1
Ontwerp van decreet betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking.
MEMORIE VAN TOELICHTING DEEL I ALGEMENE TOELICHTING Hoofdstuk 1. Het belang van archiefzorg en archiefbeheer Elke zorgdrager ontvangt of creëert documenten tijdens de uitoefening van zijn bevoegdheden. In eerste instantie hebben die documenten een onmiddellijk doel: ze ondersteunen de eigen werking en dienen ter verantwoording van zijn daden. Ze vormen immers de documentaire weerslag van het overheidshandelen. Daarom worden zij gedurende een welbepaalde termijn bewaard en vormen zij het archief van de zorgdrager. De documenten kunnen echter ook een cultureel-maatschappelijke waarde hebben: ze vormen het bronnenmateriaal voor de wetenschappelijke studie van de bestuurlijke instellingen en de samenleving, zowel in het heden als in het verleden. Ze zijn een onvervangbaar deel van een samenleving. Het kwaliteitsvolle beheer van de archiefdocumenten tijdens alle levensfasen is dus van onschatbare waarde voor de informatiehuishouding van elke zorgdrager en voor zijn verantwoordingsplicht. Het zal de rechtzoekende burger toelaten een kritische mening te vormen over de overheden die de maatschappij waarin hij leeft, vormgeven. Het zal de zorgdrager toelaten zijn werking op efficiënte en effectieve wijze te ondersteunen. Strategische beleidskeuzes steunen vaak op de optimale toegankelijkheid van informatie binnen een organisatie. Wie dus zijn informatie niet op orde heeft, zal moeilijk of niet kunnen voldoen aan deze plichten en noden. De zorgdrager is verantwoordelijk voor de goede zorg voor zijn archiefdocumenten. Een degelijk archiefbeheer vangt niet pas aan zodra de archiefvormende zorgdrager de documenten niet meer nodig heeft ter ondersteuning of ter verantwoording. Integendeel: de zorgdrager dient te waken over een kwaliteitsvol beheer tijdens de volledige levenscyclus van de documenten, van de creatie tot de eventuele vernietiging. Indien dat niet gebeurt, kan de eigen informatiehuishouding gefnuikt worden en kan de verantwoordingsplicht in het gedrang komen. Zorgdragers hebben dus baat bij een optimale informatievoorziening die steunt op de bewaring, de ontsluiting en de toegankelijkheid van de documenten.
Hoofdstuk 2. Doelstelling Dit decreet wil de zorgdragers laten evolueren tot performante, verantwoordelijke organisaties die hun informatiehuishouding op orde hebben en die in staat zijn om te voldoen aan hun juridische en administratieve plichten. Een degelijk archiefbeheer ondersteunt immers zowel de beleidsuitvoering en de beleidsvoering als de burgerlijke controle op het overheidsoptreden. Het optimaliseren van de toegang van de burger tot overheidsinformatie, zal zijn vertrouwen in de overheid versterken. Archiefdocumenten (ongeacht de vorm of drager) van zorgdragers moeten tijdens de volledige levenscyclus in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard blijven zolang dit nodig is. Ze mogen pas vernietigd worden wanneer dit toegelaten is. Ook het behoud van het documentaire erfgoed voor de komende generaties moet verzekerd worden, aangezien dat de weerslag bevat van het bestuurlijke handelen in Vlaanderen. Een van de belangrijkste factoren is de onstuitbare digitalisering, waardoor overheidsinformatie meer en meer technologieafhankelijk wordt. Een manke informatiehuishouding zal de bedrijfsvoering binnen deze organisaties niet meer kunnen ondersteunen, zodat de terugvindbaarheid, de toegankelijkheid en de raadpleegbaarheid van overheidsinformatie bedreigd wordt. Door kwaliteitscriteria vast te leggen voor het archiefbeheer, door de vernietiging te systematiseren en door de ontsluiting van archiefdocumenten te stimuleren, komt dit decreet tegemoet aan het Verdrag van de Raad van Europa inzake de toegang tot officiële documenten en de aanbeveling van de Raad van Europa over toegang tot bestuursdocumenten (Recommendation Rec(2002)2 of the Committee of Ministers to member states on access to official documents). Deze documenten wijzen op de noodzaak voor zorgdragers om de burger te informeren over de wijze waarop officiële documenten geraadpleegd kunnen worden, om heldere regels te hanteren voor de bewaring en de vernietiging ervan, om registers van documenten in hun bezit op te maken en om hun documenten efficiënt te beheren. Toewijzing van de archiefzorg Dit decreet wijst op een eenduidige manier de archiefzorg toe. Onder archiefzorg begrijpen we de bestuurlijke verantwoordelijkheid die zorgdragers dragen over al hun archiefdocumenten. In de Archiefwet van 24 juni 1955 wordt de archiefzorg niet expliciet toegewezen. De Archiefwet voorziet niet in een sluitend net voor het archiefbeheer, omdat nieuwgecreëerde publiekrechtelijke archiefvormers niet opgenomen zijn in het toepassingsgebied van de Archiefwet. Met name de documenten van de openbare instellingen vallen niet onder dezelfde regeling als de archieven van de bestuursorganen die controle of het bestuurlijke toezicht uitoefenen op deze instellingen, zoals intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. Het gevolg van dit alles is dat heel wat zorgdragers zich niet of nauwelijks bewust waren van hun verantwoordelijkheid over het archiefbeheer. In de regelgeving voor gemeenten, OCMW’s, provincies, polders en wateringen werd de archiefzorg wel toegewezen, zij het op een niet-eenvormige wijze. Ten eerste is de archiefzorg niet bij alle zorgdragers toegewezen. Bij andere zorgdragers is enkel de bewaring van het archief toegewezen, niet het inhoudelijke beheer ervan. Tenslotte is bij een aantal zorgdragers de archiefzorg noch het archiefbeheer toegewezen. Wat archiefzorg en archiefbeheer betreft, is momenteel niets geregeld voor administratieve rechtscolleges, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en verenigingen zonder winstoogmerk waarin één of meer gemeenten of de
