Exchange Server 2007 bèta 2 goed ontvangen door OVO/NOG Haarlem
Jongeren van nu communiceren snel en direct en maken daarbij gebruik van de nieuwste apparatuur. Om daar goed bij aan te sluiten, koos onderwijsinstituut OVO/NOG Haarlem voor Microsoft Exchange Server 2007.
Inleiding De samenwerkende onderwijsbesturen Openbaar Voortgezet Onderwijs Haarlem (OVO) en Noordzee Onderwijs Groep (NOG) hebben voorgenomen om op 1 januari 2007 te fuseren. Een megaoperatie, vooral voor de IT-afdeling, omdat 24 scholen met duizenden leerlingen en medewerkers in de ITinfrastructuur moeten worden opgenomen. In de grondige aanpak gaat vooral veel aandacht naar de communicatie: OVO/NOG Haarlem streeft naar een communicatieplatform dat past bij deze tijd en koos derhalve voor Microsoft Exchange Server 2007. Daarmee is OVO/NOG Haarlem een van de eerste organisaties in Nederland die deze nieuwe versie van Microsofts communicatieoplossing in gebruik heeft.
Continu bereikbaar zijn Albert Strijker, algemeen directeur OVO/NOG Haarlem: “Jongeren van nu zijn gewend om snel te communiceren en hebben daarvoor de modernste communicatiemiddelen tot hun beschikking. Privé staan zij bijna 24 uur per dag in contact met hun vrienden en kennissen en zodra zij in het bedrijfsleven terecht komen zullen zij op dezelfde manier met collega‟s en relaties willen communiceren. Het is dan ook niet meer dan logisch dat je daar als opleidinginstituut in meegaat en een platform creëert waarop leerlingen, maar ook leraren, op zoveel mogelijk manieren voor elkaar en voor anderen bereikbaar zijn.. Zo is e-mail niet meer weg te denken als communicatiemiddel. Je kunt denk ik niet eens meer spreken van een optionele component in je ICT-omgeving, het is een noodzakelijk onderdeel. Je platform moet dan ook alle vormen van mail ondersteunen, niet alleen de traditionele „Outlook e-mail‟, maar ook voicemail, hotmail en moderne mailtoepassingen zoals Unified Messaging (UM) en het via een gewone browser toegankelijk maken van mail en agenda. Microsoft Exchange Server 2007 biedt ons dat platform.”
Vaste werkplek is niet vast meer De vaste werkplek is meer en meer aan het verdwijnen, niet alleen in het bedrijfsleven, ook bij andere organisaties. Jeroen Kuijk is IT-Manager OVO/NOG Haarlem: “Omdat veel van onze docenten en zeker de leerlingen bij ons op school geen vaste werkplek hebben, hebben wij ervoor gekozen om op de werkstations geen gebruik te maken van de Outlook applicatie die met Microsoft Office wordt meegeleverd. Daarvoor in de plaats werken we met Outlook Web Access (OWA). Daarmee krijg je via je gewone internet browser een Outlook-omgeving op je scherm. De OWA versie van Exchange 2003 zag er naar mijn mening al goed uit, maar met Outlook Web Access van Exchange Server 2007 heb ik helemaal de indruk dat er geen verschil meer is met de Outlook client van Office. Opties die in eerdere OWAversies niet of nauwelijks aanwezig waren, zijn er nu wel! Zo is er een krachtige planningassistent om afspraken te maken, je kunt meerdere agenda‟s beheren en zelfs mailboxen van anderen overnemen, mits je de rechten hebt om dat te mogen doen.”
