Ontmoetingscentrum Top Hat. Informatiebrochure zaalverhuur

Ontmoetingscentrum Top Hat Informatiebrochure zaalverhuur

Informatiebrochure zaalverhuur

Het Ontmoetingscentrum Top Hat

Informatiebrochure zaalverhuur Ontmoetingscentrum Top Hat

In deze informatiebrochure staan de huurtarieven van de lokalen van het Ontmoetingscentrum Top Hat, en uw rechten en plichten als huurder van deze lokalen. Dit is een samenvatting van het verhuur- en retributiereglement. De volledige reglementen vindt u in de gemeenteraadsbesluiten van 24 januari 2011 (jaarnummers 20 en 27). Alvast bedankt voor het naleven van de afspraken. Veel succes met uw activiteit.

In het kort Hoe vraagt u een zaal aan? 1. Vraag het aanvraagformulier aan via [email protected], via 03 250 11 00 of haal het aanvraagformulier op aan het onthaal van het Ontmoetingscentrum Top Hat. 2. Vul het aanvraagformulier volledig in. Enkel als u het aanvraagformulier volledig invult, kan uw aanvraag worden goedgekeurd. 3. Mail het ingevulde formulier naar [email protected], fax het naar 03 250 11 09 of bezorg het aan het onthaal van het Ontmoetingscentrum Top Hat. 4. Daarna ontvangt u een schriftelijke bevestiging per e-mail of per brief. Pas dan is de verhuring definitief in orde. Deze bevestiging geldt als contract tussen u als gebruiker en de stad Antwerpen als beheerder van het OntmoetingscentrumTop Hat.

I. Algemeen Als u een ruimte huurt, moet u dit reglement naleven. Dit reglement is zo volledig mogelijk. Wat niet opgenomen is in het reglement, wordt beslist door de beheerder van het Ontmoetingscentrum Top Hat. Als u het reglement niet naleeft: - mag u geen lokalen meer huren in de stedelijke ontmoetingscentra gedurende twee jaar, - moet u wel de huur en de eventuele waarborg betalen - en krijgt u geen schadevergoeding. In dit reglement gebruiken we volgende namen: - de beheerder: dit is de verantwoordelijke van het Ontmoetingscentrum Top Hat. Dit kan zijn de stad Antwerpen en haar afgevaardigden. - de gebruiker: een persoon, organisatie of vereniging die een lokaal huurt of gebruikt.

1



II. Tarieven Het huurtarief wordt bepaald door de aard van de activiteit. Er zijn twee categorieën activiteiten: Categorie 1:

socioculturele activiteiten (toegankelijk voor iedereen)

Categorie 2:

commerciële activiteiten privé-activiteiten

Het huurtarief wordt bepaald door de duur van de activiteit. Er wordt gewerkt met tijdsblokken of per dag. Eén tijdsblok bedraagt maximum 4 uur en omvat de tijd voor opbouw en afbraak. Dit kan bijvoorbeeld ook van 10 uur tot 14 uur. Voor kortere periodes wordt de huur voor één tijdsblok aangerekend. U kan een lokaal huren voor maximum 11 uur per dag. Dit omvat de tijd voor opbouw en afbraak. Hiervoor betaalt u dan drie tijdsblokken. Voor de lokalen van het Ontmoetingscentrum Top Hat gelden volgende tarieven: Categorie 1

Categorie 2

socioculturele activiteiten

commerciële / betalende activiteiten besloten of privé-activiteiten

Computerlokaal

6 euro per tijdsblok


Klein leslokaal



Groot leslokaal

20 euro per tijdsblok 40 euro voor een hele dag


Polyvalente zaal



Sporthal



Lokaal

Volgende gebruikers betalen geen huur: • •

Antwerpse stadsdiensten, regie- en interne operationele vzw’s die met een beheersovereenkomst aan de stad verbonden zijn, verzelfstandigde agentschappen en het OCMW van Antwerpen Alle erkende scholen van alle netten uit de stad Antwerpen voor schoolse activiteiten.

