G E M E E N T E
Regionaal Archief Nijmegen
ijmegen
Extra afschriften voor: Archiefinspectie
AROO
Mariënburg 27
IN14.02G64
«llllillllllllllllllllilllllll Aan het college van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Beuningen Postbus 14 GEMEENTE 6640 AA Beuningen
BEUìV INGEKOMEN
Ì y
MEI
6511 PS Nijmegen Telefoon
14024
Telefax
(024) 329 22 84
E-mail
[email protected]
Postbus 9105 6500 HG Nijmegen
nu
Datum
Ons kenmerk
Contactpersoon
19-05-2014
AR00/14.0006220
Wilma Kooien
Onderwerp
Datum uw brief
Doorkiesnummer
Jaarverslag gemeentearchivaris over 2013
(024)3299382
Geacht college, Bijgaand mijn jaarverslag over het jaar 2013. In dit verslag leg ik verantwoording af over het uitgevoerde toezicht op het archief- en informatiebeheer in uw gemeente en over het beheer van de archieven in de archiefbewaarplaats van uw gemeente in Nijmegen. Volgens de gemeentelijke Archiefverordening ontvangt uw College dit verslag jaarlijks. Dezelfde verordening geeft aan dat uw College over dit toezicht en beheer jaarlijks verantwoording aflegt aan de gemeenteraad, onder overlegging van dit verslag. De Wet Revitalisering Generiek Toezicht geeft aan dat uw College over dit toezicht en dit beheer informatie verstrekt aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. Dit kan onder meer door toezending van dit jaarverslag. Graag ontvang ik uw (eventuele) reactie op dit verslag en word ik geïnformeerd over de afhandeling hiervan. Het publieksjaarverslag van het Regionaal Archief Nijmegen is in maart dit jaar digitaal aan uw gemeente toegezonden. Met vriendelijke groet
*ļ
W. Kooien, wnd. gemeent earchivaris
Aantal Bijlagen: 1
www.nijmegen.nl
20140519 Aanbiedingsbrief Beunigen
Gemeente Nijmegen Regionaal Archief Nijmegen
Vervolgvel
1
www.nijmegen.nl
20140519 Aanbiedingsbrief Beunigen
Verslag van de gemeentearchivaris van Beuningen over het j aar 2013
mei 2014
R E G I O N A A L
ARCHIEF
NIJMEGEN
Samenvatting Algemeen In dit jaarverslag legt de gemeentearchivaris verantwoording af over het toezicht op de niet-overgebrachte archieven en over het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Hij doet dit gerelateerd aan de tien kritische prestatie-indicatoren voor de archiefketen. Toezicht op de niet-overgebrachte archieven De gemeentearchivaris, en namens hem de archiefinspecteur, constateert in zijn archieftoezicht dat er binnen de gemeente Beuningen voldoende aandacht is voor de verantwoording van de bedrijfsvoering en de reconstructie van de werkprocessen. Beuningen heeft haar archiefbeheer in control. Een aantal van de bevindingen die in het jaarverslag 2012 waren opgenomen is blijven staan. Dat wil overigens niet zeggen dat er op het gebied van archief- en informatiebeheer niets gebeurt. Ook in 2013 is er weer hard gewerkt om de veranderingen in wetgeving en de digitale ontwikkelingen op de juiste wijze te laten doorwerken in het informatiebeheer. Steeds meer informatie komt digitaal beschikbaar en Beuningen is op verantwoorde wijze bezig met de inrichting van duurzame digitale archivering. Beheer van de archiefbewaarplaats Het beheer van de overgebrachte archieven door het Regionaal Archief Nijmegen (RAN] is op orde. Aandachtspunt is de (herĵin richtin g van een systematische en planmatige kwaliteitscontrole, hetgeen overigen s al door het RAN wordt opgepakt.
