Felhasználói leírás a Publikációk nyilvántartása programhoz
2006 / Ver 2.1
1
Tartalomjegyzék 1.
A PROGRAM MŰKÖDÉSÉNEK RÖVID LEÍRÁSA .....................................................4
2.
CIKKEK LETÖLTÉSE A WEB OF SCIENCE HONLAPRÓL ......................................7
3.
CITÁCIÓK KEZELÉSE ..............................................................................................11
3.1.
Hivatkozások letöltése a Web of Science-ről .................................................................................................. 11
3.2.
Hivatkozások beírással..................................................................................................................................... 12
4.
PUBLIKÁCIÓS LISTÁK KÉSZÍTÉSE ........................................................................15
4.1.
Paraméterek megadása .................................................................................................................................... 15
4.2.
A közlemény nyelvének megadása .................................................................................................................. 16
4.3.
A közlemény típusának megadása .................................................................................................................. 16
4.4.
Szerző neve mező .............................................................................................................................................. 17
4.5.
Szó a cimben mező............................................................................................................................................ 18
4.6.
Évtől mező ......................................................................................................................................................... 18
4.7.
Évig mező .......................................................................................................................................................... 18
4.8.
Szerző neve angolos formában, ékezetek nélkül ............................................................................................ 19
4.9.
Impakt faktorok és citációk megjelenésének beállítása a listában ............................................................... 19
4.10.
Nyomtatási kép ................................................................................................................................................. 19
4.11.
Kilépés ............................................................................................................................................................... 21
5.
PUBLIKÁCIÓK NYILVÁNTARTÁSA – ŰRLAP HASZNÁLATA ...............................22
5.1.
Új közlemény beírása ....................................................................................................................................... 22
5.2.
Cím mező – közlemények kereső ABC sorrendben ....................................................................................... 22
5.3.
Szerzők mező - közlemények kereső első szerző szerinti sorrendben .......................................................... 23
5.4.
Szerzők adatainak karbantartása ................................................................................................................... 25
5.5.
Típus mező ........................................................................................................................................................ 29
5.6.
Folyóirat neve mező.......................................................................................................................................... 30
5.7.
Folyóiratok adatai űrlap .................................................................................................................................. 30
5.8.
IF a megjelenéskor mező.................................................................................................................................. 33
5.9.
A Nyelv mező .................................................................................................................................................... 33
5.10.
A Megjelenés éve mező..................................................................................................................................... 33
2006 / Ver 2.1
2
5.11.
Megjelenés hónapja mező ................................................................................................................................ 33
5.12.
Kötetszám (volume) mező ................................................................................................................................ 34
5.13.
Kiadás (issue) mező .......................................................................................................................................... 34
5.14.
Az Oldalak mező............................................................................................................................................... 34
5.15.
Mégsem - új közlemény beírás visszavonása.................................................................................................. 34
5.16.
Mentés Gomb.................................................................................................................................................... 34
5.17.
Törlés Gomb ..................................................................................................................................................... 34
5.18.
Citációk hozzáadása ......................................................................................................................................... 35
5.19.
Citációk ellenőrzése .......................................................................................................................................... 35
5.20.
Léptető gombok ................................................................................................................................................ 35
5.21.
Gyorskeresés ..................................................................................................................................................... 36
5.22.
Kilépés ............................................................................................................................................................... 36
6.
PUBLIKÁCIÓ NYILVÁNTARTÁS ESZKÖZÖK MENÜPONT....................................38
6.1.
Impakt faktor frissítése.................................................................................................................................... 38
6.2.
Önhivatkozás ellenőrzése. ................................................................................................................................ 39
6.3.
Cím nagy - kis betűre (mondatszerűvé) alakítása.......................................................................................... 39
6.4.
Táblák karbantartása. ..................................................................................................................................... 39
6.5.
Felhasználói infó ............................................................................................................................................... 40
6.6.
Sugó ................................................................................................................................................................... 41
7.
FÜGGELÉK................................................................................................................42
7.1. A Web Of Science adtabázis használata......................................................................................................... 42 7.1.1. Jelszómegadás ............................................................................................................................................... 42 7.1.2. Keresési alapopciók kiválasztása................................................................................................................... 44 7.1.3. Keresési paraméterek megadása .................................................................................................................... 45 7.1.4. Cikkek kiválasztása szöveges fájl exporthoz................................................................................................. 45 7.2.
Citácik letöltése a Web of Science honlapjáról .............................................................................................. 47
2006 / Ver 2.1
3
Általános információ A „Publikációk nyilvántartása” program (a továbbiakban a szoftver vagy a program) egy Microsoft Access® alapú adatbázis kezelő, mely lehetőséget nyújt kutatóknak, tanszéki kutatócsoportnak, intézetnek, stb. publikációinak és az azokhoz tartozó citációknak a beírására (vagy betöltésére), nyilvántartására, karbantartására. A publikációk és citációk beírására a program kétféle megoldást biztosít: az egyik a program által felkínált űrlapokkal történő regisztrálás, a másik megoldás a valamennyi egyetemi intézet számára hozzáférhető on-line adatbázis, a Web of Science használatával történhet. A szoftver segítséget ad jelentések és speciális formátumú publikációs listák készítéséhez is, amelyek kinyomtatására vagy más fájlformátumba (Word, Excel) történő exportálására van lehetőség.
1.
A program működésének rövid leírása A program Microsoft Windows XP® operációs rendszerrel rendelkező PC-ken működik,
melyen telepítve van a Microsoft Access® 2003, vagy ennél újabb verziójú adatbáziskezelő. A MS Access program az MS Office csomag része, amely az egyetemek számára legálisan használható és telepíthető. A szoftver indításakor a „Publikációk nyilvántartása” főűrlap lesz látható (1. ábra). A felhasználó számára ez a kiindulási pont, innen lehet eljutni egyéb űrlapokra, segédűrlapra, melyekről kilépve, ide jutunk vissza (részletes leírása az 5. fejezetben található). Egyes általános funkciókat a menüsorban helyeztünk el „Publikáció nyilvántartási eszközök” névvel ellátva.
1. ábra. A „Publikációk nyilvántartása” főűrlap 2006 / Ver 2.1
4
A program a következő főbb tevékenységeket támogatja: a. Közlemény(ek) importálása a Web of Science honlapjáról Könnyedén feltölthetjük adatokkal üres adatbázisunkat, vagy új közleményekkel bővíthetjük a már meglévőt néhány gomb használatával. Akár több száz közlemény letölthető egyszerre és beszúrható néhány parancs végrehajtásával. Mindössze egy feltétel szükséges ennek a funkciónak a használatához, hogy a közlemény(ek) már benne legyen(ek) a Web of Science adatbázisában. (Részletek a 2. fejezetben)
b. Új közlemény(ek) beírása az adatbázisba Abban az esetben, ha már tudunk egy közlemény létezéséről, de ez még nem jelent meg nyomtatásban (illetve a Web of Sciense-ben sem található meg), vagy nem is fog megjelenni (absztraktok esetében), akkor letöltés helyett választhatjuk a másik lehetőséget, a közlemények beírását a „Publikációk nyilvántartása” űrlap segítségével. (Részletek az 5. fejezetben)
c. Már meglévő közlemények megtekintése, karbantartása. A „Publikációk nyilvántartása” űrlap segítségével, az adatbázisba már korábban betöltött adatokat megtekinthetjük, kereshetünk ABC sorrendbe rendezve listákból akár a közlemény címe vagy első szerző neve alapján. A leptető gombok segítségével egyenként lépkedhetünk a rekordok között, a gyorskereső funkcióval bizonyos keresési paramétereknek megfelelő közleményeket tekinthetünk meg. (Részletek az 5. fejezetben)
d. Adott cikkhez citáció(k) letőltése a Web of Science honlapról A közleményekkel hasonló módon a hivatkozások is könnyedén importálhatók a WebOfScience-ből, mely adatokkal a későbbiek folyamán a formázott publikációs listák kiegészíthetők. (Részletek a 3. fejezetben)
e. Citáció(k) beírása vagy megtekintése űrlapon. Abban az esetben, ha a hivatkozó cikkről már tudunk, de még nem jelent meg nyomtatásban, lehetőség van a citáció beírására. Ezt a megfelelő „Citációk karbantartása” segédűrlapon lehet elvégezni. A beírás és a javítás ugyanolyan funkciókkal (gombokkal) történik mint a publikációk adminisztrálását biztosító főűrlapon, segítve ezzel a minél egyszerűbb szoftverhasználatot. (Részletek a 3. fejezetben)
f. Testre szabott jelentések készítése 2006 / Ver 2.1
5
Egyik legfontosabb szolgáltatása a programnak a publikációs listák készítése. A lista kinyomtatható vagy menthető Word (esetleg Excel) dokumentum formájában. A listában a közlemények típusonként (absztrakt, referált folyóiratban megjelent absztrakt, közlemény, stb), ezen belül szerzők szerint csoportosítva jelennek meg (példa a 2. ábrán). Mindig a legújabb közlemények lesznek az elsők, míg a végére a korábbiak kerülnek. Kérhetjük egy bizonyos szerző közleményeit akár impakt faktorral vagy anélkül, megszabhatjuk, hogy csak a forráscikk jelenjen meg a listában vagy a hivatkozások is, sőt kizárhatjuk az önhivatkozásokat. Készíthetők listák (2. ábra) adott időintervallumra, szűkíthető akár egy adott hónapra, vagy bővíthető akár a szerző vagy intézet közleményeinek terjedelmére. (Részletek a 4. fejezetben)
2. ábra. Minta egy publikációs listáról 2006 / Ver 2.1
6
g. IF frissítés A szoftver aktuális az egyes folyóiratokra vonatkozó impaktfaktor-készlete évenként frissíthető. Ez egy speciális formátumú az importálandó IF adatokat tartalmazó excel fájl segítségével végezhető el. Részletek a "Publikáció nyilvántartás eszközök" menüpont "Impact faktor frissitése" almenüjében találhatók
2.
