RÉTSÁG VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK KÉPVISELŐ-TESTÜLETE 2651 Rétság, Rákóczi út 20. Telefon: 35/550-100 www.retsag.hu Email:
[email protected]
Előterjesztést készítette:Papp Katalin belső ellenőrzési vezető Előterjeszti: Mezőfi Zoltán polgármester Beszámoló a Belső Ellenőrzési Társulás működéséről, az ellenőrzés tapasztalatairól ELŐTERJESZTÉS a képviselő-testület 2012. április 20-i ülésére Tárgyalja Szociális bizottság Pénzügyi és Városüzemeltetési Bizottság Közbeszerzési Bizottság Képviselő-testület
1
Ülés Nyílt Zárt
Szavazás Nyílt szavazás Titkos szavazás Egyszerű többség Minősített többség
A tárgyalandó témakör tárgyilagos és tényszerű bemutatása A belső ellenőrzési feladatok ellátását megállapodás alapján a Rétság Kistérség Többcélú Társulása munkaszervezete végzi önkormányzatunknál. A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193./2003.(XI.26.) Korm. rendelet 31.§. (3.) bekezdésében meghatározott tartalmi követelményeknek megfelelő éves összefoglaló jelentést a belső ellenőrzési vezető összeállította, mely az előterjesztés mellékletét képezi.
2
Előzmények, különösen a témában hozott korábbi testületi döntések, azok végrehajtása 252./2010. (X.28.) kt. határozata Rétság Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a határozat mellékletében foglalt taralommal elfogadja Rétság Kistérség Többcélú Társulása és ezen belül Rétság Város Önkormányzata 2011.évre vonatkozó belső ellenőrzési tervét. Felelős: Papp Katalin belső ellenőrzési vezető Határidő: Ellenőrzések végrehajtása: 2011.12.31-ig Terv elfogadása: 2010.11.15.
A 2011.évi belső ellenőrzési terv az előterjesztés mellékletét képezi.
3
Jogszabályi háttér:
1990.évi LXV.törvény a helyi önkormányzatokról 92.§. (3) A helyi önkormányzat belső pénzügyi ellenőrzését a külön jogszabályok szerinti folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (pénzügyi irányítás és ellenőrzés) és belső ellenőrzés útján biztosítja. (10) A polgármester a tárgyévre vonatkozó - külön jogszabályban meghatározott - éves ellenőrzési jelentést, valamint az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján készített éves összefoglaló ellenőrzési jelentést - a tárgyévet követően, a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg - a képviselő-testület elé terjeszti.
1 oldal a 2 oldalból
Belső ellenőrzési jelentés
4
2012.04.20-i. kt ülésére
Határozati javaslat „A” változat RÉTSÁG VÁROS ÖNKORMÁNYZATA KÉPVISELŐ-TESTÜLETÉNEK ./2012.(IV.20.) KT. HATÁROZATA Rétság Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a 2011.évre vonatkozó éves összefoglaló belső ellenőrzési jelentést megtárgyalta és a jelentést az 1.sz. melléklettel együtt elfogadja. Felelős: polgármester Határidő: 2012.május 31.
Rétság, 2012. április 11. Mezőfi Zoltán polgármester Záradék: A tájékoztatás szabályszerű, a rendelet-tervezet jogszabálysértést nem tartalmaz. Hutter Jánosné jegyző
2
….. számú napirend a képviselő – testület 2012. …………. -i ülésére Tárgy: Éves összefoglaló ellenőrzési jelentés a 2011. évi ellenőrzési tevékenységről
Tisztelt Képviselő – testületi tag! 1. Előzmények Az éves összefoglaló ellenőrzési jelentés elkészítésének kötelezettségét a 193 / 2003.(XI. 26.) Korm. rendelet 31. § - a írja elő. Jelen éves összefoglaló ellenőrzési jelentés, a Nemzetgazdasági Minisztérium által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével készült. /2012. január 1 – jén lépett életbe a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370 / 2011. (XII. 31.) kormány rendelet, de annak rendelkezéseit, a folyamatban lévő ellenőrzésekre nem kell alkalmazni. A beszámoló 193 / 2003. (XI. 26.) kormány rendelet előírásai szerint került összeállításra./ Az összefoglaló tartalmazza a Rétság Város Önkormányzat (továbbiakban: Önkormányzat) hivatalának, valamint irányítása alá tartozó költségvetési szerveknél, továbbá a belső ellenőrzési feladat ellátáshoz csatlakozó önkormányzatok közoktatási intézményeinél 2011. évben elvégzett ellenőrzések fontosabb megállapításait. Nem tartalmazza az ellenőrzést követően az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámolók számszerűsített összefoglalóját, mert az a belső ellenőrzési vezetőhöz nem jutott el. (193 / 2003.