Nota van vragen en antwoorden Inleiding In voorliggende Nota van vragen en antwoorden geeft tennisvereniging De Marsch antwoorden op de door gegadigden gestelde vragen naar aanleiding van onze offerte-aanvraag zoals gedaan via het document Offerte-aanvraag TV De Marsch 2015 05 01, die aan gegadigden is gemaild op 1 mei 2015. In een aantal gevallen heeft de vraag geleid tot een wijziging op de eisen/voorwaarden zoals in genoemd document zijn gesteld. Indien dat het geval is, hebben wij dat in de rechter kolommen aangegeven. Gegadigde moet zijn inschrijving baseren op de oorspronkelijke inschrijving aangevuld met de beschreven wijzigingen. Wellicht ten overvloede merken wij op dat alle in de offerte-aanvraag en voorliggende nota van vragen en antwoorden gevraagde bedragen inclusief de eventueel verschuldigde btw moeten worden vermeld. Vragen en antwoorden Nr
Vraag
Antwoord
Wijziging?
Algemeen 1
Waarom is de vereniging op zoek naar een nieuwe partij?
Zie onderdeel 2 van de offerte-aanvraag.
nee
2
Wat is de huidige vergoeding voor de onderscheiden onderdelen?
We vinden deze vraag niet relevant voor dit offertetraject en gaan hier niet nader op in.
nee
3
Op basis van welke gegevens of onderbouwing wordt gedacht dat het totaalpakket op commerciële basis goed exploiteerbaar wordt geacht?
Op basis van onze eigen interne analyse.
nee
4
Op basis waarvan leeft de gedachte dat met deze overeenkomst wel sturing wordt verkregen? Wat verandert er dan met de huidige situatie?
In de nieuwe overeenkomst neemt communicatie en samenwerking een centrale plaats in. Daarnaast worden de onderlinge afspraken eenduidig vastgelegd, zodat dit houvast bied in geval van discussie.
nee
5
Met een totale vastlegging is er weinig tot geen ruimte voor aanpassing van afspraken of initiatieven voor de
De offerte-aanvraag gaat over de dienstverlening die tenminste moet worden
nee
Omschrijving wijziging
Nr
6
Vraag
Antwoord
toekomst. Echter, na verloop van tijd zullen initiatieven en ervaringen komen die aanpassingen vergen. Zijn aanpassingen mogelijk of hoe wordt daar mee om gegaan?
geleverd en de bijbehorende vergoeding. In onderling overleg kan dit worden uitgebreid. Initiatieven voor nieuwe activiteiten door de partners juichen wij toe.
Is er ruimte voor uitvoering van beleid of ideeën naast hetgeen opgenomen wordt in de overeenkomst?
Waar mogelijk werken wij graag mee en dragen wij ook bij aan initiatieven die goed zijn voor de vereniging.
Wijziging?
nee
Eén en ander is vanzelfsprekend wel afhankelijk van de beschikbare financiële ruimte bij de vereniging. Zie ook de beantwoording van vraag 5. 7
8
9
Wat gebeurt er als de aanbesteding een positief resultaat gaat opleveren? Gaat een positief resultaat leiden tot een lagere contributie of gaat een positief resultaat leiden tot investeringen in het park? Of gaat een positief resultaat gebruikt worden voor nog meer activiteiten op het park? Of gaat een positief resultaat naar jeugdbeleid? Heeft de toekomstige contractpartner daar enigszins zicht op of wordt deze daar buiten gelaten?
In de visie van het bestuur zal een deel worden besteed om te sparen voor de noodzakelijke baanrenovaties die de komende 10-15 jaar zullen moeten worden gedaan. Daarnaast zal waarschijnlijk ruimte zijn voor nieuwe initiatieven. Zie ook het antwoord op vraag 6.
Is de overeenkomst met de huidige pachter/exploitant inmiddels opgezegd? Zo nee, wat is de opzegtermijn? Zijn er tussen de huidige pachter/exploitant nog juridisch afdwingbare afspraken die van invloed kunnen zijn voor de nieuwe contractant? Dit geldt voor afspraken van de horeca, bij de halexploitatie, maar ook bij eventuele meerjarige tennislesafspraken.
De huidige pachter is op de hoogte van de beëindiging van het huidige contract per 1 april 2017.
Is een overeenkomst met een termijn van 15 (of wellicht 10) jaar in plaats van 5 jaar mogelijk? Dit aangezien de investering in een tennishal niet realiseerbaar is voor een dergelijk korte termijn als 5 jaar. In deze korte tijd kan de investering niet terug worden verdiend.
Het betreft een 5 jaars-contract is met een optie tot verlenging met 5 jaar.
nee
Uiteindelijk is het aan de Algemene Ledenvergadering (ALV) om bestuursvoorstellen met significante impact goed te keuren. nee
Er zijn verder geen juridisch afdwingbare afspraken.
Wij geven vooraf geen garantie dat de overeenkomst 10 jaar duurt. Wij merken
nee
Omschrijving wijziging
Nr
Vraag
Antwoord
Wijziging?
hierbij wel op dat we de intentie hebben 10 jaar en mogelijk langer in goede harmonie met elkaar samen te werken. Als de exploitant zijn werk goed doet is er dus sprake van een termijn van 10 jaar. Als er geen aanleiding voor is zullen wij de overeenkomst niet na 5 jaar opzeggen. Aan de andere kant willen wij de pachter wel prikkelen tot een blijvend goede samenwerking. In het geval de samenwerking niet mogelijk blijkt, willen wij het contract te kunnen beëindigen. 10
Is het de bedoeling dat, mocht een contractperiode na 5 jaar niet verlengd worden, de club de blaashal overneemt en/of een andere partij die dan de exploitatie overneemt dit moet overnemen?
