvoering en het succes van onze onderneming, op een wijze die zowel wettelijk als ethisch is. Medewerkers en tussenpersonen van Baxalta mogen bij het verkrijgen van zakelijke inlichtingen onze integriteit niet in gevaar brengen door zich in te laten met een of meer van de volgende soorten activiteiten: • Fraude of misleiding; • Invasieve technieken, zoals zich onrechtmatige toegang verschaffen; • Geschenken, steekpenningen of dwang gebruiken om vertrouwelijke informatie te verkrijgen; • Informatie opvragen of accepteren die is beschermd door wetten betreffende het handelsgeheim; • Legitieme geheimhoudingsovereenkomsten schenden; of • Derden inzetten voor activiteiten die verboden zijn voor medewerkers van Baxalta.


40

Ter overweging Baxalta-werknemers bezoeken regelmatig vakbeurzen om op de hoogte te blijven van de trends in de sector. Bij het bezoeken van dergelijke evenementen, dient u enkele hoofdregels te onthouden: Baxalta-werknemers moeten altijd een naamplaatje dragen dat nauwkeurig beschrijft wat het verband is tussen de werknemer en Baxalta. Baxalta-werknemers mogen op vakbeurzen geen informatie verkrijgen via misleiding of bedrog. Baxalta-werknemers mogen zich zonder goedkeuring niet begeven op particuliere plaatsen of plaatsen waar een uitnodiging verplicht is.

Correcte aanpak van “voorkennis” en effectenhandel Baxalta maakt periodiek belangrijke informatie over de onderneming bekend aan het publiek. Deze bekendmakingen moeten volledig, eerlijk, nauwkeurig, bijtijds en begrijpelijk zijn. Tot Baxalta belangrijke informatie over de onderneming openbaar heeft gemaakt, moeten werknemers deze geheim houden en het is hun niet toegestaan om deze te eigen bate te gebruiken. Het is in strijd met de Amerikaanse wetgeving om aandelen van Baxalta te kopen of verkopen op basis van relevante, niet-openbare informatie. In de loop van hun werkzaamheden kunnen Baxalta-werknemers soms ook relevante niet-openbare informatie ontvangen over andere ondernemingen. De werknemers moeten ook deze informatie geheim houden en mogen op basis hiervan geen aandelen van andere ondernemingen verhandelen. Bepaalde werknemers die regelmatig toegang hebben tot relevante niet-openbare informatie, kunnen een gesloten periode van drie maanden opgelegd krijgen of worden verplicht om van te voren toestemming van het juridische team te verkrijgen voor verhandelingen. Bovendien is het werknemers over het algemeen verboden om bepaalde agressieve of speculatieve handelingen te verrichten met betrekking tot Baxalta-effecten. Deze verplichtingen — en meer informatie over verhandeling over het algemeen — vindt u in het Baxalta-beleid voor de effectenhandel.

Wat is “relevante informatie”? Relevante informatie is informatie die investeerders in effecten belangrijk zouden vinden. Nauwkeuriger gezegd is informatie relevant als deze bij bekendmaking redelijkerwijs effect kan hebben op de prijs van de effecten van een bedrijf of als deze waarschijnlijk als belangrijk zal worden beschouwd door een redelijke investeerder bij het besluit om dergelijke effecten te kopen of te verkopen (of op andere wijze zijn of haar marktgedrag te veranderen). Voorbeelden van mogelijke relevante informatie: • • • •

Overname of afstoting van ondernemingen, productlijnen of technologieën; Nieuwe producten of research of klinische initiatieven; Financiële resultaten en trends; of Belangrijke ontwikkelingen op het gebied van regelgeving, rechtszaken of contracten.


41

Communicatie met media en investeerders Ter overweging

Contacten met de media Alleen officiële woordvoerders die door leidinggevenden bij de mondiale of nationale communicatie-afdeling zijn aangesteld, zijn gemachtigd om met de media te spreken. Als u door de media wordt benaderd, weiger dan beleefd om antwoord te geven, vraag om hun gegevens en stuur het mediaverzoek door naar de afdeling Communicatie (nationaal of mondiaal).

Contact met investeerders Alleen officiële gemachtigde woordvoerders hebben toestemming om met de investeringsgemeenschap te spreken. Als u door een investeerder wordt benaderd, verwijs deze persoon dan door naar de afdeling Investeerdersrelaties.