Cikkek letöltése a Web of Science honlapról A program egyik szolgáltatása a Web of Sciense honlapról letöltött cikkek vagy
hivatkozások egyszerű beszúrása az adatbázisba. Akár üres adatbázist szeretnénk feltölteni, vagy már meglévő adatbázisunkat szeretnénk bővíteni új adatokkal, rendelkezésünkre áll ez a szolgáltatás. Üres adatbázis feltöltésénél ez a funkció különösen hasznos, mivel egyszerre akár több száz közlemény is betölthető percek alatt! Első lépésként a Web of Science adatbázist kell megnyitnunk egy web böngészővel, majd a szükséges cikkeket kell listáztatnunk. A Web of Science
könnyen elérhető a szoftver főűrlapján található (1. ábra)
nyomógombra kattintva is.
Akár közleményt, akár ennek hivatkozásait szeretnénk letölteni, ugyanezzel a nyomógombbal érhetjük el a Web of Sciense oldalt. A nyomógomb aktiválása után egy figyelmeztető űrlap jelenik meg, amely emlékeztet a Web of Science – Search Results – Summary web lapon a megfelelő beállításra, hogy a letöltendő cikkek alkalmas formátumban mentődjenek el majd a „Publikációs Nyilvántartó” program számára. A szükséges beállítás a következő: a „Search Results – Summary” felületen az Output Record legördülő listájából a Full Record elemet kell választani (3. ábra piros nyíl). Nagyon fontos, hogy ez legyen beállítva, ellenkező esetben a letöltött fájl nem lesz megfelelő formátumú, így a programba történő import eredménytelen lesz! Amennyiben Ön meg nem jártas a Web of Science adatbázis használatában, először olvassa el figyelmesen az 1. függeléket, melyben részletesebb útmutatót kap a letöltés minden fázisáról, majd ezt követően térjen vissza ehhez a fejezethez.
2006 / Ver 2.1
7
3.ábra. ISI Web of Science – megjelölt rekordok listába választása A Save gombot választva a 4. ábrán látható űrlap jelenik meg. A „Select a data format for the saved file” alapértelmezett fájl formátuma a „Filed Tagged” (plain text). Ez megfelelő, ezért itt egyszerűen válasszuk a CONTINUE nyomógombot, amelynek segítségével az 5. ábrán látható űrlapot kapjuk.
4. ábra. ISI Web of Science „Save Options” lap Itt a Save nyomógombot válasszuk, melynek hatására megjelenik az 5. ábrán látható „File Download” Message box. A felajánlott lehetőségek közül válaszuk a „Save”opciót, melyre 2006 / Ver 2.1
8
rákattintva a fájlnév megadása után szöveges fájlban elmenthetjük a Web Of Science-ben kiválogatott publikációk listáját.
5. ábra. ISI Web of Science „File Download” lapja
Lépjünk vissza a „Publikációs Nyilvántartó” programhoz és a főűrlapon található nyomógomb segítségével a letöltött cikkek beszúrhatók lesznek az adatbázisba. A gomb megnyomása után megjelenik egy standard fájlszelekciós ablak, amellyel válasszuk ki az aktuális letöltött cikkeket tartalmazó szöveges fájlt. A fájl kiválasztása után a program automatikusa beolvassa a szöveges fájl tartalmát és a cikkek adatai beíródnak az adatbázisba, majd egy üzenetet kapunk,
ami
információkat
tartalmaz
a
beimportált
új
cikkekkel
kapcsolatban.
6. ábra. Információk a cikkek importja után (példa)
2006 / Ver 2.1
9
Ha több fájlt töltöttünk le (pl. több különböző szerzőt alapul véve a keresésénél), akkor ismételjük meg a lépéssort annyiszor, ahány letöltött fájl van. Ha az import közben a program olyan cikket (cikkeket) talál, amelyek már szerepelnek az adatbázisban, ezt (ezeket) egy listában gyűjti össze a felhasználó számára, és az import után megtekinthetők (7. ábra)
7.ábra. Letöltési információk duplikátumokról Az OK gombot választva ez a lista megjeleníthető a képernyőn és szükség szerint kinyomtatható. A duplikátumok azonosítása a közlemények un. ISI száma alapján történik, vagy ennek hiányánál a közlemény címe alapján. Amennyiben egy közleményt manuálisan írtunk be az adatbázisba, akkor csak a közlemény címe lesz az azonosítás alapja, mert az ISI azonosító ilyenkor többnyire nem ismert. Ebben az esetben nagyon kritikus lehet a cím helyes beírása, mert már egy karakter eltérése esetében (pl egy szóköz helyett kettő gépelése) is a duplikátum ellenőrzés hibás eredményre fog vezetni. A Web of Science adatbázisába az 1986 előtti cikkek címei nagybetűvel kerültek be, így értelemszerűen ezek a saját adatbázisunkban is ily módon importálódnak. A printout-ba (nyomtatott listákba) nem kívánatos, hogy különböző formában jelenjenek meg a cikkek, ezért lehetőség van ennek a formának az egyszerű megváltoztatására. Ehhez nyújt segítséget a „Publikáció nyilvántartási eszközök” menü „Cím Nagy Kis betűre alakítása” almenüje. Ezt a menüelemet szelektálva a program a „Publikáció nyilvántartása űrlap” aktuális közleményének (rekordjának) címét mondatszerűre alakítja. Ellenőrizzük azonban a cím szövegét, mert a gomb lenyomása után az egész szöveg kisbetűs lesz (kivéve az első betűt). Amennyiben olyan jelek vagy egyéb kifejezések szerepelnek a címben (pl.kémiai képletek), amelyek nagybetűvel írandók, ezeket manuálisan vissza kell nagybetűsre írni.
2006 / Ver 2.1
10
3.
Citációk kezelése Amennyiben a beírt vagy Web-ről letöltött cikkhez citációk is tartoznak, ezeket is be lehet
írni az adott cikkhez a „Citációk karbantartása” űrlap segítségével, vagy a cikk importjával hasonló módon betölthetjük a Web of Science kimeneti szöveges fájljait használva. Az egyszerűbb módszer természetesen most is a letöltés és az importálás.