Razendsnel zoeken in informatieberg In dit informatietijdperk heeft iedere pc-gebruiker te maken met het opslaan en terugzoeken van gegevens. Albert Strijker: “Als je veel mail ontvangt, zoals ik, dan is het archiveren daarvan niet gemakkelijk. Het aantal mappen is zo groot, dat je vaak niet weet in welke map je een mailtje hebt opgeborgen, dus als je iets wilt terugvinden, kost dat veel tijd. De zoekfunctie van Exchange Server 2007 is echter zoveel beter geworden, dat ik nu razendsnel al mijn berichten kan doorzoeken, zowel vanuit Outlook als vanuit Outlook Web Access. Zodra ik een zoekterm invoer heb ik in een paar tellen alle berichten op mijn beeldscherm die op dat zoekwoord betrekking hebben. Ik denk persoonlijk dat dit mij bergen tijd gaat besparen.”
Hardwareinvesteringen minimaal Jeroen Kuijk: “Voorheen boden we alle leerlingen een e-mailbox van 10 MB. Daar doe je tegenwoordig niet veel mee, want met een paar fotobijlagen zit zo‟n mailbox al snel vol. In de nieuwe versie van Exchange worden bestanden zeer efficiënt opgeslagen, en daardoor kunnen we met ongeveer dezelfde hardware de mailboxlimieten flink opschroeven. We hoeven dus amper kosten te maken om veel meer mogelijkheden te bieden.
“Om aan te sluiten bij de communicatiewereld van jongeren, moet je als organisatie een communicatieplatform inrichten, dat alle vormen van mail ondersteunt, niet alleen „Outlook e-mail‟, maar ook voicemail, hotmail en mailtoepassingen zoals Outlook Web Access en Unified Messaging (UM). Microsoft Exchange Server 2007 biedt ons dat platform.” Albert Strijker, algemeen directeur OVO/NOG Haarlem
De implementatie van de Exchange Server 2007 omgeving is relatief soepel verlopen. Onze IT-partner Wortell, met wie wij al een jarenlange relatie hebben, heeft de implementatie van de nieuwe omgeving uitgevoerd. Aangezien we met voorlopige bètasoftware zijn begonnen, zijn we wel enkele problemen tegengekomen, maar dat weet je van tevoren als je met betasoftware aan de slag gaat. Doordat Wortell nauw samenwerkt met Microsoft konden de problemen allemaal snel worden opgelost.”
Slimme koppelingen vereenvoudigen het onderhoud Danny Burlage, directeur Wortell: “De schaalgrootte speelde een rol bij de duur van de implementatie, want we hebben hier te maken met 11.000 leerlingen en 1.500 medewerkers. Ook hebben we een koppeling moeten maken met het aanwezige leerlingenvolgsysteem van het opleidingsinstituut. Zodra een nieuwe leerling in dit systeem wordt aangemaakt, wordt er automatisch een account aangemaakt in Active Directory, en daarmee ook in Exchange. Doordat we hier extra aandacht aan hebben besteed, is het onderhoud van Exchange voor OVO/NOG Haarlem tot een minimum gereduceerd.”
Voicemail in Outlook OVO Haarlem werkte voorheen niet met voice-mail. Jeroen Kuijk: “Leraren zijn niet altijd even gemakkelijk aan de telefoon te krijgen. Ze geven immers vaak les. Voice-mail was dan ook altijd een lang gekoesterde wens, maar tot voor kort een te kostbare optie om voor al onze docenten aan de telefooncentrale toe te voegen. Microsoft Exchange Server 2007 voorziet standaard in voice-mail zodat we nu zonder extra kosten te maken een gewilde toepassing in huis hebben. Momenteel draaien we dan ook een test om te bekijken hoeveel toegevoegde waarde dit geeft.” Unified messaging is traditioneel het gebied van de telefonie maar met Exchange Server 2007 wordt (voice)mail via de telefoon ontsloten zonder dat een kostbare uitbreiding van de telefooncentrale
