Perancangan Sistem Pembayaran di Kafetaria Universitas Advent Indonesia Berbasis Web Andrew Fernando Pakpahan dan larry Sahata Gultom Teknik Informatika, Univercitas Advent Indonesia
Abstrak Peningkatan penggunaan sistem teknologi informasi sudah menyentuh hampir semua bidang dan manfaatnya sudah cukup banyak dirasakan oleh para penggunanya. Saat ini dipandang perlu untuk menerapkan sistem teknologi informasi untuk meningkatkan kinerja di bagian Kafetaria Universitas Advent Indonesia, Bandung. Penerapan sistem yang dimaksudkan disini yaitu mencakup proses pembayaran uang makan di kafetaria yang berbasis teknologi informasi, karena sistem yang lama (berbasis sistem paket) dipandang kurang memadai dalam tingkat pelayanan kepada para mahasiswa yang ingin menikmati makanan lebih dari menu paket berikan. Penelitian ini bertujuan untuk merancang suatu aplikasi berbasis web yang mampu memenuhi kebutuhan pencatatan makan di Kafetaria UNAI yang bukan berbasis sistem paket.
Cafetaria Payment System Design at Adventist University of Indonesia Web Based Abstract A rapid increase use of information technology system has almost covered every aspect in lives and its usefulness has already been experienced by most of its user. Recently, in order to apply this information technology system to increase the work efficiency at cafeteria in Adventist University of Indonesia (UNAI), Bandung. The implicated system that is meant by this term is integrated process of payment of food price at cafeteria which based on the IT, because the old system (based upon package system) is viewed as less
-
-
capable of inoeasing the service to students who wants to enjoy foods other than the package food given to them on that day. In the implicated of this system is needed a suppoft system, that is a payment application in web based.
Pendahuluan Universitas Advent Indonesia (UNAI) di Bandung, adalah sebuah universitas yang di mana mahasiswa dan mahasiswinya sebagian besar tinggal di asrama yang telah disediakan oleh UNAI. Kebanyakan mahasiswa yang berkuliah di UNAI adalah penduduk dari luar daerah. Kebutuhan dan keperluan untuk umum telah disediakan oleh UNAI, seperti tempat tinggal di asrama, dan juga makanan telah disediakan di kafetaria. Kafetaria adalah sebuah departemen yang penting di UNAI, di tempat ini konsumen kafetaria yaitu mahasiswa yang tinggal di asrama, dapat makanan untuk mahasiswa yang
berasrama
bertempat tinggal
di asrama. Sistem pembayaran di kafetaria UNAI pada saat ini relatif
sederhana, dimana semua mahasiswa yang tinggal di asrama dikenakan charge yang sama, dengan kata lain mahasiswa yang makan hanya satu kali, dengan yang tiga kali makan dalam sehari membayar biaya makan yang sama, karena biayanya per semester. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sebuah sistem yang dapat mencatat transaksi pembayaran di kafetaria dimana mahasiswa dapat mengambil makanan lebih dari
40
Perancangan Sistem Pembayaran di Kafetaria Universitas Advent Indonesia Berbasis Web
paket yang tersedia dan laporan dapat dilihat oleh mahasiswa secara online. Pada penelitian ini tidak dibahas mengenai proses pendaftaran mahasiswa lama dan baru. Dengan demikian penelitian ini dilakukan dengan asumsi bahwa mahasisrua telah menyelesaikan proses pendaftaran di UNAI.