3.1. Hivatkozások letöltése a Web of Science-ről A Web of Science adatbázisa a cikkek adatain kívül a szerzői hivatkozásokat is tartalmazza heti frissességgel, így a hivatkozásokat is célszerű innen letölteni. Hasonló módon a cikkek letöltéséhez először most is a Web of Science adatbázishoz kell kapcsolódnunk, mely például elérhető a
„Publikációs nyilvántartó” program főűrlapján (1. ábra – 4. oldal) a
nyomógombbal
(ugyanaz mit a cikkek letöltése esetében). A listázzuk a kívánt cikkhez a hivatkozást (hivatkozásokat), majd mentsük el a listát egy szöveges fájlba a cikkek letöltésénél (2. paragrafus) említett módon. A 2. függelékben található részletesebb leírás azon felhasználók számára, akik még nem jártasak a Web of Science használatában. Lépjünk
vissza a „Publikáció Nyilvántartás” programhoz és a főűrlapon található nyomógombbal indítsuk el a citációk importját.. A gomb megnyomása után megjelenik egy standard fájlszelekciós ablak, amellyel ki kell választani az aktuális letöltött citációkat tartalmazó szöveges fájlt. A fájl kiválasztása után a program automatikusa beolvassa a szöveges fájl tartalmát és a citációk adatai beíródnak az adatbázisba. Megjegyzés: Fontos, hogy a Publikációk nyilvántartása főűrlapon az a cikk legyen az aktuális rekord, amelyhez a hivatkozást hozzá szeretnénk rendelni. Mindig az aktuális cikkhez kapcsolódnak a hivatkozások. A letöltés végeztével, egy üzenetet kapunk mely információkat tartalmaz a beírt hivatkozásokkal kapcsolatban. Amennyiben az import közben a program olyan hivatkozást talál, amely már szerepel az adott cikkhez, ezt (ezeket) egy listában jeleníti meg. Ez a lista megjeleníthető és kinyomtatható.
Ellenőrizhetjük az adott cikkhez tartozó citációs listát a
gomb megnyomásával.
Előfordulhat a hivatkozásoknál is (a cikkekkel hasonló módon), hogy korábbi közlemények címei csupa nagybetűvel kerültek az adatbázisába. A „Publikáció nyilvántartási eszközök” menü „Cím 2006 / Ver 2.1
11
Nagy Kis betűre alakítása” almenüjének szelektálásával, vagy az űrlapon levő gombbal (lásd később) a szükséges konverzió elvégezhető.
3.2. Hivatkozások beírással A „Publikációk nyilvántartása” űrlapról válasszuk a
nyomógombot. Ennek
hatására a 9. ábrán látható űrlap jelenik meg, ahol az új rekord hozzáadása nyomógomb segítségével kezdeményezhetjük a hivatkozó cikk adatainak beírását. Kitöltéskor a következő mezőket lehet használni, illetve funkciókat alkalmazni: Szerzők mező Ez a mező a hivatkozó cikk szerzőinek névsorát jeleníti meg egymás után egymástól veszővel elválasztva. Új bejegyzésnél ügyeljünk a formátumra. A szerző vezetéknév után egy szóköz majd a keresztnév kezdő betűje következik. A szerzőket egymás után, egymástól veszővel elválasztva írjuk be. Ezt a formátumot feltétlenül őrizzük meg, így a formázott publikációs listákba egységes formát kapunk. A forma végül is tetszőleges lehet, mert a „szerzők” mező teljes tartalma (vesszőkkel, szóközökkel együtt) kerül a formázott kimenetekre, érdemes azonban valamilyen egységes stílust kialakítani.
8.ábra. Citációk űrlap Cím mező Ebben a mezőbe a hivatkozó közlemény pontos címe kerül. Cím betűjének átalakítása
2006 / Ver 2.1
12
Ezt a parancsgombot
már meglévő hivatkozások esetében használjuk akkor, ha a hivatkozó
cikk címe csupa nagybetű. . Folyóirat rövidítés mező Ez a mező citációt folyóiratának rövid nevét (Journal abbreviation) tartalmazza.
Megjelenési év mező A hivatkozó cikk megjelenésének éve.
Kötetszám (volume) mező A folyóirat kötetszáma, amelyben a közlemény megjelent.
Oldalak mező A hivatkozó cikk folyóiratának kezdő és utolsó oldalának száma.
Önhivatkozás mező Amennyiben a hivatkozó cikk önhivatkozás (önhivatkozás a program szempontjából minden olyan hivatkozó cikk melynek akár egy szerzője is szerepel a forrás cikkben) ezt igen-re kell állítani. A Webről letöltött hivatkozások esetében, a program elvégzi ezt az ellenőrzést és az eredmény függvényében állítja a mezőt igen/nem-re.
Rekordmutató A rekordmutató az összes forráscikkhez tartozó hivatkozások számát jeleníti meg. Rekord léptetőgombok Az első, előző, következő és utolsó rekordra (citációra) való ugráshoz hatékony segítséget nyújtanak az alábbi gombok. Első rekord Rákattintva az első bejegyzés (rekord) lesz az aktuális, ez látható majd az űrlapon. Ha az aktuális rekord az első (a rekordmutató 1-en áll), akkor ez a gomb zárolva van (kihalványul). Előző rekord Rákattintva az előző bejegyzésre (citációra) lépünk vissza. Ez lesz az aktuális, ez látható az űrlapon. Ha az aktuális rekord az első (a rekordmutató 1-en áll), akkor ez a gomb zárolva van (kihalványul). Következő rekord 2006 / Ver 2.1
13
Rákattintva a következő bejegyzésre (citációra) lépünk. Ez lesz az aktuális, ez látható az űrlapon. Ha az aktuális rekord az utolsó (a rekordmutató az utolsó rekordon áll – rekordmutató = összes rekord értékek), akkor ez a gomb zárolva van (kihalványul). Utolsó rekord Rákattintva az utolsó bejegyzésre (citációra) lépünk. Ez lesz az aktuális, ez látható az űrlapon. Ha az aktuális rekord az utolsó (a rekordmutató az utolsó rekordon áll), akkor ez a gomb zárolva van (kihalványul). Rekord módosító Parancsgombok •
Új rekord létrehozása
Új hivatkozás beírását, az űrlapon található gombbal kezdeményezhetünk. A gombot aktiválva eredményképpen üres mezőket tartalmazó űrlapot kapunk. A mezőket értelemszerűen kell kitölteni a korában már leírtak szerint. Ellenőrzés után az adatok a mentés gombbal mentődnek az adatbázisba. •
Visszavonás gomb Amennyiben új bejegyzés kezdeményeztünk, de nem kívánjuk az adatokat menteni,
lehetőségünk van ezt visszavonni a
MÉGSE
nyomógombbal. Ezt csak addig tehetjük meg, ha
még nem mentettük az adatokat.
•
Mentés nyomógomb Új beírást követően, az adatok helyességének ellenőrzése után, mentsük az új hivatkozó
közleményt a •
mentés gombbal.
Törlés gomb A nem kívánt rekordokat (citációkat) törölhetjük az adatbázisból a
Törlés
nyomógombbal. Hatására az aktuális rekord törlődik. A Törlés nyomógombra kattintva, egy figyelmeztető üzenet jelenik meg, mely rákérdez, hogy biztosan törölni szeretnénk-e az adott rekordot. Az OK gombot választva, az adott citáció törlődik az adatbázisból visszavonhatatlanul. A Cancel-t (Mégse) választva visszavonhatjuk a törlő parancsot.
•
Kilép gomb Ha már befejeztük az összes karbantartási tennivalót a forráscikk hivatkozásaival, a kilép
gombra kattintva, visszajutunk a főűrlapra.
2006 / Ver 2.1
14
4.
Publikációs Listák készítése
4.1. Paraméterek megadása A publikációs adatbázis talán legfontosabb célja a formázott listák készítése. A főűrlapról
kiindulva (1. ábra), a nyomtatót ábrázoló gomb kattintásával
juthatunk el a
„Publikációs listák nyomtatása és exportálása” űrlapra (9. ábra). Készíthetünk teljes intézeti listát, vagy olyat, amelyben szerepel egy adott szerző neve. Hogy milyen adatok szerepeljenek a listában, az a következőkben leírt feltételek kiválasztásával szabályozható (az egyes feltételekről a későbbiekben még részletesebben is szó lesz): o a közlemény nyelvének kiválasztása (magyar, külföldi, vagy minden cikk) o a közlemény típusa (közlemény, absztrakt, könyvfejezet, konferencia kiadvány, stb..). A „*” karakterrel lehet az összes közlemény típust egyszerre választani. o kulcsszó megadása vagy elhagyása. A megadott kulcsszót a cikkek címben keresi a program o a szerző nevének kiválasztása. A lenyíló lista un. „Autofill” tulajdonságú, tehát a keresett név betűinek lépésenkénti begépelésével a program folyamatosan szelektálja a lista első olyan elemét amely már megfelel a beírt néhány első betűnek. Sok szerzőt (akár több száz) tartalmazó lista esetén az „Autofill” funkció segítségével gyorsan kiválaszthatjuk a kívánt szerzőt. o évtől – évig (az az idő intervallum, amelyre vonatkozóan a közlemények listáját kérjük. Alapértelmezett intervallum az utolsó öt év.) o a szerző (k) neve angolos formában, vagy ékezetek elhagyásával o impakt faktor és citáció a listába
egyik sem (csak a publikációl listája lesz látható)
csak impakt faktor.
