Ministerstvo zahraničních věcí České republiky Ministry of Foreign of the Czech Republic
MZV ČR na cestě k moderně fungující instituci Ing. Martin Čermák, Ph.D. Náměstek ministra zahraničních věcí Generální tajemník
Obsah
Audit MZV ČR - SOFPIA
Nová Nová organizač organizační struktura MZV ČR
Systé Systém strategické strategického řízení zení
Projektové Projektové řízení zení
Ministerstvo zahraničních věcí České republiky
2
Audit MZV ČR - SOFPIA
Strategický, organizační, funkční, procesní a informační audit Ministerstva zahraničních věcí České republiky probíhal od ledna do června roku 2006 Fáze I
Fáze II
Leden
Únor
Fáze III Březen
Duben
Příprava na zahájení Projektu
Fáze IV Květen
Červen
Červenec
…
Září
…
Prosinec
Informační audit Zhodnocení současného stavu MZV
Vypracování procesního a organizačního modelu MZV
Srovnávací studie Výzkum spokojenosti zaměstnanců MZV
Vize zavedení ABC a BSC
Příprava Závěrečné auditorské zprávy
Implementace schválených doporučení a změn
Příprava implementace změn
Výzkum spokojenosti externích partnerů MZV Rozpracování vize a návrh detailní metodiky pro zavedení ABC a BSC
Návrh zákona o zahraniční službě
Sebehodnocení MZV – model CAF
Cílem Projektu nebyl personální audit, ale hledání příležitostí k zefektivnění fungování MZV Ministerstvo zahraničních věcí České republiky
3
Audit MZV ČR - SOFPIA
Dodavatel (konsorcium společnosti Deloitte) definoval 20 hlavních oblastí s příležitostmi pro zefektivnění činnosti MZV ČR a 18 témat s potenciálem rychlé a snadné implementace (tzv. quick wins). Mezi hlavní oblasti s potenciálem zvýšit efektivnost fungování MZV ČR patří: • Změna organizační struktury s cílem sní snížit poč počet stupňů stupňů řízení zení a poč počet organizač organizačních jednotek; • dokončení návrhu a implementace systému pro strategické strategické řízení zení resortu a pro vyhodnocování míry úspěšnosti naplňování strategických cílů a priorit ministerstva; • zlepšení metody sledová sledování a alokace ná nákladů kladů včetně informatické podpory k zajištění lepších finančních informací, lepšího přehledu a odpovědnosti za náklady (metoda metoda ABC a finanč finanční controlling); controlling • efektivnější řízení sítě zastupitelských úřadů formou využití klíčových kriterií pro dimenzování sítě a využití alternativních způsobů výkonů činností MZV v zahraničí; • zlepšení systému zpracování, analýzy a využívání informací včetně informatické podpory tohoto procesu s cílem minimalizovat informační zahlcení a zvýšit kvalitu a adresnost získávaných zahraničně-politických informací; • další opatření v oblasti podpůrných procesů.
Ministerstvo zahraničních věcí České republiky
4
Nová Nová organizač organizační struktura MZV ČR
Snížení počtu organizačních jednotek
Snížení stupňů řízení ministerstva
Zrušení přímé podřízenosti sekcí náměstkům ministra
Vytvoření útvaru Generálního tajemníka MZV
Přesun větší míry odpovědnosti na každého zaměstnance
Zavedení projektového řízení
Počet organizačníích ú varů MZV ČR Původníí organizačníí struktura
á organizačníí struktura Nová
sekce
8
9
odbory
38
43
oddělení
73
35
referáty
68
0
celkem
187
87
Platnost od 1.1.2008
Ministerstvo zahraničních věcí České republiky
5
Nová Nová organizač organizační struktura MZV ČR Legend a: Mi cních vecí Ministr ni strzazahrani hranicních vecíCR CR
Strategické a projektové rízení
Pracovn e-právní podrízenost Strategickéa proj ektové rízení a pracovne-právní podrízenost
Kabinet mi nistra
11.. námestek ni stra námestekmi mini stra
Bezpecnostní otázky Evropská uni e Bilaterální vzta hy s evropskými státy
Skup ina poradcu ministra
Sek ret ariát mini stra
Kancelár st rategie, analýz a projektovéh o rízení
Generální ins pekce
Tiskový mlu vcí
D iplo matick ý prot okol
Interní audi t
Ústav mezináro dních vzt ahu
Námestek Námestekministra minis tra Generá Generállnínítajemník tajemníkMZV MZV
Námestek N ámestekministra mi nistra
Námes tek mini stra Námestek ministra
Rozvojová pomoc Li dská prá va Právní a ko nzulá rní zál ežito sti
Eko no mická diplomaci e Bilaterální vztahy s neevropský mi státy Verejná dipl omacie
Personál ní otázky Logistické pro cesy Reforma MZV CR
Personáln í odb or
Sekce bezpecnostnemultila terál ní – Poli tický reditel
Odb or sp rávy rozpoctu
Projektová k ancelár (Refo rma MZV CR)
D iplo matická akademie
Sekce Evropské unie
Sekce evropských zemí
Sekce mimoevropský ch zemí a ro zvojové spol upráce
Sekce ekonomické spoluprá ce a zahranicní prezenta ce
Sekce právní a konzulární
Sekce zpracování info rmací
Odbo r bezpecnostní poli tik y
Odbo r pro v šeo becné záležito sti EU
Odbor státu strední E vrop y
Od bor amerických státu
Odbo r pro krajany, kulturu a prezentaci
Mezinárodneprávní odbor
Odbor ad min ist rat ivne-archivní