2



Hoe betaalt u de huur? U moet de huur betalen binnen 30 dagen na verzending van de factuur en vóór aanvang van uw activiteit aan het onthaal van Top Hat. Indien u deze termijn niet respecteert, kan de beheerder van het Ontmoetingscentrum Top Hat weigeren u tot het lokaal toe te laten. Op de factuur staat hoe u moet betalen. U betaalt de huur door overschrijving of storting, of u betaalt de huur aan het onthaal van Top Hat bij voorkeur met bancontact. Als u ervoor kiest om contant of met bancontact te betalen, dan moet u dat doen vóór de aanvang van uw activiteit. Als u niet betaalt Als u niet betaalt, wordt de overeenkomst beëindigd. U kan dan gedurende twee jaar geen lokalen meer huren in de stedelijke ontmoetingscentra tot de openstaande facturen betaald zijn. Bij betwisting kan het stadsbestuur een rechtszaak aanspannen en de betaling via de rechtbank vorderen. Taksen en auteursrechten U moet er zelf voor zorgen dat u voor uw activiteit de nodige taksen betaalt en alle wettelijke verplichtingen respecteert. U kan hierover meer informatie vragen aan de beheerder van het Ontmoetingscentrum Top Hat. De belangrijkste verplichting voor een activiteit is het betalen van SABAM. Dit is auteursrecht voor auteurs, componisten en uitgevers van muziek, voor regisseurs, scenarioschrijvers, dichters, choreografen, schilders, beeldhouwers, fotografen, architecten, … Zowel voor het gebruik van opnames (cd’s, platen, …) als voor live optredens dient u SABAM te betalen. U kan hen contacteren via: SABAM Inningskantoor Antwerpen Frankrijklei 65, bus 2 2000 Antwerpen 03 226 71 60 www.sabam.be

3



III. Voor welke activiteiten kan u een lokaal huren? Doelstelling van de ontmoetingscentra Door lokalen te verhuren wil de stad iedereen de mogelijkheid bieden om in zijn wijk activiteiten, burgerinitiatieven en feesten te ontwikkelen en te organiseren. De stad wil zo ontmoeting tussen haar bewoners en betrokkenheid van haar bewoners bij het samenleven in de wijk en de stad stimuleren. Het Ontmoetingscentrum Top Hat stelt zich specifiek ten dienste van de Antwerpse senioren. De volgende activiteiten zijn niet toegelaten in de lokalen van Het Ontmoetingscentrum Top Hat: •

levensbeschouwelijke activiteiten, erediensten, religieuze activiteiten

•

openbare verkopen

•

commerciële activiteiten die niet passen in de doelstellingen van de ontmoetingscentra

•

activiteiten die niet vermeld zijn op de aanvraag. Als u het lokaal gebruikt voor iets anders dan afgesproken, mag u geen lokalen meer huren gedurende 2 jaar in de vijf stedelijke ontmoetingscentra.

•

activiteiten die in strijd zijn met de mensenrechten en de grondwet. Als u een lokaal huurt in Het Ontmoetingscentrum Top Hat, moet u op een constructieve manier meewerken aan de opbouw van een stad waarin mensen zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. Dit betekent dat u met uw activiteit de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden respecteert.

Uitzonderingen op dit artikel worden beslist door de beheerder. De beheerder kan een activiteit weigeren of de toelating annuleren in volgende gevallen: - als er gevaar is voor de veiligheid en/of de openbare orde, - bij overmacht, - als de belangen van de stad voorrang hebben, - als de activiteit in strijd is met de visie of de doelstellingen van de beheerder. De stad is niet aansprakelijk voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van het weigeren of het intrekken van de toelating.

