!
)*.-2%* "#$%&%&'()*$)+%&'(,-.$'*'%/)+-(,#*0-//%*&$1/
Thema TEAM
Module 3: Feedback geven en ontvangen
!
)*.-2%* "#$%&%&'()*$)+%&'(,-.$'*'%/)+-(,#*0-//%*&$1/
Voorbeeld van het begin van de training ‘feedback geven en ontvangen’
Feedback geven en ontvangen Het geven van effectieve feedback is een waardevol hulpmiddel om medewerkers en collega’s blijvend te motiveren en te stimuleren tot verdere ontwikkeling. Maar hoe doe je dat? Aan het geven van goede feedback zitten nogal wat voorwaarden. Zo moet feedback waardevrij zijn, dat wil zeggen zonder te oordelen over de ander. Het is een reactie op het gedrag van een ander. Omdat de medewerkers in de kinderopvang lange dagen intensief met elkaar samenwerken is het goed kunnen geven en ontvangen van feedback eigenlijk onmisbaar. Een bijkomend voordeel is dat conflicten minder vaak voorkomen. Als medewerkers en leidinggevende samen een goede manier van feedback geven en ontvangen hebben ontwikkeld leidt dit tot een prettige werksfeer. Vertrouwen en respect voor elkaar stimuleren een vruchtbare samenwerking en dit is te merken aan de werktevredenheid van de medewerkers en in de kwaliteit van de zorg voor de kinderen. Tijdens deze training gaan we kijken naar de regels van feedback geven en ontvangen. Wanneer deze opgevolgd worden kan iedereen leren om goede feedback geven. Om dit direct een aantal keer toe te passen zal er actief geoefend gaan worden in het geven en ontvangen van feedback. Aan het eind van de training worden meerdere korte oefeningen gegeven die bijvoorbeeld tijdens de komende teamvergaderingen gedaan kunnen worden om de teamleden te blijven prikkelen in het oefenen met feedback. Doelstelling Het doel van deze training is alle teamleden te stimuleren open te staan voor feedback en deze te geven aan collega’s / leidinggevende. Daarnaast leren zij feedback te geven volgens duidelijke richtlijnen. Na de training - Erkennen de deelnemers het belang van goede feedback op de werkvloer - Kunnen deelnemers elkaar feedback geven volgens de regels die besproken worden tijdens de training - Kunnen de deelnemers feedback ontvangen volgens de regels die besproken worden tijdens de training - Hebben de deelnemers diverse situaties met feedback geven en ontvangen geoefend waardoor de drempel om dit in de toekomst te doen minder hoog is Werkwijze Organiseer een bijeenkomst waarin feedback geven en ontvangen centraal staan. De bijeenkomst zal ongeveer 3 uur duren. Het thema van deze bijeenkomst kan echter emoties en gevoelens opwekken bij de deelnemers, houdt hier rekening mee. Geef de deelnemers de ruimte om hun gevoelens te uitten, de dialoog is in dit geval belangrijker dan het op de juiste wijze afwerken van het trainingsprogramma. Mocht je echt in tijdnood komen spreek dan met de deelnemers af op het thema terug te komen tijdens een werkoverleg of teamvergadering. Dit kan onder andere door de oefeningen te gebruiken die als extra materiaal worden aangeboden aan het eind van de training.
!
)*.-2%* "#$%&%&'()*$)+%&'(,-.$'*'%/)+-(,#*0-//%*&$1/
Voorbereiding Alle deelnemers krijgen voorafgaand aan de training de opdracht om een positieve en een negatieve ervaring met feedback op te schrijven. Deze moeten ze meenemen naar de training. Zorg voor een ruimte waarin je een prettige trainingsopstelling kan maken voor de deelnemers en lees het instructieblad door voor tips en trucs over het begeleiden van een training. Afhankelijk van het aantal deelnemers zijn er meerdere Flip-Over vellen nodig. Lees tot slot de gehele training vast een keer door zodat je weet wat je te wachten staat. Aan de Slag Vertel het team kort waarom jullie hier bij elkaar gekomen zijn en wat het onderwerp van de training is. Vraag hen de huiswerkopdracht erbij te pakken en vraag of ze subgroepjes van drie / vier personen willen maken. In deze groepjes gaan ze de eerste oefening doen.