IF és citáció.
a közlemény megjelenési évében érvényes impact faktor alapján.
az összes hivatkozás. Ha ez az opció is be van kapcsolva, akkor a program az összes citációt meg fogja jeleníteni az aktuális publikáció mellett, függetlenül attól, hogy önhivatkozás-e vagy sem. Alapértelmezésben az önhivatkozások nem látszódnak
o a cikk egyéni azonosítójának megjelenése a listán 2006 / Ver 2.1
15
9.ábra. Publikációs listák készítését beállító űrlap
4.2. A közlemény nyelvének megadása Alapértelmezett kiválasztás a „külföldi” (10. ábra). Ebben az esetben, a listában minden olyan közlemény szerepelni fog (a többi megadott paraméternek megfelelően), amelyeknek nyelve nem magyar. Ha csak a magyar nyelvű közleményeket szeretnénk megjeleníteni, a magyar választógombot kell kijelölni. A „minden cikk” megjelölésével az összes közlemény (a többi megadott paraméternek megfelelően) megjelenik a listában attól függetlenül, hogy milyen nyelven jelent meg.
4.3. A közlemény típusának megadása Alapértelmezett érték a „*”, mely minden fajta közlemény megjelenítését lehetővé teszi csoportosítva, a közleménytípus ABC sorrendjében. Tehát abban az esetben, ha az alapértelmezett *-ot hagyjuk meg, akkor először az absztraktok, ezt követően a közlemények, aztán a könyvfejezetek, stb. jelennek meg a listában. Abban az esetben, ha csak egy közleménytípust szeretnénk választani, a jobb oldali nyílra kattintva, megnyílik egy legördülő lista, melyben az egérmutatót mozgatva a kívánt közleménytípusra kattintva, kiválaszthatjuk a szükséges típust. 2006 / Ver 2.1
16
10. ábra. Citációk űrlap
4.4. Szerző neve mező A jobb oldali nyílra kattintva megjelenik egy legördülő lista, mely tartalmazza az összes adatbázisban lévő szerző nevét (11. ábra). Hasonló módon a többi legördülő listával, itt is a szöveg begépelésével párhuzamosan gördül az aktuálisan kijelölt elem a beírt karakterekkel legtovább megegyezőig. Ily módon kiválaszthatjuk a kívánt szerző nevét. Van lehetőség az összes szerző közleményeinek megjelenítésére is. Eben az esetben a szerző neve helyett egy csillagot (*) kell begépelni. Így egy adott időintervallumban, az adatbázisban levő összes közlemények listáját kaphatjuk eredményként.
2006 / Ver 2.1
17
11. ábra. Szerző kiválasztása a Publikációs Lista űrlapon
4.5. Szó a cimben mező Készíthetünk olyan listát, amelyben csak azok a közlemények fognak szerepelni, aminek a címében megtalálható egy adott szó. Ebben az esetben gépeljük be ebbe a mezőben a keresendő szót.
4.6. Évtől mező Itt adhatjuk meg, az időintervallum kezdő évét, amelyre vonatkozóan a listát készíteni szeretnénk. •
Hó Az időintervallum kezdő évének kezdő hónapjától. Például, ha egy tanévben előfordult
közleményekre vagyunk kíváncsiak, akkor szeptembert választunk.
4.7. Évig mező Az időintervallum felső határa, amelyre vonatkozóan a listát készíteni szeretnénk •
Hó Az időintervallum felső határának hónapja.
2006 / Ver 2.1
18
4.8. Szerző neve angolos formában, ékezetek nélkül Az összes szerző nevet angolosan, ékezetek elhagyásával jeleníti meg a listában.
4.9. Impakt faktorok és citációk megjelenésének beállítása a listában •
No IF és citáció Ez a legegyszerűbb listaforma, amikor a listában csak a közlemény jelenik meg.
•
Csak IF A közlemények mellett az impakt faktorok (és annak éve) is fel lesznek tüntetve. A program
az IF értékeket a folyóiratok táblájából veszi.
•
IF és Citáció önhivatkozás nélkül A közlemények listája a megfelelő impakt faktorral és a hivatkozásokkal lesz látható. A
program az IF értékeket a folyóiratok táblájából veszi. Ebben az esetben a lista a forrás cikk és legfrissebb impakt faktor mellett, a cikkre kapott olyan hivatkozásokat is tartalmazza, amelyek nem önhivatkozások – tehát a hivatkozó cikk egyetlen szerzője sem egyezik meg a forrás cikk bármely szerzőjével.
•
IF a publikáció éve alapján Adott esetben olyan listára van szükségünk, ahol a közlemények megjelenésekor érvényes
impakt faktort szükséges megjeleníteni. Ennek a jelölőnégyzet a kiválasztása erre ad lehetőséget.
•
Összes citációk (önhivatkozás is) Ahogyan a címből is kiderül a forráscikk alá az összes hivatkozó cikk is odakerül független
attól, hogy önhivatkozás-e vagy sem.
4.10. Nyomtatási kép Ha már az összes paramétert megadtuk, akkor a
gombra kattintva elkészíthetjük a
kívánt nyomtatási képet, amely hasonló módon fog kinézni, mint a 12. ábrán példája.
2006 / Ver 2.1
19
12. ábra. A publikációs lista nyomtatási képe A program felkínálja a lehetőséget, hogy a listát Word dokumentumként is nyissuk meg. Amennyiben változtatni szeretnénk a külalakon, vagy egyszerűen szeretnénk tovább feldolgozni a listát, akkor válasszuk ezt az opciót. A program automatikus megnyitja számunkra a MS Word egy példányát és áttölti a publikációs listát az üres word dokumentumba. Akár kinyomtattuk a 2006 / Ver 2.1
20
nyomtatási képet vagy tovább exportáltuk Word dokumentumban, a nyomtatási képet a jobb felső standard ablak kezelő gomb (a Close „X” gomb) segítségével tudjuk bezárni. Ha a megadott paramétereknek megfelelően a program nem talál egyetlen közleményt sem (pl nem volt magyar nyelvű közlemény egy adott időszakra vonatkozóan), a következő üzenetet küldi:
Az OK-ra kattintva, visszajutunk a „Publikációs lista feltételei” űrlapra, ahol új feltételek szerint készíthetünk listákat.
4.11. Kilépés A kilép gombra kattintva
2006 / Ver 2.1
, visszajutunk a „Publikáció Nyilvántartás” főűrlaphoz.
21
5.
Publikációk nyilvántartása – űrlap használata Ez az űrlap az adatbázis főűrlapja. Az adatbázis aktiválásakor ez az űrlap nyílik meg és az
utolsó beírt közlemény lesz látható a lapon.
13. ábra. Publikációk nyilvántartása főűrlap
5.1. Új közlemény beírása Új közlemény beírását, az űrlapon található
új rekord gombbal kezdeményezhetjük.
Egér bal gombbal rákattintva üres mezőket tartalmazó űrlapot kapunk. Az egyes mezők jelentése és kitöltési útmutatók a következő alfejezetekben találhatók.
5.2. Cím mező – közlemények kereső ABC sorrendben Új rekord beírása esetében, ide kell beírni a közlemény pontos címet. A cím mezőt kötelező kitölteni. A mező jobb oldalán található nyíl (listabox vezérlő) segítségével kereshetünk az adatbázisban a már meglévő közlemények címe ABC szerinti sorrendben. Az egérgombbal a nyílra kattintva, egy legördülő lista nyílik meg, mely megjeleníti az adatbázis összes közleményeinek címét ABC sorrendbe rendezve. A cím mellett egyéb mezők is láthatók, melyek információt szolgálnak a közleményről és segítenek a beazonosításban. Az egérmutatót mozgatva, majd a kívánt közleményre kattintva eredményként a kiválasztott rekord lesz az aktuális. (A szükséges cikk szelektálása még két további módon is elvégezhető: a lista jobb oldalán található görgetősáv segítségével, vagy a szöveg begépelésével párhuzamosan, a beírt karakterekkel legtovább 2006 / Ver 2.1
22
megegyezőig szelektálódik egy a listából) Tehát a cím mező egyben egy gyorskereső gomb a közlemény címének ABC sorrendje szerint.