Spreken in het openbaar Als u bent uitgenodigd om op een conferentie te spreken, dient u daar eerst goedkeuring voor te krijgen van de vicevoorzitter/leidinggevende van uw bedrijf. Hoewel u als deskundige wordt uitgenodigd, dient u te beseffen dat elk standpunt dat u verkondigt, de reputatie van de onderneming kan aantasten. Uw lezing moet gericht zijn op uw gebied van expertise en u dient meteen in het begin te vertellen dat u op persoonlijke titel spreekt en niet in naam van Baxalta, tenzij anderszins goedgekeurd door Corporate Communications. Raadpleeg Corporate Communications om toegang te krijgen tot de goedgekeurde zakelijke berichten over de onderneming. Baxalta - Mondiale gedragscode: Onze wereld

42

Voordat u met de media of de financiële wereld spreekt, of tijdens evenementen waar deze aanwezig zijn, moet u zich afvragen: Heeft de afdeling Corporate Communications of Corporate Investor Relations u toestemming verleend om namens Baxalta te spreken? Als u hierboven met “ja” antwoordt, overweeg dan ook de volgende vragen: Hebt u de beleidslijnen van Baxalta met betrekking tot communicatie met de media en de financiële wereld doorgelezen? Is de informatie die u van plan bent om door te geven reeds in het publieke domein? Als u twijfelt, dient u het aan uw manager of de afdeling Corporate Communications te vragen. Als het antwoord op een of meer van de bovenstaande vragen “nee” is, moet de afdeling Corporate Communications of Corporate Investor Relations u toestemming geven om de informatie te verstrekken.

Publieke zaken en politieke activiteiten

Baxalta houdt zich overal ter wereld regelmatig bezig met passende politieke activiteiten, zoals lobbying bij overheden en het verschaffen van input voor nieuwe overheidsvoorschriften, voor het bevorderen van de belangen van de onderneming en de patiënten die we van dienst zijn.


De regels voor deelname aan het politieke proces verschillen sterk tussen landen onderling, zijn complex en brengen vaak aanzienlijke strafmaatregelen met zich mee voor overtreding. In het algemeen moeten alle dergelijke activiteiten worden uitgevoerd met het PIP-team van Baxalta (Patient, Innovation and Policy).

Mondiale regels voor lobbying Waar u zich ook bevindt, u bent altijd verplicht om eerst met uw PIP-vertegenwoordiger te overleggen en te coördineren over alle pogingen ter beïnvloeding van een beleidsbesluit door de overheid inzake: • Wetgeving en voorschriften • Tenders, contracten en subsidies • Alle andere kwesties waarbij Baxalta een belang heeft, behalve verzoeken om informatie, controles, onderzoeken en procesvoering.

Mondiale regels voor politieke bijdragen Waar u zich ook bevindt, u bent verplicht om met uw leidinggevende, het PIP-team en een vertegenwoordiger van de juridische afdeling te overleggen en te coördineren voordat u op aanwijzing van een overheidsfunctionaris in naam van Baxalta een geldelijke bijdrage geeft aan een politieke campagne, politieke partij of aan een evenement of entiteit.

Mondiale regels voor geschenken aan overheidsfunctionarissen Waar u zich ook bevindt, het Baxalta-beleid voor het geven van geschenken aan overheidsfunctionarissen legt beperkingen op. U bent verplicht om het Baxalta-beleid voor interactie met de medische gemeenschap en het anticorruptiebeleid te raadplegen en op te volgen.

43

Openbaarheid en politieke activiteiten (vervolg)

Baxalta houdt zich overal ter wereld regelmatig bezig met passende politieke activiteiten, zoals lobbying bij overheden en het verschaffen van input voor nieuwe overheidsvoorschriften, voor het bevorderen van de belangen van de onderneming en de patiënten die we van dienst zijn.


Aanvullende regels voor politieke activiteit in de V.S. • Lobbying bij federale en staatsentiteiten: Alle lobbying moet worden gecoördineerd met het PIP-team • Politieke bijdragen als onderneming: In het algemeen kan Baxalta geen bijdragen in geld of in natura geven aan federale kandidaten of hun campagne, behalve via BaxaltaPAC • Bijdragen als onderneming: Meer dan 20 staten verbieden Baxalta het geven van bijdragen als onderneming aan politieke partijen of kandidaten. Bijdragen aan staats- of plaatselijke kandidaten of andere politieke campagnes moeten worden kortgesloten met het PIP-team • Reizen, geschenken en maaltijden: Baxalta’s mogelijkheid voor het geven van geschenken of het vergoeden van reisonkosten aan politici, hun personeel en politieke kandidaten is sterk beperkt, en alle dergelijke activiteiten moeten worden goedgekeurd door het PIP-team

Persoonlijke politieke activiteit Baxalta stimuleert haar werknemers om zich naar wens bezig te houden met persoonlijke politieke activiteiten, onder voorwaarde dat: • Hun activiteit zuiver persoonlijk is en niet namens Baxalta; • Bijdragen aan politieke staatscampagnes door personeel op directeursniveau en hoger eerst met het PIP-team worden kortgesloten om naleving met nieuwe staatswetten te waarborgen; • Baxalta-faciliteiten niet worden gebruikt; en • De activiteiten geen conflict met werkverantwoordelijkheden veroorzaken.

