No title

Volgno. Datum Korr.no.

: 31-2005 : 22 februari 2005 : 2005-4394

Dienst Raadscie Steller

: SBF : Middelen : Maas/3504119 Mans/3505128

Gemeentelijke huisvesting

AAN DE GEMEENTERAAD Inleiding, samenvatting, doel raadsvoorstel en beslispunten: Bij raadsbesluit 172-2000 en 185-2000 heeft uw raad uitgangspunten vastgesteld en kredieten gevoteerd voor zowel de tijdelijke huisvesting van ca. 700 medewerkers tussen 2002 en 2006 als voor de definitieve gemeentelijke huisvesting daarna. Door groei van de formatie en de wens voor één GemeenteLoket zijn bij raadsbesluit 1-2002 de uitgangspunten en kredieten voor de tijdelijke huisvesting aangepast. Uiteindelijk zijn in 2002 ca. 1.050 medewerkers tijdelijk gehuisvest in 3 gebouwen. Dit is geschied ruim binnen de beschikbaar gestelde kredieten. Meteen na realisatie van de tijdelijke huisvesting hebben wij diverse modellen voor definitieve gemeentelijke huisvesting onderzocht. Op grond hiervan hebben wij medio 2003 gekozen om in 2007 ca. 1.350 medewerkers structureel onder te brengen in de panden Stadskantoor Maastricht I(Randwycksingel) en Mosae Forum. Voorbereidingen daarvoor, zoals het opstellen van het huisvestingsconcept, programma’s van eisen en kostenramingen voor een doelmatige, sobere inrichting van de panden zijn nu afgerond. Tevens zijn kostenramingen gemaakt voor het oplossen van actuele huisvestingsknelpunten in het Stadhuis en de huidige huisvesting van het onderdeel Sociale Zaken van SEZ aan de Calvariestraat. De werkgroep Raadzaal heeft op grond van voortschrijdend inzicht en extra wensen het programma van eisen voor de Raadzaal geactualiseerd. Ook in 2004 hebben wij de raad uitgebreid actief geïnformeerd over de voortgang van het proces, inclusief de financiële consequenties. Daarbij is afgesproken begin 2005 te komen met voorstellen voor definitieve besluitvorming. Dat is derhalve nu aan de orde. Het doel van deze nota is uw raad te informeren over de geactualiseerde uitgangspunten m.b.t. de gemeentelijke huisvesting, kredieten daarvoor aan te vragen en inzicht te geven in de financiële consequenties in meerjarenperspectief. Wij zijn ons ervan bewust dat dit raadsvoorstel een hoog technisch (financieel) gehalte heeft. Dit is evenwel nodig om daarmee in de toekomst eenduidig aan de raad te kunnen rapporteren over de uitgaven op de vastgestelde kredieten.

Volgnummer: 7 Stuk-ID: VBV

Voorstel finale besluitvorming gemeentelijke huisvesting + toelichting

Page 1 of 20

Blad 2

Volgno.

:

31-2005

Gevraagde besluiten: Afronding tijdelijke huisvesting: 1. kennis te nemen van de positieve afronding van de tijdelijke huisvesting en het restantkrediet ad € 1,608 mln. in te trekken. Inrichting Raadzaal: 2. in te stemmen met de inrichting van de Raadzaal conform bijgevoegd “Geactualiseerde programma van eisen Raadzaal” en het beschikbaar stellen van een krediet ad € 0,870 mln. Huisvestingsconcept: 3. in te stemmen met de invoering van het voorgestelde modern huisvestingsconcept inclusief de daarbij horende randvoorwaarden: - passende inrichting van Mosae Forum en SKM I; - aangepaste facilitaire voorzieningen; - voorbereiding en opleiding van de organisatie. SKM I: 4a in te stemmen met structurele inzet van SKM I voor gemeentelijke huisvesting; 4b in te stemmen met inrichting van SKM I conform bijgevoegd “Programma van eisen inrichting SKM I” en het beschikbaar stellen van een krediet ad € 6,350 mln.; Mosae Forum: 2 5a in te stemmen met de afname van 1.000 m extra bruto kantoorvloeroppervlak in Mosae Forum voor gemeentelijke huisvesting; 5b het verstrekte krediet t.b.v het vastgoed Mosae Forum te verlagen van € 31,765 mln. naar € 29,118 mln.; 5c in te stemmen met de inrichting van Mosae Forum conform bijgevoegd “Programma van eisen inrichting Mosae Forum” en het hiervoor verstrekte krediet verlagen van € 9,348 mln. naar € 8,936 mln. Facilitaire kosten: 6a in te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet ad € 3,082 mln. voor aanpassing van de ICTvoorzieningen in Mosae Forum en SKM I en aanpassingen aan telefonievoorzieningen in alle gemeentelijke locaties; 6b in te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet ad € 1,204 mln. voor inhuur extra capaciteit ten behoeve van het opschonen van werkarchieven, dynamische- en semi-statische archieven vóór inhuizing; 6c in te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet ad € 0,107 mln. voor overige facilitaire voorzieningen in SKM 1 en Mosae Forum en het uitvoeren van wettelijk verplichte Risico-Inventarisaties en Evaluaties na inhuizing; Overige kosten: 7a in te stemmen met de uitvoering van aanvullende bouwkundige voorzieningen in het Stadhuis in het kader van de gebruiksvergunning en daartoe een krediet ter beschikking te stellen ad € 0,151 mln.; 7b in te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet ad € 1,438 mln. voor het uitvoeren van achterstallig onderhoud aan het pand Calvariestraat; 7c in te stemmen met de verhoging en beschikbaarstelling van een aanvullend voorbereidingskrediet ad € 1,117 mln.;



Page 2 of 20

Blad 3

Volgno.

:

31-2005

7d in te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet ad € 1,227 mln. ten behoeve van een centrale post onvoorzien. Exploitatielasten: 8a. in te stemmen met het inzetten van de bestemmingsreserve “Vrijval WWB jaarrekening 2003” ad € 4,5 mln. ten behoeve van de dekking van de kosten van de huisvesting van de dienst SEZ/Bedrijfsverzamelgebouw in SKM I en deze reserve toe te voegen aan de investeringsreserve gemeentelijke huisvesting; 8b. kennis te nemen van de financiële consequenties in meerjarenperspectief en te besluiten het tekort te bestempelen als risico. Het college zal bij de begroting 2006 komen met een nadere uitwerking, ook van de eventueel te dekken meerkosten.



Page 3 of 20

Blad 4

Volgno.