Nee, er wordt geen overnameverplichting opgenomen voor tennisvereniging of opvolgende pachter.
nee
11
Wat is de ontwikkeling van het aantal competitieteams van de afgelopen 5 jaren?
Aantal teams voorjaarscompetitie in 2013 was 18, in 2014 en 2015 was dit 19. Aantal teams najaarscompetitie in 2014 was 8 en voor 2015 is dit 11.
nee
12
In hoeverre valt te verwachten dat de actieve commissies en de actieve leden de komende 5 jaren hun activiteit en enthousiasme zullen voortzetten?
Het bestuur is hier optimistisch over. Dit is ook mede afhankelijk van de prettige samenwerking met de exploitant.
nee
13
Is het ledenverloop van de afgelopen 5 jaar, ingedeeld in categorieën, beschikbaar? Wat is de doelstelling van het aantal leden voor de komende jaren? Wat is de doelstelling van het aantal jeugdleden de komende jaren?
Zie bijlage 1 voor de ontwikkeling van de ledenaantallen.
nee
14
Is er een technisch beleidsplan? Zo ja, dan zouden we graag een afschrift ontvangen.
Zie bijlage 2.
nee
15
Is er een jeugdbeleidsplan? Zo ja, dan zouden we graag een afschrift ontvangen.
Zie bijlage 3.
nee
16
Wat doen de tennisvereniging aan sociale activiteiten en het binden van jeugdspelers of volwassenen?
Zie onderdelen 3.1 en 3.2 van de offerteaanvraag.
nee
Hoewel we als vereniging willen groeien hebben we dit niet vertaald in concrete cijfers.
Omschrijving wijziging
Nr
Vraag
Antwoord
Wijziging?
17
Hoe probeert de tennisverenging leden te behouden?
Wij stimuleren de (nieuwe) leden mee te doen met RC JC en TC-activiteiten. Voor nieuwe leden organiseren wij twee keer per jaar een nieuwe ledenavond om te zorgen voor aansluiting.
nee
18
Hoe enthousiasmeert de tennisvereniging de leden om deel te nemen aan verschillende activiteiten van de club?
Via bekendmaking via onze nieuwsbrief, posters en via persoonlijke benadering.
nee
19
Wie is verantwoordelijk voor de verlichtingsinstallatie van baan 11 en baan 12?
Zoals in onderdeel 3 is aangeven, is de lichtinstallatie van banen 11 en 12 eigendom van de vereniging. De onderhoudskosten komen ook voor rekening van de vereniging.
nee
20
Bij verschillende onderwerpen wordt aangegeven, dat het schoon moet zijn, aangenaam warm moet zijn etc. Maar wat is het referentiekader, wie bepaalt dat?
We refereren hier aan maatschappelijk algemeen aanvaarde normen voor het gebruik van horeca-gelegenheden respectievelijk voor gebruik van winterblaashallen.
nee
Wij verwachten van de exploitant een proactieve houding met betrekking tot het afhandelen van klachten. Zie verder ook onderdeel 4.1.m uit de offerteaanvraag. Exploitatie horeca 21
Mag gegadigde een externe partij zoeken die de horeca uitvoert onder ons toezicht?
Ja. De vereniging eist één contractpartner die als aanspreekpunt voor de vereniging geldt. Contractpartner kan een andere partij inschakelen, zolang wordt voldaan aan alle gestelde eisen.
nee
22
Wat is de schatting van de prijs die betaald moet worden voor de overname van de apparatuur?
De offerte-aanvraag schrijft geen overname voor.
nee
Omschrijving wijziging
Nr
Vraag
Antwoord
Wijziging?
23
Hoe oud is deze apparatuur? Wat is de staat van deze apparatuur?
Zie antwoord bij vraag 22.
nee
23
Voldoen de kantine en het pand aan alle wettelijke eisen? Wanneer is de laatste controle van brandweer of andere instanties geweest en is daar documentatie van? .
Voor zover bekend voldoet de kantine aan alle wettelijke eisen.
nee
24
In hoeverre bestaat de mogelijkheid voor een grondige bezichtiging van de kantine?
De kantine is ’s avonds door de week geopend.
nee
25
In welke staat wordt alles opgeleverd? Is er een lijst van goederen of inventaris die aanwezig zijn bij aanvang van de overeenkomst (bijvoorbeeld keukenapparatuur, frituur, enz.) met bijbehorende goedkeuringsdocumenten?
In de offerte-uitvraag wordt geen overname voorgeschreven.
nee
26
Wanneer is de HACCP voor het laatst uitgevoerd of gecontroleerd ? Wat waren de conclusies en hoe is daarmee omgegaan?
Wij zijn niet bekend met de resultaten van de laatste controle. Mochten er na toekomstige controle aanpassingen aan het gebouw nodig zijn dan komt dit voor rekening van de vereniging. Zie ook onderdeel 4.1.b.
nee
27
Voor zover materiaal ontbreekt die noodzakelijk is voor de HACCP, wordt dit dan door de vereniging aangeschaft (bijvoorbeeld koelkasten)?
Alleen de noodzakelijke aanpassingen aan het gebouw zijn voor rekening van de vereniging.
nee
Wij zijn niet bekend met de resultaten van de laatste controle. Mochten er na toekomstige controle aanpassingen aan het gebouw nodig zijn dan komt dit voor rekening van de vereniging.
Pachter is verantwoordelijk voor de inventaris. 28
Het is mogelijk ondoenlijk om alle medewerkers een BHV-cursus te geven. Hoe denkt de vereniging hier over?
