Gedragscode Focus op integriteit
“De juiste keuze is op korte termijn misschien niet altijd de makkelijkste, snelste of meest winstgevende beslissing, maar het maken van de juiste keuzes is op lange termijn echter altijd in het belang van Tech Data, onze partners, werknemers en aandeelhouders.”
Brief van onze CEO
Beste collega’s, Bij Tech Data streven wij de hoogste standaarden voor perfectie na op alle gebieden van onze business. Wij zijn trots op de kwaliteit van de diensten die wij onze leveranciers, klanten en andere zakenpartners bieden en op de manier waarop wij met elkaar omgaan. Ook zijn we trots op het financiële leiderschap en de fiscale verantwoordelijkheid die wij onze aandeelhouders bieden. Boven alles waarderen wij onze goede naam, die essentieel is voor ons succes. Zowel binnen Tech Data als in onze zakelijke omgeving zijn de relaties die wij hebben opgebouwd met al onze stakeholders gebaseerd op vertrouwen – en daarop voortbouwend op onze inzet met betrekking tot Tech Data’s Shared Values. Integriteit en respect zijn onze belangrijkste waarden, en dienen als basis voor alles wat we doen en stellen ons dagelijks, bij elke beslissing, in staat een vertrouwensrelatie met onze stakeholders op te bouwen. Dit is de sleutel tot onze aanhoudende groei en ons financiële succes. Tech Data’s Gedragscode (de ‘Code’) voorziet in een duidelijke set ethische en juridische normen aan de hand waarvan wij zaken doen. Deze normen gelden voor alle werknemers, functionarissen en directeuren van Tech Data. Onze Code vat belangrijke elementen van Tech Data policies samen die zijn ontwikkeld om ethisch en juridisch correct handelen te bevorderen. De Code stelt duidelijke verwachtingen aan ons werkgerelateerde handelen. Hoewel de Code een richtlijn voor gepast handelen is en een hulpmiddel bij het nemen van de juiste beslissingen, vervangt de Code niet het gebruik van gezond verstand. Bij twijfel of wanneer iets niet in orde lijkt te zijn, verwacht ik dat je dit meldt en overlegt met je
manager of een van de andere wegen bewandelt die in deze Code worden vermeld. Onze Code is slechts het begin. Er zijn extra materialen en middelen beschikbaar om je te helpen bij het identificeren van mogelijke problemen en voor het bepalen van de juiste handelswijze. Ieder van ons is persoonlijk verantwoordelijk om op een ethisch en juridisch correcte wijze zaken te doen. De juiste keuze is op korte termijn misschien niet altijd de makkelijkste, snelste of meest winstgevende beslissing, maar het maken van de juist keuzes is op lange termijn echter altijd in het belang van Tech Data, onze partners, werknemers en aandeelhouders. Tech Data vertrouwt op jou om vragen te stellen en eventuele problemen te melden, zodat we voortdurend onze processen kunnen verbeteren en mogelijke problemen kunnen oplossen. Als onderdeel van de nadruk die wij leggen op integriteit behandelt ons bedrijf meldingen vertrouwelijk en tolereren wij geen represailles tegen personen die te goeder trouw een melding doen. Bedankt voor je voortdurende inzet voor Tech Data en voor je hulp bij het in stand houden en verstevigen van onze reputatie voor integriteit en perfectie. Ik reken erop dat je het goede voorbeeld geeft bij het naleven van de fundamenten van onze Code.
Bob Dutkowsky
Chief Executive Officer
i
Onze Shared Values Integrity and Respect Integriteit en respect zijn de basis van ons bedrijf. Deze kwaliteiten helpen ons een vertrouwensrelatie met onze klanten, zakenpartners, leveranciers, aandeelhouders en collega’s te creëren. Teamwork Teamwork is essentieel om onze werkomgeving professioneel, uitdagend en de moeite waard te maken. Wij werken samen als één team om ideeën en middelen te delen. Partnership Wij werken aan strategische, zakelijke relaties die in het belang zijn van ons bedrijf en onze klanten, leveranciers en derden. Wij hechten belang aan deze relaties en investeren in de langdurige ontwikkeling van zulke relaties.
Passion for Winning Wij willen de beste zijn in alles wat we doen en streven er altijd naar de eerste keuze te zijn van onze klanten en zakenpartners. Ownership Wij hechten waarde aan eigen verantwoordelijkheid en moedigen elkaar aan om consistente resultaten te leveren en al onze beloften na te komen. Wij dragen samen de verantwoordelijkheid voor elk teambesluit.
Inhoud i ii
Brief van onze CEO Onze Shared Values
Inleiding: een basis van integriteit 1 Waarom hebben wij een Code? 1 Wie moet de Code naleven? Focus op persoonlijke verantwoordelijkheden 3 Wees een onderdeel van de oplossing 3 Vragen stellen en bezorgdheid uiten 5 Extra verwachtingen aan managers Focus op respect 7 Voorkomen van intimidatie en discriminatie
8 Gezondheid en veiligheid op de werkplek 9 Werkomgeving en werkomstandigheden 9 Bescherming van persoonsgegevens Focus op ons bedrijf 11 Geschenken en entertainment 12 Belangenverstrengeling 14 Bedrijfsmiddelen 15 Vertrouwelijke informatie 16 Externe vragen 17 Tekenbevoegdheid Focus op onze zakenpartners 19 Gepaste handelspraktijken 19 Servicekwaliteit
20 Eerlijk concurreren 21 Marktinformatie Focus op onze aandeelhouders 23 Anti-corruptie 24 Import–/export compliance 25 Cash compliance en Anti-witwassen 25 Accurate boekhouding en administratie 26 Handel met voorkennis Focus op onze gemeenschappen 29 Politieke en liefdadigheidsactiviteiten 29 Respect voor het milieu
iii
Inleiding: een basis van integriteit
Wij willen de beste zijn in alles wat we doen en streven er altijd naar de eerste keuze te zijn van onze klanten en zakenpartners.
Waarom hebben wij een Code? Tech Data streeft ernaar te allen tijde integer zaken te doen. Wij zijn van mening dat het naleven van ethische normen niet slechts een eenmalige gebeurtenis is, maar een belangrijk onderdeel vormt van de dagelijkse gang van zaken. Deze Code helpt ons Tech Data’s zakelijke doelen te behalen door verder te bouwen op het vertrouwen dat wij met elkaar en onze stakeholders hebben gevestigd. De Code gaat in op de fundamentele waarden van Tech Data en laat ons zien hoe beslissingen worden genomen op grond van deze waarden. Het geeft ons informatie over de verwachtingen van Tech Data met betrekking tot juist handelen en biedt een leidraad op het gebied van relevante wetgeving, regels en policies die onze zakelijke activiteiten beïnvloeden. Tegelijkertijd voorziet de Code in richtlijnen voor het adresseren van zorgen en het stellen van vragen, waaronder vertrouwelijke aanspreekpunten om vermoedens over wangedrag te rapporteren zonder angst voor represailles. Ons bedrijf is continue in ontwikkeling en is actief in een dynamische bedrijfstak. Deze Code is een leidraad om je te helpen de juiste beslissingen te nemen, maar omdat niemand elk probleem kan voorzien kun je situaties tegenkomen die niet worden behandeld in de Code. Als je niet zeker weet
hoe je de richtlijnen in onze Code moet toepassen of vragen hebt over het gedrag van anderen heb je de verantwoordelijkheid om hulp te vragen.