5.3. Szerzők mező - közlemények kereső első szerző szerinti sorrendben Ebben a mezőben jelennek meg az adott cikk összes szerzői. A Szerzők mező jobb oldalán található nyíl (listabox vezérlő) segítségével kereshetünk a cikkek között az első szerző szerinti ABC sorrendben (14. ábra). Itt is több mező jelenik meg, melyek segítenek a cikk azonosításában (cím, folyóirat rövid neve, közleménytípus, megjelenési év, kötet, első oldal)
14.ábra. Gyorskeresési lehetőseg az első szerző szerinti a „Publikációk nyilvántartása” ürlapon
A szelektálás után a kiválasztott rekord lesz az aktuális. Új cikk beírásnál vagy már létező cikk esetén a szerzők javítása során a szerzők mező nem látható, helyette a 16. ábrán látható kép jelenik meg. (A szerzők javítását a „szerzők” mező mellett balra levő „szerzők” nyomógombbal kezdeményezhetjük.)
2006 / Ver 2.1
23
15.ábra. A „Publikációk nyilvántartása” űrlap formája új cikk beírása esetén A cikk szerzőit egyenként kell kiválasztani, minden sorban az adott sorszámú szerző kerül. Ha a szerző mezők jobb oldalán található nyílra kattintunk, akkor lenyílik az adatbázisban található összes szerző nevét tartalmazó lista, amelyből a görgetősáv segítségével a kívánt szerző kiválasztható, vagy a szerző neve beírásával párhuzamosan (16. ábra) gördül a beírt karakterekkel legtovább megegyező szerző nevéig. Csak olyan szerző választható a listából, amely név már szerepel az adatbázisban. Ismételjük meg a beírást annyiszor, ahány szerzője van az adott cikknek. Maximum 30 szerző rögzíthető az űrlap segítségével, ez a korlát azonban nem vonatkozik a WebOf Science-ből importált cikkekre vonatkozóan. Az utóbbi esetben nincs korlát a szerzők számára vonatkozóan.
2006 / Ver 2.1
24
16.ábra. Új cikk beírásánál a szerzők kiválasztása begépeléssel Amennyiben egy szerző neve nem található a listában, akkor a „Szerzők beírása, javítása” elnevezésű gombra kattintva lehetőségünk adódik egy új szerző felvételére a listába (17. ábra). A gomb megnyomása után megjelenik a „Szerzők adatainak karbantartása” űrlap, ahol a megfelelő adatok kitöltésével az új szerző regisztrálható.
5.4. Szerzők adatainak karbantartása A „Szerzők adatainak karbantartása” űrlap ugyanolyan elv alapján működik, mint a Publikációk nyilvántartása űrlap. • Vezetéknév Az űrlap betöltésekor a szerző táblában található legelső szerző adatai lesznek láthatók. A szerző neve mező jobb oldalán található nyíl segítségével lenyitható egy lista (a főűrlapon a cikkcím, illetve szerzők mezőkhöz hasonló módon), mely tartalmazza az adatbázisba összes eddig felvett szerzők nevét. • Keresztnév Ez a mező a szerző keresztnevét jeleníti meg. Amennyiben a szerző adatai úgy kerültek az adatbázisba, hogy a Web of Science-ről töltöttük le, akkor csak a szerző keresztnevének kezdő betűje jelenik meg.
2006 / Ver 2.1
25
17.ábra. Szerzők ürlap • Utónév Amennyiben van, a szerző utóneve vagy ennek kezdő betűje kerül ebbe a mezőbe. • e-mail cím A szerző e-mail címe tárolható ebben a mezőben • www cím A szerző Web lapjának címe, ha van • Léptető gombok – rekord mutatók Az első, előző, következő és utolsó léptető gombok hatékony segítséget nyújtanak az adatbázis rekordjai közötti navigálásában. Első rekord Egérgombbal rákattintva, hatására az első bejegyzés (rekord) lesz az aktuális, ez látható az űrlapon. Ha az aktuális rekord az első (a rekordmutató 1-en áll), akkor ez a gomb zárolva van (kihalványul). Előző rekord Egérgombbal rákattintva, hatására az előző bejegyzésre lépünk vissza. Ez lesz az aktuális, ez látható az űrlapon. Ha az aktuális rekord az első (a rekordmutató 1-en áll), akkor ez a gomb zárolva van (kihalványul). Következő rekord
2006 / Ver 2.1
26
Egérgombbal rákattintva, hatására a következő bejegyzésre lépünk. Ez lesz az aktuális, ez látható az űrlapon. Ha az aktuális rekord az utolsó (a rekordmutató az utolsó rekordon áll – rekordmutató = összes rekord értékek), akkor ez a gomb zárolva van (kihalványul). Utolsó rekord Egérgombbal rákattintva, hatására az utolsó bejegyzésre lépünk. Ez lesz az aktuális, ez látható az űrlapon. Ha az aktuális rekord az utolsó (a rekordmutató az utolsó rekordon áll), akkor ez a gomb zárolva van (kihalványul). Rekord mutató A szerzők számát mutatja melyek szerepelnek nyilvántartásunkban. Új szerző Új szerző adatainak beírását az új rekord nyomógombra való kattintással kezdeményezhetjük. Hatására üres mezőket tartalmazó űrlap jelenik meg, amelyeket értelemszerűen kell kitölteni. Visszavonás (mégse) Ha új bejegyzést kezdeményeztünk, de mégsem szeretnénk felvenni adatbázisunkba a szerző adatait, a
MENTÉS
helyett válaszuk a
MÉGSE
gomb-ót
. Hatására az új bejegyzés törlődik
mielőtt beíródna az adatbázisba. Mentés A szerző vezetéknév, keresztnév, utónév, e-mai cím, www cím mezők kitöltése után, nyomjuk meg a mentés gombot
. A mentés hatására, az új bejegyzés adatai beíródnak az
adatbázisba. Gyorskeresés A Microsoft Word programból jól ismert gyorskereső gomb
segítségével adott mező,
vagy mezőrészre kereshetünk rá. Mielőtt megnyomnánk a keresőgombot, az egérmutatóval kattintsunk arra a mezőre, amiben keresni szeretnénk.
2006 / Ver 2.1
27
18.ábra. Keresési feltételek Hatására eredményként a 18. ábrának megfelelő képet kapjuk. Itt látható, hogy a „miben keres” mező a magyar vezetéknév lett, mert a példa során az egérkurzor ezen a mezőn állt. A „keresett szöveg” mezőbe írjuk be a keresendő szöveget, vagy szövegrészt. A ’”következőr” gombra kattintva eredményként az aktuális rekord az „szerzők űrlap” olyan rekordja lesz, mely megfelel a megadott paramétereknek (amennyiben van ilyen). Törlés A törlés gomb
az adatbázisba feleslegesen bekerült szerző adatainak törlésére való.
Hatására az aktuális szerző törlődig az adatbázisból. A Törlés gombra kattintva, egy figyelmeztető üzenet jelenik meg, mely rákérdez, hogy biztosan törölni szeretnénk-e az adott rekordot. Az OK gombot választva, az adott szerző adatai törlődnek az adatbázisból.
Szerző adatainak módosítása Módosítani is lehet a már korábban felvett szerzők nevét, amennyiben ez hibásan lett beírva. Az aktuális rekord legyen a módosítani kívánt szerző adatai. Egyszerűen álljunk az egérkurzorral arra a mezőre, amelyet módosítani szeretnénk és kezdjük el a helyesbítést. Ennek hatására egy üzenet jelenik meg, mely figyelmeztet arra, hogy egy már létező szerző nevét kísérlünk meg javítani.
2006 / Ver 2.1
28
Amennyiben a „Yes” gombot válaszuk a módosítás megtörténik, a javított szöveg mentődik, ha a „No” gombot válaszuk, a módosítás nem mentődik, és visszaíródik a korábbi adat. Kilépés A „Szerzők adatainak karbantartása” űrlapot a
KILÉP GOMB
segítségével hagyhatjuk el,
és visszajutunk az előző űrlapra.
A „Szerzők adatainak karbantartása” űrlap bezárása után a lenyíló szerző listában az újonnan felvett szerző neve már szerepelni fog, ezt kijelölhetjük és már hozzárendelhetjük az adott közleményhez. A „Szerzők adatainak karbantartása” űrlapot bármikor elérhetjük a „Publikáció nyilvántartás eszközök” menü lenyíló „Táblák karbantartása” „Szerzők” almenü választásával is.