44

Informatie verschaffen aan overheidsorganisaties

Baxalta’s activiteiten zijn sterk gereguleerd en de overheid kan ons vaak om informatie vragen. We verlenen onze medewerking aan legitieme verzoeken om informatie via de juiste kanalen.


• Alle routinematige verzoeken om informatie door regeringsinstanties moeten worden gemeld aan de juridische adviseur die verantwoordelijk is voor de divisie of afdeling, tenzij de juridische afdeling heeft afgesproken dat een ander bedrijf of andere afdeling dat soort zaken alleen kan afhandelen. • Alle dagvaardingen, gerechtelijke bevelen en aanvragen voor het verzamelen van bewijsmateriaal, getuigenverklaringen, vraaggesprekken of documenten moeten worden gemeld aan de jurist die verantwoordelijk is voor de divisie of afdeling; en deze moet de zaak melden aan de hoofdadviseur voor procesvoering. • Alle plotselinge verzoeken voor het inspecteren van de faciliteiten van Baxalta of voor het uitvoeren van een bevel tot huiszoeking moeten onmiddellijk worden doorverwezen naar de juridische adviseur van uw divisie, die deze zaak dan aan de hoofdadviseur voor procesvoering meldt. U moet toegang verlenen wanneer dat krachtens de nationale wet verplicht is. • Alle verzoeken om informatie door het Amerikaanse congres moeten worden gemeld aan het kantoor van de juridische adviseur zodat geschikte actie kan worden ondernomen.

45

V. Kwesties ter sprake brengen en het juiste doen/hulplijn

Sectie V: Kwesties ter sprake brengen en het juiste doen/hulplijn Het kan een hele uitdaging zijn om in de complexe en streng gereguleerde omgeving bij Baxalta de juiste beslissing te nemen. Mogelijk hebt u af en toe advies of hulp nodig om een probleem af te handelen. We moedigen u aan tot het vragen van informatie over of begeleiding voor onze ethische en nalevingsnormen. Baxalta stimuleert de open discussie van vragen en mogelijke problemen ter voorkoming van de verkeerde besluitvorming of acties die een potentiële overtreding van de normen inhouden. Baxalta-werknemers hebben de verplichting om het naar voren te brengen als er volgens hen sprake is van een overtreding van de normen met betrekking tot Baxalta’s financiële zaken, administratiemethoden, auditzaken, corruptie, fraude of andere ernstige mogelijke problemen waar het belang van de onderneming of de moraal of de fysieke integriteit van onze mensen of activa op het spel staan. We stimuleren werknemers om als eerste stap naar het plaatselijke management te gaan of naar het team Ethics en Compliance en om hen om assistentie te vragen bij de aanpak van mogelijke problemen. Baxalta houdt de hand aan een omgeving waar geen wraakneming plaatsvindt, zodat het veilig is voor werknemers en andere belanghebbenden om te goeder trouw mogelijke problemen in verband met ethiek en naleving van de voorschriften naar voren te brengen. Het antiwraaknemingsbeleid wordt actief ondersteund door Baxalta’s hogere management en er wordt streng de hand aan gehouden.

Ter overweging U bereikt de Ethics en Compliance Helpline via:

Ethics en Compliance Helpline De medewerkers van de Ethics en Compliance Helpline zijn 24 uur per dag, 7 dagen in de week beschikbaar om in bijna elke taal met u te overleggen. U kunt een melding online indienen of het gratis nummer voor uw land bellen - dit staat op de website. Bij gebruik van de Ethics en Compliance Helpline wordt uw identiteit vertrouwelijk behandeld en alleen doorgegeven aan een beperkt aantal personen die hiervan op de hoogte moeten zijn of die verantwoordelijk zijn voor de aanpak van meldingen en onderzoeken. Uw persoonlijke gegevens worden bewaard en gebruikt in overeenstemming met Baxalta’s mondiale privacybeleid en de wetgeving inzake gegevensbescherming. Meldingen kunnen anoniem blijven. Als u deze resources gebruikt in uw besluitvorming, kunnen we de reputatie van Baxalta beter beschermen als een verantwoordelijk vooraanstaand bedrijf waar mensen worden gerespecteerd vanwege prestatie en integriteit.

Baxalta - Mondiale gedragscode: Kwesties ter sprake brengen en het juiste doen/hulplijn

We stimuleren werknemers om als eerste stap naar het plaatselijke management te gaan of naar het team Ethics en Compliance en om hen om assistentie te vragen bij de aanpak van mogelijke problemen.