provincies minstens de helft van de stemmen in één van de beheersorganen hebben of de helft van de financiering voor haar rekening nemen. Nochtans zijn de bestuursinstanties onderhevig aan de openbaarheid van bestuur, waardoor het beheer van archiefdocumenten zonder twijfel belangrijk is. Een kwalitatief archiefbeheer Dit decreet formuleert minimale eisen die aan een kwaliteitsvol archiefbeheer gesteld moeten worden. Vaak wordt in regelgeving enkel de bewaring van de archiefdocumenten opgelegd, terwijl niet nader bepaald is aan welke criteria die bewaring moet voldoen. Dit is een probleem omdat archiefbeheer hier gereduceerd wordt tot een taak die enkel betrekking heeft op statisch archief, terwijl een goed beheer alle levensfasen van een archiefdocument moet bestrijken met het oog op de bewaring in goede, geordende en toegankelijke staat. Zorgdragers zijn verantwoordelijk voor het beheer van de onder hen berustende archiefdocumenten. Dit decreet brengt de noodzakelijke duidelijkheid over de wijze waarop dit moet geschieden. Zo wordt de geijkte definitie van archiefdocumenten opgenomen, net als minimale kwaliteitscriteria waaraan het archiefbeheer moet voldoen. Dit ontbrak in de huidige regelgeving. Op die wijze kan het inhoudelijke beheer van de documenten tijdens alle levensfasen geoptimaliseerd worden en kan de onterechte scheiding tussen de archiefdienst en de andere diensten van een zorgdrager opgeheven worden. Regeling van selectie en vernietiging Er is een sluitende regeling uitgewerkt voor de selectie van archiefdocumenten, met name de bepaling van de bewaartermijn en de definitieve bestemming na afloop van de bewaartermijn. Archiefdocumenten van zorgdragers zijn immers uniek, onvervangbaar en onvervreemdbaar en ze documenteren het optreden van deze instanties. Daarom moeten zij gedurende een bepaalde tijd bewaard worden – ter ondersteuning van de eigen werking of ter handhaving van bepaalde rechten – waarna zij ofwel vernietigd kunnen worden, ofwel wegens cultureel-maatschappelijke redenen permanent bewaard moeten blijven. Door voor elk bestuursniveau generieke selectielijsten op te stellen, zal deze regeling de nodige uniformiteit realiseren, waardoor gelijksoortige documenten gedurende een gelijke bewaartermijn bewaard blijven bij verschillende zorgdragers. Dit zal zowel de informatiehuishouding van de zorgdragers als het wetenschappelijk onderzoek van het overheidshandelen in belangrijke mate ondersteunen. Praktische organisatie van het archiefbeheer Aan de zorgdragers wordt de nodige vrijheid gegeven om het archiefbeheer te organiseren, zodat een efficiënt en effectief archiefbeheer kan worden gerealiseerd. Zorgdragers kunnen op die manier volledig rekening houden met de specificiteit van hun situatie. Ondersteuning van het archiefbeheer Het decreet stimuleert een kwaliteitsvol archiefbeheer door de expertise over het vakgebied gevoelig te verhogen en ter beschikking te stellen. Er wordt een steunpunt opgericht dat zich toelegt op praktijkontwikkeling, praktijkondersteuning en tenslotte beeldvorming en communicatie.
Toegang tot archiefdocumenten Tenslotte moet er een sluitende regeling voor de openbaarheid van archiefdocumenten komen. Het decreet betreffende de openbaarheid van bestuur voorziet niet in een regeling van de bewaartermijn en de vernietiging van deze bestuursdocumenten. Bovendien is er geen beperking in de tijd van de uitzonderingsgronden opgenomen. Voor de administratieve rechtscolleges is momenteel niets geregeld wat de openbaarheid, de bewaartermijn en de vernietiging betreft. Ook hiervoor biedt de regeling een oplossing. Structurele ontsluiting Archiefdocumenten van zorgdragers die voor permanente bewaring geselecteerd zijn, worden voor alle zorgdragers en de burger optimaal ontsloten. Dat betekent dat de raadpleger op een relatief eenvoudige wijze kan achterhalen over welke permanent te bewaren archiefdocumenten zorgdragers beschikken en waar zij geraadpleegd kunnen worden. Dit centrale ontsluitingsmechanisme is cruciaal in een landschap dat in hoge mate decentraal georganiseerd is, waarbij bijvoorbeeld gemeenten en provincies hun statisch archiefbeheer ter plaatse organiseren. Hoofdstuk 3. Bevoegdheid In haar advies 47.624/AV/3 over het ontwerp van Archiefdecreet beschrijft de Raad van State de bevoegdheidsverdeling inzake het archiefwezen. Samengevat komt zij tot de conclusie dat de gemeenschappen en gewesten bevoegd zijn voor het semistatische archief van de zorgdragers en voor het statische archief van de Vlaamse overheid, de administratieve rechtscolleges, de polders en de wateringen. Het semistatische archief is het geheel van archiefdocumenten dat door zorgdragers worden bijgehouden ter verantwoording, ter ondersteuning van hun werking of ter handhaving van hun rechten. Het statische archief is het geheel van archiefdocumenten dat door de zorgdragers die het ontvangen of gecreëerd hebben, niet meer als administratief of juridisch nuttig wordt beschouwd maar wordt bewaard omwille van de cultureel-maatschappelijke waarde. De federale overheid is volgens dit advies echter bevoegd voor het statische archief van gemeenten, provincies en de instellingen die aan hun controle of administratief toezicht onderworpen zijn, zoals bijvoorbeeld OCMW’s of kerkfabrieken. Om haar advies te onderbouwen, baseert zij zich op de parlementaire besprekingen die voorafgingen aan de verschillende staatshervormingen. Vooreerst hanteert de Raad van State daarbij echter een verkeerd uitgangspunt en laten de parlementaire besprekingen ook een andere lezing toe. Wat het eerste aspect betreft, stelt de Raad van State dat aan het organiseren van archieven de bedoeling ten grondslag ligt om in cultuurhistorisch opzicht waardevolle documenten op één centrale plaats samen te brengen, te ordenen en toegankelijk te maken voor het publiek. Het feit dat in de Archiefwet de gemeenten uitdrukkelijk van de overdrachtsplicht uitgesloten worden, wijst er echter op dat de wetgever een laagdrempelige, niet-gecentraliseerde toegankelijkheid wilde verzekeren voor archieven die een lokaal belang hebben. Wat het tweede aspect betreft houdt de interpretatie van de Raad van State over het voorbehoud over de overdracht van bevoegdheden inzake het archiefwezen dat gemaakt is tijdens de parlementaire voorbereiding van de
bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming van de instellingen slechts één mogelijke interpretatie in. Er is ook een andere lezing mogelijk. Bij de staatshervorming van 1980 is de principiële bevoegdheid voor de archieven overgedragen aan de gemeenschappen, zij het niet volledig. Zoals blijkt uit de parlementaire voorbereiding van de staatshervorming van 19701971, omvat de principiële bevoegdheid voor het culturele patrimonium ook de archieven en hun neerlegging (Parl. St., Senaat, 402 (1969-1970), 26-27; ibidem, 400 (1970-1971), 4-5). Tijdens de parlementaire voorbereiding van de staatshervorming van 1980 werd door de Minister van de Franse Gemeenschap in dit verband duidelijk gesteld dat hij bevoegd zou zijn over alle aspecten van de bewaring van ‘les biens culturels’ (het culturele erfgoed) (Parl. St., Kamer, 1979-1980, nr. 627/10, 37-38). Daarnaast werd door twee ministers gesteld ‘dat de archieven in de zin bedoeld bij de wet op het Algemeen Rijksarchief, tot de nationale bevoegdheid blijven behoren en dus buiten de bevoegdheid van de cultuurraden vallen’ (Parl. St., Senaat, 1979-1980, nr. 434/2, 100). In haar advies heeft de Raad van State deze federale bevoegdheid zeer ruim geïnterpreteerd. Tijdens een uiteenzetting over de wijze waarop de bevoegdheidsverdeling inzake archieven en de Koninklijke Bibliotheek moet geïnterpreteerd worden, werd gesteld door de Minister van de Franse Gemeenschap: 'Het beheer van de Koninklijke Bibliotheek blijft bijvoorbeeld tot het nationale domein behoren. Het zou immers tegen het gezond verstand indruisen de Koninklijke Bibliotheek te splitsen. Wat het Rijksarchief betreft moet rekening worden gehouden met het gemeenschappelijk belang.’ De minister bevestigde zelf dat deze interpretatie ook moet toegepast worden op het Rijksarchief: ‘Hetzelfde antwoord kan voor het probleem van de archieven worden gegeven’(Parl. St., Kamer, 1979-1980, nr. 627/10, 38). Bij de staatshervorming van 1993 wordt bevestigd dat de federale overheid bevoegd blijft voor ‘de federale wetenschappelijke en culturele instellingen, met inbegrip van hun onderzoeksactiviteiten en hun activiteiten van openbare dienstverlening’ (Advies Raad van State, 47.624/AV/3, 13). Het is duidelijk dat de bedoeling van de wetgever was om de werking, de onderzoeksactiviteiten en de activiteiten van openbare dienstverlening van het Rijksarchief als federale bevoegdheid te bestempelen, zodat deze wetenschappelijke instelling, net zoals de Koninklijke Bibliotheek, niet in haar voortbestaan bedreigd zou worden door splitsing. Hij hield rekening met het gemeenschappelijke belang van archieven die zich in het Rijksarchief bevonden, waaronder bijvoorbeeld archieven uit het Ancien Régime. De stelling dat het ook in de bedoeling van de wetgever lag om de bevoegdheid van het Rijksarchief over bijvoorbeeld de vernietiging van archiefdocumenten los te laten staan van elke bevoegdheidsoverdracht, wordt weerlegd door de bovenstaande citaten over de Koninklijke Bibliotheek en het Rijksarchief en is niet vol te houden, zeker wanneer het overdrachten van de organieke bevoegdheden betreft. In de memorie van toelichting van het voorontwerp van wet dat geleid heeft tot de bijzondere wet van 13 juli 2001, wordt bevestigd dat de regels ‘inzake het bewaren van provinciale en gemeentelijke documenten in een provinciaal of gemeentelijk archief’ tot deze organieke wetgeving behoort (Parl. St., Senaat, 2000-01, nr. 2-709/1, 9).
Tenslotte staat de interpretatie in het advies van de Raad van State elk coherent archiefbeleid in de weg. Dit wordt trouwens uitdrukkelijk door de Raad van State erkend. De oplossingen die de Raad van State aanbiedt, gaan bovendien te veel uit van een federale voogdij of laten tenminste toe dat het federale niveau elk beleid in Vlaanderen, kan afremmen. In de praktijk zijn deze suggesties dan ook niet uitvoerbaar. Dat de gewesten de organieke bevoegdheid hebben over bepaalde zorgdragers maar niet zouden kunnen beslissen over de vernietiging van de archiefdocumenten, heeft als gevolg dat archiefdocumenten van een zorgdrager onder verschillende beheersregimes vallen. Aangezien zorgdragers reeds vanaf de ontvangst of de creatie van een archiefdocument in hun beheer rekening dienen te houden met de definitieve bestemming ervan, plaatst dit zorgdragers voor grote problemen wat het archiefbeheer betreft. Een dergelijke benadering van archiefbeheer druist in tegen het in het archiefwezen gehanteerde structuurbeginsel. Dit houdt in dat ieder archief een geheel is met een structuur, die is bepaald door de archiefvorming. De bewaring en ontsluiting van de Vlaamse instellingen en de instellingen waarvoor Vlaanderen organiek bevoegd is, vergt omwille van de organische eenheid van het archief van de archiefvormers een coherente aanpak. Om die reden kan, voor zover eventueel federale bevoegdheden worden betreden, een beroep worden gedaan op artikel 10 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen. Dit artikel luidt als volgt: ‘De decreten kunnen rechtsbepalingen bevatten in aangelegenheden waarvoor de Parlementen niet bevoegd zijn, voor zover die bepalingen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun bevoegdheid’. Naast deze wettelijke voorwaarde heeft het Grondwettelijk Hof nog twee voorwaarden toegevoegd om dit artikel te kunnen inroepen (Arrest 112/2008 van 31 juli 2008). De toepassing van artikel 10 is dus niet onbeperkt mogelijk. Volgende drie voorwaarden moeten worden gerespecteerd: - de bevoegdheidsoverschrijding moet noodzakelijk zijn om de eigen gewestof gemeenschapsbevoegdheid te kunnen uitoefenen; - de in het geding zijnde federale bevoegdheid moet een gedifferentieerde aanpak toelaten, wat betekent dat het moet mogelijk zijn dat de drie gewesten of de drie gemeenschappen onderling verschillende dingen doen. - de bevoegdheidsoverschrijding mag maar een marginale weerslag hebben op de in het geding zijnde federale bevoegdheid. De ontworpen regeling mag dus niet voor gevolg hebben dat ze het de federale overheid onmogelijk zou maken om de eigen bevoegdheid uit te oefenen. In casu wordt voldaan aan deze drie voorwaarden. - In de eerste plaats is deze bevoegdheidsoverschrijding noodzakelijk om de eigen bevoegdheden te kunnen uitoefenen. Onmiskenbaar heeft de Vlaamse decreetgever aanzienlijke bevoegdheden met betrekking tot de organisatie van het archiefwezen. Zo is hij niet enkel bevoegd voor de organisatie van de archieven van de eigen instellingen maar ook voor de archieven van instellingen waarvoor hij als gevolg van de staatshervorming organiek bevoegd is en dit tenminste voor het dynamische archief. Ook op het vlak van de toegang tot de archiefdocumenten van deze gedecentraliseerde besturen is en blijft de Vlaamse decreetgever bevoegd als het gaat om de organisatie van de toegang tot de bestuursdocumenten en voor het opleggen van beperkingen op de openbaarmaking voor zover deze betrekking hebben op aangelegenheden waarvoor de decreetgever bevoegd is, ook voor die archiefdocumenten die tot het statische archief behoren. Om een coherent en samenhangend beleid te kunnen voeren voor alle archieven van de instellingen waarvoor de Vlaamse decreetgever organiek bevoegd is, is het optreden van de Vlaamse decreetgever voor alle archieven ongeacht hun situatie noodzakelijk.