Wie moet de Code naleven? Eenieder van ons heeft de verantwoordelijkheid om de normen die in deze Code worden beschreven na te leven. Wij verwachten ook dat onze zakenpartners soortgelijke principes naleven. Uiteindelijk hangen de reputatie en het succes van Tech Data af van onze integriteit als individu en als groep. Hieronder vallen managers, executives, werknemers en vertegenwoordigers die wereldwijd namens Tech Data opereren. Waivers In enkele uitzonderlijke situaties kan het gebeuren dat een waiver van sommige aspecten van de Code kan worden aangevraagd. Deze waivers en de redenen om deze in te willigen moeten worden bekendgemaakt aan de betreffende Regional President. Wanneer de waiver betrekking heeft op een Executive Officer, Financieel Directeur of een lid van de Board of Directors mag alleen de Audit Committee van de Board of Directors deze waiver goedkeuren. Dergelijke verklaringen moeten bekend worden gemaakt zoals voorgeschreven door deze Code en de regels van de NASDAQ OMX beurs
1
Focus op persoonlijke verantwoordelijkheden
Wij hechten waarde aan eigen verantwoordelijkheid en moedigen elkaar aan om consistente resultaten te leveren en al onze beloften na te komen. Wij dragen samen de verantwoordelijkheid voor elk teambesluit.
Wees een onderdeel van de oplossing Alle werknemers van Tech Data en leden van de Board of Directors hebben een persoonlijk belang bij correct handelen en het succesvol maken van ons bedrijf. Maak bij twijfel een pas op de plaats en overweeg zorgvuldig je opties of benader de personen genoemd in deze Code voor hulp.
Vragen stellen en bezorgdheid uiten Tech Data rekent op jouw inbreng om processen te verbeteren en problemen snel op te lossen. Je wordt aangemoedigd je te melden als je hulp nodig hebt of als je ethisch of juridisch wangedrag ziet of vermoedt. Je kunt gebruik maken van de volgende middelen als je vragen of twijfels hebt: »» Je eigen manager of een ander lid van het management
»» Human Resources »» De Ethics & Compliance organisatie »» Legal »» Tech Data’s Ethics Line Om toegang te krijgen tot de Ethics Line, raadpleeg www.techdataethicsline.com Tech Data reageert snel op bezorgdheden, onderzoekt grondig en eerlijk alle meldingen die in goed vertrouwen zijn gedaan en onderneemt zo nodig de juiste actie. Jij wordt op jouw beurt geacht deel te nemen aan een onderzoek wanneer dat wordt gevraagd. Zowel tijdens als na het onderzoek wordt er alles aan gedaan om je privacy te beschermen. Als je anoniem wenst te rapporteren, kunt je dit doen via de Ethics Line, waar anoniem kan worden gerapporteerd voor zover dit is toegestaan door lokale wetgeving. Bedenk echter dat anonieme meldingen Tech Data kunnen belemmeren je vragen of problemen te beantwoorden of op te lossen wanneer degene die de melding onderzoekt geen contact met je kan opnemen voor nadere informatie.
»» Een lokale Ethics Advisor Tech Data accepteert geen represailles – zoals ontslag, demotie of pesterijen – op grond van
3
het feit dat iemand met oprechte bedoelingen vermoedens van wangedrag meldt of deelneemt aan een onderzoek. ‘Met oprechte bedoelingen’ of ‘in goed vertrouwen’ een melding doen betekent dat jij meent dat de informatie zo juist en volledig mogelijk is, of het gemelde gedrag nu daadwerkelijk onethisch blijkt te zijn of niet. Elke werknemer die represailles neemt, schendt dit beleid en zal worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen, die in het uiterste geval kunnen leiden tot ontslag.
Wist je dat? Wereldwijd zijn op elke Tech Data locatie Ethics Advisors beschikbaar voor het beantwoorden van vragen over deze Code. Zij fungeren als een van de vele aanspreekpunten om op vertrouwelijke basis problemen te melden. Een lijst met lokale Ethics Advisors is beschikbaar op het Tech Data intranet of bij Human Resources.
Alle werknemers zijn verantwoordelijk voor naleving van de geldende wetten en regels in elk land waar wij zaken doen en voor het kennen en naleven van deze Code en andere Tech Data policies. Overtreding van deze Code, policies of de wet kan leiden tot ernstige gevolgen voor de betrokken personen en ons bedrijf, zoals reputatieschade, boetes en mogelijke civielrechtelijke of strafrechtelijke aansprakelijkheid. Tegen personen die zich schuldig maken aan onethisch of onwettig gedrag worden disciplinaire maatregelen genomen, die in het uiterste geval kunnen leiden tot ontslag. Indien toepasselijk stuurt Tech Data ook zaken door aan de autoriteiten.
Extra verwachtingen aan managers Leden van het management hebben een bijzondere verantwoordelijkheid voor het in woord en daad naleven en ondersteunen van de normen in deze Code. Van managers wordt verwacht dat zij: »» Beschikbaar zijn voor eenieder die ethische klachten of vragen heeft »» Vragen of klachten die door werknemers worden aangekaart serieus nemen en adequaat reageren »» Verantwoordelijk zijn en anderen verantwoordelijk houden onze Code na te leven
»» Lokale wet- en regelgeving begrijpen en proactief stappen ondernemen om deze na te leven »» Garanderen dat werknemers die aan hen rapporteren training met betrekking tot deze Code en aanverwante compliance-thema’s volgen Managers die ethisch of juridisch wangedrag vermoeden, moeten dit onmiddellijk melden. Wanneer managers het nalaten overtredingen waar zij van iets vanaf weten – of vanaf hadden moeten weten – te rapporteren, kunnen er disciplinaire maatregelen tegen hen worden genomen, die in het uiterste geval kunnen leiden tot ontslag. Tot slot is het zeer belangrijk dat geen enkele manager zelf represailles neemt of represailles tegen anderen negeert.
5
Focus op respect
Integriteit en respect zijn de basis van ons bedrijf. Deze kwaliteiten helpen ons een vertrouwensrelatie met onze klanten, zakenpartners, leveranciers, aandeelhouders en collega’s te creëren.
Teamwerk is van essentieel belang voor het succes van Tech Data. Wij moeten respect voor elkaar en onze zakenpartners tonen in al onze interacties.
Voorkomen van intimidatie en discriminatie Tech Data streeft ernaar een werkplek te bieden die te allen tijde positief en respectvol is. Tech Data zal nooit arbeidsgerelateerde beslissingen nemen die zijn gebaseerd op ras, geloof, huidskleur, afkomst, leeftijd, geslacht, handicaps, seksuele geaardheid of andere factoren die door wet worden beschermd. Tech Data voorziet ook in alle redelijke aanpassingen voor gekwalificeerde werknemers met een handicap. Een respectvolle werkomgeving is vrij van intimidatie en pesterijen. Intimidatie omvat elk ongewenst gedrag dat leidt tot een intimiderende of beledigende werkomgeving. Pesterijen kunnen fysieke handelingen, verbale uitspraken of materiaal zijn, zoals ongepaste video’s, foto’s of e-mails. Seksuele intimidatie omvat onwelkome seksuele avances, obscene opmerkingen of grappen met seksuele toespelingen. Tech Data verbiedt intimidatie in elke vorm.