(XI. 26.) Korm. rendelet 29 / A § - a.) 2. A 2011. évi ellenőrzések tapasztalatainak összegzése Az Önkormányzatnál a belső ellenőrzési feladatokat a munkaszervezet keretén belül foglalkoztatott 2 fő belső ellenőr hajtotta végre. • A vizsgált szervezeti egység vezetője (jegyző) a jelentésekben feltárt hiányosságok megszüntetésére intézkedési tervét nem juttatta el a belső ellenőrzési vezetőhöz, így az Intézkedési tervben előírt feladatok megvalósulásáról szóló beszámolót sem, erről vélemény nem alkotható. • A belső ellenőrzés során fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény miatt fegyelmi eljárás, illetve rendőrségi eljárás nem indult. • Tovább kell folytatni a belső kontrollrendszer hatékonyságának, minőségének javítására vonatkozó lehetőségek feltárását a belső ellenőrzés végrehajtása során, de ez nem mentesíti a vezetőket azon felelősségük alól, hogy a kockázatokat kezeljék, illetve a belső kontrollrendszert működtessék. A belső ellenőrzés a szervezet belső kontrollrendszerének javítása érdekében javaslatokat tesz, de a javaslatok
végrehajtása, vagy más intézkedések kezdeményezése kizárólag a vezetők felelősségi körébe tartozik. • A 292 / 2009.(XII. 19.) Kormányrendelet 160 § - a, (valamint az új végrehajtási rendelet is) szerint „ A költségvetési szerv vezetője köteles olyan monitoring rendszert működtetni, mely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését.” Ezért a szervezet egészére vonatkozóan a vezetésnek ki kell alakítania egy olyan monitoring stratégiát, amely minden szervezeti egységre, funkcióra kiterjedően lehetővé teszi a nem előírásszerű tevékenységek mielőbbi feltárását, a korrekciós intézkedések kellő időben való meghozatalát. 3. Pénzügyi bizottság véleménye Az előterjesztést a Pénzügyi Bizottság tárgyalta, döntését a polgármester a képviselő testületi ülésen szóban ismerteti. 4. Határozati javaslat Rétság Város Önkormányzat képviselő - testülete úgy döntött, hogy az Éves összefoglaló ellenőrzési jelentés a 2011. évi ellenőrzési tevékenységről szóló előterjesztést, 1. számú mellékletével együtt elfogadja. Határidő: Felelős:
2012. ………………… Mezőfi Zoltán polgármester
Rétság, 2012. …………………………... …………………………………….. Mezőfi Zoltán Polgármester
Az előterjesztést készítette: Papp Katalin belső ellenőrzési vezető
2
1. számú melléklet Rétság Város Önkormányzat ÉVES ÖSSZEFOGLALÓ ELLENŐRZÉSI JELENTÉSE Az éves összefoglaló ellenőrzési jelentés készítését a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193 / 2003.(XI. 26.) Kormányrendelet (továbbiakban Ber.) írja elő. I. 2011. évben végzett belső ellenőrzési tevékenység bemutatása Rétság Város Önkormányzatánál (továbbiakban önkormányzat), 2011. évben a belső ellenőrzési feladatokat a Polgármesteri hivatalban 2 fő engedélyezett létszámmal, a közoktatási intézményeknél a mutatószám felülvizsgálatát a belső ellenőrzési vezető hajtotta végre. A 2011. évi belső ellenőrzési tervet a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. (Ötv.) 92. § (6) pontjában foglaltaknak megfelelően a képviselő - testület hagyta jóvá. A tervben szereplő feladatok az ellenőrzés stratégiai céljainak figyelembevétele és a kockázatelemzés módszerével kerültek meghatározásra. I. 1. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése az Önkormányzatnál Az 1. számú táblázat a 2011. évben végzett ellenőrzéseket tartalmazza összefoglalva, ellenőrzési típusonkénti bontásban. 1. számú táblázat Ellenőrzések megoszlása, ellenőrzés típusai szerint Éves tervben szereplő Soron kívül elrendelt Összesen: ebből 2011. évben elvégzett, lezárt lezárása áthúzódott 2012. évre: soron kívül elvégezve: elvégzett összesen:
P.ügyi. Utóvizsszabálygálat szerűségi ellenőrzés 1 0 1
0
Témavizsgálat
Célvizsgálat az intézménynél
1
Egyéb feladat Össz. (tanácsadás)
0
0
2
1 0 Elvégzett vizsgálatok
0
0
2
1 0 Elmaradt vizsgálatok
0
0
2
0
1
0
- kapacitás kiesés miatt: - elmaradt összesen: - átütemezve 2011-re:
Témavizsgálat keretében végezte el a belső ellenőrzés a 2011. évi normatív állami hozzájárulás elszámolása alapjául szolgáló alapadatok helyességének ellenőrzését, valamint 2012. évi tervezésének megalapozottságát az oktatási intézmények teljes körére kiterjedően. Ennek érdekében a közoktatási intézményeknél - társulásban és önállóan fenntartott intézményeknél egyaránt - a KIR statisztika, a tanügyi nyilvántartások és a Társulás felé szolgáltatott adatok szabályszerűségét és egyezőségét vizsgálta az ellenőr. Az ellenőrzés befejeztével az érintett önkormányzatok jegyzői és intézményvezetői Közbenső Jelentés 3
