Obsah návodu k aplikaci Kontrola čerpání finančních prostředků z rozpočtu SFDI

Obsah návodu k aplikaci Kontrola čerpání finančních prostředků z rozpočtu SFDI Úvod ................................................................................................................... 2 A) Přístup do aplikace ......................................................................................... 3 Po přihlášení (super)uživatele do aplikace.......................................................... 3 B) Správa uživatelů superuživatelem .................................................................. 4 Přiřazení či odebrání akcí uživateli ..................................................................... 6 C) Přehled přidělených akcí ................................................................................ 6 D) Formulář „Plánované údaje akce“ .................................................................. 7 Plánované finanční plnění akce .......................................................................... 8 Plánované věcné plnění akce ............................................................................. 9 Upřesnění finančních potřeb na výchozí rok ....................................................... 9 Informace o zpracovateli formuláře ................................................................... 10 Uložení (resp. uložení s validací) formuláře PÚ do Evidence SFDI .................. 10 E) Formulář „Čtvrtletní kontrolní zpráva o postupu akce“.................................. 10 Skutečné finanční plnění akce .......................................................................... 11 Skutečné věcné plnění akce ............................................................................. 12 Soubor .............................................................................................................. 13 Informace o zpracovateli formuláře ................................................................... 13 Uložení (resp. uložení s validací) formuláře KZ do Evidence SFDI................... 13 F) Zobrazení a editace odeslaných/uložených formulářů PÚ a KZ ................... 13 G) Formuláře „Veřejných zakázek/koncesních řízení“ a dokument Výzva k jednání .......................................................................................................................... 14 Uložení a zobrazování souboru ........................................................................ 15 H) Validace zpráv.............................................................................................. 16 I) Odhlášení (super)uživatele ............................................................................ 17

Státní fond dopravní infrastruktury, Sokolovská 278, 190 00 Praha 9 Tel.: +420 266 097 298, fax: +420 266 097 520, certifikát ISO 9001:2001, e-mail: [email protected], www.sfdi.cz

Verze aplikace 1.4x Úvod K zajištění hospodárného a efektivního užití finančních prostředků Státního fondu dopravní infrastruktury (dále jen „SFDI“) v souladu s účelem, ke kterému byly poskytnuty, provádí SFDI kontroly u příjemců finančních prostředků z rozpočtu SFDI (dále jen „Příjemců“). Předmětem kontroly je zejména dodržování hospodárného a efektivního vynakládání poskytnutých finančních prostředků v souladu se stanoveným účelem, dodržování závazně stanovených ukazatelů financované akce a dodržování právních předpisů, které se na poskytování finančních prostředků ze SFDI vztahují. Mimo kontrol prováděných přímo u příjemců jsou také důležitým zdrojem poznatků o realizaci financované akce Kontrolní zprávy. Systém kontrolních zpráv vychází z předepsaného formuláře „Plánované údaje akce“ resp. „Čtvrtletní kontrolní zpráva o postupu akce“ (dále jen „PÚ“ resp. „KZ“), na němž příjemce uvede údaje o postupu realizace akce, o plnění věcného a finančního harmonogramu akce apod. Systém kontrolních zpráv je doplněn o formuláře veřejných zakázek/koncesních řízení a dokument Výzva k jednání. Ve snaze zvýšit účinnost tohoto kontrolního nástroje, tj. zajistit potřebné poznatky a informace rychle a úsporně, zpřístupnit je dalším relevantním uživatelům, evidovat je s možností následných analýz a hodnocení, přistoupil SFDI v roce 2005 k zavedení systému elektronického zpracování, zasílání, evidence a archivace formulářů PÚ a KZ.

Návod k aplikaci Kontrola čerpání finančních prostředků z rozpočtu SFDI (dále jen „Aplikace“) Práce s aplikací spočívá ve vyplnění a odeslání formuláře Plánované údaje akce i formuláře Čtvrtletní kontrolní zpráva o postupu akce a v ukládání formulářů Veřejných zakázek/koncesních řízení a příp. dokumentu Výzva k jednání. K tomu, aby příjemce mohl začít s aplikací pracovat a formuláře úspěšně vyplňovat a zasílat, je třeba dodržet následující postup: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

příjemce stanoví odpovědnou osobu – tzv. „superuživatele“ (Do aplikace má přístup každá osoba pověřená příjemcem); SFDI přiřadí superuživateli přístupové uživatelské jméno a heslo; superuživatel se přihlásí do aplikace; superuživatel může zřídit v rámci organizace příjemce další uživatele aplikace a přiřadit jim přístupová uživatelská jména, hesla a práva; superuživatel může přiřadit vybrané jmenovité akce jednotlivým uživatelům příjemce, čímž udělí práva přístupu ke zpracování a ukládání předepsaných formulářů resp. dokumentů u těchto akcí; uživatelé příjemce se přihlásí do aplikace, vyplní a uloží výše zmíněné formuláře resp. dokumenty; odpovědná osoba příjemce vyplněné formuláře PÚ a KZ schválí (validuje). 2