19.ábra. A szerzők űrlap megnyitása a „Publikáció nyilvántartás eszközök” menüvel
5.5. Típus mező A típus mező jobb oldalán található nyílra kattintva, a legördülő listából a kívánt közlemény típusát választhatjuk ki (20.ábra). Nagyon fontos a közlemény pontos beazonosítása, mert a Publikációs listák csoportosítása e paraméter alapján történik. A lehetséges közlemény típusok: - absztrakt - közlemény - könyvfejezet - szerkesztett könyv - konferencia kiadványban megjelent absztrakt - referált folyóiratban megjelent absztrakt - értekezés, diplomamunka 2006 / Ver 2.1
29
20.ábra. Közlemény típus kiválasztás Az egérmutatót mozgatva, a kívánt közlemény típusra kattintva választhatjuk ki a megfelelő típust.
5.6. Folyóirat neve mező Közlemények, vagy referált folyóirat esetében a folyóirat nemzetközileg elfogadott rövid neve kiválasztható a folyóirat neve mező jobb oldalán található nyílra kattintva, a legördülő listából. Az egérmutatót mozgatva, vagy a lista jobb oldalán található görgetősáv segítségével, vagy a szöveg begépelésével párhuzamosan a beírt karakterekkel legtovább megegyezőig legördülő listából a kívánt folyóiratra kattintva végezhető el a szelekció. Amennyiben a kívánt folyóirat nem található a listában, a „Folyóirat neve” gombra kattintva, a folyóiratok űrlapja nyílik meg, ahol beírhatjuk a kívánt folyóiratot.
5.7. Folyóiratok adatai űrlap Az űrlapnak hasonlóan kezelhető, mint a korábban már említettek azzal a különbséggel, hogy itt a mezők csak új folyóirat beírásakor szerkeszthetők. Az űrlap megnyitásakor a folyóirat tábla első rekordja lesz látható.
2006 / Ver 2.1
30
21.ábra. Folyóiratok űrlap
Journal abbreviation Ez a mező a folyóirat nevének rövidítését tartalmazza. A mező jobb oldalán található nyílra
egérgombbal kattintva, egy legördülő lista nyílik meg, mely megjeleníti az adatbázis összes folyóirat rövid címét ABC sorrendbe rendezve. A cím mellett egyéb mezők is láthatók (a folyóirat utolsó impact faktorának éve, impact faktor, folyóirat egyedi azonosítója, folyóirat teljes neve), melyek segítenek a folyóirat beazonosításában. Az egérmutatót mozgatva, vagy a lista jobb oldalán található görgetősáv segítségével, vagy a szöveg begépelésével párhuzamosan a beírt karakterekkel legtovább megegyezőig legördülő listából, a kívánt folyóirat kiválasztható.
ISSN (International Standard Serial Number) Ebbe a mezőbe a folyóirat egyedi azonosítója (az ISSN - International Standard Serial
Number) kerül. A program folyóirat táblájának aktuális IF éve a „Publikáció nyilvántartás eszközök” menü „Felhasználói Info” almenüjével azonosítható.
Impakt factor Ez a mező tartalmazza a folyóirat adott évre vonatkozó impakt faktorát.
Journal full name – A folyóirat teljes neve A folyóirat teljes címe jelenik meg ebbe a mezőbe. Új rekord esetében figyeljünk a
pontosságra, mivel az ISSN szám hiányában ez a mező azonosíthatja a folyóiratot. Akar egy karakter eltérése esetében is beíródik az adatbázisba új rekordként, és ezzel duplán fog szerepelni a folyóirat fölöslegesen növelve ennek méretét és a továbbiakban hibához vezethet.
Léptetőgombok
2006 / Ver 2.1
31
Az első, előző, következő és utolsó rekord léptető gombok
,
,
valamint az újrekord, visszavonás,mentés és törlés gombok , , funkciója és működése teljesen megegyezik az előző űrlapoknál elmondottakkal.
, ,
Keres parancsgomb Ez a nyomógomb egy gyors kereső, amelynek segítségével adott mező, vagy
mezőrész segítségével kereshetünk a folyóirat tábla adatai között. Mielőtt megnyomnánk a parancsgombot, az egérmutatóval kattintsunk arra a mezőre, amely szerint szeretnénk a keresést elindítani. Ha például csak azon folyóiratok érdekelnek, amelyek címébe benne van a „acta” szó, akkor a Journal abbreviation, vagy journal full name mezőre álljunk az egérkurzorral, majd kattintsunk a
KERES
gombra.
22.ábra. Gyorskeresés a folyóiratok űrlapon Hatására a fent látható ábrának megfelelő képet kapjuk eredményként. Itt látható, hogy a „miben keres” mező a Journal Abbreviation lett, mert a példa során az egérkurzor eben a mezőben állt. A „keresett szöveg” mezőbe gépeljük be a keresett szöveget, vagy szövegrészt, az „egyezés”-t ennek megfelelően állítsuk teljes mező, mező bármely részén, vagy mező elején-re. A következőre kattintva eredményként az aktuális rekord az adatbázis első olyan rekordja lesz, mely megfelel a megadott paramétereknek, amennyiben van a feltételeknek megfelelő rekord. Ha nem a kívánt 2006 / Ver 2.1
32
folyóiratot kaptuk eredményként a „következő” gombbal tovább lépkedve, egyenként jeleníti meg minden olyan rekordot, mely megfelel a keresési paramétereknek.
Kilép A „Folyóiratok adatai” űrlapot is na
KILÉP GOMB
segítségével hagyhatjuk el, és
visszajutunk az előző űrlapra. A „Folyóiratok adatai” űrlapot elérhetjük közvetlenül is a „Publikáció nyilvántartás eszközök” menü „Táblák karbantartása” „Folyóiratok” almenüjének választásával is.
23. ábra. „Folyóiratok adatai” űrlap kiválasztás a menüből
5.8. IF a megjelenéskor mező Ebbe a mezőbe a folyóiratnak a közlemény megjelenési évében érvényes impakt faktora írandó. Ennek a mezőnek az értékét a program automatikusan tölti ki, ha a cikknek a megjelenési éve megegyezik vagy nagyobb az adatbázisban levő folyóiratok impact faktor événel, egyébként be kell írni. A program folyóirat táblájának aktuális IF éve a „Publikáció nyilvántartás eszközök” menü „Felhasználói Info” almenüjével azonosítható. A korábbi IF-ok kereséséhez segítségként használhatjuk a Kenézy Könyvtár honlapját, amely 1975. évre visszamenőleg nyilvántartja a cikkek impact faktorait részben scannelt dokumentumokban (1975-1996), részben letölthető Excel táblázatban (1996-tól) formájában. A közlemény megjelenésének évében érvényes impact faktor mezőt fontos kitölteni annak érdekében, hogy a későbbiekben a „publikációs listákban” ezt használni lehessen.
5.9. A Nyelv mező A mezőbe a közlemény nyelvét kell kiválasztani.
5.10. A Megjelenés éve mező A közlemény megjelenésének éve. Ha a közlemény még nyomtatás alatt van, ezt a mezőt hagyjuk üresen, de ne felejtsük később pótolni.
5.11. Megjelenés hónapja mező A hónap, amelyben a közlemény megjelent. Ez az adat olyan speciális listák készítésében segíthet, ahol a szűrés időintervallumát hónapra bontva kell megadni. Például, ha egy tanévre 2006 / Ver 2.1
33
vonatkozóan kell publikációs listát előállítani. Amennyiben a megjelenés hónapja hiányzik, a program automatikusan január 1-et rendel a hónap mezőhöz a lista készítések során .
5.12. Kötetszám (volume) mező A folyóirat kötetszáma, amelyben a közlemény megjelent.
5.13. Kiadás (issue) mező A folyóirat kiadásának (issue) azonosítója, ha van ilyen.
5.14. Az Oldalak mező A megfelelő mezőkbe értelemszerűen a folyóirat azon oldalszámait kell írni, ahol a közlemény kezdődik és véget ér.
5.15. Mégsem - új közlemény beírás visszavonása Amennyiben új bejegyzés kezdeményeztünk, de nem kívánjuk az adatokat menteni, lehetőségünk van ezek visszavonására a
nyomógombbal. A Mégsem gomb lenyomásával egyszerűen
törlődnek a begépelt adatok anélkül, hogy mentődnének az adatbázisba. Ez a parancsgomb a Mentés gombhoz hasonló módon csak új beírás választáskor aktív és csak akkor, ha még nem mentettük az adott rekordot.