4



IV. Reserveren en annuleren Wanneer vraagt u een lokaal aan? Een lokaal aanvragen kan ten vroegste 6 maanden vóór de activiteit. U kan een lokaal reserveren voor een maximumperiode van 6 maanden. U kan telefonisch of schriftelijk een optie nemen. Deze optie blijft tien dagen geldig. Hoe vraagt u een lokaal aan? 1. Vraag het aanvraagformulier aan via [email protected], via 03 250 11 00 of haal het aanvraagformulier op aan het onthaal van Het Ontmoetingscentrum Top Hat. 2. Vul het aanvraagformulier volledig in. Enkel als u het aanvraagformulier volledig invult, kan uw aanvraag worden goedgekeurd. 3. Mail het ingevulde formulier naar [email protected], fax het naar 03 250 11 09 of bezorg het aan het onthaal van het Ontmoetingscentrum Top Hat. 4. Daarna ontvangt u een schriftelijke bevestiging per e-mail of per brief. Pas dan is de verhuring definitief in orde. Deze bevestiging geldt als contract tussen u als gebruiker en de stad Antwerpen als beheerder van het Ontmoetingscentrum Top Hat. Hoe kan u een reservatie van een lokaal annuleren? Als de activiteit niet doorgaat, moet u de aanvraag ten laatste 2 werkdagen schriftelijk per e-mail, per fax of per brief annuleren. Als u de reservatie niet tijdig annuleert, blijft het huurcontract geldig en moet u de huur toch betalen. Als u op tijd annuleert, moet u de huur niet betalen en wordt de eventuele waarborg teruggestort.

5



V. Wat moet u op voorhand regelen? Verantwoordelijke Stel een verantwoordelijke aan en vermeld de naam van deze verantwoordelijke op het aanvraagformulier. Deze verantwoordelijke zorgt ervoor dat de activiteit goed verloopt en is tijdens de activiteit altijd aanwezig. Deze verantwoordelijke zorgt ervoor dat de geluidsnormen niet overschreden worden. Het maximaal geluidsniveau is 85 dB(A)LAeq, 15 min. Indien u van plan bent versterkte muziek te gebruiken tijdens de activiteit, dient u een uitzondering op deze geluidsnormen aan te vragen bij de beheerder van Top Hat en bij het college van burgemeester en schepenen. U mag uw toelating voor het huren van een lokaal niet doorgeven aan iemand anders, een derde partij. Technisch materiaal Wanneer u een zaal huurt, kan u voor uw activiteit gratis technisch materiaal bijbestellen, op voorwaarde dat het materiaal dan beschikbaar is: Lokaal

Technisch materiaal

Computerlokaal

beamer, projectiescherm 16 desktop computers

Klein leslokaal

beamer, projectiescherm cd-speler

Groot leslokaal

beamer, projectiescherm

Polyvalente zaal

beamer, projectiescherm kleine geluidsinstallatie

Sporthal

Voor de sporthal is geen technisch materiaal beschikbaar.

Als u technisch materiaal wenst te gebruiken voor uw activiteit, moet u dit op voorhand reserveren via het aanvraagformulier. Het personeel van het Ontmoetingscentrum Top Hat zet het materiaal op voorhand klaar, sluit de apparatuur aan en controleert de werking ervan. U zorgt zelf voor de bediening van deze apparatuur tijdens uw activiteit.

6



Eten en drank bestellen Eten en drank bestelt u op voorhand bij de uitbaters van de cafetaria van Top Hat. Eigen eten of drank meebrengen kan niet tijdens de openingsuren van de cafetaria. U mag geen eten bereiden in Het Ontmoetingscentrum Top Hat. U mag er niet afwassen. Uitzonderingen worden beslist door de uitbater van de cafetaria. Extra materiaal voor uw +activiteit U vermeldt op het aanvraagformulier altijd welk materiaal u meebrengt voor uw activiteit. U moet toestemming vragen aan de beheerder van het Ontmoetingscentrum Top Hat voor het gebruik van extra materiaal voor uw activiteit. U maakt met de beheerder van het Ontmoetingscentrum Top Hat duidelijke afspraken over het leveren, het stockeren en het verwijderen van dit materiaal. U kunt in sommige gevallen gratis gebruik maken van het uitleenmateriaal van de stad, zoals tafels, stoelen, vlaggen, … U dient dit materiaal minimum zes weken op voorhand te reserveren bij het evenementenloket van het district Antwerpen. U kan het evenementenloket van het district Antwerpen bereiken via [email protected] of via 03 338 34 11. Meer informatie over dit uitleenmateriaal en de uitleenvoorwaarden vindt u ook op www.antwerpen.be. Communicatie over de activiteit Vermeld in alle communicatie over de activiteit: - de naam van de organisator of vereniging, - het lokaal - en de toegangsprijs. U mag de communicatie niet zo opstellen dat het lijkt alsof de beheerder (mede)organisator is van de activiteit. Voor rechtstreekse uitzendingen op televisie, radio of digitale kanalen, vraagt u altijd op voorhand de toelating aan de beheerder. Soms zal deze het college van burgemeester en schepenen laten beslissen.