Q Natalie werkt al vijf maanden bij Tech Data. Natalie voelt zich steeds minder op haar gemak bij haar collega Elias. Hij heeft haar al enkele malen mee uit eten gevraagd en benadrukt dat ze veel interesses delen. Elias ziet er niks verkeerds in Natalie buiten hun werkrelatie beter te leren kennen, maar Natalie wijst hem iedere keer af, waarbij zij zegt dat zijn avances haar afleiden en zij zich er ongemakkelijk bij voelt. Doet Elias iets verkeerds?
A Ja. Voor de duidelijkheid: sociaal contact tussen Tech Data collega’s is in de meeste gevallen in orde. Wanneer iemand echter een uitnodiging voor een afspraak buiten het werk heeft afgeslagen, is het niet gepast om het te blijven vragen. Door Natalie voortdurend mee uit eten te vragen, terwijl ze duidelijk heeft aangegeven dat niet leuk te vinden, valt Elias Natalie lastig. Elias zou de werkrelatie strikt professioneel moeten houden en Natalie’s verzoeken er mee op te houden moeten respecteren. Als Natalie vragen heeft of zich ongemakkelijk voelt, zou ze Elias’ ongepaste gedrag moeten melden bij haar manager of Human Resources.
7
Als je discriminerend of intimiderend gedrag meemaakt of opmerkt, is het je plicht dit te melden. Er zullen geen represailles genomen worden als je dit met oprechte bedoelingen meldt.
Gezondheid en veiligheid op de werkplek Tech Data hecht belang aan een werkomgeving die veilig en gezond is. Daarom moeten wij allen op de hoogte zijn van alle gezondheids– en veiligheidsregels. Als je gevaarlijke situaties of activiteiten kent of bemerkt, dien je deze onmiddellijk bij je manager of Human Resources te melden.
Geweld (of dreigen met geweld) hoort niet thuis op een veilige werkplek. Agressief of intimiderend gedrag of bedreigingen, zelfs voor de grap, worden niet getolereerd bij Tech Data. Dit soort gedrag dient gemeld te worden bij de afdeling Loss Prevention and Security, in overeenstemming met lokale policies en procedures. Als jij of een collega in acuut gevaar bent, dien je contact op te nemen met de politie of brandweer voordat je het incident via de normale kanalen meldt. Het verkeren onder invloed van alcohol of drugs kan bijdragen aan gevaarlijke werksituaties en de veiligheid van iedereen in gevaar brengen. Om deze reden verbiedt ons bedrijf de verkoop, koop
en het gebruik of bezit van illegale drugs – evenals het misbruik van alcohol of medicijnen – op het bedrijfsterrein of tijdens werkzaamheden voor het bedrijf. Op bepaalde momenten, zoals werkevents, kan de consumptie van alcohol toegestaan zijn, maar je dient jezelf altijd professioneel te blijven gedragen. Voor extra informatie verwijzen wij je naar lokale policies en procedures.
Werkomgeving en werkomstandigheden Tech Data hecht er veel belang aan om al zijn werknemers eerlijk en rechtvaardig te behandelen. Met dat doel leeft ons bedrijf de arbeidsrechtelijke wetten na in de landen waar wij actief zijn. Tech Data respecteert de rechten van haar werknemers en draagt zorg voor goede arbeidsomstandigheden. Ons bedrijf leeft alle geldende wetten over lonen en werktijden na, waaronder bepalingen met betrekking tot minimumloon, overuren en maximumuren. Een onderdeel van onze belofte elkaar te respecteren houdt in dat wij geen kinderarbeid toestaan. Verder verbiedt Tech Data de inzet van onvrijwillige arbeid of dwangarbeid in onze vestigingen. Wij verwachten hetzelfde van onze zakenpartners. Tech Data probeert een werkomgeving te creëren die al onze rechten als werknemers respecteert, inclusief het recht op vrijheid van vereniging.
Bescherming van persoonsgegevens Tech Data respecteert alle databeschermingswetgeving en hecht belang aan de redelijke bescherming van de privacyverwachtingen van onze werknemers en zakenpartners. Tech Data verzamelt en bewaart bepaalde vertrouwelijke persoonsgegevens die ons bedrijf nodig heeft om efficiënt te kunnen opereren. Wij hebben de verantwoordelijkheid om alleen persoonsgegevens te verzamelen die noodzakelijk zijn en van belang zijn om onze zaken te doen. Als onderdeel van je werk kun je toegang hebben tot dergelijke gegevens. Je dient de vertrouwelijkheid van dergelijke informatie te respecteren en te beschermen en dient dergelijke bestanden niet te openen, te delen of anderzijds te gebruiken, tenzij er een geldige zakelijk reden voor is en het in overeenstemming is met lokale wetten. Algemene voorbeelden van vertrouwelijke persoonsgegevens van onze collega’s die wij tijdens ons werk bij Tech Data kunnen tegenkomen zijn: »» Informatie over arbeidsvoorwaarden en medische gegevens »» Informatie over lichamelijke beperkingen of verlof/afwezigheid »» Informatie over salaris en beoordelingen »» Contactgegevens, zoals huisadressen en telefoonnummers Bij vragen kun je contact opnemen met Legal.
9
Focus op ons bedrijf
Teamwerk is essentieel om onze werkomgeving professioneel, uitdagend en de moeite waard te maken. Wij werken samen als één team om ideeën en middelen te delen.
Geschenken en entertainment Geschenken en entertainment – waaronder reisjes, evenementen, diensten, voordelen en andere zaken van waarde – worden vaak aangeboden om waardevolle zakenrelaties te beginnen en te onderhouden. Je dient deze echter zorgvuldig te beoordelen. Wij mogen geschenken met onze zakenpartners uitwisselen zolang deze: »» Sporadisch voorkomen »» Binnen de monetaire grenzen zoals gedefinieerd in de Gifts Policy van Tech Data vallen »» Zijn toegestaan onder beleid van Tech Data en het bedrijf van de ontvanger
»» Geschenken die verboden zijn bij wet of regelgeving Daarnaast mogen we nooit vragen om geschenken of entertainment. Geschenken en entertainment die niet kunnen worden beantwoord, een zakelijke verplichting met zich meebrengen of onszelf of het bedrijf in verlegenheid kunnen brengen dienen te worden vermeden. Raadpleeg de Gifts Policy voor meer informatie. Onthoud dat de regels voor geschenken aan overheidsvertegenwoordigers veel strenger zijn dan de regels die hier uiteen worden gezet. Zie de ‘Anti-corruptie’ sectie van deze Code voor meer informatie.
In geen geval mogen wij de volgende geschenken aannemen of geven: »» Contant geld of iets daarmee vergelijkbaars, zoals tegoedbonnen, leningen of waardepapieren, tenzij dit door Accounting is behandeld voordat het gegeven of ontvangen wordt »» Beledigende, obscene of illegale producten of diensten »» Geschenken die worden aangeboden of gegeven kort voor, tijdens of kort na een tender of biedingproces
11
Q
Gabriel, een vertegenwoordiger van Lara’s grootste leverancier, heeft haar onlangs verteld dat hij haar een cadeau zou sturen voor haar harde werk. Lara heeft Gabriel gewaarschuwd dat zij geen geld of dure geschenken mag aannemen. Gabriel zei dat ze zich geen zorgen hoefde te maken, maar toen zij de envelop openmaakte zaten daar twee vliegtickets naar Fiji in, voor haar en een vriendin. Wat moet zij doen?