:

31-2005

TOELICHTING BESLISPUNTEN 1. Afronding tijdelijke huisvesting Bij raadsbesluit 172-2000 en 185-2000 heeft uw raad criteria vastgesteld en kredieten verstrekt voor sobere en doelmatige tijdelijke huisvesting van ca. 700 medewerkers tussen 2002 en 2006. Gekozen was om in Randwijck een marktconform kantoor te ontwikkelen dat na gebruik voor gemeentelijke huisvesting zou worden aangeboden op de kantorenmarkt. Het gebouw en de inrichting zijn daarom niet ontworpen en ingericht op een programma van eisen voor de gemeentelijke organisatie. Door groei van de formatie en de wens voor één GemeenteLoket zijn bij raadsbesluit 1-2002 de uitgangspunten en kredieten voor de tijdelijke huisvesting aangepast. Uiteindelijk zijn in het najaar van 2002 ca. 1.050 medewerkers - voorheen gehuisvest op negen locaties tijdelijk gehuisvest in de panden SKM I, SKM II en Brusselsestraat 84. De tijdelijke huisvesting is gerealiseerd voor een bedrag van € 6,447 mln. Dit is ruim (€ 1,608 mln.) binnen het beschikbaar gestelde krediet van € 8,055 mln. Beslispunt Raad: - Kennis te nemen van de positieve afronding van de tijdelijke huisvesting en het restantkrediet ad € 1,608 mln. in te trekken. 2. Inrichting Raadzaal Bij raadsbesluit 172-2000 is een krediet verstrekt voor het vastgoeddeel van de Raadzaal. Voor de inrichting is op grond van een voorlopig programma van eisen in 2000 een indicatief budget geraamd van ca. € 0,681 mln. De Raadzaal wordt het ruimtelijke hoogtepunt en visitekaartje van Mosae Forum. Vanwege de multifunctionele opzet dient hij geschikt te zijn voor (raads)vergaderingen met publiek, cursussen, seminars en kleine conferenties. Dit stelt hoge eisen aan zowel de inrichting, voorzieningen als uitstraling. Vandaar dat de werkgroep Raadzaal gekozen heeft voor professionele ondersteuning bij de actualisatie van het uit 2000 daterend voorlopig programma van eisen door architectenbureau Coenen. Inmiddels is het voorlopig programma van eisen en de kostenraming geactualiseerd op grond van ontwikkelingen in het vastgoed en voortschrijdend inzicht over ideeën en wensen van gebruik en inrichting, Daarbij is expliciet ook de entree van de Raadzaal aan de orde geweest. Uitgangspunt voor de Raadzaal en ondersteunende ruimten – o.a. garderobe, antichambre, terugtrekruimtes en toiletten - is dat deze onafhankelijk van het gemeentekantoor kunnen functioneren. De nieuwe kostenraming ad € 0,870 mln. voor de inrichting is € 0,189 mln. hoger dan het in 2000 bepaalde richtinggevend budget. Het verschil ontstaat door de noodzaak voor verduisteringsgordijnen en aanvullende inrichtingseisen. Voorbeelden daarvan zijn: inrichting van een pantry, het aanbrengen van schrijfbladen voor het publiek, inrichting van een grotere receptiebalie en de realisatie van een vaste cameravoorziening om opnamen mogelijk te maken. Deze kunnen via een “big screen” in het restaurant en terugtrekruimten in het gebouw worden gevolgd. Uitzending via(regionale)televisie behoort dan ook tot de mogelijkheden. Er is een voorlopig ontwerp gemaakt voor de inrichting. Dit zal in de vervolgfasen in overleg met de werkgroep Raadzaal verder worden ontwikkeld. Het geactualiseerde “Programma van eisen Multifunctionele Raadzaal” ligt ter inzage in de Raadsportefeuille. Beslispunt Raad: - In te stemmen met inrichting van de Raadzaal conform bijgevoegd “Geactualiseerde programma van eisen multifunctionele Raadzaal” en het beschikbaar stellen van een krediet ad € 0,870 mln.



Page 4 of 20

Blad 5

Volgno.

:

31-2005

3. Huisvestingsconcept 3.1 Definitieve huisvesting: wie en welke gebouwen? Meteen na realisatie van de tijdelijke huisvesting zijn de voorbereidingen voor de definitieve huisvesting gestart. Daarbij is onderzoek verricht naar een integrale aanpak van de gemeentelijke huisvesting, exclusief de culturele instellingen, de Brandweer en het Bedrijfsgebouw in Limmel. Diverse modellen zijn onderzocht voor definitieve huisvesting van ca. 1.350 medewerkers, die nu gehuisvest zijn in SKM I, SKM II, Calvariestraat, Brusselsestraat 84 en Limmel (deels). Er is in juli 2003 gekozen voor huisvesting van deze medewerkers in SKM I en Mosae Forum. Insteek daarbij is dat SKM I primair wordt ingezet als Bedrijfsverzamelgebouw voor SEZ inclusief potentiële partners (CWI, UWV etc.). Het “resterend” deel van het gebouw zal worden gebruikt voor huisvesting van overige gemeentelijke afdelingen. De voorbereidingen voor de definitieve huisvesting zijn op dit besluit gebaseerd. 3.2 Huisvestingsconcept: kenmerken en beoogde resultaten Bij raadsbesluit 172-2000 heeft uw Raad reeds ingestemd met het invoeren van een modern huisvestingsconcept in Mosae Forum, waarbij het accent op flexibiliteit en maatwerk ligt. In samenwerking met externe adviseurs is als uitvloeisel van dit raadsbesluit een passend modern concept ontwikkeld. De hoofdkenmerken hiervan zijn: - Activiteitgerelateerde werkplekken voor concentratiewerk, communicatiewerk en overleg; - Niet-persoonsgebonden werkplekken; - Gemiddeld 7 werkplekken voor 10 medewerkers; - Fysiek clusteren van afdelingen in “zones” (thuisbasis); - Loskoppelen werkarchieven van de werkplek en beperken opbergruimte; - Plaatsongebonden ICT-voorzieningen; - Organisatiebrede toepassing. Toepassing van het huisvestingsconcept leidt bij ingebruikname van de gebouwen SKM I en Mosae Forum na 2006 tot: - Een passende mix van werkplektypen: ongeveer de helft voor concentratiewerk, en het overig deel voor communicatiewerk, overleg en ondersteunende ruimten; - Vermindering van de fysieke barrières tussen afdelingen en medewerkers (iedereen kan en mag overal werken); - Vergroten van (in)formele contacten door delen van voorzieningen, transparante inrichting en indelingsconcept; - Snellere en goedkopere interne ‘verhuizingen’ vanwege uniforme toepassing bouwstenen; - Reductie van het aantal effectieve werkplekken voor ca. 1.350 medewerkers van 1.280 (huidig aantal werkplekken) naar 920. Hiermee wordt een verhoging van de bezettingsgraad bereikt, van nu gemiddeld 50% naar ca. 70%; 2 - Vermindering van het benodigde aantal m bruto vloeroppervlak voor werkplekken en centrale 2 voorzieningen van 32.200 m (nu) naar 26.300 m2; - Vermindering logistieke verplaatsingen; - Vermindering ziekteverzuim door Arbo-conforme inrichting; - Vergroten bereikbaarheid medewerkers door toepassen draadloze telefonie; - Beheersing van exploitatielasten. Randvoorwaardelijk voor invoering van het huisvestingsconcept is, dat: - de gebouwen zowel bouwkundig, installatietechnisch en qua inrichting voldoen aan de nu beschreven kwaliteitseisen; - aanpassingen van de huidige ICT-voorzieningen en het documentbeheer plaatsvinden; - medewerkers worden voorbereid op innovatief werken.



Page 5 of 20

Blad 6

Volgno.

