Omgevingsvergunning. F. Fijen regisseur Platform Omgevingsrecht Stadswerk en BMS bv 28 oktober 2010

Omgevingsvergunning 1

WA B O EN D O C U M E N TA I R E I N F O R M AT I E VO O R Z I E NI NG

Jaarcongres VBWTN

F. Fijen regisseur Platform Omgevingsrecht Stadswerk en BMS bv [email protected]

28 oktober 2010

Even voorstellen … Frans Fijen 2

 Functies:  Directeur / senior adviseur BMS b.v. Haarlem  Regisseur platform omgevingsrecht Stadswerk  Betrokkenheid bij Wabo-DIV:  Deelname in landelijke begeleidingscommissie  Hoofdauteur leidraad Wabo – DIV / archivering  Docent verdiepingscursussen Wabo-DIV voor VROM  Implementatie Wabo bij diverse gemeenten

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

3

Kernboodschappen Leidraad Wabo – DIV en verdiepingscursussen

Jaarcongres VBWTN

1. Bepaal positie ten opzicht van

Omgevingsloket online 2. Bepaal strategie communicatie en authenticiteit documenten 3. Regel digitaal en analoog maken van documenten 4. Regel up- en downloaden van documenten Omgevingsloket online 5. Regel dossieropbouw 6. Regel archiveren


28 oktober 2010

Vertrekpunt presentatie 4

 BWT-er is vaak casemanager voor een aanvraag

omgevingsvergunning  Coördinatie van aanvragen omgevingsvergunning ligt vaak bij BWT Waar lopen we vanaf 1 oktober 2010 tegen aan op het gebied van Wabo – DIV?

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Relevante situaties 5

Wabo - DIV

Analoge situatie Behandeling en archivering 100% analoog

Jaarcongres VBWTN

Hybride situatie Behandeling digitaal en archivering nog analoog

Digitale situatie Behandeling en archivering 100% digitaal


28 oktober 2010

Uitgangspunten 6

 Omgevingsloket online wordt gebruik als  Brievenbus  Informatie-uitwisselingsplatform bestuursorganen  (Nog) geen substitutie: toestemming om digitale

bestanden in de plaats te stellen van analoge bescheiden

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Te bespreken punten 7

Analoog

Hybride

1. Het analoge en digitale dossier

X

X

X

2. Het digitaliseren van analoge bescheiden

X

X

X

X

X

3. Het downloaden van Omgevingsloket online

Digitaal

4. De authenticiteit van documenten

X

X

X

5. Het bewaren van digitale documenten

X

X

X

X

X

6. Het digitaal beschikken en ter visie leggen

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

8

Wabo - DIV

1. Het analoge en digitale dossier

Het project of de zaak is leidend

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Dossieropbouw aanvraag 9

 Zaakgedeelte  Project waarvoor een omgevingsvergunning nodig is  Deel voor de casemanager  Gedeelte voor deelzaken  Activiteit onderdeel uitmakend van het project  Deel voor adviseurs

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Zaak 10

Intake Ontvankelijkheid

Inhoudelijke beoordeling Besluitvorming Besluit

Publicatie, bezwaar en beroep Inspectie Vertrouwelijke informatie

Vervallen informatie

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Deelzaken 11

Bouwen bouwwerk

Aanleggen / wijzigen weg

Aanleggen / wijzigen werk

Aanleggen / wijzigen uitweg

Strijdig gebruik planologisch

Plaatsen alarminstallatie

Brandveilig gebruik bouwwerk

Vellen houtopstand

Exploiteren inrichting

Aanbrengen handelsreclame

Aanpassen rijksmonument

Opslaan roerende zaken

Slopen ogv planologisch verbod

Beschermen natuurgebieden

Slopen in beschermd rijksgebied

Beschermen flora en fauna

Slopen bouwwerk

Wijzigen gesloten stortplaats

Aanpassen overig monument

Beschermen grondwatergebieden

Slopen in beschermd overig

gebied Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Inhoud deelzaken 12

 Adviesaanvragen in verschillende stadia van proces

 Adviezen op basis van adviesaanvragen  Specifieke toetsdocumenten (checklists, formulieren)  Specifieke documenten, die geen onderdeel uitmaken van de

zaak   

Geen onderdeel aanvraagformulier + bijlagen Geen onderdeel vergunning Niet voor andere activiteiten van belang

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Type omgevingsvergunning 13

 Deelzaken in wezen niet overal relevant; deelzaken spelen bij

meervoudige aanvraag  Betreft het een of meerdere activiteiten waarvoor een aanvraag wordt ingediend?  