A
Lara moet het geschenk beleefd afwijzen en het incident melden bij de manager van haar afdeling. Deze tickets overschrijden ruimschoots de grenzen van wat als een redelijk zakelijk geschenk gezien kan worden. Wij mogen zulke dure geschenken niet aannemen omdat dit ons vermogen om eerlijke en onpartijdige beslissingen te nemen kan belemmeren.
Belangenverstrengeling Belangenverstrengeling vindt plaats wanneer onze persoonlijke belangen het verhinderen te handelen of beslissingen te nemen die consistent zijn met het belang van ons bedrijf. We moeten wanneer mogelijk belangenverstrengeling – zelfs de schijn van belangenverstrengeling – vermijden. Belangenverstrengeling kan zich onder vele omstandigheden voordoen – zoals bijvoorbeeld bij het geven of ontvangen van geschenken zoals hierboven beschreven. Een paar van de meest voorkomende situaties worden hieronder beschreven. Als je denkt dat je eventueel in een belangenverstrengelingssituatie bent beland, dien je de situatie ter goedkeuring te melden aan de senior executive van je afdeling. Situaties van belangenverstrengeling die betrekking hebben op een senior executive moeten ter goedkeuring worden gemeld aan de Board of Directors. Alle gevallen van belangenverstrengeling moeten worden afgehandeld in overeenstemming met de Conflicts of Interest Policy van Tech Data. Persoonlijke relaties Wanneer een werkrelatie een situatie creëert die nadelig kan zijn voor Tech Data of zich tot zo’n situatie ontwikkelt, zal het bedrijf de situatie overwegen en eventueel een beslissing nemen over de functie. Leiding geven of rapporteren aan een familielid kan een belangenverstrengelingsituatie met zich meebrengen, omdat dit kan leiden tot vriendjespolitiek of vooringenomenheid. Het begrip ‘familieleden’ omvat echtgenoten, kinderen, stiefkinderen, ouders, stiefouders, broers en zussen,
schoonfamilie en andere leden van je huishouden. Andere persoonlijke relaties, zoals liefdesrelaties, kunnen ook tot belangenverstrengeling leiden. Als je in zo’n situatie terecht komt, dien je dit te melden zodat de situatie correct kan worden afgehandeld.
Q
Mathijs, een werknemer van Tech Data, heeft een zus, Carla, die als sales executive werkt voor een leverancier die producten aan Tech Data verkoopt om aan onze klanten te worden doorverkocht. Onlangs is Mathijs is aangesteld als marketingmanager, verantwoordelijk voor de relaties met verschillende leveranciers. Het bedrijf waar Carla voor werkt is één van deze bedrijven. De Managing Director die Mathijs in zijn nieuwe rol heeft benoemd is niet op de hoogte van Mathijs’ relatie met Carla. Mathijs vindt dit geen probleem – hij en Carla kunnen zelfs gemakkelijker communiceren omdat zij elkaar goed kennen en vertrouwen. Is deze situatie aanvaardbaar?
A Nee, Mathijs dient de situatie te melden volgens de
Conflicts of Interest Policy van Tech Data. Hoewel zij goed met elkaar kunnen communiceren, wekt deze situatie de indruk dat Carla’s bedrijf wellicht een voorkeursbehandeling krijgt vanwege Mathijs’ betrokkenheid. Het vermogen van Mathijs om objectieve beslissingen te nemen namens Tech Data kan worden belemmerd door de relatie, wat leidt tot belangenverstrengeling. Door deze situatie te melden, kunnen Mathijs en zijn manager samen aan een oplossing werken die het mogelijk maakt voor Tech Data om met Carla’s bedrijf zaken te blijven doen, zonder dat de indruk van vooringenomenheid wordt gewekt.
Werken bij derden en bestuurslidmaatschap Wanneer je voor Tech Data werkt mag je niet werken voor een concurrent, klant, distributeur of leverancier of een ander bedrijf dat zaken met ons wil doen. Voor Executive Officers gelden de uitzonderingen zoals hieronder beschreven. Je dient er ook rekening mee te houden dat andere banen of nevenactiviteiten – inclusief werken als zelfstandige – geen negatief effect hebben op je prestaties bij Tech Data. In sommige landen kunnen er restricties gelden voor het hebben van een extra baan buiten ons bedrijf. Neem contact op met Human Resources voor advies. Indien je een extra baan buiten Tech Data hebt, zorg er dan in ieder geval voor dat je deze werkzaamheden gescheiden houdt en onthoud dat je nooit werkt of werk acquireert voor andere bedrijven door gebruik te maken van bedrijfsmiddelen van Tech Data, waaronder werktijd en –ruimtes. Op dezelfde wijze kun je geen directeur zijn of een vergelijkbare bestuursfunctie vervullen voor een commercieel bedrijf zonder de goedkeuring van een leidinggevende van Tech Data op het niveau van Vice President of hoger. Onze Executive Officers mogen geen deel uitmaken van de Raad van Commissarissen van een commercieel bedrijf zonder goedkeuring van de Chief Executive Officer van ons bedrijf. Je hebt geen goedkeuring van Tech Data nodig voor een bestuursfunctie bij non-profit–, gemeenschaps–, liefdadigheids– of sociale organisaties, met als voorbehoud dat zulk werk de belangen van Tech Data niet schaadt. Onze bestuursleden zijn evenzeer gebonden aan beperkingen voor hun nevenactiviteiten, zoals
13
beschreven in de Corporate Governance Principles van Tech Data. Geldende wetgeving kan ook de mogelijkheden voor Executive Officers en Directors om op te treden als directeuren van andere bedrijven beperken. Financiële investeringen of belangen Het hebben van een financieel belang in een concurrent, klant, leverancier of distributeur kan ook leiden tot belangenverstrengeling. Hoewel wij mogen investeren in beursgenoteerde concurrenten, klanten, leveranciers of distributeurs mag ons belang in dergelijke aandelen niet zo materieel zijn dat het onze zakelijke beslissingen beïnvloedt. Bovendien staat Tech Data geen kredietverstrekking – of het faciliteren van zo’n verstrekking – aan Executive Officers of leden van de Board of Directors van Tech Data toe. Kansen voor het bedrijf Ieder van ons heeft de plicht de belangen van ons bedrijf zoveel mogelijk te bevorderen. Als je informatie hebt over een mogelijkheid waar Tech Data zijn voordeel mee kan doen, dien je die informatie aan je manager te melden, zodat het bedrijf deze kans als eerste kan overwegen.