formájában tájékoztatást kaptak a vizsgálat eredményéről. A munkaszervezet vezetője Vezetői összefoglaló keretében és Jelentés formájában értesült az elvégzett munka megállapításairól. A belső ellenőrzési vezető saját kapacitásban, asszisztens adminisztrációs segítségével, nagyon szoros időütemezéssel valósította meg a revíziót, elősegítve ezzel a munkaszervezet éves beszámoló összeállításának munkálatait. 2011. évre tervezett pénzügyi szabályszerűségi feladatok : „A tárgyi eszközök nyilvántartásának elszámolásának és főkönyvi könyveléssel való egyezőségének vizsgálata Rétság Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalában, valamint „FEUVE rendszer működésének átfogó ellenőrzése”. Tervezett revizori napok száma a polgármesteri hivatalban 18 revizori nap, közoktatási intézményeinél 6 revizori nap, összesen 24. Ténylegesen teljesített napok száma a polgármesteri hivatalban 18 revizori nap, az iskolában és óvodában 1 - 1 nap, összesen 20. Elmaradt ellenőrzés nem volt. I. 2. Ellenőrzési tervben foglalt feladatok értékelése a Társulás és a belső ellenőrzési feladathoz csatlakozó önkormányzatoknál A 2011. évi revizori napok alakulása tekintetében, a Társulás és a belső ellenőrzési feladathoz csatlakozó önkormányzatoknál végzett munka, terv és teljesítés alakulását a 2. számú táblázat mutatja. Az önkormányzatoknál végrehajtott ellenőrzések közül egy esetben maradt el ellenőrzés, Diósjenő község önkormányzat jegyzője írásban tett megkeresése alapján, illetve REPSZ-nél kapacitás hiányában. Összesítve megállapítható, hogy a 2011. évi belső ellenőrzési tervben szereplő ellenőrzések közül 2 db maradt el, valamint a 2. számú táblázatban szereplő revizori napok elszámolásánál feltüntetett napok száma sok esetben felére csökkent, mert adott feladatot két fő revizor helyett egy fő végezte. Mindezek alapján a tervezett revizori napok és ténylegesen teljesített napok aránya 61 %, de a munkaterv módosítására e miatt nem került sor. Az év közbeni kapacitás kiesés miatt kialakult helyzetet az indokolta, hogy egy fő belső ellenőr munkaviszonya 2011. március 17 – től megszűnt. A belső ellenőri álláshely betöltésére kiírt pályázatok azonban nem jártak sikerrel. 2011. évben – hasonlóan az előző évhez - több esetben is igényelték az önkormányzatok és az intézmények a tanácsadást. A munkaszervezet vezető kérésére a belső ellenőrzés áttekintette a Társulási megállapodás tervezetet. Segítséget nyújtott az átvilágítási program tervezet összeállításában, a munkaszervezet belső szabályzatai, szabályozó jellegű dokumentumai véleményezésében. Két Tanácsadó Program készítésére került sor, egyrészt A számviteli rend korszerűsítése, pontosítása az átvilágítási jegyzőkönyv figyelembevételével, másrészt A pénzmaradvány helyes meghatározásának gyakorlatában segítségnyújtás címmel. Az önkormányzatoknál végzett tanácsadási feladatok elsősorban a belső szabályzatok tervezeteinek szakmai véleményezésére irányultak. Gyakori kérésként merült fel pénzügyi, szakmai szempontból átnézni a fenntartók és intézményeik megállapodásait, továbbá a Magyar Államkincstár által végzett éves beszámoló felülvizsgálatával kapcsolatos
4
véleménykérés pl. normatíva felülvizsgálatot követően. Ezek a konzultációk hozzájárultak a vezetői szintű döntések meghozatalában. A belső ellenőrzés tanácsadói tevékenysége az alábbiakra terjedt ki: Jegyzői kérésre belső kontroll szabályzatokkal kapcsolatos tanácsadási feladatok, Szabálytalanság és kockázatkezelés rendjének kialakításában jegyzői kérés, Együttműködési megállapodások véleményezése, Iskolatej program kapcsán az önkormányzat és hivatala adószám kérdése, Törzskönyvi nyilvántartás, Munkába járás problematikája, Nemzetiségi és etnikai oktatás kérdése, Önkormányzatok közfoglalkoztatása, Támogatás és adomány különbsége, Ingatlan bérbeadás, Polgármesterek költségtérítése, Csatorna - társulat és az áfa, Falugondnoki szolgálat, Közalkalmazottak jubileumi jutalma, Megbízási díj és a járulékfizetés, Alapító okiratok módosítása, Kedvezményes étkezés és az áfa kérdése stb.
5
2. számú táblázat 2011. évi revizori napok elszámolása Terv
Tény
Részletesen
Papp Katalin
Horváthné D. Á.