Pracovnep rávní a mzdový od bor
Odbor spolecné zahrani cní a bezp ecnostní politiky E U
Odbor p olit ik Evropské unie I
Odbor státu jižní a jihovýchodn í Evrop y
Odbo r st át u Asi e a Pacifiku
Od bor mnoho stranných eko nomických vztahu
Ko nzulární o dbor
Odbo r zpracování informací
Odbo r hlavn ího ú cet ního
Odbor Organizace spo jených národ u
Odbor politik Evropské un ie II
Od bor st átu severní a východn í Evropy
Odbor st át u Blízkého východu a severní Afriky
Od bor dvoustranných ekonomick ých vztahu a po dpory exportu
Odbor k omunitární ho práva
Od bor aplikací a informacních služeb
Odbor s právy majet ku
Odbo r lidských práv a trans fo rmacní polit iky
Sekretariát p ríprav predsedn ictví CR v Rade EU
Odbor legisl ativneprávní
Odbor centrálních syst ému a technologií
Bezpecnostní odbor - Bezpecnost ní redit elk a
Odbor stát u su bsaharské Afriky
Odbo r rozvojové spolu práce a humanitární pomo ci
Ceská rozvojová agentura
Ministerstvo zahraničních věcí České republiky
Sekce l ogi stická
O dbor služeb
Út var koordinát ora verejných zakázek
Ceská cent ra
Dip lomat ický serv is
Kancelár g enerálního komisare úcast i CR na E XPO
Zámek Št irín
6
Systé Systém strategické strategického řízení zení
V rámci implementace závěrů projektu SOFPIA bylo definováno 35 strategických cílů v 6 oblastech Strategické cíle byly následně na expertní úrovni rozpracovány do 158 akčních kroků (úkolů, projektů) Za naplňování strategie jsou zodpovědní náměstci ministra. K tomuto účelu využívají nástroje projektového řízení.
Strategické oblasti
6 oblastí
35 cílů
Strategické cíle
158 akčních kroků
Akční kroky (úkoly a projekty)
Ministerstvo zahraničních věcí České republiky
7
Vyhodnocení rok x+1
rok x
Implementace
rok x-1
Rozpracování akčních plánů rok x-1
Strategické plánování rok x-1
1
Volba prioritních strategických cílů za jednotlivé oblasti
NM
Dílčí návrh prioritních cílů
2
Agregece dílčích návrhů strategických cílů za jednotlivé oblasti
KSAP
Souhrnný návrh strateg. cílů
3
Schválení mapy strategických cílů pro příští období
Kolegium + ministr
Mapa strategických cílů pro příští období
1
Prvotní definice úkolů / projektové záměry
NM
Prvotní návrh akčních kroků
2
Agregace návrhů
NM + KSAP
Návrh mapy akčních kroků
5
Detailní rozpracování úkolů / zpracování rámců projektů
KSAP + NM
Finální návrh akční mapy
6
Schválení mapy akčních kroků pro příští období
Kolegium
Mapa akčních kroků
1
Rozdělení úkolů - jmenování odpovědných osob
dotčené útvary
Rozdělení úkolů
1
Implementace akčních kroků
dotčené útvary
Naplňování strategie
2
Zpracování pravidelných kvartálních zpráv
dotčené útvary / KSAP
Čtvrtletní zprávy
Metodická podpora
KSAP
Obsahová podpora
NM
1
Vypracování závěrečné zprávy za minulé období odpovědnými osobami
odpovědné osoby / projektoví manažeři
Dílčí závěrečné zprávy
2
Agregace dílčích zpráv a jejich následný rozklad dle strategických oblastí
KSAP
Závěrečné zprávy dle oblastí
3
Posouzení míry naplnění cílů ze strany příslušných náměstků ministra
NM
Dílčí vyhodnocení
4
Zpracování souhrnné zprávy za předchozí období
KSAP
Návrh závěrečné zprávy
5
Návrh opatření pro příští období
KSAP
Návrh změn
6
Schválení závěrečné zprávy kolegiem
Kolegium + ministr
Závěrečná zpráva
Ministerstvo zahraničních věcí České republiky
listopad
Finalizace rozpočtu
8
prosinec
září
říjen
srpen
červen
červenec
duben
květen
Výstup daného kroku
únor
Útvary odpovědné za realizaci kroku
březen
Dílčí krok
leden
Systé Systém strategické strategického řízení zení
Projektové Projektové řízení zení
Aktivní činnost náměstků ministra směrem dovnitř úřadu: • Náměstci nebudou mít přímo podřízené útvary • Působení náměstků ministra dovnitř úřadu bude na projektové bázi
Zadavatel projektu
Pracovní tým Manažer projektu
Členové pracovního týmu za MZV • • •
Ministerstvo zahraničních věcí České republiky
Vykonávání úkolů Příprava výstupů Identifikace problémů
Náměstek ministra
•
Zadavatel projektu
Projektová kancelář
• • • • • • •
Řízení změnových požadavků Koordinace školení Řízení informací o projektech Sledování rozpočtu Poradenství při řízení projektu Projektový controlling Aktualizace metodologie a databáze znalostí
• • • • • • • • • •
Člen pracovního týmu za externího dodavatele
Plánování projektu Příprava projektového plánu Řízení projektu Monitoring projektu Zadávaní úloh Reportování stavu prací Zabezpečení kvality Rozvoj pracovního týmu Projektová komunikace Zabezpečení zdrojů na projekt
Náměstek ministra nebo členové Řídícího výboru * • • • •
Akceptace výstupů Řešení konfliktních situací Řízení rozsahu projektových prací Schválení zásadních změn Projektu a jednotlivých projektů
Pozn. Řídící výbor bude vytvořen jen pro nejnáročnější projekty kategorie Zlaté
9