:

31-2005

Bovenstaande randvoorwaarden zijn naar programma’s van eisen vertaald. Tevens is - op grond van het huisvestingsconcept - de totale ruimtebehoefte berekend. Het rapport “Huisvestingsconcept Gemeente Maastricht” ligt ter inzage in de Raadsportefeuille. Beslispunt Raad: - In te stemmen met invoering van het voorgestelde modern huisvestingsconcept inclusief de daarbij horende randvoorwaarden: - passende inrichting van Mosae Forum en SKM I: - aangepaste facilitaire voorzieningen; - voorbereiding en opleiding van de organisatie. 3.3 Totale ruimtebehoefte Het resultaat van de door de diensten onderschreven onafhankelijke onderzoeken naar de formatie, werkprocessen, activiteitenpatronen en bezettingsgraden van de kantoren is, dat gemiddeld 7 werkplekken voor 10 medewerkers volstaan. Extra ruimte voor piekmomenten is ingecalculeerd. De ruimteberekeningen zijn gebaseerd op de formatie status oktober 2003. Omdat daarna de formatie middels de operatie “Bezuinigen = Kiezen” is gekrompen, wordt hierdoor enige extra ruimte ingebouwd. Er is bewust voor gekozen deze marge om toekomstige niet te voorziene groei op (middellange)termijn op te kunnen vangen, bijvoorbeeld mogelijke uitbreiding van taken in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. 2 Dit alles leidt tot een thans voorziene totale ruimtebehoefte van ca. 26.300 m bruto vloeroppervlak. Dit is inclusief centrale voorzieningen zoals publieksbalies, ontvangsthal, dynamische archieven, restaurants en vergadercentra.

De panden Mosae Forum en SKM I bieden gezamenlijk ca. 29.000 m2 bruto vloeroppervlak (exclusief 800 m2 t.b.v. de Raadzaal). Dit houdt in dat na inhuizing in Mosae Forum en SKM I de panden aan het Duboisdomein, de Brusselsestraat en de Calvariestraat niet meer nodig zijn voor gemeentelijke huisvesting en dat ca. 2.700 m2 bruto vloeroppervlak resteert voor het realiseren van een Bedrijfsverzamelgebouw dan wel verhuur aan derden. Onderzoek naar de realisatie van een Bedrijfsverzamelgebouw en de omvang daarvan zal in 2005 worden afgerond. Op grond van de uitkomsten zal het te verhuren kantooroppervlak worden bepaald. 3.4 Voorbereidingstraject innovatief werken De implementatie van een modern huisvestingsconcept vergt niet alleen een aanpassing van de fysieke omgeving maar ook begeleiding van de medewerkers. Daartoe wordt een opdracht geformuleerd die onderdeel uitmaakt van het P&O-programma. De organisatie moet worden geïnformeerd en toegerust om in die nieuwe flexibele fysieke omgeving resultaatgericht haar taak uit te kunnen oefenen. Het betreft een gefaseerd proces dat na besluitvorming door de Raad versterkt – door een interne werkgroep – wordt opgepakt. Hoofddoelen zijn: het vergroten van bekendheid innovatief werken en het betrekken van de organisatie bij de vertaalslag van het concept naar de concrete inrichtingsplannen. Daarnaast zal op korte termijn worden gestart met o.a. het afbouwen van (schaduw)archieven op de huidige werkplek, het invoeren van cleandesk-beleid en het (verder) uitwerken en implementeren van gebruiksregels voor documentbeheer, werkplekken en vergadervoorzieningen. Opleidingen en trainingen zullen worden bekostigd uit het centrale Opleidingen, Vorming- en Trainingsbudget (OVT). Ze worden opgenomen in het gemeentebrede OVT-plan 2005-2007. 4. SKM 1: inzet voor definitieve huisvesting Bij raadsbesluit 185-2000 is gekozen SKM I te ontwikkelen als marktconform kantoor t.b.v. de tijdelijke huisvesting voor de periode 2002–2006, hierna zou het gebouw aangeboden worden op de kantorenmarkt. Het gebouw en de inrichting zijn daarom niet ontworpen en ingericht op een programma van eisen voor de gemeentelijke organisatie.



Page 6 of 20

Blad 7

Volgno.

:

31-2005

Bij raadsbesluit 172-2000 is in het verlengde van de huisvestingsproblematiek bij SEZ en de ontwikkelingen in het kader van SUWI-nota’s vastgelegd, dat een te realiseren Bedrijfsverzamelgebouw niet voor rekening en risico van de gemeente zou worden gebouwd. Een voorbereidingskrediet en stelpost ten behoeve van de investeringen voor het aandeel van SEZ in het Bedrijfsverzamelgebouw zijn beschikbaar gesteld. Diverse alternatieven voor de vestiging van een Bedrijfsverzamelgebouw zijn onderzocht. Uiteindelijk is geconstateerd, dat continuering van het bezit en gebruik van SKM I hiervoor de beste optie is. Derhalve wordt het pand SKM I primair ingezet voor huisvesting van SEZ en potentiële partners en nog nader te bepalen gemeentelijke afdelingen. Het onderzoek naar het doorgaan van een Bedrijfsverzamelgebouw en de omvang daarvan wordt in 2005 afgerond. Inzetten van SKM I voor gemeentelijke huisvesting, met toepassing van het modern concept, vereist zowel bouwkundige als installatietechnische aanpassingen. In de innovatieve omgeving wordt het vloeroppervlak optimaler gebruikt voor werkplekken. Daartoe moet de bestaande inrichting - veelal grote kantoren met daartussen gangen - worden omgebouwd naar verspreide kleinere werkruimten met aan de “gangzijde” glazen wanden. Hierdoor wordt het arbo-technisch mogelijk om ook in de “middenzone” werken overlegplekken te plaatsen en kan substantieel op het benodigd vloeroppervlak worden bezuinigd. De klimaatinstallatie van het pand dient op de nieuwe indeling aangepast en opnieuw ingeregeld te worden. Wij hebben ervoor gekozen om bij het verbouwen zoveel mogelijk de bestaande vaste inrichting (tussenwanden en plafonds) te hergebruiken. Het werkplekmeubilair moet vanwege flexibel gebruik instelbaar zijn en zal daarom deels worden vernieuwd. De totale geraamde kosten om het gebouw geschikt te maken voor innovatief werken bedragen € 6,350 mln. Het “Programma ven Eisen Inrichting SKM 1” ligt ter inzage in de Raadsportefeuille. Zonder realisatie van voornoemde aanpassingen kan huisvesting volgens het modern concept niet plaatsvinden. Dit zou inhouden dat de in par. 3.2. vermelde ruimtebehoefte toeneemt, waardoor naast Mosae Forum en SKM 1 een 3e gebouw voor gemeentelijk huisvesting nodig zou zijn. Overigens zullen ook in dat geval zowel in SKM I als in het 3e pand aanpassingen nodig zijn om ze geschikt te maken voor gemeentelijke huisvesting. Bij raadsbesluit 185-2000 is gekozen om tijdens de periode van tijdelijke huisvesting alleen de eigenaarlasten (groot onderhoud e.d.) van SKM I in rekening te brengen. De jaarlijkse rente op de stichtingskosten zou worden bijgeschreven op de boekwaarde van het pand. Dit vanuit de optiek – gebaseerd op de toen nog gunstige kantorenmarkt - dat genoemde rente na 2006 zou worden verdisconteerd in de huur c.q verkoop aan derden. Gezien het feit dat het gebouw nu duurzaam voor eigen gebruik wordt ingezet, vinden wij het bijschrijven van bouwrente en uitstellen van afschrijven niet langer opportuun. Hierdoor zouden immers lasten naar de toekomst worden verschoven. Daarom starten wij – vooruitlopend op de definitieve huisvesting – in 2005 met het afschrijven op het pand. Hiermee is rekening gehouden in de meerjarenbegroting die in paragraaf 6.2 is opgenomen. Beslispunt Raad: - In te stemmen met structurele inzet van SKM I voor gemeentelijke huisvesting; - In te stemmen met inrichting van SKM I conform bijgevoegd “Programma van eisen inrichting SKM I” en het beschikbaar stellen van een krediet ad € 6,350 mln. 5. Mosae Forum. 5.1 Actualisatie vastgoedkrediet Bij Raadsbesluit 172-2000 en 186-2000 is in totaal een krediet van € 31,765 mln. ter beschikking gesteld voor de realisatie van het kantorendeel en de raadzaal in Mosae Forum. In dit krediet zijn budgetten voor verhuizing en inhuur van externe expertise ten behoeve van de vastgoedontwikkeling opgenomen. Bij de berekening van de totale ruimtebehoefte (par. 3.3) hebben wij als uitgangspunt gehanteerd dat de bij 2 raadsbesluit 65-2003 verworven 1.000 m extra bruto vloeroppervlak kantoorruimte wordt ingezet voor