Január
18
18
Rétság 18 (01.19-01.31.) 2 fő
9
9
Február
26
32
Bánk 8 (02.01-02.11.) 2 fő
4
4
Tolmács 8 (02.01-02.11.) 2 fő
4
4
Március
36
28
Rszk 16 (02.16-02.28.) 2 fő
8
8
Nőtincs 9 (03.07-03.19.) 1 fő
9
0
Tereske 10 (03.01-03.17.) 1 fő
0
10
Felsőpetény 5 (03.21-03.25.) 1 fő
5
0
Ősagárd 4 (03.28-03.31.) 1 fő
4
0
10
Április
34
19
Romhány 10 (04.04-04.15.) 1 fő Szendehely 9 (04.18-04.29.) 1 fő
9
Május
34
19
Alsópetény 7 (05.02-05.13.) 1 fő
7
Nógrádsáp 6 (05.18-05.31.) 1 fő
6
Legénd 6 (05.16-05.31.) 1 fő
6
Kétbodony 2 (06.01-06.02.) 1 fő
2
Június
36
11
Július
14
3
Augusztus
0
0
Szeptember
28
17
Kisecset 2 (06.06-06.07.) 1 fő
2
Szente 2 (06.08-06.09.) 1 fő
2
Berkenye 3 (06.14-06.20.) 1 fő
3
Nógrád 2 (06.16-06.20.) 1 fő
2
Szátok 3 (07.04-07.07.) 1 fő
3 0
Borsosberény 6 (09.05-09.12.) 1 fő
6
Diósjenő 2 (09.26-09.27.) 1 fő
2
Keszeg 6 (09.15-09.22.) 1 fő
6
Munkaszervezet 3 (09.28-09.30.) 1 fő
3
Október
32
20
Munkaszervezet 15 (10.03-10.21.) 1 fő
15
Társulás 5 (10.24-10.31.)1 fő
5
November
38
21
Társulás 21 (11.01-11.30.) 1 fő
21
December
28
10
Nézsa 10 (12.07-12. 21.)1 fő
10
ÖSSZ.
324
198
163
35
1 főre jutó revizori nap tervezett
162
162
Teljesített revizori nap: 198/324=61%
100% *
22%
I. 3. Ellenőrzések fontosabb megállapításai a Polgármesteri hivatalnál Összegezve a belső ellenőrzés megállapította, hogy a tárgyi eszköz nyilvántartása szakmai tevékenységének szabályozottsága a szakmai jogszabályoknak megfelel, gazdálkodásának belső szabályozottsága tekintetében hiányosságokat mutat. A fenntartó gazdasági szervezete gazdálkodásának belső szabályozottsága területén hiányosságok mutatkoznak, ezért az akkor hatályban lévő szabályzatok felülvizsgálatot igényelnek. Tárgyi eszközök nyilvántartásának elszámolásának és főkönyvi könyveléssel való egyezőségének vizsgálata tárgyában tett megállapítások: A Polgármester Hivatal nem rendelkezett érvényes leltározási szabályzattal. 6
Az analitikus könyvviteli nyilvántartásból kiíratott intézményenkénti eszközök listája és a leltárban szereplő eszközök közt eltérés nem mutatkozott. Az intézmények leltárfelvételi ívein szerepeltek a leltározásért felelősök és ellenőrök aláírásai, ellenben a hivatal használatában lévő eszközökről készült leltárfelvételi íveken nem szerepelt a leltári egység felelősének és ellenőrének aláírása. A BEFESZ analitikus nyilvántartási rendszerből tételes egyedi eszköznyilvántartó kartonok papír alapú listázása nem lehetséges. Képernyőn olvasható egy-egy eszközre vonatkozóan a használatbavétel időpontja, egyedi nyilvántartási száma, azonosító adatai, beszerzési értéke, a listázás időpontjáig elszámolt halmozott értékcsökkenés értéke, és az aktuális időszaki nettó érték, ellenben korábbi időpontra nem listázható az elszámolt értékcsökkenés értéke, vagy nettó értéke. A 2009. évre az analitikus nyilvántartásból kinyomtatott listák alkalmatlanok a Számviteli Törvény követelményének megtartására, nem biztosítható az elszámolt értékcsökkenés és nettó érték utólagos tételes eszközönkénti ellenőrzése. Az analitikus nyilvántartásra használt BEFESZ programban alkalmazott főkönyvi számlaszámok, mint azonosítók sok esetben nem voltak összhangban a 2009. évben, a főkönyvi könyvelésben alkalmazott számlaszámokkal. Nem ellenőrizhető, hogy egy-egy számla csoporthoz, milyen egyedi eszközöket, milyen egyedi bruttó és nettó értékben összesített fel a rendszer a beszámoló fordulónapjára. A 2009. évi költségvetési beszámolót Könyvvizsgáló hitelesítette. A FEUVE szabályzat kiépítésének, működtetésének vizsgálatánál tett megállapítások: A Polgármesteri Hivatal nem teljesítette teljes körűen az Államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény előírásait a belső kontrollrendszer működtetésére vonatkozóan. A 121 / A. § értelmében a költségvetési szerv vezetője köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A szervezet szabályzatai nem voltak teljes körűek a vizsgált időszakra vonatkozóan (2009. év). Az elkészült szabályzatok a hatályba lépés napjaként megjelölt időpontban, azaz 2009. 