Analisa Sistem Berjalan Pada saat ini, mahasiswa dapat berhak untuk makan di kafeteria, ditentukan pada saat pendaftarannya. Apakah mahasiswa tersebut tinggal diluar asrama, tinggal di asrama atau tinggal di asrama khusus. Mahasiswa yang tinggal di asrama khusus dan mahasiswa yang tinggal di luar arama, baik itu di rumah orang tua/keluarga masing-masing ataupun tinggal di rumah staff/dosen tidak diperbolehkan untuk makan di kafetaria UNAI. Mahasis,wa yang berhak makan di dining adalah mahasiswa yang memperoleh kartu makan, yang dikeluarkan oleh kantor keuangan pada saat mahasiswa tersebut melakukan pendaftaran. Kartu makan ini hanya berlaku untuk satu semester dan harus dibawa tiap kali mahasis,wa akan masuk ke kafetaria. Kemudian setelah mahasiswa menunjukkan kartu makan kepada petugas penjaga di pintu masuk kafetaria, maka mahasiswa dapat mengambil makanan yang disediakan. Mahasiswa terlebih dulu mengantri di salah satu loket dari empat (4) loket yang disediakan di dining, setelah itu mengambil piring dan menerima makanan yang diberikan oleh pelayan (server) di kafetaria.
(antor Karaqgan
"E4d+al (a':L =B*+q
"
Gambar 1 Diagram Sistem Berjalan
4t
Jurnal TeIKa, Volume 3 Nomor 1, Juni 2010
Dimana mahasiswa tidak dapat memilih jenis makanan yang ingin dia makan dan hanya menerima makanan berdasarkan menu makanan yang tersedia pada saat itu. Semua
mahasiswa mendapatkan menu makanan yang sama, namun berdasarkan kebiasaan kafetaria UNAI membebaskan mahasiswa yang ingin mendapatkan nasi lebih banyak daripada standar pada saat mahasiswa melakukan antrian pefama kali. Mahasiswa tidak diperbolehkan untuk mengambil makanan lebih dari satu kali pada seUap waKu makan. Gambar 1 menunjukkan diagram alir mekanisme mendapatkan kaftu makan dan proses otorisasi mahasiswa untuk makan di kafetaria. Setelah dilakukan analisa, didapatkan bahwa sistem yang berjalan ini memiliki berbagai macam kelemahan di antaranya adalah: . Pemalsuan kaftu makan. Kartu dining yang digunakan pada saat ini dicetak pada selembar keftas dengan desain yang khusus, kemudian pada kaftu tersebut ditempel foto dan ditulis nama dan nim mahasiswa yang bersangkutan dan dicap dengan stempel UNAI. Kaftu ini tidak memanfaatkan teknologi security pinting dan dengan mudah dapat dipalsukan. Desain dari kartu makan ini dapat ditiru dengan mudah dan dapat digunakan oleh pihak yang tidak berhak. Dengan menggunakan kartu palsu ini seseorang dapat menggunakan fasilitas kafetaria dalam satu semester berjalan dengan tanpa membayar uang makan ke UNAI. Metode lain yang dapat digunakan untuk mendapatkan kartu makan ini adalah dengan cara berpura-pura bahwa kartu makan yang dimiliki hilang, menurut aturan yang ada sekarang mahasiswa dapat mendapatkan kartu makan baru dengan membayar biaya tertentu. Kartu makan yang ganda ini dapat dimanfaatkan dengan mengubah foto atau identitas mahasiswa, yang kemudian dapat digunakan oleh seseorang untuk menggunakan fasilitas kafetaria UNAI. . Kafetaria UNAI tidak dapat mengetahui berapa banyak jumlah makanan aktual yang dikonsumsi oleh mahasiswa yang makan di kafetaria. Sekalipun pencatatan dilakukan pada saat mahasiswa menunjukkan kartu makan di pintu, jumlah makanan yang diberikan kepada mahasiswa masih tergantung kepada pelayanan. Sehingga kecurangan dapat terjadi apabila mahasiswa tersebut mengenal pelayan yang memberikan makanan
.
, .
dan memperoleh makanan lebih.
Dengan hanya mencek kartu makan di pintu masuk dan mencatatnya mempunyai kelemahan lain dibidang pengawasan, Mahasisrwa yang sudah mengantri di satu loket dapat mengantri kembali di loket tersebut ataupun dapat mengantri di loket yang lain untuk menghindari pengawas yang ada. Dengan demikian mahasiswa tersebut dapat memperoleh jatah makanan lebih dari yang seharusnya, yang juga merugikan UNAI. Mahasis,wa yang makan di kafetaria tidak dapat menambah menu lain yang diinginkannya. Dengan dimungkinkannya mahasiswa untuk menambah menu, maka hal ini dapat menjadi sumber pendapatan tambahan bagi UNAI. Mahasiswa yang makan di kafetaria tidak dapat memilih menu makanan yang disukainya. Hal ini menyebabkan seringkali makanan yang disediakan dibuang oleh mahasiswa.