Voorbeeld theoretisch kader uit de training teamontwikkeling Fase 1: Vormfase Het team is aanvankelijk bezig met oriëntatie. Deze oriëntatie is nodig om de grenzen te identificeren van zowel interpersoonlijke als taakgedragingen. Dit leidt tot een totstandbrenging van afhankelijkheidsrelaties met de leider en met de teamleden. Teamleden gedragen zich onafhankelijk. Zij kunnen gemotiveerd zijn, maar ze zijn ook tamelijk slecht geïnformeerd over de doelstellingen van het team. Men is onzekerheid en bezorgdheid, maar zal dit niet laten blijken. Fase 2: Stormfase Het team wint aan vertrouwen, men durft zich langzaam maar zeker meer uit te spreken naar elkaar en naar de teamleider. Er ontstaan conflicten rond de manier van samenwerken, interpersoonlijke kwesties en de doelen van het team. De leden van het team laten hun eigen persoonlijkheden zien wanneer zij kennismaken met elkaars ideeën en perspectieven. Frustratie of onenigheden over doelstellingen, verwachtingen, rollen en verantwoordelijkheden worden beetje bij beetje meer openlijk geuit. In het uiten van hun eigen persoonlijkheden worden ze gehinderd door de angst om buiten de groep te vallen, en gestimuleerd door de angst om zich teveel aan de groep aan te moeten passen. Fase 3: Normfase Als het team de stormfase door is kan er op een meer volwassen manier worden gepraat over de samenwerking. Men zal kritische punten niet meer ervaren als een persoonlijke aanval maar als een constructieve, taakgerichte discussie. De regels, waarden, normen en methodes van het team worden verder uitgewerkt. De doelmatigheid van het team stijgt en ze begint met het ontwikkelen van een eigen identiteit. Teamleden staan meer open voor elkaar, de samenwerking zal in deze fase steeds soepeler gaan verlopen. Men werkt constructief aan het oplossen van interpersoonlijke problemen, de groepscohesie en het motivatie niveau stijgt Fase 4: Prestatiefase Met teamrollen wordt flexibel en functioneel omgegaan, de groepsenergie komt geheel ten goede van de taak. Het team functioneert nu als een echte eenheid. Het werken in het team is plezierig en gaat als vanzelf. Teamleden hebben een duidelijk inzicht in de doelen van het team en staan hier ook gezamenlijk achter. Ook de manier van samenwerking is duidelijk. Het team is nu bekwaam, autonoom en in staat het besluitvormingsproces zonder inmenging van de teamleider uit te voeren.
!
)*.-2%* "#$%&%&'()*$)+%&'(,-.$'*'%/)+-(,#*0-//%*&$1/
Voorbeeld oefening en afsluiting uit de training ‘teamontwikkeling’ Derde oefening Tijdens deze oefening gaan de teamleden kijken welke activiteiten het team heeft ondernomen en bij welke fase deze activiteiten horen. Voorbeelden van deze activiteiten kunnen zijn: ‘het aftasten van taakgebieden’ = Vormfase,‘ het ontstaan en ophelderen van conflicten’ = Stormfase, ‘het verder uitwerken van normen, doelstellingen en methodes’ = Normfase, ‘beslissingen nemen als een zelfsturend team, zonder veel inmenging van de leidinggevende’ = Prestatiefase. Stap 1 Vorm subgroepjes van 2 tot 3 personen om de oefening te maken. Stap 2 Vraag de teamleden naar activiteiten die het afgelopen half jaar zijn ondernomen en in welke fase men denkt dat deze activiteiten zich bevinden. Het kan goed mogelijk zijn dat er activiteiten zijn ondernomen uit fases waarin het team zich momenteel NIET bevindt. Dat is helemaal niet erg, maar het is wel goed om dit heel duidelijk te maken aan het team, zodat ze zich hiervan bewust zijn. Het verklaard mogelijk ook waarom bepaalde goed bedoelde activiteiten niet het gehoopte resultaat hebben opgeleverd! Iedere subgroep inventariseert de activiteiten op een Flip-Over vel en zet de teamfase erachter die erbij hoort. Stap 3 Vraag de teamleden nu om activiteiten te bedenken die bij de huidige teamfase van het team horen. Door deze activiteiten uit te voeren zal het team groeien naar de volgende teamfase. Mocht er nog tijd voldoende zijn dan kunnen er ook vast activiteiten bij de (eventuele) volgende teamfases worden bedacht, maar dit kan ook gebeuren op het moment dat het team een volgende fase ingaat. Bijvoorbeeld tijdens een teamvergadering of werkoverleg. Hierdoor blijft het onderwerp waarschijnlijk wel meer leven bij het team. Laat iedere subgroep ook deze activiteiten op een FlipOver vel en zet de teamfase er weer achter die bij deze activiteit hoort. Afsluiting Vat de gehele training samen aan de hand van de gemaakt Flip-Over vellen. Bespreek de acties die het team gaat ondernemen om de gewenste teamfase te bereiken. Om alles later gemakkelijk terug te kunnen halen is het handig om foto’s te maken van de gemaakt Flip-Over vellen. Maak ten slotte afspraken over wanneer je hier met je team op terug gaat komen om de voortgang van het proces te bewaken.