08. 01 - én sem voltak érvényesek, mert nem történt meg a jóváhagyás, nem volt aláírva. Helyi sajátosságokat a szabályzatok nem emelték ki. A Polgármester Hivatal rendelkezett Szervezeti és Működési Szabályzattal, Kockázatkezelési Szabályzattal, Szabálytalanságok Kezelésének Eljárás rendjével és Ellenőrzési nyomvonalra vonatkozó szabályzattal. Nem volt aktuális állapotra elfogadott, jóváhagyott Kötelezettségvállalási Szabályzat, Számlarend, Számviteli Politika, Pénzkezelési Szabályzat, Utalványozási Szabályzat, Selejtezési és Leltározási Szabályzat, Eszközök és Források Értékelési Szabályzata. Megállapításokhoz, következtetésekhez kapcsolódó javaslatok: Az ellenőrzés javasolta a nyitó-, a záró- bruttó és nettó értékadatok, valamint a tárgyévre elszámolt és halmozott értékcsökkenési leírás értékét főkönyvi számok szerinti csoportosításban tételesen is kiíratni, vagy elektronikus adathordozón megőrizni, egy-egy naptári évre vonatkozóan, hogy biztosítható legyen az ellenőrizhetőség, a visszakeresés.
7
Szükségszerű a már elkészült helyi szabályzatoknak jóváhagyásuk előtti áttekintése, a jogszabályi változások átvezetése (Ámr. 2009. XII. 17-én változott, valamint 2011. XII. 31 – én is), az ellentmondások kiküszöbölése végett. Intézkedni szükséges a Kötelezettségvállalási Szabályzat, Számlarend, Számviteli Politika, Pénzkezelési Szabályzat, Utalványozási Szabályzat, Selejtezési és Leltározási Szabályzat, Eszközök és Források Értékelési Szabályzatának elkészítésére, és hatályba helyezésére. Az ellenőrzés javasolta a belső szabályzatokban foglalt rendelkezéseknél a munkaköri feladat megjelöléssel a helyi sajátosságok beépítését, az önállóan gazdálkodó szervezeti egységekhez kapcsolódó folyamatok részletezését, a szabályzatok pontosítását, jogszerű hatályba helyezését. Közoktatási intézményeknél végzett normatív mutatók ellenőrzésekor tett javaslatok: Az óvoda esetében: A statisztikában szereplő létszámadatok csoportonkénti megoszlása is egyezzen meg a tanügyi nyilvántartásokban szereplő adatokkal. Az iskola esetében: A vizsgálat idején nem minden SNI-s tanuló rendelkezett 2011. október 1. dátummal szakértői véleménnyel fogyatékossága típusának meghatározásához (bizottság nem hívta még be a tanulót felülvizsgálatra, erről az iskola nem tehet). A szakértői vélemény dátumától függően kell a 3. számú melléklet SNI-s tanulókra vonatkozó normatív támogatásával elszámolni. Nagyobb figyelmet kell fordítani a tanügyi okmányokon alapuló statisztikában szereplő adatok, és a kistérség felé szolgáltatott adatok pontosságára. A vizsgálat idején a statisztika és az Adatlap 4. osztályos bejáró létszám eltért (a bejáró gyermekek számának meghatározása 2011. évi Kv.tv 8. számú melléklet III. fejezet 2.2.1. aa) pontja). I. 4. A belső ellenőrzés létszámhelyzete A belső ellenőrzési csoport 2011. évben 1 fő belső ellenőrzési vezetőből és 1 fő belső ellenőrből állt 2011. 03. 17 – ig, ebből eredő jelentős erőforrás kiesés napokban kifejezve összesen 126 nap volt. A hiányzó létszám nem került pótlásra. I. 5. A belső ellenőrök képzettségi szintje Mindkét dolgozó rendelkezett a jogszabályban előírt felsőfokú iskolai végzettséggel és szakmai gyakorlattal. 2009. november 20-án lépett hatályba a 18 / 2009.(X. 6.) PM rendelet, mely a költségvetési szerveknél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről szól. Ennek megfelelően az ellenőrzési csoport valamennyi dolgozója még 2009. évben benyújtotta a Pénzügyminisztériumhoz a regisztrációs kérelmét. A Pénzügyminisztérium valamennyi dolgozót regisztrálta, és nyilvántartásba vette a jogszabályi előírásoknak megfelelően. I. 6. A belső ellenőrök képzései A regisztrált belső ellenőrök részére előírt kötelező továbbképzéseket (ÁPBE I.) a belső ellenőrök elvégezték és sikeres vizsgát tettek. 2011. évben az alábbi továbbképzéseken vettek részt: 1.) Mérlegképes könyvelők továbbképzése 2.) Könyvvizsgálói kamara szervezte továbbképzés 3.) Metodika közbeszerzési törvény ismertetése