Dengan diketahuinya beberapa permasalahan yang telah diutarakan di atas, maka perlu dirancang suatu sistem baru yang dapat mengatasi berbagai masalah yang ada dan dapat juga menghasilkan suatu keuntungan bagi UI'{AI. 42
Perancangan Sistem Pembayaran di Kafetaria Universitas Advent Indonesia Berbasis Web
Perancangan Sistem Baru Dengan adanya pengembangan dari Online System UNAI yang mengintegrasikan database dari Biro Administrasi Akademik (BM) yang menangani masalah pendaftaran mahasiswa dan data keuangan yang dikelola oleh Kantor Keuangan UNAI maka sistem baru
yang dirancang sebaiknya dapat terintegrasi dalam sistem yang ada. Hal ini akan mempermudah proses registrasi dan juga otorisasi di kafetaria.
Sistem baru yang dirancang dimulai pada saat pendaftaran, tanpa merubah prosedur pendaftaran yang ada. Namun demikian ada beberapa aturan yang harus ditegaskan pada perancangan ini, antara lain: Pada saat mahasiswa melakukan pendaftaran sistem mencatat status tinggal mahasiswa
1.
dan dari status tinggal mahasiswa ini dapat diketahui apakah mahasiswa tersebut
2.
3. 4.
berhak makan di dining atau tidak. Apabila mahasiswa tersebut berhak makan di dining maka sistem akan mencatat suatu nominal dalam Rupiah yang disebut dengan saldo makan pada data mahasiswa
tersebut, Saldo ini dapat digunakan untuk makan di kafetaria dan akan hangus atau kembali menjadi nol pada akhir semester dan tidak dapat digunakan atau ditambahkan untuk semester berikutnya. Proses pembuatan kaftu makan tidak diperlukan lagi dan otorisasi mahasiswa yang dapat makan di kafetaria cukup dengan menggunakan KTM yang pasti didapatkan mahasiswa tersebut apabila telah menyelesaikan proses pendaftarannya. Haruslah didesain suatu perangkat lunak yang dapat mencatat jumlah harga makanan yang dipilih oleh mahasiswa pada saat makan. Perangkat lunak ini memungkinkan mahasiswa untuk menggunakan saldo makan yang dimiliki atau menggunakan pembayaran secara tunai/kas.
Pada Gambar 2 dijelaskan diagram alir sistem yang baru dimana mahasiswa ketika masuk ke kafetaria tidak lagi perlu menunjukkan kartu makan yang dimiliki tetapi dapat langsung untuk memilih makanan yang diinginkan. Setelah itu mahasiswa dapat mengautentifikasi dirinya kepada kasir dengan menunjukkan KTM agar dapat menggunakan saldo makan yang dipunyainya. Setelah kasir mencocokkan data yang diperoleh dari sistem, yang dapat berupa foto dan nama maka kasir akan memutuskan apakah mahasiswa yang bersangkutan berhak untuk menggunakan saldo makannya. Apabila didapati saldo makan mahasiswa yang bersangkutan kosong, maka kasir akan menuntut pembayaran secara tunai/kas kepada mahasiswa.
Untuk menjalankan aturan-aturan yang dibuat diatas dibutuhkan perancangan perangkat lunak, kafetaria UNAI juga haruslah melakukan beberapa perubahan, antara lain: 1. Menu yang disediakan haruslah bervariatif dimana mahasiswa dapat memilih menu yang
2.
3.
diinginkan.
Kafetaria tidak membatasi mahasiswa atau seseorang yang ingin masuk kafetaria, karena kaftu makan sudah tidak ada. Dengan demikian proses otorisasi untuk makan di dining tidak dilakukan di pintu kafetaria, melainkan sesudah mahasiswa memilih makanan di kafetaria. Kafetaria UNAI harus menyediakan beberapa kasir, yang akan melakukan perhitungan berapa jumlah harga makanan yang diambil oleh mahasiswa.