-
Daarnaast biedt de federale bevoegdheid de mogelijkheid van een gedifferentieerde aanpak. Voor zover de federale overheid bevoegd is voor bepaalde aspecten van de organisatie van het archiefwezen, sluit niets uit dat de decreetgevers eigen normen uitvaardigen die betere garanties bieden voor het bewaren en ontsluiten van archiefdocumenten van de instellingen waarvoor de Vlaamse decreetgever organiek bevoegd is. In de mate dat de federale wetgever dan al bevoegd is, doet de Vlaamse decreetgever trouwens geen afbreuk aan de minimumnormen van de federale wetgever.
-
De weerslag op de eventuele federale bevoegdheid is marginaal in die zin dat de decreetgever niet raakt aan de organisatie van het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën. Evenmin tast de decreetgever de bevoegdheid van de federale wetgever aan over de archiefdocumenten van de instellingen die door deze zijn georganiseerd. Bovendien doet de Vlaamse decreetgever geen afbreuk aan de bestaande federale minimumnormen voor de organisatie voor archiefdocumenten van de gedecentraliseerde instellingen die door de Vlaamse decreetgever worden georganiseerd.
DEEL II ARTIKELSGEWIJZE BESPREKING Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen, definities en toepassingsgebied Art. 1 Dit artikel verduidelijkt dat dit decreet zowel gemeenschapsmaterie als gewestmaterie regelt, zoals hierboven uiteengezet in hoofdstuk 3 van deel I. Er is voor gekozen om de gemeenschapsmaterie en de gewestmaterie inzake het archiefwezen in één decreet te regelen om een efficiënt en samenhangend geheel te bereiken. De scheidingslijn tussen gemeenschapsmaterie en gewestmaterie is immers niet steeds helder te trekken. Archiefdocumenten met een bepaalde administratieve waarde krijgen niet per definitie culturele waarde. Andere archiefdocumenten zijn cultureel belangrijk, maar missen administratieve waarde, zoals verworven privaatrechtelijke archiefdocumenten. Aangezien de culturele waarde die een document kan krijgen na verloop van tijd, bepalend is voor de wijze waarop het beheerd wordt tijdens de administratieve periode, zou een niet-geïntegreerde regeling indruisen tegen deze binnen de archivistiek algemeen aanvaarde principes. Art. 2 Om verwijzingen naar het decreet beknopt en eenduidig te houden, wordt gekozen voor een citeeropschrift. De datum van het decreet vormt een integraal onderdeel van het citeeropschrift. Art. 3 Dit artikel definieert de begrippen die in het decreet gehanteerd worden. Archiefbeheer Het archiefbeheer is de praktische realisatie van de archiefzorg. Uit de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de zorg voor het archief vloeit het goede beheer van het archief voort.
Archiefdocumenten De definitie van archiefdocumenten binnen de archiefsector. Ze legt verworven of gecreëerd worden door van zijn taken, uit hoofde van een zijn rechten.
is gebaseerd op de geijkte definitie vast dat archiefdocumenten ontvangen, een zorgdrager tijdens de uitoefening bepaalde functie of ter handhaving van
Het decreet heeft dus betrekking op archiefdocumenten in alle levensfasen – van de creatie tot de vernietiging. Het doelt dus niet enkel op de archiefdocumenten die in een archiefdienst of archiefinstelling berusten. Een nog niet afgesloten subsidiedossier is immers aan dezelfde beheersregels onderworpen als een reeds afgesloten subsidiedossier: het is onderhevig aan dezelfde regelgeving en het draagt dezelfde bewaartermijn. De definitie omvat alle archiefdocumenten, ongeacht de drager. Het betreft dus zowel digitale als papieren documenten. Databanken, e-mailberichten of websites die opgemaakt zijn of ontvangen zijn bij de uitoefening van taken, vallen bijvoorbeeld binnen deze definitie. De definitie is verschillend van de definitie van bestuursdocumenten van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, waar bestuursdocumenten gedefinieerd worden als elke informatie waarover de overheid beschikt. Archiefdocumenten daarentegen zijn gebonden aan de werkprocessen van de archiefvormer. Ze worden ontvangen of gecreëerd bij de uitvoering van die processen; ze ontlenen er hun betekenis aan. Deze definitie is dus specifieker dan de definitie van bestuursdocumenten. In de definitie van archiefdocumenten worden ook de verworven archiefdocumenten opgenomen. Privaatrechtelijke archiefbestanden die bijvoorbeeld door een gemeentearchief verworven zijn in het kader van zijn opdracht (met name de bewaring van het documentaire erfgoed), behoren immers ook tot het geheel van bestuursdocumenten van de gemeente. Omwille van hun cultureel-maatschappelijke waarde moeten zij in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard blijven. Archiefzorg Archiefzorg – de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer – is het geven van voldoende garanties op het vlak van infrastructuur, financiële middelen en personele middelen met het oog op een kwaliteitsvol archiefbeheer. Selectielijst Een selectielijst legt vast hoe lang archiefdocumenten of categorieën van archiefdocumenten bewaard moeten worden door de zorgdragers. Het legt bovendien vast wat de definitieve bestemming is van deze archiefdocumenten, met name of zij na afloop van deze vastgelegde termijnen vernietigd mogen worden of omwille van het cultureel-maatschappelijke belang voor de eeuwigheid bewaard moeten worden. Een selectielijst beschrijft de archiefdocumenten niet op individueel documentniveau, maar op het niveau van de categorieën. Gelijkvormige documenten worden immers op gelijkvormige wijze beheerd en bewaard. Artikel 11 bepaalt dat er twee soorten selectielijsten zijn: een algemene, die het volledige bestuursniveau omvat, en een specifieke, die een zorgdrager kan opmaken indien bepaalde archiefdocumenten niet vervat zijn in de algemene selectielijst.
