3/26/2013
Observatiestage
Dennis Vanakker Beroepsgerichte communicatie 2TX3/5
537867
INHOUDSTAFEL
1.
2.
3.
Inleiding ........................................................................................................................................... 2 1.1
Waarom voor deze observatiestage gekozen? ....................................................................... 2
1.2
Wie en waar? ........................................................................................................................... 2
Verloop en ervaring ......................................................................................................................... 3 2.1
Voormiddag ............................................................................................................................. 3
2.2
Namiddag ................................................................................................................................ 3
De job en alles wat er komt bij kijken ............................................................................................. 4 3.1
Werksfeer ................................................................................................................................ 4
3.2
Technisch ................................................................................................................................. 4
3.3
Verloning ................................................................................................................................. 4
3.4
Opleiding ................................................................................................................................. 5
4.
Slot ................................................................................................................................................... 6
5.
Bijlagen (Handleiding – dossiertaken.pdf) ...................................................................................... 7
1
1. INLEIDING
1.1 WAAROM VOOR DEZE OBSERVATIESTAGE GEKOZEN?
Ik heb voor deze observatiestage gekozen omdat ik de gedelegeerd bestuurder, Erik Vanholder, persoonlijk ken en het wel interessant leek om te ervaren hoe iemand zijn eigen bedrijf succesvol runt. De software die ze maken is ook heel specifiek en uniek. Er zijn maar 5 bedrijven in België die een gelijkaardige software ontwikkelen voor het notariaat.
1.2 WIE EN WAAR?
De persoon die ik heb mogen volgen voor 1 dag was, Kris Gilot. Hij is de enige ontwikkelaar van het bedrijf. Hij verzorgt de updates van het bestaande systeem bij de klanten en implementeert ook de nieuwe ideeën. Hij werkt in het enige gebouw van Officom in het researchpark te Zellik. Officom is een bedrijf dat software ontwikkelt voor het notariaat. Het bedrijf doet ook de installatie van netwerken en bij de klanten. Klanten kunnen steeds bellen naar enkele medewerkers die hun dan helpen als er problemen zijn met het softwarepakket of als er geen connectie kan worden gemaakt met bepaalde servers. Dit is al dan niet betalend, dit hangt af van de aard van het probleem.
2
2. VERLOOP EN ERVARING
2.1 VOORMIDDAG
Ik had om 7 uur bij Erik afgesproken in Vollezele. Toen zijn we samen met de wagen vertrokken naar het kantoor in Zellik. Rond 8 uur kwamen we daar aan. Toen heb ik een kleine rondleiding en kennismaking gekregen van Erik. Het was een drukke dag voor het bedrijf. Officom verwachte een 65-tal klanten die een opleiding kwamen volgen omtrent de nieuwste update van het Maestro: Office softwarepakket. En dit voor de eerste keer. Ik heb wat meegeholpen met de zaal klaar te maken. De opleiding werd door Erna gegeven terwijl ze alles toonde op groot scherm. Officom heeft elke klant voorzien met een handleiding van 21 pagina’s zodat ze later nog kunnen nalezen hoe ze de nieuwe update kunnen gebruiken. Enkele zaken die in de nieuwe update zitten: taken bijhouden die bij een dossier moeten worden uitgevoerd, deze aanpassen, standaardtaken die gemaakt moeten worden telkens een bepaald type dossier wordt geopend, een snel overzicht laten zien van dringende taken, ... De voorstelling duurde 2 maal anderhalf uur met een kleine koffiepauze tussendoor. Op het einde van de voorstelling was een uitgebreide lunch voorzien voor de klanten. Ik vond de voorstelling interessant omdat ik zo op een snelle manier kon zien hoe het programma werkte en Kris vertelde me dan ook wat hoe het programma functioneert en hoe het geschreven is.
2.2 NAMIDDAG
Na de lunch heeft Kris me uitgelegd dat hij ook een systeem heeft gemaakt dat mails, telefonie en de activiteiten van elke werknemer bijhoudt. Hij heeft enkele activiteiten ingevoerd in dat systeem ter verduidelijking. De telefoongesprekken worden automatisch ingevoerd zodra de hoorn wordt opgenomen. Erik bekijkt dan deze lijsten per klant en bepaald wat al dan niet moet aangerekend worden. Op basis van dit wordt er een factuur opgesteld, dit gebeurt om de 2 maanden. Dit systeem heet Admin: Office. Toen gingen we vergaderen in de vergaderruimte over de feedback die we van de klanten kregen in de ochtend. Kris had notities genomen tijdens de voorstelling die Erna gaf. Daar vergaderden Erik, Erna en Kris over wat mogelijke veranderingen kunnen zijn aan het bestaande systeem en of deze haalbaar zijn. Vele terugkomende vragen waren: Is dit een verbetering van het systeem?, Ligt de fout niet bij de klant door foute input?, ... De vergadering duurde anderhalf uur.
