Verwachtingen stakeholder Alvero Kantoormeubelverhuur bv betreffende MVO (28-05-2014) Onderstaande MVO thema’s zijn als aandachtspunten gekozen op basis van dialoog met directie, medewerkers, klanten en leveranciers MVO Indicator
Toelichting
Stakeholderseisen en verwachtingen
Beheersmechanisme Alvero
Resultaten
Korte termijnbeleid Alvero
(middel)lange termijnbeleid Alvero
Kern: Behoorlijk bestuur
Uitwerken en afleggen verantwoording aan stakeholders mbt tot MVO-kernthema's
werknemers: terugkoppeling vindt plaats tijdens APV en in sociaal jaarverslag klanten: website benoemt dat werkzaamheden Alvero pur sang MVO zijn en logo MVO Prestatieladder; melding van MVO Prestatieladder certificering in elke offerte Leveranciers: e-mail en/of via website
een gezond bedrijf dat voldoet aan relevante wet- en regelgeving en stakeholderseisen door communiceert met haar belangrijkste stakeholders over MVO: directie, medewerkers, klanten en leveranciers.
aanwezig: via APV's (3x/jaar) intern; via website extern: minimaal jaarlijkse update
jaarlijks MVO initiatieven, ambities en doelstellingen herzien en formuleren, zodat op langere termijn het voor Alvero hoogst mogelijk MVO Prestatieladder niveau behaald kan worden. Dit wordt elk jaar in januari door het MT besproken en vastgesteld
1. Werkgelegenheid
Zekerstellen werkgelegenheid medewerkers
Nederlandse Grondwet; overige van toepassing zijnde wetgeving volgens Inventarisatie publiek- en privaatrechtelijke wetgeving; Werknemers: juiste en voldoende informatievoorziening; Klanten: "gewoon doen"; Leveranciers: hechten hier wisselend belang aan. Dit geeft de stakeholders tevens de mogelijkheid om te reageren (open dialoog). Nodig groepen uit om bepaalde thema’s uit te werken. arbeidscontracten voor onbepaalde tijd Werknemers: groot belang
managementreview; arbeidscontracten; sturen op: - financiële analyses; - bedrijfsdoelstellingen;
Een vaste groep werknemers met zeer weinig verloop. Ondanks de crisis van de afgelopen jaren hebben we geen werknemers hoeven ontslaan.
In principe hebben we alleen vaste medewerkers in dienst, met arbeidscontracten voor onbepaalde tijd
Continueren huidige beleid
Nakomen contractuele verplichtingen
Arbeidstijdenwet: Arbeidstijden en Rij- en rusttijden; BW7: Arbeidsrecht vindt plaats op basis van wet- en regelgeving, geen overtredingen bekend; consequente loonbetaling, verplichtingen werkgever en werknemer Werknemers: groot belang,
Wet- en regelgeving algemeen en daaruit volgende rechterlijke sancties bij overtreding; salarisadministratie sturen op opvolging diverse procedures handboek
aanwezig: voldoen aan wet- en regelgeving
Continueren huidige beleid
Minimalisering van nadelige effecten van reorganisaties en herstructureringen
BW7: Arbeidsrecht; zomer 2009 in goed overleg 4 medewerkers tegelijkertijd uitgetreden Werknemers: groot belang, meesten afhankelijk van loon voor levensonderhoud
Wet- en regelgeving algemeen en daaruit volgende rechterlijke sancties bij overtreding; sturen op: voorkomen van gedwongen ontslagen; overleggen met medewerkers over in-/uit dienst treden;
In principe hebben we alleen vaste medewerkers in dienst, met arbeidscontracten voor onbepaalde tijd
Continueren huidige beleid
geen gedwongen ontslagen gevallen gedurende de crisis
2. Verhouding werknemer en werkgever
Passende sociale voorzieningen
Arbeidsomstandigheden wet; goede pensioenregeling; collectieve ziektekostenverzekering mogelijk; ARBO-dienst, meer vakantiedagen dan wettelijk minimum, twee extra vrije dagen tijdens feestdagen Werknemers: grootste belang