Page 7 of 20

Blad 8

Volgno.

:

31-2005

gemeentelijke huisvesting. Hierdoor kunnen wij meer afdelingen en medewerkers onderbrengen in één gebouw met als doelen intensivering onderlinge samenwerking en verhoging van de effectiviteit en efficiency. De stichtingskosten voor de 1.000 m2 extra bruto vloeroppervlak kantoorruimte bedragen € 1,374 mln. Op basis van ervaringsgegevens zijn ook de ramingen voor de verhuizingen en inhuur externe expertise voor de vastgoedontwikkeling geactualiseerd. Deze bedragen nu respectievelijk € 0,769 mln. en € 0,300. Het bovenstaande resulteert in een benodigd krediet van € 29,118 mln. voor de stichtingskosten, verhuizingen en voorbereidingskosten vastgoedontwikkeling voor het kantorendeel en de raadzaal van Mosae Forum. Dit is per saldo € 2,647 mln. lager dan het oorspronkelijk gevoteerde krediet. Dit voordeel wordt met name veroorzaakt door het BTW-voordeel in verband met de invoering van het BTW-compensatiefonds per 1-12003. 5.2 Actualisatie inrichtingskosten In 2000 is het programma van eisen voor de inrichting van Mosae Forum inclusief kostenraming (€ 9,348 mln.) door uw Raad vastgesteld. Beide zijn op grond van genoemde ontwikkelingen in het vastgoed, het daarna ontwikkelde huisvestingsconcept, aanvullende eisen, het vergroten van het in te richten kantooroppervlak en voortschrijdend inzicht met betrekking tot de benodigde facilitaire voorzieningen geactualiseerd. Ook is de compensabele BTW geëlimineerd. De nieuwe kostenraming van de inrichting bedraagt € 8,936 mln. Dit is per saldo € 0,412 mln. lager dan het oorspronkelijk verstrekte krediet. Het “Programma ven Eisen Inrichting Mosae Forum” ligt ter inzage in de Raadsportefeuille. Beslispunten Raad: 2 - in te stemmen met afname van 1.000 m extra bruto kantoorvloeroppervlak in Mosae Forum voor gemeentelijke huisvesting; - het krediet t.b.v het vastgoed Mosae Forum te verlagen van € 31,765 mln. naar € 29,118; - in te stemmen met de inrichting van Mosae Forum conform bijgevoegd “Programma van eisen inrichting Mosae Forum” en het hiervoor verstrekte krediet verlagen van € 9,348 mln. naar € 8,936 mln. 6. Facilitaire kosten: 6.1 Aanpassingen ICT-voorzieningen Tijdens de planvorming en budgetvotering in 2000 was nog onduidelijk welke ICT-voorzieningen voor innovatief werken noodzakelijk waren. Inmiddels is duidelijk dat de huidige ICT-voorzieningen en telefonie t.b.v. de ondersteuning van het modern kantoorconcept een impuls behoeven. Het toepassen van flexibele werkplekken houdt in dat medewerkers vanaf elke werkplek bestanden moeten kunnen raadplegen en printen. Snelle inlogtijden zijn hiervoor absoluut noodzakelijk. Diepe beeldschermen moeten worden vervangen door TFT-schermen om ruimtebesparing en beperking van warmtelast in de kantoren met hoge bezettingsgraden mogelijk te maken. Ook de algemene ruimten zoals het restaurant, ontmoetingsplekken en het vergadercentrum dienen mogelijkheden te bieden om verbinding met het netwerk te leggen. Dit ter ondersteuning van vergaderingen waarbij computers worden gebruikt, maar ook om met behulp van een laptop tijdens piekmomenten in de kantoren ruimte te bieden als tijdelijke werkplek. Tevens moet men vanaf elke werkplek kunnen bellen en gebeld kunnen worden. Dit alles vereist aanpassingen aan de huidige ICT- en telefonievoorziening. Gekozen is om zowel vaste als draadloze verbindingen toe te passen. Voordeel van de genoemde infrastructuur is, dat met minimale investeringen, te verwachten toekomstige ICT-ontwikkelingen (meer draadloos) kunnen worden opgevangen. De op dit moment geschatte investeringsraming voor de telefooncentrale en overige ICT-voorzieningen bedraagt € 3,082 mln.



Page 8 of 20

Blad 9

Volgno.

:

31-2005

Onder andere afhankelijk van de laatste technologische ontwikkelingen zal in de verdere uitwerking van het project de definitieve vaststelling van het ICT-concept - zoals verhouding draadloos/vast en telefonietoepassing - plaatsvinden. De genoemde raming is in beginsel samengesteld uit deelbudgetten die nu een doelmatige en later uitbreidbare oplossing voor flexwerkplekken mogelijk maakt. Beslispunt Raad: - In te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet ad € 3,082 mln. voor aanpassing van de ICT voorzieningen in Mosae Forum en SKM I en aanpassingen aan telefonievoorzieningen in alle gemeentelijke locaties. 6.2 Aanpassingen documentbeheer Bij de planvorming en beschikbaarstelling van budgetten in 2000 is het ambitieniveau uitgesproken om bij het betrekken van de definitieve huisvesting volledig over te gaan op digitaal documentbeheer, zonder dat hiervoor budgetten waren geraamd. Op grond van het in dit kader uitgevoerde haalbaarheidsonderzoek heeft het Gemeentelijk Management Team besloten invoering van volledige digitalisering (workflow inclusief archieven) uit te stellen. Vermindering van het benodigd vloeroppervlak en het delen van werkplekken zonder productieverlies is alleen mogelijk als de opbergruimte sterk wordt verminderd en nieuwe gedrags- en gebruiksregels inzake documentbeheer (archieven, bibliotheekvoorziening etc.) worden geïmplementeerd. Invoering van het voorgestelde huisvestingsconcept vereist minimaal onderstaande noodzakelijke maatregelen: - eenmalig opschonen werkarchieven (onderhanden werk op de afdelingen)en dynamische en semistatische archieven. Bij volledige digitalisering zou opschoning van deze archieven eveneens moeten plaatsvinden. Realisatie van de benodigde opschoonacties binnen de reguliere formatie vóór inhuizing in 2006 is niet haalbaar. Tijdelijke inhuur van extra capaciteit is daarom noodzakelijk (raming € 1,204 mln.); - onderbrengen van het semi-statische archief in een nog nader te bepalen locatie. Uitvoering van de bovengenoemde voorstellen heeft als bijkomend voordeel dat de onontkoombare toekomstige digitalisering van de werkprocessen efficiënter en effectiever kan plaatsvinden. De aanpak voor digitalisering van de archieven zal worden opgenomen in de gemeentelijke I-visie. Beslispunt Raad: - In te stemmen met beschikbaar stellen van een krediet ad € 1,204 mln. voor inhuur extra capaciteit ten behoeve van het opschonen van werkarchieven, dynamische en semi-statische archieven vóór inhuizing. 6.3 Overige facilitaire voorzieningen Aanvullend op de programma’s van eisen voor Mosae Forum en SKM 1 zijn nog een aantal algemene facilitaire voorzieningen noodzakelijk. Het betreft onder andere audiovisuele middelen ten behoeve van vergadercentra, bewegwijzering en inventarisatie en distributie van kunst. Tevens is een bedrag opgenomen voor het uitvoeren van de wettelijk verplichte Risico Inventarisatie en Evaluatie voor beide gebouwen. De totale raming bedraagt € 0,107 mln. Beslispunt Raad: - In te stemmen met beschikbaar stellen van een krediet ad € 0,107 mln. voor overige facilitaire voorzieningen in SKM 1 en Mosae Forum en het uitvoeren van wettelijk verplichten Risco Inventarisatie en Evaluatie na inhuizing. 7. Overige kosten: 7.1 Stadhuis Uw raad heeft bij raadsbesluit 135-2004 besloten in het Stadhuis werkzaamheden uit te laten voeren om acute technische problemen en achterstallig onderhoud op te lossen. Tevens zullen aanpassingen



Page 9 of 20

Blad 10

Volgno.

:

31-2005

plaatsvinden ter verkrijging van de gebruiksvergunning. Daarvoor is een krediet ter beschikking gesteld ad € 0,222 mln. Besloten is dit bedrag ten laste te brengen van de centrale post onvoorziene uitgaven en niet geraamde investeringen in het kader van gemeentelijke huisvesting. De definitieve kostenraming inclusief voorbereidingskosten voor aanvullende bouwkundige voorzieningen, die zowel recht doen aan de wettelijke eisen op het gebied van brandpreventie als de wettelijke eisen op het gebied van monumentenzorg bedraagt € 0,373 mln. Een aanvullende krediet ad € 0,151 mln. is nodig. Wij stellen voor dit te dekken uit de centrale post onvoorzien. Er wordt een voorstel voor het toekomstig gebruik van het stadhuis inclusief kostenraming en dekking opgesteld. De uitkomsten hiervan zullen aan uw raad worden voorgelegd. Beslispunt Raad: - In te stemmen met uitvoering van aanvullende bouwkundige voorzieningen in het Stadhuis in het kader van de gebruiksvergunning en daartoe een krediet ter beschikking te stellen ad € 0,151 mln. 7.2 Calvariestraat Zeker tot medio 2007 zal SEZ gehuisvest blijven in het pand aan de Calvariestraat. Op basis van signalen van personeel en Ondernemingsraad, alsmede aanwijzingen van de Arbeidsinspectie hebben wij onderzoek gedaan naar de arbo-omstandigheden in dit gebouw. Binnen de begroting van SEZ aanwezige middelen is dekking gevonden voor de hoogstnoodzakelijke aanpassingen in het kader van veiligheid en bekabeling ad € 0,677 mln. De raad is hierover actief geinformeerd. De uitvoering is inmiddels gestart. Volgens het vigerende huurcontract met de Stichting Vivre (Burgerlijk Armbestuur) is de gemeente als huurder gehouden aan alle onderhoudsverplichtingen. Onlangs hebben zij een inspectie uitgevoerd. Daarbij is geconstateerd dat het navolgend achterstallig groot onderhoud uitgevoerd dient te worden: - het gehele buitenschilderwerk aan gevels, houtwerk, hekwerken etc.; - daar waar nodig vervanging cq. reparatie van kozijnen, vleugels, deuren,dakkapellen, dakgoten en regenwaterafvoeren; - het oplossen van een vochtprobleem in de achtergevel aan de tuinzijde van de verpleegkliniek Klevarie; - het controleren van alle daken op incidentele probleemlekkages. Door de afdeling Gebouwen van de dienst Stadsontwikkeling en Grondzaken worden de kosten geraamd op € 1,438 mln. Er is opdracht gegeven aan een architect voor het opstellen van een bestek en bijbehorende begroting. Over de uitkomsten zal overleg plaatsvinden met de Stichting Vivre. In afwachting van de uitkomst gaan wij uit van een maximaal benodigde investering ad € 1,438 mln. Ten aanzien van mogelijk resterend achterstallig onderhoud stelt de eigenaar zich op het standpunt dat een en ander zal worden bepaald in het kader van de huuropzegging. Beslispunt Raad: - In te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet ad € 1,438 mln. voor het uitvoeren van achterstallig onderhoud aan het pand Calvariestraat. 7.3 Voorbereidingskosten inrichting. In 1999 en 2000 zijn door uw raad voorbereidingskredieten verstrekt van € 2,677 mln. voor dekking van apparaatskosten projectbureau HIMM, inhuur van specifieke externe deskundigheid, alsmede de interne/externe voorlichting en communicatie betreffende het project. Inhuur van externe deskundigen heeft met name plaats gevonden op het gebied van projectmanagement, binnenhuisarchitectuur en huisvestingsexpertise.



Page 10 of 20

Blad 11

Volgno.