Verze aplikace 1.4x

A) Přístup do aplikace Aby jakýkoliv příjemce mohl s aplikací pracovat, musí ze své strany pověřit odpovědnou osobu a tuto osobu emailem nebo písemně oznámit SFDI. Tato pověřená osoba obdrží právo tzv. „superuživatele“ (viz dále) a bude odpovídat za správnost zaslaných dat příjemce. Kontaktní osobou za SFDI pro tuto aplikaci je Ing. Miroslav Kostka, tel. 266 097 308, email: [email protected] nebo [email protected]. V případě, že na příslušnou akci je poskytován příspěvek z rozpočtu SFDI podle Pravidel pro poskytování příspěvků z rozpočtu SFDI v souladu s §2 odst.1, písm. f), g) a h) zákona č.104/2000 Sb. v platném znění (dále jen „Příspěvek“), tak se za odpovědnou osobu příjemce považuje kontaktní osoba uvedená v průvodním listu k žádosti o poskytnutí příspěvku z rozpočtu SFDI za předpokladu, že příjemce ještě nemá stanoveného superuživatele. Superuživateli příjemce určí SFDI vstupní uživatelské jméno a heslo. Každému dalšímu uživateli příjemce stanoví vstupní uživatelské jméno a heslo jeho superuživatel (uživatelské jméno je jedinečné, nemohou existovat 2 (super)uživatelé se stejným). (Super)uživatel příjemce se přihlašuje do aplikace na internetové stránce www.sfdi.cz, kde se nachází odkaz „Aplikace…“ (https://kz.sfdi.cz). Po jeho zvolení se zobrazí obrazovka obsahující mj. odkaz na vstupní bránu do aplikace, jíž budou formuláře resp. dokumenty ukládány do databáze SFDI. Přihlášení do aplikace je možné jen prostřednictvím přihlašovacího uživatelského jména (login) a hesla. Po přihlášení si (super)uživatel může změnit heslo (viz Správa uživatelů). Na vstupní bráně do aplikace je umístěn také odkaz na tento návod k aplikaci.

Po přihlášení (super)uživatele do aplikace Po přihlášení (super)uživatele do aplikace se objeví základní okno aplikace. V horní části obrazovky se nachází názvy všech jednotlivých oken aplikace („Přehled 3


Verze aplikace 1.4x přidělených akcí“, „Validace zpráv“, „Správa uživatelů“, a „Odhlásit“). Ještě o něco výše je rozevírací pole se seznamem let. Jako výchozí je nastaven aktuální rok a je možné zvolit jiný rok. V přehledu přidělených akcí se následně zobrazují pouze akce a údaje o akcích, které se týkají zvoleného roku (např. v případě víceleté akce se zobrazí pouze formuláře PÚ a KZ vybraného roku a formuláře resp. dokumenty VZ/koncesního řízení). Po kliknutí na tlačítko „Přehled přidělených akcí“ se pod seznamem voleb objeví přehled akcí přiřazených přihlášenému (super)uživateli. Superuživatel jako odpovědná osoba odpovídá za všechny akce příjemce a má ve výchozím nastavení ze strany SFDI přiřazeny všechny akce. Uživatel má zobrazeny pouze akce přiřazené superuživatelem. Pokud seznam pod touto lištou je prázdný, musí se uživatel obrátit na svého superuživatele, aby mu akce přiřadil (viz. Přiřazení či odebrání akcí uživateli). B) Správa uživatelů superuživatelem Po kliknutí na tlačítko „Správa uživatelů“ v základním okně aplikace se zobrazí seznam všech uživatelů příjemce, kterým byl zřízen přístup do aplikace. Seznam poskytuje přehled o přihlašovacích jménech do aplikace, o jménu uživatele, u vybraných příjemců o organizační složce, o právech přiřazených uživateli (Smí pořizovat data, Smí Zobrazovat vše, Smí validovat vlastní akce, Smí validovat všechny akce, Superuživatel), o stavu uživatele (aktivní, pasivní – v případě odjezdu uživatele na delší dobu je možné touto volbou uživateli přístup do aplikace dočasně zablokovat) a poskytuje možnost editovat (měnit) informace o uživateli resp. jeho práva po kliknutí na ikonu „Editovat“ v řádku u příslušného uživatele. Superuživatelům příjemce je umožněno změnit přihlašovací jméno, uživatelům příjemce není umožněna změna přihlašovacího jména. (Super)uživatelé si zde mohou změnit např. heslo. Seznam uživatelů je standardně seřazený podle přihlašovacích jmen. Je zde možnost přidat nového uživatele kliknutím na ikonu „Nový uživatel“ nebo filtrování uživatelů podle zvoleného textového řetězce (dle přihlašovacího jména, dle jména a příjmení nebo dle předem vyplněné položky organizační složky uživatele). Superuživatel příjemce má právo vytvářet nové uživatele v rámci organizace příjemce, přiřazovat jim jednotlivé akce příjemce a příslušná práva. Každý příjemce může mít libovolný počet uživatelů. Zvolíte-li možnost „Nový uživatel“, otevře se okno „Editace uživatele“. Zde superuživatel může zadat dalšího uživatele aplikace.

4


Verze aplikace 1.4x

Po vyplnění základních údajů o uživateli (kolonky „Přihlašovací jméno (login)“, „Přihlašovací heslo“, „Ověření hesla“ „Jméno uživatele“, „Příjmení uživatele“, „Titul uživatele“, „Telefonní kontakt uživatele“, „Email uživatele“ příp. „Organizační složka“) může superuživatel přiřadit novému uživateli tato práva: Aktivní uživatel – zaškrtnutím pole udělíte uživateli možnost přihlášení do aplikace. Smí pořizovat data – uživatel smí vyplňovat a odeslat formuláře PÚ a KZ, ale tyto záznamy nebudou validovány – SFDI je nebude brát jako schválené. Uživatel může vyplnit formuláře pouze u těch akcí, které mu byly superuživatelem přiřazeny. Zobrazovat všechny akce – uživatel má přístup ke všem akcím příjemce (minulým, současným i budoucím). Smí validovat vlastní akce – uživatel smí vyplňovat a odeslat formuláře PÚ a KZ. Uživatel může vyplnit a validovat formuláře pouze u těch akcí, které mu byly superuživatelem přiřazeny. SFDI bude tyto validované záznamy brát za schválené. Smí validovat všechny akce – uživatel smí validovat formuláře PÚ a KZ. Může validovat zprávy i jiných uživatelů, ale jen tehdy, jsou-li mu tyto akce superuživatelem rovněž přiřazeny. SFDI bude takto validované záznamy považovat za schválené. Superuživatel příjemce – superuživatel může pověřit právem superuživatele i další osobu. Tato osoba bude mít automaticky přiřazena stejná práva jako ten, kdo jí tato práva udělil. Po skončení editace můžeme formulář uložit stisknutím tlačítka „Uložit změny“, odstranit stisknutím tlačítka „Odstranit“ (čímž odebereme uživatele z aplikace) nebo neuložit provedené změny stisknutím tlačítka „Neuložit“. 5