2
R E G I O N A A L
ARCHIEF
NIJMEGEN
1. Inleiding j aanleiding Grondslag en doelstelling De gemeente Beuningen heeft in 2008 voor de archiefzorg een Archiefverordening en Besluit informatiebeheer vastgesteld. Conform de Archiefverordening brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit aan het College over het beheer van de archiefbewaarplaats en het uitgeoefende archieftoezicht. Het College kan zich op zijn beurt met het verslag van de gemeentearchivaris verantwoorden naar de Raad over de wijze waarop aan de zorgplicht voor het archief- en informatiebeheer wordt voldaan. In de wet Revitalisering Generiek Toezicht is geregeld dat het verslag van de gemeentearchivaris kan worden gebruikt als informatie ten behoeve van de provinciaal toezichthouder (verticaal toezicht). Behalve voor de horizontale verantwoording tussen College en Raad dient het jaarlijks verslag van de gemeentearchivaris ook te worden toegezonden aan het College van Gedeputeerde Staten.
Werkwijze Als toetsingskader maakt de Archiefinspectie gebruik van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) dat op landelijk niveau is ontwikkeld. De prestatie-indicatoren zijn te beschouwen als een archiefkader waarmee toetsing op alle aspecten van het archief- en informatiebeheer in de hele archiefketen kan worden gedaan en laten zien in welke mate de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. De volgorde van de KPľs bepaalt voor het overgrote deel de inhoud en indeling van dit verslag. Door de uniforme indeling geven de jaarlijkse verslagen in zicht in de toestand én in de on twikkelin g van de kwaliteit van de informatiehuishouding. Gedurende het jaar heeft de Archiefinspectie op een con structieve en positieve wijze samengewerkt met betrokkenen bin n en de gemeente. De archiefinspecteur heeft in 2013 vijf inspectiebezoeken (mon itoroverleggen ) afgelegd. Tijdens deze bezoeken is gesproken over actuele ontwikkelingen en vraagstukken. Daarn aast waren er vanuit Beuningen met de archiefinspecteur con tacten in verband met kaderstelling en interpretatie van de archiefwet- en regelgeving. Naast dit verslag van de gemeentearchivaris publiceert het Region aal Archief Nijmegen (RAN) een publieksjaarverslag. Dit publieksverslag is te vinden op de website van het RAN (www.nijmegen.nl/archief).
3
R E G I O N A A L
ARCHIEF
NIJMEGEN
2. Toezicht op de nog niet overgebrachte archieven Lokale regelingen Wet- en regelgeving Als overheidsorgaan valt de gemeente Beuningen onder de Archiefwet 1995 en de daaruit voortvloeiende besluiten en regelingen. Beuningen heeft de zorg voor de archieven geregeld in een Archiefverordening en een Besluit Informatiebeheer, beide uit 2008. Zowel de verordening als het besluit dienen te worden aangepast aan de Beuningse organisatie en praktijk. In de Archiefverordening is de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer niet duidelijk belegd. In het besluit informatiebeheer wordt nog onvoldoende rekening gehouden met het beheer van digitale documenten en informatiebestanden, terwijl binnen de gemeente digitaal werken en digitaal archiveren steeds meer leidend wordt. Ambtelijke verantwoordelijkheden In het geldende Besluit Informatiebeheer staat P&O, werkveld DIV vermeld als de verantwoordelijke beheerseenheid. Het is niet duidelijk dat het gaat om een regieverantwoordelijkheid en dat de verantwoordelijkheid voor het integrale informatiebeheer bij de gemeentesecretaris ligt als hoofd van de ambtelijke organisatie. Proceseigenaren en medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het informatiebeheer van de zaken waarvoor ze taakverantwoordelijk zijn en P&O, werkveld DIV adviseert, faciliteert en ondersteunt daarin. In het delegatie- en mandaatregister is vastgelegd dat de taken en bevoegdheden rondom het beheer van het archief, Archiefwet en Archiefverordening zijn uitbesteed aan de gemeentearchivaris van Nijmegen. De vermelding in het mandaatregister is niet helder omschreven en sluit niet aan bij de formuleringen in de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer. Meldingen Omdat wijzigingen in de organisatie, in informatiesystemen en ordeningssystemen op termijn vérstrekkende gevolgen kunnen hebben op het archief- en informatiebeheer, is in de Archiefverordening bepaald dat de gemeentearchivaris in het kader van het toezicht hierover geïnformeerd moet worden. Beuningen heeft in 2013 in de monitoroverleggen met de archiefinspecteur mededeling gedaan over de werkplanning werkveld DIV, de activiteiten in het kader van verdere digitalisering, de aanschaf van informatiesystemen en de verbouwing van de archiefruimte. Wijziging overheidstaken/ uitbesteding archiefbeheer Bij het aangaan van samenwerking anders dan in een gemeenschappelijke regeling en bij uitbesteding van gemeentelijke taken blijft het college van burgemeester en wethouders op grond van de Archiefwet verantwoordelijk voor (haar deel) van de archiefzorg. Beuningen neemt deel in een aantal gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden en heeft in alle gevallen de archiefverantwoordelijkheid goed geregeld. De archiefregelingen van centrumgemeente Beuningen zijn van toepassing op de zorg voor de archieven van de Regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor. Het archieftoezicht op de gemeente Beuningen is tevens van toepassing op deze uitvoeringsregeling.