Enkelvoudig: kappen van een boom Meervoudig: kappen van een boom + slopen van een bouwwerk + nieuw bouwen van een bouwwerk + aanleggen inrit.

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Wijze van archivering 14

Uitgangspunt:  Voor de omgevingsvergunning wordt gebruik gemaakt van bestaande selectielijsten  Activiteiten omgevingsvergunning moeten daarom altijd worden teruggebracht tot de voor 1 oktober bekende toestemmingen Twee manieren van archiveren:  Integrale methode: langste bewaartermijn is leidend voor opschonen  Modulaire methode: bewaartermijn per activiteit is leidend voor opschonen Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Dossiervorming en deelzaken 15

 Bij modulaire archivering  Deelzaken moeten in dossier aanwezig zijn  Bij integrale archivering:  Keuzevrijheid: deelzaken expliciet onderscheiden of onderbrengen bij onderdelen op zaakniveau

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Nieuwe spelregels 16

 Casemanager bouwt dossier tijdens het werkproces op

 Per tabblad van het dossier is een lijst met documenten

aanwezig die erachter kunnen zitten  Protocol vervallen documenten

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Digitale vertaalslag 17

 Dossiervorming in:  Zaaksysteem  Document Management Systeem (DMS)  Vergunningenapplicatie  Mappenstructuur Windows

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Niet één op één met analoog dossier 18

 Indeling analoog dossier is in systemen op uitzondering

na niet te realiseren  Dossier is verzameling documenten  Ordening vindt plaats via:  

Naamgeving bestanden Metadata bestanden (sorteren en selecties)

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Archivering 19

 Verschillend per systeem  Zaaksysteem en DMS hebben voorzieningen  Twee manieren:  Op zaakniveau: integrale methode  Op documentniveau: nabootsen modulaire methode  Omgevingsvergunning is een vreemd zaaktype  Zaakgericht werken: zaaktype heeft één bewaartermijn  Archiveren op zaakniveau is dus niet vooraf, maar achteraf termijn opgeven Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

20

Wabo - DIV

2. Het digitaliseren van analoge bescheiden Digitaal indienen is geen vereiste

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Onontkoombaar 21

 Hybride situatie: analoge aanvragen digitaliseren voor

digitale behandeling  Analoge aanvragen digitaliseren als dit nodig is voor informatie-uitwisseling met andere bestuursorganen

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Scanbatch 22

 Het zorgen dat analoge bescheiden op een juiste wijze in

pdf bestanden terecht komen 

Welke documenten van een analoge aanvraag moeten in aparte pdf’s worden gescand?

 Directe relatie met herkenbaarheid en werkbaarheid

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Voorbeeld scanbatch 23

Scheidingsblad Poststuk  Aanvraagformulier Scheidingsblad Bijlage  Plattegrond oude en nieuwe situatie Scheidingsblad Bijlage  Situatietekening Scheidingsblad Bijlage  Enz.

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Documenttypen 24

 Hoe worden digitale bestanden genoemd?  Welke documenttypen worden onderscheiden?  Er zijn landelijk heel veel typen in omloop en standaarden

zijn er nog niet echt!  Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) als basis  Nadere specificatie nog wel nodig (op basis van Mor)

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Documenttype 25

 Aanvraag

 Daglicht

 Advies

 Ventilatie

 Behandelingsbericht

 EPC

 Bekendmaking

 Constructie

 Berekening*

 Capaciteit

 Beroepschrift

 …….

 Besluit  ……

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Het scannen (en voorbereiden) 26

 Technische voorwaarden:  Archiefwaardig formaat (bijvoorbeeld PDF/A)  Juiste DPI  Maatvastheid (sticker met maatstreepjes)

 Organisatorische voorwaarden  Op juiste plek  Binnen korte tijd  Kwaliteitscontrole

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

27

Wabo - DIV

3. Het downloaden van digitale bestanden Omgevingsloket online Geen aansluiting van diverse werelden

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Conversieproblematiek 28

 Het downloaden van bestanden via ftp software geeft

i.h.a. weinig problemen  Er zit wel een problematiek direct achter: Omgevingsloket online is een eigen DIV wereldje

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Eigen wereldje 29

 Eigen set documenttypen en metadata niet verder

afgestemd op wet- en regelgeving relevant voor DIV  Aanvragers kunnen zelf namen geven en documenttype toekennen  Er is alleen controle op extensie niet op juistheid extensie  Archiefwaardig format niet meer vereiste

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Hernoemen bestanden 30

 Na downloaden bestanden openen

 Vervolgens hernoemen volgens ‘eigen’ standaard  Van belang:  Eenduidig gebruik overzicht documenttypen (zie eerdere punt RGBZ)  Eenduidige set metadata