43
Jumal TeIKa, Volume 3 Nomor 1, Juni 2010
4.
Jam buka dining haruslah lebih panjang atau apabila memungkinkan dibuka dari pagi hingga malam, sehingga mahasiswa bebas memilih jam makan yang diinginkan.
,(aikx KeugrY)af
i\-=-/ "..
I
i
.' .'
i 'eib A..r Vga. l. \.lrffrvr_€,/ j \ or- wc, ; , [f'rtJ' i
,r?/;( Ucrl.aDFr !1 trl
, ;
1, UJllEei l Vf -- -r.:', x:U * F$r4er
1'
-
r
r VfA*! r dar ', v+r,r, ,-/ R+a& *_ t --_-+,. (.. Ve.e,l. i s*rr+-_' ,! e-s'r uo j
,l ,,'
\
/.-\ I
s&i
{"
,/ y& {, vo-.-.-F "\.. ',..,t
-
5f'vslrll
stt-Cq)atr H6f+"
sg-nL.s=y
rrJrg: f,tJG.J1 ! V{.9,.{.gl 53+..
t Slr"i
I
Gambar 2 Diagram Alir Sistem Baru yang Dirancang
Aplikasi perangkat lunak yang dikembangkan untuk kebutuhan pembayaran di kafetaria UNAI dikembangkan dengan platform berbasis web. Hal ini dimaksudkan untuk kemudahan akses penggunaan, dimana pengguna (kasir) tidak perlu melakukan instalasi tambahan untuk menggunakan aplikasi dan laporan dapat diakses dari mana saja asalkan terhubung dengan jaringan,
Aplikasi Sistem Pembayaran Dalam membangun sebuah aplikasi berbasis web, faktor perangkat keras perlu dipertimbangkan dengan teliti. Faktor ini merupakan faKor yang memegang peranan pentlng dalam performa aplikasi nantinya. Adapun perangkat keras yang dibutuhkan adalah dengan menggunakan prosesor Intel@ Pentium M 1.70 Gz , memori 1 GB, hard disk80 GB. Setelah menentukan spesifikasi perangkat keras yang akan digunakan, maka yang perlu diperhatikan dalam implementasi aplikasi pembayaran adalah kebutuhan akan perangkat lunak. Perangkat lunak yang dibutuhkan ialah OS windows xp sp II, Dreamweaver, xamppwin32-1.6.0a, dan Web Browser.
44
Perancangan Slstem Pembayaran di Kafetaria Universitas Advent Indonesia Berbasis Web
Langkah
-
langkah awal yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi sistem
pembayaran uang makan di kafetaria UNAI adalah dengan menginstal perangkat lunak Xampp. Perangkat lunak Xampp ini sendiri mempunyai beberapa fungsi yang diperlukan
untuk menjalankan aplikasi yang berbasis web yaitu sebagai server yang dapat menghubungkan beberapa komputer, sebagai data base untuk menyimpan data{ata yang
diperlukan aplikasi pembayaran. Perangkat lunak yaitu Dreamweaver juga diperlukan untuk
mengedit, menambah atau mengurangi source code yang ada pada aplikasi sistem pembayaran. Web Browser adalah aplikasi untuk menjalankan aplikasi sistem pembayaran ini, contohnya Internet Explorer, Mozilla Firefox dan lain - lain. Untuk menjalankan aplilkasi ini, kita harus menempatkan aplikasi kita di htdoc folder yang terdapatdi folder aplikasi Xampp yaitu di default folder yang di install di c:/program files/xampp/htdoc. Setelah kita telah menempatkan aplikasi pembayaran di htdoc maka kita meng-import data base dari aplikasi tersebut yang berbentuk .sql ke dalam data baseyang telah ditentukan sebagai koneksi ke data base dari aplikasi sistem pembayaran. Jika langkah - langkah tersebut telah di jalankan maka bukalah program aplikasi web browsr apa saja dan masukkan ke ad:r::*lhost/kafeta rial, ._rt4ig
do-q*+cgnq
*-
Gambar 3 Form Tampilan Utama Aplikasi Pada Gambar 3 adalah tampilan form utama jika membuka aplikasi pembayaran, dimana disini menampilkan sub menu yang menghubungkan antar sub menu dalam aplikasi ini.