De exploitant dient te voldoen aan alle wettelijke eisen (zie onderdeel 4.1.b, 4.1.c en 4.1.d. Hoe de exploitant daar invulling aan geeft is aan exploitant.
nee
29
Aanpassingen in het vervolg van de contractperiode komen voor rekening van de pachter. Gaat dit ook over gebouwaanpassingen? Voor wie komen de kosten als
Wettelijke eisen leidend tot gebouwaanpassingen zijn voor rekening van vereniging.
nee
Omschrijving wijziging
Nr
Vraag
Antwoord
Wijziging?
wettelijke eisen wijzigen en gebouwaanpassingen noodzakelijk zijn?
Kosten aan apparatuur etc voor rekening van exploitant.
30
Zijn de openingstijden van de horeca in de periode van 1 oktober tot en met 31 maart door de contractant zelf invulbaar?
Ja
nee
31
De horeca en het clubgebouw dient te zijn geopend gedurende de door de vereniging te organiseren activiteiten. Wat wordt verstaan onder activiteiten en waar ligt de grens (denk aan nachttoernooien)?
Onder activiteiten verstaan wij de activiteiten als genoemd in onderdelen 3.1 en 3.2 en eventuele nieuwe tennisactiviteiten.
nee
Exploitant mag er van uit gaan dat de tennisactiviteiten voor 23.00u zijn afgelopen. Bij het Yspeert-toernooi en bij CKS zouden de tennisactiviteiten incidenteel kunnen uitlopen tot na 23.00u. In de huidige situatie beginnen de RC-activiteiten vaak om 11.00u. 32
Op grond van het document dienen meerdere zaken ter beoordeling en goedkeuring aan het bestuur voorgelegd te worden. Binnen welke termijn dient het bestuur op dergelijke verzoeken een antwoord te geven? Met andere woorden: zijn de lijnen met het bestuur kort en kunnen snel beslissingen genomen worden?
Binnen een week. Het is hierbij handig om vooraf aan te kondigen dat er iets gaat spelen.
nee
33
Wat zijn de kosten van de afgelopen 5 jaren die na de aanbesteding met betrekking tot de horeca voor rekening van de toekomstige exploitant komen?
Er komen geen kosten van de afgelopen 5 jaren ten laste va het nieuwe contract.
nee
34
Wat is het algemene gevoel bij de exploitatie nu? Is men tevreden over aanbod, kwaliteit en prijs?
Men is tevreden.
nee
35
Wat zijn de huidige horecaprijzen, zoals die nu worden opgevraagd van de tabel 2 prijzen consumpties? Graag ontvangen wij ook een nadere specificatie van deze tabel. Om welke soorten bier gaat het? Welke soorten wijn horen in deze tabel te staan en moeten geschonken worden? Welke Candy Bar wordt nu verkocht? Mogen
Indicatie huidige prijzen: bier € 1,90 (Amsterdammer) huiswijn € 1,90 fris € 1,70 koffie € 1,75 thee € 1,60
nee
Omschrijving wijziging
Nr
Vraag
Antwoord
wij ook alternatieven geven?
candy bar € 0,80 tosti € 1,80 8 bitterballen € 3,50
Wijziging?
Omschrijving wijziging
Het is verder aan de exploitant om het assortiment te bepalen. Exploitant kan bijvoorbeeld zelf bepalen of er tapbier of bier uit flesjes wordt geschonken. 36
Wat zijn de omzetten geweest in de horeca van de laatste 5 jaren? Graag minimaal een onderverdeling maken in bier, wijn, keuken en overig.
De vereniging beschikt niet over deze gegevens. Grove benadering leidt tot een inschatting van de omzet in een range van € 60.000 tot € 80.000 per jaar. Dit is inclusief een inschatting van de marge op het bespannen van rackets.
nee
37
Is het mogelijk om een indicatie van de omzet in de ochtenduren te geven?
Op een maandag-, dinsdag, donderdag- en vrijdagochtend zal dit naar onze inschatting niet boven € 50 komen. Mogelijk dat dit tijdens de woensdagochtend toss wel het geval is.
ja
Ter verduidelijking merken wij op dat de woensdagochtend toss een door de vereniging georganiseerde activiteit is. In onderdeel 4.1.g is aangegeven dat de kantine tijdens door de vereniging georganiseerde activiteiten en de competitie moet zijn geopend. Mbt willen we verduidelijken dat de kantine ook op de door de KNLTB aangegeven inhaaldagen moet zijn geopend (voor zover er één of meer teams van deze inhaaldag gebruik maken)
In onderdeel 4.1.g is aangegeven dat de kantine tijdens door de vereniging georganiseerde activiteiten moet zijn geopend. Hiermee hebben we bedoeld dat er dan ook horeca-personeel aanwezig moet zijn. Artikel 4.1.g. wordt gewijzigd tot: “Los van de tijden genoemd onder e. en f. dient de horeca en clubgebouw te zijn geopend gedurende de door de vereniging georganiseerde activiteiten en tijdens competities, waarbij de horeca door de exploitant is bemenst.” Artikel 4.1.e wordt om dezelfde reden gewijzigd. Het nieuwe artikel 4.1.e luidt: “De openingstijden van de horeca en het clubgebouw zijn van 1 april tot en met 30 september (dus ook in de zomervakantie) in de avond als volgt: - Maandag- tot en met vrijdagavond van 19.30 uur tot en met 23.30 uur
Nr
Vraag
Antwoord
Wijziging?
Omschrijving wijziging - Zaterdag- en zondagavond gesloten Tijdens genoemde openingstijden moet de horeca door de exploitant te zijn bemenst.”
38
Is het mogelijk om de ochtend uren de leden te bedienen van koffie en thee d.m.v. een automaat?
Ja, indien wordt voldaan aan onderdeel 4.1.f van de offerte-uitvraag. Zie overigens ook het antwoord op vraag 37.
nee
39
Kunnen er afspraken gemaakt worden over de opening en sluitingstijden van het clubgebouw?