4
R E G I O N A A L
ARCHIEF
NIJMEGEN
Per 1 april 2013 is Beuningen voor het onderdeel milieu aangesloten bij de Omgevingsdienst Regio Nijmegen. De gemeente Beuningen blijft het bevoegd gezag voor deze taken en daarmee verantwoordelijk voor de archiefzorg voor deze primaire processen. In de gemeenschappelijke regeling ODRN en in de opdrachtgevers-DVO zijn archiefparagrafen opgenomen die voldoen aan de archiefwetgeving. In verband met de regionalisering van de brandweer zijn de gebruiksvergunningen fysiek overgedragen aan de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid.
Interne kwaliteitszorg en toezicht Beleid Beuningen heeft geen kaderstellend informatiebeleidsplan waarin de uitgangspunten voor het informatiebeheer- en beleid zijn vastgelegd. Maar uit de inspectiebezoeken blijkt dat er in de gemeente wel degelijk wordt nagedacht over hoe er met documenten en informatie moet worden omgegaan. In de gemeentelijke programmabegrotingen zijn belangrijke uitgangspunten voor het informatiebeheer terug te vinden. De gemeente Beuningen wil in haar wens tot een betere dienstverlening aan de burger een professionalisering van de digitale dienstverlening doorzetten en zoveel mogelijk digitaal werken. De gemeente geeft dan ook aan te blijven investeren in mensen, kennis en apparatuur die noodzakelijk is op het werkveld DIV en I&A. In het afdelingsplan 2013/2014 is een onderdeel opgenomen waarin beschreven wordt welke ontwikkeltrajecten er rondom DIV en digitalisering zijn of nog worden ingezet. Beuningen kijkt daarbij ook naar de nog op te richten regionale samenwerkingsvormen in de ICT. Voor DIV lag de focus in 2013 op het verder op orde brengen van de digitale basis en aan het voldoen aan de wettelijke voorschriften en eisen. Interne kwaliteitszorg Informatiebeheer dient primair om de bedrijfsvoering te ondersteunen. DIV moet daarom adequaat kunnen reageren op veranderingen in de (informatie)behoeften van de organisatie als gevolg van wijzigingen in wetgeving en digitale ontwikkelingen. Systematische kwaliteitszorg houdt in dat het informatiebeheer voortdurend wordt gemonitord en onderhouden en voorziet in controlemaatregelen. Er moet inzicht zijn in wettelijke eisen, risico's en knelpunten en er dienen normen geformuleerd te zijn aan de hand waarvan de kwaliteit kan worden getoetst. In het kader van de kwaliteitszorg heeft DIV een risicoanalyse uitgevoerd op de digitale poststromen en digitale archivering. Er is gekeken wat de impact is op het niet geregeld hebben van bepaalde aspecten en wat mogelijke oplossingen zijn. Volgens DIV wordt een groot aantal knelpunten opgelost met de aanschaf van een auditmodule bij het document management systeem, de implementatie van een zaaksysteem en de invoering van een zaaktypecatalogus. De actiepunten komen terug in de werkplanning van werkveld DIV over 2013. Binnen team DIV is voldoende kennis aanwezig van archiefwet en -regelgeving, niet alleen over analoge archivering, maar ook van de standaarden en normen voor digitale archivering.