:

31-2005

Uitbreiding van de scope van het project en toename van de complexiteit hebben geleid tot een grotere inzet van menskracht, de behoefte aan een breder scala van externe deskundigheid en extra aandacht voor interne en externe communicatie. De bijgestelde raming bedraagt € 3,794 mln. Dit is een verhoging van € 1,117 mln. ten opzichte van de beschikbaar gestelde kredieten. Beslispunten Raad: - In te stemmen met de verhoging en beschikbaarstelling van een aanvullend voorbereidingskrediet ad € 1,117 mln.; - In te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet ad € 1,227 mln. ten behoeve van een centrale post onvoorzien. 7.4 Kumulus en het Centraal Bedrijfsgebouw in Limmel Voor het Centraal Bedrijfsgebouw in Limmel wordt door een extern adviseur een programma van eisen opgesteld. Daarbij wordt ook aandacht gegeven aan de realisatie van steunpunten in de wijken ten behoeve van Buurtgericht Werken. De uitkomsten zullen aan uw raad worden voorgelegd. In het pand St. Maartenspoort 2 – gehuurd door Kumulus - worden conform raadsbesluit momenteel werkzaamheden verricht in het kader van noodzakelijk wettelijke voorzieningen (veiligheid, arbo en gebruiksvergunning). Voor het pand Herbenustraat 89 – eveneens in gebruik door Kumulus - vindt conform raadsbesluit een openbare aanbesteding plaats voor werkzaamheden inzake het opheffen van achterstalling onderhoud en het uitvoeren van noodzakelijke wettelijke voorzieningen. Realisatie van door uw raad goedgekeurde plannen biedt Kumulus de mogelijkheid om tot en met het cursusjaar 2006-2007 optimaal en in veilige omstandigheden te functioneren. 8. Aanbestedingen: Het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid is van toepassing. 9. Financiën: 9.1 Investeringen In onderstaande tabel wordt in de kolom “Uitgaven en Ramingen” een overzicht gegeven van de bekende en geraamde investeringen met betrekking tot vastgoed en inrichting. In de kolom “Verstrekte kredieten” staan alle tot nog toe verstrekte budgetten. In de kolom “Krediet Aanvragen” staat een opsomming van alle in deze nota aangevraagde kredieten. In de kolom “Realisatie vrijval” zijn de overschotten op reeds verleende kredieten vermeld. Hiervan wordt voorgesteld om deze delen van de kredieten nu in te trekken.



Page 11 of 20

Blad 12

Volgno.

Omschrijving

Uitgaven en Ramingen

Verstrekte Kredieten

:

31-2005

Kredietaanvragen

Realisatie vrijval

Mosae Forum Stichtingskosten Kantorendeel + Raadzaal

€

29.118

€

31.765

€

2.647

Mosae Forum Inrichting Kantorendeel

€

8.936

€

9.348

€

412

Mosae Forum Inrichting Raadzaal

€

870

SKM1 Stichtingskosten

€

27.000

SKM1 Inrichting

€

6.350

Tijdelijke Huisvesting

€

6.447

€

1.608

Facilitaire Voorzieningen ICT en Werkplekapparatuur

€

3.082

Facilitaire Voorzieningen Documentbeheer

€

Facilitaire Voorzieningen Overige

€

€

677

€

1.438

Voorbereidingskosten

€

3.794

€

Stadhuis Technische Problemen en Gebruiksvergunning

€

373

€

€

1.227

Abtstraat Calvariestraat Maatregelen i.h.k.v. Veiligheid Abtstraat Calvariestraat Achterstallig Groot Onderhoud

Centrale Post Onvoorzien

€

€

€

870

€

6.350

27.000

8.055

€

3.082

1.204

€

1.204

107

€

107

€

1.438

2.677

€

1.117

222

€

151

€

1.227

€

677

*************

***************

************

*************

€

€

€

€

90.623

79.744

15.546

4.667

Tabel 1 overzicht investeringen en kredieten (alle bedragen x 1.000) 9.2 Meerjarenbegroting gemeentelijke huisvesting Alle investeringsramingen zijn gebaseerd op onderzoeken die zijn uitgevoerd in samenwerking met extern deskundigen. Uitgangspunten voor die onderzoeken waren de criteria doelmatig en sober. Daarbij is ook het hergebruik van de huidige inrichting bekeken, met als resultaat dat bestaand meubilair en binnenwanden uit SKM I deels opnieuw worden ingezet. In principe zijn bezuinigingen in de investeringssfeer dan ook niet meer mogelijk zonder dat dit leidt tot inhoudelijke aanpassingen en/of extra risico’s voor het slagen van het project. Wij hebben daarom bewust gekozen om alle kosten integraal te presenteren en de gevolgen daarvan voor de begroting in meerjarenperspectief transparant te maken. Het betreft immers onontkoombare investeringen, waardoor wij ze ook niet meer als risico kunnen aanmerken en opvoeren zonder dat dit leidt tot verschuiving van kosten naar de toekomst. Tijdens voornoemde onderzoeken is ook uitdrukkelijk gekeken naar mogelijke bezuinigingen in de exploitatiesfeer. De uitkomst daarvan is dat bezuinigingen op de onderhoudsbudgetten van de eigenaar



Page 12 of 20

Blad 13

Volgno.

:

31-2005

(SOG) en de huurder (SBF) niet mogelijk zijn zonder dat dit leidt tot verschuiving van (groot) onderhoud en kosten naar de toekomst. In onderstaande tabel zijn alle investeringsbedragen vertaald naar kapitaalslasten of afschrijvingen ineens. Daarnaast zijn voor de diverse gebouwen de verschuldigde huurbedragen en de gebouwgebonden exploitatielasten van eigenaar en huurder verwerkt.Voor de facilitaire voorzieningen zijn beheerslasten en onderhoudskosten verdisconteerd. De resultaten hiervan zijn geplaatst in de onderstaande meerjarenbegroting voor de exploitatie van de gemeentelijke huisvesting. Een nadere detaillering inclusief onderbouwing van de verschillende posten ligt ter inzage in de raadsportefeuille.



Page 13 of 20

Blad 14

RAMINGEN

2004

5.1

Exploitatie Mosae Forum

5.2

Exploitatie SKM1 Stadhuis Technische problemen en gebruiksvergunning

5.3.2

Aanpassingen en overdrachtskosten Abtstraat

5.3.3

Eenmalige kosten diverse panden tijdelijke huisvesting

5.3.5

Voorbereidingskosten

5.3.6

Centrale post onvoorzien

5.5

Exploitatie overige gebouwen

5.6

Exploitatie Facilitaire Voorzieningen

5

Totaal ramingen

:

2006

2007

2005

927

5.3.1

Volgno.

3.098

3.123

31-2005

2008

2009

4.193

4.218

4.242

4.270

2.882

3.143

3.161

3.180

63

63

63

373

-

2.115

-

2010

2.431

-

-

2.134

697

2.241

1.638

1.659

348

357

368

379

-

597

597

2.199

2.222

2.243

2.265

*******

*******

*******

697

1.227

******* 5.599

DEKKINGEN

*******

*******

9.955

*******

7.304

10.319

10.002

10.077 10.157

2008

2009

2004

2005

2006

2007

6.1

Investeringsreserve gemeentelijke huisvesting per 1 januari

14.697

19.292

15.007

12.885

2010

6.2

1.960

1.960

1.960

1.960

1.960

1.960

1.960

6.3

Kapitaallastenreserveringen MJIP tbv Markt/Maas rb 2-2002 Kapitaallastenreserveringen MJIP tbv gemeentelijke huisvesting

1.225

1.225

1.225

1.225

1.225

1.225

1.225

6.4

Kapitaallastenreserveringen MJIP raadszaal rb 170-2002

165

165

165

165

165

165

165

6.5

Nutsgelden tbv huisvesting SEZ

1.130

1.130

1.130

1.130

1.130

1.130

1.130

6.6

4.500

6.7

Jaarrekening 2003: Reservering t.b.v. BVG Beschikbaar in begroting SBF voor gebouwgebonden exploitatie