45
Jurnal TeIKa, Volume 3 Nomor 1, Juni 2010
@s$
4-tu
(o00(f@('o
l.
'c:+131A9j49-o_"t.*
Gambar 4 Form Tampilan Utama Menu Makanan Pada Gambar 4 adalah gambar tampilan menu makanan, sub menu di form ini adalah buat menu makanan baru, buat produk makanan, buat kategori baru, dan buat supplier. '-.jeE
Trlbt
\T'bE
&
ig4l
@
.!:-?-'-:-
EEEE
.9-r35r..-
q-g.?!ac 4{.q^:.-:
Gambar 5 Form Tampilan Input Makanan
Gambar
5
adalah Gambar form buat makanan, yang perlu diisi adalah nama
makanan, produk makanan, kategori makanan, supplier makanan, harga bahan, harga jual, jumlah makanan dan pemesanan kembalijika makanannya habis.
46
Perancangan Sistem Pembayaran di Kafetaria Unlversitas Advent Indonesia Berbasis Web
il Mtu,hiryiffi.6tu
-
@
],,'sti
€)o
.$lr:r3rlrl,l4
_o-a:4ey,. mE
_eyj,:ry.
d.o;roOOo..-
Gambar 6 Form Tampilan Laporan Pada Gambar 6 adalah gambar utama menu laporan, dimana submenunya adalah laporan keseluruhan kategori, laporan keseluruhan mahasiswa, laporan keseluruhan mahasiswa (daterange), laporan produ( laporan kategori, laporan mahasiswa, laporan mahasiswa per semester, laporan makanan, laporan makanan (daterange), laporan pegawai, laporan harian, laporan pertanggal, dan laporan pendapatan yang telah didapat
oleh kafetaria. =.',e{iil *o.-@i?tu-
1-qd
rs^I kLrrtu D
L.porr. trr.r..hr.
(D.r.hr3.)
r.-.lDt,..,.l.Ei,.
t*6rc c'sx
ffi :@
lliu@
Gambar 7 Form Laporan Semester Mahasiswa
Gambar
7 menampilkan form laporan total pembelian yang telah dilakukan
mahasiswa dalam semester tersebut.
Kesimpulan Kesimpulan yang didapat berdasarkan penelitian sistem informasi pembayaran uang makan di Kafetaria adalah sebagai berikut: 1. Sistem dapat mencatat transaksi (proses) pembayaran makanan di kafetaria. Mempercepat pembuatan laporan yang dapat dilihat oleh mahasiswa. Mahasiswa dapat mengambil makanan lebih dari paket yang tersedia.
2. 3.
Jumal TeIKa, Volume 3 Nomor 1, Juni 2010
Saran Diperlukan adanya perbailcn dalam sistem otentifikasi mahasiswa, dimana pada sistem yang dirancang ini identitas mahasiswa masih harus dimasukkan secara manual menggunakan keyboard. Untuk itu diharapkan pengembangan sistem lebih lanjut yang dapat memanfaatkan teknologi otentikasi sepefti infra red, RFID atau fingerprint.
Referensi Fathansyah, 2002, fusis Data, hndung: C. V Informatika. Hamer, M., & Chamgy,J., L993, Rengineing the Corporation, John Wiley Sons. New York. Kristanto, A., 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta: C.V Andi Offset. Madcoms, 2004, Aplikasi Prcgram PHP dan Mysql, Yogyakarta Andi Offset. Waljiyanto, 2000, Sistem Basis Data, Yogyakafta: C.V Andi Offset. Free Sofuarare Foundation, Inc., June 1991, sourceforge.net, april 13 2009, www. sou rceforge. net./download/PH P-POS-9. 1. rar
,18
