Obec Bednárec – spisový a skartační plán Spisový znak
heslo
Skartační znak/lhůta
A. OBECNÍ ÚŘAD 1.
Všeobecné dokumenty, nelze-li je zařadit jinam
A.11 A.12 2.
A.73 A.74 A.75 A.76
A/57) S/50 V/5
zápisy o výsledku hlasování, hlášení výsledků voleb v obci organizačně technické zabezpečení voleb seznamy voličů
A/5 S/59) S/55)
roční výkazy ostatní výkazy
A/5 S/5
organizace ochrany obyvatelstva (např. povodňový plán obce) stanoviska obce jako dotčeného orgánu ve stavebním a územním řízení z hlediska ochrany obyvatelstva řešení krizových situací, živelní pohromy a mimořádné události protipovodňová ochrana požární ochrana integrovaný záchranný systém, krizové řízení, bezpečnostní rada, krizový štáb
A/5 A/5 A/5 V/10 V/5 V/5
Používání znaků a symbolů
A.81 A.82 9.
evidenční listy obyvatel přihlašovací lístek k trvalému pobytu rozhodování o zrušení trvalého pobytu
Ochrana obyvatelstva
A.71 A.72
8.
A/5 A/54) S/54) V/5
Statistika, výkaznictví
A.61 A.62 7.
skartační řízení podací deník jiná pomocná evidence spolupráce se státním archivem
Volby do zastupitelských sborů
A.51 A.52 A.53 6.
A/51) V/51) S/51)
Evidence obyvatel
A.41 A.42 A.43 5.
majetkoprávní hospodářské a ostatní nájemní
Spisová služba, archivnictví
A.31 A.32 A.33 A.34 4.
V/10 V/5
Smlouvy
A.21 A.22 A.23 3.
dokumenty starosty a místostarosty spolupráce se státními orgány a jinými organizacemi
obecní symboly (znak a vlajka obce) pečetidla a razítka
A/5 V/58)
Ostatní dokumenty obecního úřadu
A.91 A.92 A.93 A.94 A.95 A.96
plány, koncepce, programy rozvoje obce program obnovy venkova informace podle zákona č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím stížnosti, podněty a oznámení občanů ochrana veřejného pořádku zprávy a informace o občanech
A/10 V/10 V/5 V/5 V/5 S/5
B. ZASTUPITELSTVO 1.
Zastupitelstvo obce
B.11 B.12 B.13 B.14
zápisy z jednání zastupitelstva, výborů a komisí (včetně příloh, evidence usnesení) obecně závazné vyhlášky nařízení obce (vnitřní směrnice a zásady schvalované zastupitelstvem) vnitřní kontrolní činnost
A/10 A/52) V/52) V/5
C. PERSONÁLNÍ A MZDOVÁ AGENDA 1.
Osobní spisy a dokumenty s obdobnou funkcí, pracovní smlouvy, zápočtové listy aj.:
C.11 C.12 C.13 2.
vedoucích zaměstnanců ostatních zaměstnanců důchodců
V/50 S/50 S/5
Mzdová agenda a povinné pojištění
C.21 C.22 C.23 C.24 C.25 C.26
mzdové listy mzdové listy důchodců daň z příjmu nemocenské, sociální a zdravotní pojištění dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti ostatní mzdová agenda
S/50 S/5 S/10 S/10 S/5 S/5
D. ROZPOČET A ÚČETNICTVÍ 1.
Rozpočet a účetnictví
D.11 D.12 D.13 D.14 D.15 D.16 D.17 2.
rejstříky, katastr domovní daně, výkazy apod., likvidace nedoplatků místní daně a poplatky jiné příjmy, ostatní dokumenty
V/5 S/5 S/5
Správa majetku obce
D.31 D.32 D.33 D.34 D.35 4.
A/10 A/10 S/10 S/52) S/52) S/5 S/10
Výběr místních daní a poplatků
D.21 D.22 D.23 3.
roční rozpočty a rozpočtové výhledy roční účetní výkazy, roční uzávěrky a výroční zprávy, audit knihy faktur účetní doklady týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků účetní doklady týkající se daňového, správního, trestního nebo jiného řízení účetní doklady ostatní, pokladní doklady, faktury ostatní účetní dokumenty
evidence majetku majetkové restituce inventarizace majetku inventární karty hmotného majetku (kromě zásob) ostatní dokumenty týkající se správy majetku obce
A/10 A/10 S/5 S/5 V/5
Ostatní dokumenty týkající se hospodaření obce
D.41 D.42 D.43 D.44 D.45 D.46 D.47
vymáhání pohledávek výběrová řízení o zadávání veřejných zakázek čerpání dotačních programů cenné papíry projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví na PC úvěry, záruky a dokumenty s obdobnou funkcí ostatní dokumenty
S/15 V/10 V/10 V/10 V/53) S/52) V/5
E. ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ 1.
Zemědělství
E.11 E.12 E.13 E.14 E.15 2.
rybníky, vodní nádrže (vyjádření, rozhodnutí o povolení kolaudace, revize) rybářství a vodní hospodářství
V/20 V/5
rozhodnutí podle právních předpisů upravujících odpadové hospodářství odpadové hospodářství
A/51) V/5
Vodovody a kanalizace
E.51 E.52 E.53 E.54 6.