2 napos 1 fő 1 napos 1 fő 1 napos 1 fő 8
4.) Adótanácsadás utazási költségtérítések elszámolása tárgyában 1 napos 1 fő 5.) Közoktatási intézmények szerkezet átalakítása 1 napos 1 fő A belső ellenőrök képzésére vonatkozóan elsősorban az önképzés a jellemző a költségtakarékos megoldás miatt, bár a jövőben indokolttá válik új ismeretek szerzése projektek, vállalkozások és egyéb gazdasági társaságok ellenőrzésével kapcsolatosan. Speciális szakismeret igénye miatt felmerülhet - alkalomszerűen- külső erőforrás igénybevétele is. I. 7. A belső ellenőrzési tevékenységet segítő tényezők: Jogtár, internet hozzáférés, biztosított, a belső ellenőrzési vezető a társulási ülések rendszeres meghívottja, általa az információ ellátása biztosított, egyéb szakmai fórumokon pl. jegyzői kollégium meghívottja volt a belső ellenőrzési vezető, az ellenőrök szakmai újdonságok, változások folyamatos figyelése és adaptálása az egy-két napos továbbképzéseken történő aktív részvétellel biztosított, a munkaszervezet pénzügyi dolgozóival jogszabály értelmezés, konzultáció formájában napi rendszerességgel folyik, mobiltelefon biztosított, segítve ezzel az intézményvezetőkkel és az ellenőrök egymással való költség - kímélő kommunikációt. A meglévő személyi állomány feszített munkatempóban ugyan, de elvégezte az éves tervben előirányozott feladatokat, és igyekezett megfelelni a szakmai elvárásoknak is, ezt igazolták vissza a belső ellenőrzési vizsgálatok lezárást követően, visszaküldött felmérő lapok adatai. A 2011. évi ellenőrzések minősítését követő összegzés 97 %-os elégedettséget mutatott, melyet az érintettek 85 % - a jutatott vissza a belső ellenőrzési vezetőhöz, ennek részletezését a 3. számú táblázat szemléltet. I. 8. A belső ellenőrzési tevékenységet akadályozó (nehezítő) említést érdemlő tényezők: az év közben kialakult létszámkiesés, a minimálisra csökkent szakirodalom beszerzési lehetőség, továbbá a jogszabályok (hivatalos közlönyök hiánya miatt) internetről történő kinyomtatása miatti többlet idő.
9
RSZK
Romhány
Szátok
Szente
Tereske
Tolmács
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
4
5
94
Összesen
Rétság
5
Szendehely
Nógrádsáp
5
Ősagárd
Nógrád
5
Nőtincs
Nézsa
né
Munkaszerv.
Diósjenő
5
Legénd
Borsosberény
5
Kisecset
Berkenye
5
Kétbodony
Bánk
5
Keszeg
Alsópetény
A belső ellenőrök az ellenőrzés célkitűzéseit világosan ismertették.
Felsőpetény
3. számú táblázat
Ellenőrzést követő f elmérő lapok összesítése 2011. évben
A munka teljesítése
Az ellenőrzés a megállapodás szerint zajlott.
5
5
5
5
né
5
5
5
4
5
5
5
5
5
5
5
5
5
4
5
93
Az ellenőrzés eredményeit időben elküldték.
5
5
5
5
né
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
4
5
94
Megfelelő tájékoztatást kapott az ellenőrzés előrehaladásáról.
4
5
5
5
né
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
4
5
93
Megfelelő magyarázatot kapott az elvégzett munkáról és annak céljáról.
4
5
5
5
né
5
4
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
4
5
92
A belső ellenőrzés új lehetőségeket tártak fel, amelyekből Ön profitálhat.
4
4
4
5
né
5
5
5
3
5
5
4
4
5
4
5
5
5
4
4
85
Az ellenőrzés által tett javaslatok építő jellegűek és végrehajthatók voltak
5
4
4
5
né
5
5
5
5
5
5
5
5
né
5
5
5
5
5
4
87
5
5
5
4
5
5
5
5
5
5
5
4
90
A szervezet megismerése A belső ellenőrök megértették az Önök tevékenységének jellemzői? .
5
4
4
4
né
5
5
5
Kapcsolattartás A belső ellenőrök fogékonyak voltak az Önök problémaira és igényeire.
5
4
5
4
né
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
4
4
91
Elfogadták és felhasználták az Önök javaslatait.
5
4
5
5
né
5
5
5
5
5
5
4
5
5
5
5
5
5
4
4
91
Amikor szükség volt az ellenőrökre, elérhetőek voltak az Önök számára.
5
5
5
5
né
5
3
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
93
Bizalmat keltettek Önökben és munkatársaikban.