Vastleggen rechten en plichten tussen werknemer en werkgever
3. Gezondheid en veiligheid
arbeidsovereenkomst; arbeidsvoorwaardenreglement; Personeelsinformatie & Huisreglement; overeenkomst met pensioenfonds; overeenkomst ziektekostenverzekeraar; overeenkomst ARBO-dienst;
Ziekteverzuim over 2013 was slechts 2,17 %; Premievrij pensioen;
Zodra er wettelijke Continueren huidige wijzigingen zijn op dit beleid gebied, dan wordt dat in de juiste documenten aangepast
BW7: Arbeidsrecht; arbeidsovereenkomst; Werknemers: grootste belang ook arbeidsvoorwaarden; plichten voor werknemers Personeelsinformatie & Huisreglement; overeenkomst met pensioenfonds;
geen arbeidsconflicten in de afgelopen 5 jaar
Op een rechtvaardige manier met de medewerkers omgaan
Zorgdragen veiligheid en gezondheid van klanten, werknemers en direct omwonenden
Arbeidsomstandigheden wet; Werknemers: groot belang; Klanten hechten hier groot belang aan
ISO 9001, VCA* en MVO Prestatieladder certificaten; ARBO verantwoorde hulpmiddelen in magazijn en vrachtwagens; zeer ARBO vriendelijke vrachtwagens + Euro 6; elektrische zit-sta werkplekken + NPR stoelen op kantoor; alleen biologische reinigingsmiddelen;
Geen ongevallen gerapporteerd door klanten tijdens gebruik van Alvero producten; in 2013 zijn er geen arbeidsongevallen geweest Severity Rate = 0
6. Strategie en beheer
Ontwikkeling, naleving en continu verbeteren van beleidsmaatregelen om zeker te stellen dat activiteiten, inkopen en investeringen niet in strijd zijn met mensenrechten
Nederlandse Grondwet; Werknemers: groot belang; Klanten: groot belang Leveranciers: vrij groot belang; dit is eerder een voorwaarde om aan MVO te doen
Arbeidsovereenkomst; geborgd via ISO 9001, VCA* en MVO Prestatieladder certificering;
Mensenrechten worden nageleefd
7. Verbod op discriminatie
Alle vormen van discriminatie worden voorkomen
Nederlandse Grondwet; wettelijke regelgeving en vastgeWerknemers:groot belang; legd in Personeelsinformatie & Klanten: groot belang Huisreglement: gedragsregels Leveranciers: vrij groot belang Als NL bedrijf zijn wet- en regelgeving hier al behoorlijk strikt. Hebben jullie ook zaken voor jullie buitenlandse leveranciers? Moeten leveranciers een gedragscode ondertekenen voordat ze aan jullie mogen leveren?
Er wordt niet gediscrimineerd bij Alvero
Continueren huidige beleid
continueren van huidig beleid en richt zich op direct omwonenden, wat in het geval van Alvero neer komt op dialoog met de bedrijven in de directe omgeving op het industrieterrein
aanwezig, opgenomen in JV en BP opnemen in BP dat leveranciers en klanten tevens betrokken worden bij MVO-aspecten + opstellen gedragscode voor leveranciers (2014 gereed) aanwezig: regelmatig, (min 1x/jaar) controle op eventuele wijzigingen in relevante weten regelgeving + opstellen gedragscode voor leveranciers (2014 gereed)
continueren huidige beleid
continueren huidige beleid
9. Uitbanning kinderarbeid
Kinderarbeid wordt uitgebannen
10. Preventie van gedwongen en verplichte arbeid
Gedwongen en verplichte arbeid wordt tegengegaan
14. Corruptie
Bestrijden van corruptie en omkoping
18. Gezondheid en veiligheid van consumenten
Gezondheid en veiligheid van afnemers producten en/of diensten niet in gevaar brengen
BW7 Arbeidsrecht; Arbeidsomstandighedenwet; Werknemers: groot belang; Klanten: hechten hier veel belang aan Leveranciers: vrij groot belang; Als NL bedrijf zijn wet- en regelgeving hier al behoorlijk strikt. Hebben jullie ook zaken voor jullie buitenlandse leveranciers? Moeten leveranciers een gedragscode ondertekenen voordat ze aan jullie mogen leveren?