Art. 4 Het toepassingsgebied van het decreet betreffende de openbaarheid van bestuur wordt grotendeels overgenomen, met toevoeging van de administratieve rechtscolleges en de verenigingen zonder winstoogmerk die opgericht zijn of beheerd worden door de Vlaamse Gemeenschap, zoals de culturele instellingen. Om op een eenduidige wijze te kunnen verwijzen naar de instanties in het toepassingsgebied, wordt het overkoepelende begrip ‘zorgdrager’ gedefinieerd. Het laat bovendien toe om op een later tijdstip zonder ingrijpende wijzigingen andere instanties onder het toepassingsgebied te brengen. Het begrip ‘zorgdrager’ is een breed aanvaarde term binnen de archivistiek. Hoofdstuk 2. Zorg en beheer Art. 5 De eerste paragraaf wijst de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer expliciet toe aan de zorgdragers. Het wordt overgelaten aan andere regelgeving om de archiefzorg en het archiefbeheer toe te wijzen aan een orgaan of een functionaris binnen de zorgdrager, zoals deels al gebeurd is. In vroegere regelgeving gebeurde de toewijzing niet eenvormig. Het Provinciedecreet van 9 december 2005 wijst de archiefzorg toe aan de deputatie (art. 57, §4) en het archiefbeheer aan de griffier (art. 89). Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 wijst de verantwoordelijkheid over het archief toe aan het college van burgemeester en schepenen (artikel 57, §4) en het beheer aan de gemeentesecretaris (artikel 89). In de wet van 5 juli 1956 betreffende de wateringen en de wet van 3 juni 1957 betreffende de polders wordt enkel het archiefbeheer toegewezen aan de ontvanger-griffier (artikel 56). In het Decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008 is, naar analogie met het Gemeente- en het Provinciedecreet, het archiefbeheer toegewezen aan de secretaris (artikel 88). De archiefzorg daarentegen is niet toegewezen aan de raad maar aan de persoon van de voorzitter (artikel 58, §4). In het Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en de werking van de erkende erediensten is de secretaris eveneens verantwoordelijk voor de bewaring van het archief van de kerkraad, van het centrale kerkbestuur en van de bestuursraad (artikels 13, 29 en 93). Door de omzendbrief DVO/BZ/P&O/2008/3 betreffende de interne organisatie van het archiefbeheer bij de Vlaamse overheid is de archiefzorg toegewezen aan de leidende ambtenaren van de entiteiten en het archiefbeheer aan de beleidsdomeinarchivarissen. Bij de administratieve rechtscolleges is het aangewezen dat de voorzitter van het college of het college in zijn geheel belast wordt met de archiefzorg en de griffier met het archiefbeheer. De tweede zin van paragraaf één moet gelezen worden samen met artikels 240 tot 242 en 527 van het Strafwetboek. De archiefdocumenten van zorgdragers zijn onvervreemdbaar en onverjaarbaar. Dat betekent dat zij onttrokken zijn aan de handel, zoals verkoop of verhuur. Zij mogen evenmin ontvreemd of onwettig vernietigd worden. Zij blijven onvervreemdbaar zolang zij bestaan.
Indien archiefdocumenten van een zorgdrager zich op een andere plaats bevinden dan bij die zorgdrager, moeten ze zonder verwijl teruggegeven worden aan de zorgdrager waaronder ze naar hun aard behoren te berusten. Paragraaf 2 bepaalt dat zorgdragers hun archiefdocumenten in goede, geordende en toegankelijke staat moeten bewaren tijdens alle levensfasen van die documenten – van de creatie of ontvangst tot de (eventuele) vernietiging. De geijkte uitdrukking ‘in goede, geordende en toegankelijke staat’ dient als volgt begrepen te worden: -
-
goede staat: toestand van archiefdocumenten, waarbij deze bestaan uit voldoende duurzame materialen, in voldoende duurzame verpakking en onbeschadigd zijn, dan wel deze zo nodig in een zo veel mogelijk overeenkomstige toestand zijn gebracht, en waarbij deze zonder waarneembare schadelijke gevolgen kunnen worden geraadpleegd; geordende staat: de toestand van een archief waarbij de archiefdocumenten zodanig zijn geordend, dat zij binnen een redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden; toegankelijke staat: toestand van een archief waarbij de archiefdocumenten en de gegevens in de archiefdocumenten binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden. Art. 6
Dit artikel zorgt ervoor dat archiefdocumenten van opgeheven of samengevoegde zorgdragers niet onbeheerd blijven. De basisregel is dat de archiefzorg overgaat op de rechtsopvolger. Art. 7 Het archiefbeheer bij zorgdragers is onderworpen aan deze algemene, kwalitatieve criteria, die gebaseerd zijn op het Verdrag van de Raad van Europa inzake de toegang tot officiële documenten en op de volgende aanbevelingen van de Raad van Europa: - Recommendation (2000) 13 of the Committee of Ministers to member states on a European policy on access to archives; - Recommendation (1981) 19 of the Committee of Ministers to member States on the access to information held by public authorities; - Recommendation (2002) 2 of the Committee of Ministers to member states on access to official documents. De nadere bepaling van de kwaliteitscriteria voor het archiefbeheer is overeenkomstig deze criteria en de algemeen aanvaarde internationale en desgevallend door de Vlaamse overheid opgelegde standaarden. Procedures De wijze waarop een zorgdrager zijn archiefdocumenten in goede, geordende en toegankelijke staat bewaart, moet geëxpliciteerd zijn in de vorm van procedures, die het archiefbeheer structureren. Deze procedures leggen vast welke beheersregels van kracht zijn voor welke categorieën van archiefdocumenten en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan. Aangezien de archiefzorg zich uitstrekt tot de volledige levenscyclus, dus vanaf het moment van creatie of ontvangst, bepalen de procedures de wijze waarop de goede, geordende en toegankelijke staat bereikt moet worden gedurende de volledige levenslooop. Op deze wijze blijven archiefdocumenten op geen enkel moment onbeheerd.
Ontsluiting Een toegang is een staat van beschrijvingen van archiefdocumenten of categorieën van archiefdocumenten. Een toegang zorgt voor de ontsluiting van archiefdocumenten. Ontsluiting van de archiefdocumenten gebeurt volgens de gangbare, algemeen aanvaarde principes van de archivistiek, waarbij documenten in eerste instantie op het niveau van de categorieën beschreven worden. Dit beschrijvingsniveau is hetzelfde als bij de selectielijsten. Niet-raadpleegbare archiefdocumenten Archiefdocumenten die niet door de zorgdrager waaronder zij berusten zijn opgemaakt of ontvangen maar integendeel verworven zijn, zijn uiteraard onderhevig aan dezelfde bepalingen van het decreet als de eigen archiefdocumenten. Voorbeelden van verworven archiefdocumenten zijn privaatrechtelijke archiefbestanden van kunstenaars, schrijvers, politici of notabelen. Indien de openbaarheid van deze verworven archiefdocumenten door contractuele bepalingen beperkt is, moet de zorgdrager niettemin toegangen regelen, die bovendien bekendgemaakt worden. Op deze wijze weet de burger welke archiefdocumenten in bezit zijn van de zorgdrager en kan hij zich beroepen op zijn recht om een afschrift te ontvangen. Uitvoerders van het archiefbeheer De personen die voor de zorgdrager de goede, geordende en toegankelijke staat van archiefdocumenten realiseren, zijn voldoende vertrouwd met alle aspecten van het archiefbeheer. Deze deskundigheid kunnen zij bereiken door opleiding of door beroepservaring. In de praktijk zijn dit de archivarissen die in dienst zijn van de zorgdrager. Deontologische code De ICA (International Council on Archives/Conseil International des Archives) biedt een deontologische code aan, die als basis zou moeten dienen voor de deontologische code voor de uitvoerders van het archiefbeheer. Art. 8 Dit artikel behoeft geen commentaar. Art. 9 Het toezicht op de naleving van dit decreet wordt uitgeoefend binnen het kader van het algemeen bestuurlijk toezicht. Om de naleving van het decreet voor het volledige toepassingsgebied te kunnen opvolgen, kan de Vlaamse Regering op periodieke basis ter aanvulling een audit van één of meerdere zorgdragers uitvoeren. Tijdens de audit wordt gecontroleerd in hoeverre de bepalingen over de archiefzorg, het archiefbeheer, de vernietiging en de toegang worden nageleefd en waar eventuele pijnpunten te situeren zijn.