7



VI. Tijdens de activiteit Startuur De verantwoordelijke van de activiteit moet aanwezig zijn op het afgesproken startuur. Als er één uur na het afgesproken startuur niemand aanwezig is, kan de activiteit niet meer plaatsvinden. U moet wel nog de huur betalen voor die activiteit. Einduur De activiteit moet stoppen op het afgesproken uur. De sluitingsuren van het Ontmoetingscentrum Top Hat zijn: • van maandag tot en met vrijdag: 22 uur • op zaterdag en zondag: gesloten De openingsuren van de cafetaria van het Ontmoetingscentrum Top Hat zijn: • van maandag tot en met vrijdag: van 9 tot 18 uur • op zaterdag: gesloten • op zondag: van 11 tot 18 uur Uitzonderingen op deze sluitingsuren moet u altijd op voorhand bespreken met de beheerder van het Ontmoetingscentrum Top Hat en met de uitbater van de cafetaria. Het gebouw en het lokaal Elk lokaal heeft een vaste schikking. Na de activiteit moet u alle spullen weghalen die er niet thuishoren en het lokaal terug zetten in zijn oorspronkelijke opstelling. Als u dit niet doet, wordt dit beschouwd als schade en moet u een vergoeding betalen. U mag de gebruikers van andere lokalen niet storen. U mag niet binnengaan in andere lokalen dan de lokalen die u heeft aangevraagd. Dit kan enkel als u daarvoor de uitdrukkelijke toestemming van de beheerder hebt. Roken is verboden in het Ontmoetingscentrum Top Hat. Techniek U moet het advies van de medewerkers van het Ontmoetingscentrum Top Hat altijd strikt naleven. Het is verboden binnen te gaan in bepaalde technische ruimtes. Veiligheid U moet de nodige maatregelen treffen voor alle veiligheidsaspecten van uw activiteit. De beheerder van het Ontmoetingscentrum Top Hat kan een activiteit weigeren of de toelating annuleren als hij gevaar vermoedt voor de veiligheid en/of de openbare orde. Bewaking: De beheerder van het Ontmoetingscentrum Top Hat doet geen bewaking.

8



De beheerder is niet verantwoordelijk voor beschadiging, verlies, diefstal of brand van wat er in het lokaal staat. U neemt daarvoor zelf de nodige voorzorgen, bijvoorbeeld door een bewaakte vestiaire of bewaking van een tentoonstelling te voorzien. U mag externe veiligheidsmensen inschakelen. Deze mogen de dagelijkse werking niet hinderen en de toegankelijkheid van het gebouw voor andere activiteiten niet verstoren. Brandpreventie: U moet de normen en reglementen over brandveiligheid altijd respecteren. Een gedetailleerde omschrijving van deze normen en reglementen vindt u in de politiecodex. Deze politiecodex vindt u op www.antwerpen.be (zoek op ‘politiecodex’). Een uitgeprint exemplaar ligt ook ter beschikking aan het onthaal van het Ontmoetingscentrum Top Hat. U mag nooit gemakkelijk brandbaar materiaal gebruiken voor versieringen. Voorbeelden hiervan zijn rietmatten, stro, karton, boomschors, papier, losse plafonddoeken, makkelijk brandbaar textiel en kunststoffen. U mag alleen beperkte sfeerverlichting met open vuur, zoals kaarsen of petroleumlampen, gebruiken als dit geen brand kan veroorzaken. Fakkels zijn niet toegelaten. U mag nooit toestellen gebruiken die werken op gas. Verplaatsbare verwarmingstoestellen (stralingskachels, luchtverhitters, …) of een hoeveelheid brandstof (benzine, stookolie, …) zijn verboden. U mag elektrische toestellen alleen gebruiken op de plaats die de beheerder heeft aangeduid. Bij brand: Een begin van brand probeert u snel en doeltreffend te bestrijden. Bij brand zorgt u voor een veilige en snelle evacuatie van de aanwezige personen en u roept onmiddellijk de hulp van de brandweerdiensten in. Evacuatie: Elk lokaal van het Ontmoetingscentrum Top Hat moet altijd snel en veilig evacueerbaar zijn. U mag daarom nooit méér mensen tot een lokaal toelaten dan de maximumcapaciteit voorschrijft. maximumcapaciteit zittend publiek