Verze aplikace 1.4x Poznámka: V případě, že superuživatel ztratí resp. zapomene přihlašovací jméno nebo heslo, musí se obrátit na SFDI. V případě, že heslo ztratí nebo zapomene uživatel, musí se obrátit na svého superuživatele, který mu přidělí heslo nové. Superuživatel změní heslo tak, že v okně „Správa uživatelů“ u daného uživatele zvolí možnost „Editovat“, nastaví nové heslo a stiskne tlačítko „Uložit změny“. Položky „přihlašovací jméno“ a „přihlašovací heslo“ jsou citlivé na použití velkých a malých písmen abecedy. Přiřazení či odebrání akcí uživateli (vyjma případu, kdy má uživatel přiděleno v uživatelském profilu zobrazení všech akcí) Aby uživatelé mohli s aplikací pracovat, musí superuživatel nejprve přiřadit jednotlivým uživatelům jednotlivé jmenovité akce. Toto přiřazení provede superuživatel v okně „Správa uživatelů“. V seznamu uživatelů se v prvním sloupci („Přihlašovací jméno“) nachází aktivní odkaz na jednotlivé uživatele příjemce. Kliknutím na tento aktivní odkaz u jakéhokoliv uživatele se obrazovka aplikace přepne do nového okna s nadpisem „Přidělení akcí uživateli“. Akce je možné filtrovat podle zvoleného textového řetězce nebo, za použití rozevíracího seznamu umístěného v pravém horním rohu, podle alokace akce. Příjemci ŘSD ČR, a.s. a SŽDC, s.o. mají navíc možnost filtrovat akce podle organizační složky a to tímto postupem: do filtru zadají název organizační složky (nebo jeho část) uvedený ve smlouvě se SFDI (resp. Dodatku) a stisknou Enter. V horní části okna se nachází také tlačítka „Nepřiřazené“ a „Přiřazené“. V závislosti na tom, které z nich je zeleně prosvícené se v seznamu akcí zobrazují pouze akce „Nepřiřazené“ nebo „Přiřazené“. V seznamu přiřazených resp. nepřiřazených akcí (super)uživateli je uvedeno „Evidenční číslo akce“, „Název akce“, „Alokace akce“, počet zobrazených akcí a příp. „Organizační složka“. Zaškrtnutím tzv. zaškrtávacích polí u jednotlivých akcí či jejich hromadným označením (zaškrtnutím kolonky v pravém horním rohu pokud je k dispozici) a stisknutím tlačítka „Uložit výběr“ budou takto označené akce přiřazeny resp. odebrány vybranému uživateli. Po odebrání akcí uživateli již tento nebude mít právo zobrazení vyřazených akcí. Uživatel může pracovat pouze s těmi akcemi, které bude mít superuživatelem přiřazeny a pouze v rozsahu přidělených práv. Po přiřazení akcí a práv se uživateli zobrazí na úvodní obrazovce aplikace po kliknutí na tlačítko „Přehled přidělených akcí“ seznam všech přiřazených akcí a bude mu zpřístupněna volba k zadávání dat do formulářů PÚ resp. KZ a k vkládání formulářů resp. dokumentů VZ/koncesního řízení.

C) Přehled přidělených akcí Po kliknutí na tlačítko „Přehled přidělených akcí“ v základním okně aplikace se zobrazí okno obsahující základní údaje o akcích (Evidenční číslo akce vč. kódu, 6


Verze aplikace 1.4x Název akce, Alokace akce) a formuláře (dokumenty) PÚ, KZ resp. VZ/koncesního řízení ke všem akcím, které má daný uživatel ve své kompetenci. Evidenční číslo akce odpovídá číslu ISPROFIN / ISPROFOND. Název akce odpovídá názvu akce uvedenému ve Smlouvě (resp. Dodatku) mezi příjemcem a SFDI, prostřednictvím které je upraveno čerpání finančních prostředků ze zdrojů SFDI. Vedle těchto základních údajů se nachází sloupec Alokace akce, která informuje o tom, v kterém kraji je akce realizována. Čtvrtým sloupcem jsou „Plánované údaje“. Zde je možno u každé přiřazené akce vyplnit formulář PÚ pro danou jmenovitou akci. Další položkou na základní liště seznamu jsou „Kontrolní zprávy“. Zde je možno u každé přiřazené akce vyplnit formulář KZ pro příslušné čtvrtletí. Poslední oddíl seznamu tvoří sloupec „Zadávací řízení“, jehož prostřednictvím jsou vkládány soubory, zasílané na Centrální adresu, informující o průběhu VZ/koncesního řízení u jednotlivých akcí (viz dále).

Je umožněno vyhledávání podle evid. čísel akcí (i nekompletních – v takovém případě jsou nalezeny všechny záznamy, které obsahují zvolený řetězec). Zrušení filtru se provede vymazáním zadaných údajů z vyhledávacího pole a stiskem tlačítka Enter. V pravém horním rohu stránky, nad záhlavím seznamu akcí, se nachází informace o počtu akcí přiřazených (super)uživateli. Jsou zde také podtržená čísla stránek a po kliknutí na vybrané číslo se zobrazí příslušná stránka. Příjemci je umožněno zvolit počet řádek na stránku. Evidenční číslo akce je aktivní a po kliknutí na něj se obrazovka přepne do okna „Detaily akce“, které podává stručné informace o přiřazené akci. Ve sloupcích „Plánované údaje“ a „Kontrolní zprávy“ je časový údaj (např. 2008) uveden červenou barvou do okamžiku tzv. validace záznamu (uzamčení). Po validaci dojde k zobrazení údaje modrou barvou.