3
3. DE JOB EN ALLES WAT ER KOMT BIJ KIJKEN
3.1 WERKSFEER
Soms komt er wel eens stress bij kijken bij de job, bijvoorbeeld als er deadlines moeten gehaald worden. Voor Erik was het een stressvolle dag omdat het de eerste keer was dat er zoveel klanten kwamen voor een opleiding. Er is een kleine keuken voorzien om te eten maar de meeste werknemers eten op hun eigen kantoor/eiland. Sommigen werken ook door onder de middag zoals Kris deze middag deed (updates bij de klanten op afstand). De werknemers mogen vrijblijvend iets nemen om te drinken, naar het toilet gaan, ... De normale werkuren zijn van 8u30 tot 17u30, enkel vrijdag is maar tot 16u30. Normaal zijn er geen overuren tenzij voor een deadline die moet gehaald worden. Er is geen verplichte dresscode maar de meeste werknemers dragen wel een hemd of een maatpak. De relatie met de collega’s is zeer los, er zijn namelijk maar 8 werknemers. Iedereen spreekt elkaar aan met voornaam. Gedelegeerd bestuurder Erik wordt aangesproken als Mr. Vanholder.
3.2 TECHNISCH
De oudere desktops op kantoor draaien op WindowsXP, de modernere laptops draaien op Windows7. Het Maestro: Office is ontwikkeld in Visual Basic 6 en bepaalde delen worden in SQL of .NET gemaakt (zoals het programma dat automatisch gescande documenten splits per pagina en wegschrijft naar een mappenstructuur). Het systeem Admin: Office is ook binnenshuis ontwikkeld (al vermeld onder puntje 2.2).
3.3 VERLONING
Officom geeft extra legale voordelen aan bepaalde werknemers zoals een bedrijfswagen, laptop, maaltijdcheques en een mobiele telefoon. De extra legale voordelen zijn enkel voor de werknemers die nodig hebben bij hun job.
4
3.4 OPLEIDING
Kris heeft een bachelor in de toegepaste informatica gehaald aan de hogeschool te Aalst. Hij vertelde me dat het curriculum enorm veranderd is in de laatste 11 jaar. Frans is een zeer belangrijke taal in het bedrijf. Verschillende telefoongesprekken werden in het Frans gevoerd. Het Maestro: Office pakket in ook tweetalig ontwikkeld. Erik vertelde me dat hij heel veel belang hecht aan de tweetaligheid van zijn (toekomstig) personeel. Engels is ook een belangrijke taal omdat sommige werknemers extra cursussen volgen bij U2U, deze zijn dan in het Engels. De communicatie met Microsoft (partner van het bedrijf) gebeurt ook altijd in het Engels.
5
4. SLOT
Ik vond het een leuke observatiestage, de mensen waren vriendelijk tegen mij en Kris gaf me spontaan uitleg en vroeg enkele dingen over mijn studies en hobby’s. De opleiding die Officom de klanten gaf in de voormiddag was ook zeer interessant omdat ik dan meteen kon zien hoe het programma werkt en wat de belangrijkste eisen zijn van de eindgebruikers (notarissen). Ik had ook volledige transparantie in de broncode en kreeg veel vrijheid, ik kreeg zelfs mijn eigen bureautje naast dat van Kris om mijn verslag al wat voor te bereiden. Het was ook eens leuk om een vergadering bij te wonen. Ik was versteld van de snelheid dat ze de feedback van hun klanten (voormiddag) analyseerden en probeerden een oplossing voor te bedenken. Sommige van deze oplossingen werden in de namiddag nog door Kris geïmplementeerd in het Maestro: Office pakket. Deze worden tijdens de volgende update aan alle klanten beschikbaar gesteld.
6
5. BIJLAGEN (HANDLEIDING – DOSSIERTAKEN.PDF)
In deze bijlage is de handleiding te vinden die de nieuwe update van het Maestro: Office pakket bespreekt. Zo kunnen de klanten wat notities nemen tijdens de presentatie en de handleiding later nog eens herlezen.
7