maximumcapaciteit staand publiek

Computerlokaal

16 personen

niet van toepassing

Klein leslokaal

15 personen

20 personen

Groot leslokaal

70 personen

100 personen

Polyvalente zaal

150 personen

200 personen

niet van toepassing

80 personen

Zaal

Sporthal

Alle uitgangen en nooduitgangen moeten altijd vrij zijn. Er mag niets in de weg staan. De uitgangen mogen tijdens de activiteit nooit vergrendeld of met de sleutel gesloten worden. De bordjes met ‘uitgang’ en ‘nooduitgang’ moeten altijd duidelijk zichtbaar zijn.

9



U mag zelf geen extra podium of toog plaatsen zonder overleg met de beheerder van het Ontmoetingscentrum Top Hat. Alle brandbestrijdingsmiddelen moeten altijd goed zichtbaar en bereikbaar blijven. Geluidsoverlast U moet de rust van de buren respecteren. Dit betekent dat er niet te veel lawaai mag zijn binnen het gebouw en in de buurt van het gebouw. De muziek mag dus niet te luid staan en er mag geen lawaai zijn op straat. U moet de wet op de geluidsnormen respecteren in het gebouw. In Top Hat mag het geluidsniveau van versterkte muziek niet hoger zijn dan 85 dB(A)LAeq, 15 min, tenzij het college van burgemeester en schepenen een uitzondering hierop heeft goedgekeurd. Als de buren klagen over lawaai of als u de geluidsnormen niet respecteert, mag de beheerder uw activiteit stopzetten. Als u de instructies van de beheerder niet opvolgt, kan de politie uw activiteit stilleggen. Schade U mag de lokalen, het materieel en de apparatuur niet beschadigen. U bent als gebruiker zelf verantwoordelijk voor schade aan het gebouw of de inhoud. Het maakt niet uit of de schade is veroorzaakt door uzelf, een medewerker of een deelnemer van de activiteit. U meldt elke schade onmiddellijk aan de beheerder. Bij schade moet u de herstelling ervan betalen. Als het personeel van de stad de schade herstelt, moet u de uurlonen van het personeel betalen. Afval U moet zelf uw afval sorteren en weggooien. Als u dit niet doet, is dit schade en moet u ervoor betalen. Controle door de beheerder De beheerder heeft de leiding. Hij/zij geeft alle nodige aanwijzingen. U dient deze aanwijzingen steeds op te volgen. De beheerder mag de activiteiten altijd controleren en mag altijd in het lokaal binnen. Als u de afspraken niet respecteert, kan de beheerder uw activiteit stopzetten en u verplichten het gebouw te verlaten. Als u weigert uw activiteit stop te zetten of het gebouw te verlaten, wordt de politie verwittigd.

Hebt u vragen over dit reglement?

10



Contacteer dan het Ontmoetingscentrum Top Hat via 03 250 11 00 of [email protected]. Uitbaters van de cafetaria: Herman via 0479 73 01 00. Wij helpen u dan graag verder.

11

Ontmoetingscentrum Top Hat. Informatiebrochure zaalverhuur

Recommend Documents