5.16. Mentés Gomb Ha már ellenőriztük az adatokat és meggyőződtünk ezek helyességéről, a
Mentés gombra
kattintva, az adatok bekerülnek az adatbázisba. Ez a parancsgomb csak új beírás választáskor aktív, egyébként nem.
5.17. Törlés Gomb A
Törlés gombot a közlemények törlésére használhatjuk. Hatására az aktuális közlemény
törlődik az adatbázisból. A Törlés gombra kattintva egy figyelmeztető üzenet jelenik meg, mely rákérdez, hogy biztosan törölni szeretnénk-e az adott rekordot. Az OK gombot választva, az adott publikáció törlődik az adatbázisból. A Cancel-t választva visszavonhatjuk a törlő parancsot.
2006 / Ver 2.1
34
Ha az adott cikkhez citációk is tartoznak, akkor a program még egy további üzenetet is küld számunkra, melyben figyelmeztet arra, hogy a kapcsolódó citációs táblából is törlődnek az adatok.
A törlés parancs még innen is visszavonható a IGENT-t
NEM
nyomógombot választva. Amennyiben az
válaszuk, az adatok visszavonhatatlanul törlődnek az adatbázisból.
5.18. Citációk hozzáadása A
parancsgomb hatására a Web of Science - ről letöltött hivatkozások (citációk)
beszúrhatók az adatbázisba. A citációk letöltésének részletesebb leírása a 3. illetve a 7.2 fejezetekben található.
5.19. Citációk ellenőrzése A
parancsgomb megnyomásával a „Citációk karbantartása” űrlap jelenik meg a
képernyőn, melynek segítségével megtekinthetjük a közleményhez tartozó hivatkozásokat, módosíthatjuk az adatokat, vagy új hivatkozást írhatunk be.
5.20. Léptető gombok Az első, előző, következő és utolsó léptető gombok hatékony segítséget nyújtanak az adatbázis rekordjai közötti navigálásában. Első rekord Egérgombbal rákattintva, hatására az első bejegyzés (rekord) lesz az aktuális, ez látható az űrlapon. Ha az aktuális rekord az első (a rekordmutató 1-en áll), akkor ez a gomb zárolva van (kihalványul). Előző rekord Hatására az előző bejegyzésre lépünk vissza. Ez lesz az aktuális, ez látható az űrlapon. Ha az aktuális rekord az első (a rekordmutató 1-en áll), akkor ez a gomb zárolva van (kihalványul). 2006 / Ver 2.1
35
Következő rekord Egérgombbal rákattintva, hatására a következő bejegyzésre lépünk. Ez lesz az aktuális, ez látható az űrlapon. Ha az aktuális rekord az utolsó (a rekordmutató az utolsó rekordon áll – rekordmutató = összes rekord értékek), akkor ez a gomb zárolva van (kihalványul). Utolsó rekord Hatására az utolsó bejegyzésre lépünk. Ez lesz az aktuális, ez látható az űrlapon. Ha az aktuális rekord az utolsó (a rekordmutató az utolsó rekordon áll), akkor ez a gomb zárolva van (kihalványul).
5.21. Gyorskeresés Ez a nyomógomb az un. gyorskereső funkciót indítja el, amelynek segítségével egy adott mező vagy mezőrész szerint kereshetünk az adatbázisban. Mielőtt aktiválnánk a parancsgombot, az egérmutatóval kattintsunk arra a mezőre, amely szerint keresni szeretnénk. Ha például csak azon cikkek érdekelnek, amelyek címébe benne van a „cell” szó, akkor az egérmutatóval álljunk a cím mezőre, majd kattintsunk a
KERES
gombra és a „Keresett szöveg” mezőbe írjuk a „cell” szót.
24.ábra. A gyorskeresés űrlapja A „Következőre” gombra kattintva eredményként az aktuális rekord az adatbázis első olyan rekordja lesz, mely megfelel a megadott paramétereknek, amennyiben van ilyen. Ha nem a kívánt közleményt kaptuk eredményként, akkor a „Publikáció nyilvántartás” űrlap „Következő” gombjával tovább lépkedve, egyenként jelenek meg a rekordok, amelyek megfelelnek a keresési paramétereknek.
5.22. Kilépés A „Kilép” gombra kattintva léphetünk ki a programból. Egy figyelmeztető üzenet jelenik meg, mely rá kérdez, hogy valóban ki szeretnénk-e lépni a programból. 2006 / Ver 2.1
36
25.ábra. Figyelmeztető ablak a kilépés során
Az OK gombot választva a program kilép, a Cancel gombot szelektálva a „Publikációk nyilvántartása” főűrlap marad az aktív.
2006 / Ver 2.1
37
6.
Publikáció nyilvántartás eszközök menüpont
26.ábra. „Publikáció nyilvántartás eszközök” menü funkciói A „Publikáció nyilvántartás eszközök” lenyíló menüben hat funkció közül választhatunk.
6.1. Impakt faktor frissítése. Ezt a funkciót egy évben csak egyszer szükséges használni, amikor a Kenézy Könyvtár honlapján megjelenik a folyóiratok legújabb impakt faktorait tartalmazó excel fájl. A menüpontot aktiválva az „Impact faktor frissítése” űrlap nyílik meg, amely tartalmazza a frissítés menetének lépésenkénti részletes leírását és a szükséges nyomógombokat.
27.ábra. Impact faktor frissítése űrlap
2006 / Ver 2.1
38
6.2. Önhivatkozás ellenőrzése. Ezt a parancsgombot csak akkor kell futtatni, ha az adatbázisba kerülhettek olyan hivatkozások (citációk), amelyeknél nem történt meg az önhivatkozás ellenőrzése. Amikor a hivatkozásokat manuálisan, űrlapon keresztül írjuk be, ez előfordulhat. Amikor a hivatkozásokat a WebofScience honlapjáról importáljuk, akkor a program végrehajtja az ellenőrzést és megfelelően beállítja az un. „önhivatkozási” mezőt a citációk táblában. Az „Önhivatkozás ellenőrzése” az összes cikk összes citációját ellenőrzi, ezért ez a művelet elég időigényes (a cikkek és hivatkozások számától függően akár több perc is) lehet.
6.3. Cím nagy - kis betűre (mondatszerűvé) alakítása. A WebofScience adatbázisa az 1996 és az előtte levő évekre vonatkozó közlemények címét nagybetűvel rögzíti. Hogy egységes formátumot kapjunk a nyomtatandó listákban a címet át kell alakítanunk mondatszerű formára. Ehhez nyújt segítséget ez a funkció. A „Publikációk nyilvántartása” főűrlapon a kérdéses rekordon állva válasszuk ezt a funkciót. Hatására a cím mondatszerű formát kap. Figyeljünk azonban az olyan rövidítésekre, szavakra, kémiai képletekre, amelyek nagybetűvel írandók. Ezeket utólag vissza kell írnunk nagybetűsre. Mindig csak az aktuális rekord címét alakítja át a program. Tipp: A cím mezőből indítható lenyíló listát vizsgáljuk át, és ha olyan cikk címre bukkanunk, ahol csak nagybetűk vannak, akkor az egérmutatóval rákattintva ez kiválasztható lesz. Táblák karbantartása.
6.4. Táblák karbantartása. A „Táblák karbantartása” menünek további 3 almenüje van. •
Intézetek.
Ezt a parancsot választva, az „Intézetek tábla karbantartása„ űrlap jelenik meg, amely lehetőséget nyújt új intézet nevének felvételére az adatbázisba, vagy már meglévő adatainak módosítására, esetleg törlésére.
2006 / Ver 2.1
39
Az intézet neve mező jobb oldalán található nyílra egérgombbal kattintva, egy legördülő lista nyílik meg, mely megjeleníti az adatbázis összes intézet nevét ABC sorrendbe rendezve. Az egérmutatót mozgatva, vagy a lista jobb oldalán található görgetősáv segítségével, vagy a szöveg begépelésével párhuzamosan a beírt karakterekkel legtovább megegyezőig legördülő listából, a kívánt intézet nevére kattintva, eredményként a kiválasztott rekord lesz az aktuális. Az intézet kiválasztására akkor kerül sor, ha nem egy hanem több intézet publikációt szeretnénk nyilvántartani egy adatbázisban. Ebben az esetben mind a kézzel beírt, mind a Web os Science-ről letöltött publikációk esetében meg kell adnunk az intézet nevét, amelyhez hozzá szeretnénk rendelni a közleményt. Ez azért szükséges, mert a „Publikációs listáknál” paraméterként megadhatjuk hogy egy adott intézet vagy az egész adatbázis publikációiból készüljön majd a lista. Ha több intézet publikációi találhatók egy adatbázisban, akkor a listákon a publikációk az intézetek ABC sorrendje alapján is csoportosítva lesznek. •
Folyóiratok
A menüből ezt a parancsot választva, a folyóiratok adatai űrlap jelenik meg. Ennek az űrlapnak a használatát a „Publikációk nyilvántartása” űrlap használatánál (5. fejezet) már leírtuk. •
Szerzők.