PIS om leeftijd vast te stellen; wettelijke regelgeving In principe leveren we alleen aan klanten in de Benelux en Duitsland, die op hun beurt weer moeten voldoen aan de Europese wetgeving. Daarvan uitgaande kunnen we aannemen dat we mbt klanten hiervoor geen verdere actie hoeven te ondernemen. Leveranciers geven aan dat ze hier aan voldoen en vinden het belangrijk dat Alvero hier ook aan voldoet. BW7 Arbeidsrecht; Arbeidsomwettelijke regelgeving standighedenwet; In principe leveren we alleen aan Werknemers: groot belang; klanten in de Benelux en DuitsKlanten: hechten hier veel belang land, die op hun beurt weer aan moeten voldoen aan de Europese Leveranciers: vrij groot belang; wetgeving. Daarvan uitgaande Als NL bedrijf zijn wet- en regelkunnen we aannemen dat we geving hier al behoorlijk strikt. mbt klanten hiervoor geen verdeHebben jullie ook zaken voor re actie hoeven te ondernemen. jullie buitenlandse leveranciers? Leveranciers geven aan dat ze Moeten leveranciers een gedrags- hier aan voldoen en vinden het code ondertekenen voordat ze belangrijk dat Alvero hier ook aan aan jullie mogen leveren? voldoet. Rijkswet tot goedkeuring van wettelijke regelgeving en vastgeenkele verdragen inzake de legd in Personeelsinformatie & bestrijding van fraude en corrup- Huisreglement: gedragsregels tie II Klanten: groot belang Leveranciers: vrij groot belang; Als NL bedrijf zijn wet- en regelgeving hier al behoorlijk strikt. Hebben jullie ook zaken voor jullie buitenlandse leveranciers? Moeten leveranciers een gedragscode ondertekenen voordat ze aan jullie mogen leveren? Medewerkers: groot belang: geborgd in ISO 9001 / VCA* / producten die geleverd worden MVO Prestatieladder certificering; moeten goed zijn Europese normen voor kantoorKlanten: hechten hier het grootmeubilair ste belang hieraan Normering van leveranciers Leveranciers: groot belang . Denk hierbij aan: - Geen beknelling of andere risico’s bij gebruik (instellen
Er vindt geen kinderarbeid plaats bij Alvero. Bij jongere werknemers wordt met zwaar werk rekening gehouden met maximum aantal uren
aanwezig: regelmatig, (min 1x/jaar) controle op eventuele wijzigingen in relevante weten regelgeving + opstellen gedragscode voor leveranciers (2014 gereed)
continueren huidige beleid
Bij Alvero vindt geen gedwongen of verplichte arbeid plaats
aanwezig: regelmatig, (min 1x/jaar) controle op eventuele wijzigingen in relevante weten regelgeving + opstellen gedragscode voor leveranciers (2014 gereed)
continueren huidige beleid
Er vindt geen corruptie plaats. Alle eindejaarsgeschenken worden verzameld en verloot onder alle medewerkers
aanwezig: intern reeds vastgelegd; NL leveranciers moeten hier al aan voldoen. + opstellen gedragscode voor leveranciers (2014 gereed)
continueren huidige beleid
Geen ongevallen gerapporteerd door klanten tijdens gebruik van Alvero producten; Ergonomische tips op onze website
aanwezig: Ergo advies op website; Cleansit (reiniging (bureau)stoelen|); criteria duurzaam inkopen mbt kantoormeubilair gelden
nadere afspraken met kritieke leveranciers vastleggen, gericht op de MVO Prestatieladder criteria