D) Formulář „Plánované údaje akce“ Formulář PÚ vyplňuje příjemce za každou akci po dobu její realizace, tzn. po dobu jejího financování z rozpočtu SFDI. Formulář PÚ se vyplňuje jednou ročně, samostatně za každou jmenovitě uvedenou akci, nejpozději do 14 dnů po podepsání příslušné „Smlouvy o poskytnutí finančních prostředků z rozpočtu SFDI“ (dále jen „Smlouva“) nebo Dodatku ke Smlouvě, kterým se zesmluvňují jmenovité akce k financování z rozpočtu SFDI (dále jen „Dodatek“). Formulář PÚ je možno za každý kalendářní rok uložit pouze jeden.

7


Verze aplikace 1.4x Po přihlášení do aplikace stiskne (super)uživatel příjemce tlačítko „Přehled přidělených akcí“ a zobrazí se mu seznam akcí, které má přiřazeny. Po kliknutí na text *nové u zvolené akce ve sloupci „Plánované údaje“ se obrazovka přepne do nového formuláře PÚ, pokud je možné tento nový záznam pořídit. V opačném případě se objeví informace o tom, že není možné záznam pořídit. Pod nadpisem „Plánované údaje akce“ se nachází oblast „Základní informace o akci“. Součástí těchto údajů jsou hlavní identifikační znaky akce: Evidenční číslo akce a Název akce. Dalšími údaji jsou Investor, Kód akce, Druh akce, Alokace akce a Celkové náklady akce (vč. přípravy). Pod oblastí „Základní informace o akci“ se nachází oblast „Finanční“ a „Časové údaje“ (o akci). Mezi finanční údaje patří „Schválený rozpočet“ a „Upravený rozpočet (aktuální)“, mezi časové údaje „Začátek akce“ a „Konec akce“. Tyto výše uvedené informace vycházejí z evidence SFDI resp. ze schváleného rozpočtu SFDI na daný aktuální rok a ze Smluv (resp. Dodatků) uzavřených s příjemci finančních prostředků. Slouží mj. k identifikaci jednotlivých jmenovitých akcí. Důležité: Pokud údaje uváděné v položkách „Začátek akce“ a „Konec akce“ již nejsou aktuální, prosíme opravte příslušnou položku. Začátkem akce se rozumí zahájení akce dle formuláře S 05 120 Harmonogram přípravy a realizace akce (číslo řádku 120 200) nebo dle formuláře VZOR80 resp. u akcí schválených do roku 2006 dle formuláře RA80. Konec akce je popsán v Pravidlech pro financování programů, staveb a akcí z rozpočtu SFDI v platném znění. Kolonka „Výchozí rok“ Zde je automaticky přednastaven rok, za který je formulář (a data v něm) předkládán podle výběru roku, ve kterém příjemce pořizuje nový formulář PÚ. Plánované finanční plnění akce Tato část formuláře obsahuje následující kolonky, které příjemce vyplní: Upravený rozpočet (aktuální) - údaj o výši poskytovaných finančních prostředků ze zdrojů SFDI na danou akci v aktuálním roce. Hodnota se načítá z uzavřené Smlouvy (resp. Dodatku ke Smlouvě pokud byla akce zařazena do rozpočtu SFDI Dodatkem ke Smlouvě) s příjemcem a nelze ji měnit. - z toho finanční potřeby na I. čtvrtletí – předpoklad čerpání poskytnutých finančních prostředků v 1. čtvrtletí aktuálního roku. - z toho finanční potřeby na II. čtvrtletí – předpoklad čerpání poskytnutých finančních prostředků ve 2. čtvrtletí aktuálního roku.

8


Verze aplikace 1.4x - z toho finanční potřeby na III. čtvrtletí – předpoklad čerpání poskytnutých finančních prostředků ve 3. čtvrtletí aktuálního roku. - z toho finanční potřeby na IV. čtvrtletí – předpoklad čerpání poskytnutých finančních prostředků ve 4. čtvrtletí aktuálního roku. Plánované věcné plnění akce Tato část formuláře obsahuje 4 oddíly, které příjemce vyplní. Jeden oddíl představuje jedno čtvrtletí v roce. Každý oddíl se skládá z tzv. zaškrtávacích polí popisujících fázi akce, která má být realizována a z kolonky určené pro stručnou textovou charakteristiku zaškrtnuté fáze resp. fází. Zaškrtávání fází v jednotlivých čtvrtletích vychází z harmonogramu dané akce. Každá fáze představuje úsek, který obsahuje množství činností, např. fáze „do vydání stavebního povolení (SP)“ obsahuje zpracování dokumentace pro SP, žádost o SP, projednávání SP, vydání SP apod. U každé akce jsou dány příklady, co daná fáze zahrnuje (najede-li uživatel kurzorem myši na dvoupísmennou zkratku, ukáže se okno nápovědy s příslušným textem), nejsou však vyjmenovány všechny činnosti, které k dané fázi náležejí. Zaškrtnout lze několik fází současně (např. když probíhá několik činností resp. fází zároveň). Kolonka určená pro text slouží ke stručné charakteristice plánovaných činností. Zde je nutné stručně sdělit, jaké činnosti (ve fázích) budou v daném čtvrtletí probíhat, např. zaškrtněte ÚR, do stručné charakteristiky činností zapište: - zažádáno o územní rozhodnutí nebo - projednává se studie EIA. Další příklady textů: - zpracování dokumentace pro SP, - žádost o SP, - projednávání SP, - vydání SP. Zaškrtnout fáze (činnost nebo činnosti), které budou dle harmonogramu akce v daném kalendářním čtvrtletí probíhat a tyto činnosti pak stručně charakterizovat v kolonce pro text. Hlavní zřetel je zde kladen na stručnost. Tyto kolonky nejsou určeny ke vkládání souvislých textů, ale pouze ke stručným sdělením. Tímto způsobem musí být ve formuláři PÚ vyplněna všechna 4 čtvrtletí. V případě, že akce bude ukončena např. v polovině roku, ve zbývajících čtvrtletích je třeba tuto skutečnost rovněž sdělit – např. akce ukončena + zaškrtnout příslušnou kolonku „Dokončení akce“. Pokud v některém čtvrtletí neprobíhají žádné činnosti (např. není uzavřena Smlouva mezi SFDI a příjemcem) je třeba to také uvést. Upřesnění finančních potřeb na výchozí rok 9