Hoofdstuk 3. Ondersteuning Art. 10 Om de vele zorgdragers te helpen bij de naleving van het Archiefdecreet, zorgt de Vlaamse Regering voor de ondersteuning van de bestuurlijkadministratieve archiefwerking. Het is niet aangewezen om de taken van dit steunpunt voor bestuurlijkadministratieve archiefwerking onder te brengen bij het steunpunt voor cultureel erfgoed. De doelstellingen van beide steunpunten lopen te sterk uiteen. Terwijl het laatstgenoemde steunpunt, wat archiefbeheer betreft, zich richt op culturele archiefwerking, ondersteunt het nieuwe steunpunt bestuurlijk-administratieve archiefwerking bij zorgdragers, namelijk alle bestuursinstanties en administratieve rechtscolleges. De doelstellingen van het Cultureel-erfgoeddecreet zijn immers verschillend van het onderhavige Archiefdecreet. Het eerste lid definieert de kerntaken van het steunpunt voor bestuurlijkadministratieve archiefwerking, met name ondersteuning van de selectiecommissies, het beheer van het centrale register, praktijkontwikkeling, praktijkondersteuning en beeldvorming en communicatie. Praktijkontwikkeling wordt begrepen als het leveren van een bijdrage aan een continue ontwikkeling van het overheidsbeleid inzake archiefzorg en archiefbeheer op basis van evaluatie en toegepast onderzoek. Het steunpunt doet aan onderzoek en ontwikkeling met het oog op de opvolging van innovaties in binnen- en buitenland. Het steunpunt heeft hierin een hoofdzakelijk coördinerende en initiërende taak. Praktijkondersteuning wordt begrepen als het leveren van een actieve dienstverlening op het vlak van deskundigheidsbevordering, kwaliteitszorg, informatie en documentatie, management en internationale samenwerking. Het steunpunt verzorgt een actieve dienstverlening naar alle zorgdragers en biedt advisering en begeleiding aan op het vlak van informatie en documentatie en deskundigheidsbevordering met betrekking tot archiefbeheer. Beeldvorming en communicatie wordt begrepen als het organiseren en coördineren van activiteiten en initiatieven die de kennis over archiefzorg en archiefbeheer bij de bestuursinstanties bevorderen. Het steunpunt organiseert en coördineert initiatieven die de kennis over de praktijk van archiefbeheer bevorderen en stimuleren in Vlaanderen. Wat de ondersteuning van de selectiecommissies betreft, zal het steunpunt instaan voor de onderlinge consistentie van de selectielijsten en voor het secretariaat. Het waakt bijvoorbeeld over consistentie wat betreft bewaartermijnen of definitieve bestemmingen. Gelijkaardige documenten die voortvloeien uit gelijkaardige taken krijgen immers idealiter gelijkaardige bewaartermijnen en definitieve bestemmingen, tenzij wettelijke of andere redenen een afwijking vragen. Het steunpunt kan met de andere spelers in het werkveld samenwerkingsverbanden opzetten om de zorgdragers te ondersteunen. Op deze manier kan optimaal gebruikgemaakt worden van de aanwezige expertise. Voorbeelden van spelers waarmee samenwerking nuttig kan zijn, zijn de provinciale bestuursscholen, zorgdragers die beschikken over expertise inzake archiefbeheer, universiteiten, wetenschappelijke instellingen zoals het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, culturele instellingen zoals archieven en musea en steunpunten zoals Expertisecentrum DAVID vzw of FARO Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw.
Hoofdstuk 4. Selectie en vernietiging Art. 11 De eerste paragraaf regelt de opmaak van selectielijsten per bestuursniveau. De gemeenten krijgen aldus een algemene selectielijst, net als de provincies, de Vlaamse overheid, de administratieve rechtscolleges enzovoort. De algemene selectielijst is generiek. Ze wordt niet opgemaakt voor elke zorgdrager afzonderlijk. Gemeenten hebben immers gelijkaardige bevoegdheden, net als bijvoorbeeld provincies of polders en wateringen. Zij hebben bijgevolg gelijkaardige archiefdocumenten, voortvloeiend uit gelijkaardige bevoegdheden en dus gelijkaardige bewaartermijnen. De selectielijst is zo volledig mogelijk in haar behandeling van categorieën archiefdocumenten. In samenspraak met de bevoegde overheid bepaalt ze ook de bewaartermijn en de definitieve bestemming van archiefdocumenten die betrekking hebben op materies waarvan de organieke bevoegdheid federaal is gebleven (zoals bijvoorbeeld de registers van de burgerlijke stand, de politie, de brandweer en de openbare orde). Indien na verloop van tijd door wijzigingen in de taken van zorgdragers of door ingrijpende veranderingen in de archiefvorming de algemene selectielijst niet meer aansluit op de praktijk, moet de selectielijst geactualiseerd worden door de bevoegde selectiecommissie. Paragraaf twee voorziet in de mogelijkheid voor zorgdragers om een aanvullende, specifieke selectielijst op te maken. In principe zou elke categorie van archiefdocument in de algemene selectielijst opgenomen moeten zijn, maar indien dit niet het geval is, kan een zorgdrager toch tot gewettigde vernietiging overgaan door middel van de opmaak van een specifieke selectielijst. Deze selectielijsten moeten aan dezelfde criteria voldoen als de algemene. De derde paragraaf legt de criteria vast volgens dewelke selectielijsten moeten worden opgemaakt. Dit wordt op decretaal niveau geregeld aangezien de vernietiging van archiefdocumenten het grondwettelijke recht van de burger om een afschrift van bestuursdocumenten te ontvangen, inperkt. Deze criteria zijn gebaseerd op de binnen de archivistiek aanvaarde principes van waardering en selectie van archiefdocumenten. Het eerste criterium, de taak van de zorgdragers, is van belang omdat archiefdocumenten hun waarde en betekenis ontlenen aan de functie die ze bekleden of bekleed hebben binnen de taak waarbinnen ze ontvangen of opgemaakt zijn. Het tweede criterium laat toe om de waarde van archiefdocumenten in te schatten aan de hand van de verhouding, niet alleen tussen zorgdragers binnen hetzelfde bestuursniveau, maar ook tussen verschillende bestuursniveaus. Er bestaan immers archiefdocumenten die voortvloeien uit taken die de eigen zorgdrager overstijgen. Een evenwichtige selectiebeslissing moet bijgevolg rekening houden met alle betrokken zorgdragers. Een voorbeeld is de beslissing over het verlenen van milieuvergunningen aan bedrijven, waarbij steeds meerdere bestuursniveaus betrokken zijn. Criterium drie houdt rekening met de waarde die archiefdocumenten kunnen hebben als bestanddeel van het culturele patrimonium van de Vlaamse Gemeenschap.