1.402

1.402

1.402

1.402

1.402

1.402

1.402

6.8

Idem t.b.v. Stadhuis en Fractiehuis

396

396

396

396

396

396

396

6.9

Te declareren huisvestingsbudget OCWS

25

25

25

25

25

25

25

6.10

Te declareren huisvestingsbudget SOG

56

56

56

56

56

56

56

39

-

-

-

-

-

-

139

139

6.11

Correctie energienota's 2003 via AD

6.12

Reserve groot onderhoud SEZ per 01-01-2004

6.13

Restant voorbereidingskosten BVG per 01-01-2004

161

6.14

Toevoeging aan onderhoudsfonds SEZ

139

-

-

-

-

6.15

Vrijval gebouwgebonden kosten Abtstraat

360

360

360

355

6.16

Vrijval kapitaallasten huurdersinvesteringen Abtstraat

146

146

146

146

6.17

Exploitatielasten telefooncentrale NM (prijspijl 2004)

6.2

373

1.650

Totaal dekkingen RAMINGEN versus DEKKINGEN

6.3

Overschot/tekort (Totaal dekkingen -/- Totaal ramingen)

6.4.1

Afboeking restant-boekwaarde SK1, SK2 en Markt40

6.4.2

Afboeking restant-boekwaarde SEZ huurdersinvesteringen

6.4.4

Dekking bouwrente Markt/Maas

6.4.5

Rentetoevoeging aan investeringsreserve(stand per 1-1)

6.4.7

Storting overschot reserve in vruchtboomfonds

6.4.8

Rendement vruchtboomfonds

1.650

1.650

1.650

*******

*******

*******

*******

*******

*******

*******

26.269

25.790

21.505

21.400

8.515

8.515

8.510

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

20.670

15.835

14.201

11.081

1.487-

1.562-

1.647-

615

615

872-

947-

794647*)

1.436-

1.947-

2.186-

852

1.119

870

577747 10.605-

*)

6.5

Overschot/tekort investeringsreserve (cum. t/m 2007)

6.4.0

*) rentepercentage

19.292 5,8%

15.007 5,8%

12.885 5,8%

5,8%

5,8%

5,8%

615

1.0325,8%

Tabel 2: meerjarenbegroting exploitatie gemeentelijke huisvesting (alle bedragen x 1.000)



Page 14 of 20

Blad 15

Volgno.

:

31-2005

Conclusie: Rekening houdend met de aanwezige reeds voorziene dekkingen ontstaat er vanaf 2008 een structureel tekort op de begroting voor de gemeentelijke huisvesting van ca. € 0,872 mln. tot ca. € 1,032 mln. in 2010. Wij wijzen erop dat in de door uw raad vastgestelde “Programmabegroting 2005” dekking is opgenomen voor de geactualiseerde exploitatielasten voor gemeentelijke huisvesting (in 2007 en 2008 respectievelijk € 1,000 mln. en € 0,950 mln.). De toenemende kosten voor de gemeentelijke huisvesting ontstaan met name door: - In de nieuwe huisvesting wordt uitgegaan van realistische ramingen van eigenaars- en huurderslasten. Dit in tegenstelling tot de exploitatiekosten in de voormalige Stadskantoren, het pand Calvariestraat en overige gemeentelijke gebouwen, waar bijvoorbeeld sprake was van niet marktconforme huren en het ontbreken van budgetten voor (groot) onderhoud.; - Onontkoombare investeringen in achterstallig onderhoud in de panden Calvariestraat / Abtstraat en het ontbreken van toereikende middelen hiervoor; - Noodzakelijke investeringen in facilitaire voorzieningen om invoering van het huisvestingsconcept mogelijk te maken en daardoor structureel te kunnen bezuinigen op het totaal benodigde kantooroppervlak. Met ingebruikname van de nieuwe moderne huisvesting beschikt de gemeente over toekomstbestendige kantooromgeving tegen inzichtelijke en beheersbare kosten. Bovendien wordt de bereikbaarheid en toegankelijkheid van de gemeente voor de burger vergroot door centralisatie op 2 locaties. Beslispunt Raad: - In te stemmen met het inzetten van de bestemmingsreserve “Vrijval WWB jaarrekening 2003”ad € 4,5 mln. ten behoeve van de dekking van de kosten van de huisvesting van de dienst SEZ/Bedrijfsverzamelgebouw in SKM I en deze reserve toe te voegen aan de investeringsreserve gemeentelijke huisvesting; - Kennis te nemen van de financiële consequenties in meerjarenperspectief en te besluiten het tekort te bestempelen als risico. Het college zal bij de begroting 2006 komen met een nadere utwerking, ook van de eventueel te dekken meerkosten. 9.3 Risicoparagraaf Het ontbreken van bepaalde informatie en zicht op de uitkomsten van nog te doorlopen trajecten leidt tot een aantal financiële risico’s die hieronder beknopt worden belicht: - Uitvoerings- en aanbestedingsrisico’s: De investeringsramingen voor de werkzaamheden en leveringen zijn zorgvuldig geraamd door externe deskundigen. Gezien de omvang en duur van het project zijn (reguliere) tegenvallers inzake aanbestedingen en uitvoering niet uit te sluiten. Deze zullen worden opgevangen binnen de centrale post onvoorzien. - Leegstandsrisico SKM 1: Het nog nader te bepalen restant kantoorvloeroppervlak in SKM I zal tegen kostprijs (€ 0,631 mln.)aan derden worden verhuurd. Niet te voorziene ontwikkelingen in de kantorensector zou kunnen leiden tot leegstand dan wel verhuur tegen niet-kostendekkende tarieven. Inkomstenderving vanwege verhuur tegen niet-kostendekkende tarieven zal worden gedekt uit algemene middelen. - Toekomstig gebruik Stadhuis: Volgens planning wordt eind 2005 een voorstel voor het gebruik van het Stadhuis na 2006 opgeleverd. Besluitvorming inzake het toekomstig gebruik en benodigde investeringen duiden wij nu derhalve als (beïnvloedbaar) risico. Toekomstige uitgaven zullen worden gedekt uit de centrale post onvoorzien.



Page 15 of 20

Blad 16

Volgno.