nodig is. OVO Haarlem beschikte nog niet over een voicemail systeem en nu voorziet Exchange in deze behoefte op een geïntegreerde manier. OVO is overigens de eerste gebruiker in Nederland die UM via Exchange Server 2007 in gebruik neemt en vrijwel alle partijen waren dus benieuwd hoe complex de implementatie zou zijn en hoeveel tijd dit zou kosten. Danny Burlage: “Voor de hardwarematige koppeling is een Eicon Diva Server Gateway geplaatst tussen de Exchange Server en de telefooncentrale. Om die twee met elkaar te laten „praten‟ is vervolgens de Diva Server SIPControl software geïnstalleerd. Na een halve dag werkte de koppeling al. Inclusief voorbereiding, serverplaatsing en nummeradministratie zijn we 20 manuren bezig geweest. De verwachting was 2 weken voor 2 fte's dus de implementatie was boven verwachting eenvoudig. De koudwatervrees vanwege onbekendheid met de nieuwe materie was dus onterecht!” Charles Whitton, Business Development Manager, van Eicon Networks Benelux: "Onze Eicon Diva Server Gateway leent zich uitstekend voor koppeling met Exchange Server 2007. Deze universele communicatieadapter in combinatie met onze SIP gebaseerde aansturingsoftware, Diva Server SIPControl, maken communicatie mogelijk tussen het traditionele telefonienetwerk en SIP applicaties zoals Microsoft Exchange 2007. Diva Server SIPControl is momenteel beschikbaar voor een beperkt aantal Eicon partners maar zal spoedig algemeen verkrijgbaar zijn."
“De OWA versie van Exchange 2003 zag er naar mijn mening al goed uit, maar met Outlook Anywhere van Exchange Server 2007 heb ik helemaal de indruk dat er geen verschil meer is met de Outlook client van Office. Zo kun je afspraken plannen, meerdere agenda‟s beheren en zelfs mailboxen van anderen overnemen, mits je de rechten hebt om dat te mogen doen.” Jeroen Kuijk, IT-Manager OVO/NOG Haarlem
Ideaal voor de gebruikers Met Unified Messaging wordt alle berichtenverkeer nu gecentraliseerd, waardoor gebruikers efficiënter kunnen communiceren. Danny Burlage: “Alle deelnemers aan het Unified Messaging experiment hebben een direct telefoonnummer gekregen. Indien ze niet bereikbaar zijn op het moment dat ze gebeld worden kan door de beller een voicemail bericht worden ingesproken. Dat bericht is vanuit Outlook, maar vooral ook vanuit Outlook Web Access te beluisteren.” Jeroen Kuijk: “Deze voorziening is ideaal voor bijvoorbeeld de docenten die daarmee altijd bereikbaar zijn voor externe personen en de berichten kunnen afluisteren op de momenten die hun het beste
uitkomen. Dat kan op een gewone pc, maar ook op een mobiel apparaat. In ons experiment maken we gebruik van i-Mate toestellen en Windows Mobile gebaseerde toestellen, zoals Qtek 9000, Qtek S100 en vooral de kleine, gemakkelijk hanteerbare Qtek 8500. We experimenteren onder meer met Direct Push e-mail, waardoor het mobiele apparaat direct én zonder additionele GPRS-kosten een complete update krijgt van onder meer e-mail en agenda.” Albert Strijker als gebruiker: “Ik vind het ideaal dat ik op mijn mobieltje e-mails kan bekijken en beantwoorden en zo altijd op de hoogte ben van wat er gaande is.”
Eisen
Modern communicatieplatform
Geringe hardwareinvesteringen
Mail en voicemail moeten op elke werkplek beschikbaar zijn
Ook mobiele apparatuur moet als werkplek kunnen dienen
Voordelen
Centraal communicatieplatform
E-mail én voicemail komen samen in Postvak In
Implementatie buitengewoon eenvoudig
Niet gebonden aan vaste werkplek voor mail, kalender en voicemail
Agenda en mail van anderen beheren, mits geautoriseerd
Supersnel zoeken in gearchiveerde mail
Integratie met externe telefooncentrale
Vereenvoudigd beheer door integratie met bestaande applicaties
Producten
Microsoft Exchange Server 2007 – www.microsoft.nl/exchange
Links
OVO Haarlem - www.ovohaarlem.nl
Wortell - www.wortell.nl