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Voorbeelden metadata 31

 Nummer document (automatisch aangemaakt)

 Documentdatum  Onderwerp document  Naw gegevens afzender document  Richting document (inkomend / uitgaand / intern)  Behandelende afdeling of team

 Documenttype  Zaaknummer Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Metagegevensschema 32

 Archiefregeling

 Archiefstuk/dossier (zaak)

 NEN ISO 23081

 Bedrijfsprocedures, ‐beleid

 Richtlijn metadata

en mandaat  Actoren  Bedrijfsactiviteiten of – processen  Recordmanagement processen

overheidsinformatie

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

33

Wabo - DIV

4. Authenticiteit van documenten

Met wat voor een document werk ik nu?

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Authenticiteit 34

 Een document ‘stemt overeen met het oorspronkelijke’.

 Van een digitaal document is het minder gemakkelijk vast

te stellen of het authentiek is, dat wil zeggen of de weergave conform de oorspronkelijk vastgelegde versie is en of het document de beoogde functie heeft behouden.  Eisen Omgevingsloket online: read-only, geen layers

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Origineel of kopie 35

 Er moet duidelijkheid zijn over status document: origineel

of kopie 





Digitaal ingediende aanvraag met bijlagen printen en plotten: digitaal versie is origineel en analoge versie is kopie. Analoog ingediende aanvraag met bijlagen digitaliseren: analoge versie is origineel en digitale versie is kopie. ………

 Status analoog en digitaal document kunnen in een

dossier dwars door elkaar heen lopen Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Noodzaak om te waarmerken 36

 Komen tot een set spelregels

 Analoge omgeving:  Op analoog gemaakte digitale aanvraag zetten: kopie + nummer Omgevingsloket online + bestandsnaam  Digitale omgeving:  Verkrijgen substitutie: digitale documenten in de plaats stellen van analoge versies  Zolang geen substitutie: expliciet aangeven wat kopie en / of origineel is

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

37

Wabo - DIV

5. Het bewaren van digitale bestanden

Waar laat ik digitale bestanden?

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Bewaarplaats 38

 Analoge situatie: digitaal ontvangen aanvraag

Omgevingsloket online via ‘overhalen naar eigen archief’  

Op DVD In eigen mappenstructuur

 Digitale situatie:  In DMS of zaaksysteem  In Vergunningenapplicatie  In eigen mappenstructuur

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Kwestie van duurzaamheid 39

 Bewaarplekken moeten duurzaam karakter hebben  E-depot dat voldoet aan wettelijke eisen  Rodin: referentiekader opbouw digitaal informatiebeheer  Zolang niet aanwezig dan is alle opslag in principe tijdelijk

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

40

Wabo - DIV

6. Het digitaal beschikken en ter inzage leggen

Hoe ver reikt digitaal werken?

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Omgevingsloket online 41

 Het is geen instrument voor belanghebbenden

 Het beschikken is simplistisch:  Geen ondertekening van besluiten  Geen waarmerken van bijlagen (m.u.v. vinkje)  Bijlagen worden niet meegestuurd  Aanvrager kan bijlagen bij beschikking niet downloaden

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Eigen omgeving 42

 Alleen digitale ter inzage juridisch niet mogelijk

 Digitaal ondertekenen en waarmerken nog niet zo

eenvoudig: 



Certificaten / smartreaders Checksums

 Provideraspecten  E-mail ontvangstbevestiging  Aantal bijlagen  Omvang bijlagen Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Voorlopig de veilige weg 43

 Digitale bestanden printen / plotten

 Analoge documenten nat ondertekenen en stempelen  Resultaat vervolgens weer scannen

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

44

Wabo - DIV

Overige belevenissen

Wat zijn we nog verder tegengekomen?

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Ervaringen 45

 Printen en plotten digitale documenten: veel tijd, niet altijd gewenste kwaliteit en hoeveel voud  Postregistratie: door stroomlijning ergens meer werk  Registratienummers: door de bomen het bos niet meer zien

 Documentenstroom: een andere manier van samenwerken  Taakverdeling binnen organisatie: vakafdelingen verzetten het meeste werk

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

46

Wabo - DIV

Conclusie Wabo stimuleert zaakgericht digitaal werken Archiefwet, archiefregeling en bijbehorende wet- en regelgeving moeten naar voren Alleen door wie en hoe?

Jaarcongres VBWTN


28 oktober 2010

Omgevingsvergunning. F. Fijen regisseur Platform Omgevingsrecht Stadswerk en BMS bv 28 oktober 2010

Recommend Documents