:

31-2005

- Oplevering Calvariestraat: De Stichting Vivre heeft het standpunt ingenomen dat mogelijk resterend onderhoud aan het pand Calvariestraat pas bij huuropzegging zal worden bepaald. De hieraan mogelijk verbonden kosten worden nu als pm-post opgenomen en moeten als risico worden aangemerkt. Toekomstige uitgaven zullen worden gedekt uit de centrale post onvoorzien. - Dekkingsrisico: In de jaarrekening 2003 is in overleg met de accountant € 4,5 mln. vrijgevallen als gevolg van de invoering van de Wet Werk en Inkomen per 1-1-2004. Hierdoor hoeft de debiteurenopbrengst van de sociale dienst met ingang van 2004 niet meer met het rijk afgerekend te worden. De totale post debiteuren per 31-122003 bedroeg € 9,013 mln. Verondersteld is dat hiervan de helft (€ 4,5 mln.) daadwerkelijk zou kunnen worden geïnd. De raad heeft bij de jaarrekening 2003 besloten deze € 4,5 mln. in een afzonderlijke bestemmingsreserve te storten bij de algemene dienst genaamd “vrijval WWB jaarrekening 2003”. Deze reserve is bestemd voor nieuwe huisvesting van SEZ in een bedrijfsverzamelgebouw.(zie ook afzonderlijk beslispunt hierover) Op dit moment zijn deze € 4,5 mln. nog niet geheel geïnd. Zolang als de € 4,5 mln. nog niet daadwerkelijk geheel is geïnd beschouwen wij dit als een dekkingsrisico. - Uitloop project: Ingebruikname van de definitieve huisvesting en afronding van de nazorg is voorzien medio 2007. Onvoorziene omstandigheden - zoals vertraging in het(ver)bouwproces van Mosae Forum en/of SKM I kunnen leiden tot uitloop van het project. Een langere doorlooptijd van het project impliceert stijging van de voorbereidingskosten. Mogelijke extra uitgaven zullen worden gedekt uit de centrale post onvoorzien. - Potentieel voordeel: Tijdens het traject kunnen er mogelijk voordelen ontstaan. Wij denken daarbij aan meevallers in de aanbestedingssfeer, of een positief resultaat in het overleg met de “Stichting Vivre” inzake het achterstallig groot onderhoud in de Calvariestraat (raming € 1,438 mln.). Daar staan uiteraard eventuele tegenvallers tegenover. Mogelijke vrijkomende budgetten – door afronding van het project binnen de beschikbaar gestelde kredieten - zouden kunnen worden toegevoegd aan de algemene middelen en na instemming van uw raad worden ingezet ter dekking van de exploitatielasten. Beslispunten Raad: - Kennis te nemen van de geschetste risico’s en voorgestelde oplossingrichtingen. - In te stemmen met beschikbaar stellen van een krediet ad € 1,223 mln. ten behoeve van een centrale post onvoorzien. 10. Ondernemingsraad Deze raadsnota is in het overleg van de Ondernemingsraad en de WOR-bestuurder besproken op 3 februari jongstleden. Het advies is bij het indienen van deze nota nog niet voorhanden maar zal spoedig volgen en ter inzage worden gelegd in de raadsportefeuille. Burgemeester en Wethouders van Maastricht, De Secretaris,

De Burgemeester,

C. Muizelaar, l.s.

Drs. G. Leers.



Page 16 of 20

Blad 17

Volgno.

:

31-2005

In de raadsportefeuille ligt ter inzage: - Huisvestingsconcept Gemeente Maastricht - Programma van eisen Multifunctionele Raadzaal - Programma ven Eisen Inrichting SKM 1 - Programma van Eisen Inrichting Mosae Forum - Meerjarenbegroting gemeentelijke huisvesting - Toelichting meerjarenbegroting gemeentelijke huisvesting - Het verslag van het overleg van de Ondernemingsraad en de WOR-bestuurder



Page 17 of 20

Bijlage Volgno.

Blad 18

: :

I 31-2005

DE RAAD DER GEMEENTE MAASTRICHT, gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders d.d. 22 februari 2005Fout! Verwijzingsbron niet gevonden., dienst SBF , no. 2005-04394; gehoord de commissie Middelen; BESLUIT: Afronding tijdelijke huisvesting: 1. kennis te nemen van de positieve afronding van de tijdelijke huisvesting en het restantkrediet ad € 1,608 mln. in te trekken. Inrichting Raadzaal: 2. in te stemmen met de inrichting van de Raadzaal conform bijgevoegd “Geactualiseerde programma van eisen Raadzaal” en het beschikbaar stellen van een krediet ad € 0,870 mln. Huisvestingsconcept: 3. in te stemmen met de invoering van het voorgestelde modern huisvestingsconcept inclusief de daarbij horende randvoorwaarden: - passende inrichting van Mosae Forum en SKM I; - aangepaste facilitaire voorzieningen; - voorbereiding en opleiding van de organisatie. SKM I: 4a. in te stemmen met structurele inzet van SKM I voor gemeentelijke huisvesting; 4b. in te stemmen met inrichting van SKM I conform bijgevoegd “Programma van eisen inrichting SKM I” en het beschikbaar stellen van een krediet ad € 6,350 mln.; Mosae Forum: 2 5a. in te stemmen met de afname van 1.000 m extra bruto kantoorvloeroppervlak in Mosae Forum voor gemeentelijke huisvesting; 5b. het verstrekte krediet t.b.v het vastgoed Mosae Forum te verlagen van € 31,765 mln. naar € 29,118 mln.; 5c. in te stemmen met de inrichting van Mosae Forum conform bijgevoegd “Programma van eisen inrichting Mosae Forum” en het hiervoor verstrekte krediet verlagen van € 9,348 mln. naar € 8,936 mln. Facilitaire kosten: 6a. in te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet ad € 3,082 mln. voor aanpassing van de ICT-voorzieningen in Mosae Forum en SKM I en aanpassingen aan telefonievoorzieningen in alle gemeentelijke locaties; 6b. in te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet ad € 1,204 mln. voor inhuur extra capaciteit ten behoeve van het opschonen van werkarchieven, dynamische- en semi-statische archieven vóór inhuizing;



Page 18 of 20

Blad 19

Bijlage Volgno.

: :

I 31-2005

6c. in te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet ad € 0,107 mln. voor overige facilitaire voorzieningen in SKM 1 en Mosae Forum en het uitvoeren van wettelijk verplichte Risico-Inventarisaties en Evaluaties na inhuizing; Overige kosten: 7a. in te stemmen met de uitvoering van aanvullende bouwkundige voorzieningen in het Stadhuis in het kader van de gebruiksvergunning en daartoe een krediet ter beschikking te stellen ad € 0,151 mln.; 7b. in te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet ad € 1,438 mln. voor het uitvoeren van achterstallig onderhoud aan het pand Calvariestraat; 7c. in te stemmen met de verhoging en beschikbaarstelling van een aanvullend voorbereidingskrediet ad € 1,117 mln.; 7d. in te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet ad € 1,227 mln. ten behoeve van een centrale post onvoorzien. Exploitatielasten: 8a. in te stemmen met het inzetten van de bestemmingsreserve “Vrijval WWB jaarrekening 2003” ad € 4,5 mln. ten behoeve van de dekking van de kosten van de huisvesting van de dienst SEZ/Bedrijfsverzamelgebouw in SKM I en deze reserve toe te voegen aan de investeringsreserve gemeentelijke huisvesting; 8b. kennis te nemen van de financiële consequenties in meerjarenperspectief en te besluiten het tekort te bestempelen als risico. Het college zal bij de begroting 2006 komen met een nadere uitwerking, ook van de eventueel te dekken meerkosten. Aldus besloten door de raad der gemeente Maastricht in zijn openbare vergadering van 26 april 2005. De Griffier,


De Voorzitter,


Page 19 of 20



Page 20 of 20

No title

Recommend Documents