5
R E G I O N A A L
ARCHIEF
NIJMEGEN
Toezicht Het archieftoezicht wordt uitgeoefend door de archiefinspecteur in de vorm van kaderstelling, monitoroverleggen en verslagen. De informatie die hieruit voort komt, vormt de input voor het jaarverslag van de gemeentearchivaris aan het college van burgemeester en wethouders. De controle-onderzoeken die regulier binnen de gemeente plaatsvinden, richten zich vooral op rechtmatigheid en financiële verantwoording. In de externe audits die worden uitgevoerd op onder meer de GBA, BAG en het sociaal domein, wordt maar beperkt aandacht besteed aan archief- en informatiebeheer.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Ordeningsstructuur Als hulpmiddel voor de ordeningstructuur gebruikt Beuningen de applicatie I-Controller. Deze applicatie is voor een deel gevuld en wordt gaandeweg verder ingericht. DIV neemt deel in het project procesverbetering en -vereenvoudiging. Bij het herinrichten van de werkprocessen wordt ook naar de documentstromen gekeken. Documentregistratie, dossiervorming en archivering Het archiefbeheer voor de hele organisatie gebeurt door de medewerkers DIV. Alle afdelingen en teams worden door DIV ondersteund in hun archiefbeheer. Voor de documentregistratie en archivering is er het DMS Corsa. Poststukken worden bij binnenkomst gescand en geregistreerd. Het merendeel van de documenten gaat al vanaf 2012 alleen nog maar digitaal de organisatie in. DIV heeft voldoende grip op de documentstromen. De analoge archivering is op orde en er zijn geen achterstanden. Ook de archivering in de semistatische fase (papier) is op orde. Beuningen gebruikt duurzame materialen en gegevensdragers bij het opmaken, beheren en verpakken van de archiefstukken.
Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden Beuningen w i l op afzienbare termijn alleen nog maar digitaal werken en niet langer papieren dossiers meer hoeven vormen en bewaren. De invoering van het proces- en zaakgericht werken zal leiden tot meer complete, steeds actuele en kwalitatief betere archiefdossiers. In een digitaal ingericht en ondersteund proces kan niet gewerkt worden zonder documenten vast te leggen en de dossiervorming vindt plaats tijdens de afhandeling van een zaak en niet achteraf. In gaandeweg steeds meer werkprocessen wordt volledig digitaal gewerkt en is het digitale dossier leidend geworden. Alleen van de bewaarstukken worden ook nog papieren dossiers gemaakt. De hybride situatie (papier naast digitaal) betekent extra kosten en extra risico's voor het archiefbeheer; het kost meer moeite en handelingen om grip te houden op de documentstromen en dossiers compleet te krijgen. De verantwoording om relevante documenten, mailberichten te laten registreren en volledige dossiers aan te leveren, ligt (terecht) bij de behandelend ambtenaar. Digitaal archiveren betekent onder meer dat de digitale beheeromgeving op orde moet zijn. In 2013 is DIV begonnen met de toetsing en optimalisering van de procedures, voorzieningen en systemen. Het DMS Corsa is voor alle vormen van documentbeheer leidend. De procesapplicaties die zelf niet voldoen aan NEN 2082 worden voor het documentbeheer aan Corsa gekoppeld. De inrichting van het
R E G I O N A A L
ARCHIEF
NIJMEGEN
Corsa wordt getoetst aan de normen uit de NEN 2082. De archiefinspecteur is hier bij betrokken. De website van de gemeente Beuningen wordt onder meer gebruikt voor officiële bekendmakingen, maar bevat verder alleen afgeleide informatie. Archivering vindt plaats bij de leverancier. Er wordt nog onderzocht of deze vorm van archivering voldoet aan de eisen uit de Archiefregeling.
Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Vernietiging Ten opzichte van 2012 is de werkwijze niet veranderd. In Beuningen wordt jaarlijks vernietigd. De gemeente maakt voor de selectie gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst. De procedure voor vernietiging van analoge archiefbescheiden is in orde en wordt nageleefd. Van de opgemaakte verklaring van vernietiging wordt een afschrift verzonden aan de gemeentearchivaris. Er is tot en met vernietigingsjaar 2013 vernietigd. Voor de vernietiging van digitale bestanden en gegevens en van digitale kopieën is niets geregeld. Ook digitale documenten dienen conform de wet- en regelgeving verwijderd of vernietigd te worden. De vernietiging van digitale gegevens heeft de aandacht van DIV. Vervanging en vervreemding Vervanging of vervreemding van archiefdocumenten is in Beuningen niet aan de orde geweest. Wel zijn er in 2013 de eerste voorbereidingen getroffen voor het opstellen van een handboek vervanging. Beuningen overweegt voor de gedigitaliseerde bouwvergunningen, milieuvergunningen en enkele andere processen een vervangingstraject met terugwerkende kracht aan te gaan, waarna de papieren documenten vernietigd worden en de digitale exemplaren als originelen worden aangemerkt.
Overbrenging archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats De gemeente Beuningen voldoet aan het overbrengingsprincipe van 20 jaar. De archieven van de Beuningen en haar voorgangers zijn tot 1990 overgebracht naar de archiefbewaarplaats in Nijmegen. In 2013 is een klein archiefbestand met vervallen hinderwetvergunningen en een aantal onderwerpsdossiers uit de periode 1980-1989 als aanvulling aangeboden bij het RAN. In de overgebrachte archieven ontbreken de series bouwvergunningen waarvan de oudsten dateren uit 1910. Het College van GS heeft hiervoor een machtiging tot opschorting van de overbrenging afgegeven. In de archiefruimte bevinden zich verder nog enkele kleine archiefjes die moeten worden klaargemaakt voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Voor de registers van de burgerlijke stand gelden afwijkende overbrengingstermijnen. In 2013 zijn opnieuw een aantal registers van geboorten, huwelijken en overlijden van de voormalige gemeenten Beuningen en Ewijk overgebracht naar het RAN.
7
R E G I O N A A L
ARCHIEF
NIJMEGEN
Archiefruimten De archiefruimte in het gemeentehuis van Beuningen is eind 2012-begin 2013 bouwkundig aangepast aan de eisen zoals die geformuleerd zijn in de Archiefregeling. Na finale oplevering en inrichting heeft de archiefinspecteur de nieuwe archiefruimte en de voorzieningen getoetst. De archiefruimte voldoet aan de norm. De serverruimte op zolder beschikt over voorzieningen voor de bescherming, veiligheid en continuïteit. De ruimte is getoetst en akkoord bevonden in de GBA audit.
Ter beschikkingstelling naar archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Zie hiervoor het desbetreffende kopje in hoofdstuk 3 van dit verslag.
Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente Beuningen heeft geen calamiteitenplan in geval van brand, wateroverlast of bij andere incidenten in de archiefruimte en in werkruimten waar archief staat. De nieuwe archiefruimte bevat wel dermate goede preventieve voorzieningen dat de kans op een calamiteit in die ruimte flink kleiner is geworden. Eind 2013 is er in het kader van een praktijkopleiding een risicoanalyse gedaan en een opzet voor een calamiteitenplan gemaakt. In de loop van 2014 zal een archiefcalamiteitenplan uitgewerkt gaan worden. Bij een incident of calamiteit kan dan aan de hand van protocollen snel actie worden ondernomen. De gemeente Beuningen is aangesloten bij de Documentenwacht. Enkele jaren geleden heeft de rijksoverheid nadere eisen gesteld aan de informatiebeveiliging. In vervolg daarop heeft de gemeente Beuningen haar informatiebeveiligingsbeleid opgesteld. In 2013 jaar heeft Beuningen een door de rijksoverheid geïnitieerd beveiligingassesment voor DIGID doorlopen. Voor het GBA en BAG gelden specifieke beveiligingsprocedures, die eveneens periodiek extern worden geaudit.