Verze aplikace 1.4x Do kolonky „Upřesnění finančních potřeb na výchozí rok“ se vyplňuje upřesněný údaj o předpokládané potřebě finančních prostředků ze zdrojů SFDI v daném (aktuálním) roce. Jedná se o rozdíl mezi předpokládanou potřebou finančních prostředků ze zdrojů SFDI v daném (aktuálním) roce a schváleným (upraveným) rozpočtem. Kladné číslo znamená, že je poskytována informace o nedostatku finančních prostředků v daném roce – nejedná se o rozpočtové opatření (!!!). Informace o zpracovateli formuláře Kolonky „Zpracoval“, „Email“ a „Telefon“ jsou automaticky vyplněny podle (super)uživatele aplikace, který formulář PÚ uložil. Slouží k identifikaci osoby, jež formulář do systému uložila. Uložení (resp. uložení s validací) formuláře PÚ do Evidence SFDI Pokud jsou veškerá data správně vyplněna, lze formulář uložit do Evidence SFDI stisknutím tlačítka „Uložit data“. Formulář se uloží do Evidence SFDI a označí jako „nevalidovaný“ (neschválený). Uživatelům, kteří mají přiřazeno právo validace formuláře, se ve spodní části formuláře zobrazuje také tlačítko „Uložit a validovat data“. Pokud vyplněný formulář již nebude nikdo další kontrolovat resp. schvalovat a daný uživatel má kompetenci záznam schválit, po stisknutí tlačítka „Uložit a validovat data“ se v horní části formuláře objeví červeně orámovaná oblast s nabídkou „Opravdu si přejete níže uvedené údaje validovat?“ s volbou ANO/NE. Kliknutím na ANO bude tento formulář uložen do Evidence SFDI a označen jako „Validovaný“ (schválený). SFDI ho bude považovat za oficiálně správný (SFDI bere v úvahu pouze validované formuláře, protože ty již nelze dále upravovat). Zvolíme-li volbu „Odstranit“, v horní části formuláře se objeví červeně orámovaná oblast s nabídkou „Opravdu si přejete vymazání aktuálního záznamu z databáze?“ s volbou ANO/NE. Kliknutím na ANO bude tento nevalidovaný formulář smazán. Zvolíme-li volbu „Neuložit“ nedojde k uložení naposledy provedených změn ve formuláři. Tlačítka „Uložit data“, „Uložit a validovat data“, „Odstranit“ a „Neuložit“ se nacházejí v dolní části formuláře. E) Formulář „Čtvrtletní kontrolní zpráva o postupu akce“ Formulář KZ vyplňuje příjemce za každou akci po dobu její realizace, tzn. po dobu jejího financování z rozpočtu SFDI. Formulář KZ se vyplňuje, za každé kalendářní čtvrtletí, samostatně za každou jmenovitě uvedenou akci, nejpozději do 14 dnů po ukončení příslušného kalendářního čtvrtletí (s výjimkou formuláře KZ za 4.čtvrtletí kalendářního roku, kde je odlišně stanoven termín na do 31.ledna roku následujícího). V případě uzavření Smlouvy nebo Dodatku mezi SFDI a příjemcem v průběhu kalendářního roku musí být tento formulář vyplněn nejpozději do 14 dnů po ukončení nejbližšího kalendářního čtvrtletí. 10