ed) Ergnomie – hebben jullie hier adviesdiensten voor? - Cleansit is hier ook onderdeel van Gebruik van veilige en gezonde materialen in producten (zoals bijvoorbeeld C2C, die voorkomt dat er schadelijke stoffen in producten zit) REACH: nvt Medewerkers: klein belang Klanten: redelijk groot belang Leveranciers: matig belang Erg belangrijk, maar jullie rol moet goed gedefinieerd zijn. Jullie zijn ‘eigenaar’ van het meubilair, maar jullie ontwerpen en produceren niets. Welke relaties ga je aan met leveranciers om producten te kunnen ‘repareren’/upgraden (voor lange levensduur) En welke info ga je van leveranciers vragen (hebben jullie bijvoorbeeld samenstellingsetiketten van het hele assortiment?) Medewerkers: groot belang: zij moeten zuinig omgaan met energie Klanten: vrij groot belang Leveranciers: matig belang Erg belangrijk, maar geef goed de verhouding weer. Jullie produceren niets, dus veel energie zit in transport en ook wel in gebouwen. Op jullie website laten jullie alleen % zien, maar geen absolute waardes. Laat zien waar jullie het meeste verschil kunnen maken. Medewerker: groot belang, ze dienen zich hieraan te confirmeren Klanten: matig belang Leveranciers: klein belang -
23. Grondstoffen
Inzichtelijkheid grondstoffengebruik en maatregelen nemen om het gebruik van grondstoffen afkomstig uit recycleprocessen en/of afval te verhogen
24. Energie
Inzichtelijkheid energieverbruik en maatregelen nemen om te beperken of gebruik te maken van energie afkomstig uit duurzame energiebronnen
27. Uitstoot, afvalwater en afvalstoffen
Alvero geeft informatie over en de genomen maatregelen om emissies en lozingen te reduceren van: 1. hoeveelheid uitstoot broeikasgassen 2. gebruik en uitstoot stoffen die ozonlaag aantasten
actie: vastleggen in BP; Bezig met community of Practice Circulaire Economie (CoP CE); Een aantal van onze leveranciers is zelf bezig met duurzaamheid en/of ISO 26000
Van diverse leveranciers (in elk geval de kritieke voor het primaire proces) productinformatie en certificaten ontvangen dat producten milieuvriendelijk geproduceerd zijn, geen gevaarlijke stoffen bevatten en uit welke grondstoffen ze bestaan
vastleggen in BP; eerst CoP CE afronden om er zelf meer inzicht in te krijgen. Omdat we zelf geen producent zijn, ligt dit met name bij de leveranciers
minimaal 50% van de inkoop dient circulaire te zijn in 2020
contract met EMB; nieuwe zuinige Euro 6 vrachtwagens aangeschaft + cursus het nieuwe rijden voor de chauffeurs in 2014
zowel het diesel verbruik van onze vrachtwagens als gebruik van gas en elektriciteit van het pand zijn inzichtelijk. We hebben Euro 6 motoren in onze nieuwe (9) vrachtwagens. De cursus Het nieuwe rijden brengt aan het licht dat de meeste van onze chauffeurs al heel zuinig rijden
aanwezig, nadenken over verdere energiebeperking; overschakelen op groene energie
50% van de gebruikte energie in 2020 moet duurzaam zijn opgewekt; mogelijkheden zelf energie op te wekken bestuderen; andere energiezuinige verlichting /apparatuur inzetten
Procedure Inkoop Hoeveelheid gescheiden afvalinzameling. actie: analyse van gebruik en uitstoot; geen sprake van niet opzettelijke lozingen
De grootste uitstoot zat in de vrachtwagens. Met het nieuwe vrachtwagenpark (begin 2014) met Add blue toevoeging aan de diesel, is dit tot een minimum gereduceerd. Afval wordt gescheiden ingezameld
Hoeveelheid gescheiden afvalinzameling. Analyse van gebruik en uitstoot en melden op website
In 2020 25% minder restafval Afspraken met leveranciers maken over terugnemen en/of hergebruik verpakkingsmateriaal (eind 2015 gereed)
32. Positieve bijdrage aan locale economie en bedrijvigheid