A/20 V/10 V/5
Odpadové hospodářství
E.41 E.42 5.
lesy v majetku obce (lesní hospodářský plán a osnova) lesní hospodářství myslivost
Rybářství
E.31 E.32 4.
A/15 A/15 A/5 V/5 V/5
Lesy a myslivost
E.21 E.22 E.23 3.
vynětí ze zemědělského půdního fondu a rekultivace rozhodnutí o odvodech za vynětí půdy ze zemědělského půdního fondu převod a nájmy zemědělských a lesnických pozemků půdní fond (ochrana, změny kultur, pozemkové úpravy) zemědělská výroba
čistírny odpadních vod a kanalizace územně plánovací dokumentace vodovodů a kanalizací vodovody a kanalizace technický audit vodovodů a kanalizací
V/20 V/102) V/5 S/52)
Ochrana přírody
E.61 E.62 E.63 E.64
realizace vyhlášky o chráněných částech území rozhodnutí o výjimkách z chráněných částí přírody ochrana ovzduší ochrana přírody
A/5 A/5 V/5 V/5
F. STAVBY A ÚZEMNÍ PLÁNOVÁNÍ 1.
Stavby
F.11 F.12 F.13 F.14 2.
přidělování čísel popisných problematika radonu stavební povolební a další spisy včetně dokumentace, týkající se staveb (kolaudace, změny stavby, udržovací práce, odstranění stavby) korespondence se stavebními úřady
A/5 V/10 V/56) S/5
Územní plánování
F.21 F.22
územní plány, urbanistické studie územně plánovací podklady
A/102) V/10
G. KULTURA 1.
Kultura
G.11 G.12 G.13 G.14 G.15
prohlášení Ministerstva kultury za kulturní památku nebo památkové ochr. pásmo péče o kulturní památky nebo památková ochranná pásma, včetně evidence kroniky propagační činnost, tiskoviny vydávané obcí (v archivu se ukládá jeden exemplář) slavnosti, vzpomínkové akce, kulturní a jiné veřejné produkce
A/30 A/10 A/104) A/5 V/5
Poznámky: 1) Skartační lhůta začíná plynout po ukončení platnosti dokumentu. 2) Skartační lhůta začíná plynout po ztrátě platnosti dokumentu. 3) Skartační lhůta začíná běžet po roce, v němž byla výpočetní a jiná technika naposledy použita. 4) Skartační lhůta začíná plynout po uzavření svazku. 5) Skartační lhůta začíná plynout po vyhlášení výsledků voleb. 6) Skartační lhůta začíná plynout po odstranění objektu. 7) Skartační lhůta začíná plynout po pořízení nové evidence. 8) Skartační lhůta začíná plynout po zrušení platnosti starých. 9) Postup pro nakládání s hlasovacími lístky: Podle § 13 odst. 2 vyhlášky Ministerstva vnitra č. 59/2002 Sb., o provedení některých ustanovení zákona č. 491/2001 Sb., o volbách do zastupitelstev obcí, a podle § 12 odst. 6 vyhlášky Ministerstva vnitra č. 233/2000 Sb., o provedení některých ustanovení zákona č. 247/1995 Sb., o volbách do Parlamentu České republiky platí pro volby do Poslanecké sněmovny nebo senátu následující postup: Obecní úřad převezme veškerou volební dokumentaci s výjimkou jednoho vyhotovení zápisu o průběhu a výsledku hlasování ve volebním okrsku od okrskových volebních komisí. Hlasovací lístky a použité úřední obálky uschová po dobu 30 dnů od uveřejnění výsledků voleb Státní volební komisí. Po této lhůtě ponechá pro archivaci 3 sady nepoužitých hlasovacích lístků, ostatní hlasovací lístky protokolárně zničí.
Schváleno usnesením zastupitelstva obce č. 10-2z/2011 dne 10. 5. 2011
Podepsal:
........................................... Mgr. Petr Urban, Ph.D. starosta obce
Příloha č. 1 Podací razítko obecního úřadu
Příloha č. 2 Skartační návrh Adresát: Státní okresní archiv Jindřichův Hradec Václavská 37/III 377 01 Jindřichův Hradec Odesílatel: Obecní úřad Bednárec Bednárec 27 378 42 Nová Včelnice dne ……………………….. č.j.:……………………….. Věc: návrh na vyřazení dokumentů Na základě zákona č. 499/2004, o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, a vyhlášky 646/2004, o podrobnostech výkonu spisové služby navrhujeme vyřadit dokumenty uvedené v příloze. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty organizace Obec Bednárec z let .................. až ................. s uplynulou skartační lhůtou, které nejsou nadále provozně potřebné pro další činnost organizace. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně obecního úřadu Bednárec. Přiložený seznam dokumentů navržených ke skartaci zahrnuje dokumenty skupiny A, V a S. Žádáme o jejich odborné posouzení. Příloha: 2 x seznam dokumentů Návrh na vyřazení dokumentů vyhotovil: ............................................................. jméno a podpis pracovníka
............................................................. razítko a podpis vedoucího organizace
Příloha č. 3 Soupis dokumentů navrhovaných k vyřazení poř. číslo
poř. číslo v AK
druh dokumentu
časový rozsah skartační znak a lhůta
počet položek