Bedrijfsmiddelen We hebben allemaal toegang tot bedrijfsmiddelen van Tech Data om ons werk te kunnen doen. Deze middelen kunnen materiële eigendommen zijn (gebouwen van Tech Data en alles wat zich daarin bevindt) of immateriële eigendommen (zoals administratie, handelsgeheimen, werktijd
en strategieën). Wij zijn allemaal verantwoordelijk voor de bescherming en het juiste gebruik van Tech Data’s eigendommen. Diefstal, verspilling van, of roekeloosheid ten aanzien van bedrijfsmiddelen hebben een directe invloed op de financiële prestaties van Tech Data. Van eenieder van ons wordt verwacht deze middelen verantwoord en met zorg te gebruiken, om diefstal, misbruik en vernieling te voorkomen. Gebruik van de IT-systemen van Tech Data Hoewel Tech Data beperkt privégebruik van de technologie die ter beschikking wordt gesteld toestaat, dien je dit privilege nooit te misbruiken. Wij moeten professioneel zijn en gezond verstand toepassen bij het gebruik van Tech Data’s ITsystemen. Wij mogen bijvoorbeeld nooit deze IT-systemen gebruiken voor illegale of onethische activiteiten, zoals het downloaden van ongepast materiaal of materiaal dat gezien kan worden als obsceen, pornografisch, onfatsoenlijk of beledigend. Alles dat wordt overgedragen of opgeslagen in de informatiesystemen van Tech Data is eigendom van Tech Data en dient alleen te worden gebruikt voor werkgerelateerde doelen. Wij moeten voorzichtig zijn bij het schrijven van elektronische berichten, zoals e-mails, chatberichten en sms-berichten. Deze berichten zijn permanent en kunnen zonder toestemming worden doorgestuurd en gewijzigd. Tech Data erkent dat social media de manier waarop bedrijven zaken doen veranderen. Alleen bepaalde personen hebben echter toestemming het bedrijf te vertegenwoordigen op het internet. Dit
betekent dat je nooit vertrouwelijke informatie mag posten of mag deelnemen in conversaties over Tech Data op externe websites zonder vooraf Tech Data’s Social Media Policy te raadplegen. Hoewel ons bedrijf er niet op uit is onze persoonlijke interacties op dergelijke sites te beperken, wordt er van ons verwacht dat wij ons gepast gedragen tijdens het gebruik van social media - inclusief blogs, discussiefora of andere algemeen toegankelijke online bronnen.
geen vertrouwelijke informatie op plaatsen waar anderen je kunnen horen, zoals liften en kantines, of open ruimtes op de werkplek, zoals pauzeruimtes. Als je over vertrouwelijke informatie beschikt, bijvoorbeeld op een laptop, mobiele telefoon of ander apparaat, zorg ervoor dat je dit apparaat niet onbeheerd achterlaat. In het geval dat je vertrouwelijke informatie moet delen met derden dien je ervoor te zorgen dat er een gedegen geheimhoudingsverklaring is afgesloten.
Ons bedrijf kan het gebruik van IT-middelen controleren en beperken voor zover dat door de wet wordt toegestaan. Raadpleeg voor meer informatie de IT Security Policies.
De Information Classification Policy beschrijft de classificatie van informatie die naar buiten
Vertrouwelijke informatie
Alle onderstaande punten kunnen bedrijfsgeheimen of vertrouwelijke informatie zijn:
Tech Data’s vertrouwelijke informatie is een van haar meest waardevolle eigendommen. Vertrouwelijke informatie omvat, maar is niet beperkt tot, handelsgeheimen, financiële resultaten, prijslijsten, klantenlijsten, verkoopcijfers en andere informatie die alleen voor ons bedrijf bestemd is. We dienen voorzichtig te zijn hoe en met wie we vertrouwelijke informatie delen. Als regel geldt dat je nooit vertrouwelijke informatie aan iemand buiten Tech Data openbaart, tenzij je toestemming daarvoor hebt of wettelijk verplicht bent dit te doen. Zelfs binnen ons bedrijf dienen wij alleen vertrouwelijke informatie delen met collega’s wanneer daar een zakelijke noodzaak toe is. Bespreek, om informatielekken te voorkomen,
Wist je dat?
» Methodes en processen » Plannen, onderzoeksgegevens en computerprogramma’s » Financiële gegevens en personeelsgegevens » Lijsten van klanten en leveranciers van Tech Data Er bestaan regelmatig zakelijke redenen om vertrouwelijke informatie met zakenpartners te delen. Deze informatie moet echter met een schriftelijke geheimhoudingsverklaring worden beschermd.
15
toe bekend mag worden gemaakt alsmede de soorten informatie die niet bekend mogen worden gemaakt binnen of buiten het bedrijf zonder de juiste toestemming. Je dient de verplichtingen in de Information Classification Policy te kennen en toe te passen. Denk eraan dat de verplichting tot het beschermen van de vertrouwelijke informatie van kracht blijft, ook wanneer je Tech Data verlaat. Raadpleeg voor meer informatie onze IT Security Policy.
Q Carlos, een bedrijfsanalist, neemt elke dag de trein
naar zijn werk. Tijdens deze reis van een uur luistert hij zijn voicemail af, beantwoordt hij e-mails en werkt hij aan sales presentaties. De laatste tijd is hij bezig met het verzamelen van de gegevens van verschillende afdelingen in een master database. Hij is flink opgeschoten met dit project tijdens de ritten van en naar zijn werk. Hoewel het vertrouwelijke informatie betreft, ziet Carlos het niet als een probleem om hier in het openbaar aan te werken, omdat het niet waarschijnlijk is dat iemand over zijn schouder meekijkt. Brengt dit risico’s voor Tech Data met zich mee?
A
Ja. Hoewel velen van ons het woon-werkverkeer of lunchpauzes gebruiken om werk en projecten te bespreken, moeten we ervoor waken met vertrouwelijke informatie te werken of deze te bespreken waar anderen dit kunnen horen. Door in de trein aan zijn database te werken kan Carlos vertrouwelijke informatie onthullen aan anderen zonder dat hij zich dit realiseert. Afhankelijk van het soort informatie dat op deze manier naar buiten komt, kan dit leiden tot overtredingen gerelateerd aan handel met voorkennis of andere zwaarwegende gevolgen hebben. In deze gevallen is het beter om vertrouwelijk werk tot kantoor te beperken.
Intellectuele eigendom Vertrouwelijke informatie omvat ook intellectuele eigendom (IE). IE is informatie die eigendom is van Tech Data, waaronder auteursrechten, patenten, handelsmerken, handelsgeheimen, ontwerprechten, logo’s en andere immateriële, geestelijke creaties. Het is onze plicht om deze te beschermen en, waar nodig, de IE-rechten van ons bedrijf te handhaven. In zoverre dit bij wet is toegestaan, is ons bedrijf eigenaar van alle IE die is gecreëerd door werknemers van Tech Data en die gerelateerd is aan het bedrijf. Wij moeten ook alle IE van derden respecteren en mogen nooit bewust inbreuk maken op de IErechten van anderen. Wees voorzichtig wanneer je de naam of het materiaal van een ander bedrijf gebruikt of een softwareprogramma op een computer of andere IT-middelen van het bedrijf gebruikt. Alleen software waarvoor Tech Data een licentie bezit mag op de IT-systemen van het bedrijf worden gebruikt.
Externe vragen De naam en het merk Tech Data zijn van essentieel belang voor de identiteit van ons bedrijf. Om onze naam en ons merk te beschermen, mogen alleen aangewezen personen het woord voeren namens het bedrijf. Voor vragen van de media of investeerders over zakelijke activiteiten, resultaten, plannen of standpunten over algemeen beleid moet worden verwezen naar de afdeling die in jouw land verantwoordelijk is voor PR. Bovendien
mogen werknemers van Tech Data zonder toestemming geen steunbetuiging aan andere bedrijven of producten geven.
Tekenbevoegdheid Het is belangrijk dat al onze contracten in het belang zijn van Tech Data. Om dit te garanderen is het goedkeuren van contracten gedelegeerd aan bepaalde werknemers. Eenieder heeft de verantwoordelijkheid de juiste goedkeuringsprocessen te volgen alvorens een contract aan te gaan namens Tech Data. Dit
geldt zowel voor mondelinge als schriftelijke overeenkomsten, evenals voor andere verplichtingen die je voor ons bedrijf aangaat.