5
5
5
5
né
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
4
5
5
5
5
94
Kivívták-e Önök és munkatársaik elismerését.
5
5
5
5
né
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
4
5
5
5
5
94
Jól képzettek / a feladatra felkészültek voltak.
5
5
5
5
né
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
95
Indokolt volt az információk és anyagok bekérése.
5
5
5
5
né
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
4
5
5
5
94
Napi tevékenységek megszakítása, amennyire lehetséges minimális volt.
5
5
4
4
né
5
5
5
5
5
5
4
5
5
5
5
5
5
4
5
91
Figyelmesen hallgatták és megfelelően válaszoltak.
5
5
5
5
né
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
95
Képesek voltak a belső ellenőrzési ügyek nyomon követésére? .
5
5
5
4
né
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
4
5
93
Szakértői, illetve építő és pozitív hozzáállást tanúsítottak.
5
5
4
5
né
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
94
5
5
5
5
4
5
5
5
5
5
5
5
93
Hozzáadott érték / Megtérülés Az összes hozzáadott érték, amit a ellenőrzés nyújtott az Ön részlegének.
5
5
4
5
né
5
5
5
Kapott pontok összesítése Összes elért pont szám
97
95
94
96
0
0
100
97
100
97
100
100
96
98
0
0
95
99
98
99
0
100
90
95
1846
Elérhető pontszám adott önkormnyzatnál/ munkaszervezetnél
100
100
100
100
0
0
100
100
100
100 100
100
100
100
0
0
95
100
100
100
0
100
100
100
1895
Összes elért pont szám/maximálisan kapható %-a
97%
I. 9. Jogellenes magatartások miatt tett jelentések száma A 2011. évi ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekményt, mulasztást az ellenőrzés nem tárt fel. Az ellenőrzési csoport funkcionális függetlensége biztosított volt. Az elkészült ellenőrzési jelentések megfeleltek a jogszabályi előírásoknak, a megállapításokra a vizsgált intézmények, szervezeti egységek vezetői észrevételt tehettek. Az ellenőrzési iratokat, dokumentumokat a központi iktatóban iktatják, nyomon követhetőségük biztosított. Az ellenőrzések nyilvántartása megfelelő módon történt. I. 10. Belső kontrollrendszer javítása érdekében tett fontosabb javaslatok Az államháztartási törvény (1992. évi XXXVIII. tv.) 121. § (2) bek. előírja, hogy „ A költségvetési szerv belső kontrollrendszeréért a költségvetési szerv vezetője felelős, aki köteles – a szervezet minden szintjén érvényesülő – megfelelő a) kontrollkörnyezetet, b) kockázatkezelési rendszert, c) kontrolltevékenységeket, d) információs és kommunikációs rendszert, e) monitoring rendszert kialakítani és működtetni.” Az államháztartás működési rendjéről szóló 292 / 2009.(XII.19.) Korm. rendelet (Ámr.) 155160.§ - ai a belső kontrollrendszerek kialakításáról és működtetéséről szól. E feladat végrehajtásának részeként elkészült a Polgármesteri hivatalban, a szabálytalanságkezelési eljárásrendről szóló, kockázatkezelési eljárásról szóló belső szabályozás, a monitoring rendszer részét képező ellenőrzési nyomvonal, de az ellenőrzés idején nem volt jóváhagyva. Az új államháztartási törvény és annak végrehajtási rendeletének változásait, valamint az önkormányzati törvény változásait a szabályzatokon a helyi sajátosságoknak megfelelően át kell vezetni. II. belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása II. 1. Intézkedési tervek megvalósítása Az 193 / 2003. (XI. 26.) Kormányrendelet 29 / A § (3) bekezdése szerint az ellenőrzött szervezet intézkedési terv megvalósításáról szóló beszámolót köteles készíteni, valamint éves bontásban olyan nyilvántartást vezetni, amelyben a belső és a külső ellenőrzési jelentésekben tett megállapítások, javaslatok hasznosulását és végrehajtását nyomon követi. Ennek érdekében a 2011. május 26. napján a munkaszervezet vezető kezdeményezésére összehívott jegyzői kollégiumi megbeszélésen a jegyzőket ismét tájékoztatta a belső ellenőrzési vezető a jogszabály, ezen rendelkezéséről, ennek ellenére 2011. évben vizsgált, érintett szervezeti egységek vezetőitől beszámolóikat, az intézkedési tervben előírtak megvalósításának helyzetéről beszámolót nem kapott a belső ellenőrzés. A 4. számú táblázatban összefoglalóan rögzítésre került a belső ellenőrzési feladatellátáshoz csatlakozó önkormányzatok belső ellenőrzés felé nyújtott adatszolgáltatásai, ezek közt a települési önkormányzat jegyzőjétől kapott is.