Verze aplikace 1.4x Formulář KZ je možno vytvořit pouze následovně: · u formulářů za 1.čtvrtletí: v době od 15.3. do 14.6., · u formulářů za 2.čtvrtletí: v době od 15.6. do 14.9., · u formulářů za 3.čtvrtletí: v době od 15.9. do 14.12., · u formulářů za 4.čtvrtletí: v době od 15.12. do 14.3. následujícího roku. Formulář KZ je umožněno uložit za určitý kalendářní rok a čtvrtletí pouze jeden (s výjimkou globálních dělených akcí, u kterých může být uloženo více formulářů KZ za určité čtvrtletí). Po přihlášení do aplikace stiskne (super)uživatel příjemce tlačítko „Přehled přidělených akcí“ a zobrazí se mu seznam akcí, které má přiřazeny. Po kliknutí na text *nová u zvolené akce ve sloupci „Kontrolní zprávy“ se obrazovka přepne do nového formuláře KZ, pokud je možné tento nový záznam pořídit. V opačném případě se objeví informace o tom, že není možné záznam pořídit. Pod nadpisem „Čtvrtletní kontrolní zpráva o postupu akce“ se nachází oblast „Základní informace o akci“. Součástí těchto údajů jsou hlavní identifikační znaky akce: Evidenční číslo akce a Název akce. Dalšími údaji jsou Investor, Kód akce, Druh akce, Alokace akce a Celkové náklady akce vč. přípravy. Pod oblastí „Základní informace o akci“ se nachází oblast „Finanční“ a „Časové údaje“ (o akci). Mezi finanční údaje patří „Schválený rozpočet“ a „Upravený rozpočet (aktuální)“, mezi časové údaje „Začátek akce“ a „Konec akce“. Tyto výše uvedené informace vycházejí z evidence SFDI resp. ze schváleného rozpočtu SFDI na daný aktuální rok a ze Smluv (resp. Dodatků) uzavřených s příjemci finančních prostředků. Slouží mj. k identifikaci jednotlivých jmenovitých akcí. Důležité: Pokud údaje uváděné v položkách „Začátek akce“ a „Konec akce“ již nejsou aktuální, prosíme opravte příslušnou položku. Začátkem akce se rozumí zahájení akce dle formuláře S 05 120 Harmonogram přípravy a realizace akce (číslo řádku 120 200) nebo dle formuláře VZOR80 resp. u akcí schválených do roku 2006 dle formuláře RA80. Konec akce je popsán v Pravidlech pro financování programů, staveb a akcí z rozpočtu SFDI v platném znění. Kolonky „Výchozí rok“ a „Čtvrtletí“ Zde je automaticky přednastaven rok a čtvrtletí, za které je formulář (a data v něm) předkládán podle data, kdy příjemce pořizuje nový formulář KZ. Skutečné finanční plnění akce (Finanční údaje vkládejte s přesností na haléře, oddělovač desetinných míst je čárka nebo tečka, jako oddělovač tisíců je možno použít mezeru. Příklad: sedmdesát pět milionů osm set padesát šest tisíc čtyři sta třicet tři korun a padesát pět haléřů, píšete jako: 75856433.55 nebo 75 856 433,55). 11


Verze aplikace 1.4x Celkové náklady akce vč. přípravy (aktuální stav) – odpovídají celkovým nákladům na akci (včetně přípravy), jež jsou uvedeny ve Smlouvě resp. Dodatku mezi SFDI a příjemcem uzavřené v roce, ke kterému se předkládaný formulář vztahuje. V této částce jsou obsaženy rovněž zdroje, které nepochází ze SFDI. Aktuálním stavem je zde myšlena poslední známá úprava této částky (např. po vysoutěžení akce v zadávacím řízení). V případě příspěvků poskytovaných z rozpočtu SFDI v souladu s §2 odst. 1, písm. f), g) a h) zákona č. 104/2000 Sb. o SFDI v platném znění se celkovými náklady akce vč. přípravy (aktuální stav) rozumí náklady uznané i neuznané SFDI. Skutečné věcné plnění akce Další část formuláře obsahuje oddíl skládající se ze zaškrtávacích polí „fází akce“. Zaškrtávání fází v daném čtvrtletí vychází ze skutečného harmonogramu (skutečně provedených činností) dané akce tak, jak byl realizován. Každá fáze představuje úsek, který obsahuje množství činností, jež byly realizovány. Princip vyplnění kolonek je stejný jako v případě formuláře PÚ. Dále je zde kolonka „Věcné a finanční plnění akce je v souladu s harmonogramem (schváleným investorem)“ se zaškrtávacím polem „ANO“ a textovým polem „NE“. Zaškrtávací pole „ANO“ slouží k rychlému zadání informace o tom, že věcné a finanční plnění akce je v souladu s harmonogramem. Textové pole „NE“ slouží k uvedení důvodů nedodržení harmonogramu. Např. v případě jakékoliv změny v časovém harmonogramu realizace akce vypíše příjemce její důvod a pokud je mu znám, tak i časový údaj (měsíc/rok), na který se posouvá realizace příslušného procesu akce. Kolonka „Stručná charakteristika provedených prací včetně komentáře, poznámek a dalších doplňujících informací“ slouží ke stručné charakteristice provedených činností a je podobná textové kolonce v oblasti Plánovaného věcného plnění akce ve formuláři PÚ. Příjemce zde stručně vypíše rozsah provedených prací za sledované období, který by měl odpovídat jednotlivým zatrhnutým fázím akce. Stejně jako v případě formuláře PÚ, důraz je zde kladen na stručnost vyplnění. Stručná sdělení charakterizující probíhající činnosti (fáze) by měla být zapsána, jako v předchozím případě, formou jednoduchých sdělení, např. projednávání studie EIA, majetkoprávní vypořádání, vydání SP, ale pozor: uvedení textu „Realizace akce“ není dostatečné, je třeba podrobnější popis provedených prací. Dále se zde popisují jinde neuvedené změny v údajích. Zároveň je zde možno oznámit další dodatečné informace, jež nebylo možno sdělit ve výše uvedených kolonkách.