Wist je dat? Tech Data heeft een Worldwide Disclosure Policy die betrekking heeft op alle externe communicatie. Raadpleeg de Disclosure Policy voor meer informatie en advies.
17
Focus op onze zakenpartners
Wij werken aan strategische, zakelijke relaties die in het belang zijn van ons bedrijf en onze klanten, leveranciers en derden. Wij hechten belang aan deze relaties en investeren in de langdurige ontwikkeling van zulke relaties.
Gepaste handelspraktijken
Servicekwaliteit
Op een faire manier omgaan met onze klanten, leveranciers en concurrenten is van essentieel belang voor het succes van Tech Data. Je mag nooit feiten over ons bedrijf, onze producten en capaciteiten verkeerd voorstellen of je onethisch of illegaal gedragen om een concurrentievoordeel te verkrijgen. Aangezien we eerlijkheid waarderen in al onze handelspraktijken is het van belang altijd eerlijk te zijn wanneer je de producten en diensten van Tech Data verkoopt, promoot en adverteert. We moeten ervoor zorgen dat:
Onze klanten en leveranciers verwachten betrouwbare en efficiënte service, en producten en oplossingen van de hoogste kwaliteit. Wij schaden onze goede naam als wij diensten leveren die niet
»» Vergelijkingen die we maken tussen ons bedrijf en onze concurrenten eerlijk en op feiten gebaseerd zijn »» Alle verklaringen met betrekking tot onze producten, diensten en oplossingen waarheidsgetrouw en accuraat zijn »» Onze advertenties, etikettering, verpakking en aanbiedingen nooit de feiten verdraaien of klanten misleiden
Wist je dat? Tech Data koopt het grootste deel van de producten die wij verkopen rechtstreeks van de hardwarefabrikant of software-uitgever. In zeer zeldzame gevallen kan het echter nodig zijn producten van andere bronnen te betrekken. Tech Data heeft daarom een policy ontwikkeld om werknemers te informeren over wanneer het is toegestaan producten van een ander bedrijf dan de oorspronkelijke fabrikant te betrekken en het proces uit te leggen waarom. Raadpleeg de Broker and Sub-Distribution Policy voor meer informatie.
19
in overeenstemming zijn met onze kwaliteits– en veiligheidsnormen. Als je een afwijking van klantspecificaties of kwaliteitsnormen opmerkt, dien je dit onmiddellijk aan je manager te melden.
Eerlijk concurreren De meeste landen waar Tech Data actief is hebben mededingsrechtwetgeving, die handelspraktijken die de mededinging op onrechtmatige manier belemmeren verbiedt. Tech Data leeft deze wetten overal na waar wij opereren. Overtreding van
Wist je dat? Tech Data heeft vanwege de complexiteit van het mededingingsrecht een policy ontwikkeld die ons helpt de juiste beslissingen te nemen. Alle werknemers zijn verantwoordelijk voor het begrijpen van deze wetten; echter, als je werkt bij marketing, sales of inkoop, of als je contact hebt met onze concurrenten, is het extra belangrijk dat je potentiële issues kunt herkennen voordat deze een probleem worden. Raadpleeg de Antitrust and
Competition Law Compliance Policy voor meer informatie.
deze wetten kan ernstige gevolgen hebben voor zowel Tech Data als voor jou, zoals boetes voor het bedrijf of persoonlijke boetes voor de betrokken werknemers en zelfs strafrechtelijke vervolging in sommige landen. Je dient gedrag te vermijden dat zelfs maar de indruk wekt dat wij deze wetten overtreden. Veelvoorkomende voorbeelden van (illegale) mededingingsbeperkende activiteiten zijn: »» Prijsafspraken, waarbij concurrenten (of leveranciers en klanten) overeenstemming bereiken over prijzen, om op die manier de markt te manipuleren »» Afspreken met een concurrent om klanten of handelsgebieden te verdelen Wij dienen het bespreken van deze onderwerpen met onze concurrenten te vermijden en altijd onafhankelijk zakelijke beslissingen te nemen. Als een concurrent je in een gesprek over mededingingsbeperkend gedrag probeert te betrekken, dien je het gesprek onmiddellijk te beëindigen en het incident bij Legal te melden. Ook is het belangrijk om voorzichtig te zijn bij het omgaan met onze zakenpartners. Afspraken maken met onze leveranciers of klanten over onze verkoopprijzen of die van onze klanten is mogelijk illegaal. Je mag nooit met een leverancier een vaste prijs overeenkomen die wij voor onze producten rekenen of een prijs vaststellen waarvoor de klant een product moet doorverkopen zonder dit vooraf met Legal te overleggen.
Q Wim is een Director Product Marketing bij Tech Data.
Onlangs werden Wim en al zijn directe concurrenten uitgenodigd voor een bijeenkomst die werd georganiseerd door een leverancier voor wiens producten Wim bij Tech Data verantwoordelijk is. De uitnodiging gaf aan dat de leverancier nieuwe producten zou gaan showen en ook marketing– en kortingsprogramma’s voor het komende fiscale jaar ging bespreken. Tijdens de bijeenkomst verklaarde de vertegenwoordigster van de leverancier dat zij teveel prijsconcurrentie onder de distributeurs had opgemerkt en verzocht zij iedereen in de kamer met elkaar af te spreken hun producten niet onder een bepaalde prijs te verkopen. Omdat hij aanvoelde dat deze conversatie niet gepast was, maakte Wim duidelijk bezwaar en verzocht hij dat deze discussie onmiddellijk zou stoppen. De vertegenwoordigster van de leverancier antwoordde dat het beter zou zijn om prijs nu te bespreken, omdat zij hetzelfde gesprek anders met alle distributeurs individueel zou moeten herhalen. Daarop zei Wim dat Tech Data geen prijzen bespreekt met concurrenten, direct noch indirect, en verliet vervolgens de bijeenkomst. Heeft Wim iets verkeerds gedaan?
A Nee, Wim volgt het beleid van Tech Data door te
weigeren prijzen te bespreken in de aanwezigheid van zijn concurrenten. Tech Data policy vereist dat Wim duidelijk bezwaar maakt tegen hetgeen besproken wordt en verzoekt dat het gesprek onmiddellijk beëindigd wordt. Als het gesprek niet stopt, dient Wim de bijeenkomst te verlaten. In elk geval heeft Wim de verplichting dit gesprek onmiddellijk te melden bij Legal. Als Wim deze stappen niet neemt, zou hij de wet overtreden en het bedrijf en zichzelf blootstellen aan significante risico’s, zoals boetes en mogelijke gevangenisstraffen.
Marktinformatie Op de hoogte blijven van informatie over onze concurrenten en de markt helpt ons effectief te kunnen concurreren. Wij dienen echter alleen op legale wijze deze informatie te verzamelen. Daarom mag je nooit informatie over concurrenten verkrijgen door een verkeerde voorstelling van zaken te geven, door bedrog of onder valse voorwendselen. Het is vooral belangrijk dat je nooit aan nieuwe werknemers vraagt vertrouwelijke informatie over hun voormalige werkgevers te delen. Het is uiteraard toegestaan om openbare informatie over onze concurrenten te verzamelen. We dienen er echter voor te zorgen dit alleen te doen door openbaar beschikbare manieren om aan deze informatie te komen te gebruiken, zoals wettelijke deponeringen, jaarverslagen en het internet. Wij mogen ons nooit als een ander voordoen wanneer wij informatie verzamelen over een concurrent, noch mogen wij proberen iemand anders een geheimhoudingsverklaring te laten schenden.