Het laatste criterium zorgt ervoor dat geen archiefdocumenten vernietigd worden die nog informatieve, juridische of wetenschappelijke waarde hebben voor de zorgdragers zelf, voor burgers en voor onderzoekers. Elke selectielijst bevat een verantwoording over de keuzes die gemaakt zijn voor de bewaartermijnen en de definitieve bestemmingen. Een verantwoording kan bestaan uit de vermelding van de rechtsgrond, de cultureelmaatschappelijke waarde of elk nuttig gegeven dat een rol heeft gespeeld tijdens de opmaak. Art. 12 Paragraaf één laat zorgdragers toe om archiefdocumenten te vernietigen na afloop van de in de selectielijst vastgestelde bewaartermijn, op voorwaarde dat de definitieve bestemming van de documenten inderdaad vernietiging is. Zorgdragers zijn niet verplicht om archiefdocumenten te vernietigen, tenzij andere regelgeving hen daartoe verplicht. Zij kunnen er dus voor kiezen om documenten langer te bewaren dan opgelegd. Een zorgdrager past de bekrachtigde selectielijst niet eenmalig toe. Met deze lijst kan de aanwas van archiefdocumenten voortdurend geselecteerd worden. De tweede paragraaf zorgt ervoor dat van de vernietiging van archiefdocumenten een spoor wordt bijgehouden, zodat steeds kenbaar is welke archiefdocumenten op welk moment en krachtens welke selectielijst zijn vernietigd. Op die manier weet bijvoorbeeld de rechtzoekende burger welke archiefdocumenten nog in bezit zijn van een zorgdrager. Hoofdstuk 5. Toegang tot archiefdocumenten Art. 13 De eerste paragraaf houdt in dat documenten van bestuursinstanties, die geen instanties zijn in de zin van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur maar die wel onder het toepassingsgebied van het Archiefdecreet worden gebracht, voor de openbaarheid van hun bestuursdocumenten dezelfde regeling en uitzonderingsgronden krijgen om de publieke toegang tot de documenten in hun bezit te organiseren. De tweede paragraaf bepaalt dat archiefdocumenten na 30 jaar automatisch openbaar worden. Archiefdocumenten moet hier begrepen worden als alle archiefdocumenten (dus ook bestuursdocumenten), in afwijking van paragraaf 1. Ook de belangvereiste die geldt ten aanzien van informatie van persoonlijke aard op grond van het decreet van 26 maart 2004, geldt niet langer na 30 jaar. Een uitzondering wordt gemaakt voor archiefdocumenten waarvan de openbaarmaking afbreuk zou doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer of aan het vertrouwelijke karakter van internationale betrekkingen. Een uitzondering wordt eveneens gemaakt voor archiefdocumenten die informatie bevatten die door een derde werd verstrekt zonder dat hij daartoe verplicht werd en die hij uitdrukkelijk als vertrouwelijk heeft bestempeld, tenzij die persoon met de openbaarmaking instemt. Tenslotte wordt een uitzondering gemaakt voor archiefdocumenten die commerciële en industriële informatie bevatten, wanneer deze informatie beschermd wordt om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren, tenzij degene van wie de informatie afkomstig is met de openbaarheid instemt.
Art. 14 Op basis van het advies van 9 juni 2009 van de Vlaamse Adviesraad voor Bestuurszaken is in een specifieke toegang voor wetenschappelijke doeleinden voorzien. Dit maakt het mogelijk dat wetenschappelijk onderzoek gebruik kan maken van archiefdocumenten die nog niet openbaar zijn overeenkomstig artikel 13. Een aanvrager dient daartoe een aanvraag in bij de zorgdrager, waarin hij vermeldt welke archiefdocumenten hij wenst te raadplegen en waarin hij zijn wetenschappelijke onderzoeksmethode beschrijft. Hij kan zijn identiteit bewijzen door een kopie van zijn identiteitskaart toe te voegen. Een zorgdrager kan de toegang tot deze archiefdocumenten beperken door het sluiten van een contract met de onderzoeker. Hij kan bijvoorbeeld beperkingen opleggen op de raadpleging, op het verkrijgen van papieren of digitale afschriften, op de verspreiding van onderzoeksresultaten of op de publicatie van niet-geanonimiseerde gegevens. De zorgdrager kan een aanvraag weigeren, volledig inwilligen of deels inwilligen op basis van de criteria vermeld in paragraaf drie. Hij kan deze criteria dus toepassen op de specifieke situatie van de aanvraag. In de memorie van toelichting bij de aanbeveling van de Raad van Europa R 97 (18) of the Committee of Ministers to member states concerning the protection of personal data collected and processed for statistical purposes (aldaar punt 14) wordt verduidelijkt dat wetenschappelijk onderzoek ertoe strekt wetmatigheden, gedragsregels en oorzakelijke verbanden vast te stellen die alle personen op wie zij betrekking hebben, overstijgen. Wetenschappelijk onderzoek is gericht op de beschrijving van globale verschijnselen. Een onderzoek ontleent zijn wetenschappelijk karakter zowel aan de gebruikte methode als aan het doel, met name de vermeerdering van de wetenschappelijke kennis. Historisch onderzoek – de analyse van vroegere gebeurtenissen – kan zowel een wetenschappelijk als een nietwetenschappelijk karakter hebben. Bijgevolg kan een onderzoek met louter commerciële beweegredenen niet als wetenschappelijk onderzoek gezien worden. Een tweede gevolg is dat genealogen geen gebruik kunnen maken van de specifieke toegang. Genealogisch onderzoek – het onderzoek van stambomen – kan immers wel als historisch maar niet als wetenschappelijk onderzoek gekarakteriseerd worden. Tenslotte kan voor statistisch onderzoek, voor zover het wetenschappelijke onderzoeksmethoden hanteert en wetenschappelijke doeleinden dient, gebruik worden gemaakt van deze specifieke toegang. Naast het wetenschappelijke karakter van de onderzoeksmethode en het doel, kan de zorgdrager de aanvraag ook beoordelen op de mogelijkheid om de te publiceren onderzoeksresultaten in te kijken voor de publicatie en op de wijze van verspreiding. De laatste twee criteria hebben vooral, maar niet uitsluitend betrekking op de verwerking van persoonsgegevens. Op de verwerking van persoonsgegevens blijft immers de Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens van toepassing en moet het begrip ‘persoonsgegevens’ in de zin van artikel 1, §1 van deze wet worden begrepen. Uiteraard blijft de wetgeving terzake onverminderd van toepassing. Het begrip ‘persoonsgegevens’ dient begrepen te worden in de zin van artikel 1, §1 van de vermelde wet van 1992. Het begrip ‘gevoelige gegevens’ moet ruim worden begrepen. Niet enkel vallen hieronder persoonsgegevens in de zin van artikel 6, 7 en 8 van de vermelde wet maar ook alle informatie die als vertrouwelijk moet worden beschouwd omdat zij