3. hoeveelheid uitstoot in de lucht van stikstofdioxide, zwaveldioxide en andere stoffen 4. totale hoeveelheid afval per soort en bestemming 5. aanzienlijke lozingen op het water onderverdeeld naar soort 6. totale hoeveelheid aanzienlijke, niet opzettelijke lozingen van chemische stoffen, olie of brandstof Zorgen voor en inzichtelijk maken van positieve bijdrage aan de locale economie door personeel, diensten, goederen materieel uit de locale omgeving te betrekken
Directeur: groot belang: weinig reiskosten betalen Medewerkers: groot belang: korte reistijden Leveranciers: matig belang De mate van belangrijkheid ligt heel erg hoe je dit punt invult. Wil je alleen een productassortiment van bedrijven uit WestBrabant? Of laar je personeel ‘vrijwilligerswerk’ in de omgeving doen? Of sponsor je de lokale sportvereniging. Als je hier een keuze in maakt, dan kan ik aangeven of het belangrijk is of niet. De bijdrage dient niet Leveranciers: De mate van bebeperkt te zijn tot langrijkheid ligt heel erg hoe je economische ontwik- dit punt invult. Wil je alleen een keling, maar kan ook productassortiment van bedrijven sociale- of milieuasuit West-Brabant? Of laar je pecten omvatten personeel ‘vrijwilligerswerk’ in de omgeving doen? Of sponsor je de lokale sportvereniging. Als je hier een keuze in maakt, dan kan ik aangeven of het belangrijk is of niet. 33. Bijdrage Bijdragen dmv activi- Medewerkers: matig belang aan economisch teiten of diensten aan Leveranciers: matig belang systeem de inrichting van een Ik denk dat jullie al onderdeel zijn infrastructuur die ten van zo’n systeem, maar dat dit goede komt aan de vooral op ad hoc basis gebeurd omgeving of het (soort CE). Verhuur is natuurlijk algemeen nut
woonplaatsen in PIS
Alle medewerkers van Alvero wonen binnen een straal van 40 km; lokale verenigingen, scholen en/of zorginstellingen worden geregeld voorzien van gratis meubilair; oud papier wordt door de lokale scouting opgehaald; vrachtwagens worden om niet ingezet voor verhuizingen van verenigingen/scholen en de dode hoek voorlichting op scholen
aanwezig: sponsoring (in natura) van scholen/zorginstellingen in de regio; oud papier voor locale scouting
Alvero gaat een project zoeken waar medewerkers ook fysiek een bijdrage aan kunnen leveren
jaarverslag
lokale verenigingen, scholen en/of zorginstellingen worden geregeld voorzien van gratis meubilair; oud papier wordt door de lokale scouting opgehaald; vrachtwagens worden om niet ingezet voor verhuizingen van verenigingen/scholen en de dode hoek voorlichting op scholen
aanwezig: sponsoring (in natura) van scholen/zorginstellingen in de regio; oud papier voor locale scouting
Alvero gaat een project zoeken waar medewerkers ook fysiek een bijdrage aan kunnen leveren
verhuur in zichzelf is al een bijdrage aan het algemeen nut = duurzaam. Verdere uitwerking via Cop CE
huurmeubilair een zo lang mogelijk leven geven door reiniging, reparatie en/of vervangen van onderdelen
aanwezig: dat is de kern van de zaak
continueren huidige beleid, maar wel verder ontwikkelen naar meer circulair
al grip hebben op de gebruiksfase van de grondstofketen. Dit helpt het verminderen van de milieudruk. 34. Nakomen afspraken met stakeholders
Nakomen van alle contractuele verplichtingen met alle stakeholders
Medewerkers: groot Klanten: groot Leveranciers: groot
ISO 9001, VCA*, MVO Prestatieladder certificaten
Alvero houdt zich altijd aan haar afspraken, zelfs als het geld gaat kosten
aanwezig: afspraak is afspraak
continueren huidige beleid