Middelen en mensen Hoeveel geld het College voor de wettelijke archieftaak beschikbaar stelt, is niet uit de begroting af te leiden. Voor het beheer van de historische archieven (inclusief archiefinspectie) is er een aparte post. Vanwege de financiële situatie van de gemeente wordt terughoudend omgegaan met investeringen, maar tegelijkertijd is er het besef dat informatisering kansen biedt tot verbetering van de dienstverlening aan de burger en efficiency in de bedrijfsvoering. De gemeente Beuningen richt haar werkprocessen zo veel mogelijk digitaal in. Maar als het digitaal archiveren goed is ingericht betekent dit nog niet dat daarmee ook de werkzaamheden aan de papieren archieven onmiddellijk komen te vervallen. De formatie van vakgroep DIV moet aansluiten op de (tijdelijk) extra werkzaamheden als gevolg van de digitale ontwikkelingen en de hybride situatie. Er is binnen de afdeling P&O voldoende inzicht in de samenstelling van de teams en capaciteiten van de medewerkers. De afdeling is al geruime tijd bezig met een professionaliseringslag. De toekomstige wijze van werken vraagt om zelfstandige vakspecialisten in een adviseursrol. De operationele werkzaamheden zullen minderen en geïntegreerd worden in de werkprocessen.
8
R E G I O N A A L
ARCHIEF
NIJMEGEN
3. Beheer van de archiefbewaarplaats Lokale regelgeving In 1999 heeft de gemeente Beuningen de gemeentearchivaris van Nijmegen benoemd tot gemeentearchivaris van Beuningen en in 2003 heeft de gemeente de archiefbewaarplaats van Nijmegen aangewezen als archiefbewaarplaats van Beuningen. Daarmee is geregeld dat de gemeentearchivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en collecties van Beuningen.
Interne kwaliteitszorg en toezicht Het Regionaal Archief Nijmegen [RAN] legt zijn beleid jaarlijks vast in een afdelingsplan. Volgens het afdelingsplan 2013 heeft het RAN als kerntaak het beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van kennis en informatie. Zijn rol is die van content beheerder en -leverancier ten behoeve van andere partijen. De archiefdienst wil dat de bronnen door een zo breed mogelijk publiek gebruikt worden. Daarnaast moet het RAN vanuit haar archiefwettelijke taak borgen dat de inwoners in de stad en regio de mogelijkheid hebben om de overheid te controleren en om juridisch bewijs te vinden, dat rechtmatige besluitvorming controleerbaar plaatsvindt in historisch perspectief en dat historisch onderzoek verricht kan worden. De archiefdienst streeft er naar om via de digitale studiezaal door een toename van het aanbod van digitale producten de toegankelijkheid van informatiebronnen, het aantal digitale bezoekers en de interactie met de klant via internet te vergroten. Het RAN heeft ten behoeve van het beheer van het statisch archief in haar archiefbewaarplaats in 2004 kwaliteitszorg geïmplementeerd. Dit heeft geresulteerd in risico- en controlplannen, waarvan het laatste dateert van 2010. De archiefdienst doet wel aan kwaliteitsbewaking, maar het planmatige en de verantwoording ontbreekt nog. De controlplannen worden opnieuw opgepakt.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid In het depot van het RAN staat zo'n 14.400 strekkende meters aan archieven en collecties. De archiefdienst heeft het archiefbeheersysteem Atlantis in gebruik als geautomatiseerd inventarisatie- en beheerprogramma. Het RAN houdt rekening met een verschuiving van papieren naar digitale archieven en de uitdagingen die daarmee gepaard gaan om deze archieven in leesbare en toegankelijke staat te houden. Maar papieren archieven blijven belangrijk en voorlopig komt wordt er nog de nodige aanwas voorzien aan te beheren meters vanuit Nijmegen, Beuningen en andere gemeenten uit de regio. Omdat de meeste gemeenten nu een digitaliseringslag maken zullen de papieren archieven in versneld tempo naar de archiefbewaarplaats toe komen.
Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden De belangrijkste ontwikkeling waar het RAN de komende jaren mee te maken zal krijgen is de toename van het digitaal werken en archiveren binnen de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Steeds meer archieven zullen (alleen nog maar) in digitale vorm worden aangeboden. Dit heeft nu al gevolgen voor het toezicht op
9
R E G I O N A A L
ARCHIEF
NIJMEGEN
de archiefvorming. Het duurzaam beheer en de duurzame beschikbaarstelling van archieven moeten immers geborgd worden. Om grip te kunnen houden op digitale archiefstukken moeten de archiveringsystemen een logisch onderdeel gaan vormen van de werkprocessen. Een voorwaarde hiervoor is dat bij de inrichting van de werkprocessen en de aanschaf van informatiesystemen vanaf het begin rekening wordt gehouden met de wijze waarop archiefinformatie wordt vastgelegd. Als het gaat om archiefmateriaal beheert het RAN op dit moment vrijwel alleen digitale documenten waarvan de originelen ook worden bewaard. De digitale kopie heeft vooral de functie om het publieksbereik van de archieven en collecties van het RAN te vergroten en om de kwetsbare originelen te beschermen. Voor foto's, affiches en ander materiaal uit de collecties komt het wel voor dat daarvan alleen de digitale versies worden beheerd en beschikbaar gesteld via de digitale studiezaal. Digitaal archiveren, beheren en beschikbaarstellen kan niet zonder een oplossing voor archivering gedurende de héle levenscyclus van archiefstukken, dus inclusief bewaring voor statische archieven. Beuningen heeft nog geen voorziening voor het duurzaam opslaan en duurzaam toegankelijk houden van de digitale archiefgegevens op de lange termijn.
Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden De Archiefinspectie toetst de vernietigingsvoorstellen die door de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen worden voorgelegd. Na het verkrijgen van de machtiging van de gemeentearchivaris worden de archiefstukken daadwerkelijk vernietigd en wordt een verklaring van vernietiging opgemaakt. Met de verklaring wordt vastgelegd welke en onder wiens verantwoordelijkheid archiefstukken zijn vernietigd.
Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats In artikel 12 van de Archiefwet staat dat overheidsarchieven die voor bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan 20 jaar, moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Bij de overbrenging van archieven gaat het formele beheer over naar de gemeentearchivaris en worden ze openbaar. Nijmegen, de Nijmeegse GR's en de regiogemeenten voldoen aan de gestelde termijn van 20 jaar met een uitloop van nog eens 10 jaar. Bij een enkele gemeente ligt er nog een ouder bestand bouwvergunningen of hinderwet- en milieuvergunningen dat kan worden overgebracht. Registers burgerlijke stand De registers van de burgerlijke stand van de voormalige gemeenten Beuningen en Ewijk bevinden zich in de archiefbewaarplaats in Nijmegen. Voor deze registers gelden afwijkende termijnen voor overbrenging. Alle registers uit Nijmegen en de regio die in 2013 voor overbrenging in aanmerking komen, zijn met de bijhorende 10-jaarlijkse tafels formeel overgebracht.
10
R E G I O N A A L
ARCHIEF
NIJMEGEN
Archiefbewaarplaats De archiefbewaarplaats aan de Mariënburg heeft een capaciteit van 16,2 strekkende kilometers archief. De bewaarplaats voldoet aan de Archiefregeling en is in 2009 goedgekeurd door de Provinciale Archiefinspectie. Het klimaat in de archiefbewaarplaats wordt 24/7 gemonitord. Dit geldt eveneens voor de afzonderlijke quarantaineruimte. Voor de archiefbewaarplaats is er een schoonmaakprotocol en vindt er periodieke controle plaats op de aanwezigheid van schimmels en plaagdieren. De gemeentelijk archiefinspecteur schouwt de archiefbewaarplaats jaarlijks. Geconstateerde tekortkomingen worden daaropvolgend zo snel mogelijk verholpen.