Voorbeeld extra oefening uit de training ‘conflicthantering binnen het team’
Vermijden Bij de conflicthanteringstijl vermijden zijn de do's en dont's als volgt. Do’s - ga niet in op argumenten van de ander - maak grapjes over het onderwerp - stel het bespreken van het onderwerp eventueel uit - ga letterlijk weg - snij een ander onderwerp aan
!
)*.-2%* "#$%&%&'()*$)+%&'(,-.$'*'%/)+-(,#*0-//%*&$1/
Dont’s - serieus reageren - argumenten naar voren brengen Situaties Oefening 1: leg een ander uit dat je recent een behoorlijke fout in je werk gemaakt hebt. Laat de ander de rol van baas spelen en je hier scherp op aanspreken. Verdedig je eerst zelf. Ontwijk als het uit de hand dreigt te lopen. Oefening 2: neem een standpunt in, waar de groep het niet mee is. Ga in discussie. Ontwijk als de discussie uit de hand dreigt te lopen. Snij een volgend punt aan.
Voorbeeld tips en trucs voor de begeleider tijdens de training Omgaan met verstoringen Storende elementen zoals laatkomers, fluisterende mensen of mensen die eerder weg willen, kunnen je een onbehaaglijk gevoel geven. Er bestaat een simpel stappenplan waarmee je al deze situaties op een prettige manier kan aanpakken. 1. Maak contact met degene die de verstoring oproept -Ga uit van goede bedoelingen van je deelnemers. De fluisteraar begrijpt iets niet maar wil niet storen. Dit voorkomt dat je boos wordt en hierdoor neem je een begrijpende, oplossingsgericht houding aan. -Zeg iets aardigs. Hiermee laat je zien dat je het gedrag op een positieve manier opvat en voorkom je strijd. -Vraag door. Wat is er aan de hand? -Toon begrip. 2. Geef je normen duidelijk aan - Neem de tijd om je eigen norm te voelen. - Wees helder in wat je belangrijk vindt. ‘Ik vind het prettig als jullie plenair een vraag stellen als ik niet duidelijk ben’. Praat in de ‘IK’ en niet in de ‘WIJ’ vorm. 3. ‘Onschuldig’ de deelnemer - Zorg ervoor dat je een deelnemer niet beschuldigd. Andere deelnemers kunnen zich hierdoor ook aangevallen voelen en dit is niet bevorderlijk voor de open sfeer die je wilt tijdens een training. Geef de deelnemer de keuze of laat hem een suggestie aandragen voor een oplossing met betrekking tot het storende element. De emotie van de groep Emoties kunnen soms hoog oplopen. Vooral als je dingen verteld die erg confronterend zijn voor (enkele) deelnemers. Blijf in zo’n geval niet hangen op de inhoud. Door dit te blijven herhalen zal de deelnemer alleen maar bozer worden en minder naar je luisteren. Wat je beter kan doen is ingaan op de emotie zodat de deelnemer kan spuien. In eerste instantie zal de emotie korte tijd groter worden, maar daarna zal deze afzwakken. Benoem de emotie van de deelnemer. ‘Ik zie dat je daarvan baalt’, of ‘het lijkt je erg boos te maken’. Vraag door en luister, blijf zelf rustig. Toon begrip voor de reactie van de deelnemer. Als de emotie onder controle is kan je weer overstappen naar de inhoud van de training. Je kan dit soort momenten ook gebruiken om goede discussies op te starten. Vraag aan de andere deelnemers of ze de reactie van de emotionele deelnemer begrijpen en hoe zij hier tegenaan kijken of mee omgaan.