A táblázat alapján látható, képviselő – testületek nagy része, 60 % - a tárgyalta és hozott is döntést a 2012. évben végrehajtandó ellenőrzésekről. Ugyanakkor a 2010. évi összefoglaló ellenőrzési jelentés elfogadásáról az önkormányzatok 20% - a tájékoztatta csupán a belső ellenőrzési vezetőt. Intézkedési tervet a jegyzők 65 % - a küldte el a belső ellenőrzés részére. 4. számú melléklet Belső ellenőrzéssel kapcsolatos összesítések 2011. évben Ké pvise lőte stüle ti határoz atsz ám a me gküldé se 2012. é vi BE te rvről
Ké pvise lőte stüle ti határoz atsz ám a 2010. é vi össz e fogl.e ll. Je le nté sről
Je gyz ő te tt javaslatot a 2012. é ve s e lle nőrz é si fe ladatokra
Inté z ke dé si te rve t ké sz íte tt
Elle nőrz é st köve tő fe lmé rőlapot küldött
Alsópe té ny
Nem érkezett
Nem érkezett
13/2011/ape t
7/2011/ape t
8/2011/ape t
Bánk
14/2011/bank
9/2011/bank
13/2011/bank
6/2011/bank
7/2011/bank
Be rke nye
12/2011/be r
Nem érkezett
10/2011/be r
7/2011/be r
9/2011/be r
Borsosbe ré ny
11/2011/bors
Nem érkezett
36/2011/bors
Nem érkezett
9/2011/bors
Diósje nő
Nem érkezett
Nem érkezett
Nem érkezett
NÉ
NÉ
Fe lsőpe té ny
Nem érkezett
Nem érkezett
9/2011/fpe t
Nem érkezett
Nem érkezett
Ke sz e g
11/2011/ke sz
Nem érkezett
Nem érkezett
Nem érkezett
12/2011/ke sz
Ké tbodony
14/2011/bod
10/2011/(IV.7)hat
10/2011/bod
12/2011/bod
6/2011/bod
Kise cse t
14/2011/e cse t
Nem érkezett
10/2011/e cse t
12/2011/e cse t
6/2011/e cse t
Le gé nd
14/2011/le g
Nem érkezett
Nem érkezett
10/2011/le g
7/2011/le g
Né z sa
8/2011/né z sa
2/2011/né z sa
6/2011/né z sa
12-2/2012/be önk 12-3/2012/be önk
Nógrád
12/2011/nógr
Nógrádsáp
Nem érkezett
40/2011(IV.28.)hat . Nem érkezett
Nem érkezett
10/2011/sáp
8/2011/sáp
Nőtincs
Nem érkezett
Nem érkezett
9/2011/nőt
Nem érkezett
Nem érkezett
9/2011/Társ.hat.
3/2011/munk
Nem érkezett
Nem érkezett
9/2011/ősag
Nem érkezett
Nem érkezett
RSZK
NÉ
NÉ
12/2011/rsz k
8/20116/rsz k
6/2011/rsz k
REPSZ
NÉ
NÉ
2/2011/re psz
NÉ
NÉ
Ré tság
Nem érkezett
Nem érkezett
Nem érkezett
Nem érkezett
6/2011/re t
Társulás é s Munka 46/2011/Társ.hat. Ő sagárd
10/2011/nógr
7/2011/nógr
9/2011/nógr
30-2/2012/RKTT 11-6/2012/be önk
Romhány
Nem érkezett
Nem érkezett
Nem érkezett
6/2011/rom
8/2011/rom
Sz átok
13/2011/sz át
Nem érkezett
9/2011/sz át
11/2011/sz át
8/2011/sz át
Sz e nde he ly
Nem érkezett
Nem érkezett
Nem érkezett
Nem érkezett
Nem érkezett
Sz e nte
15/2011/sz e nt
Nem érkezett
10/2011/sz e nt
13/2011/sz e nt
8/2011/sz e nt
Te re ske
17/2011/te r
Nem érkezett
15/2011/te r
11/2011/te r
10/2011/te r
Tolmács
15/2011/tolm
9/2011/tom
13/2011/tolm
6/2011/tolm
7/2011/tolm
II. 2. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Rendszeresebbé kell tenni a belső ellenőrzés megállapításaival, javaslataival kapcsolatos vezetői visszacsatolást. A belső ellenőrök úgy tudják teljesebben átlátni a vizsgált szervezetek működését, ha szakmai és egyéb külső ellenőrzések megállapításairól is megkapják tájékoztatási jelleggel az ellenőrzések anyagait. A revizoroknak törekedniük kell az ellenőrzések minél tökéletesebb előkészítésére, az egységes mintavételi eljárások kialakítására, ezzel is segítve az ellenőrzöttek felkészülését a közös munkára. 12
Sajnos a költségvetési szervek száma és a rendelkezésre álló ellenőri kapacitás nincs összhangban egymással, mégis több időt és energiát kell fordítani a javaslatok hasznosulásának értékelésére, az utóellenőrzések számának növelésével is. Rétság, 2012. 01. 31.
……………………………………………. Papp Katalin Belső ellenőrzési vezető
13