Ter beschikkingstelling naar archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Het RAN beheert ruim 14 kilometer aan overheids- en particuliere archieven uit Nijmegen zelf en de regio; hiervan is per 31 december 2013 zo'n 319 strekkende meter afkomstig uit Beuningen. De archiefdienst bezit een grote collectie foto's, films, affiches, historische kaarten en plattegronden en een uitgebreide historische bibliotheek. Het RAN doet veel om de digitale bereikbaarheid en toegankelijkheid van de bronnen verder te verbeteren via de digitale studiezaal. De archieven en collecties worden gedurende de openstelling van de studiezaal aan bezoekers ter beschikking gesteld en de toegangen zijn raadpleegbaar via de digitale studiezaal van het RAN. Inzage van informatie die bij het RAN berust is gratis, zoals in de Archiefwet is bepaald. Regels over de raadpleging en gebruik van de archieven staan in het bezoekersreglement en de daarop gebaseerde huisregels. De archieven in de archiefbewaarplaats die zijn overgebracht, zijn daarmee ook openbaar, behoudens de dossiers waarvan de openbaarheid is beperkt op grond van de Archiefwet en de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Het RAN heeft een procedure vastgesteld waarmee ontheffing voor de raadpleging aangevraagd kan worden. In 2013 werd door het RAN deelgenomen aan de landelijke kwaliteitsmonitor archieven van de branchevereniging van archiefinstellingen BRAIN. De Kwaliteitsmonitor is een instrument met benchmarking, waarmee archiefinstellingen elke twee jaar zelf kunnen meten in welke mate hun producten en diensten aansluiten op de wensen en verwachtingen van de bezoekers. De waardering voor het RAN wordt door de bezoekers uitgedrukt met een gemiddeld rapportcijfer 7,6; dat is vergelijkbaar met het gemiddelde over alle archieven. Voor het toenemend aantal initiatieven en activiteiten waarbij het RAN in 2013 archiefbronnen beschikbaar heeft gesteld of medewerking werd verleend, wordt verwezen naar het publieksjaarverslag. De studiezaal van het RAN werd in 2013 ongeveer 6.320 keer bezocht. Meer gedetailleerde gegevens over aantallen bezoeken aan de fysieke en digitale studiezaal, en over het aantal opgevraagde items en afgehandelde vragen zijn eveneens te vinden in het publiekjaarverslag over 2013.
ii
R E G I O N A A L
ARCHIEF
NIJMEGEN
Rampen, calamiteiten en veiligheid De beveiliging en de brandveiligheid van de archiefbewaarplaats was in 2013 op orde. Ook de beveiliging tegen inbraak of diefstal door bezoekers of medewerkers van het RAN is op een goed niveau. Voor de archiefbewaarplaats is er een Calamiteitenplan (onderdeel van het gemeentelijke plan], waarin staat hoe te handelen in geval van brand, wateroverlast of bij andere incidenten. Daarbij had het RAN in 2013 een piketdienst ingesteld die ingeval van archiefcalamiteiten de nodige actie kan ondernemen. Inmiddels is de bereikbaarheid op een andere manier geregeld. Het RAN is lid van de Documentenwach t, zodat men bij een calamiteit verzekerd is van acute eerste hulp. Voor de archiefbewaarplaats is in 2012 een Collectie Hulpverleningsplan (CHV) vastgesteld. Dat is nodig omdat we te maken h ebben met kwetsbaar erfgoedmateriaal. In 2013 is met dit plan ook daadwerkelijk geoefend.
Mensen en middelen Doordat de archiefbewaarplaats aan h oge eisen moet voldoen wordt een onevenredig deel van het totale budget (ca. 40 Zoĵ besteed aan de exploitatie hiervan. Voor de dienstverlening aan de regiogemeenten, de gemeensch appelijke regelingen en het waterschap ontvangt het RAN financiële bijdragen. In totaal werkten er in 2013 bij het RAN 35 medewerkers (28 fte). Daarnaast zijn er ruim vijftig vrijwilligers actief die werkzaamheden van uiteenlopende aard verrichten. Het RAN heeft uitgesproken dat er voor de komende jaren gespecialiseerd personeel besch ikbaar moeten blijven om papieren arch ieven en collecties toegankelijk te maken. Het is van groot belang dat de medewerkers kennis hebben van de digitale ontwikkelingen. Het opleidings- en bijscholingsprogramma, het vacaturebeleid en de kennisoverdracht zijn hier in eerste instantie op gericht. 0
12
R E G I O N A A L
ARCHIEF
NIJMEGEN