12


Verze aplikace 1.4x Soubor Formulář KZ umožňuje příjemcům přiložit k zasílané zprávě přílohu. Touto přílohou se rozumí dodatečné materiály související s Čtvrtletními kontrolními zprávami o postupu akce, nikoliv formuláře KZ v písemné formě. Přijímány jsou soubory ve formátu XLS, DOC, PDF a TXT. Informace o zpracovateli formuláře Kolonky „Zpracoval“, „Email“ a „Telefon“ jsou automaticky vyplněny podle (super)uživatele aplikace, který formulář KZ uložil. Slouží k identifikaci osoby, jež formulář do systému uložila. Uložení (resp. uložení s validací) formuláře KZ do Evidence SFDI Zde používané principy jsou shodné jako u formuláře PÚ (viz Uložení resp. uložení s validací formuláře PÚ do Evidence SFDI). F) Zobrazení a editace odeslaných/uložených formulářů PÚ a KZ V případě, že formuláře PÚ resp. KZ již máme vyplněny a uloženy, zobrazí se (u každé akce s vyplněnými formuláři) v obrazovce aplikace „Přehled přidělených akcí“ informace, že daný formulář byl vyplněn a za které časové období je předkládán (např. po vyplnění formuláře PÚ pro rok 2008 se zobrazí ve sloupci „Plánované údaje“ – 2008, nebo po vyplnění formuláře KZ za 1. čtvrtletí stejného roku se zobrazí ve sloupci „Kontrolní zprávy“ – 1/2008 ). Zobrazení informace 1/2008:1 značí, že k dané jmenovité akci byla zaslána dílčí čtvrtletní kontrolní zpráva o postupu akce. Ty je umožněno zasílat pouze u akcí označovaných jako „globální dělené akce“. Globální dělené akce příjemců jsou v přehledu akcí (super)uživatele podbarveny oranžovou barvou. Dílčí KZ se označují pořadovou číslicí za časovým údajem. V případě, že se za zobrazením časového období ještě nachází znaménko + ® např. 1/2008:1+, značí daná informace, že ke KZ byla přiložena příloha v podobě textového nebo tabulkového formátu. Kliknutím myší na tyto časové údaje se okno aplikace přepne do okna příslušného vyplněného formuláře. V okně formulářů PÚ resp. KZ se v pravém horním rohu nachází aktivní volba „Tisk formuláře“. Kliknutím myší na ní se příslušný formulář odešle k vytisknutí. Uživatel příjemce může měnit pouze takový záznam, který není validován a ke kterému má superuživatelem umožněn přístup (přiřazení akce). Pokud již byl příslušný formulář validován, nemůže příjemce tento záznam změnit ani smazat. Může však požádat kontaktní osobu SFDI o odvalidování příslušného formuláře, tj. v případě zjištěných chyb v uloženém a validovaném formuláři, by měl (super)uživatel kontaktovat SFDI, jež danému formuláři udělí status „Nevalidovaný“. (V případě uložení nevalidovaného formuláře lze tento záznam měnit bez nutnosti kontaktovat SFDI.) Každý formulář (PÚ i KZ) musí být v okamžiku uplynutí lhůty pro jeho vyplnění již validován. Výjimku tvoří příjemci ŘSD ČR, a.s., SŽDC, s.o. a ČD, a.s., kteří mají 13


Verze aplikace 1.4x v systému velké množství akcí. U těchto příjemců bylo dohodnuto, že validaci provede příjemce až po předběžné kontrole formulářů kontaktní osobou SFDI. G) Formuláře „Veřejných zakázek/koncesních řízení“ a dokument Výzva k jednání Příjemci jsou zavázáni Smlouvou, že budou neprodleně informovat SFDI o zahájení a výsledcích zadávacího řízení u všech nadlimitních i podlimitních veřejných zakázek, k jejichž financování se použijí poskytované finanční prostředky poskytovatele a o uzavření smlouvy na takovou veřejnou zakázku. Tuto svou povinnost musí splnit výlučně elektronickou cestou tak, že použijí vyplněné formuláře resp. dokumenty, které mají na základě platného znění Zákona o veřejných zakázkách a platného znění Zákona o koncesních smlouvách a koncesním řízení (koncesní zákon) zasílat na „Centrální adresu“. U veřejných zakázek jejichž zadávání je upraveno zvláštními pravidly není příjemce povinen ukládat formuláře zadávacího řízení příp. dokument Výzva k jednání do aplikace. Příjemce uloží formuláře zadávacího řízení příp. dokument Výzva k jednání do aplikace, která je umístěna na adrese www.sfdi.cz, pod odkazem „Aplikace…“. Formuláře příp. dokument jsou prostřednictvím této aplikace ukládány na server SFDI, zde archivovány a přiřazeny k jednotlivým akcím. Pro ilustraci

Nejprve se příjemce přihlásí do aplikace a stiskne tlačítko „Přehled přidělených akcí“. Všichni (super)uživatelé mají právo vložit formuláře zadávacího řízení příp. dokument Výzva k jednání, ke všem akcím, které mají ve své kompetenci (mají je přiřazeny – viz Přiřazení či odebrání akcí uživateli). Po kliknutí na znak *nové (číslo v závorce udává počet souborů existujících v Evidenci SFDI) u námi zvolené akce ve sloupci 14