Als basis gelden de openingstijden zoals genoemd in onderdeel 4.1.e. In de loop van het contract zouden hier met wederzijds goedvinden wijzigingen in kunnen worden aangebracht.
nee
40
Mag de kantine gesloten blijven bij slecht weer? Of vroeger dicht gaan wanneer er geen animo is?
In geval van onbespeelbare banen gecombineerd met geen klandizie hoeft het clubgebouw niet open te blijven. Wanneer er later op de avond niet meer wordt getennist en er geen klanten zijn hoeft het clubgebouw evenmin open te blijven. Wij gaan er van uit dat dit weer wordt gecompenseerd op andere drukke dagen.
nee
41
Wordt er met elkaar overlegd en is er afstemming met elkaar over de data van de door de tennisclub georganiseerde activiteiten? Of bepaald de club en heeft de opdrachtnemer zich daarin te voegen?
De opdrachtgever bepaalt, waarbij natuurlijk wel ruim van tevoren afstemming met de exploitant plaatsvindt.
nee
42
In de aanbesteding staat dat er in de traditie van het tennis koek of bijvoorbeeld taart meegenomen mag worden voor het bezoekende team. Mogen de leden en bezoekers ook zelf meegebrachte consumpties nuttigen op of naast de baan? Bijvoorbeeld een AA-drankje.
Ja. Wij zien niet in hoe dit is te voorkomen.
nee
43
Is er een indicatie te geven van de vaste kosten die voor conto zijn van de opdrachtnemer?
Zie bijlage 2 voor de demarcatielijsten m.b.t. de kostenverdelingen.
nee
44
Zijn er zaken aan te schaffen buiten de horeca inventaris om? Bijvoorbeeld de alarminstallatie of krachtstroom?
Alarminstallatie en krachtstroom zijn aanwezig.
nee
45
Wat wordt precies bedoeld met 4.1.r?
Tennisvereniging is eigenaar van een container voor opslag van spullen. Deze kan,
nee
Nr
Vraag
Antwoord
Wijziging?
Omschrijving wijziging
zonder betaling, door de pachter worden gebruikt. Alle bijbehorende onderhoudskosten zijn dan wel voor rekening van de pachter. 46
Onder marktconforme tarieven verstaan wij tarieven van commercieel geleide tennishoreca-exploitaties in een straal van 25 kilometer rond Eelde. Komt deze definitie overeen met de gedachten van het bestuur?
In onderdelen 4.1.x en 4.1.z wordt gevraagd naar marktconforme tarieven. Onder marktconforme tarieven verstaan wij tarieven zoals deze in alle redelijkheid door andere commerciële partijen worden aangeboden. Dat is dus niet beperkt tot tennishorecaexploitaties in een straal van 25 km rond Eelde.
nee
47
Tijdens toernooien kan de vereniging de opdrachtnemer verzoeken een eenvoudige warme maaltijd aan te bieden. Is dit op inzicht van de opdrachtnemer?
Ja, waarbij de eventuele suggesties van de organisatie meegenomen kunnen worden.
nee
48
Een vaststelling van de horecaprijzen over meerdere jaren (op basis van het CPI) is niet uitvoerbaar. Dit aangezien de leveranciers geen vaste prijzen over een langere periode zullen vaststellen (omdat prijzen van basis ingrediënten van de markt afhangen). Wat is het standpunt van de offerte-aanvrager hieromtrent?
Wij hebben begrip voor deze opmerking.
Sponsoren mogen op laste van de vereniging gratis producten aanbieden, bijvoorbeeld tijdens toernooien. Wat wordt verstaan onder een sponsor? Hoe vaak is dit de laatste 3 jaren gebeurd en om welke producten is dit gegaan? Hoe wordt omgegaan met de situatie als er een drankovereenkomst door de toekomstige exploitant wordt aangegaan en de sponsor een concurrerend merk wil verstrekken wat in de drankovereenkomst is uitgesloten en een boete oplevert?
Onder sponsor wordt hier verstaan een partij die gratis artikelen aanbiedt.
49
Verzorgen trainingen
ja
In plaats van indexering van de horecaprijzen met de CPI geeft gegadigde prijzen aan zoals gelden bij de start van de overeenkomst. In geval van prijsverhoging vindt overleg met het bestuur van de vereniging plaats. Pachter moet aantoonbaar maken dat de voorgestelde verhoging nodig is als gevolg van ontwikkelingen op de inkoopmarkt.
In het verleden is dit slechts incidenteel gedaan, waarbij het ging om appels en water. In het voorbeeld als omschreven zal de vereniging het contract van de pachter, voor zover de bedoelde specifieke bepaling bij de vereniging bekend is, respecteren.
nee
Onderdeel 4.1.w wordt gewijzigd in: “Exploitant wordt gevraagd de prijzen van diverse consumpties op te geven. Hiertoe dient tabel 2 van bijlage 1 te worden ingevuld. De prijzen die in tabel 2 worden ingevuld gelden bij aanvang van de overeenkomst. In geval van prijsverhoging vindt overleg met het bestuur van de vereniging plaats. Pachter moet aantoonbaar maken dat de voorgestelde verhoging nodig is als gevolg van ontwikkelingen op de inkoopmarkt.”
Nr
Vraag
Antwoord
Wijziging?
50
Wat zijn de huidige lestarieven, zoals die nu worden opgevraagd van de tabel 3 prijzen lessen?
Zie bijlage 4.
nee
51
Wat is het huidige aantal lessen dat wordt of is gegeven in de periode april tot en met september en wat is het aantal lessen dat is gegeven in deze periode gedurende de afgelopen 5 jaren? Dat is de historische invulling van het tweede gedeelte van de tabel 3 prijzen lessen.