valt onder één of meer uitzonderingsgronden van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, zij het niet uitsluitend is onder dit begrip te brengen. Bovendien sluit deze specifieke regeling niet uit dat, voor zover het gaat om gevoelige persoonsgegevens in de zin van artikel 6, 7 en 8 van de wet van 8 december 1992, de zorgdrager de aanvrager moet vragen zich ertoe te verbinden het Koninklijk Besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens na te leven. Paragraaf vijf stelt dat de zorgdrager de toegang voor wetenschappelijke doeleinden moet weigeren indien de archiefdocumenten aan een formele geheimhoudingsplicht onderhevig zijn, of indien ze vertrouwelijke commerciële en industriële informatie of door derden vrijwillig verstrekte, vertrouwelijke informatie bevatten. De laatste paragraaf bevat de voorwaarden waaraan de motivering moet voldoen. Deze voorwaarden werden integraal overgenomen van de Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen. Aangezien deze wet van toepassing is op ‘administratieve overheden’ en er onduidelijkheid bestaat over de invulling van dit begrip, neemt het Archiefdecreet deze voorwaarden over, om zo uniformiteit en duidelijkheid te verkrijgen voor de zorgdragers. Naast deze specifieke toegang, kan de wetenschappelijke onderzoeker, de genealoog of elke andere aanvrager uiteraard steeds gebruikmaken van de mogelijkheden die het decreet betreffende de openbaarheid van bestuur hem bieden. In dat geval zijn echter de bepalingen van het laatstgenoemde decreet van toepassing. De aanvraagprocedure voor deze specifieke toegang is gebaseerd op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. De beslissing over de aanvraag wordt genomen na overleg met de uitvoerders van het archiefbeheer, als vermeld in artikel 7, §1. Deze personen - de beleidsdomeinarchivaris binnen de Vlaamse overheid, de gemeentearchivaris, de provinciearchivaris enzovoort – adviseren over de in paragraaf 3 opgelijste criteria. Ter ondersteuning van de zorgdragers kan het steunpunt voor bestuurlijk-administratieve archiefwerking eveneens om een gemotiveerd advies gevraagd worden bij het beoordelen van het wetenschappelijke karakter van de aanvraag. In het geval dat de private voorwaarden door de onderzoeker niet nageleefd worden, kan de zorgdrager een clausule aan het contract toevoegen die eenzijdige verbreking toelaat of die andere sancties bevat. Art. 15 Eenieder die archiefdocumenten wil raadplegen, doen. Een uitzondering wordt gemaakt voor afschrift, waarvoor een retributie gevraagd kan gedigitaliseerde kopie te mogen ontvangen, aangewezen dat de zorgdrager in dat retributiereglement opstelt.
moet dit kosteloos kunnen de overhandiging van een worden. Een aanvraag om een valt hier onder. Het is geval een raadpleegbaar
Hoofdstuk 6. Centrale ontsluiting van archiefdocumenten Art. 16 Dit artikel bepaalt de oprichting van een centraal ontsluitingssysteem voor permanent te bewaren archiefdocumenten die berusten onder zorgdragers. Dit
stimuleert de actieve openbaarheid, doordat de burgers geïnformeerd worden over de bestuursdocumenten die aanwezig zijn bij de verschillende zorgdragers en de wijze waarop zij geraadpleegd kunnen worden. Artikel 9 van het verdrag van de Raad van Europa inzake de toegang tot officiële documenten bepaalt dat de ondertekenende partijen de nodige maatregelen moeten nemen om de toegang tot bestuursdocumenten te vereenvoudigen, zoals het informeren van de burger over de archiefdocumenten die berusten onder zorgdragers. Het centrale register is een praktische realisatie van deze bepaling. De Vlaamse Regering stelt de nadere bepalingen vast voor het beheer van het centrale, geautomatiseerde register. Hoofdstuk 7. Slotbepalingen Art. 17 Dit artikel bevat een overgangsbepaling voor de vernietiging van archiefdocumenten. Vóór de inwerkingtreding van het decreet blijft de federale Archiefwet van kracht. Na de inwerkingtreding kunnen zorgdragers archiefdocumenten vernietigen door gebruik te maken van eerdere, door de Algemeen Rijksarchivaris goedgekeurde selectielijsten. Deze oude selectielijsten fungeren met andere woorden als nieuwe selectielijsten zolang zij niet vervangen worden door selectielijsten die door de selectiecommissies vastgesteld zijn. Voor zover bepaalde categorieën van archiefdocumenten niet zijn opgenomen in deze oude selectielijsten, kunnen zorgdragers specifieke selectielijsten opmaken, overeenkomstig artikel 11. Van zodra elk bestuursniveau beschikt over een eigen, algemene selectielijst, is deze overgangsbepaling uiteraard niet meer van toepassing. Art. 18 Er wordt afgeweken van de gebruikelijke inwerkingtredingsbepaling zodat het documentaire erfgoed van de Vlaamse zorgdragers onmiddellijk beschermd wordt. Er worden niet onmiddellijk rechten geraakt door de inwerkingtreding. Het decreet werkt integendeel kwaliteitsverhogend, brengt meteen duidelijkheid en biedt ook een oplossing voor het probleem van de specifieke toegang tot archiefdocumenten onder voorwaarden. Een uitzondering wordt gemaakt voor de audit, die in een uitvoeringsbesluit nader bepaald zal worden.