21
Focus op onze aandeelhouders
We zijn trots op het financiële leiderschap en de fiscale verantwoordelijkheid die wij onze aandeelhouders bieden.
Anti-corruptie Veel landen en internationale organisaties hebben anti-corruptie wetgeving ingevoerd. Tech Data leeft alle regionale en nationale anti-corruptiewetgeving na en zal nooit enig voordeel (inclusief nietmonetaire voordelen) beloven, aanbieden, eisen, geven of accepteren als aansporing voor illegale of onethische handelingen. Over het algemeen verbieden anti-corruptiewetten het geven, beloven, aanbieden of toestaan van steekpenningen om een ongepast zakelijk voordeel te verkrijgen. Er moet in het bijzonder worden opgepast bij contact met overheidsfunctionarissen. »» ‘Omkoping’ kan met alles van waarde plaatsvinden, waaronder contante betalingen, liefdadigheidsdonaties, leningen, reiskosten, geschenken en entertainment. Samengevat, elke betaling of alles van waarde dat wordt gegeven met het doel of de intentie een oneerlijk zakelijk voordeel te verkrijgen is omkoping »» ‘Overheidsfunctionarissen’ zijn nationale of lokale overheidsambtenaren of –medewerkers, leden van politieke partijen, partijfunctionarissen, kandidaten voor een politiek ambt of medewerkers van overheidsinstellingen of door de overheid gecontroleerde instellingen
Q Anna, een sales executive, werkt nauw samen met een
reseller die hoopt een aanbieding te winnen om printers en toners te kunnen leveren aan een overheidsinstantie in een Zuid-Amerikaans land. Anna vraagt haar contactpersoon bij de reseller hoe het biedingproces verloopt. Hij lijkt er erg zeker van te zijn dat het gezamenlijke voorstel zal winnen en laat doorschemeren dat zijn baas bereid is alles te doen wat nodig is om dit contract binnen te halen. Anna denkt dat de reseller een overheidsfunctionaris probeert om te kopen. Wat moet zij doen?
A
Anna moet Legal melden wat ze te weten is gekomen. Wangedrag van één lid binnen een samenwerkingsverband kan ook de andere leden in diskrediet brengen, daarom is de mogelijkheid dat een partner steekpenningen aanbiedt een serieus probleem voor Tech Data. Ons bedrijf kan besluiten de samenwerking met deze reseller te beëindigen. Wanneer wij werken met derden die namens Tech Data contacten onderhouden met overheidsfunctionarissen, moeten wij er voor zorgen vooraf een grondig onderzoek naar zulke derden te doen om een situatie als deze te voorkomen. Wij moeten er ook voor zorgen dat we onze verwachtingen duidelijk aan al onze zakenpartners communiceren – bijvoorbeeld het feit dat Tech Data geen enkele vorm van omkoping tolereert.
23
Tech Data tolereert geen enkele vorm van omkoping. Net zo als we geen ongepaste betalingen namens Tech Data kunnen doen, kunnen we ook geen vertegenwoordiger of een derde partij inhuren om namens ons een ongepaste betaling te doen, noch kunnen wij zelf steekpenningen in enige vorm aannemen. Als je vragen hebt over anti-corruptiewetgeving of ongepaste betalingen, raadpleeg de Anti-Corruption and Anti-Bribery Policy van Tech Data.
Import–/export compliance Tech Data is een wereldwijd opererend bedrijf en wij moeten ons houden aan de regelgeving en de beperkingen die betrekking hebben op onze internationale handelsactiviteiten. Niet-naleving kan ertoe leiden dat wij niet langer internationaal zaken kunnen doen en zou ook kunnen leiden tot boetes en zelfs strafvervolging. Deze beperkingen omvatten regelgeving voor import, export en herexport van goederen en technologie. Naast de fysieke overdracht van goederen kan ‘exporteren’ ook activiteiten omvatten als het naar het buitenland reizen met bedrijfsinformatie, het downloaden van software of het vrijgeven van broncode of technische specificaties. Als je werk betrekking heeft op export of import, is het jouw verantwoordelijkheid om alle bijbehorende handelsbeperkingen te kennen en na te leven. Als je informatie nodig hebt over hoe deze eisen betrekking hebben op jouw werk, neem dan contact op met je manager, de Director Regulatory Compliance of de lokale Regulatory Compliance Leader.
Q Mark werkt in IT in de Verenigde Staten en moet een
zending computermoederborden naar een magazijn van Tech Data in Peru verzenden. Mark heeft gewoonlijk niet te maken met export, dus hij gaat ervan uit dat, omdat de zending van het ene Tech Data magazijn naar het andere gaat, hij geen extra documenten hoeft in te vullen. Wat moet Mark doen?
A
Omdat export geen standaardonderdeel van Marks werk is, moet hij de zending doorverwijzen aan iemand die hiervoor getraind is. Hij kan contact opnemen met zijn manager, de afdeling Regulatory Compliance of zijn lokale Regulatory Compliance Leader om getraind te worden en meer te weten te komen over de regels die hij moet volgen en welke vergunningen hij moet hebben voordat hij de zending kan versturen. Anti-boycot Omdat Tech Data in de Verenigde Staten is gevestigd moeten wij Amerikaanse wet- en regelgeving naleven die ons verbiedt deel te nemen aan boycots die de Verenigde Staten niet steunen. Deze wetten strekken zich uit tot dochterondernemingen van Amerikaanse bedrijven en gelden daarom op elke locatie waar wij actief zijn. Een ‘boycot’ vindt plaats wanneer een persoon, groep of land weigert zaken te doen met bepaalde mensen of landen, uit protest, als uitdrukking van afkeur of als vorm van dwang. Als je een verzoek ontvangt of vermoedt een verzoek te hebben ontvangen deel te nemen aan een boycot, dient je onmiddellijk contact op te nemen met Legal of Regulatory Compliance. Boycotverzoeken kunnen heel subtiel en moeilijk te herkennen zijn,
het is dus de moeite waard voorzichtig te zijn. Overtreding van anti-boycotwetgeving is ernstig: de gevolgen kunnen civiele of strafrechtelijke consequenties voor ons bedrijf en de betrokken personen met zich meebrengen. Raadpleeg voor meer informatie Tech Data’s Anti-Boycott Policy.
Wist je dat? De boycot van Israël door de Arabische Liga is de belangrijkste economische boycot waar Amerikaanse bedrijven tegenwoordig mee te maken hebben. In onze sector kunnen boycots zoals deze voornamelijk voorkomen in onze aan- en verkooporders, kredietbrieven, klantencontracten, certificaten van oorsprong of communicatie met klanten. Ongeacht de vorm zijn dergelijke beperkingen niet toegestaan bij Tech Data.
Cash compliance en Anti-witwassen Tech Data streeft ernaar anti-witwas- en antiterrorismewetgeving na te leven en beschikt over een anti-witwas complianceprogramma. Straffen voor overtredingen omvatten hoge civiele en strafrechtelijke boetes. Neem voor meer informatie over onze programma’s contact op met Regulatory Compliance.