Onze inschatting van het aantal lessers in de huidige zomerperiode is ongeveer 165.
nee
52
Wat is het huidige aantal lessen dat wordt of is gegeven in de periode oktober tot en met maart en wat is het aantal lessen dat is gegeven in deze periode gedurende de afgelopen 5 jaren? Dat is de historische invulling van het derde gedeelte van de tabel 3 prijzen lessen.
Wij hebben geen goed zicht op het aantal lessen en lessers in de winterperiode. Zie ook het antwoord op vraag 57.
nee
53
Werkt de vereniging samen met andere clubs als het gaat om training?
Nee.
nee
54
Kunnen jullie je talenten vasthouden of worden ze snel weggetrokken door clubs uit Groningen?
We hebben bij de jeugd 2 perioden wanneer ze eventueel afvallen: rond de periode dat ze naar de middelbare school gaan en vaak moeten kiezen tussen bijvoorbeeld voetbal en tennis of hockey en tennis. Wanneer ze gaan studeren, jeugdleden vertrekken dan naar andere steden voor de studie of sluiten aan bij studentenverenigingen.
nee
55
Krijgt de pachter het exclusieve recht op het geven van tennislessen op de tennisbanen van De Marsch?
Pachter krijgt het exclusief recht op het geven van betaalde tennislessen op de tennisbanen van TV De Marsch.
nee
56
Hoeveel banen zijn er de afgelopen 3 jaren gebruikt voor het geven van zomertrainingen en was dit naar wens van de vereniging? Hoeveel banen mogen er in de zomerperiode maximaal gebruikt worden voor het geven van tennistrainingen?
Zie ook het antwoord op vraag 51.
Omschrijving wijziging
Hiervoor zijn op maandag, dinsdag en vrijdag gemiddeld 1 a 2 banen in gebruik. Op woensdag en donderdag 4 banen.
Vooralsnog kennen we overdag geen baancapaciteitsproblemen voor het geven van tennislessen.
ja
Aanvullend op onderdeel 4.2 van de offerteaanvraag mag in de winterperiode (oktober tot en met maart) geen les worden gegeven op banen 4 tot en met 12. In voorkomende gevallen kan hier na wederzijdse instemming van worden afgeweken.
Nr
Vraag
Antwoord
Wijziging?
Omschrijving wijziging
Qua verlichte banen hebben we voor 2014 de volgende aantallen verlichte banen beschikbaar gesteld voor tennislessen: Maandag: 2 Dinsdag: 2 Woensdag: 1 Donderdag: 2 Vrijdag: 1 Zoals in onderdeel 4.2 is vermeld, wordt jaarlijks een maand voor aanvang van de start van het lesseizoen overlegd over het aantal voor de lessen beschikbare banen. In de winterperiode mag overigens geen les worden gegeven op onze van verlichting voorziene banen 11 en 12. Deze blijven beschikbaar voor de leden. 57
Welke banen op welke uren worden er in de winterperiode gebruikt voor het geven van tennistrainingen?
Woensdagmiddag zijn vaak 3 banen in gebruik voor de trainingen. Zie verder het antwoord op vraag 52.
58
Een prijsstijging voor een aantal jaren op basis van het CPI is niet mogelijk en zou vrij moeten zijn. Hoe wordt daar mee omgegaan bij de aanbesteding?
In het verlengde van onze beantwoording van vraag 48 laten wij de eis van indexering tot ten hoogte de cpi-index los. In plaats daarvan geeft gegadigde prijzen aan zoals gelden bij de start van de overeenkomst. In geval van prijsverhoging vindt vooraf overleg met het bestuur van de vereniging plaats. Pachter moet aantoonbaar maken dat de voorgestelde verhoging nodig is.
nee
ja
In plaats daarvan geeft gegadigde in tabel 3 van bijlage 1 de prijzen aan zoals gelden bij de start van de overeenkomst. In geval van prijsverhoging vindt vooraf overleg met het bestuur van de vereniging plaats. Pachter moet aantoonbaar maken dat de voorgestelde verhoging nodig is.
Vereniging wil hier in alle redelijkheid een vinger aan de pols houden, aangezien we een exclusief recht op betaalde tennislessen verstrekken. 59
Werkt de vereniging met pakketten zodat kinderen zomers en in de winter trainen, mogelijk conditie erbij en
Kinderen die in de winter 2 keer trainen ontvangen € 100 subsidie, onder de
In afwijking van hetgeen in onderdeel 4.2 van de offerte-aanvraag is vermeld gebeurt indexering van de lesprijzen niet op basis van het prijsindexcijfer voor consumentenprijzen.
nee
Nr
Vraag
Antwoord
Wijziging?
verplicht deelname aan toernooien op de eigen vereniging mits goede reden waarom er niet mee wordt gedaan? Doen jullie ook aan subsidiering voor tennislessen van de jeugd ter stimulering van het tennis in breedte en diepte?
voorwaarde dat ze meedoen aan de competitie, clubkampioenschappen en een jeugdtoernooi.
60
Werkt de vereniging met een takenpakket voor de tennistrainer?
Nee.
nee
61
Wat doet de vereniging aan het aantrekken van nieuwe leden?
Vereniging doet mee aan sportpret volwassen en sportpret jeugd (geregeld via de gemeente Tynaarlo). In het verlengde van sportpret jeugd bieden wij de kinderen die lid willen worden gratis 10 tennislessen aan om het enthousiasme te behouden/ vergroten. Verder proberen we via mond tot mond reclame nieuwe leden te verwerven .
nee
62
Mag opdrachtnemer samenwerkingsverbanden aangaan met andere verenigingen om bijvoorbeeld selectie trainingen op het park van TV De Marsch te verzorgen?