Ez a parancs a „Szerzők adatainak karbantartása” űrlapot nyitja meg.
Ennek az űrlapnak a
használatát a „Publikációk nyilvántartása” űrlap használatánál (5. fejezet) már leírtuk. Megemlítjük továbbá, hogy a főűrlapon található „Szerzők” nyomógombra kattintva, majd a szerzők megjelenő menüje felett található „Szerzők adatainak karbantartása” ugyanezt űrlapot nyitja meg.
6.5. Felhasználói infó Ez a parancs egy olyan űrlapot nyit meg, amely információkat szolgál a felhasználónak a számítógép valamint a program néhány általános paraméteréről. 2006 / Ver 2.1
40
6.6. Sugó A menüből ezt a parancsot választva a „Publikáció nyilvántartás” leírása nyitható meg.
2006 / Ver 2.1
41
7.
Függelék
7.1. A Web Of Science adtabázis használata A „Publikációk nyilvántartása” főűrlapon a „Kapcsolat a Web of Science” parancsgombra kattintva, az EISZ honlapjára juthatunk, ahonnan a WebOfScience szolgáltatás már elérhető az egyetemi számítógépekről.
28.ábra. EISZ nyítóürlap – név és jelszó megadása
7.1.1. Jelszómegadás Amennyiben még nincs felhasználói jelszava, a "Regisztráció" elemre kattintva lehet eljutni a regisztrációs oldalra, ahol adataink megadása és a felhasználási feltételek elfogadása után a rendszer automatikusan generál egy jelszót és elküldi a regisztrálásnál megadott e-mail címre. Ezt követően mindig ezt a felhasználói nevet használhatjuk. Amennyiben már van felhasználói név és jelszó, az OK gomb megnyomásával tovább lehet lépni a szolgáltatások oldalára. Az EISZ elektronikus információszolgáltatás több különböző adatbázist kínál fel használatra, a felkínált adatbázisok közül válasszuk a Web of Science-t (29.ábra).
2006 / Ver 2.1
42
29.ábra. Adatbázis kiválasztás A feliratra egérgombbal kattintva a Web Of Science (WoS) alap keresési opciókat tartalmazó lapra jutunk.
30.ábra. A Web of Science alapbeállítási lapja
2006 / Ver 2.1
43
7.1.2. Keresési alapopciók kiválasztása Ezen a lapon (30.oldal) lehet kiválasztani, hogy a forráscikkeket vagy az citációkat akarunk keresni. A cikkek letöltéséhez válasszuk a „GENERAL SEARCH” opciót, amivel a konkrét kereső ablakhoz juthatunk.
31.ábra. ISI WoS „General search” kereső ablak Megjegyzés: Első belépéskor a 30. ábra alján is jól látható „Social Science Citation Index” és az „Arts & Humanities Citation Index” opciókat kapcsoljuk ki a gyorsabb keresés érdekében. Ha ezt a későbbiekben is meg akarjuk tartani, akkor elmenthetjük a következő módon: válasszuk a „sign in” funkciót, majd az előugró űrlapon adjuk meg felhasználó nevünket és jelszavunkat, majd kattintsunk a „Save as my default” opcióra. Minden további beállított opció (pl a keresés alapjául beállított évek) hasonló képpen alapértelmezésnek elmenthető.
2006 / Ver 2.1
44
7.1.3. Keresési paraméterek megadása Az „Author” mezőbe írjuk be a szerző vezetéknevét (az ékezetek elhagyásával), egy szóköz leütése után a keresztnév kezdő betűjét, majd kattintsunk a
SEARCH
gombra. Eredményként a
következő lapon megjelennek azon a megfelelő cikkek. A keresést szűkíthetjük az „ADDRESS” mező részleges kitöltésével (megadhatjuk az intézet nevét, városnevet ahol az adott szerző dolgozik, stb.). Amennyiben ismerjük a letöltendő cikk címét (vagy szavakat a címből) a TOPIC mezőbe begépelve, majd a TITLE ONLY KIJELŐLVE azt érjük el, hogy csak azon cikkek jelennek meg, amelyek címében megtalálható a megadott szöveg.
32.ábra. WoS – megjelőlt rekordok listába választása
7.1.4. Cikkek kiválasztása szöveges fájl exporthoz A keresési feltételekkel előállított listából a jelölő négyzetek segítségével (a cikkek bal oldalon található kis négyzet) kiválaszthatunk néhányat a cikkek közül, vagy az „ALL PAGE”
RECORDS ON THIS
kijelölésével az összes ezen az oldalon található cikk kerül kiválasztásra (jobb oldali
2006 / Ver 2.1
45
területen található, 32. ábra). Tíznél több cikk esetén érdemes a „Records – to” opciókat használni, beírva a szükséges cikkek kezdő és végsorszámát. Az alatta levő legördíthető listából, válaszuk a FULL RECORD- ot. Nagyon fontos, hogy ez legyen kiválasztva, ellenkező esetben a letöltött fájl nem lesz megfelelő formátumú, így a a „Publikáció nyilvántartásba” a beillesztés eredménytelen lesz. Ezt követően kattintsunk a „save” gombra. Hatására a következő a 33.ábrán látható űrlap jelenik meg. A „Select a data format for the saved file” alapértelmezett fájl formátuma a „Filed Tagged” (plain text) ami megfelelő, ezért válasszuk a CONTINUE nyomógombot.
33.ábra. ISI Web of Science A következő űrlapon (34. ábra) a Save nyomógombot válasszuk, melynek hatására megjelenik az ábrán is látható „Message box”. A felajánlott lehetőségek közül válasszuk a „SAVE” gombot, mellyel tetszőleges névvel egy meghatározott könyvtárba menthetjük a cikkeket tartalmazó szöveges fájlt.
2006 / Ver 2.1
46
34.ábra. WoS – szöveges fájl mentése
7.2. Citácik letöltése a Web of Science honlapjáról A hivatkozások letöltéséhez válasszuk a 30. ábrán látható „CITED REFERENCE SEARCH” opciót.
35.ábra. WoS – Cited Reference Search Ezt a feltételt szelektálva a következő űrlapot kapjuk eredményként, ahová annak a cikknek az adatait kell beírnunk keresési feltételként, amelyre vonatkozó citációkat akarjuk összegyűjteni. 2006 / Ver 2.1
47
36.ábra. Web of Science – Cited Reference Search – Keresési paraméterek megadása
Az „Author” mezőbe írjuk be a szerző vezetéknevét, egy szóköz leütése után a keresztneve kezdő betűjét. A keresést szűkíthetjük a Cited Year(s) mező kitöltésével, ahol kérhetjük a szerző egy bizonyos évben megjelent publikációira a hivatkozást, vagy egy adott idő intervallumra (adott évtől - ig). A
SEARCH
gombra kattintva eredményként megkapjuk a szerző azon cikkeinek listáját,
amelyekre legalább egy hivatkozás van (37. ábra). Kék színnel jelölik azokat a hivatkozásokat, amelyek letölthetőek, a fekete színnel jelölt hivatkozások nem letölthetők.
2006 / Ver 2.1
48
37.ábra. Web of Science – Cited Reference Search – Találatok A
TIMES CITED
oszlopban megjelenő szám a cikkre kapott összes hivatkozások számát jelenti.
Kattintsunk a „VIEW
RECORD”
-ra (utolsó oszlop) a megegyező cikknél. Ennek hatására egy űrlap
jelenik meg a hivatkozó cikkek pontos adataival: cím; az összes szerző; a folyóirat neve, stb. (46. ábra).
2006 / Ver 2.1
49
46.ábra. Web of Science – Cited reference
Kattintsunk a „TIMES
CITED"
feliratra (46. ábra) és ennek hatására megkapjuk azon cikkek
listáját, amelyek hivatkoztak a kiindulási cikkre. Ez a lista már ugyanolyan formátumú űrlapon van, mint a cikkek letöltésekor kapott lista (32. ábra), így a letöltéshez szükséges lépések is megegyeznek az ott elmondottakkal.
2006 / Ver 2.1
50