Accurate boekhouding en administratie Wij houden onze administratie en boekhouding nauwkeurig bij ten behoeve van ons bedrijf en onze stakeholders. Het is belangrijk dat wij de wetten naleven die vereisen dat de boekhouding en administratie correct en volledig zijn. Daarom moeten wij ervoor zorgen dat de posten in onze boeken en administratie transparant, eerlijkheid en correct zijn. Dit geldt onder meer voor (maar is niet beperkt tot) facturen, uitgaven of andere handelsverslagen en bonnen. Het is essentieel voor ons de integriteit van deze documenten te handhaven. Wij moeten transacties alleen voltooien zoals zij door het management zijn goedgekeurd en bedrijfsmiddelen alleen aanwenden voor geautoriseerde zakelijke doelen. Foute of misleidende posten in onze boekhouding en administratie zijn ten strengste verboden. Tech Data handhaaft interne controles om ervoor te zorgen dat aan deze vereisten wordt voldaan. Als je een overtreding van onze boekhoudkundige of audit standaards bemerkt of vermoedt, dien je dit onmiddellijk te melden via een van de beschikbare interne meldpunten.
25
De belangrijkste financial officers en andere werknemers van Finance hebben een bijzondere verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat onze financiële en boekhoudkundige praktijken eerlijke, volledige, nauwkeurige, tijdige en begrijpelijke financiële verslaggeving ondersteunen. De Finance medewerkers moeten de algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes evenals de normen, wetten en regelgeving die betrekking hebben op ons werk begrijpen en zich hieraan houden. Een belangrijk aspect van correcte boekhouding omvat het bijhouden van gegevens in overeenstemming met onze interne controleprocedures, zoals ons record retentionschema, dat voorschrijft hoe lang wij documenten en gegevens moeten bewaren en in welke situaties wij deze moeten vernietigen. Je mag nooit bedrijfsgegevens verwijderen of vernietigen die onder deze policy vallen voor de datum gespecificeerd in de Record Retention Policy van ons bedrijf. Soms kan ons medegedeeld worden dat bepaalde documenten nodig zijn voor een lopend of aangekondigd onderzoek, audit of rechtszaak. Je mag nooit bewust bedrijfsdocumenten (papier of elektronisch) vernietigen of wijzigen die onderworpen zijn aan een strafrechtelijk, civiel of administratief onderzoek of rechtszaak. Geef ook nooit incorrecte of misleidende verklaringen aan onderzoekers of auditors in verband met een onderzoek. Dit is niet alleen onethisch, het is ook een misdrijf. Vragen hierover moeten worden gericht aan Legal.
Handel met voorkennis Als werknemer van Tech Data kun je toegang hebben tot niet-openbare, koersgevoelige informatie over ons bedrijf of andere beursgenoteerde bedrijven waarmee wij zaken doen. Niet-openbare, koersgevoelige informatie is informatie die niet algemeen bekend is bij het beleggende publiek en die tevens relevant is – wat betekent dat deze informatie een redelijke belegger zou beïnvloeden
Q
Emilie, een sales medewerkster bij Tech Data, wordt gevraagd haar kwartaalcijfers te rapporteren. Zij heeft haar targets net niet gehaald, tenzij zij alvast een verkoop invoert die officieel pas over een paar dagen wordt getekend. Emilie is echter al enkele maanden aan het onderhandelen over deze transactie, dus ze ziet het niet als een probleem om deze verkoop aan dit kwartaal toe te voegen. Is dit juist?
A Nee, Emilie mag alleen verkopen opvoeren die
overeenkomstig Tech Data beleid zijn afgesloten. Zelfs als zij een mondelinge overeenkomst met de klant heeft, is de verkoop niet afgesloten in dit kwartaal en kan deze niet in Emilie’s kwartaalverslag worden opgenomen. Omdat Tech Data vertrouwt op deze informatie om ons succes te meten en te plannen voor de toekomst, moeten wij altijd accurate gegevens leveren. Het vervalsen van de boekhouding en administratie van het bedrijf kan leiden tot civiele en strafrechtelijke sancties voor zowel ons bedrijf als de betrokken personen.
aandelen te kopen, verkopen of aan te houden. Informatie wordt gewoonlijk als niet-openbaar beschouwd tot drie volledige handelsdagen zijn verstreken nadat de informatie openbaar is gemaakt. Het beschikken over dit soort informatie geeft iemand een oneerlijk voordeel in het kopen of verkopen van aandelen. Je mag daarom nooit aandelen van ons bedrijf kopen of verkopen op basis van niet-openbare informatie. Ook mag je geen ongepubliceerde informatie over een zakenpartner gebruiken om in hun aandelen te handelen.
Enkele algemene voorbeelden van niet-openbare informatie: »» Ramingen van toekomstige winsten of verliezen »» Nieuws van een aanstaande of voorgestelde fusie »» Nieuws over een belangrijke verkoop van bedrijfsmiddelen »» Verklaring van een aandelensplitsing of aanbod van extra aandelen »» Wijzigingen in de top van het bedrijf »» Belangrijke nieuwe producten, klanten of leveranciers Maak niet-openbare informatie nooit bekend aan personen buiten Tech Data, inclusief je familieleden of vrienden. Je dient ook gesprekken met je collega’s over dit soort informatie te vermijden, tenzij dit om zakelijke redenen noodzakelijk is. Handel met voorkennis schendt niet alleen bedrijfsbeleid, maar ook de effectenwetgeving van de Verenigde Staten en vele andere landen waar wij actief zijn. Overtreding van deze wetten kan civiele en strafrechtelijke sancties voor de betrokkenen met zich meebrengen. Het niet naleven van deze policy kan voor de betrokken personen leiden tot disciplinaire maatregelen, inclusief ontslag. Raadpleeg de Insider Trading Policy voor meer informatie of vragen over of de informatie die je bezit kwalificeert als vertrouwelijke informatie.
27
Focus op onze gemeenschappen
Het maken van de juiste keuze is op lange termijn altijd in het belang van Tech Data, onze partners en de gemeenschappen waar we wonen en werken.
Politieke en liefdadigheidsactiviteiten Wij moeten ervoor zorgen de reputatie van ons bedrijf hoog houden door alleen in onze eigen tijd en met onze eigen middelen actief te zijn in maatschappelijke of charitatieve organisaties, tenzij wij vooraf de goedkeuring van onze manager hebben. Ook mag je geen enkele politieke campagne of kandidaat steunen met behulp van bedrijfsfondsen of –middelen, inclusief ruimten, apparatuur, of handelsmerken, tenzij je hiervoor uitdrukkelijke goedkeuring hebt ontvangen. Gebruik ook nooit zonder voorafgaande goedkeuring de bedrijfsnaam wanneer je deelneemt aan politieke of liefdadigheidsactiviteiten.
Respect voor het milieu Tech Data leeft alle geldende milieuwet- en regelgeving na. Wij werken eraan onze ecologische voetafdruk in al onze zakelijke activiteiten te minimaliseren en proberen verstandig te handelen met betrekking tot het managen van ons energieverbruik en afval. Mocht je gebieden zien waar wij onze milieuprogramma’s kunnen verbeteren, moedigen wij je aan suggesties in te dienen.
29
5350 Tech Data Drive Clearwater, FL 33760 (727) 539-7429 www.techdata.com Bij vragen of om issues te melden, ga naar www.techdataethicsline.com.