Uitgangspunt is dat lessers in de zomer lid moeten zijn van de vereniging. Wij staan open voor overleg over initiatieven die ten goede komen aan de ontwikkeling van onze jeugd, maar hier kunnen in het kader van de aanbesteding geen rechten aan worden ontleend..
nee
63
Wie heeft het uiteindelijke doorzettingsmacht bij het beoordelen van de individuele kwaliteiten van een speler en de eventuele daaruit voortvloeiende teamsamenstellingen?
Dit ligt bij de vereniging, maar met een zwaarwegend advies van de trainer na overleg met TC/JC
nee
Kinderen die in de zomer 2 keer trainen ontvangen eveneens subsidie.
Exploitatie hal 64
Uit de offerte aanvraag is niet op te maken of er een bestaande hal is die overgenomen dient te worden of dat er een geheel nieuwe hal moet komen in eigendom van de tennisschool. Wat is hier de exacte situatie?
Geen overnameverplichting. Wij stellen geen eisen aan de leeftijd van de hal. Wel aan het binnenklimaat, zie onderdeel 4.3.k.
nee
65
Voor een goede berekening van de kosten zal een offerte aangevraagd moeten worden voor de tennishal
Dit is mogelijk, het park is vrij toegankelijk. Wij stellen het op prijs vooraf te horen wanneer
nee
Omschrijving wijziging
Nr
66
Vraag
Antwoord
en voor de lichtinstallatie. In hoeverre bestaat de mogelijkheid van bezichtiging met een aantal leveranciers (halbouwer, lichtinstallateur), zodat een goede offerte kan worden verkregen? Aangezien meerdere partijen hierbij betrokken zullen worden zullen we meerdere keren om een bezichtiging vragen.
een bezichtiging zal plaatsvinden
Omdat er ruime tijd zit tussen het gunmoment (oktober 2015) en de opbouw van de hal (einde september 2017) zal een exacte offerte door de leverancier niet worden afgegeven. Wat zijn de mogelijkheden voor de offerteaanvrager om met eventuele prijsverschillen om te gaan?
We begrijpen de moeilijkheid. We kunnen hier via “open boek constructie” mee omgaan. Pachter geeft hierbij het verschil tussen de oorspronkelijke prijs (als gehanteerd bij de inschrijving) en definitieve prijs aan, en maakt aantoonbaar hoe dit de jaarlijkse prijs beïnvloedt. Zowel de oorspronkelijke prijs als de uiteindelijke prijs moet goed onderbouwd zijn. De berekening van het effect op de inschrijfprijs moet goed navolgbaar en redelijk zijn.
Wijziging?
ja
Alle exploitatiekosten van de hal komen voor rekening van de pachter. Kan bevestigd worden dat alle materialen die op de banen zelf betrekking hebben (netten, scheidsrechterstoelen, etc.) voor rekening van de vereniging komen?
Alle noodzakelijke materialen die op de banen zelf betrekking hebben komen voor rekening van de vereniging. Scheidsrechtersstoelen zijn niet aanwezig.
Indien gegadigde gebruik wil maken van de verrekening van het prijsverschil op moment van inschrijving en de uiteindelijke bestelling dient hij dat eenduidig aan te geven onder tabel 1 van het inschrijfdocument. In dat geval gaan we hier met een “open boek constructie” mee om. Pachter geeft hierbij het verschil tussen de oorspronkelijke prijs (als gehanteerd bij de inschrijving) en definitieve prijs aan, en maakt aantoonbaar hoe dit de jaarlijkse prijs beïnvloedt. Zowel de oorspronkelijke prijs als de uiteindelijke prijs moet goed onderbouwd zijn. De berekening van het effect op de inschrijfprijs moet goed navolgbaar en redelijk zijn.
Indien gegadigde van deze optie gebruik wil maken, moet hij dit bij de inschrijving duidelijk kenbaar maken en de investering inclusief btw vermelden. In dat geval zal de werkwijze ook de andere kant op werken. In geval van een lagere prijs dan de prijs waar bij de inschrijving rekening mee is gehouden wordt deze lagere op dezelfde wijze vertaald in een verbetering (uit oogpunt van de vereniging) van de pachtsom.
67
Omschrijving wijziging
Eveneens dient de investering inclusief btw te worden vermeld. In dat geval zal de werkwijze ook de andere kant op werken. In geval van een lagere prijs dan de prijs waar bij de inschrijving rekening mee is gehouden wordt deze lagere op dezelfde wijze vertaald in een verbetering (uit oogpunt van de vereniging) van de pachtsom. nee
Nr
Vraag
Antwoord
68
Wat zijn de kosten van de afgelopen 5 jaren die na de aanbesteding met betrekking tot de tennishal voor rekening van de toekomstige exploitant komen?
Er zijn geen kosten van de afgelopen vijf jaren die voor rekening komen van het nieuwe contract per 1 april 2017.
nee
69
Wat zijn de huidige prijzen van de huur van de tennishal? Graag uitsplitsen naar door-de-weekse uren en weekenduren (per dag) en tevens uitsplitsing naar ochtend-, middag- en avonduren. Eveneens ontvangen we graag een overzicht van historische prijsgegevens van de afgelopen 5 jaren.
De tarieven voor de halhuur, na een verhoging t.o.v. voorgaand seizoen, voor komend winterseizoen zijn als volgt: - Maandag t/m vrijdag tot 17.30: € 425/u - Maandag t/m vrijdag 17.30 tot 21.30: € 475/u - Maandag t/m vrijdag 21.30-23.00: € 575/90 min. Zaterdag en zondag: € 475/u
nee
70
Wat zijn de kosten per uur voor het huren van een baan per keer?