47

• www.baxalta.com/compliance om een rapport online in te dienen • telefoon in VS: 1-844-294-5419 • telefoon in buitenland: ga naar www.baxalta.com/compliance voor het gratis nummer voor uw land

VI. Tools en resources

Sectie VI: Tools en resources Als onderdeel van Baxalta’s totale nalevingsprogramma en als aanvulling op de mondiale gedragscode van Baxalta, zijn er tools en resources beschikbaar voor meer informatie over de juiste naleving en het melden van kwesties of mogelijke problemen.

Belangrijke contacten Contact: • Uw supervisor, manager of afdelingschef • Deskundige afdelingen zoals Juridische zaken, Human Resources, Kwaliteit enz. • Het team Ethics en Compliance • De intranet-site voor Ethics en Compliance • CRO-contactinformatie: [email protected] • Ethics en Compliance Helpline: www.baxalta.com/compliance

Baxalta - Mondiale gedragscode: Tools en resources

49

VII. Toezicht op naleving bij Baxalta

Sectie VII: Toezicht op naleving bij Baxalta

De directie van Baxalta, de Quality and Compliance Committee en het Corporate Responsibility Office (CRO)

De CRO is verantwoordelijk voor het communiceren van Baxalta’s ethische en nalevingsnormen, en het geven van begeleiding en training aan werknemers.

Baxalta - Mondiale gedragscode: Toezicht op naleving bij Baxalta

De directie van Baxalta onderkent het belang van een sterk organisatorisch fundament dat een ethisch milieu ondersteunt en ons helpt om op de juiste wijze resultaten te bereiken. Het is de verantwoordelijkheid van de Quality and Compliance Committee van de directie dat Baxalta werkt met integriteit, een effectief nalevingsprogramma heeft en werkt als een maatschappelijk verantwoordelijk lid van onze mondiale gemeenschap. De CRO is verantwoordelijk voor het communiceren van Baxalta’s ethische en nalevingsnormen, het geven van begeleiding en training aan werknemers, de instandhouding van meerdere kanalen voor werknemers waar zij mogelijke problemen kunnen melden, en de bewaking van de naleving. De CRO rapporteert aan de commissie voor kwaliteit en naleving en rapporteert financiële zaken aan de audit-commissie van de directie. Ontheffingen van Baxalta’s gedragscode voor hoge functionarissen of leden van de directie kunnen uitsluitend worden verleend door de commissie voor kwaliteit en naleving, afhankelijk van goedkeuring door de volledige directie. Elke ontheffing moet onmiddellijk aan de aandeelhouders bekendgemaakt worden indien dit vereist is krachtens de geldende wet en beursregels.

51

Sectie VII: Toezicht op naleving bij Baxalta (vervolg)

Nalevingscommissie per land/cluster

De CRO is verantwoordelijk voor het communiceren van Baxalta’s ethische en nalevingsnormen, en het geven van begeleiding en training aan werknemers.

Baxalta - Mondiale gedragscode: Toezicht op naleving bij Baxalta

Baxalta is blij met zijn nalevingscommissies overal ter wereld. Deze commissies worden geleid door het bedrijf en zijn verantwoordelijk voor: • • • •

Uitvoering van het nalevingsprogramma Versterking van de betrokkenheid en aansprakelijkheid voor naleving Het inbouwen van ethiek en naleving in de bedrijfsstrategie en bedrijfsvoering Het stimuleren van naleving als concurrentievoordeel

Het Baxalta-team Ethics en Compliance Het team Ethics en Compliance implementeert de naleving overal in de organisatie. Met zijn vertegenwoordigers die de divisies en geografieën ondersteunen, is het team Ethics en Compliance verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het nalevingsbeleid, training, nalevingsevaluatie, bewaking, adviezen en onderzoek. Het team Ethics en Compliance is altijd beschikbaar om vragen te beantwoorden, kwesties of mogelijke problemen te bespreken en te helpen bij de navigatie door de beleidsvereisten van Baxalta.

52

Slotverklaring De normen en ondersteunende beleidslijnen in dit document kunnen op een gegeven moment veranderen en zijn mogelijk niet van toepassing op elke situatie waarmee u geconfronteerd kunt worden. Het is de verantwoordelijkheid van de Baxalta-werknemers om de huidige wetten, voorschriften, normen, beleidslijnen en procedures waarmee ons werk wordt geregeld, te kennen en in acht te nemen. Neem bij vragen contact op met de vermelde resources voor naleving. De meest recente versie van dit document vindt u op de homepage van Ethics en Compliance op Baxalta’s intranetsite. Dit document vormt geen arbeidsovereenkomst tussen Baxalta en haar werknemers.

Baxalta - Mondiale gedragscode: Slotverklaring

53

Onze vonk van integriteit Baxalta - Mondiale gedragscode. Sectietitel 1

Recommend Documents