Verze aplikace 1.4x „Zadávací řízení“ se obrazovka přepne do nového okna umožňujícího vložení formuláře resp. dokumentu. Pod nadpisem „Zadávací řízení“ se nachází oblast „Věcné údaje“ (o akci). Součástí těchto údajů jsou hlavní identifikační znaky akce: Evidenční číslo akce a Název akce. Dalšími údaji jsou Investor, Kód akce, Druh akce a Alokace akce. Pod oblastí „Věcné údaje“ se nachází oblast „Finanční“ a „Časové údaje“ (o akci). Mezi finanční údaje patří „Schválený rozpočet“ a „Upravený rozpočet“, mezi časové údaje „Začátek akce“ a „Konec akce“. Tyto výše uvedené informace vycházejí z evidence SFDI resp. ze schváleného rozpočtu SFDI na daný aktuální rok a ze Smluv (resp. Dodatků) uzavřených s příjemci finančních prostředků. Slouží mj. k identifikaci jednotlivých jmenovitých akcí. Dále se nachází prázdné kolonky určené pro vyplnění a pro ukládání souborů – formulářů resp. dokumentů. Jednotlivé kolonky mají následující účel: Evidenční číslo veřejné zakázky – povinný údaj vyžadovaný při ukládání formulářů. Každá veřejná zakázka má přiřazeno evidenční číslo. Bez vyplnění tohoto čísla nelze formuláře uložit, a proto přesné vyplnění tohoto údaje je nejdůležitější. Výjimku tvoří dokument Výzva k jednání a formulář Oznámení o zadání zakázky, u nichž je umožněno uložit dokument resp. formulář i bez evidenčního čísla veřejné zakázky. V takovém případě je nutno zapsat „Nepřiděleno“. Popis ukládaného souboru – umožňuje uložit název zakázky, případně poznámku. Typ ukládaného souboru – v rolovacím menu vyhledejte typ ukládaného souboru (podle typu formuláře resp. dokumentu). Soubor – místo pro uložení souboru ve formátu *.fo (stejný formát, v jakém je soubor zasílán na Centrální adresu). K vyhledání souboru použijte tlačítko „Procházet“ a soubor vyhledejte v adresářích vašeho počítače. Po kliknutí na příslušný soubor a po stisknutí tlačítka „Otevřít“ bude vložena přístupová cesta k souboru do kolonky Soubor. Při ukládání Výzvy k jednání je povolen formát *.doc. Uložení a zobrazování souboru Po vyplnění výše zmíněných kolonek je zapotřebí údaje uložit. Jestliže jsou požadované údaje vyplněny a soubor vyhledán, stiskněte tlačítko „Uložit data“. Formulář resp. dokument bude uložen do databáze SFDI. Po volbě odkazu „Přehled přidělených akcí“ v horní části okna se obrazovka přepne do přehledu akcí (super)uživatele. V seznamu akcí se u příslušné akce ve sloupci „Zadávací řízení“ zvýší o jedna číslice v závorce, která udává počet uložených formulářů resp. dokumentů (v databázi SFDI) informujících o průběhu zadávacích řízení. Po kliknutí na tuto číslici se zobrazí seznam uložených souborů, popis a typ zadávacího řízení, původní název souboru, datum uložení, osoba, která formulář uložila a možnost smazání formuláře resp. dokumentu. 15


Verze aplikace 1.4x Je zde také možnost stáhnout na lokální disk formuláře zadávacích řízení resp. dokumenty uložené příjemcem na server SFDI. Po kliknutí v příslušném řádku ve sloupci „Reference SFDI“ se otevře příjemci možnost soubor uložit nebo otevřít. SFDI vyžaduje dokument Výzva k jednání (pokud existuje) a tyto formuláře používané ke zveřejnění na centrální adrese od 1. 7. 2006 resp. od 5. 1. 2007 resp. od 26.1.2008 resp. od 13.9.2008 (dále jen „Nové“ formuláře): Oznámení předběžných informací, Oznámení o zakázce, Oznámení o zadání zakázky, Pravidelné předběžné oznámení – veřejné služby, Oznámení o zakázce – veřejné služby, Oznámení o zadání zakázky – veřejné služby, Oznámení na profilu kupujícího a Zrušení zadávacího řízení/soutěže o návrh. Příjem formulářů používaných ke zveřejnění na centrální adrese do 30. 6. 2006 (dále jen „Staré“ formuláře“) byl ukončen ke dni 31.12.2006. Jedná se o tyto formuláře: Informační list veřejné zakázky, Předběžné oznámení, Oznámení o zadávacím řízení a Výsledky zadávacího řízení. Důležité: Aplikace standardně umožňuje vkládat formuláře zadávacího řízení ve formě souborů typu *.fo vytvořené např. v programu 602XML Filler. Před uložením formulářů je potřebné se přesvědčit, že vkládané soubory jsou uloženy ve formátu *.fo. H) Validace zpráv Okno „Validace zpráv“ poskytuje přehled o akcích, u nichž byly příjemcem zaslány formuláře PÚ resp. KZ, ale nebyly dosud validovány (schváleny). Tento případ může nastat např. v okamžiku, kdy příslušný formulář PÚ resp. KZ vyplňuje osoba, která nemá přiřazena práva validace zpráv, ale má umožněn přístup do aplikace a může vyplňovat formuláře PÚ resp. KZ. Pro ilustraci

Př. Složka Validace zpráv se zobrazením nevalidovaných formulářů KZ Akce je možné filtrovat podle zvoleného textového řetězce nebo, za použití rozevíracího seznamu umístěného v pravém horním rohu, podle uživatele (např. lze vyhledat všechny formuláře PÚ resp. KZ vložené uživatelem NOVÁK). V horní části okna se nachází tlačítka „Plánované údaje“ a „Kontrolní zprávy“. V závislosti na tom, které z nich je zeleně prosvícené se v seznamu záznamů 16


Verze aplikace 1.4x zobrazují pouze nevalidované formuláře PÚ resp. KZ. Zaškrtnutím tzv. zaškrtávacích polí u jednotlivých formulářů či jejich hromadným označením (zaškrtnutím pole v pravém horním rohu seznamu) a stisknutím tlačítka „Validovat vybrané“ se formuláře zvalidují. V seznamu nevalidovaných formulářů PÚ resp. KZ je uvedeno „Evidenční číslo akce“, „Název akce“, „Vložil uživatel“, příp. „Čtvrtletí“ a jednotlivá zaškrtávací pole (rok je uveden v názvu seznamu). Evidenční číslo akce je zde aktivní a po kliknutí na něj se obrazovka přepne do okna příslušného formuláře, který si tak můžeme nejprve zkontrolovat. V pravém horním rohu seznamu je uveden počet zobrazených záznamů. Tyto volby se zobrazí jen tomu uživateli, který má přiřazeno právo validace formulářů. I) Odhlášení (super)uživatele Stisknutím volby „Odhlásit“ v pravém horním rohu okna dojde k odhlášení (super)uživatele z aplikace. K jeho odhlášení dochází také automaticky v případě neaktivity po dobu 60 minut.

17


Obsah návodu k aplikaci Kontrola čerpání finančních prostředků z rozpočtu SFDI

Recommend Documents