Rond € 17,50
nee
71
Wat zijn de huidige bezettingsgegevens van de tennishal? Graag uitsplitsen naar door-de-weekse uren (per dag) en weekenduren en tevens uitsplitsing naar ochtend-, middag- en avonduren. Eveneens ontvangen we graag een overzicht van historische gegevens van de halbezetting van de afgelopen 5 jaren.
In de huidige situatie is de hal geopend van maandag tot en met vrijdag van 9.00u tot 23.00u, zaterdag van 9.00u-12.30u en zondag van 9.00u-14.30u. Zaterdagavond en zondag na 14.30 is de hal beschikbaaar voor groepen.
nee
Maandag tot en met vrijdag in de avonduren is de hal volledig bezet. Dit geldt ook voor de genoemde tijden op zaterdag en zondag. De tennisvereniging beschikt niet over bezettingsgegevens van de overige openingsperioden. Uit ervaring blijkt overigens wel dat het nauwelijks mogelijk is een losse baan te huren. Op facebook verschijnt in de winterperiode incidenteel een berichtje dat er nog een baan te huur is. Zaterdagavond en zondag na 14.30 is de hal beschikbaar voor groepen. De
Wijziging?
Omschrijving wijziging
Nr
Vraag
Antwoord
Wijziging?
Omschrijving wijziging
tennisvereniging heeft geen zicht op de huur door groepen. 72
Vereniging geeft aan de buitenbanen op termijn te moeten renoveren. Wanneer er smashcourt komt is het dan nog nodig om een blaashal te exploiteren? Smashcourt zal tot gevolg hebben dat mensen meer en langer buiten blijven tennissen waardoor de dekkingsgraad niet meer hoog genoeg is/kan zijn waardoor het niet rendabel is/kan zijn.
Als er banen worden vervangen door smashcourt, zal het gaan om banen 1 tot en met 3, de banen waar ’s winters de hal overheen gaat.
nee
73
Op welke termijn denkt TV De Marsch de banen 1 t/m 3 te gaan vervangen?
In overleg met de partij die het groot onderhoud verzorgt werken wij momenteel aan een groot-onderhouds/renovatieplan. Voorlopige gedacht is dat renovatie niet binnen 3 jaar zal gebeuren.
nee
74
Mag opdrachtnemer in de winterlessen verzorgen in de hal aan leden van andere verenigingen?
Ja, op zich mag dit. Dit met inachtneming van de eisen als genoemd bij 4.3.f, 4.3.g en 4.3.h.
nee
75
Is het mogelijk om voor de exploitant sponsormogelijkheden in de hal te benutten die ten bate van de exploitant komen?
Ja.
nee
76
Mocht het contract om welke reden dan ook na 5 of 10 jaar ontbonden worden wordt de gedane investering dan overgenomen?
Er geldt geen overnameverplichting.
nee
77
In relatie tot 4.3.d en 4.3.e. Wanneer gegadigde een hal wil plaatsen waar geen verlichtingsinstallatie als bedoeld in onderdeel 4.3.e voor nodig is, is de vereniging dan bereid zelf een lichtinstallatie aan te schaffen voor banen 1 tot een met 3 voor de zomerperiode?
Ja. In dat geval komen zowel de investering als de bijbehorende onderhoudskosten van de vereniging voor rekening van de tennisvereniging.
Wij achten het niet waarschijnlijk dat de achterliggende banen 4 t/m 8 zullen worden vervangen door smash court of andere all weather baansoorten. Overigens goed om te melden dat het op basis van het bestemmingsplan niet mogelijk is over te gaan tot verlichting van banen 4 tot en met 8 (alsmede 9 en 10).
ja
Indien de gegadigde mogelijk niet voorziet in een verlichtingsinstallatie als bedoeld in onderdeel 4.3.d, dient gegadigde dit duidelijk aan te geven. In tabel 1 van het inschrijfdocument dient in dat geval voor de 3 genoemde perioden zowel de pachtsom te worden genoemd indien wel wordt voorzien in gevraagde verlichtingsinstallatie (en de
Nr
Vraag
Antwoord
Wijziging?
Omschrijving wijziging bijbehorende investering en onderhoudskosten voor rekening van de pachter komen), als de pachtsom wanneer niet wordt voorzien in deze lichtinstallatie (en de bijbehorende investering en onderhoudskosten voor rekening van de tennisvereniging komen).
Kosten gas en elektriciteit 78
Voor wie komen de energie- en onderhoudslasten van de baanverlichting in de zomer?
Deze energielasten komen voor rekening van de pachter, zie onderdeel 5. Voor de onderhoudslasten wordt verwezen naar het antwoord op vraag 77.
nee
79
Geeft het bestuur de garantie dat er geen gas- of elektriciteitsovereenkomst berust ten tijde van de overname?
Ja.
nee
Baanonderhoud 80
Is het mogelijk deze activiteiten uit te besteden aan een externe partij onder toezicht van de contractpartner?
Ja. Zie ook het antwoord op vraag 21.
nee
81
Waaruit bestaan de onderhoudsvoorschriften van de baanleverancier per type baan?
De technische onderhoudsvoorschriften zijn opvraagbaar bij Antea.
nee
Algemeen kan worden gesteld dat het jaarlijkse groot onderhoud voor alle banen en baansoorten is uitbesteed aan Antea. Zie bijlage 5 voor de beschrijving van de werkzaamheden die tijdens het groot onderhoud worden uitgevoerd. Algemeen geldt voor het dagelijks onderhoud dat de pachter bij aanvang van het seizoen via het rollen van de gravel banen er voor zorgt dat deze voldoende hard zijn
Nr
Vraag
Antwoord
Wijziging?
De smashcourt banen moeten wekelijks worden gesleept met een speciale bezem. Zonodig moet er worden gesproeid. De banen moeten binnen de omheining worden schoon gehouden van blad, takken, gras en mos. In voorkomende gevallen dienen er (kleine) reparaties aan de baan te worden uitgevoerd. 82
Wat zijn de kosten die de club nu heeft aan het baanonderhoud? Kijkende naar een externe partij is het van belang dat er van te voren vergeleken kan worden wat de prijzen zijn.
We vinden deze vraag niet relevant voor het huidige offerte-traject en gaan hier niet op in.
nee
83
Kunnen er kerncijfers verstrekt worden per baansoort over het aantal in te zetten uren voor baanonderhoud? Als er veel regen valt zal er minder inzet nodig zijn om de banen aan het begin van het seizoen te rollen. Of als er geen groot onderhoud op de Canada Ten banen wordt gepleegd zal het in orde brengen van de banen ook minder tijd vergen.
Wij beschikken helaas niet over de gevraagde cijfers.
nee
84
Moet er materiaal worden aangeschaft door de opdrachtnemer of is alle aanwezige materiaal in eigendom van TV De Marsch?
Voor het uitvoeren van het dagelijks /wekelijks onderhoud beschikt de vereniging over materiaal dat hiervoor kan worden gebruikt.
nee
85
Welke kwaliteitseis wordt er aangehouden?
Zie de eerdere antwoorden in dit onderdeel.
nee
86
Gaat TV De Marsch ermee akkoord dat tijdens de grote vakantie de sproeiers 6 weken lang op automatisch sproeien staan? Bij mooi en regenachtig weer.
De pachter dient te zorgen voor goed bespeelbare banen. Wanneer de sproeiers aan staan terwijl de banen al blank staan draagt dat niet bij aan de bespeelbaarheid.
nee
Beoordeling 87
Het document spreekt van wensen en eisen. Graag ontvangen wij per punt of het een eis of een wens betreft. Worden de eisen op dezelfde wijze gewogen als de wensen? Zo nee, wat zijn de verschillen?
Wij maken geen onderscheid.
nee
88
Uit het document blijkt dat op basis van het aantal
Advies van het bestuur aan de ALV zal zijn
nee
Omschrijving wijziging
Nr
Vraag
Antwoord
Wijziging?
toegekende punten (maximaal 100) een gunningsadvies wordt opgesteld door het bestuur. We gaan er vanuit dat het gunningsadvies slechts één partij kan bevatten of kunnen dit er toch ook meerdere zijn?
om te kiezen voor 1 partij. Bij dit advies worden de scores van de verschillende offertes weergegeven, zie ook onderdeel 10. Vervolgens zal de ALV dit moeten bevestigen.
89
In hoeverre acht het bestuur van De Marsch zich gebonden aan de uitkomst van de weging? Anders gezegd, is het bestuur van De Marsch, als rechtsgeldig vertegenwoordiger van de vereniging, van mening dat zij juridisch gehouden is de overeenkomst aan te gaan met de partij die de meeste punten heeft vergaard? Zo nee, op basis waarvan kan worden afgeweken?
Nee, krachtens de statuten ligt de beslisbevoegdheid bij de ALV.
nee
90
Kan het bestuur op andere gronden afwijken van het gunningsadvies en zo ja, op basis waarvan?
In theorie kan dat, de aanbestedingscommissie adviseert, het bestuur besluit wat aan de ALV wordt voorgesteld, ALV beslist.
nee
91
Staat de vereniging open voor de gedachte dat een groep vrijwilligers werkzaamheden/ondersteuning in de horeca gaat verrichten?
Zolang dit gebeurt binnen alle voorwaarden van het contract behoort dit tot de mogelijkheden. Het organiseren hiervan gebeurt dan vanzelfsprekend door de pachter.
nee
Omschrijving wijziging
Bijlage 1 bij Nota van vragen en antwoorden Ontwikkeling ledental vanaf 2010 is als volgt:
2010
2011
2012
2013
2014
erelid jeugd t/m 8 junior senior
4 30 119 628
4 25 108 618
4 37 100 622
4 40 106 591
4 36 103 569
totaal
781
755
763
Verwachting is dat we in 2015 rond 720 leden uitkomen.
741
712
Bijlage 2: technisch beleidsplan TV De Marsch Zie de afzonderlijk bijgevoegde bestanden. - Bijlage 2 technisch beleidsplan TV De Marsch update 2014.pdf - Bijlage 2a evaluatie technisch beleidsplan TV De Marsch.pdf
Bijlage 3: jeugdbeleidsplan TV De Marsch Zie het afzonderlijk bijgevoegde bestand. - Bijlage 3 jeugdbeleidsplan TV De Marsch update 2014.pdf
Bijlage 4: huidige lestarieven Soort les
Prijs (€) Jeugd
senior
22,50 per keer
22,50 per keer
77,50 pp (8 lessen)
155,= pp (16 lessen)
Les in groep van 4 personen (50 minuten)
155,= pp (16 lessen)
155,= pp (16 lessen)
Les in groep van 8 personen (50 minuten)
€ 90 pp (16 lessen)
95,= pp (16 lessen)
April – september buitenbaan, tarieven zomer 2015 Privéles (25 min.) Les met 2 personen (25 min.)
Oktober – maart in hal (prijs inclusief halhuur), tarieven winter 2014 Privéles (25 min.)
28,50 per keer
28,50 per keer
Les met 2 personen (25 min.)
145,= pp (10 lessen)
152,50 pp (10 lessen en 1x vrij spelen)
Les in groep van 4 personen (50 minuten)
285,= pp (20 lessen)
152,50 pp (10 lessen en 1x vrij spelen)
Les in groep van 8 personen (50 minuten)
167,50 pp (20 lessen)
-
Bijlage 5 Werkzaamheden groot